第一篇：存檔技術文件保管及借閱管理辦法

存檔技術文件保管及借閱管理辦法

1.產品技術鑒定或設計定型后，應由項目負責人系統地組織整理全

部設計文件和技術資料，經審批后，及時交檔案室實行集中統一管理。

2.設備驗收合格后，由設備管理人員，將設備的有關文檔及時交檔

案室實行集中統一管理。

3.部門或個人需要借閱技術文件時可根據工作需要，填寫借閱登記表，辦理相關借閱手序；

4.所有借閱的技術文件未經許可，一律不得帶出公司；

5.技術文件的借閱原則上不得超過1個月，超出1個月應重新辦理

借閱手續；

6.各部門借閱的技術文件只能用于本部門工作，不允許跨部門使用。

7.生產重復使用的技術圖紙應有檔案室統一復印，原稿存檔，未經許可各人不得私自復印。

7.所有外借技術文檔，由借閱簽字人負責保管，不等隨意借與他人，文檔在使用時需愛護，使用完畢及時歸還；統一交回檔案室，由檔案室核銷該員工借閱記錄。如未能完整回收者，將按公司制度予以處罰。

2014.6.4

第二篇：檔案存檔、借閱管理制度

山東益康藥業股份有限公司 檔案存檔、借閱管理制度

一、總則

1、為了規范公司檔案管理，特制定本制度。

2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。

3、本制度最終解釋權歸集團公司辦公室。

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，凡申報文件，包括重點科技項目的申報材料、設備文件、其他項目的申報等，由各部門負責人或經辦人整理完后，形成紙質文件或電子檔文件，交檔案管理人員保存，并填寫檔案收錄登記冊。

3、各部門負責人接收到的重要文件，由各部門負責人傳閱后，交檔案室，交檔案管理人員保存，并填寫檔案收錄登記冊。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知（紅頭文件）、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發文和與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

5、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質量總體要求：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

五、檔案借閱流程

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《檔案借閱登記表》，如有保密性嚴格的材料（例公司生產技術性文件、車間生產工藝流程等）需報公司總經理批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門負責人簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追究責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

七、本制度即日起開始執行。

山東益康集團藥業股份有限公司

2014-05-16

第三篇：技術文件管理辦法

技術文件管理辦法

一、目的

規定本公司技術文件的編制、審核、批準、更改、發放、借閱、復制、使用和保管要求，確保相關部門使用的技術文件有效性和完整性。二、適用范圍

適用于本公司工藝文件(工藝圖紙和作業指導書)、設計文件(設計圖紙)、外來技術標準(公司企業標準、國家和行業標準)和本公司自行編制的檢驗規范/規程等技術文件的管理。

三、職責 3.1 文控中心

a)負責內部技術文件的編號、發放、歸檔、使用和借閱的管理； b)負責外來技術文件的識別、發放和歸檔。3.2 各相關部門負責技術文件的編制、審核、批準。四、工作程序

4.1 技術文件編制、審核、批準的管理

4.1.1 各部門針對產品的要求，根據行業標準，參考有關資料，制定規程、工藝、標準等技術文件，必要時組織公司有關人員參與制定。4.1.2 各部門編制的技術文件由各部門領導審核，由總經理批準。4.1.3 本公司編制的技術文件批準后，由文控中心登記發放，對失效或作廢的技術文件應由其一并收回，并予以集中歸檔。

4.1.4 任何部門及其個人對收集到的如國家標準、行業標準等外來文件，均應移交到文控中心歸檔管理，對部門需經常參照執行的文件，均由文控中心負責復印，將復印件按《文件控制程序》的要求進行控制，進行發放，防止

文件誤用。

4.2 技術文件的更改

4.2.1 在使用中發現技術文件有差錯或需進行更改，由原編制部門進行更改，若指定其它人員更改，更改實施者應取得相應的背景資料。4.2.2 技術文件更改后，應執行本文件4.2.2條款的要求。

4.2.3 使用技術文件部門的任何人員均不得擅自更改文件，若有更改需求，應向質量部提出更改申請，由質量部確認后方可按本文件規定的要求實施更改。

4.2.4 當發現擅自更改或不執行情況，質量部開出《糾正措施處理單》限期進行整改，嚴重的應按違反公司規章進行處理，對造成損失將追究經濟責任，對造成事故的移交有關方面處理。4.3 技術文件使用的管理

4.3.1 文控中心接收技術文件時應仔細檢查文件的完整性，如是否有漏頁等，確認無誤給予接收，并對技術文件進行登記造冊，原件存放檔案室保管，將其復件存放檔案柜中以供各部門借閱使用。

4.3.1 文控中心應妥善保管各種技術文件，并經常檢查有關人員對技術文件的使用情況，避免其出現遺失、損壞等現象。如發現技術文件遺失、損壞，應及時報告質量部，由其根據需要，聯系相關部門予以補發并重新登記。4.3.2 作廢技術文件按照《文件控制程序》關于作廢文件的管理要求實施。4.4 技術文件的歸檔、保存和借閱

4.4.1 文控中心對公司所有技術文件進行收集、整理、登記、保管及辦理借閱記錄。

4.4.2 工藝文件、技術標準(國標、行標、企標或內控標準)、試驗方法標準(國標、行標、內控標準)、設計文件通常情況下保存10年，若因特殊需要

可適當延長2-3年。

4.4.3 技術文件原則上僅供本公司人員借閱使用，確因工作需要或向外部提供時，總經理報告并辦理借閱的相關手續，并在規定的期限內予以歸還。4.4.4 借閱的技術文件必須保證完整與安全、不得私自拆散、涂改、換頁。用畢后立即歸還。

4.4.5不得私自轉借、復制或供外單位使用技術文件，一旦發現，報請公司領導處理。

4.6 本辦法由質量部結合平時執行情況一同監督實施。

五、相關文件

《文件控制程序》

第四篇：文件存檔基本格式

辦公室存檔的打印稿、電子稿均需設置為如下格式：（1）紙型：A4紙，如有特殊設計需要除外。

（2）標題字體大小為二號字，黑體，加粗（有副標題則為四號字，加粗）。（3）正文部分字體大小為小四字，宋體(小標題要加粗)。（4）頁邊距一般為默認值，如特殊設計需要可適當調整。（5）每段首行縮進2個字符，行間距統一設置為1.5倍。

（6）部長每月工作總結標題統一為“部門+月份+工作總結”；干事工作月份總結標題統一為“月份+部門+個人工作總結”。落款統一為“部門+姓名”，下一行寫“某年某月某日”。

（7）院系的月份總結標題統一為“院系科協+月份+工作總結”。落款統一為“院系+姓名”，下一行“某年某月某日”。院系部門總結由院系自行收齊歸檔。（8）活動總結標題統一為“活動名稱+部門+工作總結”。落款統一為“部門+姓名”，下一行寫“某年某月某日”。

（9）部長總結統一交給辦公室收齊，部門干事的小結交由部門自行保管，皆為電子稿存檔。

（10）所有需要上交的材料，請在規定時間內統一由相關人員發送到計算機科協郵箱（jsjkx2011@163.com，每年院科協的郵箱可能不一樣）。（11）院系的月份總結在規定時間內，由主席團完成后統一發到校科協郵箱（cslgdxskx@126.com）。

（12）大家要注意格式，不要重復上交或者打印，配合辦公室工作，配合校科協工作。

第五篇：技術文件更改管理辦法

技術文件更改管理辦法

版 本 號：

編 制：審 核：

標 準 化: 批 準：

1.0

范圍

本文件規定了XXXXXXXXXXXX公司技術部門（包括產品開發部和產品技術部）下發的技術文件更改原則、程序及方法。

本文件適用于XXXXXXXXXXXX公司簽署完整、設有更改欄、并歸檔的紙質技術文件的更改管理。術語和定義

無 職責

3.1 技術部門負責《技術文件更改通知單》的填寫、審批、編號、歸檔、復制、蓋章和發放。3.2 技術文件各使用部門指定的專（兼）職更改員負責按《技術文件更改通知單》實施更改。3.3 采購部負責將更改要求傳遞給供應商。3.4 技術部門負責技術文件更改情況的檢查考核。管理程序

4.1 技術文件更改的一般原則

4.1.1 技術文件的更改必須填寫《技術文件更改通知單》。

4.1.2《技術文件更改通知單》由主管技術員填寫，并進行統一編號。

4.1.3《技術文件更改通知單》的填寫應用詞準確，簡明扼要，突出重點，只說明更改的內容就行，與更改內容無關的文字、尺寸和圖形都可不注出，不能含糊不清、模棱兩可或有兩種(含 兩種)以上的解釋，各欄目的填寫的具體要求如下：

a)“產品型號”欄：應填寫此次更改車型的型號；

b)“更改圖樣或文件名稱”欄：應填寫此次更改圖樣名稱或文件名稱； c)“產品代號”欄：應填寫此次更改車型的開發令號；

d)“更改圖樣或文件代號”欄：應填寫此次更改圖樣代號或文件代號； e)“所屬總成圖樣名稱”欄：應填寫此次更改零部件圖樣所屬總成圖樣名稱； f)“實施日期”欄：應填寫此次更改的實施日期； g)“更改原因”欄：應選擇此次更改的原因；

h)“需作相應更改的零部件”欄：應填寫此次更改所涉及的所有相關圖樣和技術文件的編號或名稱；

i)“庫存品或在制品的處理”欄：應選擇此次更改庫存品及在制品的處理方法； j)“發往單位”欄：應選擇此次更改發送的單位或部門； k)“簽收”欄：此次更改發往單位或部門接收人員簽字；

l)“更改內容”欄：應填寫此次更改前和更改后的順序號、具體情況或具體尺寸、處數以及具體更改原因； m)“更改確認”欄：應填寫已經更改的圖樣或文件代號，并簽上更改人的姓名及日期。4.1.4《技術文件更改通知單》的編號為ZSJ10·××××-☆☆☆☆，其中××××為順序號，☆☆☆☆為年份。

4.1.5《技術文件更改通知單》的審批應符合相關規定并簽署完整。

4.1.6 技術文件的更改不得降低產品質量,亦不得違反有關標準的規定,更改后的圖樣及技術文件應正確、統一、完整和清晰。

4.1.7 一個更改項目所涉及到的全部圖樣及技術文件應成套更改完整。

4.1.8 一個更改項目不得涉及到幾個車型，如幾個車型都需同時更改時，應分別填寫《技術文件更改通知單》。

4.1.9 當更改較大（如零部件設計結構發生變化）或經多次更改的圖樣或技術文件應換新圖或換新文件。更換新圖時，應改變圖樣編號中的設計變更代號，同時應將原圖樣或技術文件收回。4.1.10 圖樣或技術文件臟爛、看不清楚、缺損、丟失，責任部門或個人應寫出書面申請，經技術部門負責人批準后才能補發（補發時，受控文件應蓋受控印章），同時應將原圖樣或技術文件收回。

4.1.11 收回的圖樣或技術文件經技術部門負責人批準后統一銷毀；收回作廢的圖樣或技術文件，如為法律或積累知識的目的所保留的，均應蓋紅色“作廢”章。4.2 技術文件的更改程序

4.2.1當發現圖紙或技術文件與實物不一致時，經論證確需更改的由技術部門負責進行更改，主管技術員填寫《技術文件更改通知單》，部門負責人審核，公司主管領導批準。技術文件更改前應注意：

4.2.1.1對裝配、互換、可維修性、可檢驗性等應進行充分論證，必要時，應進行樣件檢驗、試驗、試裝和道路試驗等。

4.2.1.2涉及庫存品或在制品處理的，還應經采購部、物管部會簽。庫存品或在制品的處理應在數量上或時間上給予明確，便于操作。

4.2.2 生效的《技術文件更改通知單》由各部門專（兼）職更改員根據更改內容和要求，對本部門技術文件進行更改，并作好更改確認記錄。

4.2.3對于發往供方的《技術文件更改通知單》，由采購部負責及時發到持有相應技術文件的供方，并且各種簽收手續應齊全。4.2.4圖樣或技術文件更改方法

4.2.4.1 更改應使用黑色簽字筆，對需要更改的內容用兩平行細實線劃掉，不允許刮改或涂改（被劃掉部分應能清楚地看出更改前的內容），然后填寫新的內容。更改后的新內容應正確、完整，字跡應清晰、端正、整潔、大小和位置恰當，不得覆蓋更改前的內容。

4.2.4.2 同一次更改時，不論更改幾處，都用相同帶圈的小寫拉丁字母在更改部位附近表示，如第一次更改用?，第二次更改用?，第三次更改用?，依次類推，必要時畫一細實線，引向被更改部位。4.2.5 更改應在圖樣的標題欄或技術文件的更改欄內注明：標記、處數、更改文件號、簽名、年.月.日。4.3 考核

4.3.1 技術部門負責不定期地對技術文件更改的執行情況進行監督檢查。4.3.2 對未改、錯改和漏改的情況，處以有關責任者20元/次的罰款。

4.3.3 對未按相關規定完成審簽便擅自進行更改者，處以有關責任人20元/次罰款。相關記錄

《技術文件更改通知單》 《文件發放記錄表》 《文件回收記錄表》