第一篇：外貿單證員的租船訂倉流程

10.租船訂倉：

10.1.如果跟客人簽定的合同是 FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知(ING ORDER)，通常在開船一周前可拿到定倉紙。10.2.如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。

10.3.如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。

10.4.向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。

11.1.貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等

11.2.傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

11.3.要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12.委托報關：在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等。

第二篇：外貿單證租船訂艙流程

理論流程

一、租船訂艙

1、進出口公司委托外運公司辦理托運手續，填寫托運單（shipping note），亦稱“訂艙委托書”遞送外運公司作為訂艙依據。

2、外運公司收到托運單后，審核托運單，確定裝運船船舶后，將托運單的配艙回單退回，并將全套裝貨單（shipping order）交給進出口公司填寫，然后由外運公司代表進出口公司作為托運人向外輪代理公司辦同物托運手續。

3、貨物經海關查驗放行后，即由船長或大副簽收“收貨單”（又稱大副收據，matereceipt）。收貨單的船公司簽發給托運人的表明貨物已裝妥的臨時收據。托運人憑收貨單向外輪代理公司交付運費并換取正式提單。

二、報關

報關是指進出口貨物裝船出運前，向海關申報的手續。按照我國海

關法規定：凡是進出國境的貨物，必須經由設有海關的港口、車站、國際航空站出，并由貨物所有人向海關申報，經過海關放行后，貨物才可提取或者裝船出口。

當前，我國的進出口公司在辦理報關時，必須填寫出口貨物報關單，必要時還需提供出口合同副本、發票、裝箱單或重量單，商品檢驗證書及其他有關證件，向海關申報出口。

三、投保

凡是按C.I.F.價格成交的出口合同，賣方在裝船前，須及時中國人民

保險公司辦理投保手續，填制投保單。出口商品的投保的續一般都是逐筆辦理的。投保人在投保時應將貨物名稱、保額、運輸路線、運輸工具、開航日期、投保險別等一一列明。由于我進出口公司同中國人民保險公司的業務量較大，為簡化手續，一般不真寫投保單，而是利用出口貨物明細單或貨物出運分析單等替代投保單，保險公司接受投保，簽發保險單或保險憑證。

從以上出口合同履行的環節可以看出，在出口合同履行過程中，貨、證、船的銜接是一項極其細致而復雜的工作。因此，進出口公司為做好出口合同履行，必須加強對出口合同的科學管理，建立起能反映出口合同執行情況的進程管理制度，采取相應的管理措施，做好“四排”、“三平衡”的工作。“四排”是買賣合同為對象，根據進程卡片反映的情況，其中包括信用證是否開到、貨源能否落實，進行分析排隊。并歸納為四類：即“有證有貨、有證無貨、無證有貨、無證無貨”通發現問題，及時解決。“三平衡”是指以信用證為對象，根據信用證規定的貨物裝船期和信用的有效期遠近，結合貨源和運輸能力的具體情況部署，分清輕重緩急，力求做到證、貨、船三方面的銜接和平衡。盡力避免交貨期不準、拖延交貨期或不交貨等現象的產生

報關報檢租船訂艙業務流程圖

實際操作流程

訂艙委托-----給貨代公司------貨代公司找船公司訂艙------船公

司出入貨通知給貨代------貨代出入貨通知給您------您安排貨物集

港或者讓貨代安排產裝------操作的同時------您要把報關單據給貨

代------報關委托-箱單-發票-核銷單及其它相關單證------通關完

畢------貨物集港------裝船------船開------付款------買提單 一份基本的訂艙運輸委托書除了要顯示：發票號，目的港，價格條款，件重尺，貨物品名，發貨人，收貨人，通知人等還需要注意一下以下這些問題：

1.LC上要求不能轉運------那么訂艙的時候一定要聯系好船公司或代理問清楚，避免出現提單的顯示會產生不附點。

2.LC的裝期-------有些港口的船期一周只有一班，那么在訂艙前就要問好船期，不能過了LC的裝期，而且最好不要趕在正好的那個最后的裝期那天。因為可能會因為一些因素船晚開，那么只能：要么問問船公司能否倒簽，要么換其他船公司。

3.LC上的一些特殊要求-------（1）訂艙時務必在出口運輸委托書上明確寫上LC要求顯示在提單上的信息要求。船公司或代理在收到時，如不能滿足應及時溝通，要么更改LC，要么換船公司。（2）還有些會要求不能在以色列轉運什么的，這樣的話就得事先咨詢下船公司的運輸情況。（3）有些LC還要求出具船證明，例如船齡需在15年以上什么的，如果是新開的船公司或船齡未到，而無法出具這樣的證明，需更改。

4.運價和限重問題---------如果客戶沒有具體要求船期的，可以多詢些價格有競爭力的船公司。或客戶一直比較喜歡的船公司。另外，有些船公司對貨重有一定的限制，如果我們出運的貨物較重的話，訂艙前需先確認。或確認該補上的超重費。

5.收貨人和通知人---------一般情況下，訂艙時的收貨人，通知人沒有嚴格的要求，我們可在貨物出運后，再按客人LC的要求來更改確認提單。且訂艙時最好寫上收貨人或通知人的聯系電話。因為很多船公司都會要求提供的，以便在船到港了他們和客人聯系。

6.詳細的訂艙要求----------委托人應在委托書上明確表面訂艙的要求，例如，（1）貨物X月X號好；（2）定X月X號的XX船公司的1X40'HQ或1X20'FCL的超重箱等；（3）確認運費XXXXX或運費到付，客人約號為XXXX；（4）幾票報關資料（幾個關單號訂艙）；（5）提單上需顯示XXXXX；（6）裝柜地點，確認拖車費XXXX等等。

7.關于檢驗----------貨物出運前如果需經過ITS,SGS或其他檢驗公司檢驗的，需在托書中備注下，好讓代理訂好艙后可以合理的安排提柜的時間及貨柜到廠/庫時間。

8.關于到付--------很多人都覺得到付的指定貨代一般都很拽，呵呵，這個沒辦法，客人自己指定的，只要我們把自己的工作做好，該怎么配合人家就怎么去做。費用方面，他們開的再高，合理的話，我們還是要接受的。如還是很不滿，時間長了就和客戶反應。到時候讓客戶去和他們溝通就是。

期間，如果訂好艙后客戶又來了新的要求，或工廠趕不及交貨，或加貨柜等等一些其他要求，一定要及時通知代理更改，以免耽誤事情哦。總之，還是那句話吧，細心最重要，呵呵！

第三篇：租船訂艙流程

租船訂艙的簡單程序為：

1、進出口公司委托外運公司辦理托運手續，填寫托運單（shipping note），亦稱“訂艙委托書”遞送外運公司作為訂艙依據。

2、外運公司收到托運單后，審核托運單，確定裝運船船舶后，將托運單的配艙回單退回，并將全套裝貨單（shipping order）交給進出口公司填寫，然后由外運公司代表進出口公司作為托運人向外輪代理公司辦同物托運手續。

3、貨物經海關查驗放行后，即由船長或大副簽收“收貨單”（又稱大副收據，matereceipt）。收貨單的船公司簽發給托運人的表明貨物已裝妥的臨時收據。托運人憑收貨單向外輪代理公司交付運費并換取正式提單。

B、報關

報關是指進出口貨物裝船出運前，向海關申報的手續。按照我國海關法規定：凡是進出國境的貨物，必須經由設有海關的港口、車站、國際航空站出，并由貨物所有人向海關申報，經過海關放行后，貨物才可提取或者裝船出口。

當前，我國的進出口公司在辦理報關時，必須填寫出口貨物報關單，必要時還需提供出口合同副本、發票、裝箱單或重量單，商品檢驗證書及其他有關證件，向海關申報出口。

C、投保

凡是按C.I.F.價格成交的出口合同，賣方在裝船前，須及時中國人民保險公司辦理投保手續，填制投保單。出口商品的投保的續一般都是逐筆辦理的。投保人在投保時應將貨物名稱、保額、運輸路線、運輸工具、開航日期、投保險別等一一列明。由于我進出口公司同中國人民保險公司的業務量較大，為簡化手續，一般不真寫投保單，而是利用出口貨物明細單或貨物出運分析單等替代投保單，保險公司接受投保，簽發保險單或保險憑證。

從以上出口合同履行的環節可以看出，在出口合同履行過程中，貨、證、船的銜接是一項極其細致而復雜的工作。因此，進出口公司為做好出口合同履行，必須加強對出口合同的科學管理，建立起能反映出口合同執行情況的進程管理制度，采取相應的管理措施，做好“四排”、“三平衡”的工作。“四排”是買賣合同為對象，根據進程卡片反映的情況，其中包括信用證是否開到、貨源能否落實，進行分析排隊。并歸納為四類：即“有證有貨、有證無貨、無證有貨、無證無貨”通發現問題，及時解決。“三平衡”是指以信用證為對象，根據信用證規定的貨物裝船期和信用的有效期遠近，結合貨源和運輸能力的具體情況部署，分清輕重緩急，力求做到證、貨、船三方面的銜接和平衡。盡力避免交貨期不準、拖延交貨期或不交貨等現象的產生。

第四篇：外貿學習之租船訂艙

外貿學習之租船訂艙

備貨報驗工作結束后，出口商必須按照合同信用證規定安排貨物的運輸，負責租船訂艙和裝船出運事宜。實務操作中，CFR、CIF成交方式下，出口商可以選擇外運公司；FOB成交方式下，一般由進口商指定船公司承運，但還是由出口商安排出運的具體工作。

在本章節中，外運公司通常視出口商為委托人或托運人。希望通過本章的學習，使大家了解租船定艙的基本流程，掌握租船定艙時所需的單據。

租船定艙分為詢價、訂艙和裝貨三個步驟。

詢價

詢價又稱詢盤。通常是指承租人根據自己對貨物運輸的需要或對船舶的特殊要求通過租船經紀人在租船市場上要求租用船舶。詢價主要以電報或電傳等書面形式提出。承租人所期望條件的內容一般應包括：需要承運的貨物種類、數量、裝貨港和卸貨港、裝運期限、租船方式或期限、期望的運價（租金）水平以及所需用船舶的詳細說明等內容。詢價也可以由船舶所有人為承攬貨載而首先通過租船經紀人向租船市場發出。由船舶所有人發出的詢價內容應包括出租船舶的船名、國籍、船型、船舶的散裝和包裝容積、可供租用的時間、希望承攬的貨物種類等。訂艙

訂艙是貨物托運人(shipper)或其代理人根據其具體需要，選定適當的船舶向承運人(即班輪公司或它的營業機構)以口頭或訂艙函電進行預約恰訂艙位裝貨、申請運輸，承運人對這種申請給予承諾的行為。

當賣方備妥貨物，收到國外開來的信用證，并且經過審核無誤后，能否做到船貨銜接，按合同及信用證規定的時間及時將貨物出運，主要決定于租船訂艙這個環節。租船訂艙的準則

1、出口公司根據船公司提供的船期表掌握船、貨情況，在船舶抵達港口或截止簽單前，及時辦理托運手續。

2、出口公司辦理訂艙手續時，力求準確無誤，盡量避免加載（增加訂艙數量）、退載和變載的情況發生，以免影響承運人和船、貨代理人以及港務部門的工作。

3、對于發生額外特殊貨物，如散裝油類，冷藏貨和鮮活貨物的訂艙，出口公司應事先通知承運人或船、貨代理人，并列明要求。

租船訂艙的程序

在C.I.F.或C.F.R.條件下，租船訂艙是賣方的主要職責之一

如出口貨物數量較大，需要整船載運的，則要對外辦理租船手續；如出口貨物數量不大，勿需整船裝運的，可由外運公司代為洽訂班輪或租訂部分艙位運輸。

1、進出口公司委托外運公司辦理托運手續，填寫托運單（shipping note），亦稱“訂艙委托書”遞送外運公司作為訂艙依據。

2、外運公司收到托運單后，審核托運單，確定裝運船船舶后，將托運單的配艙回單退回，并將全套裝貨單（shipping order）交給進出口公司填寫，然后由外運公司代表進出口公司作為托運人向外輪代理公司辦同物托運手續。

3、貨物經海關查驗放行后，即由船長或大副簽收“收貨單（”又稱大副收據，matereceipt）。收貨單的船公司簽發給托運人的表明貨物已裝妥的臨時收據。托運人憑收貨單向外輪代理公司交付運費并換取正式提單。然后就是裝貨。報關

報關是指進出口貨物裝船出運前，向海關申報的手續。按照我國海關法規定：凡是進出國境的貨物，必須經由設有海關的港口、車站、國際航空站出，并由貨物所有人向海關申報，經過海關放行后，貨物才可提取或者裝船出口。

當前，我國的進出口公司在辦理報關時，必須填寫出口貨物報關單，必要時還需提供出口合同副本、發票、裝箱單或重量單，商品檢驗證書及其他有關證件，向海關申報出口。

投保

凡是按C.I.F.價格成交的出口合同，賣方在裝船前，須及時中國人民保險公司辦理投保手續，填制投保單。出口商品的投保的續一般都是逐筆辦理的。投保人在投保時應將貨物名稱、保額、運輸路線、運輸工具、開航日期、投保險別等一一列明。由于我進出口公司同中國人民保險公司的業務量較大，為簡化手續，一般不真寫投保單，而是利用出口貨物明細單或貨物出運分析單等替代投保單，保險公司接受投保，簽發保險單或保險憑證。

報關報檢租船訂艙業務流程圖 實際操作流程

訂艙委托-----給貨代公司------貨代公司找船公司訂艙------船公司出入貨通知給貨代------貨代出入貨通知給您------您安排貨物集港或者讓貨代安排產裝------操作的同時------您要把報關單據給貨代------報關委托-箱單-發票-核銷單及其它相關單證------通關完畢------貨物集港------裝船------船開------付款------買提單

一份基本的訂艙運輸委托書除了要顯示：發票號，目的港，價格條款，件重尺，貨物品名，發貨人，收貨人，通知人等還需要注意一下以下這些問題：

1.LC上要求不能轉運------那么訂艙的時候一定要聯系好船公司或代理問清楚，避免出現提單的顯示會產生不附點。

2.LC的裝期-------有些港口的船期一周只有一班，那么在訂艙前就要問好船期，不能過了LC的裝期，而且最好不要趕在正好的那個最后的裝期那天。因為可能會因為一些因素船晚開，那么只能：要么問問船公司能否倒簽，要么換其他船公司。3.LC上的一些特殊要求-------（1）訂艙時務必在出口運輸委托書上明確寫上LC要求顯示在提單上的信息要求。船公司或代理在收到時，如不能滿足應及時溝通，要么更改LC，要么換船公司。（2）還有些會要求不能在以色列轉運什么的，這樣的話就得事先咨詢下船公司的運輸情況。（3）有些LC還要求出具船證明，例如船齡需在15年以上什么的，如果是新開的船公司或船齡未到，而無法出具這樣的證明，需更改。4.運價和限重問題---------如果客戶沒有具體要求船期的，可以多詢些價格有競爭力的船公司。或客戶一直比較喜歡的船公司。另外，有些船公司對貨重有一定的限制，如果我們出運的貨物較重的話，訂艙前需先確認。或確認該補上的超重費。

5.收貨人和通知人---------一般情況下，訂艙時的收貨人，通知人沒有嚴格的要求，我們可在貨物出運后，再按客人LC的要求來更改確認提單。且訂艙時最好寫上收貨人或通知人的聯系電話。因為很多船公司都會要求提供的，以便在船到港了他們和客人聯系。6.詳細的訂艙要求----------委托人應在委托書上明確表面訂艙的要求，例如，（1）貨物X月X號好；（2）定X月X號的XX船公司的1X40'HQ或1X20'FCL的超重箱等；（3）確認運費XXXXX或運費到付，客人約號為XXXX；（4）幾票報關資料（幾個關單號訂艙）；（5）提單上需顯示XXXXX；（6）裝柜地點，確認拖車費XXXX等等。

7.關于檢驗----------貨物出運前如果需經過ITS,SGS或其他檢驗公司檢驗的，需在托書中備注下，好讓代理訂好艙后可以合理的安排提柜的時間及貨柜到廠/庫時間。

8.關于到付--------很多人都覺得到付的指定貨代一般都很拽，呵呵，這個沒辦法，客人自己指定的，只要我們把自己的工作做好，該怎么配合人家就怎么去做。費用方面，他們開的再高，合理的話，我們還是要接受的。如還是很不滿，時間長了就和客戶反應。到時候讓客戶去和他們溝通就是。期間，如果訂好艙后客戶又來了新的要求，或工廠趕不及交貨，或加貨柜等等一些其他要求，一定要及時通知代理更改，以免耽誤事情哦。總之，還是那句話吧，細心最重要，呵呵！

訂艙單據——出口十聯單

第一聯：集裝箱貨物托運單（貨主留底）第二聯：集裝箱貨物托運單（船代留底)第三聯：運費通知（1）

第四聯：運費通知（2）第五聯：場站收據（裝貨單）第五聯副本：繳納出口貨物港務費申請書 第六聯：大副聯（場站收據副本）第七聯：場站收據 第八聯：貨代留底

第九聯：配艙回單（1）第十聯：配艙回單（2）

租船業務

租船人在租船時，主要應注意以下幾方面的問題：

1、租船前應熟悉貿易合同有關的條款，做到租船合同條款與貿易合同條款相一致。

2、要了解裝卸港口碼頭的有關情況，泊位水深、一般侯泊時間（擁擠情況）、裝卸效率、港口習慣等。

3、在挑選船舶時，應選船齡較短，質量較好的船，在一般情況下，不租船齡15年以上的超齡船。

租船洽談的程序

1、詢租，指租船人向船東或租船經紀人發出租船單，讓對方知道你有什么貨，要租什么船。

2、報價和還價，報價是指報價人向對方提出租船的主要條件，通常是船東先報，報價和還價是交替進行的，這就是討價還價，通常要經若干回合才能成交。

3、簽約，是指簽訂租船合同，如果是直接船東租下來的，由租船人自己簽，如是通過代理人租下來的，可由代理人簽，也可由自己簽。租船合同通常繕制正本兩份，雙方各執一份。

租船合同

租船合同涉及的內容很多，為了使租船人和船東在洽談租船合同時有所參考和引用，國際上的航運組織和各種大宗貨物商會制定了多種標準租船合同，其中應用比較廣泛的有“統一雜貨租船合同”“統一定期租船合同”等。中國租船公司也制定有“定期租船合同標準格式”，我國對外定期租船業務中均以此為依據。

第五篇：租船訂艙介紹及流程

訂艙簡介

訂艙是貨物托運人(shipper)或其代理人根據其具體需要，選定適當的船舶向承運人(即班輪公司或它的營業機構)以口頭或訂艙函電進行預約恰訂艙位裝貨、申請運輸，承運人對這種申請給予承諾的行為。

訂艙單上通常會有貨名，重量及尺碼、起運港，目的港、收發貨人、船名等內容。承運人對這種申請(預約)給予承諾后，就會在艙位登記簿上登記，即表明承托雙方已建立了有關貨物運輸的關系，并著手開始貨物裝船承運的一系列準備工作。

什么是租船訂艙

租船訂艙是租船和訂艙的合成詞。租船訂艙，在貨物交付和運輸過程之中，如貨物的數量較大，可以洽租整船甚至多船來裝運，這就是“租船”。如果貨物量不大，則可以租賃部分艙位來裝運，這就是“訂艙”。

當賣方備妥貨物，收到國外開來的信用證，并且經過審核無誤后，能否做到船貨銜接，按合同及信用證規定的時間及時將貨物出運，主要決定于租船訂艙這個環節。

租船訂艙的準則

1、出口公司根據船公司提供的船期表掌握船、貨情況，在船舶抵達港口或截止簽單前，及時辦理托運手續。

2、出口公司辦理訂艙手續時，力求準確無誤，盡量避免加載（增加訂艙數量）、退載和變載的情況發生，以免影響承運人和船、貨代理人以及港務部門的工作

3、對于發生額外特殊貨物，如散裝油類，冷藏貨和鮮活貨物的訂艙，出口公司應事先通知承運人或船、貨代理人，并列明要求。

租船訂艙流程-怎樣租船訂艙?

1、出口公司填寫托運單，作為訂艙依據。托運單是指托運人（發貨人）根據買賣合同和信用證內容填寫的向承運人或其代理人辦理貨物托運的單證。承運人或其代理人根據托運單內容，結合般舶的航線掛靠港、船期和艙位等條件綜合考慮，認為合適即可接受托運。

2、船運公司或其代理人收到托運單后，經審核確定接受承運，即將托運單的配艙回單退回，并發給托運人裝貨單。裝貨單（俗稱下貨紙）是接受人托運人提出裝運申請的船公司或外輪代表公司簽發給托運人，憑以命令船長將承運貨物裝船的單據。

3、貨物經海關查驗入行裝船后，即由船長或大副簽收“收貨單”。收貨單是船公司簽發給托運人的表明貨物已裝妥的臨時收據。托運人憑收貨單向外輪代理公司交付運費并換取正式提單。

如何訂艙-訂艙費-訂艙流程

一、接受貨主詢價

二、接單（接受貨主委托）

三、訂艙

四、做箱

五、報關（有時同時、有時先于做箱）

六、提單確認和修改

七、簽單

八、航次費用結算

九、提單、發票發放（提單樣本）

十、應在一個月內督促航次費用的清算并及時返還貨主核銷單以及報關單。

租船訂艙的簡單程序為：

1、進出口公司委托外運公司辦理托運手續，填寫托運單（shipping note），亦稱“訂艙委托書”遞送外運公司作為訂艙依據。

2、外運公司收到托運單后，審核托運單，確定裝運船船舶后，將托運單的配艙回單退回，并將全套裝貨單（shipping order）交給進出口公司填寫，然后由外運公司代表進出口公司作為托運人向外輪代理公司辦同物托運手續。

3、貨物經海關查驗放行后，即由船長或大副簽收“收貨單”（又稱大副收據，matereceipt）。收貨單的船公司簽發給托運人的表明貨物已裝妥的臨時收據。托運人憑收貨單向外輪代理公司交付運費并換取正式提單。

B、報關：報關是指進出口貨物裝船出運前，向海關申報的手續。按照我國海關法規定：凡是進出國境的貨物，必須經由設有海關的港口、車站、國際航空站出，并由貨物所有人向海關申報，經過海關放行后，貨物才可提取或者裝船出口。

當前，我國的進出口公司在辦理報關時，必須填寫出口貨物報關單，必要時還需提供出口合同副本、發票、裝箱單或重量單，商品檢驗證書及其他有關證件，向海關申報出口。

C、投保：凡是按C.I.F.價格成交的出口合同，賣方在裝船前，須及時中國人民保險公司辦理投保手續，填制投保單。出口商品的投保的續一般都是逐筆辦理的。投保人在投保時應將貨物名稱、保額、運輸路線、運輸工具、開航日期、投保險別等一一列明。由于我進出口公司同中國人民保險公司的業務量較大，為簡化手續，一般不真寫投保單，而是利用出口貨物明細單或貨物出運分析單等替代投保單，保險公司接受投保，簽發保險單或保險憑證。

從以上出口合同履行的環節可以看出，在出口合同履行過程中，貨、證、船的銜接是一項極其細致而復雜的工作。因此，進出口公司為做好出口合同履行，必須加強對出口合同的科學管理，建立起能反映出口合同執行情況的進程管理制度，采取相應的管理措施，做好“四排”、“三平衡”的工作。“四排”是買賣合同為對象，根據進程卡片反映的情況，其中包括信用證是否開到、貨源能否落實，進行分析排隊。并歸納為四類：即“有證有貨、有證無貨、無證有貨、無證無貨”通發現問題，及時解決。“三平衡”是指以信用證為對象，根據信用證規定的貨物裝船期和信用的有效期遠近，結合貨源和運輸能力的具體情況部署，分清輕重緩急，力求做到證、貨、船三方面的銜接和平衡。盡力避免交貨期不準、拖延交貨期或不交貨等現象的產生。

配艙回單”是貨代在取得貨主的報關資料向船公司定艙后取得的單證。而提單是提貨的單證之一。

出口訂艙流程：

一、接受貨主詢價

海運詢價：

① 需掌握發貨港至各大洲，各大航線常用的，及貨主常需服務的港口，價格 ；

② 主要船公司船期信息 ；

③ 需要時應向詢價貨主問明一些類別信息，如 貨名，危險級別等。（水路危規）

陸運詢價：（人民幣費用）

① 需掌握各大 主要城市公里數 和拖箱價格；

② 各港區裝箱價格；

③ 報關費、商檢、動植檢 收費標準。

不能及時提供的，需請顧客留下電話、姓氏等聯系要素，以便在盡可能短的時間內回復貨主。

二、接單（接受貨主委托）

接受貨主委托后（一般為傳真件）需明確的重點信息： 船期、件數、箱型、箱量、毛重、體積、付費條款、貨主聯系方法、做箱情況，門到門還是內裝。

各項型最大體積為：(長*寬*高)可裝體積，可裝重量

1×20'GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT

1×40'GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT

1×40'HC=76CBM 12*2.7*2.38

1×45'GP=86CBM

（注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公噸 ；HC high cubic 高箱）

三、訂艙

繕制委托書（十聯單）；

制單時應最大程度保證原始托單的數據正確、相符性，以減少后續過程的頻繁更改。

加蓋公司訂艙章訂艙：需提供訂艙附件的（如船公司價格確認件），應一并備齊方能去訂艙。

取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。

四、做箱

門到門：

填妥裝箱計劃中：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、門點、聯系人、電話等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。

內裝：

填妥裝箱計劃中:船期船名航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、進艙編號等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。

取得兩種做箱方法所得的裝箱單（CLP）

五、報關（有時同時、有時先于做箱）

了解常出口貨物報關所需資料：① 需商檢，② 需配額，③ 需許可證，④ 需產地證，⑤ 需提供商標授權、商標品名，⑥ 出口香港地區貨值超過$10萬，其他地區超過$50萬，核銷時需提供結匯水單（復印件），⑦ 需提供商會核價章

填妥船名航次，提單號，對應裝箱單(packing list)，發票，所顯示的毛重凈重，件數，包裝種類，金額，體積，貿易方式，審核報關單的正確性（單證一致）。

顯示報關單所在貨物的 “中文品名”，對照 海關編碼 大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編碼確定計量單位，并根據海關所列之監管條件點閱所缺乏報關要件。

備妥報關委托書，報關單，手冊，發票（原件），裝箱單（原件），合同，核銷單，配艙回單（十聯單第五聯以后）和其他所需資料，于截關前一天通關。

跟蹤場站收據，確保配載上船。

凡是退關改配的，若其中有下個航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的文件資料，退關、改配通知應先于該配置船期一個星期到達，以便（報運部）順利抽回資料，重新利用。否則只會順延船期，造成麻煩。

六、提單確認和修改

問明顧客“提單”的發放形式：① 電放： 需顧客提供正本“電放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司電放。② 預借：(經船公司同意)需顧客提供正本“預借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司預借。③ 倒簽 ：(經船公司同意)需顧客提供正本“倒簽保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒簽。*此種情況下，多半是簽發HOUSE B/L.④ 分單：(經船公司同意)應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將一票關單拆成多票關單。⑤ 并單：(經船公司同意)應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將多票關單合成一票關單⑥ 異地放單：(經船公司同意)須經船公司同意，并取得貨主保函和異地接單之聯系人，電話，傳真，公司名，地址等資料方可放單。

依據原始資料，傳真于貨主確認，并根據回傳確立提單正確內容。

七、簽單

查看每張正本提單是否都簽全了證章。

是否需要手簽。

八、航次費用結算

海運費：① 預付(FREIGHT PREPAID)；② 到付(FREIGHT COLLECT)。

陸運費

① 訂艙

② 報關(包括返關之前己經報關的費用)

③ 做箱(內裝/門到門)

④ 其他應考慮的費用：

沖港費/沖關費

商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改

九、提單、發票發放（提單樣本）

貨主自來取件的,需簽收通過EMS和快遞送達的,應在“名址單”,上標明諸如:“提單號”、“發票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號"等要素以備日后查證

十、應在一個月內督促航次費用的清算并及時返還貨主的“核銷退稅單”

一般應該在備齊貨物的時候訂艙，因為貨物未備好之前，無法確定貨物的運輸狀態，也就無法制作訂艙單。

如果全部委托貨代報關加訂艙，應該提交的單據有：核銷單，商業發票，裝箱單，訂艙單（shipping order),或許還需要委托單。