第一篇：用swort分析文秘專業

隨著時代的發展社會為文秘專業提供了較大的需求空間有部分單位表示會在將來的一、兩年內招聘專業素養好、技能和事務能力強的文秘專業學生。這說明文秘專業學生的就業前景比較樂觀。但同時社會對文秘人才的要求也越來越高將越來越需要具有綜合能力的高素質型、全面型、復合型文秘專業人才。

（1）文秘職業崗位的狀況

根據近年來從人才市場反饋的供需信息分析，社會對文秘人才的需求大致可分為四類： 一類為服務型秘書，如公司辦公室、基層行政事業單位辦公室的服務人員、生活類秘書等 ； 二類為事務型秘書，如企業、公司、基層行政事業單位的辦公室文員、公關人員、檔案管理人員等 ；

三類為文字型秘書，如企業、公司、行政事業單位的文書起草人員 ；

四類為管理型秘書，如公司、企業單位的總經理助理、部門經理、辦公室主任，基層行政事業單位辦公室主任等。

（2）文秘人員工作環境的變化以及對能力結構的新要求

高科技的飛速發展無疑是21世紀初給人類社會帶來的最大挑戰和機遇，人類社會的各個方面都面臨深刻的快速變化。新技術不僅改變了人們的工作條件，還使人類進入了信息傳播全球化的時代。傳統的以紙和筆為載體的書寫方式為打字機、計算機所代替，通信技術、特別是網絡技術，改變了人們之間信息獲得和信息交流的方式。現代辦公室設備的使用，不僅要求從事辦公室事務的文秘人員具有傳統意義上文秘應具有的基本素質，而且要具有熟練使用現代化辦公設備的能力，具有使用現代通信手段獲取信息并及時整理和傳送的能力。這對現代文秘的知識技能結構和能力提出了越來越高的要求，秘書人才逐漸向“復合型”方向發展，其知識體系趨于龐大和復雜。

2．就業市場對人才培養的新要求

（1）隨著全球經濟一體化的加強，眾多的企業參與國際經濟競爭，對經濟活動中應遵守的國際慣例和標準提出了新的要求。在文秘工作領域，一些商務往來函電的處理、文件書寫與管理等辦公事務必須遵守國際慣例，因此，要求學生必須具有較高的外語水平，了解國際性法規和慣例，具有按照國際慣例處理事務的能力。

（2）隨著我國經濟的發展和經濟成分的多元化，非國有經濟的比重不斷增加，畢業生就業去向呈多元化特征，進入外資企業、合資企業、私人企業的畢業生越來越多，這些企業在用人制度、勞動組織方式等方面表現出更大的靈活性和市場化特征，對畢業生的知識、能力以及個性品質提出了新的要求，需要學校的教育教學工作與其相適應。

（3）科技進步不僅帶來了經濟的飛速發展，知識的不斷更新，還引起了職業結構的變化，職業變換越來越頻繁，職業流動成為現代社會的一大特點。知識更新速度的加快，要求畢業生具有更新自身知識的能力，也要求教學內容具有廣泛的適應性，讓學生具有學習和知識遷移的能力。

（4）現代社會的發展，人們之間的相互交往變得更為容易，新技術消除了距離和時間的障礙，為人們了解世界奠定了基礎，但同時也對人們的交往能力、尊重別人的品質等提出了新的要求。文秘工作者的職業崗位特性也需要具備較高的與人交往的能力和團隊精神。

3．人才需求預測

以往只負責抄抄寫寫的秘書，往往給人“花瓶”的印象。隨著我國市場經濟的不斷發展，大大小小的公司不斷涌現，秘書逐漸成為炙手可熱的職位。如今秘書工作被劃分到行政管理范疇，主要是幫助經理分擔日常事務，職責涉及到文檔信息管理、會議和約會的安排、起草信函和文件以及內部和外部的溝通等各方面，已經成為一個公司、單位不可或缺的職位。其需求在招聘排行榜上的位置不斷前移。目前，我國秘書從業人員約2 300萬人。秘書逐漸成為一種職業，其地位日益提高。根據人事部人才市場公共信息網公布的近幾年全國部分人才市場供求情況數據（表1）進行分析，可以看出：不管是招聘數量還是求職數量及其排名文秘職位都呈現出上升的趨勢。進入2006年文秘職位更是成為招聘的熱點，在排行榜上穩居第三名。

第二篇：文秘專業

專業類型：辦公室人員

就業方向：

畢業生主要面向企事業單位及國家機關，從事收發文件、信息資料收集、會務服務、速記等辦公行政事務的輔助性工作。

職業能力要求：

1． 掌握行政管理的基本知識，能運用計算機及基本辦公設備進行文字處理和信息管

理；

2． 掌握文書檔案管理的知識，能夠準確地收發文件、傳遞信息、進行公務聯系；

3． 掌握會務服務的內容和方法，能夠進行會場布置與會務服務，能快速進行會議記錄，并能籌辦、安排會議；

4． 具有較強的語言表達能力、理解、分析判斷和溝通協調能力。

對應崗位：

秘書、行政文秘、公關員、速錄師、行政業務辦公人員

專業類型：文秘

就業方向：

畢業生面向企事業單位及國家機關，從事秘書、文書、檔案管理、信息處理、計算機文字處理、辦公室事務管理等工作。

職業能力要求：

1． 掌握文書的擬寫、處理及檔案管理的知識，能夠熟練利用網絡獲取信息、傳遞信息、查閱文件資料，進行公文聯系。

2． 熟悉辦公室各項工作及各個工作環節的具體運作程序、規則、方法，能獨立進行日

常事務管理工作；能運用計算機進行文字處理和信息管理。

3． 熟練操作計算機、復印機、傳真機等現代辦公設備，并能進行日常維護。對應崗位：

行政文秘、計算機操作員、公務員、人事專員

專業類型：商務秘書

就業方向：

畢業生主要面向各個企業，從事行政管理、調查研究、決策咨詢、公共關系、會議策劃與執行、商務活動管理等輔助性工作。

職業能力要求：

1． 掌握行政工作與商務管理的有關法律規定。

2． 熟悉調查研究與信息管理的方法，能獨立開展調查研究和信息管理；

3． 掌握廣告宣傳的基礎知識，能有組織企業形象宣傳、處理顧客投訴、廣告策劃與傳

播的能力。

4． 掌握揮舞組織的內容和方法，能進行會議方案策劃、大中型會議籌辦及商務談判準

備的工作。

對應職業：

會計師、商務秘書、項目管理師、行政業務辦公人員

第三篇：文秘專業

文秘專業

（湖南信息職業技術學院jjgl.hniu.cn教務處，湖南 長沙 410200）

一．主干課程

專業開設秘書理論與實務、文書與檔案管理、公關禮儀與談判、商務英語、涉外應用文寫作、秘書口才與交際、現代漢語基礎、市場營銷與管理、計算機速錄等專業課程。

二．專業優勢

校內商務中心、計算機速錄實訓室和望城區多家企事業合作單位的支持，為學生提供了完善的實習實訓平臺。

三．就業優勢

校內商務中心的成立和望城區多家企事業合作單位的支持為學生提供了專業的實訓平臺，使學生熟練掌握各類現代化辦公設備的操作和其他崗位技能，學生上崗后能很快適應崗位工作，畢業生為各企事業涉外部門所青睞，就業前景光明。

第四篇：文秘專業麥可思報告分析[推薦]

經營管理系商務文秘專業關于教學改進的一些思考

麥可思公司（MyCOS）自2011年以來，連續兩年對我校各專業畢業生的就業競爭力、就業特色與優勢和培養過程、社團活動、就業率、專業相關度、月收入、校友推薦度等指標進行了抽樣調查和分析，通過對這些數據的解讀，可以講調查數據與我們的教學和培養過程連通，從而實現以就業結果為評價依據，反饋到教學過程，優化我們的專業培養模式。下面就針對與文秘專業相關的調查數據，做一些有關我校文秘專業教學改進的思考。

一、繼續完善人才培養方案，增強學生專業核心技能

在麥可思報告中，培養過程中核心課程有效性評價分析中，2011屆和正在讀本科的畢業生認為核心課程對現在的工作或學習重要的比例為71%，認為核心課程對目前初級職位或學習的滿足度為61%，盡管比2010屆（56%）高了5個百分點，但這個比例依然偏低，作為高職教育的培養目標“以服務為宗旨，以就業為導向”，核心課程的學習就應該以工作崗位的實際要求來進行我們的教學設計。文秘專業不同于傳統的中文專業和管理專業，它的課程設置應該按照能勝任中小型及以上企業和黨政機關、事業單位秘書工作的要求來設置，也就是說在常規的理論教學的基礎上，應加大實踐教學的比例和重視程度。入學時就開始加強職業化教育，做到入學及入職，以職業化的崗位要求來引導學生，在平時的課堂教學中，做到理論教學和課堂實訓的有效結合，綜合實訓中做到專項實訓和綜合實訓的結合，通過這樣反復的訓練，一定能增強學生的專業核心技能，在我們每年的人才培養方案中根據教學中的體會和學生畢業后反饋回來的意見不斷進行調整。

為了讓我們文秘專業的學生畢業后能更好的勝任崗位的要求，我們應適當增設速記、速錄課程、商務英語口語訓練、攝影攝像等技能型課程，那我們的學生在校期間不僅學習到了秘書實務等核心專業技能，同時還學會了與秘書工作相關的一些職業技能，這樣才能真正稱之為復合型人才。

二、加強禮儀訓練，在全校范圍內掀起學禮儀、用禮儀的風潮

現代社會和市場經濟的要求，我們是學生畢業后應是外在美和內在美的二者和諧統一，除了具有相應過硬的專業技能外，良好的職業形象和行為禮儀是必不可少的。從今年文秘專業舉辦的第一屆商務禮儀大賽來看，收到了良好的效果，學生的參與積極性很高，整個活動過程在專業老師的指導下，全部由學生自己籌

備、策劃和舉辦的，一方面這本身就是學生實訓的一個良好機會，另一方面激發了學生學禮儀、用禮儀的熱情，經過賽前的訓練，學生的氣質、著裝、化妝水平都有了很大的提高，參賽選手現場的禮儀展示非常具有職業化風范。通過這次大賽，學生親眼看到了良好的禮儀帶給他們外在形象的改變和綜合素質的提升，極大的增強的學生們自己的自信心，同時也增加了他們對禮儀知識學習的興趣。這次參賽的主要是文秘專業的學生，我們認為作為在面對激烈的社會競爭的高職院校的學生，都應該做到“內外兼修”，全面提升自己的職業形象和內在修養，所以建議以后在全院范圍內掀起學禮儀、用禮儀的風潮，讓更多專業的學生通過禮儀課程的學習和參加禮儀大賽，全方位的提升自己，以更好適應實際工作崗位的需要。

三、加強校內外實訓室和實訓基地的建設

麥可思報告中得出的其中一個結論是教學中最需要改進的實習實踐環節是專業技能相關的實訓。文秘專業作為一個應用型學科，實習實訓環節是培養學生專業能力的重要環節。我們學校現在文秘專業的實習實訓現狀為校內實訓條件相當簡陋，缺乏專門的實訓場所，我們的實訓環節基本在教室和機房中完成，這樣直接導致了實訓仿真度低，難以取得良好的實訓效果。由于文秘人員就業的特殊性，一般一個中小型企業只有2-3個秘書，另一方面由于秘書崗位的特殊性，大多是公司內部帶有保密性性質和體現公司的形象，所以現在大部分公司實際并不歡迎秘書專業的學生去實訓或實習，所以我們幾乎還沒有建立專門的文秘校外實訓基地。

要改變這個現狀，需要學校加大文秘專業實訓室建設的資金投入，加強硬件設施的建設，使文秘實訓室具有教學、演示、模擬等多重功能。實訓室硬件設施包括：

1、辦公自動化實訓室，其設施主要有：電腦、打印機、傳真機、掃描儀、攝像機、照相機、投影儀等各種辦公自動化設備，主要用于辦公室日常事務工作的訓練；

2、文書檔案實訓室，主要功能是能夠進行檔案的有序歸檔和規范管理的演練；

3、禮儀實訓室，主要應用于學生禮儀訓練以及直觀地獲得禮儀知識；

4、模擬會議室，主要是進行會議籌備、會議接待等會務工作以及商務談判的模擬訓練。同時在學校領導的重視下與校外企業逐步建立穩定的合作關系，選擇合適的單位和項目學校給予適當的資金投入，與相關企業簽訂長期合作協議，充分創造條件，給學生提供校外實踐機會。

四、加強文秘專業老師的培訓工作

麥可思報告中反映出來的數據可看出我們學校目前的狀況各項指標都低于同類型的高職院校，要想我們的學生畢業后具有較強的同行競爭力，師資隊伍的建設就迫在眉睫。提高高職文秘專業實踐教學水平，采用“送出去、引進來”的辦法，打造一支“雙師型”的專業教學隊伍，主要有以下幾點建議：

1、校級領導積極重視文秘專業的發展，穩定現有教師隊伍，選派部分專業教師到相關高校進修或參加教育部、秘書學會等部門主辦的骨干教師的短期培訓，這類培訓一般時間較短，主要以講座式授課或參觀學習為主，內容貼近實際工作類型或介紹教學改革的成功經驗。這樣可以幫助教師更新教學理念，開闊思路，提高教師的實踐教學能力和水平。

2、讓教師去企事業單位進行脫產或半脫產的實踐鍛煉培訓，時間從3個月到一年，讓教師深入企業，真正具有實踐工作經驗，充分了解企業對文秘人員的核心能力和職業素養的要求，從而提高實踐教學效果。

3、聘請企事業單位富有第一線工作經驗的秘書人員來校指導我們的實訓教學工作，或作兼職教師，以他們的實際工作經驗豐富教師的教學體會，也為我們的實習、實訓環節提供更為真實的情境模擬。

以上就是我們文秘專業在認真學習了麥可思報告后對專業發展和改進中提出的一點建議和看法，請學院各級領導批評指正，為文秘專業的發展提供一套切實可行的辦法。

經營管理系商務文秘專業：沈衛

2012年11月28日

第五篇：文秘專業畢業論文

文秘專業畢業論文范文

目 錄

中文摘要 6

引 言 7

淺談當代秘書辦事能力 8

一、秘書簡介.8

1.1秘書的起源.8

1.2秘書及秘書辦事能力的重要性.8

二、秘書應具備哪些辦事能力.8

2.1專業能力.9

2.2語言能力.9

2.3交際能力.10

2.4應變能力.10

2.5較強的文字工作能力(收集信息能力).10

2.6辦公自動化使用的技術能力.11

2.7理解和領會能力.11

2.8分析和駕馭能力.12

2.9內部溝通、協調能力.13

2.10作為一名優秀的現代秘書，他還應學會駕駛汽車的能力.16

三、秘書辦事能力離不開自身素質.16

3.1職業道德素質.17

3.2業務素質.18

3.3心理素質.20

總 結.21

中文摘要

企業對秘書人員辦事能力的要求，是現代秘書培養工作的重點，現代社會對秘書人員工作的更高要求，讓我們意識到只有不斷加強自身能力的提高，才能適應時 代發展的腳步，有了秘書對工作的有效協助，企業才能更有效的從事經營和管理。企業秘書良好的職業素質是促進企業正常運行的基礎,在新形勢下提高企業秘書的 綜合素質是新時期企業管理工作的迫切需要。成為一個多能手，以便勝任本職工作，成為一個復合型的人才，這對企業和個人來說都有良好的發展前景。

關鍵詞： 秘書 辦事能力 素質 協調溝通

引 言

隨著社會經濟的發展，秘書已經發展成為一種獨特的職業。對這社會經濟的發展起著越來越重要的作用。到今天，秘書已成為整個社會不可缺少的一部分。無論 是在各企事業單位，還是個黨政機關，秘書已成為整個社會不可取少的力量。正在為社會經濟的發展做著巨大的貢獻。隨著時代的進步，人類已進入科學技術高度發 達的21世紀。作為當代秘書，他不但應具備歷史秘書的寫作能力，更應具備現代秘書的公關能力，同時還應當具有靈活運用各種辦公軟件及駕駛汽車的能力，遠遠 不止是人們所謂的“能說會道”“能吃能喝”或者“能提筆桿子”的秘書或者只是一個擺在辦公室里的美麗的花瓶了。

作為一名現代秘書，具有極強的實踐性與操作性，因此，這就要求秘書必須具有極其深厚的寫作功底。如果不能牢實的掌握秘書知識，不用知識武裝自己、不經 常給自己充電，那么他就不可能做好秘書工作，縱然他(她)生有一幅很好的身材與姣好的臉蛋，或者是有強大的后盾力量作為靠山，也難以勝任秘書工作。這就要 求他必須掌握相關的理論知識，用知識武裝自己，這是當代秘書最起碼的前提條件。無論是企業秘書還是涉外秘書，也無論是黨政秘書還是私人秘書，作為一個現代 秘書，不但要熟悉并掌握秘書學的相關原理，清楚秘書人員所應具備的文書管理、會議組織、商務談判、信訪工作、接待工作等等方面的知識，并且還要不斷提高自 己的寫作能力。

淺談當代秘書辦事能力

一、秘書簡介

所謂‘秘書’，從字面意義上可以理解為密切跟隨領導，為領導服務文書工作的一位辦公人員。

1.1秘書的起源

在我國，“秘書”一詞最早出現于漢代：指帶有神秘色彩的圖書。因圖書不予公開，故稱為“秘書”。東漢后期：“秘書”不僅指物，也指機構和人員。古代的 秘書工作者，被稱為“史官”、“御史大夫”、“尚書”、“長史”、“主簿”等。至清末，我國的秘書工作真正名實相符。辛亥革命后，秘書的含義發生了質的變 化。秘書一詞已完全擺脫了“圖書”的含義，從原先指物轉變為特指從事秘書工作的人或職位。其二，對秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺，對各級政府 部門中從事秘書工作的人員或相關職位均以“秘書”相稱。

1.2秘書及秘書辦事能力的重要性

一個優秀的秘書要有睿智的頭腦，敏銳的洞察力，會協調所有員工的關系，要重視自己的存在，要體現自己的價值。

秘書在公司起著上傳下達的作用。現代社會的發展，越來越需要高素質的秘書人才，所以我們要在提高自身素質的同時要有自己的想法和思路，不斷接受新知識，培養自己的工作和社交能力，按照公司的規章制度辦事，合理安排工作，提高工作效率。

秘書這個職位很重要，我們公司的秘書就做得很好,真正的做好了領導的左右臂。秘書代表的是自己的上司，起著上傳下達的作用，代表的是老板的形象，出差在外是代表著公司的形象。

二、秘書應具備哪些辦事能力

秘書的辦事能力是指一個人對接受的任何一項任務的完成情況和臨機處理的能力，由多種能力綜合而成，反映出一個秘書的綜合素質，這些綜合素質包括：專業 能力、語言能力、交際能力、應變能力、較強的文字工作能力、辦公自動化所需的技術能力、理解和領會能力、分析和駕馭能力、溝通和協調能力、駕駛能力等。

2.1專業能力

熟悉工作，掌握工作規律，熟悉工作方法，了解對象，了解自己，才能工作自如。秘書主要應當熟悉會務、文書、查辦、信訪、接待禮儀、收集信息等專業知識。

秘書的工作職能涉及項目管理、計算機軟件應用、組織會議和出差、外部網和內部網的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。這種變化使得市場對秘書人才職業技能的需要也開始發生轉變。由此專業能力也是必不可少的。

要想做一名名符其實的秘書，還應當具有熟練掌握并運用現代辦公自動化的能力。在現實社會中，隨著社會不斷地向前發展，科學技術的快速進步，不會電腦，不懂得現代辦公軟件的運用也還是不行的。身為一名現代秘書，不僅要學會電腦打字，還應當熟練地掌握EXCEL等現代辦公軟件的運用。這樣才能更快速、更準 確的進行現代辦公，才能真正體驗“時間就是金錢”“速度就是效益創造效益”的現代辦公理念。

2.2語言能力

說話能力與辦事的成功率有直接的關系。上傳下達、接待來客、來訪、洽談工作等等，都離不開說話，會說話是辦事成功的一個基本條件，也是處理好各種關系的一個基本條件。

會說話的標準大致是口齒清楚、禮貌溫和、達意準確、明快條理、繁簡得當、態度誠懇。同時還要有點說話的藝術：感染力、說服力、風度、禮貌、機警、幽默等等。要明確認識到語言能力是辦事成敗的一個重要因素，通過說話可以把各種事情辦得利利落落。

語言不僅僅只是指口述，它還包括肢體語言，很多人都知道身體語言在溝通中的作用。但是，在使用身體語言的時候，要注意身體語言使用的情境是否合適，是否與自己的角色相一致。少做無意義的動作，以免分散對方的注意力，影響溝通效果

2.3交際能力

交際能力，處理人際關系是一門學問。“世事洞明皆學問，人情練達即文章”。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那 么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現在工作協調中。尤其要注意處理好與領導的關系。秘書要處理好與領導的關系，關鍵是出色地做好領導服 務的工作，起到真正的輔助作用。

由于辦公自動化進程的加快，現代通訊技術的發展，特別是互聯網越來越滲透到我們日常工作和生活，對秘書工作的影響也在加劇，現代秘書工作正在發生一場 悄悄的但又深刻的革命，傳統的秘書工作如存檔，起草文件等，在秘書日常工作中所占的比重也越來越大。秘書處理人際關系的能力決定了秘書收集信息的質量和數 量。

交際能力是處理好人際關系的重要因素。秘書要在不違紀和不泄密的前提下努力搞好同上下左右各方面的人際關系，的確有一定的難度，但是必須明確，善于交 際，使人容易接近，容易被人信賴，辦事成功率就高，速度就快，反之則不然。交際能力也反映出一個人的思想性格修養，大多為人稱道的秘書人際關系都是很好 的。

2.4應變能力

秘書面臨的各種事務常常瞬息萬變，不斷發展。有些辦事的計劃、預案和想象，常常會與現實不大相符，把預定方案完全打亂。這就需要秘書臨機不亂，沉著鎮定，原則不變，迅速抉擇，靈活處置，達到預期目的。

2.5較強的文字工作能力(收集信息能力)

能寫會道是很多職業都應具有的基本素質，對于秘書而言，則要求更高。秘書要能說，善于表達自己的思維和見解，并讓領導能接受。日常工作中辦公室秘書一 方面要接受領導的指示，另一方面也要同具體的工作對象打交道。要達到預期的目的，就必須準確、快速地領會領導交代的意圖。同時也要準確無誤地聽懂、摸清辦 事對象的想法。

秘書人員文字表達能力的形成和提高，有賴于長期的、反復的、刻苦的寫作實踐。公文寫作應達到的境界是：“信、達、雅”，準確、簡明、流暢、有韻味。文 字工作能力的要求是：有較豐厚的文化知識、較高的政治理論水平，能盡快地熟悉黨和國家的政策，熟悉法規，頭腦清楚，思路敏捷，有較強的認識、分辨能力和邏 輯思維能力，加上豐富的詞匯、流暢的文筆等等。秘書不僅要經常動手用文字向領導反映一些重要的情況和重要的意見，而且要經常代領導審閱一些匯報材料、報告 等等，必要時還要把好文字關和起草文稿。

文字功底是離不開知識積累，因此我們也需要具備信息收集能力。作為秘書應該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力和廣泛的信息收集能力和優秀的寫作能力。秘書的一項主要工作就是為自己調查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時地向自己報告。秘書收集到信息后要把它們寫成專題報告，另外還經常要起草一些公 司內外的商業文書，必要時代替上司起草講話稿等

開始進公司的時候由于要打一些相關公文和通知，對于剛出大學的我來說不是那么的簡單，但是我的專業就是文秘。重視的就是文字知識，所以在工作上經過長期的磨練，現在應付起來也就很順力多了。

2.6辦公自動化使用的技術能力

隨著辦公設備現代化的發展，對掌握技術的要求已不僅限于專職人員。如操作計算機錄入、輸出和編輯文件，應是每個秘書都應掌握的技術。掌握一定的技術手段，對于提高工作效率、加快思維節奏，以適應工作需要有著明顯的積極作用。

2.7理解和領會能力

理解和領會能力，就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機智的組合力和精湛的品評力。要想做到這幾點，首先我們要做到:

一是了解上司的工作內容。了解公司目前有哪些計劃、上司要出席哪些會議、上司所負責部門的運營和管理等情況;作為秘書還應了解企業的組織結構，清楚知 道誰、在哪、負責什么樣的業務等，這樣，就能在工作中根據自己的實際情況，迅速地采取對應的行動，很好地完成文件、電報、電話等交流，高效率地輔助上司的 工作。

二是了解上司的工作習慣、個人性格、價值觀等方面的東西。了解上司的個人情況，就可以有針對性、主動地開展一些工作，彌補上司在能力上的一些不足，成為名付其實的助手。

三是了解上司的交往的范圍和一些家庭私事。只有熟悉上司的交往范圍和家庭私事，才能對各種突然出現的情況進行妥善的處理。

2.8分析和駕馭能力

條理和駕馭能力，善于把繁雜的機關事務處理得井井有條。秘書常常面對千頭萬緒、繁雜緊迫的情況，需要把事務迅速歸納、梳理出頭緒，分清輕重緩急、難易遠近，駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當，有條不紊。這就需要具備條理和駕馭事務的能力。

作為秘書需要有準確的判斷能力，對自己上司的工作及整個公司的情況有全面而又深刻的了解。作為秘書不能擅作主張甚至超越自己的權限。但是，作為秘書，應該對自己下一步的工作有個基本的把握，對自己應該做的和能夠做的工作有個準確的判斷。為了節省上司的時間，作為秘書應預先知道上司會把什么工作交辦給自 己，從而提前做好準備。

2.8.1能分析問題

盡管事情很急，但作為秘書人員仍然需要冷靜。首先應該分析可以采取哪些補救措施;在處理好這些問題之后，就要充分估計各種后果;如果有消極后果，就要 采取新的措施以把這種后果減輕到最小程度;另外，由于上司活動日程的變更，要及時與有關方面(比如司機)聯系，以保持各部門工作的協調。

當然，秘書應當采取的補救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書一氣呵成，在兩三分鐘內完成，因為總共剩下的時間不會很多。于雪在分析各種問題時，實際上就已經把公司的利益擺在了首位。

當問題出現在你面前之后，你要能分析出問題的本質，它到底是一個什么性質的問題。要能做到這一點，就要求秘書經常保持一種“問題意識”;只有這樣，你就不管遇到什么問題都會不慌不忙，從容面對。

2.8.2具備解決問題的常識和經驗

把問題分析清楚了，還要有具備解決問題的常識和經驗。在問題面前，應先想好孰先孰后，哪些措施應該優先，判斷的唯一標準是怎么對上司有利就怎么做。

遇到問題了，就要想出解決問題的辦法，因此，秘書必須具備豐富的常識和經驗。只有這樣，不管遇到什么問題，你都能找到靈活的解決辦法。

2.8.3能迅速采取行動

想好了辦法就立即付諸實施。在這種時候，秘書一定要鎮靜，如果你心里一著急，話就不一定說得明白;對方在電話里半天還沒聽清你說的是怎么回事，那么，他可能也會跟著你著急。這樣，不僅浪費時間，而且會把關系弄僵，亂上加錯。

無論你把問題看得怎樣透徹，也無論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動把問題解決，那問題仍然還是問題。對于上司來說他看重的是結果，所以，秘書的實際行動是最重要的。

2.9內部溝通、協調能力

作為高級秘書，掌握好處事哲學，處理好公司內部的人際關系是一門必修的功課。高級秘書一定要重視并有效地做好內部的協謂和溝通工作。高級秘書的內部協 調與溝通工作，主要是正確處理與領導、與同事、與下屬的關系，建立良好的人際關系。做好內部協調與溝通工作，還要當好上下溝通的橋梁。在這種人際溝通活動 中，首先要全面、準確把握領導的意圖，適時、適當地傳輸給員工;還要全面而準確地把握員工提供的情況、要求、意見，并及時、明晰地反饋給領導或有關部門。

秘書在為上司的決策而收集信息時，需要各個部門提供幫助，秘書與這些部門人員關系的好壞，直接或間接地影響著秘書收集到的信息的質量和數量。如果沒有 良好的人際關系，就很難得到真正有價值的信息，工作就很難展開。所以，秘書必須與各方面建立起相互信賴的融洽關系。由于各種原因，職場中的人際關系實際上 是非常復雜的，所以，善于處理各種人際關系是一個秘書經驗豐富的重要標志。

如何搞好內部協調、溝通工作：

2.9.1關鍵在于誠實

對于一個公司來說，它投資的工廠、銷售部、市場部、研發部就是它的戰斗部隊，而秘書部門就相當于部隊的參謀部，秘書就相當于參謀。對于秘書來說，經常 會有人來找幫忙辦事，同樣本身的工作也需要各部門的配合，而且讓人家配合的工作還很多。要做好秘書工作，不僅要得到上司的信賴，還要得到各部門的信賴，而 且是長期的信賴。所以，秘書必須知道自己的位置，為人誠實。

秘書對上司要誠實，對同事也要誠實;對本公司的人要誠實，對外單位的人也要誠實。秘書接電話常常會出現些差錯，如果對方是公司內部的人，稍微說明一下就可以了;如果對方是外面的客戶，你又缺乏誠意，那么，對方就很容易對你產生誤解，事后去解釋就相當困難了。

有一次，老板來了幾個客戶，要秘書叫上幾個女同時也一起去吃飯，沒有辦法我也中獎了，不去呢秘書肯定認為就我不給她面子，在飯桌上我真正的體會到了什么叫壓抑，但還不能表現出來，還要盡量表現出活躍給足老板面子。

2.9.2千萬不能“狐假虎威”

秘書經常要與上司負責的業務部門打交道，所以要特別注意的是，上司負責的業務不是自己負責的業務，上司的部下不是自己的部下。秘書自己并沒有什么權 力，僅僅是執行上司的指令。因此，秘書在跟各部門打交道時，千萬不能用上司的口吻說話。秘書在各種情況下，既要鄭重，又要隨機應變。

由于秘書經常代理上司行使職權，一些秘書常常會產生一種錯覺，以為自己和上司一樣擁有實權這是非常可怕的。秘書部門是個綜合協調部門，在協調一般的部 門關系和矛盾時，應該盡量采取疏導說明、商量互讓的“軟”手段解決問題。秘書與企業領導人的關系比較密切，容易使公司里的一些人對秘書產生敬畏心理，因 此，秘書對于上司的部下、不直接負責的部門等其他人，都要待之以禮，這點秘書必須注意。就拿我的職位人事來說，人際關系很重要，不管是上級還是下級，一定 要仔細對待，尊重別人就是尊重自己。

2.9.3有矛盾正常

許多人也不一定了解秘書部門的工作，他們以為各種報告批不批，公司領導想見誰不想見誰，都是秘書部門說了算，一些人見不到領導或自己的申請報告得不到 批復，都認為是秘書從中作梗，所以，他們老朝秘書部門發火。當然，也有人知道這并不是秘書部門的責任，但是他們又不好直接朝公司領導發火，所以只好把秘書 部門當作出氣筒。

由于看問題的角度不同，秘書部門與部門發生一些矛盾，造成一些誤會是正常的。秘書不能“狐假虎威”，并不是說在發生矛盾時就一味地不講原則，一味的容忍。

秘書只是公司的一名普通職員，但是，在一些人的眼里，秘書總是在“一人之下，萬人之上”，所以，當你每做一件事的時候，應三思而后行。由于秘書是領導 的助手，在一些人的眼里，不管秘書做什么，她都是替領導在辦事，有人甚至還以為是領導有意讓你這么做的，所以，秘書一定要注意自己的言行，千萬不能跟別人 斗氣。

2.9.4什么情況下打“小報告”

在一個公司內部，人事關系是最為復雜又最為敏感的關系。如果出現了是非漩渦，作為秘書，除非與自己有關，最好離這種漩渦越遠越好。在一般情況下，秘書 是不應卷入公司內部的各種是非漩渦，但是有關系到公司未來一些重大決策的時候，秘書應該毫無保留地把自己收集到的信息提供給上司。如果說這是打“小報告” 時，作為秘書，該打“小報告”的時候，就必須打“小報告”;不能因為害怕得罪人，影響自己的關系而明哲保身，否則，就是瀆職!公司的利益永遠高于個人的利 益!這是作為職業秘書，必須遵守的最起碼準則。

2.9.5互相支持

因為在上司身邊工作，各部門求秘書辦事的人比較多，所以有些秘書容易養成敷衍人家的習慣。敷衍人家的確很輕松，既不必費心，無須付出代價，也不會有什么損害。

做秘書的確不能事事較真，但一定要真誠，處理各種人際關系，必須從長計議，而這種長，不是一年或兩年，而是十年二十年。與人方便，與己方便。作為秘 書，經常會要幫領導處理一些這樣的突發事件。秘書的個人的關系從哪里來?只有靠你自己平時的積累。其實，在很多時候，當你需要別人幫助的時候，也正是別人 需要你幫助的時候。很多時候，你給予他人幫助，并不需要有多大的付出，有時僅僅是舉手之勞，甚至是順水人情。可以說，你每幫助別人一次，你就有可能建立起 一種關系，或一種新的網絡。這種新的關系或網絡，就有可能給你帶來新的機會。熱情助人，廣結善緣，誠實，守信，正直，既是每一個秘書的為人之本，也是工作 之本。如果確實有人不僅不配合工作，有時還故意刁難自己的工作，就應該如實向上司反映，看能否對他的工作進行適當的調整。

2.10作為一名優秀的現代秘書，他還應學會駕駛汽車的能力

在科學技術高度發達的現代社會里，精通了秘書學的相關原理與理論知識文化，又增加了一門電腦操作技術，且學會了駕駛汽車，這不失為一名真正合格的現代 秘書，知識的淵博、技術的熟練、技能的提高，隨著時代的進步不斷的為自己充電，努力做一名不被時代拋棄的現代秘書，就算在人才濟濟的當今社會，他也仍然是 時代的寵兒，不會被社會遺棄。

三、秘書辦事能力離不開自身素質

秘書是當代領導者、主事者身邊綜合辦理日常事務，即辦文辦事辦會、溝通信息、協調事務、完成交辦任務、提供跟蹤服務的參謀助手。負有參政設謀，協調綜 合，督促檢查，拾遺補缺等重大責任。秘書人員是否具有較高的職業素質，直接關系到工作質量與效率的高低，關系黨和國家方針政策的正確貫徹及各項事業的興衰 成敗。要想提高秘書人員的職業素質，就必須加強對秘書人員的道德素質、業務素質和心理素質的培養。

3.1職業道德素質

秘書人員要搞好本職工作，一定有具有高尚的職業道德。所謂職業道德，是指擔負不同社會責任和服務的人員應當遵循的道德準則。它通過人們的信念、習慣和 社會輿論而起作用，成為人們評判是非、辨別好壞的標準和尺度。一個秘書人員，如果不能把“德”放在首位，即使有“滿腹經綸”、“張良之才”，也不能算是一 個合格的秘書。提高秘書人員自身的職業道德素質，應該注意以下幾點：

3.1.1踏踏實實，做好本職工作

做秘書，最根本的一條就是實事求是、盡心盡責的工作。秘書不為名，不為利，任勞任怨，甘當無名英雄。經常擬稿，但自己不署名，也不拿稿費;經常組織會 議，但自己從不上主席臺;經常熬夜，但白天還得正常工作;節假日他人可以逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂，但自己還得值班，不能休息;其他人員受了委 屈還可以說幾句，而秘書必須以絕對服從為天職，等等。秘書人員責任重大，要求秘書人員在工作中要誠實，不能弄虛作假，不能越權或濫用職權。

3.1.2輔助領導，當好參謀

有人提過這樣的問題：當秘書，按領導意圖辦事與當參謀有時會產生矛盾，若是領導人的意見是錯的，他又不采納我的意見，怎么辦?這里要注意以下三點：首 先不要指望領導人采納秘書人員的一切建議;其次不要以為自己的意見就是對的;最后要明確認識，領導人是決策者，秘書無權強要領導者采納自己的意見。鄧小平同志說過：“我們的組織原則中有一條，就是下級服從上級，”“對于上級的決定、指示，下級必須執行”。不自以為是是秘書人員職業品德的一個重要因素。

3.1.3為人正直，人格高尚

秘書在領導人身邊工作，隨時隨地需要向領導人匯報情況，提供對事物的看法。這種工作條件要求秘書必須公正、客觀、超脫。涉及人事，決不可借工作之便假公濟私說別人的壞話，這是一條美德，也是一條紀律。

3.1.4謙虛謹慎，平易近人

秘書的工作性質決定秘書人員應服從領導和上司，關心體貼下屬。如果秘書人員自恃有才干而不服從領導或因為自己有地位而不尊重下屬，那他就缺乏了最起碼 的職業品德修養。最終將是三國時禰衡的例子。此人很有才能，很會寫文章，但是性格怪異。在曹操那嫌禮遇不厚而大罵曹操;轉到劉表那里，又多次冒犯劉表;再 到江夏太守黃祖處當秘書，黃重用他，很佩服他的文采，但終究在下棋時又把黃祖罵了，導致不可收拾的后果。

3.1.5實事求是，恪盡職守

秘書人員工作態度和工作質量的好壞，在一定程度上直接影響著一個單位的作風建設。只有樹立較強的責任意識，秘書人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和 聲譽，才能做到工作認真、態度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現出良好的思想文化和職業道德素養，才能真正提高秘書工作的質量和水平。如果秘書人員在工作中不負責任，辦事拖拉，得過且過，勢必會給工作帶來損失，給單位帶來影響，同時也是缺乏道德素養的具體體現。

3.2業務素質

秘書人員的業務素養集中體現在工作能力和工作方法上，一個秘書人員只有在平時工作中勤于學習、勤于鉆研、勤于調查、善于總結，才能不斷提高自己的政治 水平和文化水平。政治水平指的是馬克思、列寧主義理論修養，認識問題的能力，對現行政策的理解和掌握。文化水平指的是基礎知識、文字能力等等。這是秘書業 務素養的土壤和肥料，也是業務素養的構成部分。那么，秘書人員的業務素養在工作中是如何加強的呢?

(一)終生學習---厚功底

在學習內容上，側重學政策、學理論、學業務、學經濟、學法律、學寫作、學計算機、學現代市場與科技知識，以拓寬知識面;同時，還要在實踐中學習，邊工 作、邊學習、邊總結、邊提高，使撰寫的文稿充實生動;向領導學習，學習領導講話時的構思、處理問題時的技巧，使文稿起伏與領導語言、工作方式達到高度和 諧;向同事學習，取人之長，補己之短，努力做一個多專、多能的合格秘書。

(二)不斷鍛煉---強能力

盡可能地安排秘書人員深入調查研究，吃透“下情”，廣泛獲取第一手資料，這樣，既能填充他們的“資料庫”，增強寫作能力;又能為領導的科學決策提供準 確、可靠的依據。現今的時代，秘書人員一方面受開放環境的影響，應該具有較強的主動性和能動性，另一方面又多半受過較高層次的教育，更加應有思考的獨立 性。如果沒有自我意識，又怎么能夠“參與政務”、“管理事物”?因此作為一名秘書人員，應該鍛煉和培養自己的獨立思考和獨當一面的能力，以便在領導決策前 為之提供有效的依據，在領導決策后正確領會其意圖。當然，秘書人員在強化自我意識的同時，還要注意自我意識和角色意識的對立統一。

(三)加強規范---遵法紀

嚴格遵循政策法規和公文規范;以實事求是的精神，忠實地體現組織意志;準確把握客觀規律、政策法規、組織意志和領導意圖，是秘書撰擬公文最基本的要求，是公文有效發揮管理工具作用的基礎。嚴格按黨和國家的公文條例規范擬文，則是撰擬公文時必須遵循的準繩。

(四)加強管理---促效率

這方面，主要建立健全各項規章制度，實現管理的規范化、制度化和科學化，尤其要突出抓好目標管理，對秘書人員每次承擔的文稿，都要按照難易程度、完成 時限進行量化，半年小結，年終考核，按積分多寡權衡下一年文稿的撰寫任務。分多、質量高多安排，分少、質量劣少安排或另改其他工作，并根據總積分評定秘書 工作的優劣，實施獎罰。

(五)鉆研業務---靈頭腦

作為一名成功的文秘人員，我自認為能讓領導滿意放心是天職，要想做到這些，必須得具備過硬的業務技能，必須具備秘書人員要具備的各方面的能力。如：對 問題的理解，分析和處理能力，應變能力，社交能力，在實際生活中表現為替領導出謀劃策，排憂解難。在順境中，能讓領導更借東風，在逆境中能幫領導力挽狂 瀾。

由此可見，秘書人員應該具備一定的“謀略”，應是足智多謀，善于謀劃，是文秘者必備的素質，倘能謀劃得當，受到領導的嘉獎，定能在文秘路上綻放異彩。

(六)積累經驗---活辦事

秘書的辦事才干有許多方面，如領會能力、語言表達能力、組織協調能力等。秘書與領導人共事，經常接受任務，匯報工作。領導人說話各自有不同的特點：或 簡或詳、或快或慢、或直或曲，千差萬別。有時，他說了，就認為秘書懂了。而事實上，秘書聽到的與領導人頭腦中想的總有一定差距。這就全靠秘書領會了。只有 把意圖領會了，把握準確了，才能很好地執行。秘書的表達能力在發揮辦事職能方面起著重要的作用。在日常工作中，對上對下，都不能說話過快過慢、羅索、冗 長，詞不達意。而應簡練明白，富于感染力，忠于事實。只有這樣，在上傳下達過程中才能協調好、組織好。而協調、組織的能力要在平時的工作中不斷的學習、積 累和總結。

3.3心理素質

心理素質是秘書人員基本素質的基礎。面對紛繁復雜的日常工作和社會上一些人士的世俗偏見及一些心術不正的秘書利用職務之便進行一些不法行為，不道德交 易以獲得自身利益。給社會，人們造成了極壞的影響，帶給人們對這一職業的偏見，給秘書帶來極大的心理壓力。一個秘書如果沒有良好的心理素質，是難以勝任這 項工作的。要想成為一個成功的文秘人員，必須學會調整自己的心理平衡保持良好的心態，堅定信心和意志，完善個人的樂觀、豁達的性格。

3.3.1平衡心理—穩心態

情感是人的喜怒哀樂等心理狀態。秘書的情感是秘書對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。優秀的秘書應自覺培養自己良好的情感品質，清醒把握自己 的情緒狀態，保持穩定的心境，能鎮靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強情操的修養，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

3.3.2堅定信心--強意志

超強的自信，堅韌的意志是秘書人員心靈的護衛和保障。一種披荊斬棘、破釜沉舟、不惜任何代價、任何犧牲都要達到其目標的決心、恒心、信心，是秘書用以克服、解除一切困難的鑰匙。

具有堅韌的意志，不但是一切成就大事業的人們的心理特征，而且也是平凡崗位上默默無聞，不是“紅花”而甘為“綠葉”者的一種典型心理特征。做一件事，完成某項工作，能否有不達目的不肯放手的勁頭和毅力，是評判秘書是否具備堅韌的意志力的一個標準。

3.3.3 完善性格—心地寬

性格是表現在人的態度和行為方面的比較穩定的心理特征的總和。秘書作為“內管家”，要處處關心工作，關心集體和關心群眾，對集體不能漠不關心，對待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨怪僻，脫離群眾。

不同性格的上級，待人處世的方式往往不一樣，性格的差異造成了不同的相處狀態。性格的差異也同樣造成了不同的相處狀態。秘書工作的特殊性，對秘書人員的性格要求是豁達開朗、意志堅強、敏捷應變、幽默風趣和友愛合作。

總 結

秘書是一個富于挑戰的職業，必須在情感的基礎上，上升為意志，才能激勵秘書在到達目標的山路上攀爬。作為秘書，要想在人群中脫穎而出，出類拔萃，就必 須放棄以往保守被動的心理，而以積極的進取心來迎接一切。在建設有中國特色社會主義宏圖大業中，各行各業、各級黨政機關需要有大批精明能干的秘書，才能適 應現代社會高效率的管理。因此，秘書人員在不斷擴充理論、應用知識、提高各種辦事能力的同時，還應自覺加強秘書的職業道德素質、業務素質和心理素質，實現 內因與外因相結合。時代對秘書人員提出了更高的要求，各行各業從事秘書工作的人員只有不斷的加強自身的辦事能力，才能克服思想及行為上的偏差，才能在本職 崗位上得心應手并取得更大的成績。

參 考 文 獻

方國雄，《秘書學》，1990年

范立榮，《秘書-國家職業資格培訓教程》，2003年

鐘小安，《秘書學雜志》，2004年

致 謝

本人研究論文是在我的導師xxxx師的親切關懷和悉心指導下完成的。他嚴肅的科學態度，嚴謹的治學精神，精益求精的工作作風，深深地感染和激勵著我。

xx老師不僅在學業上給我以精心指導，同時還在思想、生活上給我以無微不至的關懷，在此謹向xx老師致以誠摯的謝意和崇高的敬意。

在論文即將完成之際，我的心情無法平靜，從開始進入課題到論文的順利完成，有多少可敬的師長、同學、朋友給了我無言的幫助，在這里請接受我誠摯的謝意!最后我還要感謝培養我長大含辛茹苦的父母，謝謝你們!

最后，再次對關心、幫助我的老師和同學表示衷心地感謝!謝謝!