第一篇：學生會檔案管理制度

學生會檔案管理制度

2010-04-07 閱讀：191

德化陶瓷職業技術學院

學生會檔案管理制度

學生會檔案是學生會在工作和各種活動中形成并作為歷史記錄保存起來以備查考的文件資料，它起著憑證、依據和史料的作用，并為團委指導幫助學生會開展工作提供豐富材料。

一．工作部門

1.學生會檔案管理工作由院學生會辦公室檔案組成員負責統一管理； 2.各部門應設管理本部門檔案的副部長，負責日常檔案的收集、整理以及保管工作；

3.各部門負責檔案的副部長應與辦公室加強聯系，溝通思想，交流經驗，以便于檔案管理制度的順利推行。

二．學生會檔案的分類及內容

1、學生會檔案分類為：各類文件類（上級文件、申報表、申請表）、會議記錄類、人事檔案類（包括各部門及其干部檔案類獎懲記錄類）、工作計劃類活動內容及工作總結類及其他共六類。

有關檔案都將據此分類：（1）文件類： 文件（包括上級文件、申請表、申報表）一律按A4紙一份歸類存檔；（2）會議記錄類：

各個部門根據各自部門會議情況包括會議時間、地點、會議內容、會議簽到情況于學期末把本學期部門會議；

（3）人事檔案類：

學生會人事檔案包括院學生會人事任免、調動、獎懲等情況。主要由辦公室配合收集資料的完善；

（4）工作計劃類：

學生會各部門每學期工作開始（開學第一、二周）都應向學生會主席團呈交一份詳細的工作計劃，做出本部門在未來一學期內的各項工作設想。此工作計劃保留存檔，以利于期末部門考核時起參照作用；

（5）活動內容類：

學生會各部門組織活動應當制定活動計劃書（策劃書），并于活動結束后及時做出活動總結，并把工作總結于活動結束后3天內交于辦公室，此工作計劃保留存檔，以利于期末部門考核時起參照作用；凡學生會集體獲得的獎品、紀念品作為工作成績的體現，必須交給辦公室妥善處理，任何人不得私自占有。

（6）工作內容類：

各部門于學期末要上交一份各項工作的詳細記錄。部長和副部長級以上的干部則須遞交一份詳細的職務報告，報告應介紹任職期間的工作內容及工作經驗教訓，并存入檔案；

2、學生會成員檔案管理： 學生會辦公室檔案組成員把各屆學生會成員的檔案設宗，主要含以下材料：（1）學生會干部個人檔案；

（2）學生會干部各學期的工作總結以及工作成績評定；（3）與學生會干部本人有關的各類文字材料；（4）各類材料均一式兩份。三．檔案管理原則

1.當有辦公室檔案管理員在場時，直接由管理員負責歸檔； 2.管理員不在時，應及時通知管理員，由管理員整理歸檔； 3.管理員歸檔時，應詳細填寫檔案管理紀錄；

4.未經過主席或者辦公室主任同意，任何人不得以私人借口借閱檔案； 5.調檔時，必須持有主席的簽字證明；

6.調檔時，必須有檔案管理人員在場做詳細記錄，并填寫檔案借閱表； 7.檔案一旦遺失，管理人員應立即上報有關部門并及時補檔； 8.檔案管理員不得私自翻看檔案；

9.未經有關部門同意，任何人不得擅自改動檔案，否則一經查實，報主席團嚴肅處理；

10.檔案管理人員必須定期整理核查檔案。四．檔案內容要求： 1.活動策劃書、活動籌備情況、活動及進程結果、活動結束后整理得經驗、教訓；

2.活動新聞稿。（對于比賽類活動，必注明各輪次的戰況及獲勝方）五．檔案查閱辦法：

為了加強檔案管理工作，辦公室應完整、科學地保管好學生會的檔案材料，以備查詢、參考、交流，特制訂本細則。

1.查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱詳細資料； 2.認真填寫檔案借閱登記表，并由審批人(部長)同意； 3.各部門在指定時間辦理查檔手續，并確認歸還日期；

4.檔案查閱完畢后請及時歸還，過期不還且未講明原因的講上報主席團并做嚴肅處理；

5.本細則適用于學生會在各項工作中直接形成的，對今后工作具有查考、利用價值的各種文字、圖樣、圖表、獎證、聲、像等不同形式的歷史記錄材料的管理工作。

六．檔案的要求：

為加強學生會工作檔案管理制度的系統性、完整性和科學性，使學生會工作形成一定的歷史資料，特建立本制度。檔案制度總則在于規范學生會各類文件資料的管理，利于查詢借閱及其他相關工作的有效開展。

1.學生會辦公室每年換任之前整理本學年檔案資料分類入庫，每屆學生會換屆之前應整理轉交本屆學生會檔案； 2.學期初，由辦公室負責收集整理學生會各部門部員最新名單及聯系方式；學期末，干部評定等一切評定資料及其結果應及時上交辦公室并存檔；

3.遇有學生會干部工作調動或辭職離任時，要及時報于辦公室備案； 4.對符合規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向檔案組或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有；

5.院學生會的其它文件及文字資料是否列入院學生會檔案，由院學生會辦公室決定；

6.屬于學生會所有的檔案，由委員會決定公布：未經上述機構同意，任何組織和個人無權公布。辦公室有權查詢并作相應處理。

七．檔案資料范圍：

本制度所稱“檔案”包括以下內容：

1、各級文件；學生會成員名單及主要學生干部檔案；學生會各部門的工作計劃、總結活動照片，DV記錄等；學生會財務記錄、值班記錄和會議記錄；歷屆學生會的考核表；學生會的工作簡報及上報的其它資料；以及各系學生會、各班委通訊錄；以及委員認為要保存的其它資料；

2、檔案要做到格式規范、內容完備、條理清楚，手寫的應用碳素墨水工整書寫。A4紙文檔是指文書、檔案等原始的或電子的資料。

八、本制度要求全體學生會全體干部認真遵守執行。

八、本制度由院學生會辦公室負責監督執行。

九、本制度最終解釋權歸德化陶瓷職業技術學院學生委員會。

十、本制度自公布之日起實行。

德化陶瓷職業技術學院學生會

2009

第二篇：學生會檔案管理制度

外語學部學生會檔案管理制度

檔案工作是校學生會工作連續性，有序性的有力保障，為實現工作的正規化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質量。

一、日常檔案工作辦法

1、校學生會檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、復制。

2、校學生會檔案由辦公室分類統一管理;各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監督管理，每一學期各部門將進行一次檔案清理，將有關資料歸檔備案。

3, 校學生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務檔案及活動檔案。

4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

5.檔案形式要求：對于各部文檔案，應有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶,CD,VCD等介質，向辦公室索取檔案帶，待總結完后一并上繳。

6.檔案上繳日期：在該項活動結束后一周內。7.檔案上交時由辦公室簽收。二,檔案內容要求：

（一）人事檔案 包括個人履歷簡介、工作鑒定，以及其它有關材料,由主席團負責考察記錄。l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎檔案，由有關個人及部門填寫。

2、工作鑒定是對大學學生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學學生會送一份到被鑒定人所在學院，作為評定獎學金、評選三好生、優秀學生會干部的依據之一。

3、工作鑒定是大學學生會成員免職或畢業離校時對其總體工作的鑒定，由學校有關部門存入該學生檔案。

（二）工作檔案 包括校學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關檔案，由辦公室整理保管。

l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記，按日期順序記錄，并標上詳細內容所在有關檔案的頁碼。

2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經驗總結等認真詳實地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。

（三）財務檔案 包括賬目、現金收支表、各種有關票據、表格等，由主席團負責，定期檢查，詳見財務制度。

（四）活動檔案

1、活動檔案內容包括活動企劃書；活動籌備情況；活動及進程結果；活動新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。

2、活動結束后由主辦部門及時寫出工作總結，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。

三、檔案查閱辦法 1,查閱要求:

1)各部門可以根據工作所需向秘書要借閱有關文件，但不得將有關文件作非工作之用。

2)各部門借閱文件后，應保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應該及時歸還，若有遺失應做出書面檢討，主席團會做出相應的警告、批評。

3)查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。4)認真填寫索檔單，并由部長以上簽名。

5)各部在指定時間辦理查檔手續，并同時告知辦公室歸還日期。6)檔案閱畢后請及時歸還，過期不還辦公室有權進行查詢并作相應處理。

2、借閱手續：

（1）借閱檔案必須有證明，由主席團授權后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行注冊登記，登記時應注明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時間等。

（2）借閱檔案應辦理登記手續（包括編號、內容、時間、借閱人員、記錄人），做到責任落實到個人。

（3）借閱時間不得超過一周（主席團同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。

（4）復制文件必須征得主席團的同意。

8、外單位借閱校學生會工作檔案的，需向團委提出書面申請，并經主席簽字同意后方可，秘書處的對外借檔案應做好外借登記（包括編號、內容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。

9、外借檔案不得為檔案原件。

第三篇：學生會檔案管理制度

計算機學院學生會檔案管理制度 檔案工作是院學生會工作連續性，有序性的有力保障，為實現工作的正規化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質量。

一、日常檔案工作辦法

1、院學生會檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是院學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、復制。

2、院學生會檔案由辦公室分類統一管理;各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監督管理，每一學期各部門將進行一次檔案清理，將有關資料歸檔備案。

3, 院學生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務檔案及活動檔案。

4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

5.檔案形式要求：對于各部文檔案，應有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶,CD,VCD等介質，向辦公室索取檔案帶，待總結完后一并上繳。

6.檔案上繳日期：在該項活動結束后一周內。

7.檔案上交時由辦公室簽收。

二,檔案內容要求：

（一）人事檔案 包括個人履歷簡介、工作鑒定，以及其它有關材料,由主席團負責考察記錄。

l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎檔案，由有關個人及部門填寫。

2、工作鑒定是對學院學生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由學院學生會送一份到被鑒定人所在學院，作為評定獎學金、評選三好生、優秀學生會干部的依據之一。

3、工作鑒定是學院學生會成員免職或畢業離校時對其總體工作的鑒定，由學院有關部門存入該學生檔案。

（二）工作檔案 包括院學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關檔案，由辦公室整理保管。

l、學院學生會工作目錄是院學生會的大事記，按日期順序記錄，并標上詳細內容所在有關檔案的頁碼。

2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經驗總結等認真詳實地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。

（三）財務檔案 包括賬目、現金收支表、各種有關票據、表格等，由主席團負責，定期檢查，詳見財務制度。

（四）活動檔案

1、活動檔案內容包括活動企劃書；活動籌備情況；活動及進程結果；活動新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。

2、活動結束后由主辦部門及時寫出工作總結，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。

三、檔案查閱辦法

1,查閱要求:

1)各部門可以根據工作所需向秘書要借閱有關文件，但不得將有關文件作非工作之用。

2)各部門借閱文件后，應保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應該及時歸還，若有遺失應做出書面檢討，主席團會做出相應的警告、批評。

3)查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。

4)認真填寫索檔單，并由部長以上簽名。

5)各部在指定時間辦理查檔手續，并同時告知辦公室歸還日期。

6)檔案閱畢后請及時歸還，過期不還辦公室有權進行查詢并作相應處理。

2、借閱手續：

（1）借閱檔案必須有證明，由主席團授權后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行注冊登記，登記時應注明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時間等。

（2）借閱檔案應辦理登記手續（包括編號、內容、時間、借閱人員、記錄人），做到責任落實到個人。

（3）借閱時間不得超過一周（主席團同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。

（4）復制文件必須征得主席團的同意。

8、外單位借閱校學生會工作檔案的，需向團委提出書面申請，并經主席簽字同意后方可，秘書處的對外借檔案應做好外借登記（包括編號、內容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。

9、外借檔案不得為檔案原件。

第四篇：學生會檔案管理制度

金陵科技學院學生會

檔案管理制度

檔案工作是校學生會工作連續性，有序性的有力保障。為實現工作的正規化，提高工作效率和工作質量，特制定此項制度：

一、總則：

（一）人事檔案：

1、學生會成員信息庫，由學生會秘書部定期更新；

2、學生會各部門成員（包括未入選者）簡歷，每學期開學初更新；

3、學生會干部競選演講稿，干部辭職報告；

4、學生會成員檔案數據庫，記錄校學生會各成員基本信息、各 項考核成績及評優結果，及各成員在校期間所獲各項榮譽。

（二）工作檔案：

1、學生會各部門各學期及各月工作計劃；

2、學生會各部門舉辦活動需要有相關文字材料備份，包括活動申請、活動開展、活動總結，并附活動圖片資料。

（三）文件檔案：

1、上級組織發布的工作文件及通知;

2、上級組織對工作、活動的批示；

3、學生會內部文件及各項管理制度等文獻材料；

4、兄弟院校的發涵。

（四）會議記錄：

1、學生會全體成員會議記錄；

2、學生會主席團全體會議記錄；

3、職能中心會議記錄；

4、干部級會議記錄；

5、部長級會議記錄；

6、干事考核例會記錄；

7、其他重要會議和座談會等會議記錄。

（五）出版物檔案：

由學生會訂閱和編印的各種刊物、資料、論文集等。

二、實施細則：

（一）靜態管理條例

第一條 學生會檔案由學生會秘書部進行管理并保存于學生會辦公

室。

第二條 學生會檔案屬內部資料，不經允許，不得私自交于外界傳

閱

第三條 對于重要文件和有保密性質的文件需做好保密工作，未經

主席團許可，不得借閱。

第四條 定期檢查各項文件，如有遺失或缺少應立即向主席團報告，事故責任人視情節輕重給予處罰。

第五條 借閱檔案必須經過主席團同意，否則不得借閱，未經批準

直接借閱者及當時辦公室值班人員視情節輕重給予處罰。借閱時需注冊登記：姓名，聯系方式，借閱內容，借閱時間及歸還日期。

第六條 學生會的檔案由主席團和管理部門決定其使用和公布，不

經上述機構相關負責人同意，任何組織無權使用檔案信息。

（一）動態管理條例

第一條 學生會各部門舉辦活動需要有相關文字材料備份，包括活

動申請、活動開展、活動總結，獲獎者名單，活動照片等資料，并及時上交學生會秘書部用于存檔。

第二條 學生會秘書部應該及時收取并更新校學生會各項檔案，包

括人事檔案、工作檔案、文件檔案、會議檔案、出版物檔案并存放于校學生會辦公室，整理資料時按照檔案的生成年份及文件類別進行分類整理，合理放置，使所有文件系統化，以方便借閱及管理。

第三條 由組織部負責記錄校學生會成員成長過程，錄入校學生會

成員各項考核成績及評優結果，并于定期考核例會上公布；記錄各成員在校期間所獲各項榮譽，如月之星、優秀干事、優秀干部等，以便制作各成員校學生會工作證明。

第四條 由組織部負責記錄學生會成員轉編制情況，動態記錄學生

會成員入黨進程；

三、附則：

第一條 各部門應積極配合檔案管理部門的工作，以使我校學生委

員會檔案管理工作井然有序的進行。

第二條 本制度解釋與修改權歸金陵科技學院校學生會。

第三條 本條例自發布之日起生效。

金陵科技學院學生會

二○一○年三月

第五篇：學生會檔案管理制度

學生會檔案管理制度（試行）

為使院學生會各項工作制度化、規范化，使學生會各項工作做到有據可查，保證工作的連續性，院學生會建立檔案管理制度。

第一條秘書處負責檔案的記錄，歸類，整理。

第二條檔案內容：

1、學生會各職能部門檔案：包括各部的工作計劃，工作小結及重大活動后的經驗總結。

2、院際交流檔案：整理兄弟院校的各類材料、文件，歸檔備案。

3、學生會人事檔案：學生會招新表，學生會成員名單，由秘書處制作并存檔備案。

4、常用表格檔案：工作中使用的各類表格，如考勤表、活動申請表、干事干部評優考核表等。

5、學生會章程及各種規章制度。

6、工作簡報和新聞廣播稿。

7、學生會活動的照片及其底片。

第三條由秘書處統一收集、整理各類材料并存檔。

第四條檔案管理

1、學生會秘書處設立專用的檔案柜進行檔案管理。

2、各類檔案分類放置。

3、每個部門有各自的文件夾，用于放置部門活動的相關檔案，如計劃、小結、總結等。

第五條本制度自公布之日起生效。

山西工商（職業）學院

學生會主席團

二〇〇九年十一月二十八日