第一篇：業主檔案的制作

（1）

經業主簽署后的《業主公約》。

（2）

經業主簽署后的《消防安全責任書》。

（3）

《業主家庭情況登記表》。

（4）

《鑰匙領用登記表》。

（5）

《業主證領用登記表》。

（6）

《業主入住驗房表》。

（7）

《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。

（8）

《違章處理通知單》及處理結果資料。

（9）

業主的有關證件復印件。

（10）其他應保存的資料。

2、檔案盒（夾）的制作

（1）根據檔案盒（夾）的規格準備相應的檔案標貼紙。

（2）在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由

組織機構、名稱組成，如：

×××－×·×－S·W－業主檔案：表示物業管理有限公司××管理處公共事務部管理的業主檔案。

（3）將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（夾）左側立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。

3、將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內。

4、按檔案盒（夾）內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄》內，內容包括：序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。

5、業主檔案的跟蹤：

（1）當發生下列情況變化時，服務中心副主管應將變化情況記錄在業主檔案中：

a、通訊電話聯絡方式發生變化時；

b、業主發生更替時。

（2）

業主檔案跟蹤管理：由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。

6、業主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處，經服務中心副主管辦理登記手續后方可查閱。

7、業主檔案應永久保存。

8、具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。

9、本規程執行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據之一。

五、記錄

《業主檔案目錄》

六、相關支持文件

《檔案管理標準作業規程》

一、目的

規范業主檔案的保管與跟蹤工作。

二、適用范圍

適用于物業管理處業主檔案的保管與跟蹤。

三、職責

1、服務中心主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。

2、服務中心負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。

四、程序要點

1、業主檔案內容

（1）

經業主簽署后的《業主公約》。

（2）

經業主簽署后的《消防安全責任書》。

（3）

《業主家庭情況登記表》。

（4）

《鑰匙領用登記表》。

（5）

《業主證領用登記表》。

（6）

《業主入住驗房表》。

（7）

《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。

（8）

《違章處理通知單》及處理結果資料。

（9）

業主的有關證件復印件。

（10）其他應保存的資料。

2、檔案盒（夾）的制作

（1）根據檔案盒（夾）的規格準備相應的檔案標貼紙。

（2）在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由

組織機構、名稱組成，如：

×××－×·×－S·W－業主檔案：表示物業管理有限公司××管理處公共事務部管理的業主檔案。

（3）將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（夾）左側立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。

3、將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內。

4、按檔案盒（夾）內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄》內，內容包括：序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。

5、業主檔案的跟蹤：（1）當發生下列情況變化時，服務中心副主管應將變化情況記錄在業主檔案中：

a、通訊電話聯絡方式發生變化時；

b、業主發生更替時。

（2）

業主檔案跟蹤管理：由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。

6、業主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處，經服務中心副主管辦理登記手續后方可查閱。

7、業主檔案應永久保存。

8、具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。

9、本規程執行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據之一。

五、記錄

《業主檔案目錄》

六、相關支持文件

《檔案管理標準作業規程》

一、目的

規范業主檔案的保管與跟蹤工作。

二、適用范圍

適用于物業管理處業主檔案的保管與跟蹤。

三、職責

1、服務中心主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。

2、服務中心負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。

四、程序要點

1、業主檔案內容

（1）

經業主簽署后的《業主公約》。

（2）

經業主簽署后的《消防安全責任書》。

（3）

《業主家庭情況登記表》。

（4）

《鑰匙領用登記表》。

（5）

《業主證領用登記表》。

（6）

《業主入住驗房表》。

（7）

《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。

（8）

《違章處理通知單》及處理結果資料。

（9）

業主的有關證件復印件。

（10）其他應保存的資料。

2、檔案盒（夾）的制作

（1）根據檔案盒（夾）的規格準備相應的檔案標貼紙。

（2）在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由

組織機構、名稱組成，如：

×××－×·×－S·W－業主檔案：表示物業管理有限公司××管理處公共事務部管理的業主檔案。

（3）將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（夾）左側立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。

3、將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內。

4、按檔案盒（夾）內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄》內，內容包括：序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。

5、業主檔案的跟蹤：

（1）當發生下列情況變化時，服務中心副主管應將變化情況記錄在業主檔案中：

a、通訊電話聯絡方式發生變化時；

b、業主發生更替時。

（2）

業主檔案跟蹤管理：由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。

6、業主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處，經服務中心副主管辦理登記手續后方可查閱。

7、業主檔案應永久保存。

8、具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。

9、本規程執行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據之一。

五、記錄

《業主檔案目錄》

六、相關支持文件

《檔案管理標準作業規程》

第二篇：業主檔案的建立

入伙裝修期的檔案建立

第一節 業主入伙檔案

一、業主入伙資料,主要包括:

1.《入伙通知書》;

2.房產證或購房合同復印件;

3.業主身份證復印件和代辦人份證復印件及授權委托書;

4.營業執照復印件、法人授權委托書及法人代表和辦理人的身份證復印件(業主屬法人單位);

6.《業主(臨時)公約》;

7.《收樓書》存根;

8.《整改項目報告》。

二、業主家庭情況資料,主要包括:

1.業主檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》);

2.隨住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》);

3.暫住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》);

4.業戶車輛情況資料(《車輛情況登記表》);

5.辦理停車手續資料(《車位有償使用協議書》)。

第二節 業主裝修檔案

一、裝修申請審批資料,主要包括:

1.《裝修申請/驗收表》;

2.《裝修審批通知書》;

3.裝修圖紙及審批資料;

4.裝修施工單位營業執照及資質證書復印件;

二、裝修管理檔案,主要包括:

1.《裝修管理協議》;

2.裝修施工人員檔案(《施工出入證辦證登記表》);

3.裝修巡查記錄(《裝修巡視檢查記錄表》);

4.《違反裝修規定整改通知書》及《裝修驗收整改通知書》;

5.裝修竣工驗收單(《裝修申請/驗收表》)。

以上業主入伙檔案及業主裝修檔案合并為業主檔案,按檔案管理規程由兼職檔案員進行管理。

附件一:以下為入伙裝修期間所使用的文件及表格

1.入伙通知書

2.收樓須知

3.入伙預交費用一覽表

(1)業主/住戶情況登記表(個人)

(2)業主/住戶情況登記表(單位)

4.收樓手續流程條

5.收樓證明書

6.業主公約

7.委托銀行代收費協議書

8.業戶手冊

9.裝修指南

10.住宅質量保證書

11.住宅使用說明書

12.收樓書

13.整改項目報告

14.其它入伙代辦手續簽約表格

15.裝修申請/驗收表

16.裝修審批通知書

17.房屋裝修管理規定

18.裝修管理協議

19.施工出入證辦證登記表

20.單元施工許可證

21.出入證

22.動火許可證

23.違反裝修規定整改通知書

24.裝修驗收整改通知書

25.裝修巡視檢查記錄表

第三篇：業主檔案建立流程說明

業主檔案建立流程說明

1、地產銷售管理部整理入住資料：

① ② ③ ④ ⑤ 《房屋質量保證書》

《房屋使用說明書》 《補充協議》

《業主領取物品簽收單》 《業主資料卡》

2、銷售管理部將以上資料移交物業公司。

3、物業將資料匯總，待交房時由項目物業辦交與業主保存或簽字：

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ 《房屋質量保證書》-----------------------1式1份

《房屋使用說明書》-----------------------1式1份 《補充協議》--1式2份 《業主領取物品簽收單》-----------------1式1份 《業主資料卡》------------------------------1式1份 《裝修管理協議》---------------------------1式2份 《驗房單》------1式2份 《流轉單》------1式1份 《裝修許可證》------------------------------1式1份 《車位租賃協議》---------------------------1式2份

4、交房流程：

① 物業辦核對業主身份證、購房合同、購房發票及采暖費發票無誤后，對其他相應費用進行收取； ?物業費； ?裝修保證金； ?裝修垃圾清運費； ?水費、電費； ② 物業辦將《兩書》，水、電卡，大門、房門、管井、信箱和梯控鑰匙交與業主，業主在《業主領取物品簽收單》上簽字，由物業辦存檔； ③ 業主填寫《業主資料卡》，由物業存檔； ④ 由業主填寫《補充協議》和《裝修管理協議》，此兩種協議1式2份，物業辦和業主各執一份； ⑤ 物業人員拿《驗房單》陪同業主驗房； ⑥ 驗房后《驗房單》第一聯交回物業存檔，第二聯交與售后服務部根據實際情況維修和存檔； ⑦ 需要租賃車位的業主，填寫《車位租賃協議》，物業辦留存一份存檔； ⑧ 需要裝修的業主，填寫《裝修許可證》，裝修開始時由業主帶領施工人員辦理《人員出入證》，所有施工人員必須在物業登記并留存身份證復印件； ⑨ 業主裝修過程中，物業辦不定時到現場檢查監督裝修過程。發現隱患的，及時下達《整改通知書》，督促其進行整改，對拒不整改的，按照《裝修管理協議》的相應條款進行處罰，并在后期對裝修保證金按比例進行扣除； ⑩ 業主在裝修完畢后，到物業辦登記； ? 物業辦將裝修完畢的業主進行匯總，上報工程部和售后服務部，進行查驗。

5、物業辦將各種資料進行匯總后歸檔，包括：

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ 《車位租賃協議》---1份

《裝修許可證》------1份 《補充協議》---------1份 《業主資料卡》------1份 《業主領取物品簽收單》------------------------1份 《裝修管理協議》---1份 《業主身份證復印件》----------------------------1份 《代辦人身份證復印件》------------------------1份 《驗房單》-------------1份 《流轉單》-------------1份

6、物業辦將以上資料核對完畢后，進行存檔。

第四篇：幼兒園如何制作幼兒檔案

幼兒園如何制作幼兒成長檔案

制作幼兒成長檔案是幼兒園工作的一項重要內容之一，以便記錄下幼兒在園的情況，同時，還能提高幼師的工作水平，進而提高幼兒園教學質量。那么，如何制作幼兒成長檔案呢？

幼兒成長檔案是一種教育評價方式，它通過教師有計劃、有目的地收集和積累幼兒的各種作品和相關資料，動態評估幼兒的發展水平，為幼兒發展水平的評估提供全面、豐富、生動的信息。

1.要有一定的計劃性

首先，教師應確定如何收集幼兒作品。可以在自由活動時間，鼓勵幼兒自由創作，也可以在發現該幼兒出現了值得收集的作品的時候。不管在什么時機收集，教師都應該將重點放在收集幼兒自愿制作的作品上，而不是教師要求下所做的作品，同時還應該保證為每一個幼兒收集一定量的作品。

其次，教師應該制定和幼兒及家長分享檔案袋的計劃。教師應該有一個簡單的計劃，多長時間和家長利用成長檔案來交流幼兒在一段時間內的情況。2.重視幼兒的參與

教師首先應該讓幼兒知道什么是檔案袋，為什么要有檔案袋，怎么來制作自己的檔案袋，并和幼兒一起設計成長檔案的封面，鼓勵幼兒用自己的方式設計自己喜歡的封面，激發他們創作的熱情和興趣。其次，在平時的活動中，教師可以鼓勵幼兒經常回顧和檢視自己的作品。對幼兒來說，回顧作品可以提供機會讓他們反省在生活中發生的事以及他們的所做所學，檢視作品可以讓他們回想產生這項作品所經歷的體驗，幫助他們看見自己的成長與改變。

3.重視邀請家長一起參與

開始時讓家長了解檔案袋的用途，可以邀請家長在家里收集幼兒自發的作品，照片等，并鼓勵家長記錄幼兒在家中的一些逸事趣聞將它們送到幼兒園，加入到檔案中，以了解幼兒在家中的情況。同時還要做好和家長的分享工作，應該定期和家長一起就孩子的檔案袋中所反映出來的情況，向家長匯報幼兒的成長與發展狀況。可以舉辦作品展覽會，邀請家長與幼兒一起回顧檔案袋中的作品，并請幼兒向家長介紹作品的內容，使家長與他們一起分享成長的喜悅，同時教師也可以利用這個機會與家長溝通。這樣的過程比單純的家長會要生動得多。

4.撰寫是成長檔案的主要工作

檔案收集的主要是幼兒作品，但是這些作品一般都應該配上教師的記錄，教師應該在作品旁邊記錄下作品產生的時間、地點、背景以及教師對該作品的意見和幼兒自身對該作品的意見。同時教師也要注意不定期的寫一些觀察記錄，放進檔案中，教師的記錄應該是伴隨幼兒在園的整個過程。

5.反思是成長檔案的核心

通過成長檔案，幼兒會思考他們的工作和學習的目標，家長和其他的家庭成員會思考幼兒的學習和行為，而教師自己也會思考幼兒發展的現狀，興趣特點，特殊需要等等，從而根據每個幼兒的特點，提供相應的指導，支持“以幼兒為主”的學習。

教師通過成長檔案在一段時間里積累的各種作品特點及記錄來評估幼兒，使終結性評價與形成性評價結合起來，從而保證了評估的準確性。是一種真正幫助教師、家長走近幼兒的載體，能促進每個孩子富有個性地成長，也是孩子長大后送給他的一份十分特殊珍貴的禮物。制作幼兒成長檔案是幼兒園工作的一項重要內容之一，以便記錄下幼兒在園的情況，同時，還能提高幼師的工作水平，進而提高幼兒園教學質量。那么，如何制作幼兒成長檔案呢？

幼兒成長檔案是一種教育評價方式，它通過教師有計劃、有目的地收集和積累幼兒的各種作品和相關資料，動態評估幼兒的發展水平，為幼兒發展水平的評估提供全面、豐富、生動的信息。

1.要有一定的計劃性

首先，教師應確定如何收集幼兒作品。可以在自由活動時間，鼓勵幼兒自由創作，也可以在發現該幼兒出現了值得收集的作品的時候。不管在什么時機收集，教師都應該將重點放在收集幼兒自愿制作的作品上，而不是教師要求下所做的作品，同時還應該保證為每一個幼兒收集一定量的作品。

其次，教師應該制定和幼兒及家長分享檔案袋的計劃。教師應該有一個簡單的計劃，多長時間和家長利用成長檔案來交流幼兒在一段時間內的情況。

2.重視幼兒的參與

教師首先應該讓幼兒知道什么是檔案袋，為什么要有檔案袋，怎么來制作自己的檔案袋，并和幼兒一起設計成長檔案的封面，鼓勵幼兒用自己的方式設計自己喜歡的封面，激發他們創作的熱情和興趣。其次，在平時的活動中，教師可以鼓勵幼兒經常回顧和檢視自己的作品。對幼兒來說，回顧作品可以提供機會讓他們反省在生活中發生的事以及他們的所做所學，檢視作品可以讓他們回想產生這項作品所經歷的體驗，幫助他們看見自己的成長與改變。

3.重視邀請家長一起參與

開始時讓家長了解檔案袋的用途，可以邀請家長在家里收集幼兒自發的作品，照片等，并鼓勵家長記錄幼兒在家中的一些逸事趣聞將它們送到幼兒園，加入到檔案中，以了解幼兒在家中的情況。同時還要做好和家長的分享工作，應該定期和家長一起就孩子的檔案袋中所反映出來的情況，向家長匯報幼兒的成長與發展狀況。可以舉辦作品展覽會，邀請家長與幼兒一起回顧檔案袋中的作品，并請幼兒向家長介紹作品的內容，使家長與他們一起分享成長的喜悅，同時教師也可以利用這個機會與家長溝通。這樣的過程比單純的家長會要生動得多。

4.撰寫是成長檔案的主要工作

檔案收集的主要是幼兒作品，但是這些作品一般都應該配上教師的記錄，教師應該在作品旁邊記錄下作品產生的時間、地點、背景以及教師對該作品的意見和幼兒自身對該作品的意見。同時教師也要注意不定期的寫一些觀察記錄，放進檔案中，教師的記錄應該是伴隨幼兒在園的整個過程。

5.反思是成長檔案的核心

通過成長檔案，幼兒會思考他們的工作和學習的目標，家長和其他的家庭成員會思考幼兒的學習和行為，而教師自己也會思考幼兒發展的現狀，興趣特點，特殊需要等等，從而根據每個幼兒的特點，提供相應的指導，支持“以幼兒為主”的學習。

教師通過成長檔案在一段時間里積累的各種作品特點及記錄來評估幼兒，使終結性評價與形成性評價結合起來，從而保證了評估的準確性。是一種真正幫助教師、家長走近幼兒的載體，能促進每個孩子富有個性地成長，也是孩子長大后送給他的一份十分特殊珍貴的禮物。

第五篇：檔案牌板制作申請

申 請

尊敬的領導：

根據檔案大驗收的規定，要完善檔案制度，現申請由標辦統一制作檔案室懸掛的各項工作要求，請領導批準。

后附：

1、檔案人員管理網

2、專職檔案員崗位職責制

3、檔案部門負責人崗位職責

4、檔案管理辦法

5、分管檔案工作領導崗位職責

6、檔案歸檔制度

總經理： 經營礦長：

預算中心: 質標辦：

2018安全礦長： 基建環保科： 基建環保科 年3月26日

專職檔案人員崗位職責

一、認真學習和宣傳《檔案法》、學習檔案業務知識、努力提高思想覺悟和業務水平，做到忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。

二、嚴格執行《檔案法》以及黨和國家有關檔案工作的方針、政策及法規，認真履行職責。

三、做好公司檔案工作的收集、整理、鑒定、保管、統計等基礎工作，確保檔案的系統、準確、完整。

四、監督、指導公司各部門的檔案工作。對各部門檔案工作進行業務指導、監督，對不合格案卷提出意見和建議，確保案卷符合規范要求。

五、建立健全檔案的保管、借閱、利用、統計等制度。

六、按程序辦理檔案的借（查）閱手續，檢索準確迅速，方便利用者。

七、編制必要的檢索工具、文件匯編，檔案信息資源服務于企業各項建設。

八、對超出國家規定保管期限的檔案，應重新進行鑒定，對確無繼續保存價值的檔案提出銷毀報告，造具清冊，呈報領導審批后予以銷毀。

九、做好檔案的“八防”工作，做好檔案庫房管理工作，定期對檔案庫房、設施進行檢查，發現問題及時報告，妥善處理。

十、認真做好檔案管理日常工作，嚴格各項管理制度，切實做好檔案保密，防止泄密事件發生，確保檔案資料的完整、安全。

十一、做好領導交辦的其它工作。

檔案科負責人崗位職責

一、全面負責檔案管理工作，督促檢查檔案工作完成情況，及時向分管領導反映工作中的重大問題。

二、負責制定檔案工作發展規劃、計劃及規章制度，并負責監督、指導和檢查執行情況。

三、負責監督指導和協調各部門做好各類檔案的收集、整理和歸檔工作。

四、建立健全企業檔案工作網絡，負責組織對公司專（兼）職檔案人員的業務管理和培訓。

五、嚴格執行檔案保密制度，做好檔案保護工作，確保檔案的完整和安全，最大限度地延長檔案壽命。

六、負責檔案的摘錄、借出、辦理各種證明等事項的審批工作。

七、檔案工作人員發生玩忽職守，擅自提供、抄錄、損毀、丟失檔案等事件，承擔相應領導責任。

檔案管理辦法

第一條 為了加強香源煤業公司檔案工作，科學管理和有效開發利用檔案，維護公司的合法權益，推進檔案工作為公司各項建設服務，依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《山西省檔案管理條例》（以下簡稱《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案管理條例》）、《企業檔案管理規定》等有關法律、法規，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的檔案，是指香源煤業公司在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。

第三條 公司各單位應該嚴格遵守《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案管理條例》及《企業檔案管理規定》。提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。

第四條 公司各部門均有責任收集、整理、保管涉及本部門業務的文件材料，應至少設置1名兼職檔案人員。兼職檔案人員負責本部門檔案資料的收集、整理、保管，并對應歸檔檔案按照有關規定定期移交檔案科集中保管。任何部門及個人不得拒絕歸檔。在機構變動時應采取措施做好檔案的交接工作，確保檔案資料的安全與完整。

各部門工作人員工作調動或退休時，應將個人所保存的在工作中形成的有價值的資料移交兼職檔案人員妥善保管。

第五條 公司檔案工作實施“三納入、四參加、四同步”。

三納入：將檔案工作納入企業領導工作議事日程；納入企業各項工作計劃；納入企業有關人員的經濟責任制或崗位責任制中。

四參加：企業檔案部門或檔案人員參加產品鑒定會、科研課題審定會、基建項目驗收會、設備開箱驗收會和引進項目接收會，負責檢查歸檔的文件材料是否齊全、完整、準確、系統。

四同步：企業下達項目計劃任務與檢查項目文件材料的歸檔要求同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料形成情 況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料同步；上報登記和評審獎勵項目與檔案部門出具項目文件材料歸檔情況證明同步。

第六條 檔案科應履行下列責任：

（一）貫徹實施《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案管理條例》、《企業檔案管理規定》等有關法律、法規和規章制度，按照本企業檔案管理規定制定各類文件材料的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度。

（二）統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定，統計和提供利用等工作。

（三）指導各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。

（四）監督、指導、檢查本企業所屬機構的檔案工作。

第七條 檔案工作人員應忠于職守、遵紀守法，具備檔案專業知識和業務管理能力。第八條 采取有效措施對檔案進行安全保管，配備專用庫房、專用檔案柜架保存檔案。做好檔案庫房的“八防”（防火、防盜、防光、防潮、防高溫、防蟲、防塵、防霉）工作，并切實加強對涉及企業商業機密檔案的管理。第九條 歸檔的文件材料必須完整、準確、系統。書寫材料和文件載體材料應符合國家要求。文件整理符合規范。電子文件的歸檔，應配有相應的紙質文件資料一并歸檔保存。第十條 檔案管理部門應按照國家有關規定，確立檔案保管期限，劃分檔案密級。

第十一條

對超出保管期限的各類檔案應及時鑒定。對確無保存價值的檔案應登記造冊，按鑒定工作程序報請本單位法定代表人審批后實施銷毀，銷毀清冊留檔保存。

第十二條

借（查）閱檔案應進行登記，不得擅自將檔案帶出檔案室。確因工作需要借出檔案，應辦理檔案借出手續，經檔案管理部門負責人審簽后帶出，用畢及時歸還。查檔人員對所借（查）閱檔案必須妥善保管，嚴禁隨意復制、調換、涂改、污損、勾劃等。

第十三條

做好檔案統計工作，填寫檔案報表。檔案統計工作應認真負責，準確及時。第十四條

檔案管理的信息化應與企業信息化建設同步，逐步實現檔案數字化管理。

第十五條

檔案科應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業各項工作提供及時有效的服務。

分管檔案工作領導崗位職責

一、負責對檔案工作的全面領導，貫徹執行黨和國家關于檔案工作的法令、政策和規定，宣傳檔案工作的有關法規，提高各級領導干部和廣大職工的檔案意識。

二、把檔案工作列入議事日程，組織協調檔案管理工作，審查檔案工作的重要規章制度、計劃、報告。

三、關心檔案事業的建設與發展，研究企業檔案管理工作，經常聽取工作匯報，幫助解決檔案工作中的實際問題。

四、關心檔案人員的成長進步。對在檔案工作中做出成績和貢獻的人員給予表揚和獎勵；對工作失職造成檔案損失的人員，給予批評教育或必要的處罰

檔案歸檔制度

檔案科負責公司文件材料歸檔工作的指導、監督和檢查，各部門專（兼）職檔案人員負責本部門所形成的文件材料的收集、整理、并按要求向檔案科歸檔。不按要求歸檔的按照《檔案工作責任追究制度》追究當事人或部門負責人的責任。

一、文書檔案

文書檔案是指企業在生產、經營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的、辦理完畢的各種紙質文件材料。

歸檔時間：管理性文件材料一般在辦理完畢后的第二年第一季度歸檔。

歸檔份數：上級文件歸一份原件；本公司文件歸兩份原件，一份作檔案保存，一份作文件匯編。

歸檔要求:

1、歸檔的文件材料要齊全完整。已破損的文件應與托裱、修復，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。

2、根據文件材料歸檔范圍和保管期限的規定，準確劃定保管期限。

3、歸檔文件整理遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。、4、歸檔的文件材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改。

5、歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久要求。

6、歸檔文件按件裝訂，編號規范標準。

7、各部門兼職檔案人員應及時將本部門歸檔文件材料進行整理，整理完畢并編制移交清冊，由部門負責人簽字核準后向檔案部門移交。重要項目的文件材料移交時應編寫歸檔說明。

二、會計檔案

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業材料，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。

歸檔時間：會計文件材料在會計終了后由會計部門保管一年后向檔案科移交。

歸檔份數：會計檔案移交一份，會計檔案移交清冊一式兩份，由會計部門和檔案科各存一份。

歸檔要求：每年形成的會計檔案，應由會計部門負責按照會計檔案立卷要求整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管、移交清冊，保管一年期滿后，移交檔案科統一保管。

三、特殊載體檔案

按照聲像檔案管理辦法、實物檔案管理辦法歸檔保存。

四、科技檔案

科技檔案包括《汾西礦業集團公司檔案分類目錄及類目標識符號表》中生產技術、地質勘探、基本建設、設備儀器等，都應按歸檔要求進行建檔歸檔。其中，基本建設項目檔案應根據建設項目的隸屬關系，從工程項目一開始就參與項目檔案的過程管理，按照《香源煤業公司基本建設項目檔案資料管理辦法》的要求開展工作，待項目竣工、檔案驗收后，將形成的項目檔案一并移交檔案科存檔。