第一篇：員工人事檔案管理制度

員工人事檔案管理制度

第一章總則

第一條為加強和規范員工檔案管理，根據《中華人民共和國檔

案法》和勞動部發《企業職工檔案管理工作規定》，結合公司工作實際，特制定本辦法。

第二條員工檔案建立范圍

凡被公司招聘并錄用的人員，均應同時擁有個人社會檔案和公司

員工內部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。

第二章員工檔案種類及運用

第三條個人社會檔案：本公司員工的個人社會檔案原則上要求

均在西安市各人才中心托管，并隨員工工作關系予以轉接。

第四條員工內部檔案：公司員工內部檔案作為個人社會檔案的補充，統一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度視情移交歸存到個人社會檔案。

第五條 公司員工內部檔案收集的內容：

1、《員工應聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶口本（或暫住證）復印件、最高學歷證書和職稱證書及職業資格證書復印件。以及其他有關員工職業、技能信息的相關證書、文件復印件。

2、《勞動合同》、《員工轉正申請表》、職務任免文件、公司內部調令、社會保險轉移繳納證明、年度績效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動合同證明書及其他相關離職手續文件等材料

3、《培訓合同》、培訓結業證書、獎懲文件或記錄等其他資料。

4、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。

第三章員工檔案收集程序和歸檔標準

第六條收集辦法：

1、個人社會檔案：個人社會檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內部檔案信息，以形成員工社會檔案的有效積累。移交社會檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內部檔案中留存備查。

2、員工內部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負責形成公司內部檔案。凡本文所列應歸檔的各類資料，在職能部門內形成材料后的一周內按要求將材料送交行政人事部歸檔。

第七條歸檔標準：

1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個人簽字、有形成時間的日期。

2、一般要求用原件存檔。如用復印件存檔的，須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。

第四章員工檔案的借閱

第八條員工檔案除總經理和副總經理、行政人事部經理及主管人事的主管外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫《檔案查閱審批表》，報公司領導審批。

第九條有關國家機關及相關單位人員若需查閱員工檔案，應持單位介紹信和本人工作證并填寫《檔案查閱審批表》，由公司領導簽字審批后方予查閱。

第十條員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時，須嚴格履行登記審批手續。

第十一條查閱檔案者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴散檔案內容，違者按有關規定追究當事人責任。

第五章檔案的轉接

第十二條員工社會檔案的轉接由本人按照相關機構的規定自行辦理，原則要求社會檔案隨勞動關系一并轉移。

第十三條員工調動或離職，其內部檔案內需要移存至社會檔案的資料由行政人事部負責移存。

第六章員工檔案的存檔期限及銷毀要求

第十四條對于正常離職且離職手續齊備的員工內部檔案，在公司保存5年（一般員工）—10年（中高層管理人員）后酌情銷毀。

第十五條對非正常離職或離職手續不齊全的員工內部檔案，原則上永久留存，未經公司領導批準不得銷毀。

第十六條員工檔案編號管理，檔案編號為八位數且具有唯一性，其中檔案編號前四位數字為入職員工序號，包括前兩位公司部門編號和后兩位員工編號。檔案編號后四位數字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來公司增設的各項與員工信息有關的物品保持一致性，以便檢索。

第十七條員工檔案的銷毀由行政人事部門負責，在辦理檔案銷毀審批手續后按照國家相關規定安排專人到專業銷毀場所進行銷毀。未經鑒定和未經批準，任何人不得擅自銷毀員工檔案。對故意損壞或擅自銷毀者，應視情節給予懲處。

第七章員工檔案管理人員的職責

1、忠于職守，嚴格執行檔案法規及企業相關制度，維護員工檔案的真實性。

2、按照歸檔范圍認真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規定辦理日常的查閱、借用和轉遞。

3、做好員工檔案的保管、保密和保護工作，確保員工檔案的完整與安全。

4、做好員工檔案工作的基礎建設，促進員工檔案管理工作的規范化和科學化。

第十八條本辦法自印發之日起執行。

行政人事部

2013年1月5日

第二篇：員工人事檔案管理制度

員工人事檔案管理制度

1.目的

為了將公司人力資源部人事檔案管理工作制度化，規范化，維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞，便于相關人事檔案材料的查閱，特制訂本制度。2.適用范圍

適用公司于本公司所有人事檔案的管理。3.權責

3.1人力資源部人事檔案管理員負責人事檔案的歸類、整理、保管。3.2人力資源部經理負責人事檔案查閱的審批。3.3總經理負責人事檔案借閱的審批。4.定義（無）5.內容

5.1人事檔案分類

員工人事檔案分為以下七大類： 5.1.1入職檔案 5.1.1.1個人簡歷、員工應聘登記表、員工入職登記表，測試試卷、面試記錄表、身份證、學歷學位證、英語等級證書、計算機等級證書、特種作業證書、各類資格證書復印件等個人入職基本信息。

5.1.1.2勞動合同書、保密合同、補充協議、應屆畢業生協議、實習協議等。5.1.2培訓檔案

新員工入職培訓試卷、培訓心得、參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表、培訓服務協議。5.1.3職位檔案

職務任命書、職務變動申請、職位職務異動記錄。5.1.4薪酬考核檔案、試用期考核表、員工試用期轉正申請、季度/考核記錄表、考核成績、考核面談記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄等。5.1.5電子人事檔案

人力資源部員工信息臺賬、考勤記錄、各類報告總結等各類電子類人事檔案，由崗位電腦使用人建立專門的電子文件夾，查詢路徑保管查詢。5.1.6離職檔案及各類獎懲。

離職申請單、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協議、其他補充協議、獎懲申請單。5.1.7外來文件

所有跟公司人力資源有關的外來文件。5.1.8其他檔案

個人黨、團相關資料按照辦公室相關管理制度執行。5.2人事檔案的歸檔

5.2.1人力資源部建立個人為單位的檔案管理體系，先對各類人事檔案進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。5.2.2根據檔案材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。5.2.3在檔案上編號及目錄上補登材料名稱及有關內容。5.3人事檔案的核查核對保管

人事檔案設專人管理，檔案管理員不定期對檔案進行核查，防止檔案丟失、損壞等。

5.4人事檔案的查閱傳遞

5.4.1由于工作需要查閱人事檔案，必須填寫《檔案查詢申請表》，在人力資源部查詢或人力資源部指定地查詢，檔案查詢須經人力資源部經理批準(附件一：檔案查詢申請表)。

5.4.2人事檔案屬于公司保密文件，不允許向外傳遞，非檔案管理需要不得復印，因特殊情況需要借出必須經總經理批準。5.5人事檔案保密規定及保存期限

5.5.1公司設專人負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。

5.5.2公司的內部各類人事檔案永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起5年后方可銷毀，但電子檔需要長期保存。6.相關文件和表單 6.1相關文件(無)6.2表單

6.2.1《人事檔案查詢申請表》 7.附則

7.1本制度解釋權歸人力資源部。7.2本制度自印發之日起執行。

第三篇：員工人事檔案管理制度

員工人事檔案管理制度

? 人事檔案的內容。員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。

其內容主要包括：

（1）記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化進程和履歷，自傳材料。

（2）員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑒別和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料。

（3）對員工的有關歷史是進行審查、甄別與復查的人事材料。

（4）記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料。

（5）記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎

勵的人事材料。

? 人事檔案保密規定。人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不可擅自向外擴散。

? 員工個人情況變更規定。員工入店后，由員工本人填寫《員工入職表》，其內

容包括員工姓名、性別、出生年月日、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。項目內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤資料。

? 員工人事檔案的使用。員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方

面的基本數據，并為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數據的分析，了解公司人員結構的變動情況，為制定公司人力資源發展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規范化管理奠定扎實的基礎。

第四篇：員工人事檔案管理制度

員工人事檔案管理制度：

員工人事檔案管理制度

第一條人事檔案的內容。

員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括：

1.記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化進程的履歷，自傳材料；

2.員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點

進行的鑒別和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料；

3.對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料；

4.記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料；

5.記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

第二條人事檔案保密規定。

公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

第三條員工個人情況變更規定。

1.員工進入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。

2.項目內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。

第四條員工人事檔案的使用。

員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據，并為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數據的分析，了解公司人員結構的變動情況，為制定公司人力資源發展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規范化管理奠定扎實的基礎。

第五篇：025-員工人事檔案管理制度

行政辦政策與程序

E.O-ZC-025

訂立部門：行 政 辦 程序制定： 標 題：員工人事檔案管理制度 政策批準： 訂立目的：為了更好地管理員工。程序內容：

一、人事檔案的內容。

1、記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化進程的履歷，自傳材料。

2、員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑒別和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料。

3、對員工的有關歷史問題進行審查、鑒別與復查的人事材料。

4、記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料。

5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

二、人事檔案保密規定。酒店人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

三、員工個人情況變更規定。員工入店后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。項目內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有記錄得以相應更正，確保人事部掌據正確無誤的資料。

四、員工人事檔案的使用。員工人事檔案為酒店管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據，并為人事統計分析提供資料。酒店人事決策人員可以通過對有效數據的分析，了解酒店人員結構的變動情況，為制定酒店人力資源發展規劃提供依據。酒店要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發揮員工檔案材料的作用，為酒店人力資源的規范化管理奠定扎實的基礎。