第一篇：7公文寫作知識：寫計劃文書應注意三點

公文寫作知識：寫計劃文書應注意三點

作者：華圖教育 來源：華圖教育 點擊數：次 更新時間：2010-09-24 15:011、基礎材料要準確。計劃文書中的設想是建筑在各種材料基礎上的，是科學的設想，符合客觀事物發展的規律，并不是毫無根據的天方夜譚。因此，寫計劃文書的各種基礎材料，包括數據、信息、資源情況、歷史資料等凡是需要參考的資料，一定要準確、真實、不能有假。如果以假材料為依據，推測出來的設想，將使規劃、計劃很難實現，還會造成重大失誤。

2、任務指標有余地。計劃文書里所提出來的任務、指標和各種措施要求，一定要實事求是，既不能脫離現實、好高騖遠，也不能因循守舊、停滯不前。否則，不是保守，就是冒進。所以，在任務、指標、措施上應留有余地，允許上升的空間。就是說，在充分調動群眾積極性的基礎上，經過努力，可以實現和超額完成計劃。

3、使用樸實的語言。計劃文書與總結、調查報告不同，不需要生動、形象的語言，也不要更多的修辭方法，一般使用相實、莊重的語言。因為計劃文書的內容，都是要求人們未來做的，只有理解明白，才能做，才能執行。所以，語言要樸實無華，不能似是而非、模棱兩可，特別是任務指標決不能含糊，一定要清清楚楚，表達準確，這是計劃文書對語言的要求。

第二篇：春節買房應注意的三點

南方網訊春節就要到了，很多人想利用春節長假，實施買房計劃。春節買房，商家打折讓利，喜氣洋洋，優惠多多；買房人全家出動，熱熱鬧鬧，高高興興。但越是在這種時候，買房人越不能忘了理性。理性購房，一方面不要被所謂打折讓利沖昏了頭，倉促購買；另一方面要客觀地、全面地考慮房屋的經濟性、舒適性。那么具體應該注意哪些問題呢？在此提醒您注意三點：合理的面積配比成熟的購房者已經懂得，住房面積的單純擴大并不代表擁有高水平的住房質量，合理的面積配比是關鍵。即使是一室戶，如果功能面積配比通過后天裝修合理化，那么居住者的生活質量也會大大改善。有關專家提出這樣一個輔助房間面積比，供您參考：廚房面積占房間總面積的11%？13%，貯藏空間的面積占房間總面積的10%，衛生間占套型面積的8%？11%。緊湊的戶型布局布局是評價住宅優劣的最重要的標準之一，同樣面積的住宅可能會因其布局的不同而大相徑庭，不同面積標準的住宅也有類似問題。一般情況下，起居室、臥室、衛生間、廚房、餐廳是構成住宅布局的五項基本要素。這五種要素有其低限面積標準。以下標準供您參考：起居及餐廳14.7平方米，主臥雙人臥15平方米，次臥或單人臥9平方米，廚房5平方米、衛生間4平方米。有這樣一個面積標準并不意味著將它簡單相加便是一個緊湊而不失舒適的居住環境，還需進行優化組合，如動靜分區、使用效率等。潛在的投資價值擁有一套住宅不是一朝一夕的事情，真正使用起來便是十年乃至幾十年。尤其隨著個人住房貸款制度的推行，人們擁有住宅比過去更容易了。購房者應注意今后使用中有可能出現的人口變化，以及居住設施的發展。即使現在所買的房型是比較超前的，也應考慮隨著變化因素的出現，房型功能結構是否有繼續改進的余地。只有可持續發展的住房，才能隨著時間的推移，不但能保值而且還有升值潛力。（編輯：姜志）

第三篇：公文寫作應注意的問題

公文寫作應注意的問題、一、切戒長而空，提倡寫短文

文章長而空。一是空洞議論多；二是敘述過程多；三是面面俱到多。如何克服這些問題？

少說空話、套話，把公文寫短些、寫實些、寫精些。

第二，注意公文的效用。要重點考慮要達到什么目的，解決什么事，需要我們做什么，所以要注意公文的效用。

第三，要在實事求是、聯合本系實際情況上下功夫。

第四，內容要充實，提倡寫短文。

二、避免“三舊”，力求“三新”

1、避免道理舊、辦法舊、表述舊。

2、力求觀點新、材料新、角度新。

三、詳略適宜，突擊垂點。

平鋪直敘，面面俱到，沒有重點或重點不突擊，是公文中覺的事，主要是：

一 是“大而全”。就是文章的柜架大，所做的事情說得全。

二 是不分主次。平均著墨，該詳不詳，該略不略。

三 是，流水賬，全過程。只寫“干了什么”，不寫“干得怎么樣”不作分析，平平淡淡。

如何突擊重點？要掌握詳略適宜的原則。

一是：實則詳，虛則略。

二是：新則詳，舊則略。

三是：特點詳，一般略。

四、緊扣主題，材料與觀點要統一

材料是文章的基礎，觀點是文章的統帥。材料與觀點的關系，是被統帥與統帥的關系，觀點統帥材料，材料說明觀點。材料與觀點必須高度統一，這是寫好公文的基本要求。

處理好材料與觀點的關系，達到兩者的統一：

一是：先“立意”，緊扣主題。“意”即主題、主題思想、總觀點，是一個意思。立意之后文字材料必須緊緊圍繞主題，選材必須服務于主題。

二是：概括必須準確。概括不準主要包括有時概括過寬，有時概括過窄，“過寬”、“過窄”，就是概括失度。

要克服這個弊端，取決于對事物（材料）的深入研究，從掌握的材料中提練出觀點來，精心推敲操練出來的觀點，才能準確，材料和觀點才能統一。

第四篇：標引公文主題詞及應注意問題

標引公文主題詞及應注意問題

（一）主題詞標引程序“三步”走 第一步：審讀文件，分析主題。

首先通讀公文，了解公文的主要內容和發文意圖。一般來說，審讀文件標題，進行主題詞標引是文秘人員常用的方法。如文件標題能概括公文的主要內容，就從標題入手分析主題。否則，就要從公文的內容入手進行主題分析。

主題類型分為單主題和多主題兩種。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個對象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個，而是兩個或者更多，而且都是并列的獨立主題。單主題標引時用多個表達同一概念主題詞，多主題用分組的多個主題詞分別表達各自的主題概念。

分析主題重點是主題結構分析，確定主題因素。主題結構分析即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關系。

主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時間因素和文獻類型因素五部分。主體因素是指公文論述的主題中的關鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個主體因素；通用因素是構成主題的一些通用概念，它說明主體因素的動態和趨勢。通用概念沒有專指性也沒有獨立檢索價值，不宜單獨使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規定適用的地區、位置和對象。位置因素包括國家名稱、地區名稱和組織機構名稱；時間因素是從時間上對主體因素進行限定，把主題對象放在特定的時間范圍之內。時間因素包括年代、時代、朝代、期限等；文獻類型因素包括文獻種類、公文文種、文件名稱編號等。

第二步：提煉、轉換主題概念。

經過分析主題類型和主題結構后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念，并不完全需要標引出來，而應當去粗取精，有所取舍。要提煉標引那些最重要的、專指性最強的主題概念，舍棄一般的主題概念。

對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準確、規范、科學地轉換成主題詞。

1、公文主題詞的選取方法主要有四：一是從公文標題中摘錄；二是從公文正文中提取；三是題文結合撮要；四是自己概括。以能表達公文的主要內容為原則。

2、主題詞組配標引，就是用兩個或兩個以上主題詞構成邏輯關系組合以表達一個專指概念的一種方式。它以詞間語法關系和邏輯關系為基礎，只有相容關系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關系。組配標引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應優先考慮交叉組配和限定組配。

交叉組配是指兩個組配的概念之間具有交叉關系，兩個概念的外延有一部分重合。限定組配是以概念的限定為基礎，由屬概念過渡到種概念的組配。

在標注過程中，如果沒有十分貼切的主題詞，應遵照“宜寬不宜嚴”的原則，選擇相近的主題詞。如國務院辦公廳頒布的《國家行政機關公文處理辦法》一文的主題詞，必須使用《國家行政機關公文主題詞表》中所列之詞。因該表中沒有“處理”二字，可用相近的“管理”一詞代替。

第三步：標引記錄，審核校驗。

主題詞成功組配后，根據《國家機關公文格式》規定，將主題詞標注在公文末頁下部抄送欄目左上側。詞目之間空一字，不用標點符號，按主體、通用、空間、時間、文種等要素，依次進行著錄。

在結束主題詞標引之前，必須對標引結果進行審核。審核的主要內容有：

1、主題概念提煉是否準確、全面，有無漏項；

2、主題詞的轉換是否符合標強規則和組配規則；

3、同類型公文所選用的主題詞是否一致；

4、標引記錄有無遺漏等。如發現問題，及時糾正補救。

（二）主題詞標引“三要”、“三不”

1、“三要”

一要準，即主題詞的標引對公文的內容揭失要準確，包括兩個方面的內容，（1）在主題分析過程中對公文主要內容的分析和提煉是否準確，（2）對分析出來的主題概念轉換成主題詞準確。二要全，標引主題盡量能全面反映公文的主題內容，不能漏標。三要專，即標引的主題詞與公文主要內容的相符程度，一般說來，對于一個公文主題概念只有一個專指的主題詞。這是衡量主題詞揭示主題概念精度的一個重要因素。

2、“三不”

一是不能使用表外詞。有很多人在標引主題詞時，往往都是從標題中抽取幾個關鍵詞進行標引，根本沒有由于使用主題詞表轉換，致使標引的主題詞出現了表外詞，這是主題詞標引的大忌。

二是不能顛倒順序。主題詞的標引按照主體、通用、空間、時間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據公文的標題，從前向后依次標引。三是不能字面組配。主題詞標引時經常遇到待標的主題概念沒有現成的主題詞可供直接標引，必須先將該主題概念分解成二個以上的簡單的主題概念，然后再分別用相應的主題詞進行轉換。分解時應將主題概念分解成兩個或多個有交叉關系的子概念，或者是有限定關系的子概念，切忌避免字面拆分。

（三）在公文主題詞標注中應注意以下幾點：

1、必須熟悉各自的《公文主題詞表》。不熟悉公文主題詞表就談不上公文主題詞的標注。

2、必須認真審研公文內容。可以說，不懂公文內容就不可能標注出恰如其分的公文主題詞。

3、切實做好結合文章。這就是把主題詞表與公文內容緊密結合融會貫通，便能找出適當的主題詞。

4、必須遵守如下標注規則。

（1）主題詞不一定是一個完整的意思，不考慮語法上的結構，不考慮詞與詞之間的搭配連接與必然的聯系，只是將各個詞依次羅列出來。

（2）堅持用詞“宜寬不宜嚴”的原則，如果沒有確切的主題詞，可用相近的詞或上位詞代替。

（3）標注注意按“一范圍、二內容、三文種”的順序“由大到小”排列。在同一組主題詞中，要按“屬概念在前，種概念在后”的秩序排列。

（4）用詞數量一般不少于3個，最多不超過5個。

（5）明確主題詞的位置。公文主題詞位于末頁下方，抄送范圍的上方，也就是注釋域或特殊說明域以下，抄送機關標識域以上。

（6）掌握主題詞的結構及其標印格式。主題詞的結構由標題和主文兩部分組成。標題即主題詞三個字，用黑體字頂格加冒號，其后為主文。主文不使用標點符號，每個主題詞之間空出一個字的位置。應注意的問題

(一)主題詞的排列

反映公文整體(概述)內容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內容的主題詞在后。在單主題公文中，反映中心內容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內容的主題詞在前，反映公文其他內容的各主題詞按出現的先后次序排列。作為自由詞標引的地名(組織機構名)、時間、人名等，應置于表現公文內容的主題詞后面，置于表現公文形式的主題詞前面。同時出現在同一公文中，則按地名(組織機構名)、時間、人名的順序排列。

(二)文種的標引

文種作為正式主題詞，標在所有主題詞的最末位。在轉(印)發類型通知中，被轉(印)發的公文的文種可不作為主題詞標引。但如果被轉(印)發的公文屬法規性質，其名稱為條例、規定、辦法等，則應作為主題詞標引。

(三)標點符號的標引

公文主題詞一般不應出現標點符號。

在《公文主題詞表》中帶有標點符號的正式主題詞，應予保留。因為這些標點符號有特殊功能，刪去后容易引發歧義。

（四）自由詞標引

自由詞標引是用未經規范化處理的自然語言表述公文主題概念，并作為表達公文主題概念的檢索標識。

自由詞標引范圍：一是某些主題概念雖然可以采用組配標引或上位詞標引，但使用頻率較高；二是新出現的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術語等；三是人物、時間和年代稱號；四是地區、組織機構名稱。

自由詞標引應遵守的規則：一是應認真地查找詞表，確實沒有合適的專指的主題詞，才進行自由詞標引。二是可選用其他詞表以及權威性參考書、工具書上的詞。三是所選的詞必須具有較強的檢索功能和組配功能，具有實用性，能檢索，能組配。四是應盡可能做到詞形簡單、概念明確。五是在標出自由詞的同時相應標出它的上位主題詞(或類別詞)。六是在自由詞后標上“△”符號，并適時將新詞登記在主題詞表上。選用《詞表》以外的地名(組織機構名)、時間、人名、文獻名稱等專用名詞作自由詞標引時，不作△標記。

（五）值得注意的是，在批轉、轉發、發布文件時，如果只選擇一個主題詞來標文種，可選擇被批轉、轉發、發布文件的文種。如《國務院關于發布<國家行政機關公文處理辦法>的通知》，其主題詞是“文秘工作 公文 辦法”，標注的就是被發布文件的文種“辦法”，而不是發布文件的文種“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可將前后兩個文種同時標注；但如果是用“通知”轉發“通知”，為避免文種上的重疊，只標一個“通知”即可。

第五篇：文書檔案整理過程中應注意的原則

文書檔案整理過程中應注意的原則

[摘 要]在文書檔案的管理中，文書檔案的整理是一個非常關鍵的工作環節，所以要想更好的提高工作質量，就一定要對文書檔案整理過程中應該把握的原則予以更加清晰的認識，只有這樣，文書檔案整理的效果才會更好，工作的效率也會更高，本文主要分析了文書檔案整理過程中應注意原則，以供參考和借鑒。

[關鍵詞]檔案;原則;整理

在檔案管理工作中，文書檔案整理占據著非常關鍵的位置，它也是檔案工作中不容忽視的一個環節，只有不斷的提高文書檔案整理工作的質量，才能更好的提高檔案查閱和利用效率的提高，所以在檔案工作中，工作人員一定要仔細、認真的將這項工作順利的完成。

一、重視檔案管理和利用的便利性

(1)注意不同檔案的保管期限、單位整理、裝訂

在整理工作中，應該按照文件材料自身的特點和使用價值的大小來確定其保管的期限，國家檔案局已經做出了相關的規定，規定指出，文書檔案的保管期限主要有兩大類，一類是永久保存，一類是定期保存。前者就是說在不發生特殊的狀況下，檔案的保存期限可以無限期延長。定期保存的檔案在年限上分成兩種，一種是保存十年，一種是保存30年。

大家都知道整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等都按其原來的裝訂方式，一個自然本(冊)為一件。

歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后;計算機及其網絡環境中形成的文件。若定稿無重要修改手跡或無領導批示的，定稿無須保存的，正本在前，發文稿紙在后;(大家應注意的是發文稿紙;領導簽字后，必須加蓋單位公章)，正文在前，附件在后，原件在前，復制件在后;轉發文在前，被轉發文在后;有文件處理單位的來文，文件處理單在前，正文在后。

方式與用材的選擇：應歸檔的文件，可根據件內文件的厚薄而定，文件較薄的全縣統一，可采用無糧漿糊等方式粘貼文件左上角，件內文件較厚的，用原來三孔一線的裝訂方式，裝訂時按1：8：6：的尺寸，以文件的左側為裝訂邊進行裝訂;去掉金屬物后文件應取左邊和下側對齊，線兩頭分別留線背后打死結。

(2)保證檔案形成機關和部門之間建立良好的關系

在充分的保證文件之間形成有機聯系的前提下，將上級機關，同一級的機關和本機關應該管理的材料進行科學的劃分，將同一類的進行妥善的整理，但是需要注意的是對于一些聯系非常密切的文件，如果其不屬于同一個部門，不能隨意將其分開，如果要分開，必須要請示上級主管部門，得到上級主管部門的批示以后才能將其分割開。

(3)做好檔案利用中的保密工作

在檔案保密性上，總是采用一種觀點去看待它是不正確的，但是這并不意味著檔案的使用者就不對重要的檔案進行保密，在實際的工作中，應該強化檔案使用者的保密意識，同時還要做出嚴格的保密規定，讓檔案信息的使用者知道什么樣的情況下需要對檔案信息進行保密，保密的范圍又是什么。

二、要保持檔案的自然聯系

(1)維護檔案原有的歷史聯系

檔案是對歷史的最為真實和客觀的反映，所以在檔案工作中，對檔案進行嚴格的管理的緣由之一就是要將事物原本的面貌更加真實客觀的還原。

(2)保持檔案信息的來源聯系

檔案是社會實踐活動的過程中，由不同的黨委構成的，在檔案接收的時候也必須要體現出檔案自身的形成單位，這也就說明，每一個檔案都是有其出處的，在文書檔案的來源方面應該注意到的一點就是注意保持文書檔案自身的形成機關或者時生效機關，這也是工作中需要注意的一個重要內容。

(3)注意檔案承載物的形式聯系

一般情況下，檔案都是又很多文書材料構成的，但是對文書材料內容進行承載的物質卻存在著一定的差別，同一個內容，可以用文字的形式展現出來，也可以用聲音和圖像的形式展現出來，這樣也就形成了文字稿和錄音帶以及錄像帶等多種文字資料。當前計算機技術在文書檔案工作中也得到了非常廣泛的應用，所以也出現了電子文件的形式，在文書檔案管理的過程中，電子文書檔案和紙質文書檔案在管理的方法上存在著非常大的差別，所以在實際的工作中也需要對其進行研究，做好電子檔案保護工作。

(4)尊重檔案反映的內在聯系

在文書檔案工作中，我們所填寫的文字材料實際上都是為了可以更好的解決單位運營和發展中存在的問題，在單位進行了一些重要的活動之后也會形成文字材料，這些檔案的內容都是有著十分緊密的聯系的，有些材料甚至是相互補充的，也是因為文字材料上存在著非常明顯的內在聯系，所以在實際的工作中也逐漸體現出了文字材料的整體性，不同的案卷雖然不劃歸為一類，但是其內在的聯系是不能忽視的，在對文書檔案進行整理的過程中也應該得到高度的重視，只有做好了這一點，才能更好的在工作中提高工作的效率和質量。

(5)考慮檔案形成的時間聯系

檔案中的各種文字材料實際上都是在一定的歷史時期所形成的，所以，同一個時期形成的檔案在反應的內容上一定存在著某些共同點，將同一時期的檔案放在一定位置可以很好的展現出這一過程中存在的問題，這對整體管理工作質量的提升都有著十分重要的推動作用。

三、尊重、利用檔案的原有基礎

原有的檔案能夠反映歷史面貌。歷史的原始記錄和客觀的有機聯系，使檔案能夠如實反映本單位社會活動過程和歷史原貌，繼而使檔案對于工作查考、經驗總結、科學研究等方面具有重要的憑證或參與作用。

檔案管理的標準不斷變化，原有的案卷總是無法符合新要求。然而，過去的案卷反映了過去的歷史環境和技術水平，反映了過去的真實歷史面貌，起到了歷史憑證作用。

四、結語

檔案整理工作在檔案管理工作中是一項基礎性的工作，它也是檔案工作得以順利展開的前提，所以工作人員一定要對這一過程中出現的各種問題予以總結，同時還要掌握工作中應該堅持的原則，只有這樣，檔案整理工作的質量才能得到有效的提升。

[1]李萍.淺談檔案管理的保密工作[J].陜西檔案.2012(03)

[2]陳碧燕.淺談企業科技檔案的收集與整理[J].辦公室業務.2012(03)