第一篇：舉辦國際會議的管理辦法草案

舉辦國際會議的管理辦法（草案）

為了進一步規范我校舉辦國際會議的相關事項，根據上級有關精神及我校相關隊定，特制訂本辦法。

第一條 定義

國際會議是指在我國境內（不含港、澳、臺地區）以我校名義舉辦的、與會者來自3個或3個以上國家和地區（不含港、澳、臺地區）的會議、論壇、研討會、報告會、交流會等。

第二條 舉辦國際會議應具備的條件

一、籌備國際會議的部門應在會議主題有關的領域具有一定的工作基礎，國際國內有一定的影響；

二、會議主題要符合我國改革開放、教育和科研發展的需要；

三、凡屬研討性的國際會議，籌備部門應能組織一定數量和質量的學術論文；

四、籌備國際會議的部門應與學校有關部門共同籌劃國際會議，妥善安排會 議場所、食宿、交通及安全等工作；

五、會議經費有保證。第三條 舉辦國際會議申報程序

一、籌備國際會議的學院部門應提前5個月，就會議的背景、主題、內容、目的、規模、日期、經費來源、會務安排、與會者人員名單等提出報告。報告須由申辦部門領導簽署意見，經科研處審批后，再交國際交流處（港澳臺事務辦公室）審批。

二、送審報告經校國際交流處（港澳臺事務辦公室）審核并報請校領導批準后，由國際交流處（港澳臺事務辦公室）行文上報市教委、市外辦。

三、舉辦國際會議的申請得到批準后，由國際交流處通知申辦部門、校辦科研處。申辦 部門得到通知后，應提前3個月準備國外代表和臺灣代表相關資料，并安排會議議程、食宿、交通和翻譯等工作。

四、學校校長辦公室協調各個相關部門籌備會議，國際交流處寄發重要外賓的邀請信，辦理國外代表入境手續，將有關臺灣代表材料交臺灣事務辦公室報請市臺辦。若市臺辦不同意有關臺灣代表參加會議，申辦部門應婉言謝絕臺灣代表參加。

五、由學校承辦的國際會議應提前一個月向主管校長匯報會議籌備情況，由部門承辦的 國際會議應提前兩周向國際交流處（港澳臺事務辦公室）匯報會議籌備情況。會議一般不邀請市領導和駐滬領事館人員參加，若會議期間必須擬請上海市領導或駐滬領事人員參加，應提前三周報國際交流處，由國際交流處出面邀請。若擬請學校有關領導參加會議，應提前兩周報校辦審批，由校辦將審批結果通知國際交流處，國際交流處再通知申辦單位。

六、國際會議舉行完畢以后，申辦單位寫出書面總結、英語報道，并及照片等影像資料 一起交國際交流處（港澳臺事務辦公室）第四條、舉辦國際會議應該注意的有關問題

一、舉辦國際會議要從實際出發，從嚴掌握，積極舉辦對提高我校國際知名度和促進我校教學和科研的發展有重大意義的國際會議。申辦（承辦）國際會議的外方人數在100人以上或會議總人數在400人以上的一般性國際會議，以及外方人數在300人以上或會議總人數在800人以上的自然科學技術領域的專業性或學術性國際會議，應根據外交部意見，報市委外事外宣工作領導小組或市政府審批，必要時上報中央外事工作領導小組或國務院審批。會議的規模適度，應本著以我為主，為我所用，精心組織，講求實效的精神努力辦好國際會議。

二、舉辦國際會議都要從政治上權衡利弊。凡涉及我國核心利益、重大敏感問題和重大國際問題的國際會議，擬邀請非建交國家人士，有特殊背景的人員等代表參加的國際會議，須嚴格按報批程序申報。未經批準，任何部門和單位都不得擅自籌備或對外承諾在上海金融學院舉辦國際會議。對方提議協辦或聯合主辦的國際會議，如背景可疑，并帶有對我不利的政治意圖的，應予以回絕。

三、舉辦國際會議的申請批準之前，舉辦國際會議的單位可以以適當方式同外方交換意見，了解對方意向，但不得達成正式書面協議。有關單位未經歸口管理部門的認可、同意或授權，不得自行與他國機構或國際組織聯系籌劃舉辦國際會議，不得擅自向外方承諾輪流在兩國舉辦國際會議；一般也不得接受外方設立會議常設機構的要求，如有必要，另案批準。

四、與會外國人應在境外辦妥來華入境手續，國際交流處應適時地憑批準舉辦會議的批復件與市外辦、市教委落實與會外國人來華簽證手續。

五、舉辦會議的申請得到批準后，舉辦單位要組織力量對與會代表送交的論文精心認真審核，如發現論文內容有政治性錯誤應及時交涉，表明我方立場觀點，要求對方改正或取消論文在會上發表的資格。

六、會議期間，我方與會代表要堅持內外有別的原則，嚴格遵守《涉密人員對外科技交流保密守則》，不得攜帶秘密文件、資料參加會議活動。我方與會代表發表的演講、論文及提供的資料、數據及其內容均符合可以公開的口徑，不得泄露秘密。

七、舉辦國際會議應厲行節約，嚴格按照有關規定，限定經費開支范圍和開支標準，嚴格控制會議的住宿檔次并按照國際慣例不配備生活用品，不發會議紀念品，不贈送禮品，不組織公款游覽、參觀。會議用餐以自助餐為主，可安排一次冷餐宴請，不再另外安排迎送宴請。不得以盈利為目的。

八、舉辦國際會議如需媒體報道，應在申報內容中一并報批。

第二篇：舉辦國際會議申報程序.

舉辦國際會議申報程序

一、報學校審批的國際會議

1.會議性質：一般性學術會議，且不涉及政治敏感問題；

2.提交時間：主辦或承辦單位一般應在一年以前提出書面報告交國際處； 3.會議審批：由國際處主管領導審簽后，報主管校長審批； 4.會議審批時間：自受理后，兩周答復；

5.會前提交資料：國際會議申請表（中文），會議日程，擬參會人員名單，會議經費預算表；

6.會后補交材料：實際參會人員名單，會議總結報告（中文）（包括會議

論文清單），以及會議期間形成的一些重要資料；

7.有關國際會議的重要資料，交由國際合作與交流處學術交流科立卷，并

交學校檔案館保存。

二、由國際合作與交流處報上級單位審批的國際會議

1.會議性質：重大國際會議，會議主題涉及政治敏感問題，或是系列性的

國際組織會議，國際影響大，或中外方參會代表中有重要政界人物； 2.提交時間：主辦或承辦單位一般應在一年以前提出書面報告交國際處交

流科；

3.會議審批：由國際處報教育部，并轉國務院有關部門審批； 4.會議審批時間：自受理后，通常2-3個月答復；

5.會前提交資料：國際會議申請表（中文），會議日程（中文），擬參會人 員名單（中文），會議經費預算表；

6.會后補交材料：實際參會人員名單，會議總結報告（中文）（包括會議

論文清單）以及會議期間形成的一些重要資料等；

7.國際會議期間形成的重要資料，交由國際合作與交流處學術交流科立

卷，并交學校檔案館保存。

第三篇：舉辦國際會議報批流程

在華舉辦國際會議申報程序

預報：

國際會議包括有三國以上外國代表學術會議和有兩國代表參加的雙邊會議以及合作項目中的工作會議。每年2月和10月，科研處會通知各學院預報當年7-12月和次年1-6月擬舉辦的國際會議信息。國外代表在30人以下的一般性國際會議不需預報;重大國際會議*（后附說明）必須預報并且要提前一年預報。申報：

一、舉辦一般性國際會議，舉辦單位應在對外承諾前三個月將申請舉辦會議的報告報學校科研處會簽意見。重大國際會議則需要在對外承諾前六個月申報。

報告應包括以下內容：國際會議的中英文全稱；舉辦日期、會期、地點；主辦單位、合辦單位、協辦單位、委托承辦單位名稱（國外單位應注明中外文全稱）；與會人員范圍、會議規模、外賓人數；會議的主題、議題和主要內容；經費來源；舉辦國際會議的必要性、預期達到的目的；會議主要承辦人姓名、單位、電話號碼（辦公和移動電話）。國外代表名單(姓名、國籍、單位名稱、職稱或職務)

二、科研處會簽意見后轉交國際交流處。國際交流處對報告進行初 審并向會議負責人提出修改意見，負責人將修改后的報告電子版發 給國際交流處經辦人。三．國際交流處起草學校報告報主管校長審批。

四．國際交流處將學校報告上報教育部國際合作與交流司，在審批過程中如有疑問需要解釋或需要補充材料時，國際交流處將向學院轉達相關意見和要求。

五．教育部將批件寄達國際交流處轉學院。

注意事項：

一． 經批準同意對外申辦的國際會議，有關機構和個人在舉辦過程中不得承諾和承擔超出授權范圍的額外義務。

二． 不宜跨省、自治區、直轄市易地舉辦國際會議，如果與其他省、自治區、直轄市的單位和機構合辦會議，原則上由會議舉辦地的單位向其上級申報批準。

三． 不得隨意使用“峰會”、“國際論壇”、“世界大會”、“全球大會”、“高層會議”、“首屆”等稱謂；從嚴限制國際會議形成固定年會或例會的機制。

四． 避免在同一時間或短時間內舉辦相同主題或類似的國際會議。五． 原則上不邀請國家領導人出席會議和參加相關禮儀活動。特殊情況需要領導人與會的，事先需取得領導人原則同意后再逐案報批。

六． 與境外國際組織、機構聯合舉辦國際會議，需要提供該機構的背景資料，要求舉辦單位事先查看該機構的網站，如果里面涉及“兩個中國”或“一中一臺”問題，需要求該機構將網站內容予以整改，并將整改后的網站截圖一并上報。

關于重大國際會議的說明：

一． 聯合國下屬機構和各專門機構的大會與特別會議。

二． 聯合國系統以外的政府間和非政府間重要國際組織的大會與特別會議。

三． 事關我核心利益、涉及重大敏感問題以及重要國際問題的國際會議。

四． 外賓人數在100人以上或會議總人數在400人以上的一般性國際會議，以及外賓人數在300人以上或會議總人數在800人以上的自然科學技術專業領域的專業或學術型國際會議。五． 外國政府正部長及其以上官員或前國家元首、政府首腦出席的高級別的國際會議。

六． 邀請黨和國家領導人出席的高級別國際會議。

七． 邀請全國人大、全國政協、最高人民法院和最高人民檢察院的領導同志出席的國際會議。

第四篇：高校舉辦國際會議英文開幕詞

Opening Remarks

ON CME2011 Distinguished Guests and Leaders, Ladies and Gentlemen, Dear Friends, It is an honor and a pleasure to welcome you on behalf of the Automation College of Harbin Engineering University to this conference on Complex Medical Engineering.Firstly thank every one of you for attending.Many of you have travelled great distances to be here.With excellentspeakers attending from dozens of countries, this conference is a truly global event.We are glad to see that hundreds of participants from overseas including United States, Canada, Italy, Australia, United Kingdom, France, Germany, Japan, Korea ,Etc.andmore than fifty professionals from mainland chinaincluding Taiwan and Hong Kong have come to this event.Let me now turn to introduction of Automation College of HEU.The history of the Automation College can be traced back to 1953, when Harbin PLA Military Engineering Institute was founded.The College is being developed and strengthened through its core disciplines of 'Ocean Tunnel Measuring' and 'Ship-Electricity'.The College is one of the teaching and research backbones of HEU.There are 6 undergraduate programs including Automation, Measuring and Control Technology and Instruments, Electrical Engineering and its Automation, Detection Guidance and Control Technology, Biomedical Engineering, and Aviation Technology;16 master programs including Control Theory and Control Engineering, Navigation, Guidance and Control, Pattern Recognition and Intelligent Systems, Detection Technology and Automatic Equipment, Electric Machines and Electric Apparatus, Power System and its Automation, Precision Instrument and Machinery, Biomedical Engineering, Mechantronic Engineering, Systems Engineering, System Analysis and Integration, High Voltage and Insulation Technology, Power System and its Automation, Power Electronics and Power Drives, Traffic Information Engineering & Control, and Detection and Measuring Technology and Instrument;6 doctoral programs including Control Theory and Control Engineering, Navigation, Guidance and Control, Precision Instrument and Machinery, Detection Technology and Automation Equipment, Pattern Recognition and Intelligent Systems, and System Engineering.In addition, the nationally top ranking discipline of Control Science and Engineering has a Postdoctoral R&D Base.In 2001, the discipline of Navigation, Guidance and Control was appraised as a national key discipline.During the process of prejudication and proposal of the National 10th Five-years Plan and the '211 Project', Control Theory and Control Engineering and Navigation, Guidance and Control are listed as the key disciplines.To be internationally leading, the College has invested 23 million yuan RMB for the two disciplines' further construction.Finally ,you are sincerely invited to come to Harbin Engineering University and I wish the conference a complete success!

第五篇：在華舉辦國際會議費用開支標準和財務管理辦法

在華舉辦國際會議費用開支標準和財務管理辦法

第一章 總

則

第一條 為規范和加強在華舉辦國際會議的財務管理，提高資金使用效益，依據相關規章制度，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于中央部門與外國有關組織、團體、機構共同在華舉辦或受其委托承辦年會、例會及其他以國際問題為主要內容，且申請中央財政撥款的會議（以下稱國際會議）。

第三條 按照會議正式代表（不含工作人員，下同）的人數，在華舉辦國際會議分為三類：會議正式代表在300人以上的，為大型國際會議；會議正式代表在100人以上、300人以下（含300人）的，為中型國際會議；會議正式代表在100人以下（含100人）的，為小型國際會議。

第四條 在華舉辦國際會議的財務管理應遵循以下原則：

（一）厲行節約，嚴格開支。會議承辦單位應本著“勤儉辦外事”的原則，科學、規范、合理地編制和申報國際會議預算，嚴格控制會議規格，努力壓縮會議規模，認真執行各項費用開支標準，力求會風簡樸，務實高效。

（二）參照慣例，規范管理。根據國際慣例，不為會議代表配備生活用品，不組織公款游覽、參觀等，不得借舉辦國際會議的名義向地方政府或企業強行攤派或變相攤派會議費用。

（三）單獨核算，?？顚Ｓ?。國際會議經費應納入單位財務統一管理，單獨核算。舉辦大型國際會議應設有專門為會議服務的臨時財務機構，舉辦中型、小型國際會議也應配備專職的財務人員。

第五條 凡需報請黨中央、國務院批準在華舉辦的國際會議，會議報批文件須明確各項經費來源，如涉及申請中央財政撥款，應在商外交部同意后會簽財政部，方可上報審批。

第六條 在華舉辦的國際會議，需申請中央財政撥款的，應按照部門預算管理程序，會議承辦單位應在履行相關報批手續后編制詳細的會議經費預算，報財政部審核。

第七條 在華舉辦國際會議經費由我方全額負擔或由與會各方分擔的，應按會議統一標準制定經費預算，我方負擔的經費應納入部門預算管理。各部門自行批準在華舉辦的國際會議所需經費，在部門預算中調劑解決，財政部不再另外安排經費預算。

第八條 除特殊情況報經批準外，國際會議工作人員人數控制在會議正式代表人數的10%以內，駐會工作人員不得超過會議工作人員的50%。

第二章 會議收入管理

第九條 在華舉辦國際會議的收入主要包括：

（一）會議注冊費收入，指根據國際慣例，由會議承辦單位向參會代表收取的用于會議支出的費用。

（二）國際組織專項資助，指國際組織撥付給會議承辦單位的專項經費。會議承辦單位應積極向國際組織申請專項資助。

（三）中央財政撥款，指在無會議注冊費收入和國際組織專項資助，或者會議注冊費收入和國際組織專項資助不足以彌補會議開支時，中央財政安排的對在華舉辦國際會議的補助經費。

（四）贊助收入，指境內外機構或部門、企業、個人出于自愿，無償向國際會議提供資金或物資贊助形成的收入。

（五）其他收入，指召開國際會議時舉辦展覽、展示、廣告、旅游中介等收入。

第十條 在華舉辦國際會議取得的各項收入，必須統一納入預算管理，單獨核算。

第十一條 在華舉辦國際會議得到的贊助物資及會議期間購買的辦公用品、消耗材料等應嚴格管理。財產物資的取得、保管、領用要有嚴格的報批程序，指派專人負責。

第十二條 在華舉辦國際會議購置或通過贊助取得的各項財產物資，應在會議結束后3個月內進行處理，具體處理方案報財政部審批，財產物資處置收入在扣除相關稅費后上繳國庫。以會養會的，財產物資處置收入可用于抵補會議相關支出。

第三章 會議支出管理

第十三條 在華舉辦國際會議應按國際慣例辦事，不得承擔額外的義務，要厲行節約、講求實效，從嚴控制經費支出，努力做到以會養會。

第十四條 國際會議的支出項目和標準如下：

（一）場地租金。大型、中型、小型國際會議正式代表人均開支標準分別為每天100元（人民幣，貨幣單位下同）、150元和200元。

（二）會議開幕式或閉幕式一次冷餐招待會（酒會）費用。會議正式代表人均開支標準為150元（含酒水及服務費用）。

（三）會議期間工作人員食宿費用開支標準為每人每天300元。

（四）會議期間志愿人員工作午餐費用及誤餐補貼。志愿人員僅安排午餐或發放誤餐補貼，開支標準為每人每天100元。志愿人員不安排住宿。

（五）同聲傳譯人員勞務費及同聲傳譯設備和辦公設備租金。同聲傳譯開支標準為口譯每人每天5000元，筆譯每千字200元；同聲傳譯設備和辦公設備租金，會議正式代表人均開支標準為每天50元。

（六）境外同聲傳譯人員國際旅費。只承擔同聲傳譯人員乘坐經濟艙的國際旅費，據實結算。

（七）交通費。租用車輛安排會議代表往返駐地與會場，租金開支標準為：大巴士（25座以上）每輛每天1500元，中巴士（25座及以下）每輛每天1000元，小轎車（5座及以下）每輛每天800元。

（八）其他會務費用。實行綜合定額控制，會議正式代表人均開支標準為每天100元，開支范圍包括：辦公用品、消耗材料購置費用，會議文件印刷、會議

代表及工作人員的制證費用等。上述各項費用之間可以調劑使用，在綜合定額控制內據實報銷。

（九）會議如有注冊費收入，中方可承擔國際組織官員及秘書處人員會議期間的食宿費用。

（十）其他經財政部批準的支出。

第十五條 會議代表往返國際國內旅費（包括往返機場的交通費）、食宿、醫療、參觀游覽、個人消費等費用，由個人承擔。

第十六條 除勞務費及境外國際旅費外，同聲傳譯人員的食宿、交通等各項費用，由個人承擔。

第十七條 會議所有支出必須經會議承辦單位財務主管簽字同意方能報銷。所有支出協議必須由會議承辦單位財務主管簽署。

第十八條 申請中央財政撥款的國際會議，未經財政部同意，一律不準購買設備。除會議場地、會議必要設備（不含消耗材料支出）外，承辦單位不得擅自對外承諾提供任何免費服務。

第四章 會議經費的管理和監督

第十九條 國際會議承辦單位要加強對國際會議經費的財務管理，嚴格執行會議預算開支項目、標準及金額，不得擅自改變會議資金用途，不得挪用、截留、侵占會議經費。要建立追蹤問效機制，對于違反規定的開支項目和超過開支標準的費用，不予報銷。

第二十條 大型國際會議結束后，承辦單位應在3個月內編制會議經費決算報告，總結會議經費明細收支情況，經主管部門審核后報送財政部。編報決算要做到數字真實、計算準確、內容完整、說明清楚。

第二十一條 會議結束后，中央財政撥款經費如有結余，按照財政部結轉和結余資金管理的有關規定執行。

第二十二條 對于編制虛假預算以及截留、擠占、挪用國際會議經費等行為，按照《財政違法行為處罰處分條例》和其他有關規定，追究違規單位和人員責任。

第五章 附

則

第二十三條 舉辦大型國際會議，承辦單位應根據本辦法制定具體的財務及物資管理辦法，報財政部備案。

第二十四條 地方部門舉辦的國際會議參照本辦法執行。

第二十五條 本辦法由財政部負責解釋。

第二十六條 本辦法自發布之日起執行。財政部《關于在華召開國際會議財務管理辦法的規定》（財外字〔1997〕543號）同時廢止。