第一篇：河北省高速公路建設項目立卷歸檔整理規范

現將《河北省高速公路建設項目文件材料立卷歸檔整理規范》，印發給你們，請認真貫徹執行。

二〇一〇年六月三日

主題詞：印發

檔案

規范

通知

編 制 說 明

一、起因

高速公路在建項目建設檔案是省廳檔案管理的一個重要組成部分。隨著我省高速公路建設項目開工數量的增加和國家對工程建設檔案提出的新要求，制定《河北省高速公路建設項目文件材料立卷歸檔整理規范》已很有必要。

二、依據

根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規定》（DA/T28—2002）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發[2001]390號）和《交通檔案管理辦法》（交辦發[2005]431號）等有關規定，結合我省實際制定本規范。

三、主要內容 一是對工程檔案的歸檔范圍和收集要求進行了詳細闡述。二是對各種文件材料和載體編制成檔案的過程的方法。三是加強了檔案質量要求。四是詳細說明了項目法人對檔案的排列順序，使檔案便于查找和利用。

四、起草和征求意見

一是自2009年下半年，在反復調研的基礎上進行起草。二是召開全省在建項目檔案人員培訓班，并征求意見。三是征求省高管局、廳基建處、質檢站和省監理部門的意見。四是征求部檔案館、省檔案局的意見。經半年的溝通、修改形成初稿。

最后，經與省檔案局溝通，同意聯合行文。高速公路在建工程項目檔案是交通運輸廳檔案工作的一項重點內容，對全省高速公路建設檔案規范，更加符合國家、省檔案局管理的要求，使我廳的檔案管理工作再上一個新臺階。

河北省高速公路建設項目 文件材料立卷歸檔整理規范

第一章

總

則

第一條

為規范我省高速公路建設項目文件材料的立卷歸檔工作，確保工程建設項目檔案的質量，根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規定》（DA/T28—2002）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發[2001]390號）和《交通檔案管理辦法》（交辦發[2005]431號）等有關規定，結合我省實 際制定本規范。

第二條

本規范適用于全省新建、改建和擴建高速公路建設項目文件材料立卷歸檔管理工作。其它公路建設項目，大、中修工程可參照執行。

第三條 高速公路建設項目文件材料，是指自項目立項審批（核準）至竣工驗收全過程產生的文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的文件材料的總稱，對建成后工程管理、維護、改建、擴建具有保存、查考利用價值的各種不同載體形式的歷史記錄。

第四條

本規范所稱高速公路建設項目檔案，是指經系統化整理并歸檔的公路建設項目文件材料。

本辦法所稱項目法人，指負責管理高速公路建設項目的省高速公路管理局（集團）和各設區市交通運輸局有關單位。項目管理執行機構，是指代表項目法人實施高速公路項目建設的管理部門。

第二章 文件材料的收集

第五條

高速公路建設項目文件材料具體收集范圍按照交通運輸部《關于印發公路工程竣交工驗收辦法實施細則的通知》（施交公路發[2010]65號）公路建設項目文件材料歸檔范圍的有關規定執行。高速公路建設項目文件材料排列按照本規范附件1執行。

第六條

各有關單位要按照收集歸檔責任分工，建立健全建 設項目文件材料平時收集歸檔制度和預立卷制度。

第七條

各參建單位按照高速公路建設項目不同階段文件材料產生的自然過程，分別做好預立卷工作。其中，合同段應按施工準備、單位（分部、分項）工程施工工序及交工驗收文件材料的自然形成過程，分門別類，做好同步收集歸檔和預立卷工作。

第八條 高速公路建設項目文件材料收集要求

（一）原始性。收集歸檔的高速公路建設項目文件材料是一套完整的反映工程建設過程的原始記錄文件，應為原件。其中，項目立項審批等文件材料，原件保存在項目主管單位的，項目法人可將復印件歸檔保存；供貨商提供的原材料及產品質量保證文件材料為復印件的，復印件上須加蓋銷售單位印章并注明原件存放處，則可歸檔保存；熱敏紙傳真件，需復印保存，復印件應清晰。

（二）完整性。收集歸檔的高速公路建設項目文件材料要能全面、準確地反映工程建設的實際過程。收集齊全，記錄全面，記錄內容和數據應能反映抽查頻率和質量指標。

（三）真實性。現場記錄，同步進行。勘察及測量基礎資料、施工記錄須是現場原始記錄，如需清稿，須將原始記錄與清稿后的記錄文件一并歸檔保存。

（四）準確性。施工原始記錄數據準確，竣工圖編制規范，圖物相符。表單填寫內容規范，使用部位標注清楚。

（五）規范性。實驗檢測表格填寫內容規范，自檢意見、監 理意見應明確，簽署手續完備，書寫工整，字跡、線條清晰，修改規范，紙張優良，規格基本統一，禁止使用不耐久字跡材料（如圓珠筆和鉛筆等）書寫、簽批。

第九條

數碼照片在記錄光盤保存的同時，還應沖印出紙質照片，填寫詳細說明一并歸檔。電子文件和數字化檔案應使用不可擦寫光盤保存。

第十條 項目管理執行機構需配備必要的計算機等設備，建立和完善適合高速公路建設項目檔案管理工作的檔案管理系統。已使用電子文件系統操作的單位，電子文件和紙質文件要同步歸檔；如無條件形成電子文件的，可采取圖像掃描方式，形成數字化檔案。

第十一條

預立卷方法。

（一）項目管理執行機構形成的文件材料預立卷方法。立項和準備階段按照審批事項的內在聯系和相關手續辦理過程分別收集；項目管理執行機構施工階段管理性文件可按質量控制、安全管理、進度控制、費用控制、會議文件等分別收集，按照問題結合時間進行預立卷。

（二）設計階段文件材料預立卷方法。

設計階段按照設計的不同階段，結合設計文件的具體內容，按照時間順序分別收集，進行預立卷；

（三）各合同段施工文件材料收集及預立卷方法。綜合性文件：合同段的總體開工報告、施工組織設計、施工 方案、圖紙會審及技術交底、設計變更、施工日志、工程定位（水準點、基準點、控制點）的測量及復核，交工驗收及工程總結可以合同段為單位集中收集，并按工作程序，結合問題進行預立卷；

原材料及產品合格證明文件：如是同一單位工程共用的，可按單位工程集中收集，按照產品種類分別進行預立卷；如果是某一分部工程專用的，應歸入相應部位，按產品種類分別進行預立卷；

以該合同段為單位、分部及分項工程質量評定表可按照程序結合問題，分別集中預立卷；

標準試驗及工藝試驗可按單位工程集中組卷；抽樣試驗應按分部或分項分別收集預立卷；

變更文件以合同段為單位，按照變更文件編號依次匯總預立卷，并編制設計變更與修改后的竣工圖檔案檔號對照一覽表（見附件2）；

單位工程交工驗收文件及工程總結按合同段集中收集，按單位工程分別預立卷。

（四）施工原始記錄文件的收集方法。

依據分項（工序）分部、單位工程劃分情況確定預立卷類目，并依此分別設立預立卷文件夾，將同一類目下施工過程產生的文件材料歸入相應文件夾內，進行施工原始文件材料收集和預立卷。

（五）施工單位與項目執行機構、監理往來文件收集及預立 卷方法。

應按問題所針對的相關單位、分部和分項工程分別歸檔；如屬監理就某一工序施工質量問題下達的整改指令，以及施工單位就整改要求落實情況的回復，應歸入相關工序，連同該工序其它施工過程原始記錄文件一并收集預立卷。

第三章 竣工圖的編制

第十二條

竣工圖由施工單位負責編制。編制完成的竣工圖應由編制單位逐張加蓋竣工圖章并簽署，經監理審核簽字認可。竣工圖規格為A3紙(420mm×297mm)裝訂, 圖紙允許加長，但不準加寬；模湖不清的圖紙應重新繪制，全部合格后再裝訂（竣工圖封面樣式和竣工圖樣式見附件3）。如項目法人指定由設計單位編制或施工單位委托設計單位編制的，要明確施工單位和監理單位的審核和簽字認可責任。

第十三條

竣工圖應全面、準確、清晰地反映工程竣工時的實際情況，圖物相符。其內容應與施工圖、設計變更、材料變更、施工及質檢記錄相一致。竣工圖編制說明須包括承包工程主要建設內容，完成工程量、執行的規范標準、施工圖的版本、變更情況以及修改完善情況。

第十四條

竣工圖在設計文件的基礎上編制，施工圖沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖；

第十五條

凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求變更的，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖。利用施工 圖更改必須注明更改依據和更改日期；并把圖號的第一拼音字母S（原代表施工圖）改為J（代表竣工圖）。

凡結構、工藝、平面布置等重大變更及圖面變更面積超過10%的，應重新繪制竣工圖并加蓋竣工圖章。

第十六條

竣工圖的更改方法

（一）文字、數字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制；利用施工圖更改，應在更改處注明更改依據文件的名稱、日期、編號和條款號；無法在圖紙上表達清楚的，應在標題欄上方或左邊用文字說明。

（二）更改應用黑色墨水或碳素墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆書繪。

（三）重復使用的標準圖、通用圖，可不編入竣工圖，但必須在圖紙目錄中列出圖號，標明該圖所在位置并在編制說明中注明；不同建筑物、構筑物應分別編制。原設計采用通用圖的構造物，在實施過程中，由于某種原因或經監理工程師同意，未采用該通用圖或對通用圖作了必要修改的，則竣工圖紙必須重新繪制。

第十七條

竣工圖中必須增列設計與竣工工程數量對照表，表中竣工數量必須與計量支付相符。

第十八條

設計變更一覽表中，應包括變更文件所在卷號與相應變更后的竣工圖所在的卷號。變更圖紙應排列在竣工圖表的 前面。一張更改通知單涉及多張圖紙的，或圖紙不在同一卷內的，應在備考表加以說明。

第十九條

竣工圖所用圖例和圖幅應與原設計圖一致。竣工圖表中的字體，總目錄、總說明各種字體均采用激光打印機打印。

第二十條

竣工圖章的使用

(一)竣工圖章尺寸為80mm×60mm，內容有：編制單位、編制人、技術負責人、編制日期和監理單位、監理人組成（竣工圖章樣式見附件7）。

(二)竣工圖章簽字要求本人手寫簽名，填寫齊全，不得代簽。(三)竣工圖應逐張加蓋竣工圖章。竣工圖章應使用不褪色紅印泥，蓋在右下方的空白處。如竣工圖正面無空白處，可蓋在圖的背面左下角。

第四章

文件材料的整理

第二十一條 建設項目文件材料歸檔前，應由文件材料收集歸檔單位在文件材料預立卷的基礎上，按照項目檔案整理有關規范要求，遵循公路工程文件材料的自然形成過程和成套性的原則，進行系統化整理組卷，要做到分類科學，編目規范，便于保管和查找利用。

第二十二條

對預立卷中相關文件，進行系統化整理，以保持該類目中相關文件的有機聯系。收集歸檔的文件材料應能夠全面、準確地反映工程建設的實際過程。

第二十三條 隱蔽工程及重要施工活動，應同時形成聲像材 料。

第二十四條 附屬設施形成的文件材料也要進行收集整理后統一歸檔。

第二十五條

卷內文件材料按以下要求進行排列：(一)立項審批文件批復在前，請示在后，相關審查及專家評審文件材料按照重要程度依次排列。

(二)設計審批文件批復在前，請示在后，相關審查及專家評審文件材料依次排列。

（三）工程準備階段文件材料按照審批及相關手續辦理程序依次進行排列。

(四)項目管理執行機構及監理就質量控制、計劃進度控制、費用控制及安全管理等問題普發的文件材料，按照文件材料所反映的問題的有機聯系，結合重要程度依次進行排列。

（五）施工質量控制文件

1、合同段施工準備文件材料按照合同段開工申請及批準文件(含施工組織設計方案)、交接樁記錄、控制點復測成果和控制點加密導線點成果文件、技術交底、圖紙會審文件、測量設備檢驗證書及工地實驗室資質證書文件等依次進行排列。

2、原材料質量保證文件按照原材料類別依次進行排列。

3、按專業結合時間依次進行排列。

4、變更文件按照文號順序依次進行排列。

5、各單位、分部、分項工程質量評定表及匯總文件按照匯 總及各單位、分部、分項工程評定工作程序依次進行排列。

6、按照單位(分部、分項)工程分別整理組卷的文件材料，依照單位(分部、分項)工程施工進程，結合施工工序順序依次進行排列。

7、合同段交工驗收文件按照交工驗收證書、交工驗收報告、各項工程總結依次進行排列。

8、竣工圖按照單位工程結合圖號依次進行排列。

9、設備安裝及調試文件按依據性、設備開箱驗收、設備安裝及調試、設備運行維護、隨機文件等順序依次進行排列。

(六)監理文件

1、監理管理文件按照文件材料所反映的問題的有機聯系，結合重要程度依次進行排列。

2、監理旁站記錄和平行檢驗及獨立抽檢文件材料按照單位、分部、分項工程依次進行排列。

3、監理日志按照監理工程師和日志形成時間依次進行排列。(七)計量支付文件及計劃進度報表以合同段為單位，按時間依次進行排列。

(八)試運行及竣工驗收工作文件材料按照檢測觀測記錄、車輛通行情況、缺陷整改落實情況及各專項驗收和竣工驗收工作程序，次進行排列。

第二十六條

案卷頁號的編寫

經系統化排列的卷內文件材料，以有效內容的頁面為一頁，雙面書寫的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，單面書寫的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯數字逐頁編寫頁號；已裝訂成冊的文件材料，如自成一卷的，不需重新編寫頁號，如與其他文件材料組成一卷的，將該冊文件材料排列在其他文件材料之后，并將其作為一份文件編寫冊號，不需重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數。

卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。第二十七條 案卷的構成

（一）案卷，指由互相聯系的若干文件材料組成的一種檔案保管單位。案卷由案卷卷盒、內封面（牛皮紙）、卷內目錄、文件材料、卷內備考表組成。

文件材料幅面原則為A4(210mm×297mm)。打印文字材料原則采用4號仿宋體，表頭標題原則采用小二號黑體，表格文字、數據原則采用5號標準宋體。

（二）內封皮由案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及檔號（樣式見附件4）。

案卷題名——應簡明、準確地揭示卷內文件內容。主要包括項目的名稱、起訖里程、單位（分部、分項）工程名稱及文件名稱，如屬橋梁、隧道等工程項目，還應同時標明結構、部位的名稱。項目名稱以初步設計的批復為準。

立卷單位——指案卷的組卷單位或部門。起止日期——填寫案卷形成的起止日期。保管期限——文件材料的保管期限分為永久、長期、短期三種。

密級——依據國家及部有關保密規定確定并填寫。檔號——由項目代碼、檔案分類號及案卷順序號組成。案卷內封皮宜采用與卷內文件材料相同尺寸，150g以上牛皮紙打印。

（三）卷內目錄由序號、文件編號、責任者、文件題目、日期、頁號、備注等項組成（樣式見附件5）。

序號——按照文件排列順序，用阿拉伯數字從1起依次標注。

文件編號——填寫文件材料的原始編號或圖號。

責任者——填寫文件材料的形成單位或主要形成單位.屬原材料報驗和工序報驗文件，責任者應填寫施工單位或監理單位。

文件題目——填寫卷內文件材料標題的全稱，沒有標題或標題不能說明文件材料內容的，應自擬標題并加中括號。案卷內每份獨立成件及單獨辦理報驗收和批準手續形成的文件材料，均應逐件填寫文件標題。

日期——指文件材料形成日期。用8位阿拉伯數字填寫，不夠8位，用零補充。如：2009年1月1日，寫成20090101。

頁號——應填寫每份文件材料首頁上標注的頁號，最后一份標注起止頁號；如屬已裝訂成冊的材料，在卷內文件目錄頁次中填寫冊數，并在備注欄中注明累計總頁數。

（四）卷內備考表包括互見號、立卷說明、立卷人及檢查人簽名、立卷時間等（備考表樣式見附件6）。

立卷說明——標明卷內文件材料的總件數、總頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

立卷人——由責任立卷人簽名，即誰立卷誰簽名。檢查人——由案卷形成單位負責人簽名。日期——填寫審核后日期。

互見號——填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式，并用括號括起。

（五）案卷的裝訂

工程檔案采用整卷裝訂。裝訂成卷的順序為：內封皮、卷內目錄、文件材料、備考表。

文件裝訂前取掉金屬物，采用三孔一線方法，用白色檔案專用線左側裝訂，孔距80㎜，裝訂線距左紙邊10㎜。每卷裝訂厚度一般為20mm、30mm、40mm、50mm為宜，如同類文件數量較多，將每卷控制在50mm以下，可分成幾卷，但每卷要有各自的目錄和備考表，并在卷盒的案卷題名中揭示具體內容。裝訂時靠裝訂邊和下邊取齊，不得使用漿糊、普通膠水和金屬絲等其它方式。對批語、簽注意見寫在文件裝訂線上的，應予以粘貼補寬，對紙張規格大小差別較大的文件材料應適當粘貼或折疊。

圖紙及其他成冊的文件材料可不裝訂，但每份圖紙或文件材料右上角需加蓋檔號章（檔號章樣式見附件7）。沒有與文件材 料裝訂成卷的卷內文件目錄和卷內備考表，均須填寫檔號。

外文資料應附在譯文之后，隨譯文資料進行組卷。

（六）卷盒

卷盒是案卷的裝具。按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）規范執行（式樣見附件9）。

卷盒正面只填寫案卷的檔號。

卷脊填寫案卷的檔號和案卷題名。卷脊的檔號需分成兩行，案卷號放入第二行。案卷題名用與卷盒相同顏色的紙打印，貼在案卷題名處。使用小4號宋體字，自右至左豎寫，首字前空兩格。

檔號的填寫需用印章，使用紅色印泥蓋在卷盒檔號位置。第二十八條

案卷的編制單位應按工程進展的自然過程，對已經整理好的案卷進行系統化排列，并用鉛筆在封面及卷脊編寫案卷流水號。施工單位應對本合同段形成的案卷，按照施工準備階段、施工階段及交工驗收階段順序，進行系統化排列，其中，施工階段的案卷依路線進行方向，按照單位工程排列順序依次進行排列；監理單位按照監理工程程序，以合同段為單位，對形成的案卷進行系統化排列。

第二十九條 編制案卷目錄（樣式見附件8）。

每冊目錄裝訂厚度為1-5cm，每冊目錄裝訂順序為封皮、目錄內容和封底。封皮內容為：項目全稱、起訖里程、單位（分部、分項）工程名稱、起止案卷號、起止時間。第三十條

案卷目錄、卷內文件目錄、卷內備考表宜采用70g以上白色書寫紙，上邊、左邊距25mm，下邊、右邊距均為15mm，一律使用激光打印機打印。

第三十一條 檔號編制方法

項目管理執行機構統一按項目檔案的分類方法進行排序，編制案卷流水號。檔號要求簡單明了，查詢方便。

（一）檔號編制順序為：項目代號、分類號、案卷流水號。示例：××·A—Z ××：項目名稱代碼；

A：本辦法第四十一條的分類號； Z：案卷流水號。

（二）施工文件檔案號編制順序為：項目代號、分類號、二級分類號、案卷流水號。

示例：××·4·Y —Z ××：項目名稱代碼；

4：本辦法第四十一條的分類號；

Y：二級分類號（如路基，路面和附屬設施等）； Z：案卷流水號。

第五章

其它載體檔案的編制

第三十二條 反映高速公路工程建設初期到竣工驗收全過程的聲像材料和其它與該工程建設有密切聯系的聲像材料。

第三十三條 對反映同一內容的若干張照片，應選擇其主要 照片歸檔。主要照片應主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁。

第三十四條

照片檔案要求沖印6寸照片裝冊，與定期刻錄的光盤一一對應一并保存。沖印的照片檔案以張為單位保管，每張須填寫文字說明。包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等內容進行著錄。

第三十五條

錄音、錄像、電子光盤檔案每盒（盤）的外套上要有文字說明（包括事由、主要人物、形成日期、片長、編號、型號和保管期限）。

第三十六條 對大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯系密切的照片中的大幅照片，應隨該組照片一同在冊內編號，填寫單張照片說明。

第三十七條

管理過程照片檔案按照事由的時間順序或重要程序排列。施工過程中的照片按單位工程結合路線走向、施工工序順序排列，反映同一事由的一組照片，按其形成時間順序排列，編制順序號，裝在照片檔案裝具內，用鉛筆填寫案卷號。

第三十八條 項目管理執行機構匯總后，統一編制檔號，打印檔案案卷目錄。其它載體檔案要與紙質檔案互見，在備考表中填寫互見號。

第三十九條

數字化檔案要求線條清楚，圖樣清晰，掃描分辨率應不低于300dpi。

第六章

匯總整理與移交 第四十條

高速公路建設項目承包單位要在合同段交工驗收前，將已經系統化整理的項目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄），按照合同中明確規定的檔案套數，經監理和項目業主審查合格后，移交項目管理執行機構，并辦理檔案移交手續。

第四十一條

項目管理執行機構負責對接收的全部項目檔案，連同自身形成的項目檔案進行系統化整理和排列。案卷按照立項審批、設計、工程準備、施工、監理、竣工等不同階段，依次進行系統化整理和排列。其中，施工階段案卷按照項目業主、施工單位及監理單位形成的案卷分別進行匯總、整理和排列，施工單位和監理單位形成的案卷，依路線進行方向，以合同段為單位依次進行排列。

招投標、合同及計量支付、計劃進度報表類檔案可單獨整理和編目。

第四十二條

項目檔案共分為九部分編制。第一部分：項目前期文件；第二部分：設計文件；第三部分：工程管理文件；第四部分：施工文件；第五部分：監理文件；第六部分：竣工驗收文件；第七部分：資金管理文件；第八部分：科研文件材料；第九部分：其它載體檔案。

第四十三條

項目業主負責對系統化排列的檔案統一編制檔號，并對排列完成的所有案卷編制案卷目錄一式二份（含電子版）及項目檔案整理情況說明。

項目檔案整理說明內容包括項目立項審批及初步設計審批 情況、建設規模及主要建設內容、檔案整理執行的標準、項目檔案整理情況及案卷質量、項目檔案運用計算機管理情況及其他需要說明的問題。

第四十四條

項目管理執行機構須在項目通過竣工驗收后按照規定向有關單位辦理項目檔案移交手續。

第七章

附

則

第四十五條

收尾工程和后評價形成的文件按照本辦法有關規定整理歸檔。

第四十六條

本辦法由省交通運輸廳負責解釋。第四十七條

本辦法自發布之日起施行。

第二篇：立卷歸檔制度

立卷歸檔制度

1、文書部門應在文件材料形成的次年六月底以前完成立卷工作。編制案卷目標一式三份及移交目錄、移交書向檔案室。交接雙方經核對無誤后，在移交書上簽字蓋章。

2、會計檔案由會計部門整理立卷，并在本部門保管兩年。編制案卷目錄一式二份及移交目錄、移交書，一并向檔案室移交。交接雙方經核對無誤后，在移交書上簽字蓋章。

3、科技檔案應在其產生（跨的結束），由其主管部門立卷編制移交目錄一式二份向檔案室移交，交接雙方經核對無誤后簽字蓋章。

4、文書檔案歸檔范圍按“四合一”所列內容執行。會計檔案歸檔范圍按“會計檔案保管期限表”所列內容執行。科技檔案歸檔范圍按國家或系統有關規定執行。

5、其他各類專門檔案的歸檔時間、內容和要求按有關專門檔案文件規定執行。

6、歸檔的各類文件材料必須齊全、完整、準確。

第三篇：立卷歸檔制度

立卷歸檔工作是文書處理過程的最后環節，是檔案工作的基礎，為了使案卷更好的利用，發揮其作用，便于管理和查找，特作如下規定：

一、歸檔時間：

二、歸檔要求：

1、凡是本機關在貫徹執行黨的路線、方針、政策和工作活動中形成的各類文件材料都應歸檔立卷。

2、歸檔的文件材料，應保持它們之間的歷史聯系，并根據其性質區分保存價值，分類整理，確定保管期限立卷。案卷標題簡明確切，以便保管和利用。

3、具有永久和長期保管價值的案卷內“備考表”必須按要求填寫。

4、對需要歸檔的案卷，在裝訂必須認真檢查。園珠筆、鉛筆、復寫紙的材料一律不得歸卷，有者必須用鋼筆重新抄寫或復印。裝訂做到結實、整齊、美觀，便于長久保管。

5、每年的文件材料，要在第二年的四月末前裝訂成冊。

第四篇：立卷歸檔制度

立 卷 歸 檔 制 度

一、歸檔范圍：凡是本單位在工作中直接形成的具有查考利用價值的各種文字材料、圖表、帳簿、聲像等均屬歸檔范圍，并嚴格按照“三合一”制度規定的歸檔范圍執行。

二、歸檔時間：管理文件在第二年五月以前立卷歸檔，本單位專業文書在辦理完畢后立卷歸檔。基建工種全套材料在完工后及時歸檔，會計核算材料由財務人員按要求裝訂成冊，保管一年后交檔案室歸檔，形成的聲像材料、實物隨時歸檔。

三、歸檔要求：歸檔的文件材料必須齊全完整，檔案類別層次分明，保管期限劃分準確，卷內文件排列有序；案卷題名簡明確切。封面填寫工整；裝訂案卷牢固，檔案入庫案卷規范統一。

四、歸檔份數：一般歸檔一式三份，重要的和利用頻繁的適當增加歸檔份數。

五、歸檔手續：移交（接收）檔案時，要認真履行交接手續，填寫檔案移交（接收）登記簿，接受雙方簽字，以示負責。

第五篇：立卷整理歸檔制度

一、文書立卷整理是機關文書工作的一項基本制度。本所文書立卷工作由內勤人員進行負責。

二、本所檔案應編制整理類目，認真執行檔案管理辦法規定。

三、檔案質量應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件的有機聯系，區別不同價值，一事（問題）一件，便于保管和利用。

1、歸檔文件、材料的種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整，字跡模糊或易退變的文件應予以復制；

2、歸檔文件以件為單位，一般以每份文件為一件，文件正本定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制為一件，轉發件與被轉發件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件；

3、盒內文件材料應按先批復后請示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列；

4、盒卷內文件應除去金屬物，已破損的應予以修整，托裱整齊，逐件用縫紉機裝訂并依次編頁號或件號；

5、填寫盒內目錄和備考表應符合有關規定，用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰；

6、聲像檔案應用文字標出攝像或錄音對象、時間、地點中心內容和責任者。

7、實物檔案應用文字標出授獎單位、獲獎名稱、日期、單位和載體種類；

8、會計檔案由財務部門收集齊全，按照會計憑證、會計帳簿、會計報表分類整理立卷，裝訂成冊，并在每冊封皮上注明保管期限，在財務部門管理一年后移交檔案室，并編寫會計檔案案卷目錄和移交清單一式兩份；

9、基建檔案由基建部門收集整理，按分類組合案卷編制目錄和移交清單一式兩份，工程完工驗收后移交檔案室；

四、文書書寫要求

1、書寫材料應用碳素墨水、藍黑墨水，除特殊行業規定外不能使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、復寫紙等。

2、文字書寫一律從左至右橫寫。