第一篇：企業郵箱管理制度

企業郵箱管理制度

為保證公司企業郵箱系統的穩定、可靠、安全運行，便于干部員工正確使用企業郵箱收發電子郵件，特制定如下管理制度：

一、申請人員管理

建立企業郵箱目的主要是方便外聯崗位人員進行對外聯系，為合理有效的使用郵箱賬號，經決策委員會研究決定，符合以下要求的部門、人員才可以申請使用企業郵箱：

1.總公司所有人員，分（支）公司、基地部門副經理以上干部； 2.各分（支）公司營銷、客服、項目經理及法務； 3.各單位財務、統計與客戶對帳崗位人員；

4.分（支）公司、基地各部門以部門名義申請，申請后由內勤負責管理； 5.分（支）公司、基地各科室對外聯系業務的，以科室名義申請； 6.項目部、科、組以項目名稱申請；

7.特殊崗位需要申請企業郵箱的經分（支）公司總經理審批同意后予以開通。

二、申請流程

申請開通企業郵箱帳號的人員,先提交相關申請給本單位信息人員進行審核和記錄備案，經分（支）公司總經理或部門總監審批同意后由信息部網絡處創建郵箱帳號。如果是實習員工,需要在申請中注明,在創建帳號時,設定帳號到期時間。

三、郵箱容量

每個郵箱大小為3072MB, 即3GB 大小，郵箱使用人員要定期清理郵箱，以免郵件達到郵箱容量上限后影響郵件收發。如果需要增大郵箱容量，需提交申請給信息部網絡處,由信息部網絡處審核通過后進行擴容處理。

四、郵箱使用規范

1.宅急送企業郵箱的地址統一為: @zjs.com.cn，各級干部員工在工作交

流中凡是需要使用電子郵件的,都必須使用企業郵箱來收發郵件。

2.企業郵箱只限工作業務使用，任何人不得利用其收發私人信件和注冊論壇、不良網站等。

3.使用企業郵箱的用戶客戶端必須安裝正版殺毒軟件，防止通過企業郵箱傳播病毒。

4.在使用企業郵箱時必須遵守國家有關的法律和法規，嚴禁制作和傳播垃圾郵件及詐騙郵件。信息部有權撤消違法亂紀者的企業郵箱使用權，并交由有相關部門處理。

5.任何人不得擅自將郵箱密碼透露給他人。

6.企業郵箱使用人員必須經常接收郵件，及時清理郵箱垃圾郵件，并在每次登錄時,關注郵箱的容量使用情況,如果郵件所占容量達到80%以上或收到系統容量滿的警告信息時,要及時清理郵箱或申請擴容,避免郵箱因容量滿而不能正常收發郵件的問題。

7.登錄企業郵箱時，如果從http://mail.zjs.com.cn 進行登錄，在登錄時,必須勾選“ ssl 安全登錄”復選框；在退出郵箱時必須點擊”退出”按鈕安全退出，以保證登錄信息的安全。

8.企業郵箱使用人員離職后,其所屬部門的主管領導必須在第一時間通知信息部網絡處,由信息部網絡處及時修改郵箱密碼,并將郵件設置轉發給接替其工作的人員,以保證業務的正常延續。該賬號在保留1個月之后,可以根據業務需要,將郵件用Outlook Express或者Foxmail等客戶端方式下載到本地保存,然后刪除此帳號,回收郵箱資源。如果需要繼續保留此帳號,可以將此帳號做為相關人員的郵箱smtp別名使用。

9.如果采用Web mail的方式來收發郵件,應該注意不要把重要的郵件移入垃圾郵件或已刪除文件夾,因為這兩個文件夾會定期自動清空。

10.企業郵箱使用人員不得利用企業郵箱發送垃圾及詐騙郵件,并要定期修改郵箱密碼及檢查郵箱的自動轉發列表是否有非法設定的自動轉發及郵件過濾規則, 以防止他人將郵件通過自動轉發轉走,保證信息的安全。

11.建議采用Microsoft outlook 2003 /2007、Outlook Express、Foxmail等客戶端軟件收發郵件,并將這些軟件加注PST 口令及OE 的標識口令。

12.企業郵箱的初始密碼必須修改為復雜密碼,長度為 6-16位(必須包含數字、字母)，嚴禁采用身份證、生日、卡號、重復或連續等易被他人破譯的簡單密碼。13.如果忘記郵箱密碼,需由部門主管領導出具正式的郵件或書面證明，報信息部網絡處,由信息部網絡處負責修改；修改后通知使用人員本人,在收到初始密碼后必須在2小時內更改為復雜密碼。

14.本制度自發布之日起實行，此前相關制度與本制度相矛盾的以本制度為準。

第二篇：企業郵箱管理制度

企業郵箱管理制度

1、目的

為規范化企業郵箱的管理與使用，保障郵件系統的高效運行，特制訂本制度。

2、權責 2.1 總經辦

2.1.1 負責企業郵箱系統運行維護及安全管理。

2.1.2 負責企業郵箱的創建、收回、群組劃分、密碼重置等賬戶相關的管理工作。

2.1.3 負責企業郵箱管理員、分級管理員的授權管理。2.1.4 負責企業郵箱使用過程中的答疑與技術支持工作。

2.1.5 負責對已收回的企業郵箱進行后期監管，并有權對有效信息進行分發、處置。

2.1.6 負責企業郵箱使用情況的監控、信息統計與發布，對長期不使用或者違規使用的郵箱有權停止使用。

2.1.7 負責企業郵箱相關制度的制定、修訂與解釋。2.2 人力資源部

2.2.1 負責為新入職的員工登記《網絡資源申請表》再交由總經辦統一開通

2.2.2 負責及時統計離職（含辭退）員工信息交接，通知總經辦注銷相關人員郵箱，并定期通知總經辦相關的人事信息更新。2.2.3 負責安排新員工學習企業郵箱相關的制度、規定及使用。2.3 部門 2.3.1 負責企業郵箱相關規章制度的落實，確保員工按要求規范化使用郵箱。

2.3.2 負責部門內員工分配的企業郵箱賬戶及信息安全。

3、賬戶管理 3.1 個人郵箱開通

3.2 新員工正式入職后，人力資源部門應及時登記《網絡資源申請表》再交由總經辦統一開通

3.1.1 新員工登陸網站平臺后，自主激活企業郵箱賬戶。首次登陸即修改個人密碼。

3.1.2 現有員工需申請注冊企業郵箱的，由本人填寫登記《網絡資源申請表》交由主管或部門負責人批準后再交由總經辦開通 3.3 賬戶收回與密碼管理

3.2.1 員工經過人力資源部辦理完成離職手續后將收回其使用的個人郵箱賬戶。被辭退或自動離職的人事部門應第一時間以書面通知向總經辦提交注銷申請。

3.2.2 有權使用對外公共郵箱的員工轉崗或離職后，郵箱管理員應及時更新密碼；若郵箱管理員離職，則由部門負責人指派新郵箱管理員，并重置密碼。

3.2.3 郵箱密碼遺忘或者被遭他人惡意篡改后，員工本人應及時與總經辦聯系進行密碼重置。

4、使用規定 4.1 使用范圍

4.1.1 企業郵箱為員工工作交流時的唯一指定郵箱。4.1.2 公司內部的工作交流包括：通知、通報、通告、新聞、工作報告、會議紀要、決議、資源請求、征求意見等。

4.1.3 公司對外的工作交流包括：信息發布、客戶聯絡、客戶關懷，技術答疑、資料傳遞等。

4.1.4 除工作交流之外的其它用途不得使用企業郵箱。4.2 基本要求

4.2.1 使用企業郵箱必須遵守國家有關的法律法規，不得侵犯國家的，社會的，集體的利益和他人的合法權益。

4.2.2 使用企業郵箱必須遵守公司的相關制度與規定，不得從事危害公司安全、泄露公司秘密、損毀公司聲譽等不利于公司的行為。4.2.3 個人企業郵箱僅限本人使用，不得擅自授權他人使用。4.2.4 公共企業郵箱僅限對外包括__________的相關人員使用，且發送郵件時應附帶發件人具體的聯系信息。

4.2.5 員工應對其使用郵箱的賬戶安全負責，防止用戶名、密碼信息泄露。

4.2.6 用戶應及時查看郵件，保證每個工作日至少查看兩次，或者配置郵件客戶端軟件及時收取郵件。5 附則

5.1 對違反企業郵箱使用相關規定的員工，公司有權停用其賬戶，情節嚴重者將向公安機關舉報追究其相關責任。5.2本制度自發布之日開始實施。

第三篇：企業郵箱管理制度專題

企業郵箱管理制度

一、總則

為保證集團信息交流的暢通，提高工作效率，規范集團企業郵箱的使用行為，確保系統穩定、安全地運行，特制訂本規定。

二、適用范圍

本規定適用于集團全體員工。

三、開通與維護支持

由集團行政部統一開通管理、集團技術部維護支持。

四、管理規定

1．員工在工作時須注意經常查看企業郵箱，并對相關信息做出及時回復。及時清理過期郵件，保證郵箱正常使用。

2．企業郵箱可向社會公開，作為集團與客戶聯系的窗口，員工印制名片應統一使用企業郵箱（xxx@bjyunrui.com）作為聯系郵箱。

3．為減少垃圾郵件的接收，請勿使用公司郵箱進行各類網站注冊。

4．集團各事業部內部及各事業部之間進行工作上的溝通時，要求均使用電子郵件形式發送文本或確認結果，利于事后再查閱，可以進入備忘錄，也便于管理，歸檔等。

5．集團員工應根據工作需要，依照集團行政部的電子郵箱申請流程，申請開通電子郵件服務。

6．不要打開一些不知名的、或有可疑的郵件，給集團造成直接的經濟損失。7．嚴禁使用電子郵件群發與工作無關或帶有娛樂性質的郵件。如確實需要在集團內召集、組織集體娛樂活動譬如球賽、集體出游等等，請將該郵件發送集團行政部負責人，由其負責群發。

8．員工收到集團群發的郵件后，嚴禁全部答復該郵件組群，以免給其他人員的工作造成干擾。

9．員工應及時修改初始密碼，并對郵箱帳號和密碼的安全負責。

10．員工不得自行把自己的郵箱帳號提供給他人使用，須經常改變郵箱密碼以防郵箱被他人盜用。若發現有任何非法使用自己的帳號或存在安全漏洞的情況，應立即通知集團行政部及技術部妥善處理。

11．員工的電子郵箱只限工作交流使用，嚴禁傳播中傷他人的、辱罵性的、恐嚇性的以及淫穢、反動等違犯國家法律法規的內容。

12．集團各級員工應根據崗位需求，在獲得相關領導批準后，可以向集團行政部申請開通特定郵件組群的收發權限，并在調離該崗位或離職時，由事業部領導及時通知集團行政部注銷此權限。

13．嚴禁員工利用工作之便，向內外部無關人員發送涉及崗位或公司機密的信息資料。

五、違紀處理

1.未經批準用郵件訂閱報刊、新聞、論壇的員工和情節嚴重程度，處于500-1000元的罰款。

2.轉發有危害社會安全的言論或政治性評論文章的郵件，以及其他與工作無關的郵件的員工，首次發現降薪500元處理，再次發現作降職處理，三次發現作辭退處理。3.在公司內部使用非公司電子郵件地址，罰款200元。

4.任何使用電子郵件泄露集團商業秘密，一經發現視情節嚴重，處以扣除全年績效獎金直至辭退的處理，造成惡劣影響或損失嚴重的，集團還將已發追究其法律責任。5.任何違犯上述規定的行為，視為破壞集團正常的工作秩序，一經發現并核實，給予通報批評，并給予行政處分。

六、附則

本制度由集團行政部負責制定、實施、修改和解釋，經集團總裁批準后實施，修改時亦同。本制度自發布之日起生效。

第四篇：企業郵箱管理制度

一、集團及下屬各公司在對內的工作交流、對外的商務活動中必須使用集團企業郵箱。集團及各公司印制名片公布的E-Mail地址必須為企業郵箱地址。

二、集團及各公司企業郵箱域名后綴如下：

1、華博集團 @jshuabo.com2、江蘇蜂星 @cellstar.net.cn3、南京寧網 @nw5566.com4、南京問學 @a-l.com.cn5、江蘇正博 @zhengbo.com

注：各公司如有新申請的域名需加入企業郵箱，請與物業管理中心郵箱管理員聯系。

三、企業郵箱的開通與注銷：

集團人力資源管理中心以每周一次的頻率向物業管理中心提供最新人員變動情況，物業管理中心根據此變動名單對郵箱用戶進行管理。原則上集團公司每位正式員工都將分配一個郵箱。

四、企業郵箱資源：

1、瀏覽器訪問：

http://mail.jshuabo.com、http:///hbmail.htm

相關指導：http:///tech/webmail.htm2、郵件客戶端軟件訪問（Outlook、Foxmail）：

接收服務器（POP3）地址：pop3x.sina.net

發送服務器（SMTP）地址：smtpx.sina.net

相關指導：http:///tech/foxmail.htm

五、集團物業管理中心負責企業郵箱的管理、運行、維護工作：

1、物業管理中心負責甄選企業郵箱服務提供商，以最優質服務、最優惠價格為原則選擇本集團的服務提供商。

2、企業郵箱用戶的初始容量為10兆。用戶分配到郵箱后可以根據實際需要向管理員申請空間增加，增加額度不限，以實際需要為度。

3、禁止把企業郵箱作為活動存儲器使用。不得長期積壓郵件占用企業郵箱空間資源，用戶應至少每周清理一次郵箱。

4、長期不活動（指60天內對郵箱沒有任何訪問行為）的帳戶，管理員有權將其暫時封閉，經本人申請后于當日激活。

5、郵箱空間占用長期保持在高比率（指空間占用率在30天內一直保持在80%）的用戶，管理員將發送管理員通知郵件到該郵箱，此一周后仍未整改，管理員有權清理該郵箱郵件做備份、初始化密碼。

六、服務與支持

1、郵件列表：郵件列表地址是一個包含一組郵箱地址的地址。各公司、部門、項目組可以申請郵件列表信箱地址方便聯系。注：發往每一個郵件列表地址的郵件相當于群發，所以應嚴格控制所發郵件的大小。

2、超大郵件的發送與接收：本企業郵箱發送、接收郵件最大附件容量為30兆，對外發送時應考慮對方郵箱接收的最大容量限制，對于企業郵箱內部用戶禁止群發超大容量郵件，如有這方面的問題以及需要協作事宜，請與企業郵箱管理員聯系。

七、本規定解釋權屬于集團物業管理中心。

物業管理中心

二〇〇五年九月十五日

第五篇：企業郵箱管理制度（范文）

XXX有限公司

企業郵箱使用規范及管理制度

為使公司的制度及管理流程更加規范，現就廣州翁般扎信息科技有限公司企業郵箱的使用做如下規定：

1、公司為每一位員工配備企業郵箱。

1)、默認安裝設置郵箱客戶端為：Foxmail。

2)、用戶名為：“員工姓全拼+名字首字母”@XXX.com”。（如“劉老根”，他的郵箱名稱即為 “liulg@XXX.com”，初始密碼統一為：系統隨機生成）,用戶名嚴禁改動與調換。

3)、郵箱密碼修改：第一時間登陸郵箱網頁地址mail.XXX.com根據頁面提示進行密碼修改

4)、郵箱帳戶屬性中個人信息為：本人真實全名。例：劉老根。

5)、默認信紙設置規范如下：(不會設置的請找網管協助)：

姓名(10號字體，加粗，深灰色)

職務 手機號(10號字體，加粗，深灰色)

XXX有限公司(10號字體，加粗，深灰色)

XXX平臺網址：(10號字體，加粗，深灰色)

地址：(郵編：)(10號字體，深灰色，下同)

英文地址：

T:+86 20 XXXXXXXX+86 20 XXXXXXXX

F:+86 20 XXXXXXXX2、各類、各級的任何請示、回復、傳達、公務督辦等一切工作溝通與協調必須通過企業郵箱傳達完成，否則不予辦理。

3、各類、各級的溝通與協調應通過企業郵箱根據崗位職責與處理權限逐層、逐級請示、回復完成，如屬特重大事項可直接越級請示完成。對于批示、回復等重要性郵件必須至少保存20個工作日。離職人員不得刪除離職前最近三個月內的所有工作文件。

4、各級、各層收到郵件后，主接收人必須立即予以回復（在本權限范圍內能夠解決或協商解決的）或轉發上級領導（在本權限范圍無法解決的，附上自己的意見），嚴禁拖沓、推諉、延遲，否則將以查詢郵件收發時間采用倒推方式對責任人進行嚴厲處罰。

5、為保證郵箱使用與容量效率，每天在崗時間內必須開啟郵件軟件，并設置成每5分鐘自動收取，有新郵件要及時查看。因收取不及時造成容量限制及影響工作進度、效率者予以工作瀆職的嚴肅處罰。

6、不得在郵件系統內設置除公司企業郵箱外的個人郵件收發。

7、郵箱的使用與管理由人事行政部負責。

XXX有限公司

8、企業郵箱地址導入文件指引：

1)、最新企業郵箱地址導入文件在群共享中，請及時下載更新本地郵箱地址。

2)、首次導入：在地址薄中點擊?新文件夾?設置文件名?選中新建文件?點擊工具?導入CSV文件?選中下載的最新導入文件?下一步“全選”?完成。

3)、更新新地址時，建議按首次導入方式導入，導入后將原來的地址文件刪除即可。

本制度將于2010年12月1號正式頒布實施，XXX全體員工必須嚴格執行。該制度的最終解釋權歸公司所有。

全休員工簽名：