第一篇：南京市數字檔案室建設規程
南京市數字檔案室建設規程》
發布日期：2012-04-24 15:26:00
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關于印發《南京市數字檔案室
建設規程》的通知
各區（縣）檔案局，各有關機關、企事業單位：
為進一步推進我市檔案信息化建設，落實《南京市檔案信息化“十二·五”發展規劃》、《南京市“智慧檔案”建設規劃》中“有序啟動數字檔案室建設”任務的要求，結合我市實際情況，在征求了市局（館）信息化領導小組、各區（縣）檔案局和有關單位意見并修改的基礎上，形成《南京市數字檔案室建設規程》（以下簡稱《規程》）。現將《規程》印發給你們，供各單位參考。
數字檔案室建設應堅持“統籌規劃、項目帶動、保證安全，穩步實施”的原則，以實現在“雙軌制”環境下對電子文件和電子檔案進行有效管理為目標，全面提高各級檔案部門對電子文件和電子檔案的綜合管理能力，全面改善對本單位中心工作的保障能力和服務效率，進一步促進南京檔案信息化建設持續、快速、健康地發展，滿足國家、社會和公眾日益增長的檔案信息需求，為構建社會主義和諧社會和建設“幸福都市”、“智慧南京”，提供全方位檔案信息服務。
各單位要充分認識到數字檔案室建設是各單位信息化建設的重要組成部分，是檔案管理現代化的必然要求，是數字檔案館建設的必備基礎，應將數字檔案室建設納入本單位的信息化建設總體規劃，并從人、財、物等方面給予必要的保障。各單位應參照本《規程》，結合本系統、本行業上級業務主管部門的有關規定和本單位的實際情況確定各自數字檔案室建設的具體方案。
市檔案局負責全市數字檔案室建設的業務指導和服務，以及檢查和專項驗收工作。
日
二〇一一年十二月二十
前 言
數字檔案室建設是數字檔案館建設的基礎，是檔案信息化建設的重要組成部分。為指導和規范各單位數字檔案室建設，保證數字檔案信息的安全保管、規范使用和有效管理，特制定本規程。
本規程由南京市檔案局提出并組織起草。
數字檔案室建設規程
1.范圍
本規程包括數字檔案室建設的基本原則、內容構成和技術要求等。
本規程適用于我市各級機關數字檔案室建設。國家、省駐寧單位、企事業單位可參照執行。
2.術語
數字檔案室：在統一的標準規范下，利用現代信息技術，以保證電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性為基礎，對各類電子文件的收集、歸檔、整理、保管、利用全過程，實現文件和檔案一體化管理的虛擬檔案室。
3.規范性文件
3.1 執行標準：
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《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）
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《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）
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《中國檔案機讀目錄格式》（GB/T 20163-2006）
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《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）l
《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）
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《非關系型數據格式標準(征求意見稿)》
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《電子文件全程管理系統測評規范(征求意見稿)》
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《電子文件全程管理業務需求指南(征求意見稿)》
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《電子文件全程管理基礎數據標準(征求意見稿)》
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《電子文件全程管理應用接口規范(征求意見稿)》
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《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T 15-1995）
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《檔案著錄規則》（DA/T 18-1999）
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《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2000）
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《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T 28-2002）
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《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31-2005）
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《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》(DA/T 38-2008)
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《會計檔案案卷格式》（DA/T 39-2008）
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《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46-2009）
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《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009）
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《基于XML的電子文件封裝規范》（DA/T 48-2009）
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《文書檔案文件級目錄數據庫結構與數據交換格式》（DB 32/505-2002）
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《數字檔案館建設規程》（DB 32/T 1892—2011）
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《電子檔案基礎元數據數據庫結構和封裝格式》
（DB 32/T 1893—2011）
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《檔案數字化轉換操作規程》（DB 32/T 1894—2011）
3.2 參考文檔：
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檔案管理軟件功能設計要求暫行規定（國家檔案局2001年6月5日發布）
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電子公文歸檔管理暫行辦法（國家檔案局令第6號，2003年7月28日發布）
l
機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定（國家檔案局令第8號，2006年9月19日發布）
l
電子文件管理暫行辦法（中辦國辦 廳字(2009)39號）
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國家檔案局辦公室關于征求《專業檔案類目體系表（征求意見稿）》意見的通知（檔辦[2011]101號）
l
電子文件歸檔與管理辦法（蘇檔發[2005]6號）
l
電子文件管理細則（試行）（蘇辦[2010]58號）
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南京市電子文件歸檔與管理暫行規定（寧委辦發[2008]21號）
l
南京市實物檔案管理辦法（寧檔[2006]37號）
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南京市數碼照片檔案管理規范（暫行）（寧檔[2006]78號）
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南京市檔案館專題目錄數據格式
4.基本原則
4.1 文檔一體原則：保證在不同信息系統中形成的應歸檔電子文件，能及時、完整地進入數字檔案室。
4.2 館室一體原則：保證在數字檔案室中形成的電子檔案，符合同級數字檔案館進館要求，并能通過在線或脫機的方式定期向檔案館移交。
4.3 安全原則：建立健全必要的工作制度，重視安全技術和設備應用，加強安全管理，確保數字檔案室管理的各類文件及檔案數據在應用、存儲和傳輸過程中的安全。
5.基礎業務
5.1 電子文件歸檔
5.1.1 文書檔案的歸檔范圍和保管期限，按《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》執行。
5.1.2 電子文件的歸檔內容，應包括與紙質文件內容相對應的電子文件、電子辦文單及元數據等。
5.1.3 電子文件的數據結構和歸檔格式，應符合相關技術標準要求；暫時未制定標準的，應選擇開放或主流的格式標準。
5.1.4 對于本單位形成的各類業務文件，要按照國家檔案局《專業檔案類目體系表（征求意見稿）》進行歸類，實時或定期歸檔為專業檔案。
5.1.5 對于實物、照片及音視頻文件，要按照相關標準規范實時或定期歸檔為實物檔案、照片檔案、聲像檔案等電子檔案。
5.1.6 對于上述各類文件的歸檔管理，如有國家、省相關標準的，要按照標準執行；沒有相關標準的，應按照相關規定執行。5.2 電子檔案保管
5.2.1 在建立相應的管理機制、工作流程、技術保障措施的基礎上，確保電子檔案內容的安全保管；屬于國家秘密級以上的電子檔案保管，應按照國家有關規定進行管理。
5.2.2 對電子檔案相關數據，應根據數據的重要程度以及管理和利用的需要制定合理的備份策略，選擇在線、近線、離線、異地、異質和分級存儲等技術方式定期進行備份；在使用脫機載體進行備份時，脫機載體的制作、選擇和保管，應參照《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》(DA/T38-2008)、《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T l5-95）、《檔案數字化轉換操作規程》（DB 32/T 1894—2011）等相關標準。
5.3 電子檔案封裝及移交
5.3.1 數字檔案室應實現向國家綜合檔案館移交各類電子檔案的功能。
5.3.2 移交的方式應包括在線移交和脫機移交。在線移交須通過電子政務網上傳移交內容，脫機移交須定期把移交內容存儲在光盤載體上向檔案館移交。
5.3.3 數字檔案室向國家綜合檔案館移交的內容，應包括檔案目錄數據及與之相對應的電子封裝包（EEP）。具體要求應參照《基于XML的電子文件封裝規范》（DA/T 48-2009）、《文書檔案文件級目錄數據庫結構與數據交換格式》（DB32/505-2002）、《電子檔案基礎元數據數據庫結構和封裝格式》（DB 32/T 1893—2011）等相關標準。5.3.4 數字檔案室移交的內容應由檔案員和分管領導使用數字證書（個人/單位證書）進行數字簽名。選用的電子簽名服務及其認證證書應符合《電子認證服務管理辦法》等國家相關規定。其電子簽名的驗證環境及相關技術資料、數據應與檔案一并移交，以便此類文檔能夠長期可讀和提供利用。
5.4 電子檔案利用
5.4.1 對實現數字化的檔案，應按權限及時提供利用。
5.5 建立檔案借閱登記和利用效果登記臺帳等。
6.網絡環境
6.1 數字檔案室運行的網絡，應與互聯網實行物理/邏輯隔離。
6.2 數字檔案室應在保證安全的前提下，部署在應歸檔文件資源相對豐富的網絡環境中。
6.3 數字檔案室所在網絡與不同安全等級的網絡之間需交換數據時，應按經協商的交換標準，通過移動存儲介質進行數據交換。
7.硬件設施
7.1 數字檔案室應配備必要的硬件設施。主要包括：計算機、專用服務器、移動存儲設備、有自動進紙功能的中/低速掃描儀、光盤刻錄機、不間斷電源等。
7.2 有條件或有需要的單位還可考慮選配：有自動進紙功能的高速掃描儀、磁盤陣列設備、雙機熱備服務器、磁帶機等。
8.系統軟件
8.1 操作系統：應選擇與硬件環境相匹配的主流操作系統。
8.2 數據庫系統：應選擇能滿足數字檔案室性能要求、適應本單位信息化總體規劃、技術成熟、后期維護有保障的數據庫管理系統。
9.應用軟件
9.1 電子文件歸檔管理：文書類電子文件元數據應按照《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46-2009）執行，必須確保具有上述標準中的必選元數據和滿足相關條件的條件選元數據，其他元數據應根據需要盡量補全。歸檔電子文件內容、元數據和有關資料應能在保證安全的前提下，通過在線或脫機的方式，從單位OA系統實時或定期進入電子文件歸檔管理狀態，并進行真實、完整、有效性方面的鑒定、檢測。其他各類歸檔業務文件也應能通過在線或脫機的方式，從單位業務系統實時或定期進入歸檔管理狀態。應實現對收文、發文、會議文件、各類業務文件、實物、照片、音視頻文件及其他材料等各類電子文件進行登記、查詢、借閱、統計、預歸檔等輔助功能。
9.2 電子檔案管理：各類電子檔案應當按照文件主題、存儲載體、涉密程度、安全等級、形成時間、保管期限和相關管理要求進行分類整理，建立目錄數據庫和全文數據庫，提供檢索途徑。應實現檔案及資料的著錄、整理編目、借閱、編研、統計、鑒定劃控、目錄數據和全文數據檢索、庫房管理等功能。9.3 電子檔案封裝及移交：應根據相關標準實現對電子檔案的電子簽名和封裝等功能，并能與綜合檔案館實現在線或脫機移交。
9.4 電子檔案利用：在保證安全的前提下，方便快捷的對本單位工作人員提供符合其規定權限的各類檔案的利用和服務功能，其方式可考慮通過與服務對象的信息系統進行集成實現，也可與服務對象的信息系統通過鏈接及單點登錄實現。基本功能應包括：非在線查閱和登記、在線查閱及審批、查閱臺帳管理等。
9.5 系統管理：應包括部門和用戶管理、應用權限控制、檔案和文件的類目管理、數據導入導出、報表管理、字典維護、密碼管理、數據安全管理及日志管理等功能，實現系統的有效管理和定期備份。
9.6 其它：可根據需要自行設計并實現其它管理功能。
10.檔案數字化
10.1 基本要求
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根據相關規范和要求以及本單位的實際情況制定符合上級行政及業務主管部門要求的數字化規范及實施計劃。
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涉密檔案原則上不進行內容的數字化處理。
l
存量檔案的批量數字化，在保證安全的前提下可采用外包方式進行。
10.2 目錄數字化
10.2.1 依據標準：
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現行文書檔案文件級目錄數據、現行文書檔案案卷級目錄數據、照片檔案目錄數據及會計檔案目錄數據按照現有標準執行。
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其它專業檔案目錄數據：參照《電子檔案基礎元數據數據庫結構和封裝格式》（DB 32/T 1893—2011）及市檔案局根據各專業管理規范和要求制定的目錄數據格式，垂直管理的機關單位可以依據系統內上級部門各專業檔案的管理規范和要求以及綜合檔案館的進館要求制定。
10.2.2 范圍：完成本單位室藏全部檔案的案卷級、文件級目錄數字化。10.3 紙質檔案數字化
10.3.1 依據標準：按照《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31-2005）和《檔案數字化轉換操作規程》（DB 32/T 1894—2011）執行。
10.3.2 范圍：2011年創建數字檔案室的單位，要完成2006年以來的室藏檔案數字化；2012年創建數字檔案室的單位，要完成2005年以來的室藏檔案數字化；以此類推。
10.4 照片檔案數字化
10.4.1 依據標準：按照《檔案數字化轉換操作規程》（DB 32/T 1894—2011）執行。
10.4.2 范圍：完成本單位室藏全部照片的數字化。
10.5 實物檔案數字化
10.5.1 依據標準：按照《檔案數字化轉換操作規程》（DB 32/T 1894—2011）執行。
10.5.2 范圍：完成本單位室藏全部實物檔案的數字化。
10.6 多媒體檔案數字化
10.6.1 依據標準：按照《檔案數字化轉換操作規程》（DB 32/T 1894—2011）執行。
10.6.2 范圍：完成本單位室藏全部多媒體檔案的數字化。
11.數據安全
11.1 按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統分級保護管理規定，建立信息內容安全保密防護體系，實行嚴格的安全保密管理。
11.2 指定專人負責檔案數據的維護與管理，定期對檔案數據的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查，每年不得少于一次，發現問題及時記錄并處理。
11.3 數據歸檔入庫前，應對數據的真實性、完整性和有效性進行必要的鑒定，確認達到要求后，才可正式入庫保管。
11.4 歸檔入庫后的檔案數據，原則上不能進行刪、改操作。數據確有錯誤的，在刪、改時應由應用系統形成必要的日志以備查證。
11.5 對正在運行的應用系統和數據，應采用必要的技術策略和措施，實現在線的應用備份和數據備份；同時，必須定期對數據進行脫機備份，并使用專用的電子文件柜保存脫機載體。
11.6 檔案數據運行的軟硬件環境、存儲載體等發生變化，可能影響其效果或安全時，應當及時將其遷移、轉換。
11.7 反映檔案數據保管利用過程的相關信息應當記錄和保存。
12.系統安全 12.1 應在《中華人民共和國保守國家秘密法》和本單位保密規定的指導下實施數字檔案室的建設。
12.2 應根據需要加強應用系統對訪問的安全控制，保證信息的使用、存儲、傳輸安全。應防止越權訪問，以及防止因偶然或惡意的原因使系統遭到破壞、更改、泄露。
12.3 應采用國家有關主管部門審驗通過的正版查毒、殺毒軟件，實時對服務器和客戶端查毒、殺毒，并健全各種防毒措施。
12.4 應根據實際需要采用通過安全資質認證的網絡安全設備，采用信息保護、訪問控制、責任認定等技術，對網絡中可疑的訪問進行記錄、跟蹤，阻止非法訪問，保護網絡系統和應用系統的安全。12.5 應定期對系統漏洞進行掃描，主動查找并升級各種設備存在的漏洞，避免可能引起的破壞。
12.6 有條件的情況下，應該通過政府CA或本單位的CA，采用數字證書技術，實現對各種用戶身份的有效鑒別，確保用戶身份的合法性
13.制度建設
13.1 建立本單位電子文件歸檔制度，明確電子文件歸檔范圍、歸檔程序、歸檔方法及開放范圍等。
13.2 建立本單位電子檔案管理制度，明確規定電子檔案維護管理的職責和要求等。
13.3 建立本單位電子檔案移交制度，明確規定電子檔案的移交范圍和程序等。
13.4 建立本單位電子檔案利用制度，明確規定電子檔案網上利用權限的劃分標準，電子檔案的利用范圍等。
13.5 建立本單位檔案數據安全保密制度，明確檔案安全管理工作責任。
13.6 各單位還可根據本單位的實際需要，制定與數字檔案室相關的其它各項管理制度。
14.施工、監理與驗收
14.1 數字檔案室的建設，應根據國家有關規定，優先選擇具備信息安全服務資質及計算機信息系統集成資質的公司進行施工，并優先選擇具備信息系統工程監理資質的監理公司進行全程監理。
數字檔案室的應用軟件系統和數據安全管理，應通過同級或上級檔案局的專業驗收。
第二篇：檔案室建設
一、檔案室基本任務
1、貫徹執行國家關于檔案工作的法規和政策，負責規劃、協調公司檔案工作。
2、制定公司檔案工作的規章制度，并負責監督、指導和檢查公司檔案制度的執行情況。
3、負責接收（征集）、整理、分類、鑒定、統計和保管各類永久、長期保存的檔案及有關資料，組織實施公司檔案的信息化建設，負責電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理。
4、開展檔案開發利用，編輯檔案參考資料、編制檢索工具、積極開發檔案
信息資源，為公司各項工作做好服務工作。
5、對公司各部門檔案工作進行業務指導、監督和檢查，對專、兼職檔案工
作人員進行業務培訓。
6、開展檔案宣傳教育活動。
7、完成公司領導交辦的任務。
二、檔案員隊伍建設
1、專(兼)職檔案員必須遵守國家的法律法規，認真執行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業，忠于職守，遵紀守法，具備檔案專業知識和一定的科學文化知識。
2、公司綜合檔案室專職檔案員列入公司事業編制，檔案員隊伍實行專、兼職人員與臨時聘請人員相結合。
3、公司專(兼)職檔案員屬檔案專業技術人員，其職稱和待遇按國家及地方的有關規定執行。
三、檔案管理員工作職責
1、熱愛檔案工作，學習檔案工作的基本知識和方法，接受部門分管檔案工作負責人的領導和學校檔案室的業務指導，積極參加檔案培訓。
2、負責指導本部門其他人員做好文件材料的形成、積累和整理等預立卷工作，最后完成立卷工作，保證歸檔文件材料的完整、準確、系統。
3、注意文件材料的安全和保密，按規定時間集中本部門形成的所有檔案向校檔案室移交，并提供移交目錄，辦理交接手續。
四、檔案室辦工設備
1、檔案事業所需經費，應單獨立項，列入公司預算，由領導統籌安排。
2、公司應充分考慮到檔案事業的發展規模，本著方便利用、安全保管、有利發展的原則，為綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。
3、公司要有計劃地為綜合檔案室配置適應檔案現代化管理需要的設備，如：計算機、復印機、錄音機、照像機、掃描儀、除濕機等。
五、檔案設備維護使用
1、檔案設備建立統計臺帳，準確反映檔案設備配置的時間、數量、型號、價格、功能，防止檔案設備丟失。
2、建立健全檔案設備檔案，便于對其使用維護。每天下班前，由檔案員對檔案庫房進行檢查，并作好記錄。
3、檔案設備要有專人管理和使用，定期對檔案設備進行保養和維修，檢查并清除安全隱患。
4、設備發生故章時，應及時向公司辦公室匯報，對責任事故進行分析，吸取教訓，杜絕人為事故隱患。
第三篇：檔案室建設標準
檔案室建設標準
一、各檔案庫的建筑及技術參數:
1、各館室的最小面積應能容納目前各資料存放，還必須考慮一定的發展空間。
2、地面承重最大容量為1240公斤/平米，不得小于800公斤/平米，采用密集架時應不大于1200公斤/平米。
3、密集架每組分為六層擱板，每層擱板承重為80公斤，柜體自重為80公斤。
4、每組柜體存放檔案盒的多少根據檔案盒子尺寸來計算。
5、一般檔案室門高2m，寬1m，特殊檔案室可加高，加寬門。要求門窗必須加防塵橡膠條密封，窗戶建議采用防盜窗，門采用防火、防盜門。
6、給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室(庫)，消防栓不應設在檔案室(庫)內，應設在明顯而又易于取用的走廊內或樓梯間附近。
7、空調安裝位置應避免空調出風直接吹向文件資料。
8、館室內應避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止嚙齒類動物(如老鼠等)的存在。管道通過墻壁或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實，其他墻身孔洞也應采取防護措施，底層地面應采用堅實地坪。
二、檔案室的采光、通風要求
1、采光度(自然光和人造光)兩種，在正常的情況下，我們應該采用自然光照射，但在條件不允許的情況下，我們應和人造光來照明。
2、檔案室、查閱檔案及其他技術用戶應防日光直射，并均應消除紫外線對檔案、資料的危害。
3、檔案庫和查閱檔案等用房采用人工照明時，應選用防爆燈，防止用電時間過長發生失火。燈光，當采用熒光燈時，應有過濾紫外線和安全防火措施。
4、檔案室通風也應采用自然風，如果采用不方便的情況下我們也可以使用空調進行通風。
三、檔案室溫濕度要求
1、不論氣候條件如何，有條件的情況下均應設置長年的溫控裝置，溫度相對濕度要求如下表。溫濕度范圍 14℃~24℃ 不小于14℃ 不大于24℃,有溫度調節設備的，溫度的變化幅度不得超過溫度±2℃,相對濕度45%RH 不大于60%RH，有濕度調節設備的相對濕度的日變化幅度不得超過±5%。注意:溫、濕度的測量點，是指在地面以上1.5m和距書架柜前0.4m處測量的數值。
2、對于干燥的地區可采用加濕機，定期用濕拖把拖地來保證環境濕度。
3、濕度過大的地區，如南方地區可采用抽濕機。
4、檔案庫不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統。確需采用時，應采取有效措施，嚴防漏水、漏氣，且采暖系統不應有過熱現象。
四、檔案室潔凈度要求
1、地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。
2、開向室外的門窗宜設置紗門，紗窗，外窗應具有較好的防塵功能。
3、定期打掃室內衛生，清洗防塵網。
五、檔案室防雷接地要求
1、機房建筑以鋼筋混凝土結構為宜:計算機機房的保護接地應與建筑的防雷接地共用一組接地體。
2、接地引入線的長度不應該超過30m，其材料宜采用截面積40mm×40mm或者50mm×50mm的鍍鋅扁鋼。接地線不得使用鋁材，不同金屬互連時，應防止電化腐蝕。
六、檔案室電源要求
1、如果電壓穩定性不能滿足要求，應采用調壓或穩壓設備滿足電壓波動范圍要求。
2、計算機機房或數據機房要求交流電不間斷或無瞬變的通信負荷，應采用UPS供電系統或逆變器供電系統。
3、蓄電池一般設計兩組并聯，UPS蓄電池一般只設計一組UPS設計需要設計冗余備份，可以采用串聯或并聯方式。采用逆變器/UPS時，主要敦變器按最大功率確定，有條件最好配備一臺備用。
4、檔案館室內照明的照度標準應符合規范要求。
七、檔案庫房要求
1、檔案庫房(含膠片庫、磁帶庫)的溫度應控制在14℃~24℃，有設備的庫房日變化幅度不超過±2℃，相對濕度應控制在45%~60%，有設備的庫房日變化幅度不超過±5%。保存母片的膠片庫溫度應控制在13℃~15℃，相對濕度應控制在35%~45%。
2、各庫房及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，潮濕地區應配備去濕機，專門庫房應安裝空調設備。
3、庫房內外溫濕度應定時測記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時予以控制調節，注意積累庫房溫濕度變化的資料，每年進行一次綜合分析，以便掌握庫內外溫濕度變化規律，制定綜合管理計劃。
4、空調、去濕或增濕設備應定期檢修、保養。溫濕度記錄儀表應按設備要求定期校驗。
5、檔案柜密集回應與墻壁保持一定距離(一般柜背與墻不小于10cm，柜側間距不小于60cm)，成行地垂直于有窗的墻面擺設，便于通風降溫。
第四篇：檔案室建設方案1
檔案室實施方案
一、指導思想
加強檔案的集中統一管理，保證公司檔案的完整、準確；確保檔案的安全和有效利用，提升整體服務功能。
二、檔案管理工作
（一）檔案材料的收集
建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限；對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；及時催辦整理完成的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔，并做好臺帳管理。
（二）檔案的歸檔、立卷與管理
依據檔案來源、時間、題目、內容順序分成若干層次和類別進行分類。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件、請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄，對所有公司檔案系統排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。
（三）檔案的保管
防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全；公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案；做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀等工作。
（四）檔案的鑒定分類
從檔案的內容、來源、時間、名稱等方面鑒別檔案的價值，以鑒定量分重點保管和一般保管。重點保管檔案應設立專人專柜保管，并按檔案保管期限分永久、長期、短期三種以確保檔案的價值。
（五）檔案借閱、利用工作
凡需使用檔案者，均須填寫文件調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經主管領導簽批后方能調閱。
案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。借閱期限不得超過三個星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。
本公司內檔案管理的利用方式有：
1、提供檔案原件；
2、提供檔案復印件；
3、提供文獻索引資料。
4、檔案管理部門應主動向各部門員工提供公司檔案編研信息服務。
三、檔案室工作職責：
1、完成文書檔案、聲像檔案、規劃檔案、基建檔案、房產檔案，在每年的規定時間（即每半年）完成檔案的接收（收集）、整 理、分類、歸檔等工作。
2、做好室藏建設。一是整理檔案庫房，達到規定要求。二是將檔案管理的相關制度上墻，整理好的各類檔案上架入庫保管。
3、開展檔案開發利用工作，辦理借閱與咨詢；積極開發檔案信息資源，為本公司工作服務。
4、維護檔案的完整與安全，做好檔案的安全防范、修復、復制、保護工作，對損壞、偷竊、擅自銷毀、遺失檔案和泄密者，提請公司予以處理，對保護檔案有功者，提請公司給予表彰。
5、做好檔案信息編研工作。編寫全宗介紹、立卷、說明、組織沿革、大事記、主要業務工作基礎數字匯編，整理專題匯集、發文匯集等參考資料，收集統計檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。
第五篇：檔案室建設技術規范
單位檔案室建設要求參考技術規范
一、檔案室設施的基本含義
檔案室設施是維護檔案安全、保障檔案提供利用所需硬件的總稱。主要包括檔案用房、檔案柜架、溫濕度控制、防潮、防火、防盜、防蟲、防塵、防霉及計算機、網絡、儲存設備等。
二、檔案室設施建設的基本原則
從本單位實際出發，最大限度地維護檔案的完整與安全，方便檔案的利用。維護檔案的完整，一是指保持檔案內容和形式的有機聯系和完整；二是指保證檔案材料不缺少、不遺漏、不分割。維護檔案的安全，一是指不發生丟失、火災、水浸、霉變、蟲害、鼠害等損毀檔案的事故；二是指防止檔案內容泄密。方便檔案的利用，一是指運用計算機等現代化管理手段，提高檔案檢索和利用的效率。二是指提供安全保密的檔案閱覽環境、復制檔案的條件和設備等。
三、檔案用房建筑
1.檔案用房建筑設計要遵循安全保密、布局合理、科學適用的原則，新建辦公樓時，檔案用房要納入計劃，提出檔案用房的建筑要求
2.檔案用房要按照功能區分原則，力求達到功能合理，流程便捷。檔案用房要實行“三分開”（檔案業務工作室、檔案庫房和閱檔室分開）。為了便于安全管理，檔案業務工作室、檔案庫房和閱檔室應設在同一樓層。
在檔案庫房面積應能容納本機關形成的全部檔案，并能容納由本機關自行保管（不向檔案館移交）的全部檔案。
3.檔案庫房以東或南朝向為宜，墻壁要具有隔熱、防潮性能。在樓層安排上不用一樓、地下室和最高層。檔案庫房應集中布置，遠離易燃、易爆場所，不能緊鄰衛生間等潮濕、有污染源的部位。
4.檔案庫房要符合檔案防護的基本要求，即防潮、防水、防火、防盜、防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物(霉、蟲、鼠)。
5.檔案庫房凈高不應低于2.40m。當有梁和通風管道時，其局部凈高不應低于2.20m。為防止溢水流入庫房，室內比室外樓地面應高出20mm。當檔案庫房與其他用房同層布置且樓地面有高差時，應采用坡道連通。
6.檔案庫房門窗既要便于通風，又要便于密閉，門應具備防火防盜功能，密封性能好，且宜采用金屬防盜門，庫房門與地面的縫隙不應大于5mm；窗應為雙層窗，開啟窗應有密閉措施，設紗窗；當采用高窗時，墻的下部應增設通風口，通風口設金屬網。檔案庫房不得采用跨層或跨間的通長窗。檔案庫房外門、外窗均應安裝防盜網等安全防護措施。
7.檔案庫房地面應光潔、平整、耐磨，不易生塵，應有防潮措施。檔案庫房地面平均承重應為5KN/㎡以上，采用密集架時承重應不低于在12KN/㎡為宜。
8.檔案庫房墻體要求光潔、平整、不易生塵、堅固耐久，具有隔熱、防潮、防塵、防火功能。
9.檔案庫內嚴禁設置明火設施，庫房的電源開關應設于庫房外，并應設有防止漏電的安全保護設置，控制導線和供電導線應用銅芯導線。配電線路宜采用穿金屬管暗敷方式。空調設施應單獨設置配電線路，并采用穿金屬管保護。庫房內不應設置消防以外的給水點，給、排水管道不應穿越庫區。上下水立管不應安裝在與檔案庫相鄰的內墻上。
四、檔案庫房的安全防護
1.健全制度：檔案庫房管理制度，包含庫房日常安全管理，定期安全檢查，每天溫濕度控制、保持整潔衛生、遵守保密規定等內容。檔案員每月應對所保存的檔案進行一次檢查，每年對所保存的檔案進行一次清點核對，并做好檢查、清點記錄，發現問題應及時匯報并采取相應的措施。
2.防高溫、防潮：檔案庫房溫度控制在14-24℃，每晝夜波動幅度不大于±2℃；相對濕度控制在45%-60%之間，每晝夜波動幅度不大于±5%。
庫房內應配備溫濕度儀，應配備空調、除濕機、加濕器等調溫調濕設備。
當溫濕度超過標準時必須采取措施使之符合要求，檔案庫房安裝柜式或壁掛式空調為宜。
3.防日光直射和紫外線照射：采用人工照明時，宜選乳白色防爆燈罩的白熾燈。當采用熒光燈時，應有過濾紫外線和安全防火措施。窗戶要安裝防光窗簾，避免陽光直射檔案。
4.防有害生物：檔案庫房應盡量將溫濕度控制在標準范圍，檔案箱柜內應放置防蟲、防霉藥品，并及時更換。有條件的庫房可配備臭氧發生器，凈化庫房空氣。為防蟲和防鼠，管道通過墻面或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實。其他墻身孔洞也應采取防護措施。
5.防塵、防污染：檔案庫房及箱柜保持整潔、無灰塵，箱柜、地面要用吸塵器、擰干的抹布、拖把清潔。嚴禁將其他用品與檔案一同存放。
6.防火：檔案庫房應配備消防器材，采用氣體或干粉型，并定期檢查更換。庫房內嚴禁存放易燃易爆物品，嚴禁吸煙。庫房內各類電器使用方法要規范，8小時以外、節假日或檔案員外出都要切斷電源。要安裝防火報警器。要做好每日下班前的安全檢查，確保萬無一失。
7.防盜：檔案庫房、箱、柜門應及時上鎖，鑰匙由檔案管理人員保管，非檔案管理人員不得擅自進入庫房。離開庫房應及時關燈、關門、關窗。檔案庫房一般應安裝防盜報警器。
五、檔案室設施設備配置及裝具質量
1.對于新建的檔案庫房應該安裝質量符合國家標準、數量充足的檔案并安裝使用空調、去濕機、加濕器或專用的溫濕度自控系統。
2.應配備檔案專用、高配置的計算機、掃描儀、光盤刻錄、網絡和存儲設備，可配備檔案專用打印機及復印機、照相機、防磁柜、消毒柜等設備。
3.檔案柜、或密集架架應適合放置A4、B5紙型、會計檔案、基建圖紙等各種類型檔案，宜采用不燃燒材料或難燃燒材料制成。
4.檔案柜、架排列的各部分尺寸應該達到以下要求：主通道凈寬不應小于1.00m，兩行間凈寬不應小于0.80m，頂端部與墻的間隔不應小于0.60m。庫房內柜、架應成行垂直于有窗的墻面，外墻采光窗宜與檔案柜架間的通道相對應，當無窗時應與管道通風孔開口方向相對應。
5.卷皮(盒)的印制使用應符合國家檔案局頒布的“無酸檔案卷皮、卷盒用紙及紙箱”行業標準(DA/T24—2000)。為保證質量，檔案卷皮(盒)應采用本區檔案部門統一印制的檔案卷皮(盒)。
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