第一篇：人事檔案管理制度

人事檔案管理制度

第一章 總則

第一條為規范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學化、規范化、制度化，更好地促進公司人事管理工作的展開，特制定本管理制度。

第二條員工人事檔案是在人員招聘、調配、任免、培訓、考核、獎懲等工作中形成的有關個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的有關材料。人事檔案工作是為貫徹執行公司戰略、方針、政策服務的，是選賢舉能，知人善任，歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據。

第三條必須貫徹執行黨和國家有關檔案保密、保管的法規和制度，確保人事檔案的安全與完整。

第四條本制度適用于宜賓XXXX有限公司全體員工。

第二章 管理職責

第五條XXXX員工人事檔案由人力資源部統一管理。第六條人力資源部人事檔案管理工作職責：

1、負責制訂、修改和完善公司人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規范。

2、負責本制度實施執行的具體指導和監督檢查。

3、負責公司人事檔案信息的維護與管理：檔案材料的收集、鑒別、整理、轉遞、保管和提供查（借）閱等工作。

第三章 人事檔案內容

第七條 人事檔案主要有如下幾類：

1、應聘登記表；

2、勞動合同、員工安全生產責任承諾書、保密協議；

3、錄用、轉正、任免、聘用、調動、離職等材料；

4、鑒定、考核、考察材料：鑒定（含自我鑒定），測評考核材料，（后備）干部考察材料、獎勵及處分材料等；

5、學歷、學位及評聘專業技術職務材料；

6、培訓記錄及外訓協議等材料；

7、其他可供企業用人參考的資料。

第四章人事檔案的收集與整理

第八條人力資源部對所有員工檔案進行統一編號，確定編號后，一檔一號，不重復使用。員工轉崗、離職等均不影響編號改變。

第九條 檔案材料根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料的形成時間排序。

第十條新入職員工的人事檔案必須于辦理入職手續兩日之內，將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。

第十一條建立檔案材料目錄，檔案材料目錄是查閱檔案內容的索引，編寫要求如下：

1、題目與材料相符，反映材料的主要內容；

2、材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間。

第十二條每年一季度需對上一年的人事檔案進行整理，在整理過程中，不得私自涂改、抽取或偽造檔案資料。

第五章 人事檔案的提供與利用

第十三條因工作需要，需查閱和借用檔案的，須遵守下列規定：

1、員工人事檔案查閱原則上實行對上級公開，公司總經理有查閱所有員工人事檔案的權限，部門經理有查閱本部門（組）員工人事檔案的權限；

2、凡員工借閱本部門（組）其他員工或其他部門（組）員工人事檔案，必須提交由部門負責人簽批的《人事檔案借閱申請表》；借出需征得被借閱人部門負責人同意，經人力資源部負責人簽批，借出的檔案須在3天內歸還，如確因工作需要，可辦續借手續。

3、除人事檔案管理員外，員工原則上無查閱公司領導人事檔案權限。

4、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度，嚴禁涂改、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。

5、借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印。

第十四條員工辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，員工檔案將作為公司存檔使用，不退還員工本人。離職人員檔案保存期限為2年，期滿時經人力資源部負責人核準后銷毀。

第六章 其他

第十五條 本制度未提及的管理辦法按照公司《檔案管理辦法》執行。第十六條本制度最終解釋權歸人力資源部所有，經總經理審批后執行。第十七條 本制度從下發之起實施。

第二篇：人事檔案管理制度

人事檔案管理制度

1.目的

將企業人事檔案管理工作制度化，規范化 維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞。便于相關人事檔案材料的借閱和使用。2.適用范圍

適合公司總部及全國各辦事處及分支機構 3.人事檔案分類

員工人事檔案分為以下四大類： 3.1 入職檔案

3.1.1 個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書復印件等個人入職基本信息。

3.1.2 勞動合同、保密合同、補充協議、應屆畢業生協議、實習協議等。3.2 培訓檔案

新員工入職培訓試卷、培訓心得。

參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表。

培訓服務協議。3.3 職位檔案

職位說明書、職務說明書、職務任命書。職務變動申請、職位職務變更記錄。3.4 薪酬考核檔案

試用期考核表、員工試用期總結表。

季度/考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。工作記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄。3.5 其他檔案

個人黨、團相關資料。各類獎勵、處罰記錄。

離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協議等、其他補充協議。4.人事檔案的歸檔 歸檔的程序如下：

首先對各類人事檔案進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。在目錄上補登材料名稱及有關內容。將新材料放入檔案。5.人事檔案的核查核對

檢查和核對時保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看檔案室環境是否良好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對： 突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后。

對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。6.人事檔案的轉遞

檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞程序如下： 取出應轉走的檔案。在檔案底賬上注銷。

填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》。按發文要求包裝、密封。

在轉遞中應遵循保密原則，一般通過內部人員轉遞，不能交本人自帶。

另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

7.人事檔案利用的方式 人事檔案的利用有多種方式： 7.1 查閱

設立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關權限人員可以到人事檔案管理部門進行查看，無關人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。7.2 借出使用

相關人員為完成某項人事工作任務，必須將人事檔案借出使用時采用的方式。借閱人必須履行嚴格的借閱手續，基礎時間不能超過一周，需要在“借閱登記表”上進行登記，逾期未歸還者，續辦延長借閱手續，并到期歸還。7.3 出具證明材料

一般由于使用人因入黨、入團、提升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經認真校對、審查，經主管部門審批，加蓋公章后方能生效。8.人事檔案利用的手續

在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證 8.1 查閱手續

查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔申請，在申請中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱部門負責人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。8.2 外借手續

首先，借檔人員寫出借檔申請，內容與查檔報告相似；其次，借檔人員（部門）蓋章，負責人簽字；再次，人事檔案部門對其進行審核、批準然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚并由借檔人員簽字；最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。8.3 出具證明材料的手續

單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：首先，由有關人員(部門)提出申請，說明要求出具證明材料的理由；其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。9.人事檔案保密規定及保存期限 9.1 公司設專人負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。9.2 公司的內部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起3年后方可銷毀。

第三篇：人事檔案管理制度

人事檔案管理制度

一、干部人事檔案收集

1、嚴格按照中共中央組織部“關于印發《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的通知”（組通字[1996]14號）規定的范圍收集干部人事檔案材料，及時將全面反映干部德、能、勤、績的材料收集歸檔，充實檔案內容。

2、干部人事檔案管理部門，應掌握形成干部人事檔案材料的信息，建立聯系制度，及時向有關部門收集新形成的干部人事檔案材料。

3、干部人事檔案管理部門，發現有關部門送交歸檔的材料不符合要求時，應及時通知形成材料的部門補送或補辦手續。形成干部人事檔案材料的部門，有責任按規定認真辦理。

二、干部人事檔案查（借）閱

1、查閱干部人事檔案者，必須是中共黨員，并持有市委組織部統一印制且手續完備的《查閱干部人事檔案審批表》方可查閱。其他如持“調查證明材料介紹信”或“行政介紹信”要求查閱干部人事檔案的，一律不予提供查閱。

2、干部人事檔案是黨和國家的機密，查閱者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定。干部人事檔案應妥善保管，不得遺失，不得轉借他人。檔案內容應嚴格保密。不得在案卷內涂抹、勾畫及亂加批注。卷內材料不得拆散，不得任意增刪，未經同意不得復制。違者視情節輕重予以批評教育直至紀律處分，假公濟私者按違反《中華人民共和國檔案法》處理。

3、外省市單位欲查閱干部人事檔案，應事先聯系，征得同意后，按干部人事檔案管理權限，憑《查閱干部人事檔案審批表》前來查閱。如干部人事檔案部分內容反映被了解人的情況，則提供有關部分。

4、公安、安全、檢察部門、公證處等需查閱干部人事檔案，也應持《查閱干部人事檔案審批表》。因需要而摘錄檔案內容的，須征得檔案管理人員同意。對其摘錄部分，由檔案管理人員與原文核對無誤后，寫明材料出處及日期，加蓋部門公章。對摘錄復制的材料除必須留作證據外，一律由查閱單位負責銷毀。

5、查閱干部人事檔案，應在閱檔室內或指定地點查閱。干部人事檔案一般不外借，確因工作需要將檔案借出使用，查閱單位應在審批表上說明理由，經檔案管理人員同意井嚴格履行登記手續方可借閱，限期（兩周內）歸還，逾期須辦理續借手續。

6、任何個人不得查閱或借閱本人及其親屬的干部人事檔案。

三、干部人事檔案鑒別歸檔

1、歸檔的材料必須是正式材料。材料應完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。

2、歸檔的材料，凡規定由組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規定要同本人見面的材料（如審查結論、復查結論、處分決定或意見、組織鑒定等），一般應有本人的簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。

3、干部人事檔案材料的載體應是（19×26.5厘米）規格的辦 公用紙，材料左邊應留出2—2.5厘米裝訂邊。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。除電傳材料需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔。

4、對歸檔材料應逐份登記．并于一個月內歸入本人檔案袋（盒）內，每年裝訂入卷一次。

四、干部人事檔案轉遞

1、建立干部人事檔案轉遞登記簿，凡進出檔案須嚴格手續，逐一登記。

2、轉遞干部人事檔案要通過機要交通或派專人送取，嚴禁本人攜帶，對本人攜帶檔案的，檔案管理部門應拒絕接收。

3、轉出檔案必須完整齊全，按規定經過認真的整理并裝訂成卷，不得扣留部分材料或分批轉出，凡整理中剔除的待銷毀材料不得隨干部人事檔案同時轉遞。

4、轉遞干部人事檔案必須填寫印制的《干部人事檔案轉遞通知單》，嚴密包封并加蓋密封章，以機密件寄出。成批移交檔案時，可填寫移交名冊（一式兩份），由接交雙方簽字蓋章。

5、檔案管理部門對外單位轉入的檔案，要認真清點，經核對無誤后，應在回執上簽名加蓋公章后及時退回寄出單位。逾期一個月未收到回執的，檔案轉出單位應函、電催問，以防丟失。

6、檔案管理部門要主動與干部調配、任免單位（部門）配合，使干部人事檔案隨著人員調動、職務變動或改變主管單位而及時轉遞。

五、干部人事檔案保管保密

1、嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》和《干部檔案工作條例》的規定，不得在口頭上、通訊中泄露檔案內容和其他有關機密事項。

2、檔案庫房必須堅固，配制鐵質檔案柜，庫房內保持清潔、安靜，定期檢查防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫等“六防”設施落實情況，保證檔案安全，做到萬無一失。

3、對保管的干部人事檔案應在干部人事檔案名冊上逐個進行登記。死亡人員檔案分開保管。

4、嚴禁個人私自保存任何人的檔案材料。

5、檔案管理人員調動時，必須嚴格履行交接手續。

6、非檔案管理人員不得進入檔案庫房。

7、檔案材料不得擅自轉移、分散、銷毀和丟失。

8、在工作中形成的廢紙需粉碎處理。

六、送交檔案材料歸檔

1、凡干部任免或接到“催調干部人事檔案通知單”后，應按規將干部人事檔案正本（或副本）及時送交干部人事檔案的主管（或協管）部門。

2、送交檔案時，應檢查核對材料與目錄，防止張冠李戴或缺少、材料，凡是干部人事材料不齊全或不清楚，要補齊或弄清楚后，再辦理有關手續。

3、送交的檔案必須按規定經過整理，對不整理的，可退回原單位重新整理，限期報送。

4、干部人事檔案管理部門在收到檔案材料后要逐一登汜，并及時辦理接收手續。

5、對送交的檔案、檔案材料，要按中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》要求，認真鑒別，嚴格審查，防止不符合歸檔要求的材料進入檔案。對偽造檔案材料、涂改檔案內容的，一經發現，要予以清除，并根據情節輕重，對當事人給予黨紀政紀處分，構成犯罪的，要依法追究刑事責任。

第四篇：人事檔案管理制度

公司人事檔案管理制度

集團公司人事檔案管理制度

第一條 為了規范人事檔案的管理和利用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據，特制訂本制度。

第二條 集團公司員工檔案實行分級管理

由集團公司人力資源中心引進的員工的檔案一律由集團人力資源中心統一管理。

(一)原始檔案：員工入司時隨轉的人事檔案材料，員工轉正后調入公司管理。

(二)新建檔案：員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料。

(三)電子檔案：員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業學校、學歷、專業、職稱、工作經歷、崗位、職務、合同期限等情況通過電子信息系統的形式所形成的記錄。

經集團人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司引進的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。

第三條 人事檔案由各公司、部門總經理分管或指導，該公司、部門人事負責人具體負責操作和管理，并對檔案的完整性、真實性和準確性負責。集團公司人力資源中心全權負責對各公司、部門人事檔案的監督考核。

二、人事檔案的建立

第四條 新建人事檔案收集范圍

由人力資源部門直接形成的材料：

(一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括：報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業證復印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單(要求員工在進公司之前須到公司指定的醫院進行體檢，且出具的體檢證明須真實有效)等材料。

(二)職務任免申請表、行政職務任免材料、晉升技術職稱(學位等)審批材料。

(三)工資調整審批表。

(四)鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。

(五)考核、考勤或其它類材料。

(六)有關培訓學習經歷及成績、學歷情況等材料。

(七)各種處分、處罰材料和通報批評等材料。

(八)有關接收、調配、解聘等情況記錄材料。

(九)各種重要的個人申請、承諾、聘用合同(協議)、保險等材料。

(十)各種崗位責任書、競聘、施政方案等。

通過其它渠道形成的材料：

(一)各類組織成員或代表以及各種先進模范或受獎勵材料。

(二)參加各級人大或各類協會代表大會材料。

(三)業務考績材料、技術方面的貢獻材料及各項論文著作篇目等。

(四)出國審批表及在外期間鑒定材料。

(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。

(六)在原工作單位形成的有關檔案材料。

(七)在部隊或學校等機關單位形成的有關檔案材料。

(八)重要的社會關系、親屬關系的記錄材料。

(九)對違紀、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。

第五條 人事檔案歸檔材料要求

歸檔材料應具備的條件：

(一)必須是已經處理完畢，而不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件。

(二)材料必須以個人為對象。對反映多人有關情況的材料，應當分別制成以個人為單位或反映本人情況的材料，方可歸入個人檔案。

(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標記，如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬于歸檔范圍但手續不完備的材料，應先將手續補齊，并在辦理完備后再行歸檔。

(四)檔案內容必須實事求是，不能帶有虛構、想象、夸張的成份;人物傳記、寫人物事跡的報告文學、個人回憶錄都不得歸檔。

(五)檔案內容應當完整，對頭尾不清、來源時間不明的材料，要盡可能查清注明;涉及個人重大問題的材料，如需查清，應轉交相關部門處理后，方能歸檔。確定材料能否歸檔時，應針對具體問題具體分析，不能一概而論;同時，還應對檔案中應當具備而缺少的材料予以登記，并有計劃地進行收集補充。

應妥善處理不應歸檔的材料：

(一)經過鑒別，凡應轉往有關單位保存或處理的材料，應填制《人事檔案轉遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。

(二)接收單位清點核對后，應按程序辦理接收手續。

(三)凡屬退還本人的材料、證章等，應開列詳細清單，證明材料(物品)名稱及份(件)數，經批準后退還本人，并由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。

(四)對不直接退還本人的材料，可經批準后給予銷毀，并應對其本人說明。

(五)銷毀人事檔案履行一定審批手續，任何個人都不得擅自銷毀。

第六條 人事檔案的整理要求：

(一)應遵循完整、真實、精練、實用的原則。

(二)應做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應相一致。

(四)材料增減時應進行重新整理。

(五)人事檔案原件作為正本，對于機密性較高的人事檔案，可根據工作需要和人員管理情況建立副本。

第七條 人事檔案的建立

(一)集團公司總部新進員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料，并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時予以補充完善。

(二)集團公司人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求，經該公司人事負責人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心。

(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎檔案，并對員工在職期間相關個人信息資料(身份證號、聯系方式、家庭住址、戶籍地、學歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心。

第八條 人事檔案的編號

(一)人事檔案編號構成：檔案代碼+四位數字，按順序編號。

(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫)，如采購管理中心，其人事檔案編號為CGG。

(三)員工辭職后的檔案編號繼續保留，不重復使用。

(四)同一部門員工的檔案要求放在一起，每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內，調動或辭職抽出后不添加新的員工檔案，若檔案袋中員工檔案已抽完，此空檔案袋繼續保留。抽出檔案后應該在檔案袋上予以標明。

第九條 人事檔案建立的具體程序

(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。

(二)按照材料的屬性、內容確定其歸檔的具體順序。

(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關的內容。

(四)將新的材料存入檔案。

第十條 員工在職期間形成的培訓、獎懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。

(一)大學生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料，由所在公司、部門每半年整理一次，后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次，統一交集團公司人力資源中心存檔。

(二)其他員工在職期間所形成的培訓、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理，并要求歸檔。

三、人事檔案的轉遞

第十一條 人事檔案轉遞的具體程序

(一)人事負責人依據人力資源調配通知單或調令取出應轉走的員工檔案材料。

(二)在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時間、原因(調動、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉入地點。

(三)填寫《人事檔案轉遞通知單》。

(四)將《人事檔案轉遞通知單》放入員工檔案一起，并將檔案袋密封后轉往相應公司、部門。

(五)收檔公司、部門在收到檔案，核對無誤后，必須在《人事檔案轉遞通知單》的回執單上簽字蓋章，且及時反饋到轉出公司、部門。

第十二條 人事檔案材料在轉遞過程中要嚴格執行保密制度，按要求裝袋密封交接，并在封口處加蓋公章，且不能由員工本人帶走，攜帶人員嚴禁私自拆封偷閱檔案。

第十三條 員工晉升科級(含)以上級別，轉正后一月內由所在公司、部門按轉檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理干部被免職后，其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉檔程序和要求轉往相應公司、部門。

第十四條 員工離職后由其所在公司、部門一月之內將其檔案抽出，裝訂成冊存檔，并妥善保管二年。銷毀時須填寫《檔案銷毀申請單》，經集團公司人力資源中心核準后予以銷毀。

四、人事檔案的查詢、借閱

第十五條 檔案查詢和借閱應按程序辦理

(一)檔案的查詢應先申請，說明查詢的對象、理由和范圍，所在公司、部門人事負責人批準后，方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。

(二)外借員工檔案須經所在公司、部門總經理批準，并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長，需辦理續借手續。

(三)各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料，由所在公司、部門開具介紹信，說明理由，再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規定予以辦理。

(四)人力資源中心或各公司、部門內部查閱、借檔和出具證明也應按照程序進行。

五、人事檔案的保管

第十六條 人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。

第十七條 人事檔案管理必須由專人負責，定期檢查核對，確保檔案完整、準確。

第十八條 人事檔案存放必須配備專門設備，不得與其它檔案混放一起。

第十九條 人事檔案存放應做到安全、保密、防火、防潮、防盜。

第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

六、考核辦法

第二十一條 凡出現以下情況，將根據情節輕重分別扣除所在公司、部門人事負責人績效獎金20-50元/次：

(一)人事檔案不全的。

(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。

(三)不遵守人事檔案保密制度的。

(四)不履行正當手續將人事檔案帶出檔案保管場所的。

(五)不按規定銷毀人事檔案的。

公司人事檔案管理辦法規章制度

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關系，死亡等情形。

三、檔案相關規定

1、基礎管理

1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等)，應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經行政人力資源部經理批準后銷毀。

4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

第五篇：人事檔案管理制度

人事檔案管理制度

人事檔案管理制度

1、為使檔案材料齊全完整，以防丟失，凡屬于人事部門形成的材料，在一個月內歸檔。任何個人不得以任何理由積壓滯留材料，防礙收檔。

2、人事檔案由人事主管部門管理。干部調離工作單位時，檔案要隨人及時移交轉遞。

3、每季度要核對一次檔案順序號，發現編錯號或放錯位置的要及時糾正，按照登記檢查檔案，發現缺少及時查找。

4、查(借)閱檔案須經主管領導批準，辦理有關手續后、方可查(借)閱。

人事檔案統計制度

1、檔案統計是了解和掌握檔案形成、管理、利用情況和檔案發展的重要手段，檔案人員要慎重對待，認真抓好。

2、認真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、利用情況的統計工作，提交檔案質量。

3、做好檔案收進、移出工作，定期進行清理登記，做到隨時歸檔，便于查找。

4、按照上級要求，報送本局檔案情況。

人事檔案查(借)閱制度

1、確因工作需要、查閱檔案時，須主管領導批準辦理登記手續。一般只限在檔案室查閱，如有特殊情況外借時，應按要求限其歸還。

2、查閱借閱時檔案管理人員必須遵守保密制度。查(借)閱檔案人員不得擅自拆卷、涂改、勾劃、剪裁，如違反上述要求，將追究責任。

3、查(借)閱檔案人員，對確需要摘錄的材料，須經局主管領導和檔案管理人員審閱后，才能帶離檔案室。

人事檔案保密制度

為提高警惕，嚴守國家機密，維護檔案的完整與安全，特制定本制度。

1、嚴格保密紀律。堅持內外有別的原則，嚴禁在閑談和私人通訊中涉及黨和國家的機密。

2、不在公共場所及家屬子女，親朋好友面前談論有關檔案的機密。

3、忠于職守，加強保密觀念。不該說的不說，不該問的不問，做到不失密，不泄密。

4、凡查閱不宜公開的秘密以上的檔案材料，要嚴格履行手續，不準隨便摘抄，復制和補傳。

5、嚴守保密紀律。自覺遵守“保密法”，對違犯“保密法”及保密紀律，玩忽職守，造成大失泄密者，要按規定嚴肅處理，構成犯罪要追究其責任。

6、非檔案管理人員，不準隨便出入庫房。

人事檔案利用制度

1、檔案提供利用是檔案工作重要環節。檔案人員要樹立檔案為政治思想工作，業務工作服務的指導思想，努力提高檔案的利用工作。

2、提供利用要堅持用原件或復制件提供利用。提供利用時，均應按查、借閱檔案的管理辦法辦理相應手續。

3、檔案人員要熟悉本機關的工作性質、業務、范圍、程序，提供檔案材料要準確、及時，積極、主動為領導和各部門做好服務工作。

人事檔案庫房管理制度

1、檔案庫房的管理要有嚴密的制度、嚴格的手續和經常性的工作。

2、檔案進出庫要有登記和交接手續，不能“賬目不清”以免造成檔案泄密，丟失的漏洞。

3、管理人員變動時，要有嚴格的交接手續，不能只交鑰匙不交“賬”。

4、嚴格保密和保衛制度，除檔案管理人員外其他人員一般不得進入庫房，嚴禁在庫房吸煙和存放易燃易爆物品。

5、檔案柜的排列要科學有序、便于通風和避光。

6、檔案管理人員要經常打掃衛生，保持室內和柜內整潔，干凈防止灰塵對檔案材料的損害。

7、庫房設備應符合安全和技術要求，做好保密，杜絕文件材料丟失、損壞和其他意外事故發生。

分管檔案工作領導責任制

1、積極貫徹執行黨和國家的方針、政策、認真組織學習“檔案法”和“機關檔案工作條例”宣傳上級檔案部門有關檔案工作政策，規定，及時處理本局存在的問題。

2、組織協調本機關檔案工作的管理，經常監督檢查本機關的檔案工作，督促檔案人員做好平時檔案工作收檔和移交工作。

3、重視并加強檔案人員的政治思想業務工作，經常了解干部的思想和業務情況，開展兩個文明和民族團結，社會主義思想教育，抓好專業學習，使他們在政治素質和業務素質上不斷的有所提高。

檔案員職責

1、認真學習、宣傳貫徹《檔案法》、《保密法》《機關檔案管理工作條例》和上級業務主管部門制定的關于檔案工作的方針、政策、規定、辦法及本局規定的各項規章制度。

2、刻苦學習檔案工作業務知識，培養獨立工作能力，不斷提高檔案管理工作的科學水平，積極為本局各項工作服務。

3、對人事檔案要每一季度檢查、核對一次，避免張冠李戴，調出人員檔案要隨人員及時轉出。凡需查(借)閱檔案，未經主管領導批準，不得外借，不得轉出。

4、經常保持檔案庫房整潔、衛生，切實做好“七防”工作，確保檔案庫房絕對安全，發現問題及時報告，采取措施，妥善解決。

5、準確做好檔案的統計工作，定期編制檔案工作統計報表，同時做好檔案資料的借閱登記工作，按有關規定，定期向檔案主管部門移交檔案。

6、堅守崗位、忠于職守、遵守紀律、嚴守機密。

7、對丟失、損壞檔案者有權提出處理意見。絕對保護檔案的安全，凡接受的檔案要及時存入檔案室，不得外放，不得擅自轉移，分散銷毀檔案材料。

交通運輸局干部人事檔案管理制度

干部人事檔案管理部門工作職責

一、按照《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》等法律、法規的規定，依法管理干部人事檔案，為國家積累檔案史料。

二、及時收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。

三、按規定辦理干部人事檔案的查閱(借閱)和轉遞事項。

四、及時更新干部職務(職稱)、學歷、工資等變動信息。

五、積極為局黨組和上級黨組織提供干部情況。

六、全力做好干部人事檔案的安全、保密、保管與保護工作。

七、經常調查研究干部人事檔案工作的新情況，結合實際制定、完善規章制度，加強業務指導工作。

八、建立和完善干部人事檔案信息庫，大力推廣、應用干部人事檔案現代化管理方法和技術，逐步實現干部人事檔案管理現代化。

九、定期向同級檔案館(室)移交死亡干部人事檔案。

十、辦理領導交辦的其他事項。

干部人事檔案管理工作人員守則

一、認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，貫徹落實科學發展觀，努力提高思想政治素質。

二、嚴格按照《干部檔案工作條例》規定和各項工作制度的要求，堅持原則，一絲不茍，認真履行工作職責。

三、刻苦鉆研干部人事檔案管理業務，努力提高管理工作能力和水平。

四、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《保密法》等法律法規和各項安全保密制度，嚴密保管干部人事檔案，嚴防失密、泄密，保證干部人事檔案的絕對安全。

五、認真做好干部人事檔案材料的收集工作，對收集的材料要詳細登記、認真鑒別、及時入卷歸檔。

六、嚴格履行查(借)閱干部檔案登記、審核、簽批程序，對查(借)閱干部檔案手續不完備的，不予提供利用;對查閱后的檔案，要認真檢查核對，及時完好地歸入庫房。

七、熱情接待查(借)閱檔案人員，努力提供優質服務。

八、工作調動時，必須做好檔案和檔案材料及業務文件的交接工作。

干部人事檔案材料收集補充制度

一、按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等文件要求，注意跟蹤形成干部人事檔案材料的信息，及時將反映干部的德、能、勤、績、廉等方面的正式材料收集歸檔，不斷充實檔案內容。

二、建立、完善與干部人事檔案材料形成部門(單位)的聯系制度和材料收集網絡，主動爭得各部門(單位)的工作配合，對應收集歸檔的材料要做到應收盡收、及時歸檔。

三、收集補充的檔案材料必須是辦理完畢的正式材料，內容真實，文字清楚，手續完備，規格一致(長260毫米，寬184毫米或長297毫米，寬210毫米)。凡屬手續不完備、不符合歸檔要求的材料一律退回材料形成部門，限期重新補報。

四、各檔案材料形成部門要認真按照干部人事檔案材料收集歸檔范圍的要求，將形成的干部人事檔案材料及時報送干部人事檔案管理部門。任何組織和個人不得以任何理由積壓或滯留檔案個人材料。

干部人事檔案材料鑒別歸檔制度

一、認真審查、鑒別收集的干部人事檔案材料，將符合歸檔要求的材料及時歸入干部檔案。

二、對經鑒別內容不完整，來源、時間不明，字跡模糊不清，打印書寫不規范，手續不完備等不符合要求的材料不接收、不歸檔，并限期更換或待補辦完手續后再歸入檔案。

三、對犯有嚴重錯誤或涉及其他重大問題的干部，經黨組織審查，做出處理結論后形成的正式材料可歸檔，在未做出結論之前不得歸檔。

四、經鑒別，對不屬于歸檔、須從干部人事檔案中撤出的材料，必須登記造冊，經領導審核后銷毀或轉給有關單位和部門。

五、任何人不得從干部檔案中撤出應歸檔的材料，對違反規定者，要追究責任，嚴肅處理。

干部人事檔案整理工作制度

一、按照《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》等法規、規定要求，認真整理干部人事檔案。

二、整理干部人事檔案，必須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清晰并與內容分類相一致、裝訂整齊，使檔案達到完整真實、條理規范、精煉實用的要求。

三、整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必須的物品和設備。

四、整理檔案時，不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;對按規定需剔出的檔案材料，必須先登記，報送主管領導審批后再行處理。

五、整理過程中，要嚴格檔案材料的管理，防止檔案材料丟失和泄露干部檔案內容。

六、堅持經常整理與集中整理相結合，普遍整理與個別整理相結合，使檔案內容保持完整規范。

干部人事檔案保管與保護制度

一、嚴格按照《干部檔案工作條例》等文件要求，建立堅固并符合防火、防潮、防盜、防蛀、防塵、防高溫標準的專用檔案庫房。要配置鐵質的檔案柜(箱)。

二、檔案庫房內的空調、加濕、去濕、殺菌、滅火等各項設施要齊全，庫房和檔案柜、架要指定專人管理，經常檢查。

三、庫房內要保持清潔，嚴禁放置易燃易爆等妨礙檔案安全的物品，注意發現和排除有礙檔案安全的一切隱患。

四、庫房內要有各項應急措施，檔案管理人員須熟練掌握救護設備的使用方法，保證在突發事件或緊急情況下，及時、有效地搶救檔案并將檔案運到安全地點。

五、不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術，確保干部檔案安全。

干部人事檔案轉遞制度

一、干部人事檔案管理部門在接到干部任免、商調通知后，要及時將干部人事檔案轉給新的干部主管部門。

二、轉出檔案時，要認真清點檔案全部材料，按規定裝訂，不得扣留材料或分批轉出;檔案轉出后，要注銷名冊。接收檔案單位可拒收材料不全或整理不合格的檔案。

三、轉遞檔案必須按統一規定的“干部檔案轉遞通知單”所列項目，詳細登記和進行嚴密包封，由機要轉遞或組織人事部門派專人送取，不準郵寄，嚴禁交干部本人自帶。

四、接收干部人事檔案單位在對所接收的干部人事檔案認真核對無誤后，盡快將簽名蓋章的回執退回。發現檔案中缺少材料，要及時催要;發現轉遞的檔案材料存在手續不健全等問題，可將檔案材料退回。轉出單位應盡快補齊，并在限定的時限內轉給接收單位。

五、轉出單位對逾期一個月未退回執者應及時催要，以防檔案丟失。

六、檔案轉出或轉入要及時登記，做到干部職務、工作發生變動，其檔案也隨之及時變動和轉遞。

干部人事檔案提供利用制度

一、嚴格按閱檔規定來確定是否提供利用和提供所需材料。

二、查閱單位應填寫《查閱干部檔案審批表》，到干部人事檔案管理部門辦理查閱手續。對持行政介紹信或調查證明材料介紹信查閱檔案者，干部人事檔案管理部門不予受理。

三、凡查閱干部人事檔案時，利用單位應派中共黨員干部到檔案查閱室查閱。

四、閱檔人必須嚴格遵守安全保密制度和閱檔規定，嚴禁抽取和撤換檔案材料;嚴禁折疊、批注、拆卸、涂改、圈劃;嚴禁邊喝水邊閱檔;嚴禁在檔案室內吸煙。違者一律追究責任，嚴肅處理。

五、不得擅自拍攝、復制檔案內容，對于確因工作需要利用檔案材料取證的，必須經檔案管理主要負責同志審批后方可復制提供。

六、干部人事檔案原則上不外借，確因工作需要必須借出使用時須申報理由，經主管領導審批同意，方可借閱。借用部門要指定專人專柜保管，不得擅自轉借他人。借閱期限最長為二周，如需延長，必須辦理延期借閱手續。檔案送還后，要認真核對并登記，發現問題，及時報告，提出處理意見。

七、任何個人不得查閱本人及其親屬檔案。

干部人事檔案保密制度

一、非檔案管理人員一律不準進入干部人事檔案庫房。

二、檔案管理工作人員要嚴格遵守《中華人民共和國保守秘密法》、《中華人民共和國檔案法》和《干部檔案工作條例》，增強保密意識，嚴守干部人事檔案工作機密。

三、在私人交往、通信、日常言談中，不準涉及干部人事檔案中的內容，不準向親屬、子女、朋友等泄露干部人事檔案內容，不準攜帶干部人事檔案或檔案材料參觀游覽、探親訪友或出入公共場所，不準將干部人事檔案帶回家中，不準用電話提供有關干部的全面情況和涉及干部的政治歷史或其他重要問題的內容。

四、嚴禁任何人私自保存他人檔案，對偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料營私舞弊等違反有關法律、法規規定者，應視情節輕重，予以嚴肅處理。

五、任何人不得擅自銷毀干部檔案材料。對剔出的干部人事檔案材料，認真登記備查，經領導批準后方可銷毀。銷毀時應到指定地點并派兩名以上工作人員進行監銷。

干部人事檔案檢查核對制度

一、定期對所保管的干部人事檔案數量、歸檔材料進行檢查核對，做到庫冊一致，數目清楚，賬檔相符。

二、堅持每季度對所保管的干部人事檔案進行一次核對，及時發現解決問題。

三、每半年對收集、歸檔、轉出的檔案材料以及提供利用等方面的情況進行核對統計，注意從統計數據中發現和解決問題。

四、檢查核對后，結合全年工作，寫出工作小結，問題改進報告和下年工作計劃。