第一篇：文件檔案管理規定

文件檔案管理規定

第一章 總則

第一條 目的。為了規范公司文件檔案管理工作，特制定本制度。

第二條 管理部門

1、文書結案后，原稿由行政部門歸檔，經辦部門根據實際需要留存復印件。如因業務處理

需要，原稿需由經辦部門保管，應經行政部門經理同意后妥善保存，行政部門以復印件歸檔。

2、各分公司檔案分類目錄及編號原則，由總公司行政部統一制定，分公司行政部門自行管

理。

第二章 文件、檔案整理

第一條 文件點收

文件結案移送歸檔時，根據如下原則點收。

1、檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查和歸入。

2、文件如需經過抽查，應有管理部門經理簽認。

3、文件的處理手續必須完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門。

4、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門。

第二條 文件整理

點收文件后，應依照下列方式整理。

1、中文豎排文件以右方裝訂為原則，中文橫排或外文文件則以左方裝訂為原則。

2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角，理齊釘牢。

3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。

第三章 檔案分類

第一條 檔案分類應根據內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類3級分

類。先以部門區分，然后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

第二條 檔案分類應力求實用。如果因案件較多，3級分類不夠應用時，須在第3級之后增

設第4級“細類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”2級。

第三條 同一“小類”（或細類）的案件以裝訂于一個檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾

不夠使用時，可分為2各以上檔夾裝訂，并于小類（或細類）之后增設“卷次”編號，以便查閱。

第四條 所有的已審批的管理規定、作業指導書（包括計劃、合同、臨時通知等）或表格

格式應交行政部歸口、分類并統一編號。

第五條 檔號的表示方式如下：

HYK/X1X2－X3（X4）－X5－X6/ X71、編號方法

管理規定、作業指導書、表格

HYK/X1X2－X3（X4）－X5－X6/ X7

各中心/

2、以公司名義對外行文：

穗+公司簡稱+主辦部門簡稱[發行年號]+第（順序號）號；

3、內部文件（主要包括命令、決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等）：

單位簡稱+主辦部門簡稱 [發行年號]第（順序）號

4、合同（協議）：

集團的合同（協議）：（完整年號）HYK-順序號

各單位的合同（協議）：（完整年號）各單位拼音簡寫-順序號

5、公司所有已審批的外來文件根據需要交行政部歸口、分類。外來文件的編號采用發文單位的原編號。

6、技術文件、圖紙的編號方法另行規定。

第四章檔案名稱及編號

第一條檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定的范疇，不能籠統含糊。

第二條檔案分類各級名稱確定后，應編制“檔案分類編號表”、將所有分類各級名稱及其代表數子編號，按一定順序依次排序，以便查閱。

第三條檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以便將來組織擴大或業務增多時可隨時增補。

第四條檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第五條檔案編號

1、新檔案，應從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔案號。

2、檔案如歸屬前案，應查明前案的檔案號并予以同號編列。

3、檔案號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述多件事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔案號。

4、檔案號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔案號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

第五章檔案歸檔管理

第一條歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔案夾內，并視實際需要使用“現出紙”注明目次號碼，以便查閱。

第三條 檔案夾的背脊應標明檔案夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查閱。第四條 保存期限

文件保存期限除政府又換法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理。

1、永久保存 A、公司章程 B、股東名冊

C、組織規程及辦事細則 D、董事會及股東會記錄 E、財務報表

F、政府機關核準文件

G、不動產所有權及其他債權憑證 H、工程設計圖

I、其他經核定須永久保存的文書 2、10年保存 A、預算、決算類 B、會計憑證

C、事業計劃資料

D、其他經核定須保存10年的文書 3、5年保存

A、期滿或解除之合約

B、其他經核定須保存5年的文書4、1年保存：結案后無長期保存必要者。

5、各種規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期予以相應年限的保存。

第六章檔案調閱管理

第一條各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填寫“檔案調閱單”，經其部門主管核準后向檔案保管人員調閱。

第二條調閱檔案（包括文件資料）時，必須在“檔案調閱登記薄”登記后方可借閱；秘密級以上的檔案文件須經經理級領導批準后方可借閱。

第三條 案卷不許借出，只供在檔案室查閱；未歸檔的文件及資料可借出。第四條 檔案管理人員接到“檔案調閱單”，經核查后，取出該項檔案，并于“檔案調閱單”

上填注借出日期，然后將檔案交予調卷人員，調卷人員接到檔案后，在“檔案調

閱單”上簽字?！皺n案調閱單”按歸還日期的先后整理，以備催還。

第五條 調閱期限不得超過2個星期，到期必須歸還。如需再借，應辦理續借手續。

第六條 調閱檔案的人員必須愛護檔案，要保護檔案的安全與秘密。不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞，否則按違反“保密法”追究當事人責任。

第七條 調閱的檔案交還時必須當面點清交接清楚，如發現遺失或損壞應立即報告領導。第八條 外單位調閱檔案，應持有單位介紹信，并經總裁批準后方可借閱，但不能將檔案

帶離檔案室。

第九條 外單位摘抄卷內檔案應經總裁同意，對摘抄的材料要進行審查簽章。第十條 檔案歸還時，經檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔案夾?！皺n案調閱單”由檔案管理人員留存備查。第十一條 調閱的檔案應與經辦業務有關，如借閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部

門經理同意。

第七章 檔案清理

第一條 檔案管理人員應及時擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀，腐朽，每年更換檔

案時，依規定清理一次。已到保持期限者，予以銷毀。銷毀前先應造冊呈總經理核準，并于目錄附注欄內注明銷毀日期。

第二條 保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值的，檔案管理人員應在“檔案目錄表”上注明需保留文件，并注明其他銷毀部分銷毀的日期。

第三條 每年對檔案材料的數量、保管情況等進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。

第四條 對于已失去作用的檔案應進行銷毀或用碎紙機進行處理，銷毀材料檔案要認真鑒

定，確定銷毀檔案材料已列冊登記。第五條 銷毀檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。

第二篇：檔案管理規定（共）

池州九華山機場分公司檔案管理規定

一、總則

1、為加強公司檔案管理工作，有效地保護及利用檔案，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，特制定本規定。

2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

二、檔案的收集

1、檔案管理工作由綜合管理部負責。

2、綜合管理部專（兼）職檔案管理員負責文件材料收集、管理和歸檔工作。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議紀要、統計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料應齊全完整。

2、歸檔的文件材料應準確地反映本單位的各項活動的真實內容和歷史過程。

3、歸檔的文件材料應書寫清楚、字跡工整、圖樣清晰，文件書寫和載體材料能耐久保存，不能用鉛筆、圓珠筆和純藍墨水筆書寫。

4、歸檔的電子文件材料，原則上應有相應的紙質材料一并歸檔保存。

5、各部門檔案歸檔時需嚴格辦理移交手續，由相關部門和檔案管理員共同會簽移交清單，會簽后的移交清單由檔案管理部門和移交部門各保存一份。

6、移交的檔案材料應嚴格按照要求進行整理、編號入檔、分類存放。

五、檔案的保管

1、綜合管理部應當指定專（兼）職檔案管理員保管檔案材料。檔案材料應放置于專設的檔案室內，并且達到防火、防盜、防蟲、防潮的要求。

2、檔案管理人員應注意檔案的保密，不得遺失。如有遺失，應立即向部門領導匯報。

3、檔案管理人員如調離或者離職，應在調離或離職前做好檔案的交接工作，避免檔案遺失、泄密現象的發生。

六、檔案的查閱和使用

1、公司各有關部門可以根據工作需要，按照使用權限，經檔案管理部門批準并填寫檔案查閱單后到檔案室查閱使用。

2、查閱檔案的人員應按照查閱權限辦理登記使用手續，查閱完畢后及時歸還。需要將查閱資料復印或者摘抄的需經相關領導批準后方可執行。

3、檔案資料原則上不予外借。如因工作需要，經主要領導批準并填寫借閱表后方可外借。

七、違反檔案管理規定的處罰措施

1、損壞、涂改、偽造或擅自銷毀具有保存價值的檔案的，給予責任人行政處分。

2、工作中玩忽職守，造成檔案泄密或者丟失的，根據情節嚴重情況，給予責任人罰款、辭退、追究法律責任的處分。

3、其他違反公司檔案管理規定的行為依照公司相應的處罰制度執行。

八、本規定自發布之日起施行。

第三篇：檔案管理規定

檔案管理規定

第一章 總則

第一條 為加強檔案管理，規范檔案管理工作，更好地收集、保管和利用各類檔案資料，為公司經營管理服務，制定本規定。

第二條 本規定所稱的檔案是指公司在各項工作中形成的、具有查考利用價值的各種文字、統計報表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 檔案工作是公司的一項基礎工作，是維護公司合法權益、防范金融風險、記載歷史真實面貌、保證各項工作正常運轉的必要手段。

第四條 公司檔案管理實行“集中管理、分層保管”的原則。公司設檔案室，配專職檔案管理員；各部室設置檔案柜，配專兼職檔案管理員。

第五條 公司所有內設機構和全體員工都有保護檔案的義務和責任。

第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關人員崗位職責，部室負責人對檔案工作負有領導責任。檔案工作落實情況須寫入所有內設機構和全體員工的工作總結與工作安排并納入公司績效考核。

第二章 公司檔案管理 第一節 歸檔內容

第七條 歸檔內容

凡是能夠反映公司經營活動狀況、具有查考利用價值的資料，均應移交公司檔案室集中管理。歸檔內容詳見《公司歸檔文件一覽表》（見附件一）。

公司檔案室保管的一級門類檔案分為文書檔案、會計檔案、業務檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案六類。

第二節 歸檔時間

第八條 經辦人員應隨時將辦理完畢的具有保存價值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規定如下：

（一）文書檔案

合同（協議）、貸款時效、判決書、調解書等重要文書，必須于公司用印后2日內移交公司檔案室。因合作方的原因，材料不能及時返回，最遲不得超過7個工作日歸檔，最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

收發文、總裁辦公會議記錄（紀要）、專業委員會會議記錄（紀要）等資料，秘書于次年3月31日前移交公司檔案室。董事會、監事會、股東大會相關資料由總裁辦秘書于材料形成后5個工作日移交公司檔案室。

（二）會計檔案

會計檔案的二級門類包括：自主業務會計檔案、貸款業務會計檔案、臨柜會計檔案和其他會計檔案。自主業務會計檔案，每月及時整理、裝訂會計憑證、科目余額表和發生賬；按季裝訂柜臺每日報送的清退業務報表；按年裝訂財務報表、銀行對賬單等會計資料，隔年于1月31日前移交公司檔案室。

貸款業務會計檔案，由貸款財務部負責立卷，貸款財務部內部指定專人負責貸款業務會計檔案的日常管理工作，貸款財務部負責人對貸款業務會計檔案管理工作負責。

貸款財務部每日根據業務處理情況，及時將貸款項目原始憑證粘貼在貸款項目記賬憑證后，防止遺失和散落。《資金貸款分配/兌付項目通知單》、《貸款項目資金運用付款通知單》、貸款項目清算報告復印件作為貸款項目原始憑證，也粘貼在貸款項目記賬憑證后。

貸款財務部每日應及時整理貸款項目原始憑證及記賬憑證；每月應及時整理貸款業務資產負債表、貸款業務利潤及利潤分配表、貸款項目資產負債表、貸款項目利潤及利潤分配表、貸款項目收益情況表、銀行存款余額調節表、銀行對賬單；每年應及時整理貸款項目科目余額表、貸款項目明細分類賬。

貸款項目完全清退3個月內，貸款財務部應將以下資料歸檔：貸款項目原始憑證與記賬憑證、貸款項目科目余額表、貸款項目明細分類賬、貸款項目資產負債表、貸款項目利潤及利潤分配表、貸款項目收益情況表。貸款財務部按貸款項目單獨建立檔案盒，并逐盒歸檔。

對于存續期超過3年的貸款項目，以3年為周期進行立卷歸檔，直至貸款項目完全清退。為方便貸款業務會計檔案的查閱和使用，貸款財務部形成的存續期在3年以內（含3年）貸款業務會計檔案由貸款財務部保管，存續期超過3年及完全清退但尚不夠銷毀年限的各類貸款業務會計檔案，應及時移交公司檔案室保管。

理財中心柜臺事中監督員于營業次日9：00前將前一天發生的需交接的業務文書、單據憑證、報表等整理完畢后交接至合規風控部事后監督員。

合規風控部事后監督員于次年年初將上一年結束的合同文書類檔案、憑證類檔案、報表類檔案及其他需要歸檔的檔案向公司檔案室移交。

柜臺存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。

歸檔最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

（三）業務檔案

業務檔案的二級門類包括：自主業務檔案和貸款業務檔案。

業務檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業務檔案管理暫行辦法》執行。

（四）科技檔案

基建檔案：固定資產、基建、工程項目資料在工程竣工驗收結算后5個工作日內移交公司檔案室。電子檔案：財會、業務數據年備份用的光盤、硬盤，于次月前5個工作日內移交公司檔案室。歸檔最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

（五）聲像檔案

聲像檔案于攝錄完成后5個工作日內移交公司檔案室。最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

（六）實物檔案

實物檔案取得后立即移交公司檔案室。

第三節 歸檔要求

第九條 歸檔資料應為原件或能夠反映公司經營活動狀況且具有查考利用價值的復印件，要求字跡、印章清晰，內容填寫完整。

第十條 歸檔資料產生部室對移交公司檔案室前歸檔資料的真實、完整、有效和保密負責。第十一條 歸檔資料應體現公司經營活動的系統性和完整性。

第十二條 各部室經營活動形成的檔案資料原件，必須及時移交公司檔案室集中管理，任何人不得據為己有或長期個人保存，任何部室或個人不得擅自毀損保管的檔案資料。

第十三條 部室檔案管理員根據公司業務管理流程在向其它部室或公司檔案室移交檔案資料前，對于以后工作中經常使用的檔案資料，部門應復印或掃描一份留存。

第十四條 經辦人移交歸檔資料前應對不符合要求的歸檔文件資料進行必要的修整，包括對破損文件進行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對過大的文件進行折疊等。

部室檔案管理員有權拒絕接收不符合上述要求的歸檔文件資料。

第十五條 經辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時，交接雙方必須履行交接手續，交接記錄一式兩份，經移交人、接收人雙方簽字確認后，交接雙方各執一份永久保存。

第十六條 部室檔案管理員向公司檔案員移交檔案資料時，應保證歸檔材料整理規范，目錄內容登記正確、完整，符合公司歸檔要求。未達到歸檔要求的，公司檔案員有權拒絕接收，待整理合格后再接收。交接雙方必須履行交接手續，交接記錄一式兩份，經移交人、移交部室負責人、接收人三方簽字確認后，交接雙方各執一份永久保存。第十七條 各部室負責人必須認真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經營活動檔案資料齊全、歸檔及時、保管有序。

第四節 檔案整理

第十八條 各部室移交檔案室的檔案資料，由公司檔案管理員以部室為單位分類保管，次年3月進行整理。

資金貸款成立檔案，由合規風控部事后監督員進行整理。會計檔案，由計劃財務部和貸款財務部檔案管理員進行整理。第十九條 整理原則 以“件”為單位進行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進行分類、排序、編號、編目、裝盒，使之有序化。

第二十條 檔案整理具體工作包括：

（一）文件修整

主要是對歸檔文件資料進行進一步的修整，包括對破損文件進行修裱、對字跡模糊或易褪變的文件進行復制等。

（二）文件裝訂

文件裝訂的目的在于從實體上最終確定“件”的形態，起到固定文件頁次、防止文件張頁丟失的作用，便于歸檔后保管和利用。

1、排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復與請示、轉發文與被轉發文等由多份文件構成一“件”的材料按照要求進行排序。

2、裝訂：將“件”內的諸頁文件左、下側對齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等。裝訂必須符合檔案保護的要求，盡量保持文件原始面貌。

（三）文件分類

歸檔文件的分類采用復式分類法，即保管期限——機構（問題）分類法，先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按分類，再在下按機構（問題）分類。

（四）文件排列

1、排列原則：堅持“事由”原則，即將同一事由的相關文件排列在一起?！笆掠伞敝敢患唧w的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。

2、排列方法：將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進行排列。在分類方案的最低一級類目中按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

（五）文件編號

1、件號：指室編件號，即歸檔文件在分類方案的最低一級類目中的排列順序號。如采用“保管期限——機構”分類，室編件號就應在同一保管期限同一的一個機構內從“1”開始逐件流水編號。

2、編號項目：在文件首頁上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項目內容填寫相關內容，包括：收文日期、收文編號、全宗號、機構或問題、、保管期限、室編件號等。

（六）編制歸檔文件目錄

依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列的結果，逐類、逐件編制目錄，歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。編制目錄以“件”為單位進行，一件體現為一條條目。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊。

（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件嚴格按照件號的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。

1、裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同機構形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。

2、填寫檔案室盒脊內容：包括全宗號、、保管期限、起止件號、盒號等。

3、填寫備考表：包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。

第二十二條 為便于查詢，公司檔案管理員將每一份檔案材料的有關內容輸入微機，并校對、編輯、打印《歸檔文件目錄》。

第五節 檔案保管

第二十三條 保管期限

依據檔案類別與內容，公司檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。凡是反映公司主要業務活動和基本歷史面貌的、對公司的建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案應永久保存；凡是在一定期間內對公司具有利用、查考價值的，應酌情確定長期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具體的業務文書，法律、行政法規有明確規定的，按規定執行。

第二十四條 保管要求

（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。

（二）公司檔案管理員每季對庫藏檔案進行清查核對，保證賬物相符，對破損和載體變質的檔案及時修補或復制。

（三）檔案室必須保持良好的環境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲、防有害生物、防污染等防護設施。庫房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對濕度要控制在45%至60%之間。

（四）檔案室內禁止吸煙，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他雜物等。

（五）檔案室禁止無關人員擅自出入，禁止任何外來人員入內。

第六節 檔案利用

第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。

第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續，由經辦人填寫檔案查(借)閱登記表，由有權審批人批準后方可查閱。查閱、復印、借出檔案材料，須經部門負責人、分管總裁、公司審批人批準；電子復制須經部門負責人、分管總裁、合規風控部負責人及分管總裁、公司審批人批準；取走原件，須經部門負責人、分管總裁、財務部負責人及分管總裁、合規風控部負責人及分管總裁、公司審批人批準。理財中心和合規風控部事后監督員保管的資金貸款推介材料和財會檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續。第二十七條 查閱檔案只限在檔案室內，如需借出，必須經公司相關審批人批準，并由公司檔案管理員本人攜帶。

第二十八條 查閱密級檔案必須經公司審批人批準，并嚴格限定查閱頁數、范圍。第二十九條 查閱的檔案不得拆卷、刪改、涂抹、損壞。

第三十條 檔案資料閱后歸還時，公司檔案管理員必須仔細檢查核對有無缺頁、損壞，并及時做好記錄。復印的廢損檔案，必須及時銷毀。

第三十一條 外單位人員來公司查閱檔案時，必須持單位介紹信或司法機關證明，經公司審批人批準后，由公司有關部室指定專人代為查閱后，為其提供所需內容。

第七節 檔案鑒定和銷毀

第三十二條 公司應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案必須在公司負責人的領導下，由辦公室、審計部和相關部室組成鑒定小組共同進行，對確無保存價值的檔案，進行登記造冊，經公司董事長批準后銷毀。

第三十三條 檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

第三十四條 銷毀檔案時，要嚴格執行保密規定，由公司負責人指定專人負責監銷，防止檔案遺失或泄密。銷毀完畢，銷毀人、監銷人要在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。

第三章 部室檔案管理

第三十五條 歸檔內容及要求

部室檔案包括以本部室為主要責任者形成的或其他部室向本部室移交的應歸檔案室保管資料的原件或復印件，以及其他對本部室處理業務有一定參考作用的資料等。

經辦人員在業務發生后，應立即將相關資料復印件留存，并將原件及復印件一并歸給部室檔案管理員。由部室檔案管理員按公司規定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關部室及建立部室檔案。部室檔案原件及復印件均可。

第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業務類別分類，以戶為單位，按時間順序排列，業務人員負責所經辦業務檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負責建檔登記，并定期檢查復核檔案目錄與材料是否相符，同時負責對外查閱的登記事宜；部室負責人負責檢查檔案是否完整，監督本部室檔案管理工作。部室負責人應保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時間。

第三十七條 部室檔案利用應填寫《檔案利用登記簿》，經部室經理批準后，方可查閱。第三十八條 各部室檔案資料的保管期限為業務結束后2年，個別檔案根據業務需要適當延長保管期限。各部室檔案管理員應在每年三月份前對已超過保管期限且無保存價值的檔案資料登記造冊，報部室負責人審核，經公司審批人批準后，由公司組織進行統一銷毀，公司委派相關部室及人員進行監銷。

第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計部負責監督檢查。

第四章 歸檔督辦與復核

第一節 歸檔督辦

第四十條 部室檔案員應隨時提醒督促業務人員將辦理完畢的業務檔案進行收集、整理、歸檔。第四十一條 部門負責人應根據部門業務辦理情況，督促并檢查業務人員對應歸檔資料進行收集、整理、歸檔；監督檢查部門檔案員的工作及部門檔案的管理情況。

第四十二條 公司檔案管理員要對各部室歸檔工作進行監督、催辦。每月初根據上月用印情況匯總應歸而未歸檔案明細，在公司辦公平臺上進行公示，將公示結果計入合規績效考核，進行扣分管理。

第二節 歸檔核對

第四十三條 各部室檔案員應對歸檔文件進行復核，保證每份文件字跡、印章清晰，內容完整，無遺漏事項，三級簽字齊全。

第四十四條 各部室負責人對歸檔文件進行初步的審查，確保其完整齊全，無缺失。第四十五條 公司檔案管理員要與相關部室配合，對各部室歸檔情況進行檢查與核對。

公司檔案管理員將已歸檔明細與印章管理員的用印文書登記表進行核對，查找已用印但未歸檔文書，做好登記與催收。以上核對每月進行一次。

公司檔案管理員將已歸檔明細與審計部綜合統計員業務發生額表進行核對，逐筆業務核對檔案歸檔情況，做好登記與催收。以上核對半年進行一次。

第五章 罰則

第四十六條 合規績效考核結果與工資掛鉤，未按照公司規章制度要求及時歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對相關責任人進行處罰。

第四十七條 凡未及時歸檔、未及時備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節輕重，追究有關領導和當事人的責任。

第六章 附則

第四十八條 公司檔案管理工作由辦公室負責，設檔案管理員，負責公司檔案的具體管理工作；理財中心和貸款財務部專門配備檔案柜，分別負責自貸款計劃成立至貸款項目清退期間的資金貸款推介檔案和財會檔案的管理；部室設（專）兼職檔案管理員，負責本部室檔案的管理工作。

第四十九條 公司各級檔案管理員必須執行公司保密規定，加強責任心和保密意識，禁止泄漏檔案秘密。

第五十條 公司業務檔案管理同時適用本辦法和《業務檔案管理暫行辦法》。

第五十一條 公司貸款業務會計檔案管理同時適用本辦法和《貸款業務會計檔案管理暫行規定》。第五十二條 理財中心柜臺事后監督檔案管理同時適用本辦法和《理財中心柜臺事后監督檔案管理暫行規定》。

第五十三條 根據公司業務發展需要，新開辦的業務品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。

第五十四條 本規定自公布之日起執行。

第五十五條 本規定由公司辦公室負責解釋與修訂。

第四篇：檔案管理規定

檔案資料管理規定

一、借、查閱資料人員必須填寫《檔案資料借、查閱單》，借出的檔案資料規定于1周內歸還，不能及時歸還的，經管理人員同意后可辦理續借手續；閱畢及時歸還：歸還時，管理人員必須當面清點確認檔案完整之后再入庫存放。

二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關單位介紹信，并經相關部門主管領導同意后方可借閱查看。

三、借、查閱資料人員必須愛護所借、查閱的檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾化、圈點或做其他各種標記，不得遺失、抽換、轉借，并對借、查閱的資料負有保密的完全責任。

四、借、查閱資料人員若需復印檔案資料的，須經管理人員同意方可復印；圖紙資料若需借出復印的，須經管理人員同意并嚴格控制復印份數。

五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經管理人員允許，不得隨意翻閱相關資料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規定程序申請、登記、查閱。

七、副礦長以上領導可借、查閱普通級文件；若需借、查閱絕密級文件資料，必須由礦長簽字批準后方可借閱查看；常用性資料查閱，須由部門主管領導簽字后方可借閱查看。

八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。

九、借閱者不得在借閱時大聲喧嘩、吸煙，保持資料室的清潔、整齊。

要繼續深入的實施檔案分類學細化管理，嚴格又嚴格的控制檔案室所有的原始文件的出庫借閱制度，繼續大力度的收集所有與企業有關的各類各種往來文件、文字以及項目資料，要繼續實施檔案室掌握公司印章使用動態的職能和作用，同時留取管理印跡，與其他管理機構與管理人員并軌多重管理參與管理，必須做到動則有痕跡、查其有證據、說話有依據、辦事講規矩、檔案是證據、管理重實據的檔案工作原則。要對所有檔案室的人員實施保密教育和保密管理培訓，使其明確的知道其崗位和職責的重要性和特殊性，要必須做到檔案管理的專業性和專一性，必須做到只講原則、不聽原因、不管客觀、只講主觀嚴肅性，文件一但出檔必須跟蹤管理，按時追繳收檔。

珠拉公司檔案管理程序

1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續補充。該程序適用于以上環節所涉及的相關部門及個人。

2．職責：

2.1公司檔案按統一領導、分級管理的辦法進行組織管理，即檔案室負責公司檔案的總體管理，部門資料員負責本部門的立卷歸檔工作，檔案室對各部室進行業務上的指導、監督和檢查。

2.2財務檔案（包含各類合同）由檔案室統一管理，使用時，由財務計統部指定專人調檔。

2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經理指定專人按集中管理、嚴格保密的原則進行管理，檔案室提供存放點。

3．流程： 3.1檔案分類：

3.1.1文書檔案：即在公司管理過程中產生的有保存價值的普發性內、外部文件。

3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設過程中形成的專業材料。

3.1.3財務檔案：即在公司經濟活動中產生的會計憑證、帳簿和財務報告等具有保存價值的會計核算專業材料。

3.1.4人事檔案：即公司員工在應聘、轉正、考評、辭職等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現的個人資料。

3.1.5經營銷售檔案：即公司房產經營銷售活動中產生的具有保留和存查價值的歷史記錄，如合同評審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場調研資料等。

3.1.6對外聯絡檔案：即公司在項目報批、報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄，如政府和公共事業單位的批文、文件和專題會議紀要等。

3.1.7聲像檔案：即在公司生產經營活動中形成的有保留價值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說明的歷史記錄。

3.2 具體管理： 3.2.1 立卷歸檔： A．流程：

各部室資料員在每年年初，根據以往本部門文件運轉情況，預計當年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。隨時將已發放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內，并按文件收進順序隨時填寫文件清單。一個較長時間段后，對手頭上的所有文件進行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨存放文書檔案每2年為基建檔案在財務檔案在會單位工聲像檔一個歸檔周期。各竣工決算工計終了程預決案的歸部室資料員在逢作完成后兩后，暫由財務算可在檔時間偶數年的6月底，個月內歸計統部保管3清尾款同文書將前兩年形成的檔，項目前年后再存放于后半年檔案，文件整理后向圖期資料一年圖書檔案室，內歸檔書檔案室移交后歸檔。

B．要求：

a.各部室向圖書檔案室移交檔案時，均需附上移交清單一式兩份；移交時，交接雙方據此進行清點簽收，并各自保存一份（移交清單即文件清單）。

b.各部室向圖書檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數完整，圖書檔案室不接收未經系統整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數完整，防止發生霉變等,復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。

d.各部室可根據實際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時，則應按規定的歸檔范圍進行。

a）總經理室：會議紀要、董事會文件、訴訟文書、項目策劃與計劃文件、有關公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文 件、大事記等；

b）人力資源部：人事行政發文、企業設立與登記材料、員工的人事資料（應聘表、編制表、工資單、培訓記錄等）、內部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內業資料、竣工資料、設備說明書等）；其中前期文件由工程部負責收集，竣工圖由施工單位負責編制；文書如外送文件、外來文件、有關人員出差帶回來的文件等；

d）財務計統部：財會檔案見第三層次文件《財務檔案管理程序》

e）審計核算部：決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等；

f）經營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調研資料、外送文件、外來文件等；

g）設計研發部：工程地質勘察報告、方案設計圖紙和說明、擴初設計圖紙和說明、勘察設計報告及招標文件（標書、合同等）、工程設計概算說明、各項目往來文件（傳真、工作聯系函等）施工設計圖紙和說明、設計變更、設計合同、外送文件、外來文件等。

h）對外聯絡部：聯絡函、活動計劃、外送文件、外來文件等?？蛻舴詹浚嚎蛻敉对V記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度 調查及分析記錄等。

3.2.2 整理上架： A.流程鑒定：對各部室移交的檔案，圖書檔案組卷：通過鑒定的文件材料嚴格按室檔案員要重新審查其價值性，并剔除規定排列、打號、裝訂、著錄并制無保存價值的文件材料。作卷內目錄，組成案卷。上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，造冊：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號在左，大號在右，自上而下,形成保管清冊。

B．要求：

a.卷內文件的排列應條理系統。文書檔案按時間順序依次排列，具有密切聯系的文件應依一定的次序排列在一起，即批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內排列順序為文前圖后。

b.不同保存價值的文件應分開組卷。

c.凡有文字部分的均應打上號碼（采用打號機，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料裝訂前應剔除金屬物。

e.圖紙采用手風琴式折疊法，規格為 30cm×21cm；裝訂邊應加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。

3.2.3 保管： A.庫房管理：

a.庫房應集中布置、自成一區，不堆放與檔案資料無關的物品，不從事與庫房管理無關的活動；庫內檔案必須按順號上架，不得錯架、亂架； b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進庫的（如維修庫房 或設備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；

c.庫房設有中央空調、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設備，檔案員要定期檢查，以確保以上設施的安全有效；

d.隨時注意庫房溫濕度的具體指數，務必使溫度保持在 140C200C，相對濕度 5065；

e.檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必須進行定期的防疫檢查，有計劃、分期分批地對檔案進行翻動；

f.每月中旬定期對庫房進行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進行清潔消毒以防害蟲滋生；

g.檔案員離開庫房時應隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性；

h.公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號及檔案的存放順序為自門口起，從左自右，從上到下。

B.流動中的安全防護：

a.檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應及時放入庫房或專用的柜子中鎖好，更不準擅自帶離規定的使用場所； b.未經許可，利用者不得將所借檔案轉借他人，以防泄密；

c.未經許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復??； d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時間，以防因檔案外借時間過長而出現的泄密現象。

3.2.4 提供利用： A．加強基礎工作：

a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；

b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開展查借服務： a．借閱：

a）公司內部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還；歸還時，管理人員必須當面清點檔案頁數，之后再入庫；

b）非公司人員借閱檔案的，須持有關單位介紹信，并經公司相關部門主管同意后方可借閱；

c）借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記；不得撕去檔案內頁；

d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。b．借出： a）檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規定于1周內歸還，不能及時歸還的，經檔案員同意可辦理續借手續；歸還時，檔案管理人員必須當面確認檔案完整性后方可入庫。

b）非公司人員若需借出檔案，須持有關單位介紹信，并征得公司相關部 門主管同意后，方可借出；

c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉借，并負有保密的完全責任。

c．復印：

a）檔案使用人若需復印檔案資料的，須經檔案員同意； b）圖紙資料若需借出復印的，須經檔案員同意并嚴格控制復印份數。

3.2.5 銷毀：

A．流程：圖書檔案室檔案復查結果上報圖書檔案室檔案員將確員每兩年對已到人力資源部經認銷毀的檔案材料登記保管期限的檔案理審批在《檔案銷毀清冊》上，資料進行復查并組織銷毀。

B．要求：

a．準備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管； b．批準銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀，嚴禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。

c．檔案銷毀時，須有兩人以上監銷，并在銷毀清冊上簽字以示負責。

4．相關文件：

4.1《珠拉公司檔案管理規定》 4.2《珠拉公司檔案管理流程》 4.3《珠拉檔案管理制度》 5．相關表單：

5.1 文件清單/移交清單

5.2 檔案借閱登記表（借出時間、文件名稱、份數、借閱人、批準人、經辦人）；

5.3 檔案查閱登記表（查閱時間、文件名稱、份數、是否復印、查閱人、批準人、經辦人）；

5.4 檔案銷毀清冊編制（時間、名稱、序號、備注、監銷人）。

公司檔案管理流程方法

第一條管理部門

1、文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門根據實際需要留存印本。

第五篇：檔案管理規定

檔案管理規定

檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄，是實現今后決策科學化的重要依據。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。第一節 檔案范圍

公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

其中，文件包括：規劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協議、內外行文等。

第二節 檔案分類及編號

一、檔案按其內容及關聯部門可分為六大類：

1、行政類

2、財務類

3、人事類

4、經營類

5、工程類

二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規則見本制度第三節第二條。

三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。

四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。第三節 機要檔案

一、機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中：

二、劃分標準： 絕密檔案包括：

公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在100萬元以上的重大合同。機密檔案包括：

1、財務資料；

2、公司重要會議紀要；

3、公司經營情況；

4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；

5、技術資料；

6、金額在10萬-100萬元的合同。秘密檔案包括：

1、重要項目資料；

2、項目合同協議。第四節 檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。

二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第五節 保存期限

檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股東名簿；

3、股東會、董事會、監事會會議紀要；

4、公司證照；

5、各級批文；

6、印鑒；

7、公司經營計劃；

8、公司經營總結；

9、財務報表；

10、技術資料；

11、不動產所有權狀及其他債權憑證；

12、人事資料；

13、大型活動圖片、音像資料；

14、其他核定須永久保存的文書。二、十五年保存：

1、會計憑證；

2、其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規定執行)三、五年保存：

1、期滿或解除的合同協議；

2、完結后的項目方案；

3、其他經核定須保存五年的文書。四、一年保存：

1、部門工作計劃及工作總結；

2、完結后的部門請求報告；

3、完結后無長期保存必要文書。

五、公司規章制度由總經理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第六節 保管部門

一、財務專項機要檔案由財務部負責保管。

二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

三、股東會、董事會、監事會資料由董事會秘書保管。

四、其他檔案均由總經辦指派專人保管。第七節 檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發之日起移交總經辦。

二、公司章程，股東會、董事會、監事會會議紀要、決議，應自簽發之日起三日內移交總經辦。

三、合同協議應在簽訂之日移交總經辦。

四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。

六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。

七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經辦留存一份。第八節 檔案調閱

一、因工作需要需調閱檔案時，須填寫《檔案調閱申請單》（附表3），并經相應核準人核準后方可調閱。

二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調閱須部門經理核準，跨部門檔案調閱須總經辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。

三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。

四、調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。

五、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

七、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。第九節 檔案銷毀

一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。

二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4），經相應核準人核準后方可銷毀。

三、部門內部檔案由部門經理核準銷毀；機要檔案由總經理核準銷毀；其余檔案由主管副總經理核準銷毀。

四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經辦指定專人監督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。

五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的１月和７月。

六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經辦一份。第十節 其他

一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。

三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。

四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。

五、以上表格均由總經辦統一編號。

六、各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案