第一篇：會計電算化檔案管理制度

會計電算化檔案管理制度

為了加強會計檔案管理，確保會計檔案的安全，特制訂本規定：

（一）單位應根據帳簿數據準確編制或由機器正確生成會計報表，報表格式由會計主管部門統一設計或認可。

（二）報表的編制要求做到數據真實，計算正確，內容完整，手續齊備，做到帳證，帳表，表表之間勾稽嚴密，有所屬單位的應將所屬單位的報表數據輸入機器進行匯總，并將本單位報表、所屬單位報表和匯總表一并報出，書面報表必須由分管帳務的領導，會計主管和制表人簽名蓋章。

（三）單位的會計檔案包括存儲在磁盤（硬盤和軟盤）上的會計文件和以書面形式存放的會計作主會計帳簿和會計報表。

存儲在磁盤上的會計文件必須按規定及時打印輸出書面形式，末打印之前不得抹去。

由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上繁體字或蓋章注明，由系統管理員簽字蓋章認可。

磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上，其中會計科目和總由數據（包括年度和月度匯總數據）必須永久保存，明細帳、記帳憑證及其他數據資料在兩年后可根據需要決定存毀。

（四）必須經常對硬盤上的會計數據建立軟盤備份。備份是通過對硬盤的會計數據建立軟盤副本來實現信息存儲的，每月備份不得少于一次。不得直接對硬盤上的會計數據和作為正式檔案的備份軟盤上的會計數據進行任何非法操作，如要對磁盤會計數據進行加工，必須使用備份羅盤的副本，不得刪除硬盤和軟盤的數據。恢復系統數據必須使用最新的正式備份。

（五）必須妥善保管好會計數據的備份軟盤，備份軟盤應貼上寫保護標簽并用印章或封條簽封，或由專人保管。備份軟盤應裝在保護封套和包裝盒中，存放在安全，潔凈，防熱，防潮，防磁的場所，并定期進行轉儲。硬盤和正式備份軟盤不得隨便知心亂放和外借。

（六）會計數據的備份軟盤及自行開發原程序的備份分別在三個地點以上，應根據數據量和硬盤空間的大小情況，每隔一定時期（如半年或一年以上）清理一次硬盤，刪除硬盤上以前年度的會計數據，以利于提高機器的利用率和運行速度，沒有做過備份的硬盤數據不得清理刪除（三個存放地點分別為機房、檔案室、財務室）。

（七）磁盤會計檔案的管理工作，包括數據備份，數據恢復和清理硬盤等，由系統管理員專職執行并對磁盤會計檔案的安全的正確負責。

第二篇：2會計電算化檔案管理制度

會計電算化檔案管理制度

為了加強電算化會計檔案管理，確保會計檔案的安全，特制定本規定：

(一)單位應嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定，專人管理電算化會計檔案。

(二)單位的會計檔案包括存儲在磁盤(硬盤和軟盤)上的會計文件和以書面形式存放的會計憑證、會計賬簿和會計報表。

存儲在磁盤上的會計文件必須按規定及時打印輸出書面形式,未打印之前不得抹去。由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時,必須補充打印,并由操作使用人員在打印輸出的頁面上繁體字或蓋章注明，由系統管理員簽字蓋章認可。

磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上,其中會計科目和 匯總數據(包括和月度匯總數據)必須永久保存,明細帳、記帳憑證及其他數據資料在兩年后可根據需要決定存毀。

(三)必須經常對硬盤上的會計數據建立軟盤備份。備份是通過對硬盤的會計數據建立軟盤副本來實現信息存儲的,每月備份不得少于一次。不得直接對硬盤上的會計數據和作為正式檔案的備份軟盤上的會計數據進行任何非法操作,如

要對磁盤會計數據進行加工,必須使用備份羅盤的副本,不得刪除硬盤和軟盤的數據。恢復系統數據必須使用最新的正式備份。

(四)必須妥善保管好會計數據的備份軟盤,備份軟盤應貼上寫保護標簽并用印章或封條簽封,或由專人保管。備份軟盤應裝在保護封套和包裝盒中,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進行轉儲。硬盤和正式備份軟盤不得隨便亂放和外借。

（五）會計數據的備份軟盤及自行開發原程序的備份分別在兩個地點以上，應根據數據量和硬盤空間的大小情況，每隔一定時期（如半年或一年以上）清理一次硬盤，刪除硬盤上以前的會計數據，以利于提高機器的利用率和運行速度,沒有做過備份的硬盤數據不得

清理刪除。

(六)磁盤會計檔案的管理工作,包括數據備份,數據恢復和清理硬盤等,由系統管理員專職執行并對磁盤會計檔案的安全的正確負責。

朝陽區衛生局財審科

2005.7.19

第三篇：會計電算化檔案管理制度答案

ＸＸ公司會計電算化檔案管理制度

?會計電算化檔案定義

主要指存儲在硬盤、軟磁盤或其他存儲介質上的會計數據和程序等，并包括打印輸出的各種憑證、帳簿、報表等核算數據及系統開發運行 中的全套文檔資料。

?檔案管理任務

1、收集和整理應存檔的會計資料；

2、保管和利用好會計檔案；

3、遵守會計檔案的保存期限。

?檔案管理內容

一、會計憑證的收集、整理和存檔

1、收集齊全應存檔的會計憑證，按憑證順序號和本號檢查有無短缺，原

始憑證是否齊全，清理出不屬于會計檔案范圍和無須存檔的一些資料，補充可能被遺留的一些必不可少的核算資料；

2、與負責憑證打印、裝訂、暫時保管的操作人員辦理好檔案入存手續；

3、應每月裝訂一次憑證，為便于翻閱憑證，避免憑證散失，裝訂憑證時

應按適當厚度統一裝訂；

4、認真填列會計憑證封面，封面各記事欄都應填列完整清晰，以便于查

閱。

二、會計帳簿的收集、整理和存檔

1、各業務日或各月的會計帳簿可由業務經辦人在當期打印輸出并保管，日常系統數據由系統管理人員和業務經辦人負責維護；

2、會計終了，必須將全年的所有帳簿，包括總帳、明細帳、輔助帳

等都統一打印輸出，并整理裝訂；

3、檔案管理人員在與業務經辦人辦理帳簿交接手續時，應認真檢查帳簿

是否有殘缺、遺漏，確定無誤后，應對所有帳簿進行歸類、編號，妥善保存；

4、會計帳簿封面應書寫規范，應填項目都應填列齊全清晰。

三、會計報表的收集、整理和存檔1、2、3、4、各會計期的會計報表可由各業務經辦打印輸出，并負責保管； 會計終了，各業務經辦人將全年會計報表整理裝訂后交檔案管理人員； 檔案管理人員對會計報表檢查無誤后，應對會計報表分類編號歸檔； 會計報表封面應書寫規范，應填項目都應填列齊全清晰。

四、軟硬盤數據的收集、整理和存檔

1、每月結帳前，各會計主管都應對會計數據做一次硬盤備份和軟盤備

份；結帳后，再重新做一次硬盤備份和兩次軟盤備份，以確保數據的安全；備份軟盤應由檔案管理人員統一集中管理；

2、備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封；

3、備份軟盤應裝在包裝盒內，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；雙備份的軟盤應存放于不同的地點。

?檔案的保管和使用

1、只有由系統“打印”功能打印出的會計憑證、帳簿、報表等核算資料，經財務經理、會計主管、系統管理人員和業務經辦人簽字認可后，才能作為正式的書面檔案資料保存。帶有“查詢”字樣的會計核算資料不能作為正式的書面檔案資料保存；

2、會計電算化檔案發生缺損時，應重新打印補充，操作人員在打印出的資料上注明此種情況并簽字，經會計主管和系統管理人員簽字認可后歸檔；

3、查閱已存檔的會計核算資料應填寫《檔案查閱登記表》并經財務主管

批準后方可查閱，查閱時不得在會計檔案上做任何記錄、勾刪和修改，更不能抽取單據；

4、對于存儲在硬盤上的會計數據及其備份數據，不得做任何刪除、修改

操作。

5、對于已存檔的會計檔案一律不得外借

?檔案保存期限

1、對打印出的會計檔案，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執

行；

2、軟盤形式的會計檔案保管期限必須在五年以上。儲存在硬盤中的會計

數據，可在兩年后根據需要進行存毀。

?制度的制訂與執行

1、本制度由ＸＸ公司財務部制訂，自頒布之日起開始執行。

ＸＸ公司財務部

ＸＸ年Ｘ

Ｘ月XX日

第四篇：會計電算化系統會計檔案管理制度

會計電算化系統會計檔案管理制度

單位的會計檔案包括貯存在磁盤（軟盤和硬盤）上的會計文件和會計憑證、會計帳簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。

一、數據資料管理與保密

機內數據文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。

1、現金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。

現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現金日記帳頁，審核后交現金出納人員核對現金庫存，相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。

銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行帳頁經出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。

現金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。

3、轉帳憑證的輸入、輸出與保管

轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。

4、科目匯總表、帳簿打印時間。

（1）現金、銀行日記帳每天打印。

（2）銀行余額調整表每月打印一次。

（3）總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。

（4）現金、銀行存款、轉帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。

（5）會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審核無誤后簽字生效。

5、其他

由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。

二、數據備份管理

1、由于會計核算數據的重要性，必須經常進行備份工作。

2、在日常工作中，準備三套軟盤循環使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。

3、需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。

4、機內憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

三、會計檔案管理

1、會計檔案存檔手續：打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

2、為保證備份數據的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

3、由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。

4、隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。

5、各類會計檔案的出借，均必須經過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應制作該備份磁盤的復制件，使用復制件進行操作。

6、必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其法律責任。

第五篇：電算化檔案管理制度

會計電算化檔案管理制度

為保證會計電算化憑證、會計賬簿、會計報表的安全性，按照《會計檔案管理辦法》的規定制定本制度。

一、會計電算化檔案是指用會計軟件輸入的會計數據由計算機對會計數據進行處理，打印輸出的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業材料，它記錄和反映了企業的經濟活動和管理過程，對企業的未來起著參謀作用。

二、會計電算化檔案的整理。原始憑證輸入計算機生成的記賬憑證，要立即打印并將原始憑證附在記賬憑證后定期裝訂成冊。磁盤專柜保管;在當期所有記賬憑證數據和明細分類數據都存儲在計算機內的情況下，總分類賬可以從這些數據中產生，因此可以用“總分類賬戶產生本期發生額及余額對照表”類替代當期總分類賬。

三、會計檔案的保管。必須妥善保管當年會計電算化檔案，在會計終了后，必須裝訂成冊統一保管。

四、按以下期限保管會計電算化檔案

1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管15年，銀行存款余額調節表保管3年。

2、會計賬簿：現金和銀行存款日記賬保管25年，明細賬保管15年，總賬保管15年，固定資產卡片賬，待固定資產報廢清理后保存5年，輔助賬保管15年。

3、會計報表：月季度會計報表，包括文字分析保管15年，會計報表包括方案分析永久保管。

年月日