第一篇：電子政務與公文寫作

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行政管理

孫月東

電子政務環境下公文寫作的發展與變革

摘要：作為電子信息技術與政務管理的有機結合,電子政務業己成為當代信息化最重要的領域之一,其作為一種全新的政務處理手段對各國的政府管理都將產生深遠的影響,所以,電子政務的發展己經受到各國政府的高度重視。將公文寫作活動置于電子政務的大環境中,來研究其發展與變革,我們就有必要了解這個公文寫作活動的大背景,理解電子政務的真正意義、發展階段和特點,這樣才能為研究打下良好的基礎,進而得到更好地研究成果。

關鍵字：電子政務

公文寫作

發展

變革

隨著現代管理信息!技術的快速發展以及電子政務要求全面提高工作效率的迫切要求,信息技術成為公文寫作中的嶄新要素己成為不爭的事實。因而,信息技術成分的介入強烈的沖擊著傳統公文寫作活動中的方方面面“無論從傳統的接受方式!思維模式到寫作工具、寫作方式、寫作資源的檢索、利用等各個方面,都產生了極大的變化。

電子政務將要實現資源的共享,而傳統的公文由于單一性的限制,在同一時間,同一地點,只能有一個人使用和閱讀,遠遠達不到資源共享的要求”而公文以數字形式轉化,以數字形式存儲于介質中,便可以借助于網絡滿足資源共享的要求,只要是網絡能夠達到的地方,同一份公文只要人們有閱讀的需要便可以在同一時間、不同的地點進行閱讀,達到多人共享,甚至是萬人、百萬人的共享,這也是傳統紙質公文根本達不到的。

電子政務奉行以人為本的理念,推行政務公開,一切以人民利益為出發點,盡可能快速!高效的解決群眾的問題和困難。例如電子政務中辦公可以實現完全的實時化和異地化,遇到問題和巫待解決的事件時不必考慮時間和空間的限制,即使主管領導身在異地也不成問題,這也為公文提出了新的考驗,更要求公文要快速地形成、快速地傳送,必須滿足供領導隨時批閱的要求,無論物理距離有多遠,公文上傳下達都必須迅速完成,實現公文的異地實時共享。電子公文是傳統紙質公文適應現代社會的發展,與現代信息技術結合的產物,其建立在傳統紙質公文基礎上并結合了電子科技技術,呈現出媒體多樣化、信息網絡化的時代特征。所謂電子公文,是運用現代信息、管理技術制作,以數字形態存儲于特殊載體,依賴計算機系統閱讀!處理并可在通信網絡傳輸的文書。電子公文數字化生存,從成稿速度、公文形式以及存儲和多元信息集成方面相對于傳統公文具有較大優勢,而網絡化傳遞則更進一步融合于電子政務的辦公環境中“電子公文在對于計算機設備具有較強依賴性的同時,依靠網絡進行傳遞在電子公文的生命周期內占據著重要地位。

電子政務較傳統的政務活動更多了信息技術的支持,廣泛的運用了現代化的管理信息技術,而電子政務環境下的公文寫作活動相對于傳統的公文寫作,現代信息技術的應用所占比重也日益加大。現代信息管理技術既包括現代信息技術又包括現代管理技術,二者相輔相成,相互結合,通過運用計算機技術!軟件技術、人工智能技術、通信和網絡技術、多媒體技術等將信息的搜索、獲取、傳遞、加工和使用進行一體化的處理,同時,以系統為中心,以人為核心,服務于電子政務和公文寫作活動。電子政務中,以電子設備作為寫作載體,利用高科技電子設備作為書寫工具的寫作方式進行公文書寫,利用電腦輔助軟件進行公文文本的修改,可以極大的減輕寫作主體的負擔”通過運用電子設備輸入完成的電子文稿可以運用電腦軟件進行多次加工、修改、潤色,既簡單又省力而且快捷"而且主體在寫作過程中,利用軟件的各種功能將文章的內容隨意移動的和調換,對文章任意添加、增補、修改、刪除,需要借鑒其他文章或者資料也可以隨意的復制!粘貼;為了保持文本時刻處于整齊而美觀的狀態寫作主體還可以隨時選擇需要的字體,顏色等等,通過排版來調整文本的整體感官效果,即使在文章全部完成以后,寫作主體若要對文本進行修改依然隨心所欲,任意在文本中間插入寫作主體認為更為合理的內容,而不考慮以往紙質媒體的限制。這使得公文寫作活動更加的靈活和流暢,滿足了公文寫作主體的需要,有助于其主觀能動性的發揮,促進其寫作能力的發展,更有利于公文質量的提升。

總結

在電子政務環境下研究公文寫作的發展與變革,核心是要研究公文寫作系統的變革,而公文寫作系統包括寫作主體、寫作客體、寫作受體和寫作載體。在整個寫作過程中處于核心地位的寫作主體在電子政務環境下既充分享受到了電子政務發展為其寫作活動帶來的便利條件,同時,也面臨著自身素質和業務水平以及綜合能力的完善與提高。

第二篇：《公文與寫作》

《公文與寫作》

1.轉發上級機關和不相隸屬機關的公文應使用的文種是____.A.通知 B.報告 C.通報 D.公函 2.聯合行文的成文時間，以____為準。

A.領導人簽發的日期 B.最后簽發機關領導人簽發的日期

C.發出的日期 D.會商的日期 3.抄送機關指____.A.收文機關 B.辦理或答復收文的機關

C.需要了解發文內容的機關 D.必須送達的機關 4.對重要事項或重大行動作出安排，應使用的文種是____.A.公告 B.通告 C.決定 D.命令 5.向下級機關的重要行文，應抄送____.A.直接上級機關 B.其他下級機關 C.同級機關 D.業務主管機關 6.承辦，指____.A.對來文執行與辦復

B.對來文辦理做出批示和決策性意見

C.對來文辦理結果做出反饋

D.對來文辦理提出建議性意見 7.發文機關代字指____.A.發文機關名稱的號碼

B.發文機關名稱的縮寫

C.發文機關名稱的簡稱

D.發文機關名稱的別稱

8.請示的正文一般由請示的事由、請示事項和_____三部分組成。

A.結束語 B.請求目的 C.陳述意見 D.工作計劃 9.簽發人標識用于______。

A.所有的公文 B.上行文 C.平行文 D.下行文 10.跨的請示與批復，應放在______的立卷。

A.發出請示 B.接到批復 C.請示或批復任選 D.各自 11.幾個機關聯合發文，發文字號要標明______。

A.主辦機關的 B.所有機關的

C.至少兩個機關的 D.根據情況臨時規定的 12.“指示”根據《條例》適用于______。

A.對下級機關布臵工作，提出開展工作的原則和要求

B.對下級機關布臵工作，并提出工作建議

C.對下級機關不適當的決定予以撤消

D.適用于答復下級機關的請示事項 13.“意見”根據《條例》適用于______。

A.對下級機關布臵工作，提出開展工作的原則和要求

B.對重要問題提出見解和處理辦法

C.對下級機關不適當的決定予以撤消

D.適用于答復下級機關的請示事項

14.向上級主管部門請求批準事項，使用______。

A.請示 B.報告 C.通知 D.函 15.文件的成文日期一般指______。

A.領導人簽發的日期 B.文件用印的日期 C.文件的發出日期 D.領導人簽署的日期 16.向無隸屬關系的單位答復問題，使用______。

A.批復 B.通報 C.通知 D.函 17.傳達會議情況，使用______。

A.通知 B.通報 C.會議記錄 D.會議紀要 18.規范機關、團體、單位的某一方面工作，適用______。

A.條例 B.規定 C.辦法 D.意見 19.保管年限中的“長期”，其年限為______。

A.5年～10年 B.8年～20年

C.16年～50年 D.32年～50年 20.按時間特征組卷，其時間特征______。

A.只能是文件辦理完畢的時間 B.只能是文件形成時間

C.只能是文件內容針對時間

D.既包括形成時間也包括內容針對時間 21.向上級機關匯報工作，反映情況，使用______。

A.通報 B.請示 C.報告 D.意見 22.答復上級機關的詢問，使用______。

A.通報 B.請示 C.報告 D.意見 23.體現“請示”單一性的特點是因為______。

A.內容一文一事 B.請求理由單一 C.辦事事先請示 D.內容明確說明情況 24.答復下級機關的請示事項，使用______。

A.指示 B.批復 C.通知 D.通報 25.向不相隸屬的單位商洽工作，使用______。

A.請示 B.報告 C.通知 D.函 26.對某項行政工作作比較細的具體規定，使用______。

A.條例 B.規定 C.辦法 D.意見

27.實現目標期限短，在一年之內的，制定工作目標的計劃類文書，使用______。

A.計劃 B.規劃 C.安排 D.綱要 28.總結的特點是______。

A.回顧性和經驗性 B.綜合性 C.專題性 D.理論性 29.總結的特點是______。

A.針對性強和紀實性強 B.新聞性 C.政務性 D.個案性 30.記錄類文書不包括______。

A.會議記錄 B.大事記和接待記錄 C.電話記錄 D.工作簡報 1.向同級業務主管部門請求批準時，應使用的文種是____.A.請示 B.報告 C.議案 D.公函 2.簽署是指____.A.機關領導人在定稿上親筆簽名 B.機關領導人在公文正本上親筆簽名

C.機關領導人對收文的辦理簽注批示意見

D.文件的承辦人在文件處理單上親筆簽名

3.主送機關指____.A.收文機關

B.辦理或答復收文的機關

C.需要了解收文內容的機關

D.必須送達的機關 4.擬辦，指____.A.擬稿 B.對發文審核把關 C.對來文辦理做出批示 D.對來文辦理提出建議性意見

5.用于注明卷內文件與立卷狀況的是______.A.卷末備考表 B.文件分類表

C.卷內文件目錄

D.案卷目錄 6.撰寫請示，要求_____.A.主送一個主管的上級機關

B.主送上級機關的領導人

C.受雙重領導的機關主送兩個上級機關

D.主送主管的與有關的上級機關 7.撰寫批復，開頭應寫明_____.A.上級機關的指示

B.國家的有關法規

C.下級機關的工作情況 D.所針對的請示的日期與標題 8.一般文件的成文日期，指_____.A.領導人簽發的日期 B.文件用印日期

C.文件發出日期 D.領導人簽署文件正本日期 9.聯合行文的作者，應為______.A.具有隸屬關系的機關

B.同級或級別相近的機關

C.同一組織系統中的上下級機關 D.具有業務指導關系的機關 10.轉發與批轉公文時用______.A.通報 B.通知 C.公函 D.批復 11.發文字號是指

A.文件代號 B.機關代字 C.發文 D.發文順序號 12.注辦是指_____.A.對來文進行分送

B.對來文辦理提出初步方案或建議

C.對來文閱讀、執行與辦復 D.對來文辦畢簽注承辦經過和結果 13.______文件，不能用簽發形式生效。

A.指導類 B.會議類 C.報請類 D.知照類 14.清退指將辦完清理出的文書交給_______.A.發文機關或指定的專門部門 B.檔案部門 C.文件銷毀部門 D.秘書部門 15.簽署是指_____.A.機關領導人在公文定稿上親筆簽名 B.機關領導人在公文正本上親筆簽名

C.機關領導人在收文的辦理簽注上批示意見 D.機關領導人文件處理單上簽親筆簽名

16.以機關名義對外簽發公文，必須遵循_____.A.集體會商的原則 B.先核后簽的原則 C.正職簽發的原則 D.規范簽發的原則

17.蓋印章時，應做到_____.A.上壓正文，下不壓成文日期

B.既壓正文，又壓成文日期

C.上不壓正文，下壓成文日期

D.上不壓正文，下不壓成文日期 18.注發是指_____.A.在定稿上注明辦理情況

B.在定稿上批注繕印要求

C.在定稿上批注發文要求

D.在定稿上落款處簽署 19.最有效的催辦方式是_____.A.電話催辦 B.文字催辦 C.登門催辦 D.會議催辦 20.立卷是指_____.A.將辦理完畢文件進行整理 B.將辦理完畢文件組成案卷

C.將辦理完畢文件組成組合體

D.將辦理完畢文件進行編目 21.國家主席依照有關法律公布行政法規和規章，應當用_____.A.令 B.決定 C.通知 D.公告

22.國家主席依照有關法律宣布施行重大強制性行政措施應當用_____.A.令 B.決定 C.通知 D.公告

23.國家主席依照有關法律嘉獎有關單位及人員應當用_____.A.令 B.決定 C.通知 D.公告 24.根據《辦法》，“議案”的作者指_____.A.各級人民政府 B.各級人民代會大會代表 C.群眾 D.國家領導人 25.下列哪個事由，根據《辦法》，不可以使用“決定” _____.A.關于嚴懲嚴重破壞社會治安的犯罪分子的工作安排

B.關于大興安嶺森林特大火災事故的處理

C.關于授予×××全國勞動模范的稱號的嘉獎

D.關于在太平洋×地區試驗運載火箭使過往船只周知 26.“公告”根據《辦法》適用于_____.A.向國內外宣布重要事項或者法定事項

B.公布社會有關方面應當遵守或者周知的事項

C.對重要事項或者重大行動做出安排

D.宣布施行重大強制性行政措施 27.“通告”根據《辦法》適用于_____.A.向國內外宣布重要事項或者法定事項

B.公布社會有關方面應當遵守或者周知的事項

C.對重要事項或者重大行動做出安排

D.宣布施行重大強制性行政措施

28.傳達有關單位周知或者執行的事項，使用_____.A.公告 B.通告 C.通知 D.通報

29.轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，使用_____.A.決定 B.通告 C.通知 D.通報 30.傳達重要精神或者情況，使用_____.A.決定 B.通告 C.通知 D.通報

二、多項選擇題（本大題共10小題，每小題2分，共20分）在每小題列出的五個選項中有二至五個選項是符合題目要求的，請將正確選項前的字母填在題后的括號內。多選、少選、錯選均無分。

31.向不相隸屬的機關發文請求事項，不能用___________.A.請示 B.報告 C.公函 D.通知 E.通報 32.收文的辦理包括的環節有___________.A.擬辦 B.批辦 C.承辦 D.注辦 E.催辦 33.不需要立卷的范圍是___________.A.重份文件 B.無查考利用價值的事務性、臨時性文件 C.未經審閱簽發的不生效文件和一般修改稿

D.與本單位工作無關的參考文件 E.無保存價值的人民來信和無特殊保存價值的信封

34.“有關××機床廠第七屆職代會的通知、報告和決議”不是按照____特征組卷的。

A.作者 B.問題 C.時間 D.文種 E.通訊者 35.《××省衛生系統1999年工作總結》_____.A.文件式標題 B.文章式標題 C.雙標題 D.單標題 36.總結的文章式標題，可以是_____.A.概括主要內容 B.概括基本觀點 C.時限和內容 D.單位名稱 37.述職報告的結尾的內容一般包括_____.A.自我批評 B.努力方向 C.表示決心 D.總結工作 38.常用的調查報告有_____.A.經驗調查報告 B.情況調查報告 C.問題調查報告 D.專題調查報告 39.不適用于按文件名稱立卷的有_____.A.司法文件 B.人事文件 C.教學文件 D.統計文件 E.會計文件 40.不能作為批復結束語的是_____.A.上述批復如無不妥，請參照執行 B.上述批復如有不妥，請予回函。C.特此批復。

D.此致敬禮。E.此復在執行中若有新問題，必須立即上報。

一、單項選擇題

1.制發公文的目的和要求，一般是由（）確定的。

A.撰寫者本人或團體 B.機關黨政負責人 C.行文對象及行文內容 D.作者的上級機關 2.公文對結構的要求是（）。

A.完整

B.生動 C.突出 D.簡明

3.以強制力推行的用以規定各種行為規范的法規、規章同于（）。

A.規范性文件

B.領指導性文件 C.呈請性文件

D.證明性文件

4.內容重要并緊急需要打破常規優先傳遞處理的文件，叫作（）。A.平件

B.加急件 C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規范并具備各種生效標志的稿本稱作（）。

A.草稿

B.定稿 C.正本

D.副本

6.為了維護正常的領導關系，具有隸屬關系或業務指導關系的機關之間應基本采取（）。

A.逐級行文

B.多級行文 C.越級行文 D.直接行文 7.下面公文寫作中，語句符合規范的是（）。

A.該卷煙廠全體職工同心協力，奮發自強，在上半年不到三個月時間里，就 創造出產值比去年同期增長 200%的奇跡

B.我們一定要采取措施，盡可能節省不必要的開支和浪費

C.目前有關部門已對議報作出停刊整頓并令其主要負責人深刻檢查等等紀律處分的處理

D.一艘在巴拿馬注冊的名為“協友”的貨輪9月9日1時30分在斯里蘭卡東部亭可馬里突然遭到泰米爾“猛虎”組織襲擊而失事，五名船員失蹤

8.“由于我們沒有建立健全安全保衛制度，結果給流氓、慣偷、壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可趁之機”這句公文用語顯然是不規范的，其不正確的原因是（）。A.含義不明確不清晰，讓人產生歧義 B.句子成分搭配不當 C.語序安排欠妥當 D.不合乎事理 9.下面幾種說法中，不正確的是（）。

A.在公文中安排語序時，當一組概念表現由若干連續的動作、行為構成的活動過程

時，一般應按時間發展順序排列

B.受雙重領導的機關向上級機關請示，應寫明主送機關和抄進機關，由抄送機關答復

C.有些公文的主題，可以根據領導人授意而直接表達，有些公文的主題，則需在調查研究的過程中，隨著對客觀實際情況全面而深入的探索而逐步提煉與明確 D.公文中的疑問語氣一般較少使用語氣“啊”“呢”“吧”等，“嗎”也展可能不用或少用

10.調查報告的特點是（）。

A.具有明確的針對性 B.具有法定的權威性和執行性

C.作者廣泛 D.根據調查研究成果寫成的用于揭示事物真象與規律的報告

11.關于答復詢問的報告，敘述錯誤的是（）。

A.用語簡明，得體，分寸適宜 B.可夾帶請示事項

C.是下級機關答復上級機關詢問的文種

D.內容準確真實，實事求是地向領導機關作認真負責的報告

12.函靈活簡便，可廣泛應用于公務聯系的各個領域，以下事項不適宜使用函件這一形式的有（）。

A.北京市人民政府就X X發電廠建設問題向國家計委申請

B.上海市浦東新區人民政府就浦東新區的道路規劃問題向上海市交通廳詢問 C.上海市公安廳就打擊車匪路霸問題向華東六省的公安廳提出建議 D.國務院、中央軍委就軍隊營區外義務植樹進行指示 13.以下有關公文的說法錯誤的有（）。

A.公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞 B.通用公文，文稱行政公文，指各類機關普遍使用的文件，如請示、報告、函等 C.通知的作者廣泛，不受機關性質與級別層次的限制

D.函為不相隸屬機關間相互往來的正式公文，對受文者的行為沒有強制性影響 14.會議紀要是會議文件的一種，以下關于會議紀要的標題說法正確的是（）。A.標題需寫明會議名稱與文種

B.標題須寫明發文機關名稱、事由與文種 C.標題需寫明會議名稱、事由、文種

D.可以采用一般文章標題的形式在標題中簡要明確地揭示中心思想 15.立卷的文件是已經辦理完畢的；立卷的作用主要是為了（）。A.反映本機關的活動 B.便于檢索和管理 C.便于映證機關工作的歷史 D.便于研究有關問題 16.公文立卷的具體方法很多，但其本質都是（）。

A.一案一卷，一會一卷 B.同人同事立一卷 C.統計表、報表合卷 D.把握文件的特

17.編目是對組合之后的文件加以系統排列并編列出（）。

A.卷內文件次號 B.卷內文件目錄 C.編制立卷目 D.立卷計劃和案卷目錄

二、多項選擇題

1.公文提綱的內容包括（）。

A.公文標題 B.公文開頭 C.表述層次及論點、論據、字數安排 D.結尾

2.下面說法錯誤的有（）。

A.蓋印應端正、清晰，做到上壓正文，下壓成文日期。B.一件聯合發文，可有數個發文號

C.聯合行文的成文日期以最后簽發機關的簽發日期為準。D.公文中的附注一般標注于主題詞下方。E.題注一般用圓括號標注于標題下方。3.具備法定效力的公文稿本有（）。

A.副本

B.草稿 C.定稿

D.試行本 E.暫行本 4.選定公文種類主要的原則方法是（）。

A.考慮行文的具體需要 B.考慮本單位的權限 C.考慮公文撰擬者的寫作水平D.考慮行文走向 5.國家對公文的格式有具體的要求其特點有（）。

A.結構完整 B.規范性 C.相對確定性 D.靈活性 6.規定公文的統一規范格式，其目的在于（）

A.維護公文的嚴肅性 B.維護公文的有效性 C.維護公文的權威性 D.維護公文的準確性

7.主送機關有以下幾種（）。

A.上級機關

B.下級機關 C.平行機關

D.不相隸屬機關 8.通報有以下特點（）。

A.具有較強的時效性 B.讓事實和數據說話，而不過多地闡發和論證道理

C.具有教育性質，主要起宣傳教育、溝通情況和交流經驗的作用 D.內容單純，行文簡便

9.通報按其內容性質劃分，可分為（）。

A.表彰性通報

B.批評性通報 C.指示性通報

D.情況通報 10.通報的總體結構包括（）。

A.標題

B.主送機關 C.正文

D.通報的日期 11.通報與通知的區別是（）。

A.通報用來傳達重要精神或情況 B.通報的事例典型，情況重要，具有較大影響

C.通報的目的是引起讀者的廣泛注意和從中受到教育，而不著重要求予以具體辦理和執行

D.通知有主送機關通報沒有主送機關 12.批復具有以下特點（）。

A.權威性

B.針對性 C.被動性

D.公開性 13.下列有關說法，能用來說明批復有明確針對性的是（）。A.批復只印發給申報請示的單位及有關單位 B.批復的內容只答復請示的具體事項 C.批復的內容應予認真遵守與執行

D.批復的開頭和結尾要與請示的標題與發文字號相互照應 14.批復在制發前需進行認真的調查，調查的內容包括（）A.查閱有關的規定和指示 B.調閱前案處理的材料

C.與內容涉及到的有關部門協商 D.調查研究請示的理由、事項與具體要求 15.下列各具體事項可以使用請示這一文種的有（）。A.請求協調與幫助解決本機關無法解決的困難與問題

B.請求審核批準或批轉本機關制定的法規、規章或決定、報告等。C.請求協調與解決本機關無法解決的困難和問題 D.根據規定必須履行審批程序的事項 16.請示的主送對象可以是（）

A.有商洽必要的平行機關 B.需請求其批準的不相隸屬機關

C.直屬的上級領導機關 D.上級業務主管部門 17.下列有關說法正確的是（）。

A.各機關對于自己無權決定或難以處理的問題均應制發請示公文 B.請示這類公文要求上級回復，故應與工作報告相區別

C.某機關對于后勤的安排，因幾位領導意見不一致，此時應該制發請示 D.請示不能使用議論的表達方式

18.分辦的主要依據是文件的性質、重要程度、（）等。

A.涉密程度 B.緩急時限要求 C.內容所涉及的職責范圍 D.黨和政府的方針政策

19.簽收文件的工作由（）完成。

A.專職外收發人員 B.兼職外收發人員 C．通訊人員 D.各機關的領導、負責人

三、不定項選擇題

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本 B.試行本 C.暫行本 D.修訂本

2.用于對某一項行政工作作比較具體規定的規范性文件，稱作（）。A.條例

B.規定 C.辦法

D.決定

3.用于對下級機關布臵工作，闡明工作活動的指導原則的領導指導性文件，稱為（）。

A.命令

B.指示 C.批復

D.通知 4.公文中的詞語應（）。

A.含義確切 B.韻味無窮 C.可圈可點

D.包彩豐富 5.下面說法正確的有（）。

A.黨政機關應在各自的系統內部發布文件 B.行政機關可直接向黨的組織發布指令性文件 C.行政機關可直接向黨的組織匯報工作 D.黨政機關盡可能地增加聯合發文 6.公文詞語要求（）。

A.選擇最貼切，最能表情達意的 B.盡量使用同音調 C.使用口語詞、歇后語，諺語

D.為反復強調、突出重點，大量用同意詞 E.使文章新穎，可用方言詞匯 7.維護公文的簡明性易出的問題是（）。

A.贅言泛濫，大量重復 B.語言含混、語義多歧 C.歸類不準、文不對題 D.主題不明、離題萬里 E.內容不全，掛一漏萬

8.維護文件的高度嚴密性是指（）。

A.公文的保密性 B.公文語言結構的嚴密 C.公文行文程序的嚴密 D.施行辦法的嚴密 9.承辦公文工作的依據主要是（）。

A.有關法律、法規、制度 B.一部分群眾的要求 C.上級領導做出的批示 D.上級領導傳授的意圖

一、單項選擇題

1.制發公文的目的和要求，一般是由（）確定的。

A.撰寫者本人或團體 B.機關黨政負責人 C.行文對象及行文內容 D.作者的上級機關 2.公文對結構的要求是（）。

A.完整

B.生動 C.突出

D.簡明

3.以強制力推行的用以規定各種行為規范的法規、規章同于（）。A.規范性文件 B.領指導性文件 C.呈請性文件 D.證明性文件 4.內容重要并緊急需要打破常規優先傳遞處理的文件，叫作（）。

A.平件

B.加急件 C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規范并具備各種生效標志的稿本稱作（）。

A.草稿

B.定稿 C.正本

D.副本

6.為了維護正常的領導關系，具有隸屬關系或業務指導關系的機關之間應基本采取（）。

A.逐級行文

B.多級行文 C.越級行文 D.直接行文 7.下面公文寫作中，語句符合規范的是（）。

A.該卷煙廠全體職工同心協力，奮發自強，在上半年不到三個月時間里，就創造出產值比去年同期增長 200%的奇跡

B.我們一定要采取措施，盡可能節省不必要的開支和浪費

C.目前有關部門已對議報作出停刊整頓并令其主要負責人深刻檢查等等紀律處分的處理

D.一艘在巴拿馬注冊的名為“協友”的貨輪9月9日1時30分在斯里蘭卡東部亭可馬里突然遭到泰米爾“猛虎”組織襲擊而失事，五名船員失蹤

8.“由于我們沒有建立健全安全保衛制度，結果給流氓、慣偷、壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可趁之機”這句公文用語顯然是不規范的，其不正確的原因是（）。

A.含義不明確不清晰，讓人產生歧義 B.句子成分搭配不當 C.語序安排欠妥當 D.不合乎事理 9.下面幾種說法中，不正確的是（）。

A.在公文中安排語序時，當一組概念表現由若干連續的動作、行為構成的活動過程 時，一般應按時間發展順序排列

B.受雙重領導的機關向上級機關請示，應寫明主送機關和抄進機關，由抄送機關答復 C.有些公文的主題，可以根據領導人授意而直接表達，有些公文的主題，則需在調查研究的過程中，隨著對客觀實際情況全面而深入的探索而逐步提煉與明確 D.公文中的疑問語氣一般較少使用語氣“啊”“呢”“吧”等，“嗎”也展可能不用或少用

10.調查報告的特點是（）。

A.具有明確的針對性 B.具有法定的權威性和執行性 C.作者廣泛 D.根據調查研究成果寫成的用于揭示事物真象與規律的報告 11.關于答復詢問的報告，敘述錯誤的是（）。

A.用語簡明，得體，分寸適宜你 B.可夾帶請示事項 C.是下級機關答復上級機關詢問的文種

D.內容準確真實，實事求是地向領導機關作認真負責的報告

12.函靈活簡便，可廣泛應用于公務聯系的各個領域，以下事項不適宜使用函件這一形式的有（）。

A.北京市人民政府就X X發電廠建設問題向國家計委申請

B.上海市浦東新區人民政府就浦東新區的道路規劃問題向上海市交通廳詢問 C.上海市公安廳就打擊車匪路霸問題向華東六省的公安廳提出建議 D.國務院、中央軍委就軍隊營區外義務植樹進行指示 13.以下有關公文的說法錯誤的有（）。

A.公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞 B.通用公文，文稱行政公文，指各類機關普遍使用的文件，如請示、報告、函等 C.通知的作者廣泛，不受機關性質與級別層次的限制 D.函為不相隸屬機關間相互往來的正式公文，對受文者的行為沒有強制性影響 14.會議紀要是會議文件的一種，以下關于會議紀要的標題說法正確的是（）。

A.標題需寫明會議名稱與文種 B.標題須寫明發文機關名稱、事由與文種

C.標題需寫明會議名稱、事由、文種

D.可以采用一般文章標題的形式在標題中簡要明確地揭示中心思想 15.立卷的文件是已經辦理完畢的；立卷的作用主要是為了（）。

A.反映本機關的活動 B.便于檢索和管理 C.便于映證機關工作的歷史 D.便于研究有關問題 16.公文立卷的具體方法很多，但其本質都是（）。

A.一案一卷，一會一卷 B.同人同事立一卷 C.統計表、報表合卷 D.把握文件的特 17.編目是對組合之后的文件加以系統排列并編列出（）。

A.卷內文件次號 B.卷內文件目錄 C.編制立卷目 D.立卷計劃和案卷目錄

二、多項選擇題

1.公文提綱的內容包括（）。

A.公文標題 B.公文開頭 C.表述層次及論點、論據、字數安排 D.結尾

2.下面說法錯誤的有（）。

A.蓋印應端正、清晰，做到上壓正文，下壓成文日期。B.一件聯合發文，可有數個發文號

C.聯合行文的成文日期以最后簽發機關的簽發日期為準。D.公文中的附注一般標注于主題詞下方。E.題注一般用圓括號標注于標題下方。3.具備法定效力的公文稿本有（）。

A.副本 B.草稿 C.定稿 D.試行本 E.暫行本 4.選定公文種類主要的原則方法是（）。

A.考慮行文的具體需要 B.考慮本單位的權限 C.考慮公文撰擬者的寫作水平D.考慮行文走向 5.國家對公文的格式有具體的要求其特點有（）。

A.結構完整 B.規范性 C.相對確定性 D.靈活性 6.規定公文的統一規范格式，其目的在于（）

A.維護公文的嚴肅性 B.維護公文的有效性 C.維護公文的權威性 D.維護公文的準確性 7.主送機關有以下幾種（）。

A.上級機關 B.下級機關 C.平行機關

D.不相隸屬機關 8.通報有以下特點（）。

A.具有較強的時效性 B.讓事實和數據說話，而不過多地闡發和論證道理

C.具有教育性質，主要起宣傳教育、溝通情況和交流經驗的作用 D.內容單純，行文簡便

9.通報按其內容性質劃分，可分為（）。

A.表彰性通報 B.批評性通報 C.指示性通報

D.情況通報 10.通報的總體結構包括（）。

A.標題 B.主送機關 C.正文

D.通報的日期 11.通報與通知的區別是（）。A.通報用來傳達重要精神或情況

B.通報的事例典型，情況重要，具有較大影響

C.通報的目的是引起讀者的廣泛注意和從中受到教育，而不著重要求予以具體辦理和執行

D.通知有主送機關通報沒有主送機關 12.批復具有以下特點（）。

A.權威性

B.針對性 C.被動性 D.公開性 13.下列有關說法，能用來說明批復有明確針對性的是（）。

A.批復只印發給申報請示的單位及有關單位 B.批復的內容只答復請示的具體事項 C.批復的內容應予認真遵守與執行

D.批復的開頭和結尾要與請示的標題與發文字號相互照應 14.批復在制發前需進行認真的調查，調查的內容包括（）

A.查閱有關的規定和指示 B.調閱前案處理的材料

C.與內容涉及到的有關部門協商 D.調查研究請示的理由、事項與具體要求 15.下列各具體事項可以使用請示這一文種的有（）。

A.請求協調與幫助解決本機關無法解決的困難與問題

B.請求審核批準或批轉本機關制定的法規、規章或決定、報告等。C.請求協調與解決本機關無法解決的困難和問題 D.根據規定必須履行審批程序的事項 16.請示的主送對象可以是（）

A.有商洽必要的平行機關 B.需請求其批準的不相隸屬機關 C.直屬的上級領導機關 D.上級業務主管部門 17.下列有關說法正確的是（）。

A.各機關對于自己無權決定或難以處理的問題均應制發請示公文 B.請示這類公文要求上級回復，故應與工作報告相區別

C.某機關對于后勤的安排，因幾位領導意見不一致，此時應該制發請示 D.請示不能使用議論的表達方式

18.分辦的主要依據是文件的性質、重要程度、（）等。

A.涉密程度 B.緩急時限要求

C.內容所涉及的職責范圍 D.黨和政府的方針政策 19.簽收文件的工作由（）完成。

A.專職外收發人員 B.兼職外收發人員

C．通訊人員 D.各機關的領導、負責人

三、不定項選擇題

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本

B.試行本 C.暫行本

D.修訂本

2.用于對某一項行政工作作比較具體規定的規范性文件，稱作（）。

A.條例 B.規定 C.辦法

D.決定

3.用于對下級機關布臵工作，闡明工作活動的指導原則的領導指導性文件，稱為（）。

A.命令 B.指示 C.批復 D.通知 4.公文中的詞語應（）。

A.含義確切 B.韻味無窮 C.可圈可點 D.包彩豐富 5.下面說法正確的有（）。

A.黨政機關應在各自的系統內部發布文件 B.行政機關可直接向黨的組織發布指令性文件 C.行政機關可直接向黨的組織匯報工作 D.黨政機關盡可能地增加聯合發文 6.公文詞語要求（）。

A.選擇最貼切，最能表情達意的 B.盡量使用同音調

C.使用口語詞、歇后語，諺語 D.為反復強調、突出重點，大量用同意詞 E.使文章新穎，可用方言詞匯

7.維護公文的簡明性易出的問題是（）。

A.贅言泛濫，大量重復 B.語言含混、語義多歧 C.歸類不準、文不對題 D.主題不明、離題萬里 E.內容不全，掛一漏萬

8.維護文件的高度嚴密性是指（）。

A.公文的保密性 B.C.公文行文程序的嚴密 D.9.承辦公文工作的依據主要是（A.有關法律、法規、制度 B.公文語言結構的嚴密 施行辦法的嚴密）。

一部分群眾的要求

第三篇：公文寫作與處理

公文寫作與處理

公文常識

1、寫作基礎知識

主題是文章的統帥和綱領，是文章的核心；主題源于材料，主題不能先行，必須從實際出發，從材料中引出主題。實用文體主題的表現表式主要有：①直接闡述；②單一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用標題。

文章結構安排的環節主要包括：選擇角度；設置線索；安排層次；劃分段落；設計開頭與結尾；處理過渡和照應等。文章的結構應達到嚴謹（嚴密精細，無懈可擊）、自然（順理成章，開闔自如）、完整（勻稱飽滿，首尾圓合）、統一（和諧一致，通篇一貫，決不相互抵觸，自相矛盾）

文章常用的表達方法有敘述、描寫、議論、說明，其中議論的方法又可具體分為：①例證法；②喻證法；③類比法；④對比法；⑤反駁法；⑥歸謬法。

語言運用的基本要求：合體、得體，準確、順達，簡潔、明快，生動、有力。

2、公文的特點和種類

公文，也稱公務文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規范體式和法定效用的信息記錄，其區別于圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：①由法定作者制發；②具有法定的現實執行效用；③具有規范的體式；④履行法定的程序。

根據不同的標準，公文可從不同角度進行如下分類：

（1）根據形成和作用的公務活動領域，公文可分為通用公文和專用公文兩類。

（2）根據內容涉及國家秘密的程度，公文可分為對外公開、限國內公開、內部使用、秘密、機密、絕密六類

（3）根據行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類。

（4）根據內容的性質，公文可分為規范性、領導指導性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文。

（5）根據處理時限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類。

（6）根據來源，在一個機關內部可將公文分為收文、發文兩類。

3、政府系統的通用公文文種

（1）規范性文件

條例。用于對某一方面的行政工作作全面、系統的規定，國務院各部門和地方人民政府的規章不得稱“條例”。

規定。用于對某一方面的行政工作作部分的規定。

辦法。用于對某一項行政工作作比較具體的規定。

（2）領導指導性文件

命令（令）。用于依照有關法律規定發布行政法規和規章；宣布旅行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定。

決定。用于對重要事項或重大行動作出安排。

指示。用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。

批復。用于答復下級機關的請示事項。

通知。用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用干部。

通報。用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。（3）公布性文件

公告。用于向國內外宣布重要事項或法定事項。

通告。用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（4）陳述呈請性文件

議案。用于各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項。

請示。用于向上級機關請求指示、批準。

報告。用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。

調查報告。用于反映調查研究的成果，揭示事物的真相與規律。

（5）商洽性文件

函。用于不相隸屬機關之間商洽工答、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準等。

（6）會議文件

會議紀要。用于記載和傳達會議情況和議定事項。

4、黨政機關的通用公文文體

（1）規范性文件

條例。用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度。

規定。用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。

（2）領導指導性文件

決議。用于經會議討論通過的重要決策事項。

決定。用于對重要事項作出決策和安排。

指示。用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求。

意見。對于重要問題提出見解和處理辦法。

通知。用于發布黨內法規、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項。

通報。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

批復。用于答復下級機關的請示。

（3）公布性文件

公報。用于公開發布重要決定或者重大事件。

（4）陳述呈請情文件

報告。用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。

請示。用于向上級機關請求指示、批準。

（5）商洽性工作

函。用于機關之間的商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。

（6）會議文件

會議紀要。用于記載會議主要精神和議定事項。

5、公文文體與結構常識

應用文體區別于其他文體的特殊屬性主要有直接應用性、全面真實性、結構格式的規范性。

公文屬于特殊應用文，其區別于一般應用文的特殊性特征表現為：被強制性規定采用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種基本表達方法。

公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。

公文的其他組成部分有文頭、發文字號、簽發人、保密等級、緊急程度、主送機關、附件及其標記、抄送機關、注釋、印發說明等。

印章或簽署均為證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標志。

6、公文格式排版規定

保密等級：“絕密”“機密”“秘密”標注后，加“★”，必要時加期限（如機密★5年），3號或4號黑體。

緊急程度：“急”或“特急”，在保密等級下一行，字號字體同保密等級。

發文字號：位于文頭下方，居中；如有簽發人，居左，兩者排一行，3號或4號仿宋字。

簽發人：發文字號右側，空一格，字號字體同發文字號。

標題：標題由作事、事由、文種組成（可省），字數一般不超過50字；除出現法規、規章的標題外，不用書名號；具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形，公文如經會議討論通過或批準的，應加題注，即用圓括號居中

附件：附件應標明標題、件數、份數。在正文以下日期以上，排出附件號。

注釋：注釋排在日期下方，用4號或小4號仿宋體。

7、公文的稿本

（1）草稿。不具備正式公文效用，常有“討論稿”“征求意見稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標記。

（2）定稿。具備正式公文效用，是制作公文正本的標準依據。有法定的生效標志（簽發等）。

（3）正本。正本是格式正規并有印章或簽署等表明真實性、權威性、有效性的標。

（4）試行本。在試驗期間具有正式公文的法定效力。

（5）暫行本。在規定的暫行時間內具有正式公文的法定效用。

（6）副本。正本復份（與正本同時印刷）在外形上與正本沒有區別，具有相同的法律效用；作為復印件的公文副本（如抄本、復印件）不具備公文的法定效用，需加注“副本”字樣標記。

（7）修訂本。可以標題結尾處標作：“（修訂本）”，也可在標題下做題注，在圓括號內注明“某年某月修訂”。

8、公文寫作的基本要求

合“法”、求實、合體、簡明、嚴謹、準確、規范、完整、清晰、耐久。

9、行文規則

可以采用越級行文方式的情況：一是由于情況特殊緊急，如逐級上報下達會延誤時機造成重大損失；二是經多次請示直接上級機關而問題長期未予解決；三是有上級機關交辦并指定直接越級上報的具體事項；四是出現需要直接詢問、答復或聯系不涉及被越過的機關職權范圍的具體事項；五是需要檢舉、控告直接上級機關等。

行政機關不能逕向黨的組織發布指令性公文，一般也不得以行政機關名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批準。

10、公文寫作的語言運用

公文語言的特點：莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規范。

公文中需用歷史年號時，要先標出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號，如1912年（民國元年）。

數量表示時，表示增加時用倍數或分數，表示減少時只能用分數。

11、各種文種的撰寫

（1）規范性公文。規范性公文一般包括文件標題、發布或通過或批準的日期、章題、正文；規范性公文的標題由事由（問題）、文種兩部分構成；正文中開始部分的制定目的是規范性公文的核心內容與指導性“綱領”。（2）決定。標題由發文機關、事由、文種組成。

（3）決議。其性質、功用與決定沒有大的差別，特點在于必須經過會議討論通過或批準。

（4）通知。標題由發文機關、事由、文種組成。

（5）通報。標題由發文機關、表彰或批評的對象與事實性質（情況）以及文種（通報）。

（6）批復。標題寫明發文機關、事由、文種，必要時也可在標題中標明“同意”“批準”與否的態度。

（7）通告。標題由發文機關、事由、文種構成，有時可省略事由或只標注文種。

（8）請示。標題由發文機關名稱、事由與文種構成。

（9）函。依格式正規、鄭重的程度，函有公函、便函之分；依行文主動與否，函又可分為發函、復函。格式正規、鄭得、涉及相對重要問題的是公函；相對靈活（略去標題、發文字號等）并涉及一般具體事項的是便函。

12、公文處理的基本原則

（1）法制原則。指處理方法手段、程序手續、行為準則與方法規化、制度化。（2）實事求是原則；（3）全面技師原則；（4）時效原則；（5）集中統一原則；（6）黨政分工原則；（7）保密原則；（8）簡化原則

13、收文處理的一般過程

（1）公文的收受與分流

簽收。指履行規定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續后，收到公文。登記形式有薄式、卡片式、聯單式

外收文登記。由外收發人員在完成簽收工作后，對收文情況做簡要記載。

啟封。外收文登記完成后，統一交由內收發人員，統一啟封或徑送有關領導親啟。

內收文登記。由內收發人員對收文情況做詳細記載。

分辦。有關人員將公文分送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理。

摘編。文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、綜述、匯集有關數據資料。

（2）辦理收文

擬辦。由部門負責人或有關具體工作人員提出處置意見，供有關領導審核定奪。

批辦。機關領導者或部門負責人提出處置意見。

承辦。有關工作人員按意見具體處置公文所針對的事務和問題。

注辦。由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

（3）組織傳閱與催辦查辦

組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動。

催辦。由公文處理管理機構或承辦人對公文承辦過程實施的催促檢查。

查辦。由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執行情況進行的核查協辦工作。

（4）處置辦畢公文

包括：閱卷歸檔、清退、暫存、銷毀。

14、發文處理程序與方法

（1）文稿形成

擬稿。撰擬公文文稿。

會商。當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權范圍，需征得其同意和協助。

核稿。文稿在送交有關領導簽發或會議通過前，由專人進行全面核查。

簽發。指由機關領導人或被授以專門權限的部門負責人對文稿終審核準之后，批注正式定稿。按簽發人身份、地位及工作程序的不同，簽發分為正簽、代簽、核簽、會簽等數種。

（2）公文的制作

注發。定稿形成后，批注繕寫印發要求的活動，以使簽發意見進一步具體化、技術化。

繕印。制作供對外發出的公文。

用印或簽署。在印畢的公文上蓋發文機關公章，或請有關領導簽名。

（3）公文的對外傳遞

分裝。按規定具體揀配和封裝公文。

發出。將分裝完畢的公文以適當的方式發給受文者。

（4）處置辦畢公文

包括：閱卷歸檔、暫存、銷毀。

15、公文銷毀的方式和范圍

銷毀的主要方式有：焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁（磁盤、磁鼓、磁帶）。以各種方式銷毀公文均應履行如下程序手續：由文書部門組織對公文進行鑒定；確認應銷毀后逐文逐件核定造冊；呈請本機關或上級機關有關領導審定批準；獲準后再行銷毀。任何個人均不得私自銷毀公文。

公文寫作

第一類 正式公文

一、計劃類公文

包括：規劃、設想、計劃、要點、方案、安排等。必須有目標；內容（做法）；保障措施。

1、工作計劃

工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關、團體、企事業單位的各級機構，對一定時期的工作預先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠、宏大的為“規劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設想”，無論如何都是計劃文種的范疇。不管其如何分類，計劃內容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項。

2、規劃

規劃是計劃中最宏大的一種：從時間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目；從內容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經濟和社會發展十年規劃》，《××省工業結構調整規劃》等。規劃是為了對全局或長遠工作作出統籌部署，以便明確方向，激發干勁，鼓舞斗志；相對其它計劃類公文而言，規劃帶有方向性、戰略性、指導性，因而其內容往往要更具有嚴肅性、科學性和可行性。這就要求寫作者必須首先進行深入的調查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎上，根據黨、國家和具體單位的發展方針確定發展遠景和總體目標，然后充分吸收有關意見，以科學的態度，反復經過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項指標和措施。

規劃的具體寫法：標題是“四要素”寫法：單位名稱＋時間期限＋內容范圍＋“規劃”二字。如《××省“八五”期間經濟發展規劃》。規劃的正文一般都比較長，大致有以下幾方面內容：（１）前言，即有關的背景材料，也就是制定規劃的起因和緣由。這是制定規劃的依據，因此不能簡單地羅列事實，而應把諸多有關情況以過認真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會使人相信下面所提的規劃目標言之有據，有可靠性。（２）指導方針和目標要求。這是規劃的綱領和原則，是在前言的基礎上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。（３）主要任務和政策、措施。這是規劃的主體和核心，是解決“做什么”和“怎樣做”的問題，因此任務要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結構：對于全面規劃或任務項目較多的規劃，因其各項任務比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務為主線的“并列式結構”（措施都在各自的任務之后分別提出）；對于專題規劃或任務較單一的規劃，因其任務項目較少而其項目之間的聯系又較大，一般采用任務、措施分說的“分列式結構”。（４）結尾，即遠景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。

3、設想

設想是計劃中最粗略的一種：在內容上是初步的，多是不太成熟的想法；在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時間不一定都是遠的，范圍也不一定都是宏大的。一般說來，時間長遠些的稱“設想”；范圍較廣泛的稱為“構想”；時間不太長、范圍也不太大的則稱為“思路”或“打算”。設想是為制定某些規劃、計劃作出準備的，是一些初步想法。設想在嚴肅性、科學性和可行性方面的要求相對差一些，因為它是為正式的規劃或計劃作準備，不是給各級領導看的，就是交群眾討論的，不必也沒時間考慮得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任務或目標時，往往還有一些簡短的論述語句。設想與規劃一樣，在內容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細、太具體。

設想的具體寫法：設想因具有超前性，所以其寫作要求并不十分嚴格，其格式也不大一樣：如果是給領導看的，報給上級，就要嚴肅一些，隨報告報送，不必落款，也不必寫行文時間；如果是交給群眾討論的，或者不以通知或報告的形式轉發或上報，就要落款并寫明具體行文時間。設想的標題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時間期限，如《關于機構改革的初步設想》。設想的正文一般有兩種寫法。第一種是只講目標、要求的條項并列式寫法，適用于時間較長遠的“設想”或工作計劃的最初構思或打算。第二種是也按規劃、計劃、方案或安排的格式結構，只是內容粗略一些的想法，適用于預備性計劃，即只是征求意見的“構想”、“思路”或“打算”。

4、計劃

狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現在，時間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內容和寫法要比規劃具體、深入，要比設想正規、細致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內容范圍，只在單位內要求執行，所以一般不以文件形式下發，因而除標題和正文外，往往還要在題下或文后標明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應省略。正文寫法，由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求，所以寫作是要比規劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內容：（１）開頭，或闡述依據，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內容，闡述“做什么”（目標、任務）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結構”（任務、措施分說）。（３）結尾，或突出重點，或強調有關事項，或提出簡短號召，當然也可不寫結尾。

5、要點

所謂要點，實際就是計劃的摘要，即經過整理，把主要內容摘出來的計劃。一般以文件下發的計劃都采用“要點”的形式。

要點的具體寫法：要點大多是上級機關某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標題和正文兩部分內容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標題下標明發文機關名稱和制發具體時間。要點的標題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標明被省略的發文機關名稱。正文寫法，由于要點的內容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結構方式上，大都是并列式，可分若干項目一貫到底，也可分幾大項，大項下分若干小項，其中的小項可在每一大項下單獨排列，也可全文排列。

6、方案

方案是計劃中內容最為復雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內容構成勢必要繁瑣一些，一般有指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。

方案的具體寫法：方案的內容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發，所以不用落款，只有標題、成文時間和正文三部分內容。方案的標題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發文機關、計劃內容和文種三部分組成，如《北華大學五年發展規劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發文機關，但這個發文機關必須在領頭的“批示性通知”（文件頭）的標題中體現出來，如《治理采掘工業危機，實現良性循環方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規寫法，即按“指導方針”、“主要目標（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規性單項工作；二是變項寫法，即根據實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標”稱為“目標和任務”或“目標和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標”一項中，一般還要分總體目標和具體目標；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關鍵步驟，關鍵步驟里還有重點工作項目；“政策措施”的內容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

7、安排

安排是計劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達到目的，所以其內容要寫得詳細一些，這樣容易使人把握。安排的具體寫法：安排的內容由于是涉及范圍較小或單位內部的工作，所以一般有兩種發文形式：一種是上級對下級安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發。“安排”的格式是“標題”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內部的工作安排，也可直接下發文件，格式就由“標題”、“正文”、“落款及時間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發，或者以“關于.....安排的通知”名義下發。安排的標題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機關名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結尾”三部分組成；也有的省略“結尾”，“主體”結束，正文即隨之結束。“開頭”同計劃的開頭差不多，或闡述依據，或概述簡明扼要。“主體”是正文的核心，一般包括任務、要求、步驟、措施四方面內容。在結構上可按這四方面內容分項來寫；也可把任務和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總任務，然后按時間先后順序一項一項地寫具體任務，每一項有每一項的要求及措施，要依據工作性質及具體內容來定。但不管怎樣結構，其任務都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當。

方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項的工作，即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規劃、設想、計劃、要點的根本不同。但二者在內容范圍上也有個大小之分：方案的內容范圍適合于上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內容范圍則適合于單位內部或涉及面較小的工作，如《××市關于計劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點的寫法，以便于下級具體實施時靈活掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實施意見”，如《××市“七五”期間社會主義精神文明建設的實施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統關于開展增收節支活動的安排意見》。在此需要說明的是，有些機關把單位內部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因為這些工作都比較切近、具體，也并不復雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

二、函

一般格式主要包括：標題、主送單位、正文、落款與時間。

標題：函的標題是全要素標題，即包括發文單位、事由及文種。其中事由應是對正文主要內容的標準而精煉的概括。

正文：函的正文是文件的主要部分。強調就事論事，應直陳其事。第一部分是敘述事項，第二部分說明希望和要求。去函的正文先寫商洽、請求、詢問或告知的事項，然后提出希望、請求或要求。最后明確提出“以上意見可否，請函復”，“敬請函復”，“特此函告”等。“事項”部分基本是敘述和說明的寫法，是什么就寫什么，應簡單扼要，又要交待清楚。“要求”部分可多可少，如果事項很簡單，而且沒有過多要求就同事項寫在一起，一氣呵成；如果事項復雜些，或要求多些可以單列一段來寫，甚至分條列項來寫，而且無論是哪一種內容，也不論是對哪一級，要求的口氣都是謙和的。復函正文的一般結構是：先引述來函，可引來函的文件名稱、發文字號、主要內容。如“貴廠×字×號文悉”這樣的格式，也可以直接寫“電悉”“函悉”，然后寫答復的主要事項，所答復的內容要圍繞來函，要準確表達本機關的意見，態度要鮮明。復函的結尾一般可寫上“此復”“特此函復”等話語。在復函中要針對來函中提出的問題予以答復：同意或不同意，同意將怎么辦；不同意是什么原因或應該怎么辦，不應該怎么辦等。文中用語應言簡意賅。

落款與日期：函的正文寫完之后，最后要有簽署和日期，并要加蓋公章。

三、情況、問題報告

報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

在下列三種情況下使用報告：一種是匯報工作，屬于匯報性的；一種是反映情況，提出意見或建議的，屬于反映性的；一種是答復上級機關的詢問，屬于回復性的。

報告的標題：機關名稱+報告事由+文種。主送機關：頂格寫。開頭：回復性的—— 根據××指示或要求，我們怎么處理的，結果如何，現將××報告如下。反映性的—— 簡述基本情況（最近一段時間）、提出寫作目的。匯報性的—— 先簡述基本情況，說明取得了一定的進展，現將有關情況報告如下。

報告的內容主體：一般為四部分：1．基本情況。不論是匯報工作、還是反映情況，答復上級的詢問，均應實事求是地將具體情況交代清楚，以便上級了解下情，并以此作為依據，妥善地予以處理和指導。2．存在問題（或具體意見）。呈報性報告寫存在問題，以便于上級了解工作進展的情況，同時為報告的下一部分內容（提出要求）打下基礎；呈轉性報告也要根據基本情況提出具體處理意見或解決辦法，以供上級機關參考。3．具體要求或措施。即對今后工作的設想，提出要求或準備采取的措施。4．結語。報告的結語，要根據報告的性質和內容而定，不能千篇一律。報告的結語一般用“特此報告”、“以上報告，如無不妥，請批轉有關部門貫徹執行”、“以上報告，請審閱”等字樣。但也有的報告結尾不寫這些用語。

回復性的—— 處理好的、效果會令上級領導滿意的，就主要寫處理的經過，在其中流露出對這項工作的重視、對待工作的態度、工作熱情和責任感以及工作能力；如果是沒有處理好的，效果上級不滿意的，則除了寫處理情況、表示重視和認真對待以外，又要寫意見，即分情況、問題及問題分析兩部分，讓上級了解全面情況和問題的復雜。反映性的—— 如果是發展變化快的，急于上報的，就以寫情況為主。如一些惡性事件，要報告起因、經過、事態現狀；有一些比較復雜的情況，則歸納為幾個方面，分項細說現象和實質。如果是發展變化緩慢的，需要寫情況、原因、意見或建議。匯報性的—— 先寫工作成績、工作體會，然后寫存在的問題、今后的工作思路和安排。

四、“三通”

1、通告

社會管理部門使用的一個文種；需要人們周知或應當遵守的。有知照性的，如水電提價、火車提價；有辦理性的，如更換駕駛執照、更換身份證、辦理入托；有行止性的，即允許干什么和不許干什么，如關于收繳槍支的通告、關于禁止燃放煙花爆竹的通告。一般先寫依據或者目的，用“為了??”、“根據??”的形式；然后分條列款寫內容、要求、處置；最后落款。

2、通報

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳遞重要精神或者情況。通報也為知照類公文，其主要作用在于學習他人經驗，推動工作；吸取他人教訓，防止類似問題的發生；了解有關情況，促進各方面工作的順利開展。通報的寫作要有代表性、針對性，使人們從中受到啟發和教益。

事故通報是批評性通報的一種，其正文主要包括：事故的概況（時間、地點、過程、結果等）；對事故性質、原因以及后果的分析說明；提出防止類似事故的原則性要求、措施及各方面應記取的主要教訓。有時還包括對事故責任者的處理決定。上述內容可以直接敘述說明，也可以轉發有關事故報告等公文的形式間接轉述有關情況（以這些報告等為附件）。

表彰性通報。用于表彰好人好事和介紹先進典型經驗，其正文主要有三方面內容：先進事跡（人物、時間、地點、過程、結果）或經驗（單位及所處的客觀條件、主要作法、規律性的認識等）；評價分析（性質、意義、經驗所在及適用的條件情況，經驗中的不足及其原因等）；決定事項（給有關單位或個人何種稱號或其他精神的、經濟的獎勵），以及提出一些學習先進事跡、借鑒吸收典型經驗方面的要求或號召等。

批評錯誤典型的通報。用以批評壞人壞事以及有關單位或個人的錯誤，其正文主要有這樣一些內容：主要的錯誤事實（單位、人物、時間、地點、主要過程、結果等）；分析評價（錯誤性質及原因、嚴重后果）；對有關當事人的處理意見，以及要求各方面從中記取的教訓。有時還提出請檢查上報有無類似問題、匯總有關反映等方面的要求。

情況通報。用以報道、傳達重要情況和有關精神，其正文有兩種組成方式，其中一種只對有關事實作客觀敘述；另一種除此外還對情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。

3、通知

通知的用途：批轉下級機關公文，轉發上級機關公文和不相隸屬機關公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項。通知是機關最常見、最常用的文種。按內容和性質分為4類：

告諭性通知—— 只告知，不要求辦理，如人事任免、機構設置撤消或合并、更改名稱。寫法：題目，發文機關+事由+文種；受文單位；正文，為了、根據、特；成文時間。

布置性通知—— 正文，原由、特通知如下；具體事項。會議通知、征訂通知屬于這種類型，要求語言準確、明白。

指示性通知—— 正文，以發文原由為目的，即提出問題，分析問題；通知事項，即解決問題。注意語氣：請務必、必須、一定、嚴格、決不允許。

批示性通知—— 正文非常簡單：現將××印發、轉發給你們，請××。

五、請示 向上級機關請求指示、批準，分三種情況：求示性的、求準性的、求助性的。整個結構分標題、主送機關、正文（請示理由、事項即要求）、結語。接語用妥否、可否、是否妥當，請批復、請批示、請批準、請復，后有署名、時間、蓋章等。

關鍵在于寫請示的理由。一是要講必要性—— 必要、重要、緊迫，講關鍵性、實質性的理由。二是要講有政策，政策允許，去說服上級。三是要講有條件，不難辦，這一點最重要。需要辦的事、應該辦的事太多了，客觀條件具備才行。如果沒有條件，全靠上級資金支持、政策扶持，上級是不會同意的。還要注意，要一事一請示，有請示必有批復，一請示一批復。

第二類 事務文書

一、簡報

也叫簡訊、動態、情況反映、工作交流、內部參考、快報。簡單情況的報告，用以指導下級工作，向上級反映情況，溝通平級信息。它與新聞報道不一樣，屬于機關、單位的內部文件，有的還有一定的密級。特點是快、簡、新。類型有工作簡報（即經驗簡報）、動態簡報（即情況簡報）、會議簡報。結構、格式由報頭、標題、按語、正文、報尾幾部分組成。

經驗簡報介紹工作經驗用以推廣，有通報表揚的性質，體現了領導機關的意圖。選取與工作中心有關系的先進典型，帶動全局工作的全面開展，起到示范推動作用。有兩種寫法：一種是認識到位，措施有力，制度保證，領導帶頭；另一種是基本情況和取得的成效，具體做法，保障措施（基本經驗）。

情況簡報的內容，是抓住工作中出現的典型的、帶傾向性的、苗頭性的或者引起社會強烈反響的問題，向上級反映，以引起重視，及早采取對策措施。一般按照敘述事情、點明性質或者強調引起重視兩大部分寫。

二、調查報告

調查報告是對某一事件、某一人物、某一問題，通過深入細致的調查研究之后所寫出的真實地反映情況的書面報告。調查報告的運用范圍十分廣泛，凡制定正確的方針政策，解決各種實際問題，弄清事情真相，交流典型經驗，吸取教訓，推動工作等都離不開調查報告。

調查報告的特點：針對性。調查報告的針對性體現在撰寫目的上，撰寫調查報告，一是為了給決策者提供決策的依據，二是發現典型，總結經驗，指導工作，三是為領導機關了解情況，處理實際問題。因此，從實際出發，有針對性地調查研究，總結經驗，回答人們最關心的問題，提出現實生活中迫切需要解決的問題是調查報告的關鍵所在。調查報告的針對性越強，社會作用越大。真實性。調查報告的主旨是調查研究后所揭示的客觀事物的本質和規律。因此，寫調查報告必須是自己親自調查了解到的情況，絕不能道聽途說、東拼西湊一些虛偽的材料。在調查報告中，不僅主要人物和事實要真實，就是事件的時間、地點、過程及各種細節，也要絕對真實，不能有半點浮夸和歪曲。敘議結合。調查報告的表達采用敘議結合的方式，簡明扼要、條理清楚地敘述事實。調查報告不追求事件的曲折波瀾，只求敘說清楚。調查報告還要對調查材料中得出的結論進行適當的分析、議論，但只是畫龍點睛式的，點到即止，不作展開，不反復論證，有時甚至觀點于事實之中，用事實說話。

調查報告的正文由前言、主體和結尾三部分組成。

前言。前言是調查報告的開頭部分，通常是簡要地敘述為什么對這個問題（工作、事件、人物等）進行調查；調查的時間、地點、對象、范圍、經過以及采用什么方法；調查對象的基本情況、歷史背景；以及調查后的結論等。這些方面的側重點由調查人根據調查目的來確定，不必面面俱到。前言部分常見的寫法有：說明式、概述式、提問式、結論式等，寫作時不論采用何種方法，都要簡明扼要，具有吸引力，便于引出下文。

主體。主體是調查報告的核心部分。是前言的引申展開，是結論的根據所在。主體的內容一般包括三個方面：一是調查到的事實情況，包括事情產生的前因后果、發展經過、具體做法等；二是研究、分析事實材料所揭示的事物本質及其特點、規律；三是提出具體建議或應采取的一些具體措施。主體部分內容豐富，結構安排力求條理清晰、簡潔明快。調查報告主體部分的結構框架有:一是根據邏輯關系安排結構如：縱式結構、橫式結構、縱橫式結構。這三種結構，以縱橫式結構常為人們采用。二是按照內容安排結構如：“情況——成果——問題——建議”式結構，多用于反映基本情況的調查報告；“成果——具體做法——經驗”式結構,多用于介紹經驗的調查報告；“問題——原因——意見或建議”式結構，多用于揭露問題的調查報告；“事件過程——事件性質結論——處理意見”式結構，多用于揭示案件是非的調查報告。

結尾。調查報告可以有結尾部分也可以不寫結尾部分。

一般而言，結尾也叫結論。有四種情況需要寫結尾：一是主體報告情況，介紹經驗，需要結論；二是主體中沒有提到的問題、希望、要求、建議等，需在結尾中提及；三是附帶說明有關情況，如調查過程中遇到的一些情況，主體中沒有提及，需在末尾加以說明；四是有附帶材料需要加以說明的，如一些典型材料、專題報告、統計圖表等。無論采用哪種形式，都必須簡潔有力，切忌拖泥帶水，畫蛇添足。

三、總結

正文包括以下四個部分：

基本情況。這是總結的開頭部分。這部分的寫法，常見的有以下幾種：一是概述總結工作的全貌、背景；一是說明總結的指導思想和成果；或是將主要的成績、經驗、問題扼要地提出來，先給人以總的印象，作為下文的鋪墊。

成績和問題。成績要說夠，問題要寫透。

經驗和教訓。經驗體會是總結的核心，是從實踐中概括出來的具有規律性和指導性的東西。能否概括出具有規律性和指導性的東西，是衡量一篇總結好壞的關鍵。

今后的設想和打算。

署名和日期。全文之后要寫上單位全稱及完整的年、月、日。

四、講話稿

講話是指干部面對群眾、下級進行的有條理的系統的傳達信息、交流思想的過程。領導的職責，如貫徹落實黨的方針政策和上級指示精神、形成與實施決策、傳達政策和決定的要求、宣傳教育發動，大都是通過講話這種方便、快捷、經濟的形式來完成的。講話是一種方便、快捷、經濟的管理手段。

領導講話有廣義和狹義之分。狹義的講話是與做報告、演講、發言并列的一種以傳達、交辦、宣傳教育、通報情況、表彰先進和禮儀性等內容的口語交際形式；廣義的概念，包括做報告（如會議報告、形勢報告、總結報告）、座談（匯報、對話、采訪、記者招待會）、發言（如隨機講話、演講）、講座等一系列管理語言行為，它是與一般的談話相對而言的。

講話稿要有權威性。講話歷來是政治家和各級領導宣傳政見、安排部署工作的有效形式。其權威性表現在組織法定權和個人影響權兩個方面。要有針對性。領導講話目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出的指導性意見。因此，領導講話具有一定的針對性，要體現群體目標，講一些政策性、決策性、預見性、指導性的內容。要有群眾性。在講話中要講一些關于工作的目的、方法、工作標準、社會實踐的東西，都離不開群眾觀點，都是為了群眾利益。應該善于將群眾的社會實踐經驗總結出來，指導工作更深入全面地開展。只有和人民群眾的偉大實踐和創造力結合起來，才能實現講話的權威性和有效性。要有政治性。講話稿一般都是在各種會議上使用的，是指導工作的依據，也是會議文件的重要組成部分。不論是以組織名義，還是以個人名字，事實上是代表一級組織的聲音，具有政治性、政策性強的特點。講話稿中對問題的分析、主張的闡述，都應有確切的理論和政策依據。講話稿中的觀點、事例、概念和文字語言上的錯誤，都會造成種種不良后果，有損領導人的形象和威信，甚至會給工作帶來損失。要口語化。講話稿靠聲音傳遞，講話者將自己的見解、主張，以及聲音為媒介進行表達。要充分利用有聲語言的長處，用聲調的高低、語氣的變化、節奏的起伏，賦予講話以強烈的感情色彩。講話的類型及其寫法主要有：

（1）就職、述職一類的講話稿。主要寫就職感想、任職目標、施政打算、希望和要求四個方面。就職感想，主要內容有：表達謝意、自我剖析、介紹背景、宣布就職等；任職目標，在撰寫就職講話稿中也具有非常重要地位。就職講話一定要向部屬和群眾宣布自己任期內要達到的目標，借以鼓舞群眾，鞭策自己；施政打算，也要有明確的思路，具體的方案（不能太具體，具體難以兌現）；希望和要求，主要包括三個方面內容：一是希望群眾對自己進行監督；二是希望和要求群眾與自己合作，共同奮斗；三是對自己提出更高的要求。述職講話，看接受述職的對象，緊扣職務去寫自己的政治水平、人才使用、班子建設、組織協調能力：一是何時任職、任職背景、崗位職責以及自己盡職盡責的總體評價；二是寫盡職的情況，包括任職以來政治學習、業務工作、建章立制、人員素質提高及人才培養等主要工作，主要體會（包括工作臺布和從政思想、工作方法、工作熱情、輕重主次擺得正、抓得準），不足之處；三是表態，正確對待評議，做好整改，爭取更大的成績。

（2）禮儀講話稿，包括各種謝辭、祝辭、歡迎、歡送辭以及悼詞等。一是以情為主，合乎氣氛；二是短小簡潔；三是合乎禮節，如稱謂上，按照“各位女士、各位先生，各位領導，各位來賓，同志們”的順序依次說出。

（3）動員講話稿。通過部署動員明確目標，統一認識；通過部署動員以消除顧慮，輕裝上陣；通過部署動員以啟發自覺，協調行動，奮勇拼搏。

（4）表彰講話稿，這是在表彰先進、宣傳典型的會議上使用的一種講話稿。它對于推動工作的健康發展具有不可忽視的作用。這類講話，篇幅不應過長，主要內容應包括以下方面，一是說明表彰的依據，上級的精神和本系統的實際，表彰的目的和表彰的對象；二是說明表彰對象的事跡、經驗或特點；三是對表彰的單位和個人提出希望和要求，同時對群眾發出號召，講明向先進學什么，怎樣學。

（5）貫徹執行性的，主要寫認識、意義、安排、落實措施、具體辦法。

（6）傳達交流性的，主要是傳遞交流信息和思想；要做到聯系實際，既“不走樣”，又不是“傳聲筒”，而是將“普通話”與“方言”結合起來。

（7）說服教育性的，要立足現實，動之以情，把 “情”作為做好職工思想政治工作的起點，協調人際關系的動力，語言要富有人情味，感染力，要以情感人，以情動人；然后曉之以理，給人以啟迪和深思。如果對待邪惡勢力，就要以浩然正氣壓倒邪氣。

講話文稿通常是四個部分：標題、開頭、正文和結尾。標題。講話稿的標題有三種形式：一是會議名稱加文種作標題；二是講話人、會議名稱加文種作標題；三是講話主旨作標題。它是用概括講話稿中心論點的一個短語做主標題。主標題下通常有副標題，副標題標明講話場合。

開頭，講話稿開頭沒有固定不變的模式，要根據講話的內容、環境和對象等集體情況來定。常見的開頭方法有六種：開宗明義，提示主題。一開頭就闡明講話的主題，直接點明講話的中心思想。說明緣由，強調意義。以闡述召開這次會議的原因、背景和重要性開頭。分析實際，提出問題。對當前面臨的形勢和工作中的實際問題進行概括的分析，進而提出會議要解決的問題。做出評價，說明目的。一些紀念性、群眾性的會議，領導同志講話時，對所紀念的重要人物和重要事件，做出評價，然后交代講話的目的。致以祝賀，表示慰問。一般紀念性的會議講話、節日的祝詞及各種代表大會的祝賀講話等，開頭一般是致以祝賀或慰問的。抒發感情，渲染氣氛。針對不同的講話內容，有的抒發對聽眾的贊美之情，有的抒發參加會議的激動之情，進而起到渲染氣氛，拉近與聽眾的距離的效果。用在慶賀、禮儀性質的會議講話中。

正文。大型講話稿中最常見的形式是并列式。即正文的各個層次之間為橫式結構，各部分間是并列關系，例如總結講話、部署工作的講話等；一般的講話稿用遞進式，即各個層次之間表現為層層深入的關系，或者以時間發展為序，或者以事物發展或工作進展為序，或者按照提出問題、分析問題、解決問題的順序安排講話內容。部署性講話一般按照意義、做法、要求三部分結構文章，總結型講話按照成績、經驗、問題和打算三部分撰寫。當然，除精短的講話稿以外，一篇講話稿的層次安排，很少單純采用哪能一種方式，而是多種方式結合使用，這點在撰寫講話稿時應該注意的。第三類 實用文體

一、摘要

摘要又稱概要、內容提要。包含所給材料的基本內容。

將所給材料按照內容分出幾個部分，然后概括出幾個部分的大衣，最后用“材料首先”、“其次”、此外等關聯詞語連接成一段文字即可。

二、消息

消息即狹義的新聞，它是對新近發生的有社會意義并引起公眾興趣的事實的簡短報道。因此，真實性、時效性及文字少、篇幅小成為消息的基本特征。

1、消息種類

動態消息：也稱動態新聞，這種消息迅速、及時地報道國內國際的重大事件，報道社會 主義建設中的新人新事、新氣象、新成就、新經驗。動態消息中有不少是簡訊(短訊、簡明 新聞)，內容更加單一，文字更加精簡，常常一事一訊，幾行文字。

綜合消息：也稱綜合新聞，指的是綜合反映帶有全局性情況、動向、成就和問題的消息 報道。

典型消息：也稱典型新聞，這是對某一部門或某一單位的典型經驗或成功做法的集中報 道，用以帶動全局，指導一般。(四)述評消息：也稱新聞述評，它除具有動態消息的一般特征外，還往往在敘述新聞事實的 同時，由作者直接發出一些必要的議論，簡明地表示作者的觀點。記者述評、時事述評就是 其中的兩種。

以上四類消息，以動態消息較易寫作，可以經常練習寫一些，從實踐中提高新聞寫作能力。

2、消息寫作

寫作消息要設想并回答讀者問的問題，這些問題就構成了新聞五要素，即：When(何時)、Where(何地)、Who(何人)、What(何事)、Why(何故)。有的新聞學上補充了一個要素：HOW(如 何)。在五個W和一個H中，最主要的是What(何事)、Who(何人)。寫作時要認真寫好這幾 個方 面的內容。

當我們弄清了“我要說些什么”，接下來就是“怎么說這些內容”，顯然這涉及到了如何安 排消息的結構。只要我們用心分析一下報刊發表的消息，就會發現，消息的結構比較固定、簡單，大多數消息的結構都是“倒金字塔”式的，即：最重要的材料放在開頭，次要材料放 在后面。消息的結構具體表現為：標題、導語、主體、結尾，并在文中穿插背景材料。

標題是消息的眼睛，擬寫得好，可以吸引讀者；擬寫得差，一篇好消息也會被埋沒。可見標 題有著向讀者推薦的作用。如：《兩位市長直接關懷 大港“油郎”喜結良緣》（新華社1990 年1月6日電訊稿）、《地球三分鐘 凈增五百人》（新華社1996年7月13日電訊稿）、《杭城新事見新風 拎書拜年書壓歲》（1991年2月19日《解放日報》）。

消息的標題必須簡明、準確地概括消息內容，幫助讀者理解報道的事實。消息標題有主題(正題)、引題(眉題)、副題(次題)三種。

主題：概括與說明主要事實和思想內容。

引題：揭示消息的思想意義或交待背景，說明原因，烘托氣氛。

副題：提示報道的事實結果，或作內容提要。

導語是指一篇消息的第一自然段或第一句話。它是用簡明生動的文字，寫出消息中最主要、最新鮮的事實，鮮明地提示消息的主題思想。

導語的要求，一是要抓住事情的核心，二是要能吸引讀者看下去。要做到第一條，必須具備 訓練有素的分析能力；要做到第二條，則要有寫作技巧。

導語寫作中的思維過程，通常是以作者的自問自答開始的：①什么事情是已經發生的事件中最重要的？ ②什么人參加進去了？——誰干的或誰講的？ ③是用直接性導語，還是用延緩性導語？④有沒有什么吸引人的詞匯或生動形象的短語要寫進導語中？⑤主題是什么？什么樣的動詞能最有效地吸引讀者？以上五個問題中，第三個問題涉及到導語的類型。那末，導語有哪些類型呢？

一類是直接性導語：直接寫出事實的核心的導語。多是陳述性的像速記一樣地反映事實。

另一類是延緩性導語：多用于“軟”消息。即所報道的不是正在發展中的、變化中的或突發 性的事件。它通常用來設置一種現場或創造某種氣氛。多是解釋性、說明性的。

導語的形式主要有：

敘述式。用摘錄或綜合的方法，把消息中最新鮮、最主要的事實簡明扼要地寫出來。

描寫式。對消息的主要事實或某一有意義的側面作簡潔樸素而又有特色的描寫，以釀成 氣氛。

提問式。先揭露矛盾，鮮明地、尖銳地提出問題，再作簡要的回答，引起讀者的關注和 思考。

結論式。把結論寫在開頭，提示報道某一事物的意義或目的或總結。

號召式。提出號召，給讀者指出方向和奮斗目標。

另外還有摘要式、評論式、綜合式、解釋式等等。

主體是消息的主干部分。它緊接導語之后，對導語作具體全面的闡述，具體展開事實或進一步 突出中心，從而寫出導語所概括的內容，表現全篇消息的主題思想。應按“時間順序”或“ 邏輯順序”寫作，但仍然要先寫主要的，再寫次要的。

新聞背景，指事件的歷史背景、周圍環境及與其它方面的聯系等。寫新聞有時要交代背景，目的在于幫助讀者深刻理解新聞的內容和價值，起到襯托、深化主題的作 用，也就是回答五個“Ｗ”中的Why（為什么）。

西方新聞學認為背景就是對新聞事件作出的解釋。美國新聞學家賴斯特說得很清楚：“我看 不出新聞背景與解釋有什么區別。”“解釋，在我看來，就是新聞報道的深入化。就是把單 一的新聞事件放到一系列的事件中去寫”，“就是提供新聞的背景知識，從而使讀者能夠對 新聞事件作出客觀的判斷。”

但是“解釋”不是議論，解釋本身就是事實，也就是說用事實去解釋。所以新聞背景又稱之 為“事實背景”。

背景有哪些作用？第一個作用，是說明新聞事件的起因。第二個作用，顯示或幫助讀者理解新聞事件的重要性。第三個作用，突出新聞稿件的新聞價值。第四個作用，表明記者的觀點。記者是不準在新聞中發表議論的，但是，誰也無法禁止記者通過自己來寫的新聞表達自己的立場和看法。純客觀的報道是不存在的。

背景的類型有幾種？常見的有三種：對比性的，說明性的，注釋性的。有的新聞學則將 背景分為四種：人物背景、地理背景、歷史背景和事物背景。

新聞的結尾有小結式、啟發式、號召式、分析式、展望式??等等。這些結尾寫作與一般記 敘文結尾的寫作并無大的不同。

三、倡議書

由個人或集體發出，作用是倡導某項活動，書寫格式和一般書信大致相同，由標題、稱呼、正文、結尾、落款五部分組成。

標題。標題一般直接寫“倡議書”三個字，也可以由倡議內容和文種名共同組成，如《關于ⅹⅹ的倡議書》。

稱呼。寫稱呼是為了明確倡議的對象，一般要依據倡議的對象而選用適當的稱呼，如，“親愛的同學們”“廣大的青少年朋友們”等。也可不用稱呼，而在正文中指出。

正文。這是倡議書的主體，可以分成兩部分。第一部分要寫明在什么情況下，為了什么目的，發出什么倡議，倡議有哪些作用、意義。倡議書的發出旨在引起廣泛響應，只有交待清楚舉行次倡議的目的，人么才會理解、信服并自覺地行動。第二部分寫明倡議的體內容和要求做到的具體事項，如應開展怎樣的活動、做哪些事情、具體要求是什么、價值和意義是什么等都必須一一寫明。此外，倡議的具體內容最好分成條塊寫出，這樣清晰明確、一目了然。

結尾。結尾要表示倡議者的決心和希望或者某種建議。倡議書一般不在結尾寫表示敬意或祝愿的話。

落款。在右下方署名發出倡議的集體或倡議者的姓名，另起一行署上發出倡議的時間。此外，還有注意事項：（1）內容應當符合時代精神，切實可行，與國家的路線方針政策相一致；（2）交代清楚背景、目的，有充分的理由；（3）措辭貼切，情感真摯，富有鼓動性；（4）篇幅不宜過長。

四、動員報告

是對學習、教育、整頓活動的安排和布置。

動員報告應包括：第一，活動的開展的依據（根據上級安排、根據什么通知精神等）、目的、意義；第二，活動組織者、參加者；第三，組織及安排。1）動員時間及內容2）集體學習時間及內容3）自學時間及內容4）討論時間及內容5）對照檢查時間及內容6）整改措施制定時間及內容7）活動總結時間及內容；第四，確保活動落實的措施。1）統一思想，提高認識。2）領導帶頭，組織落實。3）處理好工學矛盾，確保時間、人員、內容三落實。4）學習態度及表現的獎懲辦法；第五，發出號召，提出要求。

五、建議書

結構：a 存在問題； b 說明產生的原因；c 危害性；d 解決問題的建議。

寫法——書寫格式要正確：

a 根據建議書的內容先寫上標題；

b 開頭頂格寫清楚，建議書是寫給誰的；

c 正文另起一行，開頭空兩格，寫反映存在的問題，說明產生的原因，造成的影響或危害，具體建議標明序號分條寫出；

d 另起一行寫上建議人的姓名和寫建議書的日期。

六、述評

1、述評的特點

評述結合，以評為主述評集新聞報道和評論的職能于一身，既及時報道新聞事實，反映現實生活的發展變化，又揭示新聞事實的本質和意義，指明事物的發展趨勢。新聞報道貴在客觀，主要是報道事實，讓讀者從客觀事實中得出結論；述評則是敘事說理兼而有之，使讀者不但可以得到必要的信息，還可以了解作者對這些新聞事實所具有的意義的探討。新聞評論既要擺事實又要講道理，都要針對現實生活中的新聞事件和重要問題發表議論，但新聞評論一般不對新聞事實作詳細的介紹。它有時配合新聞報道，根據報道中提供的新聞事實立論，有時在評論中用典型的新聞事實作為由頭或論據，引發議論。述評作為一種具有獨特個性的新聞評論體裁，一般都要對新聞事實進行比較全面的，有時是多方面的介紹，包括典型的具體事實、概括的情況以及必要的背景材料等，在敘述事實的同時進行議論。當然，這種比較只是為了更具體地說明述評這種評論體裁的特點，為了便于掌握和運用這種體裁，不能把它劃定為一個一成不變的框框。這些體裁都是為了恰當地表達一定的內容，它們之間不可能也不應當有什么不可逾越的界限。

評述結合并不意味著評和述在篇幅或比重上相等，它主要表現在兼有新聞報道和新聞評論的特點，具備兩者的功能，同時它又是以評為主的。評述結合、以評為本，這就是說，述評的目的在于評，述是為評服務的；述是評的基礎，評是述的目的。因此，就一篇評論來說，評多于述，或述多于評都是常見的現象，有時在敘述新聞事實的同時，已經包含了作者的傾向和分析，只要再加以畫龍點睛的議論，就足以說明問題了。

述中有評，評中有述述評以事實為依據，這些事實來自實際生活，反映實際生活。述評的評，或者說它所講的道理，就是在對這些事實進行分析的過程中加以闡明的。述和評的有機結合，體現了由個別到一般、由具體到抽象、由感性到理性的認識規律，易于被人們所理解。述評的評，并不是就事論事，而是為了弄清客觀事物的本質和它所包含的帶有普遍性的新經驗、新問題。許多述評采取夾敘夾議的論述方式，述中有評，評中有述，可以從理論和實踐的結合上，把握事物之間的共同規律并提出問題和解決問題。

由述而評，以評馭述述評擺事實和講道理兼而有之。它所講的道理，是作者通過大量新聞事實進行分析而得出的結論。這也正是述評區別于某些推理性評論的主要之點。因此，述評更注重材料和觀點的統一。述評中對新聞事實的敘述，有時多一些，有時少一些，但都服務于觀點，或者說受觀點的統率。述評的作者要接觸大量的事實和各種背景材料，這樣才能經過分析研究，得出正確的結論。但是，在述評中不可能也沒有必要把所有的事實和材料都羅列出來。運用哪些新聞事實，哪些情況概括地敘述，哪些情況用具體的典型事實加以說明，都要服從于評，服從于作者闡明觀點的需要。

2、述評的類型

述評的應用范圍十分廣泛，其選題可以涉及社會生活的方方面面，反映人民群眾普遍關心的問題。目前我國報紙、通訊社、廣播、電視的述評，按它們的內容和所反映的社會生活的性質，大致可分為以下幾種類型：

工作述評工作述評，顧名思義是針對實際工作中的經驗或問題進行評述。在我國社會主義現代化建設的進程中，各個領域各行各業的新情況、新經驗、新問題層出不窮。人們不僅需要及時得到各種必須的信息，而且在他們對各種新聞事實進行思考的同時，也需要了解新聞媒介或記者的看法和主張，以便作出自己的判斷，辨明是非和方向。對于社會生活中的一些“熱點”或“難點”的問題，更是如此。

形勢述評形勢述評是對國內外形勢，包括政治、經濟、文化以及其他領域形勢的述評。它的內容所及，可以是全局的形勢，也可以是某個特定地區或某一條戰線在一個時期、一定階段的形勢。這類述評的特點是著眼于形勢的變化和轉折，著眼于群眾普遍關心或需要引起群眾注意的問題和動向，概括全貌，指明發展趨勢，幫助讀者開闊眼界，提高認識。

事件述評這類述評是根據記者直接調查和掌握的材料，對國內外發生的重要事件或某些影響較大的突發事件進行評述，它的特點主要是從具體的事件，聯系到它產生的原因和背景，探索其性質和意義，或通過對材料的分析，澄清事實，說明真相。

七、演講稿

演講稿也叫演說辭，它是在較為隆重的儀式上和某些公眾場所發表的講話文稿。演講稿是人們在工作和社會生活中經常使用的一種文體。它可以用來交流思想、感情，表達主張、見解，也可以用來介紹自己的學習、工作情況和經驗，等等。演講稿具有宣傳、鼓動、教育和欣賞等作用，它可以把演講者的觀點、主張與思想感情傳達給聽眾，使他們信服并在思想感情上產生共鳴。

演講的基本要求是，第一，了解對象，有的放矢。演講是講給人聽的，因此，演講首先要了解聽眾對象：了解他們的思想狀況、文化程度、職業狀況如何；了解他們所關心和迫切需要解決的問題是什么，等等。否則，不看對象，演講稿寫得再花功夫，說得再天花亂墜，聽眾也會感到索然無味，無動于衷，也就達不到宣傳、鼓動、教育和欣賞的目的。第二，觀點鮮明，感情真摯。演講要觀點鮮明，顯示著演講者對一種理性認識的肯定，顯示著演講者對客觀事物見解的透辟程度，能給人以可信性和可靠感。演講稿觀點不鮮明，就缺乏說服力，就失去了演講的作用。演講要有真摯的感情，才能打動人、感染人，有鼓動性。因此，它要求在表達上注意感情色彩，把說理和抒情結合起來。既有冷靜的分析，又有熱情的鼓動；既有所怒，又有所喜；既有所憎，又有所愛。當然這種深厚動人的感情不應是“擠”出來的，而要發自肺腑，就像泉水噴涌而出。第三，行文變化，富有波瀾。構成演講的要素很多，有內容，有安排，也有聽眾的心理特征和認識事物的規律。

標題多為主題句。稱謂符合申論作答給定的身份，如“各位同學”、“同志們”。開場白，或通過概括所給材料開門見山，或提出問題，或采用設問式。

主體要環環相扣，層層深入，用過渡句，或用“首先”、“其次”、“然后”等語詞來區別層次。要對表達的對象熟悉了解，認識必須對頭。要做到概念明確，判斷恰當，用詞貼切，句子組織結構合理。用普普通通的語言，明晰、通暢地表達演講的思想內容，而不刻意在形式上追求詞藻的華麗。

結束語，或強調主題、或抒發感情、或展望未來、或表示態度、或表示感謝。

模擬訓練

一、單項選擇題

１．公文區別于其他文章的主要之點是 

Ａ．公文形成的主體是國家機關及其他社會組織

Ｂ．公文形成的條件是行使職權和實施管理

Ｃ．公文是具有法定效用與規范格式的文件

Ｄ．公文是辦理公務的重要工具之一

２．《關于××廠進口ＳＤ６型自動車床的請示》，作者是 

Ａ．××廠 Ｂ．××廠的負責人

Ｃ．起草文件的劉秘書

Ｄ．簽發文件的董廠長

３．不相隸屬的機關之間聯系工作，應當用 

Ａ．通報 Ｂ．通知 Ｃ．函 Ｄ．意見

４．下列撰寫公文常見的缺點，屬于“語句表述不完整”的問題是 

Ａ．濫用省略 Ｂ．篇幅冗長

Ｃ．交代不明 Ｄ．眉目不清

５．下列“請示”的結束語中得體的是 

Ａ．以上事項，請盡快批準

Ｂ．以上所請，如有不同意，請來函商量

Ｃ．所請事關重大，不可延誤，務必于本月１０日前答復

Ｄ．以上所請，妥否﹖請批復

６．幾個機關聯合發文，只能標明 

Ａ．主辦機關的發文字號 Ｂ．所有機關的發文字號

Ｃ．至少兩個機關的發文字號

Ｄ．根據情況臨時規定的發文字號

７．一般應標識簽發負責人姓名的文件是 

Ａ．上行文 Ｂ．平行文

Ｃ．下行文 Ｄ．越級行文

８．主送機關是 

Ａ．有隸屬關系的上級機關

Ｂ．受理公文的機關 Ｃ．收文機關

Ｄ．需要了解公文內容的機關

９．下列文種必須以領導人簽發日期為成文日期的是 

Ａ．會議報告 Ｂ．條例

Ｃ．工作總結 Ｄ．請示

１０．特殊情況越級向上行文，應抄送給  

Ａ．直屬上級機關 Ｂ．直屬下級機關

Ｃ．系統內的所有同級機關

Ｄ．有業務聯系的機關

１１．“請示”可以直接交給領導者個人的是 

Ａ．領導人直接交辦的事項

Ｂ．與領導人直接相關的事項

Ｃ．重要文件 Ｄ．機密文件

１２．下列哪個事由，根據《辦法》，不可以使用“決定” 

Ａ．嚴懲嚴重破壞社會治安的犯罪分子的工作安排

Ｂ．大興安嶺森林特大火災事故的處理

Ｃ．授予×××全國勞動模范的稱號的嘉獎

Ｄ．在太平洋×地區試驗運載火箭，使過往船只周知

１３．答復上級機關的詢問，使用 

Ａ．通報 Ｂ．請示 Ｃ．報告 Ｄ．通知

１４．根據事由：“××公司發行重點鋼鐵企業債券”，應使用的文種是 

Ａ．通報 Ｂ．通知

Ｃ．通告 Ｄ．決定

１５．《××廣播局關于向××縣土地局申請劃撥建設電視轉播臺用地的請示》，該標題主要的錯誤是

Ａ．違反報告不得夾帶請示的規定

Ｂ．違反應協商同意后再發文的規定

Ｃ．錯誤使用文種，應使用函

Ｄ．錯誤使用文種，應使用報告

１６．負責公文處理工作的是本機關的 

Ａ．檔案室 Ｂ．業務處

Ｃ．收發室 Ｄ．辦公廳室

１７．公文辦理主要分為 

Ａ．收文和發文 Ｂ．擬辦與承辦

Ｃ．登記與分發 Ｄ．整理與保管

１８．文件的拆封是文書人員的職責。至于密件，則應交  Ａ．領導人本人或由其委托的人代拆

Ｂ．機要文書或機要室拆封

Ｃ．辦公廳室主任拆封

Ｄ．文書人員拆封

１９．辦公部門或業務部門負責人根據來文情況提出初步處理意見，就是公文的 

Ａ．擬辦 Ｂ．承辦 Ｃ．批辦 Ｄ．催辦

２０．一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后，文書人員應注明（）

Ａ．已復文 Ｂ．閱畢的日期

Ｃ．已閱文 Ｄ．承辦的結果

２１．機關公文文稿經簽發后，即為 

Ａ．公文的定稿 Ｂ．公文的草稿

Ｃ．公文的會簽 Ｄ．公文的核發

２２．文件封裝發出后，文書人員對辦復的發文，要履行 

Ａ．登記手續 Ｂ．注辦手續

Ｃ．歸檔手續 Ｄ．簽字手續

２３．凡是需要立卷的文件是 

Ａ．辦理完畢的文件 Ｂ．已經使用的文件

Ｃ．已經辦復的文件

Ｄ．領導認為重要的文件

２４．將平時辦理完畢的文件材料，按照立卷目錄中的要求存放起來，叫做 

Ａ．立卷 Ｂ．定卷

Ｃ．歸卷 Ｄ．組卷

２５．一般說來，應該立卷歸檔的文件材料，應以 

Ａ．上級機關、上級部門為主

Ｂ．本機關、本部門為主

Ｃ．上級機關和本機關為主

Ｄ．本機關和下級機關為主

２６．將內容涉及同一地區的文件組合在一起的方法，叫 

Ａ．地方特征立卷 Ｂ．文件特征立卷

Ｃ．通訊特征立卷 Ｄ．地區特征立卷

２７．所謂長期保存的案卷，是指保管期為 

Ａ．２５年以上的文件材料

Ｂ．３５年以上的文件材料

Ｃ．１６—５０年左右的文件材料

Ｄ．３６—７０年左右的文件材料

２８．綜合概括歸類文件材料的類屬名稱的叫做 

Ａ．類名 Ｂ．類目 Ｃ．卷名 Ｄ．條款

２９．根據文件在形成中的歷史聯系并區別不同保管價值進行系統整理和排列的是 

Ａ．歸卷 Ｂ．案卷

Ｃ．立卷 Ｄ．定卷

３０．卷內文件名稱是反映文件的性質和價值的，一般寫在案卷標題的 

Ａ．開頭 Ｂ．末尾 Ｃ．中間 Ｄ．上方

二、多項選擇題

３１．公文寫作不同于其他文種的寫作，其主要特點是 

Ａ．被動寫作，遵命性強

Ｂ．對象明確，針對性強

Ｃ．決策之作，政策性強

Ｄ．文字簡約，說明性強

Ｅ．講究格式，規范性強

３２．公文進入擬稿階段的步驟是 

Ａ．明確發文主旨

Ｂ．收集有關材料

Ｃ．深入調查研究

Ｄ．擬出寫作提綱

Ｅ．認真起草正文

３３．“決定”的主要類型有 

Ａ．指揮型 Ｂ．懲誡型

Ｃ．個案型 Ｄ．知照型 Ｅ．權威型

３４．“命令”的特點是 

Ａ．權威性 Ｂ．知照性

Ｃ．指揮性 Ｄ．強制性

Ｅ．嚴肅性

３５．寫作“報告”應注意的問題是 

Ａ．陳述事實要清楚扼要

Ｂ．表達觀點要精練清晰

Ｃ．語言要簡潔樸實

Ｄ．引文不能斷章取義

Ｅ．注解不能道聽途說

３６．書文辦理程序有 

Ａ．簽收、拆封與登記 Ｂ．擬辦、批辦與承辦

Ｃ．分發與傳閱 Ｄ．校對與印制

Ｅ．催辦、查辦與注辦

３７．公文處理的特點是 

Ａ．政治性 Ｂ．時限性 Ｃ．科學性

Ｄ．機要性 Ｅ．規范性

３８．收文登記可分為 

Ａ．簿冊式登記 Ｂ．聯單式登記

Ｃ．表格式登記 Ｄ．卡片式登記

Ｅ．宗卷式登記

３９．按問題特征立卷的文件材料主要有 

Ａ．反映同一事物的文件材料

Ｂ．反映同一人物事件的文件材料

Ｃ．反映同一問題的文件材料

Ｄ．反映同一地區情況的文件材料 Ｅ．反映同一工作性質的文件材料

４０．案卷歸檔的主要內容有 

Ａ．歸檔范圍 Ｂ．歸檔時限

Ｃ．歸檔原則 Ｄ．歸檔要求

Ｅ．歸檔方法

參考答案

一、單項選擇題

１．Ｃ ２．Ａ ３．Ｃ ４．Ａ ５．Ｄ ６．Ａ ７．Ａ ８．Ｂ ９．Ｄ

１０．Ａ １１．Ａ １２．Ｄ １３．Ｃ １４．Ｃ １５．Ｃ １６．Ｄ １７．Ａ １８．Ｂ １９．Ａ ２０．Ｂ ２１．Ａ ２２．Ｂ ２３．Ａ ２４．Ｃ ２５．Ｂ ２６．Ｄ ２７．Ｃ ２８．Ａ ２９．Ｃ ３０．Ｂ

二、多項選擇題

３１．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ３２．Ａ Ｂ Ｄ Ｅ ３３．Ａ Ｂ Ｃ Ｄ ３４．Ａ Ｃ Ｄ ３５．Ａ Ｃ Ｄ ３６．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ３７．Ａ Ｂ Ｄ Ｅ ３８．Ａ Ｂ Ｄ ３９．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ４０．Ａ Ｂ Ｄ

第四篇：公文知識與公文寫作

一、什么是公文

公文是公務文件的簡稱，所指的是機關辦公時使用的各種

收發文件、電報、報表、會議文件、調查材料以及各種記錄、登記表冊等。

公文的定義：

定義一：公文是法定機關與組織按照特定的體式，經過一定處理程序制成的書面文字材料，作為傳達意圖、辦理公務與記載工作活動的一種工具。

定義二：《中國共產黨機關公文處理條例》中指出：黨的機關公文是黨的機關實施領導、處理業務的具有特定效力和規范各式的文書。

對這段定義的四點說明：

（一）公文是各類機關與組織在其工作活動中普遍使用的一種工具。

“各類機關與組織”不僅包括各級政府機關及其各個部門，也包括黨的機關以及各種團體、企業、事業單位在內。

（二）公文是一種記錄和傳遞信息的書面文字。

各類載體和傳遞形式的文書，都是一種記錄信息的書面文字，這是文書與其它信息記錄的區別。除了書面文字外，還有用聲音、圖象等記錄的材料，如照片、錄音帶、光盤等等，這些又叫聲相記錄。無論聲相記錄反映的內容是否屬于公務活動，它們都不屬于公務文書的范圍，因為它們不具有公文的性質和特點。有時可能作為公文的附件。

（三）公文是按照特定的體式和一定的處理程序制成的書面材料。

公文同一般文章、作品、新聞報道等有所不同，它有規定的體式，并且要經過一定的處理程序。

（四）公文是黨和國家機關具體領導與管理政務，機關與組織處理工作的一種工具。

通過公文制定發布政策、法令，傳達貫徹方針政策，部署指導工作，交流工作情況與經驗，記載工作活動情況等。

二、公文的特點

（一）鮮明的政治性。內容必須具有明確的政治意圖，這是公文最本質的特征。

（二）法定的權威性和效用。來源和出處上與其它文章、作品不同，不是誰都可以寫的。必須是“法定的作者”，指的是依據法律的有關條例、章則、決定成立的，并且能以自己的名義行使法定的職能、權力和擔負一定任務、義務的組織。（黨的機關、企業、事業單位等都可依據自己的職能權限發文，都是法定的組織）用領導人名義作為文件的作者，也是代表所在機關的身份來發文的，是行使自己法定職權的一種表現。對每一份具體文件來說，都有它的特定效用，代表它的制發機關賦予它的作用。這種效用具有一定的時間性，但時間長短不等。

（三）嚴格的程式性。是指公文的撰寫和辦理具有一系列的原則、方法、程度和格式。公文一般具有標題、正文、簽發機關等基本組成部分，每個部分又有各自的行文格式、寫法和要求，任何機關部門不能自行其是，更不允許隨意“創造”，自搞一套。

（四）語言的簡明性。一是內容集中，力戒空話套話，避免不必要的旁征博引；二是造詞用句精煉，概括力強，行文力求用較少的詞語表達較多的思想內容。明快就是開門見山，直敘其事，一目了然；避免使用意義含蓄、模棱兩可的詞語，也不宜用文學作品中的比喻、夸張和雙關等修辭方法。

三、公文的作用

（一）制訂政策與發布法規的作用

（二）管理與指導的作用

（三）聯系公務的作用

（四）宣傳教育的作用

（五）憑證與史料的作用

四、公文的分類

（一）按性質和作用劃分

1、指令性公文。內容要明確，格式要規范，行政約束力極強，下級必須嚴格貫徹執行。主要文種有：命令、指令、指令性的通知、通告等。

2、指示性公文。指導下級機關工作，闡明工作原則、方法和措施，是下級機關開展工作的依據。主要文種有：指示、批復、通知、函等。

3、呈請性公文。下級向上級機關匯報工作，反映情況，請求批準答復時使用的文件。主要有報告、請示等。

4、決策性公文。對于重大問題，重要事項作出決斷性的結論和安排，下級機關受文后必須嚴格遵守和執行。主要有決定和決議。

5、公布性公文。向群眾公布應當遵守的事項。布告、公告、通告。

6、記錄性公文。會議紀要。

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（二）按引文關系劃分

1、下行公文。是指上級機關向下級所屬機關發送的各種公文。如命令、指令、指示和批復等。

2、上行公文。下級機關向上級領導機關呈送的各類公文。如請示、工作報告和上行函等。

3、平行公文。同級機關或者不相隸屬的機關之間來往的文件。如公函、通知等。

（三）從文件的來源劃分

兩大類：一類是由外機關發送到本機關的文件，叫收文。另一類是由本機關制成的文件，叫發文。（包括內部使用的文件，如工作計劃、總結、規章制度等）

（四）從文件的制發機關及其性質劃分

三類：法規文件、行政文件、黨的文件

（五）從文件的閱讀范圍和機密程度劃分

三類：公布文件、機密文件、內部文件

五、公文的格式

公文的格式，是指公文的各組成部分在文面上所占的位置，相互的關系及排列的規定。包括用紙規格、印刷格式、書面格式等。

書面格式，主要包括：文件頭部分、正文部分和文件尾部分。

（一）文件頭部分。位于公文首頁上端，一般約占16開公文用紙的三分之一面積，印有發文機關名稱、發文字號、秘密等級、緊急程度、印數編號和上行文簽發人等。

（二）正文部分

1、標題

標題是公文的基本組成部分。一般由行文機關名稱、發文事由和文件種類三部分組成。如《國務院關于重組和加強農村工作的指示》。從語法結構上看，公文標題是一個以文種為中心詞，以發文機關名稱和發文事由為限制成分的較為復雜的編正詞組，其中事由部分一般是由介詞“關于”組成的介詞結構。標題中不使用逗號，標題的最后也不加句號，僅在并例的詞或詞組中間加頓號或書名號。

另外按慣例，有些文種的標題結構只有兩部分或一部分。例如：《北京市二○○五年中等專業學校招生簡章》，這個標題只有事由和文種兩部分。發文機關應是北京市教育局，后面的“簡章”是文種，也就是章程。又如：《中華人民共和國全國人民代表大會公告》，這個標題只有發文機關和文種。公告一般不標出事由。再如法院的《布告》和機關內部事務性的《通知》，通常只標出文種。為了醒目，使人從遠處即可看到。

撰寫公文標題要注意以下幾個問題：

（1）標題應準確、扼要、明快地揭示出全文核心內容和主要目的。特別是發文事由部分，應有極強的凝練性，能把全文的核心內容集中到一點上，不宜過長，不需要面面俱到，更不能拖拖拉拉。如《高青縣糧食局關于提請上級部門積極解決我縣增加建設糧食供應點需用資金的請示》，事由羅索、冗長，應壓縮成《高青縣糧食局關于增建糧食供應點需用資金的請示》。

（2）要避免轉發文件時文稱重疊的現象。公文文種名稱雖已固定化、規范化，但不能一級一級地套用。轉發的公文，在被轉發的文件標題前加上“轉發”二字即可，不必再加上“通知”文稱，盡量避免“通知的通知”這類現象。

（3）標題排列組合要美觀、勻稱。盡量照顧閱讀時醒目，排列整齊美觀。字體宜稍大些。排列格式有七種：

兩行等長、上短下長、上長下短、倒梯形、上下短中間長、上下長中間短、正梯形

2、正文

正文是公文的主體部分，是公文最基本最重要的內容。正

文一般由開頭、主體和結語三方面構成、但文種不同，寫法各異。

3、附件

附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要組成部分。如果沒有說明，其效用與正件相同。主要作用：使正件的內容具體化和完善化，為受文者正確理解、辦理和貫徹執行提供補充說明的依據材料和參考材料。

（1）附件應在正文末尾另起一行空兩格注明,標題要具體明確，不得隨意簡化，也不能標書名號，末尾一般不用標點符號。如：

附件：

1、二○○五年各類產品出口計劃

2、二○○六年技術改造安排

（2）正文已注明的附件名稱，文尾可不標出。

（3）附件本件放在正文末頁之后。

4、公文簽發機關

即公文成文機關名稱。落款時要寫機關全稱，不得濫用簡稱。如“山東省計劃經濟委員會”不能寫成“山東計經委”。幾個機關聯合發文，主辦機關在先，其它機關按公文內容涉及面大小依次排列。如黨政機關聯合發文，黨的機關在先。有固定文件版頭的情況下，正文之末可不寫簽發機關名稱，直接落發文日期蓋章即可。

5、發文日期

即成文的具體年月日。無論哪種書寫形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用漢字書寫，一般不用阿拉伯數字。所落日期，凡一般性公文，以領導簽發之日為準；會議通過的文件，以會議通過之日為準；法規性文件以批準日期為準；幾個機關聯合行文的，以最后一個機關的領導簽發之日為準。

6、印章

公文必須加蓋簽發機關印章，這是證明公文合法性的憑證。印章要蓋在公文末尾發文日期處，以印章的下部邊緣騎年壓月，上大下小。聯合發文的排列順序應與文件頭上的排列順利一致，可不壓年蓋月。

7、附注

公文如要附加說明發至范圍，可否登報等，要用圓括號注明，頂格標在發文日期的左下端。

（三）文件尾部分

文件尾部分在公文末頁下部，用間隔橫紅與正文部分加以區別。主要包括主題詞，抄送機關，印發機關和印刷份數等。

1、主題詞。公文主題的核心內容，但又不是完全為了表現主題而確立的，可以從全文的整體中篩選、提煉。書寫排列一般不用考慮語法結構，不一定表達完整的意思。其位置在文件尾部分橫線之上，由左向右排列。詞與詞之間空一格，不用標點符號。一般由三至五個詞或詞組構成，準確地反映出全文的內容特征和歸屬類別。如《關于調整<淄博市征收教育費附加暫行辦法>中有關規定的通知》一文的主題詞：調整教育費附加通知

“調整”—高度概括了全文內容實質；“教育費附加”—點明了此文屬于“教育經費”類；“通知”—顯示出公文種類。

2、抄送機關。抄送機關是送達的平行機關、下屬機關。

3、印刷份數。用阿拉伯數字標明“共印××份”并用圓括號括上。

標準體式：

編號：×××特急

國務院文件

國發〔2001〕×號〔絕密〕

國務院關于×××××××的決定

各省、自治區、直轄市人民政府、國務院各部委、各直屬機構：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：

1、×××××

2、××××××××××中華人民共和國國務院

二○○一年三月二日

（此件不登報）

主題詞：××××××××××××××

抄送：×××××××××××

國務院辦公廳秘書局二○○一年三月十一日印發（共印××份）

六、公文寫作

發文首先要撰稿，撰寫文件叫公文寫作，指的是文件的起草和修改工作，它是文書處理的一個重要環節。這個環節比文件收發、登記、傳閱、催辦、打印、校對等工作環節難度要高。它要求掌握有關政策精神與熟悉本機關的業務，并經過周密慎重地思考，針對具體工作問題提出處理方案。尤其是起草重要的領導性文件及方針政策性文件，更是一種艱苦細致的高水平腦力勞動。

發文的效果好與不好，不僅在于文字的表達是否清楚準確，更重要的還在于文件的思想內容，在于提出的決策與措施等的水平高低。

撰寫文件的構思過程，主要是對于工作問題的調查研究，做出決策性的處理意見過程，其次才是對于文字表達方面的考慮和選擇。因此，撰寫公文是一項政策性、思想性、業務性很強的工作，同時也是一項非常嚴肅細致的文字工作。

（一）怎樣提高公文寫作的能力

寫文章一種綜合能力，要有正確的觀點，掌握豐富的實際材料，還要有相當的文字表達能力。公文是一種應用文，要把公文寫好，就要從各方面加強修養，練好基本功，提高撰寫文件的能力。

第一，要努力學習政治理論，學習與研究政策法規，提高政策思想水平。

政治理論是指導實際工作的指南。政治理論和政治覺悟愈高，工作的效率也愈高，工作也就愈有成效。要有正確的政治理論作指導，有清醒的政治頭腦，才能保證在起草公文時不迷失方向。同時必須注意學習黨的政策法規，認清形勢，積極地貫徹執行國家的方針政策。

第二，要學習和熟練掌握本機關、本部門的業務。

機關各部室都有本職業務，政工部門雖屬于“大政工”的系列，但工作性質和職能各有不同。毛澤東同志有段名言：“不論做什么事情，不懂得那件事的情形，它的性質，它和它以外的事情的關聯，就不知道那件事情的規律，就不知道如何去做，就不能做好那件事。”這段話講得是做什么就要學什么，鉆研什么。一個對本部室業務生疏的外行，不可能寫出指導工作的高質量的文件。由于業務上似通非通，似懂非懂，寫出來的文件很容易出現這樣或那樣的毛病。比如，寫反映工作情況的報告，抓不著要害和重點，胡子眉毛一把抓，輕重不分，廢話連篇；寫指導工作和解決問題的文件，抓不住癥結和關鍵，提出的措施和辦法行不通，讓人無法下手工作，甚至造成工作上的失誤等等。因此，必須熟悉和鉆研本職業務，為公文寫作打好基礎。

第三，要研究文章（公文）寫作知識，不斷提高寫作水平。

有了理論指導，掌握方針政策、業務知識和實際工作情況，就可以研究解決問題的關鍵，明確需要制發的文件應該寫什么內容。但是，要把意圖表達出來，還要靠一定的文字表達能力。因此，要學習有關寫作知識，包括形式邏輯、語法修辭，避免文理不通，要懂得如何確立觀點、選擇材料、安排結構。學習寫作知識，關鍵在于能夠熟練掌握運用，還要在多讀常寫上下功夫。自己擬寫的文稿經過別人修改的地方，一定要認真總結經驗。要經常練習，可先從公函、通知等篇幅小的文件寫起，再逐步寫較長的重要文件。文筆是磨煉出來的，必須在實踐中不斷總結，逐步提高撰寫文件的技能。

（二）撰寫公文的基本要求

公文的寫作有一些特殊要求：

1、準確、實際

公文是辦事的工具，要用它指導工作和處理問題，這個根本性質要求撰寫公文必須實事求是，一就是一，二就是二，不能憑主觀想象，把事實夸大或縮小，或說假話空話。否則，由于脫離實際，不是一紙空文難以實行，就是干擾工作，甚至會造成工作損失和影響。要文字樸實，注意用詞分寸。引用和涉及的事實、數字、人名、地名等，必須認真核對，避免差錯和出入。

2、生動、及時

生動：一是能夠生動地指導實際工作。運用文件指導和推動工作，既要堅決遵循上級精神，又要善于發現和創造本單位典型經驗，指導工作和創新局面。不要照抄照轉上級指示，千篇一律地轉發通知，只起到收發室、運轉站的作用，不能因地制宜創造性地加以貫徹。二是使用的語言和選用的材料也要生動活潑，吸引人閱讀并具有說服力。文件的語言注重樸實、精確，不使用華麗的詞藻，不運用過多的形容和描述。但并不等于寫得呆板枯燥。特別是寫工作簡報、講話稿、工作報告、經驗總結等文件，要注意在比較抽象概括的敘述中穿插一些具體數字、事例和思想反映，選用一些適當的比喻、群眾的語言等。使敘述的語言適當形象化，有感情、有趣味，生動真實，具有說服力，使人讀后留下深刻的印象。

及時：文件的時間性很強，發文及時與否關系到文件的效用。無論反映情況還是指導工作的文件，都要發得及時，否則變成“馬后炮”。比如，當年的計劃遲到第二季度才寫出來；一份工作指示到了面上的工作已經進入收尾階段才發出去；總結在工作結束半年后才著手寫等等。行文拖拉，就會貽誤時機，造成工作被動。

3、簡練、明確

公文便于閱讀和處理，需寫得簡練。比如一份工作報告不能象報告文學那樣把人的思想感情和活動寫得很細膩；一份指示、規定和通知，也不能象學述論文那樣詳細論證它的道理。文件的篇幅要盡可能短些，語言要經濟，用最簡練的文字把發文意圖表達清楚。

要把文件寫得簡煉、明確，首先要對工作情況、存在的問題、采取的措施和步驟等，有清楚的分析和概括能力。如果認識模糊，抓不住癥結和主要問題，寫起來就不能層次清晰、文字簡練而又明確。其次要在煉字、煉句上下功夫，學會用最簡練的文字，準確說明問題。初稿擬出后，要反復刪改，毫不吝惜地去掉那些多余的、可以簡縮的字句。

從寫作方法說，要開門見山，如公文常用“根據……”、“為了……”、“關于……”、“目前……”等作開頭語，直截了當提出問題。文件的開頭，不必寫一大串一般化的形勢、口號等套語。正文的首段宜點明主題，以下分清段落或者列出條目，使全文層次清楚，眉目鮮明，便于閱讀。

4、符合規定體式

撰寫公文必須符合統一規定的體式，不能隨意出手，不倫不類。

（三）撰寫公文的方法

1、明確發文的主題和目的

主題是作者在說明問題，通過全部文章內容所表達的基本意見和中心思想。主題的形成大致有三：一是主題在成文前確定。即“主題先行”，這是公文有別于其它文體的主要特征之一。主題不是通過提煉產生的。成文前，根據領導意圖、上級的有關精神，或有關文件、政策等規定要求，預先確定一個主題，然后再組織材料，實施寫作。二是主題在調研后產生。在得到材料后，進行分析、歸納，最后產生的結論就是主題。三是調研后主題的改變。通過調研，又獲得豐富材料后，與原既定主題有差別，重新確定主題。

弄清發文的主題和目的主要包括以下幾點：

（1）文件的中心內容寫什么？抓什么問題？解決問題的主要意見、措施是什么？請示時擬請上級機關主要解決什么問題？

（2）準備用什么文種？文種不同，寫法有所不同。如向上級匯報工作，是寫專題報告，還是情況簡報？

（3）發送和閱讀的對象是什么范圍？如寫工作總結是上報領導機關，還是向下屬單位介紹工作經驗？閱讀對象不同，語氣和詳簡程度有所區別。

（4）發文的具體要求是什么？如要求對方了解，還是答復批轉？要求對方貫徹執行，還是供對方參照參考等。

2、收集有關材料，進行調查研究。

發文的目的和主題確定后，要圍繞主題收集材料，進行一定的調研工作。這一步工作，并不是對每個文種的寫作要求。比如，寫一個通知、公函、請示等。一般并不需要專門收集材料和調研。而對較復雜的，往往需要收集材料和調研。如工作計劃、調查報告、工作總結、規章、條例等。收集材料和調研是一個充分醞釀和構思的過程，不僅可使基本觀點逐漸深化和成熟，還可以收集典型材料、有關統計數字等，為文件的寫作奠定基礎。

3、擬出提綱，安排結構。

簡短的文件不需要擬提綱就可以直接寫了，篇幅較長的文件，就需要先擬一個寫作提綱，對文件的結構先有個通盤設計，把它的主要框架勾畫出來，才有利于順利進行寫作，避免半路返工。

提綱可根據篇幅大小確定，不太長的，可安排一下正文的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，一共分為幾段、幾層意思等。長的、非常重要的文件，需擬出較詳細提綱，包括正文幾個部分，每部分講幾個問題，各問題的題目要點，哪一部分、哪一個問題準備使用什么具體材料說明等。重要的領導指導文件，主要執筆人擬出提綱后，還要反復討論修改補充。幾個人共寫的文件，更要先擬提綱，以免寫的前后重復、脫節或互相矛盾。

4、起草正文

一是要注意觀點鮮明，觀點和材料結合得好；二是文字要簡練，交代的問題要清楚。觀點和材料結合得好，才能符合準確性、鮮明性、生動性的要求。只有觀點，沒有材料，使人理解不深；堆積了些材料沒有鮮明的觀點，則使人不了解要學什么、貫徹什么、吸取什么教訓。交待問題要清楚，主要是：什么機關、什么時間、什么地點、什么問題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見，向對方有什么要求等。

5、反復檢查，認真修改

初稿擬定后，自己一定要反復看幾遍，耐心地仔細地逐字逐句檢查修改，連每個標點符號也不能馬虎，修改可提高文件質量，也可從中提高寫作能力，并為領導人審核簽發這份文件打下良好基礎。

（四）常用公文的寫作

1、報告

報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議時使用的公文。國家各級行政機關常用的報告有兩大類：

（1）呈報性報告。以匯報工作、反映有關情況為主要內容，行文的目的是供上級機關了解掌握工作情況。為上級機關制訂有關方針政策提供依據，以便更好地指導和開展工作，所以不要求上級機關批轉。其正文通常分三部分：

第一，開頭。用來總述開展工作的主要背景、主要做法或存在的主要問題等，作為發文的依據，然后常用“現將有關情況報告如下”之類的慣用語過渡，領起下文。這部分內容要落筆入題，向上承接標題中事由，向下引起正文的主體內容，語言要盡量簡潔扼要。

第二，主體。闡述報告的具體內容，如內容復雜，可采用分條式或分題式結構進行闡述，具體寫法，要因文而異。如果側重匯報工作情況，就要寫出主要做了哪些工作，進展到什么程度，采取了哪些措施和方法，收到了什么樣的效果，還有哪些不足等，可以按工作先后順序來寫，也可按工作性質、內容來安排層次段落。如果側重于反映有關問題，需闡述產生問題的原因、問題的危害性及解決問題的方法途徑等。如果側重于總結經驗體會，就需對取得的成績和存在的缺點進行必要的分析，探索規律性的東西。總之，要詳略得當、重點突出，切忌冗長瑣碎，象本流水帳。

第三，結尾。常用“特此報告”、“以上報告如有不當，請指出”等慣用語收束全文。也有的呈報性報告結尾部分提出有關建議和安排，但不易多，以免喧賓奪主。例文1

關于××××公司承擔土地稅問題的報告公司：

××××公司于三月中旬召開承擔土地稅工作座談會。各有關部門對實行《淄博市城鎮土地使用稅暫行條例》提出了一些意見，認為土地稅務負擔過重，物業公司無力承擔。現將情況報告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

解決的辦法：一是減免土地稅；二是大幅度提高儲存費用，否則物業公司無法生存下去；三是××××××。

特此報告

××××公司

二○○六年四月四日

簡析

是份物業部門無力承擔土地稅問題的專題情況報告。正文由三部分組成。

第一部分先概述情況背景，點明全文主題“物業公司負擔過重，無力承擔過多的土地稅”，接著用“現將情況報告如下”一句自然過渡。這是呈報性報告開頭的慣用寫法。

第二部分是行文重點，分兩個層次闡述。

第三部分提出解決問題的辦法及問題嚴重性，其目的引起上級重視，為上級機關決策提供依據。

（2）呈轉性報告。是某些業務部門針對工作中存在的問題或需要安排的事項，向上級機關匯報并請求給予批轉的報告。例文2

關于在我公司開展僑、臺情況普查工作安排意見的報告

公司領導：

根據省市人民政府僑務辦公室《關于做好僑臺普查的通知》精神，為進一步做好我公司僑務工作的對臺工作，促進我公司對外開放和外向型經濟的發展，現確定在全公司開展僑、臺情況普查工作。普查工作的安排意見是：

一、普查對象和范圍。××××××××××××××××××××××××。

二、普查方法、步驟。××××××××××××××××××××××××。

三、普查經費來源。××××××。

四、組織領導。××××××××××××××××××。

以上報告，如無不當，請予批轉。××××公司僑聯

二○○六年×年×月

簡析

是就僑、臺情況普查工作提出安排意見的呈轉性報告。正文落筆入題，寫明發文依據和目的，簡潔扼要。無一多余筆墨。主體部分從四個方面闡述開展工作的安排意見、對象范圍清晰明了，方法步驟翔實具體。結尾用語簡練利落。（3）報告的寫作要求

第一，情況要屬實。實事求是，不能弄虛作假。

第二，中心要明確。主次分明，針對性強，圍繞中心問題組織材料。

第三，條理要清晰。哪些先寫，哪些后寫，分幾個方面寫，每個方面又分幾個小層次等等。

2、請示

是下級機關向上級機關就有關問題請求指示和批準時使用的公文。

寫請示要簡明，一文一事，才能便于及時處理。不要在一份請示中提出好幾件事，免得送到上級機關后，由于這幾件事需分別由幾個部門辦理，結果會使這份請示在各個有關部門輾轉傳遞，拖延時間，問題得不到及時解決。

請示的正文，主要應寫明請求上級給予批轉或指示的問題，并簡要說明提出的理由及本機關對問題的處理意見。兩種以上處理方案和意見可同時提出，但應說明本機關傾向性意見和理由，供上級參考。為使正文篇幅簡短，中心問題明確和突出，可將詳細說明的材料作為附件，供領導參閱。

請示正文的末尾，應寫明行文的具體要求作為結束語，如“請予批準”、“請速審核批示”、“以上請示當否，請批示”等。例文

關于加強備品、備件管理工作的請示

公司領導：

根據中鋁公司《關于加強備品、備件管理的指示》精神，對我公司備品、備件實行了統一管理發放的辦法。×××××

這一辦法有效地制止了備品備件的流失和損壞……為此，提出以下意見：

一、×××××

二、×××××

三、×××××要追究責任，嚴肅處理

以上意見如無不妥，請批轉各有關廠礦部門執行。裝備能源部

×××××

簡析

是要求上級機關批轉給有關范圍貫徹執行的請示。正文分三部分。第一部分交代了請示的背景；第二部分寫請示事項，從三個方面提出安排意見，簡潔明了，針對性強。第三部分是正文結尾，提出請求結語。

（1）請示的寫作要求

第一，要堅持“一事一請示”的原則。

第二，不搞多頭請示。

第三，請示理由要充分有力，具有說明力，引起上級重視，促使問題及時解決。

第四，要注意行文的語氣，選項用詞語要分寸得當，象“如問題得不到及時解決，其后果我單位概不負責”之類的語句，決不能寫入請示中。

（2）請示與報告的區別

A、請示用于向上級機關請求指導、批準，上級接文后一定要給予批復；報告則用于向上級機關匯報工作，反映情況、提出建議，供上級了解情況。為上級提供信息和經驗，上級機關接文后，不一定給予批復。

B、請示內容具體單一，要求一文一事，必須提出明確的請求事項。報告內容較廣泛，可一文一事，也可反映多方面情況，但不能在報告中寫入請示事項，也不能請求上級批復。請示起因、事項和結語缺一不可；報告行文較長，結構安排不拘一格，因文而異。

C、請示涉及事項是沒有進行的，等上級批復后才能處理，必須事前行文，不能先斬后奏；報告涉及事項大卻已過去或正在進行中，可以事后行文，也可以事中行文。請求時間性要求強，報告時間性要求一般較差。

D、批準性請示，上級未作出答復前，成文單位無權安排和辦理；批轉性報告在上級未作答復前，成文單位即可進行安排和部署。

3、通知

是發布行政法規和規章，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執行的公文。

通知的特點：

（1）使用范圍廣。使用的單位多，無論哪一級行政機關都可以用，不受級別限制。如下達指標、部署工作、告知事項、聯合舉辦活動、轉發上級、同級、下級機關的公文、，召集會議等，均可使用“通知”。

（2）使用頻率高。約占各級行政機關收發文件總量的一半以上。因為“通知”適用范圍寬，行文簡便，寫法多樣。

（3）種類多。按形成情況劃分有：聯合通知、緊急通知、補充通知；按行文關系劃分有：下行文通知、平行文通知；按內容性質劃分有：發布性通知、告知性通知、會議通知、轉發轉批通知。

通知的寫法：

發出通知的目的，在于告知對方有關的事項和本機關的意見，所以通知必須注意把問題寫清楚。如，發文的依據是什么，要求對方在什么時間執行什么任務或協助完成什么工作，有什么具體要求等。再如，召開會議的通知，要寫明時間、地點、什么會議、會期幾天、中心討論什么問題，要求什么人參加，分配名額、報到日期、準備什么材料等。

4、函

是相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等事項的公文。

函的特點：

（1）行文關系多樣。可用于上行、平行、下行文和不相隸屬機關。無論哪一級國家行政機關都可使用，這一點是其它種類的公文無法與之相比。

（2）使用范圍廣泛。除可以代行指示、請示、報告、批復等職能外，還有獨特的相互商洽工作、詢問等功能。

（3）寫法靈活簡便。內容可一個問題或一件事，開門見山直接入題。

函的種類：函的寫作要求：（4）關系要擺正

5、計劃

為實現一定時期的目標決策，制訂總體和階段的任務及實施的方法、步驟和措施的過程及其書面表達的形式。（在一定時期里要做什么，怎么做，達到什么標準和程度）

計劃的特點

（1）預想性。科學的預見、預想性安排。設有預想就沒有計劃；是希望實現而尚未實現的。

（2）可行性。措施辦法必須切實可行，指標經過努力可以達到的。沒有可行性，就不能稱為計劃。

（3）約束性。計劃一旦通過、下達，就要遵照執行。

計劃的寫作要求：

（1）方針政策性。體現黨的方針政策，哪些該做，哪些不該做。

（2）要有全局觀念。從整體利益出發，服從大局，整體弊多，失去存在價值。

（3）要走群眾路線。集思廣益，內容反復討論、修改、切實可行。

（4）規定要明確具體。目標明確、措施具體，但不可過于具體，束縛創造性。

計劃的三要素：

（1）制訂計劃的依據，計劃本身成立的前提。

（2）制定計劃的目標，達到要求和標準。

（3）實施計劃的細則，主要是步驟與措施。步驟：達到目標完成任務幾步走，先做什么，后做什么，何時完成；措施：什么手段，動員哪些力量，創造什么條件，克服哪些困難，如何分工協作等，必要時還要明確獎懲規定。步驟和措施是實現目標的保證，是計劃的主要篇幅。

計劃的寫法沒有固定不變的，但任何計劃都有標題和正文兩部分。

6、總結

對規定時限內的某項工作或任務加以回顧、分析、研究，從中找出經驗和教訓，形成文字，就是總結。（對實踐的認識，是由感性認識上升到理性認識的過程）（在一定時期里做了什么，怎么做的，達到了什么標準和程度）

（1）總結的作用和種類

一是總結經驗，發揚成績；二是反思過去，展望未來；三是互通情報，共同提高。種類很多，一般按內容分，有綜合性總結、專題性總結。

（2）總結的特點：目的性、客觀性、理論性

（3）總結的一般寫法成文階段：1）標題：陳述式，一般由“單位名稱、時間、事由和文種”四部分構成，大部分用于工作總結，如《山東鋁業公司紀委2005年工作總結》。論斷式，較鮮明地表現主題，大部分用于專題總結，如《醫療制度改革深入人心——山鋁醫院2005年醫療制度改革工作總結》。概括式，類似一般文章的寫法，用于經驗總結，如《完善經濟責任制，深化企業改革》，常由上一級機關作出。

2）正文：由前言、主體、結尾三部分組成。前言，概述情況，交待背景，讓人有個大體印象，為主體作為輔墊。主體，這是正文的重點，總結成績和經驗，指出問題和教訓，提出改進工作意見三部分。常用結構有：慣用式，按“情況—成績—經驗—問題—意見”順序敘述，適用于大型的綜合性總結。條文式，將總結內容按性質和主次輕重逐條排列，分別使用“一、二、三……”等序號，往往在同一條里，把成績經驗、方法措施、問題教訓溶為一體闡述。標題式，正文分若干大段分別列出小標題。適用于經驗性總結。階段式，把工作過程分成幾個階段，分別說明每個階段的成績、經驗和教訓。貫通式，圍繞主題，總結事態發展全過程，文字前后貫通，一氣呵成。按時間或事物發展順序敘寫。

3）結尾：概括全文主要內容，實事求是，有針對性，同時給人以鼓舞和力量。簡短、有力和自然。

4）總結的基本要求：態度端正、抓住重點、寫出特色，一分為二，實事求是；條理清楚、用語準確。忌空泛、忌籠統（也許、大概、差不多、少數、大體上）要少用、選用。忌夸張、忌虛假。

5）計劃和總結的關系

計劃是工作開始前對所要做的工作的打算，總結是工作結束后對計劃完成情況的鑒定。

7、調查報告

是對某一問題或事件調查后，將所得的材料和結論加以整理而寫成的書面報告。一般在標題下寫有“調查報告”等字樣。

（1）調查報告的作用

第一，制定方針政策的重要依據；第二，扶植新生事物，傳播典型經驗；第三，揭露事實真相，回答社會問題；第四，克服官僚主義，培養求實精神。

調查報告按調查的范圍、內容分為兩類：綜合性調查報告、專題性調查報告。

（2）調查報告的特點

1）明確的目的性、強烈的針對性；2）尊重客觀實事，憑借事實說話；3）揭示事物的本質和規律；4）體現時代精神，有較強的時間性。

（3）調查報告一般寫法

1）擬定寫作提綱，根據確定的主題擬提綱。基本結構內容是：一要寫出主題，就是調查的結論；二要暫定一個標題，是主題的重要表現；三要根據主題的要求對文章整結構進行安排，即開頭寫什么、中間寫什么，結尾寫什么。此時，把選定的材料分類，認真精選，使之進入文章中。擬提綱不可隨意性，必須從宏觀處著想，從微觀處入手使調查報告能如實反映客觀事物的本來面目。文字量少的可粗略些，只列主題、標題，每一層次的主要問題即可。

2）一般寫作方法。標題、正文（前言、主體、結尾三部分）

前言部分，簡要敘述問題的提出，即為什么對這個問題進行調查；調查的時間、地點、對象、范圍、經過以及采用什么方法等；介紹調查對象的基本情況，歷史背景；調查后的結論等。

主體部分，主要寫事實真相、收獲、經驗和教訓。主要用大量的事實材料對調查人、事件、問題作具體說明。要寫出指導思想、具體做法、困難障礙以及解決辦法、獲得的效益、影響和意義等。

（4）調查報告的寫作要求

1）研究理論，熟悉政策2）深入實際，占有材料

3）整理材料，分析研究4）注意敘述和表達方法一般用第三人稱的敘述方式。以敘述為主，如實反映情況，還得有議論，就是要有觀點。語言除具有公文的準確、通俗、簡潔等特點外，力求生動、活潑，主要是向群眾學習和借助某些修辭方法。

8、講話稿

講話稿和發言稿都屬于會議文件，是事先經過認真思考，精心設計而寫成的文稿。它的作用是鼓動和指導。

講話稿和發言稿，原則上應當由本人自己起草，能真實反映發言人的意見。有些重要講話，實際是代表組織，需要先討論或專門組織人員起草。

起草講話稿，首先要擬一個提綱。在選擇題目和確定主要內容時，需考慮以下幾個方面：

一是弄清會議的性質和中心任務。講話和發言一定要扣住會議的中心問題，不要不著邊際、無的放矢，發表無關的議論，浪費與會人的時間。

二是要考慮講話人出席會議的身份、職務，在會上講什么合適。還要考慮聽眾對象，到會的是哪些人，需要從會議中了解和學習什么，最關心什么問題，需要得到什么教育和經驗等。

三是要根據會議的中心議題，結合實際，有針對性地提出問題和發表意見，介紹經驗，提出建議和批評等。講話和發言要有內容，有份量，有話則長，無話則短。

講話稿和發言稿的寫法，沒有固定格式，比較靈活，每位發言人都有的風格，不必千篇一律。要適當口語化，避免使用文言和生僻的字眼。要生動活潑、通俗易懂，富有教育意義和說服力。

9、會議紀要

是傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守和執行的公文。

特點：具有較強的提要性；具有決議的性質，一經下發必須貫徹執行，具有存查、備用的作用。

寫法有三種：

（1）綜合概述法。把會議基本情況，討論研究的主要問題等綜合在一起，用概括敘述的方法進行闡述與說明。多用于小型會議，問題單一，篇幅短小。正文的第一部分為會議概貌，先扼要寫出會議時間、地點、參加人員和中心議題，再交代會議的主要議程，然后用一過渡句“現將聯席會上議定事項紀要如下”轉換內容，領起下文。

（2）歸納分項法。內容分門別類加以整理，歸納成幾個大的方面或大的問題，然后加上標號或小標題分成幾項來寫。側重橫向分析，內容多、問題談得細，多用大型會議。

（3）發言提要法。把會上具有典型性、代表性的言論加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按發言順序或內容的類別加以闡述說明。這種寫法能如實反映會議討論的情況和與會人員的意見，適用于一些座談會、討論會和研究會的紀要等。

公文知識與公文寫作責任編輯：飛雪 閱讀：人次

第五篇：公文寫作與處理

第八章公文的寫作與處理

8.1.1公文的含義：①是公務文書、公務文件的簡稱，是文件的一個主要門類②是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式，經過一定的處理程序形成和使用的書面文字材料③《中國共產黨機關公文處理條例》第二條規定：“黨的機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務具有特定效力和規范格式的文書，是傳達貫徹黨 的路線、方針、政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具④《國家行政機關公文處理辦法》第二條規定：“行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具”

8.1.2.公文的類別

①可分為正式公文和非正式公文

②根據具體公務活動領域的不同，可分為通用公文和專用公文

③根據內容涉及國家秘密程度，可分為對外公開、限國內公開、內部使用、秘密、機密、絕密等六類

④根據制發公文的機關的行文方向，可分為上行文、下行文、平行文和通行文

⑤根據處理時限，可分為平件、急件、特急件

⑥根據公文的性質，可分為規范性公文、指令性公文、指導性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文、報請性公文和記錄性公文等八類

⑦根據文件的來源，可分為收文和發文

8.1.3.常用公文種類

(1)黨的機關公文種類：主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要等14種

(2)行政機關公文種類：主要有命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種

(3)我國行政系統的常用公文規范性文件

①條例：用于對某一方面的行政工作比較全面、系統的規定，國務院各部門和地方人民政府的規章不得稱“條例”

②規定：用于對某一項行政工作比較具體的規定

③決定：用于對重要事項或者重大行動作出安排

領導指導性文件

①命令(令)：用于依照有關法律規定發布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定

②指示：用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則

③批復：用于答復下級機關的請示事項

④通知：用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文； 發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用干部

⑤通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況

公布性文件

①公告：用于向國內外宣布重要事項或法定事項

②通告：用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項

陳述呈請性文件

①議案：用于各級人民政府按法律程序向同級人代會或其常務委員會提請審議事項 ②請示：用于向上級機關請求指示、批準

③報告：用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問 ④調查報告：用于反映調查研究的成果，揭示事物的真相與規律

商洽性文件：函，用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準等

會議文件：會議紀要。用于記載和傳達會議情況和議定事項。國家機構、政黨的重要會議紀要，在需要對外公開報道時，以“會議公報”公布

8.1.4公文的格式

8.1.4.1公文格式的表現形式

A 公文紙采用國內通用的16開型，推薦采用國際標準A4型

B 公文紙分為可用以書寫、印刷文字、圖形等符號的圖文區和不允許出現任何符號的白邊區兩個區域。上白邊(天頭)和左白邊(訂口)應分別寬于下白邊(地腳)和右白邊(翻口)

C 所有文字符號從上至下，自左而右依次橫寫橫排(少數民族可按其習慣書寫，排版)。正文的行長應與圖文區寬度相等(即通欄排)

D 左側裝訂

E 在公文撰寫和印制過程中，各個組成部分的標注編排均需遵循一定的規范性要求

8.1.4.2公文文種選擇的原則和方法

A 根據發文機關與主要受文者間的工作關系選擇文種：就是要求明確雙方間本來的工作關系，選取為這種關系所允許的文種

B 根據作者的權限選擇文種：就是要明確作者的職責、權力范圍，選擇與之相符合的文種

C 根據行文目的、要求和表現主題的需要選擇文種

8.1.5公文的結構

①黨的機關公文一般由17個部分組成。《中國共產黨機關公文處理條例》第八條規定：“黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成” ②國家行政機關公文一般由18個部分組成。《國家行政機關公文處理辦法》第十條規定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成”

③黨政機關通用公文的結構一般分為三個部分

A 公文版頭部分：包括版頭(發文機關標識)、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人等六項

B 公文本體部分：包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章等七項

C 公文文尾部分：包括印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記等四項

8.1.6公文寫作的基本要求

(1)符合黨和國家的路線方針政策和法律法規(2)符合上級機關的有關指示(3)同現行有關公文銜接4)完整準確地體現發文機關的意圖(5)全面準確地反映客觀實際情況(6)提出的政策、措施切實可行(7)表述準確嚴密(8)文字精確簡練(9)文種使用恰當(10)公文結構和格式規范

8.1.7行文規則

(1)概念：指國家制定的控制行為及行文方向、行文方式的有關規定2)基本內容①根據機關之間的工作關系準確行文

②選擇適宜的行文方式，一般不得越級行文③正確選擇主送機關與抄送機關④堅持“黨政分開”的原則⑤聯合行文時，作者應是“同級機關”

⑥行文前必須對有關問題協商一致⑦嚴格控制公文數量，簡化行文手續

8.2公文處理

8.2.1公文處理的概念及基本任務

(1)概念：主要是指公文的擬制、辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作

(2)基本任務：是及時、準確、有效地擬制、辦理、處置、管理公文，為公務活動提供適用的信息

(3)具體任務

A 創制公文：包括擬稿、會商、審核、簽發、繕印、核對直至用印或簽署，形成正式公文

B 傳遞公文

C 辦理公文：包括分辦、批辦、擬辦、承辦、傳閱等環節

D 處置辦畢公文：包括立卷歸檔、清退、銷毀、暫存

E 管理公文：包括公文的收發、傳遞、登記、清理分類、用印、簽注，建立檢索體系，提供查閱；對公文運轉過程的組織與監控，以及公文機密與安全的維護等

8.2.2公文處理責任

(1)機關領導的公文處理責任①親自參與對重要公文的撰擬工作②審定簽發以本機關名義制發的重要公文并承擔其法律或行政后果

③閱處重要來文并指示處置原則與方法④直接承辦最重要的來文⑤審定公文處理方面的計劃、規章和標準，確定對公文處理系統的重大改造方案，指導解決機關內公文處理活動中帶有根本性的隨機事件等(2)綜合辦公部門負責人的公文處理責任①親自動手撰擬一部分重要的綜合性公文②審定簽發以本部門名義制發的公文并承擔其相應的法律或行政后果④經機關領導明確授權代為審定簽發機關名義制發的公文⑤閱處或經機關領導明確授權代為閱處部分來文并指示處置原則與方法⑥直接擬辦和承辦重要的來文⑦制定機關公文處理方面的計劃及實施方案，組織制定公文處理方面的規章 制度和標準并督促檢查實施情況，組織規劃公文處理流程，建立公文處理質量與效率保障體系，協調機關內外的行文關系，指導解決機關內公文處理中的一般隨機事件，指導下級機關的公文處理工作

(3)業務部門負責人的公文處理責任

①親自撰擬一部分比較重要的公文②審定簽發以本部門名義制發的公文并承擔相應的法律和行政的后果③審核由本部門承辦、以機關名義發出的公文④閱處由本部門直接辦理的來文并確定具體處置方案⑤直接擬辦和承辦重要來文⑥協調與其他部門間的行文關系⑦督導本部門的公文處理工作，解決部門內部公文處理活動中的矛盾和問題

(4)公文處理工作機構負責人的公文處理責任

①草擬由領導交辦的公文②審核文件③擬辦、承辦部分來文④組織公文處理工作人員集中完成一部分公文處理工作作業⑤具體協調解決機關內部、外部的一般性具體矛盾關系⑥具體組織控制部門公文的流程⑦從多種渠道了解公文處理工作具體情況，直接指導解決或提請領導解決有關具體問題

(5)公文處理人員的公文處理責任①分類集中承擔一部分公文處理工作作業，特別是其中具有管理性質的作業②組織公文的具體運轉過程

③輔助設計制訂公文處理工作制度、標準和規程等

(6)一般業務人員的公文處理工作責任：按質量要求和規定的時限閱讀處理文件，提出擬辦意見，具體承接辦理文件，解決其中所涉及的問題，起草和修改公文，參與審核一部分公文等

8.2.3公文辦理程序

(1)收文處理程序

①公文的收受與交流：簽收；外收文登記；啟封；內收文登記、摘編；分辦②辦具理體收包文括

A 擬辦：由部門負責人或有關工作人員經過對公文的認真閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關領導者審核定奪

B 批辦：機關領導者或部門負責人對公文(包括擬辦意見)進行認真閱讀分析之后，提出處置意見

C 承辦：有關工作人員按批辦意見承接處置公文所針對的事務和問題

D 注辦：由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查

③組織催傳辦閱查辦

A 組織傳閱：指獨份或份數很少的公文需經多個部門或多位工作人員閱處時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀的活動

B 催辦：由公文處理管理機構根據承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實施的催促檢查

C 查辦：由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執行情況所進行的核查協辦工作

④處置辦畢公文：包括立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等

(2)發文處理程序

①文稿的形成A 擬稿：即撰擬公文文稿

B 會商：指當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權范圍，需征得其同意或配合時所進行的協商活動

C 核稿：指擬就的文稿在送交有關領導簽發或會議討論通過之前，由部門負責人或經驗豐富、水平較高的秘書人員對文稿所做的全面核查工作

D 簽發

a 正簽：指簽發人在自身法定職權范圍內簽發公文

b 代簽：指根據授權代他人簽發公文

c 核簽：又稱加簽，指上級領導人簽發下級機關或部門的重要公文

d 會簽：指兩個或兩個以上機關聯合行文時，由各機關的領導人共同簽發公文

②公文制作

A 注發：指在定稿形成后，批注繕寫印發要求的活動

B 繕印：從譽錄抄寫、印刷等方式制作供應出的公文

C 用印或簽署：在印畢的公文上加蓋發文機關的印章，或請有關領導者在公文正本上簽注姓名

③公文的對外傳遞：包括分裝、發出等環節

④處置辦畢公文：包括立卷、歸檔、暫存、銷毀等

8.2.4公文擬辦、請辦、批辦、承辦、審核與簽發的方法要點

(1)擬辦

①概念

A 是一項輔助決策活動

B 是辦文人員發揮參謀助手作用的重要途徑

C 是由有關人員對文件進行閱讀分析，提出處理意見的建議，提供可供選擇的方案，供領導審核定奪的活動

②方法要點

A 弄清文件的意圖、問題的性質與實際情況

B 意見要簡明、準確、具體、得體

C 如所提方案有兩個或兩個以上，應將傾向性意見排在前

D 在“公文處理單”中工整、清晰地填寫好意見，簽注姓名、日期

E 對領導采納自己的方案有一定把握時，也可直接草擬復文文稿供審核定奪

(2)請辦

①注批件

A 概念：即直接注“請某某同志批示”的文件

B 方法要點

a 對于請示的問題比較重大，不需要辦文部門協調、補充說明的，要注請領導同志批示 b 對于注請領導批示的請辦件，應同時分送有關領導和主管部門閱看，以便相互通氣，加快辦理速度

c 對于一些特殊件，如確需直接注請領導批示，可先同領導同志的秘書聯系協調，然后再注請辦理

②注辦件

A 概念：就是注“請某某部門研辦”的文件

B 方法要點

a 注意“研辦”與“研究提出意見”的區別

b 請某某部門商某某部門研辦的件，兩個承辦部門，以前者為主，由前者牽頭承辦 c 注辦件的分送范圍要得當

③函辦件

A 概念：就是用函的形式通知有關部門研究提出辦理意見的文件

B 方法要點

a 請示件中的內容涉及幾個部門，需要各方面征求意見，又不便于請某一個部門承辦的，辦公廳(室)可分別發函

b 辦公廳(室)領導同志有批示的文件，而該批示不便于和承辦部門見面，就用發函的形式，并可以把“此件是領導同志交辦的”這樣的消息向承辦部門傳遞過去

c 一些特急件，需要限定承辦部門在一定期限內辦完，用函的形式可以說清楚

(3)批辦

①概念：是指有關負責人認真閱讀分析文件后，提出處理意見

②方法要點

A 不越權批辦

B 嚴格控制批辦范圍

C 批辦意見明確、具體、切實可行

D 采取措施保證批辦意見執行

E 如待辦問題自己無權或無法處置，可將批辦改為擬辦

F 填“公文處理單”

(4)承辦

①概念

A 是指具體承接處置文件內容所針對的事務與問題的活動

B 是公文處理的中心環節

C 它既是收文辦理最后的實質性程序，又往往是發文辦理程序的開始

②方式：召集會議、面談討論、電話溝通、實地調查指導、現場協調布置、制發公文等 ③形式：領導同志承辦、秘書人員承辦、職能部門承辦

④方法要點

A 要熟悉與公文內容有關的法律法規和黨的方針政策以及上級機關有關公文，了解與公文內容有關的業務，高度明確領導者的意圖

B 要深入實際，加強調查研究，實事求是地提出解決問題的具體辦法和措施

C 要加強協商，努力協調各方關系，積極而主動地征詢有關方面的意見，取得理解、支持與配合D 要分清主次，區別緩急，科學安排承辦的次序

(5)審核

①概念：是在公文簽發之前所進行的校正、修改、加工和核對的工作

②方法要點

A 把好報批關：報批程序是否符合規定

B 把好發文關：是否確需行文

C 把好內容關：內容是否合法，是否真實準確、明確具體、界線清楚、前 后一致、切實可行、詳略得當

D 把好協調關：涉及有關部門職權范圍的事項是否經過協調并取得 一致意見

E 把好文字關：結構是否合理，字句是否妥帖，語言是否精練，標點符號是否正確，人名、地名、數字、計量單位、時間、引文是否準確規范

F 把好格式關：格式要素是否齊全，密級標注是否恰當，標題是否完整，主送機關是否規范，落款是否準確，印發傳達范圍是否明確

G 把好文種關：文種選用是否符合規定

(6)簽發①概念：是指發文機關領導人對文稿進行最后審定、簽署印發②方法要點

A 涉及全局性的重要文件由本機關主要領導同志簽發

B 涉及某一方面問題的文件，由主管領導同志簽發

C 涉及某一方面且政策性強、問題重大、涉及面廣，由主管領導同志審核后，送主要領導同志簽發

D 一般事務性文件(函)，可視情況送秘書長、辦公廳(室)領導同志簽發

E 不得越權簽發公文

F 必須“先核后簽”G 聯合行文時，必須做好會簽工作