第一篇：辦公設(shè)施管理

集團辦公設(shè)施配備的標準

各公司、部門辦公室設(shè)施配備標準：

集團高層辦公設(shè)施：電腦1臺、電話1部、板臺1組、老板 椅1把、沙發(fā)1組、飲水機1臺、打印機1臺。

集團中層辦公設(shè)施：電腦1臺，電話1部，辦公桌1張，靠 背椅1把，飲水機1臺。

普通員工：視工作需要配備普通電腦1臺、普通桌椅1套。個別部、處、辦，需特殊配置時，由部門申請，公司領(lǐng)導(dǎo)審 批。

關(guān)于下發(fā)《辦公設(shè)施管理辦法》的通知

集團各公司、部門：

為加強辦公設(shè)施管理，根據(jù)公司要求，特制定公司辦公設(shè)施管理辦法，具體規(guī)定如下：

1、集團物業(yè)公司為辦公桌椅等辦公設(shè)施（除自動化辦公設(shè)備）的歸口管理單位，負責(zé)購置、維修、調(diào)配及監(jiān)管等工作。

2、各部門對本部門各辦公室及所屬會議室配置的辦公桌椅、文件柜等辦公設(shè)施負有日常管理和維護職責(zé)。

3、配置標準：各單位辦公設(shè)施的配置要本著既有利于工作，又節(jié)約的原則進行，原則上1名工作人員配置一張辦公桌、一把工作椅，文件柜等設(shè)施根據(jù)辦公室實際業(yè)務(wù)量及人數(shù)進行合理配置。

4、配置申報：各部門在辦公人員增加，而內(nèi)部無多余配置滿足時，可按標準進行配置申報，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由物業(yè)公司進行配置。原則上進行公司內(nèi)部調(diào)配，資源不足時進行購置。

5、調(diào)配管理：各部門可根據(jù)內(nèi)部人員調(diào)整狀況，依據(jù)配置標準進行內(nèi)部辦公設(shè)施的配置調(diào)整，并于調(diào)整后三天內(nèi)將配置調(diào)整情況報辦公室備案。

6、日常維修：辦公設(shè)施實行誰使用誰負責(zé)的管理方式對出現(xiàn)故障或損壞影響正常工作時，使用部門應(yīng)及時聯(lián)系物業(yè)公司進行修復(fù)，若內(nèi)部無法修復(fù)，由物業(yè)公司聯(lián)系外委單位進行維修。

7、臺帳管理：物業(yè)公司應(yīng)建立公司相應(yīng)辦公設(shè)施登記臺帳，并每半年對各部門辦公設(shè)施及臺帳登記進行盤點核對，及時完善公司臺帳，做好辦公設(shè)施的管理。

9、報廢管理：若因使用年限過長，確實無法修復(fù)而影響工作的辦公設(shè)施，可由使用部門提出淘汰或更換申請，由物業(yè)公司審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以淘汰或更換。

10、各部門應(yīng)保持辦公室辦公設(shè)施擺放整齊、規(guī)范，做好日常使用維護。若因使用人員不當操作或故意行為造成的損壞，當事人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

11、各部門需承擔(dān)相關(guān)辦公設(shè)施所發(fā)生的各種費用。

特此通知

2015年1月30日

第二篇：景區(qū)辦公設(shè)施維護管理

景區(qū)辦公設(shè)施維護管理 范圍

本標準規(guī)定公司辦公設(shè)施維護管理的目的、設(shè)備范圍、職責(zé)劃分維護保養(yǎng)、責(zé)任與處罰、附則

本標準適用于公司對辦公設(shè)備維護管理 2 規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款，凡事注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡事不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。目的

注 為使公司范辦公設(shè)施的維護保養(yǎng)、日常維護、故障、請修有章可循，以維持辦公設(shè)備正常運轉(zhuǎn)。設(shè)備范圍

公司辦公設(shè)備包括：電腦、復(fù)印機、打印機、傳真機、攝像機、音響設(shè)備、投影儀、電腦觸摸屏及各部門配備的空調(diào)等各種重要物品。職責(zé)劃分

5.1.1 公司財務(wù)部為設(shè)備管理部門負責(zé)

5.1.2 建立辦公設(shè)備（屬固定資產(chǎn)）的帳冊，并予以分類管理。5.1.3 定期對使用設(shè)備進行盤點，隨時查核設(shè)備帳冊所載的名稱、規(guī)格、和數(shù)量是否相符。

5.1.4 協(xié)助購置辦公設(shè)備，價格核實。

5.1.5 制定標簽于設(shè)備上注明編號、名稱、責(zé)任人。5.2 行政辦公室為設(shè)備維護部門負責(zé)，5.2.1 設(shè)備購置，安裝和驗收。

5.2.2 障維修，維修全程跟蹤，定期擬訂辦公設(shè)備的檢修計劃。5.2.3 督促各使用部門按規(guī)范執(zhí)行日常維護保養(yǎng)工作。

5.2.4 辦公設(shè)備基本資料的建立，如：說明書、保修卡、附件、維修廠家的聯(lián)系方式等。5.3 辦公設(shè)備使用部門為責(zé)任部門負責(zé)

5.3.1 故障申報，并協(xié)助維護管理部門對故障機器進行維修。5.3.2 設(shè)備清潔，整理及周圍環(huán)境整潔等日常維護。6 維護保養(yǎng) 6.1 計算機 6.1.1 顯示器

顯示器的日常維護以除塵為主。在對其除塵時，必須關(guān)閉電腦，定期用干凈的從屏幕中心螺旋式的向外擦拭，去掉屏幕灰塵，經(jīng)常清除機殼上的灰塵和污垢，保持外殼清潔和美觀。

拔插電源線和信號電纜時，必須應(yīng)先關(guān)機，以免損壞借口電路元件，長途搬運顯示器時，應(yīng)放回原來的包裝箱內(nèi)。不能將放有水的容器放在機殼上，以免水流入機內(nèi)，引起短路，造成元件損壞。

6.1.2 保持鍵盤清潔，一旦鍵盤有臟跡油污，不可用酒精清洗鍵盤，不要讓水流入鍵盤，清潔工作應(yīng)在斷電的情況下進行。

不同型號的鍵盤不能隨意更換，更換鍵盤時必須在關(guān)閉計算機的情況下進行，鍵盤接口插到計算機指定的位置。

在操作鍵盤時，按鍵動作要適當，不可用力過大，以防鍵盤的機械部分受損失效。

6.1.3 鼠標

當鼠標使用日久，鼠標球臟而運行不靈活時，就要清洗鼠標球，可將鼠標球取出，用干凈的酒精棉球清洗，然后用軟布擦干，重新裝好。

6.1.4 電源

確保電源的輸入電壓和使用的電源電壓一致，尤其是安裝機器和搬動后的機器時要特別注意，不能頻繁開關(guān)電源，若使用過程中出現(xiàn)死機應(yīng)盡量使用熱啟動，不得已要冷啟動時也要在關(guān)機10-30秒后在開機，保護電路恢復(fù)，電容放電都需要時間。開、關(guān)機最容易引起故障。

6.1.5 軟驅(qū)、軟盤

不要劃傷盤片，盤片不能變形、不能受潮、不能靠近磁場物質(zhì)。

存有重要程序或數(shù)據(jù)的軟盤，應(yīng)設(shè)成寫保護狀態(tài)，以免操作失誤造成數(shù)據(jù)丟失。

打印機在正常運轉(zhuǎn)的狀態(tài)下，不能強行關(guān)閉電源，否則會使內(nèi)部元件受損，打印機上的墨盡指示燈連續(xù)時，必須及時更換新的墨水盒。

移動存儲設(shè)備包括移動硬盤和U盤，移動硬盤使用時注意，在移動硬盤高速運轉(zhuǎn)時嚴禁硬盤受到外力碰撞，嚴禁移動硬盤，移動硬盤及U盤與電腦斷開連接時一定要進行相關(guān)操作，當系統(tǒng)提示“你可以安全對拔下設(shè)備”時，方可拔下設(shè)備。

投影設(shè)備的使用由專人負責(zé)，全體人員未經(jīng)允許及培訓(xùn)嚴禁使用該設(shè)備，每次關(guān)閉投影儀的時候一定要等到投影儀的lamp燈完全熄滅后，才能關(guān)閉電源。

計算機軟件及應(yīng)用軟件由維護部門統(tǒng)一購買，軟件在使用時，要按照要求步驟進入或退出，以免造成軟件的損壞，禁止在公司計算機安裝其他軟件，以免病毒傳播。

日常文檔及數(shù)據(jù)由各部門、各公司自行備份。每月30日前由維護部門負責(zé)使用移動存儲設(shè)備對重要文檔數(shù)據(jù)進行備份。日常殺毒工作由各部門各司自行處理，要求每周至少殺毒一次、升級一次，殺毒軟件由維護部門提供。

計算機的清潔與維護實行誰使用誰負責(zé)清潔的原則，每周清潔外部兩次，不得使用濕抹布，內(nèi)部每季度必須打開機箱清潔一次，用毛刷或?qū)Ｓ霉ぞ叽祪艋覊m，維護部門進行不定期抽查。

電腦觸摸屏要有專人管理，負責(zé)觸屏的開關(guān)及日常維護。各類辦公設(shè)備嚴禁外借。6.1.6 故障請修

在保修期內(nèi)出現(xiàn)故障的設(shè)備，使用單位用立即報告維護部門，由指定管理員直接和供應(yīng)商（廠家）聯(lián)系，以便能及時辦理退、賠、換、補或保修手續(xù)。

在保修期外出現(xiàn)的故障設(shè)備，發(fā)生故障不能使用時，需像維修部門提出申請?zhí)顚憽掇k公設(shè)備更新（維修）》申請單，由部門負責(zé)人審核同意后，將《申請表》交維護部門，通過定點公司或?qū)I(yè)維修人員進行維修。

各部門，各公司需外送修理的辦公設(shè)備，未經(jīng)部門同意而私自送修，所需費用由本人或本部門自行負責(zé)承擔(dān)。

故障設(shè)備經(jīng)修復(fù)后必須經(jīng)使用單位或使用人進行質(zhì)量驗收、簽名

第三篇：公司辦公設(shè)施管理規(guī)定

公司辦公設(shè)施管理規(guī)定

第一節(jié) 辦公設(shè)施管理

一、辦公設(shè)施分類

辦公設(shè)備包括電腦、打印機、復(fù)印件、電話、傳真機、服務(wù)器、空調(diào)、軟件等物品。

辦公家具包括辦公桌椅、會議桌椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等物品。

二、辦公設(shè)施采購

1、辦公設(shè)施的采購，由辦公室統(tǒng)一購買。由各部門提出購買需求，提交辦公室匯總并編制辦公設(shè)施購置計劃和預(yù)算，經(jīng)分管經(jīng)理復(fù)核、總經(jīng)理同意后歸口辦公室購置。計劃外的辦公設(shè)施購置，除辦理以上手續(xù)外，需特別說明購置的理由。

2、購置、建造單項價值在 5 萬元以上或總價值在 20 萬元以上辦公設(shè)施時，必須按招標方式進行。

三、辦公設(shè)施的管理

1、辦公設(shè)施實行編號管理，由辦公室會同財務(wù)部，在辦公設(shè)施交付使用的當天，進行登記并統(tǒng)一編號。

2、編號辦法：編號形式為：公司簡稱 + 分類符號+ 代碼。

①辦公設(shè)備編號（TJ-OE-XXX；包括：電腦，打印機，軟件，服務(wù)器，電話，傳真機等物品）。

②辦公家具編號（TJ-OF-XXX；包括：辦公桌椅，沙發(fā)、茶幾、文件柜等物品）。

四、辦公設(shè)施的異動管理

1、辦公設(shè)施的租賃、出租、出借、抵押、擔(dān)保、調(diào)入、調(diào)出、報廢等，必須由使用部門提出書面報告，經(jīng)辦公室與財務(wù)部會審，由分管經(jīng)理審核確認并報總經(jīng)理批準后方可辦理相關(guān)手續(xù)。

2、辦公設(shè)施的內(nèi)部轉(zhuǎn)移，由使用部門或使用人提出書面報告，報分管經(jīng)理批準,報辦公室。

3、按規(guī)定程序發(fā)生的辦公設(shè)施異動，辦公室應(yīng)在手續(xù)完成后的當天作相應(yīng)的登記，并填寫《辦公設(shè)施異動通知單》，財務(wù)部應(yīng)在手續(xù)完成后的三天內(nèi)根據(jù)《辦公設(shè)施異動通知單》作相應(yīng)的帳務(wù)處理。

4、涉及辦理產(chǎn)權(quán)登記的辦公設(shè)施，由辦公室負責(zé)辦理產(chǎn)權(quán)登記手續(xù)及根據(jù)產(chǎn)權(quán)變動情況辦理產(chǎn)權(quán)變更登記手續(xù)。

五、辦公設(shè)施的維修

由使用部門提出維修計劃并填寫《辦公設(shè)施維修申請單》，報分管經(jīng)理批準。

六、因管理或使用不當造成辦公設(shè)施毀損、丟失的，由直接責(zé)任人承擔(dān)直接經(jīng)濟損失。

七、辦公室與財務(wù)部應(yīng)每半年對辦公設(shè)施進行一次全面的核對清理，清理時應(yīng)做到標牌與清單相符、清單與明細帳相符、明細帳與總帳相符。對于不符的，應(yīng)查明原因，并在次月15 日前，將辦公設(shè)施清理情況報分管經(jīng)理，同時對辦公設(shè)施的變動情況提出處理意見或建議。

第二節(jié) 電腦管理

一、日常管理

1、公司辦公電腦的安裝、調(diào)試、維護、管理由公司辦公室指定專人負責(zé)。

2、業(yè)務(wù)電腦由各業(yè)務(wù)使用人負責(zé)保管。

二、使用需求申請

1、硬件需求由使用人所在部門提出申請，費用在 1000 元以下報分管經(jīng)理批準，1000 元以上報總經(jīng)理批準。

2、軟件需求由使用人根據(jù)工作、業(yè)務(wù)需要提出申請，由所在部門送辦公室做出方案，由分管經(jīng)理審核，報總經(jīng)理批準。重大項目按招、投標方式進行。

三、注意事項

1、公司員工應(yīng)妥善設(shè)置和保管好開機密碼，不得將密碼，特別是財務(wù)軟件使用密碼泄露他人。

2、盡量利用公司辦公網(wǎng)絡(luò)以無紙化方式處理公文，確需打印的資料，應(yīng)妥善保存，不得無序擺放。

3、上班時間不得在電腦上玩游戲，未經(jīng)科室負責(zé)人批準，不得將外來盤插入電腦使用。

4、個人筆記本電腦的硬盤不得存儲涉及公司機密的文件，不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。

四、違則

公司電腦因人為因素造成損壞的，由使用人負責(zé)賠償，特殊情況以書面形式報公司領(lǐng)導(dǎo)，視原因酌情處理。

第三節(jié) 復(fù)印機管理

1、各科室復(fù)印機由各科室負責(zé)人管理。

2、復(fù)印機使用完畢后，應(yīng)按“清除”按扭，將復(fù)印機恢復(fù)至初始狀態(tài)，復(fù)印無效的文件應(yīng)立即銷毀。

3、復(fù)印資料注意節(jié)約紙張，避免浪費。

4、禁止復(fù)印與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的資料、嚴禁外來人員在科室復(fù)印材料，特殊情況到行政辦公室復(fù)印并予以收費，A4紙張每張1.00元

第四節(jié) 傳真機管理

1、傳真機由辦公室負責(zé)管理，并指定專人負責(zé)公司傳真接收。

2、每一份收到的傳真件都要按接收的部門或個人在辦公室進行編號、登記,重要傳真件須復(fù)印一份在辦公室存檔, 原件由辦公室及時通知有關(guān)部門或個人領(lǐng)取。

3、無關(guān)人員不準擅自翻閱甚至取拿傳真件。

4、不得傳真私人資料和未經(jīng)批準手續(xù)先行發(fā)出傳真。

5、傳真機的使用注意事項（不得把下列稿件傳入傳真機）：涂改液未干或稿件有涂層； 稿件有皺紋、折縫或嚴重卷曲； 破裂的稿件或稿件過厚； 炭紙或背面有炭的稿件。

第五節(jié)、公司電話管理規(guī)定

1、本公司電話，主要是為了方便與外界溝通，展業(yè)務(wù)之用，不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。除極其特殊情況下。

2、為發(fā)揮電話最大效能，節(jié)省開支，員工打電話時，用語應(yīng)盡量簡潔，明確，以減少通話時間。

3、電話由辦公室統(tǒng)籌管理，使用則由各部門主管負責(zé)監(jiān)督。

4、電話使用須知：把握時間，注意禮節(jié)，長話短說，簡潔扼要，避免耗時又占線。使用前應(yīng)對討論，商洽事情稍加構(gòu)思或略作記錄。長途電話一般由部門負責(zé)人掛撥，一般人員掛撥須經(jīng)部門主管允許。

5、因業(yè)務(wù)需撥打長途電話應(yīng)做好電話記錄，嚴禁打私人長途電話。違反電話使用規(guī)定，電話記錄未記載或記載不實，一律做記過處分，并處50-100元罰款。

6、接聽外線電話的標準用語為：“您好，！對方告之找某人時，說：“請稍等！”如不在，說：“他不在，有事我可轉(zhuǎn)告或請稍后再打！”等視情況回答，原則是規(guī)范，簡潔，禮貌。

第四篇：公司辦公設(shè)施管理規(guī)定

第一節(jié)辦公設(shè)施管理

一、辦公設(shè)施分類

辦公設(shè)備：包括電腦、打印機、復(fù)印件、傳真機、服務(wù)器、軟件、等物品。辦公家具：包括辦公桌椅、會議桌、洽談臺、文件柜等物品。

二、辦公設(shè)施采購

（一）辦公設(shè)施的采購，由行政部統(tǒng)一購買。每年年未由各部門提出下一購買需求，提交行政部匯總并編制下一辦公設(shè)施購置計劃和預(yù)算，經(jīng)財務(wù)部復(fù)核、總經(jīng)理審核后，報董事會審議。

（二）根據(jù)辦公設(shè)施購置計劃，由使用部門提出書面報告，經(jīng)綜合行政部與財務(wù)部會審，報總經(jīng)理批準后，歸口行政部購置。計劃外的辦公設(shè)施購置，除辦理以上手續(xù)外，需特別說明購置的理由，并報董事會批準后實施。

（三）購置、建造單項價值在5萬元以上或總價值在20萬元以上辦公設(shè)施時，必須按招標方式進行，并報董事會備案。

三、辦公設(shè)施的管理

（一）辦公設(shè)施編號

1、辦公設(shè)施實行編號管理，由行政部會同財務(wù)部，在辦公設(shè)施交付使用的當天，進行登記并統(tǒng)一編號。

2、編號辦法：編號形式為：公司英文標識 分類符號 計算機代碼。

①辦公設(shè)備編號（****-YP-XXX；包括：電腦，打印機，軟件，服務(wù)器,傳真機等物品）。

②辦公家具編號（****-JJ-XXX；包括：辦公桌椅，會議臺，洽談臺,文件柜等物品）。

（二）辦公設(shè)施標牌制作

1、定制統(tǒng)一的辦公設(shè)施牌，標牌的內(nèi)容包括：公司英文標識 分類符號 計算機代碼。

2、標牌的材料為即時貼，由行政部會同財務(wù)部在辦公設(shè)施交付使用的當天，進行登記并貼上標牌。

四、辦公設(shè)施的異動管理

（一）辦公設(shè)施的租賃、出租、出借、抵押、擔(dān)保、調(diào)入、調(diào)出、報廢等，必須由使用部門提出書面報告，經(jīng)行政部與財務(wù)部會審，由財務(wù)經(jīng)理審核確認并報總經(jīng)理批準后方可辦理相關(guān)手續(xù)。

（二）辦公設(shè)施的內(nèi)部轉(zhuǎn)移，由使用部門或使用人提出書面報告，經(jīng)行政部與財務(wù)部會審，報總經(jīng)理批準后實施。

（三）按規(guī)定程序發(fā)生的辦公設(shè)施異動，行政部應(yīng)在手續(xù)完成后的當天作相應(yīng)的登記，并填寫《辦公設(shè)施異動通知單》，財務(wù)部應(yīng)在手續(xù)完成后的三天內(nèi)根據(jù)《辦公設(shè)施異動通知單》作相應(yīng)的帳務(wù)處理。

（四）涉及辦理產(chǎn)權(quán)登記的辦公設(shè)施，由行政部負責(zé)辦理產(chǎn)權(quán)登記手續(xù)及根據(jù)產(chǎn)權(quán)變動情況辦理產(chǎn)權(quán)變更登記手續(xù)。

五、辦公設(shè)施的維修

由使用部門提出維修計劃并填寫《辦公設(shè)施維修申請單》，經(jīng)行政部與財務(wù)部會審，500元以下維修費用，報副總經(jīng)理批準；500元以上報總經(jīng)理批準。

六、重大辦公設(shè)施的原始發(fā)票復(fù)印件由行政部負責(zé)妥善保存，做好登記帳，如經(jīng)批準用于抵押需提交原始發(fā)票時，應(yīng)留復(fù)印件保存，并做好相應(yīng)的輔助登記帳，注明抵押合同號、抵押事項、抵押期限、債權(quán)人、經(jīng)辦人、批準文件等主要內(nèi)容，到期辦妥相關(guān)手續(xù)后，及時收回原始發(fā)票專門保管。

七、因管理或使用不當造成辦公設(shè)施毀損、丟失的，由直接責(zé)任人承擔(dān)直接經(jīng)濟損失。

八、行政部與財務(wù)部應(yīng)每半年對辦公設(shè)施進行一次全面的核對清理，清理時應(yīng)做到標牌與清單相符、清單與明細帳相符、明細帳與總帳相符。對于不符的，應(yīng)查明原因，并在次月15日前，將辦公設(shè)施清理情況專題報告公司領(lǐng)導(dǎo)，同時對辦公設(shè)施的變動情況提出處理意見或建議。

第二節(jié)電腦管理

一、日常管理

（一）公司辦公電腦的安裝、調(diào)試、維護、保養(yǎng)、管理由公司行政部指定專人負責(zé)。

（二）公司電腦由各使用人負責(zé)保管。

二、使用需求申請

（一）硬件需求由使用人所在部門提出申請，送行政部做出計劃，綜合行政部經(jīng)理審核，費用在500元以下報財務(wù)經(jīng)理批準，500元以上報總經(jīng)理批準。

（二）軟件需求由使用人根據(jù)工作、業(yè)務(wù)需要提出申請，由所在部門送行政部做出方案，由行政部經(jīng)理審核，費用在3000元以下由報總經(jīng)理批準，費用在3000元以上報董事會備案。重大項目按招、投標方式進行。

三、注意事項

（一）公司員工應(yīng)妥善設(shè)置和保管好開機密碼，不得將密碼，特別是財務(wù)軟件使用密碼泄露他人。

（二）盡量利用公司辦公網(wǎng)絡(luò)以無紙化方式處理公文，確需打印的資料，應(yīng)妥善保存，不得無序擺放。

（三）不得在辦公電腦上玩游戲，未經(jīng)批準，不得將外來盤插入電腦使用。

（四）個人筆記本電腦的硬盤不得存儲涉及公司機密的文件，凡機密文件出差時用軟盤（或其他存儲器）存儲，并妥善保管。

（五）不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。

四、違則

公司電腦因人為因素造成損壞的，由使用人負責(zé)賠償，特殊情況以書面形式報公司領(lǐng)導(dǎo)，視原因酌情處理。

第三節(jié)復(fù)印機管理

一、復(fù)印機機統(tǒng)一由行政部負責(zé)管理。

二、復(fù)印機使用完畢后，應(yīng)按“清除”按扭，將復(fù)印機恢復(fù)至初始狀態(tài)，復(fù)印無效的文件應(yīng)立即銷毀。

三、復(fù)

印資料注意節(jié)約紙張，避免浪費。

第四節(jié)傳真機管理

一、傳真機統(tǒng)一由行政部負責(zé)管理，并指定專人負責(zé)公司傳真接收。

二、每一份收到的傳真件都要按接收的部門或個人在行政部進行編號、登記,重要傳真件須復(fù)印一份在行政部存檔,原件由行政部及時通知有關(guān)部門或個人領(lǐng)取。

三、每一份發(fā)出的傳真件都要按發(fā)出的部門或個人在行政部

進行編號、登記后才能發(fā)出，重要傳真件須復(fù)印一份交行政部存檔。

四、嚴禁使用傳真機打電話。

五、無關(guān)人員無故不要進入傳真區(qū)域,更不準擅自翻閱甚至取拿傳真件。

六、不得傳真私人資料和未經(jīng)批準手續(xù)先行發(fā)出傳真。

七、傳真機的使用注意事項（不得把下列稿件傳入傳真機）

1、涂改液未干或稿件有涂層；

2、稿件有皺紋、折縫或嚴重卷曲；

3、破裂的稿件或稿件過厚；

4、炭紙或背面有炭的稿件。

[1]

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第五篇：辦公設(shè)施及用品管理規(guī)定

管理性工作文件

辦公設(shè)施及用品管理規(guī)定

文件編號： YL/GG/F/002/04

版本號：A/2

草擬人：

審核人：

批準人：

1目的與適用范圍

1.1目的：規(guī)范辦公設(shè)施及用品的管理，保證辦公設(shè)施及用品的合理使用，避免浪費。

1.2適用范圍：適用于公司辦公設(shè)施及用品的管理

2.職責(zé)

——各部門

例行接約的原則，確保辦公用品及設(shè)施得到合理的使用；

愛護辦公用品及設(shè)施，確保辦公用品及設(shè)施的完好?！姓?/p>

負責(zé)辦公用品（除電腦及其相關(guān)配件外）的采購管理`、負責(zé)辦公設(shè)施的維護、保養(yǎng)、建檔等管理工作 ——五金倉

負責(zé)車間用品的保管、建帳管理

1.工作要點：

3.1辦公設(shè)施的管理

3.1.1設(shè)施指用于各部門日常行政辦公的設(shè)施、設(shè)備，如傳真機、復(fù)印機、打印機、空調(diào)、電話、電腦、計算機、辦公桌椅等；

3.1.2辦公設(shè)施歸屬固定資產(chǎn)的，按《固定資產(chǎn)管理制度》進行管理。3.1.3辦公設(shè)施歸屬低值易耗品的，按《低值易耗品管理制度》進行管理 3.1.4辦公設(shè)施除電腦外，由行政部統(tǒng)一負責(zé)監(jiān)督、檢查、保養(yǎng)及維修。

3.1.5各有關(guān)部門的辦公設(shè)施（除電腦設(shè)備外）應(yīng)在部門內(nèi)部指派專人管理，需要維修或換件時，應(yīng)先通知行政部，由行政部統(tǒng)一通知各設(shè)施維修的負責(zé)部門或組織外協(xié)維修及購買配件，各部門不得擅自請人維修或購買配件，否則，所有費用將納入該部門費用。

3.2辦公用品的管理

3.2.1辦公用品指日常辦公室所使用的消耗性物資，如紙張、磁盤、復(fù)印紙、打印紙、色帶、墨盒、復(fù)寫紙、便條紙、筆記本等；

3.2.2行政部在閱覽室設(shè)置辦公用品存放區(qū)，對辦公用品進行統(tǒng)一管理； 3.2.3辦公用品采購

3.2.3.1日常需配備一定庫存的公共用品如紙張、文具等，由行政部根據(jù)庫存情況填寫“物資購買計劃報告單”，報總經(jīng)辦審批后購買。3.2.3.2非公共用品或即買即領(lǐng)用的用品由所需部門填寫“物資購買計劃報告單”，管理性工作文件

辦公設(shè)施及用品管理規(guī)定

文件編號： YL/GG/F/002/04

版本號：A/2

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經(jīng)部門經(jīng)理批準，包總經(jīng)辦主任審核后由行政部統(tǒng)一購買。

3.2.3.3行政部購買辦公用品應(yīng)統(tǒng)一根據(jù)計劃進行采購，物資到廠后，采購物資若為公共用品，行政部應(yīng)通知總經(jīng)辦進行驗收，總經(jīng)辦確認后入庫。采購物資若為非公共用品或即買即領(lǐng)用的，也由行政部通知總經(jīng)辦進行驗收，若該物品為特殊要求物資，行政部應(yīng)通知申請部門與總經(jīng)辦進行共同驗收，并共同簽名確認。

3.2.3.4物資采購?fù)戤吅螅姓繎?yīng)及時向供應(yīng)方索取發(fā)票（發(fā)票應(yīng)由總經(jīng)辦確認）。行政部應(yīng)在每月月底對發(fā)票進行整理，連同購買計劃一起交總經(jīng)辦主任審核后，報主管總經(jīng)理審批。

3.2.3.5辦公用品原則上由行政部統(tǒng)一購買。由與當?shù)馗鞣N原因行政部需委托其他部門購買時，受委托部門應(yīng)根據(jù)審批后的“購物計劃單”進行購買，購買后交行政部處理。具體驗收也執(zhí)行3.2.3.3

3.1.3辦公用品領(lǐng)用

3.3.3.1公共用品或庫存物資由各部門根據(jù)計劃配額填寫《領(lǐng)料單》經(jīng)部門經(jīng)理批準后到行政部領(lǐng)用，行政部做好領(lǐng)用登記。配額由行政部提議、總經(jīng)辦審批確定。超定額或非超定額物資的領(lǐng)用必須由申請部門填寫報總經(jīng)辦主任審批后方可到行政部領(lǐng)用。

3.3.3.2非公共用品或即買即領(lǐng)用的物品，由申請部門根據(jù)審批計劃填寫《領(lǐng)料單》經(jīng)部門經(jīng)理后，報總經(jīng)辦主任審批后領(lǐng)用。

3.3.4辦公用品帳目管理

3.3.4.1行政部應(yīng)對辦公室物品進行建帳，做好購買、領(lǐng)用、結(jié)存的統(tǒng)計匯總，月末交部門經(jīng)理確認后，報總經(jīng)辦主任審核。

3.4.辦公用品報廢處理

3.4.1.對需要報廢的庫存辦公用品，由行政部作出申請，報總經(jīng)辦主任審批。

3.5車間用品管理

3.5.1屬于生產(chǎn)車間使用的日常消耗性物資（如碎步、記號筆、手套表格等）由生產(chǎn)部統(tǒng)一采購。

3.5.2車間用品統(tǒng)一放在五金倉。

3.5.3生產(chǎn)部根據(jù)庫存情況及需要情況填寫“物資購買計劃報告單”，交生產(chǎn)副總經(jīng)理

審批后采購。

3.5.4物資采購到倉，五金倉根據(jù)“物資購買計劃報告單”，驗收確認。

3.5.5采購員應(yīng)及時向供應(yīng)方索取發(fā)票，經(jīng)五金倉簽名確認后交生產(chǎn)副總助理審

管理性工作文件

辦公設(shè)施及用品管理規(guī)定

文件編號： YL/GG/F/002/04

版本號：A/2

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核后，報主管總經(jīng)理。

3.5.6車間人員領(lǐng)用物資時，應(yīng)填寫《領(lǐng)料單》經(jīng)部門經(jīng)理批準后到五金倉領(lǐng)用。3.5.7五金倉應(yīng)對車間用品進行建帳，做好購買、領(lǐng)用、結(jié)存的統(tǒng)計匯總，月末報部門經(jīng)理、生產(chǎn)副總助理審核。

3.5.8車間用品需報廢的，由五金倉作申請，經(jīng)部門凈理確認后，報生產(chǎn)副總助理審核批準。

3.6關(guān)于建帳的問題

3.6.1辦公用品以及車間日常消耗性用品的帳目（包括采購計劃、出入帳、總帳等）不要求輸入ERP系統(tǒng)，做手工或EXCEL帳即可。

4.相關(guān)文件

無

5.相關(guān)記錄

5．1 《物資購買計劃報告單》 5．2 YL/JL/G/126/98領(lǐng)料單

文件編寫部門：總經(jīng)辦 文件歸口部門：行政部

文件發(fā)布日期： 文件實施日期：