第一篇：office高級運用論文

Office辦公自動化結業(yè)論文

Office在自動化中的應用

臨沂大學 機械工程學院 2010級機制四班 201003110409王娟娟

摘要：由于金山公司對WPS Office系列軟件提供了面向自動化技術的支持，我們可以通過其它高級編程語言調(diào)用WPS Office文檔，實現(xiàn)WPS Office文檔的自動讀寫和交互應用．進而實現(xiàn)對WPS Office文檔的二次開發(fā)，對該軟件在大規(guī)模測試中的自動評分功能的實現(xiàn)提供了完整可靠的解決方案。

關鍵詞：自動化技術

WPS 二次開發(fā)

自動評分 正文：

一個成功的辦公軟件必須具有足夠的開放特性。才能使其從獨立封閉的應用軟件變?yōu)殚_放的辦公平臺。作為國人熟知件WPS，由早期單一的文字處理軟件演變到現(xiàn)在由文字、表格、演示和郵件等組成的完整的WPS Office辦公軟件并且從2002版開始，提供了功能豐富的的接口函數(shù)，實現(xiàn)了與其它應用軟件(如IE、MS Office、Lotus Notes)之間的數(shù)據(jù)交換和功能調(diào)用，為進一步開發(fā)WPS Office文檔的應用奠定了基礎。目前，WPS Office軟件已經(jīng)被成功地應用在很多自動化系統(tǒng)的軟件集成中。

夠使WPS Office具有如此開放特性的根本原因是WPS Office軟件建立在標準的COM體系上，應用了自動化技術。本文試以在大規(guī)模計算機上機考試中對WPS Office文檔的自動評分為例，介紹自動化技術的基本原理．分析自動評分的實現(xiàn)過程

一、自動化技術

自動化(Automation)技術是COM(Component Object Model，組件對象模型)技術的一個應用。COM由微軟公司提出，它定義了組件程序之間進行交互的標準。同時也提供了組件程序運行所需的環(huán)境。自動化技術簡化了COM的底層操作。將某一個應用程序的功能當作一系列的對象來向其他的外部應用程期型字段類型轉(zhuǎn)換為字符型使其與姓名字段類型保持一致。在命令窗口中輸入如下命令： Index on dtoc(csrq)+sname tagsy5&&dtoc()函數(shù)可以將日期型字段值轉(zhuǎn)換為字符型

Set order to sy5 Browse last 觀察索引結果發(fā)現(xiàn)。姓名的排序結果也是升序。再用一個較大的日期型數(shù)

Office辦公自動化結業(yè)論文

據(jù)減掉當前日期后，在命令窗口中輸入如下命令：

Index on dtoc(date()—csrq)+sname tagsy6 Set order to sy6 Browse last 結果又會發(fā)現(xiàn)一個新的錯誤：由于表達式(date()—csrq)的結果為數(shù)值型，而函數(shù)dtoc()的參數(shù)要求為日期型數(shù)據(jù)，因此才會出現(xiàn)錯誤的結果。那么，將函數(shù)dtoc()改為函數(shù)s旺O，應該就沒有問題了吧?為此我們又改在命令窗口中輸入如下命令：

Index on str(date O—csrq)+sname tagsy7 Set order to sy7 Browse last 但索引的結果(如圖5所示，仍未達到題目中的要求。

仔細考慮，原因是在與日期的格式問題：Visual Foxpro 默認的日期格式為“MM-DD-YY”(即日期按月年日的順序，且采用兩位紀年)，因此添加修改年份顯示格式的命令：

Set data to ymd&& 設置顯示格式為“YY-MM-DD” Set century on&&設置顯示格式為“YYYY—MM—DD” Index on str(dateO—csrq)+sname tagsy8 Set order to sy8 Browse last 得到如圖6所示的索引結果，符合題目的要求，至此整個索引建立完畢。

Office辦公自動化結業(yè)論文

(注：以上所有命令在WinXP操作系統(tǒng)和visual Fxpro6.0中運行通過)

參考文獻：

[1]魯字紅，樊靜，王智鋼．Visual FoxPr0數(shù)據(jù) 庫管理系統(tǒng)應用教程．[M].北京：清華大學出版社，2004．

序暴露(Expose)，這個外部應用程序就可以使用這些對象，實現(xiàn)自動化過程。我們將WPS Office文字系統(tǒng)的大部分功能當作一系列對象來加以暴露，然后在另外的應用程序(如vB程序)中調(diào)用這些對象。

暴露對象的程序被稱為服務器(Servers)，使用這些對象的程序被稱為客戶(Clients)。自動化對象可以訪問自動化服務器提供的對象，獲取對象的屬性和方法。在這里，我們把WPS Office當作自動化服務器，把Ⅷ程序當作客戶，通過自動化技術來實現(xiàn)對文檔中所有格式和內(nèi)容的讀取。

圖1 COM自動化對象

二、WPS Office的對象模型

WPS Office軟件中提供了許多自動化對象．這些對象之間存在著繼承和派生關系．形成了樹狀層次結構。以字處理系統(tǒng)為例．眾多對象代表的東西，從整個字處理程序，到表格的每一單元格、文檔內(nèi)的每一個段落(Paragmphs)、段落內(nèi)的每一個句子(Sentences)、句子內(nèi)的每一單詞(Words)、單詞內(nèi)的每一字符(Chamcters)??無所不含。其中，Application對象是WPS Office對象模式

Office辦公自動化結業(yè)論文

中的基礎對象，表示文字處理程序本身。圖2表示W(wǎng)PS Office文字對象模型(接口層次)的一部分。

圖2 WPS Office文字處理對象模型

三、在VB中使用自動化技術

WPS Office應用程序本身就是自動化服務器，每個文檔都由很多對象組成，獲取對象的屬性就能確定文檔的格式和內(nèi)容。同時如果向?qū)ο笤O置方法就可以控制文檔的格式和內(nèi)容。通過對象獲取屬性和設置方法，從而實行文檔的二次開發(fā)的目的。VisualBasic應用程序與WPS Office文檔之間的關系如圖3：

圖3 VB與WPSOffice的關系

下面以讀取WPS Office2003文字文檔內(nèi)容為例。介紹用Ⅷ編寫客戶程序完成WPS Office文檔的二次開發(fā)的具體方法和主要步驟：

首先，創(chuàng)建對象：

set MyWps=Create Object(“WPS.Apphcadon”)My Wps．visible=true ‘將對象設為可見。而不是后臺操作 然后，打開指定的文檔：

Myword．Documents．Open “d：＼huang＼test．wps” 再次，通過訪問對象的屬性和方法控制WPS Office文檔：

Msgbox MyWps．ActiveDocument．fullname顯示當前文檔完整的路徑及文件名

Office辦公自動化結業(yè)論文

對象變量使用完畢后釋放對象變量： MyWps．ActiveDocumem．Close MyWps．quit Set MyWps=nothing 以下代碼通過訪問WPS Office2003文字自動化服務器提供的自動化對象的屬性來獲取文檔中的第二段落的對齊方式是否為“居中”。

Sub Paragraphs O Set tFileRange =MyWps．ActiveDocument．Range(start：=2，End：=2)tFileRange．Select GetTesdResult =MyWps．Selection．ParagraphsForment.Ailgnment If Get Test Result<>1 then Msgbox“第二段落的對齊方式?jīng)]有按要求設置成居中

End if End Sub 以下代碼實現(xiàn)了文字“軟體”到“軟件”的替換： Sub ReplaceO nResult=O nExgCount=0 nLen=Len(“軟體”)Set doc = MyWps Active[)ocument nCount=doc．Paragraphs．Count For i=1 To nCount parstring=doc．Paragraphs(i)Range．Text nResult =InStRev(parString，“軟體”，vbBinaryCorIlpare)If nResult>0 Then Set strRange= doc．Paragraphs(i)．Range nLenPara= strange.start

Office辦公自動化結業(yè)論文

nResult=nResult一1+nLenPara strRange．Se汛ange nResult，nResult+nLen strRange．Text=“軟件” nExgCount=nExgCount+1 End If Next i End Sub

四、結論

以上兩個程序只是在WPS Office文檔讀寫的某些方面實現(xiàn)的二次開發(fā)，如果結合數(shù)據(jù)庫技術，通過數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)對多文檔、多對象內(nèi)容的并發(fā)操作，可以大大提高二次開發(fā)的效率。利用自動化技術能夠較好地解決WPS Office文檔的二次開發(fā)問題，在上機操作考試中實現(xiàn)了快速評分，解決了試卷的軟件自動評閱的難題，充分體現(xiàn)了軟件開放性帶來的便利。⑩

參考資料：

[1]潘愛民．COM原理與應用[M].北京：清華大學出版社，2001 [2]金山公司．WPS Office2003在線幫助[DB／OL】http//www.tmdps.cn.基于自動化技術的WPS Office文檔二次開發(fā)

作者： 黃嘯波，高玻

作者單位： 黃嘯波(中國科學技術大學)，高玻(華東理工大學)刊名： 教育信息化

英文刊名： CHINA EDUCATION INFO 年，卷(期)： 2005，(9)被引用次數(shù)： 1次

參考文獻(2條)1.金山公司 WPS Office2003在線幫助 2.潘愛民 COM原理與應用 2001

第二篇：office高級運用論文

Office辦公自動化結業(yè)論文

office高級應用論文

（基于自動化技術的WPS Office文檔二次開發(fā)）

中國科學技術大學 黃嘯波 華東理工大學 高 玻

摘要：由于金山公司對WPS Office系列軟件提供了面向自動化技術的支持，我們可以通過其它高級編程語言調(diào)用WPS Office文檔，實現(xiàn)WPS Office文檔的自動讀寫和交互應用．進而實現(xiàn)對WPS Office文檔的二次開發(fā)，對該軟件在大規(guī)模測試中的自動評分功能的實現(xiàn)提供了完整可靠的解決方案。

關鍵詞：自動化技術WPS二次開發(fā)自動評分

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：B 文章編號：1671-7201(2005)09一0077一02 正文：

一個成功的辦公軟件必須具有足夠的開放特性。才能使其從獨立封閉的應用軟件變?yōu)殚_放的辦公平臺。作為國人熟知件WPS，由早期單一的文字處理軟件演變到現(xiàn)在由文字、表格、演示和郵件等組成的完整的WPS Office辦公軟件并且從2002版開始，提供了功能豐富的的接口函數(shù)，實現(xiàn)了與其它應用軟件(如IE、MS Office、Lotus Notes)之間的數(shù)據(jù)交換和功能調(diào)用，為進一步開發(fā)WPS Office文檔的應用奠定了基礎。目前，WPS Office軟件已經(jīng)被成功地應用在很多辦公自動化系統(tǒng)的軟件集成中。

夠使WPS Office具有如此開放特性的根本原因是WPS Office軟件建立在標準的COM體系上，應用了自動化技術。本文試以在大規(guī)模計算機上機考試中對WPS Office文檔的自動評分為例，介紹自動化技術的基本原理．分析自動評分的實現(xiàn)過程

一、自動化技術

自動化(Automation)技術是COM(Component Object Model，組件對象模型)技術的一個應用。COM由微軟公司提出，它定義了組件程序之間進行交互的標準。同時也提供了組件程序運行所需的環(huán)境。自動化技術簡化了COM的底層操作。將某一個應用程序的功能當作一系列的對象來向其他的外部應用程期型字段類型轉(zhuǎn)換為字符型使其與姓名字段類型保持一致。在命令窗口中輸入如下命令：Indexondtoc(csrq)+snametagsy5&&dtoc()函數(shù)可以將日期型字段值轉(zhuǎn)換為字符型

Set order to sy

5Browse last

觀察索引結果發(fā)現(xiàn)。姓名的排序結果也是升序。再用一個較大的日期型數(shù)據(jù)減掉當前日期后，在命令窗口中輸入如下命令：

Index on dtoc(date()—csrq)+sname tagsy6

Set order to sy6

Browse last

結果又會發(fā)現(xiàn)一個新的錯誤：由于表達式(date()—csrq)的結果為數(shù)值型，而函數(shù)dtoc()的參數(shù)要求為日期型數(shù)據(jù)，因此才會出現(xiàn)錯誤的結果。那么，將函數(shù)dtoc()改為函數(shù)s旺O，應該就沒有問題了吧?為此我們又改在命令窗口中輸入如下命令：

Index on str(date O—csrq)+sname tagsy7

Set order to sy7

Browse last

但索引的結果(如圖5所示，仍未達到題目中的要求。

仔細考慮，原因是在與日期的格式問題：Visual Foxpro 默認的日期格式為“MM-DD-YY”(即日期按月年日的順序，且采用兩位紀年)，因此添加修改年份顯示格式的命令：

Set data to ymd&& 設置顯示格式為“YY-MM-DD”

Set century on&&設置顯示格式為“YYYY—MM—DD”

Index on str(dateO—csrq)+sname tagsy8

Set order to sy8

Browse last

得到如圖6所示的索引結果，符合題目的要求，至此整個索引建立完畢。

(注：以上所有命令在WinXP操作系統(tǒng)和visual Fxpro6.0中運行通過)參考文獻：

[1]魯字紅，樊靜，王智鋼．Visual FoxPr0數(shù)據(jù) 庫管理系統(tǒng)應用教程．[M].北京：清華大學出版社，2004．

序暴露(Expose)，這個外部應用程序就可以使用這些對象，實現(xiàn)自動化過程。我們將WPS Office文字系統(tǒng)的大部分功能當作一系列對象來加以暴露，然后在另外的應用程序(如vB程序)中調(diào)用這些對象。

暴露對象的程序被稱為服務器(Servers)，使用這些對象的程序被稱為客戶(Clients)。自動化對象可以訪問自動化服務器提供的對象，獲取對象的屬性和方法。在這里，我們把WPS Office當作自動化服務器，把Ⅷ程序當作客戶，通過自動化技術來實現(xiàn)對文檔中所有格式和內(nèi)容的讀取。

圖1 COM自動化對象

二、WPS Office的對象模型

WPS Office軟件中提供了許多自動化對象．這些對象之間存在著繼承和派生關系．形成了樹狀層次結構。以字處理系統(tǒng)為例．眾多對象代表的東西，從整個字處理程序，到表格的每一單元格、文檔內(nèi)的每一個段落(Paragmphs)、段落內(nèi)的每一個句子(Sentences)、句子內(nèi)的每一單詞(Words)、單詞內(nèi)的每一字符(Chamcters)??無所不含。其中，Application對象是WPS Office對象模式

中的基礎對象，表示文字處理程序本身。圖2表示W(wǎng)PS Office文字對象模型(接口層次)的一部分。

圖2 WPS Office文字處理對象模型

三、在VB中使用自動化技術

WPS Office應用程序本身就是自動化服務器，每個文檔都由很多對象組成，獲取對象的屬性就能確定文檔的格式和內(nèi)容。同時如果向?qū)ο笤O置方法就可以控制文檔的格式和內(nèi)容。通過對象獲取屬性和設置方法，從而實行文檔的二次開發(fā)的目的。VisualBasic應用程序與WPS Office文檔之間的關系如圖3：

圖3 VB與WPSOffice的關系

下面以讀取WPS Office2003文字文檔內(nèi)容為例。介紹用Ⅷ編寫客戶程序完成WPS Office文檔的二次開發(fā)的具體方法和主要步驟：

首先，創(chuàng)建對象：

set MyWps=Create Object(“WPS.Apphcadon”)

My Wps．visible=true‘將對象設為可見。而不是后臺操作

然后，打開指定的文檔：

Myword．Documents．Open “d：＼huang＼test．wps”

再次，通過訪問對象的屬性和方法控制WPS Office文檔：

Msgbox MyWps．ActiveDocument．fullname顯示當前文檔完整的路徑及文件名

對象變量使用完畢后釋放對象變量：

MyWps．ActiveDocumem．Close

MyWps．quit

Set MyWps=nothing

以下代碼通過訪問WPS Office2003文字自動化服務器提供的自動化對象的屬性來獲取文檔中的第二段落的對齊方式是否為“居中”。

Sub Paragraphs O

SettFileRange=MyWps．ActiveDocument．Range(start：=2，End：=2)

tFileRange．Select

GetTesdResult =MyWps．Selection．ParagraphsForment.Ailgnment

If Get Test Result<>1 then

Msgbox“第二段落的對齊方式?jīng)]有按要求設置成居中

End if

End Sub

以下代碼實現(xiàn)了文字“軟體”到“軟件”的替換：

Sub ReplaceO

nResult=O

nExgCount=0

nLen=Len(“軟體”)

Setdoc =MyWpsActive[)ocument

nCount=doc．Paragraphs．Count

For i=1 To nCount

parstring=doc．Paragraphs(i)

Range．Text

nResult =InStRev(parString，“軟體”，vbBinaryCorIlpare)

If nResult>0 Then

Set strRange= doc．Paragraphs(i)．Range

nLenPara= strange.start

nResult=nResult一1+nLenPara

strRange．Se汛ange nResult，nResult+nLen

strRange．Text=“軟件”

nExgCount=nExgCount+

1End If

Next i

End Sub

四、結論

以上兩個程序只是在WPS Office文檔讀寫的某些方面實現(xiàn)的二次開發(fā)，如果結合數(shù)據(jù)庫技術，通過數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)對多文檔、多對象內(nèi)容的并發(fā)操作，可以大大提高二次開發(fā)的效率。利用自動化技術能夠較好地解決WPS Office文檔的二次開發(fā)問題，在上機操作考試中實現(xiàn)了快速評分，解決了試卷的軟件自動評閱的難題，充分體現(xiàn)了軟件開放性帶來的便利。⑩

參考資料：

[1]潘愛民．COM原理與應用[M].北京：清華大學出版社，2001

[2]金山公司．WPS Office2003在線幫助[DB／OL】http//www.tmdps.cn/Periodical_glxxxt200509039.aspx

授權使用：襄樊學院(xiangfanxy)，授權號：017e64b2-9816-4d8c-b6c7-9f0000a7b88b 下載時間：2011年6月12日

第三篇：Office高級應用論文

Office辦公自動化結業(yè)論文

Office高級應用論文

所在學院

專業(yè)班級

學號

姓名 物理與電子工程學院頁碼1/6

【摘要】本文介紹了world的一些高級應用如在world文檔的如何將頁面設置加入右鍵菜單中、如何在文檔中插入能自動更新的的日期、如何解決圖表的編號難題。另外介紹了Excel公式的常見錯誤及解決辦法、Excel的文檔安全的必備技巧等。

【關鍵字】world、Excel、工具、文檔安全、自動更新

1.1world的高級應用

2.1將頁面設置加入右鍵菜單

咱們在平時使用Word2000/2002編輯、打印教案或試卷時，經(jīng)常要用到“頁面設置”命令。最一般的操作技巧是：執(zhí)行“文件→頁面設置”菜單命令。其實，咱們完全能夠?qū)ⅰ绊撁嬖O置”放進Word右鍵菜單，這樣能夠給咱們的操作帶來很大的方便。

起初，打開Word2000/2002，執(zhí)行“工具→自定義”菜單命令，在彈出的“自定義”對話框中，單擊“工具欄”選擇卡，在其下的下拉列表框中選擇“快捷菜單”選擇。此時，屏幕上便會出現(xiàn)“快捷菜單”工具欄，再單擊“命令”選擇卡，在“類別”下拉列表框中選擇“文件”項，單擊“命令”下拉列表框中的“頁面設置”后，用鼠標左鍵將“頁面設置”選擇拖動至“快捷菜單”工具欄的[文字]按鈕上。這時，會出現(xiàn)“文字”下拉菜單，繼續(xù)拖動“頁面設置”至“文字”子菜單的“字體”命令上方后松開鼠標左鍵，然后再單擊“自定義”對話框中的[關閉]按鈕，退出設置。

Ctrl+Home快捷鍵強迫回到最前一個單元格

Ctrl+PgDn快捷鍵到下一個工作表

Ctrl+PgUP快捷鍵到上一個工作表

按F4快捷鍵切換相對值為絕對值，若原公式為“=A1”，按第一次F4快捷鍵變?yōu)椤?$A$1”，按第二次F4快捷鍵變?yōu)椤?A$1”，按第三次F4快捷鍵變?yōu)椤?$A1”Ctrl+9隱藏行

Ctrl+0隱藏列

Ctrl+Shift+9取消隱藏行

Ctrl+Shift+0取消隱藏列

Ctrl+End到區(qū)域的結束處

Ctrl+W關閉當前窗口(同樣適用于IE窗口)

CTRL+TABEXCEL活動窗口間切換&

SHIFT+F2插入單元格批注

CTRL+R把左邊的單元格復制過來

ALT+=，相當于輸入SUM函數(shù)

CTRL+(TAB鍵那里)公式與數(shù)值的切換

ALT+Enter在單元格編輯狀態(tài)，可強制換行

2.2用Word插入題注功能輕松解決圖表編號難題

工作中遇到在Word中圖文混排是經(jīng)常的事情，比如寫一份產(chǎn)品推介或說明書什么的。可是，要對Word文檔中插入的圖表逐一編號非常麻煩。萬一增刪或移動中間哪一個圖表，那更是需要將其后的所有圖表逐一修改，豈不麻煩?

其實我們可以使用Word的插入題注功能來實現(xiàn)圖表的自動編號。

在Word點擊菜單命令“插入→引用→題注”。在打開的“題注”對話框中，單擊“自動插入題注”按鈕。在“插入時添加題注”列表中選擇要自動編號的對象類型，在“使用標簽”列表中，選擇一個現(xiàn)有的標簽。

如果提供的標簽不適合您的需要，還可以在Word中單擊右側(cè)的“新建標簽”按鈕，在“標簽”框中鍵入新的標簽，再單擊“確定”。在“位置”列表中選擇標簽出現(xiàn)的位置。點擊“確定”按鈕。

現(xiàn)在我們就可以放心地插入圖表了，Word會自動為其添加標簽。當不再需要自動插入題注功能時，只要再次打開執(zhí)行者主題注的對話框，然后清除不需要進行自動編號的對象的復選框就行了。

如果在Word中增刪或移動了其中的某個圖表，其它圖表的標簽也會相應的自動改變。如果沒有自動改變，可以選中Word所有文檔，然后在右鍵菜單中選擇“更新域”命令。要注意刪除或移動圖表時，應刪除原標簽。

2.3用Word“域”的方式插入能自動更新的日期

經(jīng)常使用Word的朋友知道可以在文檔中用“ALT+SHIFT+D”快捷鍵插入當前日期，但如果需要打印當天的日期，可能還得手動進行修改。其實我們可以在Word中以“域”的形式插入插入日期，幫助我們在打印文檔時自動更新日期。

我們可以在Word主界面中選擇“插入→日期和時間”，在日期和時間的選項

中選擇“可用格式”，然后在下面選中“自動更新”復選框，選擇好之后，點擊“確定”按鈕保存。這個方法其實是以“域”的形式插入日期，以后在打開或打印文檔的時候，日期和時間都會自動更新為當前日期和時間，而不用手動進行更新，非常的方便

1.2Excel的高級應用

2.1Excel2007公式常見顯示錯誤原因與解決方法

Excel2007的公式如果寫錯，就會在單元格中顯示各種各樣的錯誤信息。看到這些奇怪的錯誤代碼，有的朋友可能會手忙腳亂，甚至感到煩躁。

其實，任何錯誤均有它內(nèi)在的原因，下面我們就和大家探討根據(jù)公式返回錯誤值的代碼識別錯誤的類型和原因，以及相應的處理方法，幫助朋友們輕松地應對各種常見錯誤。

錯誤顯示1：#####!

原因：單元格所包含的數(shù)字、日期或時間占位比單元格寬。

解決方案：拖動鼠標指針更改列寬。

錯誤顯示2：#NUM!

原因：顧名思義，公式中的數(shù)字出現(xiàn)問題——類型錯誤，或者數(shù)字超出Excel表示的有效范圍。

解決方案：讓數(shù)字類型和大小都符合要求。

錯誤顯示3：#REF!

原因：公式引用的單元格被刪除或者被錯誤覆蓋。

解決方案：臨時修改后及時“撤銷”，恢復單元格原狀。

錯誤顯示4：#VALUE!

原因a：需要數(shù)字或邏輯值時輸入了文本，如單元格B1為數(shù)字15，單元格B2為文本，則B3中輸入公式“=B1+B2”將返回錯誤值#VALUE!

解決方案a：確保公式引用的單元格中包含有效值。上例中可在B3中輸入=SUM(B1:B2)，SUM函數(shù)忽略文本，所以結果顯示15。

原因b：本來應該引用單一數(shù)值，卻引用了一個區(qū)域。

解決方案b：將數(shù)值區(qū)域改成單一數(shù)值，或者修改數(shù)值區(qū)域，使其包含公式所在的數(shù)據(jù)行或列。

2.2確保Excel文檔安全的必備技巧

用了這么久的Excel，不知道大家對Excel文檔的安全問題有沒有特別留意。如果想要你的Excel更安全，以下的這些技巧是必備的——

加密Excel文件

如果不想讓自己的Excel文件被別人查看，最好將其加密：單擊“工具”→“選項”，在彈出的“選項”對話框中單擊“安全性”選項卡，然后在“打開權限密碼”（只允許讀不能做修改）、“修改權限密碼”（允可以閱讀，也能修改）輸入框中輸入該文件的打開權限密碼及修改權限密碼。單擊“確定”按鈕，在彈出的密碼確認窗口中重新輸入一遍密碼，再單擊“確認”，最后點“保存”按鈕完成文件加密。下次只有輸入正確密碼才能打開該文件。

對單元格進行讀寫保護

（1）對輸入信息進行有效性檢測：首先選定要進行有效性檢測的單元格或單元格集合，然后選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”選項，設置有效條件、顯示信息和錯誤警告來控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。另外，這一部分設置很有用，如在設計一個Excel時，不允許用戶輸入負數(shù)年齡及負工資等。

（2）設置鎖定屬性，以保護存入單元格的內(nèi)容不能被改寫。選定需要鎖定的單元格；選擇“格式”→“單元格”；在“單元格格式”設置對話框中選擇“保護”標簽并選中“鎖定”；選擇“工具”→“保護”→“保護工作表”，設置保護密碼，即完成了對單元格的鎖定設置。

保護工作簿

打開“工具”→“保護”→“保護工作簿”。選定“結構”選項可保護工作簿結構，以免被刪除、移動、隱藏、取消隱藏、重命名工作表，并且不可插入新的工作表。

選定“窗口”選項則可以保護工作簿窗口不被移動、縮放、隱藏、取消隱藏或關閉。保護工作表

在設置保護工作表前，首先確認要保護的單元格是否處于“鎖定”狀態(tài)，選中并右擊單元格，在彈出的菜單中選擇“設置單元格格式”，選擇“保護”選項卡，確認已選中“鎖定”項，在默認狀態(tài)下，單元格和圖形對象均處于鎖定狀態(tài)，此時，如果設置工作表被保護，則相應信息不能修改。保護工作表的方法如下：選擇“工

具”→“保護”→“保護工作表”，在打開的對話框中有“內(nèi)容”、“對象”和“方案”三個復選項，如果要防止、修改工作表中的單元格或圖表中的數(shù)據(jù)及其他信息，并防止查看隱藏的數(shù)據(jù)行、列和公式，則選中“內(nèi)容”復選框；如果要防止、改變工作表或圖表中的圖形對象，則應選中“對象”復選框；如果要防止、改變工作表中方案的定義，則應選中“方案”復選框。最后為防止其他用戶取消工作表保護，還要在“密碼”文本框中輸入密碼。

保護共享工作薄

對要共享的工作薄，如果要對工作薄中的修訂進行跟蹤，可設置保護共享工作薄，選擇“工具”→“保護”→“保護共享工作薄”，選中“以追蹤修訂方式共享”復選框，如果需要其他用戶先提供密碼，才能取消共享保護和沖突日志，則需要在“密碼”文本框中輸入密碼，注意，如果工作薄已經(jīng)處在共享狀態(tài)，則不能為其設置密碼。

為工作薄設置權限密碼

如果不想其他用戶打開工作薄，可設置工作薄打開密碼，單擊“文件”→“另存為”，單擊“工具”菜單上的“常規(guī)選項”，在這里可根據(jù)不同需要設置兩種類型的密碼：如果根本不想其他用戶打開工作薄，則需在“打開權限密碼”文本框中輸入密碼；如果你只是不想其他用戶修改工作薄，但可以打開查看，則需要在“修改權限密碼”文本框中輸入密碼。當然為了保險起見，你可以把兩個密碼都設置，最好是設置不同的密碼內(nèi)容。

【參考文獻】

⑴Shiny 《微軟office技巧專區(qū)》天級網(wǎng)軟件頻道 2008.06.18

⑵(美)波特//倫納德|譯者:張樂華//朱珂//許曉哲//謝暉 《office2007應用大全》人民郵

電 2008。05。01

⑶金光華 主編.《Excel在財會管理系統(tǒng)中的應用》電子工業(yè)出版社 2000.1.

第四篇：office高級應用結業(yè)論文

Office辦公自動化結業(yè)論文

Office高級應用結業(yè)論文

office學習心得論文

所在院系： 機械與汽車工程學院

專業(yè)（班級）： XXX班

學 號：

姓 名： XX

代 課 教 師： XX

二 零 一 一 年 六 月 十 日

Office辦公自動化結業(yè)論文

摘要：

office這個軟件是現(xiàn)在日常辦公不可或缺的一部分，工作人員用它來處理一些日常問題，從事會計的人員更加頻繁的使用office。它主要包括：Word、Powerpoint、Excel。用戶用Word軟件編排文檔，使得打印效果在屏幕上一目了然。Powerpoint擁有強大的幻燈片制作功能，用于教案、宣傳片、圖片展示再合適不過了。Excel則具有無可比擬的圖表功能，對于圖標的繪制處理，簡單的函數(shù)計算，統(tǒng)計表統(tǒng)計圖的繪制都有很好的效果。因此，學習office，掌握office，運用office已是對現(xiàn)在大學生最基本的要求。關鍵字：office Word Powerpoint Excel 工作 重要

選修《office2003高級應用》這門課程之后，使我感到受益匪淺，學習過程中，我不僅學習了很多書本上的知識，而且學習并掌握了一些在日常生活中非常實用的技巧，我相信這在我將來的學習工作中會幫助我改善工作質(zhì)量，提高效率；更重要的是，我意識到從今往后我應該積極主動地去學習，主動探索未知知識，把他們變?yōu)樽约旱闹R，改掉以前那種只靠學習課本的方法。

下面，我將分兩部分介紹一下我在這門課程中的收獲：

一、主要學習內(nèi)容；

二、收獲及感悟；

主要學習內(nèi)容

Word

在Word學習過程中，主要學習了如何對一篇長文檔進行排版，其中包括各種技巧的使用，如分頁與分節(jié)，插入目錄，樣式快捷鍵設定等等。具體方法如下：

1.分節(jié)符，將不同的部分分成不同的節(jié)，實現(xiàn)分別針對不同的節(jié)進行設置。定位到第二部分的標題文字前，從菜單選擇【插入】|【分隔符】命令，顯示“分

Office辦公自動化結業(yè)論文

隔符”對話框，選擇“分節(jié)符”類型中的“下一頁”，并單擊【確定】按鈕，就會在當前光標位置插入一個不可見的分節(jié)符，這個分節(jié)符不僅將光標位置后面的內(nèi)容分為新的一節(jié)，還會使該節(jié)從新的一頁開始，實現(xiàn)既分節(jié)，又分頁的功能。用同樣的方法對文章的其他部分分節(jié)。對于封面和目錄，同樣可以用分節(jié)的方式將它們設在不同的節(jié)。在文章的最前面輸入文章的大標題和目錄，然后分別在“目錄”文字前和大標題前插入分節(jié)符，實現(xiàn)文章分節(jié)。

2.頁面設置。從菜單中選擇【文件】|【頁面設置】命令，顯示“頁面設置”對話框，選擇【紙張】選項卡，然后根據(jù)需要選擇合適紙張；如果先錄入內(nèi)容，最后再設紙張大小，由于默認是A4紙，如果改用B5紙，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先進行頁面設置，可以直觀地在錄入時看到頁面中的內(nèi)容和排版是否適宜，避免事后的修改。

3.使文章更清晰。如果Word內(nèi)容為一篇上交給領導審閱的報告或者替領導寫的發(fā)言稿，考慮到閱讀報告的領導年齡都比較大，對于密密麻麻的文字閱讀起來比較費力，還可以調(diào)整一下文字。通常，我們都采用增大字號的辦法。其實，可以在頁面設置中調(diào)整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內(nèi)容看起來更清晰。在“頁面設置”對話框中選擇“文檔網(wǎng)格”選項卡，選中“指定行和字符網(wǎng)格”，在“字符”設置中，默認為“每行39”個字符，可以適當減小，例如改為“每行37”個字符。同樣，在“行”設置中，默認為“每頁44”行，可以適當減小，例如改為“每頁42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。

4.標題格式套用。【格式】|【樣式和格式】命令下，“正文”樣式是文檔中的默認樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正文”樣式；“標題1”~“標題9”為標題樣式，它們通常用于各級標題段落；例如對于文章中的每一部分或章節(jié)的大標題，采用“標題1”樣式，章節(jié)中的小標題，按層次分別采用“標題2”~“標題4”樣式；文章中的說明文字，采用“正文首行縮進2”樣式；文章中的圖和圖號說明，采用“注釋標題”樣式。

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5.快捷鍵設置。在錄入和排版過程中，可能會經(jīng)常在鍵盤和鼠標之間切換，這樣會影響速度。對樣式設置快捷鍵，就能避免頻繁使用鼠標，提高錄入和排版速度。如“標題1”樣式右側(cè)，單擊下拉箭頭，單擊【修改】命令，單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，此時在鍵盤上按下希望設置的快捷鍵，單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。

6.快速定位。菜單選擇【視圖】|【文檔結構圖】命令，可在文檔左側(cè)顯示文檔的層次結構，在其中的標題上單擊，即可快速定位到相應位置。從菜單選擇【視圖】|【大綱】命令，進入大綱視圖。文檔頂端會顯示“大綱”工具欄，在“大綱”工具欄中選擇“顯示級別”下拉列表中的某個級別，例如“顯示級別3”，則文檔中會顯示從級別1到級別3的標題。

7.學會使用樣式與分節(jié)。采用樣式，可以實現(xiàn)邊錄入邊快速排版，修改格式時能夠使整篇文檔中多處用到的某個樣式自動更改格式，并且易于進行文檔的層次結構的調(diào)整和生成目錄。對文檔的不同部分進行分節(jié)，有利于對不同的節(jié)設置不同的頁眉和頁腳。如從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對話框，采用默認設置即可。單擊【格式】按鈕，顯示“頁碼格式”對話框，默認情況下，“頁碼編排”設置為“續(xù)前節(jié)”，表示頁碼接續(xù)前面節(jié)的編號。如果采用此設置，則會自動計算第1節(jié)和第2節(jié)的頁數(shù)，然后在當前的第3節(jié)接續(xù)前面的頁號，這樣本節(jié)就不是從第1頁開始了。因此需要在“頁碼編排”中設置“起始頁碼”為“1”，這樣就與前面節(jié)是否有頁碼無關了。

8.插入目錄。定位到需要插入目錄的位置，從菜單選擇【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令，顯示“索引和目錄”對話框，單擊“目錄”選項卡，在“顯示級別”中，可指定目錄中包含幾個級別，從而決定目錄的細化程度。這些級別是來自“標題1”~“標題9”樣式的，它們分別對應級別1~9。如果要設置更為精美的目錄格式，可在“格式”中選擇其他類型。通常用默認的“來自模板”即可。單擊【確定】按鈕，即可插入目錄。目錄是以“域”的方式插入到文檔中的（會顯示

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灰色底紋），因此可以進行更新，當文檔中的內(nèi)容或頁碼有變化時，可在目錄中的任意位置單擊右鍵，選擇“更新域”命令，顯示“更新目錄”對話框，如果只是頁碼發(fā)生改變，可選擇“只更新頁碼”。如果有標題內(nèi)容的修改或增減，可選擇“更新整個目錄”。

Excel

在學習excel過程中，除了填充數(shù)據(jù)外主要學習了一些重要公式、函數(shù)的使用，插入圖表以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計等方面的知識。具體內(nèi)容如下：

1.超過15位數(shù)字的輸入有兩種方法:

一、單元格設置為文本;

二、在輸入數(shù)字前先輸入’。

2.關于COUNTIF.COUNTIF函數(shù)只能有一個條件，如大于90，為=COUNTIF(A1：A10，“>=90”)；

介于80與90之間需用減，為 =COUNTIF(A1：A10，“>80”)-COUNTIF(A1：A10，“>90”)。

RANK(number,ref,drder):返回某數(shù)字在一列數(shù)字串中相對于其它數(shù)的大小排位；

其中尤其要注意相對引用與絕對引用的適用場合。

3.多個工作表的單元格合并計算:=Sheet1!D4+Sheet2!D4+Sheet3!D4，更好的=SUM(Sheet1：Sheet3!D4)。

4.求非空單元格數(shù)量,公式計算出來的數(shù)據(jù)，不能用COUNTA(否則空字符也計算進去了)應該為：=COUNTIF($E：$E536，“?*”)。

5.要會巧妙運用查找替換功能。如何讓空單元格自動填為0：選中需更改的區(qū)域，然后“編輯”—>查找—>“空”替換為“0”。

6.把word里的數(shù)字轉(zhuǎn)換到excel，方法有多種，選中需要轉(zhuǎn)換的內(nèi)容，”復制”—>設置輸入單元格為”文本”—>選擇性粘貼—>值;選中—>表格轉(zhuǎn)換為文本—>粘貼—>分列—>對分列選項設置為文本;另存為文本文件—>excel中打開文本文件—>對導入文本對話框進行對應設置。

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7.excel中，一些組合鍵運用起來可以節(jié)省很多時間，在使用excel過程中要熟練運用，比如：ctrl+home:光標移至左上角；

Ctrl+end:光標移至右下角； Ctrl+—>:光標移至末列；等等。

8.excel綜合運用：查看員工所有月份的工資情況。通過數(shù)據(jù)有效性可以在單元格中提供一個下拉箭頭，單擊下拉箭頭會彈出下拉列表。因為員工姓名都在每月的工資表中，而“個人工資表”中沒有這些人員姓名，所以我們必需先定義名稱，以便在“個人工資表”中設置數(shù)據(jù)有效性時進行引用。定義名稱的方法是單擊菜單“插入→名稱”，在定義名稱對話框中進行定義，這里將“1月工資”表中的姓名區(qū)域B3:B14定義為“姓名”，假如下拉列表放在“個人工資表”的C1單元格，選擇C1單元格，然后單擊菜單“數(shù)據(jù)→有效性”，選擇“設置”選項卡，在“有效性條件”區(qū)域中“允許”下方的下拉列表中選擇“序列”。然后在“來源”下方的文本框中輸入“=姓名”，單擊“確定”。在數(shù)據(jù)區(qū)C3:H14中用VLOOKUP函數(shù)對工資數(shù)據(jù)進行關聯(lián)。例如第3行為1月工資，可以在C3單元格中輸入公式=VLOOKUP($C$1,'1月工資'!$B$3:$H$14,2,0)”在D3單元格中輸入公式：=VLOOKUP($C$1,'1月工資'!$B$3:$H$14,3,0)在C4單元格中輸入公式：=VLOOKUP($C$1,'2月工資'!$B$3:$H$14,2,0)其余單元格依此類推。這樣，只要在單擊C1單元格右側(cè)的下拉箭頭選擇員工姓名就可以查看其所有月份的工資情況。

9.想在SHEET2中完全引用SHEET1輸入的數(shù)據(jù)工作組，按住Shift或Ctrl鍵，同時選定Sheet1、Sheet2。

10.學會excel中的定位功能也是很有必要的，這樣可以在插入相同行時節(jié)省很多步驟，即定位空值，然后插入單元格，再粘貼相同內(nèi)容；例如如何讓空單元格自動填為0，選中需更改的區(qū)域》查找》空》替換》0。PowerPoint

Powerpoint PowerPoint，主要學習了一些特效，如如何使各幻燈片元素動起來，甚至達到flash的效果以及如何使整個幻燈片放映過程中都伴隨音樂，如何用一些簡單的手法達到與眾不同的效果等等。具體內(nèi)容如下：

1.在設計幻燈片時，要善于使用幻燈片放映—>自定義動畫—>添加效果，Office辦公自動化結業(yè)論文

里面有各種動作方式，使我們所設計的幻燈片動起來；

2.設置循環(huán)播放聲音直至幻燈片結束。

這項操作適用于圖片欣賞等場合，往往是伴隨著聲音出現(xiàn)一幅幅圖片。聲音的操作步驟(假如共有5張幻燈片)：

(1)在要出現(xiàn)聲音的第一張幻燈片中單擊主菜單“插入/影片中的聲音/文件中的聲音(或剪輯庫中的聲音等)”，選擇一聲音文件，在彈出的對話框“是否需要在幻燈片放映時自動播放聲音”中選擇“是”，在幻燈片上顯示一喇叭圖標；

(2)右擊該喇叭圖標，選擇“自定義動畫”中的“多媒體設置”項，選擇“按動畫順序播放”，播放時“繼續(xù)幻燈片放映”，停止播放在“5張幻燈片后”；

(3)單擊“其他選項”，選擇“循環(huán)播放，直到停止”。

以上操作無論是有鏈接還是無鏈接的情況，只要是點擊了5張幻燈片就停止播放聲音(不是序號的第5張)。.PowerPoint中使用動作設置功能。將近似的內(nèi)容采用一種設計模板制作在一個幻燈片文件中，例如為參加某會議提交的論文需要制作幻燈片，可將論文標題、摘要、正文、結論、參考文獻等分別采用一種設計模板制作存儲為不同的幻燈片文件，這樣的幻燈片看起來就富于變化了。

但在幻燈片放映時有一個問題，一個個的幻燈片文件需多次打開，這時我們可以使用PowerPoint的“動作設置”功能很方便地解決。

首先按照需要根據(jù)個人的喜好分類采用不同的設計模板制作并存儲為若干個不同的幻燈片文件，如WJ1、WJ2等。在第一個文件如WJ1的最后一幅幻燈片上，可以選中一段文字，也可以選中一幅卡通畫，在“幻燈片放映”中點擊“動作設置”。也可以首先在“幻燈片放映”中點擊“動作按鈕”，在幻燈片合適的位置設置一個按鈕，設置完成后自動進入“動作設置”。根據(jù)個人的習慣，選取“單擊鼠標”或“鼠標移過”，動作則選中“超級鏈接到”，再選取“其它PowerPoint演示文稿”。

在“超級鏈接到其它PowerPoint演示文稿”彈出選單中，輸入第二個幻燈片文件名如WJ2。為了在第二個幻燈片文件放映完畢后能順利返回到調(diào)用它的幻燈片

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或再轉(zhuǎn)到其它的幻燈片，同樣方法在該幻燈片的最后一幅適當位置選中文字或設置按鈕，超級鏈接到其它PowerPoint演示文稿或返回。這樣會使幻燈片放起來更加精彩

感悟：學習了這門課程之后，我意識到，“處處留心皆學問”，很多知識并不是靠整天面對課本就能學會或是掌握的，他需要我們在平日生活中用心感悟，用心發(fā)現(xiàn)，善于思考，善于探索，善于實踐，才能真正意義上化為己有。

在今后的學習中，我要改變以往那種只會跟著書本走的學習方法，試著探索性學習，發(fā)現(xiàn)探索的樂趣，我相信，這樣做，知識才會真正被我掌握，而不是記住而已。

第五篇：office高級應用

辦公自動化

辦公自動化：是指在行政機關工作中，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。

辦公室自動化是近年隨著計算機科學發(fā)展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。辦公室自動化系統(tǒng)一般指實現(xiàn)辦公室內(nèi)事務性業(yè)務的自動化，而辦公自動化則包括更廣泛的意義，即包括網(wǎng)絡化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)。

辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。

通常辦公室的業(yè)務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。

辦公室是各行業(yè)工作的領導進行決策的場所。領導機關做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業(yè)務關聯(lián)單位。

OA（辦公自動化）技術分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應用，一般稱之為事務型辦公自動化系統(tǒng)。

隨著三大核心支柱技術：網(wǎng)絡通訊技術、計算機技術和數(shù)據(jù)庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：

（1）集成化。軟硬件及網(wǎng)絡產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。

（2）智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。

（3）多媒體化。包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。

（4）運用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。

辦公事務OA中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。這些常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包，包內(nèi)的不同應用程序之間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其利用價值。

此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。在公用服務業(yè)、公司等經(jīng)營業(yè)務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統(tǒng)，柜臺或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務系統(tǒng)等。

事務型或業(yè)務型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質(zhì)量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。

信息管理型OA系統(tǒng)是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務型（或業(yè)務型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息；一些公用服務事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經(jīng)營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。作為一個現(xiàn)代化的政府機關或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務級OA系統(tǒng)基礎之上，構成信息管理型的OA系統(tǒng)。

決策支持型OA系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數(shù)字模型，結合有關內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應的決策。

事務級OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計算機數(shù)據(jù)網(wǎng)絡通信手段做出。一體化的OA系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡通信系統(tǒng)把三個層次的OA系統(tǒng)集成一個完整的OA系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環(huán)節(jié)，以期提高整個辦公系統(tǒng)的效率。一體化、網(wǎng)絡化的OA系統(tǒng)的優(yōu)點是，不僅在本單位內(nèi)可以使辦公信息的運轉(zhuǎn)更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內(nèi)的信息資源共享。

事務級OA系統(tǒng)稱之為普通辦公自動化系統(tǒng)，而信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)稱之為高級辦公自動化系統(tǒng)。

例如，市政府辦公機構，實質(zhì)上經(jīng)常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機構報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關領導者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領導者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應當注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，參照研究，才能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。

例如，北京市東城區(qū)政府報來文件要求某地區(qū)蓋一座公共建筑，申請批準，文件傳遞到市政府有關機構，市有關領導看到文件后，要去尋找市里有關規(guī)劃蓋樓的文件法規(guī)，又需要研究

全市的經(jīng)費預算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給東城區(qū)政府。

這個例子中，信息以文件方式傳遞、處理；領導查閱、參照的有關法規(guī)也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領導者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更進一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。

再進一步分析這個例子，如果市政府微機辦公系統(tǒng)和市政府法規(guī)信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、市政府財務管理系統(tǒng)是一個集成化的統(tǒng)一系統(tǒng)，計算機自動從有關系統(tǒng)中尋取機關資料，這種系統(tǒng)就是辦公自動化更高層次的集成化。

另外，如果市政府辦公系統(tǒng)和區(qū)政府辦公系統(tǒng)是一個集成的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，可以通過網(wǎng)絡傳遞信息，可以遠程處理業(yè)務，那這就是一個更進一步的網(wǎng)絡化的辦公室自動化系統(tǒng)。

所以，辦公室自動化系統(tǒng)本身是一個多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實現(xiàn)了辦公自動化的一部分業(yè)務，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術不同而逐步構成一個更高級的自動化系統(tǒng)。

我國專家在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業(yè)務目的的人一機信息處理系統(tǒng)。

人是系統(tǒng)第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，現(xiàn)在又要加部分管理設備的專業(yè)技術人員，例如，計算機工程師，其它設備維護人員等。

技術設備，計算機是另一因素。

設備中有各種機器，如計算機、復印機、速印機、電話機、傳真機、網(wǎng)絡設備、光盤機等等，這些設備統(tǒng)稱為硬設備，或稱硬件。而各種信息設備中還需要有管理設備的軟件，例如，計算機的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項工作程序軟件等等，這些將在其它章節(jié)詳述。

顯然辦公自動化這一人機系統(tǒng)，人，機，缺一不可。而設備方面，硬件及必要軟件都需齊備。我們也可以認為辦公自動化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng)，是人類進入信息時代后的一種新概念