第一篇：新版紫光檔案管理軟件著錄格式及刻盤要求

新版紫光檔案管理軟件著錄格式及刻盤要求

（文書檔案）

一、檔案錄入要求

1、文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)方法

（1）文書檔案案卷目錄：

必著項(xiàng)目：全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、年度、題名、責(zé)任者、卷內(nèi)文件份數(shù)、文件起止時(shí)間、保管期限、分類號(hào)、分類名稱、總頁(yè)數(shù)

著錄要求：

全宗號(hào)：4位，例：0051 目錄號(hào)：2位（不足位的在前面補(bǔ)零占位，下同）例：01 案卷號(hào)：3位，例：001 題名：是卷內(nèi)文件名稱的概括，最大長(zhǎng)度為80個(gè)漢字，例：鞍山市檔案局行政辦公會(huì)議記錄

年度：4位，例：1995 責(zé)任者：指立檔單位名稱，必須著明全稱。例：鞍山市檔案局

文件起止時(shí)間：錄入卷內(nèi)文件成文日期的起始時(shí)間。8位。例1995年1月2日，錄入格式：19950102 至：錄入卷內(nèi)文件成文日期的終止時(shí)間。8位。例：1995年12月1日

錄入格式：19951201 保管期限：選擇著錄，例：永久

分類號(hào)：分類方案的類目代碼，雙擊“分類號(hào)”項(xiàng)字段，彈出“選擇分類”，用戶根據(jù)事先錄制好的分類代碼選擇輸入。例：01

分類名稱：根據(jù)分類號(hào)自動(dòng)生成，與分類號(hào)一一對(duì)應(yīng)，例：黨群 總頁(yè)數(shù)：無位數(shù)要求，以實(shí)際為準(zhǔn)。例：一共為63頁(yè)，著錄格式：63

（2）文書檔案卷內(nèi)目錄：

必著項(xiàng)目：全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)、檔號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào)、文件編號(hào)、題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、控制標(biāo)識(shí)、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)

著錄要求：

全宗號(hào)：4位，例：0051 目錄號(hào)：2位，例：01 案卷號(hào)：3位，例：001 頁(yè)號(hào)：為文件所在張頁(yè)號(hào)，用3位數(shù)字表示，不足3位前面添“0”占位。例：001 卷內(nèi)順序號(hào)：用2位數(shù)字表示，不足2位添“0”占位，以卷內(nèi)文件排列先后順次編寫的序號(hào)。例：01 文件編號(hào)：指文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文代字+年度+序號(hào)三項(xiàng)組成，例：鞍檔發(fā)［2003］004號(hào),其中［2003］不能錄成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004為發(fā)文序號(hào)，用3位數(shù)字表示，不足添“0”占位。

題名：最大長(zhǎng)度為60個(gè)漢字，例：鞍山市檔案局關(guān)于XX活動(dòng)的通知。會(huì)議記錄應(yīng)自擬題 1 名，著明會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議名稱，并加“[

]”標(biāo)識(shí)。

責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，最大長(zhǎng)度為25個(gè)漢字，聯(lián)合發(fā)文的責(zé)任者之間用“，”分隔。責(zé)任者應(yīng)按文件錄全稱，不能使用“本局”、“本部”等簡(jiǎn)稱；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名，但必須著明職務(wù)。例：鞍山市檔案局，中共鞍山市檔案局黨組

文件形成時(shí)間：用8位數(shù)字表示，不足添“0”占位。例：1995年7月2日應(yīng)著錄為：19950702；對(duì)沒有落款日期的文件材料，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證后填寫。

控制標(biāo)識(shí)：一般來說各種會(huì)議記錄為A級(jí)，涉及個(gè)人處分為B級(jí)，其它為“開放”。具體參照鞍檔發(fā)[2004]23號(hào)文件，《關(guān)于印發(fā)<檔案文件開放控制查閱暫行規(guī)定>的通知》。選擇著錄：“開放”、“控制A”“控制B”、“控制C”例：控制A 保管期限：選擇著錄，例：永久

密級(jí)：按文件原有密級(jí)選擇著錄，例：秘密，機(jī)密，絕密

分類號(hào)：分類方案的類目代碼，雙擊“分類號(hào)”項(xiàng)字段，彈出“選擇分類”，用戶根據(jù)事先錄制好的分類代碼選擇輸入。例：01

分類名稱：根據(jù)分類號(hào)自動(dòng)生成，與分類號(hào)一一對(duì)應(yīng)，例：黨群 頁(yè)數(shù)：無位數(shù)要求，以實(shí)際為準(zhǔn)。例：一共8頁(yè)，著錄：8

2、文書檔案簡(jiǎn)化方法

歸檔文件目錄

必著項(xiàng)目：全宗號(hào)、保管期限、年度、分類號(hào)、分類名稱、件號(hào)、盒號(hào)、檔號(hào)、頁(yè)數(shù)、文件編號(hào)、題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、控制標(biāo)識(shí)、密級(jí)

著錄要求：

全宗號(hào)：4位，例：0051 保管期限：選擇著錄，例：永久 年度：4位，例：2005 分類號(hào)：分類方案的類目代碼，雙擊“分類號(hào)”項(xiàng)字段，彈出“選擇分類”，用戶根據(jù)事先錄制好的分類代碼選擇輸入。例：01

分類名稱：根據(jù)分類號(hào)自動(dòng)生成，與分類號(hào)一一對(duì)應(yīng)，例：黨群

件號(hào)：以4位數(shù)字表示，不足填“0”占位。填寫室編件號(hào)，進(jìn)館時(shí)館編件號(hào)與此一致。例：0001 盒號(hào)：為5位，不足填“0” 占位。例：00001 頁(yè)數(shù)：無位數(shù)要求，以實(shí)際為準(zhǔn)。例：一共8頁(yè)，著錄：8 文件編號(hào)：指文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文代字+年度+序號(hào)三項(xiàng)組成，例：鞍檔發(fā)［2003］004號(hào),其中［2003］不能錄成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004為發(fā)文序號(hào)，用3位數(shù)字表示，不足添“0”占位。

題名：最大長(zhǎng)度為60個(gè)漢字，例：鞍山市檔案局關(guān)于XX活動(dòng)的通知。會(huì)議記錄應(yīng)自擬題名，著明會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議名稱，并加“[

]”標(biāo)識(shí)。

責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，最大長(zhǎng)度為25個(gè)漢字，聯(lián)合發(fā)文的責(zé)任者之間用“，”分隔。責(zé)任者應(yīng)按文件錄全稱，不能使用“本局”、“本部”等簡(jiǎn)稱；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名。例：鞍山市檔案局，中共鞍山市檔案局黨組 文件形成時(shí)間：用8位數(shù)字表示，不足添“0”占位。例：2004年7月2日應(yīng)著錄為：20040702； 2 對(duì)沒有落款日期的文件材料，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證后填寫。8位

控制標(biāo)識(shí)：一般來說涉及會(huì)議記錄為A類，涉及個(gè)人處分為B級(jí)。具體參照鞍檔發(fā)[2004]23號(hào)文，關(guān)于印發(fā)《檔案文件開放控制查閱暫行規(guī)定》的通知，選擇著錄：“開放”、“控制A”“控制B”、“控制C”例：控制A 密級(jí)：按文件原有密級(jí)選擇著錄，例：公開

二、制作進(jìn)館數(shù)據(jù)光盤刻錄：

光盤要求：SONY，CD-R，只讀光盤，每張光盤要有獨(dú)立包裝。光盤份數(shù)：一式三份。

例如：進(jìn)館單位的文書傳統(tǒng)、文書簡(jiǎn)化、會(huì)計(jì)檔案需要進(jìn)館

需要刻錄的文件有三部分，第一部分：檔案軟件系統(tǒng)的整體備份；第二部分：文書傳統(tǒng)、文書簡(jiǎn)化、會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)導(dǎo)出；第三部分：光盤制作生成文件。如下圖：

1、整體備份

業(yè)務(wù)面版→系統(tǒng)維護(hù)→數(shù)據(jù)維護(hù)→數(shù)據(jù)庫(kù)備份，在彈出的“另存為”對(duì)話框，選擇一個(gè)存放目錄，建議以日期為文件名，例：在文件名后面錄入：20080701，點(diǎn)保存。在相應(yīng)的目錄里會(huì)生成一個(gè)文件：20080701.bak。

2、需要進(jìn)館的檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)出

以文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)為例： 文書案卷數(shù)據(jù)導(dǎo)出：打開數(shù)據(jù)庫(kù)，點(diǎn)案卷內(nèi)任意一條，右鍵→全選→右上面功能菜單欄的“轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)” →在彈出的“另存為”對(duì)話框，保存在：后面的第三項(xiàng)中選擇新建文件夾，新建文件夾起名為：文書案卷，雙擊“文書案卷”，如下圖，在文件名：鍵入：wsaj，保存類型為：dbf。（圖紅圈位置）

點(diǎn)保存，即可在“文書案卷”文件夾生成一個(gè)名為：wsaj.dbf的文件。

文書卷內(nèi)數(shù)據(jù)導(dǎo)出：打開文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)方法數(shù)據(jù)庫(kù)，在文書卷內(nèi)部分任意選擇一條數(shù)據(jù)，在上面菜單欄選擇檢索→檢索文件，如下圖

單擊下圖第一行的查詢按紐

通過此過程可把卷內(nèi)全部數(shù)據(jù)都顯示出來，再按文書案卷的導(dǎo)出方法，全選，導(dǎo)出即可。生成一個(gè)名為“文書卷內(nèi)”的里面有wsjn.dbf文件的文件夾。

其他類型檔案都可參照文書檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)出方法導(dǎo)出即可。

3、光盤刻錄文件

業(yè)務(wù)面板→開發(fā)利用→光盤制作→選擇導(dǎo)出目錄（如下圖點(diǎn)圓圈里的圖標(biāo)），新建一個(gè)文件夾，例如：名為“光盤制作”。

點(diǎn)“繼續(xù)”，等待數(shù)據(jù)全部導(dǎo)出之后，在打開的數(shù)據(jù)庫(kù)中，一一選擇需進(jìn)館的檔案類型數(shù)據(jù)，點(diǎn)“加入光盤”，直到全部類型加入完畢。

第二篇：城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范 GB/T 50323—2001

關(guān)于發(fā)布國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》的通知

建標(biāo)[2001]67號(hào)

根據(jù)建設(shè)部建標(biāo)標(biāo)[2000]25號(hào)的要求，由建設(shè)部會(huì)同有關(guān)部門共同制訂的《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》，經(jīng)有關(guān)部門會(huì)審，批準(zhǔn)為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，編號(hào)為GB/T 50323—2001，自2001年7月1日起施行。

本標(biāo)準(zhǔn)由建設(shè)部負(fù)責(zé)管理，建設(shè)部城建檔案工作辦公室負(fù)責(zé)具體解釋工作，建設(shè)部標(biāo)準(zhǔn)定額研究所組織中國(guó)建筑工業(yè)出版社出版發(fā)行。

中華人民共和國(guó)建設(shè)部 2001年3月5日

前 言

本標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)建設(shè)部建標(biāo)標(biāo)[2000]25號(hào)文的要求，由建設(shè)部城建檔案工作辦公室會(huì)同有關(guān)城建檔案館共同編制而成的。

在編制過程中，規(guī)范編制組天展了專題研究，進(jìn)行了比較廣泛的調(diào)查研究，總結(jié)了多年來城建檔案著錄工作的經(jīng)驗(yàn)，參考中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 18—1999《檔案著錄規(guī)則》，并以多種方式廣泛征求了全國(guó)有關(guān)單位的意見，對(duì)主要問題進(jìn)行了反復(fù)修改，最后經(jīng)審定定稿。

本標(biāo)準(zhǔn)主要規(guī)定的內(nèi)容有：城建檔案著錄的項(xiàng)目、符號(hào)、文字、信息來源，以及著錄的格式要求。

本標(biāo)準(zhǔn)將來可能需要進(jìn)行局部修訂，有關(guān)局部修訂的信息和條文內(nèi)容將刊登在《工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化》雜志上。

為了提高規(guī)范質(zhì)量，請(qǐng)各單位在執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)的過程中，注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積累資料，隨時(shí)將有關(guān)的意見和建設(shè)寄給建設(shè)部城建檔案工作辦公室，以供今后修訂時(shí)參考。

本標(biāo)準(zhǔn)主編單位：建設(shè)部城建檔案工作辦公室。

本標(biāo)準(zhǔn)參編單位：南京市城建檔案館、北京市城建檔案館、廣州市城建檔案館。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：王淑珍、姜中橋、周健民、鄭向陽(yáng)、歐陽(yáng)志宏、楊曉明、胡士剛。總則

1.0.1 為建立健全全國(guó)統(tǒng)一的城建檔案檢索體系，提高全國(guó)城建檔案的管理水平，充分發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)中的作用，制定本規(guī)范。

1.0.2 本規(guī)范適用于各類城建檔案的著錄工作，不適宜用作城建檔案目錄的組織方法。1.0.3 城建檔案著錄除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)定。術(shù)語(yǔ)、符號(hào)

2.1 術(shù) 語(yǔ)

2.1.1 城建檔案（urban construction archive）

在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形成的歷史記錄。2.1.2 建設(shè)工程項(xiàng)目（construction project）

具有計(jì)劃任務(wù)書和總體設(shè)計(jì)，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行獨(dú)立核算，行政上具有獨(dú)立組織形式的基本建設(shè)項(xiàng)目。一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目可以有多個(gè)單項(xiàng)工程，也可以只有一個(gè)單項(xiàng)工程。2.1.3 單項(xiàng)工程（single project）

在建設(shè)工程項(xiàng)目中，具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件，竣工后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。

2.1.4 工程檔案（project archive）

工程檔案是在整個(gè)工程建設(shè)過程中，包括從立項(xiàng)、審批到竣工驗(yàn)收備案等一系列活動(dòng)中直接形成的文字、圖表、聲像等各種形式的有價(jià)值的歷史記錄。2.1.5 案卷（file）

由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

2.1.6 城建檔案著錄（description of urban construction archive）

編制城建檔案目錄時(shí)，為提取城建檔案信息，對(duì)城建檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。

2.1.7 城建檔案著錄項(xiàng)目（item of description for urban construction archive）

揭示城建檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項(xiàng)，分大項(xiàng)、小項(xiàng)和單元。大項(xiàng)主要包括題名與責(zé)任者、稿本與文種、密級(jí)與保管期限、時(shí)間、載體與數(shù)量、專業(yè)記載、附注與提要、排檢與編號(hào)等八項(xiàng)。各大項(xiàng)下又分若干小項(xiàng)，小項(xiàng)下又分若干單元。2.1.8 條目（entry）

檔案著錄的結(jié)果，是反映工程（項(xiàng)目）、案卷、文件內(nèi)容和形式特征的著錄項(xiàng)目的組合。

2.1.9 著錄格式（description form and format）

著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。2.1.10 檔案目錄（catalogue for archives）

按照一定的次序編排而成的條目匯集，是檔案管理、檢索和報(bào)道的工具。

2.2 符號(hào)

2.2.1 著錄用符號(hào)

為了區(qū)分、識(shí)別各著錄大項(xiàng)、小項(xiàng)或表達(dá)著錄內(nèi)容，著錄時(shí)，必須使用一些特定的符號(hào)，這些特定的符號(hào)就是著錄用符號(hào)。著錄用各種符號(hào)及用途詳見下表：

表2.2.1

著錄用符號(hào)及用途

符號(hào) 用

途

.— 置于下列六大項(xiàng)之前：稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體與數(shù)量項(xiàng)、專業(yè)記載項(xiàng)、附注與提要項(xiàng)，用于區(qū)分各大項(xiàng) ＝ 置于并列題名之前

： 置于下列著錄小項(xiàng)之前：文件編號(hào)、工程地址、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格，以及各專業(yè)記載項(xiàng)之間，用于區(qū)分各著錄小項(xiàng) ／ 置于第一責(zé)任者之前

； 置于其他責(zé)任者之前，多個(gè)文件編號(hào)之間，用于區(qū)分同一著錄小項(xiàng)的各著錄單元 ＋ 置于每一個(gè)附件之前

［］ 置于下列著錄內(nèi)容的兩端：自擬著錄內(nèi)容、文件編號(hào)中的、責(zé)任者略時(shí)的“等”字（）置于有關(guān)責(zé)任者的說明文字的兩端，如責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者職務(wù)或身份、外國(guó)責(zé)任者國(guó)別及姓名原文等

？ 置于不能確定的著錄內(nèi)容之前，一般與［］號(hào)配合使用

— 用于下列內(nèi)容之間：日期起止，檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)、存放地址號(hào)的各層次之間 … 用于節(jié)略內(nèi)容

□ 用于每一個(gè)殘缺文字和未考證出時(shí)間的每一數(shù)字。未考證出的責(zé)任者及難以計(jì)數(shù)的殘缺文字用三個(gè)“□”表示

2.2.2 著錄用符號(hào)使用說明

1．“．—”符號(hào)占兩格，在回行時(shí)不應(yīng)拆開。“[ ]”和“（）”左右兩半各占一格，其他符號(hào)均占一格，前后不再空格。

2．如某個(gè)著錄大項(xiàng)缺少第一個(gè)著錄小項(xiàng)時(shí)，應(yīng)將現(xiàn)在位于首位的小項(xiàng)原規(guī)定的著錄符號(hào)改為“．—”。

3．不著錄的大項(xiàng)、小項(xiàng)或單元，其著錄符號(hào)應(yīng)連同該項(xiàng)目一并省略。基本規(guī)定

3.1 著錄級(jí)別與著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次

3.1.1 依據(jù)著錄對(duì)象的不同，可將檔案著錄劃分為工程（項(xiàng)目）級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)三級(jí)。1．工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄是對(duì)一個(gè)工程（項(xiàng)目）的所有檔案的內(nèi)容及形式特征進(jìn)行分析、記錄。

2．案卷級(jí)著錄是一個(gè)案卷的檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、記錄。3．文件級(jí)著錄是對(duì)一份文件的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、記錄。3.1.2 著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次指著錄的詳簡(jiǎn)程度，分為簡(jiǎn)要級(jí)次和詳細(xì)級(jí)次。

1．條目?jī)H著錄必要項(xiàng)目的稱簡(jiǎn)要級(jí)次。

必要項(xiàng)目包括：正題名、文件編號(hào)、工程（項(xiàng)目）地址、第一責(zé)任者、時(shí)間、專業(yè)記載、檔號(hào)、縮微號(hào)、存放地址號(hào)、主題詞。

2．條目除著錄必要項(xiàng)目外，還著錄部分或全部選擇項(xiàng)目的稱詳細(xì)級(jí)次。

選擇項(xiàng)目包括：并列題名、副題名及說明題名文字、其他責(zé)任者、附件、稿本與文種、密級(jí)、保管期限、載體與數(shù)量、附注、提要、檔案館代號(hào)、電子文檔號(hào)。

3.2 著錄文字要求

3.2.1 著錄用文字必須規(guī)范化。

3.2.2 文件編號(hào)、時(shí)間項(xiàng)、載體與數(shù)量項(xiàng)、專業(yè)記載項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)中的數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。

3.2.3其他語(yǔ)種文字檔案著錄時(shí)必須依照其語(yǔ)種文字書寫規(guī)則。

3.3著錄信息源

3.3.1 著錄信息來源于被著錄的檔案。

3.3.2 單份文件著錄時(shí)，主要依據(jù)文頭、文尾。

3.3.3 一個(gè)案卷著錄時(shí)，主要依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。3.3.4 被著錄的檔案信息不足時(shí)，參考其他有關(guān)的檔案、資料。著錄項(xiàng)目

4.1 著錄項(xiàng)目劃分

4.1.1 城建檔案著錄項(xiàng)目共分題名與責(zé)任者項(xiàng)、稿本項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體與數(shù)量項(xiàng)、專業(yè)記載項(xiàng)、附注與提要項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)等八大項(xiàng)，每大項(xiàng)又分若干小項(xiàng)。詳見下表：

表4.1.1 城建檔案著錄項(xiàng)目劃分

序號(hào) 著錄項(xiàng)目名稱 大項(xiàng) 小項(xiàng) 題名與責(zé)任者 題名 文件編號(hào)

工程(項(xiàng)目)地址 責(zé)任者 附件 稿本與文種 稿本 文種 密級(jí)與保管期限 密級(jí) 保管期限 4 時(shí)間 載體與數(shù)量 載體類型 數(shù)量與單位 規(guī)格 專業(yè)記載 附注與提要 附注 提要 排檢與編號(hào) 檔號(hào) 檔案館代號(hào) 縮微號(hào) 存放地址號(hào) 電子文檔號(hào) 主題詞

4.1.2 著錄小項(xiàng)下又可分為若干著錄單元。如著錄小項(xiàng)“題名”下，又可分為“正題名”與“并列題名”兩個(gè)著錄單元。

4.2著錄項(xiàng)目細(xì)則

4.2.1題名與責(zé)任者項(xiàng) 1.題名

題名又稱標(biāo)題、題目，是直接表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱。1）題名

正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目名稱和案卷封面上的題目名稱，工程（項(xiàng)目）級(jí)的題名指工程或項(xiàng)目的名稱。正題名照原文著錄。2）并列題名

以第二種語(yǔ)言文字書寫的與正題名對(duì)照并列的題名。必要時(shí)并列題名與正題名一并著錄。其前加“=”號(hào)。

3）副題名及說明題名文字

副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。副題名照原文著錄，正題名能夠反映檔案內(nèi)容時(shí)，副題名不必著錄。

說明題名文字是指在題名前后對(duì)檔案內(nèi)容、范圍、用途等的文字說明。副題名及說明題名文字前加“；”號(hào)。

2.文件編號(hào)

文件編號(hào)是文件制發(fā)機(jī)發(fā)、團(tuán)體或個(gè)人編寫的順序號(hào)，包括發(fā)文字號(hào)、圖號(hào)等，按照原文字和符號(hào)著錄，其前加“：”號(hào)。對(duì)于一個(gè)工程來講，其文件編號(hào)大致有以下幾種： 1）建設(shè)工程項(xiàng)目立項(xiàng)批準(zhǔn)文件號(hào)

建設(shè)工程項(xiàng)目立項(xiàng)批準(zhǔn)文件號(hào)著錄計(jì)劃部門或主管部門批準(zhǔn)該工程項(xiàng)目正式立項(xiàng)的文件編號(hào)。

2）建設(shè)工程規(guī)劃許可證號(hào)

建設(shè)工程規(guī)劃許或證號(hào)著錄城市規(guī)劃主管部門對(duì)該建設(shè)工程項(xiàng)目核發(fā)的建設(shè)工程規(guī)劃許可證的編號(hào)。

3）建設(shè)工程用地規(guī)劃許可證號(hào) 建設(shè)工程用地規(guī)劃許可證號(hào)著錄城市規(guī)劃主管部門對(duì)該建設(shè)工程項(xiàng)目核發(fā)的建設(shè)工程用地規(guī)劃許可證的編號(hào)。

4）建設(shè)工程用地許可證號(hào)

建設(shè)工程用地許可證號(hào)著錄城市土地主管部門對(duì)該建設(shè)工程項(xiàng)目核發(fā)的土地使用證編號(hào)。5）工程設(shè)計(jì)（勘察）編號(hào)

工程設(shè)計(jì)（勘察）編號(hào)著錄建筑設(shè)計(jì)（勘察）部門對(duì)該建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)計(jì)（勘察）的編號(hào)。

6）建設(shè)工程施工許可證號(hào)

建設(shè)工程施工許可證號(hào)著錄建設(shè)行政主管部門對(duì)該建設(shè)工程項(xiàng)目核發(fā)的施工許可證編號(hào)。7）建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案登記號(hào)

建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案登記號(hào)是指建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位向建設(shè)行政主管部門報(bào)送備案材料時(shí)，建設(shè)行政主管部門賦予該工程的備案登記編號(hào)。8）工程所在地形圖號(hào)

指工程所在的1：500地形圖的分幅號(hào)。3．工程（項(xiàng)目）地址

工程（項(xiàng)目）地址指工程項(xiàng)目的建設(shè)地點(diǎn)或征地地址。本市工程著錄區(qū)（縣）、街道（鄉(xiāng)、路）、門牌號(hào)（村、隊(duì)）；外地工程著錄省、市（縣）、街道（路）名。其前加“：”號(hào)。案卷級(jí)和文件著錄，不必著錄此項(xiàng)。4．責(zé)任者

責(zé)任者指文件材料的形成單位或個(gè)人。1）第一責(zé)任者

第一責(zé)任者是指列于首位的責(zé)任者。著錄時(shí)其前加“/”號(hào)。2）其他責(zé)任者

其他責(zé)任者是指除第一責(zé)任者以外的責(zé)任者，其前加“；”號(hào)。

3）工程（項(xiàng)目）級(jí)責(zé)任者著錄順序一般為：建設(shè)單位（立卷單位）、建設(shè)項(xiàng)目（或事由）批準(zhǔn)單位、項(xiàng)目（或事由）申請(qǐng)或?qū)嵤﹩挝弧Ｈ缃ㄔO(shè)工程（項(xiàng)目）責(zé)任者著錄順序?yàn)椋航ㄔO(shè)單位、立項(xiàng)批準(zhǔn)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位；建設(shè)工程（用地）規(guī)劃管理檔案項(xiàng)目級(jí)責(zé)任者著錄順序?yàn)椋毫⒕韱挝弧⑸暾?qǐng)（用地）單位、批準(zhǔn)單位（項(xiàng)目批準(zhǔn)單位和用地批準(zhǔn)單位）、設(shè)計(jì)單位（或被征地單位）。4）案卷級(jí)責(zé)任者一般只著編制單位。5．附件

是指文件正文后的附加材料，各附件題名前均冠以“+”號(hào)。4.2.2 稿本與文種項(xiàng)

1.稿本是指檔案的文稿、文本和版本，依實(shí)際情況著錄為正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖、試行本、修訂本、復(fù)印件等，其前加“．—”號(hào)。

2.文種是指文件種類的名稱，依實(shí)際情況著錄為命令、決議、指示、通知、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議書、任務(wù)書、施工圖、竣工圖、鑒定書等。文種前加“：”號(hào)。4.2.3 密級(jí)與保管期限項(xiàng) 1.密級(jí)

1）密級(jí)是指文件保密程度的等級(jí)，一般按文件形成時(shí)所定密級(jí)著錄，對(duì)已升、降、解密的。應(yīng)著錄新密級(jí)。密級(jí)前加“．—”號(hào)。

2）密級(jí)按GB/T 7156—1987第四章文獻(xiàn)保管等級(jí)代碼表劃分為六個(gè)級(jí)別。名稱與代碼如下表： 表4.2.3 文獻(xiàn)保密登記代碼

名 稱 數(shù)字代碼 漢語(yǔ)拼音代碼 漢字代碼 公開級(jí) 0 GK 公開 國(guó)內(nèi)級(jí) 1 GN 國(guó)內(nèi) 內(nèi)部級(jí) 2 NB 內(nèi)部 秘密級(jí) 3 MM 秘密 機(jī)密級(jí) 4 JM 機(jī)密 絕密級(jí) 5 UM 絕密

3）密級(jí)為“公開級(jí)”、“國(guó)內(nèi)級(jí)”、“內(nèi)部級(jí)”時(shí)，一般不必著錄。

2.保管期限

1）保管期限是指根據(jù)檔案價(jià)值確定的檔案應(yīng)該保存的時(shí)間，一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。保管期限前加“：”。

2）保管期限一般按案卷組成時(shí)所定保管期限著錄，對(duì)已更改的。應(yīng)著錄新的保管期限。

4.2.4 時(shí)間項(xiàng)

1.對(duì)文件級(jí)著錄，時(shí)間項(xiàng)著錄文件形成時(shí)間。

一般文書（通知、報(bào)告、批復(fù)）的形成時(shí)間為發(fā)文時(shí)間；決

議、決定、規(guī)定為通過時(shí)間或發(fā)布時(shí)間；合同、協(xié)議書為簽署時(shí)間；報(bào)表計(jì)劃為編制時(shí)間；報(bào)表計(jì)劃為編制時(shí)間；工程設(shè)計(jì)圖紙為設(shè)計(jì)時(shí)間；工程竣工圖為編制完成時(shí)間，如圖上沒有簽注編制完成時(shí)間，則以工程竣工時(shí)間代替。

2.對(duì)案卷級(jí)著錄，時(shí)間項(xiàng)著錄案卷內(nèi)文件起止時(shí)間。

一般案卷起止時(shí)間為卷內(nèi)文件形成最早、最晚時(shí)間。起止時(shí)間著錄中間用“—”相連，如：“1987．07．03—1988．12．14”。

3.對(duì)工程級(jí)著錄，時(shí)間項(xiàng)錄工程開、竣工時(shí)間或建設(shè)工程規(guī) 劃許可證及建設(shè)用地規(guī)劃許可證的批準(zhǔn)時(shí)間。

4.著錄時(shí)間時(shí)，年、月、日之間用“．”號(hào)相隔，如“1985 年12月10日”著錄為“1985．12．10”。時(shí)間項(xiàng)前加“．—”。4.2.5 載體類型 1.載體類型

1）載體類型項(xiàng)著錄檔案載體的物質(zhì)形態(tài)特征。其前加“．—”。

2）載體類型分為底圖、縮微片、照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤、計(jì)算機(jī)磁盤、計(jì)算機(jī)磁帶、電影膠片、唱片等。根據(jù)檔案實(shí)際載體類型著錄，除底圖外，以紙為載體的檔案一律不著錄本項(xiàng)。2.數(shù)量及單位

數(shù)量用阿拉伯?dāng)?shù)字，單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計(jì)單位，如“頁(yè)”、“張”、“卷”、“袋”、“冊(cè)”、“盒”等。著錄時(shí)其前加“：”號(hào)。3.規(guī)格

規(guī)格指檔案載體的尺寸及型號(hào)，著錄時(shí)其前加“：”號(hào)，如“．—5頁(yè)：16開”，“ ．—2張：A0”。

4.2.6 專業(yè)記載項(xiàng)

本項(xiàng)作為城建檔案的專業(yè)特征記載項(xiàng)，著錄于附注項(xiàng)前。根據(jù)著錄對(duì)象不同分為房屋建筑工程專業(yè)記載項(xiàng)（含房屋建筑工程規(guī)劃管理檔案）、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程專業(yè)記載項(xiàng)（含市政基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)劃管理檔案）、城市管線工程專業(yè)記載項(xiàng)、建設(shè)工程用地規(guī)劃管理專業(yè)記載項(xiàng)。本項(xiàng)對(duì)工程（項(xiàng)目）級(jí)檔案是必要著錄項(xiàng)目，案卷、文件級(jí)檔案可不著錄。各專業(yè)記載項(xiàng)之間加“：”。

1.房屋建筑工程專業(yè)記載項(xiàng)著錄下列內(nèi)容：

1）建筑面積，2）高度，3）層數(shù)，4）結(jié)構(gòu)類型，5）開工時(shí)間，6）竣工時(shí)間，7）總用地面積，8）總建筑面積，9）幢數(shù)，10）工程預(yù)算，11）工程決算。2.市政基礎(chǔ)設(shè)施工程專業(yè)記載項(xiàng)著錄下列內(nèi)容：

1）長(zhǎng)度，2）寬度，3）高度，4）跨徑，5）結(jié)構(gòu)類型，6）孔數(shù)，7）級(jí)別，8）荷載，9）凈空，10）開工時(shí)間，11）竣工時(shí)間，12）總用地面積，13）總建筑面積，14）總長(zhǎng)度，15）工程預(yù)算，16）工程決算。

3.城市管線工程專業(yè)記載項(xiàng)著錄下列內(nèi)容：

1）長(zhǎng)度，2）規(guī)格，3）材質(zhì)，4）荷載，5）起點(diǎn)，6）止點(diǎn)，7）總長(zhǎng)度，8）開工時(shí)間，9）竣工時(shí)間，10）工程預(yù)算，11）工程決算。

4.建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案專業(yè)記載項(xiàng)著錄下列內(nèi)容：

1）建筑面積，2）幢數(shù)，3）層數(shù)，4）長(zhǎng)度，5）寬度，6）高度，7）跨度，8）荷載，9）規(guī)格，10）級(jí)別，11）凈空，12）結(jié)構(gòu)類型，13）工程造價(jià)。5.建設(shè)工程用地規(guī)劃管理檔案專業(yè)記載項(xiàng)著錄下列內(nèi)容： 1）征撥分類，2）用地分類，3）原土地分類，4）用地面積。4.2.7 附注與提要項(xiàng) 1.附注

1）附注項(xiàng)著錄各個(gè)項(xiàng)目中需要解釋和補(bǔ)充的事項(xiàng)，依各項(xiàng)目的順序著錄，項(xiàng)目以外需要解釋和補(bǔ)充的列在最后。

2）每一條附注均以“．—”分隔。如每一條附注都分段著錄時(shí)，可省略該著錄符號(hào)。2.提要 1）提要項(xiàng)是對(duì)檔案內(nèi)容的簡(jiǎn)介和評(píng)述，應(yīng)力求反映其主題內(nèi)容、重要數(shù)據(jù)（包括技術(shù)參數(shù)）。2）提要項(xiàng)在附注項(xiàng)之后另起一段空兩個(gè)漢字位置著錄，一般不超過200字。4.2.8 排檢與編號(hào)項(xiàng)

排檢與編號(hào)項(xiàng)是目錄排檢和檔案館（室）業(yè)務(wù)注記項(xiàng)。1.檔號(hào)

檔號(hào)是檔案館（室）在檔案整理過程中對(duì)檔案的編號(hào)。檔號(hào)包括分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)或頁(yè)號(hào)。檔號(hào)置于條目左上角第一行。檔號(hào)中各號(hào)之間用“—”號(hào)，占一個(gè)字節(jié)。1）工程（項(xiàng)目）級(jí)的檔號(hào)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)組成。

2）案卷級(jí)的檔號(hào)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)組成。即工程（項(xiàng)目）檔號(hào)+案卷號(hào)。

3）文件級(jí)的檔號(hào)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)或頁(yè)號(hào)組成。即案卷檔號(hào)+件號(hào)或頁(yè)號(hào)。件號(hào)或頁(yè)號(hào)是指案卷內(nèi)每一文件的順序號(hào)或首頁(yè)的編號(hào)。2.檔案館代號(hào) 檔案館（室）代號(hào)按照國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定填寫。置于條目右上角第一行。尚無代號(hào)的，暫時(shí)不填，但應(yīng)留出位置，以備將來填寫。3.縮微號(hào)

縮微號(hào)是檔案館（室）賦予檔案縮微品的編號(hào)，著錄于條目左上角第二行，與檔案館代碼齊頭。

4.電子文檔號(hào)

電子文檔號(hào)是檔案館、室管理電子文件的一組符號(hào)代碼，著錄于條目第二行的中間位置。5.存在地址號(hào)

存在地址號(hào)著錄檔案存放處的編號(hào)。一般包括庫(kù)號(hào)、列（排）號(hào)、節(jié)（柜）號(hào)、層號(hào)，著錄于條目右上角第二行。6.主題詞

主題詞是揭示檔案內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。

1）主題詞按照DA/T19—1999《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》、《中國(guó)檔案主題詞表》、《城建檔案主題詞表》等進(jìn)行標(biāo)引。

2）主題詞著錄于附注與提要項(xiàng)之后，另起一段齊頭著錄。

3）各級(jí)著錄，一般著錄4至6個(gè)主題詞。各詞之間空一個(gè)漢字位置，一個(gè)詞或詞組不得分兩行書寫。著錄格式

5.0.1 著錄格式按照其表現(xiàn)形式可分為表格式和段落符號(hào)式。5.0.2 表格著錄格式

1.工程（項(xiàng)目）級(jí)條目表格著錄格式

按照不同著錄對(duì)象，工程（項(xiàng)目）級(jí)檔案表格著錄格式分為房屋建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程、城市管線工程、建設(shè)工程規(guī)劃管理項(xiàng)目、建設(shè)用地規(guī)劃管理項(xiàng)目、通用工程項(xiàng)目六種。1）房屋建筑工程項(xiàng)目級(jí)表格著錄格式（示例見附錄A）； 2）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目級(jí)表格著錄格式（示例見附錄B）； 3）城市管線工程項(xiàng)目級(jí)表格著錄格式（示例見附錄C）；

4）建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案項(xiàng)目級(jí)表格著錄格式（示例見附錄D）； 5）建設(shè)用地規(guī)劃管理檔案項(xiàng)目級(jí)表格著錄格式（示例附錄E）； 6）工程（項(xiàng)目）級(jí)通用表格著錄格式（示例見附錄F）。2.案卷級(jí)條目表格著錄格式（示例見附錄G）。3.3.文件級(jí)條目表格著錄格式（示例見附錄H）。5.0.3 段落符號(hào)式著錄格式

段落符號(hào)式著錄格式將著錄項(xiàng)目劃分為四個(gè)段落。第一段落中檔號(hào)、縮微號(hào)分別置于條目左上角的第一、二行，檔案館代號(hào)、存放地址號(hào)分別置于右上角第一、二行，電子文檔號(hào)置于第二行的中間位置。第二段落從第三行與檔號(hào)齊頭處依次著錄題名與責(zé)任者項(xiàng)、稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體與數(shù)量項(xiàng)、專業(yè)記載項(xiàng)、附注項(xiàng)，回行時(shí)，齊頭著錄。第三段落另起一行空兩格著錄提要，回行時(shí)與一、二段落齊頭。第四段落另起一行齊頭著錄主題詞，各詞之間空一格。

1.工程（項(xiàng)目）級(jí)段落符號(hào)式條目著錄格式 檔號(hào) 檔案館代號(hào)

縮微號(hào) 電子文檔號(hào) 存放地址號(hào)

題名=并列題名；副題名及說明題名文字：立項(xiàng)批準(zhǔn)文號(hào)；工程規(guī)劃許可證號(hào)；工程用地規(guī)劃許可證號(hào)；工程用地許可證號(hào)；工程設(shè)計(jì)（勘察）編號(hào)；工程施工許可證號(hào)；竣工驗(yàn)收備案登記號(hào)；地形圖號(hào)：工程地址/第一責(zé)任者；其它責(zé)任者．一密級(jí)；保管期限．—工程開竣工日期．—載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格．—專業(yè)記載．—附注 提要 主題詞

2.案卷級(jí)段落符號(hào)式條目著錄格式 檔號(hào) 檔案館代號(hào) 縮微號(hào) 電子文檔號(hào) 存放地址號(hào)

正題名=并列題名；副題名及題名說明文字：

工程（項(xiàng)目）地址/編制單位．—密級(jí)：保管期限．—案卷內(nèi)文件起止時(shí)間．—載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格．—附注 提要 主題詞

3.文件級(jí)段落符號(hào)式條目著錄格式 檔號(hào) 檔案館代號(hào)

縮微號(hào) 電子文檔號(hào) 存放地址號(hào)

正題名=并列題名；副題名及題名說明文字：

工程（項(xiàng)目）地址/編制單位．—密級(jí)：保管期限．—案卷內(nèi)文件起止時(shí)間．—載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格．—附注 提要 主題詞

5.0.4 段落符號(hào)式著錄條目的形式為卡式時(shí)，卡片尺寸一般為12.5cm X 7.5cm，著錄時(shí)卡片四周均應(yīng)留1 cm空隙，如卡片正面著錄不完，可接背面連續(xù)著錄。

附錄A 房屋建筑工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄單

工程名稱

工程地點(diǎn)

責(zé)任者 建設(shè)單位 文號(hào)項(xiàng) 立項(xiàng)批準(zhǔn)文號(hào)

立項(xiàng)批準(zhǔn)單位 規(guī)劃許可證號(hào)

設(shè)計(jì)單位 用地規(guī)劃許可證號(hào)

勘察單位 用地許可證號(hào)

監(jiān)理單位 施工許可證號(hào)

專 業(yè) 記 載

單項(xiàng)工程名稱 施工單位 建筑面積(m2)高度(m)層數(shù) 結(jié)構(gòu)類型 開工時(shí)間 竣工時(shí)間 地下 地上

總用地面積 總建筑面積 幢數(shù)

工程造價(jià) 工程結(jié)算

檔 案 狀 況

總卷數(shù) 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計(jì)算機(jī) 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級(jí) 進(jìn)館日期 移交單位

排 檢 與 編 號(hào) 檔號(hào) 縮微號(hào)

存放位置起始號(hào)

附注

附錄B 市政基礎(chǔ)設(shè)施工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄單

工程名稱

工程地點(diǎn)

責(zé)任者 建設(shè)單位 文號(hào)項(xiàng) 立項(xiàng)批準(zhǔn)文號(hào)

立項(xiàng)批準(zhǔn)單位 規(guī)劃許可證號(hào)

設(shè)計(jì)單位 用地規(guī)劃許可證號(hào)

勘察單位 用地許可證號(hào)

監(jiān)理單位 施工許可證號(hào)

專 業(yè) 記 載

單項(xiàng)工程名稱 施工單位 結(jié)構(gòu)類型 長(zhǎng)度(m)寬度(m)高度(m)跨徑 孔數(shù) 級(jí)別 荷載 凈空

總用地面積 總建筑面積 總長(zhǎng)度(m)

開工時(shí)間 竣工時(shí)間 工程造價(jià) 工程結(jié)算

檔 案 狀 況

總卷數(shù) 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計(jì)算機(jī) 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級(jí) 進(jìn)館日期

移交單位

排 檢 與 編 號(hào) 檔號(hào) 縮微號(hào)

存放位置起始號(hào)

附注

附錄C 城市管線工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄單

工程名稱

工程地點(diǎn) 責(zé)任者 建設(shè)單位 文號(hào)項(xiàng) 立項(xiàng)批準(zhǔn)文號(hào)

立項(xiàng)批準(zhǔn)單位 規(guī)劃許可證號(hào)

設(shè)計(jì)單位 用地規(guī)劃許可證號(hào)

勘察單位 用地許可證號(hào)

監(jiān)理單位 施工許可證號(hào)

專 業(yè) 記 載

單項(xiàng)工程名稱 施工單位 地形圖號(hào) 長(zhǎng)度(m)規(guī)格 材質(zhì) 荷載

起點(diǎn) 止點(diǎn) 總長(zhǎng)度(m)

開工時(shí)間 竣工時(shí)間 工程造價(jià) 工程結(jié)算

檔 案 狀 況

總卷數(shù) 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計(jì)算機(jī) 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級(jí) 進(jìn)館日期

移交單位

排 檢 與 編 號(hào) 檔號(hào) 縮微號(hào)

存放位置起始號(hào)

附注

附錄D 建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案項(xiàng)目級(jí)著錄單

工程名稱

工程地點(diǎn)

責(zé)任者 建設(shè)單位 文號(hào)項(xiàng) 立項(xiàng)批準(zhǔn)文號(hào)

立項(xiàng)批準(zhǔn)單位 規(guī)劃許可證號(hào)

設(shè)計(jì)單位 用地規(guī)劃許可證號(hào)

施工單位 用地許可證號(hào)

地形圖號(hào)

專 業(yè) 記 載

建筑面積 幢數(shù) 長(zhǎng)度 規(guī)格

高度 層數(shù) 寬度 級(jí)別

跨度 凈空 荷載 申請(qǐng)時(shí)間 工程造價(jià)

批準(zhǔn)時(shí)間 結(jié)構(gòu)類型

檔 案 狀 況

文字(頁(yè))圖紙(張)光盤 磁盤

保管期限 密級(jí) 進(jìn)館日期

移交單位

排 檢 與 編 號(hào) 檔號(hào) 縮微號(hào)

存放位置起始號(hào)

附注

附錄E 建設(shè)用地規(guī)劃管理檔案項(xiàng)目級(jí)著錄單

用地項(xiàng)目名稱

征地位置

責(zé)任者 用地單位 文號(hào)項(xiàng) 立項(xiàng)批準(zhǔn)文號(hào)

立項(xiàng)批準(zhǔn)單位 規(guī)劃許可證號(hào)

被征單位 用地規(guī)劃許可證號(hào)

規(guī)劃批準(zhǔn)單位 用地許可證號(hào)

地形圖號(hào)

專 業(yè) 記 載

用地分類 征撥分類

原土地分類 批準(zhǔn)時(shí)間 用地面積

檔 案 狀 況

文字(頁(yè))圖紙(張)光盤 磁盤

保管期限 密級(jí) 進(jìn)館日期

移交單位

排 檢 與 編 號(hào) 檔號(hào) 縮微號(hào)

存放位置起始號(hào)

附注

附錄F 工程(項(xiàng)目)級(jí)通用著錄單

工程名稱

工程地點(diǎn)

責(zé)任者 文號(hào)項(xiàng)

專 業(yè) 記 載

檔 案 狀 況

總卷數(shù) 文字(卷)圖紙 卷 底圖(張)照片(張)底片(張)張

錄音帶(盒)錄像帶(盒)光盤(盤)計(jì)算機(jī) 磁帶(盤)縮微片 盤 其它

磁盤(盤)張

保管期限 密級(jí) 進(jìn)館日期

移交單位

排 檢 與 編 號(hào) 檔號(hào) 縮微號(hào)

存放位置起始號(hào)

附注

附錄G 工程(項(xiàng)目)案卷級(jí)通用著錄單

檔號(hào) 縮微號(hào)

存放地址 庫(kù)列節(jié)(柜層)案卷題名

編制單位

載體類型 數(shù)量/單位 規(guī)格

卷內(nèi)文件起始時(shí)間 卷內(nèi)文件終止時(shí)間

保管期限 密級(jí)

主題詞

附注

附錄H 文件級(jí)通用著錄單

檔號(hào) 縮微號(hào)

存放處 庫(kù) 列 節(jié)(柜)層 文件題名

責(zé)任者

文(圖)號(hào) 文本

保管期限 密級(jí)

形成時(shí)間 載體類型

數(shù)量/單位 規(guī)格 提要

主題詞

附注

附錄J 本規(guī)范用詞說明

1.為便于在執(zhí)行本規(guī)范條文時(shí)區(qū)別對(duì)待，對(duì)要求嚴(yán)格程度不同的用詞，說明如下： 1）表示很嚴(yán)格，非這樣做不可的用詞： 正面詞采用“必須”； 反面詞采用“嚴(yán)禁”。

1）表示嚴(yán)格，在正常情況下均應(yīng)這樣做的用詞： 正面詞采用“應(yīng)”；

反面詞采用“不應(yīng)”或“不得”。

1）表示允許稍有選擇，在條件許可時(shí)，首先應(yīng)這樣作的用詞： 正面詞采用“宜”； 反面詞采用“不宜”。

表示有選擇，在一定條件下可以這樣做的，采用“可”。2.條文中指定按其他有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范執(zhí)行時(shí)，寫法為： “應(yīng)符合······的規(guī)定”或“應(yīng)按······執(zhí)行”。

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范

GB/T 50323—2001

條 文 說 明

制 定 說 明

本標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)建設(shè)部建標(biāo)標(biāo)[2000]25號(hào)文的要求，由建設(shè)部城建檔案工作辦公室會(huì)同有關(guān)城建檔案館共同編制而成，2001年3月5日經(jīng)建設(shè)部建標(biāo)[2001]67號(hào)文批準(zhǔn)實(shí)施。

在編制過程中，規(guī)范編制組開展了專題研究，進(jìn)行了比較廣泛的調(diào)查研究，總結(jié)了多年來城建檔案著錄工作的經(jīng)驗(yàn)，參考中華人民共和國(guó)檔案待業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 18—1999《檔案著錄規(guī)則》，并以多種方式廣泛征求了全國(guó)有關(guān)單位的意見，對(duì)主要問題進(jìn)行了反復(fù)修改，最后經(jīng)審定定稿。任何單位或個(gè)人在使用本標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，如遇到不確切或含混不清之處，請(qǐng)立即通知建設(shè)部城建成檔案工作辦公室（地址：北京市海淀區(qū)三里河路9號(hào)，郵政編碼：100835，電話：010—68393431，傳真：010—68394444），以便進(jìn)行調(diào)查或采取適當(dāng)?shù)拇胧?/p>

建設(shè)部城建檔案工作辦公室

2001年2月

目 次總則…………………………………………………………….……….32 2 術(shù)語(yǔ)、符號(hào)…………………………………………………….……...33 3 基本規(guī)定……………………………………………………….………34 4 著錄項(xiàng)目………………………………………………………….…..35 5 著錄格式………………………………………………………….…..39總則

1.0.1 城建檔案是城市建設(shè)的歷史記錄。城建檔案管理是城市建設(shè)管理工作的重要組成部分。隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的蓬勃發(fā)展和城市化水平的不斷提高，城建檔案的數(shù)量日益增加，其種類和載體形態(tài)日益豐富。對(duì)這些不斷產(chǎn)生和紛繁復(fù)雜的檔案資料的科學(xué)管理和有效利用，既是廣大城建檔案工作者的迫切愿望，也是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的迫切需要。近年來，各地城建檔案部門在探索城建檔案現(xiàn)代化管理方面作了大量努力，但由于缺乏全國(guó)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成了大量低水平重復(fù)開發(fā)，嚴(yán)重影響了城建檔案管理水平的提高。為了盡快規(guī)范城建檔案管理工作，指導(dǎo)城建檔案著錄標(biāo)引工作，提高城建檔案現(xiàn)代化管理水平，建立健全全國(guó)統(tǒng)一的城建檔案檢索利用體系，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)中的作用，特制定本規(guī)范。

1.0.2 本規(guī)范適用于各級(jí)各類城建檔案管理部門對(duì)各個(gè)時(shí)期、各種載體的城建檔案著錄工作。本規(guī)范只規(guī)定了城建檔案著錄工作的內(nèi)容、深度、范圍等，不包含城建檔案著錄工作的組織方法，也不涉及城建檔案的整理與分類要求。

1.0.3 城建檔案著錄除招待本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行《 檔案主題標(biāo)引規(guī)則》（DA/T 19—1999）、《中國(guó)檔案主題詞表》、《城建檔案主題詞表》、《城建檔案分類大綱》、《城建檔案密級(jí)與保管期限表》等規(guī)范或文件的規(guī)定。術(shù)語(yǔ)、符號(hào) 2.1.4 工程檔案

按照工程的建設(shè)過程，一個(gè)工程所形成的檔案大致可分為四個(gè)方面：

1）工程準(zhǔn)備階段所形成的檔案，包括工程開工前，在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等階段形成的檔案；

2）施工檔案，指在工程施工過程中形成的檔案； 3）竣工圖，是真實(shí)反映建設(shè)工程施工結(jié)果的圖樣；

4）竣工驗(yàn)收檔案，指在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的檔案。2.1.5 案卷

案卷是檔案的基本保管單位，它是立卷工作的成果，形式上可以分為卷、冊(cè)、袋、盒等。基 本 規(guī) 定

3.1.1 城建檔案著錄可以分為工程（項(xiàng)目）級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)三級(jí)。其中，工程（項(xiàng)目級(jí)）著錄是一個(gè)比較廣泛的概念，它不僅指對(duì)一個(gè)建設(shè)工程檔案的著錄，還包括對(duì)圍繞一個(gè)建設(shè)工程形成的規(guī)劃管理檔案、土地管理檔案、建筑工程管理檔案、工程勘測(cè)檔案、工程設(shè)計(jì)檔案等的著錄，也包括對(duì)一個(gè)項(xiàng)目如：城建科研項(xiàng)目、環(huán)境保護(hù)項(xiàng)目檔案的著錄。總之，工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄是對(duì)一個(gè)工程或一個(gè)項(xiàng)目所形成的檔案的著錄，不管這個(gè)工程項(xiàng)目所形成的檔案是一份、一卷，還是若干案卷。著 錄 項(xiàng) 目

4.2.1 題名與責(zé)任者項(xiàng) 1.題名

工程檔案一般只著錄正題名。工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄中題名一般由建設(shè)單位+工程名稱（或責(zé)任者+事由）構(gòu)成；工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、市政、公用工程名稱（題名）一般由地址+工程（項(xiàng)目）名稱構(gòu)成，或由建設(shè)單位+工程（項(xiàng)目）名稱構(gòu)成，必要時(shí)增加時(shí)間項(xiàng)；測(cè)繪項(xiàng)目名稱一般由年代+地址+等級(jí)+測(cè)量類型，或年代+地名+比例尺+測(cè)量類型構(gòu)成。建設(shè)單位必須寫全稱或標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱。一個(gè)工程項(xiàng)目的案卷的題名，其共性部分須保持統(tǒng)一性。同一工程項(xiàng)目的不同單項(xiàng)工程的題名，其共性部分也應(yīng)統(tǒng)一。

原題名含意不清或無題名的，應(yīng)重新擬寫題名后現(xiàn)時(shí)著錄。并加“[ ]”號(hào)。

單份文件的題名不能確切反映文件內(nèi)容時(shí)，原題名照錄，并根據(jù)文件內(nèi)容另擬題名附后，加“[]”號(hào)。無題名的單份文件，依據(jù)內(nèi)容擬寫題名，并加“[]”號(hào)。2.文件編號(hào)

案卷級(jí)著錄不必著錄文件編號(hào)。4.責(zé)任者

團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱，并且應(yīng)著其對(duì)外公開名稱，如“南京新聯(lián)機(jī)械廠”，而非此廠代號(hào)“九二四廠”。

歷代政權(quán)機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者，著錄時(shí)其前應(yīng)冠以朝代或政權(quán)名稱，并加“（）”號(hào)。如“（民國(guó)）總理陵園管理委員會(huì)”。

個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)，并加“（）”號(hào)。文件所署個(gè)人責(zé)任者為別名、筆名等時(shí)，均照原文著錄，但應(yīng)將其真實(shí)姓名附后，并加“（）”號(hào)。

外國(guó)責(zé)任者，應(yīng)著錄各歷史時(shí)期易于識(shí)別的國(guó)別簡(jiǎn)稱、統(tǒng)一的中文姓氏譯名、姓氏原文和名的縮寫，一般采用名在前，姓在后的順序。國(guó)別、姓氏的原文和名的縮寫均加“（）”號(hào)。未署責(zé)任者的文件，應(yīng)著錄根據(jù)其內(nèi)容、形式特自考證出的責(zé)任者，并加“[]”號(hào)。經(jīng)考證仍無結(jié)果時(shí)，以三個(gè)“ ”代之。著錄為“”。

文件的責(zé)任堵塞有誤，仍照原文著錄，但應(yīng)考證出真實(shí)責(zé)任者附后，并加“[]”號(hào)。經(jīng)考證仍無結(jié)果時(shí)，以三個(gè)“ ”代之。著錄為“”。5.附件

文件正文后有多個(gè)附件時(shí)，應(yīng)逐一著錄各附件題名，各附件題名前均冠以“+”號(hào)。4.2.4 時(shí)間項(xiàng) 著錄時(shí)，年號(hào)應(yīng)著錄完整，如“1999年”，不應(yīng)著錄成“99”。個(gè)位數(shù)月、日前應(yīng)加“0”，如“1999年1月1日”應(yīng)著錄為“1999．01．01”。

歷史檔案應(yīng)著錄原紀(jì)年，將換算好的相應(yīng)公元紀(jì)年附后，并加“（）”號(hào)。例如：清乾隆十年九月二十六日著錄為“清乾隆10．09．26（1745．10．21）”，又如：“民國(guó)二十七年九月十八日”著錄為“民國(guó)27．9．18．（1938．09．18）”。沒有形成時(shí)間或形成時(shí)間不清的文件，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容、形式、載體特征等證出形成時(shí)間著錄，并加“[]”號(hào)；或著錄文件上的其他時(shí)間（收文時(shí)間、審核時(shí)間、印發(fā)時(shí)間等），并在附注項(xiàng)中說明。如考證無結(jié)果，且無其他時(shí)間，則以三個(gè)“”代之，著錄為“”。4.2.6 專業(yè)記載項(xiàng)

各專業(yè)記載項(xiàng)的含義如下：

1.工程預(yù)算：由施工單位對(duì)該工程所作的預(yù)計(jì)造價(jià)。以萬元為單位，保留小數(shù)點(diǎn)后二位。2.工程決算：經(jīng)有關(guān)方面審核后的工程造價(jià)決算。以萬元為 單位，保留小數(shù)點(diǎn)后二位。

3.建筑面積：指各層建筑面積的總和，各層面積按水平橫截

外墻周邊計(jì)算。建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案著錄每個(gè)案件（項(xiàng)目）內(nèi)核準(zhǔn)的房屋建筑或市政設(shè)施總建筑面積。著錄時(shí)以平方米為單位，取小數(shù)兩位。

4.幢數(shù)：按一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)有建筑物的幢數(shù)著錄，或按一項(xiàng) 建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案中核準(zhǔn)的建筑物幢數(shù)著錄。

5.層數(shù)：按建筑物的實(shí)際層數(shù)著錄，以0．00為界，著錄地

上、地下層數(shù)。例：地上12層，地下1層著錄為“：地上12地下1”。同一建筑物（項(xiàng)目）按最高層次著錄。同一項(xiàng)目中包括層次不同的多幢建筑物時(shí)，按層數(shù)最低和最高的著錄，其間加“—”號(hào)，例如：“：3—8層”。

6.結(jié)構(gòu)類型：建筑物的結(jié)構(gòu)類型，指磚混結(jié)構(gòu)、內(nèi)框架結(jié)構(gòu)、鋼筋混凝土結(jié)構(gòu)、鋼筋混凝土剪力墻結(jié)構(gòu)、簡(jiǎn)體結(jié)構(gòu)、剪辦墻結(jié)構(gòu)、部分框支剪力墻結(jié)構(gòu)、砌塊結(jié)構(gòu)等。構(gòu)筑物的結(jié)構(gòu)類型，指橋涵的結(jié)構(gòu)形式，如橫斷面型式、河道護(hù)砌型式等。7.長(zhǎng)度、寬度、高度均以米為單位，著錄到小數(shù)點(diǎn)后二位。地下建筑的高度按下地設(shè)施最低層地板的項(xiàng)標(biāo)高著錄（負(fù)值）。8.跨徑：指橋梁主跨的長(zhǎng)度，以米為單位，著錄到小數(shù)點(diǎn)后 二位。

9.荷載：指設(shè)計(jì)荷載，是橋梁、涵洞、管線等承載能力。

10.規(guī)格：指橋梁、涵洞的孔洞數(shù)或指管線的直徑和孔數(shù)等。直徑以毫米為單位。多種規(guī)格可依次著錄，規(guī)格之間用“；”號(hào)。11.級(jí)別：指道路的設(shè)計(jì)等級(jí)。

12.凈空：指常年水位或地面至橋底部的空間距離或梁底的標(biāo)高。以米為單位，著錄到小數(shù)點(diǎn)后二位。

13.起點(diǎn)：著錄管線工程的起始位置或地址。14.止點(diǎn)：著錄管線工程的終止位置或地址。

15.材質(zhì)：著錄管線材料類型。多種材質(zhì)可依次著錄。材質(zhì)之間用“；”號(hào)。

16.工程造價(jià)：指進(jìn)行某項(xiàng)工程建設(shè)預(yù)期花費(fèi)的各種費(fèi)用，它由設(shè)備、工器具購(gòu)置費(fèi)、建筑安裝工程費(fèi)用和工程建設(shè)其它費(fèi)用構(gòu)成。

17.征撥分類：分征用和撥用、拍賣、轉(zhuǎn)讓，按實(shí)際情況著錄。

18.用地分類：指征地用途分類。根據(jù)《城市用地分類與規(guī)劃建設(shè)用地標(biāo)準(zhǔn)》（GBJ 137—90）的規(guī)定，分居住、公共設(shè)施、工業(yè)、倉(cāng)儲(chǔ)、對(duì)外交通、道路廣場(chǎng)、市政公用、綠地、特殊用地。

19.原土地分類：指所征用土地原分類，根據(jù)《城市用地分類與規(guī)劃建設(shè)用地標(biāo)準(zhǔn)》（GBJ 137—90）分菜地、水田、耕地、山林、非耕地、水面、城鎮(zhèn)、其他。

20.用地面積：按批準(zhǔn)用地面積，并以用地分類分別計(jì)。以平方米為單位，取兩位小數(shù)。

4.2.8 排檢與編號(hào)項(xiàng) 6．主題詞

主題詞對(duì)工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄為選擇項(xiàng)。

案卷級(jí)的主題詞除沿用工程（項(xiàng)目）級(jí)的主題詞外，應(yīng)著重反映案卷的基本內(nèi)容，增加反映案卷內(nèi)容部分的主題詞。

同樣，文件級(jí)的主題詞除沿用案卷級(jí)的主題詞外，應(yīng)增加反映文件內(nèi)容部分的主題詞。著 錄 格 式

5.0.2 表格式著錄格式為機(jī)讀目錄的首選格式。1.工程（項(xiàng)目）級(jí)條目表格著錄格式

1）房屋建筑工程檔案工程（項(xiàng)目）級(jí)表格式著錄單，適用于各類房屋建筑工程檔案的工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄。

2）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案工程（項(xiàng)目）級(jí)表格式著錄單，適用于道路、橋涵、堤壩、煙囪等構(gòu)筑物工程檔案的工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄。

3）城市管線工程檔案工程（項(xiàng)目）級(jí)表格式著錄單，適用于地下給水、排水、供氣、供電、供熱、電信、工業(yè)管線等的工程（項(xiàng)目）級(jí)著錄。著錄單“專業(yè)記載”項(xiàng)中，“地形圖號(hào)”按4.2.1 題名與責(zé)任者項(xiàng)中“文件編號(hào)”的規(guī)定著錄。

4）建設(shè)工程規(guī)劃管理檔案項(xiàng)目級(jí)表格適用于工程規(guī)劃管理檔案的項(xiàng)目級(jí)著錄。5）建設(shè)用地規(guī)劃管理檔案項(xiàng)目級(jí)表格適用于建設(shè)用地規(guī)劃管理檔案的項(xiàng)目級(jí)著錄。

6）工程（項(xiàng)目）級(jí)通用表格適用于城市規(guī)劃、園林綠化、科學(xué)研究、環(huán)境保護(hù)等類，無法以建筑物工程、構(gòu)筑特工程、城市管線工程、建設(shè)工程規(guī)劃管理、建設(shè)用地規(guī)劃管理的專業(yè)特征來著錄的其他城建檔案的著錄。可根據(jù)各類專業(yè)檔案的實(shí)際情況，確定不同的專業(yè)記載項(xiàng)。

2.案卷級(jí)表格適用于各類案卷的著錄，為通用格式。3.文件級(jí)表格，以單份文件為著錄對(duì)象，為通用格式。

第三篇：文書檔案卷內(nèi)目錄著錄規(guī)范

文書檔案卷內(nèi)目錄著錄規(guī)范（培訓(xùn)材料）

一、正確理解“件”的含義。通常意義上單份文件為一件，著錄為一個(gè)條目；但有時(shí)為了保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，幾份文件在歸檔時(shí)裝訂在一起為一件，編目時(shí)體現(xiàn)為一條條目。主要有以下幾種：

1、文件的正本與定稿（底稿）一般為一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著錄正本的文件標(biāo)題。但重要文件（如法律法規(guī)等）需保留歷次修改的不同稿本（包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿等），可將正本與歷次稿各為一件，著錄多個(gè)條目。

2、正本與附件一般為一件，正文在前，附件在后；只有在附件數(shù)量較多或太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件。

3、原件與復(fù)制件（復(fù)印件）為一件，原件在前，復(fù)制件在后。

4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。

5、來文與復(fù)文（即請(qǐng)示與批復(fù)）為一件，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后排列，著錄批復(fù)的文件標(biāo)題，如果經(jīng)過層層轉(zhuǎn)報(bào)產(chǎn)生多份的來文和復(fù)文，則可將所有的來文、復(fù)文分別作為一件。

6、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按照其本來的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件，未裝訂的同一式樣的表格，以一定的單位組合，裝訂在一起作為一件。

7、對(duì)會(huì)議記錄而言，采用活頁(yè)形式的可以每次會(huì)議記錄為一件著錄，使用記錄本形式的可以一本作為一件著錄，重要部門的會(huì)議如常委會(huì)書記辦公會(huì)、區(qū)長(zhǎng)辦公會(huì)仍要求一會(huì)一條。對(duì)工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、呈閱件等未裝訂成冊(cè)而題名又可概括的多份文件，可作為多件，即需逐份著錄，但使用計(jì)算機(jī)時(shí)也可只著錄一條。

8、成套的會(huì)議材料如召開的全區(qū)性的工作大會(huì)，其產(chǎn)生的一整套的會(huì)議通知、會(huì)議名單、領(lǐng)導(dǎo)講話、日程安排等文件，可按其期限排列各為一件，逐份著錄。

9、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下形成的文件，若定稿無重要修改手跡或無領(lǐng)導(dǎo)批示的，可將正文與發(fā)文稿頭紙（即簽發(fā)單）為一件著錄，按正文在前，稿頭紙?jiān)诤笈帕校坏ǜ逵兄匾薷牡目勺鞯赘迨褂茫凑５恼摹l(fā)文稿頭紙——底稿排列作一件著錄；有領(lǐng)導(dǎo)批示的文件一定要及時(shí)整理歸檔，才體現(xiàn)檔案的真實(shí)面貌。

10、最后一點(diǎn)，文件上有附有的文件處理單、擬辦單等，可根據(jù)本單位的實(shí)際情況決定歸檔與否。一般來說，帶有領(lǐng)導(dǎo)重要批示的，可與正文一起歸檔作為一件著錄，按文件處理單在前，正文在后排列；若只有某某閱或在領(lǐng)導(dǎo)閱后簡(jiǎn)單打勾等記錄的處理單可無須歸檔。

二、卷內(nèi)文件目錄的規(guī)范著錄（抄寫）

福建省檔案局出臺(tái)的省標(biāo)《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則》，對(duì)卷內(nèi)文件目錄著錄的規(guī)范性作了詳細(xì)的說明。以下所講的規(guī)范性不僅要求在計(jì)算機(jī)錄入時(shí)使用，對(duì)手工抄寫同樣適用，計(jì)算機(jī)管理是發(fā)展目標(biāo)，卷內(nèi)目錄抄寫規(guī)范，將大大提高以后手工操作改電腦管理的工作效率。

（一）、文件編號(hào)。

1、錄入文件編號(hào)時(shí)要按原文件編號(hào)據(jù)實(shí)著錄。其中年份要用4位數(shù)表示，字符“[ ]”置于年份的兩端。使用計(jì)算機(jī)管理的其文件編號(hào)中的年份、符號(hào)、文件號(hào)統(tǒng)一用“半角”。例：閩委[2004]綜023號(hào)，存在問題：閩委綜[2004]023號(hào)；閩委（2004）綜023號(hào)；閩委[2004]23號(hào)；閩委[04]綜023號(hào)或者閩委綜23號(hào)。

2、聯(lián)合發(fā)文或有多個(gè)文件編號(hào)時(shí)，只要著錄主辦機(jī)關(guān)的文件編號(hào)。通常是第一責(zé)任者產(chǎn)生的文件編號(hào)。

（二）、責(zé)任者。

1、機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或統(tǒng)一規(guī)范的通用簡(jiǎn)稱。

根據(jù)原文的責(zé)任者據(jù)實(shí)著錄，用統(tǒng)一規(guī)范的通用簡(jiǎn)稱，如著錄：“福州市馬尾區(qū)計(jì)生委或福州市馬尾區(qū)計(jì)生委員會(huì)”，其稱呼不統(tǒng)一。特別是本區(qū)屬兩區(qū)合一，文件責(zé)任者通常即有“福州開發(fā)區(qū)”又有“福州市馬尾區(qū)”，著錄時(shí)最好能同時(shí)著明，不要隨便省略，對(duì)于自擬的責(zé)任者，有時(shí)受手工抄寫時(shí)的紙張等限制，可統(tǒng)一著錄其中常采用的一種，不可時(shí)而著錄“福州開發(fā)區(qū)**局”，時(shí)而著錄“福州市馬尾區(qū)**局”。

同一責(zé)任者對(duì)于特定歷史時(shí)期名稱不一樣時(shí)，要及時(shí)變更，如：區(qū)安辦的文件2004年前責(zé)任者可著“福州開發(fā)區(qū)安辦”，2004年后（包括2004年）因單位名稱變動(dòng)，其文件責(zé)任者可著“福州開發(fā)區(qū)安監(jiān)局”。

區(qū)委系列如區(qū)委組織部、區(qū)委宣傳部、區(qū)委辦等責(zé)任者要求著錄成規(guī)范性的，如：中共福州市馬尾區(qū)委辦、中共福州市馬尾區(qū)委組織部、中共福州市馬尾區(qū)委宣傳部等，要加上“中共”，并且“福州市馬尾區(qū)”或“福州開發(fā)區(qū)”不可省，跨省時(shí)要著明“福建省”，不能籠統(tǒng)著錄“區(qū)委辦、區(qū)委組織部”等，著明區(qū)域，以免今后計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)使用時(shí)造成混亂。

2、個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄對(duì)檔案負(fù)有責(zé)任的職務(wù)、職稱或其他身份，用“（）”表示。如：一份盧展工同志的講話，在責(zé)任項(xiàng)可著錄：盧展工（中共福建省委書記）

3、聯(lián)合行文的責(zé)任者，盡量多著錄，使用計(jì)算機(jī)著錄，責(zé)任項(xiàng)可允許著錄25個(gè)漢字，手工抄寫時(shí)受紙張限制可選擇，但列于首位的責(zé)任者應(yīng)著錄，立檔單位（即組卷的本單位）本身是責(zé)任者的也必須著錄，其他省略的責(zé)任者用“[等]”表示，兩個(gè)責(zé)任者之間用“；”表示。如：中共福州開發(fā)區(qū)委辦；福州開發(fā)區(qū)管政辦[等]

4、文件上無署名，但可考證其責(zé)任者的，在考證內(nèi)容兩端加上“[ ]”。如考證其文件出自區(qū)委辦綜合科，可在責(zé)任項(xiàng)上著：[中共福州開發(fā)區(qū)委辦綜合科]。有時(shí)對(duì)考證出的責(zé)任者仍有疑慮，依據(jù)不足時(shí)，在其責(zé)任者后加“？”，如[中共福州開發(fā)區(qū)委辦綜合科？]。無法考證其責(zé)任者的按原文著錄，原文無責(zé)任者的可無須著錄。

5、有些文件不規(guī)范，蓋章與署名不統(tǒng)一，如某局文件署名某局綜合科發(fā)文，蓋的卻是某局的章，其文件責(zé)任者應(yīng)以文件的印章為準(zhǔn)，責(zé)任者應(yīng)著明“***局”。

（三）、題名。

1、使用計(jì)算機(jī)著錄，題名項(xiàng)可允許著錄80個(gè)漢字，著錄題名中要注意標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字用全角形式。所有數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字，但對(duì)專用名稱則要按原文進(jìn)行著錄，如：“第二幼兒園”不得錄成“第2幼兒園”，“三中全會(huì)”不得錄成“3中全會(huì)”。

２、原文件的題名要據(jù)實(shí)著錄，不要任意省略。如有些文件題名“中共福州開發(fā)區(qū)委福州開發(fā)區(qū)管委會(huì)關(guān)于開展……的通知”,“關(guān)于”之前的冒頭不能省。

3、必要時(shí)可加著錄副題名，并在副題名之前加“：”，不用原副題名的破折號(hào)。如：共同創(chuàng)造和平繁榮的美好未來：2005年新年賀詞

4、文件題名過于冗長(zhǎng)，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，節(jié)略內(nèi)容用“…”表示。一般情況下，很少有題名超過字段所要求的80個(gè)漢字，這點(diǎn)較少采用。

5、文件題名中出現(xiàn)“你省”、“你區(qū)”、“你部”等字樣時(shí)，應(yīng)據(jù)實(shí)著錄并要加上具體的區(qū)域或名稱，加上的部份用“[ ]”表示。如：關(guān)于你局[福州市馬尾區(qū)民政局]…的通知

6、原文件沒有題名或原題名不能反映文件內(nèi)容的應(yīng)重新擬寫，并在擬寫的題名兩端加上“[ ]”。原文件有題名的，新擬寫的題名附于原題名之后，如超過字段長(zhǎng)度80個(gè)字的，可省略原題名。如：函[福州市馬尾區(qū)農(nóng)村發(fā)展局關(guān)于同意撥款的函]

7、可以在字段長(zhǎng)度之內(nèi)，盡量多著錄原題名中未提及的其他人名，并在增加的兩端加“[ ]”表示。如：題名“關(guān)于表彰全省***[***、***、***]計(jì)劃生育先進(jìn)的通知”，“關(guān)于***[***、***、***]等同志職務(wù)任免的通知”，盡量把本區(qū)或本單位有關(guān)同志的名字著錄出來，便于日后查找利用。

8、一本的會(huì)議記錄本錄一條，題名可注明什么部門、什么性質(zhì)的會(huì)議記錄，并注明記錄本第一次會(huì)議和最后一次會(huì)議的時(shí)間。如：“福州開發(fā)區(qū)、馬尾區(qū)委**局局務(wù)會(huì)議記錄（2003、5、21——2005、8、14）”，此會(huì)議記錄本可放在截止的2005歸檔。

9、著錄對(duì)象是多件文件時(shí)，使用計(jì)算機(jī)管理時(shí)可著錄一條，文件題名在擬寫時(shí)應(yīng)保留第一件文件題名的主要部分，加上能概括其余文件中心內(nèi)容及形式特征的部分，并在題名未尾著錄“（共*件）”的說明字樣。如簡(jiǎn)報(bào)信息可著錄：馬尾工作信息（1——20期）（共18件）；手工抄寫時(shí)最好逐件著錄。

（四）、文件時(shí)間。

1、文件時(shí)間由8位數(shù)字組成，第1——4位表示，5——6表示月份，7——8位表示日期，按文件形成時(shí)間據(jù)實(shí)著錄，如：20050412

2、特殊的多份文件只著錄一條目錄時(shí)，如簡(jiǎn)報(bào)，期刊，會(huì)議記錄等，著錄最早文件形成的時(shí)間。也可著錄最早和最遲形成的文件時(shí)間，中間用減號(hào)字符“-”分隔，如：20030105-20040530

3、無文件時(shí)間的可無需著錄，原文件時(shí)間缺省或字跡不清部分以“0”補(bǔ)。如：文件時(shí)間只有2月，沒有年和日，可著錄為：00000200；文件時(shí)間為1989年，沒有月和日，可著錄成：19890000

4、明知文件時(shí)間有誤或有疑義時(shí)仍照原文件著錄，使用計(jì)算機(jī)管理的，可在時(shí)間附注項(xiàng)中注明考證出的文件時(shí)間。若考證出的時(shí)間根據(jù)不足時(shí)，在其后加“?”字符，如：19570509？若考證后仍考證不出的部分用圖形字符“□”（用全角）代之，如：195001□2這里不能用19500102表示。

（五）、頁(yè)號(hào)。著錄這份文件首頁(yè)所在的當(dāng)前頁(yè)號(hào)，使用計(jì)算機(jī)著錄時(shí)要求字段長(zhǎng)度4位，手工抄寫不要求。

第四篇：本科學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)格式和參考文獻(xiàn)著錄要求

西南民族大學(xué)

學(xué)分制本科學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）格式和參考文獻(xiàn)著錄要求

一、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）版式

1． 軟件排版

用微軟Word軟件排式，用A4 紙（297×210）縱向排式，文字從左至右通欄橫排、打印。．頁(yè)面設(shè)置

頁(yè)邊距為上2.5cm，下2.5cm，左2.5cm，右2 cm，裝訂線0，頁(yè)眉邊距為1.5cm，頁(yè)腳邊距為1.5cm。

3． 行間距

固定值20磅（選：格式→段落→固定值→20磅）

二、本科畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）文字排式

1．論文題目排式

用小2～3號(hào)字，字體選用標(biāo)宋（或黑體），居中排。

2．摘要排式

按先中文后英文。

3．正文排式

一律橫排，通欄，文字選用小4號(hào)宋體。

4．標(biāo)題排式

文科專業(yè)標(biāo)題可分為章（一級(jí)）、節(jié)（二級(jí)）、小節(jié)（三級(jí)）等；理科專業(yè)統(tǒng)一按1，1.1，1.1.1等層次編寫。最小一級(jí)標(biāo)題的字級(jí)應(yīng)與正文文字的字級(jí)相同。

5．表格排式

表格用字的字級(jí)用5號(hào)字（宋體）；表頭（即表格名稱）用5號(hào)黑體。每一表格應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，該編號(hào)應(yīng)在正文中相應(yīng)處標(biāo)明。

6．目錄排式

目錄中的標(biāo)題不能超過三級(jí)。

7．頁(yè)碼排式

用5號(hào)字排在頁(yè)腳居中。

三、本科畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）參考文獻(xiàn)的著錄要求

1． 文科類各教學(xué)單位對(duì)設(shè)計(jì)（論文）的引、注、參考文獻(xiàn)的著錄要求，由各教學(xué)單位根據(jù)學(xué)科特點(diǎn)自行制訂統(tǒng)一、規(guī)范的具體要求，并報(bào)教務(wù)處備案。

2． 理工農(nóng)醫(yī)各專業(yè)畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）參考文獻(xiàn)著錄要求：引用資料、文獻(xiàn)，均應(yīng)說明來源。著錄引文的參考文獻(xiàn)采用順序編碼制。

3．順序編碼制：按文章正文部分（包括圖、表及其說明）引用文獻(xiàn)的先后順序

［1］連續(xù)編碼。編碼置于方括號(hào)中，用上標(biāo)的形式（置于右上角），直接放在引文之后（如；

［15,18］［25－26］；）。

4．專著著錄格式

主要責(zé)任者者.書名.其他責(zé)任者.版本.出版地：出版者,出版年：頁(yè)次

例1：劉少奇.論共產(chǎn)黨員的修養(yǎng).修訂2版.北京：人民出版社，1962：76

例2：中國(guó)科教學(xué)單位南京土壤研究所西沙群島考察組.我國(guó)西沙群島的土壤和烏糞礦.北京：科學(xué)出版社，1977

第五篇：四川大學(xué)本科畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))格式和參考文獻(xiàn)著錄要求（xiexiebang推薦）

四川大學(xué)本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）格式和參考文獻(xiàn)著錄要求

格式和參考文獻(xiàn)著錄要求

1.本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）版式 1.1 軟件排版

用微軟Word軟件排式，用A4 紙（297×210）縱向排式，文字從左至右通欄橫排、打印。1.2 頁(yè)面設(shè)置

頁(yè)邊距為上2.5cm, 下2.5cm, 左2.5cm, 右2 cm,裝訂線0，頁(yè)眉邊距為1.5cm,頁(yè)腳邊距為1.5cm。1.3 行間距 固定值20磅

2.本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）文字排式

（包括中英文標(biāo)題、正文文字、引文、注文、中英文摘要、中英文關(guān)鍵詞）2.1論文題目、專業(yè)、學(xué)生和指導(dǎo)教師、摘要、主題詞等排式 2.1.1論文題目排式

用小2～3號(hào)字，字體選用標(biāo)宋（或黑體），居中排。論文題目的文字字?jǐn)?shù)較少或較多時(shí)，按“2.3.3標(biāo)題長(zhǎng)度與轉(zhuǎn)行”規(guī)定處理。2.1.2“專業(yè)”、“學(xué)生”和“指導(dǎo)教師”等排式

“專業(yè)” 選用楷體4號(hào)字，排在論文（設(shè)計(jì)）題目的正下方，與論文（設(shè)計(jì)）題目之間空1行，居中排。

“學(xué)生 □□□”與“指導(dǎo)教師 □□□”排為一行，選用楷體4號(hào)字，排在“專業(yè)”下方，與“專業(yè)”之間空1行，居中排。如有多位教師，可用“，”號(hào)間隔。2.1.3摘要排式

摘要以摘錄或縮編的方式復(fù)述本論文主要內(nèi)容。要求：概括地、不加注釋地摘錄本論文的研究目的、方法、結(jié)果和結(jié)論；或簡(jiǎn)潔的介紹本論文闡述的主要內(nèi)容及取得的進(jìn)展。

編寫摘要應(yīng)注意：客觀反映原文內(nèi)容，不得簡(jiǎn)單地重復(fù)題名中已有的信息，要著重反映論文的新內(nèi)容和特別強(qiáng)調(diào)的觀點(diǎn)。摘要宜采用第三人稱過去式的寫法（如“對(duì)??進(jìn)行了研究”，“綜述了??”等；不應(yīng)寫成“本文”、“我校??”等）。摘要不分段，以400字左右為宜。選用5號(hào)楷體字；“摘要”兩字加黑。2.1.4主題詞（關(guān)鍵詞）排式

主題詞是表達(dá)論文主要內(nèi)容的詞或詞組，是論文的重要檢索點(diǎn)。主題詞一般由3～5個(gè)詞或詞組組成。主題詞直接從論文題目或論文正文中抽取。

主題詞在摘要后另起一行排。主題詞的字級(jí)、字體和排式與“摘要”的相同。主題詞與摘要之間不空行；主題詞與正文之間空1行。2.2正文排式

一律橫排，通欄，文字選用小4號(hào)宋體。2.3標(biāo)題排式

標(biāo)題可分為章（一級(jí)）、節(jié)（二級(jí)）、小節(jié)（三級(jí)）等。最小一級(jí)標(biāo)題的字級(jí)應(yīng)與正文文字的字級(jí)相同。

2.3.1 標(biāo)題的字級(jí)、字體（如標(biāo)題級(jí)別較多，可在3號(hào)字與小4號(hào)之間用技術(shù)處理的方法區(qū)別，如加黑或不加黑）一級(jí)標(biāo)題用小[ft=，Time