第一篇：電大專(zhuān)科辦公室管理形成性考核冊(cè)答案2015秋最新資料

辦公室管理形成性考核冊(cè)答案指引（2015、9）

辦公室管理作業(yè)1（第一、第二章）

一、單選選擇題

1、B

2、D

3、A

4、C

5、A

6、A

7、D

8、C

9、B

10、A

二、判斷題

1.V

2.V

3.V

4.V

5.X

6.X

7.V

8.V

9.V

10.X

三、簡(jiǎn)答題

1、簡(jiǎn)答辦公室的主要特點(diǎn)。P5（說(shuō)明：這表示要參考教材第5頁(yè)的內(nèi)容，下同）

（l）輔助性：辦公室區(qū)別于其他職能部門(mén)的第一個(gè)特點(diǎn)是它的輔助性。辦公室工作應(yīng)當(dāng)在服務(wù)和服從于領(lǐng)導(dǎo)工作的前提下，充分發(fā)揮自己的輔助管理職能，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

（2）綜合性：辦公室是各種專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能相互交叉運(yùn)作的部門(mén)；辦公室工作也是一項(xiàng)綜合性的工作．辦公室工作是多元化的。（3）服務(wù)性：服務(wù)性是辦公室工作的本質(zhì)屬性。辦公室的設(shè)立與工作的開(kāi)展，首先是為了適應(yīng)各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供輔助性的服務(wù)，同時(shí)也要為各部門(mén)和基層提供服務(wù)。

2、談?wù)勀銓?duì)辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。P8 善謀：能夠正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，替領(lǐng)導(dǎo)過(guò)濾重要的事務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處，往重諫言技巧，學(xué)會(huì)把握職場(chǎng)環(huán)境的運(yùn)作方法，一是個(gè)性與共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一，二是滕朧與含蓄的工作技巧相結(jié)合。

3、簡(jiǎn)述辦公室設(shè)備使用規(guī)范。P16（l）必須明確每臺(tái)設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說(shuō)明書(shū)的要求進(jìn)行操作。

（2）必須明確專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)的專(zhuān)管制度，嚴(yán)禁任何人隨意使用，除非是配置給個(gè)人專(zhuān)用或指定公用的辦公設(shè)備。

（3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。

（4）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)．

（5）辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對(duì)濕度為20％至85%，濕度過(guò)低時(shí)需用加涅器，溫度過(guò)高時(shí)需用除濕器，并放在距辦公設(shè)備5米左右的有效影響距離內(nèi)。

（6）如果辦公設(shè)備不處于下作狀態(tài)，應(yīng)及時(shí)切斷電源。

（7）使用電腦時(shí)要做到；不要讓陽(yáng)光改射電腦，以免機(jī)殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開(kāi)機(jī)狀態(tài)下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要在軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器工作指示燈亮著的時(shí)候抽取其中的軟盤(pán)．不要在運(yùn)行程序還沒(méi)有回到DOS指示的情況下匆匆關(guān)機(jī)；不要使用來(lái)歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對(duì)電腦進(jìn)行保護(hù)性殺毒；不要在病毒入侵時(shí)使用電腦，除非有特殊的自我防護(hù)錯(cuò)施．不要白己隨意處理電腦硬件故障．不要將電腦交給非專(zhuān)業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。

4、簡(jiǎn)述在儲(chǔ)藏間存儲(chǔ)辦公用品時(shí)的注意事項(xiàng)。P20 ①儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，確保安全。②儲(chǔ)藏間需要的面積取決于單位面積的大小。

③在儲(chǔ)藏間或物品拒放置物品時(shí)，必須清楚地加標(biāo)簽，以便迅速找到物品和標(biāo)明新物應(yīng)放置的地方；新物品置干舊物品的下而或后面；先來(lái)的物品先發(fā)出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險(xiǎn)，小的物品、常用的物品應(yīng)放在前而，易干找尋和領(lǐng)取；辦公耗材和打印機(jī)用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時(shí)能輕松找到． ④儲(chǔ)藏辦公用品的地方應(yīng)有良好的照明，以便于找到所需物品。⑤辦公用晶應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導(dǎo)致紙張不能正常地送入打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中。⑥訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。

辦公室管理作業(yè)2（第三、第四章）

一、設(shè)計(jì)題

調(diào)研工作大體上可分為三個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段和完成階段，請(qǐng)對(duì)調(diào)研工作的三個(gè)階段進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)。

P34 1．調(diào)研工作的準(zhǔn)備階段（l）準(zhǔn)備調(diào)研內(nèi)容：

①確定調(diào)研課題：領(lǐng)導(dǎo)提出、有關(guān)部門(mén)確定、調(diào)查者自選。②選題要求：既要注重現(xiàn)實(shí)意義，又要具有前瞻性．既要注重領(lǐng)導(dǎo)和群眾關(guān)注的當(dāng)前工作和社會(huì)生活中的重點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，又要注重易被公眾忽略而又十分重要的冷門(mén)問(wèn)題。③選題原則；價(jià)值原則、可行原則、適量原則、新穎原則。（2）調(diào)研課題的審定：

一般調(diào)研課題由機(jī)關(guān)單位或者授權(quán)調(diào)研部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)．重點(diǎn)調(diào)研課題可以采取申報(bào)、委托或招標(biāo)等形式，經(jīng)專(zhuān)家評(píng)審、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)來(lái)確定。

（3）成立調(diào)研小組，確定調(diào)研人員：

成立調(diào)研小組時(shí)要考慮的因素包括，成員應(yīng)具備良好的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)；有調(diào)研需要的專(zhuān)業(yè)能力或?qū)＜页蓡T．有豐富的調(diào)研經(jīng)驗(yàn)；注意新老搭配，以便成員相互取長(zhǎng)補(bǔ)短．少而精，避免人浮于事。（4）調(diào)研任務(wù)前的準(zhǔn)備工作：

學(xué)習(xí)和掌握與課題相關(guān)的黨和國(guó)家的方針、政策、規(guī)定等；查閱與課題相關(guān)的研究成果和文獻(xiàn)資料；學(xué)習(xí)與課題相關(guān)的自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)知識(shí)；了解與課題相關(guān)的背景資料。（5）明確調(diào)研各階段的任務(wù)和要求：

①調(diào)研的初期，要求明確調(diào)研對(duì)象的性質(zhì)和發(fā)展方向。②調(diào)研的成長(zhǎng)期，應(yīng)當(dāng)明確如何使調(diào)研對(duì)象進(jìn)一步發(fā)展，主要是理清思路、擺明措施。

③調(diào)研的成熟期，應(yīng)當(dāng)講清楚如何使事物進(jìn)一步完善提高。④調(diào)研的末期，擬定調(diào)研提綱。調(diào)研提綱的內(nèi)容，主要包括調(diào)研的目的要求，調(diào)研的對(duì)象、范圍和方式方法，調(diào)研的時(shí)間、步驟和過(guò)程，調(diào)研的人員組織與注意事項(xiàng)，調(diào)研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算等。2．調(diào)研工作的實(shí)施階段

實(shí)施階段是調(diào)研工作的中心階段。其實(shí)施步驟為：確定調(diào)查方法，搜集、整理調(diào)研材料，綜合分析調(diào)研材料。

（l）調(diào)查方法主要包括全面調(diào)查法、重點(diǎn)調(diào)查法、典型調(diào)查法、抽樣調(diào)查法、問(wèn)卷調(diào)查法、觀察法、試點(diǎn)調(diào)查法、開(kāi)會(huì)調(diào)查法、訪談法、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法、BS（Brain-storming頭腦風(fēng)暴）法、專(zhuān)家調(diào)查法、哥頓法等。小提示：各調(diào)查方法常綜合、交替使用。（2）搜集、整理調(diào)研材料，要求全面、系統(tǒng)、豐富、充分、多多益善。

（3）認(rèn)真分析調(diào)研材料，綜合提煉調(diào)研成果。3．調(diào)研工作的完成階段

本階段的主要工作是撰寫(xiě)調(diào)研報(bào)告，其中包含確定主題、選用材料、擬寫(xiě)提綱、按綱寫(xiě)作，修改定稿五個(gè)步驟。

（l）確定主題：主題要正確、新穎、鮮明、集中、有一定高度。（2）選用材料一：材料要具有典塑性、生動(dòng)性、新穎性，多樣性和準(zhǔn)確性等特點(diǎn)。

（3）擬寫(xiě)提綱：注意觀點(diǎn)和材料，大綱和細(xì)目的統(tǒng)一，如“導(dǎo)引案例一案例1”。

（4）按綱寫(xiě)作：如表3-1所示。

（5）修改定稿：檢查所用資料是否有誤、觀點(diǎn)是否明確、語(yǔ)言是否流暢、有無(wú)錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)使用準(zhǔn)確與否等。

二、案例分析題 ***示例分析

秘書(shū)李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈、有條不紊，同時(shí)她也主動(dòng)清潔整理自己常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、飲水機(jī)、檔案柜、公用書(shū)架等。每當(dāng)她看到復(fù)印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺(tái)，廢紙桶滿了沒(méi)人倒，都及時(shí)做些清潔整理工作，以維護(hù)辦公環(huán)境的整潔。

秘書(shū)小王每天都認(rèn)真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書(shū)器、文件夾以及專(zhuān)用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護(hù)公用區(qū)域，也常將公用資源如電話號(hào)碼本、打孔機(jī)、檔案夾等鎖進(jìn)自己的辦公桌，常常使別人找不到，影響了工作。

秘書(shū)小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺(tái)布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤(pán)污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒(méi)有管理清楚，更無(wú)暇顧及他處。

***點(diǎn)評(píng)：通過(guò)上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序，直接對(duì)組織的形象和績(jī)效產(chǎn)生一定的影響。一個(gè)良好的工作環(huán)境，有利于組織的對(duì)外形象塑造，有利于提高秘書(shū)的工作效率。可見(jiàn)，李敏符合要求；小王的工作存有誤區(qū)；小劉工作不合要求。

***工作程序

加強(qiáng)對(duì)日常環(huán)境的管理，營(yíng)造一個(gè)令人神靜心怡的工作環(huán)境，是公司秘書(shū)一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，也是一份責(zé)任和義務(wù)。

秘書(shū)對(duì)日常環(huán)境的管理包括3個(gè)方面的內(nèi)容，即個(gè)人工作區(qū)的環(huán)境管理，上司辦公室的環(huán)境管理，日常公務(wù)活動(dòng)區(qū)的環(huán)境管理。

1.保持你所參與的公共區(qū)域整潔

（1）要保持上司會(huì)客室和會(huì)議室的清潔，在來(lái)訪客人離開(kāi)及會(huì)議結(jié)束后要及時(shí)通知保潔員進(jìn)行打掃和清理。

（2）正確使用并注意維護(hù)復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備，保持周邊的整潔，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題自己動(dòng)手或及時(shí)找人維修。

（3）對(duì)文件柜、檔案柜、書(shū)架、物品柜等公用資源要經(jīng)常注意清理，對(duì)報(bào)刊、文件及公用的辦公用品，用后要及時(shí)放歸原處，保持整潔有序。

（4）注意發(fā)現(xiàn)在辦公設(shè)備、室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患，并及時(shí)提出建議或通知有關(guān)人員進(jìn)行整改。

2.保持你的上司的工作環(huán)境的整潔

（1）經(jīng)常整理上司辦公室和辦公桌，將文件和物品擺放整齊，文件柜、書(shū)架、博古架和各種陳設(shè)要保持清潔。

（2）每天要定時(shí)開(kāi)窗通風(fēng)，保持空氣的自然清新，并定時(shí)測(cè)溫、測(cè)濕，保持適合上司習(xí)慣的溫度和濕度。

（3）經(jīng)上司授權(quán)后，定期對(duì)上司的文件柜進(jìn)行清理，將文件資料歸類(lèi)保管存放，將一些無(wú)用的文件及時(shí)清退或銷(xiāo)毀。

（4）對(duì)上司辦公室的花卉、盆景，要及時(shí)澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機(jī);對(duì)辦公室內(nèi)的金魚(yú)，要及時(shí)喂食、清排魚(yú)缸內(nèi)的濁物，保持水質(zhì)的清潔。

（5）上司接待客人后，要及時(shí)對(duì)煙缸、茶具等進(jìn)行清洗和整理。

（6）經(jīng)常對(duì)安全、衛(wèi)生等狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知有關(guān)人員進(jìn)行處理，時(shí)刻保持良好的狀態(tài)。

3.整理個(gè)人工作環(huán)境

辦公桌是每一位秘書(shū)人員的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時(shí)，既要使自己感覺(jué)舒適，又要保持桌面上有條不紊。有了整齊清潔的辦公環(huán)境，不僅可以提高工作效率，還有助于提升專(zhuān)業(yè)形象，甚至還會(huì)因此而受到同事欣羨的眼光，并成為典范，對(duì)辦公室人際關(guān)系也有意想不到的益處。

（1）辦公桌的必備物品及其整理

擺放在辦公桌上的物品都應(yīng)是經(jīng)常使用的。比如記錄紙、鉛筆、文件夾、剪刀、訂書(shū)機(jī)、膠水、回形針、信封以及其他一些工作上需要的用品，應(yīng)將它們整齊地?cái)[放在你的辦公桌上。

①電話。

②電腦。

③參考書(shū)。

④文具用品盒。

⑤文件夾。

⑥辦公桌抽屜。

（2）整理辦公桌的技巧

要想快速治理辦公桌的混亂局面，營(yíng)造出高效率的辦公環(huán)境，可以采取以下5個(gè)步驟：

①將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方。

②清理過(guò)期的文件。

③注意你的電腦顯示器。

④充分利用辦公空問(wèn)。

⑤清理舊的閱讀材料。

辦公室管理作業(yè)3（第五、第六章）

一、單選選擇題

1.A

2.C

3.C

4.C

5.C

6.B

7.D

8.D

9.C

10.C

二、判斷題

1.X 2.X 3.V 4.V 5.V 6.V 7.V 8.X 9.V 10.X

三、簡(jiǎn)答題

1、簡(jiǎn)要回答公文寫(xiě)作的五部曲。P105 公文說(shuō)什么

領(lǐng)悟核心思想

內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的內(nèi)容是怎么表達(dá)的是否符合國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。

第一步，公文說(shuō)什么，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖；要求準(zhǔn)確、全面地提煉領(lǐng)導(dǎo)意圖，增加“貼近度”。

第二步，領(lǐng)悟核心思想，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問(wèn)題。

第三步，內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的，關(guān)鍵把握常用思維方法：模式化思維方法，對(duì)象化思維方法，辯證思維方法，散點(diǎn)思維方法，求同存異思維方法。

第四步，內(nèi)容是怎么表達(dá)的，關(guān)鍵是牢記擬寫(xiě)公文的要素及要求：格式，公文的包裝；主題，公文的靈魂；材料，公文的血肉；結(jié)構(gòu)，公文的骨骼；語(yǔ)言，公文的細(xì)胞。目的明確，行文有據(jù)；主旨單一，內(nèi)容合法；文字表達(dá)準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)練、得體。

第五步，符合國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)―《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704一2012）。

總之，找好角色定位與行文角度；清晰擬寫(xiě)公文是受領(lǐng)導(dǎo)之命，代機(jī)關(guān)立言。代擬公文：要認(rèn)準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)的身份和職位特征；對(duì)外發(fā)文：要考慮收發(fā)文機(jī)關(guān)的地位特征，區(qū)別文稿應(yīng)用范圍，內(nèi)外、上下有別。

2、簡(jiǎn)要回答起草請(qǐng)示的“五步棋”。P110 起草請(qǐng)示的思維模式――沿著以下“五步棋”思路走（l）因?yàn)槭裁凑?qǐng)示――對(duì)于原因、目的的說(shuō)明。（2）請(qǐng)示什么問(wèn)題――提出請(qǐng)示的主題內(nèi)容。（3）怎樣解決問(wèn)題――提出解決問(wèn)題的建議或方案。（4）請(qǐng)求上級(jí)回復(fù)――結(jié)尾用語(yǔ)的使用。

（5）有無(wú)附件需要說(shuō)明――根據(jù)需要確定附件的使用與否。

3、簡(jiǎn)述公文校對(duì)工作要求。P127 答：可答P127倒數(shù)第6行的內(nèi)容； 也可以參考下面的內(nèi)容：

首先，要看文稿的標(biāo)題是否準(zhǔn)確，如有的將請(qǐng)示、報(bào)告混淆，通報(bào)、通告混淆等情況；也有時(shí)不注意標(biāo)題中的詞語(yǔ)前后顛倒；文件的標(biāo)題是否缺項(xiàng)（單位加事由加文種）。

第二，查看公文發(fā)文字號(hào)中的年份是否用六角號(hào)〔〕括起來(lái)的，因?yàn)橐话闳瞬惶⒁膺@些地方，在實(shí)際使用中，這個(gè)括號(hào)的用法可謂是五花八門(mén)，有用方括號(hào)的[]，有用這種的【】，也有用圓括號(hào)的（）。這都不對(duì)，一定要使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的六角括號(hào)，這才是正確的。第三，在審稿時(shí)遇到文稿有序號(hào)的，一定要全文上下通看一遍，看一看前后序號(hào)的使用有沒(méi)有問(wèn)題，要全文檢查核對(duì)一下，是否前后統(tǒng)一、有無(wú)斷號(hào)、重號(hào)。

第四，文稿中數(shù)字方面出錯(cuò)比較常見(jiàn)，如有的文稿開(kāi)頭講說(shuō)有五個(gè)方面，可能后面只講了四個(gè)方面；也有的講話稿開(kāi)頭說(shuō)講“兩個(gè)問(wèn)題”實(shí)際后面是三個(gè)問(wèn)題；另外有人名字的也要仔細(xì)檢查核對(duì)，是否有差錯(cuò)，人數(shù)是否有出入。

第五，文稿中的時(shí)間，即年月日，不論是正文中，還是文末落款處，出現(xiàn)這種時(shí)間就要認(rèn)真審核是否有誤，特別是每年的年初，這個(gè)時(shí)段的文稿在年份上最容易出錯(cuò)，一不留神就會(huì)弄錯(cuò)，所以一定要記得核對(duì)。

第六，注意文中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在公文文稿中，對(duì)于常用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)通常情況下也是有統(tǒng)一的規(guī)定，按照規(guī)范要求，在公文中正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。常見(jiàn)的錯(cuò)誤主要表現(xiàn)為：有的文件以“為……。”為開(kāi)頭，這里的句號(hào)應(yīng)該為逗號(hào)。有的在“第一”、“首先”等序號(hào)后邊該用逗號(hào)的用了頓號(hào)，有的在序號(hào)加括號(hào)如（1）（2）后邊不該再加標(biāo)點(diǎn)的加了頓號(hào)。還有不注意標(biāo)點(diǎn)的人一逗到底；也有在修改時(shí)只修改文字，沒(méi)有注意到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

第七，文稿中的錯(cuò)別字。在公文文稿中，如果出現(xiàn)錯(cuò)別字，在這種情況下，將會(huì)影響公文的嚴(yán)謹(jǐn)性和權(quán)威性。撰寫(xiě)公文文稿要一絲不茍，完稿之后需要進(jìn)行審核。在文字輸入方面，五筆、拼音應(yīng)用比較廣泛，在用五筆進(jìn)行輸入時(shí)，通常情況下容易產(chǎn)生形狀相似的錯(cuò)字，而用拼音輸入法則容易產(chǎn)生同音別字。在審稿時(shí)要有針對(duì)性的進(jìn)行審核，以提高工作效率。

第八，有的固定語(yǔ)句一般都是觀點(diǎn)性的，所以使用必須準(zhǔn)確，審稿時(shí)要特別留心；另外要看的是文章的首尾是否呼應(yīng)；標(biāo)題和結(jié)尾用語(yǔ)是否對(duì)應(yīng)，例如請(qǐng)示的結(jié)尾要對(duì)應(yīng)“請(qǐng)批復(fù)”，報(bào)告的結(jié)尾要對(duì)應(yīng)“請(qǐng)審示”等等。

第九，再要注意的是文稿中的人名、地名、專(zhuān)業(yè)名詞、計(jì)量單位、技術(shù)術(shù)語(yǔ)（遇有不確定的，要請(qǐng)教或咨詢有關(guān)專(zhuān)業(yè)人員）、符號(hào)等是否準(zhǔn)確。

第十，公文的紙張尺寸、字體字號(hào)、字距行距等排版格式是否符合規(guī)范要求，在審核過(guò)程中，需要通篇看一看文中是否存在不符合規(guī)范的地方。在有的文稿中，同一級(jí)小標(biāo)題的字體、段落間行距出現(xiàn)不一致的情況，這種情況是復(fù)制文件的過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)文件格式進(jìn)行調(diào)整造成的。

所以說(shuō)審稿不能急于求成，要靜下心來(lái)，不厭其煩。否則一旦疏忽大意，出現(xiàn)差錯(cuò)，便會(huì)帶來(lái)不可挽回的后果。

4、簡(jiǎn)答電子公文處理過(guò)程的五個(gè)環(huán)節(jié)。P143 電子公文處理過(guò)程可分為五個(gè)部分（電子公文的生命周期）（1）創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。

（2）辦理：通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)電子公文進(jìn)行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。（3）交換；按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)的公文傳遞。

（4）歸檔：依據(jù)國(guó)家或本部門(mén)檔案管理規(guī)定對(duì)辦理完畢后的電子公文予以存儲(chǔ)。

（5）銷(xiāo)毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲(chǔ)介質(zhì)上物理刪除。

辦公室管理作業(yè)4（第七、第八章）

一、填空題

常用禮貌用語(yǔ)七字訣：

與人相見(jiàn)說(shuō)“您好” 問(wèn)人姓氏說(shuō)“貴姓” 問(wèn)人住址說(shuō)“府上”

仰慕已久說(shuō)“久仰” 長(zhǎng)期未見(jiàn)說(shuō)“久違” 求人幫忙說(shuō)“勞駕”

向人詢問(wèn)說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)” 請(qǐng)人協(xié)助說(shuō)“費(fèi)心” 請(qǐng)人解答說(shuō)“請(qǐng)教”

求人辦事說(shuō)“拜托” 麻煩別人說(shuō)“打擾” 求人方便說(shuō)“借光”

請(qǐng)改文章說(shuō)“斧正” 接受好意說(shuō)“領(lǐng)情” 求人指點(diǎn)說(shuō)“賜教”

得人幫助說(shuō)“謝謝” 祝人健康說(shuō)“保重” 向人祝賀說(shuō)“恭喜”

老人年齡說(shuō)“高壽” 身體不適說(shuō)“欠安” 看望別人說(shuō)“拜訪”

請(qǐng)人接受說(shuō)“笑納” 送人照片說(shuō)“惠存” 歡迎購(gòu)買(mǎi)說(shuō)“惠顧”

希望照顧說(shuō)“關(guān)照” 贊人見(jiàn)解說(shuō)“高見(jiàn)” 歸還物品說(shuō)“奉還”

請(qǐng)人赴約說(shuō)“賞光” 對(duì)方來(lái)信說(shuō)“惠書(shū)” 自己住家說(shuō)“寒舍”

需要考慮說(shuō)“斟酌” 無(wú)法滿足說(shuō)“抱歉” 請(qǐng)人諒解說(shuō)“包涵” 言行不妥“對(duì)不起” 慰問(wèn)他人說(shuō)“辛苦” 迎接客人說(shuō)“歡迎” 賓客來(lái)到說(shuō)“光臨” 等候別人說(shuō)“恭候” 沒(méi)能迎接說(shuō)“失迎”

客人入座說(shuō)“請(qǐng)坐” 陪伴朋友說(shuō)“奉陪” 臨分別時(shí)說(shuō)“再見(jiàn)”

中途先走說(shuō)“失陪” 請(qǐng)人勿送說(shuō)“留步” 送人遠(yuǎn)行說(shuō)“平安”

二、簡(jiǎn)答題

1、簡(jiǎn)述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。P167（1）公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素包括：社會(huì)組織――主體；公眾――客體；傳播――手段。

（2）公共關(guān)系的原則：公眾利益至上，實(shí)事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，開(kāi)拓創(chuàng)新，整體統(tǒng)一。

2、提高會(huì)議質(zhì)量的主要方法和措施。P148（l）嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議審批制度，不合乎條件的會(huì)議一律不開(kāi)。（2）建立健全并嚴(yán)格實(shí)施包括會(huì)議規(guī)則在內(nèi)的一整套會(huì)議制度。（3）科學(xué)、有效、充分地做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。（4）嚴(yán)格控制會(huì)議人數(shù)，不允許無(wú)關(guān)人員與會(huì)。

（5）保證會(huì)場(chǎng)秩序，禁止無(wú)關(guān)人員隨意入場(chǎng)、與會(huì)人員中途退場(chǎng)。（6）議題應(yīng)集中，日程要緊湊，盡量縮短時(shí)問(wèn)，保證與會(huì)者精力集中。

（7）充分運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段。電話、錄音、錄像、電腦等設(shè)備有助于提高信息傳遞的效率和質(zhì)量，能節(jié)約時(shí)間、縮短會(huì)期、提高會(huì)議效率。

（8）提高會(huì)議主持人和與會(huì)者的開(kāi)會(huì)水平。

（9）制定切實(shí)可行的制度和措施監(jiān)督會(huì)議決議的執(zhí)行過(guò)程，避免只開(kāi)會(huì)而不管效果的傾向，以保證會(huì)議的有效性。

3、衡量會(huì)議質(zhì)量的會(huì)前基本標(biāo)準(zhǔn)有哪些？P147（l）會(huì)前：會(huì)議是否確有召開(kāi)的客觀必要性；會(huì)議目的和會(huì)議風(fēng)氣是否端正；會(huì)議時(shí)機(jī)是否已經(jīng)成熟；會(huì)議的議題是否明確，會(huì)前的溝通是否到位．各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)準(zhǔn)備充分，包括軟件和硬件。（2）會(huì)中：會(huì)議規(guī)模和規(guī)格是否適度，絕不可小會(huì)大開(kāi)或大會(huì)小開(kāi)，隨意升格或降格；會(huì)議節(jié)奏是否緊湊，要盡可能化繁為簡(jiǎn)，絕不短會(huì)長(zhǎng)開(kāi)；會(huì)議是否守規(guī)守法，一切應(yīng)有條不紊地進(jìn)行，主持人和與會(huì)者是否掌握了科學(xué)的方式方法。

（3）會(huì)后：評(píng)價(jià)會(huì)議的正面實(shí)際效益，包括社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益和學(xué)術(shù)效益．

4、簡(jiǎn)述會(huì)務(wù)管理的要求。P156（l）會(huì)務(wù)的含義：指有關(guān)會(huì)議議程安排的事務(wù)，有關(guān)某些團(tuán)體組織或會(huì)議的事務(wù)。會(huì)務(wù)工作包括秘書(shū)工作和行政事務(wù)工作兩部分，重要會(huì)議還包括安全保衛(wèi)工作等。

（2）會(huì)務(wù)管理的含義：指有關(guān)會(huì)議議程安排事務(wù)的計(jì)劃、組織、控制等工作。

（3）常見(jiàn)的會(huì)務(wù)管理：主要有針對(duì)代表會(huì)議、全局性會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議、辦公會(huì)議、座談會(huì)議、學(xué)術(shù)討論會(huì)議、新聞發(fā)布會(huì)議、聽(tīng)證會(huì)議、儀式典禮會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等會(huì)議的會(huì)務(wù)管理。

第二篇：電大-最新-辦公室管理形成性考核冊(cè)答案

辦公室管理形成性考核冊(cè)答案

辦公室管理作業(yè)1（第一、第二章）

一、單選選擇題

1、B

2、D

3、A

4、C

5、A

6、A

7、D

8、C

9、B

10、A

二、判斷題

1.V

2.V

3.V

4.V

5.X

6.X

7.V

8.V

9.V

10.X

三、簡(jiǎn)答題

1、簡(jiǎn)答辦公室的主要特點(diǎn)。P5（說(shuō)明：這表示要參考教材第5頁(yè)的內(nèi)容，下同）

（l）輔助性：辦公室區(qū)別于其他職能部門(mén)的第一個(gè)特點(diǎn)是它的輔助性。辦公室工作應(yīng)當(dāng)在服務(wù)和服從于領(lǐng)導(dǎo)工作的前提下，充分發(fā)揮自己的輔助管理職能，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

（2）綜合性：辦公室是各種專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能相互交叉運(yùn)作的部門(mén)；辦公室工作也是一項(xiàng)綜合性的工作．辦公室工作是多元化的。

（3）服務(wù)性：服務(wù)性是辦公室工作的本質(zhì)屬性。辦公室的設(shè)立與工作的開(kāi)展，首先是為了適應(yīng)各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供輔助性的服務(wù)，同時(shí)也要為各部門(mén)和基層提供服務(wù)。

2、談?wù)勀銓?duì)辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。P8

善謀：能夠正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，替領(lǐng)導(dǎo)過(guò)濾重要的事務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處，往重諫言技巧，學(xué)會(huì)把握職場(chǎng)環(huán)境的運(yùn)作方法，一是個(gè)性與共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一，二是滕朧與含蓄的工作技巧相結(jié)合。

3、簡(jiǎn)述辦公室設(shè)備使用規(guī)范。P16

（l）必須明確每臺(tái)設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說(shuō)明書(shū)的要求進(jìn)行操作。

（2）必須明確專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)的專(zhuān)管制度，嚴(yán)禁任何人隨意使用，除非是配置給個(gè)人專(zhuān)用或指定公用的辦公設(shè)備。

（3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。

（4）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)．

（5）辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對(duì)濕度為20％至85%，濕度過(guò)低時(shí)需用加涅器，溫度過(guò)高時(shí)需用除濕器，并放在距辦公設(shè)備5米左右的有效影響距離內(nèi)。

（6）如果辦公設(shè)備不處于下作狀態(tài)，應(yīng)及時(shí)切斷電源。

（7）使用電腦時(shí)要做到；不要讓陽(yáng)光改射電腦，以免機(jī)殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開(kāi)機(jī)狀態(tài)下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要在軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器工作指示燈亮著的時(shí)候抽取其中的軟盤(pán)．不要在運(yùn)行程序還沒(méi)有回到DOS指示的情況下匆匆關(guān)機(jī)；不要使用來(lái)歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對(duì)電腦進(jìn)行保護(hù)性殺毒；不要在病毒入侵時(shí)使用電腦，除非有特殊的自我防護(hù)錯(cuò)施．不要白己隨意處理電腦硬件故障．不要將電腦交給非專(zhuān)業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。

4、簡(jiǎn)述在儲(chǔ)藏間存儲(chǔ)辦公用品時(shí)的注意事項(xiàng)。

①儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，確保安全。②儲(chǔ)藏間需要的面積取決于單位面積的大小。

③在儲(chǔ)藏間或物品拒放置物品時(shí)，必須清楚地加標(biāo)簽，以便迅速找到物品和標(biāo)明新物應(yīng)放置的地方；新物品置干舊物品的下而或后面；先來(lái)的物品先發(fā)出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險(xiǎn)，小的物品、常用的物品應(yīng)放在前而，易干找尋和領(lǐng)取；辦公耗材和打印機(jī)用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時(shí)能輕松找到． ④儲(chǔ)藏辦公用品的地方應(yīng)有良好的照明，以便于找到所需物品。⑤辦公用晶應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導(dǎo)致紙張不能正常地送入打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中。⑥訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。

辦公室管理作業(yè)2（第三、第四章）

一、設(shè)計(jì)題

調(diào)研工作大體上可分為三個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段和完成階段，請(qǐng)對(duì)調(diào)研工作的三個(gè)階段進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)。

P34

1．調(diào)研工作的準(zhǔn)備階段（l）準(zhǔn)備調(diào)研內(nèi)容：

①確定調(diào)研課題：領(lǐng)導(dǎo)提出、有關(guān)部門(mén)確定、調(diào)查者自選。②選題要求：既要注重現(xiàn)實(shí)意義，又要具有前瞻性．既要注重領(lǐng)導(dǎo)和群眾關(guān)注的當(dāng)前工作和社會(huì)生活中的重點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，又要注重易被公眾忽略而又十分重要的冷門(mén)問(wèn)題。③選題原則；價(jià)值原則、可行原則、適量原則、新穎原則。（2）調(diào)研課題的審定：

一般調(diào)研課題由機(jī)關(guān)單位或者授權(quán)調(diào)研部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)．重點(diǎn)調(diào)研課題可以采取申報(bào)、委托或招標(biāo)等形式，經(jīng)專(zhuān)家評(píng)審、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)來(lái)確定。

（3）成立調(diào)研小組，確定調(diào)研人員：

成立調(diào)研小組時(shí)要考慮的因素包括，成員應(yīng)具備良好的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)；有調(diào)研需要的專(zhuān)業(yè)能力或?qū)＜页蓡T．有豐富的調(diào)研經(jīng)驗(yàn)；注意新老搭配，以便成員相互取長(zhǎng)補(bǔ)短．少而精，避免人浮于事。（4）調(diào)研任務(wù)前的準(zhǔn)備工作：

學(xué)習(xí)和掌握與課題相關(guān)的黨和國(guó)家的方針、政策、規(guī)定等；查閱與課題相關(guān)的研究成果和文獻(xiàn)資料；學(xué)習(xí)與課題相關(guān)的自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)知識(shí)；了解與課題相關(guān)的背景資料。（5）明確調(diào)研各階段的任務(wù)和要求：

①調(diào)研的初期，要求明確調(diào)研對(duì)象的性質(zhì)和發(fā)展方向。②調(diào)研的成長(zhǎng)期，應(yīng)當(dāng)明確如何使調(diào)研對(duì)象進(jìn)一步發(fā)展，主要是

理清思路、擺明措施。

③調(diào)研的成熟期，應(yīng)當(dāng)講清楚如何使事物進(jìn)一步完善提高。④調(diào)研的末期，擬定調(diào)研提綱。調(diào)研提綱的內(nèi)容，主要包括調(diào)研的目的要求，調(diào)研的對(duì)象、范圍和方式方法，調(diào)研的時(shí)間、步驟和過(guò)程，調(diào)研的人員組織與注意事項(xiàng)，調(diào)研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算等。2．調(diào)研工作的實(shí)施階段

實(shí)施階段是調(diào)研工作的中心階段。其實(shí)施步驟為：確定調(diào)查方法，搜集、整理調(diào)研材料，綜合分析調(diào)研材料。

（l）調(diào)查方法主要包括全面調(diào)查法、重點(diǎn)調(diào)查法、典型調(diào)查法、抽樣調(diào)查法、問(wèn)卷調(diào)查法、觀察法、試點(diǎn)調(diào)查法、開(kāi)會(huì)調(diào)查法、訪談法、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法、BS（Brain-storming頭腦風(fēng)暴）法、專(zhuān)家調(diào)查法、哥頓法等。小提示：各調(diào)查方法常綜合、交替使用。（2）搜集、整理調(diào)研材料，要求全面、系統(tǒng)、豐富、充分、多多益善。

（3）認(rèn)真分析調(diào)研材料，綜合提煉調(diào)研成果。3．調(diào)研工作的完成階段

本階段的主要工作是撰寫(xiě)調(diào)研報(bào)告，其中包含確定主題、選用材料、擬寫(xiě)提綱、按綱寫(xiě)作，修改定稿五個(gè)步驟。

（l）確定主題：主題要正確、新穎、鮮明、集中、有一定高度。（2）選用材料一：材料要具有典塑性、生動(dòng)性、新穎性，多樣性和準(zhǔn)確性等特點(diǎn)。

（3）擬寫(xiě)提綱：注意觀點(diǎn)和材料，大綱和細(xì)目的統(tǒng)一，如“導(dǎo)引

案例一案例1”。

（4）按綱寫(xiě)作：如表3-1所示。

（5）修改定稿：檢查所用資料是否有誤、觀點(diǎn)是否明確、語(yǔ)言是否流暢、有無(wú)錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)使用準(zhǔn)確與否等。

二、案例分析題

***示例分析

秘書(shū)李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈、有條不紊，同時(shí)她也主動(dòng)清潔整理自己常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、飲水機(jī)、檔案柜、公用書(shū)架等。每當(dāng)她看到復(fù)印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺(tái)，廢紙桶滿了沒(méi)人倒，都及時(shí)做些清潔整理工作，以維護(hù)辦公環(huán)境的整潔。

秘書(shū)小王每天都認(rèn)真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書(shū)器、文件夾以及專(zhuān)用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護(hù)公用區(qū)域，也常將公用資源如電話號(hào)碼本、打孔機(jī)、檔案夾等鎖進(jìn)自己的辦公桌，常常使別人找不到，影響了工作。

秘書(shū)小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺(tái)布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤(pán)污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒(méi)有管理清楚，更無(wú)暇顧及他處。

***點(diǎn)評(píng)：通過(guò)上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序，直接對(duì)組織的形象和績(jī)效產(chǎn)生一定的影響。一個(gè)良好的工作環(huán)境，有利于組織的對(duì)外形象塑造，有利于提高秘書(shū)的工作效率。可見(jiàn)，李敏符合要求；小王的工作存有誤區(qū)；小劉工作不合要求。

***工作程序

加強(qiáng)對(duì)日常環(huán)境的管理，營(yíng)造一個(gè)令人神靜心怡的工作環(huán)境，是公司秘書(shū)一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，也是一份責(zé)任和義務(wù)。

秘書(shū)對(duì)日常環(huán)境的管理包括3個(gè)方面的內(nèi)容，即個(gè)人工作區(qū)的環(huán)境管理，上司辦公室的環(huán)境管理，日常公務(wù)活動(dòng)區(qū)的環(huán)境管理。

1.保持你所參與的公共區(qū)域整潔(1)要保持上司會(huì)客室和會(huì)議室的清潔，在來(lái)訪客人離開(kāi)及會(huì)議結(jié)束后要及時(shí)通知保潔員進(jìn)行打掃和清理。

(2)正確使用并注意維護(hù)復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備，保持周邊的整潔，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題自己動(dòng)手或及時(shí)找人維修。

(3)對(duì)文件柜、檔案柜、書(shū)架、物品柜等公用資源要經(jīng)常注意清理，對(duì)報(bào)刊、文件及公用的辦公用品，用后要及時(shí)放歸原處，保持整潔有序。

(4)注意發(fā)現(xiàn)在辦公設(shè)備、室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患，并及時(shí)提出建議或通知有關(guān)人員進(jìn)行整改。

2.保持你的上司的工作環(huán)境的整潔

(1)經(jīng)常整理上司辦公室和辦公桌，將文件和物品擺放整齊，文件柜、書(shū)架、博古架和各種陳設(shè)要保持清潔。

(2)每天要定時(shí)開(kāi)窗通風(fēng)，保持空氣的自然清新，并定時(shí)測(cè)溫、測(cè)濕，保持適合上司習(xí)慣的溫度和濕度。

(3)經(jīng)上司授權(quán)后，定期對(duì)上司的文件柜進(jìn)行清理，將文件資料歸類(lèi)保管存放，將一些無(wú)用的文件及時(shí)清退或銷(xiāo)毀。

(4)對(duì)上司辦公室的花卉、盆景，要及時(shí)澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機(jī);對(duì)辦公室內(nèi)的金魚(yú)，要及時(shí)喂食、清排魚(yú)缸內(nèi)的濁物，保持水質(zhì)的清潔。

(5)上司接待客人后，要及時(shí)對(duì)煙缸、茶具等進(jìn)行清洗和整理。

(6)經(jīng)常對(duì)安全、衛(wèi)生等狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知有關(guān)人員進(jìn)行處理，時(shí)刻保持良好的狀態(tài)。

3.整理個(gè)人工作環(huán)境

辦公桌是每一位秘書(shū)人員的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時(shí)，既要使自己感覺(jué)舒適，又要保持桌面上有條不紊。有了整齊清潔的辦公環(huán)境，不僅可以提高工作效率，還有助于提升專(zhuān)業(yè)形象，甚至還會(huì)因此而受到同事欣羨的眼光，并成為典范，對(duì)辦公室人際關(guān)系也有意想不到的益處。

(1)辦公桌的必備物品及其整理

擺放在辦公桌上的物品都應(yīng)是經(jīng)常使用的。比如記錄紙、鉛筆、文件夾、剪刀、訂書(shū)機(jī)、膠水、回形針、信封以及其他一些工作上需要的用品，應(yīng)將它們整齊地?cái)[放在你的辦公桌上。

①電話。

②電腦。

③參考書(shū)。

④文具用品盒。

⑤文件夾。

⑥辦公桌抽屜。

(2)整理辦公桌的技巧

要想快速治理辦公桌的混亂局面，營(yíng)造出高效率的辦公環(huán)境，可以采取以下5個(gè)步驟：

①將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方。

②清理過(guò)期的文件。③注意你的電腦顯示器。

④充分利用辦公空問(wèn)。

⑤清理舊的閱讀材料。

辦公室管理作業(yè)3（第五、第六章）

一、單選選擇題

1.A

2.C

3.C

4.C

5.C

6.B

7.D

8.D

9.C

10.C

二、判斷題

1.X 2.X 3.V 4.V 5.V 6.V 7.V 8.X 9.V 10.X

三、簡(jiǎn)答題

1、簡(jiǎn)要回答公文寫(xiě)作的五部曲。P105

公文說(shuō)什么 領(lǐng)悟核心思想

內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的內(nèi)容是怎么表達(dá)的是否符合國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。

第一步，公文說(shuō)什么，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖；要求準(zhǔn)確、全面地提煉領(lǐng)導(dǎo)意圖，增加“貼近度”。

第二步，領(lǐng)悟核心思想，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問(wèn)題。

第三步，內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的，關(guān)鍵把握常用思維方法：模式化思維方法，對(duì)象化思維方法，辯證思維方法，散點(diǎn)思維方法，求同存異思維方法。

第四步，內(nèi)容是怎么表達(dá)的，關(guān)鍵是牢記擬寫(xiě)公文的要素及要求：格式，公文的包裝；主題，公文的靈魂；材料，公文的血肉；結(jié)構(gòu)，公文的骨骼；語(yǔ)言，公文的細(xì)胞。目的明確，行文有據(jù)；主旨單一，內(nèi)容合法；文字表達(dá)準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)練、得體。

第五步，符合國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)―《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704一2012）。

2、簡(jiǎn)要回答起草請(qǐng)示的“五步棋”。P110

起草請(qǐng)示的思維模式――沿著以下“五步棋”思路走（l）因?yàn)槭裁凑?qǐng)示――對(duì)于原因、目的的說(shuō)明。（2）請(qǐng)示什么問(wèn)題――提出請(qǐng)示的主題內(nèi)容。（3）怎樣解決問(wèn)題――提出解決問(wèn)題的建議或方案。（4）請(qǐng)求上級(jí)回復(fù)――結(jié)尾用語(yǔ)的使用。

（5）有無(wú)附件需要說(shuō)明――根據(jù)需要確定附件的使用與否。

3、簡(jiǎn)述公文校對(duì)工作要求。P127 答：可答P127倒數(shù)第6行的內(nèi)容； 也可以參考下面的內(nèi)容：

首先，要看文稿的標(biāo)題是否準(zhǔn)確，如有的將請(qǐng)示、報(bào)告混淆，通報(bào)、通告混淆等情況；也有時(shí)不注意標(biāo)題中的詞語(yǔ)前后顛倒；文件的標(biāo)題是否缺項(xiàng)（單位加事由加文種）。

第二，查看公文發(fā)文字號(hào)中的年份是否用六角號(hào)〔〕括起來(lái)的，因?yàn)橐话闳瞬惶⒁膺@些地方，在實(shí)際使用中，這個(gè)括號(hào)的用法可謂是五花八門(mén)，有用方括號(hào)的[]，有用這種的【】，也有用圓括號(hào)的（）。這都不對(duì)，一定要使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的六角括號(hào)，這才是正確的。

第三，在審稿時(shí)遇到文稿有序號(hào)的，一定要全文上下通看一遍，看一看前后序號(hào)的使用有沒(méi)有問(wèn)題，要全文檢查核對(duì)一下，是否前后統(tǒng)一、有無(wú)斷號(hào)、重號(hào)。

第四，文稿中數(shù)字方面出錯(cuò)比較常見(jiàn)，如有的文稿開(kāi)頭講說(shuō)有五個(gè)方面，可能后面只講了四個(gè)方面；也有的講話稿開(kāi)頭說(shuō)講“兩個(gè)問(wèn)題”實(shí)際后面是三個(gè)問(wèn)題；另外有人名字的也要仔細(xì)檢查核對(duì)，是否有差錯(cuò)，人數(shù)是否有出入。

第五，文稿中的時(shí)間，即年月日，不論是正文中，還是文末落款處，出現(xiàn)這種時(shí)間就要認(rèn)真審核是否有誤，特別是每年的年初，這個(gè)時(shí)段的文稿在年份上最容易出錯(cuò)，一不留神就會(huì)弄錯(cuò)，所以一定要記得核對(duì)。

第六，注意文中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在公文文稿中，對(duì)于常用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)通常情況下也是有統(tǒng)一的規(guī)定，按照規(guī)范要求，在公文中正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。常見(jiàn)的錯(cuò)誤主要表現(xiàn)為：有的文件以“為??。”為開(kāi)頭，這里的句號(hào)應(yīng)該為逗號(hào)。有的在“第一”、“首先”等序號(hào)后邊該用逗號(hào)的用了頓號(hào)，有的在序號(hào)加括號(hào)如（1）（2）后邊不該再加標(biāo)點(diǎn)的加了頓號(hào)。還有不注意標(biāo)點(diǎn)的人一逗到底；也有在修改時(shí)只修改文字，沒(méi)有注意到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

第七，文稿中的錯(cuò)別字。在公文文稿中，如果出現(xiàn)錯(cuò)別字，在這種情況下，將會(huì)影響公文的嚴(yán)謹(jǐn)性和權(quán)威性。撰寫(xiě)公文文稿要一絲不茍，完稿之后需要進(jìn)行審核。在文字輸入方面，五筆、拼音應(yīng)用比較廣泛，在用五筆進(jìn)行輸入時(shí)，通常情況下容易產(chǎn)生形狀相似的錯(cuò)字，而用拼音輸入法則容易產(chǎn)生同音別字。在審稿時(shí)要有針對(duì)性的進(jìn)行審核，以提高工作效率。

第八，有的固定語(yǔ)句一般都是觀點(diǎn)性的，所以使用必須準(zhǔn)確，審稿時(shí)要特別留心；另外要看的是文章的首尾是否呼應(yīng)；標(biāo)題和結(jié)尾用語(yǔ)是否對(duì)應(yīng)，例如請(qǐng)示的結(jié)尾要對(duì)應(yīng)“請(qǐng)批復(fù)”，報(bào)告的結(jié)尾要對(duì)應(yīng)“請(qǐng)審示”等等。

第九，再要注意的是文稿中的人名、地名、專(zhuān)業(yè)名詞、計(jì)量單位、技術(shù)術(shù)語(yǔ)（遇有不確定的，要請(qǐng)教或咨詢有關(guān)專(zhuān)業(yè)人員）、符號(hào)等是否準(zhǔn)確。

第十，公文的紙張尺寸、字體字號(hào)、字距行距等排版格式是否符合規(guī)范要求，在審核過(guò)程中，需要通篇看一看文中是否存在不符合規(guī)范的地方。在有的文稿中，同一級(jí)小標(biāo)題的字體、段落間行距出現(xiàn)不一致的情況，這種情況是復(fù)制文件的過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)文件格式進(jìn)行調(diào)整造成的。

所以說(shuō)審稿不能急于求成，要靜下心來(lái)，不厭其煩。否則一旦疏忽大意，出現(xiàn)差錯(cuò)，便會(huì)帶來(lái)不可挽回的后果。

4、簡(jiǎn)答電子公文處理過(guò)程的五個(gè)環(huán)節(jié)。P143

電子公文處理過(guò)程可分為五個(gè)部分（電子公文的生命周期）（1）創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。

（2）辦理：通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)電子公文進(jìn)行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。（3）交換；按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)的公文傳遞。

（4）歸檔：依據(jù)國(guó)家或本部門(mén)檔案管理規(guī)定對(duì)辦理完畢后的電子公文予以存儲(chǔ)。

（5）銷(xiāo)毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲(chǔ)介質(zhì)上物理刪除。

辦公室管理作業(yè)4（第七、第八章）

一、填空題

常用禮貌用語(yǔ)七字訣：

與人相見(jiàn)說(shuō)“您好” 問(wèn)人姓氏說(shuō)“貴姓” 問(wèn)人住址說(shuō)“府上”

仰慕已久說(shuō)“久仰” 長(zhǎng)期未見(jiàn)說(shuō)“久違” 求人幫忙說(shuō)“勞駕”

向人詢問(wèn)說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)” 請(qǐng)人協(xié)助說(shuō)“費(fèi)心” 請(qǐng)人解答說(shuō)“請(qǐng)教”

求人辦事說(shuō)“拜托” 麻煩別人說(shuō)“打擾” 求人方便說(shuō)“借光”

請(qǐng)改文章說(shuō)“斧正” 接受好意說(shuō)“領(lǐng)情” 求人指點(diǎn)說(shuō)“賜教”

得人幫助說(shuō)“謝謝” 祝人健康說(shuō)“保重” 向人祝賀說(shuō)“恭喜”

老人年齡說(shuō)“高壽” 身體不適說(shuō)“欠安” 看望別人說(shuō)“拜訪”

請(qǐng)人接受說(shuō)“笑納” 送人照片說(shuō)“惠存” 歡迎購(gòu)買(mǎi)說(shuō)“惠顧”希望照顧說(shuō)“關(guān)照” 贊人見(jiàn)解說(shuō)“高見(jiàn)” 歸還物品說(shuō)“奉還”

請(qǐng)人赴約說(shuō)“賞光” 對(duì)方來(lái)信說(shuō)“惠書(shū)” 自己住家說(shuō)“寒舍”

需要考慮說(shuō)“斟酌” 無(wú)法滿足說(shuō)“抱歉” 請(qǐng)人諒解說(shuō)“包涵” 言行不妥“對(duì)不起” 慰問(wèn)他人說(shuō)“辛苦” 迎接客人說(shuō)“歡迎” 賓客來(lái)到說(shuō)“光臨” 等候別人說(shuō)“恭候” 沒(méi)能迎接說(shuō)“失迎”

客人入座說(shuō)“請(qǐng)坐” 陪伴朋友說(shuō)“奉陪” 臨分別時(shí)說(shuō)“再見(jiàn)”

中途先走說(shuō)“失陪” 請(qǐng)人勿送說(shuō)“留步” 送人遠(yuǎn)行說(shuō)“平安”

二、簡(jiǎn)答題

1、簡(jiǎn)述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。P167 1）公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素包括：社會(huì)組織――主體；公眾――客體；傳播――手段。

（2）公共關(guān)系的原則：公眾利益至上，實(shí)事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，開(kāi)拓創(chuàng)新，整體統(tǒng)一。

2、提高會(huì)議質(zhì)量的主要方法和措施。P148

l）嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議審批制度，不合乎條件的會(huì)議一律不開(kāi)。（2）建立健全并嚴(yán)格實(shí)施包括會(huì)議規(guī)則在內(nèi)的一整套會(huì)議制度。（3）科學(xué)、有效、充分地做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。（4）嚴(yán)格控制會(huì)議人數(shù)，不允許無(wú)關(guān)人員與會(huì)。

（5）保證會(huì)場(chǎng)秩序，禁止無(wú)關(guān)人員隨意入場(chǎng)、與會(huì)人員中途退場(chǎng)。（6）議題應(yīng)集中，日程要緊湊，盡量縮短時(shí)問(wèn)，保證與會(huì)者精力集中。（7）充分運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段。電話、錄音、錄像、電腦等設(shè)備有助于提高信息傳遞的效率和質(zhì)量，能節(jié)約時(shí)間、縮短會(huì)期、提高會(huì)議效率。

（8）提高會(huì)議主持人和與會(huì)者的開(kāi)會(huì)水平。

（9）制定切實(shí)可行的制度和措施監(jiān)督會(huì)議決議的執(zhí)行過(guò)程，避免只開(kāi)會(huì)而不管效果的傾向，以保證會(huì)議的有效性。

3、衡量會(huì)議質(zhì)量的會(huì)前基本標(biāo)準(zhǔn)有哪些？P147

（l）會(huì)前：會(huì)議是否確有召開(kāi)的客觀必要性；會(huì)議目的和會(huì)議風(fēng)氣是否端正；會(huì)議時(shí)機(jī)是否已經(jīng)成熟；會(huì)議的議題是否明確，會(huì)前的溝通是否到位．各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)準(zhǔn)備充分，包括軟件和硬件。（2）會(huì)中：會(huì)議規(guī)模和規(guī)格是否適度，絕不可小會(huì)大開(kāi)或大會(huì)小開(kāi)，隨意升格或降格；會(huì)議節(jié)奏是否緊湊，要盡可能化繁為簡(jiǎn)，絕不短會(huì)長(zhǎng)開(kāi)；會(huì)議是否守規(guī)守法，一切應(yīng)有條不紊地進(jìn)行，主持人和與會(huì)者是否掌握了科學(xué)的方式方法。

（3）會(huì)后：評(píng)價(jià)會(huì)議的正面實(shí)際效益，包括社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益和學(xué)術(shù)效益．

4、簡(jiǎn)述會(huì)務(wù)管理的要求。P156 l）會(huì)務(wù)的含義：指有關(guān)會(huì)議議程安排的事務(wù)，有關(guān)某些團(tuán)體組織或會(huì)議的事務(wù)。會(huì)務(wù)工作包括秘書(shū)工作和行政事務(wù)工作兩部分，重要會(huì)議還包括安全保衛(wèi)工作等。

（2）會(huì)務(wù)管理的含義：指有關(guān)會(huì)議議程安排事務(wù)的計(jì)劃、組織、控制等工作。

（3）常見(jiàn)的會(huì)務(wù)管理：主要有針對(duì)代表會(huì)議、全局性會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議、辦公會(huì)議、座談會(huì)議、學(xué)術(shù)討論會(huì)議、新聞發(fā)布會(huì)議、聽(tīng)證會(huì)議、儀式典禮會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等會(huì)議的會(huì)務(wù)管理。

第三篇：電大 辦公室管理形成性考核冊(cè)

國(guó)家開(kāi)放大學(xué)，辦公室管理作業(yè)答案

辦公室管理作業(yè)1（第一、第二章）

一、單選選擇題

1、B

2、D

3、A

4、C

5、A

6、A

7、D

8、C

9、B

10、A

二、判斷題

1.V

2.V

3.V

4.V

5.X

6.X

7.V

8.V

9.V

10.X

三、簡(jiǎn)答題

1、簡(jiǎn)答辦公室的主要特點(diǎn)。P5（說(shuō)明：這表示要參考教材第5頁(yè)的內(nèi)容，下同）

（l）輔助性：辦公室區(qū)別于其他職能部門(mén)的第一個(gè)特點(diǎn)是它的輔助性。辦公室工作應(yīng)當(dāng)在服務(wù)和服從于領(lǐng)導(dǎo)工作的前提下，充分發(fā)揮自己的輔助管理職能，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

（2）綜合性：辦公室是各種專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能相互交叉運(yùn)作的部門(mén)；辦公室工作也是一項(xiàng)綜合性的工作．辦公室工作是多元化的。（3）服務(wù)性：服務(wù)性是辦公室工作的本質(zhì)屬性。辦公室的設(shè)立與工作的開(kāi)展，首先是為了適應(yīng)各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供輔助性的服務(wù)，同時(shí)也要為各部門(mén)和基層提供服務(wù)。

2、談?wù)勀銓?duì)辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。P8 善謀：能夠正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，替領(lǐng)導(dǎo)過(guò)濾重要的事務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處，往重諫言技巧，學(xué)會(huì)把握職場(chǎng)環(huán)境的運(yùn)作方法，一是個(gè)性與共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一，二是滕朧與含蓄的工作技巧相結(jié)合。

3、簡(jiǎn)述辦公室設(shè)備使用規(guī)范。P16（l）必須明確每臺(tái)設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說(shuō)明書(shū)的要求進(jìn)行操作。

（2）必須明確專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)的專(zhuān)管制度，嚴(yán)禁任何人隨意使用，除非是配置給個(gè)人專(zhuān)用或指定公用的辦公設(shè)備。

（3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。

（4）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)．

（5）辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對(duì)濕度為20％至85%，濕度過(guò)低時(shí)需用加涅器，溫度過(guò)高時(shí)需用除濕器，并放在距辦公設(shè)備5米左右的有效影響距離內(nèi)。

（6）如果辦公設(shè)備不處于下作狀態(tài)，應(yīng)及時(shí)切斷電源。

（7）使用電腦時(shí)要做到；不要讓陽(yáng)光改射電腦，以免機(jī)殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開(kāi)機(jī)狀態(tài)下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要在軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器工作指示燈亮著的時(shí)候抽取其中的軟盤(pán)．不要在運(yùn)行程序還沒(méi)有回到DOS指示的情況下匆匆關(guān)機(jī)；不要使用來(lái)歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對(duì)電腦進(jìn)行保護(hù)性殺毒；不要在病毒入侵時(shí)使用電腦，除非有特殊的自我防護(hù)錯(cuò)施．不要白己隨意處理電腦硬件故障．不要將電腦交給非專(zhuān)業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。

4、簡(jiǎn)述在儲(chǔ)藏間存儲(chǔ)辦公用品時(shí)的注意事項(xiàng)。P20 ①儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，確保安全。②儲(chǔ)藏間需要的面積取決于單位面積的大小。

③在儲(chǔ)藏間或物品拒放置物品時(shí)，必須清楚地加標(biāo)簽，以便迅速找到物品和標(biāo)明新物應(yīng)放置的地方；新物品置干舊物品的下而或后面；先來(lái)的物品先發(fā)出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險(xiǎn)，小的物品、常用的物品應(yīng)放在前而，易干找尋和領(lǐng)取；辦公耗材和打印機(jī)用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時(shí)能輕松找到． ④儲(chǔ)藏辦公用品的地方應(yīng)有良好的照明，以便于找到所需物品。⑤辦公用晶應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導(dǎo)致紙張不能正常地送入打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中。⑥訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。

辦公室管理作業(yè)2（第三、第四章）

一、設(shè)計(jì)題

調(diào)研工作大體上可分為三個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段和完成階段，請(qǐng)對(duì)調(diào)研工作的三個(gè)階段進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)。

P34

第四篇：2012年電大辦公室管理形成性考核冊(cè)答案[范文模版]

辦公室管理形成性考核冊(cè)答案

作業(yè)1 1．

一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表 序 國(guó)內(nèi)一般性 國(guó)外一般性 國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）1 [文書(shū)撰寫(xiě)] 按上司的口頭或書(shū)面指示完成信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容 2 [文書(shū)制作] 復(fù)印資料。打印文稿及表格 3 [文書(shū)處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。5 [會(huì)議組織] 安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。6 [調(diào)查研究] 協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。7 [信息資料] 準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料； 收集及整理各種信息 8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。接待賓客和員工的來(lái)訪。9 [接待工作] 接待來(lái)訪賓客； 接待賓客和員工的來(lái)訪。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。（空）11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。（空）12 [日程安排] 替上司定約會(huì)并做好記錄；（空）13 [日常事務(wù)"] 閱讀并分類(lèi)信件 通訊事務(wù)、電話； 14 [辦公室管理]（空）辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室

設(shè)備及用品 15 [其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)-] 以速記記下上司交待的事項(xiàng)； 執(zhí)行上司交辦事項(xiàng) 16（空）替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。（空）17（空）（空）外出辦事，如銀行、郵局等。

2公用易耗品主要包括哪些？

辦公用易耗品主要有：

（1）信封、紙張；（2）軟盤(pán)、光盤(pán)等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

3簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？

文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。

（1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。

（2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。

（3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。

其次，說(shuō)明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。

三者的關(guān)系為：

先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的

過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。

文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)

果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。

4、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。

5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法； 2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法；

6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；

（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；

（3）注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意；

（4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；

（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。

結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。

我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。

才開(kāi)始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫(xiě)一

份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯

得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根

本就不行。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫(xiě)出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。

從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。

注意：同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題

目進(jìn)行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意。

作業(yè)2

1、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽(tīng)電話的異同。

（1）都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；

（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；

（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；

（4）都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。

異：

（1）打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽(tīng)。

（2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒(méi)有這一步。

2.怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作，主要做法有那些？

需要掌握四個(gè)情況：一是了解領(lǐng)導(dǎo)的工作。二是了解領(lǐng)導(dǎo)的性格。三是了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖。四是了解領(lǐng)導(dǎo)的作息時(shí)間。

平常做好來(lái)電目錄，對(duì)特殊的人，特殊的號(hào)碼進(jìn)行登記。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號(hào)碼本。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來(lái)，以防忘記。

3、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。

（1）按照收件人的姓名分揀；

（2）按照郵件的重要性分揀；

（3）按照收件部門(mén)的名稱(chēng)分揀。

4、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？

領(lǐng)導(dǎo)不在秘書(shū)處理信件或郵件時(shí)，應(yīng)該將公司和外來(lái)的信件或郵件分開(kāi)，并把內(nèi)容大致記錄下來(lái)。主動(dòng)與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。把信件或郵件交給公司有權(quán)處理的人回復(fù)。把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編號(hào)。

(1)將公司和外來(lái)的信件或郵件分開(kāi)，并把內(nèi)容大致記錄下來(lái)。

(2)主動(dòng)與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。

(3)把信件或郵件交給公司有權(quán)處理的人回復(fù)。

(4)把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編號(hào)。

(5)把需要上司親自處理的信件或郵件保存下來(lái)，并在通知發(fā)件人已收到的信中告訴對(duì) 方何時(shí)可以得到回復(fù)。

(6)把積壓的信件或郵件分別裝入紙袋中，標(biāo)上“需要××處理”的字樣。

5、怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪者的來(lái)訪？

（1）上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)；（2）上司繁忙時(shí)；（3）上司即將外出時(shí)；（4）遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。

作業(yè)3

1、提高會(huì)議效率，文秘人員應(yīng)注意那些方面，請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn)。

工作會(huì)議注意事項(xiàng)（1）、會(huì)議通知：會(huì)議通知的發(fā)放時(shí)間一般是會(huì)前一周發(fā)放，以便于參加會(huì)議的人員做工作計(jì)劃（緊急會(huì)議可以電話通知）。

會(huì)議通知的內(nèi)容應(yīng)包括如下幾項(xiàng)：

會(huì)議標(biāo)題：標(biāo)題要簡(jiǎn)潔、明了，要突出會(huì)議內(nèi)容。

會(huì)議時(shí)間：具體開(kāi)會(huì)時(shí)間，會(huì)議地點(diǎn)：具體開(kāi)會(huì)地點(diǎn)（如果是在外部開(kāi)會(huì)要具體詳細(xì)，最好附帶行車(chē)路線，在會(huì)議地點(diǎn)擺放指示牌）

會(huì)議內(nèi)容：具體工作會(huì)議的內(nèi)容。參會(huì)人員：具體參加會(huì)議的人員。

署

名：發(fā)文單位/部門(mén)的署名、日期（在通知的右下角）（2）、會(huì)議材料的準(zhǔn)備：會(huì)議材料最好要提前一天準(zhǔn)備好。

3、會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置：①、會(huì)議條幅：要提前一天制作好并認(rèn)真仔細(xì)檢查條幅的內(nèi)容的正確性（特別是要注意詞義的具體情境），最好在會(huì)議的前一天下午掛好（會(huì)議在第二天上午召開(kāi)）或上午掛好（會(huì)議在當(dāng)天的下午召開(kāi)）；②、音響、話筒:會(huì)議前一天要把音響、話筒調(diào)試好（注意話筒的電池有無(wú)充足的電量，最好換未經(jīng)使用的電池）；③、投影設(shè)備：會(huì)議前一天要調(diào)試好；④、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究次序，特別是領(lǐng)導(dǎo)的座次（具體情況具體分析，一般情況下領(lǐng)導(dǎo)是很在乎的，一定要小心哦），領(lǐng)導(dǎo)出席牌的排放位置。⑤、茶水：安排工作后勤人員的倒茶工作，領(lǐng)導(dǎo)到茶水到，工作后勤人員要具備基本的禮儀常識(shí)。⑥、簽到表：一般的會(huì)議要準(zhǔn)備簽到表，要求到會(huì)的各位簽到，一邊留底登記。⑦、會(huì)議紀(jì)要：一般會(huì)以結(jié)束后有會(huì)議記錄人員撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，紀(jì)要會(huì)議的主要內(nèi)容，留底

存檔，作為歷史資料。

社會(huì)化大生產(chǎn)和快節(jié)奏生活要求節(jié)約會(huì)議成本，提高會(huì)議效率，這也是企事業(yè)單位提高經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效率最本質(zhì)的要求。要提高會(huì)議效率，文秘人員必須注意以下幾點(diǎn)：

1、遵循法律法規(guī)

2、合理確定會(huì)議目標(biāo)

3、確定必要的與會(huì)者

4、減少會(huì)議數(shù)量

5、縮小會(huì)議規(guī)模

6、簡(jiǎn)化會(huì)議程序

7、縮短會(huì)議時(shí)間

8、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)

9、分析會(huì)議成本

2、日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。

日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)：

（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年

度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門(mén)。

（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。

月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫(xiě)該月要進(jìn)行的

會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。

周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。

日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫(xiě)出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從 早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

各種預(yù)定表的編制請(qǐng)同學(xué)們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫(xiě)。

3.文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做好哪些準(zhǔn)備工作？請(qǐng)列出工作要點(diǎn)。

(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車(chē)、火車(chē)或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。

旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。

(2)制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國(guó)外旅行，寫(xiě)明城市名和國(guó)家名)，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼及任何備注或特別要提醒的事情。

如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見(jiàn)過(guò)面，要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案找出，交給上司。

(3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個(gè)問(wèn)題的文件準(zhǔn)備好，如與某項(xiàng)要探討的問(wèn)題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號(hào)回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。

(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點(diǎn)行李時(shí)按照清單檢查，這樣就不會(huì)落下任何東西。

旅行用品一覽表

·信紙、信封(普通的、公司的、大號(hào)的)、郵票

·筆記本

·地址目錄：電話、傳真等號(hào)碼

·日歷卡

·世界各地時(shí)間表

·國(guó)際電話號(hào)碼表

·文件夾

·商業(yè)名片

·聲像材料

·手機(jī)、手提電腦、軟盤(pán)、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等

·現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡

·相關(guān)檔案

·旅行指南和地圖冊(cè)、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹

·日程表、約會(huì)安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表

·護(hù)照、簽證等

·鋼筆、鉛筆

·回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子

·圖章和印泥盒

·急救藥盒

(5)行李問(wèn)題。上司也許想知道在飛機(jī)上可以免費(fèi)帶多重和多大的行李。文秘人員通過(guò)航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人可了解這些信息。而且經(jīng)常旅行的人總是增加他們的個(gè)人保險(xiǎn)金以獲得毀壞、損失的賠償。要準(zhǔn)備隨身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時(shí)隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開(kāi)有兩格的公文包。可以把衣服放在下格，這樣下飛機(jī)可直接去約會(huì)，而不必先去旅館放行李。

4、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

提神醒腦的服務(wù)。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。私事方面的協(xié)助。

協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：

（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。

財(cái)物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。

（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專(zhuān)用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。

其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。

5．舉辦一般規(guī)模的宴會(huì)，需要做哪些準(zhǔn)備工作，請(qǐng)列出相關(guān)要

點(diǎn)，并選擇其中某一項(xiàng)工作，做出較為具體的說(shuō)明。舉辦一般規(guī)模的宴會(huì)，需要做如下工作：

1、客人的選擇

2、確定時(shí)間

3、會(huì)場(chǎng)的選擇

4、擬訂菜單

5、寄發(fā)請(qǐng)柬

6、席次的排列 以會(huì)場(chǎng)的選擇為例：

決定舉行宴會(huì)后，要及早選定會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)的選擇應(yīng)配合宴會(huì)的性質(zhì)、客人的數(shù)目以及預(yù)算費(fèi)用等，如果是新建筑物落成，多半在自己公司舉行。應(yīng)注意下列幾點(diǎn)： 1）宴會(huì)的形式與氣氛 2）交通是否方便 3）場(chǎng)地大小是否合適 4）菜式 有無(wú)停車(chē)場(chǎng)

作業(yè)4

1、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。

合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；

（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；

（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。

不合適的話題包括：

（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過(guò)于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專(zhuān)業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。

2、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

印章的使用的主要形式為：

（1）落款章；（2）更正章；（3）證見(jiàn)章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。

3、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。

分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告 之類(lèi)的文件，均應(yīng)先送辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行

公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門(mén)或承辦人閱辦；

（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；

（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門(mén)（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書(shū)為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。

4、按照文書(shū)立卷特征立卷，主要有哪幾種類(lèi)型？簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本含義。

類(lèi)型：

（1）按問(wèn)題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征

立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

按問(wèn)題特征立卷的含義：

將反映同一問(wèn)題的文書(shū)組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián) 系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。

5.簡(jiǎn)要說(shuō)明電子文件歸檔的基本方法。

（1）將應(yīng)歸檔的最終版本的電子文件存入磁、光介質(zhì)上，脫機(jī)后可存放在別處；

（2）采用數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上，但采用壓縮工具的過(guò)程必須統(tǒng)一，規(guī)范；

（3）將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。對(duì)備份系統(tǒng)歸檔一般在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用；

（4）采用“雙套制”歸檔，即同時(shí)保存電子文件及其紙質(zhì)形式，一般適用于永久和長(zhǎng)期保存的電子文件的歸檔，這種方法應(yīng)在兩種載體中同時(shí)保存規(guī)范的機(jī)讀目錄，并在兩者間建立便于檢索的聯(lián)系。

備用題

一、簡(jiǎn)單闡述口頭語(yǔ)言的基本特征及敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合。

口頭語(yǔ)言的基本特征：

（1）語(yǔ)音聽(tīng)過(guò)就立即消失，但語(yǔ)義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說(shuō)得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽(tīng)就明白，并留下印象。

（2）有重音。口語(yǔ)中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過(guò)重音表達(dá)的。

（3）有歧義。因?yàn)闈h字一音多字。

（4）口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同。比如，莊重的場(chǎng)合，口語(yǔ)應(yīng)規(guī) 范、簡(jiǎn)明些；休息時(shí)間，口語(yǔ)可生動(dòng)些，語(yǔ)調(diào)也可輕松、愉快些。

敬語(yǔ)使用的一般場(chǎng)合：

（1）對(duì)于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語(yǔ)。

（2）與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合（生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話）也需要 使用敬語(yǔ)。

（3）敬語(yǔ)一般針對(duì)：

年長(zhǎng)或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱(chēng)或社會(huì)地位者；給（給過(guò)）自己恩惠者；

有求于對(duì)方，或希望得到對(duì)方幫助，或好感者。

二、通過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。

（1）通過(guò)設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；

（2）通過(guò)一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以 提供檔案外借；

（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；

（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對(duì)申請(qǐng)者提供核實(shí)某種事實(shí)的書(shū)面證據(jù)；

（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對(duì)查詢者的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的解答，提 供咨詢服務(wù)；

（6）將檔案目錄印制成冊(cè)，分發(fā)到有關(guān)部門(mén)，可以交流信息；（7）通過(guò)舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。

第五篇：2012電大作業(yè)辦公室管理形成性考核冊(cè)作業(yè)答案

中央廣播電視大學(xué)行政管理理專(zhuān)科 辦公室管理形成性考核冊(cè)作業(yè)答案（2012)

第一次形成性考核作業(yè)題目解析

一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。

這道問(wèn)題是針對(duì)教材第一章中辦公室實(shí)務(wù)范圍和內(nèi)容予以設(shè)計(jì)的，主要考慮是，讓同學(xué)們對(duì)辦公室的具體業(yè)務(wù)有一個(gè)比較全面的了解，能夠?qū)θ?lèi)文員，即國(guó)內(nèi)一般性文秘工作、國(guó)外一般性文秘工作和國(guó)內(nèi)外企文員工作的共性工作和一般性區(qū)別有一個(gè)大致的了解。同學(xué)們?cè)谔畋砀駜?nèi)容時(shí)，應(yīng)該注意要會(huì)“合并同類(lèi)項(xiàng)”，也即將內(nèi)容基本相同的，填在同一行中。當(dāng)然有些內(nèi)容可能因工作管轄范圍和責(zé)任等因素置放在一起未必合適，但只要能夠自己說(shuō)出理由也是可以有自己的判斷和歸類(lèi)的。

問(wèn)題源于教材第一章第2點(diǎn)“辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”。（P3—P5頁(yè)）

參考性解答： 辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表

序號(hào) 國(guó)內(nèi)一般性 國(guó)外一般性 1 2 3 4 5 6 7 文書(shū)撰寫(xiě) 文書(shū)制作 文書(shū)處理 檔案管理 會(huì)議組織 調(diào)查研究 信息資料 按上司的口頭或書(shū)面指示完成信函。復(fù)印資料。

在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。檔案管理。

安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。

國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。

打印文稿及表格。信函和郵件的處理。

記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。

協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。

準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料； 替上司收集演講或報(bào)告的資料； 整理并組織好粗略的資料。

替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。

接待賓客和員工的來(lái)訪。接待來(lái)訪賓客；

替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。

以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。督導(dǎo)一般職員或速記員。替上司定約會(huì)并做好記錄； 為上司安排旅行或考察。

收集及整理各種信息。信訪工作 10 11 12 接待工作 協(xié)調(diào)工作 督查工作 日程安排 日常事務(wù) 閱讀并分類(lèi)信件；

通訊事務(wù)、電話；

自動(dòng)處理例行的事務(wù)；

照料上司身邊的瑣事。

替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。

辦公室環(huán)境的布置和整理；

保管辦公室設(shè)備及用品。執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。14 15 16 辦公室管理

其他臨時(shí)交辦以速記記下上司交待的事項(xiàng)； 的事項(xiàng) 執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。17

外出辦事，如銀行、郵局等。

上面的回答可供參考，因?yàn)橛行﹥?nèi)容劃分在一類(lèi)中似乎不是很妥當(dāng)。比如：記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容一項(xiàng)，它既可以是文書(shū)撰寫(xiě)的內(nèi)容，也可以是會(huì)議組織的內(nèi)容；這種情況，可以將兩欄都填上這一項(xiàng)。還有些內(nèi)容要分開(kāi)來(lái)寫(xiě)。比如：通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理一項(xiàng)，前兩項(xiàng)是日常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項(xiàng)則是文書(shū)處理的內(nèi)容。又如外出辦事，如銀行、郵局等工作也可能是“其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)”欄中的工作內(nèi)容。

二、辦公用易耗品主要包括哪些？

這個(gè)問(wèn)題教材中有明確的表述，只是同學(xué)在回答問(wèn)題時(shí)，除了回答出教材中的有關(guān)內(nèi)容以外，還應(yīng)注意在日常辦公室工作中，隨著現(xiàn)代化辦公技術(shù)手段的變化，又有很多新的易耗品出現(xiàn)，教材所列出的項(xiàng)目一定不全，我們應(yīng)當(dāng)予以注意，如墨盒、墨粉等等，當(dāng)然完成作業(yè)可以按照教材內(nèi)容回答即可。

問(wèn)題源于教材第一章第5點(diǎn)的“辦公用品的種類(lèi)”。（P19—P20）

辦公用易耗品主要有：

1．信封、紙張；

2．軟盤(pán)、光盤(pán)等；

3．鉛筆；

4．圓珠筆；

5．簽字筆或鋼筆；

6．修正液或修正帶；

7．印盒；

8．各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；

9．小刀；

10．日歷等；

11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？

這個(gè)問(wèn)題主要是通過(guò)對(duì)文員工作三個(gè)步驟的認(rèn)識(shí)，加深同學(xué)們對(duì)文員實(shí)務(wù)中工作運(yùn)行科學(xué)有效性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也能夠?qū)θ齻€(gè)步驟之間的關(guān)系問(wèn)題有一些概念性的認(rèn)識(shí)，注意用一些聯(lián)系的觀點(diǎn)來(lái)看待問(wèn)題，也就是認(rèn)識(shí)到三個(gè)步驟不是分開(kāi)獨(dú)立的，而是互相聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)系統(tǒng)。

問(wèn)題源于教材第二章第1點(diǎn)“文員工作指導(dǎo)思想”。（P25----P27）

文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。

1．計(jì)劃的步驟，在事情沒(méi)有開(kāi)始前要先做好計(jì)劃，充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。

2．實(shí)施的步驟，是按照計(jì)劃從事工作的階段，這個(gè)階段檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。

3．檢查的步驟，是通過(guò)評(píng)估，研究工作是否按照計(jì)劃實(shí)施，是否達(dá)到了預(yù)期，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。

三者的關(guān)系為：

先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。

文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。

同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題目時(shí)，需要注意本題一共有兩個(gè)小問(wèn)題。不僅要闡述文員工作的三個(gè)步驟是什么，而且還要說(shuō)明三者之間的關(guān)系如何，答案需要自己組織，而且要能夠理解自己所回答的問(wèn)題。教材中有相應(yīng)的論述，同學(xué)們應(yīng)能夠依據(jù)參考性答案，自己進(jìn)行相應(yīng)的歸納，能夠用自己的語(yǔ)言組織答案更好。

四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。

本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“按照?優(yōu)先順序?處理工作”這一知識(shí)點(diǎn)。

在按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書(shū)時(shí)，要按以下三個(gè)步驟進(jìn)行：

1．將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)該做的事？B.是否做或不做都無(wú)所謂的事？C.是否不可以做的事？對(duì)于A要集中精力做，對(duì)于B和C可以從計(jì)劃中刪掉。

2．對(duì)于A類(lèi)事情再進(jìn)行分類(lèi)，分為：

重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）。

3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請(qǐng)示。

本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第28頁(yè)，問(wèn)題的關(guān)鍵是同學(xué)們應(yīng)該盡量結(jié)合自己的工作生活實(shí)際，我們每個(gè)人在自己的工作生活安排中都會(huì)有自己計(jì)劃做的、急于做的、非做不可的一些事情，而能夠按照“優(yōu)先順序”安排自己的工作并處理事情，就會(huì)極大地節(jié)省時(shí)間，有效利用時(shí)間，就會(huì)使得工作忙而不亂，井然有序。同學(xué)們?cè)谥贫ㄓ?jì)劃書(shū)時(shí)一定不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。

1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；

2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法；

3．受意方法；

4．傳達(dá)方法；

5．進(jìn)言方法；

6．變通方法和擋駕方法；

7．分工方法與合作方法。

本題源于教材第二章第3點(diǎn)的“文員的工作方法”（P32---P39）。下面以“受意方法”為例組織相關(guān)答案，同學(xué)們可以參照答題思路作答。

1．簡(jiǎn)要說(shuō)明受意方法：

受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；

（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；

（3）注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意；

（4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

（5）如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；

（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。

2．結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。

我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。

才開(kāi)始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫(xiě)一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫(xiě)出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。

從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。

同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)或兩個(gè)題目進(jìn)行回答。回答問(wèn)題的思路是，首先說(shuō)明所寫(xiě)方法的基本含義，這個(gè)主要依照教材中的表述作答即可。回答時(shí)還應(yīng)將方法涉及到的相關(guān)注意事項(xiàng)予以說(shuō)明，如受意方法要注意的問(wèn)題，進(jìn)言法要注意的問(wèn)題等等。回答時(shí)還一定要要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既做到簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，又能夠結(jié)合實(shí)際談出自己的體會(huì)。這是一個(gè)比較典型的理論結(jié)合實(shí)際的題目，相信我們?cè)诠ぷ髦薪?jīng)常會(huì)用到這樣一些方法，關(guān)鍵是我們平時(shí)可能不會(huì)太注意這些方法，而一旦將這些方法理論化又會(huì)使我們覺(jué)得有些不便，但我們還是應(yīng)該更為自覺(jué)地使用并能夠結(jié)合實(shí)際談出我們自己的一些認(rèn)識(shí)。

為了幫助同學(xué)學(xué)習(xí)這部分內(nèi)容，下面舉例說(shuō)說(shuō)進(jìn)言方法。

我是公司一名主管，在做了大量工作并經(jīng)過(guò)深入的調(diào)查分析后，覺(jué)得有必要向自己的上司提出一些建議，經(jīng)過(guò)反復(fù)思考，在這樣一些時(shí)機(jī)下，我應(yīng)該選擇哪個(gè)時(shí)機(jī)，請(qǐng)大家?guī)兔Τ龀鲋饕狻?/p>

A.在領(lǐng)導(dǎo)午間休息的時(shí)候提出來(lái)。

B.首先簡(jiǎn)單地介紹一下你發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，然后在提出自己的見(jiàn)解。

C.在員工的婚宴上向領(lǐng)導(dǎo)提出來(lái)。

D.直截了當(dāng)?shù)靥岢鼋ㄗh。

參考答案：大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者都有午休的習(xí)慣，午休期間是忌諱被打擾的，因此選項(xiàng)A時(shí)間選擇不恰當(dāng)。選項(xiàng)C在員工婚宴這樣喜慶的場(chǎng)合中，提出工作建議是不適合的還是另選時(shí)機(jī)為妙。因而C項(xiàng)也非最佳選擇。選擇D是和性格直爽的領(lǐng)導(dǎo)比較適宜，我們應(yīng)該考慮到如果這位領(lǐng)導(dǎo)很愛(ài)面子，很注重禮節(jié)性的東西，這樣做成功的幾率就很小，所以選擇D想也不是很合適。在四項(xiàng)答案中選擇B應(yīng)該是比較恰當(dāng)?shù)摹＿@個(gè)選項(xiàng)既注重了說(shuō)明自己所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，同時(shí)也把自己的見(jiàn)解予以表達(dá)。就四個(gè)選項(xiàng)而言，A和B選擇時(shí)機(jī)不當(dāng)，即適時(shí)、適地不當(dāng)，而D項(xiàng)適度有所欠缺。

下面一段文字材料供同學(xué)們?cè)趯W(xué)習(xí)進(jìn)言方法時(shí)參考：

及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)提出科學(xué)、合理的意見(jiàn)和建議，既是下屬的應(yīng)盡職責(zé)，更是下屬展示才能、贏得上司賞識(shí)和器重的一條重要途徑。但是，科學(xué)合理的建議并不一定能被領(lǐng)導(dǎo)接受和采納，給領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)言獻(xiàn)計(jì)的部屬也不一定都能得到領(lǐng)導(dǎo)的信任和重用。這里的關(guān)鍵就在于要掌握向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言的技巧和方法。

一、適銷(xiāo)對(duì)路

提建議的最終目的是要讓領(lǐng)導(dǎo)采納，但建議能否被采用，首先取決于建議的內(nèi)容是否“對(duì)路”，是否適合領(lǐng)導(dǎo)的“口味”。韓非子就曾提出，下屬不能隨便向上司進(jìn)言。他提出幾種情況：其一，君主秘密策劃的事，不知情者貿(mào)然進(jìn)言就會(huì)有危險(xiǎn)；其二，君主表里不一的事，誰(shuí)把情況說(shuō)破，誰(shuí)就會(huì)有危險(xiǎn)；其三，為官經(jīng)歷還不深，還未得到君主的信任時(shí)，如果把自己的才能全顯露出來(lái)，那么即便謀劃成功也不會(huì)受賞；如果謀劃失敗，反而受懷疑。韓非子所列舉的這些情況，其實(shí)就是由于未對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的脾性、好惡等進(jìn)行充分掌握所導(dǎo)致的。這其實(shí)就是在告誡我們，知事固然重要，而知人則更為重要，因?yàn)椋煌念I(lǐng)導(dǎo)具有不同的個(gè)性、習(xí)慣和思維方式，對(duì)于特定問(wèn)題，有著不同的考慮，而這些都有可能決定性地影響下屬建議的命運(yùn)，影響領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的評(píng)價(jià)。因此，下屬欲做到“百發(fā)百中”，就首先要做到“知己知彼”，不僅要學(xué)會(huì)“胸中有良方”，還要學(xué)會(huì)“對(duì)癥下藥”，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)及其領(lǐng)導(dǎo)方式、工作方法有一定的了解。為此，應(yīng)該做到：

1.要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)所實(shí)行的方針；

2.要洞悉領(lǐng)導(dǎo)的人格和行為；

3.要掌握領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的期待；

4.要順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作方式和工作思路；

5.要明了領(lǐng)導(dǎo)的好惡及對(duì)問(wèn)題的看法；

6.要理解和體會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的處境和心情。

二、準(zhǔn)備充分

向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫，既關(guān)系到建議能否被領(lǐng)導(dǎo)采納，更影響到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的評(píng)價(jià)和看法。因此，下屬不能只是簡(jiǎn)單地把自己的意見(jiàn)表達(dá)出來(lái)就萬(wàn)事大吉了，而要進(jìn)行充分的論證。否則會(huì)被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為部屬想法簡(jiǎn)單幼稚、做事粗心、目光短淺或考慮不周，而且這些印象可能會(huì)長(zhǎng)久地保留在領(lǐng)導(dǎo)的腦際中，從而影響下屬今后的發(fā)展；而考慮縝密細(xì)致的辦事作風(fēng)，無(wú)疑會(huì)增加領(lǐng)導(dǎo)的滿意度和信任度。所以，下屬在向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言前一定要進(jìn)行深思熟慮的準(zhǔn)備，使自己的建議能夠經(jīng)得住各種問(wèn)題的考驗(yàn)。為此，事先要把準(zhǔn)備工作做足：

1.要搜集詳實(shí)的數(shù)字和事實(shí)材料來(lái)論證自己的建議；

2.要充分考慮到各種反對(duì)意見(jiàn)。既要吸收其合理性以彌補(bǔ)自己建議的不足；又要指明其不合理性作為批駁的重點(diǎn)。

3.要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)可能提出的問(wèn)題有所準(zhǔn)備；

4.要多準(zhǔn)備幾個(gè)方案，以增大領(lǐng)導(dǎo)接受建議的可能性。

5.要滿懷信心，憧憬未來(lái)。不妨對(duì)未來(lái)作一預(yù)期，展示自己的建議的光明前景，并對(duì)各種可能性做出估計(jì)，這樣不僅可增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)方案的信心，也可以表明下屬具有某種長(zhǎng)期眼光，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。

三、見(jiàn)機(jī)行事

建議都有時(shí)效性，不同的時(shí)間，不同的環(huán)境，建議的“含金量”大不一樣。因此，下屬向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言一定要把握好時(shí)機(jī)，做到言當(dāng)其時(shí)，不失良機(jī)。

1.瞅準(zhǔn)時(shí)機(jī)。主動(dòng)給領(lǐng)導(dǎo)出主意與領(lǐng)導(dǎo)要求下屬出主意，其效果截然不同。一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)遲遲難以決斷時(shí)，下屬提出的建議往往比較容易被采用。因此，下屬給領(lǐng)導(dǎo)出主意時(shí)一定要把握好時(shí)機(jī)，決策性建議超前出，補(bǔ)救性建議及時(shí)出，一般性建議經(jīng)常出，多出有預(yù)見(jiàn)性建議，少放“馬后炮”。

2.選擇場(chǎng)合。盡量選擇一些非正式場(chǎng)合，如茶余飯后，下班途中，會(huì)議之后，以非工作角色，在領(lǐng)導(dǎo)心情放松時(shí)，把自己的意見(jiàn)和建議在輕松愉快的閑談中以不經(jīng)意的方式傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)。

3.察言觀色。人在情緒不佳時(shí)，較之平常更容易悲觀失望，思維遲鈍且惰于思考，情緒波動(dòng)大并容易產(chǎn)生過(guò)激行為。因此，在與人交流時(shí)，應(yīng)注意對(duì)方情感的變化。這啟示我們，在向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言時(shí)要學(xué)會(huì)“察言觀色”，注意領(lǐng)導(dǎo)的反映，做到熱心不過(guò)度，善謀不亂謀，把握好進(jìn)言的頻率，遇到領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)不接受自己的建議時(shí)，下屬不能固執(zhí)己見(jiàn)。

四、講究策略

有參謀之心，不得進(jìn)言之法，也會(huì)南轅北轍，勞而無(wú)功。因此，向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言必須講究方式方法，使領(lǐng)導(dǎo)樂(lè)于接受。對(duì)大度的領(lǐng)導(dǎo)，可以直來(lái)直去；對(duì)小心眼的領(lǐng)導(dǎo)，則要婉轉(zhuǎn)，講究說(shuō)話藝術(shù)。以請(qǐng)教的方式提建議，就不失為一個(gè)好的方法。因?yàn)檎?qǐng)教者首先把自己擺在一種較低的姿態(tài)上，能給人一種心理上的滿足感。下屬以這種方式向領(lǐng)導(dǎo)提建議，表明下屬在提意見(jiàn)之前已經(jīng)仔細(xì)推敲和研究了領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)劃方案，是以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度來(lái)對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)的思想的。因而，下屬的建議應(yīng)該在尊重領(lǐng)導(dǎo)的觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上提出來(lái)，這就容易被領(lǐng)導(dǎo)采納。

五、擺正位置

1.要擺正心態(tài)，出于公心。下屬在進(jìn)言時(shí)，一定要出于公心，坦蕩無(wú)私，真心實(shí)意為領(lǐng)導(dǎo)著想。不能抱著自己的小九九，更不能給領(lǐng)導(dǎo)出餿主意，乘機(jī)整人。必須是從有利于工作，有利于維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，有利于單位的團(tuán)結(jié)出發(fā)，多出工作上的良方，少出影響單位建設(shè)，影響黨群關(guān)系，影響領(lǐng)導(dǎo)形象的是非點(diǎn)子。

2.要調(diào)整角度，大局出發(fā)。提建議、出點(diǎn)子不要囿于部門(mén)、科室和個(gè)人分管的工作，要注重從單位建設(shè)的全面發(fā)展和各項(xiàng)任務(wù)的圓滿完成出發(fā)。為此，要強(qiáng)化“三個(gè)思考”，即換位思考-----看問(wèn)題的站立點(diǎn)要高，能從全局出發(fā)為領(lǐng)導(dǎo)出主意、提建議；補(bǔ)位思考-----拾遺補(bǔ)缺，完善決策；易位思考-----站在群眾的角度審視領(lǐng)導(dǎo)決策，提高決策的公正性和可操作性。此外，為了使自己的建議得以實(shí)施，下屬還要學(xué)會(huì)推功讓利，有時(shí)，不妨將自己的成果所帶來(lái)的榮譽(yù)送與領(lǐng)導(dǎo)，自己則從想法得以實(shí)施的結(jié)果中獲取成就感。

3.要循規(guī)蹈矩，遵循程序。除非領(lǐng)導(dǎo)有交代，下屬一般不要越級(jí)提建議，對(duì)不屬于職責(zé)范圍內(nèi)的事情，也不要輕易向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言。

《辦公室管理》第二次形成性考核作業(yè)題目解析

一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽(tīng)電話的異同。

問(wèn)題源于教材第三章第1點(diǎn)的“電話接打”，見(jiàn)教材P43—P45及P50—51頁(yè)。

相同：

1．都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；

2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；

3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；

4．都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。

異處：

1．打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼，打出電話要等鈴聲響6—7下，無(wú)人接聽(tīng)才可掛機(jī)；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽(tīng)。

2．打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒(méi)有這一步；

3.打出電話應(yīng)考慮打電話的時(shí)間是否合適，接聽(tīng)電話一般沒(méi)有選擇。

本題需要同學(xué)們根據(jù)教材內(nèi)容和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析作答，平常我們經(jīng)常要打出或接聽(tīng)電話，打出和接聽(tīng)電話實(shí)際差入并不大，但僅有的一點(diǎn)點(diǎn)差別，也是應(yīng)該引起我們的重視的。以上內(nèi)容只是給同學(xué)們做參考，同學(xué)們還可以自己歸納一些要點(diǎn)。

二、了解“電視會(huì)議”、“交互式電話會(huì)議”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。

問(wèn)題源于教材第三章第3點(diǎn)的“電視會(huì)議”和“交互式電話會(huì)議”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)，見(jiàn)教材P59—P60，還可參閱教材P153,回答問(wèn)題的關(guān)鍵是，要先說(shuō)明基本用途，然后進(jìn)行比較。

1．基本用途：

“電視會(huì)議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對(duì)面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。

“交互式電話會(huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó)際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清晰宛如一室。

2．兩者與一般會(huì)議的不同：

可以消除時(shí)空上的局限性。

3．各自的優(yōu)劣：

“電視會(huì)議”——

優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動(dòng)形象；劣：技術(shù)上的要求較高。

“交互式電話會(huì)議”——

優(yōu)：方便、省時(shí)、高效，消除時(shí)空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。

“一般性會(huì)議”------

優(yōu)：溝通方便、傳達(dá)準(zhǔn)確、便于交流。劣：投入及組織工作量大。

三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。

問(wèn)題源于教材第四章第2點(diǎn)“郵件的分揀”，題目比較簡(jiǎn)單，同學(xué)們?cè)诨卮饡r(shí)應(yīng)回答出基本要點(diǎn)，并進(jìn)行簡(jiǎn)單說(shuō)明和闡述。可參閱教材P66.（1）按照收件人的姓名分揀；

（2）按照郵件的重要性分揀；

（3）按照收件部門(mén)的名稱(chēng)分揀。

四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？

問(wèn)題源于教材第四章第5點(diǎn)“上司不在時(shí)郵件的處理”。

本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第72頁(yè)。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪者的來(lái)訪？

問(wèn)題源于教材第五章第3點(diǎn)“上司拒絕接見(jiàn)來(lái)訪者的做法”。本題可以從4個(gè)方面進(jìn)行回答，即教材第88頁(yè)的相關(guān)表述。

1．上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)；

2．上司繁忙時(shí)；

3．上司即將外出時(shí)；

4．遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。

六、結(jié)合下面教材中引用的“案例”，虛擬一份“致歉函”，體會(huì)信訪工作實(shí)務(wù)操作。

美國(guó)某花店經(jīng)理接到一位顧客的電話，說(shuō)她訂購(gòu)的20支玫瑰送到她家的時(shí)間遲了一個(gè)半小時(shí)，而且花已經(jīng)不那么鮮艷了。第二天，那位夫人接到了這樣一封信：

親愛(ài)的凱慈夫人：

感謝您告知我們那些玫瑰在很差的情況下已經(jīng)到達(dá)您家的消息。在此信的附件里，請(qǐng)查找一張償還您購(gòu)買(mǎi)這些玫瑰所用的全部金額的支票。

由于我們送貨車(chē)中途修理的意外耽擱，加之昨天不正常的高溫，所以您的玫瑰我們未能按時(shí)、保質(zhì)交貨，為此，請(qǐng)接受我們的歉意和保證。我們保證將采取有效措施以防止這類(lèi)事情的再次發(fā)生。

在過(guò)去的兩年里，我們總是把您看作一個(gè)尊敬的顧客，并一直為此感到榮幸。顧客的滿意乃是我們努力爭(zhēng)取的目標(biāo)。

請(qǐng)讓我們了解怎樣更好地為您服務(wù)。您真誠(chéng)的霍華德·佩雷斯（經(jīng)理簽名）××年×月×日

這道作業(yè)題目實(shí)際是讓同學(xué)虛擬一個(gè)案例，模仿上面致歉函的方式，寫(xiě)一份自己設(shè)計(jì)案例的致歉函，同學(xué)們不要照抄原致歉函，最好也不要依據(jù)本案例寫(xiě)。寫(xiě)作當(dāng)中要注意函文格式。通過(guò)寫(xiě)作，體會(huì)文員在信訪工作中的工作責(zé)任。

《辦公室管理》第三次形成性考核作業(yè)題目解析

一、日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。

問(wèn)題源于教材第八章第4點(diǎn)的“日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)和管理”。可參閱教材P165--P170。本題考察同學(xué)們對(duì)知識(shí)點(diǎn)的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對(duì)以上四種類(lèi)型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答。

1．日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)：

（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門(mén)。

（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。

月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫(xiě)該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。

周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。

日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫(xiě)出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

2．各種預(yù)定表的編制請(qǐng)同學(xué)們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫(xiě)。

二、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

問(wèn)題源于教材第十章第3點(diǎn)“文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐”，可參閱教材P199—P204。答題基本思路如下：

1．提神醒腦的服務(wù)。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。

2．私事方面的協(xié)助。

協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：

（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。

3．財(cái)物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。

（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專(zhuān)用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。

4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。

三、根據(jù)國(guó)際慣例宴請(qǐng)程序及下表中所列的“項(xiàng)目和任務(wù)”，將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行歸類(lèi)，提出一個(gè)簡(jiǎn)約的工作任務(wù)單。

國(guó)際慣例的宴請(qǐng)有以下程序：迎接、小憩、開(kāi)宴、致辭、宴會(huì)、宴畢、休息、告辭。文秘人員經(jīng)常要協(xié)助上司舉辦各類(lèi)宴會(huì)。準(zhǔn)備宴會(huì)需要精心、細(xì)心和耐心。正式宴請(qǐng)應(yīng)該完全符合社交禮儀規(guī)則。文秘人員對(duì)參加宴會(huì)的每一個(gè)人都應(yīng)彬彬有禮，溫和體貼，不讓任何人受到冷落。文秘人員自始至終都要留意細(xì)節(jié)問(wèn)題。文秘人員應(yīng)該準(zhǔn)備一份備忘錄，列出需要解決落實(shí)的事項(xiàng)。（如下圖所示）

項(xiàng)目或任務(wù) 宴請(qǐng)人數(shù) 場(chǎng)地 場(chǎng)地布置 完成任務(wù)情況 備注、提示

負(fù)責(zé)人

完成進(jìn)度

重要客人的陪同、接待

餐桌上的裝飾品、姓名 標(biāo)簽 菜單選擇 酒、飲料 招待員安排 現(xiàn)場(chǎng)音樂(lè)

主桌和其他席位安排、席位卡 簽到桌和簽到本 門(mén)口的接待工作

上司的特別提示、要求（如發(fā)言稿）

衣物寄存處、洗手間

來(lái)賓的司機(jī)安排、車(chē)輛 停放

意外情況（停電、客人 酒醉等）

桌椅擺設(shè)、其他物品準(zhǔn) 備 結(jié)束后清場(chǎng)

這道題目主要是給同學(xué)們提供了一個(gè)編寫(xiě)“工作任務(wù)單”的基本框架，同學(xué)們可以參照這個(gè)框架，考慮宴請(qǐng)過(guò)程中會(huì)涉及到的相關(guān)程序和基本任務(wù)，如果能夠根據(jù)這個(gè)范本，結(jié)合自己的工作實(shí)踐，編寫(xiě)出合適的“工作任務(wù)單”則最好。

《辦公室管理》第四次形成性考核作業(yè)題目解析

一、簡(jiǎn)單闡述口頭語(yǔ)言的基本特征及敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合。

問(wèn)題源于教材第十二章第1點(diǎn)“口頭語(yǔ)言的特征”和第2點(diǎn)“敬語(yǔ)的用法”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)。第一個(gè)問(wèn)題是要說(shuō)明口頭語(yǔ)言的基本特征，第二是要回答出敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合，也就是要說(shuō)明“敬語(yǔ)的用法”。

1．口頭語(yǔ)言的基本特征：

（1）語(yǔ)音聽(tīng)過(guò)就立即消失，但語(yǔ)義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說(shuō)得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽(tīng)就明白，并留下印象。

（2）有重音。口語(yǔ)中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過(guò)重音表達(dá)的。

（3）有歧義。因?yàn)闈h字一音多字。

（4）口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同。比如，莊重的場(chǎng)合，口語(yǔ)應(yīng)規(guī)范、簡(jiǎn)明些；休息時(shí)間，口語(yǔ)可生動(dòng)些，語(yǔ)調(diào)也可輕松、愉快些。

2．敬語(yǔ)使用的一般場(chǎng)合：

（1）對(duì)于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語(yǔ)。

（2）與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合（生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話）也需要使用敬語(yǔ)。

（3）敬語(yǔ)一般針對(duì)：

年長(zhǎng)或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱(chēng)或社會(huì)地位者；給（給過(guò)）自己恩惠者；有求于對(duì)方，或希望得到對(duì)方幫助，或好感者。

同學(xué)們要注意，本題有兩個(gè)問(wèn)題：這個(gè)知識(shí)點(diǎn)。

二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。

問(wèn)題源于教材第十二章第6點(diǎn)“社交話題的選擇”，參見(jiàn)教材P242---P243.1．合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；

（4）比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；

（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；

（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。

2．不合適的話題包括：

（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過(guò)于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專(zhuān)業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。

三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

問(wèn)題源于教材第十三章第1點(diǎn)“印章的使用”這一知識(shí)點(diǎn)，可以參見(jiàn)教材P246—P247。

1．印章的使用的主要形式為：

（1）落款章；（2）更正章；（3）證見(jiàn)章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。

四、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

問(wèn)題源于教材第十四章第3點(diǎn)“收文處理”，可以參見(jiàn)教材P257--P258。

1．收文處理的程序：

簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。

2．分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類(lèi)的文件，均應(yīng)先送辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；

（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門(mén)或承辦人閱辦；

（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；

（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門(mén)（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書(shū)為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。

五、按照文書(shū)立卷特征立卷，主要有哪幾種類(lèi)型？簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本含義。

問(wèn)題源于教材第十四章第6點(diǎn)“文書(shū)立卷標(biāo)準(zhǔn)”，可參見(jiàn)教材P266—P267。同學(xué)們?cè)诨卮鸬谝粋€(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)在回答要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說(shuō)明和闡述。回答第二個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)舉例說(shuō)明。

1．類(lèi)型：

（1）按問(wèn)題特征立卷；

（2）按作者特征立卷；

（3）按文種特征立卷；

（4）按時(shí)間特征立卷；

（5）按地區(qū)特征立卷；

（6）按通訊者特征立卷。

2．按問(wèn)題特征立卷的含義：

將反映同一問(wèn)題的文書(shū)組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。

六、通過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。

問(wèn)題源于教材第十四章第7點(diǎn)“檔案的利用”，可以參見(jiàn)教材P272。回答問(wèn)題可以談點(diǎn)自己的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。答題思路：

1．通過(guò)設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；

2．通過(guò)一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供檔案外借；

3．根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；

4．利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對(duì)申請(qǐng)者提供核實(shí)某種事實(shí)的書(shū)面證據(jù)；

5．以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對(duì)查詢者的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)；

6．將檔案目錄印制成冊(cè)，分發(fā)到有關(guān)部門(mén)，可以交流信息；

7．通過(guò)舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。