第一篇：2009年文書檔案歸檔說明

二〇一三年文書檔案歸檔說明

—XXX 殘疾人聯合會

2013年，我會文書檔案根據國家檔案局《歸檔文件整理規則》和新文書檔案歸檔范圍和保管期限的要求，分永久、30年、10年三個保管期限，采用新方法以“件”為單位進行整理歸檔。現就歸檔情況說明如下：

一、基本情況

XXX 殘疾人聯合會是在1993年10月成立，為副處級事業單位，配備事業編制4名，由市民政局代管（X市編字[1993]150號），辦公地址：XX城XX街238號。1994年3月2日，XXX 殘疾人聯合會增設“基金外事宣傳科”、“康復群工科”（X機編字[1994]40號）。1995年2月，XXX 殘疾人康復中心大樓落成，地址位于XXX區XX路，XXX 殘疾人聯合會由X城XX街遷往康復中心大樓三樓辦公。

1995年7月，XXX 殘聯原由市民政局代管劃歸市政府直接領導和管理，業務上接受有關部門的指導，原定的副處級和編制不變（X機編[1995]062號），內設辦公室、康復科、教育就業科三個科室。1996年12月，市殘聯從副處級升格為正處級，增加事業編制2名，連同原編10名，共有編制12名（X機編[1996]194號）。1997年4月，市編委批準市殘聯“三定”方案，市殘聯內設三科一室：辦公室、康復群工科、基金文體科、教育就業科；領導職數一正一副：事理長1名，副理事長1名，正副科長（主任）4名，科室領導4名，編制12名（X機編[1997]012號）。

1996年1月，成立中共XXX 殘疾人聯合會黨組，XXX任黨組

書記，XXX、XXX任黨組成員（X組干[1996]50號）。3月，市殘聯黨支部由民政局黨總支單列出來，直接歸口市政府口黨組領導（X民總[1998]02號。

2005年5月，成立“廣東（XX）獅子分會”，市殘聯理事長XXX當選為創會會長。2007年7月，“XXX 人民政府殘疾人工作協調委員會”更名為“XXX 殘疾人工作委員會”（X府辦函[2006]132號）。

到2013年12月，XXX 殘聯機關行政編制38名，其中干部30人，合同工13人，退休10人，辦公地址在XXX 新城XX路3號；內設二科一室：辦公室、康復科、教育就業科；下屬事業單位五個：

1、XXX 殘疾人康復中心，正科級，領導職數2名；

2、XXX 聾兒語言訓練中心，正科級，領導職數2名；

3、XXX 殘疾人就業服務部，正科級，領導職數2名；

4、XXX 殘疾人輔助器具服務中心，副科級，領導職數1名；

5、XXX 殘疾人托養中心，正科級，領導職數3名。

二、主要職能：具有代表、服務、管理三種職能：代表殘疾人的共同利益，維護殘疾人的合法權益；團結教育殘疾人，為殘疾人服務；履行政府委托的部分行政職能，管理和發展殘疾人事業。

三、行政領導（略）

四、本年度工作情況（詳見永久 第 件）

五、本年度大事記（詳見永久 第 件）

六、本年度業務報表（詳見永久 第件）

七、歸檔情況說明

我單位2009年文書檔案按國家檔案局第8號令的規定，分永久、30年、10年三個保管期限分類歸檔。根據文書檔案改革新方法的要求，以“件”為單位進行歸檔整理。一般情況下以每份文件（自然件）

為一件，加蓋檔號章，填寫其中內容：全宗號、年度、類別號、機構、保管期限、件號六項。編件號時，不同保管期限一定要從“1”開始編號，比如2013年的永久保管文書檔案有 122件，那么就從“1”編至“122”；2013年 30年、10年保管的文書檔案重新由1開始編件號；在每份文件正面右下角和有字的背面左下角編頁碼，每“件”的頁碼由1起編。文書檔案檔案號章如圖示：

全宗號XXX類別號年度2009A期限永久1（文書檔案 檔號章）機構辦公室件號

我會2009年文書檔案共整理歸檔488件，其中永久150件，30年200件，10年 138件。

整理人： XXX

檢查人： XXX 二○○四年三月二十三日

第二篇：文書檔案歸檔制度DOC

文書檔案歸檔制度

文化委機關工作中形成的各類檔案，是文化委工作的歷史記錄及工作成果的見證。為確保文化委檔案材料齊全完整和檔案信息資源的不斷開發與利用，特制定如下歸檔制度：

一、歸檔內容：

組宣人事科應歸檔的內容

1． 文化委有關機構設置、成立、定編、撤消的請示與上級的批件（永久）

2． 黨委會會議記錄（永久）3． 黨委工作計劃、總結（永久）4． 文化委黨代會材料（永久）5． 國家公務員統計報表（永久）6． 勞資及保險福利費統計年報（永久）

7． 企、事業單位管理人員和專技人員統計年報（永久）8． 機關和事業工資統計年報（永久）9． 退休干部統計年報（永久）10． 人事調動工資介紹信（長期）11． 干部職工花名冊（長期）

12． 被授予市級以上社會治安榮譽稱號“雙先”登記表及事跡材料（長期）

13． 干部任免通知（長期）14． 黨內統計年報（長期）

15． 黨委領導班子重要的整黨整風教育材料（長期）16． 市級以上優秀黨員、先進個人、立功授獎人員、勞動模范登記表及先進事跡材料（長期）

17． 黨委成員重要的理論學習論文及出席上級重要會議的發言材料（長期）

18． 對違紀人員的處分和調查材料及上級組織的批件（長 期）

19． 領導干部出國考察審批材料（長期）20． 黨建工作材料（短期）

21． 本機關黨風廉政建設規定（短期）22． 本科室工作計劃、總結（短期）23． 區、局級“雙先”登記表（短期）24． 組織宣傳工作材料（短期）25． 婦女工作材料（短期）26． 統戰工作材料（短期）

27． 工會、共青團工作材料（短期）28． 黨委民主生活會會議記錄（短期）29． 老干部及外事工作材料（短期）30.科室大事記

辦公室歸檔內容

1． 機關工作計劃、總結（永久）2． 委務會、辦公會會議記錄、紀要（永久）3． 文化事業統計年報（永久）4． 主任述職報告（長期）

5． 精神文明建設計劃、總結（長期）6． 重要的上級稽查件落實辦理情況材料（長期）7． 區文化文物工作會議材料（長期）8． 人大政協議案辦理情況的報告（長期）

9． 重要的上級督辦件處理情況的上報材料（長期）10． 被授予市級以上社會治安榮譽稱號“雙先”登記表及事跡材料（長期）

11． 文化委與外單位簽訂的協議、合同（短期）12． 文化委工作研討會材料（短期）13． 行政工作各種制度（短期）14． 安全保衛工作計劃、總結（短期）15． 安全責任書（短期）16． 本科工作計劃、總結（短期）17． 下屬基層單位工作計劃、總結（短期）18． 基層單位經濟承包協議書（短期）

19． 文化委有關經費問題的請示與上級的批復和經費追加（短期）

20． 文化委內部財務審計工作形成的材料（短期）21． 信息化工作及辦公自動化形成的材料（短期）22． 社會治安綜合治理有關材料（短期）23． 大型活動安保工作方案（短期）24.區、局級“雙先”登記表（短期）

25.科室大事記

文化科歸檔內容

1． 北京市文化局下發的有關文化委的重要文件（長期）

2． 文化委制定的全區群眾文化發展規劃（長期）3． 區文化工作會議材料（長期）

4． 廣場文化及文化產生研討論文（長期）

5． 文化委組織的各種全區性大型群眾文化活動材料（長期）

6． 節慶文化活動材料（長期）

7． 主辦或承辦全區“五月的鮮花”群眾歌詠和夏日文

化廣場活動材料（長期）

8． 全區大型群眾文化活動工作總結（長期）9． 文化站調研材料（長期）10.辦廟會活動材料（長期）

11.重要的業務請示與市文化局批復（長期）12.一般的業務請示與業務上級的批復（短期）13.本科工作計劃、總結（短期）14.文化藝術協會有關材料（短期）15.科室大事記

文物管理科歸檔內容

1.文物庫房藏品登記（永久）

2.上級對本區地上文物定級及地下文物埋藏區保護范圍的文件（永久）

3.重點文物出土有關勘察記錄分析材料（長期）

4.北京市文物局下發的有關文化委的重要文件（長期）5.地上文物普查報告材料（長期）6.區文物工作會議材料（長期）

7.轄區地上文物基本情況統計（長期）

8.文物遷建、修復及修繕的請示與上級的批復（長期）9.文物暫保單位拆除、撤消的請示與上級的批示（短期）

10.文物舊貨市場管理材料（短期）11.文物保護通知、函告等（短期）12.文化保護協議（短期）

13.本科工作計劃、總結（短期）14.《文物保護法》宣傳材料（短期）15.區文物保護協會有關材料（短期）16.科室大事記

出版發行管理科歸檔內容

1． 市新聞出版局下發的有關文化委的重要文件（長期）

2． 朝陽區“掃黃打非”領導小組成員名單（長期）3． 區“掃黃辦”會議紀要（長期）4.“掃黃打非”周報（短期）5.“掃黃打非”執法小分隊名單（長期）6.“掃黃辦”工作計劃、總結（長期）7.要的業務請示與上級批復（長期）

8.化委下發的書刊市場管理規定、辦法、通知等材料（長期）

9.陽區書刊定點印刷企業自查報告（短期）10.度工作計劃、總結（短期）

11.電子出版物經營許可證的審批、驗收、年檢等所形成的材料目錄（短期）

12.業務請示與上級批復（短期）13.培訓材料（短期）14.科室大事記

電視音像管理科歸檔內容

1.北京市廣電局下發的有關文化委的重要文件（長期）

2.文化委制發的電視音像市場管理有關規定、通知等（長期）

3.重要的業務報告、請示與批復（長期）4.一般的業務報告、請示與批復（短期）5.本科工作計劃、總結（短期）

6.有關錄像放映、錄像帶出租放映有線電視等年檢、審批、驗收等形成的材料目錄（短期）

7.科室大事記

執法大隊歸檔內容

1.市文化局、出版局、廣電局、文物局下發有關朝

陽區文化執法大隊的重要文件。（長期）2.文化執法大隊計劃、總結。（短期）

3.文化執法大隊對轄區內娛樂場所、網吧、電視音 像、文物等違規處罰案卷（重要案件長期、一般案件短期）

4.專項整治、集中行動方案及成效材料。（短期）5.執法隊形成的上報信息。（短期）

6.重要的業務報告、請示與批復（長期）7.一般的業務報告、請示與批復（短期）8.執法隊大事記

紀律檢查、監察科歸檔內容

1.上級機關下發的有關文化委的重要文件（長期）2.黨員違紀案件，紀檢工作中形成的調查材料(長期）

3.有關黨風黨紀工作情況的報告、報表（短期）4.機關黨風廉政責任制、政務公開制度（短期）5.本科工作計劃、總結（短期）6.處理重要信訪形成的材料（長期）7.行政效能立（結）項、監察工作中形成的材料（長期）

8.糾正行業不正之風有關文化委的上級文件（長期）

9.有關糾正行業不正之風的計劃、總結（短期）10.有關糾正行業不正之風評比等材料（長期）11.重要的報告、請示與批復（長期）12.一般的報告、請示與批復（短期）13.科室大事記

二、歸檔時間：

文書檔案一年歸檔一次，各科室檔案人員，按《朝陽區歸檔文件整理辦法》的要求，于次年4月31日以前，將歸檔的紙制檔案與電子檔案，移交給檔案室。檔案室根據各科 室移交的電子檔案進行匯總，于5月31日前移交給區檔案館。

三、歸檔要求：

1.遵循文件形成的自然規律，保持文件之間的有機聯系，便于文件的保管和利用。

2.應歸檔的門類、文件材料的種類、份數及每份文件的頁數都要齊全完整。

3.歸檔文件以件為單位進行整理，要分類清楚，排列有序，保管期限劃分準確。

4.各科室內勤要將整理好的文件（紙制與電子文件）和編制好的文件目錄，經科長審核簽字后，一同向檔案室移交，交接檔案時，雙方要根據目錄進行清點核對，并履行簽字手續。

5.人員流動或科室變動后要注意做好檔案交接工作，防止檔案材料遺失。

第三篇：文書檔案歸檔整理操作方法

文書檔案歸檔整理操作方法--收集 裝訂 歸檔判斷 分類 排列 編目 裝盒

作者：國昌檔案 來源：www.tmdps.cn 發布時間：2009-6-21 23:04:03| 收藏

文書檔案歸檔整理操作方法

檔案分為文書檔案盒、科技檔案（基本建設、科學研究、設備儀器、產品）、會計檔案、干部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”。

一、基本要求：

要整理好文書檔案就必須學習領會中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）和《歸檔文件整理規則實施細則》。

二、基本概念：

（一）歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質文件材料。

（二）歸檔文件的整理，將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章（編號）、編目（編制歸檔文件目錄）、裝盒，使之有序化的過程。

歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉化的標志，是文書處理的終點、檔案管理的起點。

（三）全宗：指一個獨立的機關、團體或其它的組織、個人在社會活動中形成的檔案有機整體，設立全宗的主要資格是立檔單位具有獨立的法人資格，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文。一般來說，一個立檔單位的全部檔案就是一全宗。

（四）全宗號：是檔案館給立檔單位的代號。

三、整理方法：

（一）收集：收集是歸檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發文、內部文件。必須采取以下相應措施： 1.立檔單位要建立健全收發文登記制度，有完整的收文登記本、發文登記本、印章登記本、依據歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。2.檢查本單位在工作中產生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位工作會議材料（總結、計劃）、表彰材料，專業會議材料，代表發言材料；本單位在上級工作會議上發言、匯報、經驗材料、典型材料、交流或發表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業技術人員等花名冊及主要業務工作登記簿）；年報表（業務、黨員、人事勞資等各種統計報表）；各種介紹信存根（黨團組織關系、干部調動、行政事務等）、協議、合同。

以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應收集的文件材料。

（二）歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應歸檔的文件材料，必須進行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發文及部分收文的重份文件。②普發性文件。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級機關起草的未成為正式文件的稿本等。

（三）裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

1.整理單位：確定以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領導修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復文可為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

2.文件的裝訂：歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來復在后；漢文在前，少數民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

3.裝訂的部位與對齊方式及注意事項：?文件裝訂時應以左、下側對齊，以便裝訂和利用。?裝訂時，應將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂（注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設備進行消毒，否則可能會引起火災）。或較厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

（四）分類：

歸檔文件采用——保管期限分類法進行分類。同全宗應保持分類方案的穩定。1.區分

①以落款日期為準。如2009年形成的《2008年工作總結》應歸入2009年。

②跨的文件放入辦結的。如2008年形成的《2009-2010年工作規劃》應歸入2008;某單位2007年立案、2008年結案的某信訪案件，其文件材料統一在結案歸檔，即歸入2008年。

③幾分文件作為一件，“件”的日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為準。具體地說來文與復文為一件，以復文為準等。

④會議記錄本以該本最后一次會議記錄時間為準。

⑤文件沒有標注日期時，需要分析該文件內容，制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據此按合理歸類。2.區分保管期限

將每年的歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。

永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？《規定》第七條列出了八款，《文書檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個期限表的一半。可以概括為以下四個方面：

①反映機關主要歷史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機構設置、人員編制等文件材料。

②反映機關行政管理、行政執法活動的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料；房產、地產、固定資產、行政審批、行政許可、合同、協議、國有資產管理等文件材料。

③反映機關主要職能活動的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會議記錄、會議紀要、工作會議、專題會議材料，上級機關、上級領導視察本機關工作文件材料；本機關制定的方針政策性法規文件、業務文件、調研報告、請示、批復、外事活動文件等。

④反映機關人事管理活動的文件材料。如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料等這些文件材料在反映本機關的歷史面貌，主要職能活動，維護國家、機關和職工權益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值，是各機關形成文件的重點和核心。

準確理解保管期價值的鑒定是歸檔文件整理工作的難點。《規定》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時，突出以本機關文件為主（即以我為主），在操作時，實現對每級文件（上級、本級、同級、下級）文件進行兩分制：

上級機關文件：針對本機關的文件或屬于本機關主管業務的永久保存。如同級黨委、政府關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件；上級機關對本機關或人員的表彰文件；上級機關對主管業務工作的規劃、意見、批復等。其他需要貫徹執行或查考的保存10年。

本機關文件：反映本機關主要職能活動的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具體清晰）

同級機關文件：非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料保存10年。

下級機關文件：報送的重要的總結、報告保存30年，一般的保存10年。

（五）排列

1.把同一、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號分開排列。不同、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限內，把同一機構（或問題、文號）有內在聯系（如同一次活動、同一項工作，同一個會議）的文件排在一起，即同一事由的相關文件應當排列在一起。是“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系”整理原則的體現。排列順序應保持相對固定。3.最后在同一保管期限、同一機構、問題或文號內按成文時間的生后順序排列。

（六）編號

歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統工作的成果。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供了條件。件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護文件正本的原貌。歸檔章設置全宗號、、保管期限、件號等必備項目。1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。檔案室如沒有全宗號可暫時不填。2.：文件形成，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如2008。3.保管期限：歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。

4.件號：歸檔文件的排列順序號。以為界，每年必須從1編起，不能跨連續編號，各期限分別編流失號（即每年分期限共編三條流水號）。

件號包括室編件號和館編件，分別在歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內；按文件排列順序從“1”開始標注，每種保管期限各編一個流水順序號，如2007年永久件號：1、2、3??82

30年件號：1、2、3??73 10年件號：1、2、3??243 館編件號待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據需要填寫。

（七）編目

歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

歸檔文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。通過檢查復文來實現對相應來文的查找。

歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。1.件號：填寫室編件號。

2.責任者：指發文的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。①填寫責任者時一般應使用全稱或通用簡稱，如“海南省紀委“，不能使用“本廳”、“省教育廳”等含義不明，難判斷的簡稱。②聯合發文責任者過多時，可適應省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。以體現“以我為中心”的精神。③未署責任者的歸檔文件，編目時應根據文件內容形式等特征加以考證并填寫。

3.文號：文件的發文字號，是由發文機關按發文次序編制的順序號，一般由機關代字、、順序號組成。如瓊府辦[2008]198號、瓊郵管[2008]68號，沒有發文字號的不填寫。文號欄內不得填寫諸如“會議文件之一”等文件順序號，亦不得填寫“情況反映”等刊物名冊。4.題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有題名或題名不規范的，應根據文件內容，重新擬寫或補充標題，外加“〔〕”號附于原標題之后。如海南省檔案局關于轉發檔發[2008]18號文件的通知，應重擬提題名并抄錄為海南聲省檔案局關于轉發[國家檔案局關于汛期檔案安全管理的幾點意見]的通知。

5.日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的數字可回行填寫，如2008

0708。

6.頁數：每一件歸檔文件的總頁數、文件中有圖文的頁面為一頁。

7.備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內容填寫入備考表中。

（八）裝盒

裝盒是將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內。

1.裝盒要求：歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應找到文件實體。檔案利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按件號順序裝入相應檔案盒中，否則，在以件為單位進行管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。

2.檔案盒應采用無酸紙制作，各立檔單位應到各級檔案行政管理部門購買或向河北省國昌檔案用品廠直接訂購。以保證檔案盒制成材料的質量。

3.檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、、保管期限、起止件號、盒號等必備項。其中起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。

4.備考表放在盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

①盒內文件情況說明：填寫盒內歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況，應在備考表中加以說明。進行歸檔文件整理時，如某件文件須說明的情況復雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細說明，并在目錄相關條目的備注項中加“*”號標示。②整理人：填寫負責整理歸檔文件的人員姓名，以明確責任。

③檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名，以示對整理質量的監督檢查。

④日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。

（九）編制檢索工具

1.歸檔說明（全宗說明）內容包括本單位主要工作職能、本內設機構設置情況（領導班子、內設機構及領導任職情況）本主要工作概況、本文書檔案歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數量，有何缺陷）。

2.打印歸檔文件目錄（采用國際標準A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份）。編制封面，并根據需要分保管期限與歸檔說明（全宗說明）裝訂成冊：歸檔說明（全宗說明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說明（全宗說明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、、保管期限等項目。

全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。

：填寫本目錄所登錄文件的形成。如：2003年、2003-2008年

保管期限：根據目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久，永久、30年、10年

第四篇：幼兒園文書檔案歸檔新

幼兒園文書檔案歸檔范圍

一、黨群類

1、本園關于黨員花名冊、黨支部工作計劃、總結、上報上級資料、專題小結、支委會、支部活動記錄等。（永久）黨書記、組織委員

2、本園關于工會婦女花名冊、工會、婦女等組織形成的文件材料、會議記錄、工作計劃、總結、教代會有關文件。（永久）工會主席

3、本園關于團員花名冊、工作計劃、總結、會議記錄。（長期）團支部書記

二、行政綜合類———整理材料：

1、泉州市教育局、人事局關于本園機構設置，啟用印章、登記注冊、年檢、達標全面質量管理及學園重大活動，集體獲獎。（永久）園長、副園長

2、本園申請經費及基建用款的請示報告、批復。（永久）總務、會計

3、本園各項規章制度、公約、守則編撰園志、大事記。（永久）各部門，教研制度、安全制度、衛生防疫制度等

4、本園關于學園工作計劃、小結、補充計劃、總結及園務會議記錄。（永久）園長

5、本園關于各部門工作計劃、小結、補充計劃、總結及園長聽課記錄。（長期）園長

6、本園關于學園行政、業務政治學習等會議記錄、每周工作安排表。（長期）園長

三、人事類----整理材料

1、本園各崗人員設置一覽表領導人任免的請示、報告、批復、決定、通知。（永久）總務、辦理人事調動、工資

2、本園關于學園黨、團員獎勵、處分等的決定、結論、本園教師獲獎、入選文章、教師幼兒獲獎作品。（長期）業務園長

3、本園關于教職工錄用、調動（介紹信）、轉正、定級、聘任、評定及本園教職工花名冊，教師學歷、資歷情況。（長期）辦理人事調動

四、保教類----整理資料

1、本園關于新生入園登記表、幼兒花名冊（后勤園長）

2、本園關于學保教工作計劃、總結、業務園長聽課記錄（業務園長）

3、本園關于學園有關保教方面業務學習、教研記錄。（業務園長）

4、本園關于學園開展對外公開教學觀摩活動教案等文件材料（業務園長）

5、本園關于學園教師保教工作專題、教師教學經驗文章（業務園長）

6、本園關于學園各班級工作計劃、小結、補充計劃、總結，幼兒常規（短期）業務園長

7、本園關于各班班級記錄（全日觀察記錄、點名表、周工作記錄等）、教師聽課記錄、反思等。（備查）業務園長

五、保健類---整理材料

1、本園關于學園有關衛生保健工作計劃、小結、補充計劃、總結、階段檢查及各項規章制度、上級檢查資料（食品營養衛生抽樣、消毒檢測報告）衛生宣傳資料、召開保育員、膳委會會議記錄。保健醫生

2、本園關于學園有關幼兒食譜、營養分析及消毒記錄。（短期）保健醫生

3、本園關于學園對于幼兒血色素、視力、預防接種、傳染病控制、登記及統計表。（短期）保健醫生

六、家長工作類—整理材料

1、本園關于學園家委會、關工委成員一覽表、工作計劃、總結、會議記錄。后勤園長

2、本園關于家長學校機構設置、工作計劃、總結、講座、講稿、會議記錄、各班家長學校簽名、編寫家教專刊等。

3、本園關于學會各班開展家長開放日、家園同樂、家長會等會議記錄材料。（短期）

七、安全工作類---整理材料

1、本園關于學園安全保衛機構名單、職責分工、安全保衛工作計劃、總結、普法、創安、綜治等上報資料、工作會議記錄。

2、本園關于學園安檢記錄、事故登記表、本園編寫有關普法及安全教育宣傳材料及學園節假日值班表。

3、本園關于與各部門、教師責任狀、協議書、合同。（備查、期限依據內容情況）

八、財務類

九、平時上級檢查的資料及時形成專案檔案，如“德育先進校”“綠色學校”“平安校園”“文字示范校”“省級示范園”“文明單位”等的評估申報表，自評表，領導小組名單、工作規劃、計劃、總結、實施方案等

第五篇：文書檔案整理歸檔規定

廣州市蘿崗區質量技術監督局文書檔案整理歸檔規定

為規范文書檔案的整理歸檔工作，提高檔案管理水平，根據《廣州市檔案綜合管理辦法》和廣東省實施《機關檔案工作業務建設規范》細則的要求，結合局機關工作實際，作如下規定：

一、文件歸檔時間

（一）收發文流轉結束后，檔案室將需歸檔的文件于翌年3月底前收集、整理完畢；

（二）各項會議材料，由主辦會議的處室在會議結束后按要求整理好隨時向檔案室移送。

二、歸檔文件整理

是指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

（一）歸檔文件一般以每份文件為一件進行整理。文件正本（包括附件）與定稿為一件；原件與復制件為一件；轉發文與被轉發文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；請示與批復為一件。

（二）歸檔文件的裝訂

歸檔文件按件采用不銹鋼釘或粘合（乳膠）裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；原件在前，復制件在后；轉發件在前，被轉發件在后。

（三）整理原則和質量要求

遵循文件材料的自然形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同保存價值，便于保管和提供利用。歸檔文件材料必須齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或者易退變文件應予復制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

三、歸檔文件的分類

歸檔文件按─保管期限進行分類。即：按歸檔文件形成，按內設機構設置類目，再根據保管期限進行分類。

四、歸檔文件編號

在歸檔文件的首頁上方的空白處加蓋檔號章，并填寫有關的欄目內容：

（一）全宗號：檔案館給本單位編制的代號；

（二）：填寫文件內容針對的，以四位阿拉伯數字標注；

（三）保管期限：根據文件內容價值選填“永久”、“30年”、“10年”；

（四）室編件號：文件的排列順序號，以為界線，一個保管期限編一個大流水號。

五、歸檔文件編目

以“件”為單位按排列順序填寫“歸檔文件目錄”

（一）件號：按歸檔文件的排列順序號；

（二）責任者：制發文件的組織或個人，亦即文件的署名者 或制發文機關；

（三）文號：文件的發文字號；

（四）題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。原文沒有標題的應當加擬標題，外加“[ ] ”號；原文有標題但不能說明文件內容的，應重擬標題，重擬標題外加“[ ] ”號附于原標題之后；

（五）日期：指文件形成的日期；

（六）頁數：指每一份歸檔文件本身的有效頁面數；

（七）備注：用以標注歸檔文件的變化情況或參見檔號；

（八）歸檔文件目錄：按保管期限歸檔文件目錄打印一式三份，一份目錄匯編，一份作為今后進館的移交目錄，一份作為備份；

（九）歸檔說明：內容包括本單位主要工作概況，內設機構，機關黨、政主要領導人變化情況以及本各門類檔案歸檔情況組成。

六、裝盒 歸檔文件裝盒時，不同、不同類別、不同保管期限的歸檔文件不能裝入同一檔案盒。將歸檔文件按編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒脊背及備考表項目。

（一）檔案盒脊背的填寫：

1、全宗號：檔案館給本單位編制的代號；

2、類別號：各門類檔案代號；

3、：填寫文件內容針對的，以四位阿拉伯數字標注；

4、保管期限：按盒內文件所劃定的保管期限填寫“永久”、“30 年、“10 年;

5、件號：用阿拉伯數字填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“─”號連接。

（二）盒內備考表

盒內備考表置于盒內文件之后或印于檔案盒底部，須用鋼筆、藍黑或黑色墨水按格式要求逐項填寫，字跡要工整。

1、盒內情況說明：主要填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫；

2、整理人：填寫本盒文件材料整理歸檔人的姓名；

3、檢查人：由歸檔文件質量審核人簽名（辦公室主管領導）;

4、日期：填寫歸檔文件整理完畢的時間。