第一篇：文書檔案管理之七 現代新型電子檔案

電子文件性質代碼：R——草稿性電子文件；U——非正式電子文件；O——正式電子文件；N——無紙電子文件；T ——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；M——多媒體文件；P——計算機程序；D——數據文件。

第二篇：文書檔案管理(兼職檔案員)

文書檔案管理

一、檔案的基本概述

1、檔案的定義：

檔案是國家機構、社會組織和公民個人在實踐活動中直接形成的有一定保存價值的各種形式的歷史記錄。它包括收發文件、電報、會議記錄、電話記錄、技術文件、出版物原稿、印模、照片、影片、錄音、錄像帶等。

文書檔案是指本企業在領導和行政管理等項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。

2、檔案歷史時期的劃分。

（1）、舊政權檔案：指中華人民共和國成立前的歷代封建王朝、中華民國時期的檔案。

（2）、革命歷史檔案：包括1919年“五四”運動至1949年中華人民共和國成立的整個新民主革命時期形成的檔案。

（3）、建國后檔案：中華人民共和國成立以后形成的檔案。

3、檔案全宗。

全宗指一個獨立的機關、團體、企事業單位或人物在各項活動中形成的全部檔案的有機整體，它是檔案部門對社會組織的檔案進行管理的基本單位。集團公司本級有2個全宗號，2002年以前形成的檔案全宗號是3〃40，2002年及以后形成的檔案全宗號是2〃7。

4、立檔單位的概念。

立檔單位也叫全宗構成者，也就是形成全宗的單位或個人。

5、檔案工作的業務環節。

檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研等八項工作，通常稱為檔案工作的八項業務環節。

6、檔案工作的基本原則。

檔案法第五條明確規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。

7、檔案工作人員的基本要求。

一是要求每個檔案工作者必須具備必要的科學文化知識。必須加強檔案學專業知識的學習，具備檔案管理的理論和技能，這是檔案人員必不可少的業務基本功；二是要求檔案工作人員必須樹立全心全意為機關工作、為基層工作、為施工生產服務的思想，積極、熱情、主動、細致地搞好檔案利用工作，積極為各項工作創造條件；三是要求檔案工作者加強黨性觀念，堅持歷史唯物主義，堅持實事求是，保護檔案的真實面貌，切實做好檔案的保密、保管工作。

二、名詞解釋（文件材料著錄時需用）

1、全宗代號：同一全宗代號的流水號，例2002年的全宗代號1，2003年的全宗代號為2，以此類推。

2、全宗單位名稱：中鐵十七局集團有限公司

3、責任者：集團公司機關責任者分五類，中鐵十七局集團有限公司黨委、中鐵十七局集團有限公司、中鐵十七局集團有限公司紀委、中鐵十七局集團有限公司工會、中鐵十七局集團有限公司團委，工程項目等臨時機構責任者就是工程項目規范化簡稱。

4、保管期限代號：代號1代表永久，代號2代表30年（長期），代號3代表10年（短期）

5、目錄號：集團公司機關各職能部門的目錄號是部門代號++保管期限代號，例集團公司企管部，其部門代號為5，2009年形成的保管期限為30年的案卷，其目錄號為5—2009—2。工程項目部等臨時機構的目錄號是機構簡稱+保管期限代號。例：鄭西指揮部保管期限為30年的案卷，其目錄號為鄭西指—2；保管期限為10年的案卷其目錄號為鄭西指—3，保管期限為永久的案卷其目錄號為鄭西指—1。

6、檔案號：目錄號+案卷流水號

7、張數：每一件歸檔文件的總張數。文件中有圖文的頁面為一張，文件處理單為一張，大張的文件或圖表折疊后仍按未折疊前的張數計算。

8、：歸檔文件的所屬，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。

9、立卷部門：指文件的組卷部門。

10、承辦部門：指文件的主要辦理部門。

三、文書處理與平時立卷。

1、文書處理與檔案工作的關系

文書處理與檔案工作既有區別，又有聯系，是不可分割的統一體。文書處理是檔案工作的基礎，檔案工作是文書處理的必然歸宿；文書處理是現行文件的處理，檔案工作是指歸檔文件和管理。

2、文書處理及歸檔程序

（1）收文辦理過程：收文、登記分發、承辦、催辦、清退、立卷、移交歸檔。（2）發文辦理過程：擬稿、核稿、簽發、打印、用印、分發、立卷、移交歸檔。

（3）文件轉化為檔案：收集、鑒定、整理、保管、統計、檢索、利用、編研。

3、文書處理工作的基本要求是：及時、準確、安全（保密），并且要把好文書處理工作的“四關”：一是把好發文關；二是把好收文關；三是把好文件收集關；四是把好平時立卷關。

4、平時立卷。

（1）從文件材料處理程序來說，文件材料的平時立卷屬于它的終端環節，而從檔案工作來說，文件材料的平時立卷又是積累檔案的開端。（2）對歸檔的文件要做到“四個清楚”、“十個完整”、“二個檢查”。“四個清楚”指發文清楚、收文清楚、領導手中文件清楚、業務部門的文件清楚；“十個完整”指正件與附件完整、正稿與定稿完整、請示件與批復件完整、轉發件與原件完整、賬內件與賬外件完整；“二個檢查”是一要檢查收回的文件是否缺損和不符合歸檔要求，二是檢查立卷歸檔的文件是否完整齊全。

四、文件材料的歸檔范圍及歸檔時間。

1、文件材料的歸檔范圍（詳見附表）。也可參照公司辦[2009]147號文件。

2、文件材料的歸檔時間。

（1）附表中有特殊要求的按注明的時間歸檔。

（2）所有電子文件材料可在文件材料辦理完畢后隨時歸檔。

（3）紙質文件材料。集團公司機關形成的紙質文件材料在第二年的4月份前歸檔，工程項目部形成的紙質文件材料在移交竣工資料時一并交回。

五、文件材料歸檔要求。

1、所有歸檔文件材料由兼職檔案員負責收集、整理、歸檔。

2、歸檔文件材料應齊全完整、模糊不清或破損的應予修復。

3、歸檔文件材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用、法律效用的文件材料，歸檔后不得更改。

4、歸檔的本級文件（紅頭文件、函件）必須是蓋有公章的正本。其定稿發文稿紙（首頁）必須有單位領導的簽字，必須使用碳素墨水或藍黑墨水進行書寫和簽批，計算機生成部分使用噴墨或激光打印機打印，應歸有修改痕跡的最后定稿，末頁落款處加蓋公章。正本的發文時間必須與定稿首頁單位領導的簽發時間一致，若不一致要在備注項說明。

5、歸檔文件材料使用紙張大小符合公文格式要求和檔案保管要求。一般是A4或A3紙。

6、歸檔的外文材料（含少數民族文字材料）應與中文翻譯件一并歸檔，無譯文的要譯出文件材料標題后歸檔。

7、各種會議記錄必須采用統一的活頁會議記錄用紙，一次會議記錄作為一份文件歸檔。

8、文件材料一般歸檔一份。重要的，利用頻繁的或有專門需要的可適當增加份數。紅頭文件因編研需要歸檔二份。

9、兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。

10、上級或外單位的文件，呈（傳）閱單作為文件的一部分附在文件的末頁一并歸檔。

11、文件材料統一使用不銹鋼釘書針裝訂，不再用縫紉機進行裝訂。

六、文件材料的移交。

1、集團公司機關的本級行文（紅頭文件）由文書科兼職檔案員移交，函件、上級來文或外來文及其他文件材料由各職能部門的兼職檔案員移交。

2、各工程項目部所有歸檔文件材料由辦公室兼職檔案員負責收集、整理、移交。

3、兼職檔案員在移交紙質的歸檔文件材料時，按永久、30年、10年分別裝盒按盒移交。同時要編制“移交清冊”一式兩份，并對歸檔文件材料中的特殊情況編寫移交說明。交接雙方認真核對后簽名蓋章，各存一份備查。移交清冊及歸檔文件目錄樣式詳見《中鐵十七局檔案管理辦法》附件18、19、22。在軟件里進行過錄入的，移交清冊可自動生成，不必重新編制。

七、歸檔文件材料保管期限（詳見公司辦[2009]147號文）。

歸檔文件材料保管期限分為永久、30年、10年。為了準確鑒定保管期限，請各職能部門兼職檔案員在歸檔之前，首先根據本部門工作需要劃分保管期限，移交史志檔案館以后再由檔案管理人員根據公司辦[2009]147號文按“就長不就短”的原則重新鑒定保管期限。

八、文書檔案的借閱。

1、借閱本部門形成的檔案無須批準。

2、借閱其他部門形成的檔案須經相關部門領導批準。

3、外單位借閱本單位的檔案須按審批權限向本單位分管領導報批。

4、黨委會及企業領導層的會議記錄只限形成部門借閱。

5、無特殊需要不借出原件。

第三篇：文書檔案管理之一 文書與檔案基礎（xiexiebang推薦）

1.公文的種類：

命令、令；議案；決定；意見；公告、通告；通知；報告；請示；批復；函；會議紀要 行政機關的公文種類主要有:（1）命令（令）

適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。（2）決定

適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。（3）公示

適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。（4）通告

適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項。（5）通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項，任免人員。（6）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（7）議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

（8）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。（9）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。（10）批復

適用于答復下級機關請示事項。

（11）意見

適用于對重要問題提出見解和處理方法。（12）函

適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。（13）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

2.文書檔案的版本

公文在草擬、修改、審核、簽發和印制的過程中，會產生不同的稿本。（1）草稿

草稿是供討論、征求意見、修改審核的原始的非正式文稿，不具備正式公文的效用、一般標記有“討論稿”、“草案”、“初稿”、“征求意見稿”等字樣。（2）定稿

指經機關單位領導人履行法定程序審核并批準簽發的文件稿本

（3）正本

指根據定稿按規定格式印制的供向外發出的正式文本。正本具有標準的公文格式和法定的效力。（4）副本

指公文正本的復制件或復份。正本復份的內容和外形特征和正本基本相同，只存在送達對象和使用目的上的差別，正本送達主送機關，副本送達抄送機關或由本機關留存備查、歸檔，它具有正式公文的法定效用、復制件的公文副本（抄本、復印本），因不能再現公文的全部特征，故不具備正式公文的法定效用，只作為參考、備查，一般有“副本”字樣標記。（5）存本

指發文機關留底存檔的文本。存本指不對外發送的，一般不加蓋印章或簽署。起存檔及正本核對查清的作用。（6）試行本

又稱試驗推行本，指規范性公文正本的一種特殊形式，在規定的試驗推行期間具有正式公文的法定效用。一般在公文標題后標有“試行”的字樣。（7）修訂本

指已發布生效的公文，經實踐檢驗重新修正補充后再發布的文本，是規范性公文正式正本的一種特殊形式。修訂本生效之日，即是原文本廢止之時。一般在公文標題后標有“修訂本”字樣。

3．公文的分類：

（1）按公文的來源分類 機關或部門的文件，按照公文的來源可以分為外機關發來的和本機關撰制的兩大類。其中，本機關撰制的公文又可分為向外機關發出的和在本機關內部使用的兩種類型。因此，按照公文的來源，可將公文劃分為外來文件、對外文件和內部文件三類。

（2）按公文的行文關系分類

行文關系是指機關與機關之間的公文往來關系。這種關系根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍確定的。從一個單位的對外文件來說，可以按照它們的行文關系、文件的去向，劃分為上行文、下行文和平行文三類。

①上行文：指下級機關向所屬的上級機關報送的公文，如報告、請示，還包括某些函、意見等。上行文可分為逐級上行文、多級上行文（即同時向幾層次的上級行文）、越級上行文。

②下行文：指上級機關向所屬下級機關發送的公文，如命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、批復、會議紀要，還包括部分意見和某些函等。下行文可分為逐級下行文、多級下行文、直達到底的下行文。可向公眾公開的公文，如公告和通告，也可視為下行文。

③平行文：指向同級機關或沒有隸屬關系的機關傳遞的公文，如議案、函。（3）按公文的密級程度分類

按照公文的密級程度可將公文分為普通文件、秘密文件、機密文件和絕密文件。（4）按公文的性質和作用分類

按照公文本身的性質和作用可將文件分為指導性文件（如命令、決定、批復、意見等）、報請性公文（如請示、報告、意見、議案、函等）、知照性公文（如公告、通告、通報、通知等）、商洽性公文（如函）、記錄性公文（如會議紀要）。（5）按公文制發機關的性質和公文內容分類

按照公文制發機關的性質和公文內容可將公文分為法規文件、行政文件和黨內文件三類。常見的公文分類還有：以文件的急緩程度，可將公文分為特急件、急件和平件；以文件的使用范圍，可將公文分為通用文件、專用文件和技術文件；以文件的發送目的，可將公文分為主送件、抄送件和批轉件、轉發件；以文件的處理要求，可將公文分為需辦文件（辦件）和參閱文件（閱件）等。4.公文的書寫格式

一份標準規范的公文，必須包括以下項目：發文機關、發文字號、公文標題、主送機關、正文、印章、成文時間和主題詞等。這些項目就是公文的構成要素。公文的格式主要指公文構成要素在公文文面上的位置和書寫樣式。

公文的格式一般包括眉首、主體和版記三個部分。（1）眉首部分

公文的眉首是公文的版頭部分，又叫文頭。位于公文首頁紅線以上，包括公文的格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標識，發文機關版頭、發文字號、簽發人姓名等項。

①公文格式代碼又稱公文檢索代碼，是指代表公文類型的標識符號，由9位阿拉伯數字 組成。標識于公文首頁發文機關版頭左上角。按一定的規則將公文逐一編制代碼，使每份公文都有唯一的標識，以便于計算機識別和處理。目前，公文檢索代碼的國家標準尚未公布。②公文份號指同一公文在其總印數中的序號（主要針對秘密公文）。有份號，在登記、分送和清退時均可對號清點，便于查明責任，加強公文管理。份號由6位阿拉伯數字組成，標識在公文檢索代碼的下方，前面冠以“No”符號。數字不足規定數時，可用“0”補齊。

③秘密等級（簡稱密級）指公文秘密程度的等級，分有絕密、機密、秘密三個等級。由公文制發機關根據公文內容的秘密程度來劃定。秘密等級標注在公文份號的下方。

④緊急程度是對公文送達和辦理的時間要求。分特急。加急。急件三種。緊急程度標注在密級之下。需要說明的是，有的急件是標題的文種前面標明的，如《中共中央、國務院關于切實減輕農民負擔的緊急通知》。

⑤收文處理標識包括收文單位名稱、收文編號、收文時間、檔號等項目，標注于公文首頁版頭右上方空白處，由收文單位加蓋收文處理章標識。

⑥發文單位版頭（簡稱文頭）是發文單位制發正式公文時使用的有固定版式的發文機關標識。發文單位版頭由發文機關全稱（或規范化簡稱）加“文件”兩字組成。如國務院文件、XX縣政府文件等。發文單位版頭居中套紅印在公文首頁上部，版頭下面有一間隔橫線，將文頭區和行文區分開。

⑦發文字號指發文單位編排的公文代號，由發文單位代子、發文（加括號）和發文順序號組成。如中發（1998）5號，表示中共中央1998年第5號發文。國發（1990）19號，表示國務院1990年第19號發文。幾個單位聯合發文時，只標明主辦單位的發文字號。編制發文字號是為了統計發文數量，發文字號在查找和引用時可作為公文的代號使用。發文字號的書寫位置：有版頭的公文，標在公文版頭之下，間隔橫線之上，居中書寫；使用信箋頭的公文，則置于信箋頭橫線之下，公文標題之上，靠右側書寫；“命令、令”公文則在標題下面居中書寫。

⑧在公文中標注簽發人的姓名，表示公文生效并對該內容鄭重負責，一般供上行文選用。簽發人的姓名標注在發文字號的右側。（2）主體部分

主體部分反映公文的主要內容，又叫公文的行文部分，位于首頁紅線以下與末頁主題詞之間。包括公文標題、題注、主送單位、正文、無正文說明、附件說明、發文單位署名、成文日期、單位印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項內容。

①公文標題應準確、完整地概括公文的主要內容，并標明發文單位名稱和公文文種，即標題應由發文單位（責任者）、事由和文種組成。如《XX縣檔案局關于加強檔案工作的決定》，其中“XX縣檔案局”是發文單位，“關于加強檔案工作 ”是事由，“決定”是文種。標題起著提示的作用，使人一看便知公文是哪個單位發的，說的是什么問題，屬于何種公文。公文標題的三個組成部分，一般都要寫完整，但也有部分省略的情況，比如根據具體情況，有的可以省略發文單位，有的省略事由，只保留文種。

②題注是對公文標題的注釋說明。主要用來注明法規性公文或經會議討論通過的公文產生的法定程序和時間等。題注位于公文標題之下，一行或多行居中書寫，用圓括號括住。如《中華人民共和國專利法》的題注是：（1984年3月12日第六屆全國人民代表大會常務委員會第四次會議通過）。公文若采用題注的形式，一般就不再用主送單位、發文單位簽署、成文日期等項目。

③主送單位指受理公文的單位。位于標題左下方，無論一行或多行，均靠左頂格書寫，末尾加冒號。在文件中，標題與中文之間的稱呼，如“各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構”即為主送單位。

④正文是公文的主體或中心，用來表達公文的具體內容。正文包括導語、正文主體與結束語三部分。

⑤無正文說明指由于篇幅所限，當公文生效標識（即落款）與正文不能同處在一個頁面上時，為維護公文的完整性而作的說明。其位置是在發文單位落款的左上方第一行頂格書寫“此頁無正文”。⑥附件說明用來說明附屬在公文正件之后有關材料的名稱及件數。附件也是某些公文的重要部分。一些用于發布法規性公文的命令或轉發某一公文的通知，附件往往起著主要公文的作用，正文只起著批準、發布或按語的作用。附件說明位于正文或無正文說明的左下方，公文生效標識之上，注明所附材料的名稱及件數。然后，再另起一頁附上所列的附件材料。

⑦發文單位署名（又稱落款）是指公文的法定作者，一般在正文或附件說明之后署上制發該份公文的單位名稱。

⑧成文日期指公文形成的時間。成文日期是公文生效及日后查考的重要依據之一。成文日期的年、月、日不能省略。如不能將2005年11月18日寫成05年11月18日。⑨在公文上蓋印成為用印，是制文單位對公文生效和確認無誤的憑證。各單位的印章均由其上級領導機關制發，印章的規格、樣式，由國家統一規定。印章一般蓋在公文的末尾，年、月、日的中間。

⑩注釋或特殊要求說明用來說明公文中某些在其他區域不便說明的各種項目。如需要加以解釋的名詞術語，以及說明公文的閱讀范圍和使用方法等。

公文的閱讀范圍主要指公文發送范圍內規定的閱讀對象，一般寫在成文日期的左下方，文尾部分“主題詞”之上，用圓括號，如（發至縣團級）、（發至省軍級）等。（3）版記部分 公文的版記即公文的文尾部分，位于公文末頁下部，包括主題詞、抄送單位、印發機關和印發時間、印發說明和頁碼等項目。

①主題詞指能夠準確表達公文主題內容的規范用詞。公文標注主題詞是為了辦公自動化的需要。1985年以來，中央和地方的黨政領導機關推行了各種公文標注主題詞的制度，這一制度標志著公文管理進入了現代化階段。

各單位使用的主題詞，來自1997年12月20日國務院辦公廳秘書局的《國務院公文主題詞表》。該表分有15大類，1049個主題詞。

公文主題詞的標注位置在注釋或特殊要求說明的左下方，文尾橫線的上端。一份公文根據其內容一般選用兩三個主題詞，最多不超過5個。詞目之間留有一個字的間距。②抄送單位指除主送機關外的，其他需要告知公文并要求協助辦理的有關單位。抄送單位標注在主題詞的下方，并用于圖文區等長的橫線將其和主題詞隔開。抄送單位名稱使用全稱或規范化簡稱。

③印發機關和印發時間。印發機關不是指公文的發文機關，而是指具體負責印制公文的主管部門，一般應當是發文機關的辦公部門。如果發文機關沒有單設的辦公機構或文秘部門，也可直接標識發文機關。

印發時間不是指公文的成文時間，而是指公文實際付印的日期。印發機關和印發實際位于抄送機關之下，無抄送機關的就直接位于主題詞之下。印發機關左空1字，印發時間右空1字，用阿拉伯數碼標識，后加“印發”兩字。

公文如需翻印，還應當在“印發機關和印發時間”之下標識翻印機關的名稱和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要標明“翻印”兩字。

④印發說明（又稱印制版記）主要指公文印制情況的記載，包括公文制發單位的名稱、印發日期和印制份數等。印制單位一般是各單位的辦公廳（室），要使用全稱或規范化簡稱；制發時間是秘書部門起印公文的時間，年、月、日要寫全；印制份數是該公文所印的數量。印發說明位于抄送區域橫線之下，左側行首空一個字標注制發單位名稱，右側標注制發時間，行尾空一個字。在制發時間下方畫一條圖文區等長的間隔線作底線，在底線下面靠右側的地方標注印制份數。

⑤頁碼指公文用紙頁的順序編號，用阿拉伯數字標注在各頁圖文區的下端。正面為單數，位于右下角；反面為雙數，位于左下角；沒有圖文區的頁面不標頁碼。

第四篇：文書檔案管理

一、名詞解釋

1.文書：有兩種含義：一是指作為信息載體的文字材料，二是對從事文書管理工作人員的職務稱謂。

文書是指作為信息載體的文字材料，是社會組織和個人在社會實踐活動中用來記錄、傳遞信息的書面文字材料，是以文字形式并使用特定文體格式處理各種事務的憑證性工具。

2.檔案：是指過去和閑雜的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡言之，檔案是指社會組織與個人在其社會活動中所直接形成并具有保存價值的原始記錄。

3.公務文書

4.事務文書

5.上行文

6.下行文

二、單項選擇題

1.下列選項中不屬于文書性質的是（）。

A.現實性 B.特定性 C.信息性 D.憑證性

2.下列選項中不屬于文書特點的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的規范性 C.文書處理程序的特定性 D.歷史性

3.下列選項中不屬于檔案性質的是（）。

A.原始性 B.歷史性 C.憑證性 D.考查性

4.下列選項中不屬于檔案特點的是（）。

A.原始性 B.價值性 C.系統性 D.考查性

5.下列選項中不屬于古代公文的種類是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文書檔案工作包括的一系列環節和程序不包括下列哪項。（）

A.文書形成 B.整理歸檔 C.交通 D.鑒定

7.下列選項中不屬于公務文書特點的是（）。A.鮮明的政治性 B.很強的歷史性 C.法定的權威性 D.格式的規范性

8.知照性公文主要是黨政機關向一定范圍通知事項、通報情況、聯系工作、公布有關事項和要求的公文，下列選項中不屬于此類公文的是（）。

A.決議 B.通知 C.公告 D.通報

9.（）適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

A.公告 B.通知 C.決議 D.函

10.下列選項中對發文字號表述正確的是（）。D A.國辦發〔1996〕第2號 B.國辦發（1996）02號

C.國辦發〔1996〕第02號 D.國辦發〔1996〕2號

三、問答題

1.請簡述文書工作與檔案工作的性質和任務。

2.試述文書與檔案人員的基本素養要求。

3.試述公務文書的作用與特點。

4.如何恪守公文行文規則？

5.如何正確選定公文文種？

二、平時作業二

一、填空題

1.文書處理程序，包括文書處理的流程、方法和步驟，是按照公文制發、辦理和管理的規律，對文書運轉環節的科學合理安排。

2.文書處理流程通常由收文辦理、發文辦理、辦結文件處理和文件運轉管理四個方面構成。

3.批辦是指機關領導人根據文件內容、擬辦意見和部門職責，對來文所提出的批示性意見。

4.傳閱的方式包括輪輻式傳閱、接力式傳閱、專人送達傳閱以及閱文式傳閱四種。

5.國家檔案局2000年12月6日發布了《歸檔文件整理規則》，是我國機關文書和檔案規則改革的一項重要舉措，彌補了我國文書、檔案工作標準體系中歸檔文件整理的空白。

6.《歸檔文件整理規則》將歸檔文件整理的基本單位確定為“自然件”（或稱單份文件）。

7.文書人員在文件辦理過程中，應及時對日常形成的、辦理完畢的文件進行收集，重點把好的關口是：發文關、收文關、重要會議關、外出會議關、內部材料關、報刊材料關。

8.發文字號是由發文機關按發文次序編制的順序號，一般由機關代字、、文件順序號組成。

9.歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。

二、多項選擇題

1.文書處理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.歷史性 C.連續性 D.規定性 E.時效性

2.文件簽收的作用包括（）。ABC

A.確保文件運轉安全可靠 B.明確雙方的交接責任 C.表明文件的去向和下落

D.明確收文放的職責 E.確保發文方的權益

3.收文登記的方法包括（）。BCD

A.數碼登記法 B.總流水號登記法 C.分類流水號登記法

D.口取紙分類登記法 E.數字登記法

4.文書整理歸檔是以件為單位進行（），并進行裝盒、歸檔，使之有序化的過程，以便于保管、檢索和利用。

A.裝訂 B.分類 C.排列 D.編號 E.編目

5.文書整理歸檔的原則包括（）。ABCDE A.保證整理歸檔的文件材料齊全完整

B.遵循文件材料形成的客觀規律

C.保持文件之間的有機聯系

D.正確區分文件的不同價值

E.整理后的文件要便于保管、檢索和利用

6.《文件歸檔管理規則》提出了（）等方法。ACD A.分類法 B.歸納法 C.機構（問題）分類法

D.復式分類法 E.“自然件”分類法

7.歸檔文件編號使歸檔文件再全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作一級查找利用提供條件，編號中的號包括（）等。

A.全宗號 B. C.保管期限 D.件號 E.歸檔章

三、問答題

1.擬辦的要求有哪些？

2.發文審核的具體內容及要求有哪些？

3.文書運轉管理的基本原則包括哪些？

4.試述文書整理歸檔與文書立卷的區別。

5.簡述文書整理歸檔的方法步驟。

平時作業三

一、名詞解釋

1.檔案統計工作：P244

2.檔案整理工作： P254

3.檔案保管： P271

4.主題法： P283

5.專門檔案： P304

6.大事記：P296

二、不定項選擇題

1.檔案收集工作的主要內容包括（）。ACDE

A.對本機關需要歸檔檔案的接收 B.對其他機關需要歸檔檔案的接收

C.對歷史檔案的接收 D.對歷史檔案的征集

E.對各現行機關和撤銷機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收

2.檔案鑒定工作室一項決定檔案存毀的工作，包括的內容是（）。ABCD A.制定檔案價值鑒定的標準和檔案保管期限表

B.具體審核檔案材料的保存價值，確定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期滿且無繼續保存價值的檔案予以銷毀

D.檔案鑒定工作的組織

E.檔案統計資料的分析

3.檔案室或檔案館對于按制度規定接收的檔案，除驗收時檢查文件整理質量外，還必須根據本室（館）庫房管理的特點和需要，進行全宗及其文件組合的排列、（）的加工等簡單的條理化、系統化的工作。B A.數量統計 B.檢索目錄 C.檔案鑒定 D.檔案盒 E.題名

4.檔案整理工作中的所謂（），在檔案整理階段，由檔案管理人員根據檔案管理的有關規章制度和相關要求，對歸檔案卷進行必要的、認真的整理或加工作。D A.統計 B.鑒定 C.收集 D.立卷 E.歸檔

5.檔案庫房的類型包括以下（）。

A.綜合檔案庫 B.科技檔案房 C.圖書資料庫 D.基建檔案房 E.新型載體檔案房

6.檔案檢索語言的類型包括（）。

A.歸納法 B.館藏法 C.分類法 D.主題法 E.演繹法

7.按檔案檢索工具的載體形式分類，包括以下（）。ABCD A.書本式 B.卡片式 C.縮微目錄 D.機讀目錄 E.全宗式

8.（）在一定程度上體現了外界利用檔案的需要，對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動作用，是檔案工作中最富有活力的一個環節。

A.檔案歸納 B.檔案鑒定 C.檔案提供利用 D.檔案搜集 E.檔案檢索

9.科技檔案價值的鑒定因素一般包括以下（）。

A.技術因素 B.功能因素 C.典型因素 D.時間因素 E.人物因素

10.同紙質文檔相比，電子檔案利用的特點和優點是（）。ABCD A.復用性好 B.服務形式多樣化 C.便于傳輸 D.依賴性強 E.儲存性強

三、問答題

1.檔案為什么必須以全宗為單位進行整理？

2.請簡述檔案檢索的內容。

3.請簡述檔案參考資料有哪些特點。

4.請簡述人事檔案的特點及作用。

5．試述電子文檔管理的內容和原則。

6．試述文書與檔案計算機輔助管理的特點。

平時作業四

技能測試題

一、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個案卷標題。

1．××省廣播電視大學關于請求繼續進行開放教育試點工作的函

2．中央廣播電視大學關于××省廣播電視大學關于請求繼續進行開放教育試點工作的復函

3．××省廣播電視大學關于請求繼續進行開放教育試點工作情況的調查報告

4．××省廣播電視大學關于請求撥款維修危舊校舍的函

5．××省財政廳關于撥款維修電大危舊校舍問題的復函

提示： 1、2、3組成一卷； 按內容和文種特征組卷；

××省電大與中央電大關于繼續進行開放教育試點工作的往來文件4、5組成一卷；

按通訊者、內容和文種特征組卷；

××省電大與××省財政廳關于撥款維修電大危舊校舍問題的往來文件

二、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個案卷標題。

1．某省人民政府就搞好鲅魚圈總體經濟開發工作給××市人民政府的指示

2．某省外事辦公室關于召開全省外事工會會議的通知

3．某省外事辦公室關于召開全省外事工會會議的請示

4．某省人民政府關于召開全省外事工會會議的批復

5．某省人民政府就鲅魚圈月亮灣商業區建設問題給××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鲅魚圈金融事業建設問題給××市人民政府的指示

第五篇：文書檔案管理

[單選]

1、（）是公文辦理過程中的中心環節。(2分)

擬辦

批辦

承辦

催辦

[單選]

2、（）年，國家檔案局令第8號發布了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》。(2分)

2000年

2002年

2003年

2006年

[單選]

3、下面所列材料中屬于歸檔范圍的是()。(2分)

收文中，上級機關普發性不需本單位辦理的文件。

一般文件的歷次修改稿。

對本機關工作具有查考利用價值的文件材料。

同級機關發來的不需貫徹執行的文件。

[單選]

4、以下哪個不是收文登記的形式？(2分)

簿冊式登記

簽印式登記

卡片式登記

[單選]

5、催辦分為（）兩個方面。(2分)

向上、向下

對內、對外

發函、電聯

[單選]

6、以件為單位進行裝訂時，應在（）位置用不銹鋼釘或線裝訂。(2分)

上側

右上側

左側 [單選]

7、編制頁碼時，凡沒有頁碼（單頁除外）的，需要補充編制頁碼，再（）計算頁數。(2分)

繼續

合并

重新

[單選]

8、以下哪個不是文件的載體？(2分)

竹簡

紙張

光盤

[單選]

9、單份文件歸檔中，哪一項不是必須著錄的內容：(2分)

歸檔

保管期限

作者

[單選]

10、著錄時應注意(2分)

題名中的關鍵詞不能準確反映文件內容時，要將主題詞錄入；

文件題名應根據文件實際內容和成分重新擬寫；

“任免”通知等公文的標題要把所有人員錄入進去。

[單選]

11、使用單件整理方法的單位必須使用（）。(2分)

檔案管理軟件

密集柜

專用庫房

[單選]

12、單份文件歸檔中，裝盒排架不包括：(2分)

裝盒

填寫備考表

編號

[單選]

13、《檔案目錄》封面項目不包括：(2分)

全宗名稱

責任者

全宗號 [單選]

14、單份文件歸檔中適合文件數量較多的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機構-保管期限

按機構-保管期限

[單選]

15、單份文件歸檔中適合文件數量較少的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機構-保管期限

按機構-保管期限

[單選]

16、跨形成的文件材料，統一放入（）。(2分)

開始

辦結

歸檔 [單選]

17、采用（）能最好地保持歸檔文件在來源方面固有的聯系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌。(2分)

分類法

機構分類法

保管期限分類法

[單選]

18、立卷法按文件（）或內容針對作為歸檔。(2分)

成文日期

形成

辦結

[單選]

19、以下哪類文件不適合用文件名稱組合法：(2分)

XX企業的會議紀要；

XX單位關于舉辦培訓班經費的請示；

XX公司信息簡報。[單選]20、立卷法中，不適用于按名稱組合法進行排列的方法是：(2分)

時間排列法

處理順序排列法

地區排列法

[單選]

21、（）是對收文的執行、辦理或撰文答復。(2分)

擬辦

批辦

承辦

[單選]

22、立卷法中，以下哪個標題不符合案卷標題的格式？(2分)

XX局黨組會議記錄

XX企業關于2003年財務統計報表

XX地區來往信件

[單選]

23、立卷法中，案卷的裝訂要注意：(2分)

將文件上原有的金屬物全部去掉；

文件上原有的金屬物不用去掉；

裝訂方法是二孔一線，位于文件左側。

[單選]

24、立卷法中，案卷的裝訂孔的孔距為（），邊距為（）。(2分)

6.5cm，7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [單選]

25、（）是檔案館為進館單位編制的管理號，檔案室不能擅自編制。(2分)

全宗號

目錄號

案卷號

[單選]

26、《國家行政機關公文處理辦法》規定的對外發文的文種有（）種。(2分)14 [單選]

27、（）是規范性公文中使用范圍最廣、頻率最高的文種。(2分)

規定

辦法

條例

[單選]

28、文種不同，公文結構則有所不同，但必備要素有：(2分)

秘密等級

發文字號

公文標題

[單選]

29、（）是指已經履行法定生效程序的最后完成稿，具備正式公文的效用。(2分)

定稿

正本

稿本

[單選]30、（）是對發文進行最后審定的決策性環節。(2分)

簽發

審核

繕印

[多選]

31、把已分類的文件按照一定的規律組織成一個或若干個案卷，以保持文件之間的在內容、時間、名稱等方面的聯系，主要方法有：（）(2分)

內容組合法

文件名稱組合法

工作活動組合法

問復文件組合法

[多選]

32、使用單份文件歸檔整理方法時常用的分類方法有：（）(2分)

—機構—保管期限

—問題—保管期限

—文號—保管期限

—保管期限 [多選]

33、同一的文件按件歸檔，裝盒時（）(2分)

保管期限為永久的文件單獨裝盒

保管期限為30年的文件單獨裝盒

保管期限為10年的文件單獨裝盒

保管期限為定期的文件一起裝盒

[多選]

34、文書檔案保管期限表的基本內容包括：(2分)

類目

序號

歸檔范圍

保管期限

[多選]

35、歸檔分類的類型有：(2分)

A.分文號

分

分機構

分保管期限

[多選]

36、單份文件歸檔中，必須著錄的項目有：(2分)

文件題名

責任者

成文日期

歸檔

[多選]

37、單件整理方法常見的模式有：(2分)

部門整理

專人整理

個人整理

檔案室整理

[多選]

38、蓋檔號章時，保管期限一欄可以填寫：(2分)

全稱

簡稱

保管期限代碼

不填

[多選]

39、單份文件歸檔中，著錄時應注意：(2分)

有副題名的應錄入；

文件提名一般要求照實抄錄，不得隨意改動；

頁數為“一件”歸檔文件中有有效字符的頁面總數；

著錄“任免通知”時可在題名之后，加上該文任免的、涉及本單位其他有關人員的名字，并外加“[ ]”。

[多選]40、適用于按名稱組合的案卷排列方法有(2分)

時間排列法

處理順序排列法

地區排列法

綜合排列法

[判斷]

41、歸檔文件整理過程中，單頁文件可不打頁碼。(2分)

對

錯 [判斷]

42、文件歸檔不要求紙質文件與同版本電子同步歸檔。(2分)

對

錯

[判斷]

43、企業在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍。(2分)

對

錯

[判斷]

44、歸檔時間是指文件承辦部門或業務部門將規范整理好的文件或案卷向檔案室移交的時間，移交歸檔的時間主要有1至2月份或6月份。(2分)

對

錯

[判斷]

45、使用立卷法的前提是有電腦輔助管理并安裝了專用的檔案管理軟件。(2分)

對

錯 [判斷]

46、文件形成也就是文件的成文。(2分)

對

錯

[判斷]

47、小于十六開紙的文件要托裱。(2分)

對

錯

[判斷]

48、排序的系統科學是體現歸檔文件整理內在質量的重要環節。(2分)

對

錯

[判斷]

49、檔號章是文件歸檔的標志，用于體現每一“件”的檔號。(2分)

對

錯

[判斷]50、案卷目錄表是查找利用檔案的最基本的檢索工具，也是進行檔案統計、移交、檢查的重要依據。(2分)

對

錯