第一篇：年會策劃籌備手冊

年會策劃籌備手冊 一．做好預算計劃

年會有各種不同的類型，有的是答謝客戶的，有的是員工總結大會，所以在計劃之前需要明確職責任務，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計劃。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議預期目標。

制訂預算：制定可行預算或按既定預算安排有關工作；確定各項工作的時間安排。

通常而言，年會預算包括以下幾個方面：

1、交通費用

交通費用可以細分為：

(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

2、會議室/廳費用

具體可細分為：

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等?；谶@些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。

對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。

3、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

(3)、酒水及服務費

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯誼酒會/舞會

事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。

(6)、其他——點心、水果及調制色酒

5、視聽設備

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通?？梢院雎?。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：

●設備本身的租賃費用，通常按天計算

●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、演員及節目

通常可以選定節目后按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。

7、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

二．尋找年會優化方案

地點選擇：選擇適合的會議場所，必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。

◆按類型劃分

商務型酒店：這類酒店無論在外部設計，還是在內部裝修，以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上（有特定的商務樓層），一般都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的服務能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。

度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設計、園林規劃、內部裝修都充分體現了當地特色，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發展，度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。

◆按地理位置 中心酒店：在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離（包括交通是否擁擠）。如果與會者來自國內或本地區，那么選擇這樣的酒店是明智的。會議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。市郊酒店：對于當地可驅車前往的與會者來說，這類酒店是大受歡迎的。

比較價格：在確定數家會議場所以后需要同會議場所的銷售部門直接聯系，進行一個非常詳細的報價咨詢，予以比較后從中選擇最優方案并做進會議整體計劃中，同時需要同1、2個會議場所保持聯系以備急需時調整。

三．現場考察預訂

做好年會預算并聯系好幾家會議場地后，進行實地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場地并提前預定。

會議場所實地考察：視察選定的場所和設施，檢查并比較各項設施；協調會務工作人員的活動；根據會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節。

會議場所的確立預定：根據會議的級別，選擇會議舉辦地；根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。根據需要，準備會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；提前調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。四．會議設施準備

在會議開始前需要根據會議的具體情況確定會議設施，此項十分繁瑣，所以可以列一個表，一條一條核對準備情況。

常見的會議設施：

1、屏幕

2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）

3、錄像機

4、VCD

5、音響

6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風）

7、鐳射筆

8、幻燈機

9、講臺

10、舞臺

11、夾紙板

12、大白板

13、簽到臺

14、名片簿

15、馬克筆

16、鉛筆

17、信簽

18、會議桌椅

19、插線板

20、彩電

21、橫幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席臺

26、盆景

27、鮮花

28、背景板

30、隔板

31、燈光照明

32、同聲翻譯系統

33、產品租賃

五．執行預期計劃

按照預期計劃履行方案，在執行過程中，要做到耐心、細致與周到……在年會執行過程根據不同年會形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護、茶歇安排和攝影攝像等事項。

餐飲安排

根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會包括西餐、中餐、自助餐、宴會等等；

餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。

類別有中式、西式及清真系列。統一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制，很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的要求，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。

圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。

需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。

交通安排

重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調度就值得好好研究。

通常，異地舉辦會議基本上委托當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。

因此，主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準，并告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。

旅游安排

實際上，年會考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部分行為是真正的商務考察(為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作)。

短線旅行旅程很少離開會展舉辦地500公里以上，時間不會超過48小時(大多數為24小時以內)。少數旅程可能超過1000公里以上，時間可以長達一周——甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購買、導游、景點票務、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險購買、落實異地返程票務等服務。

司儀安排

如果是客戶答謝年會，必要的禮儀顯得溫馨，而員工大會則可以較少考慮安排司儀。

禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執行等。值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求一致。

秩序維護

對于會議而言，無不希望有良好的秩序。小型會議特別是企業內部會議秩序基本不用控制，但大型會議，秩序的控制就顯得很重要。大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安來維護為好

茶歇安排

茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調節而設置的小型簡易茶話會，當然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中國點心。通常茶歇的準備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。

攝影攝像安排

攝影攝像安排：根據會議的級別和要求，需要安排專業的攝影攝像人員對會議進行全程拍攝，拍攝以后還需要考慮是否將資料制作成光盤分發給

六．會后結算總結

會后總結是成功會議必不可少的一步，即體現了辦會者的優質服務，又能為下一次年會的成功積累經驗……

會議資料：會議資料的收集和資料的保管

會議的結算：同會議的各個合作方進行對帳結算，開具發票

通訊錄：制作通訊錄并發送參會人員

總結：對整個會議流程進行詳細的總結

第二篇：年會策劃籌備手冊

年會策劃籌備手冊

一．做好預算計劃

年會有各種不同的類型，有的是答謝客戶的，有的是員工總結大會，所以在計劃之前需要明確職責任務，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計劃。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議預期目標。

制訂預算：制定可行預算或按既定預算安排有關工作；確定各項工作的時間安排。通常而言，年會預算包括以下幾個方面：

1、交通費用

交通費用可以細分為：

(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

2、會議室/廳費用

具體可細分為：

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等?；谶@些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。

對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。

3、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

(3)、酒水及服務費

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯誼酒會/舞會

事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。

(6)、其他——點心、水果及調制色酒

5、視聽設備

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：

●設備本身的租賃費用，通常按天計算

●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、演員及節目

通?？梢赃x定節目后按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。

7、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

二．尋找年會優化方案

地點選擇：選擇適合的會議場所，必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。

◆按類型劃分

商務型酒店：這類酒店無論在外部設計，還是在內部裝修，以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上（有特定的商務樓層），一般都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。酒

店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的服務能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。

度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設計、園林規劃、內部裝修都充分體現了當地特色，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發展，度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。

◆按地理位置 中心酒店：在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離（包括交通是否擁擠）。如果與會者來自國內或本地區，那么選擇這樣的酒店是明智的。會議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。市郊酒店：對于當地可驅車前往的與會者來說，這類酒店是大受歡迎的。

比較價格：在確定數家會議場所以后需要同會議場所的銷售部門直接聯系，進行一個非常詳細的報價咨詢，予以比較后從中選擇最優方案并做進會議整體計劃中，同時需要同1、2個會議場所保持聯系以備急需時調整。

三．現場考察預訂

做好年會預算并聯系好幾家會議場地后，進行實地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場地并提前預定。

會議場所實地考察：視察選定的場所和設施，檢查并比較各項設施；協調會務工作人員的活動；根據會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節。

會議場所的確立預定：根據會議的級別，選擇會議舉辦地；根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。根據需要，準備會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；提前調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。

四．會議設施準備

在會議開始前需要根據會議的具體情況確定會議設施，此項十分繁瑣，所以可以列一個表，一條一條核對準備情況。

常見的會議設施：

1、屏幕

2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）

3、錄像機

4、VCD5、音響

6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風）

7、鐳射筆

8、幻燈機

9、講臺

10、舞臺

11、夾紙板

12、大白板

13、簽到臺

14、名片簿

15、馬克筆

16、鉛筆

17、信簽

18、會議桌椅

19、插線板

20、彩電

21、橫幅

22、指示牌

23、告示牌

24、桌卡

25、主席臺

26、盆景

27、鮮花

28、背景板

30、隔板

31、燈光照明

32、同聲翻譯系統

33、產品租賃

五．執行預期計劃

按照預期計劃履行方案，在執行過程中，要做到耐心、細致與周到……在年會執行過程根據不同年會形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護、茶歇安排和攝影攝像等事項。

餐飲安排

根據參會人員的喜好，預定各種形式的餐會包括西餐、中餐、自助餐、宴會等等；餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。

類別有中式、西式及清真系列。統一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制，很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的要求，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。

圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。

需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。交通安排

重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調度就值得好好研究。

通常，異地舉辦會議基本上委托當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。

因此，主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準，并告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。

旅游安排

實際上，年會考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部

分行為是真正的商務考察(為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作)。

短線旅行旅程很少離開會展舉辦地500公里以上，時間不會超過48小時(大多數為24小時以內)。少數旅程可能超過1000公里以上，時間可以長達一周——甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購買、導游、景點票務、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險購買、落實異地返程票務等服務。

司儀安排

如果是客戶答謝年會，必要的禮儀顯得溫馨，而員工大會則可以較少考慮安排司儀。

禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執行等。值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業或產品的品質形象要求一致。

秩序維護

對于會議而言，無不希望有良好的秩序。小型會議特別是企業內部會議秩序基本不用控制，但大型會議，秩序的控制就顯得很重要。大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安來維護為好茶歇安排

茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調節而設置的小型簡易茶話會，當然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中國點心。通常茶歇的準備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。

攝影攝像安排

攝影攝像安排：根據會議的級別和要求，需要安排專業的攝影攝像人員對會議進行全程拍攝，拍攝以后還需要考慮是否將資料制作成光盤分發給

六．會后結算總結

會后總結是成功會議必不可少的一步，即體現了辦會者的優質服務，又能為下一次年會的成功積累經驗……

會議資料：會議資料的收集和資料的保管

會議的結算：同會議的各個合作方進行對帳結算，開具發票

通訊錄：制作通訊錄并發送參會人員

總結：對整個會議流程進行詳細的總結

第三篇：2014年會籌備通知

關于籌備、組織迎接2013立生集團總結表彰大會暨

2014全年發展工作會議順利召開的通知

集團各部門、各子公司：

2013年在集團總部的正確領導下，立生集團全體上下積極圍繞建設“2013品牌建設年”的中心目標，切實貫徹落實目標推進，各部門、各子公司在今年各自的實際工作中，積極呈現出了你追我趕，攜手并進的良好態勢，并不斷創造良好業績。為鼓舞并弘揚在工作中的所表現出的先進代表，經集團辦公會研究決定，集團計劃2014年1月18日在南昌立生國際大酒店召開2013立生集團總結表彰大會暨2014全年發展工作會議，為確保會議順利、如期召開，現就年會籌備工作提出如下具體要求：

1、各部門、各子公司在接到本通知后，應立即召集相關人員開會研究、組織迎接年會的具體工作安排及參會負責人（具體籌備工作是指：參會負責人的確定，參會人員的數量名單、年會發言代表的確定、發言稿件的編撰、以及與年會相關的事務籌備??等），在接到本通知后，請于2013年12月1日前將各自所在企業、部門的籌備工作計劃和參會負責人名單書面報備集團總部；

2、由于2013年是集團“品牌建設年”，因此，本次年會更是該主題的總結性活動，因此，特別要求各部門、各子公司的主要領導必須切實關心、支持年會的籌備工作，并指定專人依照本通知各項要求，負責籌備工作的開展；

3、為對集團“2013品牌建設年”活動形成有效延續，經研究決定，在年會召開前夕，即四季度開展“總結2013，品牌建設我建言”征文活動，征文要求如下：

①、集團各部門、各子公司應組織開展該主題下的文稿征集，經本部門、子

公司初步篩選后，選送“行政管理組”與“生產一線組”各兩篇以上優秀作品參加總評選；集團總部在各單位選送的作品中分別評出“行政管理組”與“生產一線組”的一等獎1名，二等獎2名，三等獎3名，頒獎活動將作為本次年會的活動流程之一。

②、本次比賽的主題為“總結2013，品牌建設我建言”。因此，所有參賽人

員的撰稿必須圍繞集團2013品牌建設活動的過程、結合各自崗位實際，充分表達自身對于集團在2013品牌建設中所展現的良好態勢以及存在的不足，并提出積極的建言獻策。

③、各部門、子公司在接到本通知后，請于2013年12月1日前將“行政管

理組”與“生產一線組”各兩篇以上優秀作品依照集團內刊《立生之聲》的征稿要求，形成電子版報送集團企劃部，以便在內刊中刊載公示；

4、各部門、各子公司請于2013年12月15日前把本優秀員工的事跡及照片整理好及時上報集團總部行政部，QQ郵箱：770985614；請各單位、各部門負責人切實認真準備好2013年的年終總結及2014年的工作規劃，寫好后于2014年元月5日前報集團行政部轉呈集團辦公會審議。

5、為活躍年會氛圍，提升各級員工參與企業文化建設的積極性，本次年會將在2014年1月18日晚八點舉辦“品牌建設合家歡”主題文藝晚會，晚會節目由各部門、各單位圍繞晚會主題，自編、自導、自演。因此，請各部門、各單位應在2013年12月30日前完成各自報送節目的初排及曲目上報。晚會籌備總負責人為酒店公司總經理助理，有關晚會節目要求細則將另行通告；

6、有關本次年會的詳細細則，集團總部將在匯總各部門、各單位的籌備工作計劃和參會負責人名單后另行頒布，如有變更，將另行書面通知。

第四篇：黨代會年會籌備情況

某某鎮黨代會年會籌備情況

根據旗委組織部《阿魯科爾沁旗試行蘇木鄉鎮黨代會年會制實施細則》，我們立即組織成立了籌備工作領導小組，對我鎮黨代會年會籌備工作進行了部署安排，現將其籌備情況作簡要匯報：

一、認真做好黨代會的組織工作。根據會議日程安排，我鎮及時召開了鎮黨委會議，對黨代會籌備工作進行安排部署。一是成立了以鎮黨委書記為組長，黨委副書記為副組長的籌備工作領導小組，具體負責此次大會的組織領導。二是抽調人員成立了會務組、宣傳組、信訪維穩組等三個工作小組，對組成人員的主要職責進行了細化分解，做到職責明確、分工負責，形成籌備工作的整體合力。三是召開專題會議匯報工作進度，部署具體任務，檢查督促，狠抓落實。

二、做好了黨代表情況調查和黨代表補選工作。巴彥花鎮第六屆黨代表共87人，因人事變動調出代表11人。需補選代表11人。目前，我鎮黨代表補選工作已經完成，補選黨代表11人。我鎮現有黨代表87人。經調查摸底，能參加黨代會年會的黨代表79人，符合法定人數。

三、做好會議報告的起草工作。根據旗第十三屆第十次全委擴大會議精神，結合我鎮實際情況，鎮黨委高度重視黨委工作報告和紀委工作報告的起草工作，超前安排，明確專人負責，增強寫好工作報告的責任意識。同時，征集了黨代

表議案10余條，包括經濟、社會、民生等方方面面，為進一步完善報告內容提供了寶貴意見和建議，使鎮黨委對工作報告做了及時的精細化修改。

四、做好會議議程的安排工作。按照精簡、務實、高效的原則，科學設置年會議程，即聽取和審議鎮黨委、鎮紀委工作報告并作出決議等；書面聽取鎮黨委班子成員述職述廉報告，并進行民主測評；聽取提案審查委員會關于代表提案的處理意見的報告。緊湊安排會議議程,切實體現年會程序的嚴謹性和內容的科學性。

五、做好代表培訓和會議提案征集報告。采取以會代訓、專題輔導的形式，集中培訓黨代表，對黨代表任期制，黨代表提案、提議制度等有關內容進行了宣傳和學習，進一步提高黨代表的履職能力和水平。同時，組織黨代表通過視察調研、走訪慰問等形式深入基層一線，廣泛收集黨員群眾的意見建議，加強黨代表的提案收集工作。

為了進一步擴大基層黨內民主，激發黨內活力，***鎮黨委加強組織領導，本著“把握報告方向，嚴格會議議程，注重學習宣傳，突出本地特色”，已精心做好了黨代會年會籌備各項工作。

第五篇：2011年年會暨年夜飯籌備活動策劃方案

深圳市中桓實業發展有限公司文件中桓實業關于2010年工作總結及 “評優頒獎”和2011年夜飯活動具體安排 各部門及項目部：

為了加強公司員工的凝聚力，豐富公司文化生活;表達公司對員工節日的關懷與問候，同時給新員工們一個展示自己才華的舞臺，讓領導員工齊聚一堂開心快樂地度過2011年春節，同時公司特對2010公司工作(如項目進度、外包項目、項目開發等)進行分析總結。制訂2011年新工作總體規劃，明確新工作方向和目標。

一、活動時間和地點

時間：2010年01月16日下午4:50

地點：深圳市福田保稅區福田絨花路9-8號圣豐城酒樓

二、活動內容：

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領導講話、評優頒獎、全體人員聚餐、幸運大抽獎等四個環節。

三、活動特色：

特色一：活動出彩點——熱鬧互動游戲;獎品獎勵;主持人調動氣氛，臺上臺下呼應氣氛熱烈。特色二：活動亮點——關愛和鼓勵，領導致辭以表鼓勵和關愛，頒獎及抽獎調動員工積極性，節目內容圍繞歡樂及團結，鼓舞。

四、參加人員：

公司全體人員、廣州項目部、惠州項目部、龍崗項目部、南山項目部

五、組織形式及具體人員安排

設立特別工作小組，負責統一組織、執行。年會主持人一名，負責開場閉幕協調;攝像師一名(負責現場資訊采集);獎品發放人員一名，負責獎品的控制協調和發放;場地設計(色調主要以紅色、金色為主，突出節日喜慶氣氛)、布臵和必要道具安排由年會小組負責;具體人員安排名單如下：

組織執行：李曉敏鄭少燕

主 持 人： 楊漫

攝影： 羅軍

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4獎品發放：李曉敏

現場協調：李緒烽林昌偉常久在六、活動內容簡述(活動分為兩大部分)

1、2011主題嘉年華會議開始(時間：17：00---21：00)

2、全體員工集體聚餐。按10(人)×4(桌)計

1)主持人宣布年會開始17：00-17：10

2)首先總經理致詞并作總結及公司展望發言17:10—18:00

3）主持人宣布獲獎個人及部門登臺領獎。18:00—18:20

4)邀請總經理上臺給先進個人及優秀部門頒獎并頒發獲獎證書。18:20—18:40

5）優秀個人獲獎感言。18:40—19:00

6)聚餐開始19:00—19：30

7）有獎游戲19:30--21:00

旨在促進年會的娛樂性及員工的參與性，特設有獎游戲活動。在聚餐中穿插進行(注：二三等獎在聚餐前抽取(由員工代表上臺抽取，機密 第 叁 頁 2013-4-1

4副總經理們頒獎)，一等獎在聚餐結束后期抽取(一等獎由總經理抽取并頒獎)。

獎品如下（暫定）：

一等獎1名(價值800-1000元微波爐或等價產品一個)

二等獎2名(價值200元至500元的小家電或其他產品一臺)三等獎8名(價值100元至150元的保溫杯或旅行壺或U盤一個)

8、年會聚餐結束，安排唱K21:00—12:009、節目結束，由總經理發言結束晚會。

10、晚會結束，安排員工回公司或項目部。

深圳市中桓實業發展有限公司

2011-1-1

1主 題 詞：評優總結聚會抽獎抄送：辦公室廣州項目部、龍崗項目部、惠州項目部南山項目部

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4主持人臺詞：

開場白：

男：年年歲歲花相似，歲歲年年人不同。

女：尊敬的各位領導、親愛的同事們。

合：大家下午好！

男：2011新的一年即將到來，時光的車輪又留下了一道深深的印痕。女：在這新年伊始，我們歡聚一堂，共同感受春天的氣息，一起度過這美好的時光。

男：跨越，分秒之內，或許顛覆一個世界。

女：勇恒，在每一個人的路上.男：一棋，一天下，勝勢在握。更在意從心所欲的姿態

女：自然的大地與天空之間，企及顛峰的心性無所不至。

男：奇跡-從來只在我們手中。

女：走過往昔，奮斗的汗水剛剛拭去

男：回首旅途，勝利的笑容正在蔓延

女：攜手今宵，高歌這一路榮耀感動

男：展望明朝，伙伴們，讓我們攜手同行

女：一曲歌唱出心中摯愛，一段舞跳出熱血豪邁，一首詩譜寫出果敢堅毅一路有你。

男：執著、夢想、追求、團結、我們共同燃心為香，巔峰領躍！夢想從不止步。女：一心有一份大海的氣魄、一生有一份蒼穹的廣闊?？缙D難而含笑，厲萬險而傲然。

男：一路走來，正是憑借著內心深處這份果敢和英武，讓我們不畏懼困境、不畏懼坎坷，迎難而上，譜寫中桓之歌。

女：今晚相約在這里，享受春日和煦，享受節日歡樂！

男：今晚相聚在這里，用心感受真情，釋放你的激情！

女：讓我們一起祝愿在座各位：

合：身體健康、工作順利、生活幸福、合家歡樂！

男：新的一年，我們更要攜手共進、再創輝煌！

女：讓我們共同祝福中桓事業蒸蒸日上，向著既定的目標展翼飛翔！

男：深圳市中桓實業發展有限公司2010年評優頒獎及相聚2011嘉年華晚會現在開始。

女：今夜我們的晚會以評優頒獎、聚餐和幸運抽獎等形式出現，祝大家好運。（請大家鼓掌！）

男：下面掌聲有請公司總經理為我們致辭。（請大家鼓掌?。偨浝碇罗o）女：感謝中桓實業總經理熱情洋溢的祝福，我們一定不辜負總經理的殷切期望，努力將今年的工作做得更好！

男：接著以熱烈的掌聲歡迎中桓公司總經理為我們的優秀標兵及優秀部門頒獎。頒獎過程

女：分享勝利的歡悅；分享成長的快樂，我們現場問問獲得優秀標兵者的獲獎感言。

男：多么質樸的形象，多么感人的語言，令中桓所有的人值得學習。女：必須的機密 第 伍 頁 2013-4-1

4男：讓我們舉起杯，為美好的明天祝福！愿中桓美好，生活更美好！

女：朋友們，帶上此刻這份愉悅的心情，帶上我們真摯的祝福，去迎接美好的明天吧！

因為相聚，讓我們分享了這快樂的時光，因為新年，讓我們承載無盡的祝福。

男：相聚2011嘉年華聚餐正式開始。

第二章：幸運抽獎

1.請xxx抽取三等獎幸運號碼

2.請xxx抽取二等獎幸運號碼；

3請總經理為我們抽取今天的一等獎幸運號碼。

第三章 閉幕辭

男：辭舊迎新，高歌奮進，昨天的業績已成為歷史，明天的征程任重道遠。

女：讓我們以蓬勃的朝氣、昂揚的銳氣、無畏的勇氣，勵精

圖治、開拓創新，譜寫中桓新一年更加輝煌燦爛的新篇章。

男：中桓公司相聚2011年嘉年華到此暫告結束。

合：祝大家新年愉快！兔年大吉！身體健康！合家歡樂！萬事如意

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