第一篇：學(xué)院黨委辦公室公文處理辦法

學(xué)院黨委辦公室公文處理辦法

第一章 總 則

第一條為使我校公文處理工作規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，提高公文質(zhì)和辦文效率，根據(jù)《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條件》（中辦發(fā)〔1996〕14號）、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號）和教育部、廣東省有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實際情況，特制訂本辦法。

第二條學(xué)校公文（包括電報，下同）是學(xué)校在教學(xué)、教育、科研、管理等過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布條例、規(guī)定，施行管理措施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，反映和報告情況，總結(jié)和交流經(jīng)驗的重要工具。

第三條公文處理包括收文和發(fā)文兩部分，指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。要堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全，確保國家機密。

第四條學(xué)校黨委辦公室和院長辦公室（以下簡稱“兩辦”）分別是學(xué)校黨、政公文處理的管理機構(gòu)，分別負責(zé)學(xué)校黨、政公文處理并指導(dǎo)機關(guān)處室的公文處理工作。

第五條機關(guān)各處（部、室）、各院（系、部）的負責(zé)人應(yīng)當重視公文處理工作，遵守本辦法并加強對本單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。各單位要指定人員負責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)當忠于職守、廉潔正派，具備有關(guān)專業(yè)知識。

第二章收文辦理

第六條收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序（見附件一）。

第七條上級黨、政部門發(fā)來的公文分別由“兩辦”文秘人員負責(zé)簽收登記，由“兩辦”主任提出擬辦意見，校領(lǐng)導(dǎo)批示辦理意見，各有關(guān)部門負責(zé)承辦，“兩辦”負責(zé)催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。

各單位或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)如直接收到或代表學(xué)校參加有關(guān)會議帶回的上級文件，要按類別和性質(zhì)分別交黨委辦公室或院長辦公室處理。發(fā)給學(xué)校的上級公文不得存在二級單位或職能部門 和個人手里。

第八條“兩辦”收到的上級各類文件、函電，登記、提出擬辦意見和轉(zhuǎn)出的時間最長不超過一個半工作日，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)閱批時間最長不超過兩個工作日，職能部門辦理時間最長不超過1周。凡是急件均須即到即辦，需上報的視情況提前3——7天送“兩辦”核稿。

第九條學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對公文的審批應(yīng)當簽署的明確意見。需幾個部門共同辦理的，要署明主辦單位。承辦單位應(yīng)當抓緊辦理，不得延誤、推諉。屬幾個部門聯(lián)合承辦的文件，會辦單位應(yīng)積極配合，如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示的意見沒明確主辦單位，一般由排在首位的單位負責(zé)牽頭辦理。

凡需辦理的文件，因特殊情況不能按時辦妥的，承辦單位應(yīng)當及時報告“兩辦”，并函（電）告來文單位。文件辦畢，主辦單位要向批文的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)匯報處理結(jié)果，并在文件辦理欄內(nèi)注明。

第十條凡需傳閱辦理的文件，一律由“兩辦”文秘人員負責(zé)分送或通知有關(guān)人員閱讀，不得橫傳。傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全，機密以上密級的公文不得利用 計算機、傳真機傳輸。

第十一條上級行政機關(guān)的密級公文，除絕密和注明不準翻印外，經(jīng)院長或黨委書記或“兩辦”主任批準，可以翻印。翻印時應(yīng)注明時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報不得翻印、復(fù)制，不得密電明復(fù)、明電密電混用。

第三章 發(fā)文辦理

第十二條發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，一般包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等程序（見附件一）。

（一）凡以黨委或?qū)W校名義發(fā)文，由主辦單位擬稿，且需經(jīng)主辦單位領(lǐng)導(dǎo)和“兩辦”文秘人員雙重審核，并由“兩辦”主任復(fù)核，再由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。屬綜合性的和重要的公文，由學(xué)校正職領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，正職領(lǐng)導(dǎo)不在家時，由主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，“兩辦”主任可代簽發(fā)以學(xué)校或黨委名義發(fā)出的一般事務(wù)性的文件或函電。

校級文件的印制，由主辦單位將文稿及軟盤送院長辦公室機要文印室印制，主辦單位責(zé)核對。

（二）凡內(nèi)容涉及兩個或兩個以上單位業(yè)務(wù)的公文，主辦單位應(yīng)主動與會辦單位協(xié)商，由處室負責(zé)人會簽。一般情況下，應(yīng)在對發(fā)文取得一致意見后再呈學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如確有重大分歧意見，無法在處室間協(xié)調(diào)解決的，可由主辦單位或“兩辦”將分歧意見列出，連同文稿一并送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審定。

（三）凡向上、對外發(fā)文必須以學(xué)校或黨委名義。“兩辦”、紀委、監(jiān)察處、審計處、工會、團委等單位按其職能特點，也可對外發(fā)文，但必須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。其他單位一般只可對內(nèi)發(fā)文。機關(guān)處室、二級學(xué)院（系、部）對內(nèi)發(fā)文也必須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準，其文件由發(fā)文單位負責(zé)印發(fā)。

四、部門間可聯(lián)合發(fā)文。聯(lián)合發(fā)文的單位均應(yīng)署名，并由主辦單位負責(zé)起草，辦理會簽，編主辦單位文號，由主辦單位的主管校領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)，主辦單位負責(zé)印發(fā)。

第十三條文種選擇。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文有命令、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要等12類13種，要根據(jù)公文的內(nèi)容進行選擇。各文種的適用范圍按《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第二章（見附件二）。

第十四條公文字號的編寫及主題詞的確定。學(xué)校公文的發(fā)文字號包括學(xué)校代字、年份、序號、如“MM學(xué)院黨〔200×〕 ××號”、“MM學(xué)院〔200×〕××號”。處室發(fā)文字號是在學(xué)校代字后加處室代字、年份、序號。如人事處發(fā)文字號為“MM學(xué)院人〔200×〕××號”。學(xué)校黨政公文分別由“兩辦”負責(zé)編號，并根據(jù)中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳和國家教育部確定的公文主題詞使用規(guī)定編寫主題詞。機關(guān)處室、二級學(xué)院（系、部）發(fā)文可編寫本單位的發(fā)文字號，幾個單位聯(lián)合發(fā)文的，只用主辦單位的發(fā)文字號。

第十五條行文關(guān)系處理

（一）學(xué)校向上級行文，一般不直接發(fā)送給該上級的下屬單位。如需向有關(guān)處室請示或報告工作，也須將文件報送至該處室的主管部、廳（業(yè)務(wù)聯(lián)系和上級部門要求的除外）。學(xué)校與平級機關(guān)或不相隸屬的單位聯(lián)系工作，行文時一般用“函”。

（二）向上級的請示，不要同時抄送下級單位；向下級單位的重要行文，應(yīng)當抄送直接上級單位。

（三）“請示”應(yīng)當一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)。如需同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，“請示”不得越級，不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，更不要同時報送幾位領(lǐng)導(dǎo)同志。

報告中不得夾帶請示事項。

（四）機關(guān)處室、二級學(xué)院（系、部）向校內(nèi)發(fā)文時，除發(fā)主送單位外，要抄報校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，需要時，也可抄送校內(nèi)有關(guān)單位。給學(xué)校的請示、報告應(yīng)送“兩辦”，按辦文程序辦理。

第十六條公文草擬、核稿、審批要求

（一）草擬公文應(yīng)當做到：

1、符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，要切實可行，并加以說明。前后發(fā)文的內(nèi)容不能互相矛盾，如有矛盾，應(yīng)說明以哪個文件為準；下級發(fā)文不能違反上級發(fā)文的有關(guān)規(guī)定。

2、情況要確實，觀點要明確，條理要清楚，文字要精煉，書寫要工整，格式要準確，篇幅力求簡短。

3、人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當寫具體年、月、日。

4、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。

5、須使用國家法定計量單位。

6、用詞用字準確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱時，一般應(yīng)當先用全稱，并說明簡稱。引用有關(guān)文件時，先引文件題目，后引發(fā)文字號。公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語名中作詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)碼。

7、要使用學(xué)校發(fā)文稿紙，并按稿紙格式要求逐項填寫清楚。書寫所用筆墨必須符合存檔要求（即不能用鉛筆或元珠筆）。不得在稿紙裝訂線外書寫。

（二）審核公文的重點：是否需要行文，是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，是否需要與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，文種使用、文字表達、公文格式是否符合本辦法和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)規(guī)定。

（三）領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文的意見應(yīng)當明確，署名要署姓名全稱及簽發(fā)時間。所用筆墨也應(yīng)符合歸檔要求。

第十七條公文格式、印制、繕印的要求

（一）制發(fā)公文，要符合《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三章《公文格式》的要求（見附件二）。

（二）公文印發(fā)前要按公文簽發(fā)稿認真校對（校對人要在文稿上簽字以示負責(zé)），重要公文用章前要復(fù)核，保證發(fā)出的文件無差錯。[Jp]

（三）公文印制要清晰、整潔，并嚴格按規(guī)定數(shù)量印制。印制部門不得隨意多印、自行發(fā)送、留用，密級內(nèi)容不得外傳。

（四）印制好的校級公文，由“兩辦”蓋章，機關(guān)處室、二級學(xué)院（系、部）的公文蓋各自公章。

第四章 公文歸檔和銷毀

第十八條公文（含接收上級公文和發(fā)送學(xué)校公文）辦理完畢，應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和原國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及我校的有關(guān)規(guī)定整理立卷，定期移交綜合檔案室保管。上級黨政文件和學(xué)校黨政發(fā)文分別由“兩辦”負責(zé)；機關(guān)處室、二級學(xué)院（系、部）發(fā)文，由發(fā)文單位負責(zé)；聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位負責(zé)，其他單位保存復(fù)印件。立卷工作應(yīng)在綜合檔案室指導(dǎo)下進行。學(xué)校及機關(guān)各處室、二級學(xué)院（系、部）發(fā)文，都須留存簽發(fā)稿及正件（包括附件）一式二份，作立卷歸檔用。

第十九條公文移交綜合檔案室后，由綜合檔案室負責(zé)歸檔保管。

第二十條沒有存檔價值的公文，按本校制定的《檔案材料的鑒定和銷毀制度》及《檔案文件材料鑒定銷毀程序》進行銷毀，保證不丟失、不漏銷。

第五章 附 則

第二十一條本辦法由院長辦公室負責(zé)解釋。

第二十二條本辦法自發(fā)文之日起施行，其他有關(guān)公文處理的規(guī)定，與本辦法不一致的，以本辦法為準。

第二篇：辦公室公文處理辦法

學(xué)院辦公室

關(guān)于印發(fā)公文處理辦法的通知

本校各單位、附屬醫(yī)院：

《學(xué)院公文處理辦法》已經(jīng)學(xué)校同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

學(xué)院辦公室 2016年3月18日

學(xué)院辦公室 2016年3月18日印發(fā)

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學(xué)院公文處理辦法

第一章 總則

第一條 為進一步推進學(xué)校公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，提高公文質(zhì)量和辦文效率，根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)?2012?14號）、《黨政機關(guān)公文格式》和省市關(guān)于公文處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實際，制定本辦法。

第二條 公文是學(xué)校依法實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)活動的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹上級精神和學(xué)校政策，公布規(guī)章制度，指導(dǎo)、布臵和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

第三條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 學(xué)校公文處理工作應(yīng)當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第五條 學(xué)校辦公室是學(xué)校公文的管理機構(gòu)，負責(zé)學(xué)校公文處理工作并指導(dǎo)、督促、檢查全校其他各單位的公文處理工作。

第二章 行文規(guī)則

第六條 學(xué)校常用的公文種類有：

（一）決議。適用于黨代會、教代會、工代會等重要會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用于對重要事項做出決策和安排，獎懲有關(guān)單位和人員。

（三）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（四）通知。適用于發(fā)布學(xué)校規(guī)章制度，要求下級單位周知或執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

（五）通報。適用于傳達重要精神、告知重要情況或宣傳表彰先進、批評指出錯誤。

（六）報告。適用于向上級單位匯報工作、反映情況，回復(fù)上級單位的詢問。

（七）請示。適用于向上級單位請求指示、批準。

（八）批復(fù)。適用于答復(fù)下級單位請示事項。

（九）函。適用于學(xué)校與不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求答復(fù)和審批事項。

（十）紀要。適用于記載、表達會議主要精神和議定事項。第七條 行文應(yīng)當確有必要，講求實效，注重針對性和操作性。嚴格控制公文數(shù)量，凡上級已有具體政策措施和明確規(guī)定、可直接組織貫徹落實的，上級文件未提出制定具體貫徹意見要求的，照搬照轉(zhuǎn)上級文件的，學(xué)校現(xiàn)行文件規(guī)定仍然適用的，內(nèi)容與已發(fā)文件雷同或沒有實質(zhì)內(nèi)容的，可以通過協(xié)調(diào)或其他方式解決的，一般不再發(fā)文。校領(lǐng)導(dǎo)在會議上的報告、講話及會上已印發(fā)的經(jīng)驗交流材料，一般不再以文件形式印發(fā)。凡屬校內(nèi)部門職權(quán)內(nèi)可自行發(fā)文或幾個部門聯(lián)合行文能夠解決的，不再以學(xué)校名義發(fā)文。校內(nèi)非常設(shè)協(xié)調(diào)機構(gòu)人員調(diào)整，該機構(gòu)負責(zé)人沒有變動的，不再另外行文。

第八條 行文關(guān)系按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不——

得越級行文。

第九條 行文應(yīng)當貫徹黨、政分開的原則。凡屬黨務(wù)方面的工作，以校黨委名義發(fā)文；屬政務(wù)方面的工作，以學(xué)校名義發(fā)文。涉及學(xué)校重大事項、決定時，經(jīng)主要負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，可以黨政聯(lián)合行文。

第十條 校黨委、學(xué)校可以向上級單位或者無隸屬關(guān)系的單位行文。學(xué)校辦公室是唯一能受校黨委、學(xué)校委托對外行文的部門，學(xué)校其他單位不得對外行文。學(xué)校紀委、工會、團委可以根據(jù)工作需要，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，以各自名義對外行文。

第十一條 根據(jù)發(fā)文單位與收文單位之間的行文關(guān)系，學(xué)校公文分為上行文、下行文和平行文。行文應(yīng)當遵照以下規(guī)定：

（一）上行文。以校黨委、學(xué)校的名義對上行文，一般用請示、報告等文種。上行文原則上主送一個上級單位，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級單位和同級單位，不抄送下級單位。公文遵循一文一報原則，一般不多頭分送，因緊急情況確需分送的，應(yīng)當在首頁注明分送情況。

下級單位向校黨委、行政報送請示或報告，主送機關(guān)為學(xué)院黨委、學(xué)院，不能直接報送校領(lǐng)導(dǎo)個人。下級單位的請示事項，如需以校黨委或?qū)W校名義向上級單位請示，應(yīng)當提出傾向性意見后報校辦公室處理，不得原文轉(zhuǎn)報上級單位。

落實上級單位領(lǐng)導(dǎo)批示的情況報告，需附領(lǐng)導(dǎo)批示復(fù)印件。向上請示問題和報告工作要分開，不得將請示、報告混用。請示應(yīng)當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事

項

（二）下行文。對下級單位的行文，一般用通知、通報、意見、決定、批復(fù)等文種。主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。

機關(guān)部門在其職權(quán)范圍內(nèi)，可以就一些具體業(yè)務(wù)工作向?qū)W校其他單位行文。涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，未協(xié)商一致的，不得行文。

學(xué)校正式編制外常設(shè)的臨時協(xié)調(diào)、工作機構(gòu)，以其辦公室所掛靠部門的名義向?qū)W校其他單位行文。非常設(shè)機構(gòu)在其職權(quán)范圍內(nèi)，可以向?qū)W校其他單位行文。

特別重要的下行文，應(yīng)當根據(jù)工作需要抄送上級單位以及相關(guān)部門等。

（三）平行文。同級或者無隸屬關(guān)系的單位之間行文，一般用函、意見、通知等文種。除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不在公文中提出指令性要求。對于校外單位征求學(xué)校意見的公文，應(yīng)當按照對等原則以校黨委、學(xué)校或校辦公室函件形式回復(fù)。

（四）同級單位之間在必要時可以聯(lián)合行文。

第三章 公文擬制

第十二條 學(xué)校公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)、印制等程序。

第十三條 學(xué)校公文起草應(yīng)當做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他相關(guān)規(guī)定，完整準確——

體現(xiàn)發(fā)文意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文銜接；分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行；內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精練，格式規(guī)范。

（二）單位負責(zé)人應(yīng)當主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。

（三）公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。公文涉及其他單位職權(quán)范圍事項的，起草單位必須征求相關(guān)單位意見，力求達成一致。經(jīng)協(xié)商不能取得一致意見的，由主辦單位報送上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或者審定。

（四）嚴格控制公文篇幅，校內(nèi)發(fā)文除重大決策部署外，普發(fā)類文件正文一般不超過3000字；報送上級的請示一般不超過1500字；校內(nèi)請示一般不超過1200字。

第十四條 校級公文的報批。各單位擬申請以校黨委、學(xué)校名義行文，應(yīng)由本單位負責(zé)人審核、簽字，涉及其他單位的，須由擬稿單位和共同經(jīng)辦單位負責(zé)人會簽，并準確填寫公文處理單。申請發(fā)文的主辦單位對所發(fā)文件負最終責(zé)任。

校級公文簽發(fā)前須經(jīng)學(xué)校辦公室核稿，不得直接報送校領(lǐng)導(dǎo)審簽。校辦公室審核重點：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確；是否符合發(fā)文單位的職權(quán)范圍，發(fā)文意圖是否完整準確體現(xiàn)，文種是否正確；格式是否規(guī)范；內(nèi)容是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法令；同現(xiàn)行有關(guān)公文是否銜接，有無矛盾；提出的政策措施和辦法是否明確具體、切實可行；涉及其他單位的事項是否經(jīng)過協(xié)商一致；文字表達是否準確、簡練，附件是否齊備、題目是否一致；涉密文件、內(nèi)部文件的密

級、印發(fā)傳達范圍是否準確等。

經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。審核合格的公文由校辦公室提交校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

校辦公室對各單位報送的公文應(yīng)當及時審核、報批，普通公文審核期限一般不超過2個工作日，緊急公文應(yīng)當及時審核。

第十五條

校級公文的簽發(fā)。綜合性的、重大的問題，由校辦公室呈送黨委書記、校長簽發(fā)；日常工作例行性和業(yè)務(wù)性的專項問題，由校辦公室呈送分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

校領(lǐng)導(dǎo)和各單位負責(zé)人對報請簽發(fā)的各類公文，要及時批閱。辦理緊急公文時，遇到相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)在外出差的，可電話聯(lián)系，經(jīng)請示同意后，可先發(fā)文，再補辦簽發(fā)手續(xù)。

簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。公文一經(jīng)簽發(fā)，即成為定稿，并據(jù)此生效。

第十六條 公文的制發(fā)包括以下主要程序：

（一）復(fù)核。簽發(fā)后的公文在印發(fā)前須經(jīng)校辦公室對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當報原簽批人復(fù)審定稿。

（二）編號、套紅。復(fù)核合格的公文，應(yīng)當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并進行套紅。

（三）印制。公文的印發(fā)要保證時效性并厲行勤儉節(jié)約，——

原則上對內(nèi)發(fā)文以電子公文方式通過公文自動化系統(tǒng)在網(wǎng)上發(fā)布，除印制少數(shù)存檔外，不再印發(fā)紙質(zhì)公文。有特殊要求需要印制的公文，由校辦公室印制，普通公文印制時間不超過1個工作日，緊急公文應(yīng)當立即印制。

（四）核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。

第十七條 擬制涉密公文應(yīng)當按有關(guān)規(guī)定辦理。

第四章 收文辦理

第十八條 學(xué)校收文辦理包括接收、登記、初審、承辦、催辦、答復(fù)等主要程序。

（一）接收、登記和初審。接收校外來文包括上級單位及其他外單位來文，接收校內(nèi)來文包括校內(nèi)各單位請示或報告等。校辦公室對接收的文件進行編號，登記文題、來源、去向等信息。學(xué)校各單位收到上級正式公文或外出開會帶回正式公文，必須送校辦公室登記辦理，不得直接簽批或傳閱。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦事項外，各單位呈送校領(lǐng)導(dǎo)的請示或報告必須送校辦公室登記辦理，不得直接報送校領(lǐng)導(dǎo)個人。

校辦公室收到學(xué)校各單位呈報的公文時應(yīng)進行審核，審核重點：是否應(yīng)由該單位辦理；文種使用、公文格式是否規(guī)范；涉及到相關(guān)單位的事項是否已協(xié)商、會簽等。對不符合規(guī)定的公文，經(jīng)校辦公室領(lǐng)導(dǎo)同意，退回呈報單位，并說明理由。

（二）承辦。校辦公室應(yīng)將收到的公文分為傳閱件和閱示件。傳閱件應(yīng)當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要，確定范圍后

及時分送傳閱對象閱知或者批辦；辦理傳閱應(yīng)當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。閱示件應(yīng)當提出擬辦意見請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)閱批或者轉(zhuǎn)有關(guān)單位辦理；需要兩個以上單位辦理的，應(yīng)當明確主辦單位。需要呈請校領(lǐng)導(dǎo)閱批的傳真件，應(yīng)當復(fù)制后辦理。緊急公文應(yīng)當明確辦理時限。承辦單位對交辦的公文應(yīng)當及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢，需報請校黨委、行政審批的事項，承辦單位應(yīng)當提出處理意見并代擬文稿。

（三）催辦。校辦公室應(yīng)及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦單位按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當由專人負責(zé)催辦，對一般公文應(yīng)當定期催辦，并及時向校辦公室主任和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。

（四）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

第十九條 接收涉密公文應(yīng)當按有關(guān)規(guī)定辦理。

第五章 公文管理

第二十條 校級公文由校辦公室統(tǒng)一管理。學(xué)校各單位應(yīng)由專人統(tǒng)一管理公文。

各單位應(yīng)當建立健全本單位公文管理制度，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

第二十一條 公文的立卷、歸檔。公文辦理完畢后，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》 和其他有關(guān)規(guī)定，承辦人員應(yīng)當將公文定稿、正本及時整理（立卷）、歸檔。印制的校級公文，——

校辦公室應(yīng)將文稿簽發(fā)單、公文原件以及正本保存?zhèn)洳椤Ｍ鈦砦脑谖募啴吇蜣k理完畢后由校辦公室保存?zhèn)洳椤Ｂ?lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理歸檔，其他單位保存其他形式的公文副本。

第二十二條 公文的清退銷毀。不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)校辦公室負責(zé)人批準，可以銷毀。

第二十三條 公文的撤銷和廢止，根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第二十四條 公文的印發(fā)傳達范圍應(yīng)當按照發(fā)文單位的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當經(jīng)發(fā)文單位批準。

第二十五條 單位合并時，全部公文應(yīng)當隨之合并管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交校檔案室。

第二十六條 個人出差、開會帶回的公文，應(yīng)當視內(nèi)容及工作需要交校辦公室辦理。工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第二十七條 新設(shè)立的單位應(yīng)當向校辦公室提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，單位合并或者撤銷時，相應(yīng)進行調(diào)整。

第二十八條 違反規(guī)定擅自擬發(fā)的或者與上級規(guī)定、要求相抵觸的公文，學(xué)校責(zé)令有關(guān)單位予以撤銷，并予以通報。對于拖延、推諉辦理公文、丟失公文或者失密、泄密行為，學(xué)校

將視后果輕重分別給予當事人和有關(guān)責(zé)任人處分。違反保密規(guī)定，造成重大損失的，學(xué)校將依據(jù)國家和學(xué)校有關(guān)規(guī)定追究當事人的法律責(zé)任。

第六章 附 則

第二十九條 學(xué)校公文含電子公文。學(xué)校電子公文處理工作的具體辦法另行制定。學(xué)校外事方面的公文，依照外事主管單位的有關(guān)規(guī)定處理。

第三十條 本辦法適用于學(xué)校黨委、行政及各二級單位書面形式的公文處理，學(xué)院附屬醫(yī)院公文處理工作參照本辦法執(zhí)行。

第三十一條 本辦法由校辦公室負責(zé)解釋。

第三十二條 本辦法自印發(fā)之日起施行，原有關(guān)規(guī)定同時廢止。

附件：1.學(xué)院公文格式

2.學(xué)院發(fā)文代字表

3.二級單位公文版頭模板

——

附件1

學(xué)院公文格式

第一條 學(xué)校公文用紙采用A4型紙，左側(cè)裝訂；公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm（不含頁碼）。

第二條 版心內(nèi)的公文格式各要素分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁碼位于版心之外。

（一）版頭

1.發(fā)文機關(guān)標志。一般由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以只使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。

以校黨委名義或校黨政聯(lián)合發(fā)文，用“中共學(xué)院委員會文件”；以學(xué)校名義發(fā)文，用“學(xué)院文件”；學(xué)校辦公室受權(quán)代校黨委、學(xué)校發(fā)文，或其他需要以校辦公室名義的發(fā)文，用“中共學(xué)院委員會辦公室文件”“學(xué)院辦公室文件”；校內(nèi)各二級單位機關(guān)發(fā)文，用不帶“文件”字樣的各自單位名稱作版頭，如“學(xué)院教務(wù)處”“學(xué)院文化與傳播學(xué)院”。

“中共學(xué)院紀律檢查委員會”“中國教育工會學(xué)院委員會”“共青團學(xué)院委員會”分別用于校紀委、工會、團委制發(fā)公文。

發(fā)文單位標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小初號小標宋體字，以醒目、美觀、莊重為原則。

2.發(fā)文字號。由發(fā)文代字、年份和順序號組成，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位臵，居中排布。

校黨委、學(xué)校和學(xué)校辦公室文件的發(fā)文代字由校辦公室確定。校黨委或校黨委、行政聯(lián)合發(fā)布重要決定、重要事項用“莆

院黨發(fā)”；以學(xué)校名義發(fā)布重要決定、重要事項用“莆院發(fā)”；以校黨委或校黨委、行政聯(lián)合對校外單位行文用 “莆院黨”，發(fā)函用“莆院黨函”；以學(xué)校名義對校外單位行文用“莆院”，發(fā)函用“莆院函”。其他以校黨委或?qū)W校名義的發(fā)文，根據(jù)涉及工作范圍確定發(fā)文代字，分別為“莆院黨XX”和“莆院XX”。學(xué)校辦公室受權(quán)代校黨委、學(xué)校發(fā)文發(fā)布重要決定、重要事項用“莆院黨辦發(fā)”“莆院辦發(fā)”；校辦公室受權(quán)代校黨委、學(xué)校對外行文用“莆院黨辦”“莆院辦”，發(fā)函用“莆院黨辦函”“莆院辦函”；其他需要以校辦公室名義的發(fā)文用“莆院黨辦綜”“莆院辦綜”。涉及校內(nèi)常規(guī)工作、事務(wù)性工作的通知，一般情況的通報，要求相關(guān)單位報送有關(guān)材料、數(shù)據(jù)等，一般以發(fā)文單位標志為“學(xué)院辦公室”的信函形式印發(fā)，發(fā)文代字為“便函”；此類公文不計入學(xué)校正式公文，辦理完畢后由校檔案室統(tǒng)一歸檔并保管10年，不作永久保存。

校內(nèi)各二級單位根據(jù)《學(xué)院發(fā)文代字表》標注發(fā)文代字，聯(lián)合行文時使用主辦單位的發(fā)文代字。二級單位有變動調(diào)整的，發(fā)文代字由校辦公室作相應(yīng)調(diào)整。

年份、順序號用阿位伯數(shù)字標注。年份應(yīng)標全稱，用六角括號“??”括入。順序號不加“第”字，不留虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。

發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

（二）主體

1.標題。一般由發(fā)文單位、發(fā)文事由、公文種類三部分組成。

標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整、排列對稱、長短適宜、間距恰當，標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形。

2.主送單位。公文的主要受理單位，應(yīng)當用全稱或規(guī)范化簡稱，或者同類單位的統(tǒng)稱。

——

編排于標題下空一行位臵，居左頂格，回行時仍頂格；主送單位之間用頓號或逗號，最后一個主送單位名稱后標全角冒號。

如主送單位名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當將主送單位名稱移至版記，標注方法同抄送單位。

3.正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送單位名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”標注，一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標注。正文一般每面排22行，每行28個字，并撐滿版心，特殊情況可適當調(diào)整。文中的數(shù)字、年份不能斷開回行。

4.附件說明。公文附件的順序號和名稱。

說明附件時，在正文下空一行左空二字用3號仿宋體字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊。

5.發(fā)文單位署名、成文日期和印章。

發(fā)文單位署名，署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。

成文日期，署簽發(fā)人簽發(fā)或者會議通過的日期。成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。成文日期一般右空四字編排。

印章，公文除會議紀要外，應(yīng)當加蓋發(fā)文單位印章。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。當公文排版后所剩空白處不能容下印章、成文日期時，應(yīng)調(diào)整行距、字距，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標注“此頁無正文”的方法解決。

單一單位行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準

居中編排發(fā)文單位署名，印章端正、居中下壓發(fā)文單位署名和成文日期，使發(fā)文單位署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文單位署名按照發(fā)文單位順序整齊排列在相應(yīng)位臵，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文單位署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文單位署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

6.附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

附件應(yīng)當另面編排，一般應(yīng)在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字（有序號時帶序號）用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應(yīng)當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字（有序號時帶序號），如“莆院黨發(fā)?2015?1號附件1”。

（三）版記

1.抄送單位。除主送單位外的其他需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的單位，應(yīng)當使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

如有抄送單位，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)單位和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送單位名稱，回行時與冒號后的首字對齊，在最后一個抄送單位名稱后標句號。

如需把主送單位移至版記，編排方法同抄送單位。既有主送單位又有抄送單位時，應(yīng)當將主送單位臵于抄送單位之上一行，之間不加分隔線。

——

2.印發(fā)單位和印發(fā)日期。

公文的印發(fā)單位和印發(fā)日期，一般用4號仿宋體字編排在末條分隔線之上，印發(fā)單位左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期下各印一條長度同版心寬度的分隔線。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

（四）頁碼

公文頁數(shù)順序號。一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線，一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當連續(xù)編排。

第三條 除第二條中的基本組成部分和格式外，有的學(xué)校公文還應(yīng)包括份號、密級和保密期限、緊急程度、簽發(fā)人、附注。

（一）份號

公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當標注份號。

份號一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在公文首頁版心左上角第一行。

（二）密級和保密期限

公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

一般用3號黑體字，頂格編排在公文首頁版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注，密級與保密期限之間用“★”隔開，如“機密★15年”。

（三）緊急程度

公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)

當分別標注“特急”“加急”。

標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在公文首頁版心左上角。如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

（四）簽發(fā)人

上報的公文需標注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成。

上報的公文中，發(fā)文字號與簽發(fā)人標識于同一行，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位臵，發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文單位的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

（五）附注

公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號編排在成文日期下一行。

第四條 學(xué)校公文如需附表，對橫排A4紙型表格，頁碼位臵與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

對A3紙型表格，單面印刷時，表頭邊緣居左與A4紙文稿共同裝訂，多余部分折疊美觀、易翻，與A4紙文稿對齊。

第五條 學(xué)校公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關(guān)國家標準和規(guī)定執(zhí)行。公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。

——

第六條 信函的格式除下列特別要求外，均與其他公文種類相同。

發(fā)文單位標志使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱，上邊緣至上頁邊為30mm，居中排布，用小初號紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦單位標志。發(fā)文單位標志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細），在距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），兩條線長均為170mm，居中排布。

如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為一行。

發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下一行。

標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為一行。首頁不顯示頁碼。

版記不加印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。

第七條

紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

除校黨委會議、校長辦公會議、學(xué)校專題會議外，其他會議紀要格式可以根據(jù)實際制定。

第八條 學(xué)校公文的制版版面應(yīng)干凈無底灰，字跡清楚無

斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

學(xué)校公文應(yīng)雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

學(xué)校公文應(yīng)當左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的公文訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，誤差允許±4mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；騎馬釘釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm。包本裝訂的公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。

——

附件2

學(xué)院發(fā)文代字表

一、校黨委文件、信函

莆院黨發(fā) 發(fā)布重要決定、重要事項的對內(nèi)行文 莆院黨綜 涉及綜合工作的對內(nèi)行文 莆院黨紀 涉及紀檢工作的對內(nèi)行文

莆院黨組 涉及黨建、組織工作的對內(nèi)行文 莆院黨干 發(fā)布干部任免事項的對內(nèi)行文 莆院黨宣 涉及宣傳思想工作的對內(nèi)行文 莆院黨統(tǒng) 涉及統(tǒng)戰(zhàn)工作的對內(nèi)行文

莆院黨群 涉及工會、共青團等群團工作的對內(nèi)行文 莆院黨 對外行文 莆院黨函 對外發(fā)函

二、學(xué)校文件、信函

莆院發(fā) 發(fā)布重要決定、重要事項的對內(nèi)行文 莆院綜 涉及綜合工作的對內(nèi)行文

莆院監(jiān) 涉及監(jiān)察、審計工作的對內(nèi)行文

莆院人 涉及人事工作、發(fā)布行政干部任免事項的對內(nèi)行文 莆院教 涉及教學(xué)工作的對內(nèi)行文 莆院學(xué) 涉及學(xué)生工作的對內(nèi)行文

莆院研 涉及學(xué)位點建設(shè)、研究生工作的對內(nèi)行文 莆院招 涉及招生工作的對內(nèi)行文 莆院就業(yè) 涉及就業(yè)工作的對內(nèi)行文 莆院科 涉及科研工作的對內(nèi)行文 莆院建 涉及基建工作的對內(nèi)行文 莆院后 涉及后勤工作的對內(nèi)行文

莆院資 涉及資產(chǎn)設(shè)備工作的對內(nèi)行文 莆院財 涉及財務(wù)工作的對內(nèi)行文

莆院外 涉及對外合作交流、外事工作的對內(nèi)行文

莆院保 涉及安全穩(wěn)定、保衛(wèi)工作的對內(nèi)行文

莆院人武 涉及人民武裝、征兵、國防教育工作的對內(nèi)行文 莆院圖 涉及圖書、文獻資源建設(shè)工作的對內(nèi)行文 莆院醫(yī) 涉及醫(yī)學(xué)教育、附屬醫(yī)院工作的對內(nèi)行文 莆院繼教 涉及繼續(xù)教育工作的對內(nèi)行文 莆院 對外行文 莆院函 對外發(fā)函

三、學(xué)校辦公室文件、信函

莆院黨辦發(fā) 受權(quán)代校黨委發(fā)布重要決定、重要事項的對內(nèi)行文 莆院辦發(fā) 受權(quán)代學(xué)校發(fā)布重要決定、重要事項的對內(nèi)行文 莆院黨辦綜 以黨委辦公室名義對內(nèi)行文 莆院辦綜 以學(xué)校辦公室名義對內(nèi)行文 莆院黨辦 受權(quán)代校黨委對外行文 莆院辦 受權(quán)代學(xué)校對外行文 莆院黨辦函 受權(quán)代校黨委對外發(fā)函 莆院辦函 受權(quán)代學(xué)校對外發(fā)函

便函 涉及校內(nèi)常規(guī)工作、事務(wù)性工作的對內(nèi)行文

四、校紀委、工會、團委文件

莆院紀 校紀委對內(nèi)、對外行文 莆院工 校工會對內(nèi)、對外行文 團莆院委 校團委對內(nèi)、對外行文

五、行政機關(guān)、教輔單位文件 組織 組織部對內(nèi)行文 宣傳 宣傳部對內(nèi)行文 統(tǒng)戰(zhàn) 統(tǒng)戰(zhàn)部對內(nèi)行文 機關(guān)黨 機關(guān)黨委對內(nèi)行文 監(jiān)審 監(jiān)審處對內(nèi)行文 人事 人事處對內(nèi)行文 教務(wù) 教務(wù)處對內(nèi)行文 科研 科研處對內(nèi)行文 學(xué)生 學(xué)生處對內(nèi)行文

——

基建 基建處對內(nèi)行文 后勤 后勤處對內(nèi)行文

資產(chǎn) 資產(chǎn)設(shè)備處對內(nèi)行文 財務(wù) 財務(wù)處對內(nèi)行文

外事 對外合作交流處對內(nèi)行文 保衛(wèi) 保衛(wèi)處對內(nèi)行文 武裝 武裝部對內(nèi)行文 醫(yī)學(xué) 醫(yī)學(xué)部對內(nèi)行文

仙游校區(qū) 仙游校區(qū)管委會對內(nèi)行文 圖書 圖書館對內(nèi)行文

繼教 繼續(xù)教育學(xué)院對內(nèi)行文

技術(shù) 現(xiàn)代教育技術(shù)中心對內(nèi)行文 思政 思政教研部對內(nèi)行文 基醫(yī) 基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)部對內(nèi)行文 實驗 實驗中心對內(nèi)行文 六、二級學(xué)院文件

文傳 文化與傳播學(xué)院對內(nèi)行文

文傳黨 文化與傳播學(xué)院黨委對內(nèi)行文 外語 外國語學(xué)院對內(nèi)行文

外語黨 外國語學(xué)院黨委對內(nèi)行文 數(shù)學(xué) 數(shù)學(xué)學(xué)院對內(nèi)行文

數(shù)學(xué)黨 數(shù)學(xué)學(xué)院黨委對內(nèi)行文

環(huán)生 環(huán)境與生物工程學(xué)院對內(nèi)行文

環(huán)生黨 環(huán)境與生物工程學(xué)院黨委對內(nèi)行文機電 機電工程學(xué)院對內(nèi)行文

機電黨 機電工程學(xué)院黨委對內(nèi)行文 信息 信息工程學(xué)院對內(nèi)行文

信息黨 信息工程學(xué)院黨委對內(nèi)行文 土木 土木工程學(xué)院對內(nèi)行文

土木黨 土木工程學(xué)院黨委對內(nèi)行文 美術(shù) 工藝美術(shù)學(xué)院對內(nèi)行文

美術(shù)黨 工藝美術(shù)學(xué)院黨委對內(nèi)行文 音樂 音樂學(xué)院對內(nèi)行文

音樂黨 音樂學(xué)院黨委對內(nèi)行文 體育 體育學(xué)院對內(nèi)行文

體育黨 體育學(xué)院黨委對內(nèi)行文 管理 管理學(xué)院對內(nèi)行文

管理黨 商學(xué) 商學(xué)黨 護理 護理黨 藥技 藥技黨 臨床 臨床黨 基教 基教黨

——管理學(xué)院黨委對內(nèi)行文 商學(xué)院對內(nèi)行文

商學(xué)院黨委對內(nèi)行文 護理學(xué)院對內(nèi)行文

護理學(xué)院黨委對內(nèi)行文

藥學(xué)與醫(yī)學(xué)技術(shù)學(xué)院對內(nèi)行文

藥學(xué)與醫(yī)學(xué)技術(shù)學(xué)院黨委對內(nèi)行文臨床醫(yī)學(xué)院對內(nèi)行文

臨床醫(yī)學(xué)院黨委對內(nèi)行文 基礎(chǔ)教育學(xué)院對內(nèi)行文

基礎(chǔ)教育學(xué)院黨委對內(nèi)行文

附件3 二級單位公文版頭模板

中共學(xué)院委員會組織部

中共學(xué)院委員會宣傳部

——

中共學(xué)院委員會統(tǒng)戰(zhàn)部

中共學(xué)院機關(guān)委員會

——

學(xué)院監(jiān)察審計處

莆 田 學(xué) 院 人 事 處

——

莆 田 學(xué) 院 教 務(wù) 處

莆 田 學(xué) 院 科 研 處

—

—

莆 田 學(xué) 院 學(xué) 生 處

莆 田 學(xué) 院 基 建 處

—

—

莆 田 學(xué) 院 后 勤 處

學(xué)院資產(chǎn)設(shè)備處

—

—

莆 田 學(xué) 院 財 務(wù) 處

學(xué)院對外合作交流處

—

—

莆 田 學(xué) 院 保 衛(wèi) 處

莆 田 學(xué) 院 武 裝 部

—

—

莆 田 學(xué) 院 醫(yī) 學(xué) 部

— 41 —

學(xué)院仙游校區(qū)管委會

—

—

莆 田 學(xué) 院 圖 書 館

— 43 —

學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院

—

—

學(xué)院現(xiàn)代教育技術(shù)中心

— 45 —

學(xué)院思政教研部

—

—

學(xué)院基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)部

— 47 —

莆 田 學(xué) 院 實 驗 中 心

—

—

學(xué)院文化與傳播學(xué)院

— 49 —

中共學(xué)院文化與傳播學(xué)院委員會

—

—

第三篇：市政府辦公室公文處理辦法

為使我辦的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)國家行政機關(guān)公文處理的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

公文處理應(yīng)當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

綜合科是本辦公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理并指導(dǎo)其他科室的公文處理工作。

各科室負責(zé)人應(yīng)當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法

第一章 公文格式

一、公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當標明密級和保密期限。

（二）緊急公文應(yīng)當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應(yīng)當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）發(fā)文字號包括機關(guān)代字、年份、序號。本單位的發(fā)文字號主要有以下7類：

1、常信辦發(fā)，用于本辦制發(fā)的重要文件；

2、常信辦通，用于本辦下發(fā)的通知、通報；

3、常信辦函，用于本辦制發(fā)平行公文及一般函件；

4、常信辦電，用于本辦傳真電報；

5、常信辦黨，用于本辦黨務(wù)工作；

6、常信辦人，用于本辦人事工作；

7、常信辦紀，用于本辦紀檢監(jiān)察工作。

（四）上行文應(yīng)當注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（五）公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應(yīng)當標明發(fā)文機關(guān)。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（六）主送機關(guān)應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（七）公文如有附件，應(yīng)當注明附件順序和名稱。

（八）公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋印章。

（九）成文日期以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。

（十）公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當加括號標注。

（十一）公文應(yīng)當標注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。

（十二）抄送機關(guān)應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

二、公文中各組成部分的標識規(guī)則，參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準執(zhí)行。

三、公文用紙一般采用國際標準A4型（210mmX297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

第二章 行文規(guī)則

一、行文應(yīng)當確有必要，注重效用。

二、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，不得越級請示和報告。

三、本單位可以根據(jù)職權(quán)范圍與本級政府各部門相互行文，也可向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；但除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

四、本單位各科室不得對外正式行文。

五、本單位可以和同級政府各部門、下一級政府、相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)、同級人民團體、具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。

六、屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當直接報送主管部門處理。

七、向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)。

八、“請示”應(yīng)當一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。

“報告”不得夾帶請示事項。

九、除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第三章 發(fā)文辦理

一、以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等過程。發(fā)文的程序如下：、(一)經(jīng)辦科室起草，擬制初稿；

(二)科室負責(zé)人對初稿進行校對；

(三)初稿交綜合科校核；

(四)分管領(lǐng)導(dǎo)對送審稿進行審核；

(五)送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；

(六)綜合科登記、編號、劃密；

(七)發(fā)文經(jīng)辦人校對、印刷；

(八)保密員檢查、蓋章；

(九)發(fā)文。

二、草擬公文應(yīng)當做到：

（一）公文內(nèi)容和行文規(guī)范符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；

（二）根據(jù)行文的目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系，正確確定公文的文種；

三、擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。

四、擬制公文涉及本單位業(yè)務(wù)科室有關(guān)工作的，先由相關(guān)科室負責(zé)公文的草擬工作。公文送負責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當由綜合科進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)定的要求等。

五、本辦公文審簽的分工如下：

(一)、由主任審批簽發(fā)的公文：

1、以市政府或市政府辦的名義制發(fā)的公文；

2、以市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組名義制發(fā)的公文；

3、以“常信辦發(fā)”文號制發(fā)的上行文；

4、以本辦名義制發(fā)的下行文、平行文，由主任或者由主任授權(quán)的其他負責(zé)人簽發(fā)。

(二)、由支部書記審批簽發(fā)的公文：

以“常信辦黨”、“常信辦人”等文號制發(fā)的機關(guān)黨務(wù)、政工人事等相關(guān)工作文件。

六、公文正式印制前，綜合科應(yīng)當進行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。

七、以市人民政府或市政府辦公室名義制發(fā)公文的，由本單位按照公文格式和標準起草初稿，送市政府辦公室秘書科核稿后進入文件審簽程序。

第四章、收文辦理

一、收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

二、收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，由綜合科統(tǒng)一進行審核簽收，并及時提出擬辦意見送負責(zé)人批示或者交有關(guān)科室辦理。需要兩個以上科室辦理的應(yīng)當明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)綜合科科長或分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，可以退回呈報單位并說明理由。

三、收到交辦的公文后應(yīng)當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當及時退回交辦的文秘部門并說明理由。

四、收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由綜合科提出擬辦意見，送主任批示后辦理。

五、審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意。沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

六、送負責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，綜合科要負責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第五章 公文歸檔

一、公文辦理完畢后，應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,由綜合科及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。

二、歸檔范圍內(nèi)的公文根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

四、歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

第六章 公文管理

一、公文由綜合科專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

二、對上級機關(guān)的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經(jīng)上級機關(guān)負責(zé)人或者辦公廳（室）主任批準，可以翻印。翻印時，應(yīng)當注明翻印的機關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

三、不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公廳（室）負責(zé)人批準，可以銷毀。

四、銷毀秘密公文應(yīng)當指定場所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應(yīng)當進行登記。

五、機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當隨之合并管理。機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。工作有員調(diào)離崗位時，應(yīng)當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

六、密碼電報的使用和管理，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四篇：公文處理辦法

公文處理辦法

第一章

總

則

第一條

為保證公司公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，結(jié)合公司實際，制定本辦法。

第二條

公司發(fā)公文（包括電報和簽報，下同）是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是依法進行公務(wù)活動的重要工具。

第三條

公文處理應(yīng)當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第四條

公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第五條

各部門的負責(zé)人應(yīng)當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

第六條

綜合部是公司公文處理的管理和執(zhí)行機構(gòu)，同時負責(zé)指導(dǎo)各部門的公文處理工作。

第七條

專兼職公文處理人員應(yīng)當認真學(xué)習(xí)掌握公文處理辦法，對公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會。

第二章

公文主要種類

第八條

公司公文種類主要包括：

（一）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。

（二）通告

適用于公布公司范圍內(nèi)應(yīng)當遵守或者周知的事項。

（三）通知

適用于發(fā)布規(guī)章、制度，下達任務(wù)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的文件，傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項等。

（四）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（五）報告

適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

（六）請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

（七）批復(fù)

適用于答復(fù)下級單位的請示事項。

（八）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（九）函

適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。

（十）會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章

公文格式

第九條

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標準、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當標明密級（絕密、機密、秘密）和保密期限。

（二）緊急公文應(yīng)當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

（三）發(fā)文單位標識應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。

（四）發(fā)文字號應(yīng)當包括單位代字、年份、序號。

（五）上行文應(yīng)當注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（六）公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。公文

標題中除法規(guī)、規(guī)章、書籍、報刊名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（七）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（八）公文如有附件，應(yīng)當注明附件順序和名稱。

（九）印章是公文生效的標志，應(yīng)當加蓋印章。

（十）成文日期以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準。

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當加括號標注。

（十二）公文應(yīng)當標注主題詞。

（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（十四）印發(fā)單位為綜合部，印發(fā)日期以公文付印的日期為準。

（十五）會議紀要應(yīng)在標題之下注明通過日期，通過日期以會議結(jié)束的日期為準。“抄報”、“分送”、“抄送”標注在公文版記中的主題詞之下。

（十六）文字從左至右橫寫、橫排。

第十條

公文中各組成部分的標識規(guī)則和公文繕印要求，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十一條

公文用紙一般采用國際標準 A4 型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。

第四章

行文規(guī)則

第十二條

根據(jù)公司的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，公司公文主要有三種行文關(guān)系，即上行文、平行文、下行文。

（一）上行文：向上級主管部門及業(yè)務(wù)司局報送的各類請示、報告、意見等上報文件。

（二）平行文：向同級或不相隸屬機關(guān)、單位呈送的各類文件。

（三）下行文：向各部門下發(fā)的各類文件。

第十三條

用公司名義行文的主要內(nèi)容：

（一）向上級主管部門及業(yè)務(wù)司局請示、報告工作。

（二）與路內(nèi)外有關(guān)單位聯(lián)系工作，商洽問題。

（三）轉(zhuǎn)發(fā)鐵路總公司（原鐵道部）及鐵路局有關(guān)文件，并據(jù)此制訂、提出

具體實施辦法。

（四）部署公司重大工作和采取的重大行政措施。

（五）公司內(nèi)重要的機構(gòu)變動、人員調(diào)整及通報、表彰、獎懲事項。

（六）下達和調(diào)整各類計劃。

（七）答復(fù)各單位重要的請示事項。

（八）其它需要以公司名義行文的事項。

第十四條

行文應(yīng)當確有必要，注重效用。可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)；對必須印發(fā)的公文應(yīng)嚴格控制發(fā)文數(shù)量與發(fā)文范圍。凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送。

第十五條

公司內(nèi)各單位之間一般不行文，有事當面商洽解決。公司各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請示工作并需批復(fù)的重要事項，以“簽報”形式報公司綜合部轉(zhuǎn)呈公司領(lǐng)導(dǎo)，一般只送主管組領(lǐng)導(dǎo)，涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項要會簽；“簽報”不蓋章，由部門負責(zé)人親筆簽署姓名。

第十六條

重要的下行文，應(yīng)同時抄送直接上級主管單位。

第十七條

以公司名義下發(fā)的公文，凡內(nèi)容涉及其它相關(guān)單位的職權(quán)范圍時，行文前對有關(guān)問題必須協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。

第十八條

各單位不得越級行文。除直接交辦的事項外，不得向上級領(lǐng)導(dǎo)個人行文。

第十九條

“請示”應(yīng)當一文一事；只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當用抄送，但不得同時抄送下級單位；“報告”中不得夾帶請示事項。

第二十條

除直接交辦的事項外，各部門原則上不得以本部門名義向局領(lǐng)導(dǎo)和各處室報送“請示”、“意見”和“報告”。

第五章

發(fā)文辦理

第二十一條

發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、登記、復(fù)核、繕印、用印、分發(fā)等程序。

第二十二條

公司發(fā)公文稿應(yīng)使用統(tǒng)一的公司發(fā)文稿紙抄寫，并認真填寫首頁的文件撰制欄目，尤其是文件標題、主題詞、主送、抄送、撰稿人及聯(lián)系電話

欄目。

第二十三條

草擬公文應(yīng)當做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及其他有關(guān)規(guī)定。符合公司各項規(guī)章制度。如提出新的政策規(guī)定，要切實可行，并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。

（四）擬制緊急公文，應(yīng)當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日。

（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（七）應(yīng)當使用國家法定計量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明其中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)碼。

第二十四條

擬制公司發(fā)公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦單位應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，取得一致意見后方可行文；會簽部門應(yīng)迅即辦理，一個部門最長不應(yīng)超過 1 天。如有分歧，主辦部門的負責(zé)人應(yīng)當出面組織協(xié)調(diào)，經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致意見時，主辦部門列明各方理據(jù)、提出建設(shè)性意見報公司綜合部轉(zhuǎn)呈公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

第二十五條

公文稿擬出后，主辦部門負責(zé)人應(yīng)認真核閱、修改并在“主辦部門核稿”處簽字后，送交公司綜合部。

第二十六條

公司綜合部在將公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當認真做好審核工作。未經(jīng)審核的文稿，不得送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。審核的重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，公文格式是否規(guī)范，附件是否齊全等。涂改勾畫較亂、字跡難以辨認的，應(yīng)退擬稿人抄清。審核時對內(nèi)容的重要改動，應(yīng)與主辦單位協(xié)商，或提出意見，退擬稿人修改。

第二十七條

公司上行文由公司總經(jīng)理簽發(fā)，重要的或涉及面廣的，由主管副經(jīng)理會簽。對其他單位的公文一般由主管副經(jīng)理簽發(fā)，涉及重大問題的公文由總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)對公文的內(nèi)容進行最后研究和審定，對文稿、格式的每一個方面和細節(jié)進行必要的斟酌和修改；簽發(fā)時，要在文稿上簽署全名和具體日期（年月日），字跡清楚。

第二十八條

經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿，不得擅自改動；如必須改動，應(yīng)報經(jīng)簽發(fā)人同意。

第二十九條

公文正式印制前，擬稿人應(yīng)當對清樣進行認真校對后送交綜合部進行復(fù)核。校對應(yīng)對清樣與文稿的一致性負責(zé)。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。

第三十條

擬制、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。

第六章

收文辦理

第三十一條

收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十二條

公司建立收文登記制度，由指定人員統(tǒng)一進行登記、分發(fā)。沒有經(jīng)過公司綜合部簽收的公文，應(yīng)到公司綜合部補辦登記手續(xù)。

第三十三條

需要辦理的公文，文書部門應(yīng)及時交公司綜合部負責(zé)人審閱后，送交主管領(lǐng)導(dǎo)批示，并依據(jù)批示迅速交有關(guān)單位辦理。需兩個以上部門辦理的，應(yīng)明確主辦部門。

第三十四條

收到需辦理的公文后，承辦部門要抓緊辦理，不得延誤推諉。緊急公文應(yīng)當按時限要求辦理；一般公文應(yīng)在 3 個工作日內(nèi)辦結(jié)，最長不應(yīng)超過5 個工作日。當超過辦理時限時，主辦部門應(yīng)及時予以說明。對不屬于自己業(yè)務(wù)范圍，或者不適宜由本部門主辦的，應(yīng)迅速退回公司綜合部。

第三十五條

公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)主動與之協(xié)商，會簽；如有分歧，主辦部門負責(zé)人應(yīng)出面組織協(xié)商，經(jīng)協(xié)商如仍不能取得一致意見，主辦部門應(yīng)當說明各方面理據(jù)并提出建設(shè)性意見，送公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)

或裁定。

第三十六條

公文在辦理過程中傳閱，每發(fā)生一次閱辦者的轉(zhuǎn)移，均要經(jīng)公司綜合部登記，不得在閱辦者之間直接傳遞（即橫傳），以保證公文來龍去脈清楚，辦理或查詢及時方便。

第三十七條

審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第七章

公文歸檔與管理

第三十八條

公文辦理完畢，應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時整理立卷、歸檔。個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。

第三十九條

歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十條

聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

第四十一條

公文復(fù)制件作為正式文件使用時，應(yīng)加蓋復(fù)制單位印章，視同正式文件妥善保管。

第四十二條

歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

第四十三條

沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當進行登記，由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

第四十四條

單位合并時，全部公文應(yīng)當隨之合并管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。

第四十五條

工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第四十六條

密碼電報的使用和管理，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第八章

附

則

第四十七條

行政法規(guī)、規(guī)章、外事等方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理；公文處理中，涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。

第四十八條

本辦法由公司綜合部負責(zé)解釋。

第四十九條

本辦法自發(fā)布之日起施行。

第五篇：公文處理辦法

公文處理暫行辦法

第一章

總 則

第一條 為提高公司公文處理的效率和質(zhì)量，參照國家的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱公文，是指公司在行政管理和業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。

第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）和歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 公文處理應(yīng)當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全和規(guī)范。

第五條 綜合管理部是公文的歸口管理部門，主管公司公文處理工作。綜合管理部負責(zé)建立健全公司有關(guān)公文管理的工作制度,并組織實施;負責(zé)公文從收發(fā)、審核、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀的全過程管理;督辦公文的運轉(zhuǎn)和實施情況。

第六條 綜合管理部應(yīng)當配備文秘人員負責(zé)公文處理工作。

第二章

公文種類、公文類別及使用范圍

第七條 公文種類主要有：決定、決議、通知、通報、報告、議案、請示、批復(fù)、函、會議紀要，規(guī)定、辦法、細則等。

第八條 各類公文的使用范圍。

一、決定、決議

決定適用于對重要事項或者重大行動做出的安排，人事任免，獎懲有關(guān)部門及人員等。

決議適用于經(jīng)過會議討論通過，并要求貫徹執(zhí)行的重要事項。

二、通知

適用于發(fā)布規(guī)章制度（包括規(guī)定、辦法、章程、規(guī)程、細則等）和措施，傳達上級有關(guān)單位的指示；要求下級部門辦理或者需要知曉的事項；轉(zhuǎn)發(fā)上級有關(guān)單位、同級單位和不相隸屬單位的公文；印發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)的講話等。

三、通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況等。

四、報告

適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，回復(fù)上級單位詢問或交辦事項的處理結(jié)果。

五、議案

適用于向股東會、董事會等提請審議事項。

六、請示

適用于向上級單位或領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準的事項。

七、批復(fù)

適用于答復(fù)下級或相關(guān)部門的請示事項。

八、函

適用于平級單位之間或不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問、或答復(fù)問題等。

九、會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項，主要包括：股東會紀要、董事會紀要、執(zhí)行董事會紀要、監(jiān)事會紀要；總裁辦公會紀要；公司工作例會紀要；業(yè)務(wù)評審會紀要；專題會議紀要等。

十、規(guī)定、辦法、細則

適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范或?qū)ι霞壷鞴懿块T制定的法規(guī)、規(guī)章提出貫徹實施意見。

第三章 發(fā)文辦理

第九條 發(fā)文一般由版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、成文日期、印章、主題詞、抄送單位、校對人和印發(fā)日期等部分組成。

一、版頭應(yīng)為*******公司加“文件”兩字組成。版頭一經(jīng)確定，應(yīng)長期沿用。

二、發(fā)文字號應(yīng)當包括單位代字、發(fā)文年份、發(fā)文順序號組成。

三、公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應(yīng)當標明發(fā)文單位。標題中除書名號外，一般不使用標點符號。

四、正文為公文的主體，包括事由、要求、建議和措施等。

五、主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，并按其性質(zhì)、級別或慣例依次排列。

六、抄報單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的上級單位；抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的同級單位、下級單位或其他相關(guān)單位；內(nèi)部發(fā)送指需要執(zhí)行或知曉公文的各部門及其領(lǐng)導(dǎo)，抄報單位與抄送單位應(yīng)當使用全稱或規(guī)范化簡稱，并按上級、平級和下級的次序排列。

七、公文除會議紀要外，應(yīng)當加蓋印章。用印頁如無正文，應(yīng)當在頁首用圓括號標明“此頁無正文”字樣。

八、公文應(yīng)標注主題詞。公文主題詞一般不超過5個。標引順序為先標類別詞，再標反映公文內(nèi)容的關(guān)屬詞，最后標反映公文形式的類屬詞。

九、公文成文日期以簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準。

十、公文文字從左至右橫寫、橫排。

第十條 公司發(fā)文按行文關(guān)系、方式和內(nèi)容等的不同，劃分為不同的類別。使用“*******公司文件”文頭的文件，主要包括:“**發(fā)[ ]××號、**辦發(fā)[ ]××號和*****（部門）[ ] ××號”。

“**發(fā)[ ]××號”主要為對外發(fā)文時使用，包括請示、報告、函等文種。

“**辦發(fā)[ ]××號”主要為公司對內(nèi)發(fā)文時使用，適用于發(fā)布章程、辦法、規(guī)定、實施辦法、實施細則、操作規(guī)程、人事任免，以及重要會議的領(lǐng)導(dǎo)講話和會議紀要等，包括決定、決議、通知、通報等文種。

“****（部門）[ ] ××號”適用于各部門內(nèi)部發(fā)文，主要為發(fā)文部門內(nèi)部實施的規(guī)章制度等。

第十一條 公文要按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文。一般不越級行文，因特殊情況，必須越級行文時，應(yīng)同時抄送被越級的單位。

除綜合管理部外，其他部門不正式對外發(fā)文。

第十二條 不相隸屬的單位行文應(yīng)當遵循對等的原則，“明來明去、密來密去、函來函復(fù)”。

第十三條 上行文應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送單位，如需同時發(fā)送其他單位，還應(yīng)寫明抄送單位。

“請示”是請求上級單位予以批復(fù)的文種，應(yīng)當一文一事，一般只寫一個主送單位，同時需要其他單位研究處理的，應(yīng)采用抄送形式。

“報告”是向上級單位匯報工作、反映情況的文種，不得夾帶請示事項。“報告”中提出的意見和建議，只供上級單位參考而并不要求予以批復(fù)。

第十四條 行文應(yīng)當注重效用，對可發(fā)可不發(fā)的或能用電話、面談等方式解決的事項，不要行文。

第十五條 發(fā)文辦理是指以********公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、校對、印制、用印、登記、分發(fā)立卷、存檔等程序。

發(fā)文的流程：經(jīng)辦人員（擬文）→部門負責(zé)人（審批）→綜合管理部（核稿）→總經(jīng)理或分管副總（簽發(fā)）?董事長（簽發(fā)）→綜合管理部（校對、套紅、印刷、發(fā)送）

第十六條 草擬公文的基本要求

擬稿一般按照職能部門分工負責(zé)的原則和日常工作程序，誰主管誰主辦。涉及兩個部門以上的事項，應(yīng)以一個部門為主，與有關(guān)部門協(xié)商一致后再辦理行文。

草擬公文應(yīng)當做到：

一、公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。

二、公文中的數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的字必須使用漢字外，其它應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。日期應(yīng)當寫具體的年、月、日。

三、公文的結(jié)構(gòu)層次數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“

1、”，第四層為“（1）”。

四、公文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

第十七條 辦文部門申請發(fā)文的程序

擬稿人擬稿后，應(yīng)在OA系統(tǒng)中提起發(fā)文流程，并在線提交至本部門主要負責(zé)人審核。擬稿部門負責(zé)人要嚴格把關(guān)，對所擬公文進行初審，對發(fā)文的必要性、政策性、文稿內(nèi)容、文內(nèi)數(shù)字的真實性、準確性負責(zé)，審核無誤后，部門主要負責(zé)人在OA流程中進行審批，簽注是否同意發(fā)文的意見。

第十八條 公文審核

一、公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)先由綜合管理部文秘人員進行審核，無誤后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

二、公文審核的基本任務(wù)是協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)保證公文的質(zhì)量。

核稿的主要內(nèi)容為:是否確需行文；是否符合有關(guān)政策；文稿中提出的解決問題的意見、辦法和措施是否切實可行；行文方式是否妥當；是否符合行文規(guī)則和公文擬制的有關(guān)要求。

三、綜合管理部對于審核的公文一般可按三種方法處理：一是做必要的文字修改；二是對文稿改動較多或者不合格的文稿，請原擬稿部門修改；三是建議不辦發(fā)文或者另行處理。

四、一般公文核稿不超過2個工作日。

第十九條 公文簽發(fā)的基本原則 核稿后，由綜合管理部根據(jù)文件的內(nèi)容送相關(guān)部門簽署意見，并送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)。

公司層面的發(fā)文一般由總經(jīng)理簽發(fā)，其中規(guī)章制度需先經(jīng)總經(jīng)理辦公會議審議通過；部門層面的規(guī)章制度由分管副總簽發(fā)；特殊要求下需董事會審議通過的規(guī)章制度應(yīng)由董事長簽發(fā)。

第二十條 發(fā)文校對、編號、打印、蓋章、分發(fā)

一、如公司領(lǐng)導(dǎo)對發(fā)文提出了修改意見或發(fā)文被文秘修改過，則發(fā)文應(yīng)進入校對環(huán)節(jié)。公文校對由發(fā)文部門負責(zé)人親校，要求做到準確無誤；校對人如發(fā)現(xiàn)原稿有問題時，應(yīng)及時與有關(guān)人員聯(lián)系，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動。

二、公文編號、打印由綜合管理部負責(zé)。打印文件必須以經(jīng)簽發(fā)的原稿為依據(jù)，應(yīng)忠于原稿，不得擅自改動。如發(fā)現(xiàn)明顯錯誤，應(yīng)與擬稿部門聯(lián)系。

三、根據(jù)發(fā)文的形式確定用印種類。公司發(fā)文應(yīng)加蓋公章，部門發(fā)文可加蓋部門章。

四、公文分發(fā)。公文發(fā)放范圍由擬稿部門提出，綜合管理部審核確定。需要上級部門批復(fù)或相關(guān)單位回復(fù)的公文，各承辦部門應(yīng)負責(zé)跟蹤文件的運轉(zhuǎn)情況，并將信息及時反饋給綜合管理部。

第二十一條 公文的更改

公文的更改應(yīng)由文件原起草部門擬定文件修改稿或補充稿，經(jīng)部門負責(zé)人審核，交綜合管理部核稿后，報原簽發(fā)人簽發(fā)。文件修改稿或補充稿應(yīng)在原文件受控范圍內(nèi)發(fā)放。

第四章 收文辦理

第二十二條 公文收文一般包括簽收、上傳OA系統(tǒng)、擬辦、傳閱（批辦）、承辦、督辦、立卷歸檔、銷毀等程序。

收文的流程：青島管理部/綜合管理部（收文并發(fā)起流程）→綜合管理部（辦文）→分管副總、總經(jīng)理、董事長（閱示或閱知）?職能部門（處理）→綜合管理部（辦結(jié)）

第二十三條 審核擬辦

一、審核：

收到需要辦理的公文，綜合管理部應(yīng)當進行審核。審核的重點：來文是否應(yīng)為本單位辦理，是否超過了應(yīng)辦理時限；有關(guān)要求是否明確具體等。

經(jīng)審核，不應(yīng)由本單位辦理的來文，經(jīng)與對方核對并經(jīng)綜合管理部領(lǐng)導(dǎo)批準后，可退回原單位。處理退文時，應(yīng)向來文單位說明退文的理由，對于來文不規(guī)范但請示事項十分緊急的情況，可采取邊受理邊補辦手續(xù)的辦法。

二、擬辦：

收文流程發(fā)起后，由綜合管理部根據(jù)文件內(nèi)容、性質(zhì)分別提出閱知、閱批（處）等擬辦意見，按擬辦意見送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批，或送有關(guān)職能部門提出承辦意見。

急件和限時辦理的公文，應(yīng)隨到隨登記、隨擬辦、隨送批、隨送辦。

第二十四條 送閱（傳閱）和處理

閱處類文件原則上一個部門主辦一位領(lǐng)導(dǎo)審批以減少流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。對于內(nèi)容跨越多個部門職責(zé)范圍的文件，擬辦時應(yīng)明確主辦部門和協(xié)辦部門，由主辦部門牽頭辦理并提出協(xié)商一致的意見，對于確實無法統(tǒng)一意見的，應(yīng)由主辦部門如實注明分歧意見，經(jīng)各部會簽后反饋。承辦部門接到需辦理的公文后，應(yīng)及時撰寫處理意見，并返回綜合管理部。

第六章 簽報管理

第二十五條 “簽報”作為內(nèi)部文書，是公司內(nèi)各部門向本級單位領(lǐng)導(dǎo)請示工作、報告情況，以及部門之間協(xié)商請辦工作、解決具體問題的內(nèi)部文書工具，是領(lǐng)導(dǎo)決策和部門辦事的重要依據(jù)。“簽報”納入公文一體管理。

簽報的流程：經(jīng)辦人員（擬報告）→部門經(jīng)理（審批）→綜合管理部（擬辦）?相關(guān)部門（會簽）→分管副總、總經(jīng)理、董事長（閱示）→綜合管理部（辦結(jié)）。

第二十六條 簽報的種類

簽報的種類主要包括：請示、報告和意見。

一、請示：適用于向部門內(nèi)、公司內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準的事項，以及商請有關(guān)部門辦理的事項。

二、報告：適用于向部門內(nèi)、公司內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，反映情況，答復(fù)交辦事項處理結(jié)果等。

三、意見：適用于對重要問題提出見解和建議等。

第二十七條 簽報的適用范圍

一、主送公司領(lǐng)導(dǎo)的簽報

（一）有重要工作事項,需要提供公司領(lǐng)導(dǎo)知曉或決策的；

（二）根據(jù)工作進展情況，提出新的建議、意見或措施的；

（三）部門參加外部重要會議或活動及進行的工作調(diào)研等需事后報告的；

（四）公司領(lǐng)導(dǎo)交辦事項處理結(jié)果等需報告公司領(lǐng)導(dǎo)知曉的；

（五）其他特殊事項需向公司領(lǐng)導(dǎo)請示、報告的。

二、主送有關(guān)部門的簽報

根據(jù)工作分工，需要其他有關(guān)部門解決的事項，可以向有關(guān)部門簽報，要求協(xié)助處理。部門在職權(quán)范圍內(nèi)能決定的事項，不需簽報公司領(lǐng)導(dǎo)或其他部門。

第二十八條 “簽報”必須由主辦部門負責(zé)人（如負責(zé)人外出，由部門其他負責(zé)人順序替代）簽名。

凡呈送公司領(lǐng)導(dǎo)的簽報，由綜合管理部審核后統(tǒng)報送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

審批或會簽簽報應(yīng)提出明確的批示意見，即“同意”、“不同意”或其他具體意見。

第二十九條 公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部將審批結(jié)果告知擬稿部門，擬稿部門應(yīng)抓緊辦理。會簽的簽報需告知有關(guān)會簽部門。對有公司領(lǐng)導(dǎo)重要批示、需督辦的簽報事項，由綜合管理部立項跟蹤督辦。

第七章

公文歸檔

第三十條 公文辦結(jié)后，綜合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有關(guān)的簽報、批示等材料，按公司檔案管理辦法要求立卷歸檔。個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。第三十一條 公文歸檔的范圍

一、本公司各類發(fā)文的原稿、定稿、正本由綜合管理部立卷。

二、公司收文包括監(jiān)管機構(gòu)和公司股東方等下發(fā)的文件由綜合管理部負責(zé)歸檔立卷。

第三十二條 公文材料立卷程序

公文材料立卷程序包括：案卷類目的編制、文件的平時歸卷。

一、案卷類目的編制

綜管部文秘應(yīng)根據(jù)本部門工作情況和任務(wù)，按照便于管理、查找、利用的原則制定本部門的案卷類目，對具有保存價值的文件及時收集、歸檔。

二、文件的平時歸卷

根據(jù)案卷類目的條款名稱，為每一條款準備一個卷夾。文件處理完畢，立卷人員根據(jù)文件所針對的條款，歸入有關(guān)卷夾內(nèi)，以備查找。

第八章 公文管理

第三十三條 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)綜合管理部主要負責(zé)人批準，可以銷毀。

第三十四條

公司人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退，個人不得保存文件。

第九章 附 則

第三十五條 本辦法由綜合管理部負責(zé)解釋，經(jīng)總經(jīng)理辦公會議審議通過后，自公布之日起執(zhí)行。

附件： 公文格式要求

一、公文用紙

對外發(fā)文（包括通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函等文種）一律采用國際標準A4型（210mm×297mm）。

二、公文排版格式及裝訂要求

發(fā)文文件版心：225mm（高）X 156 mm（寬），公文版面要干凈無底灰，字跡清楚無斷劃。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。

三、公文眉首要求

公文眉首，一般是指首頁紅色反線以上部分，包括文件名稱（發(fā)文單位標識）、發(fā)文字號等內(nèi)容。

（一）版頭

版頭應(yīng)為*******公司加“文件”兩字組成，應(yīng)居中印在公文首頁上部，用1號黑體字。海協(xié)辦發(fā)文件用白頭文件，其余發(fā)文用紅頭文件。

（二）發(fā)文字號

由發(fā)文單位代字、年份和序號組成，標注于版頭下方居中或者左下方。用小三號仿宋字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不加“第”字。

（五）簽發(fā)人，上報公文應(yīng)在發(fā)文字號右側(cè)標注“簽發(fā)人： ”，用小三號仿宋體。

（六）橫隔線，隔開公文版頭部分與行文部分的紅色橫線，居中，位于發(fā)文字號下方。

四、公文主體要求

（一）公文標題

紅色反線下空1行，用三號宋標黑體，可分一行或多行居中排布，回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

（二）主送單位

標題下空1行，左側(cè)頂格用小三號仿宋體，回格時仍頂格；最后一個主送單位名稱后標全角冒號。有些不便于在首頁列出主送單位的公文，如決定、決議、會議紀要、規(guī)范性文件等，主送單位可以寫在公文末頁抄送單位之前。

（三）公文正文

主送單位名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行，用小三號仿宋體。

（四）公文結(jié)構(gòu)層次數(shù)

第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“

1、”，第四層為“（1）”。

（五）附件

公文如有附件，在正文下空1行左右，發(fā)文單位之上，空2字用小三號仿宋字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。如附件名稱較長需要轉(zhuǎn)行時，應(yīng)與附件名稱第1個字對齊。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：

1、×××××××”）；附件名稱后面不加標點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致。

（六）發(fā)文單位署名應(yīng)用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文右下方，字體字號與正文相同。

（七）成文日期

用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”，字體字號與正文相同。

（八）公文主題詞，位于公文末頁抄報（送）單位上方，詞目之間應(yīng)有一字間隔，用小三號黑體。

（九）公文生效標識

成文日期右空4字，加蓋印章即可，印章應(yīng)上具正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采取下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當下弧有文字時，采取中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

五、公文版記要求

（一）主題詞

“主題詞”用小三號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用小三號仿宋字；詞目之間空1字。

（二）抄報、抄送單位

公文如有抄報、抄送單位在主題詞下1行；左右各空1字，用仿宋小三號字標識“抄報”或“抄送”，后標全角冒號；抄報或抄送單位用逗號隔開，回行時與冒號后的抄報或抄送單位對齊；在最后一個抄報或抄送單位后標句號。

（三）印發(fā)單位和印發(fā)日期

位于抄報或抄送單位之下占一行位置；用仿宋小三號字。印發(fā)單位左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。

六、行距和頁碼要求

行距：根據(jù)發(fā)文文字多少，可選擇多倍行距中的1.25倍行距或1.5倍行距

頁碼：用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下1行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。