第一篇：騰訊企業(yè)郵箱多功能提升移動(dòng)辦公效率

騰訊企業(yè)郵箱多功能提升移動(dòng)辦公效率

正式與微信互通 騰訊qq企業(yè)郵箱多功能提升移動(dòng)辦公效率近日，2014西南CIO聯(lián)盟春季高峰論壇在重慶隆重開(kāi)幕，騰訊企業(yè)郵箱作為受邀企業(yè)參加與會(huì)，發(fā)表主題為“騰訊企業(yè)郵箱助力企業(yè)移動(dòng)辦公”的演講，并表示作為國(guó)內(nèi)知名的郵箱服務(wù)商，騰訊企業(yè)郵箱目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了與微信平臺(tái)正式互通，并將在提高移動(dòng)辦公效率上不斷突破。

2014年注定是個(gè)’移動(dòng)年”，隨著風(fēng)起云涌的科技浪潮，靈活辦公儼然已經(jīng)成為當(dāng)下移動(dòng)辦公的時(shí)代新潮。而微信平臺(tái)的義軍突起給郵箱行業(yè)帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)：如何快速適應(yīng)新時(shí)代的平臺(tái)環(huán)境，讓企業(yè)獲得更有效的服務(wù)體驗(yàn)，發(fā)揮移動(dòng)辦公最大的效率？

騰訊企業(yè)產(chǎn)品西南服務(wù)中心賀鈺梅表示，目前騰訊企業(yè)郵箱已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了與微信平臺(tái)的正式互通，在微信平臺(tái)上，企業(yè)可同步管理網(wǎng)頁(yè)端與微信公眾號(hào)的客戶，實(shí)現(xiàn)多重收發(fā)郵件自由的便捷功能。

第二篇：最新騰訊企業(yè)郵箱常見(jiàn)問(wèn)題整理

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2、內(nèi)網(wǎng)限制需要開(kāi)放的最新的IP列表： web：

電信：119.147.15.108 網(wǎng)通：112.90.140.149 教育：115.25.209.16 移動(dòng)：211.136.236.6 香港：114.134.85.167

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pop/imap：

電信： 113.108.16.116 網(wǎng)通： 163.177.65.209---默認(rèn)接入口，目前包括聯(lián)通、國(guó)外、香港、教育網(wǎng)等都接入到此入口

移動(dòng)： 120.198.189.121 CAP： 182.254.3.143---此ip暫時(shí)未啟用，可以先放開(kāi)

esmtp：

電信：113.108.16.44 網(wǎng)通：163.177.65.211---默認(rèn)接入口，目前包括聯(lián)通、國(guó)外、香港、教育網(wǎng)等都接入到此入口

移動(dòng)：120.198.189.122 boss下單注意事項(xiàng)

一、下單：分兩種情況：

1、公司有營(yíng)業(yè)執(zhí)照的，需要license文件申請(qǐng)表和營(yíng)業(yè)執(zhí)照

2、無(wú)營(yíng)業(yè)執(zhí)照的：這個(gè)又分兩種情況：

關(guān)于企郵下單時(shí)碰到的一些特殊情況，請(qǐng)大家注意：

1、沒(méi)有營(yíng)業(yè)執(zhí)照的企業(yè)下單，需提供如下資料信息： 1)客戶名稱：公司名稱

2）域名證書(shū)（需蓋上負(fù)責(zé)下單經(jīng)銷商的公司公章）

3）域名購(gòu)買人的身份證（需蓋上負(fù)責(zé)下單經(jīng)銷商的公司公章）

4）經(jīng)銷商提供擔(dān)保證明（需蓋上負(fù)責(zé)下單經(jīng)銷商的公司公章），擔(dān)保證明里請(qǐng)說(shuō)明是因?yàn)榫唧w什么原因不具備營(yíng)業(yè)執(zhí)照。

2、個(gè)人非企業(yè)購(gòu)買企郵，需要提供如下資料信息： 1）客戶名稱：姓名：身份證號(hào)

例如客戶名稱為張三，身份證號(hào)為44***，則客戶名稱填為 張三:44***請(qǐng)一定要按以上格式嚴(yán)格填寫，程序會(huì)根據(jù)這個(gè)格式去解析，如果沒(méi)有按這個(gè)格式，后續(xù)綁定rtx時(shí)會(huì)有問(wèn)題。

2）域名證書(shū)（需蓋上負(fù)責(zé)下單經(jīng)銷商的公司公章）

3）域名購(gòu)買人的身份證（需蓋上負(fù)責(zé)下單經(jīng)銷商的公司公章）這里強(qiáng)調(diào)身份證必須是域名購(gòu)買人的身份證，不能是其他人的。

4）經(jīng)銷商提供擔(dān)保證明（需蓋上負(fù)責(zé)下單經(jīng)銷商的公司公章），擔(dān)保證明里請(qǐng)說(shuō)明是個(gè)人購(gòu)買企業(yè)郵。

注明：以上情況下，下單時(shí)填寫地址一欄時(shí)，均填寫域名購(gòu)買人身份證上的地址。

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二、下單前，銷售人員務(wù)必注意客戶提供的管理員帳號(hào)是否為新建帳號(hào)

1、新建管理員帳號(hào)

若客戶未使用過(guò)騰訊郵箱，新申請(qǐng)管理員帳號(hào)，務(wù)必確保客戶提供的密保郵箱能夠正常收發(fā)郵件；（一定要發(fā)送測(cè)試郵件并跟客戶確認(rèn)是否收到，確保密保郵箱正確）

2、已有管理員帳號(hào)

若客戶正在使用騰訊企業(yè)郵箱，有管理員帳號(hào)的；

1）需和客戶確認(rèn)其購(gòu)買數(shù)是否與其現(xiàn)有成員郵箱帳號(hào)數(shù)一致。若其購(gòu)買用戶數(shù)少于其現(xiàn)有成員帳號(hào)數(shù)，務(wù)必和客戶說(shuō)明，超過(guò)購(gòu)買數(shù)的郵箱帳號(hào)將被禁用，將不能正常收發(fā)郵件。避免后續(xù)因此產(chǎn)生問(wèn)題和糾紛。

騰訊表示：后續(xù)若再因此而產(chǎn)生問(wèn)題，將不予處理！請(qǐng)大家后期務(wù)必注意！

2）此情況下，填寫下單信息時(shí)，密保郵箱必須和管理員后臺(tái)的密保郵箱一致。若不一致，請(qǐng)客戶提供管理員后臺(tái)那個(gè)密保郵箱，或者在管理員后臺(tái)將密保郵箱改成客戶現(xiàn)提供的郵箱。若兩者密保郵箱不一致，將無(wú)法正常下單。

注意：

1、不論是報(bào)備 試用 還是下單，license文件申請(qǐng)表上的客戶全稱和省份城市都必須跟所提供的證件上一致；

2、遷移補(bǔ)償?shù)臅r(shí)候，注意單位是月，如果要擴(kuò)容一年，是要選12而不是選1；

14郵箱擴(kuò)容問(wèn)題

問(wèn)題1：擴(kuò)容價(jià)格算法

對(duì)擴(kuò)容的用戶，擴(kuò)容的用戶單價(jià)與最開(kāi)始購(gòu)買的用戶單價(jià)保持一致，擴(kuò)容的時(shí)間等于“原始購(gòu)買的到期時(shí)間”減去“已消耗的時(shí)間”。

即 擴(kuò)容價(jià)格 = 擴(kuò)容的用戶數(shù) ×（累計(jì)購(gòu)買時(shí)間-已消耗的時(shí)間）× 購(gòu)買時(shí)每個(gè)用戶的單價(jià)

這里有1個(gè)約束條件請(qǐng)注意： 這個(gè)擴(kuò)容單價(jià)只能購(gòu)買到原始購(gòu)買的到期時(shí)間。以下舉例說(shuō)明：

假如最開(kāi)始，客戶購(gòu)買100個(gè)用戶數(shù)，選擇優(yōu)惠為買2送1，遷移補(bǔ)償60天，假設(shè)當(dāng)時(shí)購(gòu)買總價(jià)格為M，則1個(gè)用戶每天的單價(jià)為 M /((365×3＋60)×100），后續(xù)擴(kuò)容時(shí)每個(gè)用戶1天的單價(jià)就等于這個(gè)價(jià)格。因此：

如果客戶使用1年后，需要擴(kuò)容50個(gè)用戶，則擴(kuò)容價(jià)格 = 50 ×（365×2）× M /((365×3＋60)×100）

如果客戶使用半年后，需要擴(kuò)容10個(gè)用戶，則擴(kuò)容價(jià)格 = 10 ×（365×2.5）× M /((365×3＋60)×100）

注：擴(kuò)容是沒(méi)有購(gòu)買時(shí)送使用年限的優(yōu)惠的。

第三篇：騰訊企業(yè)郵箱管理后臺(tái)

騰訊企業(yè)郵箱管理后臺(tái)

1.1管理端的登錄

管理頁(yè)面的登錄地址是：http://exmail.qq.com/login

以本手冊(cè)創(chuàng)建過(guò)程為例，這里填寫注冊(cè)時(shí)的管理員帳號(hào)和密碼/或企業(yè)郵箱帳號(hào)和密碼

1.1.1首頁(yè)

后臺(tái)首頁(yè)主要是常見(jiàn)功能的入口以及企業(yè)郵局的整個(gè)概況：如導(dǎo)航欄，添加成員，內(nèi)部公告，郵件群組等常見(jiàn)功能入口。

2.1我的企業(yè)

該分類下，用戶可以自主設(shè)置企業(yè)信息，管理員與分級(jí)管理員，賬戶密碼，域名管理，企

業(yè)與客戶地址本。

2.1.1企業(yè)信息

企業(yè)信息是企業(yè)情況的一個(gè)基本描述。在相關(guān)的表單中填入您企業(yè)的相關(guān)信息，點(diǎn)擊確認(rèn)，即完成了企業(yè)信息的設(shè)置。點(diǎn)擊“我的企業(yè)”一欄，如圖所示：

2.1.2企業(yè)Logo設(shè)置

Logo是屬于企業(yè)形象的一部分，企業(yè)管理員可以給自己所管理的企業(yè)郵箱設(shè)置企業(yè)的logo，設(shè)置成功后，該企業(yè)logo將會(huì)出現(xiàn)在每個(gè)成員帳號(hào)頁(yè)面的左上角位置。

在企業(yè)信息修改的編輯頁(yè)面，點(diǎn)擊郵箱Logo上傳的按鈕，上傳本地的企業(yè)logo圖片，然后在網(wǎng)頁(yè)編輯框中裁剪調(diào)整大小。

2.1.3域名管理

域名管理里主要是管理當(dāng)前賬戶下已經(jīng)開(kāi)通企業(yè)郵的域名，分添加域名和注銷域名兩部分。

（1）添加域名

如果用戶想添加新域名,可以點(diǎn)擊右上角的【添加域名】

添加之后點(diǎn)擊完成設(shè)置。

（2）注銷域名

如果用戶不需要該域名（比如在騰訊企業(yè)郵箱其他賬戶創(chuàng)建該域名時(shí)沖突，則需要先將該域名注銷；或其他原因），則可以點(diǎn)擊右邊的【注銷】按鈕。

溫馨提示：注銷后，該域名下對(duì)應(yīng)的成員帳號(hào)及郵箱郵件將會(huì)被全部刪除。我們強(qiáng)烈建議您：

??先對(duì)成員帳號(hào)，歷史郵件做好備份；

??及時(shí)通知您的往來(lái)聯(lián)系人，或修改您的MX記錄至可用的郵件服務(wù)器上，以免您丟失重要的信件。

2.1.4 企業(yè)地址本

企業(yè)地址本是方便公司內(nèi)部進(jìn)行通訊錄共享的一個(gè)功能。設(shè)置了“地址本共享”以后，成員將會(huì)在自己的郵箱中，看到企業(yè)成員的郵箱帳號(hào)及其他信息。（1）共享企業(yè)地址本

企業(yè)地址本默認(rèn)是不共享的，您需要手動(dòng)點(diǎn)擊“設(shè)置共享”，取消共享同樣只需點(diǎn)擊“取消共享”。共享后，企業(yè)成員能在郵箱中看到企業(yè)其他成員的地址。

導(dǎo)出企業(yè)地址本

導(dǎo)出地址本后的表格效果

2.1.5客戶地址本

客戶地址本是企業(yè)為了統(tǒng)一管理客戶，將客戶的郵件地址等信息以地址本的形式在騰訊企業(yè)郵箱中管理起來(lái)，方便企業(yè)職員與客戶溝通聯(lián)系。

（1）管理地址本

單個(gè)添加頁(yè)面

批量導(dǎo)入頁(yè)面

從您的電腦選擇相應(yīng)格式文件，目前支持的格式為csv，vcard；選擇重名記錄處理方式： 1.跳過(guò)，即如果目前地址本里已有該聯(lián)系人，即跳過(guò)； 2.覆蓋，將導(dǎo)入的新聯(lián)系方式覆蓋已有聯(lián)系方式。3.您可以在頁(yè)面下部下載模板，填寫保存文件直接導(dǎo)入。

設(shè)置共享

類似于企業(yè)地址本的共享，將客戶地址本共享給指定的部門/人，對(duì)方將可以在郵箱聯(lián)系人中查看到“客戶地址本”中的信息。

2.1.7管理員賬戶

管理員賬戶是您所使用騰訊企業(yè)郵箱管理權(quán)限最高的用戶，可以在后臺(tái)實(shí)現(xiàn)本手冊(cè)介紹的所有管理職能。

管理員賬戶的設(shè)置是為了保障您管理員賬戶的安全而進(jìn)行手機(jī)，密保郵箱設(shè)置。

（1）綁定手機(jī)

點(diǎn)擊綁定手機(jī)，然后按照頁(yè)面指引發(fā)送驗(yàn)證短信到指定號(hào)碼即完成綁定。

（2）密保郵箱

在注冊(cè)企業(yè)郵的時(shí)候已經(jīng)填寫過(guò)密保郵箱，如果需要修改，可以點(diǎn)擊修改。

（3）管理員郵箱 管理員郵箱的作用：

方便管理員登錄后臺(tái)，可從郵箱中一鍵進(jìn)入管理后臺(tái)。

接收系統(tǒng)通知。如域名狀態(tài)異常，功能更新等系統(tǒng)通知將會(huì)發(fā)到管理員郵箱。

管理員后臺(tái)切換

個(gè)人終端切換

2.1.8修改密碼

修改您的管理員帳號(hào)的登錄密碼，需要正確輸入舊密碼后才可。填寫正確的舊密碼跟新設(shè)置的密碼后保存修改即可。

2.1.9分級(jí)管理員

對(duì)于中大型企業(yè)，人員眾多，部門林立。一個(gè)管理員可能管不過(guò)來(lái)，此時(shí)，管理員可以指定其他成員來(lái)幫助自己管理，這個(gè)被委托的成員稱之為分級(jí)管理員。分級(jí)管理員擁有部分如：成員管理，分組管理，內(nèi)部公告權(quán)限。

3.1成員與群組 3.1.1組織架構(gòu)

管理員可以創(chuàng)建不同的部門，并在部門下面設(shè)定子部門。另外，管理員需要注意，部門的層次最多支持十層。（1）創(chuàng)建部門

初始創(chuàng)建的時(shí)候，系統(tǒng)默認(rèn)創(chuàng)建了一個(gè)頂級(jí)部門，并命名為您的企業(yè)名稱，如“騰訊企業(yè)郵箱”。

點(diǎn)擊圖中箭頭下拉，出現(xiàn)【新建部門】按鈕，點(diǎn)擊即可新建部門： 填入部門名稱確認(rèn)即可。

（2）修改、刪除部門

當(dāng)企業(yè)的組織架構(gòu)發(fā)生變化時(shí)，管理員可以通過(guò)修改部門的名稱、刪除，重建調(diào)整部門的級(jí)別等措施來(lái)應(yīng)對(duì)這種變化。

成員管理

企業(yè)郵箱管理員可以創(chuàng)建多個(gè)以企業(yè)域名為后綴的郵箱，并分配給企業(yè)員工使用。管理員擁有對(duì)這些帳號(hào)的創(chuàng)建、回收、修改密碼等管理權(quán)限。

成員帳號(hào)是企業(yè)郵箱的基礎(chǔ)，幾乎所有的管理操作都是基于成員帳號(hào)的。

在組織架構(gòu)設(shè)置好了，在這里就可以對(duì)員工的企業(yè)郵箱帳號(hào)進(jìn)行新增，刪除，禁用，啟用等管理操作了。

增加帳號(hào)時(shí)，可指定該帳號(hào)所屬的企業(yè)部門，在對(duì)應(yīng)的部門上勾選即可。

同時(shí)建議勾選首次登錄修改初始密碼。因?yàn)槌跏济艽a是管理員幫成員設(shè)置的，建議管理員勾選此選項(xiàng)以便系統(tǒng)在成員首次登錄時(shí)通知其修改初始密碼。

溫馨提示：一個(gè)成員可同時(shí)存在于多個(gè)部門，以滿足企業(yè)員工身兼多職的需要。如果沒(méi)有給該成員指定任何部門，則默認(rèn)會(huì)把該成員放在第一級(jí)部門下面。移動(dòng)部門

可以對(duì)用戶所在部門進(jìn)行移動(dòng)，勾選移動(dòng)到相應(yīng)的部門即可。

添加到郵件群組，將用戶添加到某一個(gè)郵件群組里面，啟用/禁用/刪除

當(dāng)員工長(zhǎng)時(shí)間不使用郵箱帳號(hào)時(shí)，管理員可以將郵箱帳號(hào)禁用，必要時(shí)再啟用。溫馨提示：禁用后，該成員帳號(hào)將無(wú)法登錄郵箱。編輯信息

點(diǎn)擊【編輯】按鈕，可以對(duì)成員的信息進(jìn)行編輯，包括性別、生日、聯(lián)系方式、職務(wù)、所屬部門與所屬群組等的設(shè)置。

設(shè)置別名

管理員可以為郵箱成員設(shè)置別名帳號(hào)，這樣一個(gè)成員就可以對(duì)應(yīng)多個(gè)郵箱地址。

溫馨提醒

*一個(gè)成員最多允許5個(gè)別名帳號(hào) *別名帳號(hào)不能用于群組郵件中。

3.1.2郵件群組

是一種方便的郵件發(fā)送方式。

管理員可以把企業(yè)中經(jīng)常需要同時(shí)聯(lián)系的一批成員設(shè)置為一個(gè)郵件群組。

郵件群組是一個(gè)特殊的郵件地址，代表了多個(gè)郵件地址。對(duì)郵件群組發(fā)信即等同于給其代表的多個(gè)郵件地址發(fā)信。

例如：將企業(yè)中的銷售員工設(shè)置為一個(gè)郵件群組sales@abc.com，后續(xù)只需要給這個(gè)地址發(fā)信，企業(yè)中的銷售人員就都能同時(shí)收到了。

逐個(gè)添加成員，直接勾選組織架構(gòu)里的成員。

導(dǎo)入群組

使用群組

在郵箱中使用的界面如圖，寫信時(shí)在聯(lián)系人中選擇相應(yīng)群組即可：

溫馨提示：只有當(dāng)您企業(yè)地址本共享后，才可以在發(fā)信時(shí)使用郵件群組功能。

4.1系統(tǒng)日志

通過(guò)“系統(tǒng)日志”功能，企業(yè)管理員可方便的了解到企業(yè)郵箱的整體使用情況。包括成員收發(fā)信的狀況，管理員操作記錄等。

4.1.1郵件概括

輸入開(kāi)始結(jié)束日期，選擇域名，點(diǎn)擊查詢，可以查詢本企業(yè)發(fā)信與收信量最多的15名用戶。

4.1.2郵件搜索

輸入帳號(hào)如admin@apple4th.com，選擇主題，類型，開(kāi)始結(jié)束日期，查詢后可以得知該用戶的郵箱使用情況。也可單獨(dú)對(duì)某主題、類型、日期進(jìn)行查詢。

4.1.3登陸記錄

查詢登錄記錄，包括登錄時(shí)間、登陸地點(diǎn)與登錄方式三類信息。

4.1.4操作記錄

管理員的操作流水都會(huì)在此記錄下來(lái)。包括登錄、添加用戶、創(chuàng)建群組、管理組織架構(gòu)等操作。

4.1.5批量任務(wù)

5.1工具箱

工具箱里提供了開(kāi)發(fā)接口，內(nèi)部公告，網(wǎng)盤，郵箱搬家，郵件列表，登錄模板，用戶歡迎信，郵件轉(zhuǎn)移，外域入信限制的功能。

5.1.1開(kāi)放接口

5.1.2發(fā)布公告

作為企業(yè)用戶，經(jīng)常需要在內(nèi)部發(fā)送一些信息，例如放假通知，部門通知等。騰訊企業(yè)郵箱提供了內(nèi)部公告供您來(lái)發(fā)送這些內(nèi)容。

管理員在這里發(fā)布的公告將會(huì)在每個(gè)成員郵箱的首頁(yè)顯示出來(lái)。當(dāng)前公告最大支持2000個(gè)漢字。

如果管理員需要撤回所發(fā)布的公告，可以在已發(fā)布的公告列表右側(cè)點(diǎn)擊撤回按鈕。溫馨提示：

無(wú)論成員是否已讀該公告，管理員一但撤回，成員的內(nèi)部公告收件箱將不再存在該公告，但是如果成員已經(jīng)通過(guò)客戶端下載到本地，則成員本地的公告我們無(wú)法幫您撤回，但是其網(wǎng)頁(yè)版的內(nèi)部公告收件箱依然會(huì)被我們撤回。

5.1.3企業(yè)網(wǎng)盤

企業(yè)網(wǎng)盤是用于企業(yè)內(nèi)部共享文件的一種網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)服務(wù)。企業(yè)郵箱成員共享一塊網(wǎng)絡(luò)硬盤，成員可以上傳、下載里面的文件，并共享給公司的其他同事。

管理員具有管理全局文件的權(quán)限，可以刪改其他成員上傳的文件內(nèi)容。而成員只能修更改自己上傳的文件。

企業(yè)管理員先定義好企業(yè)內(nèi)部的各文件夾，便于大家分類文件。管理員可以在這里創(chuàng)建文件夾，或?qū)σ延械奈募A進(jìn)行權(quán)限、重命名、刪除等操作。

點(diǎn)擊“權(quán)限”，頁(yè)面出現(xiàn)“設(shè)置權(quán)限”頁(yè)面，您可以為文件夾設(shè)置獲得權(quán)限的部門/人。擁有權(quán)限的用戶可以在郵箱中查看該文件夾，上傳或下載文件。

點(diǎn)擊文件夾圖標(biāo)，即可進(jìn)入文件夾，查看和管理里面的文件。管理員可以在此查看到所有用戶上傳的文件，并將其移動(dòng)、刪除或下載。

5.1.4郵箱搬家

在啟動(dòng)郵箱搬家之前，請(qǐng)務(wù)必確認(rèn)：

1.原郵件系統(tǒng)的域名未被注銷，用戶郵箱賬戶未被注銷； 2.原郵件系統(tǒng)的郵箱系統(tǒng)開(kāi)啟了POP或者IMAP功能；

3.在搬家完成之前，請(qǐng)不要在域名提供商處修改需要搬家的域名的A記錄。避免搬家時(shí)無(wú)法連接到原有郵箱系統(tǒng)，導(dǎo)致搬家失敗。第一步

第二步

第三步

第四步：（成員）正式開(kāi)始搬運(yùn)郵件

瞧，管理員一經(jīng)啟動(dòng)，成員登錄騰訊企業(yè)郵箱后，就會(huì)收到提示了。

輸入原來(lái)的密碼，就可以開(kāi)始收取郵件了。

注意，郵箱搬家功能是一對(duì)一的，也就是系統(tǒng)會(huì)按照相同的帳號(hào)進(jìn)行收取，如果在騰訊企業(yè)郵箱側(cè)沒(méi)有建立對(duì)應(yīng)的帳號(hào)，則該帳號(hào)不能啟動(dòng)搬家。

管理員還能通過(guò)日志了解到每個(gè)成員的搬家情況。

5.1.5郵件列表

作為企業(yè)，經(jīng)常需要聯(lián)系一些客戶，發(fā)送大批量的通知郵件。

為了幫助企業(yè)更好的與顧客交流互動(dòng)，騰訊企業(yè)郵箱也提供了郵件列表功能。顧客主動(dòng)訂閱企業(yè)的郵件列表后，系統(tǒng)就會(huì)把企業(yè)最新的優(yōu)惠信息推送給顧客，設(shè)置過(guò)程非常簡(jiǎn)單，企業(yè)用戶不用再為發(fā)送上萬(wàn)封郵件費(fèi)神。

郵件列表功能，是一種基于訂閱關(guān)系的郵件發(fā)送服務(wù)，支持最多同時(shí)給50000名訂戶發(fā)信。現(xiàn)在客戶只要訂閱了企業(yè)的郵件列表，那么企業(yè)的最新內(nèi)容就可以通過(guò)郵件的方式送到客戶的郵箱里。

用戶可以點(diǎn)擊【了解QQ郵件列表可以做什么】鏈接進(jìn)入在線幫助，如果用戶已了解則可以直接創(chuàng)建郵件列表了。

填寫郵件列表信息。在這里，您需要填寫欄目的名稱、欄目簡(jiǎn)介、默認(rèn)發(fā)信帳號(hào)等，最后點(diǎn)擊“完成”確認(rèn)信息。

欄目創(chuàng)建完后，管理員就可以讓用戶來(lái)訂閱了。

管理員可以通過(guò)兩種方式來(lái)讓用戶來(lái)訂閱企業(yè)的信息，一種是通過(guò)發(fā)送鏈接給用戶，另外一種是在網(wǎng)站的頁(yè)面上添加訂閱插件，讓用戶自己填寫訂閱郵箱。兩種方式都可以，管理員只要選擇適合自己的任意一種就可以了。

用戶只需要在訂閱方框中輸入自己的郵箱地址，企業(yè)與顧客之間的一對(duì)多的訂閱關(guān)系就建立起來(lái)了，企業(yè)的信息就會(huì)定期的推送到用戶郵箱里。

查看訂戶情況

管理員在創(chuàng)建完郵件列表后，可以通過(guò)查看訂戶情況來(lái)了解目前欄目的關(guān)注度如何。

1.單擊“訂戶”，進(jìn)入詳細(xì)頁(yè)面。

2.點(diǎn)擊“正在訂閱”，可以了解到目前訂閱的訂戶總數(shù)。

同一頁(yè)面上，點(diǎn)擊“未確認(rèn)訂閱”則可了解到收到邀請(qǐng)但點(diǎn)擊確認(rèn)鏈接的訂戶數(shù)量。

4.最后“已退訂”一欄，則是記錄那些訂閱了企業(yè)信息，后來(lái)又取消的訂戶群。這些記錄可以幫助管理員回訪那些退訂的訂戶，了解他們的退訂的原因等等。

5.管理通知郵件

管理員可以在郵件頁(yè)面，修改編輯欄目的RSS源更新通知郵件，也可以手動(dòng)給所有的訂閱用戶發(fā)信。

統(tǒng)計(jì)功能讓管理員可以查詢某一段時(shí)間內(nèi)，訂戶和郵件數(shù)據(jù)的變化情況

設(shè)置

在初次創(chuàng)建完欄目之后，如果需要更改的話，可以通過(guò)欄目首頁(yè)，找到“設(shè)置”一欄，單擊進(jìn)入設(shè)置頁(yè)面。

在“基本信息”頁(yè)面，管理員可以修改欄目名稱、發(fā)信帳號(hào)等。

如果管理員要?jiǎng)h除當(dāng)前欄目，只需要在頁(yè)面的右邊，單擊“刪除欄目”即可完成刪除操作。注意：刪除時(shí)所有訂戶和郵件統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)都會(huì)被清空。

在

在“RSS更新通知”頁(yè)面，管理員可以設(shè)置企業(yè)網(wǎng)站的RSS源地址、發(fā)送頻率等。

在“訂閱頁(yè)面”一欄，管理員可以通過(guò)啟用自定義的logo，在訂閱頁(yè)面上顯示欄目訂戶數(shù)來(lái)個(gè)性化自己的訂閱窗口。

5.1.6登錄模板

嵌入式登錄模板是嵌在企業(yè)網(wǎng)站上面的一個(gè)快捷入口，可嵌入到企業(yè)的網(wǎng)站或內(nèi)部系統(tǒng)中，管理員或成員可直接通過(guò)模板登錄到企業(yè)郵箱中。下面，我們簡(jiǎn)單的介紹下如何在網(wǎng)站中嵌入登錄模板。

1.找到基本設(shè)置下的“嵌入式登錄模板”標(biāo)簽，單擊“設(shè)置”。

2.選擇您想要的布局方式，目前提供的方式有縱向排布和橫向排布兩種。

5.1.7用戶歡迎信

5.1.8郵件轉(zhuǎn)移

員工離職，郵箱已經(jīng)刪除，可是客戶還會(huì)給他的郵箱發(fā)郵件?? 重要來(lái)信遲遲沒(méi)有收到，原來(lái)是對(duì)方寫錯(cuò)了郵件地址?? “錯(cuò)誤地址轉(zhuǎn)發(fā)功能”則可以避免這個(gè)問(wèn)題。

當(dāng)發(fā)生上述情況，例如，對(duì)方發(fā)送給abc@apple4th.com，但是系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)后者是一個(gè)不存在的帳號(hào)，就會(huì)把這封信轉(zhuǎn)發(fā)到指定的郵箱中，如本手冊(cè)設(shè)定的admin@hzhuilan.com。讓您不再擔(dān)心錯(cuò)過(guò)這類郵件

溫馨提示：

發(fā)往錯(cuò)誤地址的信件將全部轉(zhuǎn)發(fā)至該郵箱，有可能導(dǎo)致該郵箱收到許多垃圾郵件。建議設(shè)

置為非工作郵箱。

對(duì)于發(fā)往錯(cuò)誤地址的郵件，轉(zhuǎn)發(fā)至目標(biāo)郵箱后，將自動(dòng)被歸類到文件夾中，文件夾名：郵件轉(zhuǎn)移。

進(jìn)入該文件夾后，始終有小黃條提示：

由于管理員使用您的郵箱開(kāi)啟了“郵件轉(zhuǎn)移”功能，因此發(fā)往錯(cuò)誤地址的信件被轉(zhuǎn)發(fā)到這里。

5.1.9設(shè)置外域入信限制

（1）黑名單

管理員可以設(shè)定某個(gè)郵件地址，或者是某個(gè)域名為黑名單，設(shè)定后將不再收到該地址發(fā)過(guò)來(lái)的郵件。

例：將域名“example.com”設(shè)置為黑名單，將不再收取任何發(fā)信人地址后綴為“@example.com”的郵件。

溫馨提示：管理員的黑名單作用范圍是全局的，將影響全部成員，而成員的黑名單作用范圍是個(gè)人的。所以，有時(shí)候成員收不到某個(gè)發(fā)送方發(fā)來(lái)的郵件時(shí)，可以咨詢下管理員在名單上是否做了一些約束。

（2）白名單

管理員可以將某個(gè)郵件地址，或者是某個(gè)域名設(shè)定為白名單，設(shè)定后，就能確保該地址發(fā)過(guò)來(lái)的郵件將不受系統(tǒng)限制。

值得注意的是，來(lái)自白名單的郵件仍然受到用戶自定義收信規(guī)則的影響。

例1：管理員把lishi@example.com 加入白名單中，但用戶A卻不想收到lishi@example.com的郵件，于是用戶A把lishi@example.com加入黑名單中，那用戶A將收不到任何發(fā)信地址為“l(fā)ishi@example.com”的郵件。

例2：管理員把lishi@example.com 加入白名單中，但用戶A設(shè)置了轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)則，lishi@example.com 發(fā)送過(guò)來(lái)的郵件都轉(zhuǎn)發(fā)到另外一個(gè)郵箱。

6.1增值服務(wù)

6.1.0郵件備份

使用郵件備份功能，您需要設(shè)置一個(gè)接收備份郵件的郵箱帳號(hào)，以及備份規(guī)則，自設(shè)置生效后的開(kāi)始備份，一旦有符合備份規(guī)則的郵件則會(huì)立即備份至您的接收郵箱內(nèi)。

溫馨提示：是從設(shè)置生效后以及之后的郵件才會(huì)備份，設(shè)置時(shí)間點(diǎn)之前的郵件不會(huì)進(jìn)行備份。

點(diǎn)擊“添加備份規(guī)則”，您可以在此創(chuàng)建新的規(guī)則備份符合的郵件。

6..1.1企業(yè)簽名檔

企業(yè)簽名檔可以幫助您設(shè)置統(tǒng)一格式的郵件簽名檔，在郵件中展示統(tǒng)一的企業(yè)形象。企業(yè)簽名檔將會(huì)成為全員的默認(rèn)簽名檔，簽名檔內(nèi)容在發(fā)出的郵件左下方顯示，員工可自行修改。

您可以在左側(cè)編輯簽名檔內(nèi)容，右側(cè)預(yù)覽圖可以幫助您查看效果。點(diǎn)擊內(nèi)容項(xiàng)右側(cè)的紅色減號(hào)圖標(biāo)，可以取消顯示該項(xiàng)；取消顯示后，您可以點(diǎn)擊加號(hào)圖標(biāo)重現(xiàn)顯示該項(xiàng)。

您可以點(diǎn)擊“更換企業(yè)logo”設(shè)置新的企業(yè)logo；成員姓名、成員職位、所在部門、聯(lián)系電話項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)自動(dòng)從成員信息讀取；“聯(lián)系地址”和“備注”項(xiàng)目?jī)?nèi)容可以點(diǎn)擊右側(cè)的編輯圖標(biāo)手動(dòng)輸入，內(nèi)容為空則不顯示。

完成編輯后，點(diǎn)擊“應(yīng)用至全員”完成企業(yè)簽名檔設(shè)置。

可取消

6.1.2設(shè)置個(gè)性化的登錄界面

可以幫助您的企業(yè)設(shè)計(jì)貼近企業(yè)文化的郵箱登錄頁(yè)面。（1）選擇一種布局

（2）設(shè)置企業(yè)Logo，企業(yè)信息，版權(quán)信息。

6.1.3設(shè)置IP登錄權(quán)限

設(shè)置IP登錄權(quán)限，可以幫助您更好的堵住安全漏洞。設(shè)置IP登錄權(quán)限后，企業(yè)成員僅能在指定IP或IP段登錄；您還可以設(shè)置白名單，白名單用戶不受登錄限制。

您可以點(diǎn)擊“設(shè)置限制ip/段”，啟用此功能。

點(diǎn)擊“添加IP”，可以輸入IP地址；點(diǎn)擊“添加IP段”，可以輸入連續(xù)的IP地址；您可以添加多個(gè)IP或IP段。

該限制對(duì)企業(yè)所有成員生效，您可以設(shè)置“白名單”，白名單帳號(hào)不受登錄限制。點(diǎn)擊“添加白名單”可以添加部門/人至白名單。

6.1.4通知助手

通知助手是騰訊企業(yè)郵箱專門開(kāi)發(fā)的工具，目的在于幫助企業(yè)給注冊(cè)會(huì)員發(fā)送通知郵件，每天可供發(fā)信量為1000封，在首頁(yè)我們會(huì)提醒您今天還可發(fā)多少封通知信件。

（1）Web方式：

Web方式，適用于向注冊(cè)會(huì)員發(fā)送通知信、訂閱信等郵件內(nèi)容固定的資訊類郵件。用戶需要定制郵件內(nèi)容，上傳收件人列表手動(dòng)發(fā)送。??Web方式發(fā)送通知郵件：

您只需要四個(gè)步驟即可使用web方式發(fā)送通知郵件。第一步：設(shè)置發(fā)件人郵箱地址（必須是成員帳號(hào)）。

用戶可以自己寫郵件，也可以點(diǎn)擊上傳eml郵件，還可以點(diǎn)擊“上傳eml文件”旁邊的箭頭，彈出選擇歷史郵件菜單。

選擇收件人地址

您可以從已有列表中選擇，也可以在線上傳郵件地址，上傳的文件需要按照指定格式進(jìn)行編排（請(qǐng)參照頁(yè)面指引操作），同時(shí)，您每次上傳的文件都會(huì)保存在列表里，下次即可直接從列表中選取。

第四步：確認(rèn)發(fā)送

點(diǎn)擊發(fā)送郵件后，您可以查看郵件的發(fā)送狀態(tài)。

您創(chuàng)建的郵件需要經(jīng)過(guò)我們的審核，我們將在一個(gè)工作日內(nèi)審核完畢，請(qǐng)耐心等待。

管理通知郵件

用戶可以在【我的郵件】欄目中管理您發(fā)送的通知郵件。***點(diǎn)擊郵件標(biāo)題可以預(yù)覽郵件：

***點(diǎn)擊“查看”可以查看到該郵件的發(fā)送詳情：

管理發(fā)送地址

您可以在【發(fā)送地址】中管理您的注冊(cè)會(huì)員地址，您上傳的地址都會(huì)保存在這里，同時(shí)可以繼續(xù)上傳新的注冊(cè)會(huì)員地址，下次選擇收信人可直接在列表中選取。

Smtp方式

適用于向注冊(cè)會(huì)員發(fā)送注冊(cè)確認(rèn)信、密碼找回信等收件人動(dòng)態(tài)生成、郵件內(nèi)容包含變量的系統(tǒng)郵件。用戶需要定制郵件模板，通過(guò)客戶端自動(dòng)向SMTP服務(wù)發(fā)起發(fā)信請(qǐng)求。

Smtp方式發(fā)送通知，需要您在“首頁(yè)”指定默認(rèn)發(fā)信帳號(hào)，進(jìn)入“郵件樣本”編輯或上傳樣本郵件以完成管理端配置后，直接向smtp服務(wù)器發(fā)起發(fā)信請(qǐng)求即可。詳細(xì)說(shuō)明，可見(jiàn)“發(fā)送指引”頁(yè)面。

您還可以隨時(shí)進(jìn)入“我的郵件”頁(yè)面查看郵件發(fā)送情況。

6.7限制成員外發(fā)

您可以設(shè)置受限名單，名單中的部門/成員將不能往外域郵箱發(fā)送郵件，可正常接收郵件、與同域郵箱帳號(hào)收發(fā)郵件。

您可以點(diǎn)擊“添加受限名單”，選擇添加部門/成員，受限名單將自動(dòng)生效；您還可以點(diǎn)擊“刪除”，將部門/成員移出受限名單。

6.1.5企業(yè)名片

“企業(yè)名片”功能可以在QQ郵箱中更好的展示您的企業(yè)信息，發(fā)往QQ郵箱的郵件，發(fā)件人將帶有特殊圖標(biāo)，點(diǎn)擊圖標(biāo)查可看企業(yè)詳細(xì)信息，點(diǎn)擊企業(yè)logo可以進(jìn)入您設(shè)置的網(wǎng)站。

“企業(yè)名片”信息包括：企業(yè)名稱、地址、企業(yè)logo、企業(yè)網(wǎng)址、簡(jiǎn)介。

企業(yè)名稱：與免費(fèi)用戶“企業(yè)認(rèn)證”中的企業(yè)名稱、或購(gòu)買收費(fèi)版提供的企業(yè)名稱一致，無(wú)法編輯。

企業(yè)地址：可手動(dòng)編輯，建議不超過(guò)33個(gè)字；

企業(yè)logo：推薦使用100*60像素的圖片，點(diǎn)擊可更改圖片；

企業(yè)網(wǎng)址：以http:// 或https:// 開(kāi)頭的網(wǎng)址，在企業(yè)logo編輯頁(yè)面填寫； 企業(yè)簡(jiǎn)介：建議不超過(guò)82個(gè)字。

編輯完點(diǎn)擊“提交審核”，審核結(jié)果會(huì)在頁(yè)面顯示，同時(shí)以郵件發(fā)送至您的密保郵箱。企業(yè)名片將在審核通過(guò)后自動(dòng)生效。

通過(guò)審核后，您可以隨時(shí)修改信息，或關(guān)閉企業(yè)名片。修改信息、或重新啟用需要再次審核，審核期間名片將不會(huì)生效。

通過(guò)審核后，您可以隨時(shí)修改信息，或關(guān)閉企業(yè)名片。修改信息、或重新啟用需要再次審核，審核期間名片將不會(huì)生效。

6.1.6綁定RTX

6.1.7定期修改密碼

第四篇：騰訊企業(yè)郵箱初體驗(yàn)（小編推薦）

騰訊企業(yè)郵箱初體驗(yàn)

騰訊企業(yè)郵箱不同于QQ域名郵箱，是在域名郵箱基礎(chǔ)上加強(qiáng)了一些管理功能，并且是不與QQ帳戶綁定的。

老耿以前寫過(guò)好幾篇域名郵箱的文章了，在寫QQ域名郵箱的時(shí)候說(shuō)我現(xiàn)在用的就QQ域名郵箱，原因是可以與qq企業(yè)郵箱綁定，相當(dāng)于QQ郵箱的一個(gè)別名，這樣，有新郵件的時(shí)候在QQ面板上就可以提示，直接查收，很方便。

因?yàn)閘aogeng.org是我個(gè)人的域名，域名郵箱也只有我一個(gè)人在用，覺(jué)得這樣用更方便而已。但很多企業(yè)是不允許使用QQ的，就更不會(huì)使用與QQ郵箱同帳戶的域名郵箱，所以這樣一來(lái)，QQ域名郵箱的這個(gè)特點(diǎn)就成了企業(yè)不選擇它的理由了。

而騰訊的企業(yè)郵箱就是一個(gè)不與QQ帳戶綁定，獨(dú)立的企業(yè)郵箱了，目前是內(nèi)測(cè)階段，老耿提前體驗(yàn)了一把，跟大家分享一下，感謝騰訊的小陳帥哥提供的邀請(qǐng)碼。

注冊(cè)說(shuō)明：

目前騰訊企業(yè)郵箱處于內(nèi)測(cè)狀態(tài)，已經(jīng)注冊(cè)QQ域名郵箱的域名，是不能直接注冊(cè)騰訊企業(yè)郵箱的，需要先將QQ域名郵箱注銷，等過(guò)了7天的保留期才可以注冊(cè)騰訊企業(yè)郵箱，小陳帥哥說(shuō)以后會(huì)提供域名郵箱直接轉(zhuǎn)移到企業(yè)郵箱的功能。

注冊(cè)和域名驗(yàn)證

騰訊企業(yè)郵箱注冊(cè)也不需要使用QQ號(hào)來(lái)登陸，是先到官網(wǎng)注冊(cè)一個(gè)帳號(hào)，然后使用這個(gè)帳號(hào)登陸并添加域名。

域名驗(yàn)證的方式是上傳HTML文件和CNAME兩種方式，需要驗(yàn)證并設(shè)置MX記錄后才可以進(jìn)行全部操作。

第五篇：提升辦公效率的信息化策略

提升辦公效率的信息化策略

口王鳴

合理運(yùn)用信息化工具能使秘書(shū)的辦公效率明顯提高，有時(shí)甚至?xí)a(chǎn)生事半功倍的效果。這就要求秘書(shū)除了熟練基本操作外，還能充分運(yùn)用辦公軟件的某些高級(jí)功能，同時(shí)綜合利用各種自動(dòng)化辦公工具以提升工作效率。本文圍繞秘書(shū)主要的辦公事務(wù)，對(duì)這些工具逐一加以闡述。

一、文本編輯

Word、WpS是秘書(shū)最常用的文檔編輯軟件，基本功能已為秘書(shū)所熟知，現(xiàn)介紹一些簡(jiǎn)單卻易被忽視的策略以提升工作效率。

1．盡量用“文檔結(jié)構(gòu)圖”而不是“滾動(dòng)條”來(lái)查閱文檔提綱。這適用于頁(yè)碼較多的文檔，需要將各級(jí)標(biāo)題的“樣式”設(shè)置為“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”等。好處在于一目了然、脈絡(luò)清晰，能自動(dòng)生成目錄、頁(yè)眉和圖表編號(hào)等。

2．盡量用“修訂”功能而不是“改寫”來(lái)修改多人編輯的文檔。這樣每一修改處都有標(biāo)注，審閱人可以“接受修訂”也可“拒絕修訂”，既方便重點(diǎn)審閱標(biāo)記部分，又便于恢復(fù)文檔原始內(nèi)容。

3．盡量用“壓縮圖片”而不是“原始圖片”插入文檔或網(wǎng)頁(yè)通訊。這可大幅度減小文檔，有利于附件發(fā)送、保存及打開(kāi)等。方法是選擇圖片“打開(kāi)方式”一“MicrosoftOfficepictureManager”，將圖片壓縮，使之分別用于文檔、網(wǎng)頁(yè)或電子郵件。

4．盡量學(xué)習(xí)和運(yùn)用版面設(shè)計(jì)知識(shí)。不同版面給閱讀者帶來(lái)的是不同的體驗(yàn)。以字體為例，“宋體”顯得規(guī)范，“隸書(shū)”顯得沉穩(wěn)，“黑體”常被用作文檔標(biāo)題，“仿宋”常被用作公文正文字體，“TimesNewRoman”則比“宋體”更適合數(shù)字。此外，文檔的配色、行距、字號(hào)等也有講究。比如為方便領(lǐng)導(dǎo)批閱草稿，一般應(yīng)將字體放大，行距加寬。

5．盡量用“.pdf´’而不是“.doc”準(zhǔn)備打印文檔。將打印稿轉(zhuǎn)換成“.pdf’格式，可防止操作中版面發(fā)生變化。當(dāng)然，如果在打印前要做修改，則可以同時(shí)保存兩種格式的打印稿。

二、報(bào)表統(tǒng)計(jì)

除了excel常用的基本操作外，注意以下細(xì)節(jié)有助于提升統(tǒng)計(jì)報(bào)表的質(zhì)量。

1．盡量用“數(shù)據(jù)有效性”而不是“填表說(shuō)明”來(lái)提示填表人。如果填表模板有標(biāo)準(zhǔn)化要求，與其用描述性的“填表說(shuō)明”，不如在發(fā)布前就對(duì)單元格格式或數(shù)據(jù)有效性作設(shè)置，尤其可對(duì)“日期”、“數(shù)值”列加以設(shè)置。

2．盡量不加空格來(lái)編輯人名，以防止查找人名時(shí)缺漏。如輸入“張三”而不是“張三”，雖然后者版面美觀，但如果用于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，則需避免因空格而影響日后的查找。

3．盡量用“凍結(jié)窗格”而不是手動(dòng)縮小“列寬”來(lái)編輯跨度大的頁(yè)面。如果表格欄目較多，縱橫跨度較大，要善于運(yùn)用“凍結(jié)窗格”，使表頭部分在拖動(dòng)過(guò)程中始終可見(jiàn)，方便編寫和核對(duì)。

4．盡量用“頁(yè)眉／頁(yè)腳”而不是“合并單元格”來(lái)編輯表格標(biāo)題。慎用“合并單元格”，可防止排序、復(fù)制粘貼時(shí)出錯(cuò)。改用“頁(yè)眉”設(shè)置報(bào)表標(biāo)題能使各頁(yè)自動(dòng)顯示。另外，善用“頁(yè)腳”的“第&頁(yè)碼頁(yè)，總&總頁(yè)數(shù)頁(yè)”設(shè)置頁(yè)碼，可生成專業(yè)的頁(yè)碼標(biāo)記，方便裝訂閱讀。

5．盡量用“頂端標(biāo)題行”而不是每頁(yè)添加“標(biāo)題行”。如果統(tǒng)計(jì)報(bào)表有多頁(yè)，加標(biāo)題行對(duì)閱稿人會(huì)顯得十分“友好”，同時(shí)又美觀、整齊、有序。而“頂端標(biāo)題行”又比每頁(yè)添加標(biāo)題行高級(jí)，它自動(dòng)生成，且省去了文檔稍作改動(dòng)后“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的顧慮。

6．盡量用“網(wǎng)格線”而不是給表格加“邊框”。網(wǎng)格線能自動(dòng)識(shí)別，美觀適眼。“邊框”則需手工添加，且在刪除修改過(guò)程中易使邊框缺失，影響美觀。

三、溝通傳達(dá)

除了常用的電話、郵件聯(lián)系，秘書(shū)還需掌握各類溝通傳達(dá)的方法和技巧。

1．盡量分開(kāi)工作郵箱和私人郵箱。一可區(qū)分輕重緩急，二可多人共用工作郵箱。對(duì)于具體業(yè)務(wù)也可啟用專用郵箱，比如科研成果統(tǒng)計(jì)，由于每年報(bào)送成果的時(shí)間集中，報(bào)送郵件密集，因此可設(shè)置專門郵箱，業(yè)務(wù)單一，便于管理。

2．盡量將若干個(gè)郵箱關(guān)聯(lián)，通過(guò)同一平臺(tái)登錄操作。可通過(guò)操作系統(tǒng)自帶的“outlook”或“foxmail”和“網(wǎng)易閃電郵”等類似功能軟件，實(shí)時(shí)收發(fā)若干郵箱的郵件，不至于遺漏重要事務(wù)。

3．盡量升級(jí)并嘗試使用郵箱新功能。比如可使用電子郵箱自帶的網(wǎng)盤，而不需別的存儲(chǔ)介質(zhì)，這樣就不存在攜帶不便、介質(zhì)損壞、感染病毒等情況。及時(shí)對(duì)郵件歸類整理，分別放入“個(gè)人重要郵件”和“工作重要郵件”等文件夾。

4．盡量利用網(wǎng)站、短信平臺(tái)、郵件、電話確認(rèn)等各類手段相結(jié)合的方式來(lái)發(fā)布通知。網(wǎng)站適合大范圍的消息發(fā)布，范圍廣、內(nèi)容豐富且開(kāi)放。短信平臺(tái)可通過(guò)pC客戶端、手機(jī)等方式登錄，實(shí)現(xiàn)即時(shí)互通。付費(fèi)的短信群發(fā)服務(wù)適合重要通知的提醒；免費(fèi)的即時(shí)通訊軟件如飛信等，則適合個(gè)別人員之間的即時(shí)聯(lián)系。

5．善于建立交流“群”和使用“群公告或共享”來(lái)代替郵件的大規(guī)模群發(fā)。這種方法尤其適合將超大附件傳送給多人的任務(wù)，可以此彌補(bǔ)郵箱附件太小和單次發(fā)送人數(shù)有限制的劣勢(shì)。秘書(shū)建立群交流平臺(tái)，有助于成員之間觀點(diǎn)、資訊和情感的交流。

四、信息搜索

除了常見(jiàn)的百度、谷歌、圖書(shū)館等信息搜索方式外，以下幾種方法有助于完成更高級(jí)的搜索。

1．善于使用“filetype（文件類型）”來(lái)提升搜索質(zhì)量。一般的搜索結(jié)果多為網(wǎng)頁(yè)式消息，如果在搜索內(nèi)容后加上英文輸入法狀態(tài)下的“filetype:doc”，則搜索結(jié)果為所有符合條件的word文檔。同理，如果需要工作表或幻燈片，則在冒號(hào)后加入“xls”或“ppt´’。

2．善于使用各類“百科全書(shū)”來(lái)了解各領(lǐng)域的新知識(shí)。網(wǎng)絡(luò)上已公開(kāi)和比較好的免費(fèi)百科有“維基百科”、“互動(dòng)百科”、“百度百科”等。由于這類基于互聯(lián)網(wǎng)的百科全書(shū)內(nèi)容開(kāi)放且更新速度相當(dāng)快，通過(guò)此途徑獲取資料可拓展秘書(shū)的知識(shí)面，了解最新的資訊和動(dòng)態(tài)。

3．善于使用“在線文檔”來(lái)獲取實(shí)用文書(shū)。比如百度文庫(kù)、豆丁文檔等，這些在線文檔分享平臺(tái)涵蓋各行各業(yè)各類文檔，當(dāng)然也包括辦公文檔、應(yīng)用文書(shū)。這些文檔有特定的體例、格式，完整且專業(yè)，針對(duì)性較強(qiáng)。

4．善于使用“google學(xué)術(shù)搜索”或免費(fèi)的“電子期刊”數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)獲取專業(yè)文獻(xiàn)。“google學(xué)術(shù)搜索”還提供文獻(xiàn)的引用次數(shù)以及搜索結(jié)果的排名等。這類搜索有助于秘書(shū)了解某個(gè)領(lǐng)域最重要的學(xué)術(shù)文獻(xiàn)和研究動(dòng)態(tài)。

五、移動(dòng)辦公

這是一種全新的辦公模式，秘書(shū)可在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情，由此擺脫時(shí)間和空間的束縛。

1．使用筆記本電腦和無(wú)線網(wǎng)卡。由于秘書(shū)經(jīng)常要跟隨領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)、出差等，因此有必要隨行攜帶筆記本電腦，以備開(kāi)會(huì)演示、查閱數(shù)據(jù)和處理相關(guān)業(yè)務(wù)。這種模式適合外出開(kāi)會(huì)、長(zhǎng)短途公差，長(zhǎng)時(shí)間使用需有電源接口。

2．使用手機(jī)智能客戶端程序和移動(dòng)通訊網(wǎng)絡(luò)。隨著IT技術(shù)的發(fā)展和成熟，智能手機(jī)已逐漸普及，基本能實(shí)現(xiàn)辦公郵件、公文辦理、通知通告、信息查詢等功能，且由于便攜、速度快、功能強(qiáng)大、界面美觀友好而成為秘書(shū)的好助手。

六、其他

1．實(shí)時(shí)升級(jí)軟件版本而不是固守舊版本。因?yàn)榍罢吖δ芨鼜?qiáng)大且操作界面友好，重要的是它也能與后者兼容。

2．定時(shí)備份重要的、經(jīng)常編輯的電子文檔。備份周期根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)可分為月、半等，也可為休假或法定節(jié)假日前。

3．適時(shí)啟用更友好的輸入法。谷歌拼音、搜狗拼音等基于詞組或句子的輸入法就優(yōu)于“智能ABC”、“全拼”等基于字或詞的輸入法，前者還有輸入記憶功能。

4．偶爾借助一些便捷的軟件工具處理突發(fā)或階段性事務(wù)。比如利用“FinalData”軟件恢復(fù)損壞的U盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，利用“BatchRename”軟件批量修改文件名，利用掃描識(shí)別(OCR)軟件完成紙質(zhì)文件的數(shù)字化工作等。

5．日常使用“日程管理”、“事務(wù)提醒”軟件進(jìn)行時(shí)間管理。目前手機(jī)、計(jì)算機(jī)、郵箱等均有類似功能可供使用。

最后，做一份主要業(yè)務(wù)的OS（操作標(biāo)準(zhǔn)）或基本業(yè)務(wù)的流程表，將辦公事務(wù)的信息化經(jīng)驗(yàn)總結(jié)并實(shí)時(shí)更新，可提升秘書(shū)辦公的整體水平。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：華南師范大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院