第一篇：選擇會議場地的六大基本步驟

會議的成敗，場地的選擇相當重要。會議策劃者在選擇會議場地時，以下6個基本步驟都需考慮進去：

（1）確定會議目的（2）確定會議形態

（3）決定實質上的需求

（4）考慮與會者的期望

（5）選擇何種會議地點與設備

（6）評估選擇的正確性

第二篇：選擇會議場所的基本步驟

會議的成敗，場地的選擇相當重要，應如何選擇適當的會議場地，以下6個基本步驟都需考慮進去：

1．確定會議目的。

2．確定會議形態。

3．決定實質上的需求。

4．考慮與會者的期望。

5．選擇何種會議地點與設備。

6．評估選擇的正確性。

針對這6個步驟，茲將有關內容說明如下。

確定會議目的 大部分會議的目的是教育、學術交流、商業討論、專業提高或社交聯誼等多重目的；少數活動是單一目的。例如一般社團年會多半集合教育、學術交流、商業及休閑活動。而一般企業界會議的特色是激勵性的研討會結合休閑活動，如高爾夫球賽等。每一種會議有其特定理由、目的與期望，因此在考慮場地前要先了解清楚。

選擇會議場地的工作清單(checklist)

先列好工作清單，知道你在選擇場地時需要注意哪些事項，如此更能幫助你正確選擇適當的開會場地。

地區

1．費用(成本)與便利性。

2．是否鄰近機場。

3．轎車或出租車是否足夠。

4．充足的停車空間。

5．如果需要，接送交通工具是否充足，費用情況。

環境

1．當地有何觀光點。

2．購物。

3．休閑活動。

4．天候狀況。

5．環境是否良好。

6．餐廳。

7．當地治安是否良好。

8．社區經濟狀況。

9．當地給予外界的評價、過去會議舉行情況。

10．當地會議局或觀光旅游局支持與服務情況。

11．會議周邊供應廠商的經驗、設備是否足夠，如視聽器材公司、展覽公司、事務機器公司與安全方面。

設備

1．警衛人員與服務人員是否友好、做事效率如何。

2．大廳(lobby)是否整潔，吸引人。

3．報到處是否容易找到：

(1)是否有足夠房間供工作人員使用。

(2)是否足以處理check-in/check-out的高峰時段。

(3)接待處的人力是否足夠。

4．當人數眾多時是否有足夠的電梯設備。

5．詢問處是否全天候有人值班。

6．立即回復有關電話詢問，盡速轉送留言。

7．對客人的服務：

(1)藥局。

(2)禮品店。

(3)柜臺服務。

(4)保險箱。

8．舒適、整潔的飯店住房：

(1)家具是否完好。

(2)現代化沖浴設備。

(3)充足光線。

(4)足夠的衣櫥空間與衣架。

(5)煙霧警示器。

(6)火災逃生資料是否清楚。

(7)冰箱和小酒吧。

(8)走道是否整潔，包括清潔人員是否盡速清理通道、煙灰。

(9)是否在每層樓有冰塊和飲料。

(10)電梯服務。

(11)標準房與豪華房的大小。

(12)是否有特別樓層提供特殊服務。

(13)豪華套房的數量與形式，客廳、臥室尺寸和睡床類型的簡介。

(14)訂房的程序和方法。

(15)房間類別，如高樓層或低樓層，面海景或面山景。

(16)每一種類別的房間數。

(17)有多少房間數可以使用，如果需要，對早來晚走的與會者如何處理。

(18)會議房價與一般房價如何。

(19)何時能提供確定的會議房價。

(20)是否需要保證數量與訂金。

(21)進房與退房的時間。

(22)什么時間取消已預訂的房間。

(23)付款方式。

(24)接受哪幾種信用卡。

(25)萬一取消訂房，退款方式為何。

會場空間(meeringspace)

1．會議室尺寸(面積)。

2．當會議室做不同座位安排時，其容量如何。

3．會議室隔音設備是否良好。

4．電源開關、冷暖氣控制是否單獨分開。

5．會議室的音響效果，是否有良好音響系統。

6．固定設備如黑板、銀幕和家具。

7．障礙物如圓柱。

8．視聽設備：

(1)視聽效果，是否后座的人可以看到銀幕。

(2)會議室天花板高度。

(3)是否有裝飾燈架。

(4)裝飾的鏡子是否會反光。

(5)是否有窗簾遮住窗戶光線。

(6)電源控制位置。

9．火災逃生口。

10．公共區域是否整潔。

11．相同性質的會議室是否在同一層樓或分在不同樓層舉行。

12．房間和公用電話是否很方便。

13．洗手間數量、位置，是否干凈。

14．衣帽問數量、位置。

15．其他服務：

(1)足夠空間放置家具和器材。

(2)良好光線。

(3)很容易讓與會者找到。

(4)足夠的電源插座。

(5)安全性。

16；設備：

(1)桌子：

①1．83米寬x2．44米長。

②一般教室桌寬38．1~45．7厘米。

(2)椅子：舒適并適合較長會議使用。

(3)舞臺：

①不同高度的舞臺。

②有地毯和鋪裙邊的舞臺。

(4)講臺：

①站立式講臺。

②有燈光的講臺。

(5)黑板和布告欄。

(6)指示架。

(7)廢紙簍與垃圾桶。

(8)照明燈與輔助燈設備。

(9)燈光控制盤。

(10)報到臺。

(11)麥克風。

餐飲服務(food＆beverageservice)

1．公共區：

(1)清潔與外觀。

(2)備菜區是否干凈。

(3)在最忙時段是否有足夠人力。

(4)工作人員態度。

(5)有效、快速的服務。

(6)各式菜單。

(7)價格范圍。

(8)預訂的方式(reservationpolicy)。

(9)是否可能增加食物放置區域(如走廊)作為早餐或簡單午餐的場地。

2．大型活動：

(1)費用(成本)。

(2)創意性。

(3)質量與服務。

(4)多樣菜單。

(5)稅和小費。

(6)在活動前要求漲價。

(7)特別服務。

(8)特制菜單。

(9)提供主題宴會(themeparty)的建議。

(10)獨特的茶點。

(11)素食和節食者的食物。

(12)餐桌布置。

(13)舞池。

(14)宴會桌的尺寸。

(15)8人座／10人座。

3．酒的規定：禁止服務時段。

4．現金交易酒吧規定：

(1)調酒師費用和最低計費小時。

(2)出納人員費用。

(3)點心價格。

(4)保證數量規定。

(5)何時需要提供保證數量。

(6)準備的份量超過保證，數量的最大極限。

第三篇：會議的場地選擇

會場的選擇要根據會議的性質，規模，與會者情況，可供選擇會場的會議住宿、交通、接待條件等眾多方面來決定會場的選擇：

酒店按類型劃分主要分為商務型酒店和度假型酒店

商務型酒店：

這類酒店無論在外部設計，還是在內部裝修，以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上（有特定的商務樓層），一般都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的服務能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。度假型酒店：

這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設計、園林規劃、內部裝修都充分體現了當地特色，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發展，度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。

第四篇：選擇會議場地的技巧

選擇會議場地的技巧

選擇到一個與會議匹配的會議場地，無疑會對會議的影響和效果增色不少?？偨Y會務通多年選擇會議場地的技巧經驗，好的會議場地是大小適中的會議場地，遠近適當的會議場地，環境適合的會議場地，以及設備齊全的適用的會議場地。

一、選擇大小適中的會議場地

會議場地的大小是根據會議的規模而定。一般中、小型會議可以選擇本單位的會議室、辦公室或會議廳，而中型以上的會議，則需要選擇會堂、禮堂或體育場館等場所。選擇會議場地時，必須首先考慮其容納人數的多少，一般來說其容量應與參加會議的人數大體相當，不宜過大，也不宜過小。因為過大的會議場地會使會議顯得不夠緊湊，因而影響會議的氣氛；過小的場所則顯得過分擁擠，給與會者造成不舒適的感覺。

二、選擇遠近適當的會議場地

選擇會議場地的場址，首先，要考慮與會者是否便于前往，交通是否便利。其次，要考慮會議主辦單位離會址也不宜過遠，以致給會務工作造成不便。第三，如果是需要住宿的會議，還要考慮到會議場地與住宿地點的距離，一般來講兩者之間的距離越近越方便。

三、選擇環境適合的會議場地

為了使與會人員能夠專下心來開會，保證會議的質量，在選擇會議場地時，除了要考慮會議場地的大小、距離的遠近之外，環境也應當是考慮的重要因素之一。一般來講，應 當選擇具有比較清靜、不易受干擾的周邊環境的會議場地。嘈雜喧囂的鬧市區肯定不是召開會議的理想環境。尤其是一些重要的會議，一方面需要安靜的環境，另一方面 也是為了避免由于離單位太近而受到不必要的人事干擾，遇到這類情況可以考慮舍近求遠。

四、選擇設備齊全適用的會議場地

會議場地內設備在這里主要包括召開會議所必須的設備，如照明設備、音響設備、通風空調設備、桌椅用具、衛生設施及安全設備如消防設備等。在選擇會議場地時，首先應 察看這些設備是否齊備，性能是否良好；其次，根據會議內容的具體要求需要添加一些特殊設備時，應考慮到會議場地內原有設備是否適用。例如，在用電量大的情況 下，是否會超出電源負荷。如果召開的是展示會，要考慮在場內能否設置展臺等。

選擇會議場地的技巧除了以上幾點外，也要考慮到會議的實際預算，盡可能的貼近預算，節約會議成本。

會務通，是上海大型的會務咨詢交流平臺，依托會務通長期合作的眾多優質滬上會議場地資源，可提供商務會議場地、企業年會議場地地、團體宴會議場地地、活動展覽場地等預訂。多年的會議服務及選擇會議場地的技巧經驗，會務通不僅能幫企業客戶尋找到最適合開會的會議場地，而且能提供專業的會議組織和策劃等一站式會議服務。

第五篇：選擇會議地址的步驟有哪些？

舉辦會議首先要選擇地區和城市，然后選擇場館和設施。根據會議要求的不同，人們會做出不同的選擇。一般來說，選擇會議地址有如下步驟：

a、初步篩選確定侯選名單

b、背景調查

c、實地考察

d、最終選擇

初步篩選

首先，我們需要作出篩選，即根據會議的目標來確定選擇目標。如果舉辦的是大型展覽，那么選擇就相當簡單，我們可以選擇會議酒店或會展中心。如果我們的目標之一是召開會議，那么擁有眾多會議室的會議酒店就比度假區酒店合適，因為度假區酒店里讓與會者分心的活動和地點太多。當然，酒店并非就一定是首選，你還可以考慮餐廳、主題公園、游船和其他。

確定侯選名單

最好逐漸地縮小侯選范圍，然后把侯選名單提交給委員會或小組討論作出最終決定。記住，此時仍然處于調查分析階段，除非你已經到實地進行了考察，否則千萬不要簽訂任何協議。

背景調查

確定侯選名單后，應對名單上的會議地址進行一番調查。每家酒店和會議中心都有自己的一套政策，這些政策有的符合你的要求，有的可能不符合你的要求。

近年來深受歡迎的會議地點（尤其是對于小規模的社交會議和活動）還有博物館、畫廊、歷史古跡遺址、圖書館甚至動物園等地方。美國曾經就有一個全國性協會的下屬分支機構把一個分會放在動物園召開，并提供午餐。當時，這個協會正在舉行年會，作為分會主辦方的一個分支機構提議把會議改在晚上去動物園召開，結果受到熱烈歡迎。許多機構會把一些特殊活動放在主題公園舉辦，屆時主題公園將關閉部分對外餐飲服務以滿足特殊活動的需要，與會者在就餐后將在公園停留幾個小時。

實地考察

在最終確定地點之前，去實地考察一下非常重要。你可以通過郵件、網絡、旅游管理部門或其他途徑獲得各種場地信息，但是俗話說，百聞不如一見，也就是說，這些都比不上親自到現場走一走看一看有效。比如，如果你從未到過美國田納西州納什維爾的奧普利蘭德酒店，你肯定想要親自去看一看。奧普利蘭德酒店宏偉氣派，是一家豪華大酒店，從客房區走入舉辦展覽的會議大廳大概需要10到15分鐘的時間。這個酒店有花園、瀑布、長廊、購物中心、餐廳和很多很多其他的服務設施。它不象機場酒店那樣會議室旁邊就是電梯。實地考察應該留意的就是這樣一些地方。

最終選擇

最后，該做最終決定了。選址是一個為某個活動選擇地點的過程，當你選擇了一個地點也就意味著你已否定了其他侯選地點。盡管如此，仍有幾點你需要注意。首先，當你完成實地考察返回后要盡快和各個考察地點取得聯系。不管你最終選擇誰，你都應該給它們發一封感謝信。這既是基本的禮貌問題，也是為將來有可能使用該地點留下伏筆，同時，說不定哪天你就會和它們有業務上的往來。

除感謝信外，你還應該把自己實地考察時沒有想到的問題也同時傳達過去。問題提出得越早，得到的答復也就越早，在做最終決定時可以參考的信息也就越多。一旦作了決定，要盡早與各侯選地點聯系，以便那些被篩選出局的地點可以與另外的會議團隊合作。