第一篇：毛織跟單工作流程

工作流程

（一）初辦制單、配齊資料/物料---------移交辦房制辦

流程：收到客人提供的樣衣或是設計圖（或是尺寸表）------分析及溝通{了解清楚款式/規格/針種/主料(毛料支數/條數/顏色組合/成份)/組織/織法及相關輔料及做工要求等等，遇到不明白之處必須-積極與客人溝通清楚，切記不可自以為是，亂做主張}-----記錄相關內容（版單號/來料期等）及制單（初辦生產單）--------找主料/輔料及相關資料（如：樣衣/設計圖等）------配齊后移交辦房生產

1)客提供樣辦或是設計圖（留意是否有修改意見；提供的規格尺寸是否合理等）

2)初辦制單（包含款式描述；針種;毛料成份/用毛條數/有必要做色卡區分；組織/織法；配料/數量/位置；做工要求等）

3)辦毛/用量（客供/自找；成份/支數/用毛條數；顏色組合；縫毛是否配毛等及到料時間/是否夠毛料）

4)配料（客供/自找；數量；位置/要求及到料時間/是否夠輔料)

5)工藝方面（工序順序如：印花拆夾 繡花/車花 用線/花樣/位置等）

6)估計樣辦完成各工序 需要時間。

（二）與辦房溝通及辦房制辦過程跟進

1)送辦單前跟單本人必須清楚版單的一切 容,并且傳達清楚客人對樣辦的要求及洽辦期（復期）；多一點溝通，有問題及時解決！

2)了解板房制版的運作；板房師傅收毛后，先安辦單要求試片，試片后寫嚇數，接著織片----縫挑------洗燙------工藝等其他工序；

3)跟進辦版過程及進度，如有問題或是延誤預先告知客人原因，切忌先斬后奏！

（三）收辦檢驗/成本資料匯總及寄辦

1)核對款式/組織/織法/毛料/顏色組合/輔料/手感/度尺/磅重等并做相關記錄保留（發織時，考慮多織一件留底）；如發現問題與辦房溝通，可否改善？或與客人作解釋說明！待定

2)索取各工序的工時表及用料情況等資料，匯總用作成本報價；（核價）及嚇數存檔

3)經檢驗確認OK，掛牌包裝；通知快遞收件及電郵知會客人留意查收！并作記錄單號，以便查詢！（掛牌內容：初辦，毛料/支數/成份，重量，日期等相關信息。）

（四）跟蹤樣板-------客戶接受后復辦/齊碼辦/批辦

1)樣辦寄出后，適當時候查詢客人是否已收到？了解客人對樣辦的意見或是建議；或是通知做修正辦：此處用詞不是很恰當；

2)客人收到辦后，客人會進行評估，如果覺得滿意的話；即時給出樣辦意見及通知做齊色辦<齊碼辦/大辦/銷售辦>或是直接做批辦；

3)跟進齊色辦<齊碼辦/大辦/銷售辦>或是批辦制作過程 如同：初辦制作，需要增加以下各項更詳細/更準確的資料：

① 樣辦意見/修正辦/規格尺寸表/制作辦單（注明：毛料/顏色/缸號/毛價；輔料/成本；及供應商等信息）② 主料/輔料寄客人批復/核對;:

③ 詳細各工序的工時表；用料明細表；做成本核價。及嚇數存檔

④ 生產單位有可能是車間或是辦房。

⑤ 收集各項更詳細/更準確的資料，做好下單前的準備工作！預定

（五）客批辦后，正式下單提供規格尺寸/生產數及細數-------制作生產通知單及計毛/訂貨毛/訂配料-----及跟進/跟蹤

1)制作生產通知單；核對各項相關資料與數據

2)收集各項生產資料；如：批辦，嚇數，《批辦意見》等移交生產部

3)計算毛料/輔料；匯總移交采購部門，下達《物料采購通知單》及預計毛料與輔料到廠截止日期；

4)寄客批缸片，制作布片/色卡

5)毛料客批確認OK即時通知生產部開機生產

6)寄客批輔料，及制作輔料卡

7)根據生產預排期表跟進主料/輔料等到位情況。

（六）根據生產狀況預約客QC驗貨（中期/尾期，個別要初期）

1)織縫挑衫（齊色齊碼）可安排初期查貨； 主要核對款式/字碼/毛料顏色/重量及基本做工等

2)大貨進入后整并且已經開始洗水，開燙；（齊色齊碼）可安排中期驗貨； 主要核對手感/顏色/衫形

尺寸檢查/基本手工等及提出對大貨的品質要求（視單量大小及各公司要求不一樣！）

3)大貨進入后整已經生產完成10%—20%左右，進行中期驗貨；主要核對手感/顏色/衫形尺寸檢查/手

工及嘜頭/腳嘜/箱嘜等全面檢查；

4)大貨進入后整已經生產完成80%以上，可以進行未期驗貨（嚴格的要求100%裝箱及要求公證行驗

貨）；做大貨的最終驗貨。

（七）驗貨通過/做資料給船務做單/報關出貨

（八）出貨后對單/總結憑單收款

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第二篇：毛織跟單之流程總結

毛織跟單-經驗總結

從事跟單首先要明確跟單的職責，跟單在工作中主要作為客人或香港營業部，供貨商，生產廠或工廠部門之間的溝通橋梁，跟單時會與許多部門聯系；例如經常性的有香港營業部，辦房，生產控制部、毛倉、輔料部、織機部、縫盤部、挑撞部、洗水部、燙部、裁剪、打鈕、車嘜、初查、復查、包裝、QC部、船務部、報關部、部分情況還會與毛廠、線廠、膊棉廠、拉縺廠、染廠等供貨商以及毛織廠，釘珠廠，繡花廠等加工廠及客人QC等聯系，由于作為溝通部門，因此跟單部職員必需有很高明的溝通技巧，為人處世必須面面俱到，凡事要有一個周祥的計劃以及要有不斷上進，不斷學習新知識的思想及行動方為上策。總之，做為跟單可以講先做人后做事，現在就每個程序中所應留意的問題作簡單介紹。

首先是要熟悉整個公司及工廠的運作程序，通常是公司營業員接見客人---客提供初辦資料(原件)---營業員轉交跟單---由跟單翻譯辦單(翻譯過程如有不明白可通過營業員與客商討)---交辦單營業員審閱---收集做辦所需資料，例如辦毛，輔料等---辦單及其它物料交辦房---辦房做辦---跟單收辦查辦---辦及嚇數成本資料送營業員---營業員打價連同辦交客---客接受后做復辦---做大辦或直接做批辦---客批后供大貨尺碼及細數---計貨毛訂毛---收毛后做出缸片給客批---做批辦客確認OK后同時生產部開機---生產完成后通知客人QC或公正行驗貨---交資料到船務部做單---報關員報關及出貨---出貨后憑單收款。

在跟單過程中由于要兼顧的方面非常多，而且很多資料要經常更改及重復，因此為安全起見應特別注意記錄及表格的應用，凡有更改資料一定要有相關人員的書面通知必要時加上收發文件人員的親筆簽名，表格的應用可以避免很多混淆情況及可以隨時掌握生產及樣辦進度。現在就每個程序中應留意的問題作簡單介紹：

1、開單方面

翻譯辦單時除了準確譯出客人的原意之外還應留意以下方面：

首先留意此辦是用什么機織，什么織法并注意辦單中所用的毛料支數是否與針數及條數相適應，例如 1/1.5的毛料就不可用9針織。

翻譯辦單時還要留意各個尺寸是否合理。

遇到任何不清之處必須積極與人客溝通，切忌自以為是，亂作主張。

2、做辦及與辦房溝通方面

送辦單前跟單本人必須對辦單的一切內容非常清楚。

同時要清楚毛料及輔料的來源及大致時間。例如毛料是由客供或廠部存毛中抽取，顏色方面有否特別要求等，特別要留意做辦的原身毛是否能做縫毛，假如由于毛料本身的特性如茄士米或其它易斷毛料，又或者是1/1.5及部分珠冷等由于本身太粗的毛料都應該配縫毛，配縫毛時應綜合考慮縫毛的成分、支數、洗水性能等因素。

要了解辦房的運作，例如辦房師傅收毛后會按辦單組織先試片，試片后做嚇數，接著發織，洗燙及其它釘珠、繡花等，跟單在送單前要大致估計樣辦的工序及時間，一定要以客人的交辦期為標準,在做辦過程中如有問題及延誤應預先告知客人原由，切忌先斬后奏。

對不同的辦要有不同的處理方法，例如有的初辦對辦毛的要求不甚嚴格而只要求款式,因此辦期急時可與客人商討是否可以用其它毛及輔料代替.對于辦件數多的情況，一方面要核實來毛數，另一方面要計算是否夠毛。對于須釘珠繡花之類的辦在送加工前一定要拆夾,繡花的還需送上繡花毛及線，顏色太多的辦單為保證清晰應盡量貼上色卡。

跟單收辦后要對照辦單及客來資料如原辦，布片等查驗樣辦的織法，尺寸及手感等,還應注意衫身有無變形，衫形是否對稱，縫毛是否配色，有無裁極(特別是對于美國及歐洲單)，釘珠繡花是否對色、尺吋、線路、位置是否OK、線頭是否外露及釘線有否松緊等。

查驗完畢后要準備辦卡，牌仔等相關資料并留意打好包裝以免變形。

3、毛料方面

首先要對各種毛料種類，支數要有足夠的認識，同時要注意毛料的顏色，漂染性能等，大貨毛回來后做出缸辦布片給客批色，通常一批貨有幾個甚至十幾個缸,缸與缸之間會有缸差，在配套衫時特別留意每個

缸要配套發織，否則會導致缸差不配套，嚴重的會導致客人不收貨。

留意須配縫毛的毛料應預先做好準備工作。

在計算大貨毛料時要因單量的大小去決定其士啤數。

假如毛料顏色比較敏感時應通知毛倉打毛時要分色分區打色，盡量做到同一時間打同一色毛。

在織貨時要特別留意毛料的缸差，粗幼毛等可能導致次貨的問題。

4、織機方面

織機方面最值得跟單注意的是開機大貨時的重量，假如大貨重了則會導致不夠毛而縮數，貨毛太重而客人不接受，公司為此增加成本等一連串問題，重量輕了也會導致客人不接受，余毛太多等問題，引起此問題的原因是多方面的，例如毛料粗幼、字碼的疏結等原因。

同時要注意織機中出現的問題如粗幼毛、走字碼、針路、污漬、單毛、漏針、爛孔、扭骨等問題。

5、縫盤方面

要留意縫毛顏色，膊帶的配色，配色例如什么樣的毛衣配什么樣的膊帶(膊帶分棉、尼龍、透明膊帶)。

6、挑撞方面要留意盡量與要求一致以及避免挑得太死。

7、洗水方面

首先要注意跟足客人洗水要求例如手感方面的爽、滑、軟、挺、硬、絨等。

留意洗水后是否干凈，衫身及膊帶顏色有無改變，變色是否在可接受的范圍內。

烘干后手感,色差能否接受。

對動物毛類的洗水后是否有異味。

8、燙衣/打扭/車嘜等

燙衣后注意毛衣是否燙得太死，出現極光，特別是坑條織物應盡量避免燙得太開，對光絲物同時注意扭骨，燙后是否對稱。

打鈕工序中應注意打鈕線及鈕門線的配色，通常打鈕線多配鈕色，鈕門線配以衫身色，鈕扣多以配衫身色為多，打鈕位置及松緊要平均，適當為主，注意錯鈕款、鈕門披口、鈕門線松散等。

對照客戶要求車嘜，注意面線不可底露。

9、查補包裝方面

要注意工序的安排及順序，對不同的衫可根據不同的情況采用不同的順序通常是燙好再查，但有時因貨期緊迫或貨品容易皺折的話可以先查后燙。

查補中注意油漬、污漬、槍水漬、雜毛、飛毛、毛頭、補衣痕、車嘜松脫不配色錯位、膊棉色及位置等。

包裝時注意牌子、掛卡、膠釘或膠索的內容及位置、做法是否正確，所訂的紙箱及膠袋合不合適，包裝部有無按客人資料裝箱。

10、客人查貨方面

通常客人查貨會分中期和尾期，中期查貨一般在生產過程中有成衣出來的時候進行，大致3—4成主要查驗織法、字碼、尺吋等，而尾期必須80%甚至部分要求嚴格的客戶要100%裝箱后同客人進行抽箱開箱拆袋查驗，主要針對尺吋、重量、顏色、洗燙、查補、輔料、包裝等綜合性查驗。

尾期的查驗是在廠家的貨房內進行，跟單員必須要了解貨品的生產進度，預先與客人溝通好看貨日期，中期時要注意及早從工場準備好齊色齊碼洗燙好，查看完后要將客人的更正要求及時知會生產部QC部盡快改正前期生產中的不足之處。

對尾期查貨要特別注意成衣包裝的正確與否,包裝進度;因部分客人在包裝不足的情況拒絕查貨,一方面推遲貨期,另一方面客人會罰廠家數千元,通常是1000-5000不等以作為補償該公司QC及其它損失。

尾期查驗完之后需要返工的盡快返工,需抽船頭辦(船頭辦的抽取方面不同客有不同的規定,部分客會在中期查貨后抽取,部分客會在尾期后抽取)要抽出質量好的作為船頭辦，客人在船頭辦上的掛卡絕對不能丟失及損壞。

查驗OK后要通知工廠盡快埋尾,裝箱完畢后知會船務部做證及報關部報關同時知會有關部門將相關文

件傳真至香港分司。

11、工作部結

出貨后應清算余下毛料、輔料、次貨、好貨，對次貨應做一個分析報告，查實欠貨的種類及原因，對于加工廠造成的次貨損失應由相關的加工廠負責。

對跟單來說最主要的是細心，跟單工作本身是一個跟進全生產過程，因此必須要耐心，做事有周詳的計劃，對每一款貨都要清晰其生產流程，同時要注意經常更新所有數據，對出貨后的資料要存盤好以備查驗。

第三篇：跟單流程

從接單到出貨 整個服裝外貿的工作流程：

一、工藝單

1先對工藝單進行文字處理，翻譯成中文。

2參照和對照往年的工藝單進行核對（主要指老客戶），研究是否有新的變化或者是有不對的地方，著重看一下有無特殊要求，工藝單指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶有不明白的地方可按照訂單常規操作要求處理。

3對著工藝單進行逐項檢查：（1）首先是主料，如面料的品種、紗支、結構、克重、顏色（特別注意特殊色，如麻灰）；（2）輔料，包括拉鏈（是否特指，如YKK）、繩、扣、風眼、花邊、松緊帶、梭織布（應注意是否需要染色）、橫機羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。

4對照工藝單認真研究英繡花及其它處理方式，如面料絲光、水洗、扎染等（有關HTP訂單中對英繡花方面沒有詳細的資料，甚至在最初打樣時連印花顏色、印花尺寸也沒有明確指示，客戶只有一個要求：效果好就行。雖然客戶把這個權利給了工廠，但也給工廠帶來一定難度，要揣測客戶的心態，自己要主動去創新設計一些東西。在這點上，應盡快適應客戶的這種要求）。

二、核價

認真研究完工藝單后，安排進行核價，即填寫核價單，在填寫核價單時一定要清晰、認真，經過誰手該把關的沒把好關的要負首要責任；建議跟單員最好整理一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表，以便以后核價遇到相同的面料時，可按固定的工藝去填制核價單，英繡花價格最好也有價格一覽表。

1核實工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產的生產難易度，主要是與染整廠溝通，落實確定后，明確面料有關資料，以便工藝人員核算用料時與染整廠核對面料幅寬、克重資料，注意面料的紗支與克重的對比，方便用料的核算。

2工藝室人員進行有關工藝用量的計算，此時要對輔料情況（特別是百家好事客戶對輔料一般都是指定廠家，要對輔料的價格進一步落實好，以免大貨投產后出現價格上的差異）進行詳細解說，問明客戶哪些輔料屬于客供及印花的種類及繡花線的種類，避免遺漏，客戶有特殊要求的，更是需要特別說明。

3生產車間對照工藝單，進行生產量及加工費的計算，由于車間是參照工藝單進行計算，好多內容僅是“紙上談兵”，因此有條件的盡可能提供樣衣，對于工藝單上或是客戶特別指示的，要一并詳細告知(最好是書面)生產部門，以便盡可能核算準確。

4匯總資料，核算價格。由于核價員習慣于按照自己知道的資料進行核價，因此在客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示并做相關提醒，如面料有特殊要求（有無水洗等），輔料比較奇特，英繡花價格等。所有這一切,都必須詳細準確的寫到核價資料或者是工藝單里,以便以后備查.5報價時如對某些輔料及英繡花價格不明確的，報價時要注明所列輔料及英繡花的價格，如百家好事訂單經常會指定輔料廠，而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測及成衣檢測（客戶指定輔料，跟單員一定要注意，如果跟單員沒明確標注，跟單員要負主要責任；所有擔當學會看核價單上的資料，一定要看清楚，把經手的資料要做到心中有數；有特殊要求的，一定要告訴核價員）。

三、備樣

一般來說，報完價后，如客戶覺得價格接近或者是可以接受，會要求安排備樣（原則上先談價格，后打樣；對新客戶原則上不備樣，備樣要收樣品費）。備樣時主要注意（備樣時關鍵在于保證交期及質量，因此我們經手的資料務必要準確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時得到確認，避免重復返工）：

（一）樣品

1款式樣,一般來說款試樣主要是看做工的,可以用代替面料,但當有配色時,一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2確認樣 ,作為確認樣,客戶看重的是,顏色要對,輔料要齊,印繡花也要按照要求的去做,特別是代表大貨面料,一定要好.因為一般來說,確認樣是給設計師看的,所以一定是好的和準確的,符合設計師口味的,此項工作非常重要.如果做得不好,可以說前功盡棄,一切都是白費.3產前樣,一般來說是在大貨面料出來以后,為了保證大貨的準確性,在裁剪前,做給客戶看得樣品,代表大貨水平,也是客戶對大伙的檢驗.為了生產的方便,要求產前樣必須符合客戶對大貨的一切要求，避免出現生產損失,安排起來一定要快。對于HTP訂單，大貨下來后，再安排做大貨產前樣，待產前樣確認后，進行大貨生產。HTP訂單不要求打英繡花樣。

4廣告樣,廣告樣一般來說是在訂單確定后,大貨出貨前,客戶用來擴大宣傳,增加銷售量的樣品,齊色齊碼,外觀效果要好,一定要起到門面作用（廣告樣必須提前安排，不能臨近再下備樣）。

5齊色樣,此項要求的客戶比較少,可以靈活掌握。對于HTP的訂單，客戶要求在工藝單下達后，安排做銷售樣，而且對于不好找的輔料可用類似或接近的代替，樣衣發走后，安排核價、報價，然后等客戶確認意見。

6水洗樣，要保證成衣水洗尺寸，必須做好前提工作面料縮水率。

7船樣，大多數客戶船樣要并到大貨里，如該并入大貨收費的船樣未并入大貨，跟單員應負主要責任。

色樣

1色樣

制作要好看、及時，保存要完整，一式三份：自已必須留存一份，以免以后的生產過程中，對大貨的顏色進行核對，問明客戶是在自然光還是在燈光下對色，以便及時確認。

2紗樣

3布樣

如麻灰：如客戶指定麻灰色號時，可與客戶溝通直接進行大貨生產，如有客戶布樣，可找一些顏色比較相近的布樣待客戶確認。色樣在涉及到麻灰或煙灰色時，最好是讓客戶指定華孚或金蘭紗卡上的色號，便于采供部門購紗。

英繡花樣

首先是要求盡可能用正確顏色的布、線打樣，特別是繡花，繡花線一定要用正確顏色，如確有難度，可以與客戶溝通，變通安排。英繡花資料必須保證準確，如顏色搭配、花型等，要及時同客戶溝通不明確的地方，爭取縮短確認周期(英繡花打確認樣時間：原則上從業務員將英繡花資料轉交外協員后三日內應將確認樣轉業務員，外協員要注意打確認樣布料的顏色一定要正確，確認樣原則上要檢驗合格后才能出廠，對確認樣跟單員也要進行檢查，由跟單員將確認樣寄給客戶確認，客戶確認后的確認樣要及時轉生產廠，并做好交接記錄)。外協員要對以前及以后外加工的英繡花價格等資料進行匯總，便于以后出現同類加工業務時方便查詢。

輔料

由于我們的輔料開發有一定局限性，因此安排輔料時一定要盡可能廣。如同行、客戶及其它部門，在此特別指出的是網絡查詢，重點是快！光客戶要求的輔料確有一定難度時，及時與客戶協商處理意見。輔料管理員要對以前及以后采購的輔料價格等資料進行匯總，便于以后出現同類輔料時方便查詢。對于HTP的訂單，輔料多而且雜，要特別注意染色問題，如梭織布，人字帶等；還有一些輔料雖然好找，但達不到輔料廠的起訂量，工廠不愿意做，本著客戶一般確認銷售樣上的輔料的作風，因此，應在打樣時，就考慮找一些好做.好找的輔料，減少大貨生產不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低及質量好，因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的，以后再遇到此類輔料時能有據可查。輔料打確認樣時間：原則上從業務員將打輔料確認樣的資料轉交輔料管理員后三日內應將確認樣寄給客戶確認。

四、合同的執行

在征得客戶同意或簽定合同并確認客戶已執行合同后（如開L/C、電匯、預付款等），以L/C結算的，要盡快催信用證，以預付款結算的，款要及時催，以電匯結算的，風險較大，通常適用于老客戶。下達生產通知單，生產通知必須盡可能資料齊全、完備、正確，并在指令下達后落實相關部門在合理的時間內接收到了正確的指令，并已開始執行。向生產廠要生產計劃，監督生產指令在各環節中的進行，保證其順暢。如有客戶資料未到時，要及時與相關部門和客戶進行溝通和調解，做出最合理的生產計劃。

五、確認

在合同簽定后，對于擔當來說，確認工作是最重要的。在安排確認時，要掌握以下幾條原則：a)首先排列生產計劃，盤查確認點，首先要清點好輔料，核對好來料顏色是否一致，特別是對主、輔料的盤查，保證生產安期順利開始。

b)監督和督促生產計劃，確認所有保證生產順利進行的有關指示，書面或實物已交待到有關部門的責任人心中，并已得到認真執行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認意見或修改意見要及時傳達，對生產中出現的各種問題進行監督、反饋，對于生產中出現的問題要及時和客戶進行溝通和處理。

c)核對所有來物，與客戶確認意見相符一致。

d)要注意客戶的變更，如面料顏色、合同數量，如出現變更，要在第一時間內通知生產部門，減少不必要的損失。

六、合同的跟蹤

在合同的執行過程中，要準時填報跟單表，及時給客戶報告生產進度，并要及時匯總資料，整理訂單，避免出現疏漏的地方，并及時與客戶和生產部門溝通，對出現的意外情況要及時處理，如上報、與客戶協商拖期、協調有關部門采取補救措施等。

在臨近交期時，如生產過程中如有防礙大貨交期無法按合同順利執行時，必須事先通知客戶；當大貨生產過程中，縫制、印花、繡花等出現防礙生產順利進行時，一定要及時通知客戶（同時發樣給客戶）采取有關補救措施。

為了大貨生產能夠順利進行，首先要及時去生產廠看每天的生產情況。對于客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時，除了溝通之外，還應有書面形式傳真于客戶或者把生產進度情況告訴客戶，并提醒有可能影響交期，同時，要排查生產環節中還可能存在的問題，要及時匯總情況，尤其是輔料。

品管主管要會同品管員一起在大貨交貨前對產品進行檢驗，并出具驗貨報告單（對于發現的問題要提出整改建議和防范措施）；客戶來我司驗貨時，品管主管或品管員要陪同客戶一起驗貨，并做好記錄。

七、出貨

根據合同的規定及與客戶協商的最后結果，及時安排出貨（HTP的客戶可能不止一個，他對于箱嘜、條形碼、包裝袋會有不同要求，應當引起注意，并以書面形式下達給車間）1出貨時間、數量、入貨時間，及時通知相關部門（根據入貨通知時間及時安排發貨，如不能保證交貨，衣時同船運公司或客戶協商處理）2訂艙、報關3辦理內部發貨手續4船樣及相關事宜，船樣一般在大貨出貨前一周給客戶寄出。

八、發票的開具及貨款回收

國際業務部單證員負責外銷產品發票的開具，并負責填寫開具外銷發票的相關表格；國際業務部核算員負責內銷產品發票的開具，由跟單員負責填寫開具內銷發票的相關表格。

跟單員負責內銷貨款的回收，及時督促客戶辦理，加快我司的資金周轉。對于外銷產品貨款的結算方面，信用證結算的，由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證，單證員負責對信用證的內容進行審核；電匯方式結算的，要在發貨后，及時督促客戶付款，避免壞帳損失的發生。

九、報帳

對于我部門負責的采購及加工業務，要及時與生產廠進行對帳，在業務結束確認無誤后，讓對方開具符合我司要求的增值稅專用發票，并按我司相關文件規定進行及時報帳。

對于費用方面的報帳：差旅費，出差歸來后，要及時報帳，具體按公司文件執行；其他費用的報帳，力求在費用發生的當月進行報帳，避免費用跨月報帳，影響公司及部門的利潤核算。

十、資料的整理與歸檔

本部門所有人員對于自己負責的所有資料要及時進行整理并歸檔，保持桌面清潔、資料擺放有序，分配到個人的檔案櫥要及時進行整理，保持資料的整體外觀和實用性，不準亂放；對于公用部分的辦公用品等，要及時進行整理，個人的資料、樣品、樣布等不準隨意亂放，如發現隨意亂放者，將對責任人進行處罰。

第四篇：跟單業務員工作流程

跟單業務員工作流程

轉載自 Grade'亮轉載于2009年05月16日 11:45 閱讀(20)評論(0)分類： 個人日記舉報

一、跟單員的定義：（什么是跟單員？）Documentary Handler 跟單員是指在企業運作過程中，以客戶訂單為依據，跟蹤產品，跟蹤服務運作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責的人，都是跟單員。

二。跟單員的工作界定： 跟單員廣泛存在于訂單型生產企業和進出口外貿企業中，跟單員的工作性質與特點隨企業的規模與性質而有所區別，但跟單員總的來說是作為業務跟單與生產跟單而存在的。

1． 業務跟單：對客戶進行跟進。尤其是已對本公司的產品已有了興趣，有購買意向的人進行跟進。以締結業務，簽定合同為目標的一系列活動。對外叫業務員or 業務助理。

2． 生產跟單：對已接來的訂單進行生產按排。對生產進度進行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對內叫：業務經理or生產主管or總經理助理。不管是外貿公司的跟單員，還是工廠企業里的跟單員，他們基本職責都是由“業務跟單”和“生產跟單”兩部分構成。

跟單員是協調員：跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤，即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度，貨物報關，裝運等。

因此，在小企業中，跟單員身兼數職，既是內勤員，又是生產計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業，則代表企業的業務部門向生產制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

五。跟單員的主導意識： 什么是主導意識？就是全局觀念 你要對所處的環境，擔負的任務及產生的結果有深刻的了解，這樣你去做你的工作的主導意識就會很強。舉例：足球隊，每個隊員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一定是個很差的球隊。這就要有全局觀念：要不失球，要進攻，要戰勝對方，要進球。作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下了就沒事了，你們如何生產？何時完成？出來的產品怎樣？與我無關，那就不能做好跟單員工作。你就沒有主導意識。有責：全局意識，責任感，對一切負起責任。有方：有辦法，有主意，遇到問題有解決的能力 有效：有效率，有結果。目標要達到：所有工作以最終結果，最終目標作為我們的指導思想。最終失敗了，就沒什么好說的。總之，主導意識的你心中要裝著大目標，要有全局觀念，每個人的工作只是整個工作鏈中的一個部分。而不是以某一個人，一個部門來評定。因此，在你的工作中，你心中要把別人（工作環節涉及到的人）看成是自已的部下。（不是說你就是領導，而是要給他們布置任務，明確目標，提供條件。你的目標很明確：就是對最終結果負責。

六。跟單員的素質要求：（跟單員的訓練）跟單員的工作性質與特點決定了其從業的素質要求：

（1）分析能力。分析出客戶的特點及產品的價格構成，以利于報價。

（2）預測能力。能預測出客戶的需求，企業的生產能力及物料的供應情況，便于接單，生產及交貨的安排。

（3）表達能力。善于用文字和語言與客戶溝通。

（4）專業知識。對所跟單的產品要熟悉。了解產品的原材料特點，來源及成分。知道產品的特點，款式，質量。便于和客戶及生產人員的溝通。

（5）與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。

（6）人際關系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關系。通過他們來完成自己想要做的事。

（7）法律知識。了解合同法，票據法，經濟法等與跟單工作有關的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。

（8）談判能力。有口才，有技巧。

（9）管理與推銷能力。對外推銷高手。對內管理行家。

（10）物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關等知識。

七．跟單員的工作內容及知識，技能要求： 跟單員的工作內容主要有：外貿業務跟單，物料采購跟單，生產過程跟單，貨物運輸跟單及客戶聯絡跟蹤（客戶接待）。

1.出口貨物跟單；（外貿業務跟進）了解基本外貿知識：（談判，報價，接單，簽合同 等等）。基礎外語及函電往來。.物料采購跟單。（業務跟進）懂營銷，懂產品。（物料，性能，使用，保養）.生產過程跟單（生產進度跟進）懂生產，懂管理，懂溝通。.貨物運輸跟單（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關知識。

5.客戶聯絡跟蹤（客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識：

八．跟單員工作的重要性： 企業之生存與發展都是以訂單為主線的。跟單工作是一個企業的主生命線和管理制高點。而作為訂單的跟進者——跟單員的工作跨越了企業運作的每個環節，它是企業內各部門之間及企業與客戶之間相互聯系的中心區紐和橋梁，是一個企業的窗口和門戶。從圖表我們可以更清楚地得到論證： 跟單員工作部門關聯圖：（P。4）跟單員：對外：業務部門（國內，國外貿易部，）客戶（國內，國外客戶，外貿公司，中間商）運輸（海運，空運，汽運，鐵路運輸，集裝箱，快遞公司）政府/金融（海關，銀巷，稅務，商檢，保險）對內：計劃/物料（生產計劃，物料進度，報價）制造部門（生產進度，樣品制造）技術/品管（產品規格，新品開發，估價，產品標準）財務/資財（出貨管制，成品倉，準確報價，包裝防護，匯率結算）行政部門（派車，放行，報關，船務）跟單員工作流程關聯圖：（P。5）客戶——訂單處理中心——訂單——訂單處理中心——生產部門——生產計劃——采購部（庫存查詢）（出貨傳票）——供應商——進料——倉庫——生產轉換——倉庫——出庫

跟單業務員工作流程

（二）第二講 外貿業務跟單

本章要點：接單與審單 進出口貨物的基本程序 外貿業務主要就是進行貨物的進出口交易。我們分別來了解一下出口貨物跟單和進口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。

貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等。

一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，Fax, Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網站，等等。

3．接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2）確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。還有協議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。

4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發盤，還盤和接受四個環節。

（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

（2）發盤：（OFFER）又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二．審單：即審核合同

1．審單內容： 確認產品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產品名稱，規格： 審查時產品代碼是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？ 有很多公司和企業產品名稱的代碼同時也代表了規格。

（2）質量： 也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

（3）數量： 應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加―約‖，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1． 客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價。

2． 通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）

C&F（Freight or Carriage Paid to…..）運費付至指定目地的交貨

CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格

常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價格換算為其它價： CFR價 = FOB價 + 運費 FOB價 + 運費 CIF價 =-----------------------1運費 CFR價 = CIF價 X（1 – 投保加成 X 保險費率）

（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1． 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說明書）內包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查（1）跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1． 寄目錄，樣本：

2． 準備樣品。（1）工廠現有的款式（2）新款（3）客戶來樣。

要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。

作為跟單員，我們要做到：

（1）有完整的產品資料，主動進行宣傳。

（2）新品的成本，價格要進行核算。

（3）新品的制作要留有實樣。

（4）客戶的來樣要保存好原樣。

三．形式發票：PROFORMA INVOICE 買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交后不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。為了區別于正式發票，它必須明顯表明―形式發票‖字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發票號，開出日期）。產品信息（品名，數量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。注意幾點：.單價條款要明確（FOB, CFR, CIF）.交期要明確.付款條件要明確（L/C, T/T）

四．出口貨物跟單的基本程序： 出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時，要催證。審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿易往來？開證行的資信？公司審開證人和受益人對否？L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？ 改證：審證后發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。首先： 出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A． 貨柜選擇：（P。29）根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸

B． 制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C． 跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。

(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環節。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。要在L/C的有效期內

將單據送交銀行。出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。

B.結匯:如按L/C的規定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔

五．進口貨物跟單的基本程序：

就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。

第五篇：業務跟單工作流程

業務跟單流程

（一）業務客戶備案流程 了解客戶公司背景、經收到業務客戶寄樣或 營范圍、公司性質、勢建立客戶跟蹤表 下單的客戶 力等

（二）產品下單流程

填寫樣品或訂單制造單 無異訂單評審（業務、工程、常 采購、生產、品質、跟單）給各部門簽字確認，跟單發放簽名的制造單給相關部門，并在訂單背面簽名 跟進樣品或訂單生產與采購進度并隨時知會業務 無 如有異常，通知（業務、異 工程、采購、生產、品質、常 跟單），解決異常 繼續跟進 生產將要做好的產品貼好標簽點亮通知業務拍照

（三）外購產品下單流程

填寫樣品或訂單制造單 無異訂單評審（業務、工程、常 采購、生產、品質、跟單）給各部門簽字確認，發放簽名的制造單給相關部門，并在訂單背面簽名 跟單跟進樣品或訂單生 產與采購進度并隨時知 會業務 無 如有異常，通知（業務、異 工程、采購、生產、品質、常 跟單），解決異常 繼續采購 將測試好的產品點亮通知 業務拍照

（四）出貨流程 注：在下單的同時，業務員需將客戶的名稱、地址、單價發過來，以便確認貨款與出貨

外購、樣品或訂單經

QA檢驗合格后貿內外入庫，再出給業務 貿外 業務確認收款方財務確認收到樣式 品或訂單全款并在送貨單上簽字確認 其他方式的收財務確認收到樣款，業務要在送品或訂單全款并貨單上寫有確在送貨單上簽字認能收到引此相關責任人簽字確認 款等字樣 確認 相關責任人簽字確認 安排發貨并把業務的名片、目錄、禮品等放入貨物中 安排發貨并把業務的名片、目錄、禮品等放入貨物中，打包好 把貨物拍照給客戶確認 安排快遞或物流 嚴格跟公司指定的貨運公司合作 要隨時把貨物的運輸狀況告訴業務或客戶 要隨時把貨物的運輸狀況告訴業務 客戶收到貨后，安排款給貨運公司

（五）客訴流程

業務收到客戶投訴 填寫內部聯絡單 問題開客訴整改會 不嚴重 責任部門找出原因、應對措施及補償辦法 業務回復客訴

以防止問進行客訴存檔，題再次發生

（六）業務對賬流程

經相關責任發給客戶，確回復付款日將上月發出去的貨人簽字確認認簽章后回傳期沒有付款的客戶先 做一份對賬單