第一篇：第二章 會議管理

第二章

會議管理

本章提示：本章主要闡明了三級秘書應掌握的會務管理技巧，諸如會前擬訂會議籌備方案和應急方案，檢查、審核會議狀況并及時與領導溝通；會中對會議進展、經費使用的監督及對突發事件的處理；會后對會議的評估與總結等。第一節

會前籌備

學習目標：本節主要介紹會前籌備工作的主要環節：擬訂各種會議籌備方案、檢查會務籌備情況、審核會議文件、與領導溝通會議的有關事宜和擬訂會議應急方案。通過本章內容的學習，三級秘書需要了解各種會議籌備 方案和應急方案的內容、擬訂要求和基本程序，了解會務籌備情況檢查的方式和程序，具備與領導溝通會議有關事宜的基本能力。

一、會議籌備方案的擬訂：

（一）理論知識：

1、會議籌備方案的內容：（1）確定會議的主題與議題：主題是指會議要研究的主要問題與要達到的目的。確定主題的要素有3點：一是有切實的依托；二是結合單位實際；三是有明確的目的。議題是對會議主題的細化。（2）確定會議名稱：（3）確定會議議程：根據到會領導（4）的情況，確定會議主持人；根據會議的主題，確定會議發言人；圍繞會議主題，確定討論題目、討論方式；根據會議目的，安排主要領導做會議總結。確定會議的時間、地點：會議時間包括會議實際進行時間和會議過程中的休會時間。會議的最佳時間要考慮主要領導是否能出席而定，會期長短要與會議內容緊密聯系。會議地點選擇的重點是會場大小適中、地點適中、環境合適、交通方便、會場附屬設施齊全。

（5）確定會議所需設備和工具：要滿足會議需要。

（6）確定會議文件的范圍：做好文件的印制與復印工作。（7）確定會議與會代表的組成（8）確定會議經費預算（9）確定會議住宿和餐飲安排（10）確定會議的籌備機構：大型會議需要確定籌備機構與人員分工。

2、會議籌備方案的作用：草擬出完善的會議籌備方案是會議工作的基礎。會議籌備方案的擬訂是秘書的重要工作內容之一，它的作用主要有：（1）確保會議的周密組織（2）確保會議服務質量和溝通協調到位

（3）確保領導的意圖得以貫徹執行

3、電話會議及視頻會議的知識（1）電話會議----是利用程控電話的“會議電話”功能召集不同地點的人員舉行會議。任何電話用戶申請并開通“會議電話”的服務功能就可隨時召開電話會議。電話會議適用于規模不大、辦公地點相對集中的企業。① 電話會議交流信息的特點： Ⅰ、電話會議方便靈活，準備時間短，回復迅速，是電子通信會議中花費最 少的。

Ⅱ、電話會議的與會者不直接面晤，參加者很少會受到會議主席或其他參加者的直接影響，這樣更有益于與會者激發創造性思維，也較容易修正自己的觀點，對開展商務交易活動和協調問題極為有利。

Ⅲ、電話會議由于缺少直接接觸，所以難以進行互動交流。而且由于缺少文本，難以傳遞大量細節信息。Ⅳ、為提高電話會議的效率，可以搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件），增進信息的傳輸與交流。若使用視頻電話效果更佳。

Ⅴ、電話會議使用于分公司不遠、規 模不大的企業。（此項不是其主要特點）

② 電話會議信息工作的要求： Ⅰ、準確發出開會信息。要特別說明是否需要設分會場。如要求一個單位的若干人員參加會議，就要設分會場，而且要明確分會場的召集人。要強調準時到會。電話會議是一種實時交談的會議，任何一方都應當在同一時間參加會議，否則將影響信息的交流和獲取。

Ⅱ、認真分發會議書面信息材料。電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式，無法同步傳輸文字材料，因此要做好會議書面信息的分發工 作。對于要在電話會議中進行討論的文件，應在文件上標明討論的順序編號和標題，事先傳真給與會人員。Ⅲ、合理安排會場信息傳輸設備。電話會議分為主會場和分會場。召集方設主會場，其他參加的單位設分會場。各會場應裝有擴音設備和話筒，并與話機連接好。人數較少的單位可直接使用帶有免提揚聲器的話機。會議設備應在會議開始前調試好。Ⅳ、按時接通電話。會議開始，由召集方以主叫方式接通與會各方。Ⅴ、互相通報出席情況。

Ⅵ、做好會議記錄。可用電話錄音系統記錄會議信息，會后整理成書面記 錄材料。（2）視頻會議：

視頻會議是利用通信網絡傳遞圖像文字和聲音信號的一種現代化會議方式。適用于布置重要工作、宣布重大決定、商量緊急措施等特殊緊急情況。① 視頻會議的特點：屬于同步會議，利用視頻設備，通過微波線路或衛星線路，播送主會場和各個分會場的活動景象，與會人員在不同的地理位置上、在同一時間內參加會議。

Ⅰ、實現聲音與圖像的同時傳送。Ⅱ、打破時空限制。Ⅲ、節省時間、費用。Ⅳ、交流效果較好。

Ⅴ、視頻會議的局限。初始準備時間較長，成本投入高；沒有面對面的互動效果，交流可能不夠深入廣泛。

② 視頻會議信息的要求：

視頻會議效率高，投入大，要求 必須高標準，嚴要求。Ⅰ、發出會議信息。及時向與會人員發出開會通知，告知有關注意事項。Ⅱ、分發文件信息資料。會議上要審議的文件和有關信息，會前應通過傳真或電子郵件傳給與會人員。Ⅲ、布置會場。Ⅳ、設置、檢查會場信息傳輸設備。視頻會議設備要求較高，主、分會場之間的聲畫要能及時傳送。會場內要配備高速傳真機，以便同時傳送文件。

Ⅴ、做好會議信息準備。視頻會議時間緊，能夠發言的人數少，而發言時間又相對較長。為提高會議成效，對會上討論的事項一定要在會前通過其他方式進行有效溝通，如電話、文件、小型會議等，成熟之后再在視頻會議上通過。

Ⅵ、采用先集中后分散的形式。為減少通信線路開支或場地設備租用費，在會議議程安排上，可先集中開大 會，然后由分會場各自舉行會議。Ⅶ、匯總情況信息。會后各分會場要將本會場情況整理成書面報告呈交主辦單位備案。

4、遠程會議籌備方案的特點：（1）具有節省時間、經費，交流直接、簡短，可與電話服務機構商定使用錄音帶做永久記錄等便利。

（2）應預先了解提供電信會議服務公司的相關服務業務，并提前一周與電信會議服務公司預約，明確自己的要求，且需將下列內容告知電信服務公司：會議日期、起止時間、參加人 數、與會人員電話號碼、主持人姓名等。

（3）有關會議程序、議程及其它材料須盡量提前寄給與會人員，以便他們有時間準備會議討論。

（4）安排專人負責檢查遠程會議設備，擺放、運轉、操作等是否符合要求。

5、會務機構分工的要求：

所謂會務機構分工主要指會議組織部門和人員落實，包括與會議有關的各項組織工作，每個環節都必須有專人負責；會議組織分工包括文件起草和準備、會務 組織、會場布置、會議接待、生活服務（含娛樂活動安排）、安全保衛、交通疏導、醫療救護等。會務機構的各部門需明確各自的任務和要求。

（1）根據會議規模、類型的要求及會議層次高低和組織的嚴密程度來決定服務機構、服務人員的數量、素質要求。（2）會務機構要分工明確、責任到人。各小組應分工明確，專人領導，各司其職，服從會議領導小組統一指揮。（3）加強協調，定期溝通。

（二）、實際操作： 會議籌備方案的制定程序：組建會議籌備委員會→分成籌備小組→形成籌備方案→領導審核方案。（1）（2）（3）（4）組建會議籌備委員會。劃分籌備機構各小組，選舉或指派籌備方案編寫負責人。

與領導溝通，確定會議的主題、議題、名稱、議程、時間、地點，所需工具、設備，文件范圍、與會代表的組成、會議經費預算，以及住宿、餐飲安排等。

交上級審核，再行安排、部署。

（三）、注意事項：

1、電話會議語言使用的注意事項：會前做好講話準備，要集中、準確地體現會議主題；最后進行講話演練，估算好時間；講話內容要簡明易懂，盡量不使用方言和易產生歧義的字詞語句。

2、安排座位的注意事項：（1）中、大型會議事先應劃好區域，貼上標識牌、指示排、座位名簽，使與會人員順利入座。

（2）表彰會、總結會上，受表彰、獎勵者應安排在前幾排，并在座位上貼上名簽。

（3）報告會、表彰會、聯席會采取 報告人和主辦單位負責人、聯席各單位負責人相間的方法。（4）分清上下座。離入口遠、主席座位近者為上座，反之為下。（5）中小型會議方案在經費、會場布置等方面大多從略、從簡，但在實際工作中仍需注意，方案擬出后要交上司審核，再行部署。

3、會前準備工作的基本要求：

會前組織是商務會議組織程序的重點和基礎，主要任務是為會議的成功舉辦創造一切必要條件和保障。其基本要求是充分、周密、安全。

（四）知識擴展：

1、會議籌備方案與會議策劃方案的區別和聯系：

會議策劃方案----包括會議籌備方案和會議預算方案。所謂策劃是對會議做整體的計劃，涉及到參與舉辦會議的各個部門和各種關系，通過協調形成一套合理可行的方案和流程。所謂預算是對會議策劃各環節和項目的經費數字化。策劃與預算相輔相成，一一對應。

所謂籌備方案是在策劃方案的基礎上側重于會議準備工作的組織和實施。主要是對會議時間、地點、議程和經費等方面內容的具體設計，一般不涉及會前宣傳、營銷等 方面的內容。一般而言，先進行會議策劃和制定預算，再設計具體籌備方案。

2、會議座位安排的方法：

（1）大型會場的座次安排：在禮堂、會堂、體育場館舉行的會議，其形式基本固定；廣場上或其他大型會議如紀念會、代表會等可采用大小方形和半圓形。

（2）中小型會議的座次安排：如辦公會、專題會、研討會等，在會議室、會客室等舉行，可設置成方拱形、半月形、橢圓形、圓形、長方形和T字性等。

3、主席臺座次的安排：（1）按職務高低和選舉結果安排座次，職務高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序安排。

（2）主持人位置可按職務順序就座，有時在前排邊座就座。

（3）主席臺座位的左側放置姓名臺簽。

（五）示例：

可信公司技術訓練專題研討會預案

一、會議主題

為了增強本公司綜合競爭力，提高產品質量和管理水平，特召開此次技術訓練專題研討會，會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術發明和創造的競賽，并提出提高訓練質量的對策，探討新的技術訓練方法。

二、會議的時間、地點：

擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。

三、參加會議人員

公司總經理、副總經理、公司人力資源部總監、生產部總監、培訓部總監，以及公司下屬各部門的技術骨干30人，總計50人。

四、會議議程

會議由主管副總經理主持。上午：（1）總經理做關于技術訓 練問題的工作報告。（2）總監專題發言。（3）生產部總監專題發言。下午：（1）分組討論。

（2）源部總監宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案。（3）副總經理做總結報告。

五、會議議題

（1）技術訓練與提高企業綜合競爭力。

（2）技術訓練與技術創新。（3）如何提高技術訓練的質量。（4）技術訓練方法的再討論。

六、會場設備和用品的準備

準備會議所需的投影儀、白板和 音像設備，由公司前臺秘書負責。

七、會議材料準備（1）總經理的工作報告。（2）培訓部、生產部總監的專題發言稿。

（3）公司開展技術競賽評比的計劃（草案）。

（4）副總經理的總結報告。

由總經理辦公室牽頭準備。

八、會議服務工作

由行政部綜合協調。附：（1）會議通知。（3）會議日程表。

二、檢查會務的籌備情況

（一）理論知識

1、會務籌備情況檢查的主要內容：（1）會議準備是否充分

除了三級秘書的籌備工作外，對四級秘書的會前籌備工作也應有所了解。四級秘書會前籌備包括：擬訂會議議程、日程，提供會議地點的備選方案，布置會場和安排座次，發布會議信息，安排會議食宿，邀請會議嘉賓，準備會議資料、會議用品，安排會議禮儀服務、檢查會議常用視聽設備是否正常等。

（2）會議期間能否排除各種干擾

如此起彼伏的手機鈴聲、無關或 與會人員的隨意走動等。（3）環境條件與用品準備

會議室大小、室內溫度、濕度，光線好壞、空氣流通情況、安靜程度、家具是否舒適、會間休息、用具用品是否齊備等。

（4）文件材料的準備情況

會議文件的撰寫一是由秘書部門直接擬制或秘書部門牽頭組織有關部門或人員參與共同擬制；二是由有關部門準備文稿主管領導審核。（5）會場布置情況的檢查

會場布置是否與會議議題相適應，會標是否端莊醒目，主席 臺座次擺放與領導名簽安排是否妥當，旗幟、鮮花等裝飾物放置、音響、照明、錄音錄像、通風、安全保衛等是否完善。大型會議還要檢查進退場路線等。

（6）會議保衛工作的檢查 ① 確保會場內所有設備線路、運轉及操作規范的安全可靠。② 確保會場內消防設施齊全有效。③ 確保會場防竊聽裝置靈敏高效。④ 確保會場防盜設施（監控器探頭等）處于運行狀態。

⑤ 檢查進出會場人員身份，盡量不許無關人員出入。（7）其他檢查項目

如一些特殊會議：頒獎大會的獎品和頒獎順序；選舉大會的票箱、計投票工作安排；會議集體攝影等。

2、會務籌備情況檢查結果的形式：

會務籌備情況的檢查結果可以通過3種形式向領導或會議籌備負責人員匯報⑴書面形式---正式方式⑵口頭形式---雙向討論⑶協調會形式---溝通、通報。

3、會務籌備情況檢查的方法： ⑴聽取會議籌備人員的匯報：會議開始前人、財、物各方面都要準備好。主辦方領導或籌備組的上級領導要 提前與會議籌備人員進行溝通，聽取匯報，并及時給與指導。要求有：①聽取匯報前應注意前期檢查，發現問題，解決問題。②匯報人員應側重困難和問題，注重實效。③匯報時間要正當其時。④匯報關鍵是發現籌備過程中的薄弱環節，以便及時調整和加強。

⑵會前現場檢查：必不可少。注意：①確保所有事項都條理清晰。②注意環境，尤其是會場有無異味。有些人對香氣、化學氣味過敏等。③設立入場登記臺，張貼會場平面設計圖。④佩戴徽章、名牌（工作牌）。⑤準備接待休息室。⑥安排接待、服務人員。可事先組織培訓。

（二）實際操作：

1、匯報檢查的程序：注意針對匯報會。⑴會議籌備機構首先進行自檢，并由各小組寫出書面報告。⑵會議領導小組確定匯報會的時間、地點，發出協調會通知。⑶召開籌備檢查協調會，聽取匯報，現場解決需要協調的問題。⑷匯報會后，以電話、現場指導等方式對檢查中發現的問題予以催辦、落實。

2、現場檢查的程序：⑴制定現場檢查的路線、確定現場檢查的重點，通知有關籌備部門。⑵將現 場檢查的項目制成檢查單，以便記錄、匯總。⑶按照既定線路、項目逐一現場檢查、核對，對未達到要求的準備項目要做明確記錄。⑷對未達標項目提出整改或修訂意見，以電話、文件或會議等形式通知相關籌備部門予以糾正。

（三）注意事項：

1、會務籌備情況檢查的匯報材料：（1）匯報材料要事先核實，根據會議籌備方案預先設計進行比較和檢查。（2）匯報材料要突出問題，提出對策，注重實效。（3）匯報材料要有量化檢查的 數據，不能太籠統，一般可做出檢查圖表和統計數字。

2、對檢查所發現問題的糾正：（1）先對問題的性質、范圍進行分析，確定問題對會議質量的影響程度。（2）找出問題產生的原因，尋找解決方法。（3）在人、財、物等方面為糾偏做好準備。（4）責任到人，抓緊落實，并及時將糾偏結果進行通報。

（四）示例：

XX公司在X市會議中心舉行新產品展銷訂貨會，會前有關領導反復強調要加強會前檢查，不要出現任何安全隱患，31 但會議籌備機構的有關人員未能引起足夠的重視，他們只是聽了會議籌備方和參展方的簡單匯報，沒有到現場進行必要的檢查，結果被市消防局的有關部門責令停展，進行整頓，因而給企業帶來了不必要的損失。

三、審核會議文件：

（一）理論知識：

1、會議文件的類型：

會議文件主要包括大會的主報告、大會發言單位的材料、會議日程表、參加會議人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單、討論題目、32 分組討論地點、作息時間表、會議參閱文件和相關材料。具體有：（1）有關會議立項方面的文件，如有關會議召開的請示、批復等。（2）有關會議籌備工作的文件，如會議預案、策劃書、會議通知等。（3）有關會議內容的文件，如議程、討論提綱、各種報告和發言材料、會議記錄、議案、決定、決議。（4）有關會議宣傳報道的文件，如會議宣傳提綱、新聞發布會的介紹材料、新聞發布會稿件（報刊上發布的新聞稿）、會議簡報等。（5）有關會議管理與服務方面的文件，如名單、票據、報告、薄冊、會議總結等。（6）不同載體的信息材

料，如有關會議活動的照片、錄音錄像帶、記載會議信息的計算機軟盤、光盤等。（7）其他類型的會議材料，如會議有關的各種文稿的草稿、定稿、翻譯稿，通過的正式文件及其附件，各種送審稿、草案、修正案等。

常見種類有：（1）會議的指導類文書，如上級會議文書、上級指示文書、本級會議因由文書等。（2）會議主題文書，如開幕詞、主題報告、專題報告、專門發言、選舉結果、正式決議、閉幕詞等。（3）會議程序文書，如議程文書、日程安排、程序講話、選舉或表決程序表等。（4）會議參考文書，如各部門

統計報表、財務報表等。（5）會議管理文書，如會議通知、議事規則、會議證件、作息時間、生活管理等。（6）會議成果文書，如選舉結果記錄、會議記錄、會議紀要等。（7）會議宣傳文書，如新聞稿、傳達提綱、執行計劃等。

2、會議文件審核的內容：（1）審核會議文件的準確性和完整性。注意核對時間、地點、活動內容、與會人員名單、車輛、會議名稱、出席人數、主持人姓名等。（2）審核的具體內容包括：各種會議文件與會議主題的關系；會議文件與國家、組織的方針、政策、法規等

有無沖突內容；會議文件內容事先是否經過調查研究、是否與實際相符；會議討論的文件內容涉及有關單位和部門的是否進行了會商、廣泛征求了意見并達成一致；會議文件是否觀點明確、中心突出、條理分明等。

3、會議文件審核的方法：（1）對校法---定稿與樣稿逐字逐句核對。（2）拆校法---樣稿改動不多，將樣稿拆開，待校對文字置于頁面第一行與定稿對應文字一一核對。（3）讀校法---適用于內容淺顯易懂，生僻字、專業術語少的文稿，一人讀定稿，一人看校樣。

（二）實際操作：

1、起草文件的秘書先進行自審，初步把關。

2、主管秘書對會議文件審核，尤其是涉及方針、政策與事實、數據等內容要認真審核。

3、會議涉及部門會審。

4、主管領導或主要領導終審。

四、與領導溝通會議的有關事宜：

（一）理論知識：

1、與領導溝通會議事宜的意義：（1）通過與領導工作聯系與流程配合，可以使會議籌備工作提高效率。（2）及時與領導溝通，能從組織利益出發協調各方矛盾，保證會議準

時、順利召開。

（3）保證領導的知情權，有利于會議目標的實現，提高會議效率。（4）籌備組成員能更好地了解自己工作的意義，發揮各自最大的作用。

2、與領導溝通會議事宜的原則：（1）時間性原則---會務部門與領導者在會議時間安排上要考慮會議準備工作時間是否充裕。

（2）及時性原則---會務人員發現問題及時匯報，領導要通盤考慮，把會議內容想全、想細、想具體，甚至突發事件也要想到應急預案。（3）全面性原則---領導與會務人員要注意與各專業方面的協調與配

合，比如與會外供電、供水等有關部門的外部協調，會務人員要把自己的工作目標與會議目標統一起來。

3、與領導溝通會議事宜的方法：

領導與會務籌備人員之間的溝通是雙方的、相互的，通常采用以下方法：

（1）會務籌備人員定期向領導提交書面報告---是向領導報告的正式方式，是與領導必不可少的定期聯系、溝通方式，如每天的會議進展報告。（2）會議籌備負責人定期向領導口頭匯報會議情況---保持會

務組成員與領導的個人接觸，有利于對工作進展情況和工作中的問題進行雙向討論。

（3）領導親自參加有關會議---領導通過到會議籌備委員會察看工作獲得第一手資料。如需要也可召開專門會議，請領導與會議成員共同討論會議籌備或舉行過程中存在的問題與難點。

（4）其他途徑：如例行檢查、小型展覽等。

3、與領導溝通會議有關事宜的時機：（1）會議籌備階段

40（2）會中階段（3）會后階段

（二）實際操作：

1、明確會議目標：（1）明確會議領導與各小組的任務。（2）明確會議所涉及的范圍。（3）會議工作所要求的質量標準。（4）會議工作中所要達到的階段性目標。（5）會議在制定目標時要注意留出處理意外情況和彌補欠缺的時間。

2、明確溝通會議有關事宜的方法或途徑

3、確定溝通的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員

4、檢查溝通過程中所需要的各類文

件、音像等資料

5、向領導匯報會議的籌備情況及進展，同時講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題。

6、聽取領導指示或與領導進行雙向討論，完成會議記錄。

7、整理記錄并呈送領導。

（三）注意事項：

1、對領導指示和雙方討論結果要盡快部署和落實

2、堅持與會議主管領導保持定期溝通，落實情況及時向領導反饋

3、在會前、會中、會后不同時期的溝通中，要突出各自的重點

（四）知識拓展：

1、分配會議組織與服務工作應考慮的因素：籌劃確定會議工作所需的資源、重要階段、計劃時間表，成員的個人任務和責任。分配會議組織與服務工作應考慮的因素有：（1）成員工作經驗的多少。（2）承擔的工作總量。考慮承擔的其他工作任務。（3）統籌分配任務。

（4）考慮會務人員的特長愛好，發揮其積極性。

（5）組織會議，討論成員分工。（6）在實施執行中注意靈活性，及時適時調整，保證達到會議的預期目標。

2、會議協調：是指會議組織者受上級領導者的委托，通過各種方式、手段妥善地協調處理各種關系、矛盾和糾紛，保證會議順利召開圓滿舉行的工作。是會議組織管理的重要手段。其實質是統一認識、調整關系、解決矛盾、協調行動。

（1）加強會議組織工作部門建設，提高會務工作人員素質和工作效率，樹立良好形象，取得各方面信任。（2）注重調查研究，廣泛收集各方面信息。

（3）爭取領導理解、支持和信任。（4）充分發揮各相關工作部門的作用。

44（5）顧全大局，求同存異，協調一致。

（6）建立良好人際關系。（7）原則性與靈活性結合。（8）遇到問題耐心細致、穩重行事。（9）注意留有余地。

（10）協調之后注意及時抓落實。

五、擬訂會議的應急方案

（一）理論知識

1、會議應急方案的內容：（1）會議中可能出現的問題： ①人員問題。會前常見的人員問題主要是演講者、參加者、關鍵代表不能到會；登記參會的代表數量不足，影響會議規模、財務收支和公共關系等。

②場地問題。如重復預定房間造成的沖突，取暖或通風系統出現故障等。③ 設備問題。最常見的設備問題是缺少合適的設備或者是設備在使用過程中發生損壞等。

④ 資料問題。如宣傳材料不足或短

缺，資料沒有送達會議地點等。⑤ 健康與安全問題。會議中有時會出現意想不到的意外情況，如突發性火災，某位代表患上嚴重或高度傳染疾病，因某種原因導致與會人員出現食物中毒等。

⑥ 行為問題。會議中偶爾出現發言人行為不當或與會代表行為不當等。（2）應急人員安排

在會議籌備方案中應明確指出各小組的成員組成情況，注明各工作人員的職責。在會議應急方案中，也應明確在會議籌備和舉行過程中出現各種緊急和意外情況時，負責解決問題的工作人員，在會前檢查的協調

會議中也應落實到人。

2、會議應急方案的作用：（1）早做準備，未雨綢繆。（2）緩解危機，提高會議管理效率。（3）統一步調，留有回旋余地。

3、處理突發事件的方法：

（1）處理人員問題。根據不同的會議類型采取不同的備用人選。如果外部發言人缺席，可以安排由內部演講者就相關主題演講。

（2）處理場地問題。如果是內部會議地點因某種原因不能使用，可考慮其他房間代替。如果是外部會議地點臨時改變則問題較為嚴重，特別是在很難通知參會人員的情況下。可以考

慮先和會場管理人員協商，由他們提供替換地點，不得不換的話，應從較寬范圍的會議地點考慮，如附近的大學、休閑場所、劇院等都可能有適合的大廳、會場等。

（3）處理設備問題。如果是內部會議，秘書應該掌握企業內可用的音像設備的類型、存放地等清單。如果是外部會議，需要事先了解活動當地可以租用到設備的公司及文具、設備供應商名稱、地址和電話號碼，備有緊急維修工程師姓名、地址及電話號碼的名單等。

（4）處理資料問題。永遠帶一份活動安排及活動中需要使用的文件原

稿，以便在開會地點可以重新復印。如果準備的材料沒有及時送達會議地點，秘書應該向大家解釋情況，并告知替代方案正在進行。

（5）處理健康與安全問題。可提醒負責會議籌備的相關領導或組織組成專門的安全小組負責相關事務。加強會前安全檢查，必要時也可組織應對火災等突發事件的演習，要派出專門人員把手安全通道，有條件的地方要充分利用會場所在地的攝像監控系統，隨時掌握會場情況。大中型會議應事先安排好醫護人員在會場應急，加強值班工作和應急車輛的安排。

第二篇：會議管理

會議管理制度

目的：為規范會議管理，提高會議效率，對會議管理進行規定。

一、會議召集人職責：

1、會議召集人要提前與能起會議決策性作用人員溝通，在會議決策人員沒有會議沖突的情況下再申請發放會議通知，會議通知要求提前1天發放，當天發放的會議通知，會議召集人要電話或口頭通知和提醒與會人員；

2、召集會議時，要區分參加人員和邀請人員；具體事務的直接負責人為必須參加人員，之外的為邀請人員，邀請人員可選擇性參加；

3、會議開始后，會議召集人要說明會議的議題、議程、需解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等,以免跑題；

4、會議過程中如果出現跑題的現象，會議召集人要及時控制、提醒會議剩余時間和中止與議題無關的發言，以確保回歸議程；

5、屬討論、決策性議題的會議，召集人應引導會議作出結論。對需集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見；

6、如無特別指定，會議召集人負責記錄會議紀要，會后負責整理并發布正式的會議紀要，避免議而不決。

二、秘書職責：

1、收到會議通知發放需求，預訂會議室及準確無誤的發放會議通知，會議通知郵件標題要顯示會議主題、會議時間、會議地點。以便與會人能快速查看；

2、遇緊急會議，但預訂不到會議室時，要積極主動與其它部門協調解決；

3、隔天發放的會議通知，在會議開始前1小時，必須發放會議提醒；

4、當天緊急臨時會議，要電話通知與會人員，以保證與會人員準時參會；

5、會議開始前，要提前20分鐘調試好會議用設備（投影儀、筆記本及其它設備），并保證設備暢通；同時準備好會議簽到表，并在會議簽到表中填上必須參加人員名單，以便會議召集人核對；

6、緊急重要的會議，在會議設備資源緊張的情況下，要積極與其它部門協調解決。

三、與會人職責：

1、必須參加人員必須準時出席會議，因各種原因，不能參會者，必須提前向會議召集人員請假，不得無故缺席或遲到,以免會議召集人在不知情的情況下等待而影響會議效率；

2、到會場后，要及時在會議簽到表上簽到；

3、會議期間，手機要調成振動模式；

4、會議中，發言應言簡意賅，緊扣議題,與會議無關的話題，嚴禁討論；

5、遵循會議召集人對議程控制的要求，如需要提前離開會場，要知會會議召集人。

四、違規處理

1、會議必須參加人員，遲到2分鐘以內罰款20元/次，遲到2分鐘以上（含缺席）罰款50元/次，未經召集人同意擅自提前退場的罰款20元/次；

2、會議違規處罰由秘書根據會議簽到表的簽到情況來執行；

3、罰金在秘書處登記后，將作為研發管理部活動經費；

4、凡因通知原因造成必須參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由會議召集人和秘書承擔。

五、附件：

附件1：《會議簽到表》

附件2：《會議紀要模板》

附件3：《研發人員違規收款登記表》

本制度自頒發之日起開始實施！

第三篇：會議管理

秘書考試（四級）復習筆記之會議管理——會議概述 會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。

會議分為大型會議、中型會議和小型會議三種。

一般而言,會議申報與審批大體有三種形式：口頭申報、書面申報、會議申報。

秘書部門對有關職能部門申報召開的會議,要本著精簡從嚴的審批原則,嚴格把好審批關。要分析會議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會議審批還應遵循“一支筆”的原則。

秘書考試（四級）復習筆記之會議管理——會前籌備

一、擬訂會議議程、日程

（一）會議議程和會議日程的內容及作用

1、會議議程的內容

會議議程是為完成議題而做出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據議程主持會議。會議議程是會議具體的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議程一般安排如下：開幕式；領導和來賓致辭；領導作報告；分組討論；大會發言；參觀或其他活動；會議總結；宣讀決議；閉幕式。

2、會議日程的內容 會議日程就是根據議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據。

3、會議議程和日程的作用

通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，即獲得有效信息。會議議程更是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

（二）會議議程的制定程序

1、明確目標和參加者

2、安排各議程事項的時間

3、確定每一項議程

4、決定會議討論形式

（三）會議日程的編制方法

1、制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規定。

2、制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說明一些有關此次會議事務性的內容，之后在安排討論的問題。

4、盡量將同類性質的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關列席人員到會和退席。

5、保密性較強的議題，一般放在后面。

二、提供會議地點的備選方案

（一）會議地點選擇的要求

1、交通便利。

2、會場的大小應與會議規模相符。

3、場地要有良好的設備配置。

4、場地應不受外界干擾。

5、選擇會議地點應考慮有無停車場所。

6、場地租借的成本必須合理。

（二）會議場地選擇的工作程序

1、會議的目的與形態

2、實質上的需要、與會者的期望

3、列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地

4、對會議地點進行確認 考試大編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實地考察會議地點的注意事項

1、會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現的問題。

2、只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

3、不要出于個人原因再次參觀酒店。

4、不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現被動局面。

三、布置會場和安排座次

（一）會場整體布局安排

1、會場整體布局的要求（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會場的整體格局要根據會議的性質和形式創造出和諧的氛圍。

（3）中大型會議要保證一個絕對的中心。（4）小型會場要注意集中和方便。

2、會場整體布局的類型（1）較大型會場的座次安排。（2）中小型會議的座次安排。

3、會場整體布局安排的工作程序（1）確定會場形式。（2）合理擺放桌椅。（3）布置附屬性設備

(二)主席臺的座次和場內座次安排

1、主席臺座次和場內座次的要求

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。各種大中型會議均應該設主席臺。座談會和日常工作會議一般不設主席臺或主席桌。無論是否設置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現象。另外，一般會議不必把眾多的領導人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2、主席臺的座次和場內座次安排

（1）安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者都是主辦方的負責人、貴賓或主席團成員，安排座位時應注意以下慣例： 1）依職務的高低和選舉的結果安排座次。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側。

2）為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

3）主席臺座次的編排應編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺的桌上，于每個座位的左側放置姓名臺簽。（2）安排場內其他人員的座次

1）小型會場內座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應置于遠離入口處、正對門的位置。

2）中大型會場內座次的安排。常見的安排方法有三種： ①橫排法。是按照參加會議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。②豎排法。是按照各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務高者排在前，列席成員、職務低者排在后。③左后排列法。是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位的方法。

四、發布會議信息

（一）會議信息的內容和類型

1、會議信息的內容

會議信息的內容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法；會務聯系電話與聯系人；會議報到及會議議程、日程；與會者的信息；會議報送的交流信息；會議的記錄和紀要內容；會議的宣傳報道內容；會議的決議內容。

2、會議的類型

會議信息分類是根據信息所反映的內容性質和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發布會議信息的工作程序

1、傳遞會議通知信息

2、分發傳遞會議文件

3、溝通傳遞會議有關情況

（三）注意事項

1、發布會議信息前要進行報審

2、要對媒體進行選擇

五、安排會議食宿

（一）會議餐飲的常識和工作程序

1、會議餐飲的常識

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費。（2）就餐大體上是一個標準，要適當照顧少數民族代表和年老體弱者。確定好伙食標準和進餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應提前到現場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發給本人。

2、安排會議餐飲

（1）根據會議的經費和人員情況決定會議餐飲的標準。（2）就餐方式可根據會議的規模和性質來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。（4）事先設計和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛生、可口、品種多。（6）事先要準備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會或服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。（8）做好飲水、飲料的供應。

3、會議餐飲的類型和標準

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規的復雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會場休息期間的茶歇。一般供應咖啡、茶或其他飲料。（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會。應選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

二、（二）會議住宿的常識和工作程序

1、會議住宿的常識

（1）要提前編制住房方案。

（2）長者、尊者、領導要適當照顧。

（3）具體安排住宿時，要根據與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統籌安排。（4）有時還要按地區集中，統籌安排。

（5）不同標準的房間要作合理分配，一般是根據房間的不同規格并結合代表具體情況列出住宿表。

（6）報經有關領導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會議住宿（1）安排方式的選擇。（2）預定會議住宿的程序。（3）確定會議住宿的程序。

3、會議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費用，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會人員的住宿標準應相近。

（2）年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數民族與會者安排在同一房間。

（4）可預先在會議回執上將不同規格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預訂。

（5）預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數量上應略有富余。

六、邀請會議嘉賓

（一）、會議嘉賓的類型和要求

1、會議嘉賓的類型

（1）組織方的上級領導和政府官員。（2）企業的重要客戶和各種利益相關方。（3）社會名流和電影明星。

（4）對實現會議目標有潛在貢獻的人。

2、嘉賓邀請的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場。

（2）要發出正式邀請函。（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關系。（5）對于難以分辨是否應該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則。（6）嘉賓人數不宜過多。

（二）邀請會議嘉賓的工作程序

（1）在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負責組織實施。（2）擬寫并發送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美。（3）要逐一與嘉賓聯絡，確認其參會情況。

（4）在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯系，并確認如何接送。

七、準備會議資料、會議用品

（一）會議資料的類型和準備

1、會議資料的類型

（1）來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。（2）會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。

2、會議資料的準備

（1）來賓資料袋內容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

（2）會務資料內容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。

（3）溝通資料內容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協議和合同以及相關資料。

（二）會議用品的類型和準備

1、會議用品的類型

（1）必備用品和設備是指各類會議都需要的用品和設備。1）會議內設備主要包括燈光設備、音響設備、空調設備、通風設備、錄音、攝像等設備以及必要的安全設施等。2）常用物資有電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經常需要的特殊用品和設備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

2、準備會議用品（1）檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預熱或預冷。（2）檢查好燈光、擴音設備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數設備和獎勵用品。

（8）會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務。

（9）如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會議禮儀服務

（一）會議禮儀的種類

1、會議的通用禮儀（1）會議文書禮儀。（2）迎送禮儀。（3）參會禮儀。（4）服務禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會議發言者禮儀

4、會議參加者禮儀

（二）安排會議禮儀服務的工作程序

1、選擇會議禮儀服務人員（1）從組織內部員工中選擇。

（2）聘請專業禮儀公司或禮儀人士承擔會議主要的禮儀服務。

2、分解工作程序

3、培訓會議禮儀服務人員

（1）對會議工作的宗旨和合作精神的培訓。（2）對會議禮儀知識和工作技能的培訓。（3）對會議的設備和用品的使用常識培訓。

4、準備服裝用具

（1）禮儀服務人員的服裝應統一并且與會場環境協調。（2）迎接一般的與會者不需要獻花。

5、禮儀執行

（1）接待禮儀及程序。（2）引領。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會議常用視聽設備是否正常

（一）會議常用視聽設備的選用 音響手段與視覺手段可以分開單獨使用，也可以合在一起使用。

常用的設備類型有表決系統、同聲傳譯系統、發言討論系統、多媒體投影儀、幻燈機、投影儀、錄像機、電視機、攝像機、燈光設備等。

對于會議使用的設備，應設專人操作與維護。來源于考試大

（二）檢查會議常用視聽設備的工作程序

1、確定工作人員的職責。

2、預演和檢查會場視聽設備。

秘書考試（四級）復習筆記之會議管理——會中服務

一、安排會議值班

（一）會議值班工作的內容和意義

1、會議值班工作的內容（1）值班電話記錄。（2）值班接待記錄。（3）值班日記。（4）做好信息傳遞。

2、會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯系內外、協調左右的作用，保證了會議的順利進行。

（二）安排會議值班的工作程序

1、制定值班工作制度（1）信息處理制度。（2）崗位責任制度。（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務

（1）在會議中協助搜集有關情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強與會議無關人員出入會場的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領導的聯絡方式，以便出了問題及時與之聯絡、請示。

（4）要備有一份設備維修人員、車隊調度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

（6）必要時，要負責督導和協助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。

（7）做好會議期間各項活動與各種矛盾的協調工作。（8）必要時，應建立主管領導帶班制度。

3、編制會議值班表

會議值班表應包括以下內容：

（1）會議值班時間期限和具體值班時間。（2）會議值班人員姓名。

（3）會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

（4）會議值班負責人姓名或帶班人姓名。（5）用簡明的文字表明值班的工作內容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會議的新聞媒體

（一）相關知識

1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則（1）報道的內容必須與會議基本內容相吻合。（2）掌握會議信息的保密度，做到內外有別。（3）報道中的重要觀點和提法，要經領導審定。（4）要準備得全面周到、主動積極。

（5）在傳遞的方式和內容選擇上應本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

（6）在會議中，秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道。

（7）在會議結束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內容

（1）由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經領導審閱后，向媒體發送。

（2）在會議召開期間，邀請有關報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發表消息。（3）在會議結束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡單的會議材料

3、安排拍照和新聞發布會等傳統活動

4、安排媒體溝通會

（三）妥善處理新聞媒體的負面報道（1）快速作出反應。

（2）聯合或聘請專業公關公司處理危機。（3）讓負責人出面。

（4）對未知的事實不要推測。（5）不要隱瞞事實真相。（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統一口徑，用同一個聲音說話。（8）頻繁溝通。

三、做好會議的記錄工作和簡報工作

（一）做好會議的記錄工作

1、會議記錄的內容（1）會議描述。（2）與會者姓名。（3）缺席者請假條。（4）宣讀上次會議記錄。（5）有會議記錄中產生的問題。（6）通訊記錄。（7）一般事務。（8）其他事務。（9）下次會議日期。（10）主席簽名。

2、會議記錄的要求（1）速度要求。（2）真實性要求。1）準確 2）清楚 3）突出重點（3）資料性要求。

3、會議記錄的工作程序

會議記錄的結構是：標題+正文+尾部。

（1）標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。（2）正文。首部+主體+結尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：字）”。

（二）做好會議的簡報工作 來源于考試大

1、會議簡報的內容

（簽會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經驗，溝通會議的信息。要反映出會議的新情況、新問題、新經驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導和溝通作用。

2、會議簡報的要求（1）真實準確。（2）短小精悍。

（3）快是簡報的質量體現。（4）生動活潑。

3、會議簡報的工作程序（1）會議簡報的內容。（2）會議簡報的結構。

四、收集信息的分類

（一）會議信息的分類

1、按照會議信息的作用劃分（1）與會者信息。

（2）會議指導性、宣傳性信息。（3）會議議題性信息。（4）會議主題內容信息。（5）記錄性、結果性文件信息。（6）會議的程序性文件信息。（7）會議交流性文件信息。（8）會議參考性信息。（9）會議管理性信息。

2、按照會議信息的保密性劃分（1）保密性會議信息。（2）內部性會議信息。（3）公開性會議信息。

3、按照會議信息傳遞方式劃分（1）會議講話信息。（2）會議書面信息。（3）會議聲像信息。

（二）收集會議信息的要求

1、齊全。

2、及時。

3、準確。

4、有效。（1）責任到人。（2）履行登記。（3）嚴格保密。（4）明確范圍，（5）有針對性。

（三）收集會議信息的工作程序

1、確定會議信息的搜集范圍。

2、選擇會議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會議信息的方法。（1）召集開會。（2）提供書面材料。（3）個別約見。

（4）會議結束時及時搜集。（5）個別催退。（6）按清退目錄收集。（7）限時交退。

五、反饋會議信息

（一）反饋會議信息的內容和要求

1、反饋會議信息的內容（1）反饋會前信息。（2）反饋會中信息。

（3）反饋會后傳達落實的情況。

2、反饋會議信息的要求

（1）會議的信息反饋要注意店面結合，正負反饋結合。（2）會議信息反饋的目的要明確。（3）充分重視會議的反饋信息溝通。

（二）反饋會議信息的工作程序

1、布置會議信息收集工作。

2、會議信息的搜集渠道的選擇和建設。

3、建立定期的會議信息反饋制度。

4、做好會議信息的反饋匯報工作。

5、抓好會議反饋信息的落實工作。

秘書考試（四級）復習筆記之會議管理——會后落實

一、會議文件資料收集的要求

（一）收集會議文件資料的要求和內容

1、收集會議文件資料的要求

（1）確定會議文件資料的收集范圍。

（2）收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會前全部收集齊全。

（3）選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。

（4）收集會議文件要履行嚴格的登記手續。來源于考試大（5）收集整理過程中要注意保密。

2、需收集的文件資料

（1）會前準備并分發的文件。（2）會議期間產生的文件。（3）會后產生的文件。

（二）會議文件的立卷歸檔

1、會議文件立卷歸檔的意義

（1）保持會議文件之間的歷史聯系，便于查找利用。（2）保持歷史的真是面貌，反映工作的客觀進程。（3）保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。（4）保證會議秘書工作的聯系性，為檔案工作奠定基礎。

2、會議文件立卷歸檔的范圍的范圍和分工。（1）會議文件立卷歸檔范圍（2）會議文件立卷歸檔分工。

3、會議文件立卷的基本原則和方法（1）會議文件立卷的基本原則。（2）會議文件立卷方法。

4、會議文件立卷工作程序。（1）大中型會議文件立卷

（2）日常工作會議文件資料立卷。

（三）會議文件資料收集整理的工作程序

將收集的文件資料進行登記——向上級總結、匯報情況——甄別整理、分類歸卷——卷內文件的排列——卷內文件的編號、編目——填寫卷內文件的備考表——案卷標題的擬制——填案卷封面——移交給檔案室——清理-銷毀不再利用的紙張。

二、會議紀要的內容和要求

（一）會議紀要的種類（1）辦公關于紀要。（2）工作會議紀要。（3）協調會議紀要。（4）研討會議紀要。

（二）會議紀要的內容（1）會議情況簡述。（2）對會議精神的闡發。

（三）會議紀要的要求

1、會議紀要的擬寫要求

（1）實事求是，忠于會議實際。（2）內容要集中概括。（3）要有條理。

2、印制并分發給有關部門有關人員或歸檔保存

3、會議紀要要按印發范圍和查看等級分發（1）確定印發范圍。（2）確認接收者。（3）簽發會議執行。

（四）工作程序

完善會議記錄→起草、編寫會議紀要→確定印發范圍→接收者確認→領導簽字→打印成文→印制、分發或歸檔保存。

三、會議經費結算的方法

（一）會議經費結算的方法和要求

1、會議的收費與付費方法（1）收款的方法與時機。（2）付款的方法和時間表。

2、會議付費的要求

（1）會議經費的名稱要規范。

（2）遵守公司零用現金、消費價格及用品報銷的各種財務制度和規定。

（二）會議經費結算的工作程序

通知與會人員結算時間地點→清點費用支出發票→核實發票→填寫報銷單、將發票貼于報銷單背面→請領導者簽字→到財務部門報銷→與相關部門及人員結清費用。

（三）會議經費結算的注意事項 考試大編輯整理（1）開具會議住宿費發票時，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發票，保證開立的發票與收取的會務費相等。（2）住宿費一般不包括使用房間的長途電話費、客房小酒吧、在酒店簽單的費用。

四、跟蹤反饋落實會議精神

（一）會議決定事項的傳達

1、會議傳達決定事項的要求

（1）傳達會議決定事項必須準確，必須原原本本傳達。（2）傳達會議決定事項必須及時。（3）傳達會議決定事項必須到位。

2、會議傳達落實的作用

（1）會議決策傳達落實是實現會議決策目標的最主要環節。（2）會議決策傳達落實是衡量下級組織得力與否的主要標志。

（3）會議決策傳達落實是對會議決策的檢驗。

3、傳達落實會議決策的具體實施（1）傳達動員。（2）分解任務。（3）互相溝通。（4）操作控制。（5）效益考核。

（二）會議決定事項反饋（1）反饋的原則。（2）反饋的重點。（2）綜合反饋。

（三）跟蹤反饋落實會議精神的工作程序

會議決定事項的傳達→會議決定事項的催辦與登記制度→會議決定事項的反饋。

（四）跟蹤反饋落實會議精神的注意事項（1）綜合性的須由多部門共同辦理的工作事項。（2）部門責任分工邊緣的、交錯的工作事項。秘書考試（四級）復習筆記之會議管理——案例分析 案例一

英豪公司將舉行銷售團隊會議，研究銷售工作下一季度的目標以及人員招聘、銷售二部經理人選等問題，在會上，還將進行東部地區銷售情況的總結、銷售一部關于內部溝通問題的發言。如果你是秘書，請制定一個會議議程表。英豪公司銷售團隊會議議程表

公司銷售團隊會議將于5月25日星期一上午九點在公司總部的三樓會議室舉行。宣布議程。

說明有關人員缺席情況。宣讀并通過上次會議的記錄。東部地區銷售情況總結。

銷售一部經理關于加強團隊溝通問題的發言。公司銷售人員的招聘和重組。銷售二部經理的人選。下季度銷售目標。案例二

公司準備在暑假召開一個各部門負責人的培訓會議，經理讓秘書鐘苗選擇一個會議地點，鐘苗經過仔細考慮，預定了位于市郊風景區的一家酒店，價格相對便宜，而且風景宜人。經理及參加培訓的人員都很滿意。

點評：由于該會議的參加者都是本單位人員，可一起驅車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價位適中，而且位于風景區，可使與會者身心放松。案例三

名山公司要召開2003總結大會，作為大會工作人員的王琴主要負責會議文件材料工作。會前王琴進行會議籌備有關信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準備。大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結、體會或者經驗，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進展情況。會議期間王琴認真做好會議記錄，力求會議記錄準確、完整，忠實發言人的原意，并進行會議發言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報、使會議達到良好的效果。會后王琴認真編寫會議紀要，作為與會代表貫徹執行的依據，推動會議精神的貫徹落實，她還搜集齊會議期間所有文件材料，及時整理有關會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎。王琴大會期間的表現贏得了大家的一致好評。點評：會議信息流動和處理是否科學、務實、有效，直接影響會議的質量和效率，影響會議的實際效果。王琴的會議信息工作實際上是確保會議信息有效流動，實現會議目的的工作。考試大編輯整理 案例四

天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯誼會，會后共進晚餐。負責接待工作的秘書鐘苗根據上司的指示和宴會慣例，安排桌次座位。這次宴會共設3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯誼會時間緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了應便在主桌的一位重要客戶，結果致使該客戶入席時找不到座位，出現了十分尷尬的場面。

點評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應有的禮遇，給組織的公關工作造成了不良的影響。案例五

某公司要舉辦成立大會，請了有關單位的領導參加，秘書小李負責嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會前也沒和嘉賓再次確認。對于重要嘉賓發出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡陋。結果開會那天，來的嘉賓很少。點評：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項重要的工作，一定要抓住確認環節，這樣才不會使組織很被動。另外，要注意邀請的禮節，在邀請函和請柬這些事情上都要精益求精，顯示出組織應有的尊重和誠意。案例六 某公司舉辦大型服裝新品展銷會。與會者是來自各大公司的老總或經理。本次活動得到了媒體的廣泛關注。當地政府也對此產生了濃厚的興趣。該公司也向當地政府發出了邀請。由副市長代表參加。市長由于有另外一個活動，不能確定。展銷會即將開始時，市長卻來到了。各嘉賓已經在臺上就座。但發現沒有市長的名臺和座位，會議主辦方十分尷尬。點評：該公司應實現考慮好領導的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準備工作。

第四篇：會議管理

會議管理

一：選擇（每題1分，共20分）

1：會議必須由（）以上的人參與。

A:2個B:3個C:4個D:5個

2：中型會議的人數為（）

A:500人以上B:100-500人

C:100人以內D:250人以上

3：專業性會議包括（）

A：常委會B：總結會C：答辯會D：協調會

4：按會議手段分類，會議包括（）

A：預備會議B：告知性會議

C：區域會議D：電話會議

5：會議方案一般包括從下哪個部分（）

A：會議概述B：會議形式

C：落款或簽署D：會議主題

6：會議座次排定的方法主要有從下那種（）

A：散繞式B：長桌式

C：圓桌式D：茶話會議

7會議記錄的特點包括（）

A：原始性和客觀性 B：專業性和原始性

C：歸納性和完整性 D：完整性和原始性

8：會議餐飲安排酒水時應選擇（）

A：低度白酒B：中度白酒

C：中低度白酒D：高度白酒

9：會議的醫療衛生保障制度主要包括（）

A：飲食安全B：文體娛樂安全

C：疾病醫療D：會議信息安全

10：最常用的會議評估的有效方法（）

A：調查問卷B：面談

C：電話調查D：現場觀察

11：會議參加者超過（）人以上，就容易出現不思考問題和濫竽充數的人。

A：5B：8C：9D：10

12：與開幕詞相似，閉幕詞領導講話具有（）

A：客觀性B：針對性C：宣傳性D：現場性

13工作細心，踏實穩重，思維周密的人員是（）

A:秘書組B:后勤組C：宣傳組D：保衛組

14：如果進餐人數低于預定人數的（），餐廳有權要求會議組織者為這些沒來的人付費（A：3%-5%B:4%-6%C:2%-3%D:5%-6%

15：國內目前排定主席團位次的基本規則是（）

A：前排低于后排B：中央高于兩側

C：左側低于右側D：平起平坐

16：保護參會人員人身安全的基本原則是（）

A：內緊外松B：外緊內松

C：內外都緊D：其它）

17：會議布置要求氣氛和諧寬松，易于交流的是（）

A：政治性會議B：學術會議

C：單位內部會議D：涉外會議

18：會議機構中負責會議代表的編組、簽到、資料審查、會議協調的小組是：（）A：秘書組B：后勤組C：組織組D：材料組

19：禮品選擇一定要慎重，一般而言贈送（）最為實際。

A：大型紀念品B:中型紀念品

C: 貴重紀念品D：小型紀念品

20：晚餐可選擇（）

A：自助式B：分餐式C：圍餐式D：餐券購餐式

二：填空題（每題1分，共20分）

1：會議的方式包括全體會議、研討會、論壇、座談會、。

2：會場的主要裝飾有：、會標、標語、花卉、燈光。

3：開幕詞的特點和引導性。

4：會議接待工作應本著的十六字方針。

5：接待規格分為：高規格接待、、低規格接待。

6：陪同人員的應該和參會人員名卡的顏色應有所不同。

7：薄式簽到的優點在于。

8：目前技術最成熟、應用最的計算機速記是。

9：茶會一般安排在下午四時左右，或上午。

10：主要的會議用餐方式包括：、自助式、半自助式、分餐式、餐券購餐式。11：清理會議文件包括、機密文件。

12：會議消息的寫法多采用。

13：實行效益考核時一般采用，領導考核、、群眾評議相結合的方法。

14：回憶發言有正式發言和自由發言兩種，前者一般是領導報告，后者一般是15：會場的安全性包括和環境安全。

16:學術討論會通常只有與會者可參加交流。

17：信息性回憶，如：新聞發表會、、報告會、咨詢會。

18：對下級或平級單位一般使用。

19：對上級或領導人要另發。

20：《突發公共衛生事件應急條例》頒發時間。

三：判斷題（每題1分，共8分）

1:安全保衛工作方案中應為不同參會人員設計出不同情況的通行證。

2：離場時，讓領導專車先行離開其他車輛按順序離開。

3：清理會議文件時，有些是參會人員帶走的，還有一些機密文件

是要清退的。

4：會議記錄是原始型材料，整理后的回憶記錄也要保持其原始性。5：會議錄音整理好后，整理人要將整理稿件送講話人、發言人審閱。

6颶風、水災、雪災、地震、森林大火都是典型的自然災害。

7：歸檔文件，裝訂時正本在后，定稿在前。8：邀請函主要用于縱向性的會議活動。

四：名詞解釋（每題3分，共12分）

1：會議：

2：會議計劃：

3：會議議程：

4：會議日程：

五：簡答（每題5分，共25分）

1：會議座次排定的方法主要有哪幾種？

2：開幕詞的概念及特點。

3：會議的接待費用包括哪些？

4：會議宴會的形式有哪些？

5：會議用餐地點的選擇應該注意哪些方面？

六：開放性試題（共15分）

1：通過一學期的學習，你從《會議管理》這門學科中學到了什么？（7分）

2：為天山職業技術學院的郎濤院長擬寫一封“2011-2012學年第一學期開學典禮”的發言稿。（8分）

一、1-5 A B C D C6-10 C A C C A

11-15 DD B A B16-20A B C D C

1（玻璃魚缸式會議）

2（會徽）

3（宣傳性）

4（“熱情誠懇，細致周到，照章辦事，講究禮儀”）

5（對等接待）

6（名卡）

7（有利于保存，便宜查找）

8（亞偉速記）

9（十時左右）

10（圍餐式）

11（討論稿）

12（倒金字塔式）

13（自我評定）

14（討論發言）

15（政治安全）

16（3或4名）

17（記者招待會）

18會議通知）

19（請帖或邀請函）

20（2003年5月）

三、√√√√√√√√××

四、1、人們聚集在一起商議事宜，交流信息，溝通情感，達成共識的一種重要的行為過程。是人們在社會生活中有關問題的一項

經常性的活動形式。

2、一般由負責籌劃會議的主要領導人提出基本思路和

整體方案，由秘書人員具體落實，形成文字。

3、對會議順序的總體安排，主要涉及會議所討論的具事

項，需要解決的問題。

4、對會議每天活動的具體安排，也可以看做是會議的時

間表，應該具體列出每天每個時間段落會議的詳細內容，以控制會的進程。

五、1一：環繞式，二：散座式，三：圓桌式，四：主席式。

2概念：黨政機關，社會團體，企事業單位的領導人，在會議開幕時所做的講話。旨在闡明會議的指導思想，宗旨，重要意義，向參會者提出開好會議的中心任務和要求。

特點：宣告性，引導性。

3、包括：

（1）：住宿費用；

（2）：交通費用；

（3）:接待費用；

（4）：其他支持性費用。

4會議宴會的形式有：

（1）：正是宴會；

（2）：酒會；

（3）：茶會。

5（1）：餐飲場所的大小；

（2）：餐飲場所的環境；

（3）：廚房；

（4）：路程。

第五篇：會議管理

會議管理

第一條 會議分類

1．每周六上午10點召開中層干部會議，商議解決平時工作中遇到的問題。

2．每月各部門召開一次內部會議，下達中層會議精神，同時解決部門存在的問題。

3．每年召開一次總結表彰大會，各部門做總結報告，報告成績、提出缺點、表彰先進人員，當選先進者有適當的物質和精神獎勵。

第二條 會議原則

1． 講求實效

各類會議都要講求實效、議題明確、準備充分。

決策性會議會前要認真準備，充分溝通，會上以決策為主，不作過多討論；

傳達中層或公司文件精神的會議，有材料的要按照材料傳達，沒有材料的要盡量保持原貌，重點強調結合工作實際落實的意見和要求；

工作部署性會議要圍繞中心，突出重點，明確要求，注重務實。

2．壓縮時間

會議要明確時間，中層干部會議一般不超過90分鐘，總結表彰大會一般不超過120分鐘，各部門會議一般不超過60分鐘。

第三條 會議準備

中層會議準備工作由各部門負責議題；全員性會議準備工作由辦公室負責，相關部門配合。主要工作如下：

1.各部門負責議題的收集、匯總。

2.認真做好會議記錄。

3.及時做好相關材料的整理和歸檔。

4.做好會務服務。

第四條 會議紀律

1.與會人員必須準時出席會議，不得遲到、早退或缺席。否則酌情罰款。因故不能出席會議的，會前要向主持會議的領導請假。會后，由會議主持人指派專人向缺席者傳達會議有關內容。

2.會議期間應自覺關閉手機或調為振動。

3.要遵守會議紀律，保持良好會風，全員性會議的紀律，由各部門負責。

4.重要會議的與會者要嚴格遵守有關保密紀律。

第五條 會議執行

加強對會議落實情況的督促檢查，切實把會議精神落到實處，確保工作取得實效。

1．有關會議的執行情況由各承辦部門以書面形式報辦公室備案。

2．各部門的例會形成的紀要在每月最后一周的星期六報辦公室備案。

第六條 本會議制度由下發之日起開始執行。