第一篇：員工辦公物資配置標準及辦公經費管理制度

辦公物資配置標準管理規定

1.總則 1.1目的

規范辦公物資的管理，明確各崗位員工辦公物資配置標準，降低成本、促進資源的合理使用。1.2 適用范圍

本標準適用于公司各部門。1.3 分類及定義 1.3.1 分類

辦公物資包含員工日常辦公所使用的辦公設備、辦公用品及辦公家具三類。1.3.2 定義

辦公設備：指用于辦公室處理文件的設備，泛指使用年限至少一年以上且通電的設備。指電腦、打印機、復印機、投影儀、碎紙機、掃描儀等辦公自動化設備。

辦公用品：指辦公室內常用的一些現代文具，如：簽字筆、水筆、鋼筆、鉛筆以及筆筒等配套用品。辦公用品按類別可分為管制品和消耗品，分類明細詳見附件。管制品非員工辦公必需品，為部門領用物資，如u盤、計算器、訂書機、剪刀等；消耗品為個人領用物資，如簽字筆、圓珠筆、筆芯等。

辦公家具：包括指在辦公區域使用的工作家具。指辦公桌椅、會議桌椅、沙發、文件柜等滿足辦公的家具。1.4 原則 / 10

1.4.1 歸口管理、分級控制 1.4.2 統一采購、定期比價 1.4.3 事前審批、臺賬管理 1.4.4 費用分攤、勤儉節約

2.管理職責

2.1總公司行政部為辦公物資的歸口管理部門：

2.1.1 負責管理規范的擬定、發布、統一宣貫、解釋與修訂； 2.1.2 組織辦公物資供應商的統一選擇與管理，定期比價；

2.1.3 負責公司常規辦公物資的統一采購、分發、調撥及臺賬的管理，負責參與辦公物資供應商的考察、選擇和管理，辦公物資的核價工作；

2.1.4 負責審核各公司每月采購計劃合理性； 2.1.5 定期或不定期組織辦公物資及臺賬的管理檢查。2.2 分公司行政部為各公司辦公物資歸口管理部門： 2.2.1 負責管理規范在本公司的內部宣貫、解釋；

2.2.2 負責本公司辦公物資采購計劃的申報、發放、費用控制及設備的維修與保養，并建立管理臺賬； 2.3 行政部與物資部對接：

2.3.1對接辦公設備的詢價、比價； / 10

2.3.2對接辦公設備的臺賬管理、日常維修； 2.3.3 參與每季度辦公資產的盤點工作；

3.預算管理與計劃的申報 3.1 預算管理

辦公物資采購的預算費用應列入各公司預算，并符合年度預算計劃，超出預算部分不予申報，經各公司負責人審批確認后初步納入工作計劃。3.2 計劃申報

3.2.1 辦公設備的計劃申報

當各公司有辦公設備的采購需求時，需填寫《申購單》，經行政負責人確認后統一將需求總公司行政部，由總公司行政部對照資產管理查驗是否有庫存可調撥，再決定是否進行采購。3.2.2 辦公用品的計劃申報

各公司行政部于每月末統計各部門次月辦公用品需求，并進行估算，填寫部門次月《采購單》隨附《辦公用品月度盤點表》，經分公司負責人批準后作為次月采購計劃，于每月底28日前上報至總公司行政部。

各公司當月臨時需要增加采購計劃外的辦公文具時，需向總公司行政部提出申請，嚴禁私自與供應商聯系采購，一經發現不予報銷。

3.2.3辦公家具的計劃申報

各公司有需求時，提前上報需求計劃至總公司行政部審批后進行采購。/ 10

4.采購

4.1 供應商的選擇

原則上由總公司行政部在合作供應商處采購，如有特殊需求而現有供應商無法提供的，可另行選擇供應商并經行三方比價后采購。此外，行政部門應定期詢價，原則上1季度內不少于1次。4.2 采購的流程

4.2.1 辦公設備/辦公家具的采購流程

有采購需求時，由行政人員填寫《請購單》— 經行政負責人審核確認—總公司行政人員進行查驗、調撥--總公司行政部審核確認--總公司行政進行采購--供應商送貨--物品入庫--月底時總公司統一發起“采購報批單”。

4.2.2 辦公用品的采購流程

各公司于每月28日前提報次月《采購單》--總公司行政部進行匯總、審核--供應商報價、備貨/網上采購--總公司行政部統一發起“采購報批單”--供應商送貨/配送--各公司驗貨入庫。

5.辦公物資的入庫管理 5.1 辦公用品的入庫

辦公用品采購至公司后，各行政人員應依據《采購單》上所列的名稱、規格、數量、單價、金額進行核對、清點，經驗收合格后，方可入庫。行政專員要嚴格把關，有以下情況時可拒絕驗收或入庫： / 10

（1）入庫物品與《采購單》上的采購物品不相符的；

（2）不符合物品入庫要求的采購物品，如出現破損、原裝短少、接近或超過有效期等。5.2 辦公設備的入庫

各行政專員填寫固定資產驗收單 —總公司行政部進行固定資產編號--使用人驗收簽字確認。

新購辦公設備的相關保修卡等由行政專員進行統一保管，包括電腦、打印機、移動硬盤等，并及時錄入資產管理系統。

5.3辦公家具的入庫

各行政專員填寫固定資產驗收單 — 使用人驗收簽字確認--總公司行政部確認。

6.辦公物資的領用管理

此處辦公物資的領用主要指辦公用品的領用，辦公自動化設備申請后無需再行領用手續。6.1.1 領用時間

各部門由負責人負責辦公用品的領用，于每周三至行政部領用部門本周所需物資，其余時間不予辦理文具的領用手續。

6.1.2 消耗品的領用

在規定時間至各公司行政部領用消耗品，并填寫《辦公用品領用登記表》，再次領用時需以舊換新。6.1.3 管制品的領用

管制品為部門共同使用品，統一由部門內勤申領和保管，員工有使用需要時可至各部門內勤處進行領用，并及/ 10

時歸還。

7.辦公物資臺賬管理及盤點

7.1 辦公設備/辦公家具的臺賬管理及盤點

新采購的辦公設備/辦公家具，各行政人員需進行物資信息臺賬登記。每月初5號前將更新的物資臺賬發至總公司行政部備案。每季度總公司行政部開展物資臺賬管理的檢查、抽查事宜。7.2 辦公用品的臺賬管理及盤點

各公司行政人員負責每月辦公用品的領用臺賬梳理。每月最后一日前，盤點辦公用品當月使用量、庫存形成盤點表，與物資部進行物資總量核對。

7.辦公物資的外借、歸還及遺失 7.1 辦公物資的外借

因工作等原因需長期借用公用的辦公自動化設備（如筆記本電腦、投影儀、數碼相機、錄音筆等）需填寫《物品借用登記表》，以記錄物品的借用及使用歸還情況，并需要按《物品借用登記表》中在規定時間及時完好歸還。7.2 辦公物資的歸還 7.2.1員工離職

員工離職時，退還公司原所屬部門的的管制品（如電腦、打印機、U盤、電話機等），行政人員需按領用記錄/ 10

核對并辦理移交手續，未完成移交的不予辦理離職手續，若出現遺失需進行賠償。7.2.2 員工異動

員工異動時，原則上不能帶走原所屬部門的辦公物資，如電腦、辦公家具等，如辦公物品需隨人員調撥，應由行政部進行物資流轉備注。7.3 辦公物資的遺失

借出的物品或部門領用的管制品如出現遺失、損壞等情況，在事發時需要及時向行政部報告情況，損壞的應及時歸還行政部進行維修處理，遺失的且不能提供遺失時間及詳細情況則當由借用人按借用物品的折舊價值賠償，折舊價值以財務部數據為準。

8.辦公物資的維修與更新

員工在工作中要愛護辦公設備，能維修使用的用品原則上不進行新購與更換，當發生故障時物品使用人或部門應及時向行政部報告設備出現的問題，進行辦公設備的維護與保養，并將每次維修問題進行記錄。/ 10

9.辦公物資的報廢管理

當辦公物資的性能發生改變，不能正常使用且無法修復或維修成本高于其使用價值時，可申請報廢。由使用人發起申請，填寫《資產報廢申請單》，經部門負責人簽字后，在確認無法修復或維修成本過高后，報總公司行政部審批，同意后方可實施報廢。

無回收利用價值或回收利用價值低于變賣收入的物資，應考慮變賣處理；無使用價值且無法進行變賣的物資，應適時清理，變賣后所得物資需交由財務管理部入帳。

10.辦公物資的庫房管理

辦公物資的庫房應按不同類別、性能、特點和用途分類分區、分庫碼放，做到物品擺放干凈整齊。/ 10

公司辦公經費管理制度

1.總則

1.1 為加強公司內部管理，控制公司運營成本，經過多年運行，在公司原辦公經費管理的基礎上，結合公司實際情況，全面推行預算管理，特制定本制度。

1.2 本制度所指辦公經費為：各部門開展日常辦公所需的費用，包括辦公用品費用、交通費、電話費、復印費、傳真長話費等。

1.3 本制度適用于公司對各業務部門日常辦公所產生的費用的量化考核。

1.4 若因公司管理體制與本制度相關聯的制度有改變時，本制度另行修訂。

2.辦公用品、辦公經費的界定及使用標準

2.1 辦公經費范圍界定

辦公經費包括：辦公用品費、交通費、電話費、復印費、傳真長話費、打印耗材費。

本制度所指的辦公用品是指各部門為開展日常工作所需的，且達不到列入固定資產條件的所有物品。包括書寫工具、文件儲存、桌上用品、水票、打印耗材等。

交通費是指不配備車輛的部門因開展業務需要，自行乘坐出租車、公交車發生的實際費用。

電話費是指使用公司提供的辦公電話所產生的費用。

復印費是指需要到公司辦公室復印資料所發生的費用。/ 10

2.2 辦公經費測算原則及標準

2.2.1 因工作需要，自行乘坐出租車、公交車發生的費用，據實報銷，并計入部門交通費考核。

2.2.2 電話費核定。電話費實行總額控制，公司核定各部門電話費以后，發生費用，以電信部門提供的實際費用為準。

原則上每個部門自行進行話費的及時充值。由安全部統一負責的電話賬號由相關負責人進行通訊費用的及時充值。辦公經費預算管理

3.1 辦公經費的核定

公司根據各部門的工作性質、耗材預估情況、公司年度財務計劃等方面綜合考慮后，由行政部和財務部擬定本年度辦公經費使用計劃，經公司審批后執行。

3.2 涉及辦公經費管理過程的部門職責。

行政部：負責辦公用品、辦公耗材的統一采購、入庫、發放、管理，采購必須向經公司評定的合格供貨方實施采購；負責統計核算各部門領用辦公用品的費用、復印費、交通費；電話號碼的開通及停機使用事宜。

財務部：負責對辦公經費管理與預算制度的對接；對辦公用品采購、臺帳、各部門費用入賬等環節的監控；月末、半年、年終對辦公經費使用的核對。

3.3 辦公費按月按部門核定。公司各部門可在核定的辦公經費范圍內，根據部門實際工作所需對辦公用品進行領用。若因乘公共交通工具、采買特殊辦公用品發生費用的，憑發票填報銷單，按費用報銷程序進行報銷。所發生費用最終納入部門辦公經費進行考核。/ 10

第二篇：辦公物資管理制度

辦公物資管理制度

一、總則

（一）為加強辦公物資管理，規范辦公物資領用程序，提高利用效率，降低辦公經費，特制定本制度。

（二）規定中的辦公物資為辦公耗材和一般辦公物資。

1、一般辦公物資包括剪刀、膠條、膠棒、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、裁紙刀、簽字筆、鉛筆、信箋、信封、打印紙、復印紙、復寫紙、印刷品、印泥、釘書針、大頭針、夾子、圖釘、名片、賬冊、卷宗、檔案袋（盒）、標簽、紙杯、計算器、電池、電話機等。

2、員工應對辦公物資應本著勤儉節約、杜絕浪費的原則。對于消耗品第二次發放起，必須實行以舊換新。

3、各部門須制定辦公物資申請人并建立本部門領用臺賬。

4、辦公物資應為辦公所用，不得據為己有，挪作私用。

5、不可用辦公設備為個人使用。不許將辦公物資隨意丟棄廢置。精心使用辦公設備，認真遵守操作規程。

二、辦公物資計劃

（一）各部門根據本部門辦公物資消耗和使用情況，每季度首月7日前編制并提報下季度一般辦公用品領用申請、每月7日前編制并提報下一月辦公耗材及打印用紙領用申請，經本部門負責人審批簽字后報辦公室辦公物資管理人員處（電子版以郵件形式發送）。經辦公室相關人員審核統計并由辦公室領導審批通過后進行采購。

（二）如各部門逾期未申報或需臨時追加補充采購辦公物資的，可通過廣州分公司請購申請流程進行申請采購（請購申請中說明申購原因）。原則上各部門不予補報辦公物資申請。

四、辦公物資的發放及領用

（二）各部門辦公物資管理人員應嚴格遵照公司財務對在職員工辦公用品及耗材配比規定，結合本部門實際使用情況按規定標準進行申請以及本部門辦公物資預算提交。

（二）各部門指定人員在物資到貨后認真核對本部門申請辦公物資，當場與供應商送貨人員確認核對并簽寫姓名工號。如配送物資與申請物資有誤須及時向辦公室辦公物資管理人員反饋，并拒簽錯誤配送物質。

（四）電話、計算器、訂書機、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機、剪刀、裁紙刀、直尺、起釘器、鼠標、鍵盤等耐用辦公物資，目前分公司各部門以給予配備如需申請應說明原因或憑損毀原物以舊換新。如人為損壞或遺失由個人負責賠償。

五、管理員職責

1、各部門管理員須建立辦公物資臺賬，定期核查所領物品使用情況，做好辦公物資的發放和庫存管理。

2、各部門管理員須定期或不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。

3、各部門管理員須防止辦公物資受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公物資的功用和性能。

4、各部門管理員須根據辦公物資的消耗或領用情況，確定和保持合理的庫存種類和數量，以減少資源占用和保證正常使用。

六、辦公物資的交接與收回

員工因離職或工作崗位變動等原因需進行辦公物資及固定資產的交接或收回時，應嚴格遵守交接回收程序。

移交人需逐項列出物品清單，接收人在監交人的監督下，仔細點驗，遇有毀損的要求移交人書面標明，視該物品金額的大小情況，是否追究移交人（保管人）的責任，另行處理。

第三篇：辦公經費管理制度

辦公經費管理制度

為加強公司內部管理，控制公司運營成本，結合公司實際情況，特制定本制度。

一、本制度所指辦公經費為各部門開展日常辦公所需的費用，包括辦公用品費用、電話費、復印費等。

二、公司日常辦公所需辦公用品由各部門按月提交計劃，上報至綜合部，由領導審批后，統一由綜合部進行購買，入庫、發放、管理。

三、公司內部打印機、復印機的維修保養工作由綜合部負責，各種耗材如打印紙、打印機硒鼓、碳粉由綜合部按使用進度提報計劃，統一購買，入庫，管理。

四、公司辦公電話的費用支出，由綜合部年初統一提報費用使用計劃，統一管理。

第四篇：公司辦公經費管理制度

XXXXXXXX有限公司辦公經費管理制度

第一章 總則

第一條為加強公司內部管理，控制公司運營成本，經過多年運行，在公司原辦公經費管理的基礎上，結合公司實際情況，全面推行預算管理，特制定本制度。

第二條本制度所指辦公經費為：各部門開展日常辦公所需的費用，包括辦公用品費用、交通費、電話費、復印費、傳真長話費等。

第三條本制度適用于公司對各業務部門日常辦公所產生的費用的量化考核。

第四條若因公司管理體制與本制度相關聯的制度有改變時，本制度另行修訂。

第二章辦公用品、辦公經費的界定及使用標準

第五條辦公經費范圍界定

辦公經費包括：辦公用品費、交通費、電話費、復印費、傳真長話費、打印耗材費。

本制度所指的辦公用品是指各部門為開展日常工作所需的，且達不到列入固定資產條件的所有物品。包括書寫工具、文件儲存、桌上用品、水票、打印耗材等。

交通費是指不配備車輛的部門因開展業務需要，自行乘坐出租車、公交車發生的實際費用。

電話費是指使用公司提供的辦公電話所產生的費用。

復印費是指需要到公司辦公室復印資料所發生的費用。傳真長話費是指因工作需要到公司辦公室收發傳真、撥打長途電話發生的費用。

第六條辦公經費測算原則及標準

1、對不配備車輛的部門，因開展業務需要，自行乘坐出租車、公交車發生的費用，據實報銷，并計入部門交通費考核。

2、對于配備車輛的部門不再單獨核定交通費，配備車輛的費用由公司另行核定。

3、部門到辦公室領取打印紙，費用按進價計入部門辦公經費。

4、打印機硒鼓、碳粉、維修所產生的費用由各部門按領取打印紙的比例核算。（該項費用納入對部門經濟目標考核的成本費用，不計入辦公費用考核）

5、國內長途電話費：1.00元/分鐘；接傳真1.00元/張，發傳真0.50元/張。

6、電話費核定。電話費實行總額控制，公司核定各部門電話費以后，發生費用，以電信部門提供的實際費用為準。

原則上每個部門開通一部外線電話。一個部門若需開通兩部或兩部以上外線的，需報請公司分管領導及公司總經理審批。

第三章辦公經費預算管理

第七條公司實行辦公經費包干使用制度，在辦公用品費、交通費、電話費管理、打印耗材上，實行標準限額管理。

第八條辦公經費的核定：公司根據各部門的工作性質、業務范圍、業務量、上年辦公經費執行情況、公司財務計劃等方面綜合考慮后，由辦公室和財務部擬定本辦公經費使用計劃，經公司審批后執行。

第九條涉及辦公經費管理過程的部門職責。

辦公室：負責辦公用品、辦公耗材的統一采購、入庫、發放、管理，采購必須向經公司評定的合格供貨方實施采購；負責統計核算各部門領用辦公用品的費用、復印費、交通費、傳真長話費;電話號碼的開通及停機使用事宜。

財務部：負責對辦公經費管理與預算制度的對接；對辦公用品采購、臺帳、各部門費用入賬等環節的監控；月末、半年、年終對辦公經費使用及獎懲的核對。

第十條辦公費按月按部門核定。公司各部門可在核定的辦公經費范圍內，根據部門實際工作所需對辦公用品進行領用。若因乘公共交通工具、采買特殊辦公用品發生費用的，憑發票按月填報銷單，交辦公室登記后，按費用報銷程序進行報銷。所發生費用最終納入部門辦公經費進行考核。

第十一條公司領導的辦公經費單獨列支。

第十二條專項會議、專項活動涉及辦公經費的，專項列支，不納入部門辦公經費考核。

第四章辦公經費使用管理流程

第十三條辦公用品領用。每周一上午，辦公室為各部門提供辦公用品發放服務。

部到辦公室領用。

第十四條填寫通過報賬程序報銷。

第十五條打印、復印、傳真，需要由辦公室提供服務的，由辦公室作記錄，月末統計后進入部門辦公經費考核。

第十六條專項費用。若有專項活動或者產生專項費用，事先由組織部門將費用預算報公司總經理審批。費用專項列支。

第十七條若所需服務辦公室無法提供時，由部門自行解決。在報銷過程中需先行到辦公室登記，所產生的費用，月末納入部門辦公費用核算。

第十八條月末辦公室根據記錄，分別將各部門產生的費用進行統計匯總，年終辦公室根據記錄與財務部核對后，做出《辦公經費使用情況統計表》，公司據此，兌現獎懲。

第五章辦公經費考核方法

第十九條財務部、辦公室負責對各部門的辦公經費使用情況按月統計核算，年終結算。

第二十條各部門應在公司核定的辦公經費使用限額內，科學管理，嚴格控制，厲行節約，防止浪費。各部門的經理（主任）為經費控制使用的責任人。

第二十一條若由于管理不善，辦公經費提前用完，打

印紙、復印、傳真及辦公用品領用由部門用現金支付；交通費提前用完，由部門自行解決交通問題；電話費超支，超出部分從部門負責人當月獎金或工資中扣交。

第二十二條年終結算后，核定電話費和水票如有節余，不再計提獎勵。辦公經費（辦公費用、交通費）有節余的部門，按節余金額的50%兌換成現金，獎勵給各部門。若超支，部門經理（主任）按30%承擔，部門副經理按20%承擔；部門負責人可根據部門人員在執行中的好壞，按一定比例從部門人員工資或獎金中相應抵扣。

第二十三條本制度自二Ｏ一一年一月一日起開始執行。

二Ｏ一一年一月一日

第五篇：辦公后勤、物資、采購管理制度

辦公后勤物資采購管理制度

1、目的：為加強對采購工作的管理，做到合理規劃達到有效配置，特制訂本制度。

2、適用范圍：公司所有辦公后勤物資采購均依本制度辦理。

3、職責：人事行政部負責辦公后勤物資的統一采購，各部門負責所需物資用品的申請。

4、定義：無

5、實施內容：

5.1人事行政部統一采購業務范圍：

A、各類文具用品、表單印刷；

B、辦公用品設施耗材、勞保清潔用品；

C、有關儀器設備工具；

D、廠房設施修繕工程用料；

5.2采購作業程序：

5.2.1各部門因辦公及生產需要有關用品時，應填寫“物品請購單”，經核準后送人事行政部辦理。申請程序： 部門填寫申請單人事行政部審核總經理核準行政課實施采購

5.2.2采購辦法：

A、文具用品、勞保清潔用品確定2—3家定點供應商，簽訂一年期合同，需要時通知供應商送貨。

B、電腦、打印機、復印機維修及耗材確定2家供應商簽訂合同，定點維護，定點配置用材。電腦及配件采購時由公司網絡管理員協助驗貨。

C、印刷品定點一家印刷。

D、其他工具、設備、配件屬零星采購，必須貨比三家，經議價后采購。E、辦公家具、水暖電工用材選定供應商定點采購。

5.2.3辦公用品、文具等保管發放與采購經辦人分開，負責保管發放的不采購，采購經辦人不應兼保管發放。建立入庫及發放登記臺帳。

5.2.4采購注意事項：

A、確保品質的前提下，盡量降低采購成本；

B、盡可能向制造商直購；

C、要考慮市場變化及庫存成本等因素；

D、須注意售方的售后服務和信譽；

E、訂購時要說明不良率拒收標準及檢驗的基準；

F、訂購單或合同中要注明誤期或因品質不良退貨而產生誤期的責任及懲罰辦法。

5.3凡在非定點供應商處采購以及零星采購物品，其采購價必須得到總經理確認后方可購買。

5.4 凡違反采購程序的視情扣罰20—50元；以不正當手段謀個人好處，損害公司利益的，一經發現扣罰500元，并予以開除，情節嚴重的送司法機關處理。

6、本制度經總經理批準后實施，修改時亦同，由人事行政部具體執行。