第一篇：宴會預訂教案

教 案

授課內容：《餐飲服務與管理》第六章中餐宴會服務 第一節 宴會預訂授課教師：葉虹

授課對象：12級酒店管理

教學目標：

1、學習了解飯店宴會的種類及其特點

2、明白宴會預訂銷售人員應具備的能力要求，熟悉宴會預訂的流程

3、了解宴會預訂的規范，為今后走上工作崗位打下基礎

重點難點：宴會預訂的程序。

學情分析：中職學生文化程度相對較低，對于純理論課不感興趣，本節課的教學關鍵在于如何激發學生的學習熱情，從而達到良好的學習效果。

教學方法：講授、展示、對比、角色扮演等 教學課時數：2課時 教學過程：

一、新課導入

宴會是大家常見的餐飲形式，那么，關于宴會我們了解多少呢？又應該怎么具體服務呢？下面，就進入我們今天的學習。首先，我們來了解一下宴會的概念、特點及在飯店中的重要意義。

1、由宴會活動的發展歷程引入宴會的概念

2、宴會的特點及其在飯店中的重要意義——學生閱讀課本并回答，教師講解

【過渡】

宴會在飯店中占有如此重要的地位，那我們就有必要了解宴會的種類及其特點。

二、宴會的種類和特點 【講解】(一)宴會的種類

請學生結合課本填空。

按宴會菜式劃分，可分為（）、（）及（）；按宴會性質劃分，可分為（）、（）、（）、（）、（）、（）等；按菜食酒類和用餐方式劃分，可分為（）、（）、（）、（）等。

學習表格式歸納，鞏固宴會分類的內容。【提問】

宴會的各種種類都有什么特點呢？ 【講解】(二)宴會的特點

1.5.2.6.3.4.7.雞尾酒會 8.采用多媒體教學，圖片展示各種類宴會，讓學生思考、討論，引導學生從圖片中找出各種宴會的特點，進一步激發學生的學習興趣，教師做具體講解和歸納。【過渡】

盡管宴會形式多種多樣，可是，預訂程序卻大致相同。

三、宴會預訂 【講解】(一)

學生進行角色扮演，由此引入銷售預訂人員應具備的知識和能力。

宴會銷售預訂是一項專業性很強的工作，宴會銷售預訂員代表飯店與外界洽談和推銷宴會。因此，應挑選有多年餐飲工作經歷、了解市場行情和飯店各項政策、應變能力強、專業知識豐富的人員承擔此項工作。具體來說，宴會銷售預訂員應具備以下知識和技能：1-6閱讀課本 【講解】(二)宴會預訂的聯絡方式

所有的宴請活動的承接可以由營銷部和宴會部負責，但無論如何，宴請活動的最后確認和宴

1.2.3.傳真預訂

【講解】(三)宴會預訂常用的表格

1.宴會預訂單 2.3.看圖6-1，6-2，6-3，6-4，各種宴會預訂常用的表格，并講解。【講解】(四)宴會預訂的程序

學生角色扮演宴會預訂的整個流程，由此講解宴會預訂的程序及規范

1.接受預定

2.填寫宴會預訂單

3.填寫宴會安排日記簿

4.簽訂宴會合同書

5.收取定金

6.跟蹤查詢

7.確認和通知

8.督促檢查 9.取消預訂

10.信息反饋并致謝

11.建立宴會預訂檔案。【小結】

１.宴會的種類。

２.宴會銷售預訂人員的選擇 ３.４.宴會預訂的程序

在學生討論的基礎上，歸納小結，再次明確本節課的重要知識要點。【作業】

１.簡述宴會的種類 ２.簡述宴會預訂的程序 【教學后記】

第二篇：宴會預訂案例分析

宴會預訂案例分析

在為客人訂晚餐時，客人留下了單位的電話及小靈通號碼，因客人在約定時間遲遲未到，在打電話詢問時，單位電話沒人接（可能已下班），小靈通停機。

分析： 主要原因是因為在做預訂時，沒有問清客人抵店時間及對客人說清楚為其預留半小時，因客人預留2個號碼后忽略了這個問題。

措施： 吸取教訓，在下次預訂時各方面全部要做到位，避免此類情況的發生。

宴會預訂案例分析

客人與我們預定會議，記錄其要求后，便通知相關點做準備。一切就緒后，會議即將開始。主辦人又提出新的要求，例如：水果，茶點及會議所需設施設備等。匆忙之中準備有些慌亂，且等候時間較長，致使客人的不滿或投訴。

分析：主要原因是在預定時未對客人進行詳細的詢問，只是記錄要求，按部就班，考慮不全面。

措施：在接受預定時不僅要仔細地記錄客人的要求，更要站在客人的角度去考慮，對會議的可能所需的物品或涉及到的東西要進行推銷，即增收利潤又體現服務周到，避免上述情況的發生，一石兩鳥。

07年6月宴會預訂案例分析

在為客人訂餐時,客人留下了傳真號碼（菜單要傳真給客人，待確認），沒有留下移動號碼。到了預定用餐那天，客人對于菜單一事還沒有回音，雖然我們還是想辦法聯系上了客人，確認了菜單，但增加了麻煩。分析：主要原因是在預定時，由于很忙，客人留下了傳真號碼，忽略了移動號碼。

措施：吸取教訓，在下次做預訂時各方面要全面做到位，要做忙而不亂，避免此類情況發生。

宴會預定案例分析

某日一滿月酒在開餐之前，客人發現撐牌名字錯誤，根據調查，宴會預定對銷售部下臨時單交接的時候，寫清楚了“名字請確認一下”字樣，但是銷售部人員未確認。

分析：主要是銷售部員工工作沒有做到位，導致了事情的發生。措施：首先當發現撐牌有誤時，應該及時向客人致歉并馬上更換撐牌，各部門積極配合，先解決問題，再追究責任。

宴會預定以后在交接大型活動給銷售部時，一定要下臨時單并要求簽名，以免發生類似情況。

宴會預定案例分析

在晚上客情很忙的情況下，A、B兩名預定員一起當班，A在接到臨時預定后下臨時單并去相關點發，走時對B說：“沒什么事，晚上客情寫在預定本上”，之后B在接到14人的預定后因2F大包間已被預定，因此請示經理后放于4F91#廳，但是通知餐廳時，91#已預定，并已通知過宴會預定。在A回來后，證實91#已被預定，是因為把客情記錯到了中午客情中。

分析：此案例主要是A的責任，發臨時單時，未與B交接好客情情況，并且在記錄信息時，不夠細心，導致一個包間重復被預定。

措施：首先致電給客人，委婉說明情況，并道歉，如果問題無法解決，就要告知經理，讓經理處理。

預定員在接到預定記錄信息時，一定要注意相關資料的填寫，并且一定要做好交接，避免重復預定。

宴會預定案例分析

在為客人訂餐時,已經重復客人的預定要求(包括200元/人),重復預訂時,另一位預訂員也在旁邊,聽到重復的是200元/人,客人到包間時服務員也把菜單給客人確認了,用餐時客人卻說訂了200元/桌.分析：預訂員重復預訂是工作程序,已經重復客人的預訂,責任應該不在預訂員

措施:引以為戒,每次預訂都應該重復客人的預訂要求,做到萬無一失.把預訂工作做的更好.宴會預定案例分析

某日，一市政府接待活動，在晚餐開餐前一個半小時，接待辦人員 在了解菜單后，有河豚，就要求試吃，但銷售人員之前并未詢問是否需試吃，（因為河豚魚燒制時間較長）在比較倉促的情況下，讓廚房立即做了河豚魚讓其試吃，并未耽誤。

分析： 銷售人員未詢問接待辦是否需要試吃河豚魚

措施：對以后市政府接待活動用餐，若有河豚，我要主動詢問河豚是否需要試吃，以便對餐廳及廚房提前做好準備工作。

10－23－04

宴會預定案例分析

某日,經理詢問11月8日晚上多功能客情,原本8日客情已經客滿,群芳廳有一婚宴(已預付),華芳廳一會議(未預付),但是預定員漏報了華芳廳會議,使在客滿的情況下接了一檔婚宴(40桌),并且已經預付,后經經理和銷售部協調,把華芳廳的會議取消,雖未造成嚴重后果,但是對各方面都造成了很大影響.分析: 宴會預定是餐飲部的一個重要窗口,特別是接待或接受大型活動預定的時候一定要嚴格把好關,避免造成此類情況.措施:

1.對相關人員進行嚴重考核.2.加強員工的工作責任心.3.預定員在互相交接客情時一定要仔細全面,以確保信息的暢通.在客情不忙的情況下,可以盡快的熟悉接下來幾天或接下來幾個星期的客情.心得:

吸取教訓，各方面回答要回答全面.而且在接受預定前,一定要看清楚活動日期的前后兩天是否有客情,要考慮到餐廳翻臺是否來得及,以確保各項活動的順利進行.11-6-2004

宴會預定案例分析

某段時間，有幾批活動一起在酒店同時進行，因為大型活動涉及的細節方面特別多，早晚班人員在交接的時候可能就不是非常的面面俱到，比如說某日宴會臺型圖未給多功能廳，幸好及時調整，所以對準時開餐沒有造成什么影響，但卻造成了重復勞動。

分析：

歸根究底，這還是交接的老問題，最重要的問題是如何避免此類情況的發生。

措施：

1.要考核當事人員，增強責任心。

2．不論是接到計劃單、臨時單、席位卡、臺型圖的時候，一定要仔細閱讀，做的和未做的要記錄好，對接班人員接下來的工作比較有幫助，而且可以減少交接不清的機會。

3．對于模糊或不確定的信息一定要及時向活動負責人詢問清楚，然后通知相關點。

某日，銷售部訂餐（客人比較重要），銷售人員說明客人比較挑剔，然后宴會預定員工在抄寫菜單的時候，在記事一欄內寫入了“客人較挑剔”。

分析：

給客人確認的菜單應該是桌面菜單，抄寫的菜單是給服務員劃單用的。措施：

1.對員工進行考核，避免再次出現此類情況。

2.如果在發生此類事件，直接在抄寫的菜單上蓋“VIP”章。

3.要和餐廳做好溝通。

案例1.分析：措施：

案例2.分析：

1月份案例分析

某日，預定員接到一桌便飯的通知，立即通知了廚房和餐廳，但是沒有講清楚是便飯，導致上了冷菜，引起客人不滿。

預定員沒有通知清楚是便飯，（便飯是不需冷菜的）。

a.首先接到客情一定要及時并且準確的通知廚師長和餐廳。

b.在允許的情況下，要及時跟上臨時單。

某日，核對客情，其中一婚宴改了日期及地點，但是電腦中沒有顯示，而且在大型活動表上改過，但是又被橡皮擦掉后，又接了另一客情，導致了重復預定，差點給酒店造成嚴重的損失。

預定員在更改客情后沒有在相關資料上做好更改，沒有

做好交接。

措施：

a.首先上報領導，找尋解決的辦法。

b.以后凡更改客情一定要在相關資料上做好更改（如預付單），并且做好書面交接。

c.以后凡有大型宴會，通知銷售部人員處理。

案例1.分析：

措施：

心得：2月份案例分析

某日，一會議，領導席本來要求鮮花布置，后來銷售部人員通知不要，因此，預定員便即刻通知餐廳此事，但是會議開始時，領導席上仍有鮮花。

a.預訂員電話通知時，因當時沒有領班，主管的電話打不通，因此通知了老員工（至少3遍，老員工已告知領班）。b.宴會預定沒有做好跟蹤，應該承擔部分責任。

a.宴會預定應該在接到通知后，即刻電話通知相關點，然后及時跟單。

b.餐廳接到更改通知后，領班之間一定要做好交接，以便工作順利開展。

在遇到此類情況后，要和客人做好解釋工作，然后提醒

餐廳和本部門員工在今后遇到此類情況的處理方法，并且兩個部門之間互相協調好，使酒店利益不受損。

三月案例分析

案例

某日，晚班員工在做完當日的工作后，在后臺一邊核對客情一邊發短信，違反了酒店規定，導致大堂投訴。

分析： 現在是酒店淡季，客情不是很忙，員工在思想上會有一定的松懈，加上當時離下班時間差不多還有半小時，因此就有了不負責任的舉動。

措施： 首先要讓員工認識到自己的問題，不管是淡季還是旺季，只要在工作時間，員工對待工作的態度一定要積極向上，然后督促其他員工不要犯類似的錯誤。

四月份案例分析

案例：某日，預定員在上班空余時間在后臺上網。

分析：a.部門之前已經多次強調在客情不忙的情況下，不管上班人數幾位，一定要有一位員工坐在前臺，隨時對客服務。

.該員工的工作責任心不強。

措施：a.對該員工進行嚴肅的批評和教育，并且督促其他員工不準犯類似的錯誤。

b.一定嚴格遵守酒店或者部門的規定。

c.員工在空余時間可以看一些可以提高業務技能方面的資料，隨時補充自己的知識量，有助于工作的順利展開。

宴會預定――五月份案例分析

案例：某日，4F包間客情不忙，原本訂于98＃的客情，因98＃另有重要客情接待，因此把98＃的12人換到97＃，因97＃桌面較小，導致座位擁擠，客人感覺很不好。

分析：a.開餐時間臨時更改包間，員工沒有及時考慮到97＃桌面較小，12人坐較擁擠。缺乏崗位技能知識。

b.員工在訂餐時缺乏主動性，提醒訂餐人包間容量。

措施：a.加強員工理論知識的培訓，把一些內容整理成資料作為培訓內容。

b.平時在員工訂餐時加以督促，從而提高熱情、人性化的訂餐標準。

宴會預定――六月份案例分析

案例：某日一檔客人通過銷售人員訂餐，標準未訂，中午此單位有一人電話前來訂房，后又得知用餐未訂標準，便訂了三種不同標準菜單，傳真過去。下午一直未有回復后，便直接詢問銷售人員菜單是否確認，但銷售人員告知此單位并未有人訂標準，但預定人員疏忽未留下客人的姓名及電話，導致聯系不到客人，菜單的不到確認。

分析：a.預定人員缺乏意識去全面了解、記錄客人的信息。

b.預定人員依賴心理太重，缺乏主動意識。措施：a.引以為戒，防止下次類似的事情發生。

b.為提高員工的業務技能進行模擬預定。

宴會預定――七月份案例分析

案例：某日，銷售部人員拿來一份計劃單，當看到要求用餐訂在15#AB時，發現當天的15#AB已預定給其他客人。但銷售部事先未有預訂。馬上與銷售部人員聯系時，她說已與客人確認，但是之前預定包間的客人也已確認，于是讓銷售部趕緊更換。

分析：a.銷售部未提前預定包間，導致重復預定。

b.在一定程度上造成客人對酒店服務的不滿。

措施：a.在拿到計劃單的第一時間內要核對客情，看有無出入，及時發現問題，得到解決。

宴會預定――八月份案例分析

案例：某日，本點員工將客情人數與桌數相反輸入，導致各點看客情時都不能理解，電話查詢是怎么回事。

分析：a.預訂員在輸預訂時沒有看清楚提示，b.預訂員在輸完預訂后沒有再次核對。

措施：a.加強工作責任心，要反復檢查完成的工作，確保無誤。

宴會預定――九月份案例分析

案例：某日，某預訂員接待預訂時，在關于酒水預訂時，由于酒水單上沒有該品種，在不了解價格的情況下，所定酒水未在客人規定的價位之內，所幸客人未有投訴，但此事應引以為戒。

分析：a.預訂員在預定時酒水價格沒有充分了解。

b.在最后下單時沒有確認酒水價格。措施：a.對餐飲所提供的所有酒水及價格列表培訓，使其對酒水單上提供及售缺的酒水、酒水單外提供的酒水充分了解，做到準確無誤的推銷。

宴會預定――十月份案例分析

案例：某日，某預定員接待一檔臨時客情后，馬上通知餐廳時，餐廳電話一直忙音，便想等會再通知，于是忙于其他的事情，不慎將客情忘記通知，就去吃飯。由于餐廳不知情，導致客人到店時，出現未預定的現象，引起客人不滿。

分析：a.預定員未將已完成事宜和未完成事宜分開記錄。

b.飯前未將客情與餐廳先核對。措施：a.將未完成的事情另外記錄在案。

b.每次吃飯前與餐廳核對客情。

宴會預定――十一月份案例分析

案例：某日下午5點,4F包間臨時增加一張用餐席位卡，由于餐廳領班聲稱都在做餐前準備工作，沒有人來取，本點也只有一名員工在當班，考慮到送張席位卡也就1－2分鐘的時間就能回來，省得餐廳員工下來拿，就讓商務中心代接電話。下來后，發現有一未接電話，商務中心也一名員工在，由于忙，未幫助接聽。于是就致電過去，但是無人接聽，該電話也未再打來。

分析：a.預定員只考慮到餐廳急需席卡，而忽略了本點的重要性。措施：a.下次其他點急需送單子，但是本點又只有一個人上班時，要把電話轉到其他點上的電話，并交接清楚，回本點后在把電話轉回，問清有無事宜。

宴會預定――十二月份案例分析

案例：某日，預定員在接到有清真客人預定時，由于當時較忙，在記錄特殊客情的時候沒有明顯特殊備注，導致通知廚房開菜單時沒有忘記告知就傳真給客人菜單，引起客人不滿。

分析：a.預定員在記錄特殊客情時，疏忽了其重要性。

b.在記錄客情時沒有將客情另外記錄。

措施：以后接待預定時，把普通怾客情與特殊客情分開記錄，把已完成事宜與未完成事宜分開記錄，避免錯誤的再次發生。

宴會預定――一月份案例分析

案例：某日，預定員在一檔活動席位卡打印、發送后，在臨近下班時間又接到通知，另外還有十幾個人的添加名單。當時又有接待辦的人在會議現場催促要快一點，預定員將打印好的會議席卡送到餐廳。在第二天的中午，又接到通知十幾個人的名單還要打印用餐席卡，但此時已接近用餐時間。因此造成客人的不滿。

分析：a.預定員為將此時交接于下一班的員工。

b.預定員沒有主動詢問客人是否需要打印用餐席卡。措施：a.加強員工的工作主動性和責任心。

b.做好每一班的交接工作。

宴會預定――二月份案例分析

案例：某日，婚宴將至的時候發現桌面菜單與廚房的菜肴有出入，經過調查，是銷售部之前已經確認的菜單，后來又進行更改，之后確認但未通知本點，本點仍以為是前一份菜單。前一班的員工發現后進行了交接，由于下一班的員工疏忽，沒有進行追蹤。導致了問題的發生。

分析：a.銷售部顧有責任，但是預定員責任心不夠，沒有預見性。措施：a.加強員工的責任心及工作主動性。

b.及時與銷售部做好溝通。

宴會預定――三月份案例分析

案例：某日，有一市政府活動。預訂員到前臺拿席位卡名單。接待辦人員還在排。預訂員在等待的過程中不停地擦鼻子，站姿也欠雅觀。

分析：a.本點是餐飲部和其他部門溝通的一個重要窗口，且經常直接面對客人，儀表儀容一定要到位。

措施：a.對該員工進行了相應的考核。

b.加強員工的儀表議容。

宴會預定――五月份案例分析

案例：某先生來預定10月2日的婚宴場地，欲想要群芳廳，來了3次本點員工都告之10月2日晚上群芳廳是空的，于是某先生就預定了群芳廳。其實群芳廳在某先生預定之前就已經被另外一擋婚宴預定了，是由于本點員工1的疏忽，責任心不強，把群芳廳輸成豪華間，導致某先生來預定時員工2把群芳廳又訂給了某先生。

分析：這次的錯誤就是出在本點，是員工在輸入客情后沒有核對，導致后來的重復預定，某先生很是不滿。對酒店的形象帶來了負面影響。

措施：

1、對員工1嚴重考核

2、再次提醒員工輸入客情后要核對

3、每接一擋大型宴會都要看一下當天的其他活動有無疑慮，杜絕重復預定的再次發生。

宴會預定――六月份案例分析

案例：某日,華芳A廳和B廳分別都有活動。本點員工在通知中心吧備酒水時，把A廳的酒水說成B廳的，B廳的說成A廳的，后來發現錯誤，立即又通知中心吧。雖然在客人用餐前已經更改好，沒有造成客人投訴，但卻大大增加中心吧的工作量。

分析：該員工缺乏工作責任心。本點是餐飲部和其他部門的信息渠道，銷售部把活動在細節通知到本點，本點必須正確無誤并及時的通知到相關點。

措施：

1、對該員工進行考核。

2、引以為戒，提醒其他員工不得重犯類似錯誤。

3、加強員工的工作責任心。

宴會預定――七月份案例分析

案例：某日，本點員工在打傳真格式菜單時把“德國豬手”打成了“德國朱手”。雖然沒有造成客人投訴，但是犯了最低級的錯誤，體現了工作責任心極其不強。

分析：該員工嚴重缺乏工作責任心，本點經常打印菜單傳真給客人，如果打印好不仔細檢查一下，出現了這種低級的錯誤，會給我們酒店帶來負面影響。

措施：

1、對該員工考核。

2、引以為戒，督促其他員工不再犯類似錯誤。

3、加強員工的工作責任心。

宴會預定――八月份案例分析

案例：7月29日晚“浦項不銹鋼”在群芳C廳用餐。用餐前一天客人要求本點把指定的幾種酒水價格傳真過去，本點員工就安酒水單上的價格傳真過去。客人看后覺得價格有點貴，就和銷售經理聯系并調整了價格。銷售經理把調整后的價格告知本點員工并要求再傳真給客人。本點員工當時很忙，忙完后也忘了通知餐廳，也沒和本點員工交接此事，導致餐廳結帳時按酒店平時價格結帳。后來客人發現后，雖未導致投訴但引起客人的不滿。

分析：該員工嚴重缺乏工作責任心。本點應該是餐飲部和其他部門傳輸信息的窗口，信息要傳的迅速、準確，不能中止在本點。這樣會導致其他點，特別是對客服務區域得不到準確的信息而出錯，引起客人的不滿，最后導致酒店信譽度在降低。

措施：

1、對該員工考核。

2、引以為戒，杜絕此類錯誤的再次發生。

3、加強員工的工作責任心。

宴會預定――九月份案例分析

案例：九月某日，餐飲部經理通知本點員工晚上華芳廳主桌各客，讓其通知相關點，但本點員工只是通知了廚房做各客菜肴，而未通知餐廳放各客餐桌。導致餐廳在開餐前急急忙忙再翻臺（由共份翻成各客），增加了餐廳的勞動量。

分析：該員工嚴重缺乏工作責任心。本點既是餐飲部和其他部門傳輸信息的窗口，更是餐飲內部的信息渠道。要把本點知道的信息及時、準確的傳到到相關點。盡量讓錯誤的發生將至最低。如果信息終止再本點或傳達不及時，就會導致客人的投訴或增加餐廳的勞動量。

措施：

1、對該員工考核。

2、引以為戒，杜絕此類錯誤的再次發生。

3、加強員工的工作責任心。

宴會預定――十月份案例分析

案例：十月某日，大堂經理打來電話了解客情并訂餐。本點新員工當班，對客情不是很了解，所以回答時有點支吾，且做預定時直呼其名字，導致大堂投訴。

分析：該員工對客情不熟悉，且業務技能欠缺，看電腦的速度不快，導致回答時有點支吾。禮貌禮節不到位，不能直呼領導的名字，如一定要稱呼領導名字時，應在其名字后面帶上職稱。

措施：

1、考核該員工。

2、員工上班前先熟知當日客情，了解后幾天客情。

3、引以為戒，杜絕此類錯誤的再次發生。

4、平時加強員工的業務技能。

宴會預定11月份案例分析

案例：某日，由于客情忙，本點也很忙（還要外借兩名員工開餐），堆了好多東西都要打印，尤其是席位卡最多，員工打印席位卡后未仔細核對，導致有一張席位卡是兩面不一樣的，雖未造成投訴，但造成了本點的重復勞動。

分析：客情較忙時，員工責任心不強，沒有保證工作質量。

措施：客情忙時，更加要忙而不亂。每件事情爭取一次到位，減少重復勞動。提高員工的工作質量以及工作效率。加強員工的工作責任心。

宴會預定12月份案例分析

案例：某日，酒店有一市政府團隊接待，接待中酒店老總通知預定員A有2桌工作餐放于包間（15＃AB），后來在預定員A去吃飯時，酒店老總又通知預定員B只要一桌工作餐了，預定員B就問老總要不要換個包間，老總說不用換了。等預定員A吃完飯回來，預定員B就下班了，下班前預定員A問預定員B有沒有什么事，預定員B回答沒有。預定員B走了一會，老總就打電話來說通知只有一桌工作餐怎么又上了2桌菜。查明原因后，原來預定員B接到老總桌數更改后沒通知廚房和餐廳，導致信息就終止在預定員B這里。

分析：宴會預定是餐飲部信息集中的窗口，如果信息傳達不及時或忘記傳達，將會導致其他點得不到及時準確的信息，從而導致工作的失誤，降低了本點的工作效率，也增加了其他點的工作量。

措施：

1、考核預定員B。

2、引以為戒，杜絕此類錯誤的再次發生。

3、加強員工的工作責任心。

宴會預定1月份案例分析

案例：某日，酒店小張總打電話到本點想預訂大年夜3桌用餐，本點預訂員告知小張總11#12#正好3桌，小張總說11#12#3桌已經預訂掉了（因為也是小張總預訂的），預訂員說沒有，是空著的，小張總讓她再仔細查一下，經再次核查發現確實已經預訂給小張總了，立刻向小張總道歉。

分析：如果這次想要預訂的不是小張總，而是別人，那將造成重復預訂。再者如果上次預訂11#12#3桌不是小張總，而是別人，那么小張總也不知道1#12#已被訂出，那也將造成重復預訂。可能是換了新系統的原故，看起來可能不如以前熟練，但是只要多加細心還是不會出錯的。所以每位員工工作都要負有高度的責任心。

措施：

1、扣除該位員工的當月效益工資。

2、引以為誡，加強每位員工的工作責任心。

3、加強并細化手工登記客情。

宴會預定2月份案例分析

案例：某日，某預定員在做桌面菜單時，由于缺乏工作責任心，做完之后沒有和手抄菜單再次核對，造成桌面菜單上少了兩道菜，而手抄菜單上是正確的。

分析：如果當時預定員在做完桌面菜單后能和手抄菜單核對一下，那么就會發現桌面菜單和手抄菜單的出入，就會再次仔細的核查廚師開的菜單，這樣就不會出現桌面菜單少兩道菜，就不會出現如此低級的錯誤，就會把工作做的更好。這種錯誤的發生完全是因為預定員沒有高度的工作責任心而引起的。

措施：

1、對該員工進行考核。

2、引以為誡，加強每位員工的工作責任心。

3、規定每次做桌面菜單時先打印一張，和手抄菜單核對無誤后再將菜單全部打印或復印出來，降低菜單紙的浪費率。

宴會預定3月份案例分析

案例：某日，本點員工一個人在當班，由于當時很忙，在做多功能桌面菜單時，把最后第二個“特色湯面”做成了“三絲云吞”。嚴重缺乏工作責任心。

分析：當時本點一個人當班，而且工作很忙，電話不斷。又在做多功能菜單，由于本著經驗主義（一般最后第二個菜是“特色湯面”），但用于修改的那份菜單卻是“三絲云吞”，而本點員工沒有細看就以為是“特色湯面”。導致出錯。本點是至關重要的點，凡事要做到忙而不亂。才會忙的有價值。

措施：

1、對該員工進行考核。

2、引以為誡，加強每位員工的工作責任心。

3、杜絕此類情況的再次發生。

宴會預定4月份案例分析

案例：某日，一團隊在西餐廳用晚餐（自助餐），中午的銷售部時候通知本點自助餐時間由計劃單上的18：00改到17：30.本點員工當時一個人在當班，且很忙，在通知完中廚房和西廚房后，又有電話響起。后來忘通知西餐廳了。導致西餐廳17：00時才知道。

分析：本點是餐飲部信息集中的點，事情也較多，有信息更改和增加要及時通知到各點和餐辦，要做到忙而不亂。

措施：

1、對該員工進行考核。

2、引以為誡，加強每位員工的工作責任心。

3、杜絕此類情況的再次發生。宴會預定五月份案例分析

1.某日，四樓群芳廳一檔喬遷宴，客人自帶了紅白酒并且未經過酒店同意自帶了飲料，當時酒店有所規定大型宴會除了自帶酒水以外其它飲料均有本店提供，另外加收100元的酒水服務費，當時銷售人員得知后立刻打電話與客人解釋，客人不但不聽解釋而且亂發脾氣，硬說銷售人員當時就沒有和他說清楚，導致客人投訴。

分析：1.或許銷售人員在洽談此檔宴會時關于酒水的問題說的不是很清楚客人不容易明白

2.當客人已經把酒水全部帶到餐廳之后他也沒有辦法再將酒水拿回，并且認為當時我們并沒有和他說酒水可以自帶 3.雙方解釋的時候態度不是很好導致客人很不開心

處理：1.空余時間給銷售人員培訓接待宴會時的細節

2.向客人道歉并且委婉地再向客人解釋一下關于酒水自帶的問題，讓客人了解關于我們酒水自帶的問題

3.盡可能的為客人處理現狀，及時與客人溝通如果酒水全部自帶的話那么酒水服務費就不能有所便宜了，按照原來的價格收取.4.宴會結束后仔細聆聽客人的傾訴，并且感謝客人

宴會預定7月份案例分析

案例：6月的某日，本點員工接到7月3日群芳廳的預訂，便把預訂輸入電腦。其實7月3日是華芳集團公司的例會，電腦中的預定早在去年就已經輸過了，但是由于電腦系統的升級，導致部分預定只能在打印報表時才顯示出來（在常規的預定狀態下是不顯示的），而本點員工一時也沒想起集團公司的定期例會。導致群芳廳搶臺。

分析：雖然沒有造成嚴重后果，且以前對于華芳集團例會后搶婚宴臺或其他臺型也是較多，但是預定員在預定時最好也考慮的多一點，盡是減少員工的勞動量。

措施：

1、此事發生后，已經在培訓時又重申了一次華芳集團例會的時間，且在電腦中把華芳集團例會一直輸入到了09年。避免員工的一時忽略。

2、引以為誡，加強每位員工的工作責任心。

宴會預定7月份案例分析

案例：本點每日晚上都要收集客人對中餐廳的菜肴反饋意見單，然后整理打印，于次日早上發至餐廳、廚師長、經理、總經理辦公室。但是由于本點員工的工作細心度不夠，常常會有一些錯別字出現在反饋單上。

分析：我們打印的反饋單是要發至總經理辦公室的，如果有錯別字出現在上面，將會給本點帶來負面影響，不但功勞得不到，苦勞也得不到。如果每位員工做完之后再仔細檢查一遍，應該能打出一份完美的反饋單。措施：

1、要求每位員工做完之后一定要細心檢查，以做到盡善盡美。

2、引以為誡，加強每位員工的工作責任心。

3、杜絕此類情況的再次發生。

宴會預定8月份案例分析

案例：某日，本點晚班員工21：00發報表時，把電話轉至中餐廳，但是發完報表回到本點時忘了把電話轉回來，導致電話一直處于轉接狀態。次日早班員工上班后檢查了電話才發現未轉回。

分析：每日晚上9點轉電話發報表是本點的必做事宜，但是由于該員工缺乏較強的工作責任心，導致電話未轉回，雖然說由于次日早班的發現，沒有造成嚴重后果，但是如果工作細心一點的話，就不會發生此類錯誤。措施：

1、考核該員工。

2、規定以后每天的早班要檢查設施設備的完整性及可使用性。

3、加強每位員工的工作責任心，杜絕此類情況再次發生。

宴會預定8月份案例分析

案例：某日，酒店安全、服務質量自查時查出，本點員工在接聽外線時無中英文對照，且銷售意識不強，原則性太強，靈活性不夠，在客人已自報姓氏后本點員工在以后的交談中都沒有直接客人的姓氏。

分析：首先本點員工不重視酒店的自查，其次本點員工對客源的不重視，用餐標準把握的較死，不懂得靈活應用，在自己不能做主的情況下，應該先留下客人的電話號碼，待請示領導后再給其電話答復，盡最大可能的情況下留住客源，提高用餐率。

措施：

1、引以為誡，加強每位員工的工作責任心和銷售積極性。

2、再次重申接聽電話要中英文對照。

3、再次規范接聽電話程序。

宴會預定9月份案例分析

案例：9月某日，臨時增加一市政府會見，當時有好幾個市委接待辦主任，且要打用餐和會見席卡，由于當時時間緊和人較多。接待辦只說再增加幾個席卡，所以本點就打了會見席卡，后來發現他要的是用餐席卡。導致工作不到位，重復勞動。

分析：由于客情是臨時增加的，所以席位卡名單也來的很晚，而本點就一臺電腦，難以應付突擊事宜。而本點人員應做到頭腦清醒、忙而不亂，爭取做好每一檔活動的接待工作。措施：

1、引以為誡，加強每位員工的工作責任心。

2、打兩套市政府四套班子的中英文席卡放于包間以作備用。

宴會預定9月份案例分析

案例：9月某日，本點已將2F3#預定給客人，后來又訂一桌放2F2#，當本點通知包間2F2#時，領位員告知本點3#已換至2#，但是本點未接到包間更改的通知，導致本點重復預定。后來把后定的2#改至5#了。分析：在開餐期間，如果客人到包間后換包間的話，包間要和本點互通信息，不能把信息終止。這件事情雖然沒有造成客人投訴，但是沒有按照工作程序運作，導致本點重復預定。

措施：雖然這次錯在包間，但是本點也要引以為誡，要及時傳達信息，做好多方溝通工作。以此件事來教育預定員，加強員工的工作責任心，把錯誤減至最低，提高工作效率。

宴會預定10月份案例分析

案例：10月某一批市政府重要接待，客人要在原先開過菜單的基礎上再開一份菜單，廚房不知何原因，遲遲未開出，導致本點傳真菜單也不及時，后來廚房催本點和客人確認菜單，于是致電給客人詢問菜單是否確認時，客人說我在辦公室等了半天沒收到傳真，現在我很忙，菜單還未查閱，明天再確定。

分析：客人要求本點在指定的時間內傳真菜單，而因為廚房不及時開出菜單，導致本點不能準時傳真菜單而引起客人的不滿。措施：希望廚房能重視客人的要求，及時開出菜單，能讓本點在第一時間里把菜單傳真于客人。讓客人早些看到菜單，早些確認，也方便我們以后的工作。

宴會預定10月份案例分析

案例：10月某日，多功能在當日晚上客情結束后，將華芳B廳翻成次日的晚宴臺型，后來本點發次日報表時，多功能發現次日中午華芳B廳還有一檔客情，次時晚宴的臺型已到位。導致重新翻臺，重復勞動。

分析：本點當時在接到此檔活動時，就已通知餐廳。且后來餐廳也有來電詢問客情，本點一一告知。可能那幾日比較忙，團隊比較多，餐廳忘了此檔活動了。

措施：為了避免餐廳的重復勞動，減少員工的勞動量，在團隊多，客情忙的情況下，本點的員工可以在前一天晚上提醒一下餐廳次日的客情，餐廳也可以在翻臺之前和本點確認一下要翻的臺型。

宴會預定11月份案例分析

案例：某日，4F包間有一市政府接待，客人在確認菜單后，又每人加一個98元/只蟹。本點立即通知了廚房值班廚師長。可是后來上菜時廚房未上蟹，原因是不知道加蟹了，后來立即補上未造成客人投訴。

分析：本點當班員工在得知客人每人加了一個蟹之時，立即通知了廚房值班廚師長，所以此件事件的全部責任應該在廚房。

措施：希望廚房的值班廚師長重視客情的變化和菜肴的更改，隨時做好記錄，當然本點也可以適當的再次提醒一下廚房，避免此類事件的再次發生。

宴會預定11月份案例分析

案例：某日，銷售部員工在訂了一個活動后，又作了人數的修改，本點員工在修改預訂本后，沒有把電腦上也修改，導致預訂本和電腦顯示不一致。

分析：此事被接班員工發現并及時更正了，雖然沒有造成嚴重后果，但是卻體現出員工的工作不細心，責任心不強。

措施：首先考核該員工，以讓其警記；其次在會上提出來，再次加強每位員工的工作責任心和細心度，以便把工作做的更好更完美，爭取將錯誤降到最低。

宴會預定12月份案例分析

（一）案例：本月某日，本點晚班人員當班期間接聽“66”電話無中英文對照。

分析：酒店規定對客電話在接聽時必須中英文對照，以顯示五星酒店的水準，而部門也一直在強調，當班員工顯然違反了酒店的規定。措施：首先考核該員工，以讓其警記；其次在會上提出來，讓每位員工都能做到按照酒店的規定標準的接聽電話。

宴會預定12月份案例分析

（二）案例：本月某日，銷售部員工致電給本點問“19日多功能廳空不空”，而本點當班員工細心的問了一下“是這個月的19日嗎”，對方“恩，是的”。然后就幫其預訂了群芳廳，過幾日又致電詢問此事，才得知銷售部員工是想訂08年1月19日，不是07年12月19日，而08年1月19日多功能廳都已客滿，且都已有交過定金，在不得已的情況下銷售部取消了此檔活動。分析：預定客情時，銷售人員和預定員都不能含糊，因為一旦含糊，將會造成錯誤的預定，更嚴重的將會造成重復預定。將會引起客人的不滿和投訴。雖然此事沒有造成嚴重后果和客人投訴，但是也以此來引導預定員，預定客情時一定要問清時間。更重要的是銷售人員一定要報清時間并在預定員重復時間時一定要確定。只有在雙方都細心的情況下才能更好的做好銷售和預定工作。

第三篇：餐飲宴會預訂工作流程

餐飲宴會預訂工作流程

一、餐飲部宴會預訂概況

餐飲部宴會預定是酒店對外開發客源市場、宣傳酒店、營銷酒店餐飲產品；對內協調宴會、溝通各餐廳之間預定的職能部門。是酒店與外部相互聯系的樞紐，是酒店內部相互合作的橋梁。

二、餐飲部宴會預訂工作流程

項目

*電話預定

工作標準 1.當電話打來時，在鈴響三聲內接起，用禮貌用語問候對方，并報本部門名稱（您好!宴會預定部，我可以為您提供幫助嗎？）2.認真聽清，問明客人的要求在宴會預定登記表上做好記錄 1）主辦單位名稱（指示牌如何寫），主人的姓名及身份。2）注明接洽人的姓名（在預定中至少稱呼客人名字一次）、聯系電話及傳真號碼。3）用餐日期及時間（午、晚）4）用餐人數，根據人數的多少，臺型及客人的要求來安排適當的宴會廳。5）了解被邀請客人或主賓的大概資料。6）類別：風味菜、遼菜、粵菜、西餐套餐或自助等，確認有無禁忌或特殊要求。7）酒水方面的要求。8）司機或工作人員人數和工作餐的安排（工作餐標準及地點）。9）是否需要鮮花。10）需要何種設備設施。11）廳堂布置（橫幅、背板及其它）。12）有無貴賓室及貴賓休息室，餐前有無會談及相關要求。13）提供相應報價并問明結賬方式。3.重復客人要求，根據以上要求給主辦單位安排用餐場所，及時記錄在宴會預訂一覽表上后告之客人所安排的場地名稱。結束談話時感謝客人。

4.如客人要求看菜單，及時將菜單傳給對方，并提前確認菜單。

5.提前與客人確認后做好宴會任務通知單，經部門負責人簽字后，發至各有關部門。

6.如宴會有變化要及時通知有關部門，并在預訂單上注明被通知人的姓名及時間。

7.如客人當天提出取消宴會，要向客人說明酒店規定，按規定收取損失費。

8.如遇大型宴會，要與主辦單位簽訂合同書并收取定金，以示確認。

9.如有重要或大型宴會時，預定人員應在活動前到現場與主辦單位取得聯系，并檢查準備狀況。

10.對客人的特殊要求或有超過自己的職權范圍的要求時，要及時請示部門負責人。

11.活動舉辦后，將相關資料輸入OPERA系統或客史檔案中。

1.積極、熱情、主動地接待客人，表現出我們酒店的誠意，即使無法為客人安排，也不要讓客人有冷落感。

*來客預定 2.帶領客人看宴會場地，并給客人合理化建議。

3.其它要求同電話電話預訂。

1.收到客人的預定傳真及電子郵件，一天之內給予客人接到預定的回復。

*傳真及電子

郵件預定 2.具體細節要同客人聯系，在宴會預訂登記表上做好記錄。

3.其它各項要求同電話預定。

1.提前檢查宴會的準備情況。

*迎接客人 2.在大堂或宴會廳明顯位置熱情地迎接客人的到來。

3.主動、周到的幫助客人協調宴會或會議中的各類事情。

1.每周五做好本周的銷售總結及下周的銷售計劃，積極走訪客戶。

*外出銷售 2.事先準備好飯店資料，在拜訪中恰當的回答客人的問題。

3.在拜訪中對客人反映的情況認真記錄，及時反饋與答復。

三、固定工作安排

內容 工作程序

*每日工

作 2.檢查當日宴會是否都已確認并下發通知單給各部門，若有沒確認的宴會，及時同客人聯系，進行1.08：30到崗，簽到后搞衛生，檢查當日菜單是否正確無誤，并復印、分發給相關部門。

確認。確認完畢后，下發通知單給各部門。

3.盡可能地追蹤前一天的宴會情況，聽取客人提出的意見：建立客戶檔案，并反饋給相關部門。（大型和重要宴會要發感謝信）

4.電話或外出拜訪客戶，外出前要與部門負責人匯報所拜訪客戶名稱，走出去，請進來。

5.11：00AM前，打好中午宴會的指示牌，通知迎賓員領取。

6.瀏覽當日宴會單，看是否有自己所定活動或熟悉的客戶，在宴會前檢查各項準備情況，并在二樓餐廳迎接客人。

7.下午16：30之前打好晚上宴會的指示牌，通知迎賓員領取。

8.當日下班前，要確認完第二日宴會情況，并下發給相關部門，遇到大型活動、重點宴會，要提前三天下發任務通知單。（如不能屆時下發通知單，要先向有關部門通報）。

9.完成當日OPERA的輸入、客戶手機號碼的輸入、次日菜單的打印和桌簽的制作。次日11：00AM之前的指示牌、菜單及桌簽等的完工情況，要當晚聯系有關人員予以確認。完善客戶檔案和貴賓車號的記錄及變更。

10.記錄當日宴會發生情況，有事及時向負責人匯報。

*每周工

作 2.每周五做好下一周重點宴會統計，確認無誤后OA至餐飲部及相關分部。

1.每月1日當班人員裝訂好上月及宴會統計表。

2.每月3日前將客史資料整理好后傳至營銷部、前廳部及總經辦。

3.每月3日前完成上月宴會統計及經營分析，同時將工作計劃及銷售和會展信息一同上報總經辦。*每月工

作 5.每月30日前上交餐飲部本部門考勤表。

6.每月末最后一個工作日將下一月宴會、會議等預定進行統計，確認無誤后發至營銷部及總經辦。

7.整理、歸檔一個月的銷售工作報告，做下月的工作計劃。

8.分析、整理一個月信息，將有用的信息列入工作計劃。4.每月15日及月末最后一天，完成半月要情，交于餐飲部、本部門負責人和總經辦。1.每周一匯總一周的銷售報告、信息及下周工作計劃。

第四篇：酒店餐飲部宴會預訂工作流程

餐飲部宴會預訂工作流程

一、餐飲部宴會預訂概況

餐飲部宴會預定是酒店對外開發客源市場、宣傳酒店、營銷酒店餐飲產品；對內協調宴會、溝通各餐廳之間預定的職能部門。是酒店與外部相互聯系的樞紐，是酒店內部相互合作的橋梁。

二、餐飲部宴會預訂工作流程 項目工作標準

*電話預定 1.當電話打來時，在鈴響三聲內接起，用禮貌用語問候對方，并用中英文報本部門名稱（您好!宴會預定部，我可以為您提供幫助嗎？GOOD MORNING/ AFTERNOON/ EVENING!CATERING DEPT, *** IS SPEAKING, MAY I HELP YOU?）2.認真聽清，問明客人的要求在宴會預定登記表上做好記錄 1）主辦單位名稱（指示牌如何寫），主人的姓名及身份。

2）注明接洽人的姓名（在預定中至少稱呼客人名字一次）、聯系電話及傳真號碼。3）用餐日期及時間（早午晚）

4）用餐人數，根據人數的多少，臺型及客人的要求來安排適當的廳堂。5）被邀請客人的國籍或單位，主賓的姓名及身份。

6）類別：風味菜、粵菜、西餐套餐或自助、和會議等，確認有無禁忌或特殊要求。7）酒水方面的要求。

8）司機或工作人員人數及誤餐費和工作餐的安排（誤餐費金額、工作餐標準及地點）。9）是否需要停車位，問清數量及要求。10）是否要鮮花。11）需要何種設備設施。

12）廳堂布置（橫幅、背板及其它）。

13）有無貴賓室及貴賓休息室，餐前有無會談及相關要求。14）預訂在零點餐廳用餐時詢問安排在吸煙區或非吸煙區。15）提供相應報價并問明結賬方式。

16）在集會預訂登記表上注明登記日期及登記人。

3.重復客人要求，根據以上要求給主辦單位安排集會場所，及時記錄在宴會預訂一覽表上后告之客人所安排的場地名稱。結束談話時感謝客人。4.如客人要求看菜單，及時將菜單傳給對方，并提前確認菜單。

5.提前經與客人確認后做好宴會任務通知單，經部門經理簽字后，發至各有關部門。

6.如宴會有變化要及時通知有關部門，并在預訂單上注明被通知人的姓名及時間。7.如客人當天提出取消宴會，要向客人說明飯店規定，按規定收取損失費。8.如遇大型集會、婚宴，要與主辦單位簽訂合同書并收取定金，以示確認。9.如有重要宴會或大型集會時，預定人員應在活動前到現場與主辦單位取得聯系，并檢查準備狀況。

10.對客人的特殊要求或有超過自己的職權范圍的要求時，要及時請示部門經理。11.活動舉辦后，將相關資料輸入OPERA系統中。*來客預定 1.積極、熱情、主動地接待客人，表現出我們飯店的誠意，即使無法為客人安排，也不要讓客人有冷落感。2.帶領客人看宴會場地，并給客人合理化建議。3.其它要求同電話電話預訂。

*傳真及電子郵件預定 1.收到客人的預定傳真及電子郵件，一天之內給予客人接到預定的回復。

2.具體細節要同客人聯系，在集會預訂登記表上做好記錄。3.其它各項要求同電話預定。

*迎接客人 1.提前檢查宴會的準備情況。

2.在大堂或宴會廳明顯位置熱情地迎接客人的到來。3.主動、周到的幫助客人協調宴會或會議中的各類事情。

*外出銷售 1.每周五做好本周的銷售總結及下周的銷售計劃，積極走訪客戶。2.事先準備好飯店資料，在拜訪中恰當的回答客人的問題。3.在拜訪中對客人反映的情況認真記錄，及時反饋與答復。收取定金：按消費標準30%，如賓客悔約，則不退定金。

酒店內線電話：

酒店總機：0713-4777777

前臺：0 中餐廳：0713-4877555

中餐收銀臺：7256 西餐收銀臺：7257 工程部：8765 人事部：0713-4877111 /8978/8998 營銷部：0713-4877333/8969 營銷總監：8988 財務部：0713-4877000/8918 房務部：8989/8885

KTV：0713-4877999/5555 SPA：0713-4877666/6666

第五篇：酒店培訓資料：宴會預訂（寫寫幫整理）

宴會預訂

一、預訂的種類及注意事項

1、以主辦人的單位或身份來區別宴會規格的高低，有正式宴會、婚宴、便宴和家宴之分(客人訂桌5桌以上由營銷部負責)

2、以宴會客人訂餐所花費的金額來區別宴會檔次的高低，有高檔宴會、中檔宴會和一般聚餐之分

3、從禮儀形式上分，可又將宴請活動分為：迎賓宴、接風洗塵宴、答謝宴會、餞行宴會和一般聚餐之分

4、對宴會本身的稱謂也有不同說法如：宴會、宴請、酒席、等，通常把由政府或單位出面舉行的請客吃飯活動叫宴會，而把民間舉辦的類似活動稱為酒席

5、從時間上有可分為午宴和晚宴。一般來說晚宴要比午宴更為正式檔次更高

6、注意事項：負責接受預訂的部門或預訂部門有關 人員，必須掌握有關預訂方面的知識和本酒店各部門情況，才能搞好預訂服務工作

其主要內容有：酒店內各類型宴會廳堂的面積能夠容納的客數，餐廳高度、通風采光情況、餐廳裝飾布置的豪華程度、本酒店提供菜肴所屬菜系、廚師的技術實力、各式菜肴的名稱、價格及其具體烹飪方法服務員的服務水平，能夠承擔宴會的檔次并在預訂過程中了解賓客的風俗、習慣、年齡、性別、職業及飲食愛好，以及主辦單位的具體要求，生活忌諱、特殊需要，能夠承擔宴會的檔次。

二、宴會的接洽服務

宴會預訂方式：大多采用面談和電話預訂

1、面談是宴會預訂有效和實用的方式。在宴請規模較大出席賓主身份較高、舉辦者花費較大的情況下，一般都要求當面洽談，我們要向客人介紹宴會舉辦的地方遺跡所有細節的安排，滿足客人提出的各項合理要求;面談預訂，酒店方面可以有把握地準備了解餐廳部門近期工作的忙閑從而提早做好準備

2、電話預訂是另一種較有效的宴會預訂方式，一般用于小型宴會活動或在酒店銷售部門經常有業務往來的客人之間實行

3、除此之外，大型宴請活動的落實有些事項的更改，也可以利用電話來傳遞信息，有時也利用電傳和信函的方式進行

三、宴會預訂步驟

1、與舉辦宴會的客人詳細討論所有宴會細節，認真填寫宴會預訂表

大體應有以下內容

1)、舉辦宴會的具體時間(年、月、日，中午或晚上)

2)、舉辦宴會的人數和收費標準（一、每位的收費標準;

二、每桌的收費標準)

3)、宴會名稱和性質，宴請對象

4)、宴會準備在哪個區域舉行，宴會對場地布置的具體要求

5)、菜單的具體內容，酒水、飲料的品種及價格

6)、收費結帳的方式及時間

7)、舉辦宴請客人的具體要求

8)、預訂客人的姓名、聯系電話、單位名稱及地址

9)、接受預訂的日期，預訂員簽名及交適量押金

2、預訂面談后，預訂員立刻將本次宴會預訂細節記錄在宴會活動記錄本上按日期標明宴會地點、時間、人數、預訂標準等內容，以防同一時間同一地點訂重的問題。宴會記錄本是根據酒店能夠提供宴會活動的大小廳堂一一排列每天一頁每頁上具體標明午餐、晚餐，記錄本上的記錄要準確清楚

3、收取定金為了保證宴會預訂的落實，預訂員可以根據酒店的有關規定要求客人預付一定數量的定金。大型宴會活動和一些標準很高的宴請活動，收取定金很有必要，但對于酒店的老朋友并有良好信譽的客人在收取定金上可以靈活掌握

4、建立宴會預訂檔案，將預訂單分成“待確定”和“已確定”兩類存放，按時間順序排列，對于已經確定的宴請活動，預訂員要提前填定“宴會通知單”送往與宴會活動有關的部門。傳達相關部門時，要確保宴會廳堂的服務和管理人員在接到宴會通知單并清楚的知道宴會人數、消費標準、舉辦時間等各項內容和要求及需要的總桌數、宴會菜肴、點心、甜品酒水飲料的品種及價格，知道上菜速度及菜肴間隔的時間，并使管理人員能知道主辦單位聯系人的姓名、地址、電話、具體結帳時間和收費辦法，還有主辦單位主人的身份、宴請對象、客人的身份和各項具體要求

5、如果客人因種種原因取消預訂，預訂員要及時填寫“取消”預訂報告送至各部門。如果可人在宴請活動舉辦前提出任何變動要求，預訂員也必須填寫“宴會變更通知單”發送有關部門并注明原通知單的編號，寫清楚更改的內容。

6、在宴會服務人員開始宴會的準備工作時，接受本次宴會預訂的預訂員應到場與宴會廳經理和主管一起檢查，主辦單位各項具體要求的落實情況，保證宴會的順利進行。

7、宴請活動后，酒店餐飲部門應該向宴請主辦單位征求意見，并以電話或函件的方式表示感謝，以保證與客戶的良好聯系，并爭取更多的服務機會。