第一篇：檔案員檔案室管理制度大全

檔案室管理規定

第一條檔案室實行專人管理，非管理人員未經許可不得入內。

第二條檔案室內的檔案柜要統一編號。做到存放有序，查找有據。

第三條要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發現破損時，要及時修補。

第四條要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內清潔，每周至少全面清掃一次。

第五條檔案室內嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關的其它物品。

第六條下班前或節假日，要認真檢查，以防事故發生。離開檔案室時，要注意關閉電源、關鎖門窗。

第七條認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續。

第八條案卷歸還后，及時放回原處。

第九條每年定期對室內檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

檔案員崗位職責

1、認真貫徹執行有關檔案工作的法律、法規和方針政策；建立健全各項規章制度。

2、負責統一管理管理處的檔案，并按規定向有關部門移交。

3、負責對科、室、管理處的檔案工作進行監督和指導。

4、負責指導管理處行政文書和業務文書的形成、積累和歸檔工作。

5、負責定期對已辦理文件的整理、立卷、歸檔工作。

6、嚴格執行保密法規，辦理檔案材料的借閱手續。

7、負責過期檔案的銷毀工作。

8、完成領導交辦的其他工作。

檔案的移交與利用

第一條各部門處理部門立好卷后，向公司綜合管理部檔案室移交，重要文件于每月月末向公司綜合管理部檔案室移交。

第二條按案卷順序填寫《檔案移交登記表》（見附件6）一式兩份，交接雙方根據移交表清查核對，雙方簽字蓋章各存一份。

第三條做好檔案的借閱登記和提供利用記錄。

檔案銷毀規定

第一條按規定需要銷毀檔案資料時，必須先通過申請經批準后，無保存價值和保管期滿不須繼續保存的檔案，應予以銷毀。

第二條銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》（附件3），實行兩人監銷制度進行檔案銷毀，經檔案銷毀人簽字、監毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行銷毀。

第三條嚴禁將銷毀檔案轉做其它用途。

第四條檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

第二篇：檔案室文秘檔案管理制度

檔案室文秘檔案管理制度

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

一、管理職責

（一）行政部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。

（二）各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。

（三）文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政部的領導下，其管理的主要職責為：

1、制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規章制度。

2、協助行政部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。

3、負責把永久性的文秘檔案移交給相關檔案機構的工作。

4、總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。

二、歸檔資料的分類

1、A類——規章制度類；

2、B類——行政管理類；

3、C類——法制法規類；

4、D類——內部發文類；

5、E類——饋贈、捐贈資料類；

6、F類——標準、清單、檢驗報告、申請、說明類；

7、G類——各類事故類；

8、H類——設備儀器類；

9、J類——基本建設類；

10、K類——經營管理類；

11、TZ類——特殊載體類；

三、文件資料的立卷歸檔

（一）檔案的收集

1、凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

2、銀行票據由財務部立卷留存；各類報表（應收帳報表、銷售報表等）報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。

3、業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。

4、各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存；內部文件原則上各部門傳閱后，即由總經理辦公室回收立卷留存。

5、公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加各種會議回到公司后，應

將相關資料全部移交檔案管理員。

（二）立卷歸檔的時間

1、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

2、對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

（三）立卷歸檔的要求

1、各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4、立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

5、填寫案卷一律用黑色炭素筆或鋼筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。

6、立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

7、立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

8、立卷應把上級文件于本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

9、立卷歸檔后，發現還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

10、文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

11、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

12、聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

四、文秘檔案的借閱

1、文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業務工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案部門領導批準，方可借閱。

3、文秘檔案的借閱者應負責檔案的完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

4、珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

5、必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

6、文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為七天，且必須經有關領導批準并辦理借閱手續；如要延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

7、借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

五、文秘檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

3、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。

5、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6、外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

8、企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

六、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。

2、經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

第三篇：檔案室的基本任務和檔案員崗位責任制

檔案室的基本任務和檔案員崗位責任制

一、檔案室的基本任務

根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案法規的有關規定，檔案室應認真執行下列任務。

（一）對本單位各部門形成的各種文件材料的悼念、整理、立卷和歸檔工作進行監督的指

導：在統一領導分級管理的原則下，對下屬單位的檔案工作進行監督和指導。

（二）集中統一管理本單位各種門類和載體的檔案，逐步實現科學管理，達到省級管理水

平，并積極提供利用為本單位各項工作服務，隨時收集利用效果，展示社會和經濟效益。

（三）擬定本機關檔案保管期限表，編制立卷類目，作為本機關各部門分類立卷依據和下

屬機構參與。

（四）按國家規定將存放十年左右的檔案向縣（市、區）檔案館移交，為國家積累和輸送

檔案史料。

（五）輸領導交辦的其他有關的檔案業務工作。

二、檔案員崗位責任制

（一）忠于職守，堅持黨和四項基本原則，努力鉆研檔案業務，不斷提高政治和業務水平。

（二）積極宣傳國家《檔案法》，認真執行檔案工作的有關政策和規章制度。

（三）與文書處理部門共同做好一年一度的立卷歸檔工作。

（四）集中管理本機關文書、專業和其他門類和載體的檔案，確保檔案的齊全完整，以利

用檔案的積累和利用。

（五）切實做“七防”工作，維護檔案資料的安全。

（六）熱情接待查閱人員，辦好查閱登記注銷手續，積極收集利用效果。

（七）做好檔案年終統計工作。

（八）檔案員變動工作崗位時，必須做好檔案資料清點交接工作，并告知檔案部門，以利

聯系。

三、檔案員崗位責任考核辦法

（一）對檔案人員的考核，以《檔案員崗位責任制》為依據，從德、能、勤、績四方面全

面衡量，以考核工作實績為主要內容。

（二）對履行崗位責任制成績突出的，年終給予表揚或獎勵，并作為今后對干部、職工考

核晉升和評選先進的重要依據。

（三）對履行崗位責任做得不夠的同志，一般應及時教育，幫助其改正，對玩忽劇中人守

造成檔案損失、損毀以及違反《檔案法》等法規的行為，則按照《國家行政機關工作人員的獎懲暫行規定》和《廣東省檔案違法行為處罰辦法》的有關規定，給予批評教育或警告處分，情節嚴重構成違法犯罪的，將交由司法機關依法追究法律責任。

第四篇：崗位職責及檔案管理制度(檔案員)

檔案員崗位職責

1、認真學習馬列主義、毛澤東思想、“三個代表”及科學發展觀，貫徹執行檔案法規，講究職業道德熱愛本職工作，為發展檔案事業盡職盡責。

2、努力學習科學文化知識，鉆研業務，掌握本機關種類檔案的分類、組卷、編目、保護、利用的知識和技能，搞好所屬機構的業務指導工作。

3、對本單位應歸檔的文件材料按時收集、分類、整理、組卷、書寫編目、保證案卷質量、做到管理科學，方便利用，努力實踐檔案工作的標準化、規范化。

4、堅持原則，保守機密，忠于職守，堅守崗位，不將檔案材料擅自帶離工作崗位或給無關人員傳閱。

5、熱情接待查檔人員，為查檔者提供方便，提供檔案做到及時、準確。

6、做好檔案信息利用，資料收集，編制檢索工具，編研和檔案統計工作。

7、做好檔案的收進、移出和統計工作。

8、認真做好檔案鑒定工作，對已超過保管期限確無利用價值的檔案材料提出存毀意見，編造銷毀清冊，經領導和單位審核后，按規定程序進行銷毀，并報市檔案行政管理部門備案。

檔案借閱制度

1、職能部門人員借閱檔案，需經主管領導批準，辦理借閱登記手續，方可查閱。

2、借閱機密檔案，必須經主管領導批準后，在閱覽室內查閱。

3、外單位查閱本單位檔案，必須持單位介紹信。寫明利用目的，內容及來人政治面目，經主管領導批準后，方可查閱，但一律不得借出。

4、借閱檔案者未經許可，不得隨意抄錄、復印和拍照原文。

5、借閱人員必須愛惜檔案、資料，保持檔案的清潔與完整，不得在檔案上勾劃、涂改、污損、抽頁，注意保密，不得轉借和遺失。如發現問題，根據情節輕重，依法處理。

6、檔案員有責任檢查借閱者歸還的檔案，了解保管情況和利用效果。借閱人員有義務匯報、介紹利用情況。

7、借閱期限，按要求用畢歸還。如需借走，或延長時間，必須經單位主管檔案工作的領導批準，方可辦續借手續，期限為期一年，到期必須歸還

檔案保密制度

1、嚴格遵守、執行黨和國家的保密制度、維護檔案的安全、完整和統一。

2、機密檔案要妥善保管加強保密措施。

3、機密檔案、資料的借閱，必須履行嚴格的領導審批手續，經領導批準后，方可在指定的場所閱讀，不得外借。

5、機密檔案不準摘抄或復制。

6、檔案員或查閱人員對檔案的內容要保密。不得在公共場所談論，不準攜帶檔案文件回家，探親，訪友。造成失密、泄密要追查當事者和工作人員的責任。

檔案庫房管理制度

1、檔案庫房內有“九防”措施：即防盜、防火、防光、防蟲、防塵、防潮、防鼠、防污染、防高溫。并定期檢查、通風。

2、保持庫內清潔，做好溫濕度記錄，使庫房相對濕度保持在45%—60%之間，溫度保持在14℃—24℃左右為宜，如有異常情況及時采取改進措施。

3、庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃易爆等危險物品和與檔案無關的物品。停電時應用手電照明，不得使用蠟燭等明火器具。

4、庫房設專人管理，無關人員一律不得進入庫房。隨時關好門窗，確保檔案安全。

5、檔案出入庫情況應有詳細記錄，借閱的檔案收回時，及時放回原處，不得前后錯位。

6、案柜的擺放應做到整齊美觀。遠離窗戶，隨時做好保潔工作。

檔案統計制度

檔案統計工作是檔案工作中一項獨立的工作環節，也是保證檔案工作質量，提高檔案工作水平的一項有效方法。

1、檔案統計工作應準確、及時、科學。

2、根據檔案資料的查閱、借閱登記，每年統計一次利用效果情況。

3、凡立卷歸檔的文書、會計、科技、聲像檔案，應分類填寫登記簿，年終匯總立卷情況。

4、經檔案室移交出去或銷毀的檔案，應進行統計登記。

立卷歸檔制度

一、歸檔范圍：凡是本單位在各項工作活動中直接形成的、已經辦理完畢的、具有查考保存價值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件材料，均應依法歸檔，任何人不得以任何借口拒絕歸檔。

二、歸檔時間

1、文書檔案：本各部門形成的各種不同形式和載體的文件材料，在次年一月底前由檔案室管理人員統一布置立卷，經本部門負責人審定后，每年三月份移交檔案室集中統一保管。

2、會計檔案由財務部門年終立卷，保存一年后，移交綜合檔案室保管。

4、設備檔案：按同一設備儀器名稱，含設備購置、合同、說明書、安裝、調試、驗收記錄等文字材料，指定負責人員，收集整理。設備投入使用后及時移交檔案室保管。

5、聲像檔案在每項工作活動完畢后隨時整理歸檔。

6、實物檔案：單位獲榮譽獎品、銅牌等按時間順序隨時編號歸檔

三、歸檔要求

1、應歸檔的文件材料要收集齊全、完整、核對準確，按照文件材料的形成規律及其內在聯系，進行分類、立卷，使案卷能正確反映出本校工作活動的真實情況，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料一般一式一份。重要或利用頻繁的，可酌情增加歸檔份數。

3、凡歸檔的文件材料，其制作材料必須利于長期保存，同時要保證圖樣清晰，字跡工整耐久，簽署完備。禁止用鉛筆、圓珠筆和復寫紙制作文件。

4、案卷封面各個項目應填寫清楚、準確；卷內文件材料按規定次序排列、編號，并填寫“卷內文件目錄”和“備考表”。

5、歸檔案卷要按一定次序系統排列，按照不同門類、載體和不同保管期限分別進行編號，并編制案卷目錄，填寫案卷目錄號。

6、歸檔手續，各部門將文件材料和案卷向檔案室移交時，應編制“移交清單”一式二份，經交接雙方核對簽字后，各留一份，以備考查。

第五篇：檔案員職責及檔案管理制度

檔案員職責及檔案管理各項制度

一、檔案員崗位責任制度

1、學習貫徹實施《檔案法》等檔案工作的法律、法規和縣委、政府關于檔案工作的政策規定。學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。

2、熟悉本單位檔案業務工作，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。不得造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為

3、了解本單位各類檔案資料的形成過程。掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

4、及時對鄉鎮機關形成的文書檔案、實物檔案、音響、照片等各種檔案材料進行收集、整理、分類、編目、立卷和歸檔。并監督和指導各站所做好檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規范化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。

5、負責收集領導外出開會的發言材料和帶回的有關材料。收集鄉鎮重大活動、重點建設以及其它應當歸檔的有關材料和照片，6、負責管理本單位各種門類和載體的檔案，經常保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“十防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

7、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。按規定及時向縣檔案館移交保管到期的檔案。

8、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢和檔案查詢利用服務工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。

9、對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，寫出鑒定分析報告，經領導批準和上級檔案部門鑒定后，認真負責地銷毀。

10、積極開發檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。

二、檔案室（庫房）管理制度

1、室（庫）內必須配備滅火器、消防栓，始終保持完好率達到100%。嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物，嚴禁明火，嚴禁非管理人員入內。確因工作需要進入時，要經領導批準，并由本室（庫）管理人員陪同。門要加固防盜門。進出室（庫）隨時關燈、鎖門，2、搞好室（庫）內防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體、防水“十防”工作。每天必須定期查庫，并認真做好記載。

3、定時測量記錄室（庫）內溫度。要求室（庫）內溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內，并注意做好空調機和去濕機的定時開關工作。

4、妥善保管室（庫）內鑰匙，不準隨身攜帶，確保檔案室（庫）內安全。

5、檔案柜具要編制順序號，排列整齊。室（庫）內內要經常打掃，柜具要定期擦試，隨時放置防蟲、防鼠藥品，保持室（庫）內清潔衛生，整齊美觀，6、進檔案室（庫）內查閱資料，查閱者不得大聲喧嘩。要愛護檔案，不得撕頁、涂改，沾口水翻頁，一旦發現由查閱者負全部責任。

7、未經批準，任何人不準將檔案帶出檔案室（庫），更不準私自摘抄、外傳，嚴格遵守保密制度。

8、檔案工作人員對所保管的檔案，要定期檢查，做出記錄，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案，發現破損或褪變的檔案要及時采取措施進行修復或復制。

9、辦理借閱、借用檔案，要嚴格履行規定的手續，不得擅自擴大檔案的利用范圍，并要求借閱檔案人員負起安全保密責任，歸還時要有嚴格的檢查登記制度。

10、遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，保護現場不受破壞。

三、檔案保管制度

1、鄉鎮各種門類和載體的檔案均由鄉鎮綜合檔案室集中統一保管。各站所在次年第一季度前，必須將檔案移交鄉鎮綜合檔案室。檔案室在接收檔案時必須認真檢查驗收并履行交接手續。

2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

3、在認真保管好紙質檔案的同時，必須及時進行檔案目錄的電子著錄，有條件的可進行全文著錄。

4、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設施。

5、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調節，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

6、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。

7、庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。

8、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發現霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案者，按檔案法規嚴肅處理。

9、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續。

四、檔案安全管理制

一、嚴格按照檔案安全管理規定，配齊消防和安全管理因硬件設施。

二、檔案庫房要有“十防”措施。即防盜、防火、防潮、防蟲、防霉、防光、防水、防塵。

三、庫房內嚴禁明火、吸煙及存放易燃物品，嚴禁將火種、食品、易燃易爆等物帶進檔案室。

四、庫房內應保持清潔衛生，隨時對檔案裝具進行除塵，以防止有害物質的侵蝕。

五、定期檢查檔案保管狀況，做好日常溫濕度記錄，發現問題及時采取措施。

六、嚴格遵守檔案的審批、鑒定、銷毀制度。銷毀檔案時，重要文件要逐份登記造冊，并在指定地點專人監督銷毀。

七、對館藏檔案每年進行一至二次全面檢查，主要核實帳、物、卡是否相符，以防檔案長期借出造成丟失，發現問題及時報告、處理。

八、對計算機內的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防信息的丟失與損壞。

九、定期檢查維修電器設備、消防設備、更換檔案保護藥物。

十、庫房管理人員下班前，要關閉門窗，鎖好庫門，切斷電源。

十一、庫房鑰匙要專人保管使用，定點存放，嚴禁外借。

五、文書材料歸檔制度

1、歸檔范圍

凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種專業內容、各種載體（紙質、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案及上級印發需要本單位長期執行和落實的各項規定、制度等均屬歸檔范圍。

2、歸檔時間

（1）文書檔案，應于檔案形成的次年第一季度末前歸檔完畢。

（2）會計檔案，應于形成為單位，于決算批準后，繼續在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。

（3）科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試制產品、一項工程或其他技術項目完成或告一段落后及時歸檔。

（4）重點建設項目和重點工程，在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。

（5）其他各種專業檔案，均必須按其形成規律，遵守上級檔案部門或專業部門的規定及時歸檔。各項管理工作形成的文件材料，應在工作完成后及時向綜合檔案室移交。

3、歸檔要求

（1）歸檔工作，必須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數以及每件文件的頁數均須齊全完整。

（2）、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯”的同時按文件的保存時間（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。

（3）、歸檔文件材料正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發文、基建項目檔案按上級要求制定份數。

（4）卷內文件排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；結論、決定、判決性的文件材料在前依據材料在后。

（5）卷內文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：裝訂的卷，在有文字的每頁文件的右上角編全卷文件統一的順序頁號；不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號。圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內容和攝錄者。

（6）凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期，均須按規定格式逐卷填寫內文件目錄。

填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名。填寫卷內文件目錄的字跡要工整；卷內文件目錄置于卷首。

（7）凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。

歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。

（8）歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄等，必須符合檔案部門規定的標準和規范，并按規定格式和要求填寫清楚。粘貼裝訂要符合檔案技術保護要求。

（9）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫。

（10）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規律。必須完整、系統、準確的反映真實的歷史過程。

4、歸檔手續

移交檔案時要認真履行交接手續，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責。

六、檔案復制制度

1、要遵循保密原則，未開放或涉及保密的檔案不得復制。

2、復制檔案中的內容，須經領導同意，由檔案管理人員進行復制。

3、破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。

4、對利用較多的檔案，可復制數份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。

七、檔案查借閱制度

1、因單位、家庭、個人工作、生活需要的，都可借閱已開放檔案，但原則上只能在閱文室內查閱,確實要借出的檔案,必須經分管領導簽批，方可辦理借閱手續,借閱時間一般不超過一周。

2、查找利用檔案者，一律憑單位介紹信、個人身份證或其他有效證件，辦理登記手續后，方可查閱。

3、查閱檔案者，要愛護檔案，嚴禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉借、遺失。不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。

4、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

5、借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續。如發現有撕毀、遺失、涂改和損壞現象，要給予行政處分或罰款。情節特別嚴重者，按照《檔案法》有關規定嚴肅處理。

6、復制、抄錄檔案資料，要經領導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。

八、檔案移交制度

1、國家規定應向當地檔案館移交的永久和長期保管檔案，必須按規定時間辦理移交手續，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上注明。

2、檔案工作人員調離工作后，必須辦完移交手續后，方可離崗辦理調離手續。

3、對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統計和移交工作作好準備。

4、移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。

九、會計檔案管理制度

1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業材料，均應由財務人員按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。在會計終了后，暫由財務科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。

2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應會同財務科經辦人共同拆封整理，以分清職責。

3、嚴格執行安全保管制度，謹防損毀，不得失密和泄密。

4、調閱會計檔案，須由分管財務的領導批準和財務主管陪同借閱。

5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。

十、聲像檔案管理制度

1、對聲像檔案實行集中統一管理，確保其完整、系統、安全，以備管理使用。

2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴格按照國家標準規范管理。

3、聲像檔案管理員應隨時收集、征集零散的具有保存價值的照片、錄相帶。

4、借閱聲像檔案，必須按有關規定辦理借閱審批手續，歸還時按規定進行質量檢查、驗收。

5、對收藏的聲像檔案要根據具體情況定期檢查。

6、嚴格做好聲像檔案的保密工作。

十一、實物檔案管理制度

1、實物檔案要及時移交檔案室歸檔，實行集中統一管理，確保其完整、準確、系統、安全，以備開發和利用。

2、實物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎杯。

3、實物檔案的歸檔，要求保證實物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。

4、實物檔案的借出，必須經領導批準，按規定辦理借出手續，如果展出，要對展出實物檔案定期進行檢查。

5、實物檔案如有破損，必須進行認真修復和技術加工，以延長實物檔案壽命。

6、建立實物檔案登記和統計制度，每年檢查一次，發現問題，及時解決。

十二、檔案保密制度

1、檔案工作人員應嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全完整。

2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。

3、檔案庫房設施應符合“十防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發現問題及時處理。

4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。

5、不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。

6、不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續，并限于保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內容。

7、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經保密部門審查批準，同時指定專人保管。

8、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。

9、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發現問題，及時報告。

10、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節依法追究責任。

十三、檔案鑒定銷毀制度

1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。

2、鑒定小組以專業主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據，及時組織對到期檔案進行鑒定。

3、鑒定工作結束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經分管領導批準，并報送有關檔案部門備案，然后方可銷毀。

4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

5、經過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定，鑒定中發現檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關科室或責任人負責修改、補充。

6、銷毀檔案時，監銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關業務部門派員在指定地點共同監銷，監銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領導。

7、銷毀檔案時，必須注意保密，監銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現場。

8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規定的按有關規定執行。

十四、檔案統計制度

1、檔案統計要符合《中華人民共和國統計法》及其他有關法規、規章要求。

2、檔案統計包括登記和統計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統計臺帳，認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數量、狀況及結構的登記和統計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統計。

3、檔案統計內容與指標要保持一致性、穩定性和連續性,不得隨意更改。

4、統計數字要準確無誤，情況要真實，結論要正確，各項數字一律用阿拉伯數字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。

5、及時、準確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統計年報及其他檔案調查統計表，統計表要由領導簽字蓋章后方能上報或歸檔。

6、檔案室要定期對檔案統計資料進行歸納整理，定期對統計數據進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發現問題，糾正錯誤，更好地認識和了解檔案管理的現狀，掌握發展規律，分析發展趨勢，提高管理水平。

十五、檔案史料編研制度

1、綜合檔案室是檔案史料的收集、管理、開發、利用的主要部門，編研工作是檔案室的一項重要工作職責。檔案人員應根據檔案史料的形成過程，堅持做到經常不斷的搞好編研和開發，以滿足各方面利用檔案史料的需要。

2、檔案室按規定搞好檔案全宗介紹、組織機構沿革、基礎數據統計、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。

3、深層次的編研工作，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。

4、編研的檔案史料，只限內部使用，不得對外借閱和向社會公布。如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時，必須經分管檔案工作的領導批準后，方可辦理手續。