第一篇：如何制定人事檔案管理制度

人事檔案管理主要包括兩部分：檔案管理和檔案利用。

檔案管理包括五個部分：歸檔、核查、保衛、統計、轉遞。歸檔包括文本資料和電子資料存入，核查和保衛是對檔案進行保管和整理，統計是製作人力資源報表的重要依據，轉遞記錄是統計的重要內容。五個部分構成了檔案管理的主體部分。

檔案利用包括三個部分：查閱、外借和出具證明。人事檔案的利用要遵循一定的程式。查閱是在指定的場所內進行，外借必須是因特殊需要必須借用人事檔案，要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

制定人事檔案管理制度主要包括以上兩部分內容。具體在制定的時候，可以依據企業自身情況進行整理。

以下是一個典型的人事檔案管理制度範本。

人事檔案管理制度

總則

第一條 目的：爲使公司人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規則。

人事檔案保管制度

第二條 內容：

（１）歸檔制度

（２）核查制度

（３）保衛制度

（４）統計制度

（５）轉遞制度

第三條 歸檔制度

資料歸檔程式如下：

（１）對資料進行鑒別，看其是否符合歸檔要求。

（２）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。

（３）將資料放入檔案，並輸入資料庫。

第四條 核查制度

檢查核對一般定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

（１）突發事件之後。

（２）對有些檔案發生疑問之後。

（３）發現某些損害之後。

第五條 保衛制度

（１）指定專人負責檔案保管。

（２）備齊必要的存檔設備。

（３）資料庫每三天備份一次。

（４）檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。

（５）不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

第六條 統計制度

人事檔案統計的內容主要有以下幾項：

（１）人事檔案的數量。

（２）人事檔案材料收集補充情況。

（３）檔案整理和保管情況。

（４）檔案及設備利用情況。

第七條 轉遞制度

檔案轉遞一般由工作調動等原因引起，程式如下：

（１）取出應轉走的檔案；

（２）在資料庫中登出檔案；

（３）填寫人事檔案轉遞記錄；

（４）按發文要求包裝、密封。

人事檔案利用程式

第八條 查閱程式

（１）由申請查閱者提交查檔報告。

（２）查閱部門蓋章，負責人簽字。

（３）由人力資源部審核批準。

（４）申請查閱者在指定的地方進行查閱。

第九條 外借程式

（１）借檔部門寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。

（２）借檔部門蓋章，負責人簽字。

（３）由人力資源部審核批準。

（４）進行借檔登記，並由借檔人員簽字。

（５）歸還時，及時在外借登記上登出。

第十條 出具證明材料程式

（１）由有關單位部門開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章。

（２）其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；

（３）證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然後登記、發出。

第二篇：人事檔案管理制度

黑龍江省大慶市銘豐保安服務有限公司

人事檔案管理制度

第一條 人事檔案管理的目的

1、保守檔案機密。

現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

2、維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

3、便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

第二條 人事檔案管理制度的基本內容

是對人事檔案需建立健全保管制度。內容包括五部分：材料歸檔、檢查核對、轉遞、保衛保密、統計。

第三條

材料歸檔

新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔程序為：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。再次，在檔案目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

第四條

檢查核對

檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。其中包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

檢查核對一般要定期進行。同時在下列情況下，也要進行檢查核對：

——突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后；

——對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；

——發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現蟲蛀等。第五條

轉遞制度

轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的程序如下：

1、取出應轉走的檔案；

2、在檔案目錄上說明注銷原因； 黑龍江省大慶市銘豐保安服務有限公司

3、按發文要求包裝、密封。

在轉遞中應遵循保密原則，要通過機要程序轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

第六條

保衛、保密方面

1、設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。

2、庫房備有必要的防火、防潮器材。

3、庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。

4、任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

5、無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

6、離開時關燈關窗，鎖門。

第七條

統計制度

1、人事檔案的數量。

2、人事檔案材料收集補充情況。

3、檔案整理情況。

4、檔案保管情況。

5、利用情況。

6、庫房設備情況。

7、人事檔案工作人員情況。

注：以上所指“檔案”為員工入司后建立的員工檔案，公司只對此部分檔案負責，員工的其他人事檔案需由員工本人自行落檔，對于需要公司接收檔案的員工，公司將其檔案資料統一報送大慶市人才中心保管，相關費用由員工自理。

第八條 人事檔案管理的基本內容 一、一級檔案（原始材料）

1、求職登記表

2、面試評價表

3、員工錄用審批單

4、錄用通知書

5、薪酬說明書 黑龍江省大慶市銘豐保安服務有限公司

6、員工個人簡歷

7、員工身份證、戶口復印件各一張，一寸免冠照片二張，無違紀證明一張。

8、其它（學歷及學位證書、技術及職稱證書、曾獲得的榮譽證書等復印件等）二、二級檔案（在職材料）

1、員工基本檔案

2、勞動合同

3、員工保險材料

4、崗位異動申請書

5、薪酬調整審批表

6、獎罰記錄 三、三級檔案（離職資料)

1、辭職申請表/辭退通知書

2、工作交接結算單

第九條 人事檔案管理辦法

一、設立檔案柜。設立檔案柜可以便于檔案的調卷和管理、便于查閱指導，便于監督，利于防止泄密和丟失等。

二、借出使用。借出庫房須滿足特定條件，如：本公司領導需要查閱人事檔案；公安、其他部門因特殊需要必須借用人事檔案等。外借的時間最長期限為3日，到期未還者應限3日內及時催還，逾期不還的部門和個人按《保密制度》有關條例進行處罰。

三、出具證明材料。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

四、查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字；最后由總經辦審核，董事長批準。總經辦 對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。

五、外借手續。

1、借檔部門寫出借檔報告 黑龍江省大慶市銘豐保安服務有限公司

2、借檔部門蓋章，負責人簽字。

3、總經辦負責人對其進行審核、批準。

4、進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人員簽字，歸還時，及時在外借登記上注銷。

5、未經總經辦負責人及總裁批準，任何組織和個人不得擅自查閱、復印員工人事檔案，更不得將檔案帶出公司，如有違反，按泄露公司機密進行處罰或承擔相應責任。

第三篇：人事檔案管理制度

企業人事檔案管理制度

一、總則

第一條將企業的人事檔案管理規范化、制度化，使其更有效的服務于企業，特制定此制度。

第二條人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。

第三條企業各分公司和分支機構內部的人事檔案管理，必須依照本制度進行。

二、人事檔案的管理體制

第一條企業的行政辦負責其員工的檔案管理工作。

第二條企業人員調動時，調動人員的檔案由調出部門行政辦整理好，轉交到調入部門行政辦保存。

第三條企業人員借調時，員工檔案仍有原部門進行保存。但借調部門必須存有借調人員檔案的復印件，檔案的復印件內的材料應與原件保持一致。

三、檔案管理的要求

第一條企業須由專門的檔案室存放檔案，由專門人員負責管理。企業分公司的分支機構有條件的可以建立檔案室，沒有條件的須購買檔案柜存放檔案。

第二條正式員工的檔案使用檔案袋存放。企業統一采用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規格為30*24cm，外部有密封線纏繞封口。試用期員工和臨時工暫用普通文件夾保存，轉為正式員工后，按相關要求存放。

第三條檔案袋外皮上必須列明人員姓名、所在部門、檔案內容等，以便查找。

四、人事檔案的管理規范 第一條檔案的分類

（1）試用期員工和臨時工檔案。主要包括的內容有：員工個人簡歷，員工等級表，身份證、畢業證和相關證書復印件，試用期勞動合同，入職培訓期間的考核表和評價表，申請轉正的相關材料等。

（2）正式員工檔案。主要包括內容有：員工個人簡歷，員工等級表，身份證、畢業證和相關證書復印件，勞動合同及相關協議，在崗培訓期間的考核表和評價表，季度/考核材料，崗位升遷調動材料，獎勵懲罰記錄，重大科技成果等。

（3）離職員工檔案。主要內容包括正式員工檔案的所有內容，另外增加離職申請、審核和交接方面的材料，勞動關系解除方面的材料等。

第二條檔案的歸類

人事檔案材料按其名稱、內容、屬性等不同分別歸入相應的類別，若材料內容涉及多種類別時，按其主要內容歸入相應類別。

第三條檔案的排列

人事檔案歸類后，相關材料的排列應按照時間順序依次排列，時間最久的排在最前面，依次類推。這樣排列的好處是便于查閱，同時可以反映出員工的職業發展歷程。

第四條檔案的編號

檔案的編號方法很多，如漢語拼音法、姓氏筆畫法、單位編號法等，目前企業采用的是

漢語拼音法。具體方法如下：

（1）檔案排列順序按拼音字母的次序排列，由姓開始，姓第一個字母為a的排在最前列，依次類推；第一個字母相同的，按第二個字母的順序排列。同姓的按名字的每一個字的拼音順序進行排列。

（2）重名的人員按入職時間的先后順序排列，入職時間早的排在前面，入職時間晚的排在后面。

五、人事檔案所提供的利用方式

（1）查閱。相關利用人到檔案室查閱檔案資料時，必須在檔案管理人員的要求下進行查閱登記，寫明查閱的時間、查閱人、查閱的事由，查閱的內容。

（2）調閱。相關利用者對人事檔案的調閱必須進行調閱登記，并取得檔案管理部門主管的核準，調閱期限為7天，逾期未還者須辦理續借手續，檔案管理部門也須及時催還。檔案調閱期間不得轉借、調換。需復印的，要到檔案管理部門登記。

（3）出具證明材料。對于需要復制檔案中的相關資料作為證明材料時，必須經過檔案管理部門主管審批，并加蓋部門公章后才能發出。

（4）其他

六、檔案的保存期限與銷毀

（1）人事檔案須永久性的進行保存。對于離職、辭退、開除的人員，自離開之日起，滿一年，經過部門領導的審核后，方可銷毀檔案。

（2）檔案銷毀必須填寫申請單，報行政辦審核、批準、備檔，行政辦指定專門人員進行銷毀，負責銷毀的人員須為兩人以上。

七、附則

（1）本制度自公布之日起生效。

（2）本制度具體操作細則由行政辦負責解釋。對于需修改的部分，行政辦負責修改，報總經理批準后執行。

第四篇：人事檔案管理制度范本

員工檔案管理制度

第一章 總則

第一條 目的：為加強公司員工檔案的科學管理，逐步實現員工檔案管理科學化、統一化、標準化，特制定本辦法。員工檔案工作，是人力資源工作的重要組成部分，是人力資源工作的基礎之一。

第二條 適用范圍：本制度適用于xx公司及其下屬項目部，凡在本公司試用、在職和離職的正式員工，自入職開始均應建立員工檔案。

第三條 歸檔范圍：凡員工的簡歷、由公司保管的證書、各類證書復印件、應聘申請表、面試評價單、入職體檢單、背景調查文件、擔保書、入職通知單、員工異動表、薪資調整表、公司獎勵證明、員工調查表、轉正審批表及轉正材料、勞動合同、離職通知單等只涉及員工本人的資料均應歸入員工檔案。

第四條 職責分工：人力資源部負責員工檔案的管理工作，指定專人（兼職）負責員工檔案的收集、整理、保管、統計和借閱工作。公司全體員工有義務提供建立檔案所需資料。

第五條 密級分類：公司檔案分為絕密、機密和一般檔案，公司副總及以上領導檔案密級為絕密，其它員工檔案除特別注明密級應為機密。

第二章 員工檔案的建立

第六條 歸檔時間：員工應聘申請表審批結束后，7個工作日內應當建立員工檔案。員工在工作過程中產生的需補充至員工檔案的文件，應在文件正式完成后的7個工作日內存入檔案。第七條 歸檔要求：

（一）歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

（二）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正文與附件、過程文件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，合并立在一起，不得分開；適用于員工檔案歸檔范圍且涉及副總及以上領導的絕密文件可歸入員工檔案，適用于員工檔案歸檔范圍但涉及副總以下員工的絕密文件應單獨立卷歸入其它人事檔案。

（三）員工檔案每名員工分設一卷，每個部門（或項目部）分設一檔。

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（四）卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。

（五）永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

（六）有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

（七）案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

（八）案卷裝訂：裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷。

第二十五條 庫房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設，便于通風降溫。

（一）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

（二）（三）

（四）（五）

（六）（七）案卷各部分的排列格式：案卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

（八）歸檔的文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。

（九）企業新購重要設備儀器和引進項目的文件材料到貨時，有關專業部門應會同檔案管理員檢查驗收文件材料并及時歸檔。

（十）企業工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規定，及時向檔案管理員歸檔。

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（十一）企業各類文件材料歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數。

（十二）照片檔案歸檔要求：照片、底片、說明三部分組成；錄像、磁盤要求附編號、內容、攝制者時間。

第一條 檔案借閱制度

（一）借閱檔案者應先向檔案管理員說明借閱理由和要求，借閱只限本人工作范圍內，查閱后必須在利用登記簿上認真登記，寫明借閱理由，如借閱要求不當，檔案員有權拒絕借閱。

（二）外單位查閱者一律憑單位公函、介紹信，經有關領導批準后方可查閱。凡抄錄復制檔案的單位和個人都必須嚴格履行審批手續，經有關領導批準方可復制抄錄。

（三）檔案利用者，歸還檔案時，工作人員必須當面查清、注銷，如有損壞和丟失應及時追查，并報領導，追究處理。

（四）借閱密級檔案，必須經過主管領導和檔案管理員同意批示，方可借閱，手續不齊，檔案員有權拒絕借閱，借閱者應嚴格遵守保密制度。

（五）借閱者要精心保護好檔案，不得在檔案上隨意涂劃、折頁、作記號，如造成檔案資料損壞、遺失或失密者，應寫出書面檢查，并視情節經重追究處理。

第二條 檔案保密制度

（一）檔案管理員對企業檔案的保密負有主要責任，檔案管理員必須有高度的責任感，反對麻痹思想，嚴防事故的發生。

（二）不該說的機密絕對不說，不該知道的機密絕對不問，不該看的機密絕對不看，絕對不利用機密謀取私利。

（三）各種機密檔案材料，要實行定期清查和按時歸檔，收退、銷毀。銷毀的文件資料均應造冊登記，并經領導批準，不得把密級文件刊物、資料向廢品收購部門投售。

（四）密級檔案必須按規定范圍閱讀，嚴禁外借、外帶。廠內借閱要經過主管領導和部門負責人同意批示，密級文件不準抄錄、復印、轉載。

（五）檔案存放室屬機要重地，未經批準，不得擅自進入。

（六）經發現泄密事件，應按級負責，追究責任，對泄密者，要進行批評教育，嚴重者給予處分。

第三條 保密范圍

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凡是形式上不能公開的，直接影響企業利益和內部團結的文件、表冊、照片等檔案材料均屬保密范圍。具體內容如下：

（一）不作公開的廠務會議、黨委會議的記錄以及有關工作記事。

（二）人事方面的關于個人檔案及有關資料。

（三）來信、來訪反映有關情況記錄等。

（四）上級規定的密級文件。

（五）財務檔案中的機密事項。

（六）重要的出口產品生產技術。

（七）本企業創造發明的新工藝、新技術、新產品等。

（八）其他應該保密的科技技術檔案。

第四條 文書檔案管理制度

（一）文書檔案形成

文書檔案的形成是本公司發展過程中逐步積累的資料，經辦人員經過收集、記錄，定期整理、歸類，保持文書檔案的完整性。

文書檔案書寫一律用鋼筆或毛筆，不得用非文書用筆或水，字跡要清楚，書寫要端正。

（二）文書檔案的保管

立卷的文書檔案根據其使用價值分為永久、長期、短期三種保管形式。文書檔案專柜應統一集中保管，分類要清楚，取閱要方便。

文書檔案專柜，設在干燥通風，不易漏水的地方，注意受潮變質，防止蟲蛀。

（三）不歸檔的文書材料 1．無查考價值的臨時事務文件。2．無特殊保存價值的信封。3．各部門之間互送的一般文字材料。

4．以參考為目的從各方面搜集來的文字材料。

5．參加會議帶回的不需要貫徹執行和無查考價值的文字材料。

（四）文書檔案的銷毀

1．已滿保管期限，確認失去繼續保存價值的。2．上級文件有明文規定應銷毀的。

3．應銷毀的文書檔案，由檔案管理員填寫銷毀文件登記表，召集有關人員進行鑒

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定和核對，并經批準后方可銷毀。

第五條 人事檔案管理制度

（一）人事檔案由人力資源部在檔案管理員的指導下收集和立卷，并定期向檔案管理員提交檔案目錄。三年以上的人事檔案可移交檔案管理員保管。

（二）人事檔案的保管參照文書檔案管理制度執行。

（三）人事檔案為秘密文件，一般不允許借閱。特殊情況，確實需要借閱的，需主管領導批準方可。

第六條 會計檔案管理制度

（一）立卷和歸檔

1．會計檔案的歸檔范圍是一個核算單位在會計核算中形成的會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計核算專業材料，不包括與財會工作有關的政策、制度、預算、計劃、工作總結和報表、統計資料及往來文書等材料。

2．企業每年形成的會計核算材料，由財務部按照歸檔要求，負責建立案卷，連同移交清冊交檔案管理員保管。

3．對以下會計專業材料另行組卷 土地征用及重大固定資產的買賣單據。債權債務單據。

交通肇事、工傷事故處理單據。涉外（含港、澳、臺地區）的會計材料。有必要延長保管期限的其他會計材料。4．會計檔案分類方法 -----形式------保管期限

5．會計檔案立卷后，可暫由本部門保存一至三年，保存期滿前移交給檔案管理員。移交會計檔案時，要由財務部編造移交清單，檔案管理員根據移交清單，認真核對清楚后辦理移交手續，交接雙方和監交人需在移交清單上簽名蓋章。

6．撤銷、關閉、停辦、合并單位的會計檔案，應隨同本單位的其他檔案一并移交給有關企業或檔案管理員，并按規定辦理交接手續。

（二）管理和利用

1．企業要建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等各項制度。3．檔案館梨園保管的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，不得隨意拆封，如確需要

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重新加工整理，需報分管領導批準，會同財務部門共同拆封整理，重新整理裝訂后，雙方應加蓋印章。

4．會計檔案管理要做到安全，有專柜（箱）存放，不得隨意堆放，不得毀損、散失和泄密。

5．檔案管理員對會計檔案的保管與同其他檔案管理。制定管理制度，對違反制度的有權進行監督糾正，情節嚴重的向領導提出處理意見。

6．積極開發會計檔案信息資源，為本企業經濟效益提供利用。會計檔案原件原則上不得外借。向外單位提供利用時，要經本企業分管領導批準。

（三）鑒定和銷毀

1．會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期，從會計終了后第一天算起。

2．會計檔案保管期期滿，需要銷毀時，由檔案管理員提出銷毀意見，會同財務部門派人監銷。

3．企業銷毀會計檔案經企業領導審批，報上級主管部門批準，同時派員監銷，監銷人在銷毀會計檔案前，認真進行清點核對，銷毀后在清單上簽名蓋章。

第七條 檔案保管制度

（一）檔案保管

1.接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續。

2.存放檔案必須有專用柜、架，存放方法要科學和便于查找。

3.底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖入庫，要認真檢查其修改、補充等情況，底圖存放以平放為宜。

4.存放照片、磁帶要用特制的密封盒，膠片頁夾和影集按編號順序存放。5.要定期進行庫存檔案的清理核對，做到賬、物相等，對破損或載體變質的檔案，要進行修補和復制，庫存檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時，要查明原因，保存依據。

（二）檔案庫房的一般要求

1．保持檔案庫房良好的衛生環境，檔案柜、箱、木櫥排列整齊有序。

2．落實防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害物質，防污染等安全措施，發現隱患，立即整改。

3.保管、保養好庫房內的工具、設備，定期進行保養。

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4.庫房系機要部位，除檔案員及主管領導外，其他人員未經允許，不得進入庫房。

大連鐵龍實業股份有限公司檔案管理辦法

第一章 總則 第三章 檔案立卷歸檔

第十一條 各單位日常形成的文件、資料要按檔案歸檔范圍及保管期限積累、鑒定，并在整理立卷后填寫案卷目錄一式兩份，在翌年第二季度末以前向檔案室移交。

第十二條 各類檔案歸檔范圍（執行附錄一、二、三、四）。

第十三條 各級人員因公外出、出國考察、參加各種會議所收到的或簽訂的有價值的文件材料，要按歸檔范圍的規定及時向檔案部門移交。

第十四條 凡是增設、更新、改造的工程項目，均由有關科技人員對科技檔案進行修改補充后歸檔。

第十五條 各專業工程技術人員要把科技文件材料的形成、積累納入工作程序，并按科技檔案歸檔范圍把有價值的準確資料及時歸檔。

第十六條 修改已歸檔的圖紙，要由移交歸檔單位的有關科技人員負責填寫修改許可單，履行審批手續。修改內容較少時，可直接在圖面“涂改”，刮改時應在修改處標注“修改”標記，修改內容較多時，應另出新圖。

第十七條 歸檔的案卷應做到：文件齊全、完整，分類清楚，標題明確，保管期限劃分準確，每個案卷必須填寫卷內目錄與備考表，案卷封皮書寫要整齊、端正。

第十八條 檔案人員接收檔案時，必須逐卷、逐件進行核對檢查，辦理交接手續，由移交單位編寫“案卷移交目錄”一式兩份，由交接雙方在移交目錄上簽字蓋章。

第十九條 凡歸檔的文件、照片、錄像帶（盤）和圖紙都應做到，圖像、字跡清晰整潔，反差良好。禁止用鉛筆、圓珠筆。藍色復寫紙書寫，文件不得用金屬物裝訂。

第二十條 檔案的歸檔時間：

1.文書檔案：在翌年第二季度前歸檔。

2.會計檔案：集團公司及分子公司當年的會計檔案，在本單位財務部門保管兩年，期滿后不得晚于第二年一季度末歸檔。

3.科研檔案：在每個項目完成或停止后歸檔。4.聲像檔案：應于翌年一季度末前歸檔。

第四章 檔案整理

第二十一條 檔案整理工作是檔案室的重要任務之一。整理工作的基本要求是使檔

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案系統化，便于保管和利用。主要是對不符合要求的案卷和收進的零散文件進行加工整理，并按全宗分類，做好插卷、排列和編制案卷目錄。

第二十二條 檔案整理的具體要求，執行附錄一、二、三、四。

第五章 檔案保管和庫房管理

第二十三條 檔案室必須采用科學方法，做好檔案材料的保管工作，保護檔案材料的安全，延長檔案的壽命。檔案管理工作要貫徹“防重于治，防治結合”和加強重點、兼顧一般的原則。對永久和長期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應及時進行修補或復制。

第二十四條 檔案庫房是保存企業文獻資料機密的重地，必須設在安全地點，結構堅固，室內要保持適宜的溫濕度，庫房要有專人管理，做好庫房保衛、保管工作，確保庫房安全。

第二十五條 庫房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設，便于通風降溫。

第二十六條 庫房要保持清潔衛生，掌握好溫濕度，庫房溫度應控制在14—24℃，相對濕度應控制在45—60％。

第二十七條 庫房檔案裝具要分別有序地編號和存放。案卷及查找工具要按規定擺放，閱后的案卷要及時放回原處。借出的案卷歸還時要清點核對，檢查入庫。

第二十八條 庫房內嚴禁吸煙，不得存放易燃物品、爆炸品及與檔案無關的物品，要采取相應的保護措施，使庫房達到防有害生物、防火、防盜、防鼠、防潮、防塵等，確保檔案的絕對安全。

第二十九條 檔案庫房是保存機密的重地，除檔案工作人員之外，其他人員未經許可不準進入庫房。

第六章 檔案鑒定、銷毀、統計

第三十條 檔案鑒定應根據內容和作用，用歷史的、全面的觀點去鑒別檔案的價值，認真負責地提出處理意見。

第三十一條 檔案的保管期限分為永久、長期（十六至五十年）短期（十五年以內）三種。

第三十二條 對超過保管期限的檔案，定期進行審查、鑒定，對確無保存價值的檔案材料，編造清冊，提出銷毀報告，經主管領導批準后銷毀。嚴禁將應銷毀的檔案材料作其他用途或當廢紙出賣。

第三十三條 銷毀檔案時，由檔案人員會同業務部門二人以上在指定處所銷毀，監銷人須在銷毀清冊上簽字，并注明日期，加蓋公章，妥善保管，以作備查。

第三十四條 檔案人員對所管理的檔案，年終要進行全年統計，準確掌握檔案的數

第8頁，共7頁

量和檔案工作情況，認真填報“檔案工作基本情況”年報，并作為永久卷歸檔。

第三十五條 檔案人員對檔案的改進、移出、整理、保管、鑒定的數字，要清楚地登記在簿上，作為數據概括和數據分析使用。

第七章 檔案利用

第三十六條 各部門借閱本部門的檔案，須經本部門負責人同意，并履行借閱手續，借閱其它部門的檔案，須經主管領導同意，辦理登記手續后方予借閱。

第三十七條 外單位借閱檔案，須持介紹信（需說明借閱的內容、用途、經辦人的身份證）經主管領導批準，辦理登記后方可借閱。

第三十八條 借閱檔案只限于在閱覽室查閱，不準將檔案帶至其他場所，借閱者必須保持案卷原狀，不得抽頁、折卷、涂改、劃圈、劃道或損壞。歸還檔案時，檔案人員必須檢查張數，當面清點無誤，并隨時簽字注銷。

第八章 檔案安全保密

第三十九條 檔案人員要樹立保密觀念，嚴守黨和國家的機密。

第四十條 檔案人員應嚴格執行檔案借閱規定，履行手續，按時催還，不許折頁、丟失和擴大借閱范圍。

第四十一條 嚴禁無關人員進入檔案室或擅自翻閱檔案，防止泄密和失竊。第四十二條 檔案人員必須嚴格做到“兩不”（不該說的不說，不該問的不問）、“兩緊”（手緊、門窗緊）“兩嚴”（執行制度嚴、庫房管理嚴），檔案人員不準私自保管文件或攜帶文件外出。

第四十三條 對檔案庫房、裝具和檔案進行定期檢查，發現問題及時報告，作出記錄，查明原因，保持檔案處于良好狀態。

第四十四條 庫房門窗日常要鎖緊，節假日要加封，上下班時要檢查。

第九章 附則

第四十五條 本辦法自公布之日起實施，由辦公室負責修訂和解釋。

第9頁，共7頁

七

檔案管理制度

為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本規定：

（一）立卷歸檔 1．

立卷歸檔的職責

（1）

公司各部門均為立卷歸檔部門。公司行政部負責公司的立卷歸檔工作，各部門、各員工均要嚴格執行立卷歸檔制度，應歸檔的文件材料要妥善保存、及時歸檔編號、任何人不得以任何理由拒絕歸檔。

（2）

行政部經理和各部門應指定專人負責辦理立卷歸檔工作。2．

立卷歸檔的范圍

（1）重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等；

（2）公司的各種規章制度、實施細則；

（3）上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料；

（4）公司對外的正式發文與有關單位來往的文書；

（5）

公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

（6）公司的請示與上級機關的批復；公司反映主要工作活動的報告、總結；（7）公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計報表、重要

第10頁，共7頁

工作記錄（表單）及工作簡報；

（8）公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件資料；（9）公司管理人員任免的文件資料；（10）關于員工獎勵、處分的文件資料；

（11）本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料；（12）公司重要設備檔案、財會檔案及基建檔案材料；

（13）反映公司各項生產、技術、科研活動的有保存價值的技術文件、圖紙、信息、市場營銷資料等。

3．平時歸卷

（1）各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統一保管。

（2）各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

（3）公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。

（4）專(兼)職檔案員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記薄上注明。

4．立卷歸檔的基本要求

（1）

各立卷單位應使用本單位統一格式的檔案袋裝訂檔案。（2）

文件應按不同年份進行立卷。

（3）

立卷時應根據文件形式的客觀規律和經營活動特點，依照同類合并的原則進行歸檔，將一組具有有關聯系的文件材料組成一個卷。

（4）

有密切關聯的文件不可分散。

（二）檔案的調用

1． 公司員工應嚴格執行借閱管理制度，履行借閱手續。2． 員工調用本部門的檔案，應征得本部門經理同意。

3． 調用公司檔案，應提出申請，并經得公司行政部經理同意，方可調用。4． 調用的檔案，一般不得帶離公司，公司檔案被借出辦公室時，借用人須在檔案登記本上登記，借閱檔案三日內歸還，如需繼續借閱，必須在登記本上簽字后，方可繼續借閱。

第11頁，共7頁

5． 凡屬絕密、機密技術資料與本人工作無關不得查、借閱，因工作需要必須經主管領導批準方可查閱。

6． 嚴禁私自復印、摘錄絕秘技術資料。

7． 丟失資料者，應及時書面通知行政部負責人，以便采取相應的補救措施。8． 銷毀過期檔案，應由部門經理審批后方可銷毀。

9． 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。10． 凡調離本公司職工，必須歸還全部技術資料，方可辦理調動手續。

（三）檔案管理

1．凡需永久和長期保存的檔案，應使用專柜集中存放，妥善保管。2．

存放永久和長期檔案的專柜，由行政部指定專人管理。

3．各部門如需永久和長期保存的檔案移交給檔案管理部門或放于檔案庫內，應辦理檔案移交手續，并由經辦人員在移交單上簽名。

4．檔案管理人員對集中保管的檔案要進行登記編號和編制目錄以便查閱，查閱重要帶密級檔案需經有關領導批準。

第三章

檔案管理

第一條

? 歸檔文件的建立：

各項目部由專人負責工程技術檔案、征地拆遷協議、分承包合同、聲像、照片等的立卷歸檔，并且按時移交檔案室，不得由個人掌管；

? 設備管理部設專人負責各種機械設備完整檔案（購置發票復印件、機械說明、圖紙）的建立，并按期移交檔案室；

? 財務部負責整理規定會計檔案保管期限、編織憑證、財務報告頁碼，按期移交檔案室；

? ? 文書檔案、文書材料由綜合管理部整理立卷，定期歸檔。人事檔案由人力資源部整理立卷，定期歸檔。

歸檔文件的檢查： 第二條

? ? 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。

第12頁，共7頁

? ? 與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。

歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

? 永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.規章制度及公司條例；4.董事會及股東會紀錄；5.財務報表；6.政府機關核準文件；7.不動產所有權證及其他債權憑證；8.工程設計圖；9.其他經核定須永久保存的文書。

? 十年保存：1.預算、決算書類；2.會計憑證；3.事業計劃資料；4.其他經核定須保存十年的文書。

? ? ? 五年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經核定保存五年的文書。一年保存：無長期保存必要者。

須銷毀的文件須經綜合管理部部長批準，并派專人監銷。

檔案文件的調用： 第三條

? 各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門負責人批準后由綜合管理部檔案管理員調閱；

? 檔案管理員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注調閱的具體文件名稱、總份數及借出日期，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催；

? ? 于檔案室當場借閱者，可免填“調卷單”；

檔案歸還時，經秘書核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽字確認后，檔案即行歸入檔夾，“調卷單”由管檔人員留存備查；

? 檔案的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理；

? ? 調卷人員對于所調案卷，不得抽換增損；

調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應重新填寫“調卷單”不得私自授受；

? 調閱檔案限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之檔案，需經總經理、綜合管理部部長同意。

? 公司重要檔案須經總經理批準后方可調卷。

聲像檔案管理： 第四條

第13頁，共7頁

? 聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質等及文字說明兩部分組成；

? ? 聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由綜合管理部集中統一管理； 聲像檔案種類：

? ? ? ? ? ? 反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料； 各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料； 本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料； 涉及本公司權益的聲像資料；

其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料； 其它具有保存價值的聲像資料。

第五條 電子文檔管理：

公司所有的檔案應盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分別保存。公司綜合管理部秘書負責采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。借閱電子文檔的程序同借閱檔案。

文件檔案管理規定 第一章 總則

第二章 文件材料的收集管理

第一條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職檔案員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知總經理辦公室檔案員。

第二條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由總經理辦公室統一收集管理。

第三條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動、相關人員購置技術資料、工具書、購置設備儀器核報差旅費時，必須將相關的文件、資料向總經理辦公室檔案員辦理歸檔手續，檔案員簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案員

第14頁，共7頁

辦理歸檔手續，檔案員簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

第四條 對保管的技術檔案，每年年終要進行鑒定，鑒定工作由主管領導、工程技術人員、檔案人員組成的鑒定小組進行。對丟失參考價值、無保存意義的資料應及時清理，經鑒定小組批準后指定專人監銷。

第五條 按密級劃分的有關規定，總經辦檔案員應及時準確的對技術資料進行密級劃分，嚴格按保密制度履行查、借閱手續。

第六條 各部門專(兼)職檔案員的職責：

1.了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向總經辦檔案員辦好交接簽收手續。

3.承辦人員借用文件材料時，應積極地做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。

第三章 歸檔范圍

第七條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

第八條 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

第九條 第十條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。本公司的請示與上級機關的批復。

第十一條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。

第十二條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

第十六條 第十七條 第十八條 第十九條 第二十條 錄音、錄像等。

第15頁，共7頁 信訪工作材料。

本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、第二十一條 反映公司各項生產、技術、科研活動的有保存價值的技術文件、圖紙、信息、人事、財務資料、市場營銷資料等。

第四章平時歸卷

第二十二條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統一保管。

第二十三條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十四條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。

第二十五條 專(兼)職檔案員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記薄上注明。

第五章 立卷(案卷質量要求)第二十六條 為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，總經理辦公室檔案員負責組卷、編目。

第二十七條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

第二十八條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。第二十九條 在歸檔的文件材料，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

第三十條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨的規劃放在針對的第一年立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

第三十一條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

第16頁，共7頁

第三十二條 卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

第三十三條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

第三十四條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責，備考表應置卷尾。

第三十五條 案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三十六條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

第三十七條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

第六章 檔案保密

第三十八條 詳見保密制度

第七章 檔案借閱

第三十九條 嚴格執行借閱管理制度，履行借閱手續。

第四十條 公司職工因工作需要，可借閱技術資料，但必須辦理借閱手續。第四十一條 凡外單位借閱相關技術資料，須持單位介紹信，經主管領導批準，方可查閱，但必須按保密制度要求，機密級以上資料不準查、借閱。

第四十二條 第四十三條 技術資料借出時間不超過兩周，預期不還需辦理續借手續。凡屬絕密、機密技術資料與本人工作無關不得查、借閱，因工作需要必須經主管領導批準方可查閱。

第四十四條 絕密、機密資料，直接從事該項工作的人員可查閱，工作有部分相關的人員只能查閱相關部分、絕密、機密資料不能帶出檔案室。

第四十五條 第四十六條 查閱機密、絕密檔案，必須進行登記方可查閱。嚴禁私自復印、摘錄絕秘技術資料。

第17頁，共7頁

第四十七條 凡屬保密的技術資料必須嚴格按密級分類進行查、借閱，任何人不得擅自借閱、借出，不得查、借閱與本人工作無關的技術資料。

第四十八條 第四十九條 銷毀過期保密技術資料應嚴格履行審批手續，不得擅自銷毀。對保密技術資料每月應清查校對一次，發現問題應及時報告主管領導，并采取補救措施。

第五十條 查、借閱技術資料和使用相關技術文件的各類人員應嚴格遵守“保守機密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密。

第五十一條 丟失技術資料者，應及時書面通知檔案室和主管領導并采取相應的補救措施，在未作出處理前暫停查閱相關技術資料。

第五十二條 第五十三條 凡調離本公司職工，必須歸還全部技術資料，方可辦理調動手續。技術檔案資料不準轉借或代借，借出的資料只能帶到工作崗位，并妥善保管好，嚴禁私自攜帶出公司。

第五十四條 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。

第八章 附則

第五十五條 同。

第五十六條



文書檔案立卷歸檔規定

(一)總則

第一條 根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本規定。

第二條 歸檔的文件材料必須按立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本規定的規定，分別立卷歸檔。

第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。(二)文件材料的收集管理

第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

第五條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

第18頁，共7頁 本規定由總經辦制訂經呈總經理核準后總經辦公布實施，修改亦本規定自1998年 月 日起施行。

1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

第七條 各部門專(兼)職文書的職責：

1.了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

 2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續。

3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。(三)歸檔范圍〖HT〗

第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

第九條 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

第十條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。

第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。

第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

第十四條 信訪工作材料。

第壹拾伍條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。 第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。(四)平時歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。

第二十條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記薄上注明。(五)立卷(案卷質量要求)〖HT〗

第二十三條 為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

第二十四條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

第二十五條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、第19頁，共7頁

請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨的規劃放在針對的第一年立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

第二十八條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

第二十九條 卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

第三十一條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

第條 pnb0案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第叁拾叁條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

第三十五條

本制度自印發之日起實施。

檔案管理規定

第一章 總則

第一條 為加強公司文書檔案、聲橡檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本規定。

第二條 公司設檔案室和專職檔案員（簡稱檔案員，下同。），負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。檔案員對檔案資料必須按立卷，各系統和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。

第三條 堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統和部門負責人均應指定專人（兼職檔案員）負責收集保管本系統或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。兼職檔案員應保持相對穩定，名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第20頁，共7頁

第二章

文書檔案立卷歸檔辦法

第一節 文件資料的收集管理

第四條 凡公司繕印發出的公文一律由辦公室統一收集保管。

第五條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。

第六條

公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門兼職檔案員辦理交接手續，兼職檔案員簽字認可后會計部才給予核報差旅費。

第七條 各系統、部門兼職檔案員的職責：

（一）了解本部門的工作業務，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。

（二）認真執行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續。

（三）承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續。

第二節 歸檔范圍

第八條 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。

第九條 上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。

第十條 公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

第十一條 公司的請示與上級機關的批復；公司反映主要工作活動的報告、總結。第十二條 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。

第十三條 信訪工作資料。

第十四條 公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件資料。

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第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。第十六條 公司的各種規章制度、實施細則、程序文件。

第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第十八條 公司保密制度中規定的保密范圍材料。第十九條 公司重要設備檔案、財會檔案及基建檔案材料。

第三節平時歸卷

第二十條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案員集中統一保管。

第二十一條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十二條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門兼職檔案員歸卷。

第二十三條 兼職檔案員應及時將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在文件處理登記薄上注明。

第四節 立卷

第二十四條 第二十五條 立卷工作由相關部門兼職檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

第二十六條 第二十七條 歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十八條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨的規劃放在針對的第一年立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其

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它文件的立卷按照有關規定執行。

第二十九條 卷內文件資料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

第三十條 卷內文件資料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁資料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。

第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

第三十二條 有關卷內文件資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

第三十三條 第三十四條 案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

（一）案卷裝訂。裝訂前，卷內文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

（二）案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

第三章

聲像檔案管理辦法

第三十五條

公司的聲像檔案是指公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。

第三十六條 明等組成。

第三十七條 聲像檔案是公司卷宗的組成部分，必須由檔案員集中統一管理。

第一節 聲像檔案資料的收集

第三十八條 收集范圍：

第23頁，共7頁 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)及文字說

（一）反映公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；

（二）各級領導人和著名人物參加的與公司有關的重大活動的聲像資料；

（三）公司有關人員組織或參加的重要會議的聲像資料。

（四）涉及公司權益的聲像資料。

（五）其它單位形成的與公司有關的重要聲像資料。

（六）其它具有保存價值的聲像資料。第三十九條 收集時間：

（一）聲像檔案資料由各部門兼職檔案員負責收集，應在檔案資料形成后一個月內歸檔；

（二）檔案員有責任隨時征集具有保存價值的聲像檔案資料。第四十條 收集要求：

（一）錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；

（二）接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件；

（三）聲像資料的內容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。第四十一條 聲像檔案費用的報銷：兼職檔案員按第三十八條規定形成聲像檔案的費用，并按要求向檔案員辦理歸檔，經檔案員簽字后會計部才給予報銷費用。

第二節 聲像檔案的整理

第四十三條 便于保管和利用。

第四十四條 第四十五條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，相關的兼職檔案員協助。分類、編號： 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統起來，（一）照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在卷宗內編流水號。格式：卷宗號-流水號。

（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。

（三）編注與其他載體檔案相聯系的參照號。格式為(檔案形態)檔號/(檔案形態)檔號。

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第四十六條 保管期限：應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

第四十七條 文字說明的編寫：

（一）文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。

（二）編寫文字說明的要求：

1.準確揭示檔案資料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全； 2.照片的自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯系密切的應加文字說明： 3.文字簡潔、語言通順； 4.時間用阿拉伯數字表示。第四十八條 編制格式：

（一）照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。

（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注頁。按要求逐項填寫。

第四十九條 案卷要求：

（一）將具有共同主題內容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。

（二）卷內目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄。

（三）卷內備考表，用于說明卷內聲像資料的整理、變動情況。

第五十條 編目：聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85《檔案著錄規則》進行。

第三節 聲像檔案的保管

第五十一條 理。

第五十二條 保存條件： 聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處

（一）底片、膠片保存溫度應保持在13-15℃之間，相對濕度應保持35%-45%；

（二）照片保存溫度應保持14-24℃，相對濕度應保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶保存溫度應保持18-24℃，相對濕度應保持40%-60%。

第五十三條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開磁場，磁

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場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。

第五十四條 第五十五條 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。

歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經過鑒定，征得歸檔單位同意，報經技術總監審批，登記造冊。

第五十六條 建立健全聲像檔案統計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項統計工作。

第四節 聲像檔案的開發利用

第五十七條 第五十八條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴格審批手續，根據聲像檔案的秘密程度，確定利用范圍。

第五十九條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應按《中華人民共和國專利法》的有關規定辦理。

第六十條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經技術總監批準后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借；外單位借用或復制聲像檔案，由技術總監批準，檔案員具體辦理，并按有關規定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，借用單位負賠償責任。

第六十一條 在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發利用現存的聲像檔案。

第四章

第六十二條 本制度由技術總監組織檔案室制訂并由檔案室負責解釋，報公司董

附則

事會批準后施行，修改時亦同。

第六十三條 本制度施行后凡既有的類似規章制度自行終止，與本制度有抵觸的規定以本制度為準。

第六十四條 本制度自頒布之日起施行。

1.1為加強部門的檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,維護公司的合法權益,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本制度。

第26頁，共7頁

1． 2本部門檔案指本部門過去和現在從事招聘、培訓、考核、薪酬福利管理等人事工作中，產生的具有保存價值的各種文字、圖表、音像、電子文檔等不同載體形式的記錄，是人事部門全部檔案的組成部份。

1． 3歸檔的文件材料必須按立卷，本部門在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

1． 4部門歸檔工作由部門負責人領導，按檔案的分類指定人員負責收集、整理、立卷歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀

2． 本部門檔案分為：招聘類檔案、考核類檔案、培訓類檔案、薪酬福利類檔案、員工檔案、電子文檔、3． 凡屬本制度第二章歸檔范圍中產生的音像、證件、證書、光盤、軟件等特殊載體檔案，以所含內容歸屬其相應類目。4． 各類檔案的歸檔范圍： 5．

員工檔案、人事異動表、勞動合同、簡歷（書面、電子）、面試者資料、考勤記錄、考勤表、簽到簿、工資表、傭金表、餐費發放表、交通費發放表、過節費發放表、慰問品發放表、保險申報表 公司發文、各類批示、請示、批復、培訓資料 電子文檔 聲像資料 購買的資料 簡報、工作計劃 各類統計報表

為員工開具的各類證明：考試、收入證明、職工身份證明、婚育證明、情況說明 員工社保轉移單、入職體檢單、健康體檢結果 借據

考核類：考核表

1． 歸檔要求、時間和手續

3．1公司各部門應根據本部門職責和文件材料歸檔范圍的規定，對歸檔前的文件材料妥善保管。3．2公司各部門應當指定人員負責文件材料的收集、積累工作，并根據文件材料的有機聯系進行預立卷。

3．3凡屬歸檔的文件材料一律用鋼筆或毛筆書寫，不得用圓珠筆、鉛筆或復寫紙復寫，文件材料的紙張整齊、紙質優良，無污物、無撕裂。

3．4歸檔文件材料必須完整、準確地反映本公司生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。

3．5照片檔案必須連同底片一起歸檔，做到底片、正片相附；錄音、錄像、磁盤、光盤檔案應填寫其相應的技術內容和著錄項。

3．6案卷裝訂前，檔案部門應協同立卷單位對案卷質量進行一次認真地檢查。

(二)文件材料的收集管理

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第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

第五條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。第七條 各部門專(兼)職文書的職責：

1.了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續。

3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。(三)歸檔范圍〖HT〗

第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

第九條 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

第十條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。

第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。

第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

第十四條 信訪工作材料。

第壹拾伍條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。(四)平時歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。

第二十條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

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第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記薄上注明。(五)立卷(案卷質量要求)〖HT〗

第二十三條 為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

第二十四條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

第二十五條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨的規劃放在針對的第一年立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

第二十八條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。第二十九條 卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

第三十一條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。第三十二條 案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。第三十五條 本制度自印發之日起實施。

第29頁，共7頁

第五篇：人事檔案管理制度

人事檔案管理制度

1.目的

為了規范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時

為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。2.適用范圍

適用于公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。3.職責

公司綜合行政部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。4.歸檔范圍

員工檔案包含入職檔案、培訓檔案、績效管理檔案、異動檔案、離職檔案、工資、決定、委托書、其他合同及協議、通知等與個人有關的具有參考價值的文件資料。5.檔案內容

5.1員工入職檔案：(1)個人簡歷；(2)應聘登記表；(3)性格/氣質測試表；(4)入職承諾書；(5)試用審批表；

(6)個人證件（身份證復印件、學歷學位證復印件、戶口本復印件、資格證 書復印件、職稱復印件、機動車駕駛證復印件<駕駛公司機動車人員需提供>）；

(7)原單位離職證明/離職聲明；(8)筆試試題;(9)勞動合同。5.2培訓檔案：(1)培訓合同、協議；

(2)培訓相關資料及獲取證書原件。5.3績效管理檔案：

將員工績效考核相關的檔案資料按考核周期進行歸整。5.4員工異動檔案：(1)員工試用期評價考核表；(2)異動申請表；(3)任免文件；(4)獎懲文件。5.5員工離職檔案：(1)辭職信；(2)辭職審批表；(3)離職工作交接單；(4)勞動合同解除證明書。5.6其他資料檔案：

工資、決定、委托書、其他合同及協議、通知等與個人有關的具有參考價值的文件資料。6.檔案管理員的職責

綜合行政部人事助理負責管理員工檔案，整理、收錄檔案資料，保證原始資料和單據齊全完整、安全保密、查閱方便。7.檔案管理

7.1基礎管理

(1)原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范；(2)新錄用的員工，應及時建立檔案、造冊登記，并更新員工電子信息花名冊；

(3)檔案按在職人員、離職人員分開管理，按部門/項目分類存檔，應編號、制檢索目錄；

(4)當在職員工的基本檔案資料有變動時（如學歷變動，身份證信息變動、技術職稱變動等），應及時將相關資料復印交綜合行政部歸檔，原件當場查驗；(5)對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整；立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備；

(6)離職員工檔案每月清查，按所在項目及離職月份歸類存檔，離職員工檔案保存二年后方可銷毀（管理人員保留至該員工離崗五年止），且須有電子及紙質版銷毀記錄。

7.2檔案的查閱

7.2.1如因公需查閱檔案，須填寫《借/查閱人事檔案審批表》，經部門/項目負責人、綜合行政部負責人審批；下級員工不得查閱上級員工檔案，特殊情況下經部門/項目負責人、綜合行政部負責人、總經理批準后方可辦理；

7.2.2公司總經理、項目負責人、綜合行政部負責人可直接通過檔案管理員辦理查閱手續；

7.2.3調閱檔案原則上在綜合行政部門內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出綜合行政部，需綜合行政部負責人批準。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印，借出的檔案必須在2天內歸還。

7.2.4檔案管理人員應做好查閱登記工作，并填寫《借/查閱人事檔案登記表》；

7.2.5查閱檔案注意事項：

(1)嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；

(2)不得擅自復制(拍攝)檔案內容，如因工作需要從檔中取證必須事先經綜合行政部負責人、部門/項目負責人、總經理同意；

(3)查閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節輕重，予以懲罰；(4)原則上不允許員工自帶檔案流動，確有需要，由檔案發出方做好封口、蓋章（或簽字），接收方接受檔案時須注意檢查檔案封口是否完整。

7.3檔案的銷毀

(1)公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司員工檔案資料。

(2)當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《員工人事檔案資料銷毀審批表》，經綜合行政部負責人、項目負責人、總經理審批后執行。(3)經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《員工人事檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料進行登記，登記的《員工人事檔案資料銷毀登記表》永久保存。

(4)在銷毀公司員工檔案資料時，必須由綜合行政部負責人指定專人監督銷毀。

八.本制度經報批后，由綜合行政部組織實施；修訂或廢止亦同。附件：

《借/查閱人事檔案審批表》 《借/查閱人事檔案登記表》 《員工人事檔案資料銷毀審批表》 《員工人事檔案資料銷毀登記表》