第一篇：行政案件組卷業務

行政案件組卷業務

1、目錄：

a、編號：1，2，3，4。。。

b、責任者：即形成法律文書的主體。如綜合材料、詢問材料、訊問材料、勘察檢驗材料的責任者是辦案人；鑒定材料的責任者是技術人員；登記保存、傳喚、處罰決定書、送達等需加蓋公章的文書的責任者是公章所代表的單位；呈請報告、受理立案、處罰審批表、處罰意見書等文書的責任者是負責審核、審批的領導。c、標題：文書名稱。d、日期：文書形成日期。e、頁號。

f、備注：同類文書科歸類，注明幾份即可。

2、綜合材料：

簡明扼要：行為人自然情況、案件來源、簡要案情（時間、地點、人員、作案方式及目的、動機等）、處理依據（具體到條、款、項、目）及結果、承辦單位及承辦人、時間、蓋章。

3、行政處罰立(受)案登記表： 1）、當事人（包括單位）基本情況；

2）、案件來源：舉報、查獲、來信來訪、上級交辦等； 3）、案件性質或案由：

林業行政案件：包括---盜伐林木、濫伐林木、違法運輸木材、違法狩獵、違法經營木材或野生動植物及其制品、違法占用林地、違法開墾林地、野外用火、森林火警火災等。

公安行政案件（治安案件）：包括違反消防管理、擾亂公共秩序、妨害公共安全、侵犯他人人身權利、侵犯公私財物等。

4）、簡要案情：按照時間、地點、人員、實施經過等要素簡明扼要填寫。

5)、受案人、單位意見：“呈請立案”或“呈請受理”。6）、受案審批：

林業行政案件：局機關領導審批；

公安行政案件（治安案件）：辦案部門負責人審批，即股、所、隊長審批。7）、受案時間；

4、行政處罰意見書或“-----審批表”：

a、違法行為人：林業行政案件既可能是自然人也可是單位、組織；公安行政案件（治安案件）只針對自然人違法進行處罰。

b、簡要案情：按照時間、地點、人員、實施經過、結果五要素簡明扼要填寫。盜伐、濫伐、毀壞林木案件重點寫明立木蓄積、折材、林木價值。盜伐、毀壞林木案件的損失包括現實林木價值加重新購置成本費用。

c、適用法律：引用的法律條款要準確，必須落實到具體的法律、法規的條、款、項、目。（法律一般分為編、章、節、條、款、項、目）

d、執法人（承辦人）意見：處理結果依次是：（1）依法賠償損失（當事人之間分歧不大的可直接給予調解，分歧較大的告知雙方通過民事訴訟解決），不進行裁決；（2）責令補種樹木；---今后不再直接裁決繳納補種樹木費，當事人自愿繳費而不栽樹的可通過文字材料固定下來并入卷；（3）沒收盜伐林木或變賣所得；（4）罰款；罰款數額要與違法事實盡量協調一致，不因好收而多收，也不因難收而少收。

5、告知筆錄

根據《行政處罰法》第31條、42條的規定：行政機關在做出行政處罰之前，應當告知當事人做出行政處罰決定的實事、理由及依據，并告知當事人依法享有的權利。----此時告知的是-----陳述、申辯、要求聽證權利。（提出陳述、申辯、要求聽證的----向裁決機關提出而非上級機關----過去填錯了）

聽證條件：

（一）責令停產停業、停機（計算機）整頓停止施工等；

（二）吊銷許可證或者執照；

（三）較大數額罰款；公安行政處罰即治安處罰：個人2000元以上；單位10000元以上；（個人違反出入境管理的6000元以上）。林業行政處罰：公民非經營性活動500元以上，經

營性活動1000元；單位非經營性活動5000元以上，經營性活動10000元以上。

聽證由下達處理決定書的本級執法機關（縣森林公安或縣林業局）的法制部門組織實施。

6、行政處罰決定書

處罰決定書的尾部告知當事人的申請行政復議或提起行政訴訟的單位及期限。

（1）復議機關及期限是：裁決機關的上一級主管機關（市林業局或森林公安局）或上一級主管政府（縣政府）；復議期限是60日。

（2）行政訴訟向當地人民法院提出；期限是3個月。

7、送達回執：受送達人拒絕簽字的，通過單位或見證人見證送達程序，見證人或單位簽字、蓋章后把處罰決定書留在當事人住處即視為送達。

8、執行通知書

9、舉報材料：上訪信、舉報信等。

10、現場勘查材料： 1）、標題

2）、勘查的起止時間、地點、參加人員（包括見證人）、單位及職務。

3）、勘查過程及結論：前言部分---寫明案件來源、發生發展、現場保護、出警組織勘察以及當時的自然條件。主體部分---

寫明現場的具體位置、被勘查場所的具體位置、周圍環境、中心現場及有關場所的具體方位、現場變動的詳細情況、損失情況、現場遺留物情況。結尾部分:提取物證情況（寫明物證的名稱、數量、特征），現場拍照、錄像、制圖情況。4）、落款：現場勘查指揮人員、勘查人員、見證人、筆錄制作人簽名并按手印、注明日期。（所有手印都要完整的）5)、注意事項：-必須當場制作，并與繪圖、照片相統一，不得相互矛盾；--突出重點詳略得當；---客觀真實，不得加入分析、判斷、估計、推測的內容；----正確使用專業術語，不用含糊詞。總的要求一定要認真仔細

11、技術鑒定：客觀公正；鑒定資格。

12、扣押物品、文件清單------71 1）、依據：《公安機關辦理行政案件程序規定》第85條； 2）、批準程序：辦案部門負責人批準；

3）、適用對象：可用以證明案件事實的物品和文件；---公安行政案件、刑事案件。

4）、使用方法：辦案人與當事人當場清點物品、文件；當場開列扣押清單一式二份（交持有人一份、入卷一份）；寫明物品、文件的名稱、規格、數量、特征；持有人、見證人、辦案人簽字；扣押時間。

5）、公安機關印章蓋于文書的左上角。---非部門印章。6）、注意事項：-公安機關應當在15日內根據案情做出相應

處理，逾期不處理的當事人有權要求返還。--扣押清單與沒收、返還清單或憑證的銜接。

13、抽樣取證證據清單---------63 1）、依據：《公安機關辦理行政案件程序規定》第78條； 2）、不需呈批；

3）、使用方法：一式二份（交持有人一份、入卷一份）。

14、《登記保存通知書》或《先行登記保存證據清單》----67 1）、依據：《中華人民共和國行政處罰法》第37條第2款； 2）、批準程序：《登記保存通知書》經行政機關負責人批準后方可使用，并應當在7日內及時做出處理決定；《先行登記保存證據清單》經公安機關辦案部門以上負責人批準后方可使用，應當在7日內及時做出處理決定，逾期不做出處理決定的，視為自動解除。

3）、適用對象：證據可能滅失或者以后難以取得的情況。4）、使用方法：一式二份（交持有人一份、入卷一份）。

15、《返還物品、文件清單》或《扣押物品、文件發還憑證》 1）、依據：《公安機關辦理行政案件程序規定》第88條； 2）、適用對象：依法應當退還原主的物品、文件； 3）、使用方法：一式二份（交領取人一份、入卷一份）。

16、收繳物品決定書---119 1）、依據：《公安機關辦理行政案件程序規定》第152條； 2）、適用對象：主要用于違法活動的下列工具：-賭具--制作、復制、傳播淫穢物品的設備---吸食、注射毒品的器具----倒賣的油價票證或者騙取財物的用品-----其他應收繳的工具和財物-------未成年人違法所得或非法財物。

3）、批準程序：辦案人填審批表，公安機關負責人批準。

17、《沒收違法所得、非法財物清單》、《收繳物品清單》----115、124 1）、依據：《中華人民共和國治安管理處罰條例》第37條第1款、《公安機關辦理行政案件程序規定》第177條----沒收?！豆矙C關辦理行政案件程序規定》第154條----收繳。2）、適用對象：沒收---依法決定沒收的違法所得、非法財物；收繳---主要用于違法活動的下列工具：-賭具--制作、復制、傳播淫穢物品的設備---吸食、注射毒品的器具----倒賣的油價票證或者騙取財物的用品-----其他應收繳的工具和財物-------未成年人違法所得或非法財物。

3）、使用方法：憑處罰決定書、收繳決定書使用。一式二份（交當事人一份、入卷一份）。

4）、沒收、收繳的物品、財物一律拍賣后上繳國庫。

18、處理物品、文件清單

對于找不到原主或需要銷毀的物品，經縣級以上公安機關負責人批準，依法處理。

19、傳喚證

1）、依據：《中華人民共和國治安管理處罰法》第83條。

2）、傳喚方式：口頭傳喚---適用于當場發現或接報后立即趕到現場；出示證件；到案后立即補辦傳喚證。書面傳喚---出示傳喚證、出示證件表明身份。強制傳喚---對于違反治安管理的違法嫌疑人，無正當理由不接受傳喚或者逃避傳喚的，可以強制傳喚；強制傳喚時可以使用手銬、警繩等約束性警械。

3）、期限：詢問查證時間不得超過8小時；情況復雜，依照《中華人民共和國治安管理處罰法》的規定可能適用行政拘留的，詢問查證時間不得超過24小時。4）、審批程序：辦案部門以上負責人批準。

5）、注意事項：---傳喚地點：所在市、縣內，不能異地傳喚；---慎用強制傳喚；---嚴格控制傳喚時間。

20、詢（訊）問筆錄（對違法嫌疑人）-----使用治安管理處罰條例期間，使用訊問，現在行政案件只有詢問，沒有訊問-----是公安機關執法人員依法對違法嫌疑人就其是否違法、違法輕重的供述與申辯的客觀真實地記錄，是一種證據性文書。

1）、依據：《中華人民共和國行政處罰法》第37條第1款、《中華人民共和國治安管理處罰法》第84條。2）、程序：出示證件表明身份；二人以上。3）、制作要求：

a、首部：按印制好的文書頭填寫。

b、正文：1，表明身份，告知權利與義務；2，簡歷情況、家庭情況、前科；3，與案件有關的問題：-首先問清有無違法行為；--聽其陳述和申辯；---有針對性的提出問題，責令其做出客觀、合理、符合邏輯的解答；通過提問，問清違法行為的發生時間、地點、參與作案人員、違法目的和動機、使用的手段和工具、受害人、危害結果、違法所得、損失情況等內容。----問其是否有補充交待或申辯，認真記錄其陳述、申辯的理由和依據。

c、尾部：問其所述是否屬實，交由違法嫌疑人核對，無申辯、無補充的情況下，簽署意見后，逐頁簽字，并按完整指印。

d、被詢問人要求就被詢問事項自行提供書面材料的，應當準許；必要時，也可以要求被詢問人自行書寫。e、詢問不滿16周歲的違法嫌疑人時，應當通知其父母或者其他監護人到場。聾啞人、癡呆人、不通曉本地語言的人時，要通過“翻譯”、見證人提供幫助。4）、注意事項：-力求簡潔，提高效率；--擬定計劃，熟悉案情；---多人違法，個別進行詢問；----文明執法，嚴禁體罰、逼供誘供；-----注意詢問技巧，觀察違法嫌疑人的心理變化，適時適量使用證據，避免全面泄密，；------用詞準確，避免含糊，關鍵環節，盡量原

話記錄。

21、詢問筆錄（證人）—是公安機關執法人員依法對受害人、證人調查了解案件真實情況時所制作的問答實錄。是一種證據性文書。

1）、依據：《中華人民共和國行政處罰法》第37條第1款、《中華人民共和國治安管理處罰條法》第85條。2）、程序：出示證件表明身份；二人以上。

3）、制作要求：告知偽證責任及作證義務，問答式記錄，客觀公正反映案件的發生、發展情況以及結果。

4）注意事項：-力求簡潔，提高效率；--擬定計劃，熟悉案情；---多個證人，個別進行；----用詞準確，避免含糊，盡量原話、原意記錄；-----注意證人與當事人間的親疏、恩仇情況以及利害關系情況（關系到能否成為證據使用）；------辦案人不帶傾向性，不引導、暗示證人。------證人要能夠辨別是非、正確表達自己的所見所聞。

22、其他材料；

1）、自行解決損失賠償協議； 2）、悔過書；

3）、單位、鄰里居民保釋、從輕處罰申請；等

適用簡易程序的案卷

1、當場處罰決定書；

--固定格式、編號的當場處罰決定書；當事人的基本情

況；違法的具體時間、地點；違法事項和證據；處罰內容（罰款數額、警告）；處罰依據的法律條款；履行處罰的方式和期限；告知復議、行政訴訟的途徑和期限；執法主體的名稱和印章；處罰日期；當場執行情況。

2、當場處罰筆錄；記錄請簡要情況即可。

3、省統一罰沒收據。

第二篇：組卷說明書

市（縣）國土資源局

關于 第 批次建設用地組卷說明書

依據土地管理法律法規，我市（縣）第 批次建設用地應呈報省政府審批。我局組織了相關申報材料，現說明如下：

一、土地基本情況

該批次用地涉及我市（縣）的 個鄉鎮 個村和 個國有單位，已全部進行土地登記發證，土地產權明晰，界址清楚，沒有爭議。申請用地總面積 公頃，其中農用地 公頃（耕地 公頃、園地 公頃、林地 公頃、草地 公頃、其他農用地 公頃）、建設用地 公頃、未利用地 公頃；國有農用地 公頃(耕地 公頃、園地 公頃、林地 公頃、草地 公頃、其他農用地 公頃)、未利用地 公頃，地類和面積準確。

該批次涉及 個地塊。其中1號地塊擬用征收 村集體土地 公頃、村集體土地 公頃，擬開發用途為（按《土地利用現狀分類》細分到二級地類）；2號地塊……（逐地塊描述）。

二、用地規劃計劃情況

該批次用地符合土地利用總體規劃，使用 下達我市（縣）的用地計劃指標，其中農用地 公頃（耕地 公頃）、未利用地 公頃。

三、征地補償安置情況

該批次征地補償標準按照《河北省人民政府關于實行征地區片價的通知》（冀政[2008]132號）規定執行，共涉及 縣（市、區）個區片。其中 區片，區片價為 萬元/公頃，面積 公頃； 區片，區片價為 萬元/公頃…….。加上青苗補償費 萬元、地上附著物補償費 萬元，征地補償費用共 萬元。

征收土地需安置農業人口 人（其中勞動力 人），征地前村人均耕地 畝--畝，征地后人均耕地 畝--畝（涉及村較多的附征地前后人均耕地變化情況表）。我市（縣）計劃通過貨幣安置 人、用地單位安置 人、……（其他安置途徑與人員）。本次征地后人均耕地少于0.5畝的涉及 個村，我市（縣）采取 等措施，可以妥善安排被征地農民的生產和生活。

四、社會保障費用落實情況

根據《河北省人民政府關于實行征地區片價的通知》（冀政[2008]132號）規定，我市（縣）征收農用地，已按照征地區片價的 %，落實了社會保障費用 萬元，已繳入當地社保資金專戶。用地批準后，按有關規定要求將符合條件的被征地農民納入社會保障體系，可以做到被征地農民原有生活水平不降低，長遠生計有保障。

（不涉及社保費用的，表述為：該批次用地，并涉及征收集體農用地，根據《河北省人民政府關于實行征地區片價的通知》（冀政[2008]132號）規定，不需落實社保費用。）

五、征地程序履行情況

我局按規定履行了征地報批前告知、確認程序，被征地村集體經濟組織和農戶對征地方案中的征地位置、土地權屬、地類和面積以及補償標準、安置途徑等無異議，沒有提出聽證申請。

（被征地村組和農民提出聽證申請并組織了聽證會的，表述為：我局按規定履行了征地報批前告知、確認程序、被征地村集體經濟組織和農戶提出聽證申請。按照《國土資源聽證規定》要求，我局于 年 月 日在（地點）組織聽證會。被申請人提出的 等合理要求已采取 等措施妥善解決。）

六、補充耕地落實情況

該批次占用耕地 公頃，申報用地前，落實了補充耕地。補充耕地位于 縣 鄉，掛鉤的土地整治項目為 項目、項目，均已經省國土資源廳核實合格，并在農村土地整治監測監管系統中備案，對應項目編號分別為、……。

（不需要補充耕地的，表述為：該批次用地不占用耕地，不需補充耕地。）

七、新增建設用地土地有償使用費落實情況

該批次用地涉及城市（含建制鎮）建設用地范圍內新增建設用地 公頃，其中： 等別 公頃、等別 公頃，共需繳納新增建設用地土地有償使用費 萬元。我市（縣）人民政府承諾在批準用地后按有關規定及時足額繳納。

（不涉及繳納新增建設用地土地有償使用費的，表述為：該批次不涉及城市（含建制鎮）建設用地范圍內新增建設用地，按規定不需繳納新增建設用地有償使用費。）

八、信訪與違法用地處理情況

年 月，（信訪人）來信（訪）反應該批次用地（信訪具體內容）。我局進行了認真調查處理，（處理具體措施）。目前，信訪群眾反映的問題已得到妥善解決，信訪人表示不再上訪。

年 月，（違法主體）未經批準，非法占用土地 公頃，其中耕地 公頃，含基本農田 公頃。我局于 年 月 日，對該違法用地行為作出處罰決定：。年 月 日，我局向 機關提出對 的 處分建議。年 月 日，我局向 法院提出了強制執行申請書。截止 年 月 日，各項處罰、追究均已到位。

（不涉及信訪與違法用地的，表述為：經我局調查核實，該批次用地不涉及信訪與違法用地。）

綜上所述，該批次用地報批資料齊全，申報內容真實，符合土地管理法律法規和政策規定。請予審查。聯系人：（電話）

（公章）年 月 日

第三篇：組卷訓練

1、請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：

（1）市教委關于2003年招生工作的通知；

（2）東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要；

（3）東方學院2003年招生工作計劃；

（4）東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；

（5）市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；

（6）東方學院院務會議關于調整系主任的決定；

（7）東方學院關于調整系主任的通知；

（8）東方學院關于做好開學工作的通知；

（9）東方學院各系關于開學準備工作的報告；

2、請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題：

（1）利華公司2003年2月份經理會議記錄；

（2）利華公司2003年銷售計劃；

（3）市工商局關于年檢工作的通知；

（4）利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；

（5）利華公司4月份經理會議記錄；

（6）市物價局關于物價檢查的通知；

（7）香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；

（8）利華公司2003年6月份經理會議記錄；

（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；

（10）利華公司2003年8月份經理會議記錄；

（11）市稅務局關于稅務自查的通知；

（12）利華公司2003年銷售工作總結。

將下列文件合理地組為兩卷，并分別為其擬定案卷標題，說明組卷特征

1．中央廣播電視大學關于召開全國電大漢語言文學專業教學工作會議的通知

2．中央廣播電視大學關于召開全國電大工作會議的通知

3．X X廣播電視大學關于漢語言文學專業教學情況的調查報告

4．全國電大漢語言文學專業教學工作會議紀要

5．全國電大工作會議紀要

6．教育部副部長XXX在全國電大工作會議上的講話

7．XXX廣播電視大學文科處處長在全國電大漢語言文學專業教學工作會議上發言

8．XX廣播電視大學校長在全國電大工作會議上的發言

（一）1.××.省成人教育工作會議記要

2.××省副省長在成人教育工作會議上的講話

3.××大學關于招收自費生試點情況的報告

4.××省教委主任在成人教育工作會議上的總結講話

5.××省教委關于普通高校擴大招收自費生的通知

6.××省教委1993年招收自費生計劃

（二）1.國家教委關于加強學生政治思想工作的決定；

2.中共中央組織部關于積極在大學生中發展黨員的決定

3.吉林省教委關于加強學生政治思想工作的意見

4.中共吉林省委組織部關于積極在大學生中發展黨員的意見

5.東北師范大學關于加強學生政治思想工作的通知

6.中共東北師范大學黨委關于在大學生中積極發展黨員的通知

1、參考答案

案卷一：

1．市教委關于2003年招生工作的通知；

4．東方學院關于2003年招生工作的請示(呈市教委)；

5.市教委關于東方學院2003年招生工作的批復；

標題：市教委、東方學院關于招生工作的通知、請示、批復

案卷二：

2．東方學院關于招生工作院務擴大會

議紀要；

6．東方學院院務會議關于調整系主任的決定；

7．東方學院關于調整系主任的通知；

8．東方學院關于做好開學工作的通知；

標題：東方學院關于招生工作、系主任

調整、開學工作的會議紀要、決定、通知

案卷三：

3．東方學院2003年招生工作計劃；

12．東方學院2003工作總結；

標題：東方學院招生工作計劃、工

作總結

案卷四：

9．東方學院各系關于開學準備工作的報告；

10．東方學院各系關于加強學生思想工作的報告；

11．東方學院各系關于提高教學質量的報告；

標題：東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告

2、參考答案：

案卷一：（1）利華公司2003年2月份經理會議記錄；

（5）利華公司4月份經理會議記錄；

（8）利華公司2003年6月份經理會議記錄；

（10）利華公司2003年8月份經理會議記錄；

標題：利華公司2003年經理會議記錄

案卷二：

（2）利華公司2003年銷售計劃；

（12）利華公司2003年銷售工作總結。

標題：利華公司2003年工作計劃、總結

案卷三：

（3）市工商局關于年檢工作的通知；

（6）市物價局關于物價檢查的通知；

（11）市稅務局關于稅務自查的通知；

標題：市工商局、物價局、稅務局關于年檢、物價檢查、稅務自查的通知；

案卷四：

（4）利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；

（7）香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；

（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；

標題：利華公司與香港凱福公司關于合作事宜的函件、會議紀要

第四篇：業務組規章制度

業務組規章制度

1、上班時間不得看報紙、玩游戲或做與工作無關的事情，如在上班時間發現有玩游戲、看

電影等行為，給予一次50-100元處罰，當月考核分減半

2、接線員須有良好的工作態度，及時準確的完成本職工作及主管領導安排的工作

3、員工休息由部門主管統一協調安排，不得私自調休或隨意請假礦工（突發事件除外），如有事情需提前一天請假，如當日員工強行請假歇工，將扣除當月考核獎情節嚴重者將視為礦工處理超出三天視為自動離職；

4、不得遲到、早退，請假要寫請假條，部門主管同意后，方可離去，特殊原因必須提前通

知主管，經主管同意后才可離崗

5、請假或調休前要將未處理完工作交接清楚，不得影響、滯后正常的工作

6、做好每日應收款的登記工作，如有變動應在第一時間反映給應收款相關負責人，并做好

記錄

7、晚班最后離開辦公室人員，自覺關閉門、窗及電源

8、嚴格遵守東箭企業《物流中心電腦使用制度》，定期對數據進行整理，定期對電腦進行

殺毒，未經部門主管同意，不得使用她人電腦；

9、接線人員在上班時，不得因工作與個人原因影響工作情緒引起客訴，如因個人原因引起

客訴并被投訴時給予一次10-100元處罰

10、上班時間不得在工作區域內打私人電話，不得大聲喧嘩，影響他人正常工作

11、送貨員在當日送貨中反應有問題的送貨單據必須及時處理,不得以任何理由推脫拒絕

12、各類破損事故及時根據送貨員反映的情況電話核實后開立事故報告單，不得虛假填報，如因個人原因虛假填報并給公司造成損失時，視金額大小給予相應處罰

13、公司出臺一項新的制度，工作人員必須照章執行，不得有推諉、抵觸的情緒產生，影響

接線工作的順利開展

14、接線時要注意自己的語言規范，時刻注意自己的語氣，認真的傾聽每個電話，認真的解

決對方所提出來的疑問（包括公司內部工作人員），不能隨意掛掉電話或將電話放在一邊很長時間

15、部門領導安排的工作內容與計劃如不能提出合理化建議去修改該內容就必須按照現行制定的內容與計劃實行并在規定的時間內完成，不得有推脫、拒絕、敷衍等現象存在16、接線員服務態度優秀，接到客戶以電話形式表揚的，給予現金30元獎勵，如果接到客

戶以表揚信形式表揚的，給予現金50元獎勵，如有客戶登門表揚的給予50-100元獎勵外當月考核分也給以相應加分；

17、對公司及部門發展提出合理化建議，產生直接經濟效益的，上報公司給予50-500元的獎勵，并在當月考核分上給以相應加分

18、以上相關規章制度實施條例望接線組員工加強執行，如有違反，將視情況給予處罰；

業務處理部2012.6.20

第五篇：業務組管理制度

業務組管理制度

1.目的為了明確業務員的工作導向，塑造企業文化，促進人力資源增值，提升經營績效，特制定本制度

2.適用范圍

本制度適用于公司業務組的工作范圍。

3職責與權限

3.1職責

3.1.1業務主管

— 加強與客戶的客情溝通，做好售前和售后服務工作。

— 做好對產品的維護以及宣傳活動；

— 收到需報價的訂單后．立即通知材料成本核算人員籌備報價材料

— 對打樣和下單情況進行統計分析．便于公司采用對策。

— 收到訂單后做好跟單工作

— 做好應收款的回款工作．配合財務及時收回客戶的欠款。

— 監督文書做好客戶檔案歸檔工作

3.1.2業務員

— 協助業務主管做好與客戶往來工作

— 客戶資料的收集、整理和存檔

— 收到訂貨單后．做好客戶訂單登記工作

— 協助文書收發及處理往來資料，— 組織發貨、配貨、補貨的工作

— 發貨前要盡早做好單證工作．確保送貨工作的順利完成。

3.2權限

業務組的接單工作是公司組織生產的第一環節，業務組工作得好壞直接關系到公司的形象.關系到公司接單的數量,因此必須為客戶做好服務工作．為公司組織生產做好材料收集和信息傳遞工作。

3.2.1業務主管

— 由經理授權代表公司進行業務談判和簽訂合同。

— 有權向質量管理部門提出客戶要求質量及工藝改進的意見。

— 督促綜合管理部、技術管理部和生產管理部按期完成任務，確保交貨時間。

4、工作要求

4.1 遵守公司各項管理制度，以公司的政策為核心，維護公司形象。

4.2遵從公司下達的任務及工作反潰；

4.3合格的業務員應具備崗位所要求的執業資格等條件，同時具備誠實敬業精神、積極協作精神、不斷學習精神和務實創新精神。

5、控制程序

5.1樣品確認

5.1.1業務組收到《客戶樣衣打樣確認單》后首先要在《打樣單登記表》上登記，如打樣用的材料不全則及時通知客戶，暫時用相近的替代材料打樣，并且經客戶簽字認可。

5.1.1業務組將《客戶樣衣打樣確認單》復印一份交給生產計劃組，由生產計劃組下發《生產（樣品）任務通知單》通知設計組和封樣組打樣，《生產（樣品）任務通知單》上要明確打樣計劃完成時間，并在《打樣單登記表》中填寫實際完成時間和客戶批文時間。

5.1.2業務主管及時通知采辦組對客戶要求的面料和輔料進行核實，要求采辦組咨詢供應商

所需的材料是否能保障供給，在打樣期間業務主管要做好客戶和技術管理部和采辦組的溝通工作，及時把各自的信息傳遞給對方。業務主管要關注技術管理部的打樣情況和采辦組的材料是否能按時供給,保障在交期內寄或送到客戶手里。

5.1.3業務組收到客戶的確認意見后．及時反饋給技術管理部科，業務主管根據客戶意見決定下一步的工作。

5.2 做報價單

收到詢價單后，業務主管立即通知相關人員籌備報價材料，爭取科學，合理，正確，快速地報價，同時業務組主管和計劃組、生產調度一起商議加工周期。待材料成本核算人員做好《報價單》，業務組將商議好的計劃完工時間填在《報價單》上簽字確認，交經理審批，報給客戶。報價和工期經客戶確認后《報價單》原件交給財務，業務組要備留一份存檔用。

5.3 編制、確認訂單

5.3.1業務主管與客戶初步達成簽約意向時，業務員須將信函、傳真、訂單、電子郵件、口頭訂單等多種方式的相關信息整理成《客戶訂單要求登記表》，然后將《客戶訂單要求登記表》提交各部門主管評審。

5.3.2綜合管理部負責對訂單中有關材料的供應能力、交貨期限進行評審。技術管理部負責對訂單中有關產品技術能力、質量保證能力進行評審。生產管理部根據倉庫反饋庫存數據及同類產品以往的生產數據，結合車間的生產能力、預測工序進度和其他因素后，對產品生產時間和生產能力進行評審。要求各部門在8小時內將《客戶訂單要求登記表》的評審結果反饋給業務員主管。

5.3.3如果技術、質量、交期等不能滿足要求時，由業務主管再次和客戶協商，修改訂單內容。

5.3.4業務主管通知文書將《客戶訂單要求登記表》傳真給客戶，要求客戶確認此訂單準確無誤并簽字回傳，文書存檔。

5.4 整理訂單

5.4.1訂單確認后業務員應再次核對客戶訂單的詳細信息，包含：樣式、尺寸、面料和輔料的供給情況，包裝方法，交貨時間等信息，做好《客戶訂單要求登記表》登記工作，根據貨期做訂單粗打算安排，并通知有關部門。

5.4.2業務主管將技術管理部提供的用料單耗數據交給庫房，要求庫房根據庫存情況做《采

購申請單》并提交給采辦組安排采購。還要做好供應商提供面料和輔料的樣品確認工作。

5.4.3業務組將《客戶訂單要求登記表》上的各部門簽字手續辦理齊全后原件留存，再將原件復印二份，一份給計劃組下達生產通知，一份給財務督促收款用。

5.4.4如果客戶需要正式合同文本格式業務往來，將一式二份正式合同由經理簽字蓋章確認,一份原件交給客戶，一份原件交給文書存檔，同時將合同原件再復印留存一份，以備業務組在加工過程中隨時核查合同執行的準確性，待按期將貨交送給客戶后，再把合同復印件移交給財務督促收款用。

5.5訂單跟蹤

5.5.1業務主管在訂單的執行過程中，及時給客戶報告生產進度，并要及時匯總資料，整理訂單，避免出現疏漏的地方，并及時與客戶和生產部門溝通，對出現的意外情況要及時處理，如上報或與客戶協商拖期、協調有關部門采取補救措施等。

5.5.2在臨近交期時，如生產過程中如有防礙交期無法按合同順利執行時，必須事

先通知客戶；當大貨生產過程中，縫制、繡花等出現防礙生產順利進行時，一定

要及時通知客戶采取有關補救措施。

5.5.3 為了車間生產能夠順利進行，業務主管首先要及時去生產車間查看每天的生

產情況。對于客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時，除了溝通之外，還應有書面

形式傳真于客戶或者把生產進度情況告訴客戶，并提醒有可能影響交期，同時，要 排查生產環節中還可能存在的問題，要及時匯總情況，尤其是輔料能否及時供給 和質量問題。

5.6產品出貨：

5.6.1為了減少業務組外出送貨次數，節省公司運輸費用開支，業務主管制定出合理的出貨計劃并做好《外出送貨計劃表》，業務員必須按照出貨計劃執行。

5.6.2業務組提前2~3天準備送貨資料,并與客戶協商最后交貨期。業務主管通知計劃組準備《箱頭》、《貼名箱頭》、《裝箱清單》等出貨資料并安排出貨,并以口頭形式通知庫房做好出貨準備，5.6.3產品出運前，庫房管理員應對出運產品的名稱、規格、數量、箱頭等內容進行核對，《成品出庫單》須經業務主管、檢驗、庫房簽字才能出庫，產品出庫以后業務主管按照《成品出庫單》的實際出庫數據填寫《送貨單》并交給業務員組織送貨。

5.7產品交付

5.7.1業務主管及時在客戶要求的交貨期限前一天通知相關部門做出貨準備，如因特殊原因不能保證交貨，及時與客戶協商處理。

5.7.2業務主管根據合同交付的有關要求辦理運輸手續。短途運輸車輛要求提前一天定好。需要長途送貨委托外部運輸時，業務員負責選擇合適的運輸單位、運輸方式，在客戶要求到貨期前6~10天寄出。對交付中的托運或運輸等的中間環節如有特別要求，業務員應制訂有關文件送達運輸單位，以確保提交給客戶的產品符合合同要求。業務主管必須要求文書將每次遠途出貨時的運輸詳細信息進行登記以備隨時跟蹤和查閱。

5.7.3 貨物送到客戶指定的地點后，業務員協助客戶方的接貨人按照訂單進行驗貨并清點數量，驗收合格后要求接貨人在《送貨單》和《裝箱清單》簽字確認。由于路途遠不能當面交付的外地客戶，業務員必須在貨物達到目的地前將《產品交接單》傳真給客戶，要求客戶收到貨物后在《產品交接單》《裝箱清單》上簽字確認并回傳。

5.7.4 產品在交付過程中如發生損壞、丟失等由業務主管與運輸單位、客戶聯絡，其它部門做好配合工作。

5.8 匯總收匯

5.8.1對于月結的客戶，業務員要在每個月客戶方財務規定的結賬期限以前，對加工的服裝名稱、數量、金額等相關資料進行匯總交給公司財務組，由財務組辦理客戶每月結算業務。業務主管要及時跟蹤結賬情況，協助財務組督促客戶準時結賬。

5.8.2 可以貨到付款的客戶，業務主管出貨后跟進發票的開出，由業務主管將《送貨單》或《產品交接單》《裝箱清單》及合同等相關資料交給財務部統一開發票，及時督促客戶辦理結算業務，加快公司的資金周轉。

5.8.3對于銀行結算的客戶，在出貨后由業務主管督促客戶電匯方式結算付款，要避免發生壞帳損失現象。

5.8.4以后出現同類加工業務時，為了方便查詢，業務主管必須把交給財務組的資料自己備留一份。

5.9與財務和文書的工作交接

5.9.1業務主管按照《客戶訂單要求登記表》的任務完成后，詳細填寫《送貨單》上所規定的各項內容，安排業務員將貨物交給客戶，并要求客戶在《送貨單》簽字，《送貨單》一式三聯，第一聯存根，第二聯客戶留存，第三聯《送貨單》要附有關此項目《報價單》原件、合同復印件一起交給財務，財務審核后確認做為收款憑證。

5.9.2業務員將加工結束的資料整理整齊后交給文書存檔，如：《客戶訂單要求登記表》、《報價單》原件、客戶提供加工數據原件、合同原件、人員名單、量體尺寸表等往來單據。

6、注意事項

6.1未經公司法人代表授權或批準，不能從事下列活動：

— 以公司名義考察、談判、簽約

— 以公司名義提供擔?；蜃C明

— 以公司名義對新聞媒體發表意見、信息

— 代表公司出席公眾活動

6.2禁止下列情形兼職

—利用公司的工作時間或資源從事兼職工作

—兼職于公司的業務關聯單位或商業競爭對手

—所兼職工作對本單位構成商業競爭

—因兼職影響本職工作或有損公司形象

6.3公司禁止下列情形的個人投資

—參與業務關聯單位或商業競爭對手經營管理的—投資于公司的客戶或商業競爭對手的—以職務之便向投資對象提供利益的6.4 在對外業務聯系中，若發生回扣或傭金的，須一律上繳公司，否則視為貪污。

7.相關文件及記錄

建立客戶資料

客戶意見反饋

《生產任務通知單》

《生產（樣品）任務通知單》

《客戶訂單要求登記表》，《外出送貨計劃表》

《打樣單登記表》

《客戶樣衣打樣確認單》

《報價單》

《箱頭》、《貼名箱頭》

《裝箱清單》

《成品出庫單》

《送貨單》

《產品交接單》

編制：審核：批準：