第一篇：文秘的工作內容

1、接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2、負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3、負責總經理辦公室的清潔衛生。

4、做好會議紀要。

5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

6、負責傳真件的收發工作。

7、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8、做好公司宣傳專欄的組稿。

9、按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。

10、做好公司日常費用支出、流水帳登記，對其做統計以及各種票據的收納、保管。

11、每月環保報表的郵寄及社保的打表。

12、管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

13、統計每月考勤并交財務做帳，留底。

14、管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節儉。

15、接受其他臨時工作

1、協助直接領導處理日常事務，完成領導交派的任務；

2、做好會前準備、會議記錄和會后內容整理工作；

3、策劃組織公司各種活動，負責網站管理和維護，做好公司的宣傳工作；

4、負責公司辦公用品的領用和分發工作；

5、做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發等工

作；

6、接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息工作；

7、協助領導做好公司各部門之間的協調工作。

8、在各種行政事務方面幫助和服務于公司員工，例如負責訂機(車)票，聯系各種培訓事宜。

9、聯系和管理公司交通班車服務，食堂餐飲服務館管理，聯系和協調各種集體活動例如集體外出旅游。負責公司年、晚會的籌備等工作。

辦公室是一個單位的行政指揮中心，是一個單位的窗口，是集行政、文字、信息、辦公用品管理等工作的綜合科室，事情瑣碎而繁雜，擔負著參與政務、管理事務、綜合服務的任務。

淺談對辦公室文秘工作內容的認識

我在企業從事辦公室秘書工作已有數載，多年來的辦公室工作使我深深認識到，辦公室是一個單位的行政指揮中心，是一個單位的窗口，是集行政、文字、信息、辦公用品管理等工作的綜合科室，事情瑣碎而繁雜，擔負著參與政務、管理事務、綜合服務的任務。就我個人而言，起草各種文字材料是我工作中的一項重要內容，下面，我想就這方面的工作談幾點自己的淺顯認識。

一、起草文字材料是一項艱苦的腦力勞動

起草材料之前，首先需要弄清領導的意圖，然后精心構思，認真思考，閱讀大量的相關資料，才能投入寫作，一份文字材料，往往要經過多次修改才能完成。起草文字材料是一項艱苦的腦力勞動，有時材料要得急，為了趕寫材料，經常需要加班加點，打通宵、“連軸轉”都是家常事。當別人休息娛樂或已進入夢鄉的時候，往往是文字秘書伏案寫作、緊張工作的時間。而且，這種超負荷的勞動不分“淡旺季”，是常年不斷的疲勞戰。因此，如果沒有吃大苦、耐大勞的精神，是干不了、干不好文字秘書工作的。這項工作雖然勞累辛苦，但苦中也有甜。每當一份材料完成得到領導的肯定和贊許時，每當自己的思路和觀點被領導所采納，都是文字秘書最高興和最欣慰的時候。其實只要自己的勞動被組織、被領導、被同事所認可，對企業的發展有益，那么，所有的苦和累就都是微不足道的了。

二、做好服務是文秘工作者的一項基本工作

文秘工作是一項辛苦又光榮的工作，為領導、為基層、為職工服務，是企業文秘人員的天職。不管是起草文件、撰寫講話稿，還是搞行政服務工作，它的成績和效益都不會非常明顯。因此，文秘人員必須要提高自己的思想境界，樹立不為名、不為利、埋頭苦干、無私奉獻的精神，甘當“無名英雄”。這很容易使一些同志對自己工作的價值產生疑惑，認為文字秘書的崗位太普通，太平凡，做不出什么大的成績。的確，文字秘書的崗位是普普通通、平平常常、不引人注目的，但這并不能說明文字秘書的工作不重要，更不能說文字秘書不能有大的作為。眾所周知，對于企業來說，大到各項方針政策的制定，小到每項具體工作的組織實施，都離不開文字工作。文字秘書所寫的文字材料首先必須充分體現領導的意圖，這是由辦公部門的性質所決定的，但并不排斥文字秘書個人創造性的發揮。在不背離領導意圖的前提下，文字秘書完全可以把自己經過學習思考、調查研究形成的思想觀點融入到材料之中，提供給領導做決策參考。因此，從事文字秘書工作的同志，要正確地看待自己的工作崗位，立足于本職工作，自覺為領導和其他職能部門做好服務。

三、做好保密工作是對文秘人員的一項基本要求

一個文秘工作者，經常會接觸到本單位的機密。因此，文秘人員必須時刻保持清醒的頭腦，做到不該說的“守口如瓶”，不該做的“紋絲不動”。在工作中，還要防止計算機、傳真機等辦公設備的泄密，決不能把領導討論未決的事情泄露出來，給單位工作造成被動。因此，一個文字秘書工作者，作為領導與職工、領導與各部門之間聯系的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到單位的形象。文秘工作的這種特殊性，要求每一個文秘工作者應當認真學習，自覺加強思想、作風修養。

同時，還必須具備以下素質：

一是牢固樹立忠誠的思想。要忠實于企業，誠實做人。文秘人員的品德優劣直接關系到工作大局和領導在職工中的形象。因而具備忠誠的品德尤為重要。文秘工作者在任何時候都要作風正派、光明磊落，做老實人，辦老實事，說老實話

二是牢固樹立敬業的思想。要熱愛本職工作，忠于職守。文秘工作崗位重要，責任重大。只要每位文秘工作者樹立了正確的人生觀、價值觀和從業觀，不斷增強做好文秘工作的責任感和光榮感，把做好自己的本職工作作為崇高的職責，盡心盡力，愛崗敬業，就一定能夠在平凡崗位上做出成績來。

三是牢固樹立奉獻的思想。要不計較個人得失，具有任勞任怨的工作精神。文秘工作繁雜，辛苦，應當甘于吃苦，樂于奉獻，埋頭苦干，堅持做到以事業為重，工作為重。

四是養成踏實的作風。要堅持實事求是的工作態度。不論辦文、辦事，還是進行信息調研、督促檢查，都要從客觀實際出發，反映的問題，都應是真實可靠的，決不能道聽途說，憑主觀臆斷。

五是養成高效的作風。要力求事半功倍的工作效率。文秘工作的重要地位和作用，要求文秘人員的工作應當是高效的，文秘人員應當樹立效率的觀念，具有雷厲風行的作風、科學的組織能力，以保證工作任務的圓滿完成

辦文是辦公室工作的“三大件”之一，只有文字水平提高了，文字工作做好了，辦公室的參謀輔政、政務服務等職能才能更好的得到發揮，才能確保機關的政令暢通、運轉高效。然而，要真正提高文字工作水平并不是一件容易的事。它需要文字工作人員有廣博的文化知識，深邃的道德素養，高度的敬業精神和嫻熟的寫作技巧。俗話說：聚沙成塔，水滴石穿。辦公室文字人員如何才能熟能生巧、落筆成章，全面提高文字工作能力，我認為主要是要敏學。古人曰：“敏而好學，不恥下問。”學習是我們日常生活中的大事。一般來說，大多數從辦公室出來的文字材料都是起點較高、政策性較強，具有相當的廣度和深度；加上有的材料還是臨時交辦，要求幾天甚至幾小時就得交稿。這時，如果辦公室文字人員沒有一定的筆才和練達的素材，將難以滿足工作需要。古人有云“不學無以廣才，不學無以成才”。學習是辦公室文字人員提高工作水平的基礎和保障。因此，辦公室文字人員要十分注重敏學。首先，要勇于發揚“釘子”精神，善于擠時間學習。克服辦公室崗位特殊、工作繁重、平時難以集中時間系統學習的實際困難，保持應有的韌勁、拼勁和鉆勁，時刻把學習掛在心上，擠時間看書看報、上網閱讀，把學習巧妙地寓于工作之中，在學習中干好工作。其次，要拓寬學習知識面，不斷豐富學習內容。“書到用時方恨少”。對于辦公室文字人員來說，沒有什么知識是無用的，沒有什么是不可學的。古今中外、天文地理、科教文化、民俗諺語、正反事例等等，無所不容，無所不包。只有學得多、看得多，想問題才會全面，看問題才會深刻，寫材料才有深度。第三，要避重就輕，講究學習方法。每個人的時間和精力都是有限的。文字工作要求我們成為一個博學多才的“雜家”。結合辦公室工作實踐，通過通讀、摘讀、精讀相結合，博覽多學，兼收并蓄，不斷提高自身的文字表達能力、政策理論水平和專業知識，從而不斷增強寫作的預見性和創造性。

二是要博采。也就是說辦公室文字人員平時要十分注重廣泛收集，點滴積累寫作素材。荀子在《勸學》中提到：不積跬步，無以至千里，不積小流，無以成江海。辦公室文字工作人員只有平時大量積累素材、吸收素材，才能做到豐富詞匯量、拓寬知識面、突出新穎性，起草的材料才會文筆生動、言之有物，不至于單調枯燥、陳舊老套。我們要采取集腋成裘的方法，像蜜蜂采蜜一樣，點滴收集，廣采博取。第一，要有層面性。重點做好路線、方針、政策等理論知識的積累，廣泛收集政治理論書刊、黨報黨刊發表的理論文章和領導講話等，掌握政策依據，把握政治路線，有針對性的為我所用，避免出現寫材料憑感覺、講錯話的現象。第二，要有靈活性。收集素材是一項非常繁瑣的工作，要想收集到全面、有價值的素材，必須靈活運用多種方法，多渠道、多角度、多形式的吸收、歸納和整理。對報刊、雜志上看到的名篇佳句、名言警句、新穎觀點，可以復印或剪貼下來，列出條目、標注出處，以備參考；對經常用到的地方情況、產值收入及本單位、本行業的經濟運行情況、增長數據，可以用圖表或表格的方法進行記載，確保使用時一目了然；對網上出現的信息資料、短信語言、BBS評論，必要時可以下載，豐富資料庫。第三，要注重針對性。尤其要細心留意，仔細觀察本行業、本單位的發展情況、重大決策和重大事項的信息動態，從而把握事件的前因后果、來龍去脈。要做日常工作的有心人，利用各種機會、各種場合，留意收集領導的講話、指示，緊跟領導思路，把握領導意圖，了解領導用語風格，從而總結提煉出對全局工作有指導意義的觀點和看法。

三是要善思。“學而不思則罔，思而不學則殆”。思考的過程本身就是學習過程的繼續和深化，也是提高文字工作水平的重要途徑。勤于思考、善于思考有助于我們把平時所聽、所看、所學轉化為知識和能力，促進文字功底的升華。第一，要學會換位思考，提高思維層次。善于對接領導思路，吃透上情，掌握下情，有的放矢，融會貫通，把握方向；善于逆向思維、多向思維，對眼前發生的每一件事情，多想幾個為什么，不主觀武斷，不人云亦云；善于多角度觀察，從共性中找出個性，從個性中把握規律。只有站的高，想的問題多，寫的文章材料才能磅礴大氣、見解獨到、思維縝密。第二，要學會比較借鑒。有比較才見差距，有借鑒才有進步。提高辦公室文字工作水平必須善于總結，善于自己和自己比較。要經常對自己寫作的過程進行分析評價，經常對文稿起草工作認真回顧、分析和總結，尤其要反復揣摸、思考領導修改過的稿件，從而準確把握領導的思路和語言風格。只有通過橫向和縱向對比，才能發現問題，找出差距，悟出道理。要敢于學習借鑒他人的好經驗，好筆法，這也可以說是一種立體的比較。他山之石，可以攻玉。通過立體對比，仔細揣摩，心得和體會自然會加深，對文字材料的把握也將會從感性認識上升到理性認識。

四是要勤踐。辦公室工作部分是服務性的，文字工作也一樣。當前，產業集團已進入重要調整時期。面對不斷出現的新情況、新問題、新矛盾，文字人員僅僅靠閉門思考是遠遠不夠的。古人說得好：紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。要提高辦公室文字人員的以文輔政水平，還必須深入基層，深入實踐，調查研究，詳盡地掌握第一手資料。首先，要突出重點，要結合本行業、本單位、本階段的工作熱點、難點和疑點、盲點、亮點問題有的放矢進行調研。其次，要做到深入，真正“沉”下去。深入基層，與不同崗位的干部群眾多溝通、多交流，傾聽他們的呼聲，采集他們的建議，從中挖掘出有價值的東西，汲取營養，豐富自己。第三，要實事求是。辦公室文字人員搞調研的目的是為領導決策服務的，這就要求調研的結果必須準確、真實、全面。在調研過程中，我們決不能以主觀想象為準，要腿勤、嘴勤、手勤，多聽、多問、多思，深入細致的探討，全面辯證地分析，以客觀事實為根據，去粗取精，去偽存真，洞察事物的本質，把握事物的內在聯系。

五是要深耕。“常看胸中有本，常寫筆下生花”。文字寫作能力的提高，不是一日之功，也沒什么捷徑可走，關鍵在于勤學多練，不斷地積累寫作經驗，探索寫作技巧，只有這樣才能做到厚積薄發、倚馬可待。首先要用心。思想是行動的先導，文字材料的寫作是一種創造性的腦力勞動，其本身就是能力不斷積累提高的過程。因此，對于各種寫作任務，無論是草擬公文、講話報告、匯報材料，還是通訊報道、信息稿件，都要把它當成一次練筆的良機，專心致志，一絲不茍，盡可能寫出有份量、有價值的文稿。其次要精心。按照主題突出、層次分明、結構嚴謹、立意新穎、文字簡練的要求，謀篇布局，精心組織，字斟句酌。要注意把突出主題擺在撰寫材料的首位，圍繞材料的目的和用途，謀篇布局，分清重點。古人常說：意猶帥也。主題明確了，文章材料就等于寫好了一半。要注意講究結構，做到層次分明。好的結構對突出文章的主題內容起著關鍵的作用。寫完材料后，要盡可能地反復讀幾篇，看是否文通字順，是否重復累贅；對拿捏不準的詞語，要反復推敲，看是否有更好的詞語可以替代。最后還要做到細心。一方面留意各種材料的文種、結構和格式，既領會其“神”，又留意其“形”；另一方面也要對寫完的公文、材料進行細心的校對，找出筆誤或紕漏。

1、通過多方渠道了解大公司的招聘信息；

2、有針對性的對其崗位要求進行分析（也就是要看公司需要什么樣類型的人才，一般崗位要求上都會注明精通什么，了解什么，熟悉什么等等）；

3、對號入座。可能有些工作細則你并不太了解，但你要“知其然”，也就是擴大你自己的知識面。比如知道現在很多大的公司都在用的一些軟件（如ERP等），不知道不要緊，但一定要聽說過，或者有過一點的了解。

4、另外，大公司制度相對比較完善，分工也很細，還有良好的培訓機制。在招聘的時候往往將門檻抬得比較高，只要你冷靜應戰，將以前在小公司里學習過的東西再深化，自信地去面對。相信你會有所收獲的。。因時間的關系，就寫到這吧。

文秘人員有三種境界：一是能成把手；二是能成把好手；三是能成把高手。高手的標志，有三個方面：一是深厚的思想功底；二是精準的服務功能；三是扎實的文字功夫。還要把文秘這項職業當成一種事業來干，才能成為高手。我從“思想功底”這個范疇，和大家交流一下對文秘工作基本理念的理解。

一、角色理念。三句話——當好參謀，不瞎摻和；當好助手，不亂插手；當好樞紐，不找別扭

（一）當好參謀，不瞎摻和 文秘人員最重要的角色，就是領導同志的參謀。當好參謀不容易，不瞎摻和也不容易。

當好參謀有四個標志：

1、備領導之未備，要什么有什么。作為文秘人員，給領導同志當好參謀，要做的工作很多。但是，特別要注重一點：一定要準備好領導同志沒準備、沒空準備的東西。比如，上級領導到某個單位檢查指導工作，本單位的領導同志就要問文秘人員：上級領導最近在上邊開了幾次會議？在會議上提出了哪些主要觀點？這些方面的信息、材料，我們的領導同志不清楚，也沒準備，但是文秘人員必須有這個準備，將這位上級領導最近開了什么會議，在會上提出了什么觀點，一一向單位領導匯報清楚。這樣，單位領導與上級領導匯報對接工作時，就主動，就方便。這就是“要什么有什么”。再比如：文秘人員對上級黨委政府的政策、法規，指導當前工作的一些重要文件的核心內容等，都要做到心中有數。單位領導在調度、安排部署一項工作時，往往會問文秘人員：這項工作，國務院、省里都有什么規定？文秘人員就得“要什么有什么”，給領導同志提供好材料，保證工作部署的準確性、權威性。還有，文秘人員陪同領導同志到基層調研，所到單位的基本情況、單位負責人的特點等等，文秘人員必須都要掌握，向領導提供準確的情況。以上，就是講“備領導之未備”，領導同志向你要什么，你就有什么，就能提供什么。

2、想領導之未想，用什么有什么。有些同志問：領導比文秘人員水平高，也有想不到的東西？有。如果領導同志什么都想到了，那就不用參謀、不用文秘人員了。因為領導關注的層面不同，所以肯定有些東西沒有想到，或想的不全面。“想領導之未想，用什么有什么”，要求文秘人員要有超前思維這樣一種習慣性的思維方式。要當好參謀，必須“想領導之未想”，超前思維，領導同志應該想到的東西你先替他想了，領導未想到的你也替他想到了。到時候，領導同志“用什么有什么”。比如，上級領導、基層同志、其他同志經常會問文秘人員，最近某某領導同志在忙什么？你說不知道、不清楚，這怎么可以？如果你真的為領導同志當好“高參”了，那么領導同志最近做些什么、干些什么，你必須拿出一個工作安排預案。這個預案可以是一個周的工作安排，也可以是一個月的工作安排，應該安排得大體準確。領導同志確實沒有去想近期應該忙些什么，干哪些大事，但你得去想，拿出工作預案后，請領導同志拍板。這樣，你就可以按照這個方案為領導同志服務。再比如，突然接到上級領導要來視察或檢查指導工作的通知，作為文秘人員得到這個信息后，首先要替領導同志想到他未想到的問題，諸如領導人數、人員組成、有沒有女同志、有沒有少數民族干部、領導同志為本地做過哪些工作等等，都要了解掌握，便于領導同志心中有數。

3、提領導之未提，問什么有什么。文秘人員經常會遇到這些情況，比如：要向上級報告某項工作，領導同志會問：這個報告內容怎么寫、怎么講？領導同志腦子中已經有些思考，但有些問題不適合先提出來，或者說從他這個角度提出來確實有些難度。這個時候，文秘人員事前必須有過自己的思考，向領導同志報告：這個事情是怎么樣的過程，什么樣的結果，應該按照什么樣口徑報告。用自己的思考來“提領導之未提”。再如，上級就某項工作組織一次出國考察活動，安排你單位一個出國名額，單位有三位副職領導都想去，究竟安排誰去，主要領導同志很不宜先表態。這個時候，文秘人員就得解領導之圍，提出參謀意見：因為這次出國是考察某項工作，某某領導分管這項工作，回來后還要推進這項工作，應該安排分管領導出國考察。主要領導根據你的提議，再定下來就比較得體了。其他領導同志因為不分管這項工作，不出國也不會有多大意見了。還有，下級呈送了一份申請資金扶持的報告，由于財力緊張、保重點建設項目等原因，不能撥付這部分扶持資金。這件事主要領導不好提，但文秘人員可以提，在請示報告上寫上“因某某原因，不宜撥付，請領導批示”的擬辦意見。這就是給領導同志當參謀，“提領導之未提，問什么有什么”。

4、用合適的方式參謀，怎么合適怎么當。平時，我們都有一些合適的方式在運用，比如：提報調查報告，這是當參謀的一種合適方式，可以最大程度地發揮給領導同志當參謀的作用，你的思考、你的建議，都可以在報告中表達出來。再一個方式，為領導撰寫工作報告和講話稿，你覺得領導同志說什么合適、應該說哪些內容，你都可以寫進工作報告和講話稿中去。還有，可以用客觀的文字信息為領導提報工作動態，參謀的作用也非常明顯。也可以在領導征求意見的時候，表達自己的思想、觀點。文秘人員不能不長眼色，“盲人瞎馬”。比如：領導同志由于一件不愉快的事情，正在心情很煩躁的時候，你拿著一大摞文件、材料向他匯報。換位思考一下，如果你在這個時候能看進去？還是能聽進去？再有高見，建議再好，這個時候的時機不合適。文秘人員要把握時機，要有眼色，用合適的方式為領導進言，給領導當好參謀。瞎摻和的幾種表現：

1、用個人的主觀意志左右領導的決策。文秘人員一定要有角色意識，你就是處在參謀崗位上，不是處在統帥崗位上。你可以用自己的思想、觀點乃至個人的人格、品行來影響領導同志，但是，你不可以用個人的主觀意志，去左右領導的決策。在有些情況下，領導同志在會議上、公開場合上拍板決策一些事情，這個時候，文秘人員不可以用自己的觀點去干擾領導同志的決策，不可以用自己的意志去扭曲領導同志的決策，更不能以自己私利去干擾領導同志的決策。比如：當領導同志根據上級精神，研究如何清退借調、聘用、臨時人員的時候，你作為文秘人員，恰恰有一個借調或聘用或臨時人員是你的親戚，就因為這一點，你去干擾領導同志清退借調、聘用、臨時人員的決策，是很不合適的。

2、“戴有色眼鏡”向領導進言。向領導同志提出意見和建議，是文秘人員份內的事情，但是錯就錯在“戴著有色眼鏡”向領導同志進言。這就是瞎摻和。比如：要向上級推薦一個先進典型，領導同志要文秘人員根據實際情況提報，因為這個先進典型有獎勵，你就把在這項工作中一直走在前邊的單位“扣”下了，把另外一個單位推薦上去了。為什么這么做？因為另外一個單位的負責同志是你的親戚。這樣做是不可以的。再比如：本單位要提拔一名干部，你不能因為向領導進言方便，就把對這個同志的偏見，向領導同志進言。這是違反文秘人員政治道德的。

3、打著領導的旗號胡亂表態。個別文秘人員到處找機會、找場合表現自己，特別是打著領導旗號，說：某某領導說了，這件事情是這么一會事，應該怎么怎么辦，你們去辦好了。這樣做，不僅不妥當，也給領導同志帶來不良影響。文秘人員應該守本分才行，不能在當文秘人員的時候，就打著領導旗號胡亂表態、發號施令。這樣下去，領導同志就不支持了，基層同志也就不信任了。因為表態以后需要兌現，你兌不了現；你想兌現，領導同志又不知道，你就得撒謊、蒙騙，把自己的心態一步一步地推向了不健康的心態。

（二）當好助手，不亂插手

文秘人員是領導同志的助手，秘書的含義就是助手。當好領導同志的助手，成為左右膀臂，不容易。當好助手有三個標志：

1、高效率辦事。在領導同志身邊工作，要做的主要工作就是協調、調度、督查、反饋。根據領導同志的統一安排，在某項工作推進和開展中，文秘人員必須高效率地幫助、協助領導同志搞好協調、抓好調度、跟蹤督查、適時反饋，在領導同志要求的時間內，來推進工作落實，做好要做的事情。這里，特別強調是反饋的問題，向領導同志反饋工作推進和完成情況。我們許多文秘人員在這個環節上不是太重視、太注意，還經常把“不善于向領導匯報工作”這句話掛在嘴邊，說這是自己的缺點。其他任何人都可以有這個缺點，惟獨文秘人員不可以有。領導同志安排的若干事情，就是因為我們沒有發揮及時、適時反饋的作用，致使領導不知情，工作推進遲緩，任務落不到實處。文秘人員在這個方面應該說責無旁貸，推脫不了責任。或者說僅僅是你掌握了情況，或向分管領導匯報了，就認為萬事大吉了。大家一定要注意，你作為秘書，是這個領導集體的秘書，你對這個集體的主要領導負責，所以，只要領導同志有安排、有部署、有交代，工作推進到什么程度，任務完成到什么情況，你必須及時、適時地反饋，這是你的責任，千萬不要再以“不善于向領導匯報情況”去搪塞自己的失誤。所以，提醒大家注意，要向領導同志適時反饋工作推進情況。

2、高水平辦文。文秘人員一項主要工作，就是要為領導起草工作報告、講話材料、各類文件，做好各類會議的記錄。這方面的要求，一般化的起草也行，高水平的起草也行。如果領導同志不在意，或者這個班子的水平就是一般化，那么你一般化的服務也行；如果領導同志水平很高，這個班子的整體素質很高，你沒有高水平的辦文能力是肯定不行的。至于如何高水平辦文，培訓班邀請了許多行家能手來專題講授，我在這里就不講了。

3、高標準辦會。辦會非常能展現出一個文秘人員的綜合素質和協調能力。會前籌備，要準備哪些事情；會中組織，要做哪些事情；會后落實，要抓哪些關鍵。提醒大家一點，就是會后落實的問題，這確實是一個容易讓領導同志和文秘人員忽略的問題。一個會議結束后，領導同志會又有一個新的會議、又有新的公務活動、新的工作，很難有時間、專門就這個會議的貫徹落實情況去抓調度、抓落實。會后落實的責任，義不容辭地落到了文秘人員頭上。要通過現場調度、跟蹤督察、電話了解、面對面溝通等多種形式，掌握會議貫徹落實情況，適時向領導同志反饋，便于領導同志及時掌握情況，研究新的對策，繼續推進工作。會議落實問題，是我們公務活動中的一個薄弱環節，這個環節之所以薄弱，與文秘人員的作用有很大關系，所以文秘人員要負起這個責任來。亂插手的表現：

1、插手人事。文秘人員當好助手，兩只手一齊忙活，能忙活好了也行。留一手不行，可怕，領導同志不敢用你；多一手也不行，可恨，凈給領導添亂。多一手不是“三只手”，而是亂插手，最不可以插手的是人事問題。大家一定要注意：因為插手人事問題不是當好助手的份內之事。有些時候，為領導用人提供錯誤導向，將直接對干部隊伍建設帶來不良影響。比如：推薦干部，如果是因私用人、因情用人，勢必用錯一個人，打擊一片人。本來一個很優秀的干部，因為你插手人事，在領導同志面前說了許多不利于這個同志的言論，領導同志不采納你的意見還好，如果采納了你的意見，將貽誤這個同志的一生，這不僅是才能問題，而是品質問題。一個非常有前程、有潛力的干部，就因為你錯進一言，在領導同志面前一句讒言，導致這個同志在成長使用上延緩、推遲，乃至只有一次機會又失去了，你這是對同志不負責、對事業不負責。所以說，文秘人員切忌插手人事。

2、插手家事。領導同志工作確實非常繁忙，文秘人員無論是出于感情、良心，還是出于責任，都應該幫助領導同志辦一些事情，解決一些困難。比如：領導同志出差了，他的妻子、兒女生病了，半夜三更到醫院去，這個忙你應該幫，如果不幫，你就沒良心了。但是，文秘人員切記，不要把自己干成領導同志家庭的“保姆”，當保姆干什么事情，大家都知道。而且，你插手領導同志家事以后，和領導同志家庭零距離接觸，會接觸出一些是非來。“保姆面前，三天沒偉人”，請你給領導同志留出點空間來，讓他感覺在秘書面前、秘書眼中，自己仍然保持一種良好的形象。所以說，文秘人員不要插手領導同志的家事。

3、插手錯事。文秘人員一旦插手錯事，一害領導，二害自己。什么叫錯事？舉個例子說，有些基層同志、社會人員、過往賓客等想給領導同志送禮，不管他們出于何種目的、和領導同志的關系有多好，你都不可以替領導同志收受禮物、收受禮金。這就是錯事，不可以插手。但是，事后必須向領導同志匯報，讓領導同志知情。還有若干稱為不該做的錯事，大家都不要插手。

（三）當好樞紐，不找別扭

“樞紐”、“別扭”，大家都不難理解。文秘人員要給領導同志、領導機關當好樞紐，樞紐當得越好，文秘人員的作用就越大、功勞就越多。如果文秘人員找別扭，相對其他人員而言，反作用力更大。當好樞紐的標志：

1、上情迅速下達、下情迅速上達。大家在理解時，要吃透“快”、“慢”兩個字。特別要注意，你以為你已經很快了，但領導還覺得你慢了。我曾經處理過一件事情，得到了相關領導同志的肯定。當年在市委辦工作的時候，有位領導同志夜間突發重病，家屬出于對組織的信任，打電話到市委辦。接到這個電話時，已是夜間一點半了，這個電話就是下情，你是上達還是不上達？上達，深更半夜就得把領導同志折騰起來；不上達，不向領導同志報告，一旦生病的領導同志出了事，而我們的上級領導同志還不知情，這是文秘人員的失職。這就是我當時思考的問題。最后決定，寧愿打擾領導同志休息，也得報告，在陪同這位領導同志去醫院的路上，他不僅沒有批評，而且肯定了這種做法。我們有些同志，往往憑個人主觀主義、經驗主義辦事，看到領導同志休息了，明天再說吧，明天很有可能就晚了。我就是舉這樣一個例子，工作中，我們遇到的類似情況很多。

2、事前有請示、事后有匯報。大家都說，事前請示、事后匯報，我為什么加了一個“有”字？因為我們文秘人員有時候忙起來，或者自己認為自己很忙，往往事前沒請示、事后沒匯報，或者事前有請示、事后沒匯報，或者事前沒請示、事后有匯報。領導同志是“丈二和尚摸不著頭腦”，不知道你在匯報什么。要事前有請示、事后有匯報，善始善終。要注意把握“虛實”兩個字，特別把握好“實”字。文秘人員經常接受各個層面、各個方面的信息、動態，一定要處理好虛和實的關系。舉個例子，領導同志安排你到基層寫一個典型材料，反映一位老同志在海上養殖中做出了巨大貢獻，造福百姓做了若干好事。你寫了：這位老同志捋了捋一頭花發，笑呵呵地說，沒什么，都是應該做的。領導同志用了你寫的這個典型材料，在會上講了，結果是與會的同志哄堂大笑。因為大家都知道這位老同志是個“光頭”，哪來的花發可捋？這就是反映情況不實，你根本沒和這位老同志見面，是想當然地給領導同志提供了假情況。這不是文字功夫，而是工作作風問題。同志們一定要把握好“實”字，如果“虛”了，向領導同志反映的情況、匯報的內容不實，可以直接導致領導同志決策失誤。我們擔不起這個責任。

3、縱向會協調、橫向善協調。要想當好樞紐，必須學會協調。縱向協調，就是上下協調，不僅要會協調上級，還要會協調下級。我們有些同志只善于協調上級關系，有些同志只善于協調下級關系，這都不行，應該是善于協調上下級關系。只會協調上級關系不行，上級領導、上級的工作人員來了，我們問清諸如來客人數、人員組成、生活習慣等等，都安排了。但我們基層的同志來了，他明明看見領導同志的車子在樓下，也看到領導同志下車上樓了，他緊接著上樓后，卻被我們文秘人員攔下了，說領導同志出差了，這很不得體。上級領導同志是人，基層同志、人民群眾也是人！更應該拿得如衣食父母那樣對待他們。文秘人員最優秀的品質，就是不要對誰高看一眼，也不要對誰低看一眼，要公平看人、公平待人。或者是光協調上級交辦的事情，不協調下級反映的事情，這也不行。

橫向要善于協調。部門和部門之間、單位和單位之間，上升到市級層面就是市級各大班子辦公室之間，都有橫向協調的問題。我們文秘人員都要事必躬行、親手協調。橫向協調的要害是：千萬不要等別人找你協調，而是應該學會主動協調、積極協調。橫向協調里面有一個最大的學問，就是“誰重要、誰不重要”的問題。如果你感覺你這個部門重要的話，那么你就更應該先去協調；如果你感覺你這個部門不重要的話，也應該先去協調。因為，本來你就不重要，再不去主動出擊先協調的話，你就被邊緣化了，大家就不搭理你了，這件事情也就沒人幫你辦了。大家要注意，你覺得部門重要，應該先去協調；如果覺得部門不重要，必須主動協調。另外，在領導班子中班子成員之間的協調，我們也會遇到這樣情況：領導同志之間不說話，要我們從中跑腿、傳話，而且傳的話一般都是他們自己不好說的。這個時候非常較勁，一定要把握好了，千萬不要只當跑腿的、說嘴的，要有真本事、真功夫，把事情協調下來。找別扭的表現：

1、知情不報。或者是謊報、亂報。明知有事，就是不報，等領導同志找再說，這就是找別扭。提醒大家，有這種想法，就開始失去做文秘工作的資格了。

2、有事不管。對待一些事情，視而不見、充耳不聞，消極應付，或者是消極怠工。

3、頂牛不辦。領導安排、布置、責成辦一些事情，有時候公開頂牛、有時候暗里頂牛，就是不辦。領導催催，強調困難；領導再催催，強調客觀，軟磨硬頂，就是不辦。到時候還能把自己豁出去，說，我沒這個能力辦，沒這個本事辦。這種心態一點都不能有。

二、辦事理念。三句話——頭緒再亂也要有頭緒；節奏再快也要有節奏；程序再多也要有程序

（一）頭緒再亂也要有頭緒 文秘工作的特點之一，就是千頭萬緒，一根針穿千根線。必須要有處理紛繁復雜問題的能力，不管工作頭緒有多亂，也都能理出頭緒來。

1、輕重緩急把得準。工作頭緒再亂，我們也得理出“輕重緩急”來，哪些頭緒輕、哪些頭緒重、哪些頭緒緩、哪些頭緒急，要把握得很準確才行，要有這個本事。比如，海上出了安全事故，這個頭緒就是重、急，就不要再安排領導同志去開會、去陪客了。這時，就得安排領導同志上一線去處理險情。能否把準輕重緩急，是文秘人員思想功底深不深的標志。

2、主次內外分得開。不管什么工作、哪一級領導，都要先主后次，內外有別。比如，安排領導同志的公務活動，首先考慮主要領導的公務安排，再安排其他領導同志；安排外賓，首先安排層次高的、外地的客人，其次安排層次低的、本地的客人。這一點，同志們要形成一種思維習慣，每當遇到類似公務活動，能迅速按照先主后次、內外有別的方式來安排、處理。尤其是內外有別，還要注意，有些話對內適合說，對外不適合說；有些事情對內適合辦，對外不適合辦。比如，上級領導想總結推廣我們某項工作的經驗、外地單位來參觀，那么，我們匯報的時候，就得把我們的亮點、特點、成功經驗匯報上去、介紹出去。這時，就不能把工作中存在哪些問題匯報上去、介紹出去。因為他們是來抓亮點的、來取經的，不是來幫助我們解決問題的。如果我們想推進工作，可以在送走上級領導、參觀單位后，關起門來檢討工作中存在什么問題，怎么說都行。

3、多少大小擺得平。事情有多有少、有大有小，但是文秘人員都要能“擺平”。不管遇到什么事情，文秘人員都要象“千手觀音”能接過來，“長袖善舞”能派出去。所有的工作頭緒到了我們手中，要迅速根據領導分工、部門分工向領導提出意見和建議，交辦到分管領導、分管部門手中，不要把工作積壓在我們文秘手中，那樣，工作將十分被動。

（二）節奏再快也要有節奏

計劃不如變化，是文秘工作的又一特點。如何應付？

1、應變能力要強。文秘人員需要有極強的應變能力，主要表現為：見事快、反應快、動作快。原來的工作計劃迅速調整了、領導的決策馬上變化了、上級又來了新精神，原來的計劃不好使了，就要迅速做出反應、調整工作計劃，馬上跟蹤落實。這個時候，等不及你埋怨，等不及你牢騷，你必須見事快、反應快、動作快。

2、靜氣定力要足。文秘人員要每臨小事有大氣、每臨大事有靜氣，通俗說法就是“你急我不急、你躁我不躁”，沉著應對，冷靜處置。我們經常會遇到這樣的情況：原本好好的計劃迅速變了，安排好的方案馬上調整了，領導同志又非常著急，我們有的同志在這個時候往往就廟里長草—荒（慌）神了，一慌神，什么事情也辦不了。就這個時候，你要沉著應對，冷靜處置，“你急我不急、你躁我不躁”，才能做到節奏再快，也有節奏。給領導同志、同事、基層有這樣一種感覺：這位同志處理起事情來，禿了毛的刷子—有板有眼。

3、運籌心力要細。心力細到什么程度？就是過目不忘、過手不漏、過時不拖、過關不“糊弄”，文秘工作就得有這樣的功夫才行。對文秘人員而言，沒有沒用的材料、沒有沒用的信息、沒有沒用的情況，要做到過目不忘；工作當中，事情再多，只要經過了文秘人員的手，要過手不漏；事情到了時候就辦完，要過時不拖，因為明天就沒有時間叫你再處理今天的事情；在撰寫文件、起草領導講話、領導交辦事情的時候，“丑媳婦總要見公婆”，過關的時候，不“糊弄”。我們有些文秘人員有“絕招”，寫出材料后，怕領導批評，不敢馬上交給領導看，而是在明天要用的時候，今天晚上交到領導同志手中，讓領導同志沒空批評，過關的時候“糊弄”。再比如，特別是在鎮街、部門工作性質都差不多，沒有多大區別，什么季節、什么時節，講什么內容大體都有一個格式，有個定式，有的文秘人員就把去年的講話稿改一改時間就交給了領導同志，領導同志在會上講了，鬧出了笑話，因為講的典型人物、事例今年都發生變化了。所以，過關的時候不“糊弄”。

（三）程序再多也要有程序

我們經常會遇到這種情況，辦起事情來，程序多得煩不勝煩，特別是基層的同志來辦事，說你們怎么這么羅嗦，這一關、那一關的，這一步、那一步的。文秘人員千萬不要聽他們吆喝，必須記住一句話：程序保護干部，或者說程序保護秘書，千萬不要亂來。

1、該走的步驟一定得走，一步也不能差。要按照既定的規章、制度辦事。比如，呈送一份請示，先從分管領導開始，再報主管領導，最后報主要領導，這些步驟一步也不能少；研究重大問題，首先請主管部門提出意見，報分管領導審閱同意，然后才能提報上會，進行研究，這些步驟一步都不能少。還有一條，文秘人員一定要把好關，就是會上沒研究的事情、領導沒簽發的文件，文秘人員不能辦、不能發。

2、該分的層次一定得分，一層也不能錯。大家都知道，領導集體、領導成員是有層次的，這個層次是現實存在、也是起作用的，應該得到文秘人員的尊重，該分的層次一定得分。在請示報告、安排活動、會議座次、迎來送往等公務活動中，都要分清層次。如果不分層次，勢必搞亂了工作的節奏，搞亂了工作的頭緒，程序也就成了無用之物，而且很有可能導致領導同志對你產生若干看法。比如，上級主管部門下發了一份文件，文秘人員沒有經過分管領導、主管領導，而是直接向主要領導匯報了，當主要領導問分管領導、主管領導這件事情的時候，兩位領導還不知道怎么回事，主要領導就要批評分管領導、主管領導。事后，分管領導、主管領導肯定會批評文秘人員。所以，該分的層次一定得分。

3、該立的規矩一定得立，一條也不能少。文秘工作有若干環節、若干問題需要處理，有些事情的處理沒有規矩是不行的，立起規矩來才好辦事。比如，公務活動中，需要領導同志出席的時候，哪幾位領導出席？幾位領導出席合適？要形成慣例。有了這個規矩，工作就好辦了，到時就可以迅速按照慣例進行安排；向外賓贈送禮品、紀念品的時候，哪個層次的客人贈送什么標準的？要有規矩。否則，文秘人員很難操作，就得去請示，來一次客人，請示一次，領導同志不勝其煩，我們也沒有那么多的精力，要有規矩；賓客就餐接待標準，也要有規矩。諸如此類，沒有規矩的都要立起規矩來，然后請領導同志決策、拍板，以便于我們遵循。多年來的文秘工作，我有一個體會：規矩，大家不要當成障礙我們手腳的東西，遵守規矩的人才是最自由的人。

三、修身理念。四句話——親而有禮；和而不同；讓而不爭；勤而不怨 修身養性，是一門很深的做人功夫，文秘人員也要講究修身。一個人修身養性有若干東西可以作為理念，為什么單獨把這四句話提出來，因為這是文秘人員特殊工作崗位應具備的理念。

（一）親而有禮

文秘人員和領導同志距離近、感情深，這是正常的，也是應該的，但必須要有分寸。親近但要講究禮節，不能把思想感情庸俗化。

1、要親的得體，不能沒大沒小。文秘人員在領導同志身邊工作，親近可以，但要親的得體，不能沒大沒小。比如，別人一提到某位領導同志的時候，你馬上說：“我是他的秘書，鐵哥們”，你這么一說，都捎帶壞了這位領導同志的水平、形象。我們領導同志都是見了書記叫書記、見了市長叫市長，從來沒有見了書記、市長叫“鐵哥們”。你為這位領導同志當秘書，就叫領導同志“鐵哥們”？不能沒大沒小。

2、要親的合適，不能沒你沒我。“沒你沒我”就是說：“我是某某領導的人。”你就是你，領導就是領導，你不能代表這位領導。文秘人員一定要注意，千萬不要跟人。跟人，這是文秘人員的一個通病。誰跟人，誰吃虧。“鐵打的衙門，流水的官”，領導同志總有調走的一天，而你不一定會調走，你公開標榜自己是某某領導的人，這位領導同志調走后，你要難看的。跟誰？跟組織、跟工作、跟事業。無論為哪位領導服務，都這樣干，不能“沒你沒我”。

3、要親的有數，不能沒頭沒腦。文秘人員不能“領導同志做對了我跟，做錯了我也跟；領導同志說對了我擁護，說錯了我還擁護”，親的“沒頭沒腦”。

（二）和而不同

“和”的意思是與領導和睦相處，和諧共事，支持、理解、擁護領導的意圖；“不同”的意思是要有獨立的思考、獨到的見解、獨特的風格。和而不同有“四忌”：

1、忌挑剔領導。特別忌諱挑剔領導同志的相貌、出身、家庭，更不可以挑剔領導同志的水平。領導同志有若干優點，只是你沒有發現，應該更多地去挖掘、學習領導同志的優點。如果你每跟一位領導同志學習一樣本領，你將來很有可能比你跟的所有領導同志都“厲害”；如果你每跟一位領導同志挑一樣毛病，最后你是“集領導同志毛病之大成”，把自己集成了“矮子”。

2、忌吹吹拍拍。個別文秘人員喜歡在領導面前、公開場合，對領導吹吹拍拍，輕來輕去，偶爾為之，也算正常，如果把“吹吹拍拍”當飯吃、當活干，就危險了。既有傷個人人格，又有損領導威信。

3、忌離心離德。文秘人員和領導離心離德，是不妥當的。文秘人員有風格不能出風頭，風頭尤其不能蓋過領導同志，出風頭比領導同志還高，這是犯大忌。有見解不能沒見識，你認為有點見解就比領導同志見識高了，這是錯誤的，見解和見識不是一回事。更不能公開攻擊領導同志，背離領導同志意圖，自己背后私下來另搞一套。出風頭、沒見識，都是和領導同志離心離德的表現。

4、忌沒有主見。沒有主見，就沒有資格從事文秘工作，這是我對文秘人員的一個忠告。

（三）讓而不爭

“讓”說的是對領導同志要謙讓，退讓，在領導同志面前，要謙順；“不爭”說的是與領導同志不爭名、不爭功、不爭吵。和領導同志爭名、爭功、爭吵，都是文秘人員的大忌。

1、受到領導表揚，個人表現要有度。特別是在領導同志表揚自己后，當場就表現出比領導同志還高明的神情，在群眾面前炫示，領導同志如何表揚自己、自己多么厲害，都給人一種“王婆賣瓜—自賣自夸”的感覺，有傷文秘人員的形象。

2、受到領導批評，個人進退要有步。文秘人員在領導同志身邊工作，經常和領導同志打交道，工作的好壞經常得到領導同志的評價，所以說，干活多，挨的批評也多，這是文秘工作的職業特點。有時候領導同志的批評是對的，也有時候領導同志的批評是不得體的，但無論如何，當領導同志批評的時候，不可以爭、不可以吵，更不可以鬧。大家應該有這樣的理念：受到領導同志批評時，感覺合理的，把它當成對自己的訓練；感覺不合理的，把它當成對自己的磨練，總而言之，都是必要的鍛煉。文秘人員必須經過這樣的鍛煉。

3、看到領導得意，個人不要忘形。比如，你服務過的領導同志進步了、提拔了、立功了、受獎了，領導同志非常得意，但是你不可以忘形，忘形到了什么程度？說，這位領導同志的提拔，全靠我那次給他寫的講話；這位領導同志能立功，是因為我某個時間為他處理了某件事情。如果這樣，會毀了你自己的。

4、看到領導失意，個人不要勢利。領導同志也有“走麥城”的時候、也有被降職的時候、也有犯錯誤受到批評的時候，你作為身邊的工作人員，長期和睦相處、和諧共事，在這個時候，你就不能拿出“勢利眼”了，也去說：這位領導同志怎么不好、怎么不行。文秘人員不要當“勢利眼”，你應該千方百計地去寬容、諒解，幫助領導解除思想包袱，提供新的思想動力。這也是文秘人員從修身的角度的一項要求。

（四）勤而不怨

“勤”就是勤苦、勤懇、勤勉；“不怨”就是沒怨氣、沒怨言，心甘情愿。既要任勞能吃苦，更要任怨不訴苦。通常，大家都能做到“任勞”，做到“任怨”還有差距。說，干了這么多活，還不讓發發牢騷？受了這么多累，還不讓埋怨幾句？但是，埋怨也好，牢騷也好，你自己心里要有數，多了確實不行。你勤勤苦苦、勤勤懇懇、勤勤勉勉，好不容易把“臺子”扎起來了，然后你一埋怨、一牢騷、一訴苦，自己慢慢又把“臺子”拆掉了。大家要記住這樣三句話：

1、勤苦磨練意志；

2、勤懇提升境界；

3、勤勉成就人才。

文秘工作人員應當具備的素質

──在全省審計機關文秘培訓班的講話

郝志遠

（2006年12月18日，根據錄音整理）

省廳舉辦這次文秘工作培訓班，我認為很有必要。借這個機會，我講三個問題。第一，文秘工作在審計工作的重要地位及其現狀；第二，文秘工作中應當解決的幾個突出問題；第三，文秘工作人員應當具備的素質。

一、文秘工作在審計工作中的重要地位及其現狀

對這個問題，大家是有所了解的。在審計工作中，文秘工作具有非常重要的地位和作用。文件、信息工作都屬于文秘工作的范疇。在審計工作中，審計報告、審計決定、審計意見、審計建議都是以文件的方式發給被審計單位，報送上級領導機關。審計法賦予審計機關和審計人員的職責和權力，都要通過文件來體現。一紙紅頭文件，不是一般性的公文，而是法律約束力的一種體現。審計工作中的一些失誤、風險也往往是通過文件來體現的。

多年來，廣大文秘工作人員、廣大審計人員在文秘工作中付出了大量辛勤的勞動，做出了顯著的成績，文秘工作為保證審計工作的順利開展，為廣大審計人員和各級審計機關依法履行職責，開展審計工作，為經濟社會發展服務，產生了良好的作用和效果。借這個機會，我也向多年從事文秘工作的同志以及在文秘工作方面付出了大量艱辛勞動的審計人員表示衷心感謝，向大家表示親切的問候。當前文秘工作的現狀，可以說既有應該充分肯定的一些好的方面，有很多值得總結的好經驗，有很多值得繼續發揚的優良作風，同時也還存在許多薄弱環節，有不少突出問題。對這些問題，我在平時工作中也是十分關注的，應當說看到的也比較多，所以我今天要講一講。也用不著專門準備，用不著羅列好多現象。我就憑印象舉一些例子，和大家討論。

文件的質量不高，表現在各級審計機關、各級工作人員平時的工作中。我們平時見到的各類文件毛病太多，有的毛病在各級領導審核的過程中逐步得到解決。還有一些文件，是從一開始就帶著問題出生，在文件的整個運行過程中難以消除、難以發現，最后帶病出廠，產生不好的影響和效果。有的文件報到審計署以后，在各個環節的審查和評審中被指出被通報，這也是常有的事。

這些文件中表現出來的問題通常有這樣幾種類型：

一是文字表述含糊。起草文件，做文秘工作，和文字打交道，首先必須注意文字的準確性。而我們現在有許多審計人員、專職的文秘工作人員，文字基本功不夠，對中國語言文字的基本含義和特點掌握不熟練，所以在運用文字來表達一些事物的時候，文字運用不準確，表達不清，有一些詞句甚至整段的文字或者是整個文件詞不達義，言不達義，甚至有的文字容易讓人產生歧義的理解，產生很不好的效果。

二是一些文件里對某些法律、政治、政策的概念表述不準確。而法律、政治、政策上的語言和內容，在一個文件里是最關鍵的最重要的地方，如果在這方面出了問題就是大問題，如果在這方面有毛病就是大毛病。有一些可能導致法律性的錯誤，會導致一個文件或一個行政行為的違法，或者會導致某一個行政行為的政治性錯誤、政策性錯誤。我們有不少文件，這樣的錯誤是司空見慣的。這暴露出我們相當一部分審計人員和文秘工作人員法律知識不足，政治水平、政策水平不高。文件出去以后，所反映不僅僅是工作人員的水平問題，而是反映一個機關的工作水平、工作質量、法律觀念、政策水平。文件出去以后，人家就不再是說某一個工作人員而是說一個機關，所以這方面問題導致的后果和影響也是嚴重的。

三是很多文件出現的問題反映出工作人員的責任心不夠強。有一些問題本來是可以避免的，可是往往避免不了，暴露出一些工作人員在工作中有馬馬虎虎的現象，特別是在文字上下功夫不夠，不細心，粗枝大葉。比如說錯別字，那是司空見慣。一個文件要注意錯別字的話那就看不下去了，這種文件太多太多，可以說見不到錯別字的文件是非常罕見的。錯別字的問題，有些錯別字是工作人員用的習慣了，他就不知道，以錯為對。還有一些不是不知道，是工作粗心，不負責任造成的。有些文件送上級審批的時候，在要求簽發之前顯的很急，說我們早就準備好了，早就在等開會研究，早就在等領導聽匯報，等領導簽發，好像一切準備工作都做好了，萬事俱備只欠東風，結果送上來到了后邊的環節一看還有那么多的錯誤。如果在自己手里的時候每個環節不要著急先送上去，不要著急發，先看看有沒有應當解決的問題。著急什么呀，有足夠的時間，有足夠的條件把這些毛病解決了。但是很多同志不注意，還是存在一個責任心的問題。我自己直到現在，如果有一個重要的文件從手里出去的話，都得反復看幾遍，有時候一份文件印出來了還要再看一遍，這時發現問題還來得及糾正。現在這方面存在問題比較多。我們看到各級的文件都有這樣的現象，我講的不僅僅是審計廳，包括全省各級審計機關。四是從一些文件、文字所反映的內容可以看出，一部分工作人員缺乏辯證唯物主義的分析問題的方法。有些文字、有些語言寫的太絕，把話說的太足，有些話說的分量太重，就是說缺乏一種余地。有些話是沒有把意思充分表達出來。中國語言文字的不同的表達方式差異是很大的。一個意思有幾種不同的表達方法，這種差異里邊體現了政策，比如說“錯誤”、“嚴重錯誤”，就有很大的不同。我們有的話往往說的很大，大而不當，表述一種錯誤的現象，往往要把最嚴重的形容詞搬出來渲染，這種渲染的做法是不好的，應該力求實事求是，力求準確。是一種什么狀態就把它表述為一種什么狀態，不要人為的拔高，不要一說不好就說成最不好，說好就說得天花亂墜。這種現象也是比較突出的。還有的總喜歡說“多數”、“一般”，如果需要用數字來表述的東西，就要用數字來說話，尤其是審計機關的文書，審計發現的問題，更多的情況下應該用一定的時間、地點、數字來準確地表述。表述一種事實，切記太多的濫用“一般”、“多數”、“可能”、“大概”等詞語。

五是文件的審核過程不嚴格。各級領導干部、各個環節對文件的審核沒有盡到責任，有許多人員在審核文件的時候停留在簽一個字、畫一個圈，這是遠遠不夠的。只要這個文件經過你的手審核，無論你是一個什么級別的干部，都要盡職盡責地解決應該解決的問題。簽一個字就代表你要對這個文件全部內容負一定的責任。現在好多人是簽字了事。從我們各級辦公室的文秘人員這個環節上看，就存在這個問題。你們的任務不僅僅是簽字，應該把文件里面的全部內容都吃透，文字方面的問題，法律、政治、政策方面的問題，內容方面的問題，事實方面的問題，格式方面的問題，都應當關注到。所有的問題該發現的都要發現，該糾正的都要糾正。如果帶病出去了，在這些方面都是負有相應責任的。到了各級領導干部手里，一般來說領導干部主要是關注文件的一些主要內容，把握政策、法律方面的一些問題，首先是要注意文件內容的合法性，事實的完整性、準確性，處理意見的正確性。但是現在留給領導干部的不僅僅是這些，把一些基礎環節上的文字方面的問題也留到后邊，甚至是最后審定的環節來解決，這顯然是一種錯位，該是哪一級的責任，哪一級就要擔負起來，該由哪一級解決的問題，哪一級就必須解決。如果每一環節都負起責任都發揮了應有的作用，文件的質量就得到了提高。

六是文件發送范圍的混亂。有些重要的文件該往那里發，不該往那里發，這也是有規范的要求的。現在我們有些文件發送的范圍不當，有的是范圍太大，本來應該送到某一個特定機關的文件，變成了傳單，滿天飛。還有應該送達的地方沒有送達。發文前就應當嚴格確定發文范圍。

七是文件的利用和檢索比較困難。管理困難，檢索困難，利用率不高，有的文件發出以后，工作人員就感到后邊沒事了，目的就是發出文件。文件制作完成了、發出了僅僅是一個階段的工作完成了，還有一個運用的過程，有的文件運用的過程可能是比較長的，就要考慮到以后使用如何才能更方便一些。在制作文件的時候，文件管理的過程中，要考慮到使文件的檢索更方便一些。現在我們的文件不僅僅是紙質文件，還有電子文件。紙質文件和電子文件的歸檔、管理、檢索，規律基本上是一樣的，格式和要求基本上是一樣的。紙質文件按分類、時間這些要素來檢索，電子文件和紙質文件在這些方面也一樣，電子文件應該是更方便了，用電子計算機管理和檢索文件，效率應該更高。現在我們好多工作人員管理文件比較粗放，計算機管理的文件比手工管理的還要落后，檢索還要困難。文件起名不當，有的文件有名無姓，有的有姓無名。就像我們坐下幾十個人，沒有姓名、性別、年齡的區別，都變成一種統一的符號，能識別嗎？文件也是這樣，有些文件名僅僅標注“審計報告”，每年的審計報告都是一樣的，怎么區別？還有的用時間作為文件名，2006年12月18日這一天產生了10個文件，如果僅僅用了時間，內容不同的10個文件又怎么區別？所謂檢索的條件，就是把能夠體現文件特點的要素都列出來，當然不能把文件的全部內容變成題目，題目就是要更典型，抓住這個文件的具有典型性的特點。還有主題詞。我們現在的文件都要求標注主題詞。主題詞的設置是為了干什么，我們好多人沒有搞清楚，以為文件就是為了好看，在下邊列了那么一行寫幾個不同的詞，每個文件下面都標注了關鍵詞，但是實踐中往往都用不上。紙質文件印上了，在電子文件的題目上沒有體現出來。還有的沒有搞清楚主題詞應該怎么確定。有的為了省勁兒順著文件題目，把文件題目一分解，就成了主題詞，沒有抓住要害。所謂主題詞，就是為了和別的文件區別，而且就是為了檢索的時候區別。好多人沒有搞懂這個概念，拿上一些不好區別的詞來做主題詞。既要自己用起來方便，又要以后查閱方便，利用方便。八是文件格式的使用不規范。

對文秘工作現狀，我就作這樣一個簡單的分析。當然這方面還涉及文秘工作人員的素質不夠適應，這也不僅僅是專業的、專職的文秘工作人員，我們審計機關的廣大工作人員、審計人員在文秘工作方面的素質，整體上還是偏低的，嚴重地不適應審計工作的要求。

二、文秘工作中應當解決的幾個突出問題

剛才講到的這些情況，實際上也涉及到了應該解決的一些突出問題。

一是每個審計人員特別是專職的文秘工作人員必須有較強的文字能力，要下功夫提高文字的基本功。這是每個機關工作人員特別是公務員，在進入公務員隊伍時，就應該向他們提出的一個首要的條件。現在每個機關招收公務員都要有筆試、面試，就要把住這個關。但是，在長期的歷史過程中，由于審計人員進入審計機關都是在不同的時期以不同的方式進來的，再加上審計人員也是在過去不同的歷史環境下成長起來的，這些因素造成了不少審計人員知識結構不夠合理，知識的功底也不夠扎實，有的同志強一點，有的同志弱一點。有的可以歸咎于當時的教育質量不夠高，后來每個環節都沒有來得及很好地補課，到機關以后又忙于具體的事務性工作，也沒有時間好好學習。或者說好多機關多年以來就沒有嚴格的要求，一些同志還覺得自己水平已經很高了。客觀地公正地說，我們很多同志在這方面欠帳是很多的。不要說擔負起草一個審計機關的審計文書這樣的公文，就是寫私人信件也是需要比較強的文字功底的，否則對方也不能準確把握你的意思，甚至會發生歧義的理解，發生誤會。文字表達的不準確，比起人們在日常的交往中語言表達的不準確，產生的不良效果往往更嚴重。文字表達比語言表達的要求更高。語言表達不夠準確，還可以在交談過程中補充，但文字表達就不同了，必須更精確，更簡練。文字的優點在于便于傳播和保存。我們要正確把握語言和文字的區別。有些文件里有過多的口語，把一些日常交談的語言習慣帶到了文件里，使得一些文件看起來有些過于隨意。文件的基本要素就是文字,我們的審計人員、文秘工作人員必須在文字功夫的錘煉上下大功夫。這是無止境的,不要以為經過幾年的努力就完成了,活到老學到老,永無止境。到了八十歲了,不能說你就學得很好了,不需要再學了。不能說你已經是教授了，是高級審計師了，就不需要再學習了，那是不對的。教授也有不懂的東西，權威也有不懂的東西，何況我們普通人呢？我們不能固步自封。不能說已經工作多少年了，十年、二十年、三十年了，很有經驗了，需要的就是更多的肯定和表揚了，總結經驗了，而不是找找毛病了，怎么學習了。我們必須提出學習的任務，特別是要從基本功開始。我建議大家回去以后把過去自己寫過的東西拿出來解剖上幾個東西，不好意思給別人看，就自己解剖，一句話一句話地解剖，看看究竟有多少毛病。

二是我們每個審計人員和文秘工作人員都要認真學習法律、法規和相關的政策。我們起草的文件必須是合法的，不能在法律上出現問題，不能出現違法的文件，違法的表述，也不能在政治上存在什么錯誤。政治性的錯誤、違法的問題往往也會不知不覺地出來，法律規定不能做的事，我們有的同志在寫文件時寫成可以這樣也可以那樣，這就是違法了。法律禁止的，你就不能寫成允許。政治性的問題也要注意。中共十六大以后，中央提出了許多新的思路，新的方針，十六大以后你要起草文件就不能用一些過時了的說法來表述。有些時事政治方面的常識，我們要關注，不要犯一些常識性的錯誤。再比如黨委、人大、政府、政協這樣一些機關的關系，也應該搞清楚。中國共產黨是執政黨，黨委是居于領導地位的；地方人大是地方的權力機關；政府是行政機關，在黨委的領導下工作，要接受人大的監督；而政協是一個多黨合作，實行政治協商、民主監督的組織。不能把這些機關的性質混淆了。還有，不同的法律法規有不同的層級，不同的地位，在我們國家憲法是國家的根本大法，憲法之下就是法律，法律之下是國家的行政法規，然后是地方性法規，還有部門的規章、政府的規章。國務院各部、省級人民政府、較大的市的人民政府可以發布規章。我們在平時起草文件，有好多表述往往很混亂，搞不清法律、法規、規章的關系和區別，把一個部門的、基層政府的文件不適當地表述為法規。應該加強在法律、法規、政策方面的學習，在寫文件時應該準確地表述，避免在這些方面發生混亂，發生錯誤。

三是起草審計文書一定要堅持實事求是的態度，辯證唯物主義的態度。所謂實事求是，用辯證唯物主義的態度來起草文件，就是說我們所起草的文件在事實方面不能出問題，不能出現不真實的現象，我們在文件里反映的事實必須是準確的，我們所得出的結論必須是建立在事實基礎上的，從一定的準確事實出發經過分析得出正確的全面的認識，正確的結論，我認為這就是實事求是。準確地全面地反映事實，全面地看待問題，得出正確的全面的結論，這就是一種辯證唯物主義的態度。如果對事實的反映是殘缺不全的，講了一部分事實，而沒有講出全部的事實，從部分的事實出發就可能得出片面的結論。建立在不全面的事實基礎上得出片面的結論、片面的看法，那就違背了實事求是，違背了辯證唯物主義。我們審計中發現的問題，怎么樣反映，怎么樣表述，都需要有一種正確的指導思想。比如說對一個領導干部的經濟責任審計，經濟責任審計既要反映成績又要反映工作中存在的問題，在這個基礎上做出對一個領導干部履行經濟責任情況的評價，如果僅僅依靠成績來做出評價，忽視了存在的問題，事實不完整，評價不全面。如果僅僅講了問題而忽略工作的成績，不全面也不公正。這是就大的方面來說。再具體來講，我們講一件事，講一個問題，這一個問題的整個過程也是完整的，如果我們只講了問題的一個階段一個情節而忽略了別的階段、別的情節或者相關的背景，對這個問題的表述可能就不完整了。對某些重要情節的忽略可能就會導致我們對這個問題的定性處理產生片面性，有時候即使是一句話，這一句話說不到就帶來了片面性，多一句話就帶來了對問題認識的完整。還有時候，在更小一些的細節上，對一個環節或一個看法的表述，其實就是一句話，這一句話里也有一個實事求是的問題，也有一個能不能體現辯證法的問題。這一句話該怎么說，大家可以去琢磨，去研究。一句話如果說的客觀一些，讓人感覺很得當，既準確反映了事物存在的狀態，又不是絕對化的。因為我們認識事物的能力是有限的，我們對事物的了解也是有一定局限性的。我們在審計過程中發現的一些問題，是不是掌握了事物的全部情況也不一定，同時我們也沒有能力掌握更多的情況，我們對這個問題的認識是不是就能夠十分全面了，就沒有一點認識不到的因素了？很難。那么，在文字表述中要體現出這種狀態，就是我前面提到的不要把話說絕。同時又不能是模棱兩可，不能說這個問題可能存在也可能不存在。比如說，我們在一些經濟責任審計報告里，經常會講到，通過審計沒有發現某某同志違反廉政制度的行為，或者說沒有發現不廉潔的行為，應該說這種表述還是比較客觀的，叫做沒有發現。如果是另一種表述，通過審計認為某某同志不存在不廉潔的行為。或者變成另一種說法，說不知道廉潔不廉潔，那行嗎？你審計干什么去了，難道你一點也不知道嗎？你總是審計了一定的領域，通過一些具體的方面具體的事情來了解，連一點肯定的評價都沒有不行，說的太絕對了也不行。比如說有些單位存在損失浪費、揮霍浪費現象，你用一個“大肆揮霍浪費”的說法，好像表現了很大的義憤。但是，什么叫大肆呀？浪費多少算大肆？到什么程度是大肆？我們不是寫評論，也不是在寫散文。在這種情況下就要求我們不要多寫形容詞。損失浪費一百萬就是一百萬，一千萬就是一千萬，是大事或者不是大事，看的人就會分析。

四是起草文件、起草各類審計文書要注意邏輯性。現在不少文件邏輯上比較混亂。首先是有重復的現象，前面一個問題已經講過的事實，到了后面的一個問題又講，把一件事分割成幾塊，給人感覺比較混亂。我們有些同志理解，我按照不同性質的問題來表述，幾個方面都能掛上，所以在前面講了到后面還要講，這樣想有一定的道理，但必須比較，用什么樣的表達方式更準確，效果更好。一般來講，一件事主要放在一個地方講應該說是比較清楚，更完整一些。比如說審計一個單位，講一個工程項目的問題，這個工程項目的問題既涉及到投資的管理，又涉及到資金的管理、決策的程序，放在幾個方面講，都可以涉及到。但是一件事在幾個地方都講，就不如放在一個地方講更為集中和明確。一件事，最典型的最主要的問題是什么，在性質上要把握，按其主要的方面來確定。克服邏輯混亂的現象，關鍵是起草文件的過程中一定要明確，你要說什么，必須搞清楚，不要你自己都搞不清要說什么，說到那算那，最后看的人也云里霧里的，搞不清楚說了什么。有的文件反來復去的改，就是這個問題。

五是起草文件必須開門見山，言之有物，力戒空話套話太多。一句話能說清楚的，不要用兩句話，一段話能說清楚的不要用兩段話三段話，不要離題萬里。有的文件，人為的把房子蓋的越來越大，本來是一間房子可以放下的內容，蓋了一棟樓，蓋了幾排房子，房子很多了，里邊是空的，沒有材料，沒有人住。有的把簡單的問題復雜化，沒有必要。有的故意拉長文件，本來一百字能說清楚的要變成一千字，如果寫的短了怕別人以為不會寫，這是一個誤區，文章并不是越長越好。

六是重要文件起草要發揮集體的作用，成為集體智慧的結晶。審計報告應該是集體的作品，審計組成員都應該參與，都應該貢獻出自己的智慧，提出自己的觀點、建議，該討論的討論，該各自提供有關材料的提供有關材料，該提出觀點的提出觀點，同時每個環節上，不同角度、不同的側面，該補充什么內容的，就補充什么內容。有些重要的文件、審計報告、審計建議，或者機關的一些重要公文，不同的環節上究竟應該起什么樣的作用，有些環節上存在認識的誤區。后邊環節上不僅僅是對前邊環節上起一個檢驗的作用。比如說工作人員寫了一個材料，到了處長那里、廳長局長那里，不僅僅是是檢驗，后邊的環節要站在你那個高度上來審視，文件應該表達的內容表達出來了沒有，還缺什么，是不是正確。我們有些審核環節現在成了二傳手，不能每個環節都成二傳手，不是在打拍球。我們審計機關的各級工作人員、各級領導干部不是排球運動員，不是在相互傳球。我們更應該像是廚師，不同的環節上都要經過加工，通過這種加工要賦予作品新的形態，給它添加新的材料，使之更加完美。一個文件經過的環節很多，每個環節都是參與者，每個環節的聰明才智都體現在其中，我們不能要求其中一個環節上就把所有的問題都解決了，也不能要求某個環節上就盡善盡美。存在不完善也是一種客觀的狀態，因為個人的能力和智慧是有限的，所以才需要集體研究，不同的環節來審核。每個環節都要發揮應有的作用。

七是起草文件要妥善處理各方面的關系。要準確把握哪些問題是我們職責范圍內應該講的，哪些問題是不應該講的。不要在我們的文件里無端地損害別的部門、單位。不負責任的指責，產生的效果是不好的，會帶來一些負面的影響。審計機關的審計文書，大量的是講被審計單位的，要非常客觀、準確，而且要做好應對行政復議、行政訴訟的思想準備。在復議和訴訟的過程中要努力爭取立于不敗之地。還有一些相關的行政部門，它不是我們的被審計單位，可能是工作上有一定聯系的部門單位，我們的文件里涉及到相關的部門單位，或者是上級機關時，要注意用法制和文明來規范我們的文書。文件內容涉及到相關部門單位時，表述上不要超越了法律的界限，不要違反文明的規則，避免不必要的麻煩。相關的部門單位看到我們的文件，要增強工作的合力，避免增加不必要的阻力。比如說經濟責任審計，是由好幾個部門合作的，有紀檢委、組織部、監察機關，有企業管理部門，這些部門各自有各自的職責，我們的文件里怎么樣恰當地、準確地表述每個部門的職責，表述一件事的時候怎么樣恰當地體現各部門之間的這種恰當的關系，必須正確把握。通過一份高質量的文件，能夠把外部的、內部的積極的因素更好地整合起來，為我們更好地開展工作營造一種良好的環境。如果文件寫不好，看了這個文件就感到是一個矛盾的集合體，就像一個傳染病人一樣，到處散發出一種不利的、影響團結的、會帶來矛盾的因素。比如一個文件如果指責這個部門，指責那個部門，怨天尤人，上級不支持，橫向的那個部門不合作，就不會產生好的效果。還有報送上級的一些報告，也不能隨意指責一通。什么上級機關指導不力了，領導不夠了。專門讓你批評的時候你可以批評，不是專門讓你批評的時候，就不能不適當地批評。比如說我們給審計署寫一份報告，我們自己工作沒做好，卻把責任推到了審計署，推到了國務院，說國務院沒有給我們好的政策，審計署沒有給我們解決什么問題，省政府沒有給我們解決什么問題，到處放炮，那好嗎？類似這樣的東西，我們在起草文件的各個環節上，從各級工作人員到各級領導都要認真把關，處理好相關的關系。說到更深一點，我們的文秘工作，各級審計機關的文書都要符合構建和諧社會的目標要求。

八是所有的公文、審計文書都要體現科學發展觀。科學發展觀是我們黨在新的時期提出的一個重要指導思想，它體現在我們各級審計機關的工作中，也是審計工作的根本指導思想。科學發展觀是審計工作的靈魂。我們審計機關的各種公文、審計文書，一定要以科學的發展觀為指導。一個審計報告，講那么多的事，下那么多的結論，都要注意是不是符合科學發展觀。科學發展觀有很多具體的內容，有很多判斷是非的標準，我們的同志要認真學習和領會科學發展觀。在文秘工作中也要做到以科學發展觀為指導，提高公文質量。

三、文秘工作人員應當具備的素質

在審計機關，我們所講的文秘人員應該是兩部分，一部分是專職的文秘工作人員，另一部分，應該說我們每個審計人員同時也是文秘工作人員。一個合格的審計人員必須具備制作審計底稿、審計日記，起草審計報告的能力，而且這也是我們經常性的工作。所以，在審計機關，文秘工作人員和審計人員的界限不是十分嚴格，我們現在講文秘工作的一些基本要求，應該是針對這兩方面人員的，既包括專職的文秘工作人員，也包括廣大的審計人員。文秘工作人員應當具備的素質，我想主要有以下幾個方面。

一是必須牢固樹立馬克思主義的世界觀、人生觀、價值觀。牢固地掌握辯證唯物主義的思想方法。只有我們具備了馬克思主義的世界觀、人生觀、價值觀和辯證唯物主義的思想方法，在起草公文和審計文書的時候，才能自覺地運用馬克思主義的世界觀、人生觀、價值觀和方法論來表述事物，提出觀點，才能起草高質量的公文，我們起草的公文才能具有較強的思想性，才能具有正確的政治觀點。

二是必須具有廣博的知識。從審計機關的實際情況來講，我們的文秘工作人員和審計人員必須具有審計的專業知識、財務、經濟、法律方面的知識，運用計算機的能力，同時還應當具備社會科學和自然科學方面的一般知識，根據不同的專業特點，還應當熟練地掌握日常工作中接觸較多的專業知識。在起草審計文書和審計公文的時候，能夠正確地表述某些事實，做出符合各門科學本質和規律的正確結論，避免審計文書和公文發生違反科學常識，違背客觀規律的論斷的現象。

三是文秘工作人員和審計人員要敢講真話，要具有敢講真話、堅持原則、堅持真理的優秀品質。在審計機關寫一份公文，或者起草一個審計文書，講的都是一些和審計有關的具體事情，審計人員必須敢于堅持原則，該寫什么寫什么。該寫的就要寫，不該寫的就不能亂寫。具備這樣的素質，才能防止寫假報告、說假話的現象。如果不具備這種敢講真話、堅持原則、堅持真理的品質，有關的、有特殊利益的人員出于特殊的需要要求你說假話，要求你編造事實，要求你寫假報告，你就可能答應，就可能經受不住考驗。對一個合格的文秘工作人員和審計人員來說，無論是什么人以什么條件要求我們說假話、寫假報告、編造事實，我們都不能接受，無論給予我們什么好處，我們都必須拒絕。要忠于事實，忠于法律，忠于真理，敢于抵制任何形式的威逼利誘。以個人利益無條件地服從國家利益和人民利益。

四是必須保持強烈的學習精神。我們處在一個知識爆炸、信息爆炸的時代，原有的知識和經驗，遠遠滿足不了審計工作不斷進步的要求。我們必須堅持不斷地學習，使自己的知識和認識水平跟上飛速發展的時代，適應審計工作不斷提出的新的要求，不斷地調整我們的知識結構、專業結構，不斷地擴充我們的知識。一個優秀的文秘工作人員和審計人員，應該像海綿吸收水分一樣利用各種方式，利用各種可能利用的時機來學習，不斷吸取各方面的知識，不斷地完善自己。

五是應當具有謙虛謹慎的優良作風，具有善于與人合作的高尚風格，要樂于奉獻，甘當無名英雄。文秘工作、審計工作特別是文字工作，是一種吃苦的工作。我們必須具有高度的奉獻精神，不要希望寫一個文件、寫一個報告就能得到什么，得到什么可能是一個較長的階段性的成果，絕對不是一項工作結束馬上就能得到什么，就像給報社投稿，寫一個報告，就像投稿馬上就會有稿費寄來。何況我們審計機關寫一個報告連稿費都沒有，就是這樣清苦，我們不能計較得失，要樂于奉獻。同時，我們和大家在一起工作，與大家相處，一定要有謙虛謹慎的作風，要克服驕傲自滿的情緒，寫出一個文件、報告來，要接受很多人的挑剔，很多人的審核、把關，大家都會從不同的角度提出不同的意見，挑出毛病。要歡迎各方面的人員為我們挑毛病，不能有愛面子的思想。不能有委屈感，覺得我已經下很大功夫了，我感覺這個報告不錯了，你們怎么還挑這么多毛病，我面子不好看，必須破除這種認識。不僅普通的工作人員不應該有這樣的認識，就是一個相當高級的干部，也要破除這種認識。任何人寫出的東西，只要不是按照法律規定任何人不得改動的東西，你就得接受各方面的挑剔，使之不斷完善。中央的重要文件都是要經過討論的，總書記的報告也是要經過大家討論的，我們普通的工作人員還要計較這些嗎？比如，你的經驗沒有我多，你的資歷沒有我老，你就不能給我提意見，我已經很辛苦了，很負責了，你也不應該再給我提意見，不能這樣看。你多稱贊我幾句我就很高興，覺得這個人對我很支持，表揚我了。多批評我幾句，給我挑毛病多了點，就覺得這個人盡挑我毛病，千萬不能這樣看。我們寫出來的東西，別人給我們挑毛病，是對我們的愛護，對我們的幫助，要這樣看。如果誰也不給你挑毛病，就像皇帝的新衣，大家都說你好，你就真的好了嗎？你還是很難發現存在的問題，很難得到提高。對我們寫出的東西，無論是誰提出一個字的毛病，他就是我們的老師，就是一字師。要有這樣寬闊的胸襟，這樣才有利于我們的進步，也有利于我們的工作。一定要具有良好的合作精神，大家在一起工作是一個集體，必須互相幫助，以集體的智慧彌補個人智慧的不足。一個報告有時候需要幾個人共同起草，一個人為主起草出來的報告也需要其它人補充。大家要把這樣一些方式的合作看作是必不可少的，絕不能回避它、拒絕他。這種集體主義的合作精神，對于審計機關的文秘工作人員和審計人員來說是一種基本的素養，要不斷加強。

六是要有高度的法制觀念。我們是在一個法制社會里工作和生活，我們審計機關必須堅持依法審計，我們的審計質量也必須受到嚴格的控制。所以我們大家在平時的文書工作和審計工作中，都要具備高度的法制觀念，要有一種互相制約的意識，主動地把自己的工作置于外部環境的制約之下，使我們每個人的行為更加符合法律的要求。我們每個人的日常工作、日常生活、日常學習方面，都要體現一種高度的法制精神。學會用法律來規范我們的工作，不斷提高文秘工作的水平。在今后的審計工作中，能夠通過這種高質量的文書、高質量的審計文書，更好地發揮審計工作在促進經濟社會全面發展、構建和諧社會過程中重要作用。

第二篇：文秘工作內容推薦

文秘工作是文書和秘書工作的總稱,是各級領導機關日常工作的重要組成部分。讓我們一起來看看吧，下面是小編幫大家整理的文秘工作內容，希望大家喜歡。

(一)秘書工作領導機關及其領導者的工作內容

1.機關辦公廳(室)的基本任務

辦公廳(室)屬于秘書工作部門，是機關工作正常運轉的樞紐。它的出現是秘書工作發展的必然結果。中外領導機構或高級領導人都設置辦公廳或辦公室。它的主要任務是協助它所直屬的領導機關完成各項領導工作，尤其是為領導機關制定和實施決策服務。

辦公廳(室)的任務主要分為兩大部分：一是政務服務，包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協調等，這就是人們通常所說的秘書工作;二是事務服務，主要是后勤服務工作。

2.秘書長、辦公廳(室)主任的基本任務

秘書長和辦公廳(室)主任兼有秘書工作領導人和秘書工作人員的雙重身份。根據1951年中央人民政府批準頒發的《政務院關于各級政府秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》，各級政府機關的秘書長或辦公廳主任主要承擔以下任務：第一，協助首長綜合情況、研究政策、推行工作;第二，協助首長密切各方面的工作關系;第三，協助首長掌管機關內部的統一戰線工作;第四，協助首長掌管保密工作;第五，協助首長掌管機要工作;第六，主持日常行政事務(包括公文處理、會議組織、檢查和督促政府決議的執行等事項);第七，掌管機關事務工作。

因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務，可以總結為“既要參與政務，又要掌管政務”兩個方面。而其中第一至第五項工作是需要協助首長完成的，具有明顯的參與政務性質;而第六、七項工作則主要是掌管機關日常事務，具有明顯的事務性特色。政務院的這些規定，雖然是針對我國秘書工作高層領導者和領導機構而言的，但是卻為全國秘書部門應當承擔的主要工作內容確定了基本格局。

(二)秘書工作的主要內容

1.擬定、辦理公文

擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。

擬定公文是秘書工作的傳統職能。現代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書工作人員應該以高度的責任心對待。

辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。

辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發、立卷、歸檔等主要環節;收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發文和收文過程中，秘書工作人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規范、優質、高效，為公文發揮應有的效能創造條件。

2.辦理組織會務

辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會后的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯系，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論;二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加工作人員、會場布置等;三是會議文件材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項服務;五是會議善后工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。

3.調查研究工作

調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查了解相關情況，并進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。

每一項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬制提綱;實施階段要注意選準調查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。

4.信息處理工作

秘書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，采集與處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時反饋給領導部門。

開展信息處理工作首先要建立和健全信息網絡，這是搞好信息處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍;最后要實現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環節的工作質量。

5.溝通協調工作

對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調(即對領導者之間和領導機關之間的協調)、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬于秘書工作的業務范圍。開展秘書協調工作時，可以利用的方式有電話協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。

6.信訪接待工作

信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的秘書工作的一項經常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。

7.監督檢查工作

監督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查;對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。

8.公務接洽工作

公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯系公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關“窗口”的秘書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過電話形式來本機關商洽或聯系的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書工作人員應做到忠于職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯系。此外，還應善于處理人際關系。

除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作工作人員均應以認真負責的態度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。

第三篇：文秘工作內容

一．公文類

1、收取打印總公司文件上傳公司領導，根據文件內容有針對性的傳閱；

2、收取人民銀行昆明中心支行、中國銀聯及其它機構單位外來發文；

3、及時、準確、工整的上報分公司發文（包括分公司月工作總結、年中工作總結、全年工

作總結、黨政團相關總結及其他需要上報的分公司總結）；

4、每季度按時上報分公司《合同管理臺賬》；

5、下載分公司辦公室內外部郵箱郵件，根據郵件內容及時反饋至相關部門或人員，對有時

間限制和特殊規定的郵件要督促辦理；

6、每月5日之前以掃描件形式上報分公司領導月考勤至總公司人力資源部曲瑩外部郵箱；

7、每周周會做好會議紀要，會后將整理好的會議內容傳閱至參會人員出簽字；

8、分公司領導季度考核、工作總結等上報總公司總結性材料；

二、綜合類

1、審核各部門提交的分公司合同，對簽署完結的合同要及時編碼歸檔；

2、按時做好考勤工作的登記和通報，地州采取郵箱簽到為主、電話抽查為輔的考勤方式；

3、做好分公司相關簽報工作；

4、根據要求做好公司職位的的續聘、改聘、解聘工作；

5、按規定管理好分公司員工的勞動合同，對將要到期的合同提前做好合同的續簽工作；

6、根據分公司要求做好人員的招聘工作；

7、做好新員工入司考勤、體檢報告登記工作；

8、做好上級與下級、昆明與地州的信息傳達工作；

三、其他

1、車輛管理；

2、信件管理；

3、出差訂票；

4、名片、工牌、刻章；

5、黨團關系管理；

6、辦公室家具管理；

7、工作服的訂做與發放；

9、分公司禮品管理；

10、視頻會議室管理；

10、辦公室鑰匙及公司安全管理；

11、其它。

第四篇：文秘工作內容

顧名思義，文秘是做文字秘書的。至于領導安排你做什么，這要看你的能力了。做文字秘書，一是要有文字功底，二是喜歡并且能夠起草文字材料（領導講話、工作謀劃、工作總結、匯報材料、會議安排以及主持詞等等），三是要干練，比如穿衣打扮要得體，四是要反應敏捷，能夠領會領導意圖。

熟練使用MS Office軟件，特別是Excel word(power point因為很少用所以不重要)軟件制作各種報表。負責日常文秘工作，辦理公文的流轉、印制、下發；負責日常文檔資料的管理，確保完整、便于查閱；安排重要活動、會議的日程，負責具體準備需要的各種文件、材料等確保資料準確、完整，日程安排合理；會后會議紀要及相關總結整理；

辦公室的日常管理工作，辦公軟件的熟練使用，日常文件的收發工作，會場的布置工作，等等，這些都是文秘的工作內容，還有外來人員的接待工作，包括電話的接聽。

我叫xx，我的性格動若脫兔，靜若處子，能夠開朗的與他人交流，又能夠認真嚴肅地對待我該完成的任務。我有責任感，并且性格直爽，也許不夠圓滑，但絕對真誠。興趣上也十分的廣泛，運動、電影、音樂、讀書我都十分喜愛。而業余時間，除了讀書和運動，我大部分時間都沉浸于網絡之中。對電腦和網絡的掌握十分熟練。學習、理解能力和領悟力我也十分有信心。

對于工作，我的看法就是，只要認真對待，沒有不能勝任的工作!對于我一個剛剛畢業的新人，任何工作新的，無論是清潔工還是經理，都需要我從頭學起，各個領域都有太多我不懂的知識。因此，無論我即將得到的是一份什么樣的工作，我都要認真謙虛的向周圍的同事學習，不懂就問，爭取在最短的時間內熟悉并掌握這份工作的要領。在這一方面創造我自己最大的價值。

秘書的職責

日常事務管理，辦公室管理，通信管理，日程管理，印章管理，接待事務。來訪接待，安排服務

第五篇：文秘月度工作內容

文秘月度日常工作內容

1.文件的傳閱、發文、歸檔（電子文檔及時上傳至OA文件庫，紙

質版編制目錄，年底統一裝訂）。（日常）——譚芳

2.周報匯總，編制《周報需協調事項落實情況表》、《車間現場巡視

情況匯報表》。（每周五）——張夏瓊

3.月度、季度、工作總結及安排，每季度制作行政工作講評PPT。

（每月末）——譚芳

4.上報公司《事業部月度重點工作匯報》。（每月5日前報公司領導

及公司辦、企業管理部）——黃主任

5.參加總經理辦公會及事業部領導李總、王書記、傅總、周總主持的相關會議，并整理會議紀要。（每周一）——陳勛

6.參加生產例會，并整理會議紀要。（每月上、下旬）——陳勛

7.組織召開產銷技質聯動會，并整理會議紀要。（每月21日左右）

——黃主任

8.事業部月度聯點工作計劃。（各單位每月25日報送，月底前上報

公司馬總、事業部領導及各單位）——張夏瓊