第一篇：廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換管理規(guī)定-廣東省水利廳電子公文-

粵水信管?2009?3號

關(guān)于印發(fā)《廣東省水利系統(tǒng)電子公文

交換管理規(guī)定》的通知

各地級以上市水利（水務(wù)）局、廳直屬各單位：

為貫徹落實(shí)廳黨組關(guān)于水利信息化“四統(tǒng)一”的工作思路，全面推進(jìn)我省水利系統(tǒng)的電子政務(wù)建設(shè)和應(yīng)用，提高各單位的公文處理、公文傳送效率和行政辦事效率，我廳建設(shè)開發(fā)的“綜合辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)”和“全省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺”已正式投入運(yùn)行使用，并已對廳本部全體干部職工、廳直屬各單位及各地級以上市水利（水務(wù)）局的有關(guān)人員進(jìn)行了使用培訓(xùn)。現(xiàn)將《廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換管理規(guī)定》印發(fā)給你們，請各單位認(rèn)真貫徹執(zhí)行。有關(guān)事項通知如下：

一、在全省水利系統(tǒng)實(shí)行電子公文交換。從本通知發(fā)出之日

廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換管理規(guī)定

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)我省水利系統(tǒng)電子公文交換管理，實(shí)現(xiàn)電子公文交換的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，促進(jìn)電子公文交換的應(yīng)用及信息資源共享，提高行政效率，節(jié)省開支，依據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》、《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《廣東省電子政務(wù)信息安全管理暫行辦法》等法律、法規(guī)和規(guī)定制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定適用于全省縣級以上水行政主管部門及所屬各單位之間通過廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺進(jìn)行的電子公文交換。

第三條 我省水利系統(tǒng)電子公文交換工作采用分級管理模式進(jìn)行。省水利廳辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查和督促全省水利系統(tǒng)各單位電子公文交換工作；廳直屬各單位、各地級以上市水利（水務(wù)）局的辦公室負(fù)責(zé)本單位及其下級各單位電子公文交換的應(yīng)用、檢查和督促工作。省水利廳信息化主管部門負(fù)責(zé)全省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺的技術(shù)支持、維護(hù)管理和應(yīng)用培訓(xùn)工作；各地級以上市水利（水務(wù)）局、廳直屬各單位的信息化主管部門負(fù)責(zé)對所轄范圍各單位電子公文交換的技術(shù)支持、維護(hù)管理和應(yīng)用 培訓(xùn)工作。

第四條 本規(guī)定所述的電子公文，是指利用通用辦公軟件制作的，存儲于磁盤、U盤、光盤、磁帶等載體的，可供通用辦公軟件在計算機(jī)系統(tǒng)上閱讀和處理的，具有規(guī)范格式的非涉密公務(wù)文件，包括公文的正文及其具有相同屬性的附件材料。

第五條 本規(guī)定所述的電子公文交換，是指電子公文的簽章、發(fā)送、接收、校驗(yàn)過程。

第六條 本規(guī)定所述的電子公文專用章，是指由廣東省數(shù)字證書認(rèn)證中心（廣東省電子政務(wù)認(rèn)證中心）頒發(fā)的、以密碼技術(shù)為核心進(jìn)行電子簽章的、具有可視化規(guī)范公章圖案的數(shù)字證書，其對電子公文真?zhèn)涡缘恼J(rèn)證效力和適用范圍由《中華人民共和國電子簽名法》確定。

第七條 本規(guī)定所述的廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺，是指由廣東省水利廳提供的，依托廣東省水利信息網(wǎng)運(yùn)行的，實(shí)現(xiàn)全省各級水行政主管部門及其所屬單位相互之間交換電子公文的信息系統(tǒng)平臺。

第二章 電子公文的發(fā)送和接收

第八條 全省各級水行政主管部門及其所屬單位之間交換電子公文，統(tǒng)一通過廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺進(jìn)行。各單位須配備專用計算機(jī)及必要附屬設(shè)備進(jìn)行電子公文交換，確保-4 確性、公文正文及其附件完整性、電子公文專用章有效狀態(tài)等進(jìn)行校驗(yàn)，確認(rèn)無誤后方可接收。對不能正常接收、發(fā)送錯誤或校驗(yàn)報錯的電子公文，應(yīng)及時作退件處理或要求發(fā)文單位重新發(fā)送。

第十四條 因檔案管理或其它規(guī)定需要紙質(zhì)文件加蓋印章作為送達(dá)或辦理結(jié)果憑據(jù)的文件，在按本規(guī)定發(fā)送其電子公文的同時，相應(yīng)的紙質(zhì)公文仍按現(xiàn)有渠道發(fā)送。對僅作閱知用途的公文，如各類會議通知、公告、領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報和交流材料等，以及僅作閱知用途的公文，原則上只發(fā)送電子公文。

第十五條 各單位收到電子公文并校驗(yàn)無誤后，應(yīng)視為等同于收到紙質(zhì)公文，須立即著手對電子公文進(jìn)行辦理。

第十六條 電子公文的歸檔應(yīng)按照國家檔案局頒發(fā)的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、廣東省水利廳頒發(fā)的《廣東省水利廳檔案管理規(guī)定》以及本單位檔案部門的有關(guān)規(guī)定和要求執(zhí)行。

第三章 電子公文專用章

第十七條 電子公文專用章的使用、管理應(yīng)與實(shí)物印章同等對待，須同等管理，專人妥善保管。

第十八條 廳機(jī)關(guān)、廳直管、直屬各單位的電子公文專用章由省水利廳信息化主管部門統(tǒng)一委托廣東省數(shù)字證書認(rèn)證中心（廣東省電子政務(wù)認(rèn)證中心）制作和頒發(fā)，其制作和運(yùn)行使用費(fèi)-67

第二篇：公文交換系統(tǒng)

1.公文交換

電子公文交換平臺是一個跨地區(qū)、跨單位、跨部門交換型的公文應(yīng)用平臺支持安全可靠的政府型、集團(tuán)型電子公文信息交換，可有效提高政府及集團(tuán)辦公效率，推進(jìn)政務(wù)信息化建設(shè)。作為長江數(shù)據(jù)電子政務(wù)解決方案的核心應(yīng)用平臺，電子公文交換平臺具有良好的系統(tǒng)兼容性和伸縮性，可靈活掛接其它辦公自動化系統(tǒng)及相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，是一個實(shí)用、安全、高效的政務(wù)應(yīng)用平臺。

實(shí)現(xiàn)跨部門、跨單位之間電子公文的安全傳輸。通過提供統(tǒng)一的業(yè)務(wù)平臺，不同部門、不同單位完成電子公文的發(fā)送、傳輸、接收以及打印等業(yè)務(wù)操作。

1.1.平臺整體框架

電子公文交換平臺根據(jù)全市電子公文交換標(biāo)準(zhǔn)，提供發(fā)送公文、接收公文、發(fā)送回執(zhí)、接收回執(zhí)、流程監(jiān)控和消息通知等各種Web Service接口。全市各部門的辦公自動化系統(tǒng)必須能支持電子公文交換平臺接口的調(diào)用。

各部門OA系統(tǒng)自行維護(hù)部門內(nèi)部的辦公流程，電子公文交換平臺專用于維護(hù)跨部門的辦公工作流程。由此構(gòu)成一個全市各部門（包括各部委辦局單位、縣、市、區(qū)等）數(shù)字辦公流轉(zhuǎn)的兩級層次結(jié)構(gòu)。

目錄和認(rèn)證服務(wù)用于統(tǒng)一維護(hù)全市各政府部門的組織結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一管理用戶帳號和權(quán)限，進(jìn)行用戶身份認(rèn)證。電子公文交換平臺同時建立與檔案局的歸檔接口和消息通知平臺接口，提供自動歸檔和手機(jī)短消息通知服務(wù)。

1.2.業(yè)務(wù)辦理

分為收文待辦與發(fā)文待辦分別對公文按多種方式進(jìn)行統(tǒng)計，如按未查看、待簽收、待回復(fù)等等。

1.3.功能介紹

電子公文交換平臺主要由發(fā)文管理、收文管理、文種與紅頭制作、電子印章管理、收發(fā)文監(jiān)控、收文提醒、檢索與統(tǒng)計、系統(tǒng)日志、組織機(jī)構(gòu)管理、公文模板庫、權(quán)限管理等功能模塊組成。

從上圖可以看出，電子公文交換系統(tǒng)主要由四大部分組成：公文傳輸、數(shù)據(jù)接口、日志管理，以及系統(tǒng)維護(hù)。其實(shí)，系統(tǒng)維護(hù)和日志管理是任何應(yīng)用系統(tǒng)都必須具備的基礎(chǔ)性功能;另外，公文傳輸實(shí)現(xiàn)公文交換的基本業(yè)務(wù)，完成公文的跨部門的交換業(yè)務(wù);考慮到公文交換系統(tǒng)必定要同辦公自動化系統(tǒng)通訊，數(shù)據(jù)接口是保證數(shù)據(jù)一致性而規(guī)定的接口規(guī)范。需要指出的是：在這些業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)中，必須保證每個環(huán)節(jié)的“安全性”。對于政府部門來說，傳輸過程中的紅頭文件的安全性是最大的顧慮，因此，公文的安全性，以及公文傳輸過程的安全性，成為最設(shè)計公文交換系統(tǒng)時重要的需求和必須首要考慮的因素。關(guān)于這點(diǎn)，CA安全體系相關(guān)技術(shù)提供了很好的保障。

總之，電子公文交換系統(tǒng)平臺以辦公自動化為基礎(chǔ)，充分利用現(xiàn)有資源和現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)平臺條件，與OA系統(tǒng)能夠無縫緊密地連接，加快政府機(jī)關(guān)之間無紙化公文傳輸?shù)倪M(jìn)程，提高公文流轉(zhuǎn)的速度，進(jìn)而可以提高政府機(jī)關(guān)行政事務(wù)的處理效率。1.3.1.發(fā)文管理

? 發(fā)文操作

將已制作好的公文草稿導(dǎo)入到電子公文交換平臺（也可以采用引入附件的方式或通過本平臺公文編輯工具在線套用公文模板進(jìn)行編輯），用于電子公文的分發(fā)。經(jīng)過套印紅頭、電子簽名后的電子文件才真正成為“電子公文”文件。? 公文蓋章

對導(dǎo)入電子公文交換平臺的電子公文，進(jìn)行電子印章的加蓋，加蓋電子印章后，公章在公文中的位置、公文的正文內(nèi)容均不能再進(jìn)行任何修改。? 公文分發(fā)

選擇收文單位，設(shè)置公文原件打印份數(shù)，再將公文分發(fā)給各收文單位。? 公文催辦

發(fā)文單位可以對收文單位發(fā)送公文的催辦信息，催辦信息根據(jù)收文單位的個性化設(shè)置不同采用不同的催辦方式，比如SMS方式、郵件提醒方式、即時消息方式、聲音提醒方式。

1.3.2.收文管理

? 公文收回

若公文分發(fā)時有誤，發(fā)文單位可以對發(fā)送出去的公文按單位進(jìn)行收回處理。收回的方式有兩種方式：對于收文單位還沒有簽收的公文，平臺直接刪除收文單位所接收到的公文；對于已經(jīng)簽收的公文平臺會向收文單位發(fā)出通知，由收文單位進(jìn)行退回操作。? 公文簽收

收文在首次打開閱讀時，系統(tǒng)會自動發(fā)送簽收回執(zhí)，并可以查看公文。? 收文打印

嚴(yán)格按公文流轉(zhuǎn)的安全機(jī)制實(shí)現(xiàn)，公文在發(fā)給本單位時已經(jīng)由發(fā)文單位確定原件可打印的份數(shù)，每打印一次原件都記錄在案，并通知發(fā)文單位，當(dāng)超過打印次數(shù)時，平臺自動提示：“您已超過打印次數(shù)”，確保原件的打印次數(shù)與發(fā)文單位的要求相符。收文單位還可以通過平臺向發(fā)文單位申請打印次數(shù)，并注明申請原因，經(jīng)過發(fā)文單位審核批準(zhǔn)后，收文單位可再次打印公文。? 公文歸檔

各單位可以對各自收到公文進(jìn)行歸檔操作。? 收文回執(zhí)

對發(fā)送出的文件接收情況進(jìn)行跟蹤，系統(tǒng)能自動記錄其公文簽收人、簽收時間、簽收狀態(tài)等。? 收文提醒

設(shè)計了公文接收的提醒功能。提醒可以為SMS方式、郵件提醒方式、即時消息方式、聲音提醒方式等。

1.3.3.后臺管理

? 檢索與統(tǒng)計

允許公文交換平臺用戶采用簡單和高級兩種方式檢索符合條件的公文內(nèi)容，并可以完成對公文的統(tǒng)計，如按公文標(biāo)題進(jìn)行簡單搜索或按公文標(biāo)題、發(fā)文單位、來文單位、收（發(fā)）文日期、文號、主題詞、密級、緊急程度等多種要素進(jìn)行組合搜索。? 系統(tǒng)日志

實(shí)時跟蹤、記錄所有操作人員的使用日志，具體包括：系統(tǒng)登錄人姓名、登錄時間、登錄人計算機(jī)IP地址、公文發(fā)送日志等。? 組織機(jī)構(gòu)管理

對需要使用此電子公文交換平臺的單位進(jìn)行統(tǒng)一管理，通過系統(tǒng)設(shè)置可對組織機(jī)構(gòu)的變動隨時作出調(diào)整。? 權(quán)限管理

提供了平臺用戶管理，也可由CA中心向電子公文交換平臺用戶頒布證書，并可以綁定用戶相關(guān)權(quán)限，比如用戶信息修改、提交用戶證書信息、對本單位用戶的收發(fā)文可進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)等等。

1.4.平臺架構(gòu)

1.5.平臺特點(diǎn)

? 可伸縮性強(qiáng)，適用任何規(guī)模

平臺適用于各種級別的政府機(jī)關(guān)或大型集團(tuán)，充分考慮縱向網(wǎng)、橫向網(wǎng)及混合網(wǎng)絡(luò)模式下的文流轉(zhuǎn)特性，為政府和集團(tuán)單位構(gòu)筑不同應(yīng)用規(guī)模的安全、高效、實(shí)用的電子公文交換平臺，實(shí)現(xiàn)跨不同網(wǎng)絡(luò)、不同網(wǎng)段下的公文交換。? 無縫整合，支持異構(gòu)系統(tǒng)

用戶不僅可以直接使用平臺進(jìn)行公文報送、接收，也可將現(xiàn)有的、分散的多個辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)緊密集成，實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)收發(fā)文交換管理。? 實(shí)時集中管理模式

平臺采用先進(jìn)的實(shí)時集中管理模式，各級單位的公文文件、政務(wù)信息都可以在此平臺中進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范管理和有序地進(jìn)行交換。? 可擴(kuò)展、可集成

平臺采用開放式體系結(jié)構(gòu)，各個模塊獨(dú)立實(shí)現(xiàn)，并具有標(biāo)準(zhǔn)接口，可在現(xiàn)有平臺基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)，同時還可以與第三方應(yīng)用程序、各類WEB應(yīng)用集成，使信息交換更加快捷、方便。? 印章鎖定

平臺上加蓋電子印章的文件將被鎖定，不能隨意復(fù)制、修改、移動，防止文件盜用濫用。? 報表統(tǒng)計

平臺可以對各級單位、部門的公文交換情況進(jìn)行統(tǒng)計查詢，如公文匯總、公文上報統(tǒng)計、公文收發(fā)統(tǒng)計等，為高層管理者提供決策依據(jù)。

第三篇：電子公文交換系統(tǒng)管理情況匯報2

電子公文自清自查情況匯報

縣移民局

2011年11月

根據(jù)縣委辦的指示精神，我局著力加大了黨政電子公文交換系統(tǒng)的管理與使用。確保了電子公文的規(guī)范化管理與正常使用。現(xiàn)將有關(guān)情況匯報如下：

一、所做工作

1、認(rèn)真貫徹縣委領(lǐng)導(dǎo)和縣委辦電子公文管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的指示精神，提高了對電子公文交換系統(tǒng)管理與使用的認(rèn)識。

2、成立了工作班子。局成立了由值班副局長任組長，辦公室主任任副組長，管理員為成員的電子公文交換系統(tǒng)管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。明確了一名年紀(jì)輕、工作態(tài)度端正、業(yè)務(wù)水平熟練的人為專職管理員。

3、完善了工作制度。按照縣委辦電子公文交換系統(tǒng)管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的要求，制訂了相關(guān)工作制度，明確了管理員的工作職責(zé)與操作規(guī)程，而且堅持了按制度辦事。

4、健全了管理系統(tǒng)。在局單位小、辦公場地狹窄、工作經(jīng)費(fèi)緊張的情況下，仍然投入了相應(yīng)的資金購置了電腦、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等電子公文配套設(shè)施，安裝了相關(guān)的操作系統(tǒng)。平時公文傳輸均采用系

統(tǒng)操作，確保了各種通知、文件的上傳下達(dá)，收到了傳輸快、效果好的作用。同時及時交足了管理使用經(jīng)費(fèi)。

二、存在的問題

由于我局是一個成立時間不長的新單位，單位小、工作經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重缺乏、又沒有固定的辦公場所。加上移民工作復(fù)雜且?guī)в幸欢ㄌ厥庑裕虼诉€不能完全適應(yīng)新的工作形勢。今后我們將積極努力創(chuàng)造條件，想方設(shè)法加以改善，真正把黨政電子公文交換管理與使用工作做得更好。

第四篇：電子公文傳輸系統(tǒng)常見問題

常見問題解答

1、蓋章或?yàn)g覽打印紅頭紅章文件時，提示“沒有找到相應(yīng)的硬件” 解決：沒有插入書生卡或書生卡驅(qū)動沒有正確安裝。

2、單擊“蓋章”時，提示“請插入公章盤” 解決：將公章U盤插入電腦。

3、瀏覽的是紅頭紅章文件，但打印出來的是黑頭黑章的

解決：打印紅頭紅章文件，要單擊已簽收里的“激光打印”按鈕。在瀏覽狀態(tài)下打印的是黑頭黑章文件。

4、單擊“激光打印”后，打印機(jī)沒有反應(yīng)

解決：沒有設(shè)置打印機(jī)設(shè)置。單擊開始--程序—公文傳輸系統(tǒng)，進(jìn)入主程序中，單擊“設(shè)置--打印設(shè)置”，將激光打印機(jī)設(shè)置為windows打印機(jī)。或者也可以登錄系統(tǒng)，單擊“配置信息—本地配置—打印設(shè)置”，將激光打印機(jī)設(shè)置為windows打印機(jī)。

5、word中有時沒有sep轉(zhuǎn)換按鈕和公章定位圖片 解決：打開word 1）選擇：幫助－關(guān)于Microsoft Office Word－禁用項目,將禁 用文件啟用

2）選擇：視圖－工具欄－Sep Writer前打勾

6、word轉(zhuǎn)換sep文件時死機(jī)或提示：找不到相應(yīng)的打印驅(qū)動

解決：打印和傳真機(jī)中的“sep writer”打印圖標(biāo)狀態(tài)為脫機(jī)或被刪除。重新安裝sep writer。

7、在蓋章時，彈出“jjjj”對話框 解決：IE未設(shè)置。

（1）右擊IE瀏覽器，單擊屬性，彈出“Internet選項”窗口。單擊“常規(guī)”選項卡，單擊Internet臨時文件中的“設(shè)置”，進(jìn)入“設(shè)置”對話框，修改“檢查所存網(wǎng)頁的新版本”為“每次訪問此頁時檢查”，單擊“確定”。

（2）單擊“安全”選項卡，選中“受信任的站點(diǎn)”，單擊“站點(diǎn)”，彈出“可信站點(diǎn)”對話框。先把“對該區(qū)域中的所有站點(diǎn)要求服務(wù)器驗(yàn)證（https：）”前面的對勾去掉，添加上http://192.1.72.2后單擊“添加”。設(shè)置完畢，點(diǎn)擊“確定”，返回上一級對話框，在“自定義級別”，進(jìn)入“安全設(shè)置”框，將其中ActiveX控件和插件下相應(yīng)內(nèi)容均修改為“啟用”，單擊“確定”。

第五篇：電子公文制度

電子公文處理制度

公文處理是指公文辦理、收文、管理、整理歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

(一)公文處理

公文處理應(yīng)以《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》為指導(dǎo)，努力做到規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高工作效率和公文質(zhì)量。

(二)收文辦理

對收到的公文，機(jī)要局文管人員要嚴(yán)格按照公文處理的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等工作。

(三)收文登記

機(jī)要局文管人員每天定時從電子公文網(wǎng)簽收、下載電子文件（緊急重要電報根據(jù)短信提醒隨時簽收辦理），按照收文登記簿內(nèi)容規(guī)范填寫，并按要求填寫《文電閱辦箋》。

(四)批辦程序

機(jī)要局文管人員根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)工作分工，先提出擬辦意見，然后送呈區(qū)委辦主任領(lǐng)導(dǎo)批閱，再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱或送有關(guān)部門辦理；對于分管領(lǐng)導(dǎo)外出而又急需辦理的文件，可先轉(zhuǎn)主部門辦理。

(五)傳閱辦法

機(jī)要局按照文件分類設(shè)立傳閱夾，及時呈領(lǐng)導(dǎo)傳閱。傳閱時本著先急后緩，先主后次的原則，特急件當(dāng)時傳完，重要文件一周傳完，一般文件二周傳完，確保不泄密，不誤事，不遺失。對重要文件和急件要單獨(dú)設(shè)夾，文到即送。因工作需要留存文件的，須向文管人員說明，由文管人員負(fù)責(zé)復(fù)印轉(zhuǎn)送領(lǐng)導(dǎo)或部門留存。文件傳閱辦理完畢后，及時整檔，分類保管。

(六)文件承辦

各部門應(yīng)確定一名文件管理人員，收到領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件后，要在文管人員處履行簽字登記手續(xù)，承辦部門應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和文件緊急程度及時辦理，批而不辦、遲辦以至貽誤工作的，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。辦理完畢后，應(yīng)及時將辦理情況填寫在《文電閱辦箋》中“辦理結(jié)果”一欄，并將承辦文件交回機(jī)要局，確需留存的，經(jīng)機(jī)要局登記后妥善保管。

(七)督查催辦

對領(lǐng)導(dǎo)批示件，承辦部門要認(rèn)真貫徹落實(shí)，不得拖延、推諉、扯皮。機(jī)要局協(xié)同區(qū)委督查室及時做好催辦工作，搞好督查、協(xié)調(diào)，保證政令暢通，使各項工作落到實(shí)處。