檔案工作規(guī)章制度

檔案工作規(guī)章制度1

機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。

一、辦理程序

(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領(lǐng)導或主持工作的領(lǐng)導簽批，文件應于當日處理，電報、急件隨到隨處理。

(二)按領(lǐng)導簽批的范圍進行傳閱。

(三)需辦理的，按局領(lǐng)導指示及時傳閱有關(guān)科室辦理。

(四)歸檔，交上級部門。

二、傳閱

(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進行傳閱。

(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

(三)對局領(lǐng)導閱后所作的批示，要及時通知有關(guān)科室辦理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。

三、保密

(一)機要人員要忠于職守，認真負責，嚴守保密規(guī)定，做到不該說的不說。

(二)對于機要文件，要單獨存放，嚴加保管。

(三)借閱機密、秘密級文件，需經(jīng)辦公室主任批準；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導批準。

(四)各級領(lǐng)導要嚴格執(zhí)行領(lǐng)導保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

(五)涉密文件，不得復制或摘抄。

四、歸檔

(一)傳閱和辦理完畢的.文件，應及時清理收回，分類整理，堅持整潔、清潔。

(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。

(三)干部出差、調(diào)動工作或離退休時必須將自我使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。

(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。

檔案工作規(guī)章制度2

（一）總則

一、本管理制度旨在確保學校文件收發(fā)的完整、及時、準確，促進學院內(nèi)部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以學院名義發(fā)布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規(guī)定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。

三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時、完整。

（二）收文制度：

1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

2、聯(lián)絡員在校團委領(lǐng)取的文件應根據(jù)校團委的指示及文件內(nèi)容的緩急，及時將文件送達學院領(lǐng)導或有關(guān)部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。

3、傳閱文件應保持文件完整無缺，并在相應的時間內(nèi)歸還辦公室。

4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結(jié)。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結(jié)，未在規(guī)定時間內(nèi)上交將按考核制度上的有關(guān)規(guī)定扣分。

5、各部門上交的`計劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關(guān)內(nèi)容，做好相應的登記。

7、分團委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內(nèi)容，查閱時應經(jīng)過辦公室有關(guān)人員的批準。

（三）發(fā)文制度：

1、學院各類文件指在學校內(nèi)部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。

2、欲發(fā)放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。

3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學院統(tǒng)一規(guī)定編號在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。

4、文件發(fā)送之前應加蓋學院相應的公章。

5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

檔案工作規(guī)章制度3

為加強干部檔案業(yè)務建設，提高干部檔案工作水平，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局頒布的《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省干部檔案工作情況，特制訂本細則。

一、干部檔案管理體制、機構(gòu)和職責

（一）干部檔案管理體制：

干部檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負責的管理體制。省直單位，對直屬單位的干部檔案，實行廳局集中管理。地市直單位，管理干部檔案不足100卷的要集中到地市委組織部管理或組織部、人事局管理。縣（市、區(qū)）以下機關(guān)單位的子部檔案，實行由縣委組織部集中管理或由縣委組織部、縣人事局、縣教委相對集中管理。企事業(yè)單位的干部檔案，具備保管條件的，由組織或人事部門一家集中管理；不具備保管條件或干部檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理干部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其干部檔案要固定專人、專庫管理，業(yè)務工作要接受本單位組織部門的領(lǐng)導和上級有關(guān)業(yè)務部門的`檢查指導。

（二）干部檔案工作機構(gòu)：

地、市、縣（市、區(qū)）委組織部和省直單位要建立干部檔案工作機構(gòu)，負責對本地區(qū)、本部門、本系統(tǒng)的干部檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。每管理一千人的檔案配備一名專職干部，地、市委組織部要配備業(yè)務指導人員，縣（市、區(qū)）委組織部和省直有業(yè)務指導任務的單位，也要配備相應的業(yè)務指導人員。縣以下實行集中或相對集中管理干部檔案的單位和企事業(yè)管理干部檔案的單位，根據(jù)上述原則要配備專職人員。不需要建立機構(gòu)的單位，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。

（三）干部檔案管理部門的職責

1、保管干部檔案，為國家積累檔案史料；

2、收集、鑒別和整理干部檔案材料；

3、辦理干部檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞和統(tǒng)計；

4、登記干部職務、工資的變動情況；

5、為有關(guān)部門提供干部的情況；

6、做好干部檔案的安全、保密保護工作；

7、調(diào)查研究干部檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導；

8、推廣、應用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)；

9、定期向檔案館（室）移交死亡干部的檔案；

10、辦理其他的關(guān)事項。

二、干部檔案管理范圍

(一)在職干部檔案的管理：

1、在職干部檔案的管理，按照管理體制集中或相對集中管理；

2、縣級以上協(xié)管干部的單位，可管理協(xié)管干部檔案的副本；

3、軍隊干部兼任地方職務的，其檔案正本由軍隊保管。地方干部兼任軍隊職務的，其檔案正本由地方保管；

4、干部檔案管理人員及其在本管理范圍的直系親屬的檔案，由所在單位組織指定有關(guān)部門專人保管；

5、不管理干部檔案的干部所在單位組織人事部門，根據(jù)工作需要可復制干部職務變動登記表、工資變動情況登記表。此表不隨干部調(diào)動而轉(zhuǎn)遞，干部調(diào)出后，原單位可自行銷毀。

(二)退(離)休干部檔案的管理：

干部退(離)休以后，其檔案仍由原檔案管理部門保管。

(三)死亡干部檔案的管理：

1、省委管理的干部死亡后，其檔案由原管理部門保管五年后，移交省檔案館保存；

2、其他干部死亡后，其檔案由原管理部門保管五年后，省直單位的，移交省檔案館保存；地市以下單位的，移交同級檔案館保存。

檔案工作規(guī)章制度4

一、總則

1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

二、技術(shù)文件的編制

1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

具體包括:

1)開發(fā)計劃階段:方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

2)開發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設計評審記錄表。

3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

4)產(chǎn)品維護階段:設計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國家相關(guān)標準和規(guī)定要求。

3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應部門編制，各部門應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。

三、技術(shù)文件的提交

1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認真進行各項文件的.編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。

2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術(shù)文件的歸檔

1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準；技術(shù)文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權(quán)、利。

2、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

五、技術(shù)文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持不具權(quán)限的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過獲得的授權(quán)從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。

5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

六、職責追究

各部門應嚴格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律職責的權(quán)利。

檔案工作規(guī)章制度5

為了更好地規(guī)范各類文件的起草、收發(fā)、報送、保管等環(huán)節(jié)，特制定本制度。

一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數(shù)、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱，總經(jīng)理有批辦意見的，辦公室應提醒有關(guān)人員批示閱辦結(jié)果，并將閱辦結(jié)果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。

二、本單位各類文件包括簡報的.起草均有辦公室人員負責起草，部門專業(yè)文件由各部門專業(yè)人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發(fā)的文件均由辦公室填寫發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并詳細填寫發(fā)文登記簿方可復印并存檔，沒有總經(jīng)理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。

三、上報和發(fā)往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續(xù)。

四、報告、請示、匯報、制度、規(guī)定等均應以文件形式印發(fā)，宣傳活動類一般應以簡報形式印發(fā)，每周例會的紀要內(nèi)容均以紀要形式印發(fā)。落實公司會議精神的情況匯報應以文件形式上報。

五、凡打印的錯文件應及時銷毀，以免機密外泄。

六、借閱文件超過八小時的應辦理借閱手續(xù)，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準。

檔案工作規(guī)章制度6

一、主題內(nèi)容與適應范圍

本制度規(guī)定了綜合檔案室及其各崗位工作范圍、工作職責與權(quán)限。

二、綜合檔案室工作職責

1、認真宣傳貫徹《檔案法》以及上級對檔案工作的有關(guān)規(guī)定，切實加強對本校檔案工作的監(jiān)督指導，使檔案工作更好的為學校工作服務。

2、集中統(tǒng)一管理本校在工作活動中形成的各種門類和載體的全部檔案，積極提供利用，為本校各項工作服務。

3、制定本校檔案工作計劃、管理辦法規(guī)定。

4、對本單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導，并根據(jù)需要，組織必要的業(yè)務培訓。

5、指導、監(jiān)督、檢查和考核有關(guān)部門按照歸檔的范圍和要求做好文件材料的形成、積累和歸檔工作。

6、負責收集、接收、整理、統(tǒng)計、保管、開發(fā)利用本校的各類檔案和信息資料，為本校工作服務。

7、負責根據(jù)有關(guān)檔案鑒定的'規(guī)定，按期提供鑒定小組鑒定，辦理好手續(xù)，銷毀失去保存和利用價值和各類檔案材料。

8、參加基建工程竣工驗收等專項活動，及時收集、整理各種有關(guān)的技術(shù)文件資料，參加設備儀器的開箱活動，做好各種文件的歸檔工作，并提出對檔案工作的要求。

9、負責定期組織檔案管理網(wǎng)絡人員進行業(yè)務活動，加強業(yè)務學習，不斷提高網(wǎng)絡人員的業(yè)務水平。

10、加強對檔案庫房的管理，配置必要的設備，達到上級對檔案庫房的管理要求，加強對檔案管理人員的保密教育，嚴格執(zhí)行保密制度。

11、積極收集與學校各項活動有關(guān)的校內(nèi)外各類信息，逐步建立完整的信息系統(tǒng)。

12、認真完成領(lǐng)導交辦的其他工作。

檔案工作規(guī)章制度7

一、對形成的案卷要編號、填寫案卷目錄，做為查找利用的工具。

二、要設有專柜存放，專人管理或兼管。

三、室內(nèi)要搞好衛(wèi)生，空氣流通，又防鼠、防蟲措施，做到無塵，無潮濕，無蛀蟲害。

四、檔案柜要用鐵制卷柜，保證檔案安全。

五、在管理檔案的人員發(fā)生變動時，要及時清點、交接，履行交接手續(xù)。

六、對存放已久的檔案，要經(jīng)常翻閱檢查，發(fā)現(xiàn)紙張、字跡蛻變及時補救。

檔案銷毀制度

一、根據(jù)檔案的保管期限，將到期的'案卷抽出，經(jīng)核實后認為確無收藏價值，將其銷毀。

二、將即要銷毀的案卷，交檔案管理小組審閱，認為確無保存價值的當面銷毀。

檔案工作規(guī)章制度8

為使公司安全生產(chǎn)文件管理制度化、規(guī)范化、科學化，使得每次安全生產(chǎn)檢查能夠有確切可以查閱的資料和記錄，充分發(fā)揮各項安全記錄文件在安全生產(chǎn)中的重要作用，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。

安全文件管理目標及內(nèi)容：

1、安全管理各項臺賬要有專門的存放地點，并由專門人員進行管理。

2、要對文件的內(nèi)容、份數(shù)、標題等逐一核對，如發(fā)現(xiàn)不符應及時向上級報告。

3、應及時送交領(lǐng)導，不要擠壓。

4、應及時登記編號、分類整理并存檔，做好詳細記錄。

5、保存時，要保持文件的'完整性。

6、需上報的文件必須經(jīng)過負責人及法人的審核、簽字批準后方可上報，文件上必須詳細寫明文件標題、主送單位、經(jīng)辦人等。

7、存檔人員應及時分類整理、存檔，并統(tǒng)計編號、編制目錄等，以方便查閱。

8、存檔時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

9、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和詳細規(guī)定，不得將有密級文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所。

10、借閱時要明確責任人借閱時間和歸還時間。借閱人必須做好保密工作，不得翻印和復印，不能轉(zhuǎn)借他人。

11、對于不具備存檔和存查價值的文件應填寫《文件銷毀清單》，經(jīng)安全科長批準后，可以銷毀。

檔案工作規(guī)章制度9

一、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負責。

二、對上級部門發(fā)來的.文件，要進行文件、文號、機要編號的核定、登記。

三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

檔案工作規(guī)章制度10

第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。

第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務能順利開展。

第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。

第七條各類外借檔案必須嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補或復制。

一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。

二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》

三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。

四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準，方可查閱。

五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。

六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會辦公室進行處置。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的'文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第六條檔案的借閱與索取：

1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領(lǐng)導。

第六條檔案的銷毀：

1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

一、設備檔案的歸檔范圍

(一)設備儀器依據(jù)性文件材料。

(二)設備儀器隨機文件室材料。

(三)設備儀器運行、維護文件材料。

二、設備檔案的立卷歸檔要求

凡重要設備須歸檔的文件材料，在設備進單位時，應嚴格遵守設備開箱驗收制度，驗收時，須由檔案室人員、設備使用部門雙方到場驗收并填寫設備開箱驗收記錄，以保證設備檔案的完整、齊全。驗收完畢交檔案室保管。

三、設備檔案的歸檔時間

設備檔案的歸檔時間是隨時歸檔。

四、設備檔案的立卷要求

1、設備檔案文件材料要收集齊全，系統(tǒng)整理，書寫材料優(yōu)良，字跡工整、圖樣清晰、簽署完備，有利于長遠保存。

2、案卷裝訂應在組卷、卷內(nèi)文件排列和編目的基礎(chǔ)上進行。

3、案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊成統(tǒng)一幅面，一般以A4圖幅為標準。

4、長遠保存的案卷裝訂必須取掉金屬物。

5、案卷不裝訂時，其科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序。

6、案卷要整齊美觀。

五、設備檔案的借閱和保管

1、設備檔案應及時歸入檔案室專柜存放。各部門需要查閱時，可按規(guī)定向檔案室借閱，若要復印或常借等，必須經(jīng)分管領(lǐng)導同意，方可實施，任何科室和個人不得將其原始材料占為已有。

2、安監(jiān)局檔案室負責設備檔案的監(jiān)督、指導和檢查。

檔案工作規(guī)章制度11

1、文件分類

公司檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某個文件時，需要從所有的文件中一個一個的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是進行文件分類。

2、文件整理

分好類別的文件，不要一堆堆的散著，日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類別，進行逐一裝盒收納。

3、標簽標明

把文件逐一裝好之后， 記得一定要在各個檔案盒或文件夾上標明，注明此文件盒里裝的是哪類的文件，包括共有幾份，都要做個簡單說明。

4、特殊文件

每個公司都會有特殊的一些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對于這些文件，一定要做到單獨保管，并做好單獨的標記，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的`是，這一類文件，最好多加一把鎖。

5、鑰匙的保管

一般公司的檔案卷柜，都是由專門的人員進行保管的，平日里的鑰匙要做到不離身，下班后的鑰匙，根據(jù)公司規(guī)定進行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之后的責任不在自己身上，而隨身佩戴就表明自己一直承擔著責任，所以，對于鑰匙的保管，一定要謹慎， 不要隨意交給他人。

檔案工作規(guī)章制度（精選20篇）

在學習、工作、生活中，越來越多地方需要用到制度，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準則。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？下面是小編為大家整理的檔案工作規(guī)章制度（精選20篇），歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

檔案工作規(guī)章制度12

1、目的

為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

2、職責

2.1總經(jīng)理負責公司所有對外發(fā)文審批。

2.2管理中心經(jīng)理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

3、文件種類

3.1上行文:請示，報告，計劃，總結(jié)；

3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定；

3.3平行文:信函，會議紀要。

4、文件格式

4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。

4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。

4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項的單位。

4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的`和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚: 4.5標題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

4.6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；

5、文號

5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。

5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；

5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。

6、用印

6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應加蓋印章。

6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；

年月日6.3印章應蓋在落款和中間，即“騎年蓋月”位置。

7、文件管理

7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:

7.2正規(guī)文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。

7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。

7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。

7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

檔案工作規(guī)章制度13

1.技術(shù)文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類。“受控”文件指與質(zhì)量管理體系運行的有關(guān)文件。

2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。

3.文件領(lǐng)用者，因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經(jīng)常務副總審核、批準后方可領(lǐng)用。

4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經(jīng)常務總經(jīng)理批準后方可借閱。

5.作廢文件銷毀時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。

6.質(zhì)量記錄的.格式和內(nèi)容由使用部門設計，行政管理部門審查批準，統(tǒng)一編號控制。質(zhì)量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。

7.質(zhì)量記錄填寫：要求個部門質(zhì)量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質(zhì)量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改并簽名。

8.質(zhì)量記錄的借閱：外來人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務副總批準后辦理借閱手續(xù)借閱，公司人員經(jīng)行政部部長批準后，辦理借閱手續(xù)。

9.質(zhì)量記錄的管理和保存：質(zhì)量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實施。

10.各類質(zhì)量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂，行政部負責歸檔并規(guī)定期限保存。

11.質(zhì)量記錄銷毀：對于超過保存期的質(zhì)量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總審核批準后，進行銷毀并填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。

12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄，填寫《監(jiān)督檢查記錄》，發(fā)現(xiàn)問題及時進行糾正。

檔案工作規(guī)章制度14

一、總則

1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的'有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

檔案工作規(guī)章制度15

1目的

為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。

3定義

3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。

3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的'文件。

3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。

4職責

4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。

4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責

4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內(nèi)的制度文件。

4.3.2管理者代表負責組織相關(guān)部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。

5文件分級分類

5.1文件分級

5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。

5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務規(guī)范管理等方面的文件。

5.1.3三級文件：各職能管理、服務規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。

5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。

為加強干部檔案業(yè)務建設，提高干部檔案工作水平，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局頒布的《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省干部檔案工作情況，特制訂本細則。

一、干部檔案管理體制、機構(gòu)和職責

（一）干部檔案管理體制：

干部檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負責的管理體制。省直單位，對直屬單位的干部檔案，實行廳局集中管理。地市直單位，管理干部檔案不足100卷的要集中到地市委組織部管理或組織部、人事局管理。縣（市、區(qū)）以下機關(guān)單位的子部檔案，實行由縣委組織部集中管理或由縣委組織部、縣人事局、縣教委相對集中管理。企事業(yè)單位的干部檔案，具備保管條件的，由組織或人事部門一家集中管理；不具備保管條件或干部檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理干部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其干部檔案要固定專人、專庫管理，業(yè)務工作要接受本單位組織部門的領(lǐng)導和上級有關(guān)業(yè)務部門的檢查指導。

（二）干部檔案工作機構(gòu)：

地、市、縣（市、區(qū)）委組織部和省直單位要建立干部檔案工作機構(gòu)，負責對本地區(qū)、本部門、本系統(tǒng)的干部檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。每管理一千人的檔案配備一名專職干部，地、市委組織部要配備業(yè)務指導人員，縣（市、區(qū)）委組織部和省直有業(yè)務指導任務的單位，也要配備相應的業(yè)務指導人員。縣以下實行集中或相對集中管理干部檔案的單位和企事業(yè)管理干部檔案的單位，根據(jù)上述原則要配備專職人員。不需要建立機構(gòu)的單位，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。

（三）干部檔案管理部門的職責

1、保管干部檔案，為國家積累檔案史料；

2、收集、鑒別和整理干部檔案材料；

3、辦理干部檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞和統(tǒng)計；

4、登記干部職務、工資的變動情況；

5、為有關(guān)部門提供干部的情況；

6、做好干部檔案的安全、保密保護工作；

7、調(diào)查研究干部檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導；

8、推廣、應用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)；

9、定期向檔案館（室）移交死亡干部的檔案；

10、辦理其他的關(guān)事項。

二、干部檔案管理范圍

(一)在職干部檔案的管理：

1、在職干部檔案的管理，按照管理體制集中或相對集中管理；

2、縣級以上協(xié)管干部的單位，可管理協(xié)管干部檔案的副本；

3、軍隊干部兼任地方職務的，其檔案正本由軍隊保管。地方干部兼任軍隊職務的，其檔案正本由地方保管；

4、干部檔案管理人員及其在本管理范圍的直系親屬的檔案，由所在單位組織指定有關(guān)部門專人保管；

5、不管理干部檔案的干部所在單位組織人事部門，根據(jù)工作需要可復制干部職務變動登記表、工資變動情況登記表。此表不隨干部調(diào)動而轉(zhuǎn)遞，干部調(diào)出后，原單位可自行銷毀。

(二)退(離)休干部檔案的管理：

干部退(離)休以后，其檔案仍由原檔案管理部門保管。

(三)死亡干部檔案的管理：

1、省委管理的干部死亡后，其檔案由原管理部門保管五年后，移交省檔案館保存；

2、其他干部死亡后，其檔案由原管理部門保管五年后，省直單位的，移交省檔案館保存；地市以下單位的，移交同級檔案館保存。

(四)其他干部檔案的管理:

1、干部辭職、退職、自動離職、被辭退(解聘)后，未就業(yè)的其檔案仍由原管理部門保管。另就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)的干部檔案管理部門或人事部門所屬的人才流動服務中心保管，不得轉(zhuǎn)給民辦單位保管；

2、干部被開除公職以后，未就業(yè)的，其檔案由原管理部門保管；另就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)給有關(guān)的人事部門保管。凡通過勞動部門就業(yè)的，其檔案由有關(guān)的勞動部門保管；

3、干部在受刑事處分和勞動教養(yǎng)期間，其檔案由原管理部門保管。刑滿釋放和解除勞教以后，重新安排工作的，其檔案由有關(guān)的人事部門或人事部門所屬的人才流動服務中心保管。凡通過勞動部門就業(yè)的其檔案由有關(guān)的勞動部門保管；

4、干部出國不歸、失蹤、逃亡以后，其檔案由原管理部門保管。

三、干部檔案材料的收集、鑒別與歸檔

(一)干部檔案材料的收集

為了使干部檔案能夠適應干部工作的需要，要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績的材料，充實檔案內(nèi)容。

1、收集歸檔的范圍：

(l)干部調(diào)配(轉(zhuǎn)業(yè)安置)、任免、考察考核等工作中形成的各類人員登記表(如干部履歷表、履歷書和教師、職工、醫(yī)務人員、軍人登記表等)，任免呈報表(包括上報的考察材料)，鑒定、干部考核登記表、民主評議和組織考核形成的綜合材料，退(離)休審批表和軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表；

(2)錄用和聘用干部工作中形成的錄用和聘用審批表、聘用干部合同書、政審(考核)材料、續(xù)聘審批表、解聘辭退材料；

(3)辦理出國、出境人員審批工作中形成的審批表、登記表及在國外、境外表現(xiàn)情況的鑒定材料；

(4)黨代會、人代會、政協(xié)會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會等會議形成的代表登記表和委員的簡歷、政績材料；

(5)辦理干部工資、待遇工作中形成的登記表、審批表和解決 待遇問題的批復材料；

(6)國民教育、成人教育和干部培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表、授予學位的材料、學歷證明書、培訓結(jié)業(yè)成績登記表、學習鑒定材料；

(7)評聘專業(yè)技術(shù)職務(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)職務任職資格申報表、專業(yè)技術(shù)職務考績材料、聘任專業(yè)職務的審批表、套改和晉升專業(yè)職務(職稱)審批表；

(8)更改干部的姓名、民族、年齡、國籍、人黨人團時間、參加革命工作時間等過程中形成的個人申請、組織審查報告、上級批復及所依據(jù)的證明材料

；(9)黨團組織建設中形成的材料：已批準轉(zhuǎn)正的中國共產(chǎn)黨入黨志愿書、入黨申請書(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料，黨員登記表、個人總結(jié)、不予登記的決定、組織審批意見及依據(jù)的材料，民主評議黨員中形成的組織意見、民主評議黨員登記表、優(yōu)秀黨員事跡及組織審批材料，認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；共青團入團志愿書、申請書、團員登記表，優(yōu)秀團員事跡材料，退團材料；加入民主黨派的有關(guān)材料；

(10)干部審查工作中形成的調(diào)查報告、結(jié)論、上級批復、個人對結(jié)論的意見、檢查交待或說明的材料，以及作為依據(jù)的調(diào)查證明材料；甄別、復查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報告、批復及有關(guān)的主要依據(jù)材料；

(11)表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎通報材料；

(12)組織布置填寫的履歷、自傳、組織鑒定、自我鑒定材料；

(13)紀律檢查、監(jiān)察和行政管理等工作中形成的處分決定（免予處分的意見）、記過材料、查證核實報告、上級批復、本人對處分決定的意見和檢查、交待材料，通報批評材料。法院審判工作形成的判決書、復查甄別報告、決定、上級批復材料；

(14)干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著、有重大影響的論文(如獲獎或在全國性的報刊上發(fā)表的)等目錄；

(15)體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料；(16)辦理干部喪事活動中形成的悼詞(生平)，報紙報道的消息、訃告，非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)情況的遺書，干部死亡報告表；

(17)其他可供組織參考的有保存價值的材料。

2、收集歸擋的方法：

(1)省委組織部可根據(jù)工作需要及檔案中缺少材料的情況，有計劃地布置填寫干部履歷表，做鑒定、寫自傳等，并及時將這些材料補充進干部檔案。

(2)各級黨和國家機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位的有關(guān)部門，要建立主動送交干部檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的干部檔案材料送交有關(guān)干部檔案管理部門歸檔。

(3)干部檔案管理部門要訂閱有關(guān)報刊，經(jīng)常了解和掌握形成干部檔案材料源的信息，溝通渠道，建立聯(lián)系制度，不失時機地向形成材料的部門收集應歸擋的材料。

(二)干部檔案材料的鑒別與歸檔：

1、干部檔案材料的鑒別工作，是干部檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真?zhèn)危卸ú牧系谋４鎯r值，確定其是否歸入干部檔案的工作。

2、鑒別歸檔材料，必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神，以《干部檔案工作條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，嚴肅認真地進行。

3、鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價值，確定材料是否歸入檔案。

4、鑒別歸檔材料的具體做法：

(1)判定材料是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于干部檔案內(nèi)容和重復多余的材料，應清理出來。對其中有保存價值的文件、資料，可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。不屬于規(guī)檔范圍的材料，不得擅自歸檔。不屬于干部檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價值又不宜退回本人的材料，必須詳細登記，并報請主管領(lǐng)導批準銷毀。

(2)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應具備審查結(jié)論、調(diào)查報告、上級批復、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報告、上級批復、個人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷取Ｉ鲜霾牧希瑢儆诔商椎模仨汖R全。每份歸襠材料，必須完整。對頭尾不清，來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料不能歸檔。

(3)審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面，任免呈報表須注明任免職務的批準機關(guān)、批準時間和文號。出國、出境審批表，須注明出去的任務、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，要及時通知形成部門補送和補辦手續(xù)，形成材料的部門要按規(guī)定認真辦理。

(4)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入干部檔案，應交有關(guān)組織處理。

(5)鑒別時，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料，要及時進行登記并收集補充。

5、凡屬于應歸入干部檔案的材料，均應按照干部檔案整理工作的要求，進行整理立卷。

6、干部檔案材料必須統(tǒng)一使用“十六開”規(guī)格的辦公用紙，左邊留出2.5厘米裝訂線。不得使用圓珠筆、鉛筆，紅色及純藍墨水和復寫紙書寫，不得使用復印件。

四、干部檔案的整理

干部檔案的整理工作，是檔案建設的基礎(chǔ)工作之一。它是將收集起來的每個干部的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目，技術(shù)加工和裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對檔案內(nèi)容進行補充的工作。

(一)干部檔案整理工作的要求：

1、整理干部檔案，須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

2、整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、分類紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。

3、整理干部檔案的人員，必須努力學習黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責做好整理工作。

(二)干部檔案的內(nèi)容：

各級組織、人事部門對所管理干部都要建立干部檔案。干部檔案分為正本和副本，副本根據(jù)工作需要建立。

1、干部檔案正本由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。內(nèi)容及其分類：

第一類　履歷材料；

第二類　自傳材料；

第三類　鑒定、考核、考察材料；

第四類　學歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務材料(包括學歷、學位、學績、培訓||結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務、成績、審批材料)；

第五類　政治歷史情況的審查材料(包括甄別、復查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料)；

第六類　參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料；

第七類　獎勵材料(包括科學技術(shù)和業(yè)務獎勵、英雄模范先進事跡)；

第八類　處分材料(包括甄別、復查材料，免于處分的處理意見)；

第九類　錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料；

第十類　其他可供組織上參考的材料。

2、于部檔案副本是干部檔案正本主要材料的復制件。干部檔案副本的具體內(nèi)容，由正本中以下主要材料的復制件(或重復件)構(gòu)成第一類的近期履歷材料；

第三類的主要鑒定、干部考核材料；

第四類的學歷、學位和評聘專業(yè)技術(shù)職務的材料；

第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論(包括甄別、復查結(jié)論)材料；

第七類的獎勵材料；

第八類的處分決定(包括甄別、復查結(jié)論)材料；

第九類的任免呈報表和工資待遇、出國審批材料。

其他類別如有重復的材料，也可歸入副本。

(三)干部檔案材料的分類說明：

將經(jīng)過鑒別的材料按照干部檔案十類內(nèi)容的劃分進行認真地分類。

第一類　履歷材料

履歷材料主要指本人填寫的屬于個人經(jīng)歷和基本情況的表格材料。

1、干部履歷表(書)、簡歷表；

2、干部、職工、教師、醫(yī)務人員、軍人、學生等各類人員登記表，個人簡歷材料，更改姓名的材料；

3、部隊轉(zhuǎn)業(yè)干部的檔案中合訂的“履歷書”應拆開按履歷、自傳、鑒定、政歷問題結(jié)論四個部分，分別歸入一、二、三、五類。其第一類履歷部分可包括本人履歷、家庭情況，愛人情況、社會關(guān)系，軍銜等級登記表；

4、黨、團員干部登記表、簡歷表；

5、后備干部登記表(提升后歸入本人檔案)。

第二類　自傳材料

1、凡由本人撰寫的敘述本人經(jīng)歷、思想變化過程以及交待家庭情況、社會關(guān)系等內(nèi)容的材料，均屬自傳或自傳性的材料；

2、在審干中，組織上讓本人寫的交待本人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系等內(nèi)容的材料應歸第五類；

3、帶自傳或履歷的簡歷表，以自傳為主的，歸入此類。

第三類鑒定、考核、考察材料

1、鑒定是指本人工作、學習、勞動一個時期或工作調(diào)動以及參加臨時工作結(jié)束時本人寫的優(yōu)、缺點總結(jié)和組織上做的評語。如： 干部鑒定、學員鑒定、學生畢業(yè)鑒定、工作鑒定、勞動鑒定、社教鑒定、組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料作為干部調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料；

2、考察材料是指組織上根據(jù)某種工作需要，對干部的歷史、現(xiàn)實德、才表現(xiàn)在一定范圍內(nèi)進行的全面考察了解形成的綜合性材料.(干部任免工作中形成的綜合性考察材料隨干部任免呈報表歸入第九類)；

3、考核材料是指組織上在一定時期，按照一定的要求對干部本人的德、才表現(xiàn)進行全面了解考察所整理的材料。如：組織、人事部門年終對干部考核所形成的干部考核登記表，干部考核和民主評議的綜合材料。

第四類　學歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務材料(包括學歷、學位、學績、培訓結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務、考績、審批材料)

1、學歷、學位、學績和培訓情況的材料指：

(1)報考高等院校及中等專業(yè)學校學生登記表、審查表、畢業(yè)登記表、成績表；各級黨校、各類培訓班、進修班學員登記表，學習成績表；初高中畢業(yè)生成績表、干部文化補習登記表、成績表；選拔留學生審查登記表；

(2)教育部門出具的學歷證明(必須是在現(xiàn)有的檔案材料反映不出學歷的情況下，經(jīng)教育部門認可的學歷證明)；

(3)各大學畢業(yè)生學位評定書、晉升學位審批表。

2、評聘專業(yè)技術(shù)職務材料指：

(1)專業(yè)技術(shù)職務任職資格申報表，專業(yè)技術(shù)職務考績材料，聘任專業(yè)技術(shù)職務審批表，套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(職稱)審批表；

(2)干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的)等目錄。

各種試卷和論文、著作一律不得歸入干部檔案。

第五類　政治歷史情況的審查材料(包括甄別、復查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料)

1、審查干部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調(diào)查報告、審查結(jié)論、上級批復、本人對結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證明材料；甄別、復查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報告、批復及有關(guān)的依據(jù)材料；

2、入黨、入團、參軍、出國等政審材料；

3、“文革”前主要社會關(guān)系政治歷史情況的證明以及有關(guān)問題過去檔案中有記載現(xiàn)已平反的證明；

4、有組織審查結(jié)論意見的調(diào)查表、審查表，階級關(guān)系登記表等材料；

5、政治歷史問題與違紀錯誤混同一起的結(jié)論、調(diào)查報告、處分決定等材料，一律歸第八類。凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀錯誤為主的歸第八類；

6、更改干部的人黨、人團、參加工作時間、年齡、民族、國籍的組織審查意見，上級批復以及所依據(jù)的證明材料；

7、關(guān)于人伍時間的批注。

第六類　參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料

1、入黨、人團志愿書、申請書、轉(zhuǎn)正申請書(如申請書份數(shù)較多的，一般放1一2份系統(tǒng)的)；

2、取消預備黨員資格的組織意見，延長入黨預備期的有關(guān)材料；

3、中國共產(chǎn)黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料；

4、民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料；

5、退團材料；

6、加人民主黨派的有關(guān)材料；

7、開除黨籍、團籍處分的材料可按政歷問題或違紀案件分別歸人五類或八類，其入黨人團志愿書仍放在第六類，但需在封面注明“×年×月×日經(jīng)××黨委(團委)批準開除出黨(團)”的字樣。

第七類　獎勵材料(包括科學技術(shù)業(yè)務獎勵、英雄模范先進事跡)

1、創(chuàng)造發(fā)明事跡獎勵材料；

2、各種科學技術(shù)業(yè)務獎勵材料；

3、各級組織授予勞動模范、先進工作者、優(yōu)秀黨員、三八紅旗手、新長征突擊手、戰(zhàn)斗英雄等稱號的審批表(授獎決定)和事跡材料；

4、立功受勛材料；

5、嘉獎、通報表揚等材料。

第八類　處分材料(包括甄別、復查材料、免于處分的處理意見)

1、干部違犯黨紀、政紀、國法所受的處分決定(免于處分的處理意見)、查證核實報告，上級批復，本人對處分的意見和檢查、交待材料；

2、通報批評材料；

3、甄別、復查報告、決定，上級批復及本人意見；

4、原定右派經(jīng)復查改正后有關(guān)的改正結(jié)論、報告、改正的依據(jù)材料及原定右派的決定、因右派而受降職、降薪、開除黨籍等處分的材料；

5、反右傾斗爭受處分后經(jīng)甄別平反，其甄別平反材料；

6、“文革”中犯有嚴重錯誤或經(jīng)審查已定為“三種人”的結(jié)論(決定)、上級批復、報告及本人檢查材料；

7、“文革”中犯有一般性錯誤的上級批復、決定(報告)、專題考察材料、主要證明材料；

8、經(jīng)過核查記錄在案材料；

9、法院審判工作形成的判決書等。

第九類　錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料

1、干部工資級別登記表、職務工資變動登記表、干部調(diào)資審批表，定級和解決待遇的審批材料；

2、干部任免呈報表(包括考察材料)，一般干部評定職級審批表；錄用和聘用審批表，聘用干部合同書，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料；招工、人伍(兵役登記表)審批表；復員軍人登記表、軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表，軍銜審批表；以工代干轉(zhuǎn)干人員審批表，民辦教師轉(zhuǎn)正審批表；退(離)休人員提高待遇審批表，退(離)休、退職人員審批表；

3、出國、出境人員審批表；

4、黨代會、人代會、政協(xié)會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表。

第十類　其他可供組織上參考的材料

有殘疾的體檢表、殘廢等級材料；干部逝世后報紙報道的消息或訃告、悼詞(生平)、干部死亡報告表、非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)情況的遺書等。

(四)干部檔案材料的排序與編目：

l、檔案材料的排序

每類干部檔案材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。排序的基本方式：

(l)按檔案材料形成時間排序的：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料。

(2)按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系排序的：第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排序為：上級批復、結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告、證明材料(根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應集中排列)，本人檢討或交待材料等。有甄別、復查、平反結(jié)論的應分別排在原結(jié)論的前面。不同問題分別作了結(jié)論的，可將每個問題的有關(guān)材料排在一起。同一問題多次審查的，應將每次審查形成的材料排在一起，并將最后一次審查的全部材料排在最前面，其余材料按形成時間順序排列。

(3)第六類　為便于補充材料，排列順序是：入團志愿書、人團申請書、退團材料；加人民主黨派材料；入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、延長預備期材料。其他黨員材料(如：黨員登記表、民主評議黨員登記表等)按時間順序依次排列。

(4)第九類　按檔案材料性質(zhì)和時間順序相對集中排序：

第一項　工資情況材料；

第二項　任免材料(指檔案材料的分類說明中第九類第2條內(nèi)容)；

第三項　出國、出境材料；

第四項　其他材料(指檔案材料的分類說明中第九類第4條內(nèi)容)。材料排序后要用鉛筆在每份材料第一頁的右上角注明類號和順序號。如第一類第四份材料可寫為“1一4”，第九類第二項第三份材料可寫為“9－2－3”。

2、檔案材料的編目

每卷干部檔案必須有詳細的檔案材料目錄，目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認真進行編寫。具體要求：

(1)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫，每類(每項)目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。類號用漢字碼，順序號用阿拉伯數(shù)字(每類每項目錄上的類號和順序號要與材料上的類號、順序號相一致)。

(2)根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應擬定題目。證明材料寫明何人證明的材料。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明。填寫目錄不得以點代字。

(3)材料形成時間。材料形成時間要填清年、月、日，沒有時間的要盡量查明。一份材料有幾個時間的，本人填寫的材料以本人簽字為準；經(jīng)組織審查或整理的材料以最后的批準時間為準；復制的檔案材料，采用原材料的形成時間。

(4)填寫材料份數(shù)。以每份完整的材料為一份(包括附件)，除有原件附復制的材料填寫兩份外，其它一律填一份。

(5)填寫材料頁數(shù)。材料頁數(shù)的計算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應如數(shù)填寫；無頁碼標記的材料，每單面為一頁，封面封底不計算頁數(shù)(需用鉛筆在材料的下角注上頁碼)，空白紙可剔除。

(6)書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆，紅色及純藍墨水書寫目錄，也不準勾抹、涂改、粘貼目錄。目錄填寫后，要檢查核對，做到準確無誤。

(五)干部檔案材料的復制與技術(shù)加工：

l、材料的復制

(l)檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時，須進行搶救。搶救 材料，一般可采用修復、復印、打印、抄寫等方法。凡打印、抄寫的材料，必須認真細致核對無誤，注明復制單位和日期。隨原材料一同裝人卷內(nèi)。

(2)建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進行復制，將復制件存副本，其原件必須存入正本。

2、技術(shù)加工

為便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應進行技術(shù)加工。其主要方法：

(l)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨罚苑乐寡趸P毀材料；

(2)對已破損、卷角、折皺的材料，進行裱糊。裱糊時注意不要損壞原件的字跡和印章；

(3)對小于16開規(guī)格或紙質(zhì)次的檔案材料，應粘在襯紙上，紙張過小而頁數(shù)多的材料，應將每頁攤開粘在襯紙上；

(4)對超出16開規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行剪裁；不能剪裁的材料，須進行折疊。折疊時，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊，橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀；

(5)裝訂邊過窄或裝訂眼過多、眼距不標準、破損未空出裝訂線的檔案材料，須進行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內(nèi)容；

(6)一份材料未裝訂在一起的，要縫在一起并加裝訂邊；

(7)一般不要把一類或幾份材料縫在一起；

(8)材料右上角原有的類號、順序號、頁碼等要做處理。鉛筆寫的要擦掉；

(9)裱糊用的襯紙，必須采用韌性較好的白紙，襯紙的大小要與檔案目錄紙相一致；

(10)裱糊可采取縫紉或化學膠水、漿糊粘貼的辦法，膠水和漿糊必須能防蟲蛙、防腐蝕，裱糊時要防止折皺，裱糊后的檔案材料要壓平?jīng)龈桑坏迷陉柟庀卤窕蚴褂酶邷貭C烤；

(11)裱糊方法可采用單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。

(六)干部檔案的裝訂與驗收入庫：

每個干部的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄一律放在卷首(干部職務變動登記表、工資變動情況登記表放目錄之后，此表不填寫目錄)，材料排列順序要與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實實用。具體做法：

1、將目錄與材料核對無誤；

2、把全卷材料理齊。材料條件好的應做到四邊整齊，條件較差的左、右、下邊也要整齊。裝訂后，卷內(nèi)材料不準超出卷皮；不準用刀切邊，以防切掉文字；

3、材料一律正裝。即：橫寫的材料名稱在上；豎寫的材料名稱在右；

4、干部檔案五類、八類材料過多的，可單獨裝訂成卷。每卷都要按類別、內(nèi)容填寫目錄，并在第一卷目錄中注明“五類或八類另裝成卷”；

5、一律使用《干部檔案工作條例》附件一規(guī)定的標準干部檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡化字代替；

6、干部檔案整理裝訂成卷后，必須進行認真細致的檢查，經(jīng)驗收合格后，方能入庫；

7、干部檔案的整理工作，均應按本細則要求進行。

(七)干部檔案整理工作的注意事項：

干部檔案整理工作人員必須認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

l、在整理檔案時，嚴禁吸煙，以確保檔案的安全；

2、不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料，3、不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導審查批準后分別情況予以處理；

4、在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔 案材料和泄露干部檔案內(nèi)容。

五、干部檔案的保管與保護

根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求，對干部檔案應嚴密、科學地保管。(一)為確保檔案的絕對安全，干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜。庫房面積每手 卷不少于20-25平方米，庫房內(nèi)應設置空調(diào)、去濕、滅火等設備。

(二)庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經(jīng)常檢查，要保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度(要 求：溫度14℃-24℃，相對濕度45-65%)，庫內(nèi)不準存放無關(guān)物品。

(三)無關(guān)人員不得進入檔案庫房。庫房內(nèi)嚴禁吸煙，更不準明火進人庫房。

(四)干部檔案管理部門，要設置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。不得在庫房內(nèi)閱檔或辦公。

(五)保管干部檔案，應建立登記和統(tǒng)計制度。每年全面檢查核對一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

(六)干部檔案管理工作所需必要的設備和業(yè)務經(jīng)費，要單獨立項，列人本地區(qū)本部門預算統(tǒng)籌解決。各級黨委、政府有關(guān)職能部門要給予支持。所撥專款不得挪作它用。

（七)干部檔案管理部門，要經(jīng)常檢查檔案保管與保護工作，針對存在的問題，提出建議，主管領(lǐng)導要及時采取措施予以解決。如發(fā)生失火、被盜，霉變、蟲蛙等問題，要追究有關(guān)人員的責任。

(八)要不斷地研究和改進檔案的保管方法和保護技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。

(九)檔案卷皮、目錄和檔案袋(檔案盒)的樣式、規(guī)格按規(guī)定的標準統(tǒng)一制作。

(十)嚴禁任何個人私自保存他人檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，應視情節(jié)輕重，予以嚴肅處理。對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

六、干部檔案的提供利用

(一)利用干部檔案的原則：

1、干部檔案主要是供黨委和組織、人事部門在干部考察、任免、調(diào)動、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等工作時使用，其他一般不予查閱。干部親屬入黨、人團、升學、參軍等政審，應由干部本人所在單位黨組織出據(jù)證明材料，調(diào)查人不得查閱干部檔案。編寫黨史、軍史、革命斗爭史、地方志和撰寫人物傳記等，一般不得查閱干部檔案，可直接向干部本人采訪。如該干部已經(jīng)死亡或因年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可查閱其履歷和自傳的有關(guān)部分。凡因了解干部的人黨、入伍時間和與他人案件有密切關(guān)系，而該干部已經(jīng)死亡或因病不能口述和書寫，無法直接提供情況以及其他特殊原因，須查閱其檔案取得證明材料的，要從嚴掌握，經(jīng)批準后，只能查閱有關(guān)材料。

2、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

3、非黨領(lǐng)導干部和非組織人事部門不予查閱干部檔案，困工作需要了解干部的情況時，須經(jīng)黨委(黨組)負責人同意后由檔案管理部門提供有關(guān)情況。

(二)利用干部檔案的手續(xù)：

1、利用單位必須填寫《查閱干部檔案審批表》，按照查閱干部檔案規(guī)定辦理審批手續(xù)。不得憑借調(diào)查證明材料介紹信和行政介紹信查閱干部檔案。

2、查閱中央管理的干部檔案，由各地、市委，省直各部、委、辦、廳(局)黨組，省屬太專院校、企業(yè)黨委負責人簽字加蓋黨委(黨組)印章，報請省委組織部審核同意后，由省委組織部干部檔案管理部 門辦理有關(guān)查閱手續(xù)。

3、查閱省委管理的干部檔案，由各地、市委，省直各部、委、辦、廳(局)黨組，省屬大專院校、企業(yè)黨委負責人簽字加蓋黨委(黨組)印章，報請省委組織部審核同意后，方可查閱。

4、跨省、市、自治區(qū)查閱省管干部的檔案，由省、市、自治區(qū)黨委組織部互相聯(lián)系辦理。

5、查閱本單位管理的干部檔案，必須是本單位管理干部的部門，查閱時也要健全審批手續(xù)和查閱登記。

(三)利用干部檔案注意事項：

l、到上一級檔案管理部門查閱干部檔案，必須統(tǒng)一由同級黨委組織部干部檔案管理部門填寫《查閱干部檔案審批表》，辦理審批手續(xù).檔案管理部門，要根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提供什么材料。

2、查閱干部檔案，利用單位應派中共黨員干部持《查閱干部檔案審批表》和工作證到保管部門查閱室查閱。檔案一般不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)過主管部門負責人批準，并嚴格執(zhí)行登記手續(xù)。借用檔案的單位，要嚴格保密，妥善保存，不準轉(zhuǎn)借，不準交無關(guān)人員和干部本人翻閱，確保干部檔案的絕對安全，并限期歸還。

3、查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違犯者應視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀律處分，屬于假公濟私者按違犯《中華人民共和國檔案法》處理。

4、借用、查閱檔案的單位或個人，不得擅自拍攝復制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示干部檔案主管部門審查批準后才能復制(拍攝)。

(四)各級組織、人事部門，應根據(jù)上述原則結(jié)合具體情況，對本單位管理的干部檔案的借閱范圍、批準權(quán)限、登記、歸還手續(xù)等作出具體規(guī)定。

七、干部檔案的轉(zhuǎn)遞

(一)干部工作調(diào)動或職務變動后應及時將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位。

(二)轉(zhuǎn)遞檔案應遵守下列規(guī)定：

1、干部檔案應通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派黨員干部專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶；

2、縣及相當于縣以上的各級黨委組織、人事部門，可以直接轉(zhuǎn)遞干部檔案；

3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂，沒有整理的檔案或已整理但存有零散材料的檔案不準轉(zhuǎn)遞，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)去。接收單位對轉(zhuǎn)人的檔案要認真檢查。各級組織人事部門在干部調(diào)動、任免等工作中對呈報的沒有整理的或存有零散材料的檔案，可暫緩研究審批，待原呈報單位將檔案整理后再研究審批；

4、轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細登記，嚴密包封；

5、收到檔案的單位，經(jīng)核對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章立即退回。逾期一個月未退回執(zhí)的，轉(zhuǎn)出單位應寫信催問，以防丟失；

6、為使干部檔案能夠隨著干部調(diào)動或職務的變動而及時轉(zhuǎn)遞，干部調(diào)配、任免工作部門應將干部調(diào)人單位和任免通知及時告訴干部檔案管理部門，并建立必要的聯(lián)系制度。

(三)嚴格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生“無頭檔案”。對已出現(xiàn)的 “無頭檔案”，應認真查轉(zhuǎn)。對確屬查不到干部下落的，凡有保存價值的檔案材料，可移交干部原籍檔案館保存。

八、干部檔案工作的組織領(lǐng)導和隊伍建設

(一)各級組織、人事部門，應加強對干部檔案工作的領(lǐng)導，列入議事日程，及時研究工作中出現(xiàn)的問題，切實采取有效措施，解決干部檔案業(yè)務建設中的人員配備、庫房建設及添置必要的設備和業(yè)務經(jīng)費等問題；不斷改進干部檔案管理工作，提高科學管理水平。

(二)各級黨委組織部門對同級和下級的干部檔案工作，在業(yè)務上負有監(jiān)督、檢查和指導的責任。其具體任務是：

1、了解干部檔案工作情況；

2、研究解決干部檔案工作中的問題，根據(jù)中央和省的有關(guān)方針、政策制定有關(guān)規(guī)定和辦法；

3、推廣干部檔案工作先進經(jīng)驗；

4、召開干部檔案工作會議；

5、對干部檔案工作人員進行業(yè)務培訓。

(三)各級組織、人事部門，要注意力日強干部檔案工作隊伍的建設，選調(diào)政治上可靠、作風正派、責任心強、具有中專(或高中)以上學歷的黨員干部從事干部檔案管理工作，并注意對他們的教育和培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作和生活，充分發(fā)揮他們的積極性與創(chuàng)造性。要妥善地解決他們的職級待遇，按國家統(tǒng)一規(guī)定評定專業(yè)職務，保持隊伍相對穩(wěn)定。對那些為檔案工作做出貢獻的同志，應給予表揚和獎勵；對失職者，應視情節(jié)輕重，給予批評教育直至紀律處分。

(四)干部檔案工作人員在干部檔案建設和管理工作中承擔著十分重要的責任，應具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，必須做到以下要求：

1、堅持四項基本原則，認真學習馬列主義、毛澤東思想和黨的各項方針、政策，努力提高政治思想水平；

2、熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務，提高業(yè)務水平和工作能力，積極為干部工作服務；

3、嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規(guī)定，保護檔案的安全，不得泄露檔案內(nèi)容；

4、堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規(guī)章制度辦事；

5、工作調(diào)動時，必須做好檔案和檔案材料及業(yè)務文件等交接工作。