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第一篇：大型年會、學術會議籌備注意事項

大型年會、學術會議籌備注意事項

一、會議準備

（一）會議室地點

（二）背板制作：名稱、規格、顏色

（三）外部條幅：形式、數量

（四）主席臺設置：按領導參會名單安排

（五）會議臺桌牌：桌牌形式、規格、人名

（六）會議臺擺桌：人數：麥克數量、鮮花

（七）會議室座次安排：印制全體參會人員座位圖，確保對號入座，并裝入文件袋。

（八）會議室用水

（九）禮儀人員（如發獎等）數量、任務

（十）貴賓席

（十一）會議報告用多媒體：是否使用

（十二）到會領導接送：通知時間地點、安排用車

（十三）負責人

二、活動日程

（一）早餐時間

（二）上午會議時間、內容、主講人、主持人

（三）中餐時間

（四）下午會議時間、內容、主講人、主持人

（五）晚餐時間

（六）餐后活動安排

（七）休息時間

（八）返程票定購、發放

（九）各環節用車及具體安排

（十）參觀活動的分組及活動時間、內容

（十一）離會時間

（十二）周邊環境：交通介紹，賓館位置及聯系電話

三、材料準備

（一）材料準備：收集、印刷、分裝

（二）主要文件

（三）參閱文件

（四）領導講話、致辭

（五）活動安排

（六）證件：參會人員佩帶《代表證》，工作人員佩帶《工作證》，記者佩帶《記者證》，并裝入文件袋

（七）領導、新聞媒體材料（完整性）

（八）零星材料處理方式

（九）負責人

四、專家安排

（一）專家（專家人數、隨行人員及安排）

（二）迎接

（三）住宿

（四）報告順序（多名時）

（五）支付講課費、交通費

（六）交通安排（包括機票訂購）

（七）活動安排（非報告期間）

（八）小會交流安排

（九）專家就餐安排

（十）送行

五、代表安排

（一）會議規模

（二）會議通知（起草、打印、簽字、蓋章、郵寄等）

（三）通知要素：時間、地點、內容、人員、要求、路線、回執

（四）報到：報到程序提示牌、提交相關材料、領取資料、餐卷、活動及相關物品、填寫通訊錄等

（五）紀念品發放

（六）住宿安排

（七）返程事宜

（八）臨時通知用品

（九）交通安排

六、活動安排

（一）音響準備：專業人員提前對會場音響效果、燈光進行全面測試，確保燈光、音響、投影儀設備正常。

（二）提出會議紀律要求

（三）進行會議內容： 1．開幕式與領導致辭 2．專家報告 3．研討活動 4．現場展示 5．會議總結

（四）會議各環節主持人

七、參觀展示

（一）分會場數量

（二）日期、內容

（三）參觀人員的編組

（四）往返交通方式及發車時間

（五）講解人員：隨車講解員、參觀點講解員

（六）單位工作介紹

（七）單位引導人員

（八）單位提供的材料、紀念品及發放

（九）總協調人和各點負責人

八、宣傳報道

（一）新聞媒體(接送；相關資料的提供；細節采訪地點、人員安排)

（二）單位媒體

（三）主辦單位錄音錄像資料存檔

（四）會議簡報的撰寫與發放

（五）負責人

九、用餐安排

（一）用餐人數

（二）用餐編組（地區式、課題式、自定式）

（三）專家用餐

（四）備用數量（人員增減）

（五）專家餐后休息處

十、賓館業務

（一）接待能力符合會議要求

（二）會議相關設施

（三）食宿收費標準

（四）就餐方式：自助、桌餐

（五）菜單模式與基本標準

（六）會議室標準

（七）付費結帳事宜：

（八）結算方式

1．餐：按餐卷、按桌 2．宿：按實際、按預定

（九）安全責任條款

（十）食品衛生責任條款

（十一）其他問題責任

（十二）熱水供應

（十三）娛樂活動

（十四）人員接送

（十五）其他特殊要求

（十六）會議期間是否允許外營業（十七）出現超員情況的應對方式（十八）賓館門前懸掛祝賀、歡迎條幅

（十九）專家、重要領導特殊住宿要求（小型交流，寫作，休息條件等）

十一、經費預算

（一）餐費

（二）宿費

（三）資料費

（四）會場布置費

（五）交通費

（六）活動費

（七）專家費用（食宿費、交通費、講課費、活動費）

（八）會務補助費

（九）通訊費

（十）不可預見費

（十一）管理人員

（十二）房間內水果、洗漱用品標準

（十三）印制入住卡（放置床頭柜上），注明姓名、性別、職務

第二篇：大型學術會議總結

公司組織大型學術會議總結

會議主題

參考以下因素，重要程度依次降低：

公司計劃確定核心推廣主題，如乳腺增生還是抑郁，要做出選擇；省級會議則參考區域內特點，開發為主還是上量為主，普遍存在的問題是什么？本次會議希望達到的目的是什么？時間約定

會議時間的確定取決于：

1、核心專家時間安排；

2、公司具體計劃；

3、了解相關大型會議或知名企業（直接競爭對手）時間，避免沖突。一般，以邀請的最大牌專家（全國、省級專家）時間為最重要參考因素，因為大牌不到，會議質量會大打折扣。

大牌專家時間預約應在計劃的前三個月開始初步預約，經過初步預約后，在會議正式時間前一個月約定準確時間。如2010年9月1~3日。

專家約定

一級專家前面已說，不再贅述。

二級專家時間約定一般在會議開始前1~2個月開始預約，一定要盡可能大面積的預約，避免某位專家臨時有事，耽誤會議。原則上如果想邀請2位二級專家授課的話，至少提前預約3位（專家邀請人數=正式會議專家*1.5）。在會議正式時間確定后，第一時間和二級專家正式約定、敲死。

邀請醫生

明確目的：本次會議邀請醫生的目的是為了開發新醫生還是維護槍手醫生。明確本次會議目的是需要分幾個層級的，市場部層面、辦事處層面、地區主管層面、醫藥代表層面要進行有機結合，不能斷裂。

提供有效拜訪機會：會議本身為銷售人員提供了難得的有效拜訪機會，拜訪理由可以分解為會前和會后。

會前理由：第一次通知醫生我司準備在大概某月開學術會；第二次通知醫生我司準備在某月開學術會；第三次通知醫生我司準備在某天開學術會；請醫生提出會議上想解決的問題；送邀請函；確定具體行程，代購車票、機票等。

會后理由：詢問會議滿意度，是否還有遺留問題需要解決；送會議通訊錄、集體照片等。

會議預算

吃：住：

行：醫生往返交通、包車集體交通費專家：全國級別、省級別分別考慮

禮品：1）人數*1.2=預備禮品份數；2）會議期間討論用禮品10~20份物料：條幅、易拉寶、茶歇內部籌備會議地點：要有一定的吸引力，確保會議出席人數。

會議時間：避開國內或省內競爭關系的大型會議，尤其是官方主辦的會議。會議日程

內部分工：非常重要，沒有明確的分工，會議注定要出問題。

內部籌備時間表：分工明確后，一定要指定時間表，尤其是需要一定時間才能完成的準備工作，一定要制定時間表。

聯誼項目：根據會議時間安排，是否需要安排一些聯誼節目。如果需要，一定要提前準備甚至彩排。

專家資料：1）專家介紹；2）名牌制作；3）會議PPT內容溝通、確定；會前準備——會前1~2天

行程表：核對各自客戶的往返行程，并匯總到組委會，編制統一的行程表。如有突然改變，銷售人員一定要提前通知組委會。

會議用餐：最終落實、敲定，一般由組委會組長負責本項工作。

客戶住宿：專人負責初步編制客戶住宿計劃表，報到時由此專人統一安排住宿以及和住宿賓館協調有關住宿問題。

水果、小提示物：用于放置到客戶房間食用和提示會議、產品、企業的準備。會場布置：1）接線板、桌椅、水、筆記本、筆擺放、膠帶、剪刀、裁紙刀、名片；2）投影儀調試；3）音響調試；4）會議室燈光熟悉；5）主席臺布置，主席、專家“名牌”布置；6）背景板、條幅懸掛、易拉寶布置、徽標布置。會議進行

所有醫生入座

公司人員隆重介紹大會主席（詳細、重點突出）主席介紹第一位演講嘉賓及題目主席點評、參會醫生提問

主席介紹第二位演講嘉賓及題目；主席點評、參會醫生提問。提前一定準備好托！。。。

會議結束，公司人員宣布晚餐時間及餐后活動用餐

提前考察餐廳環境約定用餐標準協議自備酒水、飲料祝酒、用餐開始、分別敬酒

如果需要，用餐后活動介紹和時間通知

注意：1）主席、演講嘉賓最好坐在一桌，但是菜品不宜特殊化，免得其他客戶反感。2）銷售人員分別陪同自己客戶用餐，兼顧同桌其他客戶。娛樂

抽獎：會議期間或用餐期間可以做抽獎活動，抽獎禮品視預算而定一般是一二三等獎金額在20、50、100元左右。

晚會：銷售團隊預先準備小游戲和對應道具，如果團隊內有特殊才能者，也可表演一些節目。重要的原則是一定要讓醫生參與進來，并留下深刻印象。會議結束

根據客戶不同返程時間，安排送站。

陪同前來的銷售人員無特殊情況，應陪同自己客戶返程。返程中就會議過程中的內容和客戶進行討論，反復加深客戶的產品、公司的認知。辦事處經理短信感謝客戶參會，并祝返程愉快。會后跟進

重要性：會后跟進工作好壞決定了會議的整體效果，需要絕對重視！如何跟進？

詢問客戶對會議印象如何？是否有對會議組織提出改進的意見？有沒有會議上沒有解決的疑問，需要我們協助解決？送會議上講的課件送參會醫生的通訊錄送集體合影照片對疑問的回復等

第三篇：大型會議籌備-經驗

大型會議籌備

會議定在郊區的一個度假酒店召開，環境還不錯就是軟件不太跟得上，每棟房子不是建在水邊就是建在山上，這就給我們的接待工作帶來了一些麻煩，在幾次會議的籌備會上，我徹底扭轉了接待工作是件小事這種想法，一一舉例說說吧：

第一是吃，會議接待最重要就是安排食宿，吃是在第一位的。不僅僅是安排幾個菜那么簡單，縣長來開會把要注意的事情都交代下來。酒店采買回來后，要求藥檢衛檢進駐檢查，抽取樣本，為防止食物中毒，這么多人又是大熱的天中毒了可不是好玩的。就算萬一出現這種情況抽去樣本后也能查出材料是從哪兒買的是哪個環節出了問題。吃飯的方式是自助餐還是桌餐，每桌什么標準，上的菜應該體現我們的地方特色，菜譜出來后要專門來審查一次。19號下午的聚餐在什么地方進行，白酒、紅酒、飲料分別用什么規格，有沒有客人特別是領導有沒有什么特別的忌口的等等等等。

第二是住，房間安排表出來后，要到各房間去檢查，冷熱水、電、燈、網絡、電視、開關是否都是好的，房間要備小型開水器而不許用桶裝水，吹風機等小物品是否配備齊全，每個房間另外配備毛巾兩條、牙膏牙刷、洗發乳和沐浴露都用洗漱袋裝好，并貼上“會議贈品”，各房間在客人來之前將水果送進去，每房間兩至三樣，水果既新鮮又要比較方便食用，比方說總不能一個房間放個西瓜人家也沒法吃。領導房間要放置鮮花，在其進住之前花籃要送到。對領導住的房間我們去檢查不下20次，安排不能離其他人太近又不能太遠，房間原來的床不行還要求酒店重新買了來，網線電線重新用盒子釘好，不能隨便盤在墻角。

第三是參觀，因為會議安排了半天參觀事項，就人數定下四臺車，都是政府經常用來接待參觀的豪華型大客車，要求每車有車載電臺，好隨時收聽到從轉播車上發出的信號，了解參觀對象。前面是否要警車帶路，參觀路線定下來后最少要去踩兩次點，同時要求電視臺和相關人員對路線都非常熟悉。最后一次踩點要在參觀的前一天下午或者是晚上，要把時間精確到幾點幾分到達什么地方，作多長的停留，幾點幾分離開，每個地方參觀幾個點，現場是否安排了講解人員，什么地方下車什么地方只是乘車參觀。要預計到一些變數，有可能今天看的路是暢通的晚上就被人挖了個坑之類的，到那時幾臺這么大的車轉彎不好轉不說還很沒面子，聽說政府前不久一次參觀就出了這樣的狀況，那就不僅是挨頓罵那么簡單的了。同時最好去移動公司請四位女孩子過來一輛車上一個人，負責上下車的指引、車上的茶水、答解一些問題。提前掌握當天天氣情況，晴帶草帽雨帶傘，在參觀當天早上7點之前將草帽或者是雨傘搬上車，另外還要帶上礦泉水、每人一條搽汗的毛巾、一個小型果盤（里面有水果、餅干之類防止有人餓了或血糖較低的人及時補充）。

第四是接來送走，來的人中有的是帶車來的，有的是乘公交車來的，分別是不同的方向。對我們這地方不熟悉，更不知道酒店在什么地方。那么在高速路出口以及沿途有轉彎的地方要放置路牌，這路牌不能自己亂制，必須和交警、路管部門聯系用正規的路牌，同時有路牌的地方我們單位分別安排了工作人員。車站那邊同樣要安排指引標志，或打的自己去或打電話來我們派車去接。對要乘車返程的在報到時就要問清楚并登記，幫他們聯系好車輛，統一時間到酒店來接。

第五派送紀念品，送的東西要實用和體現我們的地方人文特色，不要拿到大廳當眾象向災民發食品那樣，要求各個負責接待的工作人員分別將禮品送到各人房間。

第六是安全保衛，因為酒店依山傍水而建，為防止財產等的遺失，會議通知了公安部門每天派駐兩名警察和酒店的安保人員一起做安全保衛的工作。

綜上述這么多，我應該是把這次會議的要求都說完了，其實這還是大的框架，我們在實際操作的時候還有很多細節性的東西在最初沒有考慮到，比方說吃飯吃的是桌餐，第一天報到后把客人送到房間的工作人員和帶客人去餐廳的工作人員不是一個人，結果后者并不知道自己餐廳里是哪些人，致使很多客人坐在前臺張望，因為彼此都不認識，帶錯了坐錯了的情況還是有發生，使得有的餐廳人多有的餐廳人少。我們單位的工作人員都沒有會議招待的經驗，看到生人有些同事還覺得羞澀，跟在客人后面也不說話，搞得別人都不知道他是來干什么的。總的來說吧還算比較圓滿，雖然酒店的軟件不太跟得上，我們自己頂了上去，用參會領導最后總結的話來說：大家看到各房間各餐廳統一制服的并不是酒店的服務人員，而是我們同系統的干部職工。而對我來說，這次會議的籌備讓我學到不少東西，一是統籌安排，二是注重細節。也算自己的一次鍛煉吧。

第四篇：大型會議籌備總結

大型會議籌備總結

暖濕的空氣夾雜著內心的無奈和疲憊，我這是怎么了，怎么狀態那么差，下午竟然還犯下這種愚蠢低級的錯誤，真的該反省一下自己了。

最近幾天總是晚上三點才能稍有睡意，沒睡多久，七點的鬧鈴吵醒剛睡安穩的我，無奈的起來刷牙洗臉，拖著沉重的腳步走向辦公室，平時也來的早的同事見到我，依舊還是那句話，“佩智，你怎么總是那么早就到辦公窒來了，你這班主任當得可真敬業”，我微微一笑，“習慣了，你也一樣啊”。工作的時候，自己確實是習慣了早起，可是最近幾天，自己的狀態真的很糟糕。到了辦公室，哈欠連天，我真的怕這種狀態會影響學生，想到要走進教室查看考勤，內心都在顫抖。休息不夠，暖濕的氣候，再加上感情上的那么一點點失意，真的感覺很無奈、很疲憊。在身體感官機能面前，所有的理性都顯得那么的蒼白無力。我很想控制自己不去想那些亂七八糟的東西，集中注意力，專心的把精力投入到工作中來，可是大腦有時真的不聽使喚，思維有時會發生跳躍。

要想思維不發生短路現象，最好的辦法就是把自己想說的話，要交代的事情寫在發言稿上，就像備課一樣，這樣就可以防止低級錯誤的發生。本來是今天晚上要參加晚自修值班教師會議，明天下午第四節課參加語文科組教研會，學生明天不用上第四節課的，可是因為自己沒有把這些要交代給學生的事情寫在發言稿上，因為自己的精神狀態不好，所以在通知學生的時候，竟然說成是今天下午不用上第四節課，最終犯下這種愚蠢低級的錯誤。我原本在宿舍休息，聽見年級組長的哨聲，當時還感覺很詫異，突然回想一下，才知道自己好像在發布通知的時候出了差錯。于是自己匆匆地跑回教室，把還沒走盡的學生安穩下來。雖然年級組長沒批評我什么，可是自己感覺更難受。真的該從這件事情上吸取教訓，好好反省一下自己。首先要盡快調整自己這種疲憊的精神狀態，晚上和中午好好休息，充足的睡眠是保證一天良好的精神狀態的基礎。其次是要全身心地投入到教學中來，不要胡思亂想，感情上的事先放一放，一切順其自然。最后是要把自己要講的東西以書面的形式形成文字，“照本宣科”就不會再次發生這類愚蠢低級的錯誤。

以上就是自己就這次失誤所做的反省，“前車之轍，后車之師”，哪里跌倒就哪里爬起來，我一定會做的更好的。相信自己，我能行。

第五篇：大型會議的籌備

大型會議的籌備

大型會議的籌辦常常是一件讓人痛疼不已的事情，如果準備不周，會上就會出現混亂不堪的場面，不僅領導不滿意，而且參會人員也會頗有微詞，懷疑籌備人的能力，尤其是對于許多第一次籌辦大型會議的單位來說，領導也傷透腦筋。每到年尾或者歲首，一些大型企業舉辦主辦大型年會，一些學術單位搞個規格高一點的研討會，行政單位舉辦個學習班會議什么的，大型會議應該怎么辦，怎么才能辦的好，就成為一個很讓人關心的話題。

由于會議本身很繁瑣，不便一一贅述，本文僅從框架上對會議籌辦方提出一些建議。

開展常規工作時，程序性的東西保持一致性在一個合作的團隊中很重要，它有利于工作的協調和高效。