第一篇：物業管理 會務接待指引

物業管理

會務接待指引 目 次

前言.................................................................................I

引言................................................................................II 1 范圍...............................................................................1 2 規范性引用文件.....................................................................1 3 術語和定義.........................................................................1 4 基本原則...........................................................................2 5 資源管理...........................................................................2 6 制度建設...........................................................................3 7 會務服務提供.......................................................................3 8 服務質量的評價與改進...............................................................5 附 錄 A（資料性附錄）會務服務人員儀表、儀態要求...................................6 附 錄 B（資料性附錄）會務服務需求確認.............................................9 附 錄 C（資料性附錄）會場布置相關要求............................................12 附 錄 D（資料性附錄）大型會議主席臺座次的安排....................................15 附 錄 E（資料性附錄）座談會座位安排..............................................16 附 錄 F（資料性附錄）設備調試....................................................18 附 錄 G（資料性附錄）茶具準備、續茶規范..........................................20 附 錄 H（資料性附錄）突發事件處理程序............................................23 附 錄 I（資料性附錄）會務用品管理規范要求........................................25

前 言

本標準依據GB/T 1.1—2009《標準化工作導則 第1部分 標準的結構和編寫》起草。本標準由中航物業管理有限公司提出。本標準由廣東省質量技術監督局歸口。本標準起草單位：中航物業管理有限公司、深圳市標準技術研究院。

本標準的主要起草人： 朱俊春、高文田、黃曼雪、許益榮、王紀元、胡杏莉、朱堅、王磊、李遠征、張旦戈、張斌、劉永鑫、張若晗。

第二篇：會務接待工作手冊

會務接待工作手冊

目 錄

第一章 接待工作.三、交通

四、會談

五、參觀

六、住宿

七、餐飲

第二章 會務工作

一、準備

二、材料

三、食宿

四、交通

五、場地

六、其他

七、會務工作中一些注意事項

第一章 接待工作

接待工作是展示****風貌、顯示管理水平的主要工作之一，也是完成各項業務工作的重要組成部分。接待工作一般都具有較嚴格的計劃性，但有時也會有突發和易變的特點，這就要求接待部門的工作既熱情周到，耐心細致，又有條不紊，井然有序。

同時，在接待工作中，應嚴格遵守上級單位和公司的有關規定。

一、接待工作基本要素 接待工作主要應注意5W要素：What（什么事）、When（什么時間）、Who（什么人）、How（怎樣做）和Where（什么地方）。

1、What（事由）

首先應了解客人來訪的目的。這是接待工作的基礎，因為隨后一切工作都必須依此而進行，通常包括以下幾種：商務談判、業務往來、合作協商、調研考察、出席會議、參加典禮、禮節拜訪等。

2、When（時間）

這是指客人來訪的日期和時間，包括到達時間、在我單位逗留時間、離開時間、以及相關的車次航班情況等。

3、Who（人員）

人員是指來賓的基本組成情況，包括人數、姓名、身份（職務、級別等）、性別、民族等，尤其應了解來訪客人中最高領導的情況。

同時，根據來訪事由和人員情況，確定我方出面接待人員，一般應把握“對口接待、身份對等”的原則，其中關鍵是確定我方出面接待的最高領導。

4、How（方式）

方式則是指接待所采用的形式，這主要由接待的事由來決定。不同的事由將決定接待地點的選取和布臵。

5、Where（地點）

地點主要指迎送、會談、住宿、就餐等地點。來訪的事由、人數、主賓的身份等是確定接待地點的主要因素。例如：舉行大會或典禮，當級別較高的客人來訪時，可在正式會場旁備一小型休息室，供雙方領導在會前小憩和見面。所選用會談場所的座位數宜略多于雙方總出席的人數，達到既能融洽交流又相對寬松的效果。另外，就近原則也是要考慮的因素，使會談、住宿、就餐的地點相對靠近或順路，可以節約時間和精力。

二、準備 接待前的準備是做好接待工作的重要組成部分，是整個接待工作能夠順利進行的基礎。準備工作包括來訪信息的確認、補充；確定接待規格；制定接待計劃等方面。

（一）確認來訪信息

來賓信息的收集，是做好接待準備工作的基礎。在接到接待任務后，首先應確認來訪人員的信息，包括以下幾個方面：

1、來訪客人情況：包括來訪人數；主要成員姓名、身份（職務、級別等）、性別、民族（在食宿等方面有無特殊要求和風俗習慣）、隨行聯系人及聯系方式等。

2、來訪計劃：包括來訪目的、來訪時間、離開時間、來去的交 4 通方式及班次、是否需要訂房、訂票、接送等。

此外，還應告知來賓我方接待人員的姓名、聯系方式等信息，便于雙方的溝通和信息的及時更新。聯系時要注意復述關鍵信息，如人名、電話號碼、日期、航班班次等，請對方確認，以保準確。

（二）補充相關信息

由來賓方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圓滿完成。因此，接待人員要根據已知情況擴展信息。

1、來訪單位的情況：包括來訪單位的概況、特色和所處地區的概況等。這些信息摘錄、整理、打印后分送參與接待的主要領導和工作人員。

2、重要來賓的主要經歷：來賓地位尊貴，需要進行一對一的接待時。接待人員應了解嘉賓的個人信息，包括個人資料、主要經歷等。這樣才能在接待中做好細節工作，使彼此心情愉悅。

（三）規格定位 接待工作中，規格定位是一個非常重要的環節。在掌握有關信息后，主要依據來訪人員情況、時間與目的，及時向主管領導匯報，確定我方接待規格及參與人員，并制定接待計劃。一般來講，接待規格依據實際情況分為三種形式。

1、對等接待，這是最常見的接待規格，指我方出面接待的領導和客人的職務、級別大體相同而采取的一種接待形式。

2、高格接待，是指我方出面接待的領導比客人職務高而采取的一種接待形式。5

3、低格接待，是指陪客比來客職務低而采取的一種接待形式。在接待工作的準備中，只有對接待規格做出正確的定位，才能確定應該邀請哪些領導出席，如何安排車輛和行程，從而完成接待計劃。

（四）制定計劃 制定計劃是接待工作的重點之一。尤其是重要來賓來訪，應及時向主管領導和有關同志匯報，聽取領導對接待工作的安排意見，同時召開接待工作會議，在安全保衛、交通用車、陪同人員、經費開支、活動方式、日程安排、接待規格、接待地點、匯報內容、參觀路線、后勤保障、宣傳報導等方面做出準確、恰當的部署，確保接待計劃順利實施。制定計劃可通過填寫《接待事務安排表》使計劃完整和詳細，其中的關鍵內容包括以下三方面：

1、物質準備，包括：住宿安排、用餐安排、會談地點、參觀點、接待用車和有關文字材料等。

2、參加人員，根據對方來訪目的、活動需要來確定，其中的重點是落實我方出面接待的最高領導。20

第三篇：會務接待方案

會務接待方案

篇一：xxx成立50周年慶祝活動會務接待方案

為認真做好農十師成立50周年慶祝活動有關會務及接待工作，確保慶祝活動順利進行，根據師黨委《關于農十師成立50周年慶祝活動的安排意見》及會務接待組分工職責，特制定本工作方案。

一、基本原則

全面樹立細節決定成敗的理念，對有關工作認真進行分

解、量化，周密部署、細致安排，確保全面完成大慶籌委會辦公室安排的各項工作任務，讓領導滿意、讓嘉賓滿意、讓職工群眾滿意。

二、工作機構

組長：石心 農十師黨委辦公室、辦公室主任

副組長：徐群英 農十師黨委辦公室、辦公室副主任，機關事務管理局局長

李慎 農十師機關事務管理局副局長

張勇 農十師北屯醫院副院長

張振新 農十師衛生監督所副所長

成員：師辦公室、師機關事務管理局有關人員。

三、工作職責

負責大慶各種集會和組織協調；負責大慶活動期間的接待和后勤保障工作。具體負責：

（一）負責慶祝活動期間慶祝大會、招待會、各界人士座談會的會務安排及接待工作。

（二）負責各類會議的會場布置和組織工作。

（三）負責合影活動。

（四）做好代表出席各類會議和活動的組織聯絡工作。

（五）負責各種票證制作和發放。

（六）負責組織、協調慶祝活動贈送的紀念品的設計、制作和采購，提出紀念品的分配方案。

（七）做好賓客的迎送、住宿、乘車、參加各類慶祝活動等具體接待事宜。

（八）組織好慶祝活動期間各賓館、餐廳、招待室和會議室、活動場所的食品安全、供電、供水、通信保障工作。

（九）培訓接待工作人員及承擔接待任務的賓館服務人員，做好協調指導工作。

（十）負責大慶活動期間嘉賓的醫療保健、食品檢驗工作。

（十一）負責大慶辦的值班。

（十二）完成籌委會及辦公室安排的其它工作任務。

四、具體任務

（一）會場布置

1．負責慶祝大會主席臺搭建及座區安排。

（1）重點做好會場以及主席臺、貴賓席、嘉賓席的布置。會同秘書組做好座區標牌、桌簽的設計、制作、擺放。主席臺鋪設紅地毯。

（2）做好大會主席臺鮮花擺放，擺放的形式為主席臺前端一周擺放鮮花。主席臺后擺放高大綠色植物。

（3）根據會場實際情況，設立自由觀眾區，與會場用明顯隔離標識隔開。

（4）向與會人員每人發放太陽冒一頂、t恤衫一件、輕氣球一個（按座區分為不同顏色，印統一紀念標識）、礦泉水一瓶。

（5）統一購買高、中、低塑料方凳各1000個,共3000個。主席臺使用機關會議室椅子。（6）會標：

主會標：“慶祝兵團十師成立50周年大會”；

慶祝大會會場懸掛4個氣球豎標：（擬定標語）

“感謝社會各界對十師屯墾戍邊事業的大力支持”

“深入學習實踐科學發展觀，實現十師經濟社會又好又快發展”

“發展壯大十師，致富職工群眾，增強戍邊實力”

“十師與阿勒泰各族軍民同呼吸、共命運、心連心”

“加快優勢資源轉換，推進十師科學發展”

師機關辦公樓前橫標：“熱烈慶祝兵團十師成立50周年”；

賓館樓前橫標：“熱烈歡迎各級領導蒞臨我師檢查指導工作

準備工作：會同宣傳組擬定會場布置方案；統一購置并向與會代表發放太陽冒、t恤衫、塑料凳；準備輕氣球及豎標；協調綠化環衛處提供并擺放鮮花；協調紀委、宣傳部、發改委、民政局、建設局、教育局及文化中心布置會場；協調公安局派2名武警晚間看守會場。

責任人：石心

工作人員：徐群英、李景麗、李慎、馮樹林、秘書科工作人員。

2．做好會場服務和音響保障等工作。

會同宣傳組負責好慶祝活動期間主會場、座談會、宴會等音響保障工作。由宣傳組安排文化中心專人進行技術保障。

準備工作：準備音響設備；準備慶典活動所需國歌、國際歌及其他音樂、歌曲等磁帶或光碟。

責任人：李慎

工作人員：秘書科工作人員，文化中心專門技術人員。3．做好燃放鞭炮工作。燃放的地點在主席臺前兩側。

準備工作：購買鞭炮，安排專人。

責任人：徐群英

工作人員：李慎、馮樹林等其他管理局人員

（二）會議報到安排

各有關部門要配合師辦公室做好與會人員的聯絡和接待工作。要派專人具體負責相關人員的報道，發放《會議須知》、票證、紀念品等，統一辦理入住手續。其中：

1．阿勒泰地委、行署、軍分區領導；十師在職副師級以上領導。由師辦公室具體負責。聯系人：朱榮強

2．調離十師的副師級以上在職領導。

由組織部具體負責。聯系人：羅新娟

3．十師副師以上離退休老領導；老紅軍、老八路、老解放代表。

由師老干局具體負責。聯系人：任署疆

4．勞動模范和先進工作者。

由師工會具體負責。聯系人：周風雷

5．團場代表。

由師農業局具體負責。聯系人：王軍

6．企業（公司）代表。

由師國資委具體負責。聯系人：付婷偉

7．事業單位代表。

由師直工委具體負責。聯系人：吳建民

8．師機關代表。由黨委政研室具體負責。聯系人：張磊

9．檢法公司代表。

由師政法委具體負責。聯系人：杜向前

10．民主黨派人士、宗教人士及其它統一戰績方面的代表，民營企業代表。

由師統戰部、工商聯具體負責。聯系人：叢惠

11．民兵代表。

由師武裝部具體負責。聯系人：周玉琳

12．六縣一市代表

由國土局具體負責。聯系人：馬清義

12．北屯駐地單位代表。

由民政局具體負責。聯系人：蔡震

13．從職業技術學校抽調20名禮儀人員，分配具體工作任務，配合搞好大慶活動期間接待服務工作。

由文聯具體負責。協調職業技術學校對禮儀人員進行必要的禮儀培訓。聯系人：張軍旗

總責任人：石心

工作人員：徐群英、李景麗、趙燕娟、秘書科工作人員，賓館工作人員。

（三）與會人員合影（約230余人）

1．時間：20xx年8月16日北京時間09：30；

2．地點：師機關辦公樓前

3．參加人員：

（1）參加慶祝大會的阿勒泰地委、行署、軍分區領導；（2）師領導；

（3）師老領導（副師級以上）；

（4）師機關各部門主要領導；

（5）各團場、企事業單位黨政主要領導；

（6）受表彰的師勞動模范、先進工作者，師老勞動模范、先進工作者代表；

（7）民主黨派人士、宗教人士及其它統一戰績方面的代表、民營企業代表10人。

準備工作：擬定合影人員座次表；搭架合影人員站臺；由各接待負責部門分別通知參加合影人員；聯系攝影師。

責任人：徐群英

工作人員：李慎、郭賀凱、王春英。

（四）歡迎嘉賓及勞動模范等入會場

1．時間：09：40合影活動后

2．地點：列隊歡迎儀式從文化廣場入口處到主席臺。

3．參加人員：沿廣場西側，鼓樂隊和學生（各40名）相對各列一縱隊歡迎嘉賓，學生手中持紅色小國旗。

準備工作：聯系確定北屯中學鼓樂隊和北屯中學中小學生；準備小國旗（50面）；4名禮儀人員分別引導合影人員從師機關到廣場入口處及主席臺、座區。2名禮儀人員和2名醫護人員在會場為老干部和其他與會人員機動服務。

責任人：徐群英

工作人員：李慎、郭賀凱、王春英。

（五）會議食宿安排

師現有三星級以上賓館2家，為北屯賓館，電力大廈，總接待能力280人左右。預計可滿足接待需求。各與會人員均在所下榻的賓館（酒店）統一用餐。師級老領導、各師代表領隊安排單間，其它人員安排雙人間。賓館設醫療室，醫務人員24小時值班。每人每天伙食標準50元。

準備工作：做好食宿接待各項準備工作，客房門上帖入住人員名單，客房擺放水果，餐桌編號并擺放桌簽和菜單；加強對服務接待人員的培訓，做到態度熱情，服務周到，食宿安全；聯系2名醫護人員在賓館值班。

責任人：石心

工作人員：徐群英、李慎、王飛、張勇、張振新

（六）票證制作

為特邀嘉賓訂制嘉賓證，其他與會人員訂制出席證，工作人員及禮儀人員訂制工作證。

準備工作：統計各類人數，提前與兵團印刷廠聯系訂制，聯系各報道負責部門統一裝袋。

責任人：李慎 工作人員：張海棠、趙佩霞

（七）紀念品的訂制與發放

紀念品為：畫冊、郵冊、回憶錄、光碟、太陽帽、t恤衫。訂制紀念品袋，紀念品置放在袋內報道時發放。發放范圍：

（1）特邀嘉賓；阿勒泰地委、行署、軍分區領導；十師領導（老領導）；調離十師的副師級以上在職領導；老八路、老解放、老紅軍代表；勞動模范、先進工作者代表；民主黨派人士、宗教人士、民營企業代表；師機關、檢法機關、各團場企事業單位主要領導，每人發一份紀念品（畫冊、郵冊、回憶錄、光碟）。

（2）與會人員：每人一頂太陽帽、一件t恤衫。

準備工作：紀念品250份；太陽帽3100頂、t恤衫3050件。聯系各報道負責部門統一裝袋。

責任人：石心

工作人員：李慎、趙麗華、薛峰

（八）組織、調度交通工具，保障人員接送

為保障大慶期間用車，有效控制服務中心車輛，用于會務工作和活動期間貴賓接送、會場物資運輸、參觀活動等。對用車進行統一編號分組，做到調度有序，服務優良。加強對駕駛員的教育管理，駕駛員必須隨時保證車輛整潔、車況良好，服務到位，確保安全。

準備工作：根據實際情況提前協調抽調其他單位部門車輛或租用車輛備用；提前對駕駛人員進行必要的安全及禮儀培訓。

責任人：徐群英

工作人員：李慎、黃福勝、張輝。

（九）做好慶祝活動期間水、電保障工作

大慶活動期間，水、電供給在不影響正常生產生活用水、用電的前提下，重點保證賓館、會場等場所使用。

準備工作：要提前協調水電部門派專人做好有關管道和線路的檢查維護，確保萬無一失。

責任人：李慎

工作人員：曹德利及供水公司、電力公司所派專人具體負責。

五、經費、物資使用與管理

根據《農十師成立50周年慶祝活動安排意見》，會務接待組的所有大宗物資由大慶辦統一組織采購，由會務接待組管理、使用和分發，并將物資使用情況向大慶辦匯報。

篇二：第二屆餐飲業博覽會會務接待方案

為了做好第二屆中國餐飲業博覽會會務接待工作，組委會辦公室委托西安市成立餐博會會務接待組，并制定了第二屆中國餐飲業博覽會接待工作實施方案，具體如下：

一、接待時間

20xx年10月17日至21日午前。

10月17日全天報到。

二、住宿安排

組委會負責接待由各省、自治區、直轄市和計劃單列市統一組團參會的代表。請各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團單位在8月25日前將參會人數、入住賓館等級及要求報會務接待組（餐博會代表團擬入住賓館回執表附后），并將定金（500元/人）于8月31日前匯入餐博會會務組賬戶。

三、用餐安排

10月17日至20日的用餐由會務接待組統一安排。用餐安排在入住賓館，形式為自助餐或地方風味餐飲，代表憑餐券在規定時間用餐。有特殊用餐要求的代表，請各地代表團聯絡員及時與住店會務接待小組聯系。

四、交通安排

10月17日會議報到當天，接待組在西安咸陽國際機場、西安火車站設接待點，各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團的代表請提前以傳真形式將航班、車次及抵達西安的時間報接待組。

餐博會期間，代表參加活動的市內區間交通用車由接待組統一安排。

10月21日會務接待組為代表安排送站，需提前離西安的代表請及時與住店會務接待小組聯系。會后需自行參觀考察的代表，會務接待小組可代為聯系酒店和旅行社，費用自理。

五、收費標準

（一）會務費：每位代表會務費600元，會務費包括餐博會資料費、區間交通費、參觀交流場館門票、仿唐入城式和盛唐迎賓宴暨餐廚文藝表演費、大唐芙蓉園門票、閉幕式晚宴費、紀念品等。團體報名超過50人的以及要求參加部分活動的代表可與會務接待組具體協商。

（二）食宿費：根據所住的不同賓館設a類：1500元/人，b類：1200元/人兩個等級標準。對于住宿、用餐有其他要求的代表團，也請在8月25日前與接待組聯系。

（三）減免事項：各省、自治區、直轄市和計劃單位列市代表團團長免收食宿費、會務費；各地組團參會人數超過20人的，免收聯絡員（1名）的食宿費和會務費。

六、其他

因代表離西安返程日期相對集中，接受統一安排食宿的代表需預定返程機（車）票的，請提前與會務接待組或入住賓館會務接待小組聯系。

七、聯系辦法

餐博會組委會辦公室會務接待組：

聯系人：肖來利029－87217415

劉勇029－87276837***

傳真：029－87251354

繳費賬號：***3455 開戶銀行：中國工商銀行西安北大街支行

開戶名稱：第二屆中國餐飲業博覽會會務組

篇三：會務接待方案

一、工作小組

組 長：趙羅海

副組長：齊學軍 陳術根 李新毅

二、工作分工和職責

（一）資料、牌匾等準備

1、活動指南（含“校慶活動須知”、“活動日程安排”、“校友聯誼活動場地安排”、“接待聯系電話”、“縣成交通示意圖”、“校園分布示意圖”）：資料請校慶辦提供，教育印刷廠印制。17號審方案，22號到位。負責人：趙羅海。

2、捐款公布牌：校友捐款牌、教職工捐款牌、友好單位捐款牌、祝賀單位（賀信、賀電）。負責人：陳術根。16號設計方案，22號制作到位。

3、桌簽：15cm×40cm，“校友簽到處”9塊，“歷任教職工簽到處”1塊，“來賓簽到處”5塊，“已捐款校友、來賓簽到處”1塊，“省、市領導簽到處”1塊，“住宿登記處”1塊。負責人：陳術根。17號審方案，22號制作到位。

4、標牌：80cm×120cm，“校友簽到處”2塊，“來賓簽到處”2塊，已捐贈校友、來賓簽到處1塊，校友紀念品領取處1塊，來賓紀念品領取處1塊。負責人：陳術根。17號審方案，22號制作到位。

5、校友聯誼場地安排：25cm×40cm，用紅紙寫“××年畢業校友聯誼室”，劉俊才書寫，10月24日前完成。15號審方案。陳術根負責。

6、指路牌：8塊，80cm×120cm，“校友、來賓簽到處由此去”。“省市縣領導簽到處由此去”。負責人：陳術根。17號審方案，24號到位。

7、簽到登記表：10人一組，粉紅、大紅各200張。陳術根負責。22號到位。

8、工作人員符號：240個，“湘潭縣一中60周年校慶工作人員”。13號審方案，22號到位。趙羅海負責。

9、紀念品券：來賓券1500張，校友券3000張，來賓券用粉紅色，校友券用大紅色。趙羅海負責。17號審方案，22號由印刷廠印制到位。

10、簽到臺：老辦公桌（在宣傳窗前大道上排成一行，共16套）。

（二）簽到和紀念品發放組（責任人：陳術根、李新毅）

1、制作簽到簿、紀念品券：設計簽到簿樣式，含班級、姓名、捐款金額、單位、人次、電話、備注等要素。紀念品券樣式分校友和來賓兩種規格，15號審方案，10月18日前完成。趙羅海負責。

2、布設簽到臺：在教學樓門廳設10個“校友簽到處”、5個“來賓簽到處”，1個“已捐贈來賓校友簽到處”，10月26日前完成。趙羅海負責。

3、在校內布設校友和來賓簽到指示路牌，10月26日前完成。趙羅海負責。

4、簽到、收禮金、禮品發放、餐票發放：

（1）禮品裝袋人員安排：

組長：陳術根

成員：李新毅 彭光明 李坤元 馬興旺 劉建民 喻立娥

馮怒江 張映湘 楊正春 陽義軍 羅玉蘭 趙佩芝

職責：負責紀念品裝袋、存放，張貼標簽，布設指示路牌，布置簽到臺。紀念品存放處：南教學樓一樓西

4、東4教室。（10月26日前完成）24小時值班：楊紅負責安排人員。

（2）校友來賓簽到：（10月27日下午2：00開始到南教學樓門廳）組 長：李新毅

聯絡員：胡 星 李新術

收款、開票：

黃 力 李運凱 周耀光 李小清 唐立峰 俞江華

楊國強 彭子忠 陳 花 周鳳秀 馮怒江 周愛如

陳超武 李 軍 趙錦春 張勇平

發放餐券、禮品券：

韓 健 柳一村 宋思偉 劉穗賓 潘 敏 顏 穎

趙彩霞 陳景祥 王 冰 唐 芳 周義湘 劉正波

馮 志 曾 彬 莫立強 劉定坤

出 榜：周夢強 李坤元 王業秋 劉碩果 羅松林 袁智君 發紀念品：

校友紀念品發放組：彭光明 張新元 許俊文 龍新群

來賓紀念品發放組：喻立娥 楊正春 賀江林 趙 俊

第一組：黃 力 韓 健 第二組：李運凱 柳一村

第三組：周耀光 宋思偉 第四組：唐立峰 劉穗賓

第五組：李小清 潘 敏 第六組：俞江華 顏 穎

第七組：楊國強 趙彩霞 第八組：彭子忠 陳景祥

第九組：陳 花 王 冰 第十組：周鳳秀 唐 芳

第十一組：馮怒江 周義湘 第十二組：周愛如 劉正波

第十三組：陳超武 馮 志 第十四組：李 軍 曾 彬

第十五組：趙錦春 莫立強 第十六組：張勇平劉定坤 第十七組：陽義軍 韓 健 劉 敏

1組負責歷任教職員工簽到

2組—10組負責校友簽到

11組—15組負責來賓簽到

16組負責已捐贈校友、來賓簽到

17組負責省市縣領導簽到（地點：辦公樓二樓小會議室）

（三）咨詢、引導組

組 長：何艷紅

成 員：許 欣 高 亞

引導員：學生40人（校門主干道兩側至簽到處、展室，統一服裝）

（四）賓館接待

賓館名稱 工作人員名單 主要職責

五洲通賓館 劉建民、付舉紅

學生2人 做好接待工作，安排住宿和27日晚餐、28日早餐，安排好未帶車校友來賓的交通，負責生活安排。

瑞鴻山莊 馬興旺、尹香清

學生2人

三、來賓、分屆分班校友聯誼活動室安排：

（聯誼室配備茶葉、塑料杯、開水瓶或者飲水機、學生接待3人（兩女一男），每名學生準備開水瓶兩個，早上7：30之前打好開水送到指定的教室，要求開水房全天供應開水。）

北教學樓一樓高一辦公室一：歷任教師聯誼室，同時請老師分別到曾經所教年級、班級學生聯誼室參加聯誼活動。

北教學樓一樓高一辦公室二：離退休老教師休息室

辦公樓二樓會議室：來賓聯誼室

辦公樓三樓會議室：來賓聯誼室

四、指示牌、捐款榜、慶典座位表、禮品券樣式等

1、指示牌

2、校友捐款榜

班級 姓名 金額 班級 姓名 金額

3、祝賀單位賀信

單位 賀信 單位 賀信

4、祝賀單位捐款榜

單位 捐款 單位 捐款

5、教職工捐款榜

姓名 金額 姓名 金額 姓名 金額

6、紀念品券樣式

第四篇：會務接待方案

會務接待方案

（一）一、會議概況：

（一）會議時間：xx

（二）會議地點：xx

地址：xxx

電話：xxxxxxx

聯系人：xx

（三）參加會議人員

東北九城市公安局主管政治工作局長、政治部主任、政治部秘書處處長、干部處處長，特邀佳木斯市公安局有關領導與會，約50人。

二、活動日程（見日程安排表）

三、工作分工

成立會議籌備領導小組

組長：xxx

副組長：xxx

領導小組下設辦公室，負責人xxx，具體負責整個會議期間的各項工作。

成員單位：政治部各處、機關黨委、指揮部宣傳處、行政處、后勤保障中心、朝陽分局、凈月分局、錦程分局、巡警支隊、交警支隊領導各1人。

辦公室下設材料組、會務組。

（一）材料組

負責人：xxx

成員：秘書處有關人員

職責：

1.領導講話、主持稿、論文集

2.代表報到、登記，制定花名冊、通訊錄

3.會議須知、日程表

4.代表、工作人員住宿、餐飲分配表

5.制做文件袋、配記事本、筆、相冊

6.材料裝袋、印制代表證、工作人員證、桌簽

7.乘車編號及分配代表、工作人員乘坐車輛

（二）會務組

負責人：xxx

成員：交警支隊、巡警支隊、政治部各處、行政處、后勤保障中心、指揮部宣傳處、機關黨委。

職責：具體負責請領導參加開幕式、聯系開、閉幕式會議室、會議接站、食宿、宴請、各項活動統籌安排、紀念品的購買發放、后勤保障及各項協調工作。

1.車輛

負責人：xxx

（1）會議抽調政治部秘書處轎車3臺、干部處2臺、組織處2臺、老干部處2臺主要用于迎接代表團。行政處2臺轎車主要用于會務。

（2）會議抽調行政處、后保中心、巡警支隊豐田面包車各1臺，交警支隊前導車1臺。主要用于參觀、游覽。

（3）各單位抽調公務車于8月9日上午8：30分到名門飯店會務組報到，接受任務；交警前導車、3輛中客8月10日11：30到名門飯店會務組報到。

（4）聯系交警支隊，確定具有長春特色參觀路線。游覽期間，沿線主要街路由交警安排勤務。

（5）各單位抽調的車輛要做到整潔干凈、無故障、無灰塵。

（6）車輛市內用油由各出車單位自行解決。

（7）聯系各代表團鐵路定票，為代表自帶車輛加油及送站工作。

2.接站

負責人：xxx

8月9日，各代表團報到當天，由政治部有關領導及政治部各處處長負責迎接。對坐車來的代表，派車在高速公路出口處迎接；對乘火車來的代表，派車到車站迎接（由責任單位自制接站牌）。

具體分工：秘書處負責迎接沈陽、哈爾濱、佳木斯代表；干部處負責迎接鞍山、大連代表；組織處負責迎接吉林、撫順代表；老干部處負責迎接大慶、齊齊哈爾代表。

3.紀念品

負責人：xxx

（1）用于登長白山準備雨衣60件，秘書處負責統計會議代表服裝號，于8月10日發到會議代表及工作人員手中。

（2）奧迪A6車模60輛，由秘書處購買并在會議代表入住時送到房間。

（3）準備給白山市局紀念品10份，以表感謝。

4.住宿

負責人：xxx

（1）住宿。會議代表統一住名門飯店。各市局主管政工局長，黨委委員、政治部主任安排單獨住一標準間，其它代表2個人住一標準間，各代表房間內擺放水果、香煙和主要地方報紙。

（2）宴請。9日各代表團報到后，市局在名門飯店舉行歡迎晚宴，擬請x座陪（擺牌）。

（3）要求。會議用餐依簽牌固定餐位，一樓正廳懸掛歡迎橫幅；會議室掛會標，擺放鮮花，代表座簽等，要體現隆重、端莊、整潔。

5.參觀、娛樂活動

（1）游覽長白山及市區內偽皇宮、一汽大眾公司。

責任人：xxx

負責游覽期間住宿、用餐、游玩等活動（凈月分局、錦程分局負責聯系和派出警衛人員4人、并安排解說人員）。

要求：游覽長白山要確保安全，每輛車要配備350兆對講機I臺（共5臺），前后呼應加強聯系（聯系指揮部通訊處）；鑒于路途較遠及長白山西坡封閉的實際情況，要與白山市公安局溝通，協助做好保障工作；車輛進入白山市界，要有白山交警前導車迎接并導，要請白山市局聯系3名導游，隨同代表一同上山沿途介紹長白山然風光；負責培訓3男3女既6名隨車導游（擬從政治部內挑選）。

（2）8月11日晚，舉辦聯歡晚會。

責任人：xxx

負責聯系晚會場所、邀請樂隊、主持人、在局內挑選5名歌手，制定由各代表團參與的演出計劃（請與朝陽分局聯系）。

6.宣傳報道

責任人：xxx

（1）負責會議攝、錄像工作。

（2）派攝影、錄像記者各1人，全程跟蹤服務（迎接、會議、游覽）。

（3）將代表的照片裝入相冊，錄像刻制光盤，在代表返程前交到代表手中。

7.醫療保障

責任人：xxx

門診部派1名醫生全程保障。每天要定時到代表房間巡、問診，要分考慮到去長白山、路途遙遠易暈車，高山缺氧、爬山困難的實際，備有關藥品和醫療器械。

會務接待方案

（二）為成功圓滿接待“xxx”，按照貴公司的要求，河南康輝國際旅行社特擬定以下方案，請指正、修改。

原則：河南康輝國際旅行社本著“熱情、周到、安全、衛生、快捷”的宗旨確保圓滿完成任務。

一、接待前準備：

1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具（火車/飛機），落實接站車輛車次，接站人員。

2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。

3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛，駕駛人員，導游人員，旅游景點，旅游途中就餐點。

二、接站：

根據客人具體抵達時間，提前半小時抵達（火車站/機場）。舉牌接到客人后安全、迅速的將客人及行李安全送達指定的酒店。為客人辦理好入住手續，并讓客人及時了解到酒店的基本情況和注意事項。

三、旅游及行程的安排：

1、導游要求：

知識豐富，技能技巧熟練，語言生動，具有較高的導游業務知識和講解、服務水平、實踐經驗豐富。

2、車輛要求：

安排專業旅游車隊的空調旅游車，車況好、干凈，設備齊全。安排多年駕駛經驗專業的司機，確保客人安全。

四、旅游保險：

確保此次旅游活動的安全順利，我社可代辦每位旅游投保10萬元旅游人身意外傷害險。

五、會議日程安排：

月日：機（08：00-18：00），提前得知每個客人的航班號航班時間安排接機時間，人員接機，帶領客人上車，司機送客人抵達酒店休息。

A：在大堂內擺放接待臺及歡迎條幅

B：在大堂接待桌上擺放貴公司簽到牌、賜名片、并安排3名專業人員在接待臺協助會務組，為客人簽到辦理登記，并為VIP客戶提供優質服務入住手續。在客人到達酒店時，引導客人前往簽到臺辦理入住等。

C：代定客人往返大交通

D：舉行主題晚宴（根據客戶要求）；若有演出，請客戶提出有關演出的主題語言類，歌曲類，小品類，戲劇類等。

E：協助主辦單位安排參會事議

19：00-21：00晚上舉辦宴會廳歡迎宴會

xx月xx日：參加會議。

本酒店參會：上午：8：00-10:00上半場10：00-10：30茶歇

10：30-12：00下半場12：00-13：00中餐

下午：14:00-16:00上半場16：00-16：30茶歇

16：30-18：00下半場19：00-21：00晚宴

xx月xx日：（根據實際情況安排時間）

會務接待方案

（三）為了做好第二屆中國餐飲業博覽會會務接待工作，組委會辦公室委托西安市成立餐博會會務接待組，并制定了第二屆中國餐飲業博覽會接待工作實施方案，具體如下：

一、接待時間

20XX年10月17日至21日午前。

10月17日全天報到。

二、住宿安排

組委會負責接待由各省、自治區、直轄市和計劃單列市統一組團參會的代表。請各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團單位在8月25日前將參會人數、入住賓館等級及要求報會務接待組（餐博會代表團擬入住賓館回執表附后），并將定金（500元/人）于8月31日前匯入餐博會會務組賬戶。

三、用餐安排

10月17日至20日的用餐由會務接待組統一安排。用餐安排在入住賓館，形式為自助餐或地方風味餐飲，代表憑餐券在規定時間用餐。有特殊用餐要求的代表，請各地代表團聯絡員及時與住店會務接待小組聯系。

四、交通安排

10月17日會議報到當天，接待組在西安咸陽國際機場、西安火車站設接待點，各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團的代表請提前以傳真形式將航班、車次及抵達西安的時間報接待組。

餐博會期間，代表參加活動的市內區間交通用車由接待組統一安排。

10月21日會務接待組為代表安排送站，需提前離西安的代表請及時與住店會務接待小組聯系。會后需自行參觀考察的代表，會務接待小組可代為聯系酒店和旅行社，費用自理。

五、收費標準

（一）會務費：每位代表會務費600元，會務費包括餐博會資料費、區間交通費、參觀交流場館門票、仿唐入城式和盛唐迎賓宴暨餐廚文藝表演費、大唐芙蓉園門票、閉幕式晚宴費、紀念品等。團體報名超過50人的以及要求參加部分活動的代表可與會務接待組具體協商。

（二）食宿費：根據所住的不同賓館設A類：1500元/人，B類：1200元/人兩個等級標準。對于住宿、用餐有其他要求的代表團，也請在8月25日前與接待組聯系。

（三）減免事項：各省、自治區、直轄市和計劃單位列市代表團團長免收食宿費、會務費；各地組團參會人數超過20人的，免收聯絡員（1名）的食宿費和會務費。

六、其他

因代表離西安返程日期相對集中，接受統一安排食宿的代表需預定返程機（車）票的，請提前與會務接待組或入住賓館會務接待小組聯系。

第五篇：會務接待流程

會務接待流程

一、會務工作總體思路

（一）任務分解：將會務工作分解為各專項任務，明確分工、保證質量。

（二）責任到人：每項任務均有專人負責。

（三）周密計劃：每項任務均須制訂周密的工作計劃。

（四）逐項落實：計劃的每個環節、步驟均須嚴格落實。

二、會前準備

（一）成立會務組

1.會務組組長：總體負責。

2.文秘材料小組：負責組織、收集、整理、編印會議材料，會議記錄（及錄音錄像）、會議紀要與總結起草。

3.后勤保障小組：負責會議的會場、吃飯、住宿（煙、酒水、飲料、水果等）等后勤保障事宜。

備注：任務分解后形成《會務接待方案》。

（二）明確會議概況

1.全體辦會人員應明確會議概況，了解以下基本內容：

（1）會議主題

（2）級別與規模

（3）參會人員（與會人員的姓名、單位、職務）

（4）會期與日程安排（會議日期、天數、議程、活動安排等）

注：日程安排形成會務指南。

（5）會議經費申批：根據會議概況，按照神東電力公司本部有關標準預算會議經費，簽報領導批準。

（三）下發會議通知、登記代表名單

1.責任人：文秘材料小組。

2.責任：在落實以上各項工作后，起草會議通知、報領導批準后下發或以其他形式通知各參會單位。通知內容應包括：

（1）會議主題

（2）參會人員

（3）會期安排

（4）會議地點與聯系電話

（5）會務組聯系人與聯系電話

（6）報到日期

（7）有關事項（如要求自帶有關材料、物品等）

（8）會議回執（附表2）

（9）會址交通導引

3.落實：會議通知以傳真（可包括電子郵件）、原件郵寄方式傳達各參會單位。

會議通知下發后，會務組聯系人負責按會議回執登記報名情況，形成《會議代表登記表》（附表3），制作會議名冊。登記內容應包括：

（1）單位

（2）姓名

（3）職務

（4）性別

（5）民族

（6）到達航班與到達時間

（7）是否要求接站

登錄工作應盡早完成，并在此基礎上制訂《會務接待指南》。

（四）選定會議地點

1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：聯系幾家賓館（先前最好有一些基本了解），實地考察、比較。應調查的項目包括：

（1）價格（客房、會場及其他服務項目的價位）

（2）設施（客房、會議室、休閑設施、環境等）房間有無網線、是否含早餐

（3）服務（辦會經驗、餐飲質量、服務態度等）

（4）交通（便利與否）

（5）當期有無接待能力

3.落實：綜合比較后按優質低價原則選取一家，簽報或口頭匯報領導批準。領導批準后，立即完成以下工作：

（1）與賓館確認各主要服務項目的收費標準與折扣

（2）根據會議預算在財務借款

（五）準備會議材料、用品

1.責任人：兩組分工協作。

2.材料內容：會議材料由材料文秘小組負責整理、印制。除正式上會材料外，還應包括：

（1）會議代表名單（附房間號）

（2）日程安排，各項活動地點及注意事項等

3.會議用品：會議用品由后勤保障小組負責，應準備的會議用品包括：

（1）會場條幅（或現場LED顯示器）

（2）會議代表證

（3）與會領導桌簽

（4）文件袋、筆記本、筆

（5）錄音筆、照相機、攝像機

（6）便攜機、打印機及紙張、投影儀（根據需要）

（7）花卉、水果及方便食品（可由賓館準備，或自行購置、分發）

（8）藥箱（備常用藥品）

（9）現場安全帽的準備

（六）餐飲安排

1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：與酒店緊密協調，盡早落實以下工作：

（1）吃飯人數

（2）包間預定

（3）煙、酒水準備

（4）飯后車輛安排

（七）會場安排

1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：與賓館緊密協調、現場核查，或在辦公區域準備，盡早落實以下工作：

會議室

領導臨時休息室

各次分會的會場布局，包括：大會還是圓桌會、座次安排、花卉擺設、話筒音響、燈光攝影、攝像負責人、投影儀

（八）文體活動安排

會后去周邊旅游景點應按實際時間安排。

（九）房間安排

1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：在確定了參會代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間，包括：

房間內水果、煙、礦泉水擺放。

三、會中服務

（一）接站

（二）簽到

1.在正式報到前日，應完成以下工作：

（1）將分裝好會議材料的文件袋放至會議室或賓館

（2）統一領取代表房間鑰匙

（3）花卉、水果等分發到各房間

2.簽到工作包括以下環節：

（1）在賓館門廳懸掛歡迎條幅（或設置歡迎引領標牌）

（2）在賓館門廳設置簽到處、專人負責簽到

（3）確認返程日期及訂票

四、會后收尾

（一）退房、送站

（二）紀念品的發放