第一篇：秘書培訓機構

在大型會議現(xiàn)場、高峰論壇或講座現(xiàn)場，經(jīng)常會看見兩個人坐在首排角落里，雙手在鍵盤上飛快敲打，隨著噼里啪啦的聲音，現(xiàn)場的講話幾乎同步以文字形式出現(xiàn)在電腦屏幕上。他們就是鍵盤上的舞者——速錄師。隨著社會認知度提升和市場需求不斷增長，速錄師因高達萬人的缺口、上萬元的月薪成為職場新貴。

待遇：日薪過千，月薪上萬

按本市的行情，3000元以下的基本工資是聘不到速錄師的。一般來講，基本工資要在3000至5000元，這是底薪。速錄師一小時的提成不會低于200元，按天計算，一般在1200-1400元。如果按照每人每月工作6天計算，一個月的提成不會低于7000元，所以說，速錄師月薪過萬很容易。

即便是這樣高的收入，與國際的速錄師收入相比還存在一定的差距。在美國，一個小時的速錄服務都在1000美元左右。而香港的速隸師，收費在每小時3000至5000港幣。

現(xiàn)狀：本市急需速錄師3-5萬人

筆者采訪中獲悉，目前市場上對速錄師的需求已經(jīng)不再僅限于會場、錄音等，還延伸到網(wǎng)絡直播、商務談判等領域。如：政府機關、銀行、網(wǎng)站、電視臺、報社??上到中央，下到各大企業(yè)，都需要大批的速錄師。天津市場除專業(yè)速錄師搶手外，部分企業(yè)則直接將崗位定在速錄秘書上。待遇更是豐厚，底薪普遍在4000—6000元，部分企業(yè)招聘高級速錄師，更是給到8000—10000元的高薪。

但隨著市場需求越來越旺盛，速錄師的缺口也變得越來越大。據(jù)業(yè)內(nèi)人士介紹，目前本市速錄師市場需求3—5萬人，現(xiàn)有從業(yè)者不足1%，盡管待遇不錯，但要想招到一名專業(yè)的速錄師卻相當不易。

前景：“薪”黃金職業(yè)

據(jù)了解，速錄技能技術已經(jīng)成為各行各業(yè)的迫切需求，速錄師經(jīng)常穿梭在各大高級會場，良好待遇和自由、時尚、優(yōu)越的工作環(huán)境成為吸引越來越多人前來學習速錄技術的重要原因。

此外，作為速錄人才，薪酬是一方面，由于速錄師的職業(yè)性質(zhì)決定了他會接觸不同領域和行業(yè)，有利于自身修養(yǎng)的提高。另外，知識面的擴展，眼界的拓寬，這些都是金錢之外無價的回報。至于速錄秘書、速錄文員，由于接觸的人群往往是政府官員、企業(yè)高層，因此，又隱藏著巨大的潛在升職空間。

入行：4個月學會

學習速錄是不是很難呢?連邦速錄培訓中心的速錄教練告訴記者，由于速錄師所借助的是一種特定的速錄機，須經(jīng)過培訓才能上崗。但其入學條件并不高，只要能聽懂普通話，有一定的拼音基礎就可以學。經(jīng)過4-6個月的培訓，就能達到180-220字/分鐘，熟練的高手甚至能達到每分鐘300-400字的水平。

據(jù)了解，連邦速錄除了速錄技能培訓外，課程中還融入了面向職場的秘書課程，以及溝通、禮儀、企業(yè)常識等職業(yè)素養(yǎng)課程。學員入學簽訂《就業(yè)服務書》，畢業(yè)后即可高薪上崗。

第二篇：北京秘書資格培訓機構名錄

1.解放軍企業(yè)管理干部學院培訓部658940122.北京中華職業(yè)培訓中心職業(yè)技能培訓部677591773.北京高等秘書職業(yè)技能培訓中心884135034.北京現(xiàn)代教育培訓中心625101715.北京商業(yè)管理干部學院646173276.首鋼職工交流服務中心889126247.中智培訓中心職業(yè)技能培訓部65886020-238.北京東城區(qū)職業(yè)技術學校641686539.北京市外企服務總公司培訓中心6502483010.中國國際人才開發(fā)中心培訓部8402803011.北京輕工職業(yè)技術學院6460823412.經(jīng)濟日報社教育培訓中心6354790613.北京新世紀人才職業(yè)技能培訓中心6559967814.《北京日報》新聞人才培訓中心84048272

第三篇：秘書機構的設置

第四章 秘書機構 第一節(jié) 秘書機構設置的原則

一、秘書機構的含義

秘書機構即秘書部門，也就是秘書人員在其中從事秘書工作的地方。

二、秘書機構設置的原則

(一)設置秘書工作機構有三個原則： 1.凡獨立單位必須設置秘書機構 2.精簡、合理、高效的原則

3.縱向層次盡量少,橫向幅度可適當加大 4.秘書機關與所屬機關在工作性質(zhì)上必須相適應

（二）秘書工作機構的名稱與組織形式 1.我國的秘書工作機構有廣義與狹義兩種：

廣義：是指秘書長或辦公廳（室）主任領導下的辦公廳或辦公室，其名稱由機關、單位或首長名稱加秘書機構名稱兩部分組成。

狹義：是以“秘書”命名的局、處、科、室、股等部門，統(tǒng)轄于機關、單位或辦公廳（室）之下，只負責文書、會務、聯(lián)絡、接待等工作。

2.秘書工作機構組織形式也有兩種：

分理制是指秘書工作機構內(nèi)部下設分理機構，承辦分工的具體事宜。綜理制是指所有秘書工作由辦公廳或辦公室統(tǒng)一或分派人員辦理，下面不再分社部門。這適合于秘書工作量不太大的機關或單位。

3.秘書機構的名稱：

中央的秘書級構稱“辦公廳”，這類“廳”是部級機構，采用分理制（即下面再設部門，以處理各種不同的秘書工作）。

省、部的秘書工作機構也稱“辦公廳”，這類“廳”是廳局級機構，也采用分理制，下設秘書處、機要處、信息處等。

省轄市、廳、局、區(qū)、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和企事業(yè)單位的秘書工作機構都稱為“辦公室”，但級別也不同。除了鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室為股級，下不再分設。再大的企業(yè)的秘書機構只能稱作“辦公室”，而不能冠名為“辦公廳”。

有些部門以所屬機關和專業(yè)性質(zhì)同時命名的辦公室，則不屬秘書工作機構，而是 1 直屬部門，如國務院臺灣事務辦公室等。

社會團體的秘書工作機構，通常直接命名為“秘書處”，采用綜理制，如“中國高教秘書學會秘書處”。

還有一種臨時性的秘書工作機構，也叫“秘書處”，視其規(guī)模大小、工作多少，采用綜理制或分理制，如大會秘書處之下的聯(lián)絡組、宣傳組、后勤組等。

第二節(jié) 各級各類秘書機構

一、秘書機構的層次和類型

（一）中央機關的秘書機構

例：國務院辦公廳設3個秘書機構，具體名稱和職責如下：

1.秘書一局。

辦理國務院全體會議、國務院常務會議等會務及國務院領導同志內(nèi)事活動、政府信息公開、文電收發(fā)運轉和國徽印鑒管理、信息、檔案、公文核稿、文印、機要通信和機要文件交換、辦公廳保密、《國務院公報》和《國務院大事記》編輯等方面的工作。

2.秘書二局。

辦理發(fā)展改革、工業(yè)和信息化、財政、人力資源和社會保障、國土資源、環(huán)保、住房和城鄉(xiāng)建設、交通運輸、鐵道、水利、農(nóng)業(yè)、商務、銀行、審計、國資監(jiān)管、海關、稅務、工商管理、質(zhì)量監(jiān)督、檢驗檢疫、統(tǒng)計、林業(yè)、旅游、氣象、證券、保險、電力監(jiān)管、扶貧、供銷、貿(mào)促及港澳經(jīng)濟等方面的文電、會務和督查調(diào)研工作。

3.秘書三局。

辦理教育、科技、國防、外事、政法、民族、監(jiān)察、機構編制、民政、文化、衛(wèi)生、人口計生、廣電、新聞出版、體育、知識產(chǎn)權、宗教、參事、機關事務管理、港澳臺僑、法制、地震、自然科學基金、婦女兒童、殘疾人工作等方面的文電、會務和督查調(diào)研工作。聯(lián)系全國人大、全國政協(xié)、軍隊、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)等方面的工作。承辦國家科技教育領導小組的日常工作。

（二）省、市、縣級的秘書機構

省（自治區(qū)、直轄市）一級：省委、省人民政府均設副秘書長和辦公室，辦 2 公廳設正副主任。

市一級，根據(jù)其管理規(guī)模的大小設置秘書機構。

縣一級，縣委、縣人民政府均設辦公室，辦公室設正副主任，下設科或股、組。

（三）基層單位的秘書機構

基層單位通常只設辦公室，不再下設其他秘書機構，由辦公室工作人員按工作任務分工負責。

二、各類秘書機構的設置

（一）人民解放軍秘書機構的設置

軍隊秘書機構是首長和機關各部門相互聯(lián)結的中間環(huán)節(jié)，在機關管理中發(fā)揮著承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外、管理事物和綜合協(xié)調(diào)機關建設的功能。是首長指揮、協(xié)調(diào)整個機關的工具。

首長秘書機構 機關秘書機構 會議秘書機構

（二）企事業(yè)單位秘書機構的設置

企事業(yè)單位的秘書機構一般參照同等級黨政機關的編制形式、結合本單位的實際情況來設置。

（三）民主黨派和人民團體秘書機構的設置 我國各民主黨派的秘書機構設置 人民團體的秘書機構設置 學術團體的秘書機構設置

（四）臨時秘書機構的設置 1.為臨時型領導機構服務的秘書機構 2.為各種重要會議服務的秘書機構

三、秘書機構設置的形式

四、秘書機構設置的結構

第三節(jié) 秘書機構的地位和作用

一、秘書機構的地位

“秘書工作機關”：中央、省市的黨委和政府機關的秘書工作機構。秘書工作機構是一個特殊機構。它主要是將領導部門與各業(yè)務部門、決策機構與執(zhí)行機構上下溝通，使各業(yè)務部門之間平衡協(xié)調(diào)，使本單位于上級單位或下級單位溝通交流。對秘書工作機構的地位和職能，我們可以從以下幾個方面加以認識：

1．秘書工作機構不是決策機構，而是輔助機構 2．秘書工作機構不是職能部門，而是綜合辦事機構 3．秘書工作機構不是統(tǒng)轄機構，而是協(xié)調(diào)機構 4．秘書工作機構不是普通機構，而是要害機構

二、秘書機構的作用

（一）助手職能

這表現(xiàn)在幫助和代替領導部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡、接待等事務，節(jié)省領導的精力與時間；

幫助領導管理和維持下屬部門和人員各項日常工作的正常運轉； 承領導之命檢查和督促下屬部門和人員的工作情況； 經(jīng)領導授權調(diào)查和處理突發(fā)事件或完成特殊使命； 還表現(xiàn)在會議、文件、廉政等方面為領導把關。

（二）參謀職能

這表現(xiàn)在調(diào)查與提供領導決策所需要的信息資料，支持領導決策； 參與研究情況，提出分析或預測意見；

應領導要求參與討論或制定工作計劃或實施方案；

對下屬組織和部門各種文件中的問題或差錯提出解決建議或修改意見； 對領導未能顧及的突發(fā)事件或工作缺陷提出應變計劃和彌補措施； 收集并研究反饋信息，為領導再決策提供依據(jù)。

（三）樞紐職能

秘書部門具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐職能。這主要表現(xiàn)在： 向下級傳達領導部門各種書面指示、計劃、批示、通知以及口頭指令； 向下級轉發(fā)上級領導和政府機關及有關部門的政策、法規(guī)、指令性文件； 向下級轉發(fā)相關地區(qū)、單位、部門的有參考價值的文件；

向領導部門呈報下級的書面請示和報告；

向領導部門和上級機關匯報下級的情況、要求、建議或批評意見； 負責與有關地區(qū)（包括國外）、單位的業(yè)務聯(lián)系，包括文件、信函、電報、電傳、電話以及人員往來；

負責與政府部門、新聞媒介單位、顧客與社區(qū)群眾的溝通聯(lián)絡；

負責領導人與領導人之間、領導人與職能部門之間、領導人與員工之間的溝通聯(lián)絡。

（四）協(xié)調(diào)職能

秘書部門還負有在上下左右之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調(diào)整關系、調(diào)解矛盾，達到平衡、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。這主要表現(xiàn)在： 協(xié)調(diào)中央與地方之間、地方與地方之間、部門與部門之間、或時間前后之間的政策矛盾；

協(xié)調(diào)地區(qū)與地區(qū)之間、單位與單位之間的利害沖突；

協(xié)調(diào)本單位與政府部門、新聞媒介、社區(qū)公眾之間的矛盾沖突；

協(xié)調(diào)領導人與領導人之間、領導人與員工之間、員工與員工之間的人際關系。

（五）保密職能

秘書部門在機關和企業(yè)中處于中樞地位，負責保管各種機密文件、資料，負責組織機密會議、安排重要會晤，又是各種信息的集散地，自然負有保密職能。主要有：

妥善保管各種機密文件、資料，不得丟失、殘缺、破損或被偷閱、翻拍、盜用；

保守會議精神、會晤的內(nèi)容中所涉及的機密；

保守企業(yè)資金、經(jīng)營、生產(chǎn)工藝、帳目、配方、專利、知識產(chǎn)權、客戶渠道等商業(yè)機密；

保守領導人的住址、行蹤、活動內(nèi)容及個人隱私等秘密； 保守員工的檔案、升遷、調(diào)動等的人事機密； 保守涉及組織利益的其他秘密；

監(jiān)督機要部門、機要人員保守各種有形和無形的機密。

（六）公關職能

在不設公關部門并無專職公關人員的組織中，秘書部門還承擔著處理公共關系的職能。秘書部門應本著的：“廣結良緣，內(nèi)求團結，外求發(fā)展”的原則處理好各種公共關系。主要有：

負責政府機關內(nèi)外工作聯(lián)系、友好訪問的聯(lián)絡與接待事宜；

負責企業(yè)與政府部門之間的工作聯(lián)系和關系處理；

做好政府機關的人民群眾的來信來訪工作；

處理好組織與新聞媒介的關系；

處理好組織與社區(qū)公眾的關系；

溝通、聯(lián)絡、協(xié)調(diào)企業(yè)與股東之間的關系；

主動收集、接受并處理內(nèi)部員工對組織的反映、意見和建議等；

處理好顧客和客戶對企業(yè)的投訴、批評等；

根據(jù)組織規(guī)定或主管授意，做好對員工的祝賀、探訪、慰問等工作。

二、秘書機構的工作任務 廣義的秘書工作主要有以下一些：

（一）文書管理

（二）文書擬寫

（三）文書制作

（四）檔案管理

（五）會務工作

（六）調(diào)查研究

（七）信息工作

（八）接待工作

（九）日程安排

（十）事務工作

（十一）印章管理

（十二）值班工作

第四節(jié) 秘書機構的領導關系

一、秘書機構與所屬領導機關

（一）各級秘書機構的設置

（二）秘書機構的領導關系

各級秘書機構之間不實行自上而下的、獨立的垂直領導體系，秘書機構之間存在著相對的封閉性，它只直接對其所屬機關負責。

二、秘書機構之間的縱向、橫向聯(lián)系

1.縱向聯(lián)系，表現(xiàn)為上級秘書機構有義務對下級秘書機構進行業(yè)務上的指導。

2.橫向聯(lián)系，表現(xiàn)為秘書機構之間就一些共同性問題或業(yè)務問題，相互交流經(jīng)驗，展開討論和研究。

第四篇：秘書機構的運行機制范文

秘書機構的運行機制

秘書機構是指黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位為領導機構及領導者處理綜合事務的輔助性機構。凡從事秘書工作的部門都可稱為秘書機構。

秘書機構的運行機制有兩個前提，即人類組織機構的等級性和組織運行中的程序本位性。因此，秘書機構的運行機構有三個方面的主要特征。

第一個是內(nèi)在并行性。社會作為一個高度發(fā)展的有機系統(tǒng)，必然由核心和邊緣兩個部分組成，核心即組織的主要領導。對復雜和龐大的組織而言，其核心也必然要分化成“領導”和“秘書”兩個功能模塊，從而實施指揮、協(xié)調(diào)、控制功能，以提高領導決策效率和決策水平。如秘書調(diào)查研究、信訪接待、整理文件、搜集信息、督辦跟蹤等，都是沖任領導感覺器的功能。在信息爆炸的時代，秘書必須充當領導感覺的過濾器，篩除低質(zhì)量的信息，服務于中心工作，并為領導決策提供有效的信息平臺。而秘書進言獻策、研究政策、擬辦文件、起草公文、代擬講話稿等，則往往在一定程度上影響領導的決策。秘書這些行為實質(zhì)上已經(jīng)融入了領導的行為，所以秘書必須設身處地站在全局的高度上，為領導進言獻策，提出好的建議，客觀冷靜的考量額處理各種問題。美國管理學界形象而貼切的稱秘書為領導的“外腦”，是相當有道理的。

秘書收發(fā)文件和立卷歸檔等檔案工作，由于并行性理論的實施，消除了原來信息儲存工作的盲目性以及領導決策之間接口的不匹配性而造成的瓶頸，促進了秘書機構對領導的適應性，并且由于信息的分布儲存與存儲處理合二為一，可以有效地彌補領導—秘書系統(tǒng)中部分失效的情況。秘書傳達、催辦、查辦和督辦領導決策和意見的執(zhí)行情況，使領導的意圖客觀化，成為發(fā)揮指導作用的社會實踐。秘書作為輔助領導的角色，全面擴展了領導處理公共事務、管理組織的能力，增強了領導的大腦和四肢。可以說，組織的復雜性和效率與秘書機構的發(fā)展是密切相關。目前，領導的決策有時到了下邊就被“對策”抵消了，這和秘書的執(zhí)行機制落實不夠有直接關系。

第二個是自我平衡性。秘書機構作為一個社會系統(tǒng)有維持其模式的自我平衡機制。秘書機構古今中外普遍而長久地存在，雖然歷經(jīng)經(jīng)濟發(fā)展、經(jīng)濟關系變化、政權更迭、法律和政治以及道德的演變，以及秘書機構自身目的和結構的變化等，但秘書機構最終都被引導到預先存在的通道中，這從事實上說明了它的自我平衡性。

在中國歷史上，秘書機構雖然名目多變，但職能是一脈相承的。新中國成立以后，在國務院幾次機構改個實踐中，許多部委幾經(jīng)存廢，而國務院辦公廳一直巋然不動，并且其內(nèi)部的變動也非常小。

第三個是組織有序性。秘書機構從古至今，經(jīng)歷了由小到大、由簡單到復雜的過程，但這種演變不是盲目無序的、而是逐漸的、有選擇的進化的，具有充分的組織性和有序性。黨政機關的秘書機構是由政策研究、公文處理、機關事務處理等系列組成的，這種結構上的分化為其發(fā)展提供了“肌體”條件。秘書機構的進化，同時也表現(xiàn)了它的目的性和適應性。例如，在中國古代社會，君主們總是在集權和分權中徘徊。從賢主的傳統(tǒng)“神話”和個人欲望出發(fā)，君主不斷發(fā)展各種集權技巧，主要是對近臣、宦官的倚重，而社會的復雜化和分工細化，又使文官集團尤其是地方官吏主張分權，不斷施展“清君側”的謀略。而秘書機構的發(fā)展在于維持二者之間的“生態(tài)平衡”，同時我們也必須認識到，這種平衡是相對的、動態(tài)的，這也是進化的另一層含義。在計劃經(jīng)濟體制下，秘書機構的主要職能是參與制訂和執(zhí)行各種具體而復雜的計劃；而在市場經(jīng)濟條件下，政府越來越傾向于“守夜人”的角色，秘書機構則越來越顯現(xiàn)出其權變型，對秘書人員的法律素質(zhì)和市場經(jīng)濟的理論素養(yǎng)要求越來越高。

第五篇：秘書機構主要職責介紹

秘書機構主要職責介紹

1.溝通信息

當代秘書的重要作用之一就是充當領導的參謀和助手，要做一個諸葛亮式的高明參謀，除了自身的基本素質(zhì)條件，還必須勤于收集信息，為輔助決策準備充足的材料和依據(jù)。溝通信息的工作周而復始，永遠沒有盡頭，是秘書機構永恒的職能。

___組織協(xié)調(diào)

無論是傳統(tǒng)的秘書機構還是現(xiàn)代秘書機構，辦文、辦會、辦事都是其最基本的任務。秘書機構在輔佐領導實施管理這一角度來說，它實際上就是辦事機構。然而秘書機構又往往不直接辦理某一具體的事務，它主要是在其中起組織和協(xié)調(diào)作用。

一個組織在活動過程中，各個單位或部門能否和諧地配合，決定著組織功能的發(fā)揮程度。現(xiàn)代社會的各種組織系統(tǒng)結構復雜、分工細密，不協(xié)調(diào)的因素是普遍存在的，這就需要一種力量經(jīng)常性地進行協(xié)調(diào)，秘書機構處于聯(lián)系上下、左右、內(nèi)外的中介位置，便于進行協(xié)調(diào)工作，溝通各方意見，統(tǒng)一思想認識，設計最佳方案，采取有效措施，齊心協(xié)力做好工作。

秘書機構組織協(xié)調(diào)的原則是為了事業(yè)、為了團結、為了提高效率。秘書機構協(xié)調(diào)的方面很廣：領導班子之間、領導機關與下級機關之間、組織內(nèi)部各平級機構之間、領導與群眾之間都存在著協(xié)調(diào)問題。在組織內(nèi)部成員之中，由于每一個人的職位高低不同，職權范圍不同，考慮問題的角度不同，人們對同一事物持有不同態(tài)度或有意見分歧是正常現(xiàn)象，這種現(xiàn)象的普遍存在決定了秘書機構協(xié)調(diào)工作的復雜性和經(jīng)常性。

秘書機構的咨詢職能有兩方面的含義：一是針對上級機關而言，秘書機構必須隨時準備接受上級機關的咨詢，為領導機關的決策及時提供和反饋真實可靠的信息，并提出有價值的決篆建議;而針對下級機關而言，秘書機構要本著服務的宗旨，隨時準備接受下級機關和人民群眾的各類各種咨詢，為他們耐心地解釋政策、排除疑慮、指明方向及解決問題。

秘書機構作用介紹

(一)參謀作用

秘書機構是直接為領導服務的，而領導的根本任務就是貫徹中央的方針政策，根據(jù)本單位、本地區(qū)、本部門的實際情況提出措施，部署本機關的工作，并對職權范圍內(nèi)的重大事項做出決策。領導決策前需要秘書機構通過收集情況，調(diào)查研究，提出意見方案，供領導參考;在決策過程中還需要根據(jù)情況的變化及時做出調(diào)整與補充;決策后還要由秘書機構做好檢查督促和總結工作，提出完善措施。整個過程，秘書機構始終在發(fā)揮其參謀作用，據(jù)此又有人稱秘書機構為“參謀部”，對于秘書機構的參謀作用，我們可以從三個方面來理解：一是從決策過程看，領導機關的決策部署，不只是決策者的瞬間行為，在整個決策過程中，尤其是決策前，離不開秘書機構的大量輔助性工作，包括搜集信息、調(diào)查研究、提出方案等，這些都是參謀性工作;二是從秘書機構所處的位置看，它是直接歸屬于領導機關、直接為領導機關服務的，是輔助領導者實施領導的最主要部門，盡管參謀工作非秘書部門所獨有，一些專業(yè)性決策往往要由一些職能部門提出意見方案，但秘書機構無疑是領導機關最得力的參謀;三是從秘書機構的任務看，大量的工作是辦事、召開會議、提出預案、擬制文件、采集信息、催辦查辦、協(xié)調(diào)關系、溝通各方及處理信訪等，都體現(xiàn)了秘書機構從中所起的參謀作用。可見，參謀作用是秘書機構在機關單位工作中所起的一項重要作用。

(二)助手作用

秘書機構起參謀作用j是新時期對其提出的新要求，是一項較高層次上的服務性工作。而助手作用，則是秘書機構在從事大量的工作中體現(xiàn)出來的，秘書機構畢竟不是一個獨立的“參謀部”，它是一個綜合辦事機構，辦事是它的基本職能。秘書機構的助手作用，從下列三個方面可以看出：一是從秘書機構的設置前提看，秘書機構就是為處理事物,服務于領導而設置的，領導在工作中，有大量的事務性工作，如文件起草，收發(fā)傳真，電話接聽，會議組織安排，來信來訪處理，大多由秘書機構來承擔，這就決定了其具有辦事的職能。所以秘書機構的助手作用首先是從辦理具體事務中體現(xiàn)出來的。如果領導忙于迎來送往，埋頭做些瑣碎事務性工作，勢必抽不出身來抓大局、管全局，騰不出更多時間來調(diào)查研究。二是從工作關系看，領導的許多事情，離不開秘書機構輔助性工作，在實施領導過程中，許多事情起初或最后都是在秘書機構的助手作用下運轉并得以完成的。所以秘書機構又有“事務部”之稱。

參謀和助手，是秘書機構的兩大作用，這兩個作用并非相互獨立、互不聯(lián)系的。輔助作用是基礎、是前提，參謀作用是升華、是深化。不辦事，不起助手作用，參謀作用無從說起;只辦事，不起參謀作用，不能適應新時期秘書工作的需要。秘書機構既要切實處理好事務，發(fā)揮其助手作用，又要注意在此基礎上更多地出謀劃策，更好地發(fā)揮參謀作用。

秘書機構特點介紹

(一)附屬性

從秘書機構所處的位置看，它具有附屬性的特點，任何秘書機構都直接隸屬于領導機關，在領導機關下設置，處于一個特殊的位置上。凡機關單位總在其領導機關下設秘書機構，圍繞領導班子開展工作，為領導從事一些輔助性工作，這就是它的附屬性。如省人民政府下設___，雖與其他職能機關屬同一層級上，但它附屬于省人民政府。

(二)綜合性

從秘書機構的活動內(nèi)容看，它具有綜合性的特點。秘書機構的主要活動是圍繞領導活動而展開的，其涉及面廣，既有收集信息、提供意見、提出方案的參謀性工作，也有協(xié)助控制、溝通協(xié)調(diào)的綜合性工作，還有起草文件、辦會辦事、整理檔案資料等事務性工作，大至大政方針的制定，小至車輛交通、接待來訪，均需秘書機構的參與和辦理。

所以，秘書機構的活動內(nèi)容，有人稱之為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”。

(三)輔助性

從秘書機構的活動性質(zhì)看，它又具有輔助性的特點。秘書機構不同于決策機構，也不同于機關內(nèi)的其他業(yè)務性機構，它既無權做出決策，也不是某方面的業(yè)務主管，其活動方式是向上輔助，而不是向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督，基本上是圍繞領導班子的工作而從事一些輔助性活動。有人稱秘書機構為“服務行業(yè)”，大概就是據(jù)其活動性質(zhì)上來說的。