第一篇：秘書寫作：寫好商務文書步驟(一)

步驟一：制定正確的行動目標

在撰寫某一個商務文書之前，我們應該首先回到一個問題，即我們希望該文書的對象在收到文書之后采取怎樣的行動；這個問題的答案也就是我們撰寫商務文書的行動目標。1.主動目標與被動目標

需要強調的是，這個行動的主體是收取商務文書的對方。因此，我們撰寫商務文書說表達出來的意愿只能是一個“被動目標”，而對方的實際行動才是所謂的“主動目標”。2.將被動目標轉化為主動目標

正如前文中提到的單向溝通一樣，大多數人在撰寫商務文書時往往陷入到一個誤區當中，即將自己的被動目標當成了主動目標——只關注自己的主觀想法或者需要完成的工作任務，而忽略了接收文書的對方的感受。

認識到這樣一個誤區，將被動目標轉變為主動目標，就需要在明確之前的第一個問題的基礎上，再獲取以下這個問題的答案：作為商務文書的撰寫者的我們在乎什么？換而言之，我們從成功撰寫商務文書、正確傳遞信息并獲得對方實際行動的響應中，能夠收獲到什么成果。只有將我們在乎的內容與希望對方采取的行動形成一致，那么才能有效地把被動目標轉化為主動目標。外語學習網 【案例】

有關總經理組織召開公司全體秘書會議的郵件

在某公司中，總經理讓其秘書組織全公司的秘書開會，要求她在確定時間和地點之后發一個郵件告知所有的秘書。

這個郵件實際上就是一個商務文書，相當于一個通知。在撰寫這個郵件的過程中，我們可以分析得到：總經理秘書的行動目標是“讓所有的秘書都得去開會”而不是簡單地“通知每個秘書會議的時間和地點”。因此，郵件中僅僅明確了會議的時間和地點還不夠，因為這樣并不能確保所有秘書都按照要求來參會；而是應該進一步在郵件中要求所有秘書在會議前一個星期都對是否參加會議進行確認。

要寫好這個商務文書，總經理秘書需要將其被動目標轉化為主動目標：自己之所以在乎“所有秘書都按時參會”這個事情，是因為總經理交代自己組織這個會議，如果與會的秘書沒有到齊，那么就意味著自己組織工作的失敗；換而言之，自己希望在總經理面前有一個良好的表現，就需要確保會議順利組織成功，而組織成功的標志之一就是人員來得比較齊，所以需要他們給自己一個能否與會的確認。【自檢1-1】

請判斷出圍繞以下事件而起草的商務文書的行動目標：

（1）某公司的一位銷售人員以郵件形式向部門經理匯報上個月的銷售任務完成情況；（2）某公司人事部門的一位員工為收集所有員工升位之后的身份證號碼而給所有公司員工群發郵件；

（3）某公司副總經理收到一封投訴客服部門張麗的投訴信，批評其惡劣的服務態度；為收集與該事件相關的信息，該副總經理著手給張麗發郵件，并抄送給其部門經理。____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 參考答案1－1（1）就本月的銷售任務完成狀況，請部門經理給與評價或者指正。如果銷售任務完成得好，那么該銷售人員希望其經理對其進行表揚；而如果銷售任務完成得不好，那么該銷售人員則希望經理可以予以理解。

（2）公司所有員工在規定的時間以其身份證號碼為內容給該員工予以回復。

（3）希望張麗就這個事件的情況給與該副總經理一個反饋，了解事情的實際情況。

第二篇：商務文書寫作(一)

第一講商務文書寫作的概念

當今社會是市場經濟社會，商務活動則是各種社會活動的基礎。伴隨著經濟改革的深入發展，商務文書寫作已成為當前應用寫作的一個熱點。企業內部的大部分溝通也是以商務文書的形式進行。這就需要結合企業的業務，為企業員工安排商務文書的培訓學習。

本課程的內容涵蓋了商務文書寫作的基本技巧和范例，希望可以幫助學員掌握商務文書寫作的步驟和方法；與此同時，總結了商務文書寫作中常見的病例，突出強調了公文寫作的規范性，以幫助學院在寫作中能夠有意識地避免這些錯誤。

一、商務文書寫作概述

為了更有效地學習并運用有關商務文書寫作的方法和技巧，讓我們首先了解一下商務文書寫作的基本內容。

（一）商務文書的分類

在實際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務文書，根據其形式和內容用途可以大致將其劃分為以下的類型：

1.按形式來劃分

以形式作為劃分標準，商務文書可以大致分為以下兩類：

? 固定格式的商務文書

常見的固定格式的商務文書主要有：商務合同、邀請信、通知、請示以及批復。相比較而言，這類商務文書的格式是有比較規范的要求的。

? 非固定格式的商務文書

而所謂非固定格式的商務文書，在日常工作中則往往應用得更為廣泛，其中最為大家所熟悉的就是隨著計算機和網絡一起興起的電子郵件。

2.按內容用途來劃分

以內容以及用途作為劃分標準，商務文書則又可以分為以下兩類：

? 通用的商務文書

常見德通用商務文書主要有：通知、會議紀要、請示、批復、總結、備忘錄以及報告等。由于相對于禮儀性商務文書而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程后面的內容中將對它們的寫作方法進行專門的討論。

? 禮儀性的商務文書

而所謂禮儀性的商務文書，則主要是指賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信。

（二）商務文書寫作的作用

正如前文所提到的，商務文書寫作是很多人工作的一部分；而每個人工作首先都是有私心的，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻，然后再將私心通過公心來實現——公司或單位好，個人才可以好。因此，商務文書寫作對于更好地完成大家的工作是非常重要的。《福布斯》雜志的創始人——馬爾克姆·福布斯曾經說“一封好的商務信函，可以讓你得到一次面試的機會，幫助你擺脫困境，或者為你帶來財富”，也就是說，寫好商務文書在一定程度上能夠給大家帶來很大的經濟利益。

從另一個角度來看，商務文書寫作與其它任何文本的撰寫一樣，其作用和最終目的都是為了與別人進行某種形式的交流與溝通。而需要強調的一點是，溝通并不僅僅是所傳遞出來的信息，而是被別人理解的信息。如果理解了這一點，那么我們就可以認識到，在日常工作及生活中大家所普遍談及的所謂“溝通的障礙”其實就都是來自于簡單傳遞的單向溝通。因此，在商務文書寫作方面最為重要的一點就是要避免陷入單向溝通的誤區，時刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發揮出寫作商務文書的溝通作用。

【案例1】

單向溝通的表現

日常工作生活中有很多陷入單向溝通的例子，比如說短信。在一般情況下，無論對方是否想接收短信，只要手機開著他就會收到，并且往往根據他自己當時的心情去詮釋短信的內容。而發送人的心情則通常難以得到傳遞，由此而引發不必要的誤會和誤解。

（三）學習商務文書寫作的關鍵

商務文書寫作的核心內容包括以下幾個部分，這些內容也就是本課程的主要構成： ? 商務文書的寫作步驟以及相應的重點；

? 商務文書的寫作技巧；

? 商務文書寫作的注意事項；

? 商務文書寫作應掌握的范例。

（四）商務文書寫作的特點與要素

商務文書的寫作與小說、網絡上的博客以及出行的游記有著顯著的不同，其特點與要素主要包括：

1.商務文書寫作的特點

葉圣陶老先生曾經說：“公文不一定要好文章，但必須寫得一清二楚、十分明確、字穩詞妥、通體通順，讓人家不折不扣的了解說的內容是什么”，這個論述其實就提到了商務文書與標準公文（例如人民日報的社論、黨八股等）相一致的規范性特征。

另外，唐宋八大家之一的白居易在某種意義上也是一個商務文書寫作的典范，之所以這樣評價，是因為白居易寫文章何詩歌非常的直白和通俗易懂，少有引經據典，并不通過辭藻的堆砌來追求華麗的文風。

通過以上的比較，可以提煉出商務文書以下的特點：

? 簡明

正所謂“句中無余字，篇內無贅語”，“簡明”是商務文書首要特點。

? 準確

而所謂“準確”，就是要求商務文書要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“關門閉戶掩柴飛”這樣的表達一樣將同樣一個意思重復三次。在意思清楚的前提下，商務文書寫作應追求盡量用一段話、一句話甚至是一個詞將核心意思表達出來。

? 樸實

所謂“樸實”，就是指在商務文書寫作中不要去刻意地堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這個方面顯示自己的實力和水平了。

? 莊重

所謂“莊重”，是指在商務文書中對整體風格的把握不要過于詼諧幽默，太多的玩笑會極大地影響文書的嚴肅性。

? 規范

商務文書寫作在很多方面還具有規范性強的特點，其中標點符號的規范性就尤為重要但是卻往往被大家所忽視。

2.商務文書寫作的要素

商務文書寫作有以下四個要素：

? 主旨

所謂“主旨”，就是指商務文書的中心思想，即作者所要表達的意思。商務文書的寫作并不是為了寫而寫，而應該具有一個明確的目的；換而言之，就是應該對方看到該商務文書后產生作者所希望的感受和行動。

在主旨方面，應該遵循“正確，務實，集中，鮮明”的原則。

? 材料

好的商務文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關方面的素材。

例如在政府機關中撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯系和呼應。

在材料方面，應該遵循“收集要多，選擇要嚴，使用要巧”的原則。

? 結構

另外，好的商務文書還應該具有良好的結構，否則會導致在不應該浪費筆墨的地方花費很多不必要的時間，而需要去強調的內容則被相應的弱化。

在結構方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等方式。

? 語言

如果說主旨、材料以及結構構成了商務文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。

在語言方面，應該做到“風格平直樸實莊重，表達規范準確簡練”，最低要求也必須進行拼寫檢查以保證用詞的準確。

第二講如何寫出好文章（上）

在了解了商務文書寫作的概述內容之后，我們來看看商務文書寫作的以下六個步驟：

（一）步驟一：制定正確的行動目標

在撰寫某一個商務文書之前，我們應該首先回到一個問題，即我們希望該文書的對象在收到文書之后采取怎樣的行動；這個問題的答案也就是我們撰寫商務文書的行動目標。

1.主動目標與被動目標

需要強調的是，這個行動的主體是收取商務文書的對方。因此，我們撰寫商務文書說表達出來的意愿只能是一個“被動目標”，而對方的實際行動才是所謂的“主動目標”。

2.將被動目標轉化為主動目標

正如前文中提到的單向溝通一樣，大多數人在撰寫商務文書時往往陷入到一個誤區當中，即將自己的被動目標當成了主動目標——只關注自己的主觀想法或者需要完成的工作任務，而忽略了接收文書的對方的感受。

認識到這樣一個誤區，將被動目標轉變為主動目標，就需要在明確之前的第一個問題的基礎上，再獲取以下這個問題的答案：作為商務文書的撰寫者的我們在乎什么？換而言之，我們從成功撰寫商務文書、正確傳遞信息并獲得對方實際行動的響應中，能夠收獲到什么成果。只有將我們在乎的內容與希望對方采取的行動形成一致，那么才能有效地把被動目標轉化為主動目標。

【案例2】

有關總經理組織召開公司全體秘書會議的郵件

在某公司中，總經理讓其秘書組織全公司的秘書開會，要求她在確定時間和地點之后發一個郵件告知所有的秘書。

這個郵件實際上就是一個商務文書，相當于一個通知。在撰寫這個郵件的過程中，我們可以分析得到：總經理秘書的行動目標是“讓所有的秘書都得去開會”而不是簡單地“通知每個秘書會議的時間和地點”。因此，郵件中僅僅明確了會議的時間和地點還不夠，因為這樣并不能確保所有秘書都按照要求來參會；而是應該進一步在郵件中要求所有秘書在會議前一個星期都對是否參加會議進行確認。

要寫好這個商務文書，總經理秘書需要將其被動目標轉化為主動目標：自己之所以在乎“所有秘書都按時參會”這個事情，是因為總經理交代自己組織這個會議，如果與會的秘書沒有到齊，那么就意味著自己組織工作的失敗；換而言之，自己希望在總經理面前有一個良好的表現，就需要確保會議順利組織成功，而組織成功的標志之一就是人員來得比較齊，所以需要他們給自己一個能否與會的確認。

【自檢1-1】

請判斷出圍繞以下事件而起草的商務文書的行動目標：

（1）某公司的一位銷售人員以郵件形式向部門經理匯報上個月的銷售任務完成情況；

（2）某公司人事部門的一位員工為收集所有員工升位之后的身份證號碼而給所有公司員工群發郵件；

（3）某公司副總經理收到一封投訴客服部門張麗的投訴信，批評其惡劣的服務態度；為收集與該事件相關的信息，該副總經理著手給張麗發郵件，并抄送給其部門經理。

____________________________________________

____________________________________________

____________________________________________

見參考答案1－

1（二）步驟二：決定文章的正式程度

在這個步驟中需要把握以下的內容：

1.正式程度的判斷依據：正式指數

判斷在某一個商務文書中所應該采用的正式程度，可以應用“正式指數”來操作。所謂的“正式指數”主要根據以下三個問題所涉及的內容來確定：

? 商務文書的撰寫者本身是否很了解目標讀者；

? 目標讀者的地位比商務文書的撰寫者低嗎；

? 商務文書的內容是好消息嗎。

商務文書的撰寫者應就這三個問題的實際情況在“1－10”之間來分別予以打分：如果特別了解目標讀者就是10分，比較了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是給自己的下屬寫則為10分，平級則為5分，給自己的上級寫則為1分；如果內容為好消息則為10分，壞消息則為1分。

這三個問題的得分之和越低，則相應的商務文書應該越正式。

2.正式程度的表現

在了解了正式指數的內容之后，我們接著來討論商務文書正式程度所表現的方面： ? 形式

這里所謂的“形式”，是指商務文書所采用的媒介的形式，例如發電子郵件、寄書信或者留便簽等。不同的媒介形式，決定了商務文書的體裁、格式以及稱謂等具體內容。

按照正式程度來劃分，宣傳冊、政府公文、帶抬頭的信件、請柬以及行文正式的電子郵件附件都是正式的商務文書，通常會給目標讀者以受到重視的感覺；而一般的電子郵件、便簽等則屬于非正式的商務文書。

? 稱謂

“稱謂”就是對目標讀者的稱呼。

? 語氣

而“語氣”，就指是在撰寫商務文書的過程中采取相對輕松愉快的口吻還是比較凝重嚴肅的口氣的選擇。

【自檢2-1】

請分析并得出圍繞以下主題而撰寫的商務文書的正式指數：

（1）某公司總經理要組織各部門秘書共進午餐，要求其秘書代表自己給他們發送的通知郵件；

（2）某公司的一個普通員工發現經常有員工違反禁止在會議室里吃中餐的規定，于是決定寫給行政部經理的一封投訴信。

____________________________________________

____________________________________________

____________________________________________

見參考答案2－1

第三篇：商務文書寫作

《新編商務文書寫作格式與范本》

目錄

第一章 商務計劃文書寫作格式與范本 商業戰略規劃 商務計劃 創業計劃書 公司商業計劃書 銷售計劃 增產節約計劃 利潤分配計劃 廣告計劃

產品動態分析與計劃要點 新產品宣傳工作要點 企業營銷計劃 市場營銷調查計劃 市場營銷計劃 企業經營計劃 營業方針和計劃要點 新產品推廣計劃 農村市場推廣方案 促銷計劃編制要點

市場開發與產品開發市場調查計劃書 經營計劃制訂規則 長期計劃制訂規程 長期計劃的制訂及實施要領 商業項目融資方案

第二章商務營銷文書寫作格式與范本 招商說明書 市場調查報告 市場預測報告 市場情況調查問卷 銷售情況調查問卷 市場調查業務規定 市場調查實施要領

產品代理商、批發商、零售商市場調查問卷 產品生產商市場調查問卷 產品原料供應商市場調查問卷 進貨渠道分析 營銷管理規定 公司營銷管理制度 直銷商營業守則 配銷渠道管理要點 行銷方案規劃準則 賒銷管理要點 銷售促進計劃管理制度 公司客戶關系維護要點 企業兼并市場實施方案 企業質量與服務承諾書 商業授權委托書 經銷商認證資格書 中期經營計劃制訂要領 經營計劃制訂規定 業務整改方案 出口賒銷管理及職責

第三章商務管理文書寫作格式與范本 總經理商務會議報告 商務申請書 商務評估報告 驗資報告 中期業績報告 董事會議事規則 出資證明書 公司董事會決議 獨立董事制度

××股份有限公司會計制度 維權聲明 維權公告 企業大事臨時公告 警告信

法人代表授權委托書 法定代表人身份證明書 企業授權法律聲明 銷售經理管理準則 企業銷售人員考核辦法 企業銷售人員獎懲辦法 公司業務員開拓新客戶獎勵辦法 公司客戶名冊管理制度 公司客戶信息管理章程 公司客戶需求信息處理制度 公司客戶開發選擇制度 公司新客戶開發管理實施細則 公司售后服務管理辦法

第四章商務合作文書寫作格式與范本 中外合資企業協議書 中外合資立項意向書 合伙合同 合伙型聯營合同

合伙型聯營合同（半緊密型）中外來料加工合同 中外來件裝配合同 訂貨合同

承租經營合作者協議 分公司合伙經營協議 合資經營企業協議 應用軟件買賣協議書 貨物賒欠買賣協議書 委托收費協議書 戶外廣告發布委托協議 媒體廣告發布協議 廣告板設置協議 品牌使用特許協議書 品牌特許經營協議書 一般代理協議書 獨家代理協議書 經銷服務協議書 售后服務協議書 商業賠償協議書 商務中介合同

第五章商務公函寫作格式與范本 希望建立貿易關系函 推銷產品函 信用查詢函 答復詢問函 詢價函 報價函 寄送報價單函 拒絕報價函 拒絕買方出價函 請開信用證函 開出信用證通知信函 裝運通知函

接到訂單并通知裝船函 索取樣品書 還價函 接受函 訂購函 確認訂購函 交易磋商函 價格方案 成交函 代理函 包裝磋商函 商品檢驗證明函 催款書

第六章商務談判（公關）文書寫作格式與范本 商務談判方案 業務洽談方案 商務談判備忘錄 接待方案 業務洽談紀要 會談紀要 外事總結 債務和解協議書 借款協議書 中長期借款協議 短期借款協議 延期還款協議書

第七章工商、稅務、審計文書寫作格式與范本 商標注冊申請書 變更注冊人名義申請書 注冊人地址變更申請書 注冊不當商標撤銷裁定申請書 注冊資金變更登記申請報告 商標異議書

企業轉讓注冊商標申請書 商標異議復審申請書 注銷登記申請報告

企業產品注冊商標注銷申請書 企業開業登記注冊申請書 企業經營范圍變更登記申請報告 開業稅務登記申請 變更稅務登記申請 停業稅務登記申請 復業登記申請 注銷稅務登記申請 增值稅納稅鑒定申報 集體企業所得稅納稅鑒定申報 申請延期辦理納稅申報的報告 申請延期繳納稅款的報告 申請免征企業所得稅的報告 申請減免增值稅的報告 印制發票申請 購領發票申請 銷毀發票申請

辦理外出經營稅收管理證明單申請 審計制度 審計計劃 審計通知書 審計工作方案 審計工作記錄

產品成本項目審計立項申請書 項目審計實施計劃 項目審計作業計劃 審計工作底稿 ……

第八章金融類文書寫作格式與范本 第九章招標投標文書寫作格式與范本 第十章涉外商務文書寫作格式與范本

第四篇：商務文書寫作

學習導航

通過學習本課程，你將能夠：

●了解商務文書寫作在企業中的重要性；

●了解商務文書寫作的特點；

●了解商務文書寫作的四要素；

●了解商務文書寫作的價值所在。

商務文書寫作基礎知識

伴隨著經濟改革的深入發展，在當今的市場經濟社會中，商務活動已成為各種社會活動的基礎，商務文書寫作已成為當前應用寫作的熱點話題，很多企業內部也是以商務文書形式進行溝通，企業需要結合自身的業務，為企業員工安排商務文書培訓，來提升員工的寫作技能。

商務文書寫作也需要掌握基本技巧、步驟方法和規范性，以幫助員工在寫作中有意識地避免類似地錯誤。為了更有效地學習并運用商務文書寫作的方法和技巧，可以先了解商務文書寫作的基本內容，具體包括：商務文書寫作的特點、商務文書寫作四要素、商務文書寫作的作用。

一、商務文書寫作的特點

葉圣陶老先生曾說過：“公文不一定要好文章，但必須表達明確、字穩詞妥、通體通順，讓人清晰地了解文書內容。”這個論述所提及的是商務文書與標準公文，比如《人民日報》中的社論、黨八股等相一致的規范性特征。

從某種意義上講，唐宋八大家之一的白居易也是商務文書寫作的典范。之所以這樣評價，是因為白居易的文章和詩歌通常直白且通俗易懂，少有引經據典，不會以辭藻的堆砌追求華麗的文風。

商務文書寫作與小說、網絡上的博客以及出行的游記有著顯著的區別，通過上述闡釋，可以提煉出商務文書寫作的特點：

1.簡明

正所謂“句中無余字，篇內無贅語”，“簡明”是商務文書首要特點。

2.準確

“準確”是指要求商務文書要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要以“關門閉戶掩

柴飛”的表達方式將同樣意思重復多次。在意思明確的前提下，商務文書寫作應追求盡量用一段話、一句話甚至是一個詞表達出核心觀點。

3.樸實

“樸實”是指在商務文書寫作中切忌刻意堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這方面顯示自己的文字實力和水平了。

4.莊重

所謂“莊重”，是指對商務文書的整體風格把握不要過于詼諧幽默，過多的玩笑會極大地影響文書的嚴肅性。

5.規范

商務文書寫作在很多方面具有強烈規范性的特點，其中以標點符號的規范性尤為重要，但是卻往往被大家所忽視，從而造成了一些細節上的失誤。

二、商務文書寫作四要素

商務文書寫作除了有一些自身顯著的特點，還包括主旨、材料、結構、語言四方面的要素。

1.主旨鮮明

“主旨”是指商務文書的中心思想，即作者所要表達的意思。商務文書的寫作并不是為了寫而寫，而應該具有一個明確的目的；換而言之，是讓對方看到商務文書后產生所預期的感受和行動。

在主旨方面，應該遵循“正確，務實，集中，鮮明”的原則。

要點提示

商務文書寫作的四要素：

① 主旨；

② 材料；

③ 結構；

④ 語言。

2.材料豐富

優秀的商務文書不可以一蹴而就，而是需要圍繞作者的主旨收集相關方面的素材。例如，政府機關撰寫政策性的通知，需要查閱很多以前類似的、與之相關的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯系和呼應。

在材料方面，應該遵循“收集要多，選擇要嚴，使用要巧”的原則。

3.結構清晰

商務文書還應該具有清晰的結構，否則會導致在不需要浪費筆墨的地方花費過多不必要的時間，而需要強調的內容則被相應的弱化。

在結構方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等形式。

4.語言簡練

主旨、材料以及結構可以概括為構成商務文書的骨骼，那么行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。

在語言方面，應該做到“風格平直、樸實莊重，表達規范、準確簡練”，必須進行拼寫檢查以保證用詞準確。

第五篇：商務文書寫作匯總整理

一.按形式來劃分：

1固定格式的商務文書（：通知、報告、請示、批復、會議紀要、邀請信、總結）

2.非固定格式的商務文書（電子郵件）

二.按內容用途來劃分：

1.通用的商務文書（通知、會議紀要、請示、批復、總結、備忘錄以及報告）

2.禮儀性的商務文書(賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信)

商務文書寫作的作用: 其作用和最終目的都是為了與別人進行某種形式的交流與溝通。避免陷入單向溝通的誤區，時刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發揮出寫作商務文書的溝通作用。

商務文書寫作的關健核心內容：1.商務文書的寫作步驟以及相應的重點；2.商務文書的寫作技巧；3.商務文書寫作的注意事項；4.商務文書寫作應掌握的范例。

商務文書寫作的特點：

1.簡明2.準確（3.樸實4.莊重5.規范

商務文書寫作的要素：

主旨（中心思想：正確，務實，集中，鮮明）、材料（收集要多，選擇要嚴，使用要巧）、結構（具有良好的結構：篇段合一式、分層表達式、分條列項式）、語言（如果說主旨、材料以及結構構成了商務文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。風格平直樸實莊重，表達規范準確簡練）

商務文書寫作的步驟：1.制定正確的行動目標（1.被動目標與主動目標2.將被動目標轉化為主動目標）2.決定文章的正式程度3.決定文章的總體風格4.選擇文章的層次結構5.列出文章的大綱6.撰寫初稿

一.正式程度的判定依據：.正式指數：1.特別了解目標讀者2.上下級3.好壞消息。三個問題得分這和趆低，相應的文書趆正式。

二.正式程度的表現：1.形式：媒介形式：電子郵件、書信或便簽

正式：宣傳冊、政府公文、帶抬頭的信件、請柬及行文正式的電子郵件。非正式：一般的電子郵件、便簽。2.稱呼3.語氣

把握總體風格的依據：游說矩陣

簡單型：羅列事實、短文即可、通知性質

說服型：多次溝通、強調利益所在、較長篇幅

解決問題型：有問有答、較長篇幅

艱難型：不值得花費精力

商務文書寫作的技巧：

（一）運用情感指數增加商務文書的親和力二）努力做到“讀者為尊”

（三）進行有效的反饋

（四）增加商務文書的緊迫性

（五）增加可信度

（六）做到行文簡潔（行文簡潔的方式：1.采用電報文體2.另加附件3.詞句力求簡單精煉4.多用主動語式5.適當運用縮略語）

增加時間緊迫性的方法：1.時間的規范性2.時間的精確性3.時間的通用性（① 商務文書中一律要使用公元的全稱② 在商務文書落款成文日期的部分，要采用中文的形式③ 盡量不要用農歷；④ 注意漢字和阿拉伯數字之間的搭配使用規則。）

文章的層次結構：1.連貫式：是指商務文書的層次結構按照事情發展的時間順序來展開（前因后果、發展脈絡：報告（工作，事故調查、工程、安裝程度說明書））； 2.并列式商務文書層次與層次之間是并列的關系。也可以被稱為“天鵝下蛋式”（報告、總結以及建議書）3.分析問題式：實際上就是圍繞問題的出現直到最終解決的邏輯關系而展開的一種層次結構。（“只有結果”：批復、指示以及命等。“提出問題并分析問題”：情況簡報。“提出問題并解決問題”，公告和通知。“提出問題、分析問題，最后解決問題”：指導性的通報和決議。）4.問答式就是指運用問答的形式來組織商務文書的全篇（企業的內刊、內部通訊以及操作程序指南）。5.行動結果式就是在商務文書中先擺問題、而后突出結果以及結果的實現方式的一種層次結構。情感指數的內涵：對讀者的關注程度，是用在商務文書中提到目標讀者的次數減去提到撰寫者自己或者公司的次數，如果結果為正值（即情感指數為正），說明文書是以讀者為中心的；如果結果是負值（即情感指數為負），在商務文書中應盡量少提及撰寫者自身，而應該更多的提到目標讀者。

增加情感指數的方法1.增加第二人稱代詞2.增加第三人稱的專有名詞3.增加讀者的姓名4.增加對讀者的暗指，對祈使句的使用。

讀者為尊”的內涵是運用情感指數提升對讀者的關注程度的觀念的一種延伸；其核心意思就是要求從對方的角度來表述問題。讀者為尊”要站在目標讀者的角度和立場來看待分析問題。最先提及讀者而非自己”的原則。

不同的反饋會收到不同的效果，具體有以下幾種類型：1.正面反饋2.修正性反饋3.負面反饋和沒有反饋

如何使文章更加規范：

（一）數字的使用規范

（二）部分結構層次敘述的規范性

（三）計量單位的使用規范

（四）綜合校對的注意事項

（五）詞語的使用規范

（六）標點符號的使用規范 標點符號的種類：分為點號和標號兩大類：

點號包括“句末點號”和“句內點號”兩種，句號、問號和嘆號為“句末點號”；而逗號、頓

號、分號和冒號為“句內點號”

標號包括了以下9種：① 引號；② 括號，在商務文書寫作范圍內我國承認的括號主要有3種；（表示一個文件的正式程度）③ 破折號④ 省略號（表示引文的省略）⑤ 著重號⑥ 連接號⑦ 間隔號⑧ 書名號⑨ 專名號

標點符號的點放位置點號可以放在一行文字的末尾。標號中的引號、括號和書名號，前半個不能放在一行文字的末尾，而后半個則不能放在一行的開頭；標號中的省略號和破折號，不可以一半在前一行文字中同時另一半在后一行文字中；引文結尾處的句號和引號，如果引用語是作為一個獨立整體存在，則句號在先；反之，則句號在后。

通知的種類:會議通知、指性通知、批準性通知、發布性通知、知照性通知、周知性通知（企業單位、事業單位、黨政機關，甚至學校都可以發通知）

通知寫作格式：標題、送與對象、正文、署名、附件

報告的種類：工作報告、情況報告、答復報告、建議報告

2.報告的寫作格式報告的寫作格式基本與通知一樣，但以下幾點需要特別注意：

（報告的名稱同樣可以包含三個部分--發文機關、事由及文種，但其中的發文機關可以省略；報告的開頭應該首先寫“關于××事情現做如下報告”； 報告的內容中有一些套話必須的，例如在報告的結尾應該說“以上報告請審閱”或者“報告如無不妥，請批轉執行”等與開頭相互呼應。）

請示的特點1.事前行文，事后行文叫報告，事前行文即為請示；2.一事一請3.需要批復(即強調請示都是需要批復的)(加上“妥否，請批示”； 加上“以上如認為可行，請批準有關單位執行”；在署名和時間部分必須要加蓋印章。）

批復是上級答復下級的請示的一種下行文。

批復特點 指令性強、針對性強、態度鮮明、政策性強

批復的寫作格式1.在批復的正文中含有隱語，即是針對某一個請示而予以的批復；因此，正文中應該包括“××號文收悉”或者“某年某月某日關于××事項的請示收悉”；2.給出答復意見應該寫“經研究答復如下”或者“特此批復”；3.與請示一樣，批復也必須要有公章。會議紀要的作用和目的（決定性的會議紀要和消息性的）其作用在于：1.傳達會議精神；2.記錄議定的事項，即歸納、提煉和整理會議中的決議些內容。

會議紀要的寫作格式1.會議紀要的標題中沒有發文機構；2.將會議的目的、時間、地點、參加人、缺席人、缺席原因、主持人、報告人以及議程等內容在導語中進行說明；3.會議紀要的主體為決議事項或者主要認識和意見； 4.在會議紀要的最后要對未來進行展望。

邀請信：1.邀請信的標題在紙張正中間，其字體比正文要大；2.邀請信中的稱呼格式為名稱、職稱以及冒號，需要特別注意的是，對博士、大使、外交官以及西方國家的貴族等人，一定要在稱呼中加上他們的頭銜；3.當出現多個職稱、職位以及學術頭銜時，應把握最高稱謂原則；4.邀請信的用紙應該特別正式。

總結撰寫過程應該要注意：1.總結的內容通常包括經驗教訓、心得體會等；2.總結都是第一人稱的；3.依據內容范圍的不同，總結可以分為綜合性的總結以及專題性的總結；4.總結的標題中一定要加入時間。

詞語的使用規范

固定格式的商務文書：

（一）通知

（二）報告

（三）請示

（四）批復

（五）會議紀要

（六）邀請信

（七）總結

數字的使用規范及要求1.真實準確，表現在商務文書中的數字通常對實際工作有著極大的指導作用和意義，因此其中所援引的數字數據務必要來自于穩妥的出處，這樣才能確保是真實準確的。2.各個分數之和與總數相等也是運用數字的基本要求之一。3.統計口徑一致，在商務文書中援引的數字的統計口徑也是非常重要的，不同統計口徑的數據放在一起示沒有任何意義的；只有在統計口徑一致的前提下，才能進行數據之間的對比。4.列舉數字有可比性，除了明確數字比較的基準之外，根據我國公文寫作的法規規定，按慣例“××以上”以及“××以下”都應該示包含該數字在內的。5.注意倍數關系，在商務文書中，數字之間的倍數關系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示數字變化的用語上。需要強調的是，“降低70%”與“降低了70%”表達的是同樣的倍數關系，即原來為100%，現在變為了30%；而“降低到70%”則不同，它表示原來為100%，現在變為了70%。6.分清楚漢字與阿拉伯數字的使用場合，具體的規定為：“商務文書中的數字，除成文日期、部分結構層次敘述以及在詞組慣用語、縮略語和具有修辭色彩語句中作為詞素的情況必須為漢字外，其它情況應當使用阿拉伯數字”。

等”和“等等”這兩個詞的用法：1.表示列舉未盡且后面再無其他詞語的時候，“等”和“等等”都可以使用，而當后面有其他詞語的時候則只能用“等”；2.無論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項，但其中有一個特例，即當前面這個詞是一個專有名詞或者人名時，可以只列舉一個后面用“等”概括；3表示.列舉未盡且細指人的名詞和專有名詞的時候，一般只能用“等”；4.“等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現停頓，而“等等”與前面的詞語之間則可以用逗號隔開。

商務合同書寫的22個原則：采取封閉型的寫法、采用結果性的語言、確定合同雙方的簡稱、前后指代保持一致、并列使用“包括”與“但不限于、采用主動語態、避免相近詞語的重復

使用、不要創造詞語、對術語進行準確地定義、善用限制詞、不用公司帶抬頭的信紙打印合同、禁用一些詞語、采用描述性的方式、用漢語代替符號、準確使用標點符號、文字與阿拉伯數字并用、留下爭議解決地的約定條款和適用法律、每個段落只寫一個主題、克服日常理解與合同用語的距離、盡量寫短句子、進行拼寫檢查、采用書面語、一定要記住：合同是永恒的書面語。

引號的用法：需注意以下情況；（1）非法規性的文件，用引號加以強調而不用書名號，（2）特定稱謂用引號如：“渤海二號”（3）縮略語可以用引號如：“農轉非”（4）需要著重的論述對象用引號予以標識如：有物就要有內容，有序就要有條理。那么加上引號變為“有理”和“有序”之后，就是表明作者在分別的句子當中分別強調說明有物和有序。