集團檔案管理制度

集團檔案管理制度1

第一章 總則

第一條 為充分發揮x 城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規,結合 本公司實際,特制定本制度。

第二條 項目檔案是指公司開發房地產項目整個過程中形成的項目工程技術類檔案資料。主要由建設工程前期文件資料、施工技術文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監理資料、聲像資料等六個部分組成。

第三條 綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負責施工技術資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。

第四條 本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業公司遵照執行,參股項目公司、專業公司參照執行。

第二章 檔案的分類

第五條建設工程前期文件資料

(一)可行性研究資料

1、項目建議書及批復;

2、可行性研究報告及批復;

3、項目評估意見;

4、環境影響報告書(表);

5、設計任務書、計劃任務書;

6、選址意見書。

(二)基礎、設計、施工前準備資料

1、基礎資料

(1)工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;

(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物、測量定位及觀察記錄;

(3)水文、氣象、地震等其他設計基礎資料。

2、設計文件

(1)初步設計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設計說明書、工程概算、工藝設備初步設計;

(2)技術設計:建筑、結構、給排水、采暖、通風設備等圖樣,說明書、工程預算、計算書、材料表等;

(3)施工設計:施工圖、施工說明、設計計算書、施工預算;

(4)經過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。

3、施工準備資料

(1)征用土地批準文件及紅線圖;

(2)拆迂文件、補償安置協議書;

(3)環保、衛生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;

(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應協議書;

(5)建設工程規劃(規劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

(6)工程項目參加單位(設計、勘察、施工、監理單位)工程項目材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協議、工程質量監督委托書等。

第六條 施工技術文件資料

(一)開工報告,停工、復工報告;

(二)施工組織設計、施工方案;

(三)圖紙會審紀要;

(四)工程技術、質量、安全措施交底;

(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;

(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;

(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

(八)基礎、主體中間驗收記錄,構件吊裝記錄;

(九)混凝土施工日記;

(十)技術復核記錄;

(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);

(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;

(十三)主要建筑安裝材料、設備出廠合格證、試驗報告;

(十四)構件合格證;

(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;

(十六)水、暖、電氣等設備工程檢查、試驗、運行調試記錄;

(十七)工程變更設計聯系單;

(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;

(十九)工程質量事故及處理材料;

(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

(二十一)單位工程竣工驗收記錄;

(二十二)單位工程質量綜合評定表;

(二十三)分項、分部工程質量評定表;

(二十四)竣工報告;

(二十五)交工驗收材料;

(二十六)設計、勘察、施工、監理工程質量合格鑒定資料;

(二十七)施工技術總結,工程監理總結,工程試運行記錄;

(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;

(二十九)工程質量監督報告;

(三十)工程質量保修書;

(三十一)工程決算、決算審計。

第七條 竣工圖文件

(一)建筑安裝工程

l、各類建筑、結構專業圖;

2、各類電氣專業圖;

3、電信專業圖;

4、煤氣專業圖;

5、各類給、排水工程專業圖;

6、供熱、冷專業圖;

7、有關消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

(二)地下管線工程

1、總平面圖;

2、縱斷面圖、橫斷面圖、結點詳圖;

3、構筑物結構圖;

4、各種管線特征點圖;

5、管網綜合圖。

第八條 竣工測量文件資料

(一)綜合性資料

1、竣工測量(地形、地下管線)技術資料;

2、竣工測量施測方案;

3、竣工測量技術總結及測量精度分析;,

4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。

(二)控制資料

1、管線控制,加密控制點的觀察手簿

2、光電測距記錄;

3、水準觀測手簿;

4、平面、立面求算值的計算書;

5、控制點分布略圖、成果表。

(三)地形測量資料

l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖;

2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。

第九條 建設(施工)監理資料

(一)由施工單位提供的施工組織設計(施工方案)報審表;

(二)監理規劃、監理細則;

(三)監理通知、不合格工程項目通知;

(四)工程延期、費用索賠審批表;

(五)工程部分暫停報告;

(六)工程移交證書。

第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環節的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領導視察、隱蔽、基礎施工局部(全貌)、重大技術和工藝施工、安裝等有關照片、圖像、錄音材料及文字說明。

第三章 檔案的收集和歸檔

第十一條 在項目建設過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應在各自的職責范圍內負責項目建設資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關人員保存的.文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

第十二條 有關人員在收集、整理檔案資料時,應按城建檔案技術標準嚴格把好質量關。

第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質、規格等內容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規格統一、反差良好、簽字手續完備。

第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應附復印件。

第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。

第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應符合國家有關標準。

第十七條 在整理檔案資料時,遇下列情況,應要求責任部門進行重新制作:

(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);

(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

(三)結構、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;

(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;

(五)未按施工圖位置施工的管線工程。

第十八條 所有竣工圖應有竣工圖章。竣工圖章尺寸為70ram×50ram,內容有:編制單位名稱、編制人、技術負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。

第十九條 有關人員收集的設計、勘察、施工、監理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規定為準。

第四章 檔案的組卷和移交

第二十條 組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯系,分類科學、組卷合理。

第二十一條 項目技術文件資料要按單項工程或裝置、階段、結構、專業組卷;項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷。

第二十二條 施工技術文件資料要按管理、依據、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統一折疊成四號圖紙規格:297mm×2lomm。

第二十四條 案卷必須填寫卷內目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。

第二十五條 項目檔案資料統一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。

第二十六條 項目檔案數量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。

第二十七條 在項目完成綜合驗收后6 個月內,綜合管理部應主動與當地政府城建部門聯系,辦理項目檔案移交手續。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。

第二十八條 移交項目檔案時應如實填寫《移交書》,《移交書》等相關文件資料均應歸入公司文書檔案。

第五章 附則

第二十九條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。

集團檔案管理制度2

第一條范圍及職責

1、公司的各類規劃、年度計劃、統計資料、財務審計資料、員工工資資料、經營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的'文件,均列入檔案管理范圍。

2、各部門需存檔的資料:

2.1財務部:各類財務報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責等;

2.2人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;

2.3策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設計廣告、相關媒體資料;

2.4信息部:部門管理制度、網絡建設實施方案、內部信息管理系統方案、配送中心設計方案等;

2.5商場

2.6招商部:

2.7學校:學校章程及各類學員、教師管理制度等。

3、各部門須設兼職檔案管理員負責本部門檔案管理工作,明確責任,保證原始資料及單據的齊全完整及秘密檔案的安全性。

4、各部門資料建檔、歸檔,應按資料類別、性質、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。

5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領導,對于公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人復制、收集后統一管理。

第二條借閱

1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續。其他人員須報分管領導批準后方可辦理查閱手續。

2、除決策層領導外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領導批準后方可辦理借閱手續。

3、借閱檔案,嚴禁隨意涂改、翻抄、轉借、遺失;如因工作需要摘錄或復制,須報分管領導批準。

4、檔案借閱人須在規定時間內歸還檔案。

第三條銷毀

1、任何部門、個人未經公司許可,不得銷毀公司檔案資料。

2、若按規定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經理批準后方可銷毀;一般性文件資料,須經部門領導批準。

3、凡經批準銷毀的檔案資料,銷毀前須由經辦人、監銷人共同對所銷文檔資料進行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經辦人、監銷人應保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。

第四條其它

1、本制度由人事行政部制定,經總經理批準后執行。

2、本制度的解答權歸人事行政部。

集團檔案管理制度3

第一章總則

第一條為規范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

第二條本工作細則適用于江蘇xx實業集團有限公司檔案工作人員。

第二章日常事務工作細則

第三條檔案人員崗位職責

(一)貫徹執行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規和上級有關檔案工作的指示規定、辦法等。

(二)負責制訂集團公司有關檔案工作的規章制度和檔案工作的發展規劃。

(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統、正確的立卷歸檔。

(四)負責集團專兼職檔案人員的業務培訓和業務指導工作。

(五)負責接收、整理、分類、保管和統計集團公司的各類檔案。

(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數量、狀況、利用情況及利用效果進行統計。

(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。

(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。

(十一)承辦公司交辦的其他工作。

第四條流程圖

(一)接收流程:

材料齊全

缺少材料

1.執行標準

(1)應歸檔文件齊全完整;

(2)應歸檔文件為原件;

(3)及時登記;

2.處理措施

(1)檔案資料發生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;

(二)借閱流程

1.執行標準

(1)借閱登記;

(2)保持文檔完整;

(3)遵守檔案管理制度。

2.處理措施

(1)違反檔案管理制度規定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;

(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規的,按國家相關法律法規執行。

(3)由于借閱者疏忽造成的`資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。

第三章附則

第五條檔案管理考核辦法

(一)為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網絡成員的工作;

(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內容,納入全年目標,落實責任人;

(四)檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;

(五)考核內容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。

(六)考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當的表彰的獎勵,對違反規定或工作不負責的人員視情節輕重,將給予必要的教育或扣發目標管理獎。

第六條本工作細則解釋權歸行政部,監督執行權歸總經辦。

第七條本工作細則自頒布之日起正式執行。

集團檔案管理制度4

第一章總則

第一條為加強集團公司建設項目檔案管理工作,保證建設項目檔案的完整、準確、系統,根據《中華人民共和國國檔案法》及有關規定,結合公司實際情況,制定本管理制度。

第二條本規定適用于集團公司及所屬企業項目建設與使用全過程中的檔案管理工作。

第三條項目檔案是項目建設、管理過程中形成的,具有保存價值的各種形式的歷史記錄。

第二章項目檔案管理職責

第四條集團公司成立項目檔案工作管理機構,配備項目兼職檔案人員,建立項目檔案管理網絡。落實項目檔案工作所需經費;堅持“四同時”管理,即下達項目任務的同時下達歸檔要求,檢查工程進度的同時檢查文件形成情況,項目竣工驗收的同時驗收項目檔案的完整、準確、系統情況,上報項目評優和有關人員提職考核的同時,檔案部門出具專題檔案歸檔證明材料。

第五條項目檔案工作管理機構和人員的主要職責:

(一)建立健全項目檔案工作各項規章制度;

(二)收集、整理項目檔案,確保項目檔案工作與項目建設同步進行,維護項目檔案的完整、準確、系統;

(三)對勘察、設計、施工、監理等單位項目檔案的收集、歸檔、整理、保管進行監督指導;

(四)檔案人員應當忠于職守,遵守紀律,參加檔案專業培訓,具有專業技術技能。

第六條項目勘察、設計、施工、監理單位和材料、構件及設備供應單位應根據相關要求,完成各自職責范圍與合同規定的項目文件資料的編制、整理、歸檔工作。

第三章項目檔案的管理

第七條集團公司與各承包單位簽訂的項目承包合同,應按照檔案管理有關規定與標準,明確項目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。

第八條實行總承包的項目,各分包單位負責收集、整理分包范圍內的項目檔案資料,項目竣工時,由項目總承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料,并提交集團企業;分別向幾個單位發包的項目,各承包單位負責收集、整理所承包范圍內的項目檔案資料,項目竣工時,由集團企業或由集團企業委托一個承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料。

第九條歸檔的項目文件材料要求字跡清晰、圖面整潔,載體及書寫材料符合檔案保管要求。

第十條集團企業應采取拍照、錄像等方式,將項目開發建設前后的新舊面貌和開發建設過程進行記錄,制作、形成音像檔案,及時歸檔保存。

第十一條存放項目檔案的庫房應符合《檔案館建筑設計規范》的基本要求,采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施,保證項目檔案的安全管理。

第十二條集團公司要逐步提高檔案信息化管理水平,建立健全并切實落實相關規范、標準和規章制度,確保其真實、完整和有效。

第四章項目檔案的登記和驗收

第十三條建立項目檔案登記制度。凡新開工、續建、收尾和竣工試生產的建設項目,應及時做好檔案登記工作。

第十四條項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的建設項目,不得進行或通過項目的竣工驗收。

第十五條申請項目檔案驗收應具備下列條件:

(一)項目主體工程和輔助設施已按照設計建成,能滿足生產或使用的需要;

(二)項目試運行指標考核合格或者達到設計能力;

(三)完成了項目建設全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作;

(四)基本完成了項目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。

第十六條項目檔案驗收前,由集團企業組織項目勘察、設計、施工、工程監理負責人以及有關人員進行檔案自檢工作,做出檔案專項驗收自檢報告。其主要內容包括:

(一)項目建設及項目檔案管理概況;

(二)保證項目檔案的完整、準確、系統所采取的控制措施;

(三)項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況,竣工圖的`編制情況及質量狀況;

(四)檔案在項目建設、管理、試運行中的作用;

(五)存在的問題及解決措施。

第十七條凡檔案驗收不合格的建設項目,應限期于項目整體竣工驗收前對存在的問題進行整改,并負責復查工作。造成檔案損失的,應依法追究有關單位及人員的責任。

第五章項目檔案的移交

第十八條項目整體竣工驗收后三個月內,建設單位與業主單位、生產使用單位及其他有關單位應辦理項目檔案移交手續,明確移交檔案的內容、數量等,并有完備的清點、簽字等交接手續;建設單位轉為生產單位的,按企業檔案管理要求辦理。

第六章附則

第十九條本制度由集團公司負責解釋。

第二十條本制度自下發之日起施行。

母子公司管控體系制度匯編之

浙江天能集團公司

下屬子公司

檔案管理制度

二零零六年四月

三茅人力資源網：http://www.tmdps.cn

HR找資料上三茅資料： http://zl.hrloo.com/

目錄

第一章 總 則.......................................2 第二章 文書檔案立卷歸檔辦法.........................2 第一節 文件資料的收集管理.........................2 第二節 歸檔范圍...................................3 第三節平時歸卷...................................4 第四節 立卷.......................................4 第三章 聲像檔案管理辦法.............................5 第一節 聲像檔案資料的收集.........................5 第二節 聲像檔案的管理.............................6 第三節 聲像檔案的保管.............................7 第四節 聲像檔案的開發利用.........................8 第四章 檔案借閱.....................................8 第五章 附則.........................................9

第一章 總 則

第一條 為加強公天能集團（以下簡稱“集團”）文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本制度。

第二條 本制度適用于整個天能集團。集團實行集團總部和各分子公司檔案分級管理制度，集團總部的檔案管理歸口總裁辦（檔案室）檔案管理員，分子公司的檔案管理歸口各自指定的（檔案室）檔案管理員。集團公司認為重要的分子公司文件應同時在集團歸檔備案。

第三條 檔案管理員負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。檔案員對檔案資料必須按立卷，各分子公司、職能中心/部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。

第四條 實行部門收集保管、定期歸檔制度。各職能中心/部門負責人均應指定專人（兼職檔案員）負責收集保管本中心/部門的檔案資料并督促其及時歸檔。公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)，結案后及時交兼職檔案員歸檔。兼職檔案員應保持相對穩定，名單報送相應的檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第五條 對保管的技術檔案，每年年終要進行鑒定，鑒定工作由主管領導、工程技術人員、檔案員組成的鑒定小組進行。對失去參考價值、無保存意義的資料應及時清理，經鑒定小組批準后指定專人監銷。

第二章 文書檔案立卷歸檔辦法

第一節 文件資料的收集管理

第六條 凡集團公司或分子公司繕印發出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件）一律由集團總裁辦或分子公司辦公室統一收集保管。分子公司的重要公文要報送集團總裁辦備案。

第七條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。

第八條 各職能中心/部門兼職檔案員的職責：

（一）了解本部門的工作業務，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料；

（二）認真執行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每月初將上月應歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續；

（三）承辦人員借用文件材料時，應積極地做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。第二節 歸檔范圍

第九條 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。

第十條 相關政府部門發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。

第十一條 第十二條 的報告、總結。

第十三條 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

公司的請示與相關政府部門的批復；公司反映主要工作活動報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。

第十四條 第十五條 件資料。

第十六條 第十七條 錄音、錄像等。

第十八條 反映公司各項生產、技術、科研活動的有保存價值的技術文公司的各種規章制度、實施細則、程序文件。

公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件資料。公司管理人員任免的文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件、圖紙、信息、人事、財務資料、市場營銷資料等。

第十九條 公司保密制度中規定的保密范圍材料。

第三節平時歸卷

第二十條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢的文件資料，由兼職檔案員集中統一保管。

第二十一條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時用來歸卷文件資料的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十二條 公文承辦人員應及時將處理完畢的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門兼職檔案員歸卷。

第二十三條 兼職檔案員應及時將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款 “對號入座”，并在文件處理登記薄上注明。第四節 立卷

第二十四條 立卷工作由相關部門兼職檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。

第二十五條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

第二十六條 歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

第二十七條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開。

第二十八條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨的規劃放在針對的第一年立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年。

第二十九條 卷內文件資料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件資

料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

第三十條 卷內文件資料應按順序排列，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁資料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。

第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

第三十二條 有關卷內文件資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

第三十三條 案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三章 聲像檔案管理辦法

第三十四條 公司的聲像檔案是指公司各部門或個人在實際工作或社會實踐活動中直接形成的對公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。

第三十五條 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤、照片(含底片)及文字說明等組成。

第三十六條 聲像檔案是公司卷宗的組成部分，必須由檔案員集中統一管理。

第一節 聲像檔案資料的收集

第三十七條 收集范圍：

（一）反映公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；

（二）各級政府領導人和著名社會人物參加的與公司有關的重大活動的聲像資料；

（三）公司有關人員組織或參加的重要會議的聲像資料；

（四）涉及公司權益的聲像資料；

（五）其它單位形成的與公司有關的重要聲像資料；

（六）其它具有保存價值的聲像資料。第三十八條 收集時間：

（一）聲像檔案資料由各部門兼職檔案員負責收集，應在檔案資料形成后一個月內歸檔；

（二）檔案員有責任隨時向兼職檔案員征集具有保存價值的聲像檔案資料。第三十九條 收集要求：

（一）錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；

（二）接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件；

（三）聲像資料的內容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。第四十條 聲像檔案費用的報銷：兼職檔案員形成聲像檔案的費用，應按要求向檔案員辦理歸檔，經檔案員簽字后相關財務部門才給予報銷費用。第二節 聲像檔案的管理

第四十一條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統起來，便于保管和利用。

第四十二條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，相關的兼職檔案員協助。第四十三條 分類、編號：

（一）照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在卷宗內編流水號。格式：卷宗號-流水號；

（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤按年代-問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號；

（三）編注與其他載體檔案相聯系的參照號。格式為(檔案形態)檔號/(檔案形態)檔號。

第四十四條 保管期限：應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、-6-

有效性等因素，劃定保管期限。

第四十五條 文字說明的編寫：

（一）文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等；

（二）編寫文字說明的要求：

（1）準確揭示檔案資料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；

（2）照片的自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯系密切的應加文字說明；

（3）文字簡潔、語言通順；（4）時間用阿拉伯數字表示。第四十六條 案卷要求：

（一）將具有共同主題內容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放；

（二）卷內目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄；

（三）卷內備考表，用于說明卷內聲像資料的整理、變動情況。第三節 聲像檔案的保管

第四十七條 聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處理。

第四十八條 保存條件：

（一）底片、膠片保存溫度應保持在13-15℃之間，相對濕度應保持35%-45%；

（二）照片保存溫度應保持14-24℃，相對濕度應保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶保存溫度應保持18-24℃，相對濕度應保持40%-60%。

第四十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。

第五十條 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。

第五十一條 建立健全聲像檔案統計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項統計工作。

第四節 聲像檔案的開發利用

第五十二條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第五十三條 建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴格審批手續，根據聲像檔案的秘密程度，確定利用范圍。

第五十四條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經集團總裁辦主任或分子公司主管副總批準后，方可限期外借，檔案員具體辦理，并按有關規定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，借用單位負賠償責任。

第五十五條 在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發利用現存的聲像檔案。

第四章 檔案借閱

第五十六條 按集團或分子公司有關密級劃分的規定，相關檔案員應及時準確的對技術資料進行密級劃分，并嚴格按保密制度履行查、借閱手續。

第五十七條 公司員工因工作需要，可借閱技術資料，但必須辦理借閱手續。

第五十八條 凡外單位借閱相關技術資料，須持單位介紹信，經主管領導批準，方可查閱，但必須按保密制度要求，機密級以上資料不準查、借閱。

第五十九條 技術資料借出時間不超過兩周，預期不還需辦理續借手續。第六十條 凡屬絕密、機密技術資料與本人工作無關不得查、借閱，因工作需要必須經主管領導批準方可查閱。

第六十一條 絕密、機密資料，直接從事該項工作的人員可查閱，工作有部分相關的人員只能查閱相關部分、絕密、機密資料不能帶出檔案室。

第六十二條 查閱機密、絕密檔案，必須進行登記方可查閱。第六十三條 嚴禁私自復印、摘錄絕秘技術資料。

第六十四條 凡屬保密的技術資料必須嚴格按密級分類進行查、借閱，任何人不得擅自借閱、借出，不得查、借閱與本人工作無關的技術資料。

第六十五條 銷毀過期保密技術資料應嚴格履行審批手續，不得擅自銷毀。

第六十六條 對保密技術資料每月應清查校對一次，發現問題應及時報告主管領導，并采取補救措施。

第六十七條 查、借閱技術資料和使用相關技術文件的各類人員應嚴格遵守“保守機密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密。

第六十八條 丟失技術資料者，應及時書面通知相關檔案室和主管領導并采取相應的補救措施，在未作出處理前暫停查閱相關技術資料。

第六十九條 凡調離本公司的員工，必須歸還全部技術資料，方可辦理離職手續。

第七十條 技術檔案資料不準轉借或代借，借出的資料只能帶到工作崗位，并妥善保管好，嚴禁私自攜帶出公司。

第七十一條 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。

第五章 附則

第七十二條 本制度經集團公司董事會批準后發布執行，集團總裁辦負責制訂、修改并解釋。此前有關集團公司對控（參）股公司管理的規定，凡與本制度有抵觸的，均依照本制度執行。本制度由制定并負責解釋和修訂。

第七十三條 本制度未盡事宜，執行國家有關法律、法規和集團公司的有關規定。

第七十四條 本制度從下發之日起執行。