第一篇：行政助理

行政助理的職責(zé)和要求

行政助理的工作

?行政助理負(fù)責(zé)管理、組織、計(jì)劃和保存公司員工的信息。

?通過使用復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打字機(jī)和個(gè)人電腦，他們創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)表、寫電子郵件、管理數(shù)據(jù)庫、保存紙制和電子文件、創(chuàng)建文檔和處理旅行安排。

?作為一個(gè)辦公室的信息管理人員，各公司的工作內(nèi)容有很大不同而且隨著新技術(shù)的發(fā)展在不斷變化。

行政助理的技能

?行政助理必須能夠熟練地準(zhǔn)備統(tǒng)計(jì)報(bào)表、書面報(bào)告以及做管理方面的演說。要求熟練掌握個(gè)人電腦技術(shù)、MS Word、Excel和PowerPoint，以及創(chuàng)建多種專業(yè)文件的的經(jīng)驗(yàn)。?分析性思維很重要，因?yàn)樗麄兘?jīng)常需要對(duì)自己的工作進(jìn)行輕重緩急的判斷，并且要對(duì)公司的發(fā)展和表現(xiàn)進(jìn)行逐步地監(jiān)控。

?行政助理們需要有非常好的組織能力，傳播公司的正面形象并很好地反映在組織工作中，熟悉如何進(jìn)行控制。

行政助理的教育

?初級(jí)職位的最低要求一般是高中文憑和熟悉基本辦公技能。

?很多職業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)和社區(qū)學(xué)院都提供一到二年的能對(duì)申請(qǐng)人有利的辦公管理課程。?公司可能提供現(xiàn)場培訓(xùn)，尤其針對(duì)那些醫(yī)學(xué)或法學(xué)領(lǐng)域的專業(yè)職位。

行政助理的前景

?該職業(yè)的就業(yè)前景預(yù)計(jì)會(huì)以中等增長速度持續(xù)增長過2010年。

1、協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務(wù)管理；

2、參與公司績效管理、考勤等工作；

3、參與公司行政、采購事務(wù)管理．

具體：

在各種行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)于公司員工，例如負(fù)責(zé)訂機(jī)(車)票，聯(lián)系各種培訓(xùn)事宜，聯(lián)系和管理公司交通班車服務(wù)，食堂餐飲服務(wù)館管理，與外部物業(yè)管理聯(lián)絡(luò)督促其更好的服務(wù)于公司，聯(lián)系和協(xié)調(diào)各種集體活動(dòng)例如集體外出旅游，受訓(xùn)，公司運(yùn)動(dòng)會(huì)，年會(huì)，晚會(huì)等。還包括管理和組織辦公室文具供應(yīng)，辦公設(shè)施的管理等。

公司考勤主要包括：

1，記載員工出勤情況；

2，記載工作時(shí)間和加班時(shí)間；

3，考核計(jì)算扣假工資和加班工資等

第二篇：淺談行政助理

于平凡處顯身手

---我對(duì)行政助理崗位的看法

大海航行靠舵手，一個(gè)公司的發(fā)展與壯大離不開一個(gè)作風(fēng)凌厲、思維敏捷、決策能力強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)。古話說的好“人無完人”，即便是記憶力和組織能力都很強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)也未必能夠做得面面俱到?！邦I(lǐng)導(dǎo)者的職能是掌舵而不是劃槳”，領(lǐng)導(dǎo)者不能既做掌舵者又做劃槳人，所以助理的職責(zé)顯得十分重要。行政助理不僅要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者開展日常的工作，還應(yīng)該具備分析問題，解決問題，針對(duì)特定問題提出個(gè)人意見和建議的能力，能夠真正體現(xiàn)出“左膀右臂”“決策者另一個(gè)腦”的作用。

行政助理自身能力的強(qiáng)弱與能否最大限度發(fā)揮自身的才能直接影響領(lǐng)導(dǎo)者的決策。助理與決策者有效的配合，產(chǎn)生積極的“化學(xué)反應(yīng)”，那么有理由相信這是對(duì)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展強(qiáng)而有力的保障。對(duì)于行政助理的崗位職責(zé)，我的個(gè)人看法有以下幾點(diǎn)：

一、要全面了解公司的經(jīng)營內(nèi)容、經(jīng)營理念、以及經(jīng)營現(xiàn)狀等等，通過所掌握的情況全面分析企業(yè)自身的“優(yōu)勢”、“劣勢”、“機(jī)遇”、“挑戰(zhàn)”，只有認(rèn)清自身的缺點(diǎn)和優(yōu)勢才能更加有效的開展工作；

二、協(xié)助總經(jīng)理負(fù)責(zé)辦公室的全面工作，作好經(jīng)營服務(wù)、營運(yùn)工作的督促、檢查落實(shí)貫徹執(zhí)行情況；

三、協(xié)助執(zhí)行總經(jīng)理采集、編輯、傳遞公司經(jīng)營、生產(chǎn)、管理等方面信息，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門提供準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息服務(wù)，協(xié)助總經(jīng)理調(diào)查研究、了解公司經(jīng)營管理情況并提出處理意見或建議，供總經(jīng)理決策；

四、協(xié)助部門承辦會(huì)議以及會(huì)議前期的準(zhǔn)備工作，比如通知、安排活動(dòng)，接待工作以及決議、決定、工作計(jì)劃的起草等等。會(huì)議期間要做好會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后做好文件的整理、存檔以及會(huì)場收尾等后續(xù)工作；

五、認(rèn)真接聽電話、細(xì)致的接待客人，妥當(dāng)應(yīng)答，重要事件要做好談話記錄。同時(shí)應(yīng)該掌握總經(jīng)理的日程安排做好預(yù)約工作，安排商務(wù)旅行等工作；

六、要與各部門保持緊密聯(lián)系，確?？偨?jīng)理下達(dá)的指令和會(huì)議精神得到及時(shí)、嚴(yán)格的執(zhí)行；同時(shí)，要向總經(jīng)理匯報(bào)員工工作情況以及工作建議，員工是工作在一線的人員，最能直接反映工作中存在的問題，所以廣開言路，集思廣益對(duì)于公司管理層如何開展下步工作有很大幫助。

作為行政助理還應(yīng)該具備強(qiáng)烈的責(zé)任心和敬業(yè)精神，良好的溝通及寫作能力，組織、協(xié)調(diào)能力，要善于思考問題，更要善于換位思考。

四年的大學(xué)學(xué)習(xí)生活使我具備了一定的商務(wù)管理基礎(chǔ)與大量專業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備，并在大學(xué)期間我參加了音樂社團(tuán)和體育社團(tuán)，這都使我的組織能力、協(xié)調(diào)能力得到了很好的鍛煉。畢業(yè)后我就職于一家知名的期貨公司，任職期間我從事助理、出納以及機(jī)房技術(shù)等工作崗位，這讓我接觸到了很多新鮮事務(wù)，掌握很多在大學(xué)書本上學(xué)不到的技能。為人做事認(rèn)真負(fù)責(zé)，善于溝通和換位思考問題。但是，相對(duì)于成熟的行政助理自身還有很多不足，經(jīng)驗(yàn)還有所欠缺，不過，虛心的態(tài)度、勤奮的作風(fēng)、足夠的信任以及有限的時(shí)間會(huì)讓我彌補(bǔ)自身的不足，發(fā)揮自己最大的潛能！

第三篇：行政助理

根據(jù)公司發(fā)展的實(shí)際情況，制定出合乎企業(yè)現(xiàn)狀的規(guī)章制度，知會(huì)各部門及人員，收集合理化建議，并在企業(yè)發(fā)展中及時(shí)調(diào)整和完善，使制度更加規(guī)范和合理，提高制度的可執(zhí)行性和有效性，切實(shí)可行地提高員工工作主動(dòng)性和規(guī)范性。

2.部門溝通與人員協(xié)調(diào)：了解近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的思想。準(zhǔn)確理解公司領(lǐng)導(dǎo)意圖、做好上情下達(dá)的工作。以主動(dòng)謙虛的態(tài)度與其他部門人員充分溝通，盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時(shí)整理反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)，有效地協(xié)助上級(jí)推進(jìn)工作。在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，建立服務(wù)意識(shí)。

3.績效考核：全面了解，評(píng)估員工工作績效，發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，提高公司工作效率，考核范圍為公司全體員工?？己嗽瓌t是通過考核全面評(píng)價(jià)員工的各項(xiàng)工作表現(xiàn)，使員工了解自己的工作表現(xiàn)與取得報(bào)酬、待遇的關(guān)系，獲得努力向上、改善工作的動(dòng)力。使員工有機(jī)會(huì)參與公司管理程序，發(fā)表自己的意見?？己四康?、考核對(duì)象、考核時(shí)間、考核指標(biāo)體系、考核形式應(yīng)相匹配。以崗位職責(zé)為主要依據(jù)，堅(jiān)持上下結(jié)合，左右結(jié)合，定性與定量考核相結(jié)合。考核可采取上級(jí)評(píng)議、同級(jí)同事評(píng)議、自我鑒定、下級(jí)評(píng)議、外部客戶評(píng)議等。

二、日常行政事務(wù)處理

1.接聽電話接待來訪：接聽電話要使用文明用語，語言應(yīng)親切簡練、禮貌、和氣，公話嚴(yán)禁私用，一律不得撥打信息臺(tái)；對(duì)來訪者要使用文明用語，熱情接待，要認(rèn)真傾聽來訪者的敘述。如未能及時(shí)有效地解決，應(yīng)做好相應(yīng)的記錄并跟進(jìn)落實(shí)。

2.文件制發(fā)及檔案管理：文件制發(fā)后應(yīng)將文件內(nèi)容傳達(dá)到應(yīng)周知的相關(guān)部門和人員，并督導(dǎo)落實(shí)。文件制發(fā)后，應(yīng)先分類整理再按要求進(jìn)行歸檔，公司內(nèi)部綜合類檔案原則上以半年為周期進(jìn)行建檔。公司檔案管理的基本原則是：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理；維護(hù)檔案的完整與安全；便于公司和社會(huì)對(duì)檔案的有效利用。

3.例會(huì)組織與紀(jì)要：按要求安排好人員的座次及發(fā)言順序，發(fā)言要短小精悍，有效地利用時(shí)間，討論實(shí)質(zhì)性的問題。與會(huì)人員均應(yīng)將手機(jī)設(shè)置為會(huì)議狀態(tài)。

4.車輛使用及管理：提高汽車使用率，合理使用，降低能耗。公務(wù)用車，公司領(lǐng)導(dǎo)人員在市內(nèi)參加各種業(yè)務(wù)活動(dòng)，派車接送；到外地出差，送到火車站或機(jī)場。公司其他員工遇有緊急、重要公務(wù)或因路遠(yuǎn)等必需用車的情況時(shí)可酌情批準(zhǔn)派車。公司組織集體活動(dòng)，酌情安排用車。

5.日常制度監(jiān)管：在現(xiàn)有的管理模式中，加大行政督導(dǎo)的執(zhí)行力度，有效地實(shí)施行政制度及監(jiān)管，及時(shí)調(diào)整管理方式、方法，建立和諧的工作氛圍與高效運(yùn)作的工作效率。

三、外部溝通

1.政府職能部門溝通：作為公司與政府部門溝通的窗口，我們應(yīng)以熱忱態(tài)度與政府部門建立起真誠信任的關(guān)系，端正自己的位置，靈活處理。

2.合作伙伴溝通：要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對(duì)方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)，但在處理事務(wù)時(shí)注意以公司利益為重。3.注重禮尚往來：節(jié)日禮品、賀卡等，在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作伙伴[客戶]的公司紀(jì)念日等），應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時(shí)致意，維護(hù)與合作伙伴的友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中，適時(shí)提醒經(jīng)理并根據(jù)經(jīng)理要求為其安排與合作伙伴的定期溝通活動(dòng)或輕松的就餐，與合作伙伴建立經(jīng)常性的溝通。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。

具體描述

行政助理的工作內(nèi)容以公司運(yùn)營保障為主，工作內(nèi)容較多元化，但較基礎(chǔ)。比如工作內(nèi)容為:

1、人事檔案管理

2、人事考核作業(yè)

3、員工教育培訓(xùn)

4、作息考勤管理

5、獎(jiǎng)懲辦法的執(zhí)行

6、各類公告的發(fā)布

7、招聘、錄用、升遷、離退職的辦理

回復(fù)1：行政助理的工作內(nèi)容

8、各項(xiàng)規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行

9、協(xié)助經(jīng)理制訂公司各項(xiàng)管理制度及業(yè)務(wù)計(jì)劃

10、全面組織及督導(dǎo)店員的銷售工作

11、辦公用品的預(yù)算及購買應(yīng)具備的條件：1.工作態(tài)度：必須對(duì)企業(yè)的背景、企業(yè)所在行業(yè)及市場的定位、企業(yè)行政管理系統(tǒng)及企業(yè)文化有所了解。2.工作技能：有電腦、外語、文筆、溝通技能、時(shí)間管理、壓力管理、情緒管理等方面的能力。3.業(yè)績方面：領(lǐng)悟上級(jí)主管的意圖，工作高效率，有服務(wù)意識(shí)，工作環(huán)節(jié)“零缺陷”。

行政助理的工作內(nèi)容，行政助理應(yīng)該具備的素質(zhì)，抓住幾點(diǎn)：

你是服務(wù)性角色，你的目標(biāo)就是為員工提供無后顧之憂的工作環(huán)境，幫公司留住人才；

要善于溝通，你就是是員工和領(lǐng)導(dǎo)之間的橋梁；

服從性＋主動(dòng)性，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，既要服從領(lǐng)導(dǎo)，又要善于發(fā)現(xiàn)問題，主動(dòng)解決。

學(xué)習(xí)能力要強(qiáng)，教你一次以后，下一次就要會(huì)自己做。

凡事要站在公司的立場，為公司著想。

行政助理不一定是個(gè)專才，但會(huì)是個(gè)全才，是對(duì)你綜合素質(zhì)和能力的考驗(yàn)，平時(shí)要多留心，多積累。

職業(yè)簡介

行政助理/秘書主要是從事秘書、信息資料搜集、計(jì)算機(jī)文字處理等辦公程序性工作，以及協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)的一個(gè)職業(yè)。企業(yè)/公司要做到一定的規(guī)模，要在市場的競爭中脫穎而出，就要需要有良好的管理體系，這樣才能更好的統(tǒng)籌全局，明確分工，協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系。目前，大多數(shù)的中型企業(yè)都有專門的行政部門，一些小的企業(yè)或公司即使沒有專門的行政部門，也設(shè)置了行政助理制個(gè)崗位，以便公司更好的運(yùn)作。作為現(xiàn)代社會(huì)的行政助理/秘書，不僅需要具有良好的心理素質(zhì)，具有一定的應(yīng)用寫作能力、語言表達(dá)能力、理解能力和分析判斷能力，還應(yīng)該擁有較強(qiáng)的責(zé)任心和人際溝通能力，有團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神與較好的英文水平，同時(shí)要求熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)和辦公系統(tǒng)。行政助理介紹： 工作內(nèi)容

1.負(fù)責(zé)公司機(jī)構(gòu)員工的社保、失業(yè)、工傷、生育、保險(xiǎn)等福利保障制度的貫徹落實(shí)

2.責(zé)公司機(jī)構(gòu)下行文件的下發(fā)、跟蹤、落實(shí)和反饋，負(fù)責(zé)相關(guān)會(huì)議的組織籌備工作

3.責(zé)部分相關(guān)制度和文稿的起草及監(jiān)督落實(shí)

4.籌協(xié)調(diào)員工工作安排，草擬公司機(jī)構(gòu)相關(guān)人事管理制度 5.責(zé)員工入職手續(xù)及人事檔案管理 6.加對(duì)公司機(jī)構(gòu)員工的績效考評(píng)工作，負(fù)責(zé)公司機(jī)構(gòu)員工的日?？记诠芾砑捌渌聞?wù)性管理工作

勞動(dòng)活動(dòng)

重要度

基本描述

實(shí)施管理活動(dòng)——執(zhí)行重復(fù)的管理任務(wù)，例如維護(hù)信息，及處理文書工作

與計(jì)算機(jī)打交道——使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)（包括硬件和軟件）進(jìn)行編碼、寫軟件、設(shè)定功能、輸入數(shù)據(jù)或處理信息。

獲取信息——觀察、獲取或者通過其它相關(guān)的渠道獲取信息。

與主管、同事或下屬溝通——通過電話、書寫、電子郵件或面對(duì)面的方式與上級(jí)、同事、或下屬進(jìn)行溝通。

組織、計(jì)劃并對(duì)工作排列優(yōu)先級(jí)——設(shè)計(jì)目標(biāo)，并排列優(yōu)先級(jí)，組織并實(shí)施你的工作。

工作環(huán)境

作為行政助理/秘書，工作性質(zhì)決定了工作主要是在辦公室中完成的，大量的工作是事務(wù)性的工作，尤其是要大多時(shí)間面對(duì)電腦，所以容易產(chǎn)生眼睛疲勞，應(yīng)該注意眼睛保護(hù)。一般來說，工作時(shí)間相對(duì)規(guī)律，節(jié)假日也能照常休息，雖然也偶爾加班，但綜合來說工作環(huán)境是十分令人羨慕的。工作條件

重要度

基本描述

電話交流——工作中需要進(jìn)行電話交流的機(jī)會(huì)有多少？

聯(lián)系他人——工作中需要（通過面對(duì)面、電話或其他方式）聯(lián)系他人的機(jī)會(huì)有多少？

面對(duì)面討論——工作中需要進(jìn)行面對(duì)面討論的機(jī)會(huì)有多少？

電子郵件——工作中需要通過電子郵件交流的機(jī)會(huì)有多少？

信件和便條——工作中需要通過信件和便條交流的機(jī)會(huì)有多少？

精確和準(zhǔn)確的重要性——高度準(zhǔn)確性和精確性對(duì)于這份工作來說有多重要？

團(tuán)隊(duì)合作——團(tuán)隊(duì)合作對(duì)于這份工作有多重要？

薪酬待遇

一般來說，行政助理/秘書的年薪在3-4萬元左右，但不同地區(qū)差異也比較大。東部沿海城市和大城市的工資水平高于中西部地區(qū)和小城市，大企業(yè)高于中小企業(yè)。

社會(huì)需求

伴隨著我國加入世貿(mào)組織，國內(nèi)市場進(jìn)一步開放，國家對(duì)于公司的注冊資本的要求也降低了很多，一時(shí)間，各種公司大量成立。各公司對(duì)于行政助理/秘書以及相似性質(zhì)的工作崗位人員的需求也在快速的加強(qiáng)。應(yīng)該說，隨著市場經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，市場機(jī)制的逐漸完善，公司將會(huì)進(jìn)入一個(gè)更加快速的發(fā)展時(shí)代，競爭也將更加激烈，要在這樣的環(huán)境不被淘汰，公司必須擁有合格的管理機(jī)制，而行政秘書/助理則是這一管理體制運(yùn)行的具體執(zhí)行者，他的作用也將更加重要。未來，市場對(duì)于行政秘書/助理的需求仍將持續(xù)走俏，在這樣的大背景下，具備良好的組織能力和溝通能力，專業(yè)知識(shí)扎實(shí)，具備一定工作經(jīng)驗(yàn)，精通外語應(yīng)聘者將很受市場青睞，薪酬水平也將令人羨慕。職業(yè)晉升

一般來說，行政助理/行政秘書在本行業(yè)積累一定的工作經(jīng)驗(yàn)后，可以晉升為行政主管或者部門主管，但這個(gè)過程可能比較緩慢。也有部分人轉(zhuǎn)行，憑借自己積累的工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)上的關(guān)系，進(jìn)入銷售領(lǐng)域。教育背景

一般要求文科類專業(yè)大專以上學(xué)歷，大型企業(yè)或外資企業(yè)則要求本科以上學(xué)歷 入行經(jīng)驗(yàn)

一般要求1年以上管理工作經(jīng)驗(yàn)，部分大型企業(yè)或外資企業(yè)則要求3年以上工作經(jīng)驗(yàn) 核心課程

管理學(xué)、市場經(jīng)濟(jì)學(xué)、人力資源學(xué)、組織行為學(xué)等相關(guān)課程 培訓(xùn)及認(rèn)證

國家勞動(dòng)和社會(huì)保障部職業(yè)技能鑒定中心組織的秘書職業(yè)資格考試一般每年舉辦兩次,分別為初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)，并分為秘書及涉外秘書兩大類。

行政助理面試題目

一、請(qǐng)寫出企業(yè)常用的公文文種？（5分）

二、就你的理解行政工作應(yīng)包括哪些內(nèi)容？如何才能做好這項(xiàng)工作？（15分）

三、公司將于下個(gè)月十五日召開半年總結(jié)會(huì)，由你來 承辦，請(qǐng)制作一份行事歷（即需要做什么，由誰來做，何時(shí)完成）。公司組織機(jī)構(gòu)如下：市場營銷部、產(chǎn)品研發(fā)部、行政人事部、財(cái)務(wù)部。（15分）

四、請(qǐng)擬一份關(guān)于國慶節(jié)放假的通知。（5分）

五、你認(rèn)為IT行業(yè)的行政工作與其他行業(yè)有何區(qū)別？（5分）

六、公司老總在例會(huì)說：“上個(gè)月公司的電費(fèi)開支很大，有一些浪費(fèi)，大家要注意一下?！蹦銓?duì)此種情形如何辦理？（10分）

七、公司擬辦一份公司的內(nèi)刊，以調(diào)動(dòng)大家工作熱情，你將如何辦理？（10分）

八、從行政方面控制公司日常的成本，你覺得從哪幾個(gè)方面入手？（10分）

九、就一般的企業(yè)而言，如何進(jìn)行檔案的分類？（10分）

十、公司的上級(jí)主管于明天到公司考察參觀，你覺得需要做哪些方面的準(zhǔn)備工作。（15分）

一、請(qǐng)寫出企業(yè)常用的公文文種？（5分）

公司常用公文種類主要有：

(一)請(qǐng)示

請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示“。

(二)報(bào)告

向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用“報(bào)告“。

(三)指示

對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用“指示“。

(四)布告、公告、通告

對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“布告“。

向國內(nèi)外宣布重大事件，“用公告“。

在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用“通告“。

(五)批復(fù)

答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)“。

(六)通知

傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用“通知“。

(七)通報(bào)

表揚(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用“通報(bào)“。

(八)決定、決議

對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排，用“決定“。

經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議“。

(九)函

平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用“函

(十)會(huì)議紀(jì)要

傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要“。

二、行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)。但是，這些事務(wù)只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說，行政管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能；其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。究而言之，行政管理的實(shí)質(zhì)就是服務(wù)。行政部門還必須在“管理“、“協(xié)調(diào)“和“服務(wù)“三方面再上一個(gè)檔次，才算是一個(gè)合格的現(xiàn)代企業(yè)的行政管理者。從“管理“方面來說，行政部門不能滿足于在日常事務(wù)的層次上做好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀和助手“，還必須在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問題上有自己的思考，并且高屋建瓴地在實(shí)際工作中加以貫徹落實(shí)，成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的“高參和臂膀“。這就要求行政部門的領(lǐng)導(dǎo)者不能滿足于做一個(gè)事務(wù)主義者，而是要做一個(gè)有思想、敢創(chuàng)新、有沖力的領(lǐng)導(dǎo)者；換句話說，他不能僅僅滿足于做好一個(gè)戰(zhàn)術(shù)家，還要努力做好一個(gè)戰(zhàn)略家。很顯然，也只有一個(gè)有思想、懂戰(zhàn)略、敢創(chuàng)新、有沖力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一個(gè)檔次。

從“協(xié)調(diào)“方面來說，行政管理者不能簡單地以傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的命令、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)為滿足；也不能憑借自己在企業(yè)的獨(dú)特地位對(duì)各個(gè)部門頤指氣使，以權(quán)壓人。行政部門應(yīng)主動(dòng)做好上與下、左與右、里與外的溝通，在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)。沒有充分溝通的協(xié)調(diào)不成為真正的協(xié)調(diào)。

從“服務(wù)“上說，行政部門要甘當(dāng)幕后英雄的角色。因?yàn)樾姓?wù)干得再出色，畢竟是服務(wù)于企業(yè)的最終目的的。行政部門的工作，特別是后勤服務(wù)工作，永遠(yuǎn)不要奢望成為企業(yè)關(guān)注的“中心“。不但不可能，而且不應(yīng)該。因?yàn)槿绻粋€(gè)企業(yè)的關(guān)注點(diǎn)不幸竟在于行政部門，那只能說明一點(diǎn)，即行政工作做得實(shí)在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，影響了企業(yè)最終目的的實(shí)現(xiàn)，以致于引起大家的關(guān)注。行政管理的理想境界應(yīng)該是“潤物細(xì)無聲“。行政部門最忌諱處處顯示自己的存在，與其它部門搶鏡頭，爭榮譽(yù)。行政部門應(yīng)該象一部自動(dòng)化程度很高的機(jī)器，這頭原料(任務(wù))進(jìn)去，那頭成品(結(jié)果)出來；其中的許許多多曲曲折折，都消化在行政體系之內(nèi)，切忌為自己評(píng)功擺好，四處張揚(yáng)，浪費(fèi)別人的時(shí)間、精力和感情。要反對(duì)利用自己對(duì)公司資源的支配權(quán)只顧為自己謀取私利或便利的行為，特別要反對(duì)把行政部門變成“門難進(jìn)，臉難看，事難辦“的官府衙門。管理是要執(zhí)行制度的；但執(zhí)行制度也是一門藝術(shù)，并不一定要搞得劍拔弩張，刀光劍影。特別是在高素質(zhì)人才集中的地方，更要注意對(duì)人的尊重。行政工作要做得有人情味。

四、關(guān)于國慶節(jié)放假的通知

集團(tuán)公司下屬各部門：

根據(jù)國務(wù)院辦公廳有關(guān)通知精神，經(jīng)公司研究決定，現(xiàn)將今年國慶節(jié)放假的具體事項(xiàng)通知如下：

1、國慶節(jié)放假時(shí)間為10月1日—7日，其中1—3日為法定假日，將9月27日（周六）、28（周日）的公休日分別調(diào)至10月6日（周一）、7日（周二）休息，10月4日（周六）、5日（周日）照常公休，9月27日、28日上班。

2、國慶節(jié)長假，員工外出活動(dòng)較多，各部門要在假前加強(qiáng)對(duì)員工進(jìn)行安全教育，增強(qiáng)安全意識(shí)，組織團(tuán)體外出須報(bào)集團(tuán)公司備案；嚴(yán)格執(zhí)行請(qǐng)假制度，要求員工按期返程。

3、各部門休假前認(rèn)真做好安全檢查工作，特別注意防盜、防火，重點(diǎn)部位，重要儀器設(shè)備要指定專人定期巡察。

4、公司自10月1日起執(zhí)行新的作息時(shí)間表，希遵照?qǐng)?zhí)行。

5、各部門國慶節(jié)假期間要安排人員值班，以確保部門工作的正常開展（值班安排請(qǐng)于9月28日前報(bào)綜合管理部，E-mail：****@****.cn）。總經(jīng)辦假期值班人員安排如下：

時(shí) 間 值班人員 聯(lián) 系 電 話 值班領(lǐng)導(dǎo)

10月1日

10月2日

10月3日 10月4日 10月5日 10月6日 10月7日

6、值班時(shí)間：上午8：00—11：00，下午2：30—5：00，國慶節(jié)值班聯(lián)系電話：63741000，值班人員因故要調(diào)時(shí)間請(qǐng)直接與對(duì)調(diào)人員協(xié)商。

祝全體員工國慶節(jié)愉快！

***開發(fā)有限公司

二00六年九月二十五日

六、節(jié)約用電倡議書

1、氣溫在30 ℃以下時(shí)，空調(diào)不開啟制冷；空調(diào)制冷時(shí)設(shè)定溫度不低于26℃。

2、使用空調(diào)時(shí)，自覺關(guān)閉門窗。較長時(shí)間不使用空調(diào)時(shí)，應(yīng)拔下電源插頭。

3、車間、會(huì)議及大型公共場所的燈光、電扇等使用視情況開啟和關(guān)閉，并避免“無人燈”等現(xiàn)象。

4、定期檢測電器設(shè)備的完好狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)檢修。

5、對(duì)辦公用電設(shè)施，不使用時(shí)應(yīng)及時(shí)關(guān)閉，以避免長時(shí)間的“待機(jī)”耗電。

6、加強(qiáng)用電設(shè)備的管理，規(guī)范用電設(shè)備的操作程序，并建立管理制度，責(zé)任到人。

7、從我做起，從小事做起，做到科學(xué)用電，節(jié)約用電，讓節(jié)電意識(shí)深入人心。

總公司辦公室

七、公司擬辦一份公司的內(nèi)刊，以調(diào)動(dòng)大家工作熱情，你將如何辦理？

答： 個(gè)人認(rèn)為宣傳公司堅(jiān)持以人為本的精神，致力打造一支兢兢業(yè)業(yè)，不懈進(jìn)取富有團(tuán)隊(duì)精神的員工隊(duì)伍，通過發(fā)行企業(yè)內(nèi)刊，設(shè)立“員工天地”“讀者來信”等信息欄、加強(qiáng)員工的參與性，把日常一些常見的難題或案例以讀者來信的形式予以答復(fù)。經(jīng)常召開公司發(fā)展研討會(huì)，接見員工代表，設(shè)立總經(jīng)理信箱，廣開言路，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的溝通和交流，努力營造一種團(tuán)結(jié)緊張、嚴(yán)肅活潑的工作氛圍。

通過持續(xù)提高員工待遇，改善工作環(huán)境、開啟豐富多彩的業(yè)余文體活動(dòng)，每年法定節(jié)假日舉行旅游活動(dòng)，不定期舉行藍(lán)球、象棋、羽毛球、乒乓球比賽等一系列舉措，凝聚“軍心”調(diào)動(dòng)員工工作熱情，為美好的明天更加輝煌而奮斗！

八、從行政方面控制公司日常的成本，你覺得從哪幾個(gè)方面入手？

1、辦公費(fèi)用

2、車輛管理

3、接待費(fèi)用

4、差旅管理

5、通訊費(fèi)用

6、水電管理

7、會(huì)議費(fèi)用

8、物業(yè)管理費(fèi)

九、就一般的企業(yè)而言，如何進(jìn)行檔案的分類？

1、黨群工作類；

2、行政管理類；

A、行政事務(wù) B、安全保衛(wèi) C、人事管理 D、公關(guān)接待

3、經(jīng)營管理類

A、經(jīng)營決策

企業(yè)改革，重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，方針目標(biāo)管理等。

B、計(jì)劃工作

企業(yè)中、長期計(jì)劃,年(季)度計(jì)劃,各項(xiàng)專企業(yè)中、長期計(jì)劃,年(季)度計(jì)劃,各項(xiàng)專業(yè)發(fā)展計(jì)劃，全面計(jì)劃管理工作等。

C、統(tǒng)計(jì)工作

各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表,企業(yè)綜合性統(tǒng)計(jì)分析工作等。

D、財(cái)務(wù)管理

資金管理,價(jià)格管理,會(huì)計(jì)管理,資金流通等。

E、物資管理

物資供應(yīng)，倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等。

F、產(chǎn)品銷售

市場分析,用戶調(diào)查,產(chǎn)品銷售，廣告宣傳，市場分析,用戶調(diào)查,產(chǎn)品銷售，廣告宣傳，售后服務(wù)工作等。

G、企業(yè)管理

企業(yè)普查，企業(yè)整頓和企業(yè)升級(jí)，經(jīng)濟(jì)責(zé)任制管理，企業(yè)管理現(xiàn)代化工作等。

4、生產(chǎn)技術(shù)管理類：

A、生產(chǎn)調(diào)度

生產(chǎn)組織，調(diào)度指揮工作等。

B、質(zhì)量管理

企業(yè)全面質(zhì)量管理，產(chǎn)品質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作等。

C、勞動(dòng)管理

勞動(dòng)定額、定員，勞動(dòng)調(diào)配，勞動(dòng)工資，勞動(dòng)保護(hù)等。

D、能源管理

能源消耗定額管理，節(jié)能降耗工作等。

E、安全管理

安全生產(chǎn),工傷事故處理,職工安全教育等。

F、科技管理

新產(chǎn)品開發(fā),科技成果管理,技術(shù)引進(jìn)，技術(shù)革新和采用新技術(shù)，合理化建議等。

G、環(huán)境保護(hù)

環(huán)境保護(hù)檢測與控制，污染治理等。

H、計(jì)量工作

各種計(jì)量檢測工作。

I、標(biāo)準(zhǔn)化工作

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，各種標(biāo)準(zhǔn)檔案。

J、檔案和信息管理

企業(yè)檔案工作，各類數(shù)據(jù)管理，電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，情報(bào)工作，圖書資料工作等

5、產(chǎn)品類：產(chǎn)品檔案二級(jí)類目按產(chǎn)品種類或型號(hào)設(shè)置（同一產(chǎn)品型號(hào)內(nèi)，包含產(chǎn)品從開發(fā)、設(shè)計(jì)、工藝、工裝、加工制造、檢驗(yàn)、包裝、商標(biāo)工藝、工裝、加工制造、檢驗(yàn)、包裝、商標(biāo)廣告和產(chǎn)品評(píng)優(yōu)的全過程。）

6、科學(xué)技術(shù)研究類：科研檔案二級(jí)類目按課題設(shè)置（同一科研項(xiàng)目內(nèi)，包含課題立項(xiàng)、研究準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用等項(xiàng)目研究和管理的全過程。）

7、基本建設(shè)類：本建設(shè)檔案二級(jí)類目按工程項(xiàng)目或建筑項(xiàng)目設(shè)置

（同一工程項(xiàng)目內(nèi)包含工程的勘探測繪、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全

8、設(shè)備儀器類：設(shè)備儀器檔案二級(jí)類目按設(shè)備種類或型號(hào)設(shè)置

（同一設(shè)備儀器內(nèi)，含設(shè)備購置、安裝調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)修理和設(shè)備管理等全過程）

9、會(huì)計(jì)檔案類：

A、憑證

各種會(huì)計(jì)憑證。

B、帳薄

各種財(cái)務(wù)帳薄。

C、報(bào)表

各種財(cái)務(wù)報(bào)表。

D、其他

10、干部職工檔案類：

A、干部檔案

B、工人檔案

C、離退休職工檔案

十、公司的上級(jí)主管于明天到公司考察參觀，你覺得需要做哪些方面的準(zhǔn)備工作。

1、接待工作

2、匯報(bào)材料（包括：生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃、銷售計(jì)劃、融資計(jì)劃、固定資產(chǎn)建設(shè)中技改及檢修進(jìn)展情況）

3、制定參觀考察路線及項(xiàng)目

行政助理主要是協(xié)助行政經(jīng)理開展工作。行政助理的工作內(nèi)容以公司運(yùn)營保障為主，工作內(nèi)容較多元化，但較基礎(chǔ)。

1、協(xié)助行政部經(jīng)理完成公司行政事務(wù)工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作

2、協(xié)助審核、修訂公司各項(xiàng)管理規(guī)章制度，進(jìn)行日常行政工作的組織與管理

3、各項(xiàng)規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行

4、參與公司績效管理、考勤等工作

5、獎(jiǎng)懲辦法的執(zhí)行

6、協(xié)助行政部經(jīng)理進(jìn)行內(nèi)務(wù)、安全管理，為其他部門提供及時(shí)有效的行政服務(wù)

7、會(huì)務(wù)安排：做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議記錄和會(huì)后內(nèi)容整理工作

8、負(fù)責(zé)公司快件及傳真的收發(fā)及傳遞

9、參與公司行政、采購事務(wù)管理

10、負(fù)責(zé)公司各部門辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)工作

11、做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發(fā)等工作

12、對(duì)外相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)接待，對(duì)內(nèi)接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息工作

13、協(xié)助辦理面試接待、會(huì)議、培訓(xùn)、公司集體活動(dòng)組織與安排，節(jié)假日慰問等

14、協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作 希望對(duì)你有幫助

第四篇：行政助理

行政助理就像是兢兢業(yè)業(yè)的管家，可以將企業(yè)這個(gè)大家庭中雜亂無章的事務(wù)管理得井然有序，在各種行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)于公司員工，通過安排主管日程、填寫計(jì)劃列表、處理信息需求、制作數(shù)據(jù)報(bào)告、安排會(huì)談會(huì)議、接待客戶來訪、維護(hù)記錄管理，完成文件歸檔等各項(xiàng)工作，從多方面綜合性地完成高質(zhì)量的行政管理工作。盡管工作相對(duì)繁瑣，但其較低的門檻無疑是想從事行政管理工作的求職者的普遍選擇，他們通過在此崗位上的鍛煉培養(yǎng)，有望在了解企業(yè)運(yùn)營流程、積累豐富工作經(jīng)驗(yàn)、建立相應(yīng)人脈網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，獲得更為廣闊的發(fā)展空間。

第五篇：行政助理

行政助理

行政助理就像是兢兢業(yè)業(yè)的管家，可以將企業(yè)這個(gè)大家庭中雜亂無章的事務(wù)管理得井然有序，在各種行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)于公司員工，通過安排主管日程、填寫計(jì)劃列表、處理信息需求、制作數(shù)據(jù)報(bào)告、安排會(huì)談會(huì)議、接待客戶來訪、維護(hù)記錄管理，完成文件歸檔等各項(xiàng)工作，從多方面綜合性地完成高質(zhì)量的行政管理工作。盡管工作相對(duì)繁瑣，但其較低的門檻無疑是想從事行政管理工作的求職者的普遍選擇，他們通過在此崗位上的鍛煉培養(yǎng)，有望在了解企業(yè)運(yùn)營流程、積累豐富工作經(jīng)驗(yàn)、建立相應(yīng)人脈網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，獲得更為廣闊的發(fā)展空間。行政助理的職責(zé):

不同行業(yè)的行政助理有不同的職責(zé)，工業(yè)企業(yè)的行政助理的主要職責(zé)是：

1、負(fù)責(zé)員工的考勤，于次月第一個(gè)工作日提供考勤報(bào)表并存檔；

2、負(fù)責(zé)員工檔案管理，包括原始檔案的收集、整理、歸檔、電子檔案的建立；

3、對(duì)一般文件的起草和行政人事文的管理；

4、依據(jù)人力資源要求計(jì)劃，組織各種形式的招聘工作、收集招聘信息，協(xié)助招聘工作；

5、處理人事日常管理工作，負(fù)責(zé)請(qǐng)假、招聘、錄用、保險(xiǎn)、合同等人事手續(xù)的辦理；

6、及時(shí)辦理相關(guān)證件的注冊、登記、變更、年檢等手續(xù)；協(xié)助做好公司人力工作的管理、培訓(xùn)與指導(dǎo)；

7、組織公司各種活動(dòng)的策劃；

8、負(fù)責(zé)辦公用品采購計(jì)劃制定及物品領(lǐng)取管理。

行政助理的能力要求:

·行政助理必須能夠熟練地準(zhǔn)備統(tǒng)計(jì)報(bào)表、書面報(bào)告以及做管理方面的演說。要求熟練掌握個(gè)人電腦技術(shù)、MS Word、Excel和PowerPoint，以及創(chuàng)建多種專業(yè)文件的經(jīng)驗(yàn)。

·分析性思維很重要，因?yàn)樗麄兘?jīng)常需要對(duì)自己的工作進(jìn)行輕重緩急的判斷，并且要對(duì)公司的發(fā)展和表現(xiàn)進(jìn)行逐步地監(jiān)控。

·行政助理們需要有非常好的組織能力，傳播公司的正面形象并很好地反映在組織工作中，熟悉如何進(jìn)行控制。

行政助理的教育

·初級(jí)職位的最低要求一般是高中文憑和熟悉基本辦公技能。·很多職業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)和社區(qū)學(xué)院都提供一到二年的能對(duì)申請(qǐng)人有利的辦公管理課程。

·公司可能提供現(xiàn)場培訓(xùn)，尤其針對(duì)那些醫(yī)學(xué)或法學(xué)領(lǐng)域的專業(yè)職位。

行政助理的前景

·該職業(yè)的就業(yè)前景預(yù)計(jì)會(huì)以中等增長速度持續(xù)增長過2010年。

1、協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務(wù)管理；

2、參與公司績效管理、考勤等工作；

3、參與公司行政、采購事務(wù)管理．

具體工作

在各種行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)于公司員工，例如負(fù)責(zé)訂機(jī)(車)票，聯(lián)系各種培訓(xùn)事宜，聯(lián)系和管理公司交通班車服務(wù)，食堂餐飲服務(wù)館管理，與外部物業(yè)管理聯(lián)絡(luò)督促其更好的服務(wù)于公司，聯(lián)系和協(xié)調(diào)各種集體活動(dòng)例如集體外出旅游，受訓(xùn)，公司運(yùn)動(dòng)會(huì)，年會(huì)，晚會(huì)等。還包括管理和組織辦公室文具供應(yīng)，辦公設(shè)施的管理等。

具體工作如下：

1，記載員工出勤情況；

2，記載工作時(shí)間和加班時(shí)間；

3，考核計(jì)算扣假工資和加班工資等；

4、處理和維護(hù)主管日程，準(zhǔn)備和完成各類文件報(bào)表；

5、閱讀和分析各類信息，制定工作計(jì)劃，做好時(shí)間分配；

6、協(xié)助審核、修訂行政管理規(guī)章制度，執(zhí)行日常行政工作；

7、傳達(dá)通知、分發(fā)文件；

8、安排公司各種會(huì)務(wù)和組織員工各種活動(dòng)；

9、接待訪客并決定是否讓主管或其他工作人員與之會(huì)談；

10、對(duì)公司各種文件和檔案進(jìn)行整理、歸檔；

11、履行辦公日常職責(zé)，如辦公用品采買、管理和分發(fā)，維護(hù)記錄管理系統(tǒng)和執(zhí)行基本的簿記工作等；

12、辦理各種行政事務(wù)和手續(xù)，比如填報(bào)報(bào)表、公司年檢、復(fù)印打印等