第一篇：農村商業銀行會計檔案管理辦法1

農村商業銀行會計檔案管理辦法

181號（5月26日）

第一章 總 則

第一條 為強化農村商業銀行股份有限公司（以下簡稱本行）會計檔案管理，確保會計資料的完整和充分發揮會計檔案的價值，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華民共和國檔案法實施辦法》、財政部、國家檔案局《會計檔案管 理辦法》、中國人民銀行《銀行會計基本規范指導意見》和《 省農村信用社會計檔案管理辦法》，結合本行實際情況，特制定本辦法。

第二條 本辦法所指會計檔案是在業務經營和財務活動中形成的會計記錄和重要史料。

第三條 總行財務會計部負責對各支行（部）會計檔案工作的 指導、監督和檢查。各支行（部）會計主管負責本行（部）會計 檔案的日常檢查和管理，建立健全會計檔案的歸檔、保管、查閱、交接、銷毀和保密制度。

第二章 會計檔案的分類

第四條 會計檔案包括會計憑證、、會計賬簿、財務會計報表（報告）及其他會計資料。

（一）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證；（統一上繳總行事后監督中心）

（二）會計賬簿類：總賬、各種分戶明細賬、日記賬、固定資產卡片賬、低值易耗品管理賬、附注賬簿、其他賬簿；

（三）財務會計報表（報告）類：月度、季度、年度財務會

計報表（報告）），包括各種報表、余額表、附表、附注及文字說明、其他財務會計報表（報告）；

（四）其他類：銀行對賬單、各種登記簿、會計檔案移交（保 管、銷毀）清冊、機構撤銷（合并）交接清冊、房屋購建的契據、計算機運行日志、客戶掛失申請書、聯行查詢、查復書等。

第三章 會計檔案的歸檔

第五條 會計檔案應依據歸檔要求，整理立卷，裝訂成冊，按照保管期限進行分類，以及內容和形成時間進行分類索引，編制 會計檔案保管登記簿，以便查閱。總行采用非紙介質存儲會計檔案的，應能滿足閱讀及打印要求。

第六條 會計檔案歸檔的基本要求：

（一）分類組卷。會計檔案立卷應采用“保管期限/年度/檔案類別”的分類方法。即先將同一年度形成的會計檔案按照保管期限分類，再將同一期限的報表、賬簿、憑證等按類分開組卷，并形成分類索引。

（二）整理與裝訂。

1．會計憑證的整理與裝訂。每日營業終了，各柜員按照柜員流水號順序整理傳票，打印憑證號碼，同時登記《柜員傳票整理封面》，注明機構代碼和日期，加蓋經辦人和會計主管人員印章，由會計主管匯總填制《事后監督資料交接登記表》》，隔日上繳總行操作風險控制中心，操作風險控制中心在掃描結束后塑封歸檔。

2．會計賬簿的整理與裝訂?？傎~按月份科目順序整理裝訂，活頁分戶賬分科目、賬號按年整理裝訂。賬頁過多可分冊整理裝

訂。各種登記簿應分類別、科目按年整理裝訂。各種銷訖卡片賬按照銷賬日期按月或按季整理裝訂。在年度中間更換或結清賬頁，應按照賬號順序分科目妥善保管，待年度終了統一整理裝訂。整理 裝訂成冊的賬頁，要填寫“賬首”和“賬頁目錄”，另加封面、封底，在裝訂處加封并登記封面，注明名稱、年度、保管期限、檔案號，由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。

3．會計報表的整理與裝訂。日計表、余額表、每日流水按月整理裝訂，月計表、季報表、（半）年報按年整理裝訂，另加封面、封底，在裝訂處加封，登記封面，注明名稱、年度、保管期限、檔案號，由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。

（三）會計檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便實用、易于保管的介質保存。原始憑證、票據、合同、股金證等具有法律效力的資料，應保存紙質檔案。

（四）其他會計檔案的整理與裝訂，按有關規定執行。第四章 會計檔案的保管

第七條 各支行（部）應建立檔案室，會計主管是會計檔案管理員，對本支行（部）會計檔案進行管理。

各支行（部）檔案室應具備“五防”、“五無”的標準。即： 防盜、防火、防潮、防塵，防有害生物；無火患、無蟲蛀、無霉 爛、無鼠咬、無失竊。總行磁介質檔案保管應具備防磁條件，每年翻錄一次，實行雙備份異地分別保管。磁介質檔案應打印出書面檔案裝訂保管。

支行（部）檔案室須按規定建立健全各類會計檔案管理登記簿。

第八條 會計檔案的保管期限分為 3 年、5 年、15 年和永久保管。會計檔案保管期限從會計檔案形成的次年 1 月 1 日算起，如有必要可以延長，但不能縮短。

總行同一介質上有不同保管期限會計檔案的，應按最長期限保管。同一會計檔案采用不同介質保管的，至少有一種介質的會計檔案滿足保管期限的要求。

第九條 存款人開設的銀行結算賬戶管理資料、會計電子化系統開發和修改的文檔資料應作為會計檔案進行管理。銀行結算賬戶管理資料保管期限為該賬戶銷戶后10年，會計電子化系統開發和修改的文檔資料保管期限為該系統停止使用或重大修改后5 年。

第十條

分理處會計檔案納入管轄支行（部）整理裝訂保管，不單獨設庫保管。

第十一條 會計主管應按照檔案規定保管期限對會計檔案分類管理，逐項編號、登記，并及時入庫（柜）保管，確保會計檔案的完整無缺。會計檔案管理人員調動須辦理交接手續。出納人員不得兼管會計檔案。

第十二條 會計主管要定期檢查會計檔案，及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其它技術處理。

第十三條 支行（部）分立，原機構存續的，會計檔案由原機 構保管；原機構解散的，會計檔案由總行協調處理。支行（部）合并，會計檔案應由合并后的支行（部）保管。支行（部）關閉、撤銷，會計檔案由總行協調處理。

第十四條 支行（部）會計檔案交接應編制移交清冊，經總

行財務會計部門批準后辦理交接手續，交接應由經辦人員清點，總行稽核部門負責核對，雙方負責人、監交人簽章后進行。

第五章 會計檔案的調（查）閱

第十五條 嚴格遵守會計檔案調（查）閱登記制度，防止會計檔案丟失或泄密。

內部查閱會計檔案，應由查閱人提出申請，經支行（部）會計主管批準后方可查閱。由會計主管到網點查閱的，應嚴格執行有關控制制度。法律、法規授權部門調（查）閱會計檔案時，應持有效證件和縣以上主管部門的正式公函（文件），經支行（部）行長（經理）批準后方可查閱。

調（查）閱人可以抄錄、照相、復印或復制，但不得涂改、圈劃會計檔案，不得將會計檔案拆封和借出。支行（部）會計主管應對調（查）閱情況進行記錄，并由查閱人簽字確認。

調（查）閱會計檔案的申請及公函由經辦人員和會計主管共同簽章、專門保管，以備查考，并做好相關的查閱記錄。

第六章 會計檔案的銷毀

第十六條 保管期限屆滿的會計檔案，按照下列程序銷毀：

（一）由銷毀會計檔案的支行（部）會計主管編制會計檔案銷毀清冊；

（二）銷毀會計檔案的支行、部（室），行長或部門經理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見；

（三）總行財務會計部、稽核部對銷毀會計檔案進行清查、核對會計檔案銷毀清冊；

（四）財務會計部、稽核部、分管行長簽署意見后報請總行

行長室審批（銷毀清冊作為附件）；

（五）總行財務會計部、稽核部、安全保衛部共同派人到現場監銷，并在銷毀清冊上簽章確認；

（六）總行統一集中銷毀會計檔案，財務會計部編制銷毀清冊，并上報省聯社。

會計檔案銷毀清冊應注明要銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止時間、檔案號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容；對會計憑證及附件要詳細抄列憑證記載主要事項；總行采用磁盤或其他介質保存的會計檔案，應注明保存介質的檔案編號、名稱等內容。

支行（部）銷毀會計檔案，應將檔案信息與其保存介質一同銷毀。對銷毀用磁盤或其他介質保存的會計檔案，應會同科技部門有關技術人員共同進行。

第十七條 保管期限屆滿但涉及未結清債權債務關系或其他未了事項的原始會計資料，不得銷毀，應單獨保管到未了事項完結為止。

第七章 罰 則

第十八條 各支行（部）會計檔案必須妥善保管、有序存放、方便查閱、定期修復，防止會計檔案毀損、散失、泄密。對違反會計檔案管理規定并造成嚴重后果的，按照有關法律、法規追究相關人員責任。

第八章 附 則 第十九條 第二十條

本辦法由總行負責解釋、修訂。本辦法自印發之日起執行。

附：會計檔案保管年限分類

一、永久保管的會計檔案 1．年度財務會計報表 2．資本金、股金及股權明細

3．掛失申請書、登記簿及補發憑單收據 4．會計檔案保管及銷毀清冊 5．存、貸款開銷戶記錄 6．機構變動交接清冊

7．有權機關查詢、凍結及扣劃書 8．銷賬案存記錄

9．會計出納基本制度中規定的應永久保管的其他會計資料

二、保管15年的會計檔案 1．會計憑證及附件 2．總賬及明細核算資料 3．中期財務會計報告

4．重要單證和重要印章的領發、保管和繳銷記錄 5．會計人員及會計檔案移交的清冊

6．會計出納基本制度中規定的應保管15年的其他會計資料

三、保管5年的會計檔案 1．上報的財務會計報告 2．聯行往來的核算資料 3．密押表使用、保管記錄 4．對賬回單

5．已處置固定資產卡片

6．計算機應用系統運行日志

7．會計出納基本制度中規定的應保管5年的其他會計資料

四、保管3年的會計檔案 1．日報表 2．流水賬、余額表 3．不定期報表

4．會計出納基本制度中規定的應保管3年的其他會計資料

第二篇：農村商業銀行統計檔案管理辦法

XX農村商業銀行統計檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為加強統計檔案的規范化管理，進一步夯實統計數據基礎，依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國統計法》，結合本行實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的統計檔案是總行各部門、各支行（以下簡稱各機構）在統計工作中形成的具有保存和利用價值的不同載體形式的統計資料，包括統計制度及要求、統計臺帳、統計報表、統計調查資料、統計分析、統計信息等。統計檔案包括電子版及紙質版兩種形式。

第三條 本辦法適用于XXXX農村商業銀行總行各部門、各支行及各營業網點。

第四條 統計檔案管理包括統計檔案的保管、查閱、借閱、保密。

第二章 統計檔案保管制度

第五條 統計檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。各機構應根據需要，指定專人（原則上統計填制崗）負責管理統計檔案，各機構負責人負責統計檔案管理制度的執行。

第六條 統計歸口管理部門負責全行對外報送監管統計報表、人行數據大集中報表等統計檔案的集中管理。第七條 統計檔案存放需做到專夾專柜，專人管理，做好保密和安全措施，非工作需要并經批準，其他人員不得接觸。

第八條 做好防盜、防火、防潮、防光、防塵等工作。

— 1 — 嚴禁在檔案存放處放置易燃易爆物品和雜物，做好統計資料的安全性保障措施。

第九條 統計檔案需按照時間序列進行整理，便于對比管理。

第十條 堅持統計檔案管理的連續性原則，根據資料的變更調整，動態更新存儲。

第十一條 定期對檔案進行整理核對工作，做到目錄與檔案相符。

第十二條 嚴格履行檔案移交、接收等手續。檔案的移交、接收必須制作并填制《統計資料交接清單》，做到第三方監交、三方簽字確認。

第十三條 檔案保管不善，造成毀壞和丟失，追究有關人員的責任。

第三章

統計檔案查、借閱制度

第十四條 建立健全統計檔案查、借閱制度。因工作需要查、借閱統計檔案的，需事先填寫《統計資料查、借閱申請單》，查閱統計檔案時，需填寫《統計檔案查、借閱登記簿》，各機構統計檔案查、借閱須經本機構負責人同意。總行統計檔案查、借閱須由統計管理歸口部門報經分管行領導同意后方可。

第十五條 查閱檔案只能在指定范圍內，不得隨意擴大查閱范圍。

第十六條 借出檔案要及時歸還，不得轉借或擅自復制，經機構負責人批準或分管行領導批準后，方可復制統計資料。第十七條 嚴禁在借閱紙質版統計資料中涂改、增刪、— 2 — 剪裁或撕換，嚴禁擅自修改、刪減、增加電子版統計資料數據。

第十八條 查、借閱統計檔案的人員，要嚴格遵守《保密制度》的規定，負責對所查閱的統計檔案進行保密，并確保統計資料的整潔和齊全。

第四章 統計檔案保密制度

第十九條 統計檔案保密管理按照《XX農村商業銀行統計保密工作制度》相關要求執行。檔案管理人員須認真學習檔案保密相關規定，增強保密觀念，保守統計機密，統計檔案內容和數據不得向外泄露，維護檔案的安全和完整。第二十條 查、借閱統計檔案資料需要履行查、借閱手續。未經批準，不得擅自拍照、復印紙質版統計檔案、拷貝電子版統計檔案或攜帶檔案出檔案室。

第二十一條 發現失、泄密現象，應及時逐級報告本機構負責人、分管領導和保密委員會。

第二十二條 總行相關部門應要求所有統計檔案管理崗位人員簽訂《保密協議》，確定統計崗位脫密期為１個月。

第五章 附則

第二十三條 本辦法由XX農村商業銀行負責解釋和修訂。

第二十四條 本辦法自印發之日起施行。

第三篇：安徽農村商業銀行系統檔案管理辦法

安徽農村商業銀行系統檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了加強安徽農村商業銀行系統檔案管理，提高檔案管理工作質量和效率，使之進一步規范化、制度化、科學化，根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》，結合安徽農村商業銀行系統工作實際，制定本辦法。

第二條 安徽農村商業銀行系統檔案是指省聯社及各農村商業銀行在各項工作中形成的具有查考價值的文書、音像、實物及其他特殊介質等不同載體的歷史記錄。包括文秘會議類檔案（收發文件、會議文件材料）；紀檢監察類檔案（紀檢監察活動記錄、案件查處卷宗、來信來訪處理材料）；審計稽核（或風險管理）類檔案；財務業務類檔案（信貸檔案、會計檔案、銀行卡檔案、統計報表等）；科技類檔案（計算機系統及機房建設檔案、設備檔案、科研檔案等）；人事教育類檔案（員工招聘辭退材料、工資審核材料、勞動保險材料、教育培訓、考察考核材料）；黨務及群團事物類檔案；行政事務類檔案（招投標及大宗采購材料、基建檔案、車輛檔案、工商稅務及房產登記材料）。本辦法所稱文件是指各農村商業銀行在經營過程中產生和執行的公文、合同文本、資信證明、會計簿冊、聲像資料、電子數據、重要會議記錄

等。

第三條 安徽農村商業銀行系統檔案工作實行統一領導、分級管理。省聯社辦公室是安徽農村商業銀行系統檔案管理工作的主管機構，負責指導、監督全省農村商業銀行檔案管理工作；省聯社財務會計部負責具體指導、監督全省農村商業銀行會計檔案歸檔工作；省聯社人力資源部負責具體指導、監督全省農村商業銀行員工人事檔案材料歸檔工作。省聯社對本機關職能部門、審計中心、督導組在工作中形成的檔案進行集中統一管理。各農村商業銀行對本單位在工作中形成的檔案，進行集中統一管理。

第二章 檔案管理體制和任務

第四條 省聯社和各農村商業銀行分別設立綜合檔案室，具體負責檔案接收和集中管理日常工作。綜合檔案室由辦公室或綜合管理部門負責管理。綜合檔案室應配有至少一名兼職檔案管理員；有條件的，可配一名專職檔案管理員。省聯社各部門、審計中心、督導組，各農村商業銀行應明確一名兼職檔案管理員。

第五條 省聯社各部門、審計中心、督導組對使用和形成的檔案，在規定的時間內負責保管，并按照規定進行整理、立卷、歸檔和移交。除在規定的時間內使用以外，不得以任何理由留置和分散保存，以確保檔案完整、準確和有效利用。

第六條 安徽農村商業銀行系統檔案工作的基本任務：

（一）收集、整理、立卷、歸檔本單位形成的各種文件材料、音像材料和實物材料等。

（二）集中統一管理和利用本單位檔案，為安徽農村商業銀行系統各項工作服務。

（三）定期對檔案進行檢查、鑒定，符合條件的予以銷毀。按規定做好向上級檔案部門移交工作，維護檔案的完整與安全。

（四）對各農村商業銀行的檔案工作進行監督、檢查、指導和組織經驗交流。

（五）辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。

第三章 檔案材料的整理與歸檔

第七條 應當歸檔的檔案材料：

（一）中共中央、國務院和各級黨政領導機關關于農村商業銀行工作的指示、決定、命令、規定、辦法、通知等；

（二）中共中央、國務院和各級黨政部門頒發的非農村商業銀行經營業務范圍，但要執行的指示、規定、命令、決定、通知等；

（三）人民銀行、銀監會及其下屬機構頒布的命令、決定、辦法、指引、通知等文件；

（四）本單位以黨委或以行政名義向上級黨政領導機關的請示、報告及上級黨政領導機關的批復、指示；

（五）本單位黨委會議、股東（社員）大會、董（理）

事會議、行（社）務會議、行長（主任）辦公會議等重要會議的記錄、紀要；

（六）反映本單位重要活動的大事記、年鑒、簡報、展覽照片、有關聲像材料。各種榮譽獎勵證書，有紀念意義的實物；

（七）各種會議材料，包括會議通知、報告、總結、典型材料、會議簡報、匯報和領導同志的指示，會議討論和參閱的文件，以及有關的重要音像材料；

（八）本單位下發的各種文件及底稿等；

（九）稽核審計和監察工作形成的重要材料，包括工作底稿、檢查通知、事實確認書、檢查（調查）報告、報表等；

（十）統計報表匯總和分析材料；信貸業務檔案；

（十一）財務報表、憑證、賬簿、財務移交憑證和清冊等會計檔案；

（十二）機關黨、團、工、婦等群團組織工作材料；

（十三）固定資產購建中規劃、設計、造價、竣工驗收、房屋土地權證等文件材料；招投標文件材料；重要設備合格證、使用說明書等資料；綜合業務網絡建設和運營的技術資料等科技資料；

（十四）重大案件的相關材料；

（十五）主辦刊物、簡報和各種匯編材料；

（十六）重要的來信、來訪材料，處理重要來信、來訪

形成的記錄、信函、摘要單、處理報告等；

（十七）干部任免、調配，職工錄用、轉正、定級、調資、退休在內的各類人事、勞資文件材料；

（十八）與有關單位簽訂的各種合同、協議書等；（十九）與外國機構簽訂的協議、合同（正本、副本），有關領導同志外事活動中形成的重要文字材料及聲像材料，互贈禮品清單等；

（二十）同級單位和非隸屬單位制發的非農村商業銀行主管業務但需要執行或辦理的文件材料；

（二十一）其它需要歸檔的材料。第八條 不歸檔的文件材料：

（一）上級機關的文件材料

1.上級機關普發供閱、不需辦理的文件材料； 2.上級機關征求意見，未定稿等文件材料，供工作參考的抄件。

（二）本單位的文件材料 1.重份文件材料；

2.無查考利用價值的事務性、臨時性文件材料； 3.未經會議討論或未經領導審閱的各種文件材料，一般性文件的歷次修改稿（重要法規性文件、負責人修改稿除外）；

4.詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的來信及

無特殊保存價值的信封；

5.為工作參考從各方面收集的各種材料。

（三）同級單位和非隸屬單位的文件材料同級或非隸屬單位送來僅作參閱、不需要貫徹執行和無查考價值的文件材料。

（四）下屬單位的文件材料

1.下級機關抄送備案的一般性文件材料；

2.下級機關轉發本聯社的通知、規定、辦法等抄報文件。

第九條 省聯社機關各部門、審計中心、督導組，各農村商業銀行在每年第一季度，按照本辦法的規定，對上屬于歸檔范圍的各類檔案及時收集、整理、立卷、歸檔；綜合檔案室對歸檔的檔案進行驗收，合格的予以接收集中保管；不合格的，責成有關部門、單位重新整理和歸檔。審計中心、督導組將上年檔案歸檔后，可以保存一年，于次年元月份移交省聯社綜合檔案室集中保管。信貸、財務、稽核、監保部門的業務檔案歸檔后，可以保存一年，于次年元月份移交綜合檔案室集中保管。

省聯社管理的干部和機關員工的人事檔案，可由人力資源部按員工人事檔案管理要求自行管理。

省聯社根據需要，可以將各農村商業銀行保管的重要檔案調至省聯社綜合檔案室保管。

第四章 檔案的保管和利用

第十條 檔案的保管：

（一）檔案管理部門接收檔案時，應進行審查，根據案卷目錄查點清楚，及時記錄入庫。

（二）檔案管理部門應根據保存檔案資料的數量，設置必需的檔案專用庫房和架柜。庫房要堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施和器具。庫房內應保持整齊、清潔，調整溫濕度，嚴禁煙火和電磁輻射等。同時應繪制檔案存放的示意圖，以利查找方便。

（三）檔案部門應根據工作需要，配備復印機、掃描儀、照(攝)相機、去濕機、空調和計算機等設備。

（四）非檔案管理人員不得擅自進入檔案庫房。

（五）消防設備經常保持齊備，定期檢查維護。第十一條 檔案管理部門應定期會同相關部室對超過保管期限的檔案進行審查、鑒定，對確無保存價值的檔案提出銷毀的建議，報領導批準后銷毀。

對批準銷毀的檔案，必須在歸檔總目錄上予以注銷，并要執行兩人簽字和兩人監銷制度。

第十二條 需永久保存的檔案，按規定在本單位保存20年，經過整理、鑒定后，連同“案卷目錄”（一式三份）向上級檔案管理部門移交，并辦理交接手續。

第十三條 實行檔案管理信息化。庫存檔案目錄實行信

息化檢索；省聯社檔案內容逐步實行全息化檢索。

第十四條 檔案的利用：

（一）檔案的借閱

1.檔案借閱人員應填寫《借閱檔案登記簿》。2.借閱人員不得在檔案文件上劃杠、圈、點等，嚴禁涂改和撕頁，應保持檔案原貌和整潔。

3.所借檔案，不得轉借他人或無關人員閱讀。4.借閱一般在檔案閱覽室進行，確需借出的，必須事先經檔案管理部門領導批準。

5.調閱帶有密級文件檔案應在檔案室閱文。如需要摘錄或借出，需經辦公室主任簽字后方可辦理借閱手續。

6.借閱黨委或省聯社辦公會議記錄，須經黨委書記（主任）或經其指派的省聯社領導簽字批準，并只限在檔案室閱文。

7.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應當面核查無誤后，在《借閱檔案登記簿》上注銷并簽字；如發現歸還的檔案中有缺頁、缺卷現象，應立即要求借閱人彌補；如有遺失，應由借閱人所在部門寫出書面報告，按有關規定處理。

（二）檔案的復制

1.普通檔案應在檔案室復制。

2.涉密檔案一般不得復制。特殊情況需復制的，機密級（含）以下檔案，需經本單位主管負責人審批。復制絕密

級檔案需經原發文機關批準。

3.外單位復制檔案資料，需持單位介紹信，經批準后辦理。

第五章 附 則

第十五條 本辦法施行中的具體問題由省聯社辦公室負責解釋。

第十六條 各農村商業銀行可以根據本辦法制訂實施細則。

第十七條 本辦法自印發之日起實施。

第四篇：會計檔案管理辦法

會計檔案管理辦法

會計檔案管理辦法

第一條為加強會計管理，特制定本管理辦法。

第二條企業的會計檔案包括：會計憑證、會計帳簿、會計報告、查帳報告、驗資報告、財務會計制度以及與經營管理和投資者權益有關的其它重要文件，如合同、章程、董事會計等各種會計資料。

第三條會計檔案的保存。

由財務部專人負責保

存會計檔案，定期將財務部歸檔的會計資料，按順序立卷登記有效。

會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見附表。

會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經部門經理審查，總經理批準，報上級有關部門批準后執行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由審計部和財務部有關人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。

第四條會計檔案的借用。

財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。

集團內各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經本單位領導批準證明，經財務經理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。

外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務經理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。

會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復制時，必須經財務部經理批準，并限期歸還。

第五條由于會計人員的變動或會計機構的改變等，會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第六條本辦法適用于公司總部、下屬全資及控股企業。

會計檔案保管期限

檔案名稱保管期限

(一)會計憑證類

1.原始憑證、記帳憑證15年

其中：涉及外來和對私改造的會計憑證永久

2.銀行存款余額調節表3年

(二)會計帳簿類：

1.日記帳15年

其中：現金和銀行存款日記帳25年

2.明細帳、總帳、輔助帳15年

3.涉及外來和對私改造的會計帳簿永久

(三)會計報表類：

1.主要財務指標報表3年

2.月、季度會報表15年

3.會計報表永久

(四)其它類：

1.會計檔案保管清冊及銷毀清冊25年

2.財務成本計劃3年

3.主要財務會計文件、合同、協議永久

第五篇：會計檔案管理辦法

會計檔案管理辦法

1.0目的：為了加強會計檔案管理，更好地為公司經營管理服務，制訂本辦法。2.0適用范圍：會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等。3.0職責：

3.1財務經理：負責制定會計檔案的各項管理辦法，對會計檔案管理工作進行指導、監督和檢查。

3.2會計檔案管理員：負責會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

3.3秘書處：負責對財務部會計檔案工作的指導、監督和檢查。4.0定義：

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

4.1會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

4.2會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

4.3財務報告類：月度、季度、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、會計科目明細表，會計審計報告、其他財務報告。

4.4稅務報告類：月度、季度、納稅申報表、稅務文件。

4.5財務預算報告類：月度、季度、財務預算報告，包括預算編制報告、預算差異分析報告、附表、附注及文字說明，其他財務預算報告。

4.6其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，業務報告審批單，經濟合同，請示報告書，各類會計檔案清冊。

4.7電子文件類：記載會計檔案的光盤、磁盤、磁帶等。4.0 工作程序：

4.1 會計檔案管理員：由財務部指定專人負責，出納人員不得兼管會計檔案。4.2會計檔案的立卷、歸檔：

4.2.1財務部檔案管理員對每年形成的會計檔案，負責整理立卷、編號并裝訂成冊，注明名稱、卷號、冊數、起止。

4.2.2財務部檔案管理員對會計檔案立卷后，應按照4.0所述類別分別歸檔保管。4.2.3已經立卷歸檔的會計檔案，任何人不得私自拆封或抽換。確需拆封重新整理的，經財務經理批準后，方可拆封整理。4.3會計檔案的保管：

4.3.1公司當年形成的會計檔案，由財務部負責保管。

4.3.2會計檔案應存放于有一定防盜和防火功能的檔案柜中，不得隨意堆放，檔案柜鑰匙由專職人員保管，備用鑰匙由財務經理保管。

4.3.3以電子媒介形式存儲的會計檔案資料，應當根據公司計算機安全管理程序的有關規定進行備份管理并儲存在安全的場所。

4.3.4會計檔案的保管期限，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。保管期限從會計終了后的第一天開始。

4.3.5會計檔案管理人員如發現會計檔案被人非法銷毀、丟失、隱匿、涂改、復印、長期借閱不還等情況，應立即報告財務經理和主管經理進行調查。對違紀者，按公司獎懲規定予以處罰。

4.4會計檔案的借閱：

4.4.1會計檔案管理人員應當建立查閱登記簿，全面登記會計檔案的查閱情況。

4.4.2公司內部非財務人員因業務需要查閱會計檔案，事先應當經過財務經理的批準，并按規定辦理查閱登記手續。

4.4.3公司內部非財務人員因業務需要復印會計檔案，事先應當經過財務經理的批準，復印資料必須由財務人員進行，并按規定辦理查閱登記手續。非財務人員不得單獨接觸會計檔案。4.4.4政府主管機關或外單位因業務需要查閱會計檔案，事先應當經過財務經理、總經理的批準，并按規定辦理查閱登記手續。

4.4.5借閱者查閱資料時，檔案保管員應在現場陪同，借閱者歸還時要檢查資料是否完整，并辦理注銷借閱手續。

4.4.6會計檔案原則上不得借出財務部或檔案管理室。確因業務需要，應取得財務經理及總經理批準。借出會計檔案時，經辦人員雙方必須進行全面的數量清點并做好登記記錄。4.4.7非控股股東單位需要查閱、調閱公司會計檔案時，應取得控股股東單位的同意。4.5會計檔案的銷毀：

4.5.1會計檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案管理員提出銷毀意見，財務部會同秘書處共同鑒定、嚴格審查，并編制會計檔案銷毀清冊，報總經理、上級主管公司財務部及董事長批準后放可銷毀。

4.5.2對涉及公司未了結的債權、債務和法律糾紛涉及的原始憑證，應單獨抽出、另行立卷保管，直至案件結束為止。

4.5.3檔案銷毀前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對，并由財務部和秘書處共同派員監銷。

4.5.4監銷人必須親臨銷毀現場，監督檔案如數完全銷毀。

4.5.5會計檔案銷毀后，經辦人應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告，報送財務經理、上級主管公司財務部，并歸入檔案備查。5.0 相關附件和記錄

5.1附件1：會計檔案移交清冊 5.2附件2：會計檔案保管清冊 5.3附件3：會計檔案銷毀清冊 5.4附件4：會計檔案保管期限表 5.5附件5：會計檔案借閱登記表 5.6附件6：會計檔案管理流程圖 6.0參考文件

6.1《會計檔案管理辦法》（財政部（98）財會字第32號）