第一篇：商務便條函件寫作及技巧

商務便條函件寫作范文及技巧

商務便函與便條

審題：

Mr Smith, your boss, told you to ask Ms Liu to attend a sales presentation on a new product.Write a note to Ms Liu:

*saying who wants her to attend the sales presentation;

*informing her when and where the sales presentation will be held

有同學寫成Mr Smith told me to ask who wants to attend

有同學寫成 Please write a note to Ms Liu asking her to attend a sales presentation.一定要把題目看清楚，再下筆寫。

(一)商務便函

一般公司企業往往都印有按照自己公司風格的商業便函，請看下列例子：

Memo

To：(收信人)

From:(發信人)

Date:(日期)

Subject:(事由)

Message:(正文)

大企業往往擁有許多分支機構，其商務便函信箋就包含較多的內容，如：

Memo

To：(收信人)

Company：(分公司)

Dept：(部門)

Location & Ext：(地址與分機號)

Subject: From:

Company：

Dept

Location & Ext:

Date:

Message:

商務便函一般由以下幾個部分組成：

1、Memo： Memo是Memorandum縮寫，因此也可以用Memorandum，此外還有Internal Memorandum和Interoffice Memorandum，其意思都是一樣的。

2、To：這一標題后面應寫收信人的姓名與職銜，姓名前可以用尊稱或不用，如：

To：Mr.John Smith，Sales Manager

3、From：這一標題后應寫發信人的姓名與職銜：職銜可根據需要決定寫或不寫，但姓名前不要用尊稱。

4、Date：日期的寫法同書信里日期寫法的要求完全一樣，不要用數字來表示月份。

5、Subject：這一標題后是寫事由的，即用一個或幾個詞匯簡單概括便函的內容，以便查閱。事由必須簡潔明了，不要用完整的句子，如：

Changes in Travel Advance Form

Promotion of Staff

Vacation Schedule

Participation in Training Programmes

6、Message

商務便函還可以根據實際需要在末尾增加發信人的姓名首字母、附件、副本抄送等。

例

SCHOOL OF ENGLISH FOR BUSINESS

MEMORANDUM

To: Mr.Kingswick, Course Coordinator

From: Barnsby Campbel

Date: 19 November, 1995

Subject: Lesson Plan for 28 November Lecture

I intend to teach memo writing in my next lecture.I plan to cover the following plans:

1.Inside Address

This is omitted in a memo.As internal communication the reason is obvious.2.Greeting

It is mere polite to put Mr., Mrs.or Ms before and the office after the name of the recipient You may sometimes address the readers as a group.3.Subject

This is a phrase to tell the reader what the memo is about.Sometimes only the phrase is given without the word Subject before it.4.Body

These should be short, less than 10 lines, and concentrate on only one paragraph one idea each: Sometimes for memos with three or more paragraphs, it is advisable to begin each with a heading in capital letters to tell what the paragraph is about.Another practice is numbering the paragraphs for easy reference later on.5.Carbon copy

This is written as c.c.for short.As in a letter, it lists the persons who are also receiving the memo.6.Signature

Only the initial is needed, The office and name in print of the writer are omitted.In more casual memos there is no signature at all.Any thought on my notes? Anything to add? Let me know at tea break.c.c.Mr.P.L.Ducke, Training Officer二)商務便條

商務便條一般有四個組成部分：日期、稱呼、正文、簽名。一些公司有印好的便條箋。如:

Message

To: Date:

Message

Telephone Message

For:

From:

Tel.:

Message:

Action required: Please call back

Caller will call back later

No action required

Message taken by:

Date Time

例：讓秘書通知推遲約會

a.m.Miss Wang ，I've got an urgent meeting today.Please contact the applicants to postpone the interviews till further notice.DS

分類： 告知信息 inform 布置安排 arrange 征求意見 request 詢問信息 enquire 求助申請 apply 推薦建議 suggest 告知信息類

例題：

You are a manager at an auditors called Golding & Co.Your company has just merged with a competitor to become MasonGolding.You have been asked to inform staff of the change of name.Write a memo of 4050 words on your Answer Sheet.[范文]

I am writing to enquire about the reason of the late delivery of the ordered components.We need the components by next Monday.In order to smooth our cooperation, I suggest that we have a meeting to discuss future deliveries.征求意見類

[例文]

You are a Project Team Leader.You have had to postpone your next project meeting because some of the members of your team will be abroad.Write a memo of 40-50 words to your project team:

informing them of the postponing and giving the reason

stating a new date and time for the meeting

requesting suggestions for the agenda.Write on your Answer Sheet.詞匯：postpone;delay

agenda, schedule, timetable

[范文]

I am writing to inform you that the next project meeting will be postponed.Because several team members will be abroad for another project, we will hold our next meeting on 1 August, starting from 9am.Please let me know if you have any suggestions as to the agenda of the meeting.最后一句話可以替換為：

Do you have any suggestions regarding the schedule?

I welcome your suggestions concerning the timetable.求助申請類

[例題]

You have lost your calculator, and you want to order a new one.You need to make a written request to your supervisor, Ann Ray.Write a memo to her

saying that you need a replacement

explaining what happened to the old one

asking her to approve the request

Write about 40-50 words.[范文]

I am writing to apply for a replacement calculator.I found the old one missing after the client meeting yesterday.As a calculator is essential to my daily work, could you kindly approve this request?

[例題]

You would like to go to a seminar on presentation skills.Write an email to your line manager:

requesting time off work to go to the seminar

saying when the seminar is

explaining why you want to go

Write 40-50 words on a separate sheet.詞匯：line and staff management, line manager, staff manager

句型：May I have your permission to do sth?

[范文]

To: Nick Johnson

Subject: Presentation Skills Seminar

I would like to attend a seminar on 3 April.It is about presentation skills.Since I have to make many presentations to customers, this seminar will be very useful.Could you tell me if it’s possible to take time off work to attend this seminar?

Thanks

Angela 推薦建議類

[例題]

Your company’s Sales Department has asked you to give a talk next Friday on your most recent project.Write an email to Mrs Jay in the Sales Department:

agreeing to give the talk and suggesting a time

saying what equipment you will need

requesting information about the participants.Write 40-50 words on a separate sheet.句型：I think.....Why not......Shall we......I suggest.......總結用法：

總結suggest用法

suggest

suggest doing sth

suggest eg suggest a holidy

suggest that sb do sth

recommend

recommend recommend some articles

recommend to sb(eg a friend)

recommend doing sth(eg putting another board up)

recommend that sb do sth

[范文]

To: Anna Jay

Subject: Talk Next Friday

I would like to give the talk suggested by you and I think 9.30am, after the break, would be the perfect time.Required equipment:-Overhead Project

Flipchart with Pens

Please give me some information about the people participating.Renate

第二篇：商務邀請函件

商務邀請函件

Dear Mr/Ms,We should like to invite your Corporation to attend the

1997 International Fair which will be held from Aprilto May 4 at the above address.Full details on the

Fair will be sent in a week.We look forward to hearing from you soon, and hope that

you will be able to attend.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，在上述地址，我們想請貴公司參加于四月二十九日到五月四日 舉辦的1997國際商品交易會，關于交易會的詳情我們一周內將 寄給你。

希望不久能收到你的來信，并能來參加。

您誠摯的肯定答復

Dear Mr/Ms,Thank you for your letter of March 20 inviting our

corporation to participate in the 1997 International

Fair.We are very pleased to accept and will plan to

display our electrical appliances as we did in previous

years.Mr Li will be in your city from April 2 to 7 to make

specific arrangements and would very much appreciate

your assistance.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，感謝三月二十八日來信邀請我們公司參加1997國際商品交易會。我們樂于參加并計劃展示我們前幾年生產的電子設備。李先生 將于四月二日至七日去你市做具體安排，非常感謝你的協助。

你誠摯的否定的答復

Dear Mr/Ms,Thank you very much for your invitation to attend the

1997 Internationl Fair.As we are going to open a repair

shop in your city at that time, we are sorry that we

shall not be able to come.We hope to see you on some future occasion.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，非常感謝您邀請我們參加1997國際商品交易會。由于我們將于同

一時間到你市新開一家維修店，非常抱歉我們不能前去。

希望以后在某些場合見到您。

您誠摯的周一去威海路面試的史彥iby說之后再和hr這邊談一下iby人也蠻好不但專業而且相當有氣場啊呵呵

以前去法國旅游的時候就對法興銀行的印象特別好沒想到在國內的選址也會這么講究啊

就我個人而言還是很有意向加入這樣的團隊但就是待遇或者職位抬頭上是不是看看還可以有所提高

第三篇：函件寫作

目 錄

一、通知、通告--1 1.關于“元旦”期間工作安排的通知----------1 2.XX電力工業局關于使用定期借記業務結算方式的通告------------2

二、請示報告------3 關于在XX市舉辦“XX洽談會”的請示-----3

三、備忘錄----------4

四、會議紀要、會議記錄----------------------5 1.產學研討論會議紀要-------------------------5 2.施工質量會議記要----------------------------6 3.公司項目論證會議記錄----------------------7

五、述職報告------8 XX公司計劃投資部經理述職報告-----------8

六、講話稿--------12 華為公司領導講話稿--------------------------12

七、詢價和報價信件--------------------------13 1.詢價函----------13 2.報價函----------13

八、客戶回復函-14

九、某跨國公司的標準商業書信-----------15 感謝信-------------15

一、通知、通告

1.關于“元旦”期間工作安排的通知

公司所屬各部室：

根據市政府《關于2005年“元旦”放假通知》及集團的要求，分公司“元旦”期間工作安排如下：

一、放假時間：從2005年1月1日至3日，共放假3天，其中，1月1日為法定節假日，將1月1日（周六）公休日調至1月3日（周一），1月2日（周日）照常公休。

二、公司總部要安排好節日值班，確保安全。其它部門因工作需要安排值班，經主管領導批準后，報分公司總經辦備案。各單位值班人員值班時，按時到崗，堅守崗位，不得空崗，保證信息通暢、并做好值班記錄，遇特殊情況及時向分公司值班室及有關領導報告。

三、各門店、應根據經營需要合理安排員工班次，并可適當延長營業時間，確保商品貨源充足，顧客購物方便，同進認真做好食品衛生和衛生防疫工作。

四、加強安全保衛工作，注意防火、防盜，做好應對各類突發事件的預案，為廣大的消費者及員工提供良好的購物及工作環境。

請各門店于12月27日前將值班表傳到分公司總經辦，公司總部值班人員要做到每日不少于2次電話查崗。

XX商城行政人事部 2004年12月20日

-1-1

2.XX電力工業局關于使用定期借記業務結算方式的通告

根據中國人民銀行XX分行的通知精神，從2007年12月起，原來使用*市專用委托收款方式結算電費的用電戶，將統一*電子資金轉帳系統定期借記系統。為此，對于愿使用專用委托收款結算方式繳交電費的企事業單位客戶，我局將從2007年12月起改為使用定期借記方式收取電費。請有關用電戶配合我局做好以下工作，以便順利結算電費：

一、請各用電客戶盡快與開戶銀行聯系，按照中國人民銀行XX分行的統一要求簽訂《定期借記業務授權委托書》，并于2008年1月31日前將復印件送達所在區供電局。

二、部分商業銀行由于系統升級原因更改了開戶銀行賬號格式，請客戶在簽訂《定期借記業務授權委托書》的同時與貴開戶銀行確認新的銀行賬號，并于2008年1月31日前以正式公函形式通知我局，若屆時未受到客戶的《定期借記業務授權委托書》及新的銀行帳號的，客戶將無法使用定期借記方式繳交電費，我局將采取現金方式收取電費。

三、由于定期借記業務系統投運后，銀行系統將不再代為傳遞電費票據，故我局將統一采取郵政遞送，客戶簽收的方式派發電費票據予客戶。為了確認各客戶的郵遞地址以及簽收人，請客戶于2008年1月2日至1月5日前往所在區供電局領取

2007年12月份的電費發票，同時填報有關資料交我局工作人員(具體格式將在各營業點派發)。

特此通告

XX電力工業局 2007年11月1日

二、請示報告

關于在XX市舉辦“XX洽談會”的請示

XX市經貿委：

為了擴大我XX商品的知名度，向全國推廣，繁榮市場，滿足消費者需求，擬于今年X年X月X日至X月X日在XX市舉辦“XX洽談會”。洽談會攤位共XXX平方米，展團由我公司及生產廠家派人組成，經費自理。

妥否，請批示。

XXX公司 X年X月X日

三、備忘錄

To: 全體員工 From: 張XX,執行董事 日期: 2007－11－1 主題: 健身中心

昨天董事會通過了新建一個職工健身中心的決議。

健身中心的修建工作將馬上開始，并在90天內完工。各部門推選一名職工代表來商議健身中心將設置何種課程和健身器材。

我們很高興能夠為全體員工提供鍛煉身體的設施。希望職工代表盡快與主辦部門聯系，征求員工關于活動和健身器材的意見和建議。

4、會議紀要、會議記錄

1.產學研討論會議紀要

時 間：2004年2月16日上午 主 持 人：毛大龍

出 席 人：黃立鵬、王梅珍、陳星達、陳運能、張福良、黃煒

列 席 人：林建萍、徐進、李克讓、梁慧、朱國定、呂秀君、鄭祿紅、李濱、張劍鋒、董珍時、夏朝豐、陸麗君、劉雪燕、任振成、馮盈之、范建波

一、毛大龍同志傳達了全國第二次產學研工作會議精神和2004年全省教育工作要點。要求要結合上級指示精神，創造性地開展工作。

二、會議決定，王梅珍同志協助毛大龍同志主持學院行政日常工作。各單位、部門要及時向分管領導請示、匯報工作，分管領導要在職權范圍內大膽工作，及時拍板。如有重要問題需要學院解決，則提交辦公會議研究。

三、毛大龍同志再次重申了會議制度改革和加強管理問題。毛院長強調，院長辦公會議是決策會議，研究、解決學院辦學過程中的重大問題。要形成例會制度，如無特殊情況，每周一上午召開，以確保及時研究問題、解決問題，提高工作效率。具體程序是，每周四前，在取得分管領導同意后，將需要解決的議題提交辦公室。會議研究決定的問題，即為學院決策，各單位、部門要認真執行，辦公室負責督促檢查。

毛院長就有關部門反映的教學管理中的若干具體問題，再次重申，一定要理順工作關系，部門與部門之間、機關與分院之間、分院與分院之間一定要做好溝通、銜接工作，互相理解，互相支持。機關職能部門要注意通過努力工作來樹立自己的形象。基層分院要提高工作效率，對沒有按時間控制點完成任務的要提出批評。要切實加強基礎管理工作，查漏補缺，努力杜絕教學事故的發生。

三、會議決定，要進一步關心學生的生活問題。責成學生處結合教室管理等工作，落實好學生的勤工儉學任務。將教工餐廳移到二樓，一樓餐廳全部供學生使用，以解決學生就餐擁擠問題。針對校外施工單位晚上違規施工，影響學生休息問題，會議責成計劃財務處立即與高教園區管委會反映，盡快妥善解決。

四、會議決定，要規范學生的技能鑒定工作。重申，學生畢業之前須取得中級以上技能證書，才能發給畢業證書。由產業園設計中心（考工站）具體組織學生的報名、培訓和考核工作。

五、會議決定，要加強對外交流和學習。爭取利用暑假期間，組織教工到境外考察學習。

六、針對今年的招生工作，會議決定，召開一次專題會議，統籌解決今年招生中的 重大問題

2.施工質量會議記要

國家標準《建筑結構加固工程施工質量驗收規范》第一次編制工作會議，于2003年11月26日～28日在福建廈門市召開。參加會議的有：建設部標準定額司衛明處長、廈門市建設局白玉淵局長、本規范主編、四川省建筑科學研究院孫前元院長以及來自全國23個參編單位的32位教授、高級工程師和企業家。

會上，白玉淵局長代表東道主和當地建設工程界對會議在廈門召開表示熱情歡迎和支持。隨后，衛明處長代表建設部標準定額司宣布了本規范編制組成立，宣讀了編制組成員名單，并就規范的編制原則和應統一的認識講了話。

孫前元院長的講話，首先代表編制組感謝建設部的信任和廈門市有關部門的熱情款待外。隨后根據建設部下達任務的精神，強調了制訂這本規范的目的和意義，以及為保證編制工作順利進行而必須采取的措施和工作方法。他希望全體編委與他一道全力以赴地共同承擔起這項艱巨而又重要的國家標準的編制任務，為工程建設標準化事業的發展做出新的貢獻。

全體與會代表結合上述領導講話，對主編單位準備的各項文件草案展開了熱烈討論和認真的修改補充。在此基礎上，一致通過了下列4個會議文件：

1.本規范章節目次； 2.本規范章節內容編寫提綱；

3.規范初稿起草分工及各章匯總負責人名單； 4.規范編制工作進度計劃。

與此同時，還根據孫前元院長關于規范初稿關系到這本規范編制工作全局必須盡量趕前完成的意見，一致確認：以2004年2月28日為初稿條文交稿期限；以2004年3月15日為各章匯總成文的期限；以2004年3月31日為主編單位將各章匯編成冊的期限。為此，會議期望各參編單位代表回單位后立即向主管領導匯報會議達成的共識，盡快地組織力量，力爭提早完成初稿條文的起草工作，為這本規范順利編制創造一個良好的開端。

會議還注意到：廈門晚報以‘房屋修繕，將有國家標準可依'為題，在當日頭版報道了這個會議在廈召開的概況并指出：當市民們看到這則消息后一定會對這本規范將要起到的保證房屋質量和安全的作用寄予厚望。對此，編委們都把它看成是對自己工作的鞭策，紛紛表示一定要盡心盡責地完成編制任務，使這本規范得以如期發布，以回報廈門和全國公眾對國家規范的渴求與期待。

最后，會議初步決定：在2004年4月召開第二次編制工作會議，爭取早日提出“征求意見稿”，向社會公眾征求意見。

3.公司項目論證會議記錄

時間：1998年9月1日 地點：公司會議室 出席人：公司各部門主任 主持人：馬燕（公司副總經理）記錄：祁迎峰（辦公室主任）

一、主持人講話：

今天主要討論一下《中國辦公室》軟件是否投入開發以及如何開展前期工作的問題。

二、發言：

技術部朱總：類似的辦公軟件已經有不少，如微軟公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及眾多的財務、稅務、管理方面的軟件。我認為首要的問題是確定選題方向，如果沒有特點，千萬不能動手。

資料部祁主任：應該看到的是，辦公軟件雖然很多，但從專業角度而言，大都不很規范。我指的是編輯方面的問題。如WORD中對于行政公文這一塊就干脆忽略掉，而書信這一部份也大多是英文習慣，中國人使用起來很不方便。WPS是中國人開發的軟件，在技術上很有特點，但中國運用文方面的編輯十分簡陋，離專業水準很遠。我認為我們定位在這一方面是很有市場的。

市場部唐主任：這是在眾多航空母艦中間尋求突破，我認為有成功的希望，關鍵的問題就是必須小巧，并且速度極快。因為我們建造的不是航空母艦，這就必須考慮到兼容問題。

三、各部門都同意立項，初步的技術方案將在十天內完成，資料部預計需要三個月完成資料編輯工作，系統集成約需要二十天，該軟件預定于元旦投放市場。

散會。

主持人：（簽名）記錄人：（簽名）

五、述職報告

XX公司計劃投資部經理述職報告

各位領導、同志們：

首先，我誠摯的感謝公司領導在 2003年給我的關懷和幫助。對計劃投資部五位同仁一年來給我的理解、支持和寬容表示深深的敬意。

2003年，是漢江公司立足喜河之年，開拓蜀河之年，也是志在漢江、發展壯大的一年。在公司領導 “抓大事、抓關鍵、抓落實”的理念指引下，計劃投資部 貫徹“流域、梯級、滾動、綜合”的開發方針，走“市場化、科學化、國際化”之路，按照集團公司的統一部署，以全新的理念，全新的方法和全新的管理，克服“非典”對工作的影響，千方百計促使喜河項目可研報告和開工報告的批復，克服重重困難推進蜀河電站前期工作，拼搏進取，扎實工作，取得令人矚目的成績。

一、催批喜河可研報告 努力實現6月開工

2002年公司成立以來，公司領導以超常規的思路推動喜河水電站的前期工作和蜀河電站的開發。因種種原因，喜河項目可研報告2002年9月報到國家計委，一直到去年底還沒有完成會簽，投資司明確告訴我們，這個項目指標不太好，暫時不能批。怎么辦，面對國家項目審批最高機關的態度，困難和壓力是可想而知的。我們知道，喜河項目是公司的立足項目，是公司發展的基礎，是公司全體員工的命運和未來所在。我們沒有灰心喪氣，而是知難而上。按照公司領導的統一部署，首先狠抓設計的龍頭作用，發揮設計院在人才上的優勢，把新技術、新工藝、新材料應用到工程設計之中，優化設計，降低工程造價；其次充分考慮省政府優惠政策的支持對工程積極作用；我們委托北京國電公司重新編制了可行性研究報告（經濟評價）的補充報告，并得到了水規總院領導的支持和及時評審。喜河工程審定的總投資由13.78億元下降到12億元，上網電價由0.361元/千瓦時下降為0.258元/千瓦時。2月19日，水規總院印發了《關于喜河水電站可行性研究階段經濟評價補充報告的評審意見》；2月25日，國家開發銀行給喜河項目出具了5億元人民貸款承諾；2月28日，喜河水電站可行性研究報告批復文件完成司局會簽； 5月13日，國務院辦公會議通過了喜河項目可研報告。

3月5日，集團公司與周總簽訂了《前期工作責任書》，責任書要求喜河水電站務必于上半年實現開工。5月下旬，可研報告批復文件下發，集團公司領導下達死命令，一定要拿到國家發改委的開工批復文件，確保上半年實現開工。我們明白，開工報告的批復，是重點工程能否開工的關鍵所在。此時，正是“非典”肆虐祖國大地的時候，從歸整資料到編寫開工報告；從呈報集團公司到呈報省計委；從西安出發到北京，夜以繼日，分秒必爭。當開工報告呈報到國家發改委時，獲悉集團公司翟總決定親往工地，參加開工儀式，更使公司員工上下深受鼓舞，信心倍增，斗志昂揚。6月20日，謝崇文在國家發改委門前等候近7個小時，真是工夫不負有心人，終于得到了開工批復文件，圓滿地完成了公司領導交給我們的光榮任務。至此，喜河工程各種程序批復文件完全具備，6月26日，集團公司和省政府 成功地舉辦了開工儀式，喜河水電站成為集團公司成立以來的第一個開工項目。

二、按照省長辦公會議紀要精神，抓優惠政策的落實

2001年11月9日，陜西省副省長賈治邦召開省長辦公會第30次會議，提出省上將給8000萬元的優惠政策，推動漢江梯級開發。為此，我們在公司的部署下，將優惠政策落實作為部門的工作難點。我們通過密切聯系省計委、安康市計委，采取多匯報、多請示，爭取優惠政策。代省長賈治邦在第18次省長辦公會議上作出重大決定，喜河水電站工程水庫移民搬遷中漢江公司只需出資9000萬元，其余約9748萬元由地方政府籌措解決。2003年3月2日，喜河水電站水庫淹沒移民安置任務及投資包干協議在北京簽字，集團公司翟總經理和賈省長參加了簽字儀式，這充分體現了政府對漢江梯級開發的支持，體現了集團公司對漢江梯級開發帶動陜南經濟發展的決心，同時為我公司的發展壯大帶來了難得的機遇。

三、順應電力體制改革，及時和集團公司建立業務聯系

在喜河水電站前期工程的緊張施工之時，我公司迎來了電力深化改革，中國大唐集團公司于2003年元月20日24時，正式接受了發電公司等單位。盡快確定漢江公司的歸屬問題，落實工程建設資金，確保喜河項目2003年正式開工，繼續作好蜀河、旬陽水電站前期工作，已是迫在眉睫。元月25日，周總親自到集團公司匯報工作。2月11日，我部主動向集團公司發展計劃部呈報了《關于陜西漢江喜河水電站工程有關問題的請示》；2月14日，集團公司印發了第一個主送漢江公司的文件《關于陜西漢江喜河水電站有關問題的意見》，文中明確表示“集團公司將開發漢江流域，投資建設喜河電站及梯級電站”。這是集團公司對我公司成立以來所做工作的充分肯定，是集團公司對開發漢江梯級電站的宣言，是集團公司正式接受漢江公司的重大決策，這一文件的下發有著十分重要的現實意義和深遠的歷史意義。計劃投資部成為我公司最早和集團公司建立業務對口聯系的部門。

四、以造價控制為核心，加快喜河工程建設進度

1、招標管理

按照《中國大唐集團公司工程招標管理辦法》和工程部 5月26日下發的《關于規范喜河水電站招投標管理程序的通知》精神，喜河項目的主體工程和安全觀測的施工單位，主機設備、金屬結構制造、主材等物資的供貨商，都是通過公開招標方式確定的。從“國家電力信息網”上發布招標公告、發售招標文件開始，到成立評標委員會、編制評標辦法、舉行公開開標儀式、組織評標工作、編寫評標報告、提出合同談判順序的整個過程，都作到了“公平、公開、公正”，截止年底，招投標的投訴率為“0”，受到了集團公司工程部和公司領導的好評。喜河工程的招標工作管理有序，進展良好，做到了可控、再控。

2、造價控制的現狀

為了降低工程造價，充分發揮集團公司的整體優勢，我公司委托中國水利電力物資有限公司對喜河工程的設備采購進行招標代理，排除了 2003年以來主機設備和鋼材價格上漲因素的影響，已簽訂的采購合同價格全部低于概算數值。例如網上發布金屬結構設備制造招標公告后，有20個制造廠商投標，競爭非常激烈，目前談判工作已經結束，合同價格為7409 萬元，低于概算數值249萬元；水輪發電機組及其附屬設備的合同價格為12650 萬元/三臺套，低于概算數值1254萬元；

喜河的施工輔助工程已基本結束，概算數值為 13729萬元，實際完成投資為12189萬元，低于概算1603萬元，為今后工程建設管理的造價控制創造了較好的條件。

3、造價控制的難點

喜河工程可研概算是按照2002年上半年價格水平編制的。經初步調查，與批準概算相比，機電設備價格上漲約10%,鋼材上漲約39.5%，油料上漲約15%。依據設計用量測算，上述三項將物資采購將增加投資約2084.46萬元。

另外，按照設計和招標文件給定的參考工程量，雖然已簽定的建筑承包合同總價低于概算數值，但基本上都是單價合同。因廠房和大壩部分還沒有完全開挖，地質構造的不可預見性依然存在，工程量增加導致突破合同總價是有可能的。

五、順應市場供需形勢變化，及時調整建設管理模式

2002年10月21日，喜河水電站工程總承包（EPC）合同正式簽字。進入到2003年以后，國內機電設備和建筑材料價格上漲加速，物資采購的風險增大。北京國電公司第一次總承包喜河樞紐這么大的工程項目，承擔風險的能力有限。

2003年5月，北京國電公司提出將總承包范圍內的物資采購工作移交給漢江公司，為此雙方簽署備忘錄，總承包的內涵開始發生改變。8月12日和9月1日，北京國電公司分別給我公司發函，提出建設管理模式的調整問題。

隨著施工輔助工程的陸續結束和主體工程的逐步展開，從今年 6月份開始，按照公司領導的要求，我們及時和浙江陽光律師事務所進行信息溝通，依靠他們的法律服務，按照可控、再控的思路，對自己的工程負責，對集團公司負責。2003年11月1日，現場的建設管理工作轉化為以漢江公司力量為主。12月5日，我公司與中國水利水電工程咨詢北京公司簽定了“喜河水電站建設監理合同”。漢江公司成功地實現了喜河工程的建設管理模式完善。

六、投資完成情況（截止 2003年12月底）

截至2003年12月30日，喜河水電站投資完成14843萬元，是投資調整計劃15371萬元的97%，投資完成情況良好。

喜河工程的主要工程形象進度如下：

施工輔助工程完成； 11月16日一期圍堰合龍； 12月24日澆筑主廠房第一罐混凝土；

12月22至24日召開了第一次水輪發電機組及其附屬設備設計聯絡會；

全年完成土石方開挖 87萬ｍ，土石方填筑ｍ，澆筑混凝土12719 ｍ，鋼筋 制安 1070ｔ；

10

七、蜀河水電站的前期工作

按照流域公司的特點，根據公司領導 提出 “建設一個電站，籌備一個電站，儲備一個電站”的思路，我部積極向集團公司申請開展蜀河前期工作。3月5日，集團公司正式印發文件，委托我公司開展蜀河水電站前期工作。西北勘測設計研究院進行了“溢流式”廠房的實驗研究。將蜀河水電站樞紐布置，由“河床式廠房”改為“廠頂溢流”，僅主體工程就節約投資5.47億元,上網電價下降到0.255元/千瓦時。4月26日，完成預可報告的審查意見；8月27日，項目建議書呈報集團公司；12月5日，環境影響評價大綱通過審查；12月25日，水庫淹沒實物調查外業工作結束；12月26日，集團公司大唐集團計[2003]442號文件《關于下達集團公司直接投資項目前期工作費計劃的通知》印發，安排蜀河水電站工程項目前期工作費用821萬元；12月30日，省環保局陜環函[2003]359號文件《關于蜀河水電站工程環境影響評價標準批復的函》印發。目前，蜀河項目可行性研究報告編制已近尾聲，為完成2004年立項和前期工程進點創造了條件。

八、對 04年的工作的建議

1、部分員工的人事問題的解決，給大家創造了更好的自我展示和發展機遇，同時也給思想政治工作帶來了新的課題，如何調動每個員工的主觀能動性，消除員工之間的誤會和障礙，團結一心為公司的發展著想，是非常值得認真研究的。

2、鑒于漢江梯級水電站規劃已編制10余年，許多指標均發生了較大變化。如喜河水電站裝機180MW，原總投資約18億元，現工程總投資僅為12億元；蜀河水電站裝機270MW，原靜態投資為21億元，樞紐布置由“河床式廠房”改為“廠頂溢流”，工程靜態投資下降為15.8億元。可見，兩個工程的投資下降幅度均超過20%。為此，建議重新編制漢江梯級水電站規劃。

3、公司要實現可持續發展，就要按照集團公司的發展戰略，開拓公司的投資職能，以創造集團公司的經濟效益為出發點，把 創業思路調整到“大唐有漢江，漢江為大唐”上來 發展研究外延性業務，做到開發水電，又不局限于水電。通過綜合開發，真正的把我們的公司做強、做大。

總之，回首過去，辛勤的汗水、勞動的喜悅、愉快的創業、輕松的環境，使我更加熱愛漢江事業，更加珍惜我的工作，更加尊敬我的同事。我們為能夠使集團公司在陜西的發展、為陜西經濟的騰飛、為陜南人民早日實現小康做一些事情感到高興，感到振奮，感到驕傲。

述職人：XXX XX公司計劃投資部經理 XX年XX月XX日

六、講話稿

華為公司領導講話稿

尊敬的郭總、王總、Phil Hester先生，各位來賓，各位朋友、上午好！非常高興參加AMD真四核皓龍處理器發布會。

首先表達一下我的心情。自從20年前我接觸到計算體系以后，我真的是非常喜歡CPU。我是做硬件出身的，今天看到AMD能夠把這樣一個強大的CPU，四個核放在一個CPU的硅片上，我知道它的份量是非常重的。我親身的經歷，我看到了CPU從幾兆的速率到幾G的速率，一千倍的增長。這一千倍放在一個芯片上，還不算其他的能力，我個人作為一個從硬件技術出身的工程師來說，我的心情非常激動。

回顧華為和AMD之間的合作歷程，自從去年，華為采用AMD雙核皓龍處理器開發了Tecal T8000綜合計算平臺，在節能、可靠性、可用性、可擴展性等方面，都得到了電信運營商、服務商用戶的高度評價。可能大家對華為做刀片服務器不是很了解，但是其實我們在電信領域提供這樣一個平臺也是現代通訊非常重要的需求。我們在電信的應用，以及我們在商業用戶中也和AMD一起創造了很好的一些應用，包括在節能、計算能力方面，得到了非常好的客戶評價。

AMD今天發布的真四核處理器，我們華為也期待用這樣的CPU，一起為用戶，為電信客戶，以及為商業客戶提供更加強大的處理能力，我們也期待和AMD一起攜手，為人們提供在日益增長的處理能力、存儲能力的爆炸性需求增長的背景下，我們希望能夠一起滿足電信客戶、商業客戶這樣的需求，用我們的設備提供這樣一種讓大家滿意的服務。

華為協同AMD共創計算輝煌！

七、詢價和報價信件

1.詢 價 函

尊敬的先生：

從上海的AA公司處，敬悉貴公司生產各類手工制人造皮革手套。本地區對中等價格的高品質手套向有穩定的需求。

請惠寄貴公司的手套目錄一份，詳述有關價目與付款條件。希望貴公司順帶惠賜樣品。采購部主任

趙XX謹上 XX有限公司

2007年5月20日

2.報 價 函

TO : 托尼.斯密思先生 FROM:李約翰 SUBJECT:手套報價 DATE :2000年5月25日 尊敬的托尼.斯密思先生：

感謝你通過傳真詢價，我們很高興按目前的行情給你們最優惠的價格，具體如下。

支付條款：電匯或即期不可撤銷信用證 價格條款: FOB上海

交貨：接受訂單后90天 效期：從本文的日期算起

產品（1）圖片

編號1:貨物描述:獨立包裝:每包: 1付 , 凈重XX克 ,毛重XX克 產品（2）圖片

編號2:貨物描述:獨立包裝:每包: 1付 , 凈重XX克 ,毛重XX克

八、客戶回復函

您好：

敝公司對貴公司傳真詢問，非常感激，因為與貴公司為首次接觸，可否請貴公司惠予示之貴公司交往的銀行或公司行號名稱，地址。

敝公司了解貴公司所需集成電路之型態，但不明了所需之規格，如電壓，電流等等資料，是否能告知此集成電路的用途。

貴公司所傳真過來的部份字體不十分清楚，希望能重新傳真，但無須傳真圖片。

盼望能為貴公司提供最佳的服務。

王XX XXX公司

2008-2-28 您好：

首先，我們必須向您致歉，由于敝公司計算機網絡的問題，以致信件延遲至今才能回復您，請您見諒。

您送修的機器已經修理完成且已寄回，不知您收到沒？修理的費用是1500元，發票開立如您所要求1200美元，如果確認無誤，請貴公司將修理費用1500元匯至下列賬戶： XXX銀行 賬號：123456789

為了表示我們的感謝，我們會將S10000的價格降至最低114,000美元。另外您要的三項東西，我們會用快遞寄去給您。

謝謝您的合作，并祝事業昌隆！

王XX XX公司

2008-2-28

九、某跨國公司的標準商業書信

感 謝 信

1st, March 2007 Mr.Zhang Ming ABC Co., Ltd.20 Changan Street Beijing, China

Dear Mr.Zhang:

I am writing this letter to thank you for you warm hospitality accorded to me and my delegation during our recent visit to your beautiful country.I would also like to thank you for your interesting discussion with me which I have found very informative and useful.During the entire visit, my delegation and I were overwhelmed by the enthusiasm expressed by your business representatives on cooperation with China.I sincerely hope we could have more exchanges like this one when we would be able to continue our interesting discussion on possible ways to expand our bilateral economic and trade relations and bring our business people together.I am looking forward to your early visit to U.S.A., when I will be able to pay back some of the hospitality I received during my memorable stay in your beautiful country.With kind personal regards, Faithfully yours,(Signed)Mr.Tomas Cook Minister of Economic Cooperation New York

致客戶的感謝信

尊敬的俊豪客戶：您好！

值此2011新春來臨之際，懷著感恩的心情，我僅代表俊豪公司全體同仁向您及家人表示最誠摯的新春祝福和最衷心的感謝，感謝您一直以來對俊豪公司的信任和支持。

八年風雨征程，見證著俊豪公司的成長、進步與發展。如今的俊豪公司，已經發展成為集原材料的配送、生產、加工、研發、營銷推廣于一體的中國包裝行業的重要企業，她以無可爭議的經營實力和品牌價值，穩居中國包裝行業百強之列。俊豪人，永懷感恩之心！我們感恩社會，是社會給了我們生存發展的機會和環境；感恩客戶，是你們選擇了俊豪，是你們用智慧幫助我們開拓了市場，為我們提供訂單；是你們及時的反饋市場信息，使得俊豪產品在升級換代過程中成功贏得了市場。

飲水思源，我們深知，俊豪公司的發展和壯大，一刻也離不開您的關注、信任、支持和參與。能與尊敬的各位客戶結成合作伙伴，實現互利共贏、共同發展，我們感到榮幸之至。今后我們將不斷開拓進取，憑借優質的產品、良好的信譽和周到的服務，為廣大客戶朋友提供更為廣闊的發展空間。我們完全相信，只要有您的支持合作，只要我們不斷努力，我們共同的事業一定會有大空間、大作為、大發展。

跑銷售其實是一件很辛苦的事，風吹雨打、酸甜苦辣都要經歷；不過也是很快樂的，自從進入這個行業以來，讓我的內心開始變得更加寬廣和融洽，堅強與進取。每每心靈受挫、遭受打擊時，一想到眾多客戶的支持和信賴，看到家人認可的目光和眼神，我就不敢讓自己懈怠，而繼續勇敢地在這個行業中前行。

在過去的日子里，我不知道您是否煩過我向您介紹產品，是否對我的服務感到滿意，但我從內心深處都希望您擁有快樂，快樂——源于你心，如果你不是真正快樂，你不可能讓別人快樂，別人肯定會感覺到你心中是否快樂。讓客戶快樂，就是讓他對產品產生值得擁有的快感，和真正擁有產品后的快樂。這是其他工作無法所能做到的。所以我不止一次地告誡自己，決不要因為情面而不向人銷售快樂，也決不要輕易對這個行業說“不”，我要在這個行業中堅定地走下去并給更多的人送去滿意的服務！是你們對我的支持、熱情、信賴，給了我前進的信心和勇氣；感恩支持、幫助過我的朋友們，是你們的信任與關愛引領著我走向一個又一個的輝煌!因為我知道：“只有有了您們的支持與幫助，才有了我的存在；而只因有了我，也才有了這份來之不易的工作。從這個意義上講，廣大客戶就是我的?衣食父母?

由衷地希望在2011年我和您一起志存高遠、追求卓越！期待著與您更加緊密地合作，攜手共創包裝事業新天地！愿您能在未來的日子里，繼續給我更多的支持和幫助，助我在這個行業中快速成長！再次感謝您的信任和合作，恭祝您身體健康！闔家幸福！事業興旺！

第四篇：商務函件常用句型

詢價函件常用典型語句

You are recommended to us by New York Chamber of Commerce and we are interested very much in your Crocodile Brand Leather Handbags.紐約商會向我們推薦了貴公司，我們對貴公司的鱷魚牌手提包非常感興趣。

It would be appreciated if you would send us at your earliest convenience samples of various sizes of your leather boots together with the lowest prices.若貴公司能從速寄來各種規格的皮靴樣品及最低價格，則甚為榮幸。報價函件常用典型語句

We are very pleased to make you an offer/a quotation for our product.我方很高興就我們的產品向貴方報盤/報價。As this product is in great demand and the supply limited, we would recommend that you accept this offer as soon as possible.該產品市場需求量極大，供貨有限，宜從速接受該報價為好。還盤（又叫還價）函件常用典型語句

Unfortunately, we cannot accept your offer, because another supplier offered us a similar article at a price about 6% lower.很遺憾，我方不能接受貴方的報盤，另一家供貨商對同類產品報出的價格比貴方低大約6%。We regret to say that there is no possibility of our cutting the price to the extent you required, i.e.6%.非常抱歉，很難按貴方要求的減價幅度減價6%。訂貨函件常用典型語句

We find both the price and quality of your products satisfactory to our clients and are pleased to enclose our official Order Sheet No.33 for 6,000 cotton pillowcases.我方用戶對貴方的價格和質量均非常滿意，遂很高興隨函附寄我方33號正式訂單，向貴方訂購6000套純棉枕套。The articles should conform to those described in your brochure and to the sample sent to us.If this first order is satisfactorily executed, regular orders will follow.商品的質量須同貴方簡介手冊所描述的以及寄給我方的樣品相符。此第一筆訂單的執行情況如能令人滿意我方將會經常訂購。

We are ready to place an order with you, but only on condition that the goods are confined to Switzerland.我方準備向貴方訂貨，唯一的條件是，貨物只限賣給瑞士的公司。付款函常用典型語句

In view of the amount of the transaction being small, we are prepared to accept payment by D/P at sight(or at 60 days’ sight)for the value of the goods shipped.鑒于此筆交易金額很小，我們準備同意以即期（或見票60天后）付款交單方式支付貨款。

Please open the L/C 15 to 20 days before the date of delivery, and it should be valid until the 15th day after shipment so that we can get all the shipping documents ready for presentation and negotiation.請用信用證付款，由貴方在交貨前15天到20天期間開出，其有效期到貨物裝船后15天截至，以便我方準備好所有裝運單據提交銀行議付。催款函常用典型語句

We should request you to take up this matter with the issuing bank at once and let us know what has become of the letter of credit, otherwise the shipment will be delayed a great deal.請立即與開證銀行聯系此事，讓我們知道信用證的情況。否則，我們將長期延遲裝運。

Having made repeated application for payment of this amount without avail, we now give you notice that we will take out a summons for recovery of the sum.經過多次催促貴方支付這筆帳款無效，我方鄭重通知貴方我方將發出法庭傳票以收回這筆款項。裝運函常用典型語句

We wish to advise you that your Order No.109 has been shipped today.貴方109號訂單下的貨物今日已裝運，特此通知。

The duplicate shipping documents including bill of lading, invoice, packing list and inspection certificate will be sent to you today.裝運單據副本，包括提貨單、發票、集裝單和檢驗證書，今日將寄給貴方。We are sure the goods will reach you in good order and give you full satisfication.我方確信貨物將安然抵達，令貴方完全滿意。保險函常用典型語句

We’d like to cover the consignment against All Risks from our warehouse to the port of Amsterdam.我方愿意為該批寄售貨物投保從我方倉庫至阿姆斯特丹港的全險。

We should like to know if you can undertake insurance of these goods Against All Risks(A.A.R.)請告知，貴公司可否承辦這批貨物的全險。

We have covered insurance on the 100 metric tons of wool for 100% of the invoice value against All Risks.我方已經將100公噸羊毛按照發票金額的100%投保一切險。

The goods are to be insured against Leakage.此貨需要保滲透險。

Please insure the goods against All risks and War Risk.請將此貨投保一切險及戰爭險。索賠函常用典型語句

We regret very much to find that, upon examination, 60 of the cases of your shipment arrived in a badly damaged condition.檢驗時，我們非常遺憾地發現，貴方所裝運的貨物抵達時，其中的60箱破損嚴重。

In support of our claim, we are sending you a survey report issued by China Commodity Inspection Bureau(CCIB).茲寄去中國商品檢驗局檢驗報告一份作為我方索賠的依據。

We hope you will promptly settle the case and bring it to a satisfactory close.我們希望貴公司立即解決此事，給出一個令人滿意的結果。理賠函常用典型語句

To compensate you for your loss, we agree to allow you a reduction of 15% off the total invoice value.為彌補貴方損失，我們同意從總發票金額中扣除15%。

It’s clear that the shortage in weight was due to the fault of the carrier.Therefore we would advise you to lodge a claim against the shipping company.顯然，短量是承運人造成的。所以，我們建議貴方向船公司提出索賠。

第五篇：進出口貿易商務函件實例

六、進出口貿易商務信函實例

（一）例信

敬啟者：

最近我方收到了來自卡拉奇的 Messrs E.A.Sheen & Co.公司的大量訂單。因此，我方希

望貴行能夠給我方提供一些有關上述公司的財務和商業資信狀況的信息，我方將非常感謝。

皇家銀行卡拉奇分行向我方推薦貴行作為資信證明人。請提供我方所需要的信息。

貴行向我方提供的任何信息我方都將嚴格保密。

謹上

Section

1查詢資信狀況

（二）參考譯文

Private & Confidential Dear Sirs，We have received a large order from Messrs E.A.Sheen & Co., we would therefore appreciate it if you would provide us information about the financial and business standing of the previously mentioned firm.The reference we have obtained is the Royal Bank, Karachi.Will you please be good enough to obtain for us the information we need.Any information that you may provide us will be treated in strict confidence.Yours faithfully，（三）文本特點

這是一種查詢資信狀況的信函。當買賣雙方初次建立業務關系時，有必要了解對方的財務和商業資信狀況。通常，我們可以從下列渠道得到這方面的信息：

1．銀行（banks）；

2．中國或國外的商會（Chambers of Commerce in China and in foreign countries）；

3．中國駐國外大使館商務參贊處（Chinese Commercial Counselor's Office in foreign

第五章 商務信函 101

countries）；

4．外國駐中國大使館商務參贊處（Foreign Commercial Counselor's Office in China）；

5．同業協會（Business Houses of the same or similar trade）；

6．咨詢機構（inquiry agencies）。

這類信函一般包括下列內容：

1．你所詢問的公司名稱（the name you inquired）；

2．寫信的目的，即具體想要查詢什么問題（purpose of writing the letter(be specific about what you want)）；

3．要確保對所得到的信息嚴格保密（to make sure that all the information you have obtained will be treated in strict confidence）。

（四）相關同類表達

1．We shall appreciate it if you will let us know their financial position.如能告知我方該公司的財務狀況，將不勝感激。

2．We shall appreciate it if you will give us your frank opinion on these points regarding the company.如能坦率告知我方有關該公司的情況，將不勝感激。

3．Will you please be good enough to obtain for us the information possible respecting the financial standing and mode of business of ABC Company?

能否為我方索取有關 ABC 公司財務狀況和貿易方式的資料？

4．We should appreciate it if you would provide us with reliable information respecting Messrs of J.C.Maxwell Company.We wish to know if their financial standing is considered strong.如能為我方索取有關 J·C·馬克士威公司的可靠信息——該公司的財務運作能力是否

很強，我方將不勝感激。

5．The Subject company is now offering to present us in the sale of our Sewing Machines, and has referred us to your Bank for detailed information about its credit standing, business

capacity and character.標題公司提出要為我公司代理銷售我方的縫紉機，并介紹我公司向貴行了解該公司的信用、業務能力和聲譽的詳細情況。

6．The firm under mentioned in your city, who have written to us, state that they are the leading importers in your place dealing in chemicals and they now wish to switch to us for the supply of the similar item.貴市下述公司告知我方，他們是貴地化工產品的主要進口商，目前希望我方能夠供應

給他們同樣的化工產品。

商務英語溝通與技巧

7．We are at present negotiating with the firm named below about the question of agency.They have given us your name as a reference.Will you please inform us frankly whether you consider a credit to the extent of $ 5,000,000 as a risk?

我方正在與下述公司協商有關的代理問題，他們介紹貴公司作為他們的資信證明人。

請貴方坦率告知我方，給他們最多五百萬的信貸是否有風險？

8．We are glad to enter into business relations with you and hope you can give us the names of two banks as a reference.We hope to negotiate further for the specific transactions.我方很高興與貴公司建立業務關系，并希望貴公司能提供兩個銀行資信證明人，以便

與貴方進一步洽談具體業務。

9．Please note that this information is furnished without any responsibility on our part and should be held strictly confidential.請注意，我方對所提供的材料不負任何責任，并請對該材料嚴格保密。

10.The above information is given confidentially and without responsibility on this bank.以上情況請注意保密，對此信息該行不負任何責任。

（一）例信原文

Section

2建立貿易關系 敬啟者：

承蒙我經商處提供了貴公司的名稱和地址，現在我方給貴方寫信并希望同貴方建立貿

易關系。

多年來，我方一直在進口插管、面罩等醫用輸氧設備，目前我方對各種呼吸系統疾病

治療儀器和產品感興趣，很想了解貴公司的目錄和報價。

如果貴方的價格做得開的話，相信我們能夠做成大生意。

盼望早日收到貴方的來信。

謹上

（二）參考譯文

Dear Sirs，Having obtained your name and address from our Economic and Commercial Counselor's Office in your country，we are writing to you in the hope of establishing business relations between us.We have been importers of oxygen delivery systems including cannulas and masks for many

years.At present, we are interested in various kinds of respiratory therapy products and apparatuses and would appreciate your catalogues and quotations.If your prices are in line, we trust important business can materialize.We are looking forward to receiving your early reply.第五章 商務信函 103

Yours faithfully，（三）文本特點

這是一種希望與對方建立貿易關系的請求性詢函。

這類信函一般包括下列內容：

1．首先，先告訴對方你得到對方的名稱和地址的方式（opening sentence: how the writer obtained the name and address of the company）；

2．其次，告之對方你寫信的目的（purpose of contacting the company）；

3．然后，向對方作簡要的自我介紹（a self-introduction, such as the nature of the company's business(agent, exporter, importer or manufacture, and your commercial standing)）；

4．最后，向對方表示感謝（complimentary closure）。

（四）相關同類表達

1．Your name and address have been given to us by the Belgium Chamber of Commerce in Brussels, we are writing to establish business relations with you.我方從布魯塞爾比利時商會獲悉貴公司的名字和地址，現去信以期與貴公司建立業務

關系。

2．The American Consulate in Shanghai has advised us to get in touch with you concerning the establishment of business relations with you.美國駐上海領事館告知我方與貴方聯系，以期建立業務關系。

3．Your Commercial Councellor's Office has referred us to you for establishing business relations with your firm.貴方商務參贊處告知我方與貴方聯系，以期建立業務關系。

4．We wish to introduce ourselves to you as a state-opened corporation dealing exclusively in light industrial goods, hoping that you would like to enter into business relations with us.我方有幸自薦。我們是一家獨家經營輕工業產品的國有公司，希望能與貴公司建立業

務關系。

5．With a view to expanding our business at your end, we are writing to you in the hope that we can open up business relations with your firm.為了在貴地擴大我方業務，我們寫信希望與貴方建立業務關系。

6．We are glad to send you this introductory letter, hoping that it will be the prelude to mutually beneficial relations between us.我方很愿意寄去自薦函，希望這是雙方互利關系的前奏。

7．We take the liberty of writing to you with a view to building up business relations with your company.104

商務英語溝通與技巧

我方冒昧寫信以期與貴公司建立業務關系。

8．Through the courtesy of Mr.Gates, we have learned that you are one of the leading importers of Light Industrial in your area.承蒙蓋茨先生介紹，獲悉貴公司是貴地輕工業產品的主要進口商。

9．We are willing to enter into business relations with you on the basis of equality, mutual benefit and exchanging what we one has for what one needs.我方非常樂意在平等互利、互通有無的基礎上與貴公司建立業務關系。

10.We are pleased to learn from your letter of...that you wish to enter into trade relations with us.從貴方??來信獲悉貴方希望與我方建立業務關系。

11．As this item falls within the scope of our business activities, we shall be pleased to enter into direct business relations with you.由于這些產品屬于我方經營范圍，我方很高興與貴方建立業務關系。

12．Much to our regret, we are unable to do business with you directly, as we are represented by Mr.King in your area.非常抱歉，我方不能與貴方建立直接業務關系。因為我方已委托金先生作為貴地的代理。

13．We are sorry to say for not accepting your request for establishment of business relations with us, as the items named in your letter have been exhausted.非常抱歉，我方不能與貴方建立業務關系，因為貴方信中所提貨物已告罄。

14．We thank you for your letter of? expressing your desire to trade with us directly, which coincides with ours.感謝貴方??來函，希望與我方建立直接業務關系，這與我方的想法一致。

15．We are indebted to Mr.Jackson for your name and address and should be pleased to open up business relations with your firm in the near future.承蒙杰克遜先生介紹，我方獲悉貴公司名字和地址，我方非常高興在不久的將來與貴

公司建立業務關系。

16．Your letter expressing the hope of entering into business connections with us has been received with thanks.十分榮幸收到貴方希望與我方建立業務關系的信函。

（一）例信

敬啟者：

貴公司 5 月 6 日所寄的石化分析、數據管理軟件報價單和圖片冊已收到。

Section

3進口商詢盤

第五章 商務信函 105

經聯系，本地不少客戶對這套軟件感興趣，為此請即報 500 套（PADM-3456 號）CFR 天津最低價。

我方認為，此地市場競爭激烈，要想成功銷售，貴方報價需具有吸引力，否則將有困

難。希望用形式發票進行報價。

謹上

（二）參考譯文

Dear Sirs，Thank you for your brochure for Petroleum Analysis & Data Management Software dated May 6 and the photo booklet enclosed.We have approached a number of our customers in this area and many of them take an interest in the application software.We therefore ask you to make us your best offer on CFR Tianjin basis for 500 Petroleum Analysis & Data Management Software packages(No.PADM-3456).We would like to point out that unless your quotation is attractive to the buyers here, it would be difficult for us to push successfully the sale of your software products in this competitive market.We shall appreciate your offer in the form of a proforma invoice.Yours Sincerely，（三）文本特點

這是一種買方向賣方提出的詢盤信函。詢盤信函一般都由買方發出。

這類信函一般包括下列內容：

1．詢函了解的內容主要包括：貨物質量、貨號、規格、買方所要總數、單價、交貨方

式、交貨時間以及支付方式（List the names and specifications about the product you are enquiring about, including quality, Art Nos, specification, the amount the buyer wants, unit price, mode of delivery, delivery time and terms of payment.）；

2．如果還未得到產品目錄、價目單和樣品，可向對方索取（Ask the seller to send you the catalogue, price list and samples if you haven't obtained these before.）；

3．簡要介紹你方市場和你方銷售能力，同時強調對方報價應合理并具有競爭力（Short introduction about your market and your ability to sell the goods.Emphasize that the price

should be made reasonable and competitive.）；

4．詢問對方是否有折扣，說明你方能接受的支付方式和你方希望的交貨時間（Enquire about the discount the seller can offer and say clearly about terms of payment you can receive and the delivery time you expect.）； 5．表達訂貨的可能性（Express the possibility for ordering the goods）。

商務英語溝通與技巧

（四）相關同類表達

1．We have an importer enquiry for Woolen Blankets and would like to obtain a catalogue, price list together with the samples as soon as possible.我們是一家進口商，詢問有關羊毛毯的情況。希望貴方盡快向我方提供產品目錄，價

格表以及樣品。

2．We are very much interested in importing your “Forever Bicycle” displayed at Guangzhou Trade Fair.我方對貴方在廣州交易會上展出的永久牌自行車很感興趣，并有意進口。

3．Your advertisement in today's China Daily interests us and we will be glad to receive samples with your lowest prices.我方對貴方今天刊登在中國日報上的廣告很感興趣。希望貴方能寄來樣品并附上最低

價格。

4．From the latest issue of Computer World we have learned about your Business Guide software package for IBM-compatible PCs.We would like to find out more information about the package because we think it might be appropriate to the needs of our customers.我方從最近出版的計算機世界雜志上獲悉，貴方主營 IBM 兼容機軟件包。我方想了解

關于該軟件包更多的情況，我方認為該軟件包可能會適合我方客戶的需求。

5．We are a large record store in the center of Buenos Aires and would like to know more about the tape and cassettes you advertised in this month's edition of A.V.news.我們是布宜諾斯艾利斯市中心的一家經營錄音機的大商場，我方希望了解貴方在本月的 A.V.NEWS

期刊廣告上登出的關于磁帶及盒式錄音機的更多情況。

6．It would also be helpful if you could send us samples and if they are of the standard we require, we will place a substantial order.如能寄給我方一些樣品，將有助于雙方業務的發展。如樣品符合我方標準，我方將大

量訂貨。

7．Please let us know on what terms you can supply the above goods.請告知我方，你方能供應上述商品的交易條件。

8．We are in the market for ladies' dresses, and shall be glad to receive your best possible quotation, including origin, detailed specifications, packing and quantities available for them.我方想買女式服裝，希望貴方能向我方報最優盤，包括產地，詳細的規格、包裝及該

產品可供數量。

9．We, however, would like to point out that unless your quotation is attractive to the buyers, it would be difficult to push the sale of your shirt successfully.但我方要指出，要想成功地推銷襯衫，你方報價須對賣方具有吸引力。否則，將有

困難。

第五章 商務信函 107

10．As our market is now somewhat dull and prices are generally low, you are very

fortunate in making purchases at this time.目前我方市場呆滯，貨價普遍偏低，幸而貴方此時進貨。

（一）例信

敬啟者：

很高興收到貴方 8 月 25 日的詢價。根據貴方要求，今寄上有插圖的目錄和明細價目單。

此外，下一次將郵寄一批樣品。

相信貴公司看到上述資料和樣品后，定會認為我方產品質量上乘，價格合理。由于質

地柔軟、耐用，我方的純棉床單備受歡迎。貴方在研究我方價格之后，自然會知道我方供

小于求的原因。

若貴方在 9 月 30 日前下訂單，我方可保證在收到訂單后兩周內交貨。若定期購買不少

于 50 打的商品，我方可給予 5%的折扣。

請關注價目單上的我方其他產品，并盼早來首次訂單。

謹上

Section

4出口商回復詢盤

（二）參考譯文

Dear Sirs，We were very pleased to receive your inquiry of August 25 and enclose our illustrated catalogue and the detailed price-list as you asked.Also by separate post we are sending you some samples.When you have examined them, we feel confident you will agree that the goods both excellent in quality and reasonable in prices.Because of their warmth and softness, all-cotton bedsheets are more and more popular, and after studying our prices you will not be surprised to learn that we are finding it difficult to meet the demand.But if you place your order not later than September 30, we would try to effect shipment within fourteen days of receipt of your order.On regular purchase of fifty dozen or more of individual items we would allow you a discount of 5%.We invite your attention to our other products, details of which you will find in the catalogue, and look forward to receiving your first order.Yours faithfully，（三）文本特點

這是一種賣方對買方詢價的回函。這類信應當回答對方來信中問到的所有問題，每個

回復都應當直截了當、言簡意賅。

商務英語溝通與技巧

這類信函一般包括下列內容：

1．首先對對方的詢盤表示感謝并說明收信日期（Express your thanks for the enquiry and state the date of the letter you received.）；

2．其次，提供所有對方詢問的信息，并告之對方商品目錄、價目單、樣品及其他買方

所要求的已另函郵寄（Supply all the information one enquired and inform that the catalogues, the price lists, samples and all the buyer requested have been sent by separate cover.）；

3．有關你方所供產品的詳細信息及產品優勢（Detailed information about the products you can supply and the advantages of the products.Something more about your company, that is the advantages of doing business with each other.）；

4．說明該報價合理且具有競爭力（State that the price given is reasonable and conpetitve.）；

5．說明你方能接受的支付方式以及可能的交貨時間（State terms of payment you can receive and the possible time for delivery.）；

6．最后說明相信對方會對你方產品感到滿意并盼望早日收到訂單（A closing sentence to show that the reader will be satisfied with your products and the hope to conduct business in the future(receive order soon).）。

（四）相關同類表達

1．Enclosed please find a full range of catalogues covering the stainless steel tableware

inquired for in your letter of May 4, if you find any of the items of interest, please let us know and we will send you the samples.隨函附上貴方 5 月 4 日來函要求的不銹鋼餐具說明書，如對其中任何產品感興趣，請

告知我方。我方將寄去樣品。

2．We have much pleasure in enclosing a quotation sheet for our products and trust that their high quality will induce you to place a trial order.非常高興寄去我方的產品報價單，我方相信我方的優質產品會促使貴方試訂貨。

3．We are glad to receive your letter dated November 14 for our bicycle.In reply to your inquiry, we are pleased in making you the following offer.非常高興收到貴方月日對我方自行車的詢函，現回復貴方詢函并報盤

如下。

4．You will receive cuttings of our materials and a color chart, These were airmailed to you this morning.貴方將收到我方服裝材料的剪樣和彩色圖片，這些材料我方已于今晨航寄貴處。

5．We are making you, subject to your acceptance reaching us not later than September 15, the following offer.第五章 商務信函 109

現報盤如下，若貴方接收復函于 9 月 15 日前抵達我處則有效。

6．Our prices are quoted on CIF Lagos basis.If you would prefer the goods to be sent by airfreight, this will be an extra charge.我方的報價為成本加運保費拉各斯價。如果貴方需要我方郵寄該產品，我方將收取額

外差價。

7．We are sending you separately a copy of our latest price list giving CIF Amsterdam Price together with an illustrated catalogue for your reference.我們另寄出標有 CIF 阿姆斯特丹價的最新價目表，以及一份插圖目錄供貴方參考。

8．We are sure you will find a ready sale for our products in Canada as other retailers

throughout Europe and U.S.A, and we do hope we can reach an agreement on the terms quoted.由于歐洲和美國的零售業務業績良好，我方確信我方產品在加拿大定會銷售很好。我方衷心希望貴我雙方能就所報條款達成一致意見。9．We hope you will agree that our prices are very competitive for these good quality clothes, and we look forward to receiving your initial order.我方希望貴方會由于我方的優質服裝，認同我方價格具有競爭力。我方盼望早日收到

貴方的首批訂單。

（一）例信

敬啟者：

貴方 11 月 21 日的來信已收到，謝謝，對此我方已于上周五電復。

從我方的電子郵件中諒必貴方已知道，我方能夠報實盤 250 千噸鋼管拉各斯成本、保

險費加運費每千噸 620 英鎊，可在收到貴方訂單后兩個月內交貨。貨款的支付方式為即期

信用證支付。該報盤以貴方答復在一星期內到達此地為有效。

貴方應已知道，最近市場上對鋼管需求量很大，因此我方對此實盤不能保留太久。需

求大則必然造成漲價，因此請貴方早日答復。

謹上

Section

5還盤

（二）參考譯文

Dear Sirs，Thank you for your letter of November 21, and we sent you a reply by e-mail last Friday.You must have noted from our e-mail that we can make you a firm offer on 250 L/Ts Steel Tubes at ￡620 per L/T CIF Lagos.Delivery can be made within two months upon the arrival of your order, and payment is to be by sight letter of credit.This offer is subject to your reply reaching here within one week.110

商務英語溝通與技巧

As you are aware, there has been active demand for Steel Tubes in the market.It is therefore

impossible for us to keep this offer open too long.Active demand will certainly result in

increased price, and for this reason we expect your early reply.Yours faithfully，（三）文本特點

這是一種還盤信函，即受盤人對發盤內容不太滿意而提出修改或變更意見。

這類信函一般包括下列內容：

1．首先，對發盤人的發盤表示感謝（Express appreciation for the offeror's effort in making an offer.）；

2．其次，表示很遺憾不能接受發盤并解釋原因（Express regret for some reasons you cannot accept the offer and explain it.）；

3．然后，提出你方所希望的條件作為還盤（Make a suggestion about your own terms and conditions to the counter-offer.）；

4．最后，希望對方接受你的還盤（Express your desire to the reader, hoping that your counter-offer will be accepted.）。

（四）相關同類表達

1．While appreciating the good quality and fine style of your bicycles, we find the prices of your goods, especially the women's bicycles, are too high to be competitive in our markets.我方非常欣賞貴方自行車的質量和漂亮款式，但我方認為貴方自行車尤其是女式自行

車的價格太高，在我地市場缺乏競爭力。

2．Thank you for your letter of November 30, in which you asked us for the possibility of reduction from 5%~10% in our prices of men's and women's bicycles.感謝貴方 11 月 30 日來函詢問我方男、女自行車降價 5%-10%的可能性。

3．We regret to inform you that we are not in a position to accept your counter-offer or those terms.我們遺憾地通知貴方，我方無法按照貴方的條件接受報價。

4．Should you be prepared to reduce your limit by, say 3%, we might come to terms.如貴方愿意減價，比方說，3%，也許我們能達成交易。

5．Much to our regret, we are unable to entertain your offer because the specifications you quoted do not meet our clients' requirements.If you are in a position to supply the goods of such specifications as given in our inquiry sheet, we will get in touch with our buyers again.非常遺憾，我方不能接受貴方報盤，因為貴方所報規格不符合我方客戶要求。如果貴

方能夠按我方詢價單上的規格提供該產品，我方將與客戶聯系定購。

第五章 商務信函 111

6．We like the quality of your goods and also the way in which you have handled our inquiry, and would welcome the opportunity to do business with you.我方欣賞貴方貨物的質量及貴方對我方詢盤的處理方式，并希望有機會與你方做合作。

7．We may suggest that you could perhaps make some allowance on your quoted prices that would help to introduce your goods to our customers.我方建議貴方是否對貴方的報價做些減讓，這樣有助于將貴方產品介紹給我方客戶。

Section 6

敦促開立信用證

（一）例信

尊敬的先生/女士：

事由：我方第 CZ-567 售貨確認書

關于我方第CZ-567

售貨確認書中的三百臺磁強儀，擬提請注意交貨日期日益迫近，但至今仍未收到有關信用證。

請速開立信用證，以便我方順利執行這項訂單。

為了避免隨后的修改，務請注意信用證的規定事項與合同條款完全一致。盼佳音。

謹上

（二）參考譯文

Dear Sirs/Madams，Re: Our Sales Confirmation No.CZ-567

With reference to the 300 Gauss Meters under our Sales Confirmation No.CZ-567, we would

draw your attention to the fact that the date of delivery is approaching but we have not yet

received your covering Letter of Credit.Please try your best to establish the L/C, so that we can process your order in good time.In order to avoid subsequent amendments, please see to it that the L/C stipulations are in exact accordance with the terms of the contract.We hope to receive your favorable news soon.Yours truly，（三）文本特點

這是一種催促對方開立信用證的信函。

這類信函一般包括下列內容：

1．首先，說明該批貨物裝運期臨近，但尚未收到相關信用證（State time of delivery is approaching of that goods，but have not yet received covering L/C.）；

2．其次，催促對方開立信用證，以便你方能夠安排裝運（Urging establishment of L/C so

112

商務英語溝通與技巧

as to the seller can conduct his obligation to deliver his goods.）；

3．然后，提醒對方注意信用證條款必須與合同條款完全一致，以避免日后修改（Remind that the L/C stipulation must be in accordance with the terms of the contract.）；

4．最后，表達你方盼望對方回音的良好愿望（Express your desire to the buyer, hoping that you can receive favorable news.）。

（四）相關同類表達

1．It is our practice to require sight L/C.要求即期信用證是我方的慣例。

2．Payment shall be made by a first-class banker's irrevocable and transferable L/C in favor of the seller, available by draft at sight for 100% invoice value.支付方式為：在一流銀行按發票金額的100%開立以賣方為受益人的、不可撤銷的、可轉讓的信用證，憑即期匯票支付。

3．We have made it clear that we should accept D/P terms for your present order.我方已經清楚說明，目前訂貨我方只接受付款交單。

4．We agree to draw at 60 days D/P instead of 30 days D/A.我方同意開具 60 天期付款交單而非 30 天期承兌交單匯票。

5．We should request you to expedite the establishment of the L/C so that we may effect shipment by the direct steamer scheduled here about May 30.我方請求貴方速開立信用證，以便我方能夠將貴方貨物裝運到 5 月 30 日開出的直達汽

輪上。

6．Because there is no direct steamer to your port, please make amendment to your L/C, allowing transshipment in Hong Kong.因無直達船駛往貴港，請修改信用證，準許在香港轉船。

7．You must be responsible for all the losses arising from your delay in opening the covering L/C.貴方必須對遲開相關信用證所造成的一切損失負責。

8．As regards Contract No.254, it is regret that we have not received your L/C yet.非常遺憾，直到目前我方仍未收到貴方第 254 號信用證。

9．We regret being unable to accept your terms of payment and therefore have to return the order to you.非常抱歉，我方不能接受貴方的支付條件，因此，我方不得不把訂單退還貴方。

10．If we had received you L/C, we would have effected shipment.收到信用證后，我方將安排裝運。

11．The goods would have been shipped directly if your L/C has arrived by the end of last

第五章 商務信函 113

November.如果貴方信用證在去年 11 月底開到我方，貴方所訂貨物將直接送抵。

12．Please see to it that letter of credit is always opened telegraphically without delay, so as to enable us to effect shipment during October / November.請確保及時電開信用證，以便我方能在 10 /11 月期間裝運。

13．We find the stipulations in your L/C are not in accordance with the contract.我方發現，貴方信用證上的規定與合同不一致。

14．In view of our friendly co-operation in the past, we shall extend the relative L/C

compliance with your request.鑒于我們雙方過去的友好合作，我方將應你方要求，延期有關信用證。

（一）例信

敬啟者：

我方榮幸地通知貴方，貴方 4 月 28 日所訂購的貨物已經于 5 月 16 日交由“Evergreen” 貨輪自寧波北侖港運出。

隨函附上 1234 美元的商業發票一式三份。按照規定，我方已將裝運單據（提單、保險

單、匯票、原產地證明書、裝箱單及重量尺碼單）交給我公司銀行。貴方支付發票上的款

項后，我公司銀行會將單據寄給貴方。

希望再次接到貴方的訂單。

謹上

Section 7

要求進口商付款函

（二）參考譯文

Dear Sirs，We are pleased to inform you that the goods you ordered on April 28 were loaded onto S.S.“Evergreen” on May 16, which was to depart from Beilun Port, Ningbo, Zhejiang.We enclose commercial invoice in triplicate for $1234.00.As stipulated we have delivered the shipping documents(Bill of Lading, Insurance Policy, Draft, Certificate of Origin, Packing List, List of Weight and/ or Measurement)to our bank, which will send them to you against the

payment of the amount of our invoice.We look forward to your repeat orders.Yours faithfully，（三）文本特點

這是一種要求進口商付款的信函。

114

商務英語溝通與技巧

這類信函一般包括下列內容：

1．首先，通知對方所訂購的貨物已經裝運發出（Inform that the goods were already loaded onto and delivered.）；

2．告知對方所需單據已經交給銀行（State that stipulated documents were delivered to the bank.）；

3．希望對方及時付款（Hope that buyer could effect payment in time.）；

4．表達再次合作的良好愿望（Express your desire to the buyer, hoping that we could cooperate again.）。

（四）相關同類表達

1．Payment is to be made by draft drawn on the buyer payable at sight D/P.我方已向買方開具匯票，請見票后付款交單。

2．As agreed upon in our negotiations, payment is to be made by L/C.按我們協商的規定，用信用證支付。

3．We have drawn on you at 30 days' sight for the amount of the invoice.我方已按發票金額向貴方開立 30 天見票付款的匯票。

4．To give you more convenience, we will draw a clean draft on you for amount shot-opened.為更方便，我方將開出清潔匯票，向貴方支取短開的金額。

5．I hope that the goods can be shipped promptly after you get our L/C.我方希望貴方能在收到我方信用證后馬上發貨。

6．Upon receipt of your L/C, please arrange shipment of the goods booked by us without any delay.收到信用證后，請盡快裝運我方貨物。

7．We are pleased to inform you that we have completed the shipment of 1000 pieces of bicycles.現通知貴方，我方已將 1000 輛自行車裝運完畢。

8．The contract stipulates that the seller shall cable the shipping advice to the buyer as soon as the goods are loaded on board the ship.合同規定，一旦貨物裝船，賣方必須電告裝船通知。

（一）例信

尊敬的先生/女士：

按：訂單 0204 號 500 箱玩具

Section 8

辦理保險后通知函

第五章 商務信函 115

茲確認收到貴方 7 月 20 日的來函，此函要求我方將標題貨物投保保險，保險費由貴方

承擔。我方已向中國人民保險公司替上述貨物按金額 2200 英鎊投保了綜合險。

我方正按要求開列保險單，并將在下周二將保險單連同保險費的索費通知單一并寄給

貴方。

謹上

（二）參考譯文

Dear Sir/ Madam，Re: Your Order No.0204 for 500 Cases of Toys

This is to acknowledge the receipt of your letter dated July 20 requesting us to effect insurance on the captioned shipment for your account.We are pleased to inform you that we have covered the above shipment with the People's

Insurance Company of China against all risks for ￡2200.The policy is being prepared accordingly and will be forwarded to you by next Tuesday together with our debit note for the premium.Yours sincerely，（三）文本特點

這是一種辦理保險后的通知函。通常，在 FOB 或 CFR 條件下，買方可能會要求賣方

代替買方辦理保險。當然，保險費仍然由買方負擔。通常情況下，賣方考慮雙方合作關系

會予以辦理。此信函就是賣方辦理保險后通知買方的信函。

這類商業信函一般包括下列內容：

1．合同號碼（the contract number）；

2．對貨物的簡單描述（a brief description of the goods）；

3．保險人和被保險人（the insurer and the insured）；

4．保險費率（the insurance rate）；

5．保險類別（the type of insurance）。

（四）相關同類表達

1．We will arrange insurance on your behalf.我方愿代貴方投保。

2．Please cover(insure)the goods with Particular Average.請給貨物投保水漬險。

3．We have insured the above goods at invoice value plus 10%.116

商務英語溝通與技巧

我方已將上述貨物按發票金額加 10%投保。

4．Please see to it that the above mentioned goods should be shipped before March 18 and the goods should be covered for 150% of invoice value against all risks.請注意，上述貨物必須在 3 月 18 日前裝出，保險須按發票價格的 150%投保綜合險。

5．In the absence of definite instructions from our clients, we will cover insurance WPA and War Risk according to usual practice.在沒有得到我方顧客明確指示的情況下，我方將按一般慣例投保水漬險和戰爭險。6．We will cover insurance ourselves on 500 pieces of bicycles under Contract No.1234.我方將自行辦理第 1234 號合同項下的 500 輛自行車的保險。

7．We usually effect insurance with the People's Insurance Company of China against all risks, as per Ocean Marine Cargo Clauses of the People's Insurance Company of China, dated the 1st January, 1981.我方一般按1981年元月1日中國人民保險公司的海洋運輸貨物保險條款向中國人民保

險公司投保綜合險。

8．The additional insurance premium is for the buyer's account.額外保險費由買方負擔。

9．We will effect insurance against all risks, as requested, charging premium and freight to you.應貴方請求，我方將為該貨投保綜合險，并向貴方收取保險費及運費。

10．The extra premium will, of course, be refunded to you upon receipt of your debit note, or, if you like, you may draw a sight draft on us for the amount.一收到貴方借記通知單，我方將立即返還額外保費，如果貴方愿意，也可開立即期匯

票向我方收取所需金額。

11．Please let us know whether your price covers the risk of TPND.請告知貴方的價格是否包括偷竊和提貨不著險在內。

12．Please arrange the insurance as per our request and in the meantime we await your

shipping advice.請按我方的要求辦理保險，同時我方等候貴方的裝運通知。

13．The insurance company insures Risk of Breakages with 5% franchise.保險公司對保險破碎險有 5%的免賠限度。

14．The premium is calculated according to the premium rate or rates for risks to be covered.保險費是根據投保險別的保險費率計算的。

第五章 商務信函 117

（一）例信

敬啟者：

訂單號碼 No.234

Section 9

提出投訴信函

今就我公司昨日收到的騎士營帳篷裝運不當一事向貴方提出申訴。該批帳篷是根據上

列訂單訂購的。

裝帳篷的箱子損壞，似乎在運輸過程中已被打開。根據貴方第 678 號發票，我方估計

有 20 件帳篷及若干照明附件被盜，價值 3200 英鎊。由于箱子被翻亂，箱內物品已經起皺

或染上污跡，無法作為新商品在我方北京的銷售處出售。

由于是按到岸價訂貨的，而且負責裝貨的是貴方代理，我方建議貴方就賠償事宜與他們

聯系。隨信附上損壞的丟失的帳蓬清單。在收到貴方的復信前，該批貨物將暫時另行存放。

謹上

（二）參考譯文

To whom it may concern, Our Order No.234

We are writing to you to complain about the shipment of Camping Tents we received yesterday against the above order.The boxes in which the camping tents were packed were damaged, and looked as if they had been broken open in transit.From your invoice No.678 we estimate that a number of accessory lights as well as twenty tents have been stolen to the value of about ￡3200.And because of the rummaging in the boxes, quite a few other tents were crushed or stained and therefore cannot be sold as new articles in our outlets here in Beijing.As the deal was on CIF basis and the forwarding company was your agents, we suggest you

contact them with regard to compensation.You will find a list of the damaged and missing

articles attached, and the consignment will be put aside until we receive your instructions.Yours sincerely，（三）文本特點

這是一種提出投訴，要求索賠的信函。

這類信函一般包括下列內容：

1．首先，告之引起索賠的事實并合理地引用例證（Tell the facts that caused the claim and cite the facts reasonably.）；

2．其次，對事實的描述應當具體（The description of facts should be concrete, such as quoting the file number, the date of delivery, the goods concerned, etc.）；

118

商務英語溝通與技巧

3．指出由于發生的損失和丟失所帶來的不便（Refer to the inconvenience caused by the damage and loss incurred.）；

4．然后，提出解決問題的建議（Suggest a way to settle the issue.）；

5．最后，禮貌地表達你方希望早日解決問題的意愿（Express hope for an early solution of the problem courteously.）。

（四）相關同類表達

1．This is not the first time a delay in delivery has occurred, and the increasing frequency of the trouble compels us to point out that business on these conditions cannot be continued for long.交貨發生延遲已非一次，且愈加頻繁，我方必須指出在這種情況下，雙方的交易不可

能持久。

2．Case No.21 was found to be 5 packages short.As the case was in good shape and does not appear to have been tampered with, we surmise that they must have been short-shipped.Please do not trouble to send a replacement, but adjust your invoice.第 21 箱發現少了 5 包。因箱子完好無損，也沒有損壞的跡象。我方推測一定是寄少了。請不必另寄，但請改正發票。

3．We find that you have sent us an article marked BO/56 instead of the VP/56 we ordered.As the articles sent are not of the type we stock, we must ask for replacement by the correct number as soon as possible.我方發覺運來之貨物為編號 BO/56，而非我方所訂的 VP/56。因來貨與我方的訂購不

符，懇請貴公司盡早更換。

4．Although we have had no news from you since your letter of the 12th of last month, we have no doubt that you did ship the goods on the 20th as agreed, but owing to your failure to

keep us informed, we have not been able to obtain insurance coverage and the goods are

therefore being carried at your risk.雖然自上月 12 日以來，我公司未曾收到貴公司任何來函，我方仍確知該批貨品已于本

月 20 日裝載上船，由于我們未能預先取得聯系，我公司已無法對該貨投保，故該貨應由貴

公司負責保險。

5．You will recognize that we are accordingly in a position to repudiate the whole contract, but such a drastic step would be most unwelcome to us.It is clear, however, that we are entitled to some compensation, and we should be glad to hear of the allowance you are prepared to make to meet the case.貴公司應明白，我方本來能撤銷全部合約，但這件事關系重大，本公司不愿這樣做。

然而，貴公司要清楚，我方享有要求補償的權利，請貴公司給予一定補償以便解決此事。

第五章 商務信函 119

6．With reference to our Order No.315 executed by you, we have to inform you that owing

to negligent packing, several bales were damaged to such an extent that we are compelled to dispose of them at a greatly reduced price.關于貴方處理的第 315 號訂單，我方必須通知您，由于包裝疏忽，幾包貨損非常嚴重。

所以我方必須大減價處理這些貨物。

7．We found half the goods broken(smashed, torn, beyond repairable, unusable, unsalable, damaged).我方發現貨物半數被毀（粉碎、扯破、無法修理、無用、無法銷售、受損）。

8．When unpacking the bale(case, etc.), we found that the color(weight, quality, finish)is unsatisfactory.開包（箱等）之后，我方發現顏色（重量、質量、工藝）不能令人滿意。

9．We regret to point out that a shortage in weight of 210 lbs.was noticed when the goods arrived.我方遺憾地指出，貨物到達時發現輕了 210 磅。

10．There is a discrepancy between the packing list of case No.15 and your invoice: 3 dozen Tea Services are correctly entered on the invoice but there were only 2 dozen in the case.第 15 號箱的裝箱單與發票不符，發票所列為 3 打茶具，而箱內只裝了 2 打。

（一）例信

敬啟者：

Section 10

接受對方投訴 謝謝來信通知我方所交運的貨物（發票號碼 XY678）受損。

從貴我雙方以往的交易中貴方應當了解，這次事件純屬偶然。但我方還是為給貴方造

成的麻煩深表歉意。

請將所有的貨物退還給。我方將請船運公司來檢查損失，以便賠償。這件事不需我方的保險公司處理。

如果貴方希望我方根據 AB456 號訂單再次運貨，請通知我方。我方仍有那批服裝的存

貨，并能于兩周內發貨。

謹上

（二）參考譯文

Dear Sirs，Thank you for informing us about the damage to our shipment(invoice No.XY678)of your order.From our previous transactions you will realize that this sort of problem is quite unusual.120

商務英語溝通與技巧

Nevertheless, we would apologize for the inconvenience it has caused you.Please return the whole consignment to us, and we will ask the shipping company to inspect the damage so that they can arrange compensation.It is unlikely that our insurance company needs to be troubled with this case.If you want us to send you another shipment as per your order No.AB456, please let us know.We have the garments in stock and would be able to effect shipment within two weeks.Yours sincerely，（三）文本特點

這是一種處理對方索賠的信函。

這類信函一般包括下列內容：

1．首先，確認收到投訴并盡快回復（Confirm receipt of the claim and give an answer as quick as possible no matter whether there is a time limit or not.）；

2．感謝對方提請你方注意此事（Express thanks to the opposite party for giving attention to the matter.）；

3．對所發生的事表示遺憾并真誠地希望解決問題（Show regret for what has happened and a sincere wish for resolving the problem.）；

4．承諾認真調查該事件（Promise to look into the matter carefully.）；

5．當接受對方要求時，提出解決問題的基本原則；當不接受對方要求時，要在信中做

出解釋或建議對方向合適的部門提出索賠（When accepting the demand of the opposite party, put forward the principle for resolving the problem;when not accepting, an explanation should be made in the letter, or suggest forwarding the claim to the right department.）；

6．表示熱切地希望和對方繼續商務關系并期盼未來的合作（Show enthusiasm to continue the business relations with the opposite party and wish for further cooperation.）。

（四）相關同類表達

1．Considering the long and agreeable course of business which we have carried on together, we make you an offer of $12 per meter as allowance for inferiority of the quality, which we trust you will see your way to accept.考慮到貴我雙方長期的友好關系，對這次發生質量上的問題，我方特別給予每米 美元的折扣，相信貴公司定能接受。

2．We have closely examined the sample taken from our last consignment and find it in no way different in quality from the TP415 that we have here in stock.We can only surmise that there must be a mistake somewhere.我方已嚴格檢查委托寄買的樣品，發現其質量與現存庫中的 TP415 號貨并無不同。我

第五章 商務信函 121

方猜測這其中一定是有什么誤會。

3．This is the maximum concession we can afford.Should you not agree to accept our

proposal, we would like to settle by arbitration.這是我方所能做的最大讓步，如果貴方不接受我方的建議，我方會通過仲裁解決。

4．With regard to the loss in weight, we would suggest that you make your claim with the forwarding agent, as in a case of this kind, we really cannot accept any liability.關于重量減少一事，我公司不承擔任何責任。關于此點，我公司建議貴公司向貨運公

司索賠。

5．We greatly regret the annoyance caused you by the delayed delivery of your Order No.40.We could put forward some excuse, but refrain from doing so because our mistake is in no way pardonable.因遲運訂單第 40 號的貨物而導致您的困擾，我方非常抱歉。我方情有可原，但我方不

愿解釋。因為錯誤總是不可原諒的。

6．We propose to have the goods inspected immediately.If the inspection confirms the

accuracy of your estimate, generous compensation will be allowed at once.我方提議立即查看此事。如果結果證明貴方正確，貴方將立刻獲得巨額賠償。

7．As the articles were packed with the utmost care, we can only conclude that the damaged case has been stored or handled carelessly.We have reported your claim to your insurance company.由于物品包裝時極其小心認真，我方只能認為箱子受損是儲藏或處理不小心所致。我方已將貴方的索賠報告遞交我方的保險公司。

8．As stipulated in the contract, a minor discrepancy in colors is permissible.That is why the case you brought up is still under a normal practice.如合同所示，允許在顏色方面的輕微差異。故此，貴方提出的問題依然屬于正常現象。

9．All the items for export must be under the tight seal which ensures that we always put the Total Quality Control into execution.所有出口商品都必須經過嚴格的合格檢查，以保證全面控制質量這一措施的實行。

【案例參考】

匯豐銀行商務寫作教程：這是匯豐銀行內部培訓員工用的商務寫作課程。它把寫作分

為五步：計劃、組織、草稿、修改和編輯。分成 8 章講解。講解的時候舉具體的例子做示

范，對提高商務寫作能力很有幫助。今天我們就來了解一下教程的體系和學習計劃。

Chapter 1 Plan your writing Chapter 2 Organize your writing

Chapter 3 Draft and revise your writing to make it complete

122

商務英語溝通與技巧

Chapter 4 Revise your writing to make it cohesive

Chapter 5 Revise your writing to make it clear and concise Chapter 6 Revise your writing to make it courteous Chapter 7 Structure difficult letters Chapter 8 Edit your writing

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