第一篇：合同檔案管理制度

景德鎮華潤燃氣有限公司合同檔案管理規定

一、合同檔案保存期限最少為10年，無要求，保管期限為永久，由公司檔案室負責保管。

二、合同訂立后，由各部門移交人將合同文本的原件送檔案室。重要合同，移交部門可復制一份備留。

三、合同接收后，檔案室檔案管理人員按照年度-問題（部門）-接收時間順序，編號整理歸檔。

四、根據工作情況，需要查、借閱合同檔案的，應當按照規定要求，辦理查、借閱手續，方可借閱。

五、借閱檔案原則上應在檔案閱讀室查閱，不得帶出檔案室。確有必要借帶出檔案室閱讀的，需經總經辦批準后，方可帶出。

六、根據工作情況，需要借出合同檔案的，應當按照規定要求填寫檔案借出單，并由借出部門負責人、總經辦及借出部門分管領導同意簽字后，才能借出。

第二篇：合同檔案管理制度

合同檔案管理制度

為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。

一、本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的以工程、銷售項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件、應標文件、技術方案、合同文本、二次設計方案、工程會議記要、竣工資料等。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案管理實行網絡管理體系，由公司辦公室集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、辦公室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各部門的合同管理工作。

3、辦公室應分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網絡人員負責合同文檔管理。

三、合同檔案管理的移交

1、公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交辦公室存檔。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。

3、合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊并當面清點。以雙方簽字認可后方為完成交接手續。

四、合同文檔管理辦法

1、合同文檔以年代結合項目性質進行分類編號。

2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

3、辦公室要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

4、辦公室應根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各部門員工可在主管領導同意的情況下，到辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經部門主管領導、總經理簽字同意后，方可在辦公室辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全

7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。

8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。

第三篇：合同檔案管理制度

合同檔案管理制度

為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案實行集團公司管理中心集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、管理中心負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各業務分公司、各部門的合同管理工作。

3、各業務分公司、各部門應分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名行政人員負責合同文檔管理。

三、合同文檔的移交

1、各分公司在正式簽署合同后須在一個月內將合同正本原件移交管理中心。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。

5、合同文檔移交時，必須編制合同移交清冊并當面清點。以雙方簽字認可后方為完成交接手續。

四、合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以年代結合項目性質進行分類編號。

2、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任；對超過兩年以上（包含本數）的已履行完畢的合同協議，由管理中心甄別并予以銷毀。

3、管理中心要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

5、各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經分公司、管理中心主管領導簽字同意后，方可在管理中心辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同

文檔的安全。

7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。

8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。

第四篇：合同檔案管理制度

合同檔案管理制度

第一章 目的第一條 為更好地管理公司各類檔案資料，明確檔案管理部門的職責和工作流程，理清檔案流轉過程中的工作手續，規定檔案管理中的人員權限和調檔權限；同時規范公司員工在工作檔案的制作、成形、保存、轉檔、調用等方面的工作行為，協調檔案管理中的問題和矛盾；進一步培養公司員工的工作記錄和建檔管檔意識，特訂立本管理制度。

第二章 適用范圍

第二條 適用公司所有檔案管理與員工。

第三章 檔案管理基本規定

第三條 檔案分類和內容：

（一）技術檔案：包括以為代碼。

（二）銷售部檔案：包括以為代碼。

（三）行政人事檔案包括：包括以為代碼。

（四）財務檔案包括：包括以為代碼。

（五）公司電子檔案：包括以為代碼。

（六）機密檔案: 包括以為代碼

（七）其它檔案: 包括以為代碼

注： 類別 日期識別碼密級

第四條 檔案的編制和要求

（一）檔案編制方式：檔案要素包括檔案的類別、年限、屬性、密級和正文（如無法確認屬性要素的，由管理人員列入其他類檔案區別管理，），檔案轉入時，管理員有權要求成檔人員確認檔案現狀。檔案入庫，管理員應進行識別并列入目錄。

（二）如編制機密檔案，應識別密級和機要部分的屬性，以確定妥善的保管方式；機密檔案在取得的同時應注明相關作者和涉密人員的姓名，以及有權使用人員的名單、崗位和權限。

（四）檔案目錄是檔案查找的索引和工具，目錄由標題、編碼、頁碼、密級和保存年限組成，置于檔案首頁，以便查找。

（五）如需調閱相關檔案，必須事先聯系并取得授權。

共4頁1

第五條 檔案的密級：

（一）公司機密檔案分成三級：秘密、機密和絕密，編碼分別由1、2、3代表，不加密為0，解密后在原密級后加0。經授權的員工可使用秘密級檔案；經總經理授權后的員工可調用機密級檔案；絕密級檔案由總經理親自使用或與授權人員一起使用，總經理不在場時須報總經理同意并進行實時監控。

（二）經公司解密后的檔案，納入一般檔案管理。

第六條 檔案存放管理交接原則

（一）檔案按照建立，每為一卷，統一的編碼在卷首標明，并在檔案封面上注明。

（二）凡交接檔案，要求：先交驗檔案目錄；再抽樣驗收檔案總量的50%，各類比例相當，查驗有否短缺、偽造、標注不明等；再抽取30%的檔案作為流動樣本，驗收是否符合工作流程（查流轉記錄或模擬流轉）。檔案接轉時，雙方應約定最后簽字交接的時間，一般為五個工作日（供接收方查對和交接方介紹的時間）。

第七條 檔案的存、撤、銷、并、分規定和流程

（一）檔案封存，由管理員接收時確定封存檔案的價值和屬性，進而編碼、編目，納入檔案庫；

（二）檔案撤銷，由管理員向相關部門聯系并取得撤檔批示，在目錄上標注撤檔時間，記入撤檔子目，封存六個月后自動銷毀；

（三）檔案銷毀，由管理員備案后，按時銷毀，銷毀時有兩人以上在場實時監控；

（四）檔案合并，由管理員根據檔案的相關性和同類性進行合并，合并后在原目錄和檔案庫里注明合并后的檔案編碼、類別、子目及案卷；

（五）檔案分立，根據檔案的不同屬性和互異性分立，分立后在原目錄和檔案庫里注明分立后的檔案編碼、類別、子目及案卷。

（六）檔案被其他人員借用或調閱后，管理員應及時索取并按原途徑歸檔，除按規定記錄使用情況外，還應對檔案的完整性、真實性作檢查，并按事實記錄。

（七）如檔案不符合封存要求或借用前后有異，管理員應陳述理由并查明原因，及時提出要求或采取工作措施，以確保檔案完整、安全。

（八）檔案調閱，由要求調閱人將相關人員授權證明或本崗位工作需要的證明交給管理員，由管理員要根據所需調閱的檔案的密級程度配合調閱。調閱不同于借用，如需借用，借用人需按規定填寫檔案資料借用單，同時對所借用的資

料的安全性和完整性負責。調閱必須于當天交還，借用可約定日期，超過約定日期需重新檢驗檔案的真實完整性。

（九）檔案使用后回收，是檔案管理的一個重要環節。管理員要及時驗證檔案的使用后狀態，并對此作好記錄。如發現異常情況，向使用人詢問并作好相關的措施，以保護檔案的安全。

（十）如加密的檔案使用后未及時交還，使用人要給出書面的說明，如有共同使用人，應給出證明。如有泄露，權限審批人負同等責任。

（十一）檔案限密原則：由檔案制作部門和人員根據檔案的屬性來進行限密，也可由公司領導對檔案進行臨時限密，管理員也可根據檔案的性質進行限密，所有已限密的檔案都必須有相關密級的標識，同時采取相應的保密措施。

（十二）檔案保存失去其價值，由管理員根據銷毀檔案的程序，報批后銷毀。銷毀時要有兩人以上在場，互相做出證明并在檔案卡上簽名，未解密的檔案一般不銷毀，如有必要，則由相關權限的人員自行銷毀。

第四章 公司機密檔案管理的要則和流程

第一條機密檔案的定義和內容按有關規定執行。管理要求特別嚴格，有明確的涉密規定、權限和手續，嚴格執行機密檔案管理規定。

第二條檔案編制要求定期存盤，定期檢驗，定期匯總并移交封存。交接時要求有兩人以上監交。對有限密規定和技術含量的必須有一人以上具有相關技術能力的員工或專家進行技術鑒定。

第三條檔案管理中，定期進行匯總和會審。會審時嚴格執行限密規定，無權限人員不能全部閱讀資料，局部閱讀人員要求在解職后履行兩年以上的保密和不競爭義務。

第四條機密檔案和卷宗在封存保管理期間由管理員負責保密和管理，其他無關或無相關權限的人員不能對其實行任何意義上的閱借檔案要求。

第五條檔案解密和銷毀時必須有兩人以上在場，并互相給出證明。

第六條流程：機密檔案成形封存→檔案加密并規定相關權限和限密規定→定期檢查封存檔案的安全→如需使用，驗看相關手續和人員的權限規定→機密檔案限制使用并確保兩人以上在場，公司內使用必須在檔案管理員的要求地點使用，同時在規定時間內歸還，最遲不超過下班時間→借用并外出使用，具備相關權限方可行使借用權，同時有主管領導的書面授權→外借必須按時歸還，超時使用按違規、泄密處理→對不尊重管理人員行使職權和不遵守公司有關規定的，可予以制度處分→平時檔案定期檢驗和匯總會要審時，相關人員必須具備涉密權限→檔

案解密或銷毀時必須有兩人以上在場→作好相關記錄→記入檔案臺帳

第五篇：工程部合同及檔案管理制度

工程部合同及檔案管理制度

為進一步加強工程合同及工程檔案管理工作，確保檔案的完整、完全和有效利用性，特制定本制度。

一、檔案范圍

本制度所指的檔案是指在工程施工過程中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件、應標文件、技術方案、合同、深化設計方案、工程會議記要、信函、工程聯系單、工程簽證單、竣工資料等。

二、檔案管理原則

1、合同檔案由部門內勤集中統一管理。

2、各項目部及工程師應負責檔案文檔的形成、積累、整理、歸檔工作。

三、檔案的移交

凡是本制度第一條規定的檔案資料（必須是原件）形成后三個工作日內交部門內勤并登記，部門內勤收到該檔案后整理完畢移交公司檔案室。

四、合同文檔的管理辦法

對應當形成檔案資料由于經辦人原因疏忽未形成或形成后未及時移交丟失的由經辦人負責重新辦理，不能辦理的，每發現一次處罰200元以上。

五、檔案的借閱

1、合同借閱可在內勤處直接借閱，并于當日歸還，當日不能歸還的應當另行復印。

2、對已移交到檔案室的檔案，由個人到檔案室借閱。

3、對需要保密的合同、工程檔案所有人員負有保密義務，如有泄露承擔因此造成的損失。

4、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案材料，違者視情節予以處罰。

六、附則

本制度自二00九年三月一日起實施，以前檔案按該制度移交。本制度適用工程部所有人員。