第一篇：辦公室文員崗位工作職責

辦公室文員崗位工作職責

一、辦公室管理

1.能夠遵守公司保密制度并服從辦公室管理制度

2.能夠依據崗位工作目標責任書為公司管理人員進行考核打分

3.能夠準時通知會議、并做好會議記錄

4.能夠根據公司會議制定的工作安排進行結果追蹤落實

5.能夠對公司管理人員工作出行進行登記

6.能夠對所保管的公司印鑒的使用及辦公耗材的領用進行詳細登記

7.能夠時刻保持會議室、辦公室衛生干凈整潔

8.能夠完成領導臨時交辦的工作

二、人事管理

1.能夠準確完整統計出公司所屬門店的工作人員名單，收集身份證復印件、填制上崗登記表、收集照片

2.離職、辭退人員有辭退申請

3.能夠準確統計出校領導、食堂超市員工真實生日

4.能夠定期或不定期抽查公司所屬門店的考勤記錄并負責審核

5.能夠準確統計出公司所屬食堂超市每月（周期）營業時間及就餐人數

三、檔案管理

1.能夠對公司下發文件及管理手冊等進行詳細登記并妥善保管

2.能夠對會議記錄及人事檔案分門別類妥善保管

第二篇：辦公室文員崗位工作職責

辦公室文員崗位工作職責

辦公室文員是公司的基層職員，一般從事文件處理工作，也有許多的公司從薪金上劃分員工/文員/職員的級別，但有些公司對辦公室文員的要求很高，也賦予一些權力。也有可能是踏入管理階層的第一步，那么辦公室文員崗位工作職責有哪些？

主要負責會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發，具體是：

1.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3.負責總經理辦公室的清潔衛生。

4.做好會議紀要。

5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

6.負責傳真件的收發工作。

7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。

10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。

11.每月環保報表的郵寄及社保的打表。

12.管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。13 社會保險的投保、申領。統計每月考勤并交財務做帳，留底。管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節儉。

16.接受其他臨時工作。

以上明確規定辦公室文員工作內容，但是在日常工作中，辦公室文員其實是勤雜工，時常加班到半夜，隨叫隨到，臨時替崗，并不是那么輕松容易的，月薪2000左右。而速錄文秘則不同，入職即以總經理助理、董事長秘書入職、起點高、輕松穩定，發展前景十分廣闊。

第三篇：辦公室文員職責及崗位細則

文員崗位職責

1、負責接聽、轉接外部電話；

2、負責接待來訪人員。

3、負責辦公室的各項資料的打印、復印、掃描、裝訂、銷毀等文秘工作。

4、負責做好各項會議安排、記錄、紀要、決議跟進。

5、負責公司傳真件、公文、信件、郵件、報刊、雜志、廣告頁等資料的簽收、整理、分送，并做好相關記錄。

6、做好公司宣傳專欄、網絡資料的組稿、更新。

7、負責辦公室各項檔案資料（包括電子檔）的收集、整理工作，負責與工作內容相關的各類文件的歸檔管理。

8、做好業務內勤工作。負責客戶資料的入檔；空白表單、合同的管理；參與市場宣傳、推廣、公關；能夠進行初級的客戶咨詢。

9、協助招聘，管理員工檔案,參與人事、業務等相關考核統計。

10、統計每月考勤，上報主管領導，并送交財務做帳，留底。

11、負責辦公室物品的保管、整理、出庫、入庫、發放、使用登記和離職時的收繳。

12、負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、復印機的具體使用和登記，管理辦公室各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節儉。

13、負責辦公室公共區域、總經理室的清潔衛生。

14、負責公司辦公場所的室內外綠化、盆景狀況的檢查監督，保證舒適良好的工作氛圍

15、負責下班時對整個辦公區的巡視，查看門窗、飲水機電源、電腦電源等關閉情況并做記錄。

16、負責公司全體員工的后勤保障工作，包括發放辦公用品、印制名片、辦理工卡、定水、定票、辦證、郵寄。

17、負責按時繳納水電、電話、網絡等常規性費用，確保暢通使用。

18、完成上級安排的其他臨時工作任務。

文員工作細則

一、前臺接聽來訪電話

1、三大注意：三聲之內接起，即使是你正在接聽一個電話；在電話中微笑；號碼四號一組。三大細節：在電話傍準備紙和筆；把握通話節奏，給對方留說話的時間；聲音適中，即讓對方聽清，又不影響他人。

2、做好前臺電話的轉接工作，有人需要轉接到總經理辦公室、財務室時需要與總經理、財務相關人員溝通好后方可接入。

3、出現電話沒有辦法轉接或是需要聽電話的員工不在辦公室時及時留下顧客的電話與姓名，方便公司員工與他取得聯系。每日要形成電話來訪登記，梳理匯總相關信息。

4、對來往電話接聽準確及時、聲音清晰、態度和藹，恰當使用禮貌用語；對緊急電話設法接通，未通者速報主管領導處理。

二、前臺接待來訪客人

1、客人來訪要主動微笑問候 “您好”“請問”“麻煩您稍等一下”，請客人到茶座就座，詢問來訪事由，確定被訪部門、被訪人，同時按照客人的需求送上飲品（給定咖啡、果汁、茶、水，讓客人選擇），通知被訪人接待；在客人與被訪人交流時，及時給與飲品添加、資料準備等方面的支持；客人離開時要從吧臺起身，盡量參與禮送，要有禮貌語“再見”“慢走”；客人離開后要及時收走紙杯，整理茶座。

2、一次性接待顧客三個以上時可以叫其他人員幫忙接待。

3、客人來訪，被訪人不在、并且不能很快返回時，要準確記錄來訪人的相關信息，及時通知被訪人，客人等候期間要主動呈遞公司資料及相關報刊雜志。

4、認真接待每一位客人，要做到語言禮貌、舉止文雅，體現節奏效率，傳遞公司文化，做好公司的形象窗口。

5、前臺每日要形成客人來訪登記，梳理匯總相關信息。

三、文書文秘工作

1、文件打印要實行標準化操作，初稿統一用環保紙打印，重要文稿的領導修改稿要妥善保存，打印文檔要分類執行統一版式、統一字號、統一臺頭。用印文件要有備份存檔，附用印審批，形成登記表。及時整理電腦中的電子文檔資料，合理歸檔。

2、打印、復印、掃描、傳真要執行登記制度，對文檔的內容、用途、頁張形成統計。要準備掌握各種文件、證照、資質的復印、掃描、傳真要求及技巧，體現專業精神。

3、文件的裝訂：常規文件采用左側二釘的方法裝訂，要求邊距適中；孔洞材料要求折頁整齊，美觀大方。對大于A4紙型規格的報表、圖樣等文字材料,應按照A4紙型的尺寸加以折疊,盡量減少折疊層次,折痕處應盡量位于字跡之外。文檔裝訂時,正文在前,底稿在后；正文在前,附件在后；原件在前,復制件在后；轉發文在前,被轉發文在后；來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后；結論性材料在前,依據性材料在后。有文件處理單的，應放在最前面。不同文字的文本，無特殊規定的中文文本在前，外文文本在后。裝訂前將“件”內的各頁以左上側對齊，有材料附件的用化學膠棒粘貼左上角，4、文件的銷毀：廢舊文件、資料不得隨便棄置、不得變賣，各部門必須嚴格遵守相關保密制度，本部門日常辦公作廢的文件、草稿、清樣、臘紙、復印廢頁及其文字廢紙，要集中捆扎或裝在“廢舊文件袋”內，送到前臺，統一登記銷毀。

5、負責制作、上報公司要求的各類統計報表等相關資料，按照合理的格式通過打印機打印出來交給相關人員。

四、各項會議安排、記錄、紀要、決議跟進。

1、會議安排：要根據公司行事歷、領導安排，準確通知與會人員按時參加各項會議；做好會議前的場地、音響、衛生、茶水、議程、資料等會務安排；提前進入會議場所，接待會議人員，發放會議資料。

2、會議記錄：出席大小會議指定文書人員，要按照制式表格做好會議主題、時間、地點、參加人員、會議內容等相關記錄，記錄要用語準確、簡潔、凝練，文字書寫要公正，必要時要進行電腦錄入并打印。

3、會議紀要：重要會議要出具會議紀要，用以督促會議要求、任務的落實，一般需會議主持人簽發，方可遞送與會人員及相關部門。會議紀要內容格式參見會議記錄。

4、決議跟進：重要會議的相關決議，一般分配行政部人員負責某一項或幾項內容的跟進，被指定人有責任對決議的執行情況做出檢查，并形成材料適時匯報。

五、宣傳專欄、網絡資料的組稿、更新。

1、宣傳欄以周為周期將行業信息、公司通知、通報、重大事項等隨時更新公布，更新內容須經主管領導審批，相關責任人有義務學習、查找、剪輯和掌握行業最新動態，并分享交流。

2、負責公司網站、博客相關信息、文章的組稿、更新。

3、要掌握公司各項網絡宣傳、招聘賬戶、密碼，做到日更新，網絡渠道采集到的信息要做到日記錄匯總，及時反饋相關部門。

六、業務內勤工作

1、空白表單、合同要按照規定存放，要執行統一編碼，跟蹤使用情況，及時記錄、補充，作廢的預制件合同要登記編號，收回銷毀。

2、內勤人員要根據公司的安排積極參與市場宣傳、推廣、公關活動，積極為公司業務發展獻言獻策。

3、內勤人員要掌握公司業務內容、流程及相關規則，能夠進行初級的客戶咨詢，要不斷提要業務素養，挑戰高職位發展。

4、及時處理好客戶的投訴問題。

七、人事相關工作

1、協助招聘，負責面試人員的信息采集、面試通知、接待、簡歷填寫、證件復印、秩序安排等相關環節，簡歷填寫要求不留空白。

2、負責新進人員的入職手續辦理。提供相關表格，指導填寫、明確辦理流程；收集證件復印件、照片；發放工牌、工服、《員工手冊》、辦公用品、勞保福利用品，并逐人登記造冊；采集員工檔案信息，負責《員工花名冊》、《通訊錄》信息的更新。

3、協助主管對新進人員的培訓資料準備、場次安排、培訓會務、效果跟蹤等基礎工作；參與人事、業務的相關考核統計。

4、負責離職人員的離職手續辦理。提供相關表格，指導填寫明確辦理流程；根據物品領用登記收繳配發的工牌、工服（或折價計算）、大件辦公用品、通訊工具等。

5、負責建立、完善、管理員工人事檔案材料, 公司有員工調動的及時公示調動通知，及時更改公司的通訊錄，嚴格借檔手續。

八、考勤的統計

1、文員要嚴把考勤關，在每日上下班時段做好做好監卡工作，詳細登記遲到、早退、請假、公出等情況，并及時匯報主管領導。

2、每月月初將上個月的考勤用電子表格制作出來，在制作過程中注意請假、公休、加班等出勤異動情況及轉正人員、新入職人員、離職人員的詳細標注。各項請假、加班手續須完整，主管領導簽批后交財務做帳并留底備查。

3、負責記錄員工的出勤異動情況；負責每日外勤、業務人員公出統計，客觀填寫相關統計表格。

九、辦公室物品管理：

1、入庫：物資入庫，保管員要親自同交貨人交接手續，核對清點物資名稱、數量是否一致，倉庫管理員收貨無誤后簽收，登記造冊。

2、貯存：根據所貯存物資物品的屬性、特點和用途分區域分類存放，合理有序；變質、失效或報廢的物品可提出申請，經批準后辦理清帳及報廢等；每月進行一次盤點，盤點應認真作好記錄，發現數量、質量問題應及時報告，查找原因，采取對策，追究責任；倉庫管理人員須妥善保管貯存記錄并保證其完整準確、信息及時可靠，做到賬物一致。

3、出庫：物資領用要由領取人提出申請經主管領導同意可到倉庫簽領。常規性辦公用品按標準配置發放簽領，填寫《領取登記表》，注明物資名稱、數量、領取部門、領取人，倉庫管理人員及時登記《物資保管登記臺帳》（包括實物數的核對）。員工離職時，要按照公司規定回收相應配備物品。

4、借領：借領時應填寫《物品借用登記表》，填明物品名稱、數量、歸還日期，由倉庫管理人員進行登記、核對，開具借條，并落實物品回收情況。物品借用時出現損壞或丟失，應向倉庫管理人員說明情況，按照公司規定處理。

5、調動：倉庫管理人員工作調動、變更，一定要辦理交接手續，移交未了事宜及有關憑證，要列出清單，寫明情況，雙方各執一份，存檔一份。

十、后勤服務保障

1、負責公司傳真件、公文、信件、郵件、報刊、雜志、廣告頁等資料的簽收、整理、分送，并做好相關記錄。

2、負責辦公室各項檔案資料（包括電子檔）的收集、整理工作，負責與工作內容相關的各類文件的歸檔管理。

3、負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、復印機的具體使用和登記，管理辦公各種財產,負責說明書、保修卡等件的保管，負責售后保養維修聯系，合理分配并提高財產的使用效率,提倡節儉。

4、負責按時對辦公室公共區域、總經理室的衛生進行清潔；負責公司辦公場所的室內外綠化、盆景狀況的檢查監督，保證舒適良好的工作氛圍。

5、負責下班時對整個辦公區的巡視，查看門窗、飲水機電源、電腦電源等關閉情況并做記錄。

6、負責公司全體員工的后勤保障工作，包括發放辦公用品、印制名片、辦理工卡、定水、定票、辦證、郵寄。

7、負責按時繳納水電、電話、網絡等常規性費用，確保暢通使用。

8、完成上級安排的其他臨時工作任務。

第四篇：辦公室文員崗位的職責描述

辦公室文員崗位的職責描述

職責：

1、負責辦公用品的采購安排，文件的收發、分派;

2、負責公司人員的考勤管理及核算;

3、負責辦公室的日常行政事務等，配合上級做好行政人事方面的工作;

4、維護人才儲備庫和公司內部員工檔案的建立與管理等。

崗位要求：

1、___歲，形象氣質良好，普通話標準，會一定的辦公軟件操作;

2、工作踏實，工作熱情高，有上進心和工作積極性;

3、工作態度良好，服從公司合理的規章制度;

4、有上進心，有學習力，有事業心者優先發展培養。

篇二

職責：1、負責公司各類電腦文檔的編號、打印、排版和歸檔;

2、與58同城、智聯招聘等網絡招聘渠道合作，及時發布公司招聘信息，撥打招聘電話。

3、完成公共辦公區、會議室環境的日常維護工作，確保辦公區的整潔有序;

4、完成部門經理交代的其它工作。

任職資格：

1、年齡在___歲，___;

2、___年以上相關工作經驗，文秘、行政管理等相關專業優先考慮;

3、熟悉辦公室行政管理知識及工作流程，具備基本商務信函寫作能力及較強的書面和口頭表達能力;

4、熟悉公文寫作格式，熟練運用OFFICE等辦公軟件;

5、工作仔細認真、責任心強、為人正直。

篇三

職責：

1.通過在線客服等工具解決用戶問題，提供一站式的用戶服務處理流程;

2.通過內部信息跟進用戶的業務進度及投訴建議，并提供解決方案;

3.做好與其他部門協調工作，與其他部門商討后解決用戶的需求;

4.持續改善個人的服務質量及工作效率，提升用戶滿意度;

5.及時完成領導吩咐的其他事宜。

崗位要求：

1.學歷不限，___年以上相關工作經驗，有客服或電話銷售經驗優先;

2.態度端正，工作認真負責，學習能力強，有耐心;

3.計算機操作熟練，會使用Word、Excel等辦公軟件;

4.具有良好的語言表達能力、協調能力，善與人溝通，邏輯性強。

第五篇：辦公室文員工作職責

辦公室文員的工作內容及工作職責：

1.負責營銷系統員工的人事檔案的日常維護工作。

2.辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調、獎懲和離職等具體手續。

3.接聽、轉接電話；接待來訪人員。

4.負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

5.負責傳真件的收發工作，傳真信息必須在五分鐘內送達相關人員，6.負責收發管理報紙、信函；

7.負責考勤和加班申報單的報表與匯總，并起到有效監督和引導作用。

8.協助其他部門的工作，并和其他部門友好相處。

9.負責總經理辦公室的清潔衛生：如煙缸不得超過十個煙蒂，訪客離去后，十

分鐘內必須清洗好煙缸、茶杯。

10.負責接待工作：如有訪客進入接待廳，應抬頭行注目禮―您好,請問找誰?‖,并請訪客入坐，請示后引入相關區域，在一分鐘內端上茶水，并負責加水、更新煙缸；

11.總機服務工作：鈴響三聲內必須接聽，―您好，?XX公司?。‖；若自動轉撥，三分鐘內必須轉為人工；來電找―總經理‖，判定是廣告類，不應直接轉入，應問清何事后轉接相關部門；

12.安全工作：下班前檢查復印機關機，關閉所有電源，負責關好門窗；

13.上面交辦的其它臨時工作。

職場人生：白領職場十三戒律

國外一位著名企業老板，針對白領階層歸納出13條戒律，分別以一種動物或物體做比喻。對比看一看，你會是其中一種嗎？

1、沒有創意的鸚鵡：只會做機械性的工作，不停地模仿他人，不會求自我創新，自我突破，認為多做多錯，少做少錯。

2、無法與人合作的荒野之狼，：絲毫沒有團隊精神，不愿與別人配合，分享自己的勞動，也無視他人的意見，自顧自地工作，離群索居。

3、缺乏適應力的恐龍：對環境無法適應，對市場變動經常無所適從或不知所措，只知請教領導，也不能接受職位調動或輪調等工作改變。

4、浪費金錢的流水：成本意識很差，常無限制地任意申報交際費、交通費等，不注重生產效率。

5、不愿溝通的貝類：有了問題不愿意直接溝通或羞于講出來，總是閉著嘴巴，任由事情壞下去，沒有誠意。

6、不注重資訊匯集的白紙：對外界訊息反反應不敏銳，不肯思考、判斷、分析，也不愿搜集，記憶有關訊息，懶得理會―知己知彼，百戰百勝‖這句名言。

7、沒有禮貌的海盜：不守時，常常遲到早退，服裝不整，講話帶刺，不尊重他人，做事或散漫或剛愎自用，根本不在乎他人。

8、缺少人緣的孤猿：嫉妒他人，只對別人的成就飛短流長而不愿意向他人學習，以致在需要幫助時沒人肯伸手援助。

9、沒有知識的小孩：事事仍然需要別人的照顧，生活能力極差，對工作也需一點一滴交待得十分清楚，否則干不好。對社會問題及趨勢也從不關心，不肯充實專業知識，很少閱讀專業書籍及參加各種活動。

10、不重視健康的幽靈：不注重體閑活動，只知道一天到晚地工作，常常悶悶不樂，工作情緒低落，自覺壓力太大，并將這種壓力影響別人。

11、過于慎重、消極的巖石：不會主動工作，因此很難掌握機會，對事情沒做前先發出悲觀論調，列出一大堆不可能，同時對周圍事物也不關心。

12、搖擺不定的墻頭草：從沒有自己的觀點，永遠只是附和別人的意見。更重要的是一遇到公司紛爭，哪邊勢力在就倒向哪一邊，并煽風點火，一旦這方失勢，又馬上倒向另一方。

13、自我設限的家畜：不肯追求成長、突破自己，不肯主動挑起力所能及的擔子，抱著―努力也沒用，薪水夠用就好‖的心態，人家給什么接 什么。跟單文員工作職責及要求

一、跟單文員具體職責

跟單工作主要分為三個方面:

1.對客戶所下訂單的數量及質量進行相關的監督!

2.跟單是客戶及生產現場兩者之間的重要橋梁及紐帶,主要是能夠及時地將客戶的意見或投訴反潰到生產工場.(注意:是及時地)

3.確保客戶的交貨期之余,對生產進度的跟進!

跟單員的工作內容主要有：外貿業務跟單，物料采購跟單，生產過程跟單，貨物運輸跟

單及客戶聯絡跟蹤（客戶接待）。

1.出口貨物跟單（外貿業務跟進）了解基本外貿知識：（談判，報價，接單，簽合同 等等）。

基礎外語及函電往來。.物料采購跟單：（業務跟進）懂營銷，懂產品。（物料，性能，使用，保養）.生產過程跟單：（生產進度跟進）懂生產，懂管理，懂溝通。.貨物運輸跟單：（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關知識。

5.客戶聯絡跟蹤：（客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識：

跟單員工作流程關聯圖：

客戶——訂單處理中心——訂單——訂單處理中心——生產部門——生產計劃——采購部

（庫存查詢）

（出貨傳票）

——供應商——進料——倉庫——生產轉換——倉庫——出庫

貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等。

一、接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。

合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，Fax, Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網站，等等。

3．接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2）確認書：（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。

還有協議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發盤，還盤和接受四個環節。

（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

（2）發盤：（OFFER）又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二、審單：即審核合同

1．審單內容：

確認產品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產品名稱，規格：

審查時產品代碼是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？ 有很多公司和企業產品名稱的代碼同時也代表了規格。

（2）質量：

也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

（3）數量：

應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。

約數：如合同數量前加―約‖，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1．客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價。

2．通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價格條款的審查：

出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）

C&F（Freight or Carriage Paid to…..）運費付至指定目地的交貨

CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格

常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價格換算為其它價：

CFR價 = FOB價 + 運費

FOB價 + 運費

CIF價 =-----

1運費

CFR價 = CIF價 X（1 – 投保加成 X 保險費率）

（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1．工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

2．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3．客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說明書）

內包裝：普合，白合，彩合，吸塑

外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查

跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查：

運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1．寄目錄，樣本：

2．準備樣品：（1）工廠現有的款式

（2）新款

（3）客戶來樣。

要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：

（1）有完整的產品資料，主動進行宣傳。

（2）新品的成本，價格要進行核算。

（3）新品的制作要留有文員工作崗位分類與工作職責詳解實樣。

（4）客戶的來樣要保存好原樣。

三、形式發票：PROFORMA INVOICE

買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交后不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。為了區別于正式發票，它必須明顯表明―形式發票‖字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發票號，開出日期）。產品信息（品名，數量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。

注意幾點：

1.單價條款要明確（FOB, CFR, CIF）.交期要明確.付款條件要明確（LC, TT）

四、出口貨物跟單的基本程序：

出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：

(1)籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。

(2)催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。

催證：貨物快完成時，要催證。

審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿易往來？開證行的資信？公司審開證人和受益人對否？L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？

改證：審證后發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3)訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。首先：

出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A．貨柜選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20‘ 29 – 30立方/17.5噸 40‘ 58 – 61 立方/22.5噸 40‘H 68 –71立方/27.5噸

B．制作裝箱單：裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C．跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。

(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環節。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。

要在L/C的有效期內將單據送交銀行。

出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。

B.結匯:如按L/C的規定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。

單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔

五、進口貨物跟單的基本程序：

就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。

采購的工作職責有：

1、對公司分配給本部門的業績及利潤指標進行細化，并進行考核；

2、負責本部門全體商品的品項合理化、數量合理化及品項選擇；

3、負責本部門全體商品價格決定及商品價格形象的維護；

4、制定部門商品促銷的政策和每月、每季、每年的銷售計劃；

5、督導新商品的引入、開發特色商品及供應商；

6、協商與供應商采購最有利的條件（包括：質量、包裝、品牌、折扣、價格、進貨獎勵、訂貨辦法、訂貨數量、交貨期限及送貨地點等）；

7、制定最有競爭力，同時又有合理利潤的售價；

8、收集市場資訊，掌握市場的需要及未來的趨勢；

9、為公司創造最高的業績及利潤回報股東，并為全體員工謀求最佳的福利。

10、在總經理的領導授權下，直接負責采購部門的各項工作，并行使采購總監的職權；

11、在公司總體經營策略指導下，制定符合當地市場需求的營銷政策、客戶政策、供應商政策、商品政策、價格政策、包裝政策、促銷政策、自有品牌政策等各項經營政策；

12、完成上面領導交辦的臨時工作。