第一篇：人事檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務。

第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡(luò)化管理。

第二章 檔案機構(gòu)及其職責

第五條 公司各部門指定專人負責檔案管理工作。

第六條 檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管，同時監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。

第七條 辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

第三章 檔案的管理

第八條 整理辦法：

1.方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。2.步驟： A.收集

文書檔案：當年立前一年的卷，并預立當年的卷。

企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。B.整理

根據(jù)分類和成立時間整理。C.分類

根據(jù)下述分類方法分類。

D.立卷

區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。第九條 過程管理：

1.屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。

2.屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。

第十條 監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。第十一條 銷毀：須報總經(jīng)理批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。第十二條 公司檔案的分類及編號：指定資料員經(jīng)辦公室培訓后，按有關(guān)檔案分類及編號要求操作。

第十三條 在業(yè)務中對外簽署的各種經(jīng)濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。

第十四條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

第十五條 分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權(quán)。

第四章 檔案備份制度

第十六條 公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份。

第十七條 各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。

第十八條 備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。

第五章 處理條例

第十九條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任：

1.毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案； 2.擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案； 3.涂改、偽造檔案；

4.未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；

5.未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。

第六章 責任

第二十一條 本制度適用于公司各子公司、各部門及各員工。

第二十二條 本制度監(jiān)督責任部門為公司辦公室，第一責任人為各部門指定的資料員；第二責任人為資料員所在部門的部門負責人。

第二篇：人事檔案管理規(guī)定

人 事 檔 案 管 理 規(guī) 定

第一章 基本原則

第一條 為了規(guī)范干部人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據(jù)中共中央組織部人事檔案有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。

第二條 人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

第三條 人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，應由公司人力資源處集中統(tǒng)一管理。

第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)的法律、法規(guī)和組織人事等工作的政策、規(guī)定，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務和人事檔案干部

第五條 人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務工作接受公司黨委領(lǐng)導和上級有關(guān)業(yè)務部門的檢查指導。

第六條 人力資源處人事檔案管理工作的任務是貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條 人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業(yè)務，不斷提高政治、業(yè)務素質(zhì)，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人力資源處根據(jù)中共中央組織部《干部檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）有關(guān)要求，經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條 公司各級黨委（總支）、各二層機構(gòu)、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委 建筑工程有限責任公司

（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人力資源處歸檔。

第十條 收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監(jiān)銷。

第十二條 人事檔案材料，使用16開型或國際標準A4型規(guī)格的公文用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條 人力資源處對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡人員檔案、專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)檔案進行分類、編號、排架。

第十四條 對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條 根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條 檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十七條 嚴禁任何人私自保管他人檔案，不準以任何借口涂改、偽造檔案材料，不準將虛假材料和不符歸檔要求的材料歸入檔案，不準私自、指使他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。

第十八條 做好檔案管理的各項基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。

第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人力資源處辦理。有關(guān)材料應認真核實簽署意見并加蓋“廣西建工集團第三建筑工程有限責任公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù)，有案可查。借閱單位主管必須先填《人事檔案借閱單》，并經(jīng)人力資源處處長簽核，始得借閱，借閱單位持簽核的借閱單辦理人事檔案 — 2 — 的借閱登記手續(xù)。借閱單位應按期歸還所借閱之檔案，逾期未還者，人力資源處得以進行跟催。借閱單位在歸還檔案時，檔案管理人員應依照借閱的內(nèi)容逐條核對，并檢查檔案資料的完整性，經(jīng)確認后在備注欄內(nèi)注明歸還日期。

第五章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十一條 人事檔案應通過機要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條 如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負責人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人調(diào)動材料或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人力資源處，按分類目錄裝訂，由人事檔案管理員統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。

第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調(diào)整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案管理員，由人事檔案管理及時歸檔。

第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人力資源處保管，并設(shè)立專門的檔案柜存放，依離開時間的先后排序存放。

第二十五條 公司各單位、部門應積極配合公司人力資源處做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，招錄學生或新員工的人事檔案要及時辦理人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作，以使檔案能正確投遞。

附：人事檔案材料收集歸檔范圍

1.履歷材料：履歷表和屬于履歷性質(zhì)的登記表等材料。

2.自傳材料：自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。

3.報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料：領(lǐng)導干部個人有關(guān)事項發(fā)生變化的報告表等材料。

4.考察、考核、鑒定材料：考察材料；在重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務中的表現(xiàn)材料；定期考核材料，考核登記表，援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調(diào)動、轉(zhuǎn)業(yè)等鑒定材料；后備干部登記表（提拔使用后歸檔）等材料。

5.審計材料：經(jīng)濟責任審計結(jié)果報告。

6.學歷學位材料：高中畢業(yè)生登記表；中專畢業(yè)生登記表；普通高等教育、成人高等教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推免生登記表，專家推薦表；學生（學員、學籍）登記表，學習成績表、畢業(yè)生登記表，授予學位的材料，畢業(yè)證書、學位證書復印件，黨校學歷證明； — 3 —

選拔留學生審查登記表等參加出國（境）學習和中外合作辦學學習的有關(guān)材料；國務院學位委員會、教育部授權(quán)單位出具的國內(nèi)外學歷學位認證材料等。

7.培訓材料：為期兩個月以上的學員培訓（學習、進修）登記表、考核登記表、結(jié)業(yè)登記（鑒定）表等材料。

8.職業(yè)（任職）資格材料：職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復印件；教師資格認定申請表等材料。

9.評（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務）材料：專業(yè)技術(shù)職務任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業(yè)技術(shù)職務審批表等材料。

10.反映科研學術(shù)水平的材料：當選為中國科學院院士、中國工程院院士的通知；遴選博士生導師簡況表；博士后工作期滿登記表；被縣處級以上黨政機關(guān)、人民團體等評選為專業(yè)拔尖人才的材料；科研工作及個人表現(xiàn)評定材料，業(yè)務考績材料；創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料，著作、譯著和有重大影響的論文目錄。

11.政審材料：上級批復、審查（復查、甄別）結(jié)論、調(diào)查報告及主要依據(jù)與證明材料；本人對結(jié)論的意見、檢查交待或情況說明材料；撤銷原審查結(jié)論的材料；各類政審表。

12.更改（認定）姓名、民族、籍貫、國籍、入黨入團時間、參加工作時間等材料：個人申請、組織審查報告及主要依據(jù)與證明材料、上級批復；計算連續(xù)工齡審批材料等。

13.黨、團組織建設(shè)工作中形成的材料。

（1）中國共產(chǎn)黨入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書；整黨工作、黨員重新登記工作中民主評議黨員的組織意見，黨員登記表，黨支部不予登記或緩期登記的決定、上級組織意見；不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要依據(jù)材料；取消預備黨員資格的材料；退黨、自行脫黨材料；恢復組織生活（黨籍）的有關(guān)審批材料。

（2）中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書。

（3）加入或退出民主黨派的材料。

14.表彰獎勵材料：縣處級以上黨政機關(guān)、人民團體等予以表彰、嘉獎、記功和授予榮譽稱號的審批（呈報）表、先進人物登記（推薦、審批）表、先進事跡材料；撤銷獎勵的有關(guān)材料等。

15.涉紀涉法材料：處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實（調(diào)查、復查）報告及主要依據(jù)與證明材料，本人對處分決定的意見、檢查、交待及情況說明材料；解除（變更、撤銷）處分的材料；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、裁定書；公安機關(guān)作出行政拘留、限制人身自由、沒收違法所得、收繳非法財物、追繳違法所得等的行政處理決定等。

16.招錄、聘用材料：錄（聘）用審批（備案）表；選調(diào)生登記表及審批材料，選聘到村任職高校畢業(yè)生登記表；應征入伍登記表，招工審批表；取消錄用、解聘材料。

17.任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復員）安置、退（離）休材料：干部任免審批表及相應考察材料；干部試用期滿審批表；公務員登記表，參照公務員法管理機關(guān)（單位）工作人員登記表；公務員調(diào)任審批（備案）表，干部調(diào)動審批材料；援藏、援疆、掛職鍛煉登記（推薦）表；授予（晉升）軍（警）銜、海關(guān)關(guān)銜、法官和檢察官等級審批表；軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復員）審批表；退（離）休審批表等材料。

18.辭職、辭退、罷免材料：自愿辭職、引咎辭職的個人申請、同意辭職決定等材料，責令辭職的決定，對責令辭職決定不服的申訴材料、復議決定；辭退公務員審批表、辭退決定材料；罷免材料。

19.工資、待遇材料：新增人員工資審批表、轉(zhuǎn)正定級審批表，工資變動（套改）表、提職晉級和獎勵工資審批表或工資變動登記表，工資停發(fā)（恢復）通知單；享受政府特殊津貼的材料；解決待遇問題的審批材料。

20.出國（境）材料：因公出國（境）審批表，在國（境）外表現(xiàn)情況或鑒定等材料；外國永久居留證、港澳居民身份證等的復印件。

21.黨代會，人代會，政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料：委員當選通知或證明材料，委員簡歷；代表登記表等。

22.健康檢查和處理工傷事故材料：錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的材料。

23.治喪材料：生平，非正常死亡調(diào)查報告等材料。

24.干部人事檔案報送、審核工作材料：干部人事檔案報送單；干部人事檔案有關(guān)情況說明等材料。

25.其他材料：畢業(yè)生就業(yè)報到證（派遣證），人事爭議仲裁裁決書（調(diào)解書），公務員申訴處理決定書（再申訴處理決定書、復核決定），再生育子女申請審批表等有參考價值的材料。

第三篇：人事檔案管理規(guī)定

人事檔案管理規(guī)定

根據(jù)國家《干部檔案工作條例》和《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，根據(jù)公司現(xiàn)有人員人事檔案管理的實際情況，及時、真實地反映公司人員的職業(yè)狀況、工作業(yè)績、專業(yè)能力和流動狀態(tài)，完善公司人員人事檔案內(nèi)容，規(guī)范人員檔案材料歸檔工作，現(xiàn)將公司人員主要歸檔材料目錄通知如下：

一、履歷材料

1、個人履歷表；

2、員工應聘登記表、近期個人簡歷及自傳性材料。

二、鑒定考核材料

1、轉(zhuǎn)正定級表、考核表、民主評議材料；

2、政治歷史審查、復查材料；

3、任免考察材料；

4、出國出境考察材料；

5、更改民族、年齡、國籍、入黨及參加工作時間材料。

三、學歷培訓材料

1、學歷學籍材料（考生登記表、學習成績單、畢業(yè)生登記表、學歷、學位證明材料）；

2、行業(yè)培訓、專業(yè)機構(gòu)、單位內(nèi)訓等培訓結(jié)業(yè)成績表（證書復印件）；

3、畢業(yè)實習、實踐鑒定材料。

四、錄（聘）用、招工、調(diào)動材料

1、干部任免、聘任、聘用、錄用文件等；

2、工人招工審批表、登記表；

3、干部調(diào)動、人才引進材料;

4、聘用協(xié)議書、勞動合同書。

五、專業(yè)技術(shù)職務、職業(yè)資格材料

1、專業(yè)技術(shù)職務申報、考級、審批表，聘任、晉升專業(yè)技術(shù)職務資格審批表;各種職稱證書復印件；

2、工人技術(shù)等級考核鑒定審批材料、工人技術(shù)等級證書復印件；

3、論文（獲獎公開發(fā)表）、著作、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造等目錄；

4、外語、計算機等級資格證復印件;國家職業(yè)資格證復印件。

六、參加黨派、社團組織材料

1、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員登記表；

2、加入民主黨派、社團材料；

3、參加黨團代表大會各種資格證、代表證。

七、表彰獎勵材料

1、政府、行業(yè)系統(tǒng)對個人科技發(fā)明、英雄模范事跡、業(yè)績突出方面的表彰材料及證書復印件；

2、單位表彰先進文件。

八、處分材料

1、司法部門判決書，行政部門、單位內(nèi)部的處分材料；

2、甄別、復查給予處分的意見等。

九、工資待遇、身份、工齡材料

1、全日制大中專畢業(yè)生派遣證（報到證）；

2、非普通院校畢業(yè)生就業(yè)報到證；

3、工資、待遇變動表；

4、城鎮(zhèn)青年下鄉(xiāng)、士兵入伍材料；

5、軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表、自謀職業(yè)材料。

十、解聘、辭退、流動等材料

1、國有企業(yè)轉(zhuǎn)制分流人員：《西安市失業(yè)保險金發(fā)放登記表》、《西安市失業(yè)人員認定表》、《職工自謀職業(yè)申請表》、《勞動合同終止審批確認表》等材料；

2、辭職、辭退、自動離職、除名、解除勞動關(guān)系文件。

十一、婚育住房材料

1、單位出具的婚姻材料；

2、計生部門出具的生育材料；

3、福利住房職工單位出具的住房證明。

十二、勞動保障方面材料

1、勞動工傷、傷殘鑒定材料；

2、加蓋社保局公章的首次參加養(yǎng)老保險登記表；

3、加蓋醫(yī)保辦公章的醫(yī)療保險轉(zhuǎn)移單；

4、單位出具的繳納養(yǎng)老、醫(yī)療保險證明材料。

十三、其他材料

1、人事關(guān)系、工資關(guān)系介紹信；

2、農(nóng)轉(zhuǎn)非審批表；

3、上崗前體檢表。

第四篇：人事檔案管理規(guī)定

國泰能源制度文件GT/JB/RZ 014-2013A

人事檔案管理規(guī)定

編號：GT/JB/RZ 014-2013A

第一條 目的：

為了將公司人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化，確保人事檔案的機密性、完整性和準確性，防止檔案丟失、損壞，便于公司對人員的在職管理，特制定本規(guī)定。

第二條 適用范圍：

本規(guī)定適用于66公司及下屬煤業(yè)公司。

第三條 職責：

1、公司人事檔案管理部門歸口人力資源部，各煤業(yè)公司人事檔案管理部門歸口綜合辦公室，人事檔案管理須指定專人負責。

2、公司人員和煤業(yè)公司中層及以上人員的人事檔案由人力資源部管理；煤業(yè)公司普通員工的人事檔案由各礦綜合辦公室管理。

3、公司人事檔案管理員負責維護和完善人力資源管理系統(tǒng)。

4、人事檔案管理員負責人事檔案的歸檔、整理、借閱、銷毀等工作。

第四條 人事檔案的分類：

1、入職檔案：

（1）人員應聘登記表、面試評價表、錄用審批表、招聘洽談記錄、身份證復印件、學歷學位證書復印件、職稱證書復印件、體檢表、上單位解除勞動關(guān)系證明、英語/計算機等級證書復印件、各類資格證書復印件等個人入職基本信息。

（2）勞動合同、保密協(xié)議、補充協(xié)議等。

2、培訓檔案：

（1）新員工入職培訓試卷、培訓心得等。

（2）培訓登記表、外派培訓總結(jié)、培訓申請表、培訓效果評估表。

（3）培訓服務協(xié)議等。

3、職位檔案：

（1）聘書、職務任命書。

（2）職務變動申請、職位職務變更記錄。

4、薪酬考核檔案：

（1）試用期考核表、員工試用期總結(jié)表。（2）考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。（3）調(diào)薪申請單、調(diào)薪記錄。

5、其他檔案：

（1）個人黨、團相關(guān)資料。（2）各類獎勵、處罰記錄。

（3）離職申請、移交清單、解除勞動關(guān)系證明、離職證明、補償金協(xié)議、其他補充協(xié)議等。

第五條 管理規(guī)定：

1、歸檔管理：

（1）歸檔前，要對歸檔材料進行鑒別，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。

（2）歸檔時要對材料的真實性進行鑒別后方可歸檔。（3）及時將新材料歸入檔案中。

2、人事檔案的查（借）閱：

（1）查（借）閱人事檔案須經(jīng)公司人力資源部/分管領(lǐng)導審核、總經(jīng)理審批后方可查（借）閱，特殊情況下須經(jīng)董事長審批。

（2）使用人因入黨、學歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由檔案管理人員向證明人核實情況后，可以出具證明材料。

（3）檔案管理員要做好歸檔記錄、查（借）閱記錄。

3、人事檔案的保密及保存期限：

（1）檔案管理人員不得對檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。

（2）檔案管理員要定期對檔案進行檢查，防治霉變、蟲蛀，防火、防水、防盜。

（3）人事檔案原則上永久保存，對于已辭（退）職人員的個人檔案，原則上自離職之日起3年后方可銷毀，銷毀時須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并做好銷毀記錄。

4、電子檔案：

（1）人事檔案管理員須及時維護和管理人力資源管理系統(tǒng)。

（2）為便于查閱和管理，檔案管理員應建立電子檔案。電子檔案內(nèi)容要與第四條檔案材料保持一致。第六條 獎懲規(guī)定：

1、檔案管理員在管理過程中提出創(chuàng)新辦法的，給予提報人200元的獎勵。

2、因保管或借閱導致檔案丟失的，給予責任人200元-1000元的罰款。

3、查閱或借閱檔案時，擅自涂改、抽頁、拆毀、剪裁、增刪檔案的，給予責任人200元-1000元的罰款。

4、在規(guī)定時間內(nèi)未按要求提供相關(guān)人事檔案的，給予責任人100元的罰款；若經(jīng)多次催繳仍未上交的，給予責任人200元-500元的罰款。

5、未及時建立、更新人事檔案的，給予檔案管理員200元的罰款。

6、利用檔案資料或借助自身權(quán)利進行謀利的，給予責任人200元-2000元的罰款，并有權(quán)追究其經(jīng)濟和法律責任。

7、未履行借閱手續(xù)、未填寫借閱登記表的，給予責任人200元的罰款。第七條 本規(guī)定由公司人力資源部負責解釋。

第八條 本規(guī)定由公司總經(jīng)理辦公會審批后生效，修改時亦同。第九條 本規(guī)定自下發(fā)之日起實施，舊制度同日廢除。附件：

1、《人事檔案借閱登記表》

2、《人事檔案借閱申請單》

3、《人事檔案銷毀審批單》

附件1

員工檔案借閱登記表

年月日

附件2

人事檔案借閱申請單

此表單人事部門存檔。

附件3

人事檔案銷毀申請單

此表單人事部門存檔。

第五篇：人事檔案管理規(guī)定

山東**集團

人事檔案管理制度

第一章 總則

第一條 目的：為進一步規(guī)范員工檔案管理工作，理順員工人事檔案管理關(guān)系，根據(jù)有關(guān)部門規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條 適用范圍：公司全體員工

第三條 檔案分類：

1、外部人事檔案：指人事檔案，是員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料；

2、內(nèi)部人事檔案：為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調(diào)整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料。

第二章 外部人事檔案管理

第四條 外部人事檔案管理部門及費用標準

1、所有員工檔案、黨團關(guān)系、戶籍（專指公司每年錄用的應屆畢業(yè)生的戶籍）委托“山東省人才交流中心”（以下簡稱省人才）進行集中管理。

2、員工檔案的費用標準為每人每月20元；戶籍的費用標準為每人每月10元。

第五條 人事檔案的調(diào)入與管理

1、試用期滿員工提出調(diào)檔申請，并填寫好“委托保管人事檔案申請表”。人事行政部專職人員在省人才開據(jù)“調(diào)檔函”后，員工本人即可到原單位或檔案所在地提取檔案。

2、人事行政部收到員工本人的“檔案”（必須密封，并有原檔案所在單位的蓋章）15日內(nèi)送至省人才辦理檔案托管手續(xù)。

3、人事行政部專職人員建立人事檔案的管理臺帳，并于每2月份之前與省人才結(jié)算一次。

4、員工在辦理檔案調(diào)入時，其黨團關(guān)系可隨之同時調(diào)入，并由省人事代理黨委代理。

5、公司每年錄入的應屆畢業(yè)生，其檔案關(guān)系、黨團關(guān)系及戶籍可直接由畢業(yè)院校轉(zhuǎn)入省人才代理。

第六條 人事檔案的調(diào)出

1、已辦理離職的員工，應于離職之日起30日內(nèi)辦理人事檔案的調(diào)出手續(xù)。

2、未在公司規(guī)定時間內(nèi)辦理人事檔案調(diào)出手續(xù)的，公司自離職之日起不再為其承擔檔案等的管理費用，一切費用及責任由離職員工個人承擔。

第七條 人事檔案的借閱及其他

1、員工本人確有借閱本人檔案需要時，首先應向人事行政部提出借閱檔案的申請，由人事行政部專職人員負責到省人才辦理借閱手續(xù)，并于規(guī)定時間內(nèi)返還。

2、人事檔案已經(jīng)調(diào)入的員工，可根據(jù)個人需要由公司開據(jù)需要的證明及材料，否則，公司不予辦理。

第三章 內(nèi)部人事檔案管理

第七條 員工內(nèi)部檔案的內(nèi)容

1、“員工內(nèi)部檔案”是指公司為員工建立的（自進入公司起至離開公司止）包括個人材料（身份證、學歷證、職稱證、資格證等復印件）以及錄用、合同、考核、獎懲、培訓體檢等的個人資料。建立此檔案旨在方便內(nèi)部管理。

2、員工內(nèi)部檔案中不應包含秘密內(nèi)容，人事行政部員工、各部門負責人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的管理檔案。任何人員不得私自更改管理檔案內(nèi)容。

第八條 員工內(nèi)部檔案的管理

1、員工內(nèi)部檔案由人事行政部專職人員進行管理，隨時進行查閱和整理。

2、員工內(nèi)部檔案作為員工信息系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)資料，要求完備和準確。

第九條 員工內(nèi)部檔案的銷毀

員工離職一年后，確定無任何其他問題者，其檔案可以進行銷毀。

第四章 附則

第十條 本制度由人事行政部制定并負責解釋，自頒布之日起實施。