第一篇：會議管理制度

會議管理制度

1． 目的為規(guī)范公司各項會議及各類培訓(xùn)流程，統(tǒng)一會議管理模式，減少會議數(shù)量、縮短會議時間，提高會議質(zhì)量，提高公司的辦公質(zhì)量和工作效率，建立健全決策機制，特制定本制度

2． 會議要求：

2.1會議應(yīng)根據(jù)實際工作需要召開，著眼于有效溝通、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各方面關(guān)系、解決問題、安排部署工作。

2.2會議應(yīng)注重質(zhì)量，提高效率。會前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，做到充分溝通，心中有數(shù)；對議而不決的事項提出解決的原則與方法；各類會議力求精干、高效，工作進展和安排應(yīng)明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。

2.3講求實效。會議議定的事項、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施，與會人員要按照職責(zé)分工傳達、貫徹，落實，力求取得具體成果。

2.4嚴(yán)格會議紀(jì)律。會議主辦部門應(yīng)加強會議管理，做好會議安排；與會人員

應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時參會，不得缺席或指定他人代表，確因個人緊急事務(wù)需 要請假的，須向會議主持人請假，同時指定專人代為參會。

2.5 本制度適用于公司及各部門的工作會議和專業(yè)會議，如公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、總經(jīng)理辦公會、公司專項會議、部門例會等。

3.會議計劃和統(tǒng)籌制度

3.1 會議計劃與統(tǒng)籌：各類會議的召開為保證效率，會議發(fā)起人應(yīng)做好會議計

劃。會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受本規(guī)定限制。

3.2凡涉及到多個部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時召開的會議，會議召集部門應(yīng)及時報給行政管理部，由行政管理部進行統(tǒng)一安排，方可召開。

3.3會議一經(jīng)確定，與會人員應(yīng)預(yù)先做好各項工作安排，原則上不可請假缺席

或遲到，遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請假，獲得批準(zhǔn)后方可指派專人代為參加，會后應(yīng)主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項，確保會議布署的各項工作按時保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負(fù)責(zé)。

4.會議準(zhǔn)備制度

4.1公司有專項主題的會議或需有投影設(shè)備演示說明的會議，應(yīng)由信息部提前

做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作；

4.2會議之前，行政管理部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)會議會標(biāo)的制作和設(shè)置，并根據(jù)會議

級別或性質(zhì)準(zhǔn)備好會議飲用水或其他招待用品；

4.3特別重大會議，應(yīng)由行政管理部專人負(fù)責(zé)各項準(zhǔn)備工作，具體包括以下內(nèi)

容：

4.3.1 會議議程安排：會議發(fā)起人應(yīng)將會議議程提前報交公司領(lǐng)導(dǎo)或主要

參會者。

4.3.2 會議資料準(zhǔn)備（如需分發(fā)應(yīng)在入場前登記分發(fā)）；

4.3.3會議場所布置：由會議發(fā)起人確定會地點，由行政部確保會議室衛(wèi)

生環(huán)境的整齊整潔。

4.3.4會議服務(wù)人員的安排：由行政部安排人員負(fù)責(zé)服務(wù)事項。如端茶倒

水、準(zhǔn)備資料等。

4.3.5由行政部安排會議通知，會議通知形式一般為電話通知。但需對會

議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以

會議通知單進行書面通知。

4.3.6 會議簽到：由行政部提供會議簽到表，并通知與會人員。

4.3.7凡是特別重大會議都要安排專門會議記錄人，一般是總經(jīng)理助理或

者行政部文員

4.3.8會議需要留存資料的應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好拍照、攝像工作。

5.會議紀(jì)律制度

5.1會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則

5.2會議主持人須遵守以下規(guī)定：

5.2.1主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會

前準(zhǔn)備。

5.2.2主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題

及目標(biāo)、議程推進中應(yīng)注意的問題等，進行必要的說明。

5.2.3會議進行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適

時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。

5.3參會人員須遵守以下規(guī)定：

5.3.1應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在《會議簽到表》上簽到；

5.3.2會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；

5.3.3遵循會議主持人對議程控制的要求；

5.3.4屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言；

5.3.5遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機調(diào)到振動或?qū)⑹謾C呼叫轉(zhuǎn)移至部門

另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；

5.3.6做好本人的會議紀(jì)錄。

6．會議記錄制度

6.1 公司各類會議均應(yīng)設(shè)專用記錄本進行會議記錄并確定專人負(fù)責(zé)記錄。會

議記錄應(yīng)遵守以下規(guī)定

6.1.1以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要；

6.1.2會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性；

6.1.3對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣；

6.1.4會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日呈報會議主持人審核簽名，6.1.5負(fù)責(zé)會議考勤記錄，并報會議主持人核準(zhǔn)；

6.1.6行政部負(fù)責(zé)做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。

6.2會議紀(jì)要和會議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：

6.2.1公司級會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由行政部

存檔備查；

6.2.2各部門的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，同時將一份副本送行政部統(tǒng)一歸檔備查；

6.2.3會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)

格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

7.議會管理權(quán)責(zé)和處罰

7.1行政部負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。

7.2會議主辦部門負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。7.3遲到、早退、缺席7.3.1 遲到：參會人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到； 7.3.2早退：凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計為早退;7.3.3缺席：凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，計為缺席。8.處罰8.1無正當(dāng)理由遲到、早退每次處10元的罰款；8.2無正當(dāng)理由缺席每次處以20元的罰款；

8.2凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承

擔(dān)。

第二篇：會議管理制度

會議管理制度

一、目的及適用范圍

1.為全面掌握公司各方面情況，及時解決實際工作困難與難題，公司各級應(yīng)定時召開不同層次的工作會議。

2.會議是公司處理重要事務(wù)、實現(xiàn)科學(xué)決策的重要途徑，也是信息溝通、協(xié)調(diào)關(guān)系的重要手段。

3.為加強各中心、部門之間及時的交流和溝通，加強對各項工作的及時檢查和信息反饋，提高會議的效率與效果，從而達到工作經(jīng)驗共享，相互學(xué)習(xí)，相互提高，特制定本管理制度。

4.適用范圍：本管理制度適用于公司各部門及分（子）公司。

二、職責(zé)定義 1.行政人資部: ①制訂和修訂公司會議管理制度； ②負(fù)責(zé)各類會議的組織及會務(wù)工作；

③根據(jù)需要，配合各中心、部門例會及專題會議的會務(wù)工作； ④負(fù)責(zé)公司會議場所和設(shè)備的日常維護和管理； ⑤負(fù)責(zé)會議資料的歸檔管理。

2.各部門及分（子）公司（以下統(tǒng)稱“單位”）： ①負(fù)責(zé)按本制度定期或不定期組織召開本單位會議； ②負(fù)責(zé)本單位會議記錄整理及歸檔工作。

三、會議類型

（一）公司年會

1.目的：為與公司全體員工共同總結(jié)、回顧公司上一的工作、明確新一的工作任務(wù)和措施。通過對已取得業(yè)績的總結(jié)，增強員工的集團榮譽感，通過對未來內(nèi)關(guān)鍵事項或事關(guān)全局的焦點、熱點問題充分討論，集中全體員工的智慧，并最后形成公開、民主的決策。

2.會議成員構(gòu)成：公司全體員工。

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3.會議召開：會議每年召集一次，安排在春節(jié)前或后兩周左右召開，如果遇其他情況不能如期召開，則由總經(jīng)理另行決定會議召開時間。

4.會議召集和主持：公司年會由總經(jīng)理召集主持；如公司年會后有年會活動，則由行政人資部負(fù)責(zé)組織。

5.會議事項: ①總結(jié)、回顧公司上一工作； ②表彰上一先進集體和個人； ③計劃公司新一的工作任務(wù)和措施。

6.會務(wù)工作：公司年會會務(wù)工作由行政人資部負(fù)責(zé)，由行政人資部根據(jù)工作需要協(xié)調(diào)總公司及各部門配合；會務(wù)具體工作包括組織總結(jié)會議的通知、籌備、組織、攝像攝影資料收集等等。

（二）公司經(jīng)營總結(jié)會

1.目的：為與公司全體管理人員共同總結(jié)、回顧公司上一的工作、明確新一的工作目標(biāo)和任務(wù)。

2.會議成員構(gòu)成：由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、各部門負(fù)責(zé)人、各分（子）公司負(fù)責(zé)人、各事業(yè)部負(fù)責(zé)人構(gòu)成，在總經(jīng)理認(rèn)為有必要的情況下，可以指定部門副經(jīng)理以下級別人員或子公司有關(guān)人員參加，聽取他們的意見。

3.會議召開：會議每年在年會前召集一次，與春節(jié)前的最后一次經(jīng)營管理辦公會安排在同一時間。

4.會議召集和主持：由總經(jīng)理召集主持。5.會議事項: ①總結(jié)、回顧公司上一工作；

②明確各部門、分（子）公司新一的工作目標(biāo)和任務(wù)。

6、會務(wù)工作：由行政人資部負(fù)責(zé)會議的通知、籌備、組織、攝像攝影資料收集等等。

（二）經(jīng)營管理辦公會

1.目的：經(jīng)營管理辦公會是公司日常經(jīng)營管理事項的決策機構(gòu)，審議、決議公司內(nèi)外經(jīng)營事項，落實公司遠期及近期工作規(guī)劃。

2.會議成員構(gòu)成：經(jīng)營管理辦公會由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理

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助理、各部門負(fù)責(zé)人、各分（子）公司負(fù)責(zé)人、各事業(yè)部負(fù)責(zé)人構(gòu)成，在總經(jīng)理認(rèn)為有必要的情況下，可以指定部門副經(jīng)理以下級別人員或子公司有關(guān)人員參加，聽取他們的意見。

3.會議召開：會議一般每月的月30日或次月5日前召集一次，安排在公司會議室召開，如果適逢節(jié)假日，或遇其他情況不能如期召開，則由總經(jīng)理另行決定會議召開時間。

4.會議主持：會議由總經(jīng)理或總經(jīng)理指定一名副總經(jīng)理召集并主持召開，如總經(jīng)理遇特殊事務(wù)不能參加，由總經(jīng)理指定副總經(jīng)理主持。

5.審議事項：包括經(jīng)營方針與計劃事項；公司組織機構(gòu)與制度事項；公司財務(wù)事項；項目經(jīng)營事項；辦公事務(wù)事項；月度述職。

6.決議方法：經(jīng)營管理辦公會審議的所有事項，應(yīng)在充分聽取與會人員意見的基礎(chǔ)上由總經(jīng)理最終決策并形成決議。

7.決議執(zhí)行與實施報告：

①經(jīng)營管理辦公會一經(jīng)形成決議，由相關(guān)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)，及時貫徹決議內(nèi)容，并負(fù)責(zé)本部門的執(zhí)行工作；決議內(nèi)容如需變更，其決定權(quán)在總經(jīng)理；

②部門經(jīng)理有義務(wù)和責(zé)任在適宜時候，把決議實施過程、情況與結(jié)果，向總經(jīng)理報告；公司行政人資部負(fù)責(zé)會議決議實施的監(jiān)督及落實。

8.會務(wù)工作：經(jīng)營管理辦公會會務(wù)由總經(jīng)理辦公室或行政人資部經(jīng)理或指定助理負(fù)責(zé)。會務(wù)工作包括：會議通知、會議資料準(zhǔn)備，包括要求與會各中心、部門在會前提交《工作匯報表》（附表1：《工作匯報表》），以便會議討論及決議；會議記錄與紀(jì)要整理。

（三）項目例會

1.目的：會議的目的在于促進各中心、部門與項目間的信息溝通，謀求相互間的配合協(xié)調(diào)，緊密各部門的工作聯(lián)系。

2.會議成員構(gòu)成：項目例會參加人員為各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)人員。

3.會議召開：根據(jù)項目要求及進度定期安排會議。

4.會議主持：會議由項目主管領(lǐng)導(dǎo)主持，如主管領(lǐng)導(dǎo)由于特殊原因不能親自主持會議，可指定其他人員主持。

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5.審議事項：報告上一階段的工作落實結(jié)果，共同探討下一階段的工作內(nèi)容與重點，確定工作目標(biāo)。借此，公司各中心、部門與項目部可彼此了解現(xiàn)況，并商討在工作進展過程中所遭遇的各類問題，與會人員可提供有關(guān)的策劃意見或向相關(guān)部門提出管理建議，促進各部門與項目部更加緊密合作。

6.決議方法：項目例會審議的所有事項，應(yīng)在充分聽取與會人員意見的基礎(chǔ)上由項目主管領(lǐng)導(dǎo)最終決策并形成決議。

7.決議執(zhí)行與實施報告：

①項目例會一經(jīng)形成決議，由相關(guān)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)，及時貫徹決議內(nèi)容，并負(fù)責(zé)本部門的執(zhí)行工作。決議內(nèi)容如需變更，其決定權(quán)在項目主管領(lǐng)導(dǎo)；

②部門經(jīng)理有義務(wù)和責(zé)任在適宜時候，把決議實施過程、情況與結(jié)果，向項目主管領(lǐng)導(dǎo)報告。

8.會務(wù)工作：項目例會會務(wù)工作由項目部門負(fù)責(zé)，會后應(yīng)形成會議紀(jì)要。

（四）專題會議

1.目的：為了動員各方力量來配合解決工作過程中出現(xiàn)的一些較重大事項，達到與各中心、部門及分（子）公司更好地協(xié)調(diào)工作、征求其他部門處理意見。

2.會議成員構(gòu)成：參會人員由主要責(zé)任部門指定。如主要責(zé)任部門認(rèn)為需要總經(jīng)理出席會議，或總經(jīng)理認(rèn)為有必要出席會議，則經(jīng)總經(jīng)理本人同意可安排總經(jīng)理出席。

3.會議召開：

①專題會議不受時間、次數(shù)的約束，只要對公司有利的重大議題均可召集有關(guān)人員開會商討；

②專題會議為不定期性的臨時性會議，當(dāng)一個專題需要多次的研討才能定案時，可以相互約定次數(shù)與日期，但仍應(yīng)以一題一會為原則。

4.會議主持：會議由該專題的主要責(zé)任部門召集并主持。5.審議事項：工作過程中出現(xiàn)的某一個專門問題。

6.決議方法：專題會議審議的所有事項，應(yīng)在充分聽取與會人員意見的基礎(chǔ)上由召集會議的主要責(zé)任部門負(fù)責(zé)人或該部門主管領(lǐng)導(dǎo)

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最終決策并形成決議。

7.決議執(zhí)行與實施報告：

①專題會議一經(jīng)形成決議，由主要責(zé)任部門指定相關(guān)人員負(fù)責(zé)，及時貫徹決議內(nèi)容，并負(fù)責(zé)本專業(yè)/中心、部門/分（子）公司的執(zhí)行工作。決議內(nèi)容如需變更，其決定權(quán)在召集會議的主要責(zé)任部門負(fù)責(zé)人或該部門主管領(lǐng)導(dǎo)；

②各指定相關(guān)人員有義務(wù)和責(zé)任在適宜時候，把決議實施過程、情況與結(jié)果，向召集會議的主要責(zé)任部門負(fù)責(zé)人或該部門主管領(lǐng)導(dǎo)報告。

8.會務(wù)工作：

①專題會議的會務(wù)工作原則上由主要責(zé)任部門負(fù)責(zé)，如需公司職能部門配合，應(yīng)提前三天通知該職能部門；

②每個專題會議均應(yīng)形成會議紀(jì)要，由主要責(zé)任部門整理、裝訂后交行政人資部歸檔管理。

（五）晨/夕會

1.目的：為了加強職業(yè)技能教育、增強公司凝聚力、向心力，晨會對一天的工作進行合理安排分工；夕會對一天的工作進行總結(jié)與回顧。

2.會議成員構(gòu)成：本部門或本門店的全體員工。

3.會議召開：門店管理每天必須召開晨/夕會；各部門可根據(jù)部門工作實際情況安排，是否召開晨/夕會。晨會召開時間在每天上班前召開，時間控制在10分鐘左右；夕會在下班后的10分鐘內(nèi)召開，會議時間控制在15分鐘左右。

4.會議主持：由部門/門店負(fù)責(zé)人主持召開，如部門/門店負(fù)責(zé)人有事不能主持會議，則由部門/門店負(fù)責(zé)人指定部門/門店主管主持。

5.審議事項：晨/夕會應(yīng)有相應(yīng)的會前準(zhǔn)備（附表2：《晨/夕會工作記錄表》）；晨會主要宣傳公司理念、最新政策等，鼓舞士氣；夕會主要針對工作中出現(xiàn)的問題進行總結(jié)。

6.決議方法：會議審議的所有事項，應(yīng)在充分聽取與會人員意見的基礎(chǔ)上由召集會議的主要責(zé)任部門負(fù)責(zé)人或該部門主管領(lǐng)導(dǎo)最終決策并形成決議。

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7.決議執(zhí)行與實施報告：

①晨/夕會一經(jīng)形成決議，由相關(guān)主管負(fù)責(zé)，及時貫徹決議內(nèi)容，并負(fù)責(zé)本組的執(zhí)行工作。決議內(nèi)容如需變更，其決定權(quán)在部門/門店負(fù)責(zé)人；

②主管有義務(wù)和責(zé)任在適宜時候，把決議實施過程、情況與結(jié)果，向部門/門店負(fù)責(zé)人報告。

8.會務(wù)工作：晨/夕會會務(wù)工作由各部門/門店負(fù)責(zé)，對會議上形成的決議事項應(yīng)形成會議紀(jì)要。

（六）部門工作會

1.目的：為了加強部門工作指導(dǎo)、管理與交流，達成部門成員間工作協(xié)調(diào)、促進部門合作，收集并指導(dǎo)部門員工在工作中遇到的問題。

2.會議成員構(gòu)成：本部門全體員工。

3.會議召開：由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織定期召開，一般為每周五召開。

4.會議主持：由部門負(fù)責(zé)人主持召開，如部門負(fù)責(zé)人有事不能主持會議，則由部門負(fù)責(zé)人指定部門主管主持。

5.審議事項：包括部門工作計劃事項；部門與其他職能部門協(xié)調(diào)事項；部門經(jīng)營事項；辦公事務(wù)事項；工作進度；公司安排重要工作事項；部門應(yīng)知應(yīng)會學(xué)習(xí)/上傳上達事項。

6.決議方法：會議審議的所有事項，應(yīng)在充分聽取與會人員意見的基礎(chǔ)上由召集會議的主要責(zé)任部門負(fù)責(zé)人或該部門主管領(lǐng)導(dǎo)最終決策并形成決議。

7.決議執(zhí)行與實施報告：

①部門工作會一經(jīng)形成決議，由相關(guān)主管負(fù)責(zé)，及時貫徹決議內(nèi)容，并負(fù)責(zé)本組的執(zhí)行工作。決議內(nèi)容如需變更，其決定權(quán)在部門負(fù)責(zé)人；

②主管有義務(wù)和責(zé)任在適宜時候，把決議實施過程、情況與結(jié)果，向部門負(fù)責(zé)人報告。

8.會務(wù)工作：部門工作會會務(wù)工作由各部門負(fù)責(zé)，對會議上形成的決議事項應(yīng)形成會議紀(jì)要。

四、會議管理

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(一)會議的基本要求

1.目的明確：每次會議都應(yīng)有明確的目的、議題、出席人、主持人、場所、時間、準(zhǔn)備事項。

2.節(jié)時高效：用最少的時間解決最多的問題，不開馬拉松會、議而不決的會。

3.寧少勿多：嚴(yán)格限制會議次數(shù)和出席會議人數(shù)，可以個別聯(lián)系、小范圍協(xié)商解決的問題，就不要通過會議來解決。

4.集中精力，勤于動腦，積極發(fā)言，并做到簡明扼要。5.克己奉公，出以公心，堅持實事求是原則，大膽發(fā)表不同意見。6.虛心聽取不同的意見，不固執(zhí)己見。爭議問題注意方式、方法和語氣。

7.遵守少數(shù)服從多數(shù)的組織原則。

（二）會前準(zhǔn)備

1.會議必要性的審核：會議召開前應(yīng)先就需解決的問題、會議時機的選擇、會議內(nèi)容的安排、會議費用的支出等多方面進行分析考慮，盡可能減少會議負(fù)擔(dān)。某些情況下可利用傳閱文件的方式或通過現(xiàn)代通訊手段來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的面對面的會議。對于經(jīng)常性的會議，應(yīng)以例會形勢固定下來，以方便參會人員預(yù)先合理安排時間，避免因出席會議而影響重要工作。

2.參會人員的確定：應(yīng)按解決問題的需要來確定參會者，凡對會議要實現(xiàn)的目標(biāo)負(fù)有主要責(zé)任或與會議行動直接相關(guān)者、具備專門知識經(jīng)驗有助于議題深化者、對討論的問題有決策能力者，應(yīng)考慮確定為參會人員。

3.開會時間的選擇：開會時間的安排考慮與會者中關(guān)鍵人物的最佳時間并結(jié)合大多數(shù)參會者的方便時間段，避免會議打亂公司工作的正常運行秩序，會議本身的時間根據(jù)會議的性質(zhì)最好控制在3小時之內(nèi)；

4.開會地點選擇與會場布置：選擇會議地點及會場布置要與會議的性質(zhì)、內(nèi)容相符合；會場環(huán)境應(yīng)安靜無干擾，會場空間安排要避免過分冷清或擁擠；會前應(yīng)備齊會議中將用到的各種設(shè)備；公司辦公區(qū)會議室的使用由行政人資部統(tǒng)籌管理。

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5.會議議程擬定：議程一般由會議主持人擬訂，讓參會者知悉各項議題的討論順序和時間分配。

6.會議通知的擬發(fā)：根據(jù)會前準(zhǔn)備擬發(fā)會議通知，內(nèi)容包括會議的名稱、時間、地點、參會人員、議題等（附表3：《會議通知模版》）；會議通知應(yīng)盡早發(fā)給參會者以方便安排時間。會議如有書面議程，應(yīng)隨會議通知一并發(fā)給參會者。

7.其他準(zhǔn)備事項：由主持人指定會議記錄人，該記錄人員應(yīng)有一定的秘書工作知識和經(jīng)驗，熟悉會議情況，明確會議基本精神，并自始至終一直參加會議；如果會議內(nèi)容涉及公司機密，應(yīng)預(yù)先考慮保密程序或措施。

8.會前準(zhǔn)備基本工作及流程： ①擬定會議計劃和工作方法；

②選定會議議題，擬定會議議程、日程和程序；

③確定出席、列席會議人員名單、分組名單和召集人，確定會議記錄人，明確機密事項；

④準(zhǔn)備會議文件、資料和用具（必要時與會者每人一套）； ⑤確定會議時間、地點；

⑥報請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)以上各項問題后，發(fā)布會議通知；

⑦會務(wù)分工工作：公司對內(nèi)、外的會議由行政人資部負(fù)責(zé)；各部門/分（子）公司的對內(nèi)、對外會議，由各部門/分（子）主辦。

(三)會中管理 1.會議簽到：

①參會者因故不能到會應(yīng)事先請假；

②參會者要養(yǎng)成按時到會的習(xí)慣，不得遲到，不得無故缺席；公 司組織的會議訓(xùn)，通知參與的人員應(yīng)按時到場，如未按時到場，部門經(jīng)理及以上管理人員按每分鐘5元樂捐，最高上限200元，員工按每分鐘2元樂捐，最高上限80元。

③到會后首先辦理簽到手續(xù)（附表4：《會議簽到表》）。2.會場服務(wù)：會議工作人員應(yīng)做好座位引導(dǎo)、材料分發(fā)、會場內(nèi)外聯(lián)系、會議總務(wù)等具體工作，并及時妥善處理好各種臨時交辦事項。

3.會議主持：準(zhǔn)時宣布開會，按議程嚴(yán)格控制會議進度，應(yīng)注意

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引導(dǎo)參會者始終圍繞議題討論，并及時做出結(jié)論。

4.會中紀(jì)律：

①會議發(fā)言要緊扣議題，言簡意賅； ②會上集中精力，認(rèn)真聆聽，不得竊竊私語； ③與會人員不得擅自中途離會；

④個人手機應(yīng)妥善處理，會議開始前置于振動/無聲狀態(tài)或關(guān)閉，避免影響會議秩序；與會人員手機響鈴，樂捐20元/次。

5.會議記錄：

①會議記錄應(yīng)從會議組織（名稱、時間、地點、主持人等）和會議內(nèi)容（議題、發(fā)言、決議等）兩方面真實、準(zhǔn)確、完整地記載；

②一般日常性工作會議采用摘要記錄方式，要求抓住重點，摘錄要義，取舍得當(dāng)；

③特別重要的會議應(yīng)采用詳細(xì)記錄方式，要求有言必錄，可考慮借助錄音設(shè)備。

6.會議的一般程序。會議的層次要分明，一般分五個階段 ： ①開會：主持人講話，說明會議目的、背景、議題、討論的方法和主要事項；

②提出問題：運用陳述事實、提問、闡述觀點、展示資料等方法切入會議主題，盡可能的把情況介紹詳細(xì)，以便與會者盡快進入角色； ③組織討論：最好一個一個問題進行，充分發(fā)揚民主，讓每個與會者都能發(fā)表意見；

④歸納總結(jié)：根據(jù)多數(shù)人的意見，歸納出正確結(jié)論；

⑤講評會議：對各類意見、建議、提案等作出評價，布置落實會議精神、決議，指定貫徹落實的負(fù)責(zé)人。7.主持人應(yīng)注意事項：

①把握開會時間，防止會議超時、松散；

②把握會議議題，引導(dǎo)與會者圍繞討論題開展討論，及時糾正和制止跑題和爭執(zhí)，隨時調(diào)整方式方法；

③議題一時難以形成一致意見的，可說明理由，中止討論，轉(zhuǎn)題； ④營造氣氛，讓與會者自由的表述意見，給每個人發(fā)言機會，一般不要硬性指定發(fā)言，討論中不宜感情用事，阻礙發(fā)言；

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⑤對每一個議案，都應(yīng)根據(jù)少數(shù)服從多數(shù)原則，付諸表決，及時宣布結(jié)果；特殊情況下，可由責(zé)任人裁定結(jié)果。

（四）會后工作

1.整理會議記錄：會議記錄作為第一手材料，是會議內(nèi)容的客觀反映，會后應(yīng)及時整理原始記錄使之完善；

2.撰寫會議紀(jì)要或簡報：根據(jù)會議的性質(zhì)內(nèi)容來決定是采用會議紀(jì)要的形式還是會議簡報的形式。在整理會議記錄的基礎(chǔ)上，再進行分析、綜合、提煉，選擇能夠反映會議宗旨和精神的內(nèi)容撰寫會議紀(jì)要或簡報。

①會議紀(jì)要的寫作要求紀(jì)實、扼要，除簡述會議的基本情況外，還需闡述會議討論的問題、基本結(jié)論、會議所做出的正式?jīng)Q定并指定執(zhí)行人和完成時間（附表5：《會議紀(jì)要》）；

②重要或大型會議，可以簡報的形式把會議情況和內(nèi)容向內(nèi)部或下屬單位傳達通報，以起到指導(dǎo)和交流的作用，也可在公司刊物或公司網(wǎng)站中刊發(fā)；

3.簽發(fā)會議紀(jì)要。會議紀(jì)要寫好后交會議主持人審核簽發(fā)，然后根據(jù)內(nèi)容的相關(guān)性和保密性等具體情況，再將會議紀(jì)要內(nèi)容以全文或摘錄方式印發(fā)給與會人員和有關(guān)部門；原則上在會議結(jié)束三個工作日內(nèi)，主持人有義務(wù)負(fù)責(zé)安排好會議紀(jì)要的整理、撰寫、簽發(fā)工作；

4.會議內(nèi)容保密：與會者應(yīng)嚴(yán)格保守會議機密，對會議決定，在正式公布前不得以任何方式向任何人泄露；對屬于保密性的文件資料應(yīng)妥善保管，方式散失和泄密；

5.檢查催辦決議事項：會議形成的決議應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，會議主持人應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)催辦工作，定期記載催辦事項的進展情況，定期或不定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報催辦事項的進展情況；

6.會議檔案管理：每次會議后由行政人資部門負(fù)責(zé)，盡快把各類會議內(nèi)容整理成文或收集，立卷歸檔，作為歷史資料，加以長期保存。一般在三個工作日內(nèi)完成。

五、附則

1.本制度公司全體員工必須了解、認(rèn)識并能夠在實際工作中遵守和執(zhí)行；

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2.本制度自 年 月 日起正式實行； 3.本制度解釋、監(jiān)督、執(zhí)行權(quán)歸行政人資部。附表1：《工作匯報表》 附表2：《晨/夕會工作記錄表》

附表3：《會議通知模版》 附表4：《會議簽到表》 附表5：《會議紀(jì)要》/ 16

附表1：《工作匯報表》

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附表2：《晨/夕會工作記錄表》

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附表3：《會議通知模版》

通知

桂林XX投資管理有限公司 [2016]司0930-14號

關(guān)于召開 會的通知

司屬各部門、分（子）公司、各部負(fù)責(zé)人：

為更好的分析總結(jié)公司 月份的經(jīng)營工作，及時查找問題，研究解決措施，明確 月份經(jīng)營重點工作，結(jié)合公司實際情況，現(xiàn)就召開 月月度經(jīng)營例會的相關(guān)安排通知如下：

1、會議時間：2016年 月 日（星期）8:40-9：40.2、會議地點：XX公司會議室。

3、會議主題： 月份工作總結(jié)及 月重點工作計劃

4、會議主持人：

5、會議參與人：

6、會議準(zhǔn)備：

A、各分（子）公司、部門負(fù)責(zé)人在2016年 月 日15:00前將 月工作總結(jié)和

月重點工作計劃以電子文檔形式發(fā)送至公司QQ號3389694289@qq.com。

B、行政部于2016年 月 日 :00前將會議例會提綱發(fā)送至參會人員郵箱，以便提前做好會議準(zhǔn)備。

7、會議紀(jì)律：

A、所有參加會議人員需準(zhǔn)時到場簽到，并做好相關(guān)會議記錄。B、會議期間通訊工具保持靜音或震動。

8、附件：工作總結(jié)與計劃（月）模板表.xls

特此通知

公司印章 主題詞： 呈報 ：總經(jīng)理辦公室 抄報： 年 月 日 共印4份

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附表4：《會議簽到表》

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附表5：《會議紀(jì)要》

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第三篇：會議管理制度

重慶永榮趕家橋煤業(yè)有限公司

會議管理制度

為規(guī)范公司各項會議流程，統(tǒng)一會議管理模式，減少會議數(shù)量、縮短會議時間，提高會議質(zhì)量，切實做到會前準(zhǔn)備充分、會中控制有力、會后跟蹤到位，使會議精簡高效，更好地為企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)，特制定本制度。

一、會議原則

1.精簡高效原則：即公司無論召開什么會議，都要堅持少而精的原則。可開可不開的會議堅決不開，必須召開的會議，要精而簡，講究效率，盡量縮短會議時間，減少拖拉現(xiàn)象。

2.周密準(zhǔn)備原則：即無論會議大小，都應(yīng)充分準(zhǔn)備，會前圍繞會議的議題和目的進行研究調(diào)查，掌握情況，準(zhǔn)備好相關(guān)文件和材料。

3.厲行節(jié)約原則：即公司會議特別是大中型會議要厲行節(jié)約，不講排場、不追求形式。

4.有效性原則：每一次所召開的公司經(jīng)營管理會議都應(yīng)該達到的預(yù)定的效果，絕對不能“會而不議，議而不果”。在召集會議前，應(yīng)通知與會者有關(guān)會議的議題、是否要求其發(fā)言等。每次會議只通知與會議議題有關(guān)的人員出席。

5.求同存異原則。會議上應(yīng)該允許不同意見的出現(xiàn)，要讓持有不同意見的人暢所欲言。關(guān)于一般的問題，可以采納

22.通知發(fā)布要求。大型會議（工作會議、職代會等）通知，至少提前10個工作日通知，以便資料準(zhǔn)備和會議籌備；研討、決策性會議至少提前5個工作日通知，以便參會人員進行充分調(diào)研、溝通和準(zhǔn)備；臨時會議應(yīng)提前3天進行通知；日常例會除有特殊情況變更由牽頭部門通知外，不另行通知。通知必須將會議的主題、地點、時間和對參會者的要求等要素通知到所有參會者。

3.會議籌備。一是黨政辦公室負(fù)責(zé)公司級會議會場布置、會務(wù)人員安排和會務(wù)資料準(zhǔn)備等工作，會務(wù)涉及部門要積極配合完成相關(guān)工作；二是其它會議，由會議牽頭部門或發(fā)起部門負(fù)責(zé)會議的總體籌備，黨政辦公室協(xié)助參與籌備。三是參會人員要根據(jù)會議議題和研討內(nèi)容抓好調(diào)研和發(fā)言材料的準(zhǔn)備工作，要形成匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案等。

三、會議過程控制

（一）主持人控制

1.明確議題的目標(biāo)。主持人應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標(biāo)、議程推進中應(yīng)注意的問題等，進行必要的說明。

2.澄清對議題的誤解或錯誤。如果與會者對議題有誤解，或使用了錯誤的概念，主持人應(yīng)及時予以澄清。

3.控制討論進程。當(dāng)與會者發(fā)言與會議主題不相符時，主持人應(yīng)及時將其發(fā)言拉倒會議主題上來；對那些喋喋不休者，主持人應(yīng)及時中斷其發(fā)言，將發(fā)言的機會交給其他人；對那些不善言辭、性格內(nèi)向的人，主持人應(yīng)鼓勵和引導(dǎo)其積極發(fā)言；對那些對會議有敵意的人，主持人應(yīng)引導(dǎo)其客觀理性地表達看法。

4.有效處理意見分歧。當(dāng)會議出現(xiàn)不一致意見而引發(fā)爭論時，主持人應(yīng)對各方觀點進行歸納總結(jié)，以幫助與會人員理清思路、把握要點。

5.控制會議時間，按時開始，準(zhǔn)時結(jié)束，在必須延長會議時間時，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長的時間。

6.總結(jié)議題成果，確認(rèn)行動。每一議題討論結(jié)束后，主持人應(yīng)就已經(jīng)達成一致的內(nèi)容進行清晰、簡短的概括，屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見。對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。如果該決議需要采取行動，主持人還應(yīng)要求責(zé)任部門或責(zé)任人確認(rèn)在該行動中應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任。

（二）參會人員行為控制

1.應(yīng)準(zhǔn)時到會，不得無故遲到或缺席，如違反按照《嚴(yán)肅勞動紀(jì)律轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)的通知》的相關(guān)辦法進行考核。.準(zhǔn)確、充分地表達自己的立場，會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題，并在規(guī)定時間內(nèi)完成表述。.會議討論過程中，與會者應(yīng)注意文明用語。4.遵循會議主持人對議程控制的要求。

第四篇：會議管理制度

創(chuàng)想世紀(jì)（西寧）通訊技術(shù)有限公司

公司會議管理制度

1、會議種類：部門經(jīng)理會議、員工大會、年會、臨時性會議、各部門晨夕會

（1）部門經(jīng)理會議： 會議時間：每周六17:30召開

與會人員：總經(jīng)理、業(yè)務(wù)總監(jiān)、各部門經(jīng)理

會議內(nèi)容：解決各部門階段性業(yè)務(wù)、日常管理問題及需總體配合協(xié)助解決事宜。

（2）員工大會 會議時間：每月1日 與會人員：全體員工

會議內(nèi)容：上月總結(jié)、下月計劃、員工激勵（3）年會

會議時間：每年12月31日 與會人員：全體員工

會議內(nèi)容：員工聯(lián)誼、員工表彰

（4）臨時會議：根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)批示召開，會議時間、與會人員、會議內(nèi)容另行通知。

（5）各部門晨夕會 會議時間：部門自定 與會人員：部門全體員工

會議內(nèi)容：個人晨會匯報當(dāng)日工作計劃，夕會匯報當(dāng)日完成情況及需解決的事項。

第1頁 創(chuàng)想世紀(jì)（西寧）通訊技術(shù)有限公司

注：凡大型會議開始前三天各部門需負(fù)責(zé)的會議前準(zhǔn)備統(tǒng)計表，交由部門經(jīng)理，由部門經(jīng)理統(tǒng)一上交總經(jīng)理。如相關(guān)部門未按時遞交統(tǒng)計表、做好會前準(zhǔn)備工作而影響會議進度，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處以200元以上罰款（視情況而定）

（1）會議流程：會議組織，會議通知、會議簽到、會中記錄、會后監(jiān)督跟蹤。

2、會議通知：

（1）固定例會不進行提前通知，如遇特殊情況由文員另行通知，按通知時間召開會議。

（2）在例會中（除簽單人員）與會人員不得缺席、遲到、早退，若出現(xiàn)以上情況者處以50元罰款，并在例會向全體與會人員致歉。

（3）發(fā)送會議通知注意事項：

需明確會議地點、時間、與會人員、會議內(nèi)容，如未按照以上規(guī)定發(fā)放通知，造成會議不能正常召開，發(fā)送通知人員以及其部門部長處以50元以上罰款。（視情況而定）

3、會議紀(jì)律：與會人員須自覺遵守會場紀(jì)律、集中精神

（1）儀容儀表：以辦公室儀容儀表為標(biāo)準(zhǔn)

（2）會場秩序：會議中，禁止交頭接耳、聊天談話、玩手機、打電話、隨意走動、中途離場、坐姿不標(biāo)準(zhǔn)。會議開始后，須把手機調(diào)為振動、靜音或關(guān)機。若有業(yè)務(wù)電話，須到會議室外接聽，不得干擾會議正常進行。

（3）會議準(zhǔn)備中，各部門團結(jié)協(xié)作，需各部門執(zhí)行的事項，不得有推諉、爭吵、拖延執(zhí)行等現(xiàn)象，如出現(xiàn)此類現(xiàn)象，視情況處以200元以上罰款。

（4）認(rèn)真聽取發(fā)言人講話并記錄，不得隨意打斷他人的發(fā)言。（5）公司內(nèi)部會議，按秩序就座。

（6）如對會議內(nèi)容有異議不得在會場隨意辯解，可在會后與相關(guān)人員討論，保持會場肅靜。

4、5、會中記錄：文員需詳細(xì)記錄會議內(nèi)容，并整理歸檔，及時下發(fā)轉(zhuǎn)達，不得拖延。

會后跟蹤：會議中領(lǐng)導(dǎo)指示內(nèi)容；需相關(guān)部門協(xié)調(diào)跟辦事項，由行政部監(jiān)督執(zhí)行跟蹤完成效果。

第2頁 創(chuàng)想世紀(jì)（西寧）通訊技術(shù)有限公司

7、嚴(yán)格會議簽到制度。會議實行簽到入場，未簽到的視為缺席；必要時，實行會議結(jié)束簽退制度。按會議通知要求，在會議開始前x分鐘進場

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第五篇：會議管理制度(初稿)

會議管理制度

編

制： 審

核： 審

批： 生效日期： 發(fā) 放 號： 受控狀態(tài)：

總則

1.1 為了進一步規(guī)范公司會議管理，充分發(fā)揮會議的溝通、協(xié)商與決策作用，提高公司決策能力和辦事效率，研究落實重大事項的對策和尋求解決有關(guān)問題的方法，預(yù)防和糾正工作中存在的問題，并保證公司各項管理工作規(guī)范、高效、有序，特制定本制度。

1.2 會議是企業(yè)組織安排工作、協(xié)調(diào)關(guān)系的必要手段和方式，但會議過多過濫、缺乏管理，不僅不必要地牽涉了各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的精力，而且將直接影響公司的辦事效率和工作風(fēng)氣。結(jié)合公司實際情況，本制度的制定原則是采用誰主管誰召集、誰召集誰對會議形成的決議、決策以及執(zhí)行效果負(fù)責(zé)。

1.3 會議按類別、內(nèi)容不同由各相關(guān)單位組織，并做好會議管理。適用范圍

本制度適用于公司及所屬各部門。會議類別及組織

3.1 公司級會議：包括公司股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會、公司干部管理工作會、全體職工大會。股東會和董事會由行政部負(fù)責(zé)組織安排，其他公司級會議由行政部負(fù)責(zé)組織安排。

3.1.1股東會、董事會根據(jù)公司章程每年召開一次，特殊情況亦可臨時召開，由董事長主持，董事會秘書作記錄，并整理會議紀(jì)要，經(jīng)董事長審批下發(fā)。

3.1.2總經(jīng)理辦公會每季舉行一次，特殊情況亦可臨時召開，會議由公司總經(jīng)理召集主持，公司副總經(jīng)理參加。根據(jù)會議內(nèi)容的需要，可吸收公司相關(guān)人員參加，由行政部部長或秘書作記錄，并整理會議紀(jì)要，經(jīng)總經(jīng)理審批后下發(fā)。

3.1.3公司干部管理工作會由公司總經(jīng)理召集主持，原則上每年召開三次，特殊情況亦可臨時召集。

1、年初由總經(jīng)理布置全年工作，公司領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門負(fù)責(zé)人（含副總工程師）參加。

2、國慶休假前最末一天為公司管理工作會議，領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門負(fù)責(zé)人（含副總工程師）參加。

3、年末（春節(jié)前）舉行新春團拜會，公司中層以上干部及家屬參加。3.1.4公司全體職工大會每年春節(jié)前舉行,亦可根據(jù)公司的特殊情況，臨時召開職工大會。

3.2 部門級會議：分為部門日常管理工作會和部門聯(lián)誼會。

3.2.1部門日常管理工作會項目部一周召開一次，銷售部二周召開一次，技術(shù)部一周召開一次，生產(chǎn)部一周召開一次，質(zhì)量部一周召開一次。由部門負(fù)責(zé)人主持，部門全體員工參加，根據(jù)會議的需要通知分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員參加。

會議至少涵蓋如下內(nèi)容：傳達貫徹公司會議、文件及領(lǐng)導(dǎo)指示精神；了解本部門及下屬本期工作完成情況，總結(jié)存在的問題，提出相應(yīng)的處理意見；制訂下期工作計劃，糾正不正確的工作方法和工作行為；利用科學(xué)方法研究分析部門各項工作過程中存在的問題，確定改進辦法，制訂有效的預(yù)防措施；分析部門員工提出的工作問題并討論研究相關(guān)解決辦法和改進措施；以恰當(dāng)?shù)男问介_展批評和自我批評，安排專題培訓(xùn)等。

3.2.2部門聯(lián)誼會是為了促進凝聚力，融洽員工之間的關(guān)系，營造部門內(nèi)部團結(jié)進取的氛圍。各部門每年舉行1～2次部門內(nèi)聯(lián)誼會，形式不限。各部需先將聯(lián)誼會計劃報行政部，經(jīng)同意后方可實施。

3.3 生產(chǎn)工人會議：半月舉行一次，由生產(chǎn)部長主持召開，安排生產(chǎn)任務(wù)，研究、改進和提高班組管理。安全管理員負(fù)責(zé)安全教育。

3.4 專題會議：是公司經(jīng)營、技術(shù)、業(yè)務(wù)性的綜合會議。如經(jīng)營活動分析會、質(zhì)量工作會、技術(shù)準(zhǔn)備會、合同交底分解會、項目協(xié)調(diào)會、初步設(shè)計會審會，技術(shù)交流會、生產(chǎn)調(diào)度會、安全生產(chǎn)工作會等，是研究批準(zhǔn)相關(guān)部門提出的生產(chǎn)、工藝、技改、質(zhì)量、安全、預(yù)算項目的實施方案；分析、研究近期成本管理、設(shè)備管理、質(zhì)量管理、安全管理、項目管理、經(jīng)營管理、預(yù)算管理、合同評審等方面存在的突出問題，提出解決辦法，明確并責(zé)成相關(guān)部門按照會議的要求，保質(zhì)保量地完成規(guī)定任務(wù)的會議。

專題會議由公司分管副總批準(zhǔn)，主管職能部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員參加。3.5 對外接待會議：主要指政府機關(guān)和上級領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查、現(xiàn)場辦公，以及廠際之間的技術(shù)交流和技術(shù)合作洽談的會議。對外接待會議屬公司層面的由行政部負(fù)責(zé)接待安排；屬于業(yè)務(wù)對接和專題內(nèi)容的由公司對接部門負(fù)責(zé)接待安排。4 會議的組織、管理和服務(wù)

4.1會議的組織 4.1.1會議的批準(zhǔn)

1、臨時召開內(nèi)部小范圍會議由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，公司級大型會議須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

2、本制度已列出的會議按照規(guī)定程序批準(zhǔn)。

4.1.2會議組織包括但不限于會議通知、會議時間、會議地點、會議主持人、參會人員、會場安排、會場布置、會議設(shè)施準(zhǔn)備、會議材料擬稿和發(fā)放、會議記錄、會議錄音錄像攝影、會議紀(jì)要以及會場橫幅、會議宣傳等。

4.1.3會議通知

1、會議主辦部門需落實會議地點，會議主持人、召集單位、應(yīng)分別作好有關(guān)準(zhǔn)備工作（包括擬好會議議程、發(fā)言要點）。

2、會議通知包括但不限于會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容和要求等。4.1.4會議的準(zhǔn)備

1、參加會議人員按會議要求，安排準(zhǔn)備相應(yīng)資料、準(zhǔn)時參加，因故不能參會的，會前應(yīng)提前請假。

2、會議主辦部門要做好會場的會務(wù)安排，包括會場環(huán)境的布置、設(shè)施檢查等。

3、會議主辦部門要做好參會人員的引導(dǎo)和組織。

4、重要接待會議應(yīng)制定會議及接待方案，方案內(nèi)容包括但不限于接機接站、車輛調(diào)度、餐飲、住宿、橫幅、席卡、攝影攝像、公共活動等安排。4.2 會議室的管理與服務(wù)

4.2.1公司會議室、貴賓室是重要的會議場所，由行政部統(tǒng)一管理。會議室為保證合理安排，使用提前與行政部聯(lián)系，嚴(yán)禁擅自使用。

4.2.2會議室的日常管理包括但不限于會議室的安排使用、環(huán)境保潔、設(shè)施管理、會議服務(wù)等。

4.2.3會議室要做到會前30分鐘各項工作準(zhǔn)備結(jié)束，會后通知行政部散會信息，行政部安排會議場所清潔衛(wèi)生。

4.2.4會議室使用時務(wù)必保持環(huán)境整潔和設(shè)施安全。5 會議資料管理

5.1 會議紀(jì)要的簽發(fā)

5.1.1會議主辦部門要制定專人對會議詳細(xì)情況進行詳細(xì)記錄。公司級會議由行政部整理會議紀(jì)要，報公司總經(jīng)理審核簽發(fā)。其他會議紀(jì)要由會議主辦部門或承辦部門及時整理，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。

5.1.2會議形成的會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、主持人、參加人員、會議主題或內(nèi)容，決定事項要明確事由、要求、責(zé)任單位或相關(guān)責(zé)任人、完成時間。

5.1.3會議紀(jì)要執(zhí)行情況的檢查由會議主辦部門負(fù)責(zé)，定期會議在本次會議前要先檢查上次會議紀(jì)要完成情況。不能按時完成會議紀(jì)要相關(guān)內(nèi)容的，需在規(guī)定完成的時效前向會議主辦部門提出未能完成的原因，告知以及準(zhǔn)備采取的措施、擬定完成的時間。

5.1.4會議紀(jì)要決定、事項涉及保密內(nèi)容，應(yīng)采用保密方式送達簽收人。發(fā)放范圍是根據(jù)紀(jì)要的密級等級分發(fā)，發(fā)放應(yīng)做好簽收登記。會議紀(jì)要整理和印發(fā)應(yīng)在2個工作日內(nèi)完成（特殊情況除外）。5.2會議紀(jì)要的格式

5.2.1各種會議紀(jì)要行文的印制格式原則上要求按照公司統(tǒng)一要求制作，主要包含以下基本要點：

1、文本全部使用A4型紙。

2、文頭、正文部分用四號仿宋體非套黑字（排板格式見附件1）。5.3 會議資料的存檔

5.3.1股東會和董事會的會議資料由行政部存檔，公司級會議的資料由行政部負(fù)責(zé)存檔，其他會議資料由各會議主辦部門自行存檔。

5.3.2公司重大會議資料存檔實行一會一存。存檔內(nèi)容包括會議通知、會議記錄、文字和宣傳資料、影像錄音資料、圖片及會議紀(jì)要等。會議精神的督辦

6.1 行政部每季對定期會議的質(zhì)量、會議時間、會議效果等進行督查，并將情況匯總報公司總經(jīng)理及相關(guān)分管副總，作為對各部門及干部考核的依據(jù)之一。6.2 行政部負(fù)責(zé)對公司級會議的重大決定事項進行督辦。對會議的決議和內(nèi)容，責(zé)任部門和人員必須認(rèn)真履行，按照會議要求的時間完成，相關(guān)部門和人員予以支持、配合。會議紀(jì)律和要求

7.1 各類會議的參會人員必須按通知的時間及時參加，不得遲到和早退，否則給予100元處罰。

7.2 會議期間不允許早退，中間有急事需離開會場應(yīng)向會議主持人請假。

7.3 會議期間應(yīng)將移動通訊工具關(guān)機或置于振動位置，如遇緊急事情應(yīng)到會場外接聽。

7.4 會議務(wù)求精簡高效，發(fā)言要言簡意賅。會議主持人要嚴(yán)格掌握會議主題，認(rèn)真研究和討論；決定相關(guān)事項；防止跑題和漫無邊際閑談，提高會議的效率。不提倡對某一問題無休止地爭論。

7.5 會議期間應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真，若無特殊情況，應(yīng)控制會議時間。

7.6 會議期間與會人員要注意傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，充分尊重他人。7.7 做好會議保密工作。密級會議原則上禁止撥打手機或錄音。參會人員禁止傳播密級會議內(nèi)容。