2015年1月中央電大專科《辦公室管理》試題及答案

一、單項選擇題

1．文員在進行辦公室布置時，以下哪一項行為是不適宜的？(C)

C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方

2．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？(A)

A．傳達可以根據上司主要意思，夾進自己的意見

3．文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內容的打印順序應該是(C)。

C．姓名、部門、地址、國名

4．以下哪個標準不是文員分揀郵件應該遵守的？(C)C．按私人公務標準分揀

5．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中(C)。C．與發言者用詞不一致但意思完全一致

6．文秘人員在差旅結束后，應該(B)。

B．整理好出差過程中的單據、憑證，及時辦理報銷、結算事宜

7．文員根據上司指示，向對方要求約會時，以下哪個做法是錯誤的？(D)

D．如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會

8．當文員獲知業務相關單位或人員婚喪喜慶的消息后，首先應(D)。D．查證消息的可靠性

9．接受忠告的反應應該是（D)。D．切勿感情用事

10．無紙化辦公過程中，應該(A)。

A．對電子文件采取嚴格的安保措施，保證其不被非正常改動

二、判斷題

11．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（錯)

12．文員對上司進言，無論是關于什么事，都應該在個別場合私下表達。(錯)

13．正確的郵件信封拆封位置是在信封的右邊側。(對)

14．介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。(對)

15．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。(錯)

16．上司和文秘人員必須在周末核對下周的行動計劃，或是每天早上核對當天的行動計劃。（對)

17．交際應酬要講求時效，若時機錯過再補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。

（對)

18．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。(錯)

19．社交交談中，一般忌諱談對方的個人私生活話題。(對)

20．文本文件是沒有格式控制的純字符文件，在使用時不受計算機軟硬件類型的控制，兼容性好。(對)

三、簡答題。

21．簡述辦公室的四種含義。

參考答案：

(1)廣義的：泛指一切辦公場所，區別于教室、車間、醫療室、實驗室等。

(2)狹義的：是指某一類職業人員或某一級職務人員的辦公場所，如廠長辦公室等。

(3)特指的：黨和政府機關、企事業單位內的綜合辦事機構，級別高的又稱辦公廳，如河北省政府辦公廳。

(4)專指的：某種專門的獨立的工作機構，如國務院臺灣事務辦公室。

22．會見與會談的前期準備工作有哪些？

參考答案：

(1)確定議題和明確目標。

(2)收集信息和分析雙方材料。

(3)確定參加人員。

(4)雙方協商時間、地點。

(5)布置座位。

四、設計題

23.辦公室的清理和清掃方法。

參考答案：

文員應該參照以下標準做好辦公室的清理和清掃工作。

(1)辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。

(2)辦公用品。電腦、打印機等不用時要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。電話機聽

筒兩端要用消毒液定期消毒。其他物品養成隨時清理，歸置整齊的習慣。

(3)書架上的書籍、文件夾里的資料應該擺放整齊，沒有灰塵。

(4)地毯。每天打掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。

(5)整套沙發裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。

(6)抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完？打火機還能點燃嗎？煙火缸是否

清洗干凈？檢查清楚并收拾妥當。

(7)掛畫、擺設。用撣子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用。

(8)廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特別細心，因為可能有上司隨

手丟棄的機密文件或底稿，需要揀出來用碎紙機打碎，不可粗心大意地一倒了之。

五、案例分析題

24.小李受上司委托在浦東機場接待公司的一位重要客人。雙方見面后，小李寒喧到：“歡迎、歡迎”，嘴里說著，卻并不主動伸手；等客人伸手了，小李才與之相握。

接著小李一把拿過客人的行李，放入轎車后邊的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。”而后，自己坐到汽車后排座位上。

一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么……

問題：小李的很多做法不合乎禮儀，小李應該怎么做才是正確的？

參考答案：

(1)主人和客人之間，應該主人先伸手。

(2)在替客人拿行李前應征求同意：“我替你拿可以嗎？”

(3)哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。

(4)司機開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”。

(5)客人應該坐后排，小李應該坐副駕駛座。

(6)客人公司的一些內部情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題。

(7)應該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。