第一篇：人事檔案管理制度

人事檔案管理制度目的為了加強(qiáng)人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，有效地發(fā)揮員工檔案作用，為公司的人力資源管理提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)，特制定本規(guī)定。范圍.本制度規(guī)定檔案的歸檔范圍、管理要求等。本制度適用于公司對(duì)員工檔案的管理。職責(zé)

3.1 行政人事部負(fù)責(zé)公司所有人員人事檔案的管理。4 人事檔案的管理

4.1 歸檔范圍

4.1.1 建檔內(nèi)容：?jiǎn)T工應(yīng)聘時(shí)的《應(yīng)聘人員登記表》；居民身份證、畢業(yè)證及相關(guān)職稱(資格)證書復(fù)印件；《應(yīng)聘人員考評(píng)表》等；指定醫(yī)院體檢證明。

4.1.2 歸檔內(nèi)容：?jiǎn)T工在職期間的績(jī)效考核結(jié)果、各類培訓(xùn)記錄及公司出資參加學(xué)習(xí)獲取的各類證書、獎(jiǎng)懲記錄、關(guān)于人事的晉、降、調(diào)決定或通知；員工離職時(shí)的證明、退休證明及其他有價(jià)值的資料。

4.1.3 不屬于規(guī)定歸檔范圍的材料，嚴(yán)禁擅自歸檔。有保存價(jià)值的，經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后歸檔。

4.2 檔案管理要求

4.2.1 檔案應(yīng)由行政人事部指定專人(專職或兼職)保管，并對(duì)其負(fù)全責(zé)。

4.2.2 凡屬應(yīng)歸檔材料，均應(yīng)整理立卷，裝入檔案袋，并按一定的規(guī)則編號(hào)，位置、編號(hào)、內(nèi)容統(tǒng)一。

4.2.3 收集歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料，材料必須完整、齊全、真實(shí)、文字清晰、對(duì)象明確，有承辦部門或個(gè)人署名，有形成材料的日期。

4.2.4 材料的載體必須按統(tǒng)一規(guī)定，使用A4紙，文字須是打印、鉛印或水筆、簽字筆書寫，不得使用鉛筆、紅色筆、復(fù)寫紙書寫或其他不便長(zhǎng)期保存的材料。

4.2.5 人事檔案的部分資料是變動(dòng)的，應(yīng)及時(shí)更改，確保準(zhǔn)確性。

4.2.6 檔案借閱、轉(zhuǎn)調(diào)等來往檔案要認(rèn)真登記，手續(xù)清楚。

4.2.7 檔案管理員應(yīng)每年對(duì)檔案次序、數(shù)量核對(duì)一次，行政人事部每季度對(duì)各子公司檔案管理情況檢查一次。

4.3 離職雇員人事檔案管理

4.3.1 離職員工檔案應(yīng)和在職員工檔案分類存放，離職員工檔案保存期為員工離職后2 年時(shí)間。每年年底由檔案管理人員整理，并列清單，經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人審核后統(tǒng)一銷毀。

4.3.2 員工辭職以員工離職審批表或相關(guān)資料為依據(jù)。所有辭職、自動(dòng)離職等人員因故重新被錄用的，應(yīng)重建檔案，不

得重新使用原檔案，工齡不得累加。

4.4 人事檔案的借取、轉(zhuǎn)調(diào)及人事數(shù)據(jù)的提供

4.4.1 人事檔案及相關(guān)人事數(shù)據(jù)屬秘密資料，借取、轉(zhuǎn)調(diào)及提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)時(shí)必須保證絕對(duì)安全，并做好記錄。

4.4.2 因工作需要借取、摘抄、復(fù)制檔案的，由主管領(lǐng)導(dǎo)書面說明事由，并注明借取期限、摘抄、復(fù)制內(nèi)容等，經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可辦理。

4.4.3 相關(guān)部門需要行政人事部提供相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)，需求單位提供對(duì)數(shù)據(jù)的要求或條件，經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)提供。其它

5.1 員工相關(guān)資質(zhì)等信息一律以檔案記錄為準(zhǔn)，當(dāng)員工進(jìn)過培訓(xùn)取得相關(guān)資質(zhì)證書時(shí)，應(yīng)及時(shí)到行政人事部備案，否則無(wú)效，并且不得享受公司相關(guān)待遇。

5.2 特殊情況證件丟失(或其他原因)，由相關(guān)部門出具有效證明，經(jīng)行政人事部核準(zhǔn)后，與原證件具有同等效力。6 附則

本制度由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第二篇：人事檔案管理制度

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人事檔案管理制度

第一條 人事檔案管理的目的

1、保守檔案機(jī)密。

現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，情報(bào)戰(zhàn)是競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。

2、維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

3、便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

第二條 人事檔案管理制度的基本內(nèi)容

是對(duì)人事檔案需建立健全保管制度。內(nèi)容包括五部分：材料歸檔、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保衛(wèi)保密、統(tǒng)計(jì)。

第三條

材料歸檔

新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔程序?yàn)椋菏紫葘?duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。再次，在檔案目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

第四條

檢查核對(duì)

檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。其中包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。

檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。同時(shí)在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：

——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后；

——對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；

——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)蟲蛀等。第五條

轉(zhuǎn)遞制度

轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的程序如下：

1、取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；

2、在檔案目錄上說明注銷原因； 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司

3、按發(fā)文要求包裝、密封。

在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，要通過機(jī)要程序轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

第六條

保衛(wèi)、保密方面

1、設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。

2、庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。

3、庫(kù)房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。

4、任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。

5、無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。

6、離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

第七條

統(tǒng)計(jì)制度

1、人事檔案的數(shù)量。

2、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

3、檔案整理情況。

4、檔案保管情況。

5、利用情況。

6、庫(kù)房設(shè)備情況。

7、人事檔案工作人員情況。

注：以上所指“檔案”為員工入司后建立的員工檔案，公司只對(duì)此部分檔案負(fù)責(zé)，員工的其他人事檔案需由員工本人自行落檔，對(duì)于需要公司接收檔案的員工，公司將其檔案資料統(tǒng)一報(bào)送大慶市人才中心保管，相關(guān)費(fèi)用由員工自理。

第八條 人事檔案管理的基本內(nèi)容 一、一級(jí)檔案（原始材料）

1、求職登記表

2、面試評(píng)價(jià)表

3、員工錄用審批單

4、錄用通知書

5、薪酬說明書 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司

6、員工個(gè)人簡(jiǎn)歷

7、員工身份證、戶口復(fù)印件各一張，一寸免冠照片二張，無(wú)違紀(jì)證明一張。

8、其它（學(xué)歷及學(xué)位證書、技術(shù)及職稱證書、曾獲得的榮譽(yù)證書等復(fù)印件等）二、二級(jí)檔案（在職材料）

1、員工基本檔案

2、勞動(dòng)合同

3、員工保險(xiǎn)材料

4、崗位異動(dòng)申請(qǐng)書

5、薪酬調(diào)整審批表

6、獎(jiǎng)罰記錄 三、三級(jí)檔案（離職資料)

1、辭職申請(qǐng)表/辭退通知書

2、工作交接結(jié)算單

第九條 人事檔案管理辦法

一、設(shè)立檔案柜。設(shè)立檔案柜可以便于檔案的調(diào)卷和管理、便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。

二、借出使用。借出庫(kù)房須滿足特定條件，如：本公司領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、其他部門因特殊需要必須借用人事檔案等。外借的時(shí)間最長(zhǎng)期限為3日，到期未還者應(yīng)限3日內(nèi)及時(shí)催還，逾期不還的部門和個(gè)人按《保密制度》有關(guān)條例進(jìn)行處罰。

三、出具證明材料。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國(guó)等。

四、查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最后由總經(jīng)辦審核，董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。總經(jīng)辦 對(duì)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。

五、外借手續(xù)。

1、借檔部門寫出借檔報(bào)告 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司

2、借檔部門蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。

3、總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。

4、進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字，歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。

5、未經(jīng)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人及總裁批準(zhǔn)，任何組織和個(gè)人不得擅自查閱、復(fù)印員工人事檔案，更不得將檔案帶出公司，如有違反，按泄露公司機(jī)密進(jìn)行處罰或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第三篇：人事檔案管理制度

企業(yè)人事檔案管理制度

一、總則

第一條將企業(yè)的人事檔案管理規(guī)范化、制度化，使其更有效的服務(wù)于企業(yè)，特制定此制度。

第二條人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。

第三條企業(yè)各分公司和分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人事檔案管理，必須依照本制度進(jìn)行。

二、人事檔案的管理體制

第一條企業(yè)的行政辦負(fù)責(zé)其員工的檔案管理工作。

第二條企業(yè)人員調(diào)動(dòng)時(shí)，調(diào)動(dòng)人員的檔案由調(diào)出部門行政辦整理好，轉(zhuǎn)交到調(diào)入部門行政辦保存。

第三條企業(yè)人員借調(diào)時(shí)，員工檔案仍有原部門進(jìn)行保存。但借調(diào)部門必須存有借調(diào)人員檔案的復(fù)印件，檔案的復(fù)印件內(nèi)的材料應(yīng)與原件保持一致。

三、檔案管理的要求

第一條企業(yè)須由專門的檔案室存放檔案，由專門人員負(fù)責(zé)管理。企業(yè)分公司的分支機(jī)構(gòu)有條件的可以建立檔案室，沒有條件的須購(gòu)買檔案柜存放檔案。

第二條正式員工的檔案使用檔案袋存放。企業(yè)統(tǒng)一采用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規(guī)格為30*24cm，外部有密封線纏繞封口。試用期員工和臨時(shí)工暫用普通文件夾保存，轉(zhuǎn)為正式員工后，按相關(guān)要求存放。

第三條檔案袋外皮上必須列明人員姓名、所在部門、檔案內(nèi)容等，以便查找。

四、人事檔案的管理規(guī)范 第一條檔案的分類

（1）試用期員工和臨時(shí)工檔案。主要包括的內(nèi)容有：?jiǎn)T工個(gè)人簡(jiǎn)歷，員工等級(jí)表，身份證、畢業(yè)證和相關(guān)證書復(fù)印件，試用期勞動(dòng)合同，入職培訓(xùn)期間的考核表和評(píng)價(jià)表，申請(qǐng)轉(zhuǎn)正的相關(guān)材料等。

（2）正式員工檔案。主要包括內(nèi)容有：?jiǎn)T工個(gè)人簡(jiǎn)歷，員工等級(jí)表，身份證、畢業(yè)證和相關(guān)證書復(fù)印件，勞動(dòng)合同及相關(guān)協(xié)議，在崗培訓(xùn)期間的考核表和評(píng)價(jià)表，季度/考核材料，崗位升遷調(diào)動(dòng)材料，獎(jiǎng)勵(lì)懲罰記錄，重大科技成果等。

（3）離職員工檔案。主要內(nèi)容包括正式員工檔案的所有內(nèi)容，另外增加離職申請(qǐng)、審核和交接方面的材料，勞動(dòng)關(guān)系解除方面的材料等。

第二條檔案的歸類

人事檔案材料按其名稱、內(nèi)容、屬性等不同分別歸入相應(yīng)的類別，若材料內(nèi)容涉及多種類別時(shí)，按其主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類別。

第三條檔案的排列

人事檔案歸類后，相關(guān)材料的排列應(yīng)按照時(shí)間順序依次排列，時(shí)間最久的排在最前面，依次類推。這樣排列的好處是便于查閱，同時(shí)可以反映出員工的職業(yè)發(fā)展歷程。

第四條檔案的編號(hào)

檔案的編號(hào)方法很多，如漢語(yǔ)拼音法、姓氏筆畫法、單位編號(hào)法等，目前企業(yè)采用的是

漢語(yǔ)拼音法。具體方法如下：

（1）檔案排列順序按拼音字母的次序排列，由姓開始，姓第一個(gè)字母為a的排在最前列，依次類推；第一個(gè)字母相同的，按第二個(gè)字母的順序排列。同姓的按名字的每一個(gè)字的拼音順序進(jìn)行排列。

（2）重名的人員按入職時(shí)間的先后順序排列，入職時(shí)間早的排在前面，入職時(shí)間晚的排在后面。

五、人事檔案所提供的利用方式

（1）查閱。相關(guān)利用人到檔案室查閱檔案資料時(shí)，必須在檔案管理人員的要求下進(jìn)行查閱登記，寫明查閱的時(shí)間、查閱人、查閱的事由，查閱的內(nèi)容。

（2）調(diào)閱。相關(guān)利用者對(duì)人事檔案的調(diào)閱必須進(jìn)行調(diào)閱登記，并取得檔案管理部門主管的核準(zhǔn)，調(diào)閱期限為7天，逾期未還者須辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理部門也須及時(shí)催還。檔案調(diào)閱期間不得轉(zhuǎn)借、調(diào)換。需復(fù)印的，要到檔案管理部門登記。

（3）出具證明材料。對(duì)于需要復(fù)制檔案中的相關(guān)資料作為證明材料時(shí)，必須經(jīng)過檔案管理部門主管審批，并加蓋部門公章后才能發(fā)出。

（4）其他

六、檔案的保存期限與銷毀

（1）人事檔案須永久性的進(jìn)行保存。對(duì)于離職、辭退、開除的人員，自離開之日起，滿一年，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)的審核后，方可銷毀檔案。

（2）檔案銷毀必須填寫申請(qǐng)單，報(bào)行政辦審核、批準(zhǔn)、備檔，行政辦指定專門人員進(jìn)行銷毀，負(fù)責(zé)銷毀的人員須為兩人以上。

七、附則

（1）本制度自公布之日起生效。

（2）本制度具體操作細(xì)則由行政辦負(fù)責(zé)解釋。對(duì)于需修改的部分，行政辦負(fù)責(zé)修改，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

第四篇：人事檔案管理制度范本

員工檔案管理制度

第一章 總則

第一條 目的：為加強(qiáng)公司員工檔案的科學(xué)管理，逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理科學(xué)化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本辦法。員工檔案工作，是人力資源工作的重要組成部分，是人力資源工作的基礎(chǔ)之一。

第二條 適用范圍：本制度適用于xx公司及其下屬項(xiàng)目部，凡在本公司試用、在職和離職的正式員工，自入職開始均應(yīng)建立員工檔案。

第三條 歸檔范圍：凡員工的簡(jiǎn)歷、由公司保管的證書、各類證書復(fù)印件、應(yīng)聘申請(qǐng)表、面試評(píng)價(jià)單、入職體檢單、背景調(diào)查文件、擔(dān)保書、入職通知單、員工異動(dòng)表、薪資調(diào)整表、公司獎(jiǎng)勵(lì)證明、員工調(diào)查表、轉(zhuǎn)正審批表及轉(zhuǎn)正材料、勞動(dòng)合同、離職通知單等只涉及員工本人的資料均應(yīng)歸入員工檔案。

第四條 職責(zé)分工：人力資源部負(fù)責(zé)員工檔案的管理工作，指定專人（兼職）負(fù)責(zé)員工檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和借閱工作。公司全體員工有義務(wù)提供建立檔案所需資料。

第五條 密級(jí)分類：公司檔案分為絕密、機(jī)密和一般檔案，公司副總及以上領(lǐng)導(dǎo)檔案密級(jí)為絕密，其它員工檔案除特別注明密級(jí)應(yīng)為機(jī)密。

第二章 員工檔案的建立

第六條 歸檔時(shí)間：?jiǎn)T工應(yīng)聘申請(qǐng)表審批結(jié)束后，7個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)當(dāng)建立員工檔案。員工在工作過程中產(chǎn)生的需補(bǔ)充至員工檔案的文件，應(yīng)在文件正式完成后的7個(gè)工作日內(nèi)存入檔案。第七條 歸檔要求：

（一）歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

（二）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件、過程文件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，合并立在一起，不得分開；適用于員工檔案歸檔范圍且涉及副總及以上領(lǐng)導(dǎo)的絕密文件可歸入員工檔案，適用于員工檔案歸檔范圍但涉及副總以下員工的絕密文件應(yīng)單獨(dú)立卷歸入其它人事檔案。

（三）員工檔案每名員工分設(shè)一卷，每個(gè)部門（或項(xiàng)目部）分設(shè)一檔。

第1頁(yè)，共7頁(yè)

（四）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。

（五）永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

（六）有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

（七）案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

（八）案卷裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。

第二十五條 庫(kù)房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。

（一）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

（二）（三）

（四）（五）

（六）（七）案卷各部分的排列格式：案卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

（八）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

（九）企業(yè)新購(gòu)重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí)，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會(huì)同檔案管理員檢查驗(yàn)收文件材料并及時(shí)歸檔。

（十）企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)向檔案管理員歸檔。

第2頁(yè)，共7頁(yè)

（十一）企業(yè)各類文件材料歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

（十二）照片檔案歸檔要求：照片、底片、說明三部分組成；錄像、磁盤要求附編號(hào)、內(nèi)容、攝制者時(shí)間。

第一條 檔案借閱制度

（一）借閱檔案者應(yīng)先向檔案管理員說明借閱理由和要求，借閱只限本人工作范圍內(nèi)，查閱后必須在利用登記簿上認(rèn)真登記，寫明借閱理由，如借閱要求不當(dāng)，檔案員有權(quán)拒絕借閱。

（二）外單位查閱者一律憑單位公函、介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。凡抄錄復(fù)制檔案的單位和個(gè)人都必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可復(fù)制抄錄。

（三）檔案利用者，歸還檔案時(shí)，工作人員必須當(dāng)面查清、注銷，如有損壞和丟失應(yīng)及時(shí)追查，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，追究處理。

（四）借閱密級(jí)檔案，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員同意批示，方可借閱，手續(xù)不齊，檔案員有權(quán)拒絕借閱，借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。

（五）借閱者要精心保護(hù)好檔案，不得在檔案上隨意涂劃、折頁(yè)、作記號(hào)，如造成檔案資料損壞、遺失或失密者，應(yīng)寫出書面檢查，并視情節(jié)經(jīng)重追究處理。

第二條 檔案保密制度

（一）檔案管理員對(duì)企業(yè)檔案的保密負(fù)有主要責(zé)任，檔案管理員必須有高度的責(zé)任感，反對(duì)麻痹思想，嚴(yán)防事故的發(fā)生。

（二）不該說的機(jī)密絕對(duì)不說，不該知道的機(jī)密絕對(duì)不問，不該看的機(jī)密絕對(duì)不看，絕對(duì)不利用機(jī)密謀取私利。

（三）各種機(jī)密檔案材料，要實(shí)行定期清查和按時(shí)歸檔，收退、銷毀。銷毀的文件資料均應(yīng)造冊(cè)登記，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得把密級(jí)文件刊物、資料向廢品收購(gòu)部門投售。

（四）密級(jí)檔案必須按規(guī)定范圍閱讀，嚴(yán)禁外借、外帶。廠內(nèi)借閱要經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人同意批示，密級(jí)文件不準(zhǔn)抄錄、復(fù)印、轉(zhuǎn)載。

（五）檔案存放室屬機(jī)要重地，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自進(jìn)入。

（六）經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密事件，應(yīng)按級(jí)負(fù)責(zé)，追究責(zé)任，對(duì)泄密者，要進(jìn)行批評(píng)教育，嚴(yán)重者給予處分。

第三條 保密范圍

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凡是形式上不能公開的，直接影響企業(yè)利益和內(nèi)部團(tuán)結(jié)的文件、表冊(cè)、照片等檔案材料均屬保密范圍。具體內(nèi)容如下：

（一）不作公開的廠務(wù)會(huì)議、黨委會(huì)議的記錄以及有關(guān)工作記事。

（二）人事方面的關(guān)于個(gè)人檔案及有關(guān)資料。

（三）來信、來訪反映有關(guān)情況記錄等。

（四）上級(jí)規(guī)定的密級(jí)文件。

（五）財(cái)務(wù)檔案中的機(jī)密事項(xiàng)。

（六）重要的出口產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)。

（七）本企業(yè)創(chuàng)造發(fā)明的新工藝、新技術(shù)、新產(chǎn)品等。

（八）其他應(yīng)該保密的科技技術(shù)檔案。

第四條 文書檔案管理制度

（一）文書檔案形成

文書檔案的形成是本公司發(fā)展過程中逐步積累的資料，經(jīng)辦人員經(jīng)過收集、記錄，定期整理、歸類，保持文書檔案的完整性。

文書檔案書寫一律用鋼筆或毛筆，不得用非文書用筆或水，字跡要清楚，書寫要端正。

（二）文書檔案的保管

立卷的文書檔案根據(jù)其使用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管形式。文書檔案專柜應(yīng)統(tǒng)一集中保管，分類要清楚，取閱要方便。

文書檔案專柜，設(shè)在干燥通風(fēng)，不易漏水的地方，注意受潮變質(zhì)，防止蟲蛀。

（三）不歸檔的文書材料 1．無(wú)查考價(jià)值的臨時(shí)事務(wù)文件。2．無(wú)特殊保存價(jià)值的信封。3．各部門之間互送的一般文字材料。

4．以參考為目的從各方面搜集來的文字材料。

5．參加會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文字材料。

（四）文書檔案的銷毀

1．已滿保管期限，確認(rèn)失去繼續(xù)保存價(jià)值的。2．上級(jí)文件有明文規(guī)定應(yīng)銷毀的。

3．應(yīng)銷毀的文書檔案，由檔案管理員填寫銷毀文件登記表，召集有關(guān)人員進(jìn)行鑒

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定和核對(duì)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。

第五條 人事檔案管理制度

（一）人事檔案由人力資源部在檔案管理員的指導(dǎo)下收集和立卷，并定期向檔案管理員提交檔案目錄。三年以上的人事檔案可移交檔案管理員保管。

（二）人事檔案的保管參照文書檔案管理制度執(zhí)行。

（三）人事檔案為秘密文件，一般不允許借閱。特殊情況，確實(shí)需要借閱的，需主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。

第六條 會(huì)計(jì)檔案管理制度

（一）立卷和歸檔

1．會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是一個(gè)核算單位在會(huì)計(jì)核算中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，不包括與財(cái)會(huì)工作有關(guān)的政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、工作總結(jié)和報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料及往來文書等材料。

2．企業(yè)每年形成的會(huì)計(jì)核算材料，由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)建立案卷，連同移交清冊(cè)交檔案管理員保管。

3．對(duì)以下會(huì)計(jì)專業(yè)材料另行組卷 土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)。債權(quán)債務(wù)單據(jù)。

交通肇事、工傷事故處理單據(jù)。涉外（含港、澳、臺(tái)地區(qū)）的會(huì)計(jì)材料。有必要延長(zhǎng)保管期限的其他會(huì)計(jì)材料。4．會(huì)計(jì)檔案分類方法 -----形式------保管期限

5．會(huì)計(jì)檔案立卷后，可暫由本部門保存一至三年，保存期滿前移交給檔案管理員。移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要由財(cái)務(wù)部編造移交清單，檔案管理員根據(jù)移交清單，認(rèn)真核對(duì)清楚后辦理移交手續(xù)，交接雙方和監(jiān)交人需在移交清單上簽名蓋章。

6．撤銷、關(guān)閉、停辦、合并單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)隨同本單位的其他檔案一并移交給有關(guān)企業(yè)或檔案管理員，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

（二）管理和利用

1．企業(yè)要建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等各項(xiàng)制度。3．檔案館梨園保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，不得隨意拆封，如確需要

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重新加工整理，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同拆封整理，重新整理裝訂后，雙方應(yīng)加蓋印章。

4．會(huì)計(jì)檔案管理要做到安全，有專柜（箱）存放，不得隨意堆放，不得毀損、散失和泄密。

5．檔案管理員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管與同其他檔案管理。制定管理制度，對(duì)違反制度的有權(quán)進(jìn)行監(jiān)督糾正，情節(jié)嚴(yán)重的向領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見。

6．積極開發(fā)會(huì)計(jì)檔案信息資源，為本企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提供利用。會(huì)計(jì)檔案原件原則上不得外借。向外單位提供利用時(shí)，要經(jīng)本企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（三）鑒定和銷毀

1．會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期，從會(huì)計(jì)終了后第一天算起。

2．會(huì)計(jì)檔案保管期期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案管理員提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)部門派人監(jiān)銷。

3．企業(yè)銷毀會(huì)計(jì)檔案經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，同時(shí)派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后在清單上簽名蓋章。

第七條 檔案保管制度

（一）檔案保管

1.接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)。

2.存放檔案必須有專用柜、架，存放方法要科學(xué)和便于查找。

3.底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖入庫(kù)，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況，底圖存放以平放為宜。

4.存放照片、磁帶要用特制的密封盒，膠片頁(yè)夾和影集按編號(hào)順序存放。5.要定期進(jìn)行庫(kù)存檔案的清理核對(duì)，做到賬、物相等，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，庫(kù)存檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。

（二）檔案庫(kù)房的一般要求

1．保持檔案庫(kù)房良好的衛(wèi)生環(huán)境，檔案柜、箱、木櫥排列整齊有序。

2．落實(shí)防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害物質(zhì)，防污染等安全措施，發(fā)現(xiàn)隱患，立即整改。

3.保管、保養(yǎng)好庫(kù)房?jī)?nèi)的工具、設(shè)備，定期進(jìn)行保養(yǎng)。

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4.庫(kù)房系機(jī)要部位，除檔案員及主管領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員未經(jīng)允許，不得進(jìn)入庫(kù)房。

大連鐵龍實(shí)業(yè)股份有限公司檔案管理辦法

第一章 總則 第三章 檔案立卷歸檔

第十一條 各單位日常形成的文件、資料要按檔案歸檔范圍及保管期限積累、鑒定，并在整理立卷后填寫案卷目錄一式兩份，在翌年第二季度末以前向檔案室移交。

第十二條 各類檔案歸檔范圍（執(zhí)行附錄一、二、三、四）。

第十三條 各級(jí)人員因公外出、出國(guó)考察、參加各種會(huì)議所收到的或簽訂的有價(jià)值的文件材料，要按歸檔范圍的規(guī)定及時(shí)向檔案部門移交。

第十四條 凡是增設(shè)、更新、改造的工程項(xiàng)目，均由有關(guān)科技人員對(duì)科技檔案進(jìn)行修改補(bǔ)充后歸檔。

第十五條 各專業(yè)工程技術(shù)人員要把科技文件材料的形成、積累納入工作程序，并按科技檔案歸檔范圍把有價(jià)值的準(zhǔn)確資料及時(shí)歸檔。

第十六條 修改已歸檔的圖紙，要由移交歸檔單位的有關(guān)科技人員負(fù)責(zé)填寫修改許可單，履行審批手續(xù)。修改內(nèi)容較少時(shí)，可直接在圖面“涂改”，刮改時(shí)應(yīng)在修改處標(biāo)注“修改”標(biāo)記，修改內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)另出新圖。

第十七條 歸檔的案卷應(yīng)做到：文件齊全、完整，分類清楚，標(biāo)題明確，保管期限劃分準(zhǔn)確，每個(gè)案卷必須填寫卷內(nèi)目錄與備考表，案卷封皮書寫要整齊、端正。

第十八條 檔案人員接收檔案時(shí)，必須逐卷、逐件進(jìn)行核對(duì)檢查，辦理交接手續(xù)，由移交單位編寫“案卷移交目錄”一式兩份，由交接雙方在移交目錄上簽字蓋章。

第十九條 凡歸檔的文件、照片、錄像帶（盤）和圖紙都應(yīng)做到，圖像、字跡清晰整潔，反差良好。禁止用鉛筆、圓珠筆。藍(lán)色復(fù)寫紙書寫，文件不得用金屬物裝訂。

第二十條 檔案的歸檔時(shí)間：

1.文書檔案：在翌年第二季度前歸檔。

2.會(huì)計(jì)檔案：集團(tuán)公司及分子公司當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案，在本單位財(cái)務(wù)部門保管兩年，期滿后不得晚于第二年一季度末歸檔。

3.科研檔案：在每個(gè)項(xiàng)目完成或停止后歸檔。4.聲像檔案：應(yīng)于翌年一季度末前歸檔。

第四章 檔案整理

第二十一條 檔案整理工作是檔案室的重要任務(wù)之一。整理工作的基本要求是使檔

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案系統(tǒng)化，便于保管和利用。主要是對(duì)不符合要求的案卷和收進(jìn)的零散文件進(jìn)行加工整理，并按全宗分類，做好插卷、排列和編制案卷目錄。

第二十二條 檔案整理的具體要求，執(zhí)行附錄一、二、三、四。

第五章 檔案保管和庫(kù)房管理

第二十三條 檔案室必須采用科學(xué)方法，做好檔案材料的保管工作，保護(hù)檔案材料的安全，延長(zhǎng)檔案的壽命。檔案管理工作要貫徹“防重于治，防治結(jié)合”和加強(qiáng)重點(diǎn)、兼顧一般的原則。對(duì)永久和長(zhǎng)期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

第二十四條 檔案庫(kù)房是保存企業(yè)文獻(xiàn)資料機(jī)密的重地，必須設(shè)在安全地點(diǎn)，結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，室內(nèi)要保持適宜的溫濕度，庫(kù)房要有專人管理，做好庫(kù)房保衛(wèi)、保管工作，確保庫(kù)房安全。

第二十五條 庫(kù)房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。

第二十六條 庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，掌握好溫濕度，庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14—24℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45—60％。

第二十七條 庫(kù)房檔案裝具要分別有序地編號(hào)和存放。案卷及查找工具要按規(guī)定擺放，閱后的案卷要及時(shí)放回原處。借出的案卷歸還時(shí)要清點(diǎn)核對(duì)，檢查入庫(kù)。

第二十八條 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得存放易燃物品、爆炸品及與檔案無(wú)關(guān)的物品，要采取相應(yīng)的保護(hù)措施，使庫(kù)房達(dá)到防有害生物、防火、防盜、防鼠、防潮、防塵等，確保檔案的絕對(duì)安全。

第二十九條 檔案庫(kù)房是保存機(jī)密的重地，除檔案工作人員之外，其他人員未經(jīng)許可不準(zhǔn)進(jìn)入庫(kù)房。

第六章 檔案鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)

第三十條 檔案鑒定應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和作用，用歷史的、全面的觀點(diǎn)去鑒別檔案的價(jià)值，認(rèn)真負(fù)責(zé)地提出處理意見。

第三十一條 檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（十六至五十年）短期（十五年以內(nèi)）三種。

第三十二條 對(duì)超過保管期限的檔案，定期進(jìn)行審查、鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案材料，編造清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案材料作其他用途或當(dāng)廢紙出賣。

第三十三條 銷毀檔案時(shí)，由檔案人員會(huì)同業(yè)務(wù)部門二人以上在指定處所銷毀，監(jiān)銷人須在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明日期，加蓋公章，妥善保管，以作備查。

第三十四條 檔案人員對(duì)所管理的檔案，年終要進(jìn)行全年統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確掌握檔案的數(shù)

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量和檔案工作情況，認(rèn)真填報(bào)“檔案工作基本情況”年報(bào)，并作為永久卷歸檔。

第三十五條 檔案人員對(duì)檔案的改進(jìn)、移出、整理、保管、鑒定的數(shù)字，要清楚地登記在簿上，作為數(shù)據(jù)概括和數(shù)據(jù)分析使用。

第七章 檔案利用

第三十六條 各部門借閱本部門的檔案，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，并履行借閱手續(xù)，借閱其它部門的檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理登記手續(xù)后方予借閱。

第三十七條 外單位借閱檔案，須持介紹信（需說明借閱的內(nèi)容、用途、經(jīng)辦人的身份證）經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理登記后方可借閱。

第三十八條 借閱檔案只限于在閱覽室查閱，不準(zhǔn)將檔案帶至其他場(chǎng)所，借閱者必須保持案卷原狀，不得抽頁(yè)、折卷、涂改、劃圈、劃道或損壞。歸還檔案時(shí)，檔案人員必須檢查張數(shù)，當(dāng)面清點(diǎn)無(wú)誤，并隨時(shí)簽字注銷。

第八章 檔案安全保密

第三十九條 檔案人員要樹立保密觀念，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密。

第四十條 檔案人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱規(guī)定，履行手續(xù)，按時(shí)催還，不許折頁(yè)、丟失和擴(kuò)大借閱范圍。

第四十一條 嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室或擅自翻閱檔案，防止泄密和失竊。第四十二條 檔案人員必須嚴(yán)格做到“兩不”（不該說的不說，不該問的不問）、“兩緊”（手緊、門窗緊）“兩嚴(yán)”（執(zhí)行制度嚴(yán)、庫(kù)房管理嚴(yán)），檔案人員不準(zhǔn)私自保管文件或攜帶文件外出。

第四十三條 對(duì)檔案庫(kù)房、裝具和檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，作出記錄，查明原因，保持檔案處于良好狀態(tài)。

第四十四條 庫(kù)房門窗日常要鎖緊，節(jié)假日要加封，上下班時(shí)要檢查。

第九章 附則

第四十五條 本辦法自公布之日起實(shí)施，由辦公室負(fù)責(zé)修訂和解釋。

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七

檔案管理制度

為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定：

（一）立卷歸檔 1．

立卷歸檔的職責(zé)

（1）

公司各部門均為立卷歸檔部門。公司行政部負(fù)責(zé)公司的立卷歸檔工作，各部門、各員工均要嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔制度，應(yīng)歸檔的文件材料要妥善保存、及時(shí)歸檔編號(hào)、任何人不得以任何理由拒絕歸檔。

（2）

行政部經(jīng)理和各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理立卷歸檔工作。2．

立卷歸檔的范圍

（1）重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等；

（2）公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則；

（3）上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料；

（4）公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書；

（5）

公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；

（6）公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)；（7）公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要

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工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)；

（8）公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料；（9）公司管理人員任免的文件資料；（10）關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料；

（11）本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料；（12）公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案及基建檔案材料；

（13）反映公司各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動(dòng)的有保存價(jià)值的技術(shù)文件、圖紙、信息、市場(chǎng)營(yíng)銷資料等。

3．平時(shí)歸卷

（1）各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。

（2）各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

（3）公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。

（4）專(兼)職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。

4．立卷歸檔的基本要求

（1）

各立卷單位應(yīng)使用本單位統(tǒng)一格式的檔案袋裝訂檔案。（2）

文件應(yīng)按不同年份進(jìn)行立卷。

（3）

立卷時(shí)應(yīng)根據(jù)文件形式的客觀規(guī)律和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)特點(diǎn)，依照同類合并的原則進(jìn)行歸檔，將一組具有有關(guān)聯(lián)系的文件材料組成一個(gè)卷。

（4）

有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。

（二）檔案的調(diào)用

1． 公司員工應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。2． 員工調(diào)用本部門的檔案，應(yīng)征得本部門經(jīng)理同意。

3． 調(diào)用公司檔案，應(yīng)提出申請(qǐng)，并經(jīng)得公司行政部經(jīng)理同意，方可調(diào)用。4． 調(diào)用的檔案，一般不得帶離公司，公司檔案被借出辦公室時(shí)，借用人須在檔案登記本上登記，借閱檔案三日內(nèi)歸還，如需繼續(xù)借閱，必須在登記本上簽字后，方可繼續(xù)借閱。

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5． 凡屬絕密、機(jī)密技術(shù)資料與本人工作無(wú)關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

6． 嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。

7． 丟失資料者，應(yīng)及時(shí)書面通知行政部負(fù)責(zé)人，以便采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。8． 銷毀過期檔案，應(yīng)由部門經(jīng)理審批后方可銷毀。

9． 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。10． 凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

（三）檔案管理

1．凡需永久和長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)使用專柜集中存放，妥善保管。2．

存放永久和長(zhǎng)期檔案的專柜，由行政部指定專人管理。

3．各部門如需永久和長(zhǎng)期保存的檔案移交給檔案管理部門或放于檔案庫(kù)內(nèi)，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，并由經(jīng)辦人員在移交單上簽名。

4．檔案管理人員對(duì)集中保管的檔案要進(jìn)行登記編號(hào)和編制目錄以便查閱，查閱重要帶密級(jí)檔案需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第三章

檔案管理

第一條

? 歸檔文件的建立：

各項(xiàng)目部由專人負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案、征地拆遷協(xié)議、分承包合同、聲像、照片等的立卷歸檔，并且按時(shí)移交檔案室，不得由個(gè)人掌管；

? 設(shè)備管理部設(shè)專人負(fù)責(zé)各種機(jī)械設(shè)備完整檔案（購(gòu)置發(fā)票復(fù)印件、機(jī)械說明、圖紙）的建立，并按期移交檔案室；

? 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整理規(guī)定會(huì)計(jì)檔案保管期限、編織憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告頁(yè)碼，按期移交檔案室；

? ? 文書檔案、文書材料由綜合管理部整理立卷，定期歸檔。人事檔案由人力資源部整理立卷，定期歸檔。

歸檔文件的檢查： 第二條

? ? 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

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? ? 與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

? 永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.規(guī)章制度及公司條例；4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；5.財(cái)務(wù)報(bào)表；6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)證及其他債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計(jì)圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

? 十年保存：1.預(yù)算、決算書類；2.會(huì)計(jì)憑證；3.事業(yè)計(jì)劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存十年的文書。

? ? ? 五年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存五年的文書。一年保存：無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

須銷毀的文件須經(jīng)綜合管理部部長(zhǎng)批準(zhǔn)，并派專人監(jiān)銷。

檔案文件的調(diào)用： 第三條

? 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由綜合管理部檔案管理員調(diào)閱；

? 檔案管理員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注調(diào)閱的具體文件名稱、總份數(shù)及借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。“調(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催；

? ? 于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，可免填“調(diào)卷單”；

檔案歸還時(shí)，經(jīng)秘書核查無(wú)誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽字確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾，“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椋?/p>

? 檔案的借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理；

? ? 調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案卷，不得抽換增損；

調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)重新填寫“調(diào)卷單”不得私自授受；

? 調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之檔案，需經(jīng)總經(jīng)理、綜合管理部部長(zhǎng)同意。

? 公司重要檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)卷。

聲像檔案管理： 第四條

第13頁(yè)，共7頁(yè)

? 聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質(zhì)等及文字說明兩部分組成；

? ? 聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由綜合管理部集中統(tǒng)一管理； 聲像檔案種類：

? ? ? ? ? ? 反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問題的聲像資料； 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料； 本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見以及外事活動(dòng)的聲像資料； 涉及本公司權(quán)益的聲像資料；

其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料； 其它具有保存價(jià)值的聲像資料。

第五條 電子文檔管理：

公司所有的檔案應(yīng)盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分別保存。公司綜合管理部秘書負(fù)責(zé)采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。借閱電子文檔的程序同借閱檔案。

文件檔案管理規(guī)定 第一章 總則

第二章 文件材料的收集管理

第一條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職檔案員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)理辦公室檔案員。

第二條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集管理。

第三條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)、相關(guān)人員購(gòu)置技術(shù)資料、工具書、購(gòu)置設(shè)備儀器核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將相關(guān)的文件、資料向總經(jīng)理辦公室檔案員辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

2.本公司召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案員

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辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。

第四條 對(duì)保管的技術(shù)檔案，每年年終要進(jìn)行鑒定，鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員、檔案人員組成的鑒定小組進(jìn)行。對(duì)丟失參考價(jià)值、無(wú)保存意義的資料應(yīng)及時(shí)清理，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后指定專人監(jiān)銷。

第五條 按密級(jí)劃分的有關(guān)規(guī)定，總經(jīng)辦檔案員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行密級(jí)劃分，嚴(yán)格按保密制度履行查、借閱手續(xù)。

第六條 各部門專(兼)職檔案員的職責(zé)：

1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向總經(jīng)辦檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

3.承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。

第三章 歸檔范圍

第七條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

第八條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

第九條 第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

第十一條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

第十二條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

第十六條 第十七條 第十八條 第十九條 第二十條 錄音、錄像等。

第15頁(yè)，共7頁(yè) 信訪工作材料。

本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、第二十一條 反映公司各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動(dòng)的有保存價(jià)值的技術(shù)文件、圖紙、信息、人事、財(cái)務(wù)資料、市場(chǎng)營(yíng)銷資料等。

第四章平時(shí)歸卷

第二十二條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。

第二十三條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第二十四條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。

第二十五條 專(兼)職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。

第五章 立卷(案卷質(zhì)量要求)第二十六條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，總經(jīng)理辦公室檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十七條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第二十八條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十九條 在歸檔的文件材料，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第三十條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十一條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

第16頁(yè)，共7頁(yè)

第三十二條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。

第三十三條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十四條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)，備考表應(yīng)置卷尾。

第三十五條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三十六條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十七條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第六章 檔案保密

第三十八條 詳見保密制度

第七章 檔案借閱

第三十九條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。

第四十條 公司職工因工作需要，可借閱技術(shù)資料，但必須辦理借閱手續(xù)。第四十一條 凡外單位借閱相關(guān)技術(shù)資料，須持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱，但必須按保密制度要求，機(jī)密級(jí)以上資料不準(zhǔn)查、借閱。

第四十二條 第四十三條 技術(shù)資料借出時(shí)間不超過兩周，預(yù)期不還需辦理續(xù)借手續(xù)。凡屬絕密、機(jī)密技術(shù)資料與本人工作無(wú)關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

第四十四條 絕密、機(jī)密資料，直接從事該項(xiàng)工作的人員可查閱，工作有部分相關(guān)的人員只能查閱相關(guān)部分、絕密、機(jī)密資料不能帶出檔案室。

第四十五條 第四十六條 查閱機(jī)密、絕密檔案，必須進(jìn)行登記方可查閱。嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。

第17頁(yè)，共7頁(yè)

第四十七條 凡屬保密的技術(shù)資料必須嚴(yán)格按密級(jí)分類進(jìn)行查、借閱，任何人不得擅自借閱、借出，不得查、借閱與本人工作無(wú)關(guān)的技術(shù)資料。

第四十八條 第四十九條 銷毀過期保密技術(shù)資料應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，不得擅自銷毀。對(duì)保密技術(shù)資料每月應(yīng)清查校對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取補(bǔ)救措施。

第五十條 查、借閱技術(shù)資料和使用相關(guān)技術(shù)文件的各類人員應(yīng)嚴(yán)格遵守“保守機(jī)密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密。

第五十一條 丟失技術(shù)資料者，應(yīng)及時(shí)書面通知檔案室和主管領(lǐng)導(dǎo)并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，在未作出處理前暫停查閱相關(guān)技術(shù)資料。

第五十二條 第五十三條 凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。技術(shù)檔案資料不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借或代借，借出的資料只能帶到工作崗位，并妥善保管好，嚴(yán)禁私自攜帶出公司。

第五十四條 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。

第八章 附則

第五十五條 同。

第五十六條



文書檔案立卷歸檔規(guī)定

(一)總則

第一條 根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制定本規(guī)定。

第二條 歸檔的文件材料必須按立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本規(guī)定的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。(二)文件材料的收集管理

第四條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。

第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。

第18頁(yè)，共7頁(yè) 本規(guī)定由總經(jīng)辦制訂經(jīng)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后總經(jīng)辦公布實(shí)施，修改亦本規(guī)定自1998年 月 日起施行。

1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

2.本公司召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。

第七條 各部門專(兼)職文書的職責(zé)：

1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

 2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

3.承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。(三)歸檔范圍〖HT〗

第八條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

第十四條 信訪工作材料。

第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。 第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。(四)平時(shí)歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖HT〗

第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、第19頁(yè)，共7頁(yè)

請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。

第三十條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第條 pnb0案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第叁拾叁條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第三十五條

本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。

檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)公司文書檔案、聲橡檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。

第二條 公司設(shè)檔案室和專職檔案員（簡(jiǎn)稱檔案員，下同。），負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。檔案員對(duì)檔案資料必須按立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。

第三條 堅(jiān)持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。兼職檔案員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，名單報(bào)檔案室備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第20頁(yè)，共7頁(yè)

第二章

文書檔案立卷歸檔辦法

第一節(jié) 文件資料的收集管理

第四條 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。

第五條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會(huì)議文件由會(huì)議召集部門收集保管。

第六條

公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門兼職檔案員辦理交接手續(xù)，兼職檔案員簽字認(rèn)可后會(huì)計(jì)部才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

第七條 各系統(tǒng)、部門兼職檔案員的職責(zé)：

（一）了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。

（二）認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對(duì)本部門承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

（三）承辦人員借用文件資料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續(xù)。

第二節(jié) 歸檔范圍

第八條 重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。

第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。

第十條 公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

第十一條 公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第十二條 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)。

第十三條 信訪工作資料。

第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。

第21頁(yè)，共7頁(yè)

第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。第十六條 公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。

第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第十八條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。第十九條 公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案及基建檔案材料。

第三節(jié)平時(shí)歸卷

第二十條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管。

第二十一條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第二十二條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門兼職檔案員歸卷。

第二十三條 兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在文件處理登記薄上注明。

第四節(jié) 立卷

第二十四條 第二十五條 立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第二十六條 第二十七條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十八條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其

第22頁(yè)，共7頁(yè)

它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十九條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

第三十條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)資料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。

第三十一條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十二條 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第三十三條 第三十四條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

（一）案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

（二）案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第三章

聲像檔案管理辦法

第三十五條

公司的聲像檔案是指公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。

第三十六條 明等組成。

第三十七條 聲像檔案是公司卷宗的組成部分，必須由檔案員集中統(tǒng)一管理。

第一節(jié) 聲像檔案資料的收集

第三十八條 收集范圍：

第23頁(yè)，共7頁(yè) 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)及文字說

（一）反映公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問題的聲像資料；

（二）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料；

（三）公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議的聲像資料。

（四）涉及公司權(quán)益的聲像資料。

（五）其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料。

（六）其它具有保存價(jià)值的聲像資料。第三十九條 收集時(shí)間：

（一）聲像檔案資料由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集，應(yīng)在檔案資料形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔；

（二）檔案員有責(zé)任隨時(shí)征集具有保存價(jià)值的聲像檔案資料。第四十條 收集要求：

（一）錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失；

（二）接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；

（三）聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。第四十一條 聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷：兼職檔案員按第三十八條規(guī)定形成聲像檔案的費(fèi)用，并按要求向檔案員辦理歸檔，經(jīng)檔案員簽字后會(huì)計(jì)部才給予報(bào)銷費(fèi)用。

第二節(jié) 聲像檔案的整理

第四十三條 便于保管和利用。

第四十四條 第四十五條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，相關(guān)的兼職檔案員協(xié)助。分類、編號(hào)： 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，（一）照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)。底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào)。格式：卷宗號(hào)-流水號(hào)。

（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。

（三）編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)/(檔案形態(tài))檔號(hào)。

第24頁(yè)，共7頁(yè)

第四十六條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

第四十七條 文字說明的編寫：

（一）文字說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。

（二）編寫文字說明的要求：

1.準(zhǔn)確揭示檔案資料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全； 2.照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明： 3.文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順； 4.時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第四十八條 編制格式：

（一）照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號(hào)-文字說明-參見號(hào)-攝制時(shí)間-攝制者。

（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁(yè)。按要求逐項(xiàng)填寫。

第四十九條 案卷要求：

（一）將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。

（二）卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。

（三）卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像資料的整理、變動(dòng)情況。

第五十條 編目：聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行。

第三節(jié) 聲像檔案的保管

第五十一條 理。

第五十二條 保存條件： 聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處

（一）底片、膠片保存溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35%-45%；

（二）照片保存溫度應(yīng)保持14-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶保存溫度應(yīng)保持18-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%。

第五十三條 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開磁場(chǎng)，磁

第25頁(yè)，共7頁(yè)

場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。

第五十四條 第五十五條 對(duì)庫(kù)存的照片檔案，要兩年檢查一次。

歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)技術(shù)總監(jiān)審批，登記造冊(cè)。

第五十六條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。

第四節(jié) 聲像檔案的開發(fā)利用

第五十七條 第五十八條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的秘密程度，確定利用范圍。

第五十九條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按《中華人民共和國(guó)專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。

第六十條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)，檔案員具體辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，借用單位負(fù)賠償責(zé)任。

第六十一條 在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊(cè)、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。

第四章

第六十二條 本制度由技術(shù)總監(jiān)組織檔案室制訂并由檔案室負(fù)責(zé)解釋，報(bào)公司董

附則

事會(huì)批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。

第六十三條 本制度施行后凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制度有抵觸的規(guī)定以本制度為準(zhǔn)。

第六十四條 本制度自頒布之日起施行。

1.1為加強(qiáng)部門的檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，制定本制度。

第26頁(yè)，共7頁(yè)

1． 2本部門檔案指本部門過去和現(xiàn)在從事招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利管理等人事工作中，產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像、電子文檔等不同載體形式的記錄，是人事部門全部檔案的組成部份。

1． 3歸檔的文件材料必須按立卷，本部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

1． 4部門歸檔工作由部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，按檔案的分類指定人員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀

2． 本部門檔案分為：招聘類檔案、考核類檔案、培訓(xùn)類檔案、薪酬福利類檔案、員工檔案、電子文檔、3． 凡屬本制度第二章歸檔范圍中產(chǎn)生的音像、證件、證書、光盤、軟件等特殊載體檔案，以所含內(nèi)容歸屬其相應(yīng)類目。4． 各類檔案的歸檔范圍： 5．

員工檔案、人事異動(dòng)表、勞動(dòng)合同、簡(jiǎn)歷（書面、電子）、面試者資料、考勤記錄、考勤表、簽到簿、工資表、傭金表、餐費(fèi)發(fā)放表、交通費(fèi)發(fā)放表、過節(jié)費(fèi)發(fā)放表、慰問品發(fā)放表、保險(xiǎn)申報(bào)表 公司發(fā)文、各類批示、請(qǐng)示、批復(fù)、培訓(xùn)資料 電子文檔 聲像資料 購(gòu)買的資料 簡(jiǎn)報(bào)、工作計(jì)劃 各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表

為員工開具的各類證明：考試、收入證明、職工身份證明、婚育證明、情況說明 員工社保轉(zhuǎn)移單、入職體檢單、健康體檢結(jié)果 借據(jù)

考核類：考核表

1． 歸檔要求、時(shí)間和手續(xù)

3．1公司各部門應(yīng)根據(jù)本部門職責(zé)和文件材料歸檔范圍的規(guī)定，對(duì)歸檔前的文件材料妥善保管。3．2公司各部門應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)文件材料的收集、積累工作，并根據(jù)文件材料的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行預(yù)立卷。

3．3凡屬歸檔的文件材料一律用鋼筆或毛筆書寫，不得用圓珠筆、鉛筆或復(fù)寫紙復(fù)寫，文件材料的紙張整齊、紙質(zhì)優(yōu)良，無(wú)污物、無(wú)撕裂。

3．4歸檔文件材料必須完整、準(zhǔn)確地反映本公司生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

3．5照片檔案必須連同底片一起歸檔，做到底片、正片相附；錄音、錄像、磁盤、光盤檔案應(yīng)填寫其相應(yīng)的技術(shù)內(nèi)容和著錄項(xiàng)。

3．6案卷裝訂前，檔案部門應(yīng)協(xié)同立卷單位對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行一次認(rèn)真地檢查。

(二)文件材料的收集管理

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第四條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。

第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

2.本公司召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。第七條 各部門專(兼)職文書的職責(zé)：

1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

3.承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。(三)歸檔范圍〖HT〗

第八條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

第十四條 信訪工作材料。

第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。(四)平時(shí)歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

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第二十二條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖HT〗

第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。

第三十條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。

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第五篇：人事檔案管理制度

人事檔案管理制度

1.目的

為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)

為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。2.適用范圍

適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。3.職責(zé)

公司綜合行政部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。4.歸檔范圍

員工檔案包含入職檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效管理檔案、異動(dòng)檔案、離職檔案、工資、決定、委托書、其他合同及協(xié)議、通知等與個(gè)人有關(guān)的具有參考價(jià)值的文件資料。5.檔案內(nèi)容

5.1員工入職檔案：(1)個(gè)人簡(jiǎn)歷；(2)應(yīng)聘登記表；(3)性格/氣質(zhì)測(cè)試表；(4)入職承諾書；(5)試用審批表；

(6)個(gè)人證件（身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、資格證 書復(fù)印件、職稱復(fù)印件、機(jī)動(dòng)車駕駛證復(fù)印件<駕駛公司機(jī)動(dòng)車人員需提供>）；

(7)原單位離職證明/離職聲明；(8)筆試試題;(9)勞動(dòng)合同。5.2培訓(xùn)檔案：(1)培訓(xùn)合同、協(xié)議；

(2)培訓(xùn)相關(guān)資料及獲取證書原件。5.3績(jī)效管理檔案：

將員工績(jī)效考核相關(guān)的檔案資料按考核周期進(jìn)行歸整。5.4員工異動(dòng)檔案：(1)員工試用期評(píng)價(jià)考核表；(2)異動(dòng)申請(qǐng)表；(3)任免文件；(4)獎(jiǎng)懲文件。5.5員工離職檔案：(1)辭職信；(2)辭職審批表；(3)離職工作交接單；(4)勞動(dòng)合同解除證明書。5.6其他資料檔案：

工資、決定、委托書、其他合同及協(xié)議、通知等與個(gè)人有關(guān)的具有參考價(jià)值的文件資料。6.檔案管理員的職責(zé)

綜合行政部人事助理負(fù)責(zé)管理員工檔案，整理、收錄檔案資料，保證原始資料和單據(jù)齊全完整、安全保密、查閱方便。7.檔案管理

7.1基礎(chǔ)管理

(1)原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范；(2)新錄用的員工，應(yīng)及時(shí)建立檔案、造冊(cè)登記，并更新員工電子信息花名冊(cè)；

(3)檔案按在職人員、離職人員分開管理，按部門/項(xiàng)目分類存檔，應(yīng)編號(hào)、制檢索目錄；

(4)當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)，身份證信息變動(dòng)、技術(shù)職稱變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交綜合行政部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)；(5)對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整；立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備；

(6)離職員工檔案每月清查，按所在項(xiàng)目及離職月份歸類存檔，離職員工檔案保存二年后方可銷毀（管理人員保留至該員工離崗五年止），且須有電子及紙質(zhì)版銷毀記錄。

7.2檔案的查閱

7.2.1如因公需查閱檔案，須填寫《借/查閱人事檔案審批表》，經(jīng)部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、綜合行政部負(fù)責(zé)人審批；下級(jí)員工不得查閱上級(jí)員工檔案，特殊情況下經(jīng)部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、綜合行政部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理；

7.2.2公司總經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、綜合行政部負(fù)責(zé)人可直接通過檔案管理員辦理查閱手續(xù)；

7.2.3調(diào)閱檔案原則上在綜合行政部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出綜合行政部，需綜合行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印，借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還。

7.2.4檔案管理人員應(yīng)做好查閱登記工作，并填寫《借/查閱人事檔案登記表》；

7.2.5查閱檔案注意事項(xiàng)：

(1)嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；

(2)不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔中取證必須事先經(jīng)綜合行政部負(fù)責(zé)人、部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理同意；

(3)查閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲罰；(4)原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口、蓋章（或簽字），接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是否完整。

7.3檔案的銷毀

(1)公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司員工檔案資料。

(2)當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《員工人事檔案資料銷毀審批表》，經(jīng)綜合行政部負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。(3)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《員工人事檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料進(jìn)行登記，登記的《員工人事檔案資料銷毀登記表》永久保存。

(4)在銷毀公司員工檔案資料時(shí)，必須由綜合行政部負(fù)責(zé)人指定專人監(jiān)督銷毀。

八.本制度經(jīng)報(bào)批后，由綜合行政部組織實(shí)施；修訂或廢止亦同。附件：

《借/查閱人事檔案審批表》 《借/查閱人事檔案登記表》 《員工人事檔案資料銷毀審批表》 《員工人事檔案資料銷毀登記表》