第一篇：辦公室職能

一院學生期團總支學生會辦公室職能

辦公室作為團總支學生會的一個部門，處于承上啟下的地位，是連接老師和同學、主席和各部成員的橋梁，是協調各有關部門關系的紐帶，同時也是保證學生會工作正常運轉的中樞。

一、辦公室基本職能

辦公室需要對上級任務指示做到上情下達，協助各部門、年段班級之間學生工作正常開展，協助主席團做好學生會干部考核工作,收取并保管好學生會各部門活動材料,處理好各年段學生組織的聯系和信息交流等?；韭毮芫唧w如下：、1、辦公室履行協調職能，做好縱向協調、橫向協調和內部協調。

2、負責制定并修改學生會的各項規章制度，協助期辦老師和學生會主席開展各 項工作。

3、以學生會的名義發布通知和公告，組織安排學生會的相關會議并負責安排人員做好會議記錄。

4、負責學生會各部門組織活動相關材料的收取、整理、核實、歸檔工作。

5、起到監督職能，對于一院學生期所主辦或承辦的各項活動人員參與情況、人員調配情況、獲獎情況及證書頒布情況起到監督和記錄職能。

6、本著公平公正公開的原則，定期對學生會各部門工作進行考核評比，并提出建議和意見。

7、負責學生會人事管理相關事宜，做好部門內部、各部門之間人員調動協調工作，制定好相關證明后交由期辦老師簽字同意后方可實行，并及時做好記錄。

8、利用相關材料和證明協助期辦老師和主席團做好學年末綜測評定工作，并及時發布維護同學們的權益。

二、辦公室特殊職能

作為中國醫科大學的一部分，同時也作為相對獨立的單位，一院學生期有必要建立一個屬于自己的網站，從而整合有利于一院學生的各種信息和資源，方便學生老師甚至社會各界人士查詢瀏覽下載重要資源。一院學生期網站實現條件及功能：

1、要建立一個實現各種功能的平臺就必須擁有自己的服務器，同時擁有一個具有高素質高技能的團體，為這樣一個平臺的建設和功能實現服務。

2、網站的建成可以方便同學，做到消息的及時發布，視頻圖片的及時上傳，相關材料的上傳瀏覽和下載。

3、網上填寫個人信息、網上報名、網上反饋等功能的實現將大大減少期辦老師、團總支學生會、班委會成員工作量，同時提高工作效率。

4、使網站成為一個交流的平臺，師生交流、同學間交流甚至使一些企業和同學之間的交流，同時實現微博、人人、QQ賬號登陸及微信消息同步推送等。

一院學生期團總支學生會辦公室

2013年9月15日

第二篇：辦公室職能

辦 公 室 職 責

一、負責組織董事長辦公會、行長辦公會、每周碰頭會和其它全行綜合性會議。

二、負責公文處理和運轉。

三、負責起草行主要領導的講話。

四、負責文書檔案管理。

五、負責總行整體對外宣傳工作。

六、牽頭組織有關部室做好保密工作。

七、負責全行信息工作

八、負責行報編輯、發行工作。

九、負責對外接待工作。

十、負責公車管理。

十一、負責行政公章管理。

十二、牽頭組織有關部室做好網站管理工作。

十三、牽頭組織有關部門做好輿情監測和處置工作。

十四、負責綜合協調和督辦工作。

十五、負責食堂管理。

十六、負責圖書室、閱覽室。

十七、負責南樓客房、健身活動室的管理。

十八、行主要領導交辦的其它工作。

十九、負責重要活動的照相、錄像及資料保管。

第三篇：系學生會辦公室職能

系學生會辦公室職能

院學生會辦公室擔負著學生會各部門協調、溝通的重要角色。作為學生會的樞紐部門，它是維持學生會正常運轉，加強完善學生會內部建設的學生群眾性組織，是在學生會領導下與其他部門密不可分的一部分。

作為系學生會中樞部門，我們發揚“嚴謹 勤奮 踏實 謙遜”的工作作風，肩負著完善會內部門建制，協助老師及各部門做好整個學生會的銜接，保障各部門工作的順利。承擔學生會及辦公室各類檔案的建立和管理工作及學生會的物資。同時，負責各種文件、公告、通知的發布與統計，收取學生會各部門的計劃與總結并完成學生會各部的綜合統計工作以及學期工作總結匯總。

如果說其他部門有如一顆明亮的珍珠，那么辦公室就是將珍珠串連起來的絲線。在我們的努力下，各部門凝聚在一起，閃現出璀璨的光彩。我們將以自信、執著與熱情為學生會增添更為絢美的星芒。

第四篇：辦公室職能職責（推薦）

辦公室職責

一、負責全局行政管理和日常事務，協助領導搞好各部門之間的綜合協調，加強對各項工作的督促和檢查，建立并完善各項規章制度，促進局各項工作的規范化管理。

二、負責全局性公文的擬稿、打印、發放、呈報及信息收集和宣傳報道工作，溝通內外聯系，保證上情下達和下情上報。

三、負責局來往文電的處理、報刊雜志的收發和文書檔案的管理與印章管理工作，負責對會議、文件決定的事項進行催辦、查辦和落實。

四、負責車輛調配、維修、保養，購置、管理辦公用品等公物，做好后勤保障服務、相關會議的綜合協調和服務接待工作。

五、完成領導交辦的其他工作。

辦公室主任崗位職責

一、主持辦公室全面工作，擬定辦公室工作計劃，統籌安排辦公室各項工作。

二、主持草擬全局性工作計劃、工作總結等公文。

三、協助局級領導做好行政工作安排、各種會議安排、檢查局級會議決議辦理情況。

四、負責局級會議記錄和會議紀要的整理及審核局重要文件。

五、協助局長了解有關全局性的情況和問題，組織處理亟待解決的重大問題和工作。

六、根據局長指示，協助局領導檢查和協調行政各股室工作。

七、了解外單位管理經驗，做好情況通報和信息交流工作。

八、對上級單位和外單位重要函件，提出處理意見。

九、負責審批辦公室經費預算，經費支出，經費報銷。

十、組織處理領導交辦的其它工作。

辦公室副主任崗位職責

一、全面協助主任工作，參加起草局行政工作計劃、總結、通知及其它公文。

二、分管相關辦公室工作。

三、協助主任做好上報公文文稿的審核工作，負責局內公文文稿的審批和打印工作。

四、負責有關會議決議的政務事項的督查、督辦工作。

五、負責會同有關部門組織安排全局性大會和大型活動。

六、協助主任做好辦公室人員思想政治工作，加強作風建設，增強服務意識，提高工作質量。

七、負責辦公室人員考核工作。

八、完成領導交辦的其他工作。

辦公室一般人員工作職責

一、接聽、轉接電話；來訪客人通報及接待。

二、負責公文、信件、郵件、傳真、報刊雜志的收發、打印、分送。

三、做好辦公室檔案收集、歸檔、保管、整理工作。

四、負責辦公室倉庫的保管、清點工作，做好物品出入庫的登記。

五、按照印鑒管理規定，保管使用公章，并對其負責。

六、做好辦公室費用支出、流水帳登記，并做統計及賬目的收納、保管。

七、管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節儉。

八、接受其他臨時工作。

第五篇：最新最全辦公室職能

最新最全辦 公 室

辦公室是一個組織 直接為領導和中心工作服務、承上啟下、協調左右的綜合辦事機構。辦公室參與政務、協調事務、做好服務，是單位運轉的樞紐，是對內、對外的窗口。在不同類型的組織中，在都設有辦公室這一機構。性質不同、規模不等的組織，辦公室的工作內容略有不同，下設機構也有一些差異。但一般來說，辦公室大都具有辦文、辦會、辦事、溝通協調等幾個方面職能。

辦公室是從屬于組織決策層并為其提供必要的輔助服務的部門，它圍繞單位的中心工作，向領導提出決策建議并督促決策的落實，是決策層的延伸。

一、辦公室工作的主要內容

隨著組織所處的時期和擔負中心任務的不同，辦公室的工作內容也有變化，但其常規工作可以概括為以下幾個方面。

1、辦文工作

辦文工作主要是圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體分三項事務：

（1）文字工作，主要指文書、信函、稿件等的撰寫，包括領導需要的各種文字材料的準備和起草。

（2）文書處理和檔案工作，主要指文件辦理方面的工作，如文書的打印、制作、收發、運轉、傳遞，機要文件的傳遞、立卷、歸檔、保存等工作。

（3）電子文件的撰寫、傳輸、管理、歸檔等方面的工作，如電子郵件的發送、電子文件數據庫的建立、管理與檢索等。

2、辦會工作

辦會工作指對各類會議的籌備、組織、服務、管理等工作，包括會前的籌劃和準備、會中的組織和服務、會后的善后和落實。

3、辦事工作

辦事工作大體分為信息工作、技術工作、日常行政事務

工作、臨時交辦工作四大項。

（1）信息工作，廣義上說，黨政機關的政策研究、公司企業的市場預測分析和調查、領導決策前的調查研究與情況綜合、情報動態的每日分析整理、組織內簡報的編發等，都是信息工作，收集資料摘要、編寫大事記、組織史志編寫、編制各種范圍的聯絡手冊、收集保管名片等，也是信息工作。

（2）技術工作，主要指機要工作、現代辦公設備設施的使用維護工作。機要工作指組織內機密文件的保管、傳遞、以及單位內保密事務、保衛工作的安排、檢查、落實。計算機安全工作主要指計算機信息安全工作，如防黑客襲擊、防計算機病毒、信息安全教育等現代辦公設備設施的使用和維護主要指多媒體會議設備、數碼攝錄像設備、現代辦公環境的主控室設備的操作和日常維護等。

（3）日常和行政事務工作，主要指值班、接待、印章管理、環境管理、車輛管理、財務管理、后勤管理、對外聯絡、安排領導活動等。

安排領導活動是一項復雜、細致而又很具體的工作，指為領導的個體和群體安排的各種活動，包括各種會議、外出參觀考察、調查研究、檢查指導工作、外事工作等。辦公室在安排領導活動時，要在滿足工作需要的前提下盡量從簡，減少領導不必要的社會性應酬活動，保證領導有足夠的時間，集中精力抓好大事，搞好調查研究。

督查是辦公室一項重要工作，督查是指辦公室圍繞單位的中心工作、重要決策和領導的重要批示，對負責承辦的部門和責任人員進行督促和檢查，協助做好必要的溝通工作，以保證承辦事項按時落實。

在黨政機關還專門設立信訪辦公室，負責辦理群眾來信，接待群眾來訪及相關事項，同時也負責對報刊上的批評、建議的處理工作。其他組織一般不設立信訪室，類似工作由值班秘書接待辦理。在不設公關部的公司企業，辦公室還承擔公關事務。

（4）臨時交辦工作，在日常工作中，領導經常有事臨時事項交由辦公室去具體承辦落實。

辦公室工作綜合性很強，既涉及政治方面，也涉及經濟、文化方面，還可能涉及法律、法規等，需進行各方面的協調。在具體業務中，如承辦文電，不論是上報還是下發，往往涉及幾個部門會簽或辦理，需要辦公室一一溝通、協商并組織落實。由此可以看出，辦公室工作人員必須有寬泛的知識背景、較強的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風。

二、辦公室工作的特點

辦公室所擔負工作的性質決定了它具有輔助性、事務性、綜合性、中樞性、機要性等特點。

1、輔助性

辦公室是為領導及整個組織提供輔助支持、服務的部門，輔助首先必須服從于領導，在工作中體現領導的意志，不可超越自己的管理權限，違背組織方針自行其是。辦公室工作的輔助性主要體現在兩方面：第一，全力支持組織的各項工作。這是指辦公室輔助領導對組織的各項工作進行溝通、協調和督促檢查，必要時要調動所掌握的信息人力及物力，協助有關人員及部門完成工作。第二，就是以協助者的角色完成各項工作。辦公室是協助領導層工作的機構，除領導授權外，一般它對各職能機構和各項工作的管理沒有直接的指揮和監督權力，只承擔協調和服務等輔助性管理工作，以協助者的角色推進領導決策的落實，不能擅作決定，自作主張。

2、事務性

辦公室工作的事務性表現在辦公室工作的方方面面。值班、接待、公文運轉、后勤服務等，很多都是非常具體、瑣碎的事務。有人認為辦公室整天為別人忙，工作價值不高，但事實并非如此。首先，這些工作是維系組織正常運轉的重要組成部分，需要有專門的部門或人員去完成，而組織分工恰恰是將這樣的職能和使命賦予了辦公室。其次，這些工作平常似乎不引人注意，但卻是基礎性的工作，其價值會通過領導及其他管理人員的工作折射出來。

3、綜合性

辦公室工作以單位中心工作和主要領導為服務重點，為領導的工作提供全方位的支持，因此，領導的工作目標就是辦公室的工作目標，領導的工作重點就是辦公室的工作重

點。領導的工作是綜合性、全局性的工作，所以辦公室的工作必然是綜合性、全局性的工作。辦公室具有綜合協調職能。涉及單位全局的工作，往往由辦公室牽頭，協調組織內各部門完成任務。辦公室的業務可能涉及組織內各個部門、各位工作人員，起組織、綜合協調、督促檢查等作用。

4、中樞性

辦公室不同于其他職能部門，它附屬于管理層，作為領導的助手，是領導的延伸，為整個組織活動輸送信息，溝通協調，組織聯絡，處理組織活動所產生的內部事務；如果沒有這些工作，組織將無法正常運轉。它是聯系上下、溝通左右的橋梁，是組織同外界各方面聯絡的窗口，因此它是組織中名副其實的中樞機構。

5、機要性

辦公室在工作過程中，由于離領導層較近，得知的組織消息更多更早，如有關政策的修改和人員的任免等，這些信息具有一定的機要性，并且不適宜在更大的范圍內和更早的時間為一般人員所知曉，這就需要辦公室人員在履行職能的過程中具有一定的保密意識。

三、辦公室的作用

辦公室的作用是指辦公室通過其職能發揮在組織運轉中所起的作用，包括以下四個方面。

1、參謀與助手作用

辦公室的參謀與助手作用主要表現在輔助領導決策上。辦公室必須準確理解上級精神，了解和掌握本單位的實際情況，對各方面信息進行處理，為領導決策提供真實可靠的依據。辦公室的參謀與助手職能還表現在決策的貫徹執行上。決策已定，辦公室必須加強督促和檢查，注意搜集各種反饋信息，供領導檢驗決策、調整、修正決策。

2、樞紐與心臟作用

如果把一個組織比作鐵路部門，那么辦公室就好比列車的編組站；如果把組織比作一個人，那么辦公室就是連接大小動、靜脈血管的心臟。一個組織就是一個系統，它既存在和服從予更大的系統，又有自己相對獨立又相互聯系的子系統，這樣就構成了一個整體。而具體體現這個整體中領導

與被領導關系的，實現系統中諸因素相互聯系的，就是辦公室。它承上啟下、溝通左右、聯絡八方，對于一個組織來說，須臾不可少。

3、協調與溝通作用

一個組織內步調一致、協同前進，才能勝利完成工作任務。要做到這一點，必須不斷加強組織內、外部聯系，互通信息，相互理解，求得支持，統一步伐。辦公室要協調單位和主級領導部門以及沒有隸屬關系部門的關系，協調辦公室與其他部門的關系，協調本單位與下級領導機關的關系，協調辦公室內部的關系。它還要協調領導與領導的關系，領導與群眾的關系，組織內部其他部門之間的關系。通過協調，理順關節，溝通上下左右，消除隔閡，統一認識，求得和諧。

4、形象與管家作用

辦公室是組織對外形象展示的窗口，組織的精神風貌、政策水平、工作作風、辦事效率都可以通過這個窗口反映出來。辦公室還是個管家，它肩負多種任務，吃、喝、用、住、行、資產管理等無所不包；一些突擊性、臨時性的工作均由辦公室這個管家受理，其他專業部門職責范圍之外的事項往往也通過辦公室來協調、落實。

辦公室的窗口和管家職能還有更深一層的含義，那就是辦公室的把關作用：辦公室要把好文字關，提高公文質量，削低“文山”；辦公室要把好財物關，厲行節約，反對浪費，用較少的投入換來較多的產出；辦公室要把好會議關，加強會議的審查，不該開的會堅決不開，能合并的會合并開，能開電話會的就不見面開，以提高工作效率；辦公室還把好信息關，要對各方面信息進行精選、提煉、加工，為領導決策提供全面、真實、高質量的信息。

四、辦公室人員的職業素質

“參與政務、協調事務、做好服務”的角色定位，決定了辦公室工作的重要性，也決定了辦公室工作人員必須具備的職業道德素養。我國早在封建社會就已經出現了輔佐各級官員辦公的幕友、師爺的他們可以被看作是秘書的前身，其素質備受人們重視。曾有人將對幕友、師爺的素質要求歸納為“十不”：一筆好字不錯；二等才情不露；三斤酒量不

吐；四季衣服不當；五子圍棋不悔；六出昆劇不推；七字歪詩不遲；人張馬吊不查；九品頭銜不選；十分和氣不俗。從這里不難看出做個稱職的幕友、師爺，既要有寫一筆好字、才思敏捷、記憶力強這樣的技能，也要兼具琴棋書畫多方面的藝術修養，還要做謙謙君子，有不慕功名、甘居人后的人品。其中不少內容在今天依然適用。

今天對辦公室人員的職業素質要求主要體現在職業道德、職業意識、職業能為三方面。

1、辦公室人員的職業道德

所謂職業道德，是指擔負不同社會責任和服務的人員應當遵循的道德準則。它通過人們的信念、習慣和社會輿論而起作用，成為人們評判是非、辨別好壞的標準和尺度，從而促使人們不斷增強職業道德觀念，不斷提高服務水平。辦公室工作人員的職業道德素養，主要有以下八個方面：

（1）良好的品格

品格是指人對現實的穩固態度及其習慣化的行為方式，主要表現為：

①對現實的態度，是一個人的基本道德品質，是個人品格中的核心內容。如愛集體、愛勞動；敬業愛崗、或者自私、孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等。

②情緒特征，主要指情感方面的強弱、持續時間的長短等。

③意志特征，如行為目標是否明確堅定，行為的自控水平，遇事鎮定果斷與否等。

④理智特征，是在想象事物的過程中表現為理想主義還是現實主義、在感知事物的過程中是主動觀察還是被動感知。一個人的品格對工作和生活影響很大。辦公室人員應當具備良好的品格嚴格要求自己，克服不良習慣，主動適應工作環境來開展工作。

（2）忠于職守

忠于職守是指辦公室工作人員忠于辦公室這個特定的崗位、職責。大而言之是忠于黨、國家和人民利益；小而言之，是指忠于本單位的利益，這兩者從根本上說是統一的。辦公室工作人員忠于職守表現在能及時發現工作中的問題，敢于諍諫，表現在對工作認真負責，及時請示、匯報手檢查、總結，嚴格執行領導的指示，反映信息及時、準確。忠于職守還意味著恪守本分，甘當助手、配角，甘當無名英雄，不越權或濫用職權。

（3）公道正派

辦公室工作人員只有公道正派才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。

辦公室工作人員經常接觸領導，與領導熟悉、關系密切。這種情況下尤其要注意自重自強，不能將為領導服務理解為主仆關系而獻媚領導、阿訣奉承、溜須拍馬。對待來賓，不管是上級領導，還是基層群眾，不論其資歷高低職務大小，都要一視同仁、平等相待。切忌因人而異，親疏有別。更不能看來頭辦事情，隨風轉。

（4）嚴守機密

辦公室工作人員在領導身邊的機會多，接觸的內部文件多，參加重要會議多，接觸機密多,重慶特色禮品。要嚴格執行國家有關保密規定，嚴守黨和國家的機密，不在任何場合向任何人炫耀和泄露，以免給黨和國家造成損失。要做到不該說的機密絕對不說；不該知道的機密不要打聽；私人通信、電話不得涉及黨和國家的機密；不得在不利于保密的場合談論機密；私人筆記本不能記黨和國家機密；接人互聯網的電腦不能存儲機密；未經領導批準，不得隨身攜帶機密文件。

（5）講求效率

辦公室工作人員一定要注重工作效率，在日常工作中，當場可以辦理的事，就不要說“研究研究”；當日可以處理完的，就不要推到明天；急事要馬上落實。“雷厲風行”應該是辦公室工作人員的工作原則和應有作風。

（6）恪守信用

辦公室工作嚴謹繽密、責任重大。辦公室工作人員在工作交往中應恪守信用。包括約定會晤、安排會議、組織聯絡、收發函件、傳遞文件都要準時；接受任務如不能按期完成，必須及時匯報，不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括決不輕易允諾別人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允諾就應該盡一切力量去辦到。

(7)善于合作

辦公室工作人員工作頭緒多、涉及面廣，往往環環相扣，非單槍匹馬所注完成。辦公室工作人員要善于同他人密切配合，步調一致，才能順利完成任務。善于合作既要求對同事尊重和理解，也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任。

（8）文明禮貌

辦公室工作人員待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。具體可概括為職業道德十規則，即禮貌而不居高臨下,重慶工藝禮品公司；誠實而不弄虛作假；參謀而不越權行事；謙虛而不傲上凌下；謹慎而不唯唯諾諾；公正而不見風使舵；敬業而不妄自尊大；敬重而不阿訣奉承；慎言而不談論是非；本分而不炫耀示人。

2、辦公室人員的職業意識

職業意識是指在職業選擇與定向過程中，對未來或已經從事的職業的認識、評價及自己相應的情感態度等心理成分的綜合，它是職業道德、職業操守和職業行為等職業要素的總和。作為在領導身邊工作的辦公室人員，應具備的職業意識主要是幕后意識、信息意識、多能意識、時間意識、合作意識和保密意識。

（1）幕后意識

幕后意識是指辦公室人員應認識到辦公室工作的輔助性、服務性，其工作成績一般不會獨立完整地顯示出來，而是附著于單位整體工作成績或領導的有效決策及以后的貫徹之中。在鮮花和榮譽面前，要擺正自己的位置，甘當幕后英雄，不奪領導風采，維護領導形象。

（2）保密意識

辦公室人員在領導身邊工作，了解本單位人事、財務或政策等方面的信息要比其他人多一些、早一些，如果辦公室人員保密意識不強，在一些敏感信息還沒有公布于眾之前提前泄露出去，會使領導處于被動地位，不利于工作的開展。辦公室人員要嚴格遵守有關保密規定，做好文件保密、會議保密、通信保密、辦公自動化設備保密。

（3）時間意識

辦公室工作瑣碎繁雜，辦公室人員不僅要做好辦公室日常事務性王作，還要接待來訪賓客，為領導交辦的臨時性工作奔波。辦公室人員要有很強的時間觀念，對工作有統籌計劃和安排，今日事今日畢，不能養成拖拉的習慣，提高工作效率。

（4）合作意識

辦公室是一個組織或部門的樞紐和心臟,重慶會議筆記本，它擔負著上傳下達、內外聯系、溝通協調的任務，和方方面面發生著這樣那樣工作上的聯系。辦公室人員必須具備良好的協作必態和合作精神，能幫助別人的事就不推諉，需要別人幫助或配合時應誠懇禮貌，只有這樣，才能贏得別人的尊重、體諒與配合。

（5）信息意識

隨著互聯網的日益發展和滲透，辦公室人員收集、篩選和利用信息的能力從一個側面來說，可以反映他們工作效率的高低，證明他們工作能力的強弱。要履行好“參政議政、輔助決策”的職能，就要熟悉各種信息獲取方法，了解和掌握工作各方面的相關信息。

（6）多能意識

現代社會對辦公室工作人員的要求是多方面和全方位的：不僅要具備基本的辦文、辦會和辦事能力，還要能夠充當領導的參謀或“外腦”，輔助領導決策，并有較強的溝通協調能力和組織策劃能力等。

3、公室人員的職業能力

辦公室人員應具備的職業能力主要可從知識結構、辦公能力兩個方面來概括。

（1）知識結構

辦公室工作綜合性強，接觸面廣，辦公室工作人員必須具有廣搏的知識與合理的知識結構，才能視野開闊，工作游刃有余。

①基礎知識。主要包括科學文化知識、基本政治理論、政策法規基礎、計算機和網絡基礎知識四大部分。有了科學文化基礎知識，才能談得上學習和掌握其他的知識；只有掌握了正確的世界觀和方法論，才能在工作中表現出堅定正確的政治方向和較高的理論水平；了解黨的現行路線、方針運政策，國家憲法和法律，各種行政法規和部門的規章制度，才能準確理解、執行上級意圖，依法辦事；熟悉、熟練運用計算機網絡知識，才能夠適應現代辦公自動化的要求，提高工作效率。

②專業知識。專業知識是辦公室人員知識結構的核心內容，主要有工作背景知識、辦公室工作專業知識和相關知識三部分。

工作背景知識。辦公室工作人員在哪一行業工作，就應學會哪一行業的專業知識。如在政府機關工作的就必須有行政管理知識；在醫藥部門工作的要有醫藥衛生知識；在農業部門工作的，就要有農業科學知識；在學校和文化團體工作，則要具有教育學、文化學等方面的知識等。

辦公室工作專業知識。包括秘書學、文書學、應用寫作、檔案管理、辦公設備使用與維護、行政管理學、領導學、信息學、信訪學、調研學、速記學等。

相關知識。相關知識是指與專業知識密切相關而又有區別的知識，學習這些知識對于提高辦公室人員的工作效率和水平，具有重要的意義。主要有：方法論知識、如系統論、信息論、控制論等；心理學知識、包括普通心理學、領導心理學、管理心理學、社會心理學、秘書心理學等；社交知識、包括人際關系學、公共關系學、禮儀學等；財務會計知識，包括會計學、財務報表等；其他科學知識，主要是行為學、預測學、咨詢學、倫理學、編輯學、傳播學、文學藝術等。

（2）辦公能力要求

作為辦公室的主要人員，主要應具備以下一些能力：

①良好的寫作能力。寫作能力是辦公室工作人員的基本功。辦公室需要經常撰寫各種文稿，很多單位招聘秘書的要求之一就是會寫文稿及進行文件處理二秘書在起草文件時應突出重點，觀點鮮明，邏輯、層次清晰；公文處理要快速及時，避免出現起草文件事無巨細，輕重不分，詞不達意的情況。這就要求每個工作人員不僅應具備一般的寫作能力和寫作技巧，而且應熟知各種應用文體的寫作。

②口頭表達能力。口頭表達能力就是如何運用口頭語言

表達思維的能力。辦公室工作人員雖然很少去演說，但卻要經常說話：上傳下達要說話，匯報情況要說話，接待來訪要說話，打電話要說話。說話機會如此之多，就須講究說話藝術，一要清楚明白，二要注意分寸，三要生動活潑，四要反應敏捷。

③辦事能力。能辦事是辦公室人員的優勢所在，這主要表現在善于協調各種關系上：一是與領導關系的協調。辦公室人員要熟悉和了解領導的性格、習慣、工作方法，自覺地站在領導的立場去思考和處理問題。辦公室人員辦事，不能超越領導的授權范圍，更不能違背領導的意圖。二是領導與群眾關系的協調。辦公室人員是溝通領導與群眾聯系的橋梁，協調領導與群眾的關系是辦公室職責所在。三是職能部門之間的協調。辦公室人員應及時地向各個部門傳達領導意見，協調好各職能部門工作。此外，在某些場合辦公室要代表單位進行內外關系協調，這要求辦公室人員要有公關意識，善于樹立良好的組織形象。

④熟練使用現代信息技術的能力。隨著以計算機和網絡技術為代表的現代辦公設備大量進入辦公室，辦公室工作人員的思維方式、行為方式（主要是工作、學習方式）和自身素質首當其沖地受到現代信息技術和網絡技術的沖擊和挑戰，這突出表現在信息技術所帶來的閱讀方式、寫作方式、通訊方式和信息查找等方面的重大變革上和辦公現代化設備的充分運用上。所有這一切變化，都要求我們辦公室人員必須具備熟練使用現代信息技術的能力。

⑤敏銳的分析判斷能力。辦公室人員作為領導的參謀和助手，還需要有敏銳的思維和善于發現問題的能力，靈敏的信息嗅覺和較強的洞察、判斷能力。主要善于綜合分析，善于在錯綜復雜的情況下抓住問題的關鍵，并為領導找出解決矛盾、問題的途徑。

⑥社交能力。辦公室工作人員在日常工作中要接觸許多人，應付許多交往活動，待人接物是辦公室工作的重要組成部分。因此，辦公室工作人員需要了解人際交往的特點，克服人際交往的心理障礙，掌握人際交往的原則和方法,饋贈禮品。這樣，才能處理好同各個方面的關系，建立起和諧融洽的工作環境。

另外，辦公室工作人員還應該具備良好的心理素質，較強的學習能力、調研能力等。

五、辦公室人員應該具備的工作作風

辦公室人員的作風，關系到辦公室工作乃至本單位的工作質量、辦事效率、精神面貌和總體形象，辦公室人員只有不斷加強自身的作風修養，才能在參與政務、管理事務飛搞好服務的過程中，更好地體現團結、勤奮、廉潔、高效、務實、創新的精神，把辦公室各項工作做好。辦公室人員作風修養是多方面的，包括思想作風修養、工作作風修養、生活作風修養等。可以用以下十個字概括：勤、深、實、謙、細、快、廉、嚴、穩、和。

勤：勤奮努力，勤勤懇懇。在日常工作中做到手勤、腿勤、眼勤、嘴勤、腦子勤。

深：深入實際，深入群眾，領會上情，吃透下情。

實：求真務實，實是求是。不搞形式主義，不唯書，不唯上，只唯實。有喜報喜，有憂報憂，不說大話、空話、假話、套話。

謙：謙虛謹慎，謙恭謙讓。只有虛懷若谷，謙以待人，才能博聞廣收，搞好協調；只有謙虛謹慎，才能頭腦清醒，持之有度。對領導要謙恭尊重，不卑不亢，盡心服務，積極主動地當好參謀助手，不能不講分寸，喧兵奪主，越俎代庖，攬權越位。與同級或基層單位的同志打交道，要待人以禮，待人以誠，平等商量，以理服人，多向別人請教，切不要以自己在領導身邊工作而妄自尊大，更不能以領導自居，盛氣凌人，頤指氣使。

細：細致周到，一絲不茍。辦公室工作無小事，哪個環節有疏漏都會貽誤工作，造成損失。

快：節奏要快，雷厲風行。比如對突發事件的處理。

廉：廉潔奉公，廉政為民。嚴格遵守單位廉政建設各項規定。

嚴：嚴守紀律，嚴格要求。模范執行單位各項規定，對工作和個人作風都要嚴格要求。

穩：穩重沉著，穩妥可靠。辦公室工作千頭萬緒，既要

辦理瑣碎小事，又要處理大事、要事、爭事、難事，這就需要辦公室人員要做到心中有數，沉著冷靜，穩重妥帖，應付自如。越是急難新重的任務，越是遇到棘手問題，尤其是處置突發事件，越要分清輕重緩急，抓住主要矛盾，泰然處之，考慮周全，內緊外松，舉重若輕，穩扎穩打，妥善處理。切不可手忙腳亂，驚慌失措，毛毛躁躁，亂了陣腳，失去方寸。

和：團結協作，善與人和，這樣才能營造一個良好的工作氛圍。